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Fluxograma do Procedimento Matrícula de Alunos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS INTERNOS - ESCOLA XPTO

OBJETIVO : Gerir de forma eficaz e eficiente todos os
PROCESSO: GESTÃO DE ALUNOS processos e procedimentos utilizados na gestão dos alunos
dentro da organização.
OBJETIVO : Sistematizar e organizar todas as tarefas
necessárias à boa execução da matrícula dos alunos, de acordo
PROCEDIMENTO: MATRÍCULA
com as opções manifestadas por estes e pelos E. de Educação, de
acordo com a legislação em vigor.

1 - Os candidatos/E. Educação, preenchem

as fichas de inscrição (imp. ADA 38 A e imp.
INÍCIO ADA 38 B), que podem ser preenchidas e
entregues, via web ou pessoalmente na
secretaria da escola;

1 2 - Os dados constantes nas fichas de

Via Web
inscrição são cuidadosamente analisadas,
RECEBER A FICHA DE Imp. ADA 38 A para posterior confirmação/validação;
INSCRIÇÃO Imp. ADA 38 B
Balcão 2A - No caso de existirem falhas e/ou
Secretaria incompatibilidades nos dados constantes
2 nas fichas de inscrição, o funcionário deverá
2A
contactar o candidato/E. Educação, afim de
não INFORMAR CANDIDATO DAS proceder à sua retificação. Se os dados não
CONFIRMAR/
ANALISAR DADOS FALHAS E forem retificados, o procedimento finaliza
VALIDAR
INCOMPATIBILIDADES aqui, se forem retificados, o procedimento
retoma à tarefa 1;

AT1 - Arquivo temporário das fichas de

AT1 inscrição recebidas;
3
sim 3 - Em função das opções selecionadas pelo
DEFINIR TURMA FIM candidato, é definida a turma em que o
mesmo é colocado;

4 4 - Via telefone, ou na impossibilidade desta,

4A
via email, o candidato é informado da turma
COMUNICAR AO não PROMOVER OUTRAS e curso em que foi colocado;
CURSO
OPÇÕES QUE POSSAM
CANDIDATO ESCOLHIDO
INTERESSAR AO CANDIDATO 4A - Quando o candidato aceita a turma e
curso definido, o procedimento segue para a
5 tarefa 5. Quando o curso e turma definidos
não estão de acordo com as opções e
REGISTAR E INTRODUZIR OS sim sim
DECISÃO DO expectativas do candidato, o que pode
DADOS DOS CANDIDATOS
CANDIDATO acontecer por falta de vagas ou por falta de
NO DBGEP
inscrições no(s) curso(s) selecionado(s), o
não candidato deverá ser confrontado com
6
todas as outras opções que estão
CONVOCAR OS disponíveis. Se o candidato aceitar alguma
CANDIDATOS PARA FIM das novas propostas o procedimento passa
EFETUAREM MATRÍCULA para a tarefa 5;

5 - Os dados dos candidatos são

introduzidos na base de dados informática
DBGEP;
A
6 - Os candidatos/E. Educação são
convocados, via telefónica e/ou via email
para efetuarem matrícula;

INPUTS : OUTPUTS : INDICADORES DE SUCESSO:

Dados de novos candidatos a frequência de cursos
ministrados no estabelecimento escolar.
Contratos de formação para alunos de cursos de ensino
profissional de nível II e nível IV.
- Relação percentual entre o número de
candidaturas apresentadas e o número de
contratos de formação firmados.
- Qualidade de atendimento do candidato
(aplicação de inquérito, no final do
procedimento).

RESPONSÁVEL : CHEFE DE SECRETARIA DATA CRIAÇÃO : 10/05/2014 1ª REVISÃO : Janeiro de 2015

Processo de Gestão de Alunos - Procedimento de Matrícula

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS INTERNOS - ESCOLA XPTO

OBJETIVO : Gerir de forma eficaz e eficiente todos os
PROCESSO: GESTÃO DE ALUNOS processos e procedimentos utilizados na gestão dos alunos
dentro da organização.
OBJETIVO : Sistematizar e organizar todas as tarefas
necessárias à boa execução da matrícula dos alunos, de acordo
PROCEDIMENTO: MATRÍCULA
com as opções manifestadas por estes e pelos E. de Educação, de
acordo com a legislação em vigor.

7 - Receber e confirmar a documentação

constante da listagem de DOC's de
A Matrícula/01, entregue pelos alunos/E. de
Educação;

7 AT2 - Arquivo temporário da documentação

recebida junto das fichas arquivadas no
RECEBER E procedimento AT1;
CONFIRMAR
LISTAGEM DOC MATRÍCULA/01
DOCUMENTAÇÃO
8 - Efetuar a matrícula do aluno;

