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▪ Os procedimentos operacionais
padronizados são imprescindíveis, seja
para realização de operações
rotineiras como manutenção,
calibração, utilização de equipamentos,
armazenamento e transporte de
materiais, análise, higienização, seja
para execução de tarefas complexas
como desenvolvimento de projetos,
estudos e marketing.
Quando aplicar um POP?
Matéria interessante:
▪ “Decodificando o DNA do
Sistema Toyota de Produção” de
Steven Spear e H. Kent Bowen.
Alguns exemplos de POP
■ O Background
■ A expectativa:
A recepção, com certeza, é um dos setores mais
importantes na hotelaria já que é o primeiro lugar
no qual se tem contato com o cliente e porque é
ali que os hóspedes buscam as soluções para
suas dúvidas ou problemas referentes à
hospedagem.
■ A realidade:
Ele identificou, por exemplo, diferença no
valor das diárias (apesar de existir tabela), a
falta de comunicação entre os
responsáveis dos turnos (que não
informam das reclamações dos hóspedes
ou situações que tenham acontecido), a
perda das chaves dos quartos e o não
pagamento da hospedagem e do
restaurante realizado por alguns hóspedes
que deixam o hotel.
FUNÇÕES DA ATENDIMENT
CHECK IN CHECK WALK IN
RECEPÇÃO O TELEFÔNICO
OUT
O Case - Recepção do Hotel
O que fazer?
Em seguida, ele avaliou as partes mais
problemáticas dos processos...
FUNÇÕES DA ATENDIMENT
CHECK IN CHECK WALK IN
RECEPÇÃO O TELEFÔNICO
OUT
■ O que fazer?
Em seguida, ele fez uma reunião com o
Coordenador da Recepção e os demais
recepcionistas para entender como cada um
realizava cada atividade. Com isso, ele pode
escrever um POP (procedimento operacional
padrão) para as atividades de:
▪ Funções da recepção
▪ Check in
▪ Check out
▪ Walk in
▪ Atendimento telefônico
O Case - Recepção do Hotel
▪ Funções da recepção
O Case - Recepção do Hotel
▪ Check in
O Case - Recepção do Hotel
▪ Check out
O Case - Recepção do Hotel
▪ Walk in
O Case - Recepção do Hotel
▪ Atendimento telefônico
O Case - Recepção do Hotel
■ Os resultados – Passo 5
Após isso, a organização ficou melhor.
Todos os recepcionistas foram
informados dos novos procedimentos.
▪ Padronizar é importante;
▪ Fundamentais (Modelos):
▪ Metódicos: (cont.)
Tipos de POP
▪ Metódicos: (cont.)
Tipos de POP
▪ De Segurança:
▪ Específicos:
▪ 4.11.3- Os registros devem ser mantidos por período mínimo de 30 (trinta) dias contados a
partir da data de preparação dos alimentos;
6 Treinar os envolvidos;
Hierarquia de processo
Determinando o processo
Exemplos de macroprocessos:
Área de marketing
Gestão de Marketing.
Área comercial
Gestão de Vendas.
Área financeira
Gestão Financeira.
Área industrial
Fabricação de automóvel.
Sobre os Processos...
Diversos
Entradas Saídas
processos
Importante !!!
Um POP não é um
processo, apesar de ambos
terem instruções passo a
passo.
Área industrial/Pintura
Acabamento.
Passo 2a Elaboração do POP
Passo a passo para elaborar um
Procedimento Operacional Padrão
▪ Vídeo instrutivo;
▪ Painel fotográfico;
▪ Painel ilustrado;
▪ Áudio instrutivo;
▪ Uma combinação dos anteriores.
Passo a passo para elaborar um
Procedimento Operacional Padrão
Agora, vamos listar as etapas para formatação, estruturação
e redação de um POP escrito:
4 Definir o escopo;
5 Identificar o público;
6 Redigir o documento.
1.Tenha em mente o resultado final...
Nessa primeira etapa de elaboração do POP, temos que efetuar alguns
questionamentos, para identificarmos o objetivo (resultado final ou a meta
para o documento que será elaborado).
▪ Pense:
▪ O POP é realmente necessário para alinhamento ao objetivo?
