Prefeitura Municipal de Bom Despacho

Estado de Minas Gerais

Assessoria de Comunicação

Portaria no ___, de 10 de janeiro de 2013.

O Secretário Municipal da Administração de Bom Despacho, no uso de suas atribuições,

resolve:
Art. 1º Baixar a presente Portaria, destinada a orientar os órgãos da Prefeitura Municipal de
Bom Despacho, secretarias, autarquias e fundações integrantes do Poder Executivo Municipal,
quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para
utilização do número único de processos e documentos.
Art. 2º Os processos autuados pelos órgãos públicos municipais adotarão a sistemática de
numeração única de processo e documentos, de acordo com o disposto nesta Portaria, visando à
integridade do número atribuído ao processo ou documento, na unidade protocolizadora de
origem.
Parágrafo único. Entende-se por unidade protocolizadora, a unidade organizacional que
tenha, dentre suas competências, independentemente da sua denominação e hierarquia, a
responsabilidade pela autuação e numeração de processos ou documentos.
Art. 3º Para a utilização da sistemática de numeração única de processo, os órgãos do
Poder Executivo Municipal obedecerão às faixas numéricas de codificação de unidades
protocolizadoras relacionadas abaixo:
00 – Registro de documentos de destino inicialmente indefinido
01 – Gabinete do Prefeito e órgãos anexos
10 – Procuradoria-geral do Município
15 – Controladoria Geral
20 – Secretaria Municipal de Administração
30 – Secretaria Municipal de Cultura e Turismo
35 – Secretaria de Desenvolvimento Econômico e de Agricultura
40 – Secretaria Municipal de Desenvolvimento Social
45 – Secretaria Municipal de Desenvolvimento Urbano
50 – Secretaria Municipal de Educação
60 – Secretaria Municipal de Esportes e Lazer
65 – Secretaria Municipal da Fazenda
75 – Secretaria Municipal de Meio Ambiente
80 – Secretaria Municipal de Obras Públicas
85 – Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Gestão
90 – Secretaria Municipal de Saúde
97 – Originado na Câmara Municipal de Bom Despacho
98 – Originado no Instituto Municipal de Previdência
99 – Originado de outros órgãos externos à Administração Municipal

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Art. 4º Outros órgãos ou subórgãos municipais que necessitem implantar unidades

protocolizadoras encaminharão pedido de atribuição de número ao Secretário Municipal de
Administração.
Art. 5º Para o cadastramento de novas unidades protocolizadoras encaminharão com o
pedido as seguintes informações:
I – nome e sigla da unidade protocolizadora (órgão ou subórgão);
II - telefone, fax, e-mail; e
III - endereço completo (rua, avenida, número, bairro, cidade, UF e CEP).
Art. 6º O número único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será constituído de
quinze dígitos, acrescidos de dois dígitos de verificação (DV), separados por ponto, barra e
hífen, resultando na seguinte configuração: 00000.000000/0000-00, cujo significado segue
abaixo.
I – os dois primeiros dígitos do primeiro grupo identificam a unidade protocolizadora
conforme definido no art. 3º; os três dígitos seguintes caracterizam o assunto, objeto ou
finalidade do processo, conforme definido no Anexo II desta Portaria, a ser atualizado sempre
que necessário pela Secretaria de Administração, de ofício ou a pedido de qualquer interessado.
II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e
determina o registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser recomeçado
com 1 (um) a cada ano;
III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formação do processo; e
IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen,
indica os Dígitos Verificadores (DV).
Parágrafo único. Somente terão valor, perante a Administração Pública Municipal, os
processos autuados de acordo com as disposições desta Portaria.
Art. 7º Outros órgãos públicos municipais, vinculados ou não ao Poder Executivo poderão
adotar a sistemática de numeração única de processo, mediante solicitação de cadastramento
encaminhada ao Secretário Municipal de Administração que as acatará, conforme
disponibilidade técnica.
Art. 8º Os processos autuados originariamente nos órgãos que não utilizam a sistemática de
numeração única de processos, como outros Poderes, Empresas Públicas, Governos Estaduais,
Distrito Federal, e que estejam em tramitação nos órgãos públicos municipais, deverão ser
identificados por código próprio e enquadrados por intermédio de mecanismos de controle
desenvolvidos para prestar informações à parte interessada, tanto pelo número de origem, quanto
pelo nome do órgão ou do interessado, não podendo, em hipótese alguma, ser renumerados.
Art. 9º Os processos anteriores à publicação desta Portaria poderão ter seus números
originais enquadrados na presente sistemática, respeitados, em todos os casos, seu número
original, expresso em seis dígitos e seu ano de autuação, expresso com quatro dígitos.
Art. 10. Havendo interesse administrativo, o Secretário da Administração, de ofício ou a
pedido de interessados, poderá criar códigos para unidades extintas.
Art. 11. O registro de processos e ou documentos a ser adotado pelas unidades
protocolizadoras conterá os seguintes campos:

