I1

Autorizar o Início do Projeto

 Controle do documento

Nome do Projeto: UNIMED VILHENA

Unidade demandante: Superintendência de Tecnologia da Informação

Responsável
demandante:

Gestor do projeto: Victor Cieslik Duarte

Especificações técnicas: George Jales

Preparado por: George Menezes

Histórico de Registros

Data Versão Descrição Autor / Revisor

19/07/202 1.0 Criação do documento George Menezes

3

19/07/202 1.0 Revisão do documento e aprovação

Lisandro Gude
3

19/07/202 1.0 Revisão do documento e aprovação

George Jales
3

Kick-off Meeting Agenda

1. Apresentação e identificação dos membros envolvidos

2. Contextualização do projeto baseado em metas e resultados
3. Alinhamento do plano de comunicações entre os participantes
4. Alinhamento do escopo, tempo e custo do projeto
5. Apresentação do fluxo de trabalho do projeto
6. Definição do calendário de ponto de controle
7. Próximas etapas do projeto
8. Espaço para perguntas e respostas
 Apresentação dos membros envolvidos

Nome Função Telefone E-mail

George Menezes IT Governance Manager (71)99950-0878 george.menezes@lettel.com.br

Lisandro Gude IT Service Manager (51)99358-8717 lisandro@lettel.com.br

Eduardo Coelho IT Service Delivery (51)98141-3121 eduardo@lettel.com.br

Adriano Carvalho IT Service Delivery (51) 99360-0935 adriano.carvalho@lettel.com.br

Gerente do projeto

Autoridade suplente

Compras

Arquitetura de serviços

Analista de redes

Liderança de mudança

Liderança de implantação

Pagamento

Atestado de capacidade

GERENTES DO PROJETO E NÍVEL DE AUTORIDADE

Os Gerentes do projeto serão George de Almeida Menezes representando a CONTRATADA e
Marcos Ribeiro representando a CONTRATANTE.

Ambos serão os responsáveis por:

 Remover qualquer barreira relacionada as comunicações com as partes interessadas;
 Negociar com fornecedores quanto aos ativos e suprimentos requeridos por esse
projeto;
 Tomar decisões quanto aos riscos encontrados ao longo deste projeto;
 Manter o foco nos resultados pretendidos;
 Gerir o cronograma geral do projeto;
 Identificar, gerenciar e resolver os principais problemas;
 Divulgar informações quanto aos avanços, atrasos e impactos relacionados ao projeto;
 Negociar mudanças no escopo do projeto.
 Contextualização do projeto
Esse projeto visa a implementação de uma nova unidade de negócio na cidade de Vilhena-SP. A
Lettel atuará no papel de fornecedor de equipamentos para montagem de uma nova arquitetura
de redes de computadores incluindo equipamentos de conectividade cabling e wireless,
instalação, treinamento e sustentação do ambiente em produção.

A estimativa é que essa nova unidade de negócio seja concluída em 06 novembro de 2023, o
que significa entregar todo o projeto até a data limite. O prazo entre a entrega do projeto e a
inauguração do hospital precisa ser monitorado para não frustrar as expectativas do negócio.

Maiores detalhes sobre a RFI no arquivo a seguir:

Maiores detalhes sobre o fluxo do projeto no arquivo a seguir:

IS-SDI.docx IS-PPM.docx

Maiores detalhes sobre o site survey preditivo no arquivo a seguir:

Unimed_Vilhena_SITE SURVEY.rar

Maiores detalhes sobre as propostas no arquivo a seguir:

LAN[15].pdf WLAN.pdf Serviços.pdf

Maiores detalhes sobre o escopo das entregas dos serviços no arquivo a seguir:

Levantamento de
Informação - UNIMED VILHENA v1.xlsx
 Premissas
1. Aprovação dos espelhos das notas fiscais para faturamento;
2. Compra das passagens após confirmação dos requisitos técnicos;
3. Ativação das garantias mediante confirmação de recebimento;
4. Preenchimento da planilha com informações dos requisitos e topologia de rede;
5. Aprovação do site survey preditivo para instalações dos pontos de acessos;
6. Reunião de alinhamento técnico para preenchimento de planilhas;
7. Disponibilidade das salas técnicas e do datacenter;
8. Disponibilidade de local para armazenagem dos equipamentos com segurança física;
9. Atualização de firmware dos equipamentos mediante chegada no endereço de destino;
10. Climatização das salas técnicas e do datacenter para instalação dos equipamentos;
11. Espaço adequado em racks, para instalação dos switches e tamanho dos stacks;
12. Disponibilidade de réguas elétricas nos racks com tomadas de 20A;
13. Rede elétrica estabilizada (nobreaks) - Fornecer a voltagem utilizada: 110v ou 220v;
14. Cabeamento da rede lógica LAN distribuídas até o rack das salas técnicas e no DC;
15. DIO ativo com cords mapeados para link entre switches de borda e core;
16. Servidores de rede ativos com mapeamento de VLANs previamente definidas;
17. Firewall de rede ativo com links para saída externa e conectorizadas;
18. Disponibilidade do cabeamento da rede WLAN;

