EVALUACION DE LOS DOCUMENTOS EN INSTITUCIONES

IBEROAMERICANAS - Estado de Situación

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS NAS INSTITUIÇÕES
IBEROAMERICANO - Estado da Situação

Integrantes:
Fernanda Merencio da Silva Alves - 221001490
Hélvia Rocha de Jesus - 211035752
Júlia Alves Oliveira Cardoso - 200021052
Juliane Souza - 18/0042351
Paulo Eduardo -
 Introdução
- O projeto "Avaliação de Documentos na América Latina" foi aprovado em 2009 pelo ICA o
Conselho Internacional de Arquivos, em inglês – International Council on Archives.
- Entre seus objetivos conscientiza sobre a necessidade de avaliar documentos e treinar
métodos, critérios, abordagens e técnicas para avaliar documentos de arquivo, em diferentes
tipos de arquivos e em diferentes suportes.
- Para conhecer o estado da situação, em termos de avaliação documental, optou-se por
realizar um inquérito em instituições públicas e privadas dos países participantes.
- Em uma primeira etapa, as pesquisas foram aplicadas na Argentina, Brasil, Colômbia, Costa
Rica, Peru e Uruguai. Mais tarde, Espanha e México se juntaram.
- Por diversos motivos, muitas instituições não responderam à pesquisa, razão pela qual o
resultado não foi o esperado e os números podem não demonstrar totalmente a real situação.
 ARGENTINA
95% das respostas eram de instituições
públicas

5% DE INSTITUIÇÕES PRIVADAS.

42% eram arquivos municipais

Pesquisa afeita por meio de

Enquetes 28% eram arquivos universitários

Instituições públicas e privadas, 15% eram arquivos de governo

jurídicas, municipais, Universidades,

institutos educativos, entidades 15% eram arquivos de setor privado

eclesiásticas, algumas instituições

de saúde, e judiciais. Não receberam respostas dos arquivos

paroquiais, nem de instituições de saúde, e
Órgãos Importantes, médio e
nem do judiciário
pequenos.

De 165 instituições, somente 7

responderam. O que significa 4% de
todas as instituições.
 Sobre as perguntas efetuadas

Sobre as normas de Sobre as normas especificas Ferramentas Normativas

avaliar
72% disseram que 14% aplicam a tabela de
84% não existe, e conservação e a destinação
responderam demonstraram final dos documentos de
que não existe, baixo nível de
arquivos
e possui muita conhecimento das
14% aplicam a seleção desse
falta de normas que se
interesse e encontram vigente
documentos tem como base
compromisso em cada província o valor prova e o valor
por esse tipo de do nosso país a residual que tem os
atividade nível nacional. documentos

 Destinação dos Eliminação Conclusão

Documentos
71% não Disseram que
respondeu e 14% tiveram poucas
42% responde que
respondeu que respostas e que não
aplica a elimina entre 2 e 5 dá uma base
Critérios de avaliação
microevolução de anos e científica sobre
avaliação dos
documentos 14% respondeu
arquivos da
72% disseram que não realiza a
42% não eliminação de
Argentina,
que não se a prática cotidiana
responderam as documentos,
aplicam a nos dizem muito o
perguntas sobre o critério de que fazer, como
norma, e o avaliação de advertir, aconselhar,
restante não 16% responderam eliminação, e explicar,
responderam que utilizam uma responderam que conscientizar, e
avaliação não tem. convencer as

autoridades políticas
funcional dos sobre essa realidade.
documentos

 Brasil
Feito por enquetes, sendo distribuídos por 64
prefeituras, 39 câmaras municipais, 103 enquetes

Tiveram retorno de 71% dos questionários, ou seja

69% das instituições

Perguntas efetuadas
Legislação de avaliação Eliminação
7% respondeu que está 32% responderam
incluída em uma que seguem a
legislação geral legislação vigente,
arquivista

11% indicaram que

existe uma diretiva de
e os prazos de
prescrição, e os
outros não
alcance geral
8% respondeu que responderam
possui uma norma

especifica para avaliar

 Critério de Analise para eliminação Avaliação dos critérios

Analisam por 44% respondeu que se organiza de forma
importância, independente
prescrição, pelo 7% disseram que cada unidade organiza o
histórico e arquivo da instituição
antiguidade 10 % indicaram que tem uma comissão