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I - número único de processo ou documento, conforme estabelecido nesta portaria;

II - identificação do documento original (espécie, procedência, data);
III - nome do interessado (nomes de pessoas físicas ou jurídicas);
IV – Número de inscrição no CPF ou CNPJ, se houver;
V - data de cadastramento (dia, mês e ano); e
VI - assunto (descrição clara e concisa do conteúdo do documento).
Parágrafo único. Os processos autuados e os documentos registrados antes da vigência
desta portaria poderão ser enquadrados neste procedimento, preservando-se, porém, o número
original, bem como data e demais informações a ele pertinentes.
Art. 12. Após o cadastramento do processo ou documento, deverá ser mantido o efetivo
controle da movimentação, visando à imediata localização física e a pronta prestação de
informações à parte interessada.
§ 1º Nos casos de tramitação externa, haverá, no controle de movimentações da unidade
protocolizadora do órgão expedidor, a indicação dos dados que permita a identificação do órgão
de destino.
§ 2º Na tramitação interna, a identificação será feita por intermédio de tabela de códigos
definida para as unidades organizacionais internas.
§ 3º A movimentação de processos ou documentos será efetuada por intermédio das
unidades protocolizadoras cadastradas e, após cada movimentação, será registrada uma síntese
dos despachos proferidos, objetivando a pronta prestação de informações à parte interessada.
§ 4º Até a instalação de sistema informatizado de acompanhamento de processo, os
registros serão feitos em livros próprios, planilhas eletrônicas ou equivalente.
Art. 13. O código do arquivamento de processos deverá ser indicado em campo específico,
definido no registro de cadastramento, a fim de permitir a respectiva localização física e os
processos deverão ser arquivados, preferencialmente, no órgão de origem.
Parágrafo único. Deverá ser mantida cópia de segurança (back up) diária dos arquivos
gerados por sistema informatizado de protocolo.
Art. 14. As unidades protocolizadoras que utilizem rotinas automatizadas gerarão
automaticamente os dois dígitos verificadores (DV), calculado conforme algoritmo definido no
Anexo I.
Art. 15. Os órgãos que não dispõem de recursos automatizados colocarão à direita dos
quinze algarismos referentes ao número inteiro do processo as letras DV (iniciais de Dígito
Verificador).
Art. 16. Sempre que um processo assinado com DV tramitar por unidade capaz de gerar os
dígitos verificadores, estes deverão ser calculados e substituirão as letras DV.
Parágrafo único. O desconhecimento dos dígitos verificadores não impedirá que o
interessado consulte o processo de seu interesse.
Art. 17. Quando uma unidade protocolizadora receber um processo de outro órgão
municipal que use a sistemática prevista nesta portaria, ela procederá a seu registro e tramitação
mantendo o número de origem inalterado.
DISPOSIÇÕES GERAIS

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Art. 18. É vedado adotar procedimentos diversos daqueles especificados nesta Portaria.
Art. 19. Os sistemas automatizados para acompanhamento de processo gerarão relatórios
para a prestação de informações gerais.
Art. 20. O processo terá capa com as seguintes especificações:
I - material: Papel Kraft branco (KB-125) com 125g/m2;
II - formato: 220mm x 298mm;
III - forma de apresentação: Folha Dupla (D);
IV - timbre: conforme padrão da Prefeitura Municipal;
V - impressão: Preto frente;
VI - acondicionamento: Pacote de 250 impressos, envoltos em papel kraft (KN-75), cor
parda e rotulado; e
VII - unidade de compra: Milheiro.
Art. 22. No prazo de 90 dias, a Secretaria de Administração criará uma unidade central de
protocolo que se incumbirá de protocolar os expedientes de origem externa que chegam à
prefeitura, bem como petições de cidadãos, entidades da sociedade civil e outros órgãos.
Art. 23. Os documentos externos que deem entrada no protocolo sem que se conheça o
processo a que se destinam serão protocolados com o código de unidade “00”, assunto “000” e
conservarão esse número, ainda que juntados a processo existente ou a ser criado. Nesse caso, o
interessado poderá acompanhar seu destino quer por esse número original, quer pelo número do
processo a que venha ser incorporado.
Art. 24. Os casos omissos e as dúvidas serão dirimidos pelo Secretário Municipal da
Administração.
Art. 25. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