9A - No caso de não existirem condições

AT2 para o curso em que o aluno se matriculou
se iniciar por insuficiência de alunos, deverá
8 ser proposto ao aluno a matrícula num dos
cursos cuja abertura já está confirmada. Se o
aluno não aceitar a proposta, o
MATRICULAR ALUNO
procedimento termina, se aceitar, o
procedimento avança para a tarefa 9;
9A
9 - Alterar a documentação de matrícula,
não
PROPOR NOVO CURSO CURSO com a alteração do novo curso selecionado
ESCOLHIDO pelo aluno;

sim 9
10 - Proceder à alteração do estatuto de
candidato, para o estatuto de aluno na Base
sim de dados informática DBGEP;
DECISÃO DO
CONCLUIR MATRÍCULA
ALUNO
11 - Os alunos assinam os contratos de
10
formação;
não

ALTERAR ESTATUTO AD - Proceder ao arquivo definitivo, em

DE CANDIDATO PARA processos individuais, de toda a
FIM ALUNO NO DBGEP documentação processada e recolhida
durante o procedimento de matrícula;
11

ASSINAR CONTRATO DE
FORMAÇÃO

AD

FIM

INPUTS : OUTPUTS : INDICADORES DE SUCESSO:

Dados de novos candidatos a frequência de cursos
ministrados no estabelecimento escolar.
Contratos de formação para alunos de cursos de ensino
profissional de nível II e nível IV.
- Relação percentual entre o número de
candidaturas apresentadas e o número de
contratos de formação firmados.
- Qualidade de atendimento do candidato
(aplicação de inquérito, no final do
procedimento).

RESPONSÁVEL : CHEFE DE SECRETARIA DATA CRIAÇÃO : 10/05/2014 1ª REVISÃO : Janeiro de 2015

Processo de Gestão de Alunos - Procedimento de Matrícula

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Identificação de Riscos e Procedimentos de Controlo

MANUAL DE PROCEDIMENTOS INTERNOS - ESCOLA XPTO

PROCESSO: GESTÃO DE ALUNOS
PROCEDIMENTO: MATRÍCULA
OBJETIVO : Gerir de forma eficaz e eficiente todos os processos e
procedimentos utilizados na gestão dos alunos dentro da organização.
OBJETIVO : Sistematizar e organizar todas as tarefas necessárias à
boa execução da matrícula dos alunos, de acordo com as opções
manifestadas por estes e pelos E. de Educação, de acordo com a
legislação em vigor.

TAREFA NÍVEL DE RISCO RISCO PROCEDIMENTO DE CONTROLO

Os dados inseridos podem estar Análise dos dados deverá ser efetuada por
2 incorretos e inviabilizar uma dois funcionários da secretaria, que deverão
candidatura bem sucedida. assinar a sua análise e datá-la em campo
ANALISAR DADOS próprio a inserir em todos os documentos
zona de alto risco que suportam o procedimento de matrícula.

A definição da turma é um dos Verificação das opções selecionadas pelos

3 momentos delicados do candidatos e sua conformidade com a
procedimento, e não deverá definição de turma efetuada por dois
contrariar as opções funcionários da secretaria, que deverão
DEFINIR TURMA
zona de risco moderado manifestadas pelo candidato. assinar e datar a sua verificação em campo
próprio .

Os dados inseridos podem estar Os dados inseridos no DBGEP, deverão ser

5 incorretos inviabilizando tarefas introduzidos, revistos e verificados por dois
REGISTAR E INTRODUZIR OS futuras que obrigam o uso do funcionários da secretaria, que no final do
DADOS DOS CANDIDATOS DBGEP antes do final do procedimento o deverão assinar e datar, em
NO DBGEP procedimento de matrícula. formulário próprio a criar.
zona de alto risco

Não conseguir apresentar uma Definir um guião pré-estabelecido com as

argumentação suficientemente questões, e frases chave, que devem ser
PROMOVER OUTRAS
OPÇÕES QUE POSSAM convincente e perder um utilizadas nestas situações e que potenciem
INTERESSAR AO CANDIDATO candidato. a escolha de um outro curso por parte do
zona de risco moderado candidato.

A falta de documentação ou Verificação de toda a documentação

7 documentação desconforme entregue deverá ser efetuada por dois
RECEBER E pode inviabilizar o sucesso do funcionários da secretaria, que deverão
CONFIRMAR procedimento. assinar a datar em campo próprio a checklist
DOCUMENTAÇÃO zona de alto risco elaborada para o efeito.

Não conseguir apresentar uma Definir um guião pré-estabelecido com as

9A argumentação suficientemente questões, e frases chave, que devem ser
convincente e perder um utilizadas nestas situações e que potenciem
PROPOR NOVO CURSO candidato. a escolha de um outro curso por parte do
candidato.
zona de risco moderado

A não conformidade dos dados Verificação dos dados constantes nos

11 constantes no contrato de contratos e sua conformidade com os dados
formação, podem colocar em constantes nos processos individuais dos
ASSINAR CONTRATO DE causa a sua legalidade. alunos. Esta verificação deverá ser efetuada
FORMAÇÃO zona de risco moderado por dois funcionários da secretaria que
assinam e datam a sua verificação em
documento próprio .

RESPONSÁVEL : CHEFE DE SECRETARIA DATA CRIAÇÃO : 10/05/2014 1ª REVISÃO : Janeiro de 2015

Processo de Gestão de Alunos - Procedimento de Matrícula