Sobre periocidade
Sobre eliminação dos

6% respondeu que fazem uma vez

documentos ao ano
25% respondeu que sim

4% entre 2 a 5 anos
71% responderam que não

7% entre 6 e 10 anos
4% não responderam

66% disse que nunca

15 % disseram que fazem cada vez

que é necessário de acordo que se
indica na tabela
Sobre a porcentagem de Critério para eliminação
documentos eliminados
Pela data do documento
Data de prescrição
50% não respondeu , Espaço do arquivo.
24% eliminam entre

5 e 20%

3% dos municípios Autorização da eliminação

disseram que
eliminam entre 21 e 57% indicaram que são as
40% autoridades municipais (prefeito,
secretário, presidente da câmara),

42% dos demais não responderam

Apenas 1 respondeu

que elimina 41 e 60%

Como eram feita as eliminações

8% responderam que são

incinerados
8% trituram, alguns disseram que
danificam o documento, e outros
não responderam.

Avaliação de Documentos Digitais
86% respondeu que não
avaliam
10% responderam que
sim, e o restante não
responderam.
avaliação de documentos, e
Conclusões
Muitos municípios nunca
efetuaram eliminações, e
portanto se reduzem as
respostas
Pode se destacar que 19
municípios, menos de 27%
tem uma legislação sobre
as eliminações não se
realizam sem autorização,
então a porcentagem de
documentos sendo
eliminados é baixa.

 Colômbia
I. A pesquisa foi aplicada a entidades
localizadas nas cidades dos 35
departamentos do país.

II. Este instrumento, depois de recebido,

foi aplicado durante o primeiro semestre
de 2009.
III. Foi aplicado em 140 entidades, sendo
A pesquisa foi aplicada nos arquivos de 70 de caráter nacional, 40 do setor
organizações públicas na Colômbia. departamental e 30 de caráter distrital.
Os principais resultados obtidos responderam ao
cumprimento e aplicação da Lei Geral de
Arquivos, Lei n° 594 de 14 de julho de 2000 e do IV. As respostas foram as seguintes:
Regulamento Geral do Acordo de Arquivos da
Diretoria da AGN (Arquivo Geral da Nação) n°07
de 9 de junho de 1994.
1 Se a instituição possui Legislação
2
ou regulamentos técnicos que
incluam disposições sobre seleção Relativamente à questão da
ou avaliação documental, eliminação de documentos, no
responderam de forma clara, sobre
Regulamento Geral dos
os regulamentos existentes e sua
aplicação aos Fundos Documentais Arquivos, no Capítulo I e nos
do Arquivo, demonstrando artigos 23.º, 24.º, 25.º, 26.º, 27.º,
conhecimento do assunto. Além trata das questões da
disso, a AGN (Arquivo Geral Valoração Documental,
Naciona), por meio de circulares e Transmissão de documentos
convênios, vem regulamentando não
com valor, remoção de
só a metodologia a ser seguida, mas
também a importância de realizar a documento, processo de
revisão do TRD (Tabela de Retenção remoção e autorização para
Documental) nas diferentes remoção.
Comissões, dependendo do órgão
nacional, departamental e municipal.
3
Colômbia segue-se um procedimento que parte de uma
identificação que busca a contextualização da instituição e a
análise de seu acervo documental; situa e define a série
documental dentro da estrutura e funções da entidade, como
ação prévia, aspectos como a análise da ficha de classificação
documental, e outras atividades que são seguidas ao aplicar a
metodologia para realizar as Tabelas de Retenção Documental.
Em relação à eliminação de documentos , dois aspectos são
definidos ; haja precisão nos documentos de suporte e nos
documentos de arquivo existentes em cada dependência e
sejam seguidas as orientações do Regulamento Geral de
Arquivos.
4 Conclusão
Quanto à aplicação da série
eletrônica, ainda não há
precisão, há dificuldade
nesse conceito. Destaca-se o
grande esforço do Arquivo
Geral da Nação para começar
a dar clareza sobre o
assunto do documento,
processo de remoção e
autorização para remoção.
Observou-se que nas cidades capitais há
conhecimento da avaliação documental,
a Comissão de Avaliação Documental do
Departamento tem favorecido o
desenvolvimento dos trabalhos que o
Conselho de Arquivo Departamental vem
executando.
Do mesmo modo, a existência de
programas de formação de profissionais
arquivistas, técnicos e tecnólogos que
têm vindo a aplicar os seus
conhecimentos, e com recurso às
políticas definidas pela AGN (Arquivo
Geral Nacional), têm vindo a desenvolver
trabalhos em todo o território nacional.
Costa Rica
Durante várias décadas, a avaliação documental na Costa
Rica foi incluída no processo de "Seleção e Eliminação", no
entanto, em 2004, foi proposto mudar o nome para
"Avaliação, seleção e eliminação de documentos ".
A valoração é definida como o processo que determina os
valores primários e secundários dos documentos e seus
termos, enquanto a seleção é o processo que diferencia as
séries documentais que vão ser eliminadas daquelas que vão
ser mantidas, para finalmente chegar à eliminação, sendo
esta última entendida como o procedimento físico de
conversão dos documentos em material elegível.
Os valores primário e secundário são atribuídos pela
Comissão Nacional de Seleção e Eliminação de Documentos
(CNSED) ou pela Comissão Universitária de Seleção e
Eliminação de Documentos (CUSED).
Norma de Valoração Documental