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ANEXO I
Especificação do cálculo do dígito verificador
Tome-se, como exemplo, o número de processo 85243.000001/2013. Os dígitos são
contados da direita para a esquerda. Ou seja, o 3 mais à direita é o primeiro, o oito mais à
esquerda à o último, ou décimo quinto. Procede-se, então, da seguinte forma:
I - multiplica-se cada um dos quinze algarismos do número único de processo pelo número
da sua posição mais 1 (um). A esse multiplicador se chama peso. No exemplo dado, o três é
multiplicado pelo peso 2 (posição 1 + 1); o segundo dígito (1), é multiplicado pelo peso três
(posição 2 + 1); assim sucessivamente até o último dígito, 8 (oito) que será multiplicado pelo
peso 16.
II – Somam-se o resultado dos produtos e divide-se por 11;
II – O resto da divisão por 11 será subtraído de 11
III – Se o número resultante estiver entre 0 e 9, esse será o DV. Se o resultado for 10 ou 11,
desse número se subtrai 10 e o resultado será o DV.
I - O DV obtido na etapa precedente será concatenado à direita do número do processo,
repetindo-se o processo para obter o segundo DV, com a única diferença de que, nesse caso, o
último peso será 17 (dezessete).
Exemplo
Dado o número único de processo 35041.000387/2000, os dígitos verificadores serão
calculados do seguinte modo:
a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(7x6)+(8x7)+(3x8)+(0x9)+(0x10)+(0x11) + (1x12) + (4x13)
+ (0x14) + (5x15)+(3x16);
b) 0+0+0+10+42+56+24+0+0+0+12+52+0+75+48=319
c) 319÷11 = 29; RESTO = 0; (ou seja 319 – (11 * 29) ==> 0)
d) 11-0=11
e) Como o número obtido é maior do que 9, despreza-se a dezena e o 1º DV será 1 (um).
Em seguida o DV é concatenado à direita do número original e o processo é repetido para
se obter o segundo DV:
35041.000387/2000-1
a)(lx2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(7x7)+(8x8)+(3x9)+(0x10)
+(0x11)+(0x12)+(1x13)+(4x14)+(0x15)+(5x16)+(3x17);
b) 2+0+0+0+12+49+64+27+0+0+0+13+56+0+80+51=354
c) 354÷11 = 32; RESTO = 2 (ou seja 354 – (11 * 32) ==> 2);
d) 11-2=9; e
e) O 2º DV será 9 (nove).
Assim sendo, o número único do processo dado como exemplo, será acrescido dos dígitos
verificadores 35041.000387/2000-19.
Outro exemplo:
Dado o número único de processo 0400.001412/2000, calcular os dígitos verificadores.

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a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(2x6)+(1x7)+(4x8)+(1x9)+(0x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+
+(0x14)+(4x15)+(0x16);
b) 0+0+0+10+12+7+32+9+0+0+0+0+0+60+0=130;
c) 130÷11 = 11; RESTO = 9 (ou seja 130 – (11 * 11) ==> 9)
d) 11-9=2; e
e) O 1º DV será 2 (dois) e o número se torna 0400.001412/2000-2. A partir desse ponto se
calcula o segundo DV:
a)(2x2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(2x7)+(1x8)+(4x9)
+(1x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+ (0x15) +(4x16)+(0x17);
b) 4+0+0+0+12+14+8+36+10+0+0+0+0+0+64+0=148;
c) 148÷11=13; RESTO=5 (ou seja 148 – (11 * 13) ==> 5)
d) 11-5=6; e
e) O 2º DV será 6 (seis).
Assim sendo, o número único de processo dado como exemplo será acrescido dos dígitos
verificadores 4000.001412/2000-26.
Outros exemplos
São exemplos de números de processo com o DV calculado:

00000.000001/2013-87 01000.000001/2013-40 10000.000001/2013-31

15000.000001/2013-54 20000.000001/2013-94 30000.000001/2013-48
35000.000001/2013-61 40000.000001/2013-00 45000.000001/2013-15
50000.000001/2013-55 60000.000001/2013-17 65000.000001/2013-22
75000.000001/2013-86 80000.000001/2013-16 85000.000001/2013-30
90000.000001/2013-70 97000.000001/2013-19 98000.000001/2013-81
99000.000001/2013-44

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ANEXO II
Exemplo de Assuntos, objeto ou finalidade do processo administrativo.
A Secretaria de Administração, de ofício ou a pedido do órgão interessado, criará códigos
de assunto de três dígitos que comporão o primeiro grupo do número de processo. Sempre que
possível e conveniente, esse código será o mesmo para as diversas unidades.
Tome-se a máscara de processo 00000.000000/0000-00. O primeiro grupo pode ser visto
como composto de dois subgrupos, quais sejam, “00” e “000”. O primeiro par de dígitos
identificada o órgão; o segundo, o assunto de que trata o processo.
Tome-se como exemplo, processos de compra, ligados à Secretaria de Administração.
Seguem alguns exemplos possíveis (excluindo-se o número sequencial, ano e DV). O ponto
apresentado abaixo não faz parte da configuração típica do número processo.
Atenção: Em caso de dúvida quanto à natureza do processo, colocar 500 nas posições três
a cinco. Ficará assim: XX500 – onde XX é o código da secretaria ou gerência.
Petições cidadãs
Obras
00081 – Petição de cidadão para iluminação pública (lâmpada, poste ou fiação)
00083 – Petição de cidadão para operação tapa-buraco e outras obras em logradouros
00084 – Petição para instalação de pontes ou mata-burros
00089 – Petição para melhoria de estradas

