Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
2
3
4
TEMA 01
5
INTRODUÇÃO (AULA 4)
TEMA 01 – Introdução (Aula 4) 6
Para a aula 4 da Semana do Excel, vamos utilizar a pasta de
trabalho “Aula 4”. Se você ainda não baixou esse arquivo,
clique no botão abaixo e abra no seu computador.
Nas imagens ao lado você pode visualizar algumas das coisas que
vamos ver nessa aula!
Vamos falar sobre Formatação Condicional, Gráficos, Totais, Mini Gráficos, Macro
para inserir e excluir informações e uma Macro para replicar uma ficha cadastral.
Essas são ferramentas que não vão só te ajudar, como vão gerar muito valor nos
seus próximos relatórios em Excel!
TEMA 01 – Introdução (Aula 4) 7
Então fica muito mais fácil visualizar as informações quando elas estão destacadas, ao invés de ter apenas uma tabela
toda em branco.
Gráficos
São ferramentas visuais para facilitar tanto a visualização quanto a análise de dados. Você já viu no dashboard como é
importante a visualização dos dados de uma forma mais fácil e dinâmica.
A visualização dos dados apenas no formato de tabela não é muito intuitivo, além de termos muitas informações para
entender. Por isso vamos utilizar gráficos, para facilitar a visualização e tornar essa análise mais fácil.
8
TEMA 02
9
FORMATAÇÃO CONDICIONAL
TEMA 02 – Formatação Condicional 10
Essa é a nossa tabela inicial onde vamos utilizar para fazer nossa Análise
Rápida, então vamos começar com a Formatação Condicional para realçar as
informações e facilitar a visualização desses dados.
Essa ferramenta se encontra na guia Página Inicial. Como você pode notar, nós
temos diversos tipos de Formatação Condicional e aqui vamos abordar os
tipos:
• Barras de Dados
• Escalas de Cor
• É Maior do que
• Primeiros 10%
Agora nós vamos aplicar essas formatações para que você consiga entender
como cada uma delas funciona e como elas vão realçar seus dados.
TEMA 02 – Formatação Condicional 11
Antes de iniciar com a formatação condicional, vamos selecionar nossos dados, que vão da célula B2 até
G13.
Feito isso podemos ir até a opção de Barras de Dados em formatação condicional. Aqui temos 2 tipos de
preenchimento da célula.
Um é com um gradiente, a cor vai se alterando ao longo da barra, enquanto o de cor sólida mantém a
mesma cor na barra inteira.
Você vai notar que o preenchimento gradual fica com um aspecto melhor do que o preenchimento sólido.
Veja como fica mais fácil visualizar quais os valores são maiores e
menores só analisando o tamanho das barras.
Temos escalas com 1, 2 e até 3 cores para escolher, mas você pode clicar em Mais Regras, caso queira colocar cores
personalizadas ou alterar o padrão de cores para que ele possa se adaptar a sua apresentação.
TEMA 02 – Formatação Condicional 13
Vamos agora na parte de Regras de Realce das Células, onde vamos abordar a opção É Maior do que. Essa
regra é bem simples, o próprio nome já te ajuda a identificar o que ela faz.
Ela vai realçar as células com um valor maior do que um valor x, esse valor é você que vai definir ao clicar
nessa opção.
Você pode alterar tanto o valor que vai usar como base para realçar os seus dados, quanto o tipo de
formatação que será utilizado. O Excel já possui algumas formatações padrões, mas você pode criar a sua
formatação personalizada se precisar.
Vamos utilizar a formatação Primeiros 10% dentro de Regras de Primeiros/Últimos. Essa tem um nome que
pode confundir um pouco, mas vou explicar como ela funciona.
Aqui não vamos realçar os primeiros 10% dos valores, na verdade, vamos realçar 10% dos maiores valores.
Como assim? Na nossa tabela temos 72 informações, então 10% desse valor seria 7,2. Isso quer dizer que
vamos ter 7 valores realçados, e quais serão esses valores? Os 7 maiores valores.
Essa formatação ficou bem parecida com a
anterior, mas aqui estamos realçando apenas
10% dos maiores valores.
Temos esses 2 exemplos para que você veja que nem sempre um gráfico tem a melhor
representação possível ou pode representar uma quantidade qualquer de informações.
Na guia Página Inicial você vai encontrar esse símbolo ∑ que é um símbolo de soma. Dentro dessa opção nós conseguimos utilizar
alguns cálculos de maneira bem rápida. Estamos com a célula H2 selecionada e se escolhermos a opção Soma você vai notar que o
Excel rapidamente entende que precisa somar os valores das células B2 até G2.
O mesmo acontece com as outras operações, mas dessa forma você não precisa selecionar os dados, basta estar com a célula
próxima selecionada que o Excel vai entender de onde você quer trazer esses dados.
TEMA 02 – Totais 18
A mesma ferramenta funciona se você selecionar todas as células da
coluna de Soma e usar a ferramenta de Soma.
Com isso você consegue trazer a soma, média, contagem dos números,
máximo, mínimo e muito mais com essa simples ferramenta.
TEMA 02 – Totais 19
Vamos agora aprender a calcular o % total, que é um cálculo muito
importante quando queremos visualizar quanto uma informação
representa do total.