Riscos
1. Hospital sendo construído, precisamos de datas das possíveis entregas
2. Cabeamento estruturado em progresso, validar datas possíveis das entregas
3. Atrasos com aprovações dos espelhos das notas fiscais impactarão a logística
4. Compra de passagens (20 dias Trecho Cuiabá) e hospedagem poderão impactar a
janela de Service Delivery
5. Atrasos na logística impactará a janela de Delivery
6. Não atendimento dos pré-requisitos técnicos impactar em reprogramação da equipe
técnica
7. Premissas que incida em custos de reagendamento, esses serão transferidos para o
cliente
8. Ausência de servidores e firewall para integrar a solução de redes e OminiVista
9. Atrasos com entrega dos firewalls e links de internet, impactam o cronograma
10. O fornecimento de Cords para conectar DIO e switches
11. A ausência dos servidores, impactará na instalação do sistema de gerenciamento
OmniVista
12. Disponibilidade de réguas elétricas nos racks com tomadas de 20A;
13. Os firewalls ainda não foram entreguemos e podemos impactar no cenário de testes;
14. Rever a arquitetura de interconexão entre Switches core e Firewalls.
15. Levantar os pré-requisitos do OminiVista para provisionamento do hardware

Deveres e responsabilidade da CONTRATADA

16. A CONTRATADA se responsabiliza pela construção do plano do projeto, identificando e
reunindo todas as informações relevantes para a execução do projeto com antecedência
mínima de 8 dias antes da mobilização da equipe técnica;
17. A CONTRATADA se compromete a fornecer ao final de cada marco toda documentação
do trabalho desenvolvido, juntamente com as evidências da conclusão das atividades
planejadas, seguindo para o início da próxima entrega apenas mediante aceite formal
da CONTRATANTE.
18. A CONTRATADA se compromete a fornecer com antecedência mínima de 8 dias, todo o
detalhamento do escopo do projeto, contendo cronograma de atividades e as aquisições
 necessárias para conclusão da entrega planejada.

Deveres e responsabilidade da CONTRATANTE

1. A CONTRATANTE deve fornecer acesso ao local de trabalho conforme cronograma de
atividades.
2. A CONTRATANTE deve fornecer a planta baixa dos prédios onde serão realizadas as
atividades para fins de avaliação técnica.
3. A CONTRATANTE deve designar um colaborador para acompanhar todas as atividades
fora do expediente comercial, facilitando o progresso dos trabalhos quando assim for
combinado.
4. A CONTRATANTE, quando houver impasse, devem chegar a um acordo que beneficie o
progresso do projeto, a exemplo dessas recomendações estão: movimentações de sala,
reposicionamento de suporte, aquisições de ativos necessários para a entrega do serviço
com sucesso.
5. A CONTRATANTE deverá promover e viabilizar os encontros para o progresso dos
treinamentos continuados.

Plano de comunicações

As comunicações serão realizadas através dos gerentes de projetos nomeados pela

CONTRATANTE e CONTRATADA, cabendo a eles realizarem as devidas comunicações para
as suas equipes. Para as comunicações integradas da CONTRATANTE E CONTRATADA, serão
utilizadas três ferramentas, são elas:

1. Mensagem Instantânea:
 O líder do projeto da CONTRATADA criará um grupo através do WhatsApp com
todos as partes interessadas que tiverem seus nomes autorizados a receberem as
comunicações diárias;
 O grupo terá o tempo de vida enquanto o projeto estiver em progresso, sendo
desmobilizado e desmobilizado ao final do projeto.
 O grupo também ficará restrito para que as comunicações sejam realizadas
exclusivamente pelos Gerentes do Projeto nomeados;
 As comunicações acontecerão exclusivamente durante as horas comerciais e em
dias úteis, sempre pontuando assuntos informativos, desvios de escopos, riscos
encontrados, reprogramações de atividades ou outros assuntos que exijam que as
comunicações sejam realizadas prontamente;
 Quando houver trabalhos em horários não comerciais, sempre que for alinhado
antecipadamente que esse grupo será usado para manter todos atualizados durante
a execução da migração, serão permitidas notificações fora do horário comercial;
 As mensagens instantâneas poderão servir como sinalizador de uma reunião de
ponto de controle.