As normas legais que regem a valoração documental na Costa Rica estão estipuladas
na Lei 7.202 do Sistema Nacional de Arquivos e suas normas, e se aplicam a todas as
instituições do Estado. No entanto, existem algumas exceções à referida lei, como é o
caso do Tribunal Superior Eleitoral (TSE) e das universidades públicas.

As normas que regulamentam todos os aspectos relativos à

avaliação, seleção e eliminação de documentos estão
condensadas no capítulo IV da Lei 7.202 e no capítulo V do
Regulamento da referida Lei.
 Lista de tipos de documentos e período de

Diretrizes e armazenamento sugerido;

Diretrizes Instruções para o pedido de avaliação

parcial de documentos;
Gerais Instruções para elaboração de tabelas de
prazos de conservação de documentos;
Formulário para solicitação de avaliação
parcial de documentos.
Levantamento Sobre Avaliação Documental
A pesquisa foi elaborada com o Arquivo Nacional, o Tribunal Superior Eleitoral
(TSE), o Judiciário e a Universidade Costa Rica (UCR).

1) O Arquivo Nacional e a UCR responderam que as disposições constam da

legislação arquivística geral, que existe uma diretiva de âmbito geral e que
também têm regulamentos técnicos específicos a avaliar. Por sua vez, o Tribunal
Superior Eleitoral respondeu que os dispositivos estão incluídos na legislação
arquivística geral, enquanto o Judiciário indicou que há apenas uma diretriz de
alcance geral
2) Em relação à pergunta: Antes
de decidir pela eliminação,
3) Relativamente ao tipo de
você faz uma avaliação
avaliação.
segundo as técnicas de
avaliação documental?
4) O Arquivo Nacional e a UCR
indicaram a participação do gabinete
produtor, do arquivista da instituição e
de uma comissão; o Judiciário e o TSE
indicou que apenas uma comissão.
6) Quanto à periodicidade: Arquivo
Nacional, quando necessário; a RCU,
frequente; o Judiciário, várias
eliminações ao longo do ano; ao TSE,
sempre que houver quantidade
considerável de documentos a eliminar.
5) Sobre se a instituição fez
algum afastamento, as quatro
entidades responderam que já
retiraram documentos.
7) Percentual de Remoção
5 a 20% - Arquivo Nacional
21 e 40 a 41% - UCR e Judiciário
60% -
+60% -
NR - TSE
8) Arquivo Nacional: Não foi
esclarecido, mas em geral
considera-se o volume e a
homogeneidade das séries;
UCR: Utilidade da informação
para os gabinetes e para a
instituição;
Judiciário : Os ditames nas
Tabelas de Prazos de
Conservação;
TSE não respondeu.
9) O Arquivo Nacional e o TSE
responderam que a Comissão
Nacional de Seleção e
Eliminação de Documentos; a
UCR indicou que a Comissão
Universitária de Seleção e
Eliminação de Documentos e
o Poder Judiciário indicaram
que o Conselho Superior do
Supremo Tribunal de Justiça.