Meio ambiente
00071 – Petição de cidadão para poda de árvore
00072 – Petição de cidadão para remover árvores
00073 – Representação por atos contrários ao ambiente e pedido de providência
00079 – Outras petições de natureza ambiental

Saúde
00020 – Queixa por pendências no atendimento em PSF
00021 – Queixa por atendimento no Pronto Atendimento
00022 – Queixa relativa a fila de exame
00023 – Queixa relativa a fila de cirurgia
00028 – Outras queixas relacionadas com atendimento na saúde
00029 – Outras queixas ou petições vinculadas à saúde

Desenvolvimento urbano
00045 – Petição de cidadão para operação tapa-buraco

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Registro genérico
00098 – Registro genérico de petições, queixas e correspondências

Registro de correspondências
00101 – Correspondências oficiais
00102 – Correspondências particulares
00103 – Correspondências comerciais

Procuradora Jurídica
10100 – Pedidos de pareceres extra-processo
10101 – Processos iniciados na Procuradoria Jurídica
10102 – Ações judiciais
10103 – Proposta de convênio, ajuste, acordo ou termo
10500 – Natureza não identificada

Controladoria Interna
15001 – Instauração de tomada de contas
15500 – Natureza não identificada

Secretaria de Administração
20103 – Proposta de convênio, ajuste, acordo ou termo
15500 – Natureza não identificada

Licitações e compras (número genérico)

20298 – Compras em geral (a ser usado até que seja gerada especificação detalhada)

Atendimento à educação
20110 – Compra de material escolar consumível
20111 – compra de móveis para escolas
20112 – Compra de merenda escolar – produtor local
20113 – Compra de merenda escolar – não produtor local
Atendimento à saúde
20201 – Compra de medicamentos
20202 – Compra de outros produtos para a saúde

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Atendimento à secretaria de administração - veículos

20210 – Compra de peças para veículos
20220 – Contratação de serviços
20221 – Contratação de serviços destinados à cultura
20222 – Contratação de produtos destinados à cultura
20223 – Contratação de serviços destinados ao turismo
20224 – Contratação de produtos destinados ao turismo
20225 – Outras contratações destinadas à Secretaria de Cultura e Turismo
20298 – Compras não especificadas
Pedidos de servidores
20301 – Servidor – Requerimento de licença prêmio
20302 – Servidor – Pedido de afastamento para tratar de interesse particular
20303 – Servidor – Requerimento de reconhecimento de direito
Processo seletivo e concurso público
20000 – Processo para realização de concurso público
20001 – Sindicância para apurar faltas de servidores
20002 – Inquérito ou PAD (Processo Administrativo Disciplinar)
20003 – Sindicância para apurar sumiço de material e outros incidentes patrimoniais

Secretaria Municipal da Educação

50010 – Recurso administrativo relativo a concursos e processos seletivos

Desenvolvimento Urbano
45001 – Pedido de aprovação de loteamento
45002 – Pedido de alvará de número
45004 – Pedido alvará de número
45005 – Pedido de cota de soleira e alvará de construção
45003 – Pedido de habite-se
45500 – Natureza não identificada

Secretaria da Fazenda
65500 – Natureza não identificada

Parcelamento
65001 – Pedido de parcelamento de dívida

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65103 – Proposta de convênio, ajuste, acordo ou termo

Alvarás
65010 – Pedido de alvará de localização
65011 – Pedido de alvará de funcionamento
65012 – Pedido de alvará para festas, circo, espetáculos e assemelhados

Secretaria de Obra
Aprovação de loteamento e de construções
80001 – Processo de aprovação de loteamento
80002 – Processo de aprovação de construções
80500 – Natureza não identificada
BDPREV
Pedido de aposentadoria
98001 – Pedido de aposentadoria
98500 – Natureza não identificada

Exemplos:
O identificador da Secretaria Municipal de Administração é 20. Entretanto, os
identificadores de 21 a 29 estão reservados. Assim, em caso de necessidade, esses números
podem também ser atribuídos a ela.

20.0.11
20 – Secretaria da Administração
0 – Unidade protocoladora (Licitações)
11 – Assunto

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