▪ Trata-se de um processo crítico?
▪ Ele já foi criado e precisa de revisão?
▪ Afinal:
▪ O POP não foi concebido para ser apenas “mais um” documento da
qualidade.
Elaborando Vamos ver um
um POP Exemplo?
Entendendo o cenário
▪ Fluxograma;
▪ Checklist;
▪ Hierárquico;
▪ Atividades em etapas simples.
2. Definindo o formato
Vantagens Desvantagens
Fácil de seguir Pouco detalhado
Não permite pontos
Rápido de elaborar
de decisão
Fácil interpretação
Checklist
Elementos comuns na estrutura checklist:
• Processos/Projetos que devem
ser controlados, medidos ou verificados;
▪ Critérios de conformidade e não
conformidades potenciais (o que é certo
e o que é errado);
▪ Frequência de Inspeção: frequência da
verificação;
▪ Responsáveis pelas tarefas ou
inspeções;
▪ Procedimentos, especificações,
parâmetros e regras que se aplicam às
atividades verificadas.;
▪ Comentários/apreciações.
Fluxograma
Vantagens Desvantagens
Exige mais tempo e
Fácil de seguir habilidade para
construção
Sequência lógica de Não permite muitos
construção detalhes
Permite visualizar
pontos de decisão
Muito útil quando
contempla vários
colaboradores
Fluxograma
Para facilitar o entendimento e análise do
processo, o fluxograma utiliza uma série de
símbolos para representar as ações e
momentos do processo.
Esse formato é mais adequado para tarefas mais complexas, que precisam de
maior contexto ou de verificações mais detalhadas antes de se completar cada
etapa.
Vantagens Desvantagens
Fácil de seguir Pouco detalhado
Rápido de elaborar Não permite pontos
de decisão
Fácil interpretação
3. Reunindo os envolvidos e definindo os responsáveis
Importante:
Pense:
▪ quem será o encarregado pela elaboração do POP;
▪ a que cargo ou setor são destinadas as orientações;
▪ quem será responsável por conferir o esboço (preferencialmente, um
especialista ou funcionário que vai utilizá-lo);
▪ quem será responsável pela aprovação;
▪ qual será a data de implementação e quais funcionários deverão ser
informados;
▪ como e quando deverão ser feitas revisões e sob que circunstâncias o
POP deverá ser descontinuado.
Definidos os responsáveis e dados básicos, o documento poderá ser
elaborado.
Passo 2b Elaboração do POP
4. Definindo o escopo
Seções principais:
A primeira seção principal do POP descreve o propósito do documento.
A seguir estão as seções de aplicação, responsabilidades , procedimentos e
aprovações.
A seção de aplicação descreve a função ou circunstâncias de negócios às quais o
POP se aplica.
A seção de responsabilidades descreve a quem o POP se aplica em sua empresa.
Objetivo, aplicação e responsabilidades são geralmente apenas um breve
parágrafo cada.
6. Anatomia de um POP
Seções principais:
Seções finais:
Além dessas informações, o POP pode ter uma seção de definições que
explica jargões, termos técnicos e abreviações. As definições ajudam os
auditores e novos funcionários com terminologia possivelmente desconhecida.
Um POP pode incluir um apêndice ou adendo que inclui documentos
relacionados. Por exemplo, um POP que cobre uma inspeção de segurança do
caminhão pode incluir uma lista de verificação das peças do caminhão que são
inspecionadas.
Também devem prever ações corretivas, caso haja algum problema com
relação aos procedimentos descritos.
Por último, estão as assinaturas dos responsáveis e prazo para revisão.
6. Anatomia de um POP
Seções finais:
Aprovação e emissão de
Passo 3 documentos
Aprovação e liberação do documento
Geralmente o(s) responsável(is) por essa verificação não participa(m) da etapa anterior
de elaboração, para que se mantenha uma análise crítica do conteúdo do documento.
6 Treinar os envolvidos;
Lembre-se de:
▪ Todos os colaboradores
precisam estar treinados;
▪ Dê atenção à linguagem:
▪ o documento só será realmente
efetivo se ele for compreensível
para todos os seus usuários.