Gerncia de Projetos da Tecnologia da Informao Prof: Lindberg Lacerda Pires

Projeto Atende Bem

Elizangela Bastos RM 43090 Leandro Delgado RM 43463 Paulo Lima RM 43435 Paulo Oliveira RM 43432

Projeto Atende Bem

ndice
ndice.............................................................................................................. 2 Projeto Nova Central Atende Bem..................................................................3 Gerente de projetos designado e nivel de autoridade....................................3 Business Case................................................................................................ 3 Recursos pr-designados...............................................................................3 Partes Interessadas........................................................................................3 Objetivos mensurveis do projeto..................................................................4 Requisitos de aprovao do projeto...............................................................5 Riscos de alto nvel do projeto.......................................................................5 Patrocinadores que autorizam esse projeto...................................................5 Escopo do projeto...........................................................................................5 Escopo do produto..........................................................................................6 Plano de Gerenciamento das comunicaes..................................................7 Matriz de riscos..............................................................................................8 Estrutura Analtica do Projeto - EAP................................................................9 Dicionrio de dados da EAP............................................................................9 Gesto do tempo..........................................................................................11 Macro Cronograma.......................................................................................11 Gesto de Custos e Suprimentos.................................................................13

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Projeto Nova Central Atende Bem

Este projeto visa mudana fsica e expanso da central de atendimento Atende Bem

Gerente de projetos designado e nivel de autoridade

O Gerente designado para este projeto foi Paulo Csar N. de Oliveira. Ele est responsvel por organizar toda a logstica do projeto, manter os stakeholders informados sobre o andamento e suas responsabilidades e pela garantia do menor impacto possvel para o negcio durante sua execuo. Ele possui autonomia para tomadas de decises estratgicas neste projeto e para aprovaes financeiras at o valor mximo de R$25.000,00.

Business Case
Em virtude de uma anlise de mercado, foi constatado que nos prximos meses o crescimento da empresa AtendeBem resultar em uma necessidade de expanso de suas instalaes para que seja possvel comportar os funcionrios necessrios para atender esta demanda, principalmente nos departamentos de suporte tcnico e telefnico (Call Center), depois que empresas como o Burger Queen e o BinLabibs iniciaram esta central de atendimento para pedidos de fast-food, introduzindo a AtendeBem neste mercado.

Recursos pr-designados
Equipe do projeto Investimento de R$ 165.620,00 Transportadoras Corretores Associados Espao no novo edifcio

Partes Interessadas
Margareth Simptica Presidente da AtendeBem M. Santos Vice-presidente da AtendeBem

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Joo Trovoada Chefe das Instalaes Saul Moneisky Contador Meg Abytte Chefe de TI Chefes de departamento Departamento de finanas Funcionrios Fornecedores (Empresas de mudana, corretoras, segurana)

Descrio dos produtos/entregas

Este projeto dever gerenciar o processo de mudana e expanso das instalaes da AtendeBem do edifcio atual, com uma rea til de 1.500 m para novo edifcio, localizado a 20 quarteires do atual e que possui uma rea til de 2.400m. Durante este processo, esto previstas fases de infra-estrutura, transporte, arquitetura, limpeza e entrega do imvel atual. Ao trmino do projeto, sero entregues relatrios de despesas e avaliao dos resultados obtidos.

Objetivos mensurveis do projeto

Arquitetura do imvel: Deve ser contratado um arquiteto e desenhado um layout que atenda as necessidades de todos os departamentos da empresa. Esta fase deve estar concluda antes do incio das reformas que sero realizadas pelo dono do imvel. Infra-estrutura do novo edifcio: Aps concluso da reforma a ser realizada pelo dono do imvel, ser iniciada a fase de infra-estrutura para a rede de computadores e telefones. Esta fase deve estar concluda antes da mudana dos funcionrios. Embalagem e transporte de equipamentos eletrnicos: Ser necessrio a contratao de uma empresa especializada para embalagem e transporte de computadores, impressoras e equipamentos eletrnicos, minimizando os problemas com equipamentos sensveis. Esta fase deve ser concluda antes do incio da mudana dos mveis. Embalagem de transporte de imobilizados: Ser necessrio a contratao de uma empresa especializada para embalagem e transporte de mveis de Gerncia de Projetos da Tecnologia da Informao (PMI) 4

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escritrio. Esta fase deve ser realizada aps transporte dos equipamentos eletrnicos. Organizao do escritrio e testes: Sero necessrios ajustes tcnicos na rede de telefonia e testes em computadores e sistemas aps concluso da mudana.

Requisitos de aprovao do projeto.

Custo igual ou inferior a R$ 200.000,00 Estratgia de atendimento 24 x 7 (minimizar o tempo de paralisao) Data da mudana

Riscos de alto nvel do projeto