MANUAL PARA

INVENTÁRIO
PATRIMONIAL

UM GUIA COMPLETO COM TODOS OS

PASSOS PARA REALIZAR O SEU
INVENTÁRIO PATRIMONIAL COM
SUCESSO!
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PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO DURANTE O INVENTÁRIO

PASSO: Definição dos locais a serem inventariados

PASSO: Controle das placas de patrimônio

PASSO: Definição dos itens do escopo do inventário

PASSO: Definição das informações a serem coletadas

PASSO: Acompanhamento diário do inventário

PASSO: Definição emissão do termo de responsabilidade APÓS O INVENTÁRIO

PASSO: Placas patrimoniais
PASSO: Conferência das informações

PASSO: Organização do inventário físico em campo PASSO: Emissão de book e relatórios

PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 07

PASSO Definição dos Locais a serem inventariados

Defina os locais a serem inventariados e faça uma estimativa de quantidade de bens por local.

QTDE.
NR. CÓD. LOCAL DESCRIÇÃO ESTIMADA CIDADE UF ENDEREÇO

EX XXXXX XXXXXX XXXXX São Paulo SP Av. Santa Catarina, 2331

01
02
03
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 08

PASSO Definição dos itens Escopo de Inventário

A) Bens Objeto de Inventário
Defina quais bens objetivos de inventário farão parte do escopo:

Equipamentos Móveis e Máquinas e equipamentos

de Informática utensílios

Outros
Veículos Eletrônicos (adicionar):
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 08

PASSO Definição dos itens Escopo de Inventário

B) Bens não Objeto de Inventário
Listar os bens que não deverão ser inventariados (ex: bens de pequeno valor - lixeiras, telefones, etc.)

NR. BENS NÃO OBJETO DE INVENTÁRIO

EX Lixeira
01
02
03
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 08

PASSO Definição dos itens Escopo de Inventário

IMPORTANTE:
C) Bens em terceiros
Possui bens em terceiros?
Geralmente os bens em terceiros são checados apenas via listagem, em caso de
necessidade de se inventariar fisicamente os terceiros então devem entrar no
Sim Não
planejamento do inventário.
Comunicar o terceiro e agendar inventário com antecedência. Se for inventariar
bens de terceiros, utilize a tabela abaixo:

NR. EMPRESA TIPOS DE BENS QTDE. CIDADE UF ENDEREÇO

EX Afixgraf Coletores de dados 010 São Paulo SP Rua Charles Darwin 707
01
02
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 11

PASSO Definição das informações a serem coletadas

Defina quais serão os dados padrões a serem coletados no seu inventário físico. Lembre-se que os dados variam de
acordo com o tipo de bem inventariado (móveis, equipamentos de informática, veículos, máquinas, equipamentos, etc.).
Abaixo, as informações mais comuns que são coletadas para cada tipo de bem.

Nº do bem Filial Centro de custo Local

Responsável Descrição Marca Modelo

do bem

Estado de Unidade
Projeto Espéci
conservação de negócio
e
Posição geográfica
Nº antigo Outras Fotos
(longitude/latitude)

Padrão de Horizontal Vertical Quantidade

fotos: :
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO Francisco.cunha@maxtotal.com.br

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ESTADO DE CONSERVAÇÃO

Entre as informações mais comuns, o estado de conservação é essencial para que o engenheiro calcule
corretamente o valor avaliado / vida útil do bem. Para isso, lembre-se de incluir um campo para preenchimento
deste dado.

CONDIÇÕES DE USO

Sucata Péssimo Ruim Regular

Normal Bom Muito Bom Seminovo Novo

PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 13

DADOS BÁSICOS PARA MÓVEIS

Dimensão Material Tipo de estrutura

Tipo de estofamento Com ou sem braços Nº de portas Cor

(sofás e cadeiras) (cadeiras e poltronas) e/ou gavetas

DADOS BÁSICOS PARA EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA

Polegadas (monitores,
Nº de série Processador Memória
notebooks e tablets)
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 08

Definição emissão do termo de responsabilidade

O termo de responsabilidade é uma

listagem dos bens inventariados, cujo o
responsável assina dando ciência e
validando o inventário dos bens sob sua
responsabilidade.

A emissão do termo de responsabilidade é

uma boa prática recomendável na realização
do inventário físico do Ativo Imobilizado,
pois diminui a incidência de ocorrências
(furtos, danos, etc), e melhora a gestão e
controle das movimentações.
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 08

PASSO Placas patrimoniais

Defina qual será o padrão das placas de patrimônio que você vai utilizar em seu inventário.