2. E-mail:
 Os e-mails serão enviados pelo Gerente de Projetos da CONTRATADA;
 Solicitações de mudanças no escopo do projeto deverão ser formalmente solicitados
através de e-mail e respondidos em até 48 após confirmação de recebimento dele;
 Todas as segundas e sextas-feiras serão realizadas comunicações oficiais de
STATUS REPORT quando ao progresso do projeto com a programação planejada da
 semana e relatório das entregas efetivamente realizadas;
 Os e-mails serão enviados com a formalidade exigida para documentar
explicitamente desvios, riscos, mudanças ou adendos ao escopo do projeto
conforme aprovação do plano do projeto;
 Os e-mails poderão servir como sinalizador de uma reunião de ponto de controle.

3. Microsoft Teams:
 A cada momento oportuno uma reunião poderá ser invocada pelos gerentes de
projetos nomeados pela CONTRATANTE E CONTRATADA, com o objetivo de alinhar
as entregas e apresentar tomadas de decisões;
 As reuniões das equipes serão obrigatoriamente convocadas a cada início de
entrega do escopo do projeto conforme marcos a serem apresentados no Plano do
Projeto.
 As reuniões de ponto de controle, são reuniões formais com atas registradas e
divulgadas a todas as partes interessadas.
 Deverá haver uma reunião semanal de ponto de controle, que deve ser realizada
todas as quintas-feiras a partir fase da I1 – Autorizar o início do projeto.
 O alinhamento será realizado entre os gerentes de projetos, dispensando as demais
partes interessadas desse compromisso regular;
 Sempre que houver necessidade de convocar uma parte interessada para fornecer
informações, dirimir dúvidas, esse será prontamente notificado para comparecer ao
compromisso previamente agendado.

Definição do calendário de ponto de controle

Para fins de controle, sinalizamos que esse projeto contempla até 3 meses de projeto a partir
da autorização de fornecimento que dará início do projeto. Esse prazo deve ser respeitado
independente da CONTRATANTE lidar com atrasos quanto as compras e contratações de serviços
adicionais e necessários para a entrega desse projeto.

As reuniões semanais de ponto de controle devem prever agenda planejada da semana, atrasos,
mudanças no escopo, paralizações nas execuções do projeto ou qualquer assunto que seja
pertinente para o sucesso do projeto, essa reunião será fixa e deve ser mantida durante todo o
progresso do projeto (3 meses).

Esse projeto tem previsão de entrega continuada após o encerramento do prazo que é de 3
(três) meses. Todos os ativos, softwares, recursos e outros que forem cedidos temporariamente
pela CONTRATADA para desempenhar a entrega do projeto, serão desmobilizados ao final do
projeto, mediante assinatura do termo de aceite final do projeto e todos os recursos necessários
para a sustentação dos serviços por intermédio do OCC (Operation Control Center) serão
implementados a partir do termo de encerramento do service delivery.

Alinhamento do escopo, tempo e custo do projeto

Ficou acordado que:
1. A implantação acontecerá em XXXXX fases, sendo a primeira com início da implantação
do ambiente já no dia XXXXXXXXX, finalização das configurações entre XXXXXXXXX para
que o go-live assistido possa acontecer a partir do dia XXXXXXXXXX;
2. Será realizada a entrega total dos equipamentos comprados na data prevista entre
XXXXXXXXXXXXXX;
3. A ativação das garantias será realizada mediante confirmação do recebimento dos
 equipamentos, contando a partir da ativação das garantias, o prazo para pagamento
das notas fiscais;
4. A primeira fase do projeto tem como objetivo entregar a primeira camada de
telecomunicações para receber posteriormente o ambiente de servidores;
5. A segunda fase do projeto tem como objetivo entregar a segunda camada de
telecomunicações para permitir a conectividade de dispositivos móveis dos usuários
desta rede de computadores;

Etapas de entrega do projeto contratado

Este projeto será subdivido em 2 grandes marcos, são eles:

 Service Strategy (Planejamento estratégico dos serviços de TI):

 Neste marco, é usado um conjunto de práticas de gerenciamento de projetos PPM
(Portfólio & Project Management) com o objetivo de garantir a harmonia das entregas
previstas dentro do escopo, prazo e custo estimado.

 Service Design & Transition (Desenho & Transição dos serviços de TI):
 Neste marco, é usado um conjunto de práticas de arquitetura e implementação de serviços
SDI (service Design & Implementation) com o objetivo de realizar todas as entregas
estabelecidas no escopo do projeto por intermédio do PPM (Portfólio & Project
Management) juntamente com as documentações e testes necessários.