10) Trituração: UCR e Judiciário
Polpação: -
Incineração: Arquivo Nacional
Venda: Arquivo Nacional
Outros: TSE
11) O Arquivo Nacional respondeu que avaliou
algumas, mas não foi indicado o procedimento que
seguiram, enquanto as outras três instituições
consultadas responderam negativamente.
Conclusão
A avaliação e seleção documental
são regidos pela Lei 7.202 e seu
Regulamento, uma vez que todas as
instituições públicas são reguladas
por ela. A metodologia aplicada para
o processo de avaliação é fornecida
pela Comissão Nacional de Seleção
e Eliminação de Documentos.
As exceções são a UCR e pelo
Poder Judiciário, a primeira por
possuir autonomia constitucional
sancionada pela PGR e a segunda
por ter tentado se distanciar da Lei
7.202 por meio de lei especial, mas
não conseguiu devido ao parecer de
a PGR que o obriga a cumprir a Lei
do Sistema Nacional de Arquivos.
 PERU
A PESQUISA FOI REALIZADA NO
PRIMEIRO SEMESTRE DE 2009

59 ENTIDADES, EM NIVEL NACIONAL,

PARTICIPARAM DA PESQUISA

77% ERAM ENTIDADES PUBLICAS E 23%

PRIVADAS
Entre os setores pesquisados: Energia e Minas, Transportes,
Educação, Governos Regionais e Saúde, o setor com o maior
percentual à ser respondido foi o Judicial.
74% das instituições possui legislação ou regulamento técnico
sobre seleção ou avaliação de documentos, o que demonstra o
grau de conhecimento da legislação e regulamentação
existente no país.
O Peru tem legislação arquivistica que data de 1972 a 1992
 EM RELAÇÃO AS PERGUNTAS REALIZADAS

FERRAMENTAS NORMAS ESPECIFICAS AVALIAÇÃO APLICADA

PARA AVALIAÇÃO
DE DOCUMENTOS

70% Não utilizam as 49% Diz que nao existem e 45% Não responderam,
ferramentas normativas demonstram um baixo nivel enquanto 17% aplicam a
para a seleção ou de interesse e avaliação funcional, 11%
avaliação de conhecimento macroavliação, 11%
documentos avaliação por série
documental e 16% aplicam a
microavaliação.
 AÇÕES PRÉVIAS PARA PERIODICIDADE MÉTODO DE DESCARTE
ELIMINAÇÃO DAS 12% É feito por trituração,
ELIMINAÇÕES 5% é feito por incineração
e 81% não
57% Responderam que é 88% Não responderam.Vale
feito de acordo com as responderam e 4% lembrar que a AGN
técnicas de avaliação indicam uma vez ao (ARQUIVO GERAL DA
documental. ano, entre 2 e 5 NAÇÃO DO PERU)não
autoriza a incineração por
anos ou entre 6 e
muitos anos por motivos
10 anos
de conservação
ambiental
Da revisão de cada uma das pesquisas é possivel afimar que há um grande
desconhecimento de técnicas de valorização documental. Por uma grande parcela não
aplicarem nenhuma técnica de avaliação, incluindo documentos eletronicos há um grande
percentual que optam por nao deletarem os documentos. Conclui-se que é necessário uma
maior divulgação dos regulamentos existentes sobre as seleções dos documentos.
 URUGUAI
34 Instituições, do setor público e privado,
participaram da pesquisa.
Das 32 instituições publicas pesquisadas,
apenas 6 (19%) possui um arquivista, já nas
outras 26 entidades 81% é do departamento
administrativo.

Em relação a avaliação, de acordo com as Técnicas de avaliação documental, 16

instituições responderam que consideram as técnicas, 15 afirmaram que não e 3
não sabem ou nao responderam.
O item Não sabem/sem resposta tem o maior percentual, o que reflete um grande
desconhecimento deste procedimento de arquivamento, fato que se relaciona à
existência da grande ocupação de pessoas não habilitadas, ou seja, são da
administração e não arquivistas.
 A maioria (62%) respondeu realizar a eliminação e
PERIODICIDADE DA 32% não fazem a exclusão dos documentos.
ELIMINAÇÃO