A) Tipo de placa (Tecnologia)

Em relação a tecnologia das placas, você pode optar por:

CODE Utiliza o código em QR Code no lugar do tradicional código de barras

A placa também acompanha as informações de número do patrimônio e
l logotipo da empresa.
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 08

PASSO Organização do Inventário Físico em Campo

Planejamento
(A) Reunião inicial A Período estimado
(B) Elaboração do planejamento B para a realização
dos trabalhos
C
Execução propostos
(C) Inventário físico: UNIDADE 1 D
(D) Inventário físico: UNIDADE 2
E
(E)Inventário físico: UNIDADE 3
(F)Inventário físico: UNIDADE 4 F

(G)Inventário físico: UNIDADE 5 G

(H)Acompanhamento
H

Encerrament I
o
(I) Ajustes
(J) Emissão dos relatórios finais
PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 08

PASSO Organização do Inventário Físico em Campo

G) Cronogramas complementares de cada local:
Sempre que possível, devemos criar cronogramas complementares internos de cada local.

DATA EQUIPE CÓD. LOCAL DESCRIÇÃO

Após o início do inventário, recomendamos uma
XX/XX/XX Paulo 4001 Portaria
avaliação semanal do andamento do projeto e se
XX/XX/XX Paulo 4002 Recepção
preciso uma revisão do cronograma e/ou tomada de
XX/XX/XX João, José 4003 Sala 1 ações preventivas/corretivas para o ajuste das

João, José,... 4004 Sala 2 expectativas.

XX/XX/XX

XX/XX/XX João, José,... 4005 Copa Térreo

XX/XX/XX . 4450 Sala X

PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO 08

PASSO Organização do Inventário Físico em Campo

H) Logística do inventário:
Faça um planejamento de como será a logística da equipe envolvida no inventário, incluindo o transporte,
alimentação e hospedagem (se necessário).

I) Comunicação:
Defina como será a comunicação com os responsáveis / gestores, incluindo a notificação das
movimentações durante o inventário.

J) Comunicação Interna
Defina como será a comunicação com todos os colaboradores da empresa que estão envolvidos no
processo de inventário.
INVENTÁRIO Francisco.cunha@maxtotal.com.br
08

PASSO Controle das placas de patrimônio

O primeiro passo quando começa o inventário físico em campo é fazer um controle das placas
de patrimônio que estão distribuídas entre cada membro da equipe de inventário físico em campo. Para isso, utilize a
tabela conforme o modelo abaixo:

DT. RECEBIMENTO NOME NR. INICIAL NR. FINAL OBS

xxxxxxxxxx João Costa 0000000 0000000

INVENTÁRIO 08

PASSO Acompanhamento diário do inventário

Após o início do inventário em campo, é fundamental realizar um acompanhamento diário das informaçõesdo
inventário e da equipe. Os principais controle são os seguintes:

A) Locais inventariados:
Utilize a tabela abaixo para controlar o andamento do inventário em cada um dos locais que
fazem parte do projeto.

REVISADO
DT. INÍCIO DT. FIM LOCAL EQUIPE QTDE INV. STATUS (S/N)
01/06/18 02/06/18 Prédio Matriz João, Paulo, Ricardo 5.672 Concluído Sim
INVENTÁRIO 08

PASSO Acompanhamento diário do inventário

B) Produtividade:
Faça um controle da produtividade estimada x realizada.

C) Amostragem:
Faça uma análise através de uma amostragem (qualitativa) das informações coletadas.

D) Conferência:
Com base em uma amostragem, faça uma conferência das informações coletadas no inventário. Pode ser feita
pela própria equipe ou por pessoas diferentes. Exemplos: conferir se existe bens não inventariados (pulos) ou bens
duplicados.
´PÓS INVENTÁRIO 08

PASSO Conferência das Informações

Ao final do inventário físico, é fundamental fazer uma conferência detalhada das informações coletadas em campo
antes de dar o projeto como concluído. Esta etapa deve incluir:

A) Conferência geral: D) Complemento de informações:

Faça uma conferência e comparação dos locais
inventariados x quantidade prevista.
B) Conferência por amostragem: Realizar uma
conferência final por meio de amostragem dos dados
obtidos em campo.
C) Padronização das descrições:
É importante que itens idênticos possuam a mesma
descrição padrão e que ela seja a mais completa possível.
Verifique se alguma informação técnica do bem pode
ser complementada, com foco em enriquecer o
cadastro dos ativos com dados que não estão
disponíveis durante o inventário.
E) Cruzamento de dados:
Faça o cruzamento dos dados coletados no inventário
com bases existentes (ex: controle de veículos,
controle de bens de informática, etc.).
´PÓS INVENTÁRIO 08

PASSO Emissão de Book e Relatórios

Por fim, a última etapa para concluir o processo de inventário físico é a emissão dos relatórios
finais com o resultado de tudo que foi coletado em campo:

CONFECÇÃO DO BOOK DE FOTOS DOS ATIVOS:

Elabore um relatório com todas as fotos
dos ativos coletadas e organizadas.

RELATÓRIO FINAL:
Emissão do relatório final do inventário físico.