Próximas etapas do projeto

Service Strategy (Planejamento Estratégico dos serviços de TI):

Os principais marcos desta etapa são:

 Oficialização do fluxo de trabalho;

  Estabelecimento do comitê de projetos;
 Criação dos organogramas com papéis e responsabilidades;
 Definição dos fatores críticos de sucesso para o projeto;
 Organização das soluções adotadas;
 Apresentação do plano de projeto detalhado;
 Alocações dos recursos físicos, financeiros e humanos;

Fluxo de trabalho do Service Design & Transition

Os três subconjuntos são:

SDI – Service Design Implementation:

Os principais marcos desta etapa são:

 Recebimento e validação dos ativos;

 Ajustes no desenho do serviço de TI;
 Integração dos papéis e responsabilidades;
 Integração das práticas de garantia de serviços;
 Capacidade;
 Continuidade;
 Integridade;
 Segurança;
 Execução do plano do projeto;
 Instalações;
 Configurações;
 Validações dos requisitos;
 Testes e liberações dos serviços;
 Atualização do plano do projeto;
 Testes de garantia de serviços;
 Criação da documentação dos serviços;
 Liberação para FOE;
 AKM – Asset Knowledge Management:

Os principais marcos desta etapa são:

 Base de conhecimentos;
 Problemas registrados
 Registros de erros conhecidos e soluções de contorno;
 Treinamentos das equipes de serviços;
 Registros, validações e aprovações das mudanças;
 Testes, liberações e implementações;

FOE - Operação Experimental dos serviços:

Os principais marcos desta etapa são:

 Registros de problemas;
 Registros de incidentes;
 Registros e aprovações de mudanças emergenciais;
 Registros de melhorias de serviços;
 Ciclos de congelamentos de mudanças;
 Fluxos aprovados de mudanças padrões;
 Atualizações nas documentações do projeto;
 Encerramento do projeto;
 Entrega do projeto para fase de sustentação;

Espaço para perguntas e respostas

1. Equipamentos e links de internet
2. Aprovação da proposta dos transceivers
3. Definição do escopo de trabalho (tempo)
4. Elencar os especialistas que vão atuar na reunião técnica
5. Acionamento tempestivamente para tratativas entre os GPs
6. Criação do grupo informativo do projeto
7. Acionar a logística para saída na quarta-feira com chegada na segunda/terça
8. Levantar os nomes e telefones para o grupo
9. Apresentar o cronograma final do estágio 1
10. Compra de passagens e hospedagem
11. Identificar equipe de arquitetura do projeto
12. Aprovação de faturamento e embarque dos produtos
13. Levantar o arquivo da RFP para documentação e instruções técnicas
14. Na primeira fase, montar o ambiente de ...
15. Na segunda fase, montar o ambiente de ...
16. Os firewalls serão fornecidos pela XXXXXXXXXXXXX, ainda sem previsão de entrega
17. Cliente vai entregar as salas de telecom com energia 220v, ar-condicionado?
18. O Sistema OminiVista será instalado em um servidor provido pelo cliente em qual fase?
19. Providenciar as plantas baixas, em formato PDF e DWG
20. Na fase 1, entregar os equipamentos, validar entrega, ativar garantia, atualizar firmware
dos equipamentos a serem implementados na fase 1 e armazenar equipamentos da fase
 2
21. O hospital terá cenário onpremise/nuvem, com o OminiVista, ele será instalado
onpremise, identificar o que foi ofertado na proposta comercial e como será o cenário
de contingência
22. Confirmar os cords que estão sendo fornecidos para validar compatibilidade com os
DIOs, (LC/LC)
23. Confirmar se a ALGAR Telecom vai fornecer os Transceivers (8) e adicionar ao pedido
24. Confirmar se os pontos de rede para as antenas wireless serão entregues com Cord,
certificados
25. Mandar foto ou informações do forro onde serão instaladas as antenas para prevenir
como serão as fixações das antenas
26. Entrega das salas confirmadas para o dia 16/05
27. Pedir aprovação para iniciar a logística com entrega prevista entre 16 e 17 de maio
28. O prazo para instalação dos links precisa ser confirmado, mas estima-se que tenhamos
duas janelas de atuação, a primeira de implantação e a segunda de configuração de
saída (29 com encerramento no dia 06)
29. Validar a data de Go-live oficial do cliente
30. Validar os cords que estão sendo fornecidos para validar se são apenas de
conectorização entre ativos ou se entre os DIOs e os switches
31. Combinado que o cliente envie a planilha padrão que ele já usa para servir de base para
o projeto
32. Enviar para equipe de Delivery o resultado do RF Planning via software
33. Os transceivers (CooperNIC e Fiberchannel) estão inclusos na proposta para
conectorização com o firewall