O resultado foi igual a 29%, então o mês de Fevereiro dessa filial foi
responsável por 29% do faturamento total do semestre.
É claro que você pode expandir esse cálculo para ver a contribuição de
todos os meses, pode visualizar o faturamento em relação ao mês.
Com isso você não precisa escrever a fórmula diversas vezes, basta uma vez e replicar para as demais células!
TEMA 02 – Mini Gráficos 21
Além dos gráficos comuns do Excel que são muito úteis para análises
e para inserir nos dashboard para melhorar a apresentação.
Nós temos outro recurso interessante para uma Análise Rápida, que
são os Mini Gráficos.
Para acessá-los basta selecionar seus dados e você vai notar uma
caixinha no canto inferior direito da sua seleção.
Ao clicar nessa caixa (Análise Rápida) você vai ter algumas opções
bem interessantes, entre elas temos os Minigráficos.
Com isso você consegue ter seus dados de forma visual para
conseguir acompanhar como está o desempenho durante um
período.
GRAVAÇÃO DE MACROS
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 24
A gravação de macro é algo muito interessante dentro do
Excel, pois ela te permite gravar ações dentro do programa
para que você possa repeti-las com apenas um clique.
O nosso objetivo para essa macro, que é uma automação, nada mais é do que criar 2 automações para inserir e excluir linhas na parte superior da
tabela, assim o usuário não precisa fazer esse procedimento de forma manual, que pode acabar levando um tempo, principalmente se a pessoa
não tiver domínio do Excel.
IMPORTANTE: Antes de te mostrar como habilitar a guia Desenvolvedor para começar a macro tenho algo MUITO IMPORTANTE para te falar.
Sempre que for testar uma macro que você acabou de criar você PRECISA salvar o seu arquivo antes. Qual o Motivo? O Excel quando executa
uma macro não permite a utilização do CTRL + Z (desfazer), então se excluir alguma informação importante e salvar, não vai conseguir voltar com
essa informação.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 25
O primeiro passo antes de começar a Para habilitar a guia desenvolvedor basta ir até a guia Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de
gravação da macro é salvar o arquivo com o Opções. Aqui nós vamos selecionar a guia Desenvolvedor e clicar em OK.
formato Pasta de Trabalho Habilitada para
Macro do Excel (*.xlsm).
Com isso você deve ter 2 macros, uma para inserir uma linha e outra macro para
excluir uma linha.
Com as macros criadas, você pode clicar com o botão direito em uma forma ou
até mesmo em uma imagem e selecionar a opção Atribuir macro.
Feito isso você vai selecionar qual macro quer atribuir nessa forma ou imagem.
Agora basta repetir o mesmo procedimento para a outra macro.
Antes de testarmos as macros, vamos clicar com o botão direito do mouse nas
formas e depois em Tamanho e Propriedades.
Nessa aba lateral que será aberta nós vamos marcar a opção Não mover ou
dimensionar com célula.
Isso é importante para que os seus “botões” não fiquem desfigurados à medida
em que você adiciona ou exclui as linhas.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 29
LEMBRE-SE de que se excluir uma informação importante, mesmo que sem querer, você não
vai conseguir desfazer essa ação após uma macro.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 2 30
É muito comum em algumas empresas o cadastro de clientes, produtos, serviços... Por meio
de formulários como o que você está vendo na imagem.
Só que imagine que toda vez que você for fazer um novo cadastro você tenha que criar esse
formulário todo do zero. Seria um tanto quanto trabalhoso não é mesmo?
Então a ideia aqui é criar uma macro para replicar essa planilha com esse formulário já
pronto. Essa resolução é bem simples, vamos criar uma macro para duplicar essa planilha já
existente, assim sempre que o usuário precisar de um formulário novo, basta apertar um
botão.
Vamos iniciar a gravação, clicar com o botão direito na planilha que contém o formulário e
vamos selecionar a opção Mover ou Copiar.
Na outra janela vamos selecionar a opção (mover para o final) e marcar a caixa Criar uma
cópia.
Dessa forma você vai ter uma macro que duplica essa planilha inicial com o formulário.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 2 31
Nesse caso nós criamos o botão para gerar esse formulário em outra planilha, mas se quiser
pode testar colocá-lo na mesma planilha, então sempre que clicar ele vai replicar o
formulário e o botão com a macro.
Agora você já sabe como criar automações utilizando o Gravador de Macro, então já pode
automatizar suas atividades, principalmente as atividades chatas e repetitivas.
As macros são muito boas, pois garantem que as atividades serão feitas igualmente todas as
vezes, então já elimina a chance de erro manual.
Outro ponto interessante é que fica muito intuitivo até pra quem não sabe utilizar o Excel, e
ainda fica muito mais visual chamando a atenção de quem está utilizando.
Agora fica a tarefa para você tentar gravar outras macros para automatizar as tarefas que
você faz no trabalho ou até mesmo para automatizar seus projetos pessoais.
Ainda não acompanha nossas redes sociais?
Segue a gente lá!
Youtube.com/@HashtagTreinamentos
@hashtagtreinamentos
@hashtagtreinamentos
Hashtag Treinamentos