06 instituições responderam o item

nao sabem/sem resposta
Quanto aos critérios que se seguem ao estabelecer as porcentagens de exclusão,
a maioria (18%) das instituições afirma que exclui documentos considerando a
validade. Isso reflete que eles não descartam nenhum documento que têm valor
para a administração. No entanto, isso não significa que a remoção está bem
feito, pois o documento pode ter valor além do administração, além de não
considerar prazos para possíveis reclamações ou inquéritos.
A arquivologia no Uruguai vive um momento muito importante em seu desenvolvimento,
no que diz respeito ao lugar do profissional no ambiente de trabalho. Entretanto, a pesar
das oportunidades existentes, a presença dos arquivistas ainda é muito fragilizada. A
participação na decisão de avaliação documental de cada instituição é representada por
apenas 9% das instituições pesquisadas. Portanto, constata-se que a maioria das
instituições nao tem arquivistas e que em alguns casos mesmo tendo, nao participa da
decisão de avaliação.
Pesquisa foi feita entre os Arquivos Municipais, Membros do Conselho
Internacional de Arquivos, correspondente aos municípios de:

-Barcelona ;
-Girona ;
-Gijón ;
- Oviedo;
-Salt ;
-Terrassa e
- Sargoça
 Os dados estatísticos nos municípios sobre seleção ou avaliação de documentos foram respondidos que existia uma
regulamentação na legislação arquivista a geral, que indicaram diretriz no alcance geral de ter normas técnicas especifica
para avaliar. Tenha recebido um número bastante reduzido de inquéritos, é evidente que existe, em geral, legislação,
critérios e consciência arquivística nas Câmaras Municipais espanholas, bem como pessoal qualificado nos seus Arquivos.

Os procedimentos não são os mesmos e há variações tanto nas metodologias utilizadas quanto em algumas
disposições. Nota-se também a existência de normativas regionais (na Catalunha, por exemplo).

Pode-se acrescentar, por outro lado, que não existe um Sistema Nacional de Arquivos na Espanha e que cada uma das
Comunidades Autônomas tem leis específicas, que regem as respectivas Câmaras Municipais.

• Sobre quem faz a avaliação, municípios indicam que cada unidade orgânica o faz com o arquivista da instituição,
enquanto os outros quatro indicam que uma Comissão o faz. Sobre o tipo de avalição que é aplicada:

- Aplicam a avaliação funcional;

- Utilizam a microavaliação;
- Avaliam por série documental

Sobre eliminação foi realizada , 100% respondem afirmativamente.

Quanto à periodicidade das eliminações, dois o fazem uma vez ao ano, enquanto os demais o fazem com
maior frequência, várias vezes ou até “toda vez que for necessário”.

Quanto à percentagem de documentos eliminados, as respostas são variadas: 3 municípios eliminam mais
de 60%, um, entre 5 e 20%. Outro, entre 21 e 40%, um Município indica metros lineares e não percentuais e um
não respondeu.

Quanto aos critérios para obtenção dos percentuais de eliminação, as respostas correspondem às
correspondentes à questão anterior: 2 não respondeu; 1 esclarece que utilizam critérios "administrativos,
testemunhais, jurídicos e estatísticos", e os outros 4 afirmam que não seguem critérios percentuais, mas sim as
Tabelas são aplicadas.

Quanto a quem é o órgão ou instância que autoriza a eliminação, 5 indicam que é feita pela autoridade
municipal, prefeito ou delegado do vereador, enquanto 2 indicam que a autorização é dada pela Comissão
Institucional.

 Quanto ao método de descarte, um Município incinera, outro converte o papel em

celulose para reciclagem, outro entrega para uma empresa que destrói, três tritura e um
tritura uma parte e vende outra parte como sobra de material.

Foi questionado se os documentos digitais já foram avaliados: 4 responderam que não, 1

está iniciando, com o regulamento da própria prefeitura, e os outros 2 Eles responderam
que sim, aplicando os mesmos critérios dos documentos em papel.

Por fim, uma Câmara Municipal esclareceu que está a proceder à digitalização substitutiva
dos ficheiros, de forma a facilitar o acesso e reduzir o armazenamento físico.
 O Arquivo Geral da Nação / Instituição descentralizada e
com duas instituições autónomas.

Administração Pública Federal (APF) | Catálogo de Descarte

Documental ( CADIDO )

-A Lei Federal de Transparência e Acesso à Informação Pública



Na aplicação da pesquisa, considerou-se ter uma visão geral dos arquivos governamentais dos governos federal e estaduais. Os
primeiros incluem o Arquivo Geral da Nação, uma dependência, uma instituição descentralizada e duas instituições autónomas,
bem como três arquivos do Estado, perfazendo um total de 8 instituições. Embora o número seja reduzido, considera-se que esta
amostra é representativa da realidade do processo de avaliação/avaliação, pelo que são feitos comentários que melhor explicam
este pressuposto. De referir ainda que o questionário foi distribuído a todas as dependências, bem como a diversas entidades da
Administração Pública Federal com o apoio do Arquivo Geral da Nação, bem como a 6 entidades federais.


Estabelecem na décima terceira diretriz a obrigatoriedade de dependências e entidades da Administração

Pública Federal contarem como consulta e instrumentos de controlo a um quadro geral de classificação
arquivística e ao catálogo de disposição documental. Nesse sentido, o Arquivo Geral da Nação, com o apoio da
Assessoria Técnica das Unidades de Arquivo e Correspondência, empreendeu a tarefa de elaborar em 2004 as
instruções para a elaboração da Tabela de Classificação Arquivística e do Catálogo de Descarte Documental 27
. Critérios de conteúdo. Critérios diplomáticos.

Critérios cronológicos. Data determinada por cada dependência ou entidade para a partir do qual nenhuma
exclusão pode ser realizada.


Sobre eliminação foi realizada , 100% respondem afirmativamente.

Quanto à periodicidade das eliminações, dois o fazem uma vez ao ano, enquanto os demais o fazem com maior frequência, várias vezes
ou até “toda vez que for necessário”.

Quanto à percentagem de documentos eliminados, as respostas são variadas: 3 municípios eliminam mais de 60%, um, entre 5 e
20%. Outro, entre 21 e 40%, um Município indica metros lineares e não percentuais e um não respondeu.

Quanto aos critérios para obtenção dos percentuais de eliminação, as respostas correspondem às correspondentes à questão
anterior: 2 não respondeu; 1 esclarece que utilizam critérios "administrativos, testemunhais, jurídicos e estatísticos", e os outros 4
afirmam que não seguem critérios percentuais, mas sim as Tabelas são aplicadas.

Quanto a quem é o órgão ou instância que autoriza a eliminação, 5 indicam que é feita pela autoridade municipal, prefeito ou
delegado do vereador, enquanto 2 indicam que a autorização é dada pela Comissão Institucional.

Quanto ao método de descarte, um Município incinera, outro converte o papel em celulose para reciclagem, outro entrega para uma
empresa que destrói, três tritura e um tritura uma parte e vende outra parte como sobra de material.

Foi questionado se os documentos digitais já foram avaliados: 4 responderam que não, 1 está iniciando, com o regulamento da
própria prefeitura, e os outros 2 Eles responderam que sim, aplicando os mesmos critérios dos documentos em papel.

Por fim, uma Câmara Municipal esclareceu que está a proceder à digitalização substitutiva dos ficheiros, de forma a facilitar o acesso
e reduzir o armazenamento físico.
 Conclusão
- O inquérito permitiu verificar:

a) Que existem grandes diferenças ao nível da legislação entre os países ibero-americanos.

b) Que o regime político-administrativo de cada país afeta fundamentalmente o sistema de arquivos.
c) A política de avaliação documental não é semelhante em todos os níveis de governo (local, provincial,
nacional) ou nos diferentes Poderes (Executivo, Legislativo, Judiciário) ou nos diferentes tipos de organizações
(públicas, privadas).
d) Que as Leis de Arquivo existentes, bem como as demais normativas aplicáveis (leis de transparência, leis de
acesso à informação, leis de Património Documental, por exemplo) têm âmbitos diferentes, pelo que não são
comparáveis.
e) Que no Brasil e na Espanha a pesquisa foi realizada no nível do Arquivo Municipal, razão pela qual os
resultados da pesquisa não podem ser considerados representativos da situação do país.
f) Que as diferenças de políticas, critérios e práticas não favorecem os usuais ou os arquivistas.
g) É inquestionável a necessidade de haver maior contato contato entre os profissionais, trocar experiências e
tentar que cada país adote medidas semelhantes, respeitando, claro, a legislação. Para isso, também é
fundamental ter conceitos claros e que os alunos tenham uma formação semelhante.