O Decreto Federal nº 10.

278/2020 estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de

documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitais produzam os mesmos
efeitos legais dos documentos originais. Dentre os principais regulamentos da normativa,
encontram-se:

 Aplicabilidade aos documentos físicos digitalizados produzidos por pessoas jurídicas de

direito público interno ou pessoas jurídicas de direito privado ou pessoas naturais;

 Não-aplicabilidade aos documentos:

a) nato-digitais (produzidos originalmente em formato digital);
b) referentes às operações financeiras;
c) em microfilme;
d) audiovisuais;
e) de identificação; e
f) de porte obrigatório.

 Procedimentos e tecnologias devem assegurar:

a) integridade e confiabilidade do documento digitalizado;
b) rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados;
c) qualidade da imagem, legibilidade e uso do documento digitalizado;
d) confidencialidade, quando aplicável; e
e) interoperabilidade entre sistemas informatizados.

 Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas:

a) assinatura digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP
Brasil;
b) seguir padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I;
c) conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

 Requisitos na digitalização entre particulares será validado por qualquer meio de

comprovação de autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade dos
documentos digitalizados, contanto que tenham sido escolhidos de comum acordo
pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Em não havendo
acordo prévio, aplicam-se os mesmos critérios das digitalizações que envolvam
entidades públicas;

 A responsabilidade pela digitalização em conforme com o decreto é do portador do

documento físico, mesmo que ela tenha sido realizada por terceiro;

 Seguem os anexos:

ANEXO I

PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

RESOLUÇÃO TIPO FORMATO DE

DOCUMENTO COR
MÍNIMA ORIGINAL ARQUIVO*
 Monocromático
Textos impressos,
sem ilustração, em 300 dpi Texto PDF/A
preto e branco (preto e
branco)

Textos impressos,
Escala de
com ilustração, em 300 dpi Texto/imagem PDF/A
cinza
preto e branco

Textos impressos,
com ilustração e 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
cores

Textos
manuscritos, com Escala de
300 dpi Texto/imagem PDF/A
ou sem ilustração, cinza
em preto e branco

Textos
manuscritos, com
300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
ou sem ilustração,
em cores

Fotografias e
300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
cartazes

Monocromático
Plantas e mapas 600 dpi Texto/imagem PNG
(preto e
branco)

*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma
que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser
comprimida.

ANEXO II

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS

a) Para todos os documentos:

Metadados Definição
Palavras-chave que representam o conteúdo do
documento.
Assunto
Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de
vocabulário controlado ou tesauro.
Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da
Data e local da digitalização
digitalização do documento.
Identificador único atribuído ao documento no ato de sua
Identificador do documento
captura para o sistema informatizado (sistema de
digital
negócios).
Responsável pela digitalização Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização
 Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser
formal ou atribuído:

Título • formal: designação registrada no documento;

• atribuído: designação providenciada para identificação de

Tipo documental
Hash (chekcsum) da imagem
um documento formalmente desprovido de título.
Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da
espécie documental de acordo com a atividade que a
gerou.
Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um
arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a
sua verificação de integridade.

b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:

Metadados Definição
Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do
Classe documento com base em um plano de classificação de
documentos.
Data de produção (do Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da
documento original) produção do documento.
Indicação da próxima ação de destinação (transferência,
Destinação prevista (eliminação eliminação ou recolhimento) prevista para o documento,
ou guarda permanente) em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação
de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.
Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da
Gênero informação no documento de acordo com o sistema de
signos utilizado na comunicação do documento.
Indicação do prazo estabelecido em tabela de
Prazo de guarda
temporalidade para o cumprimento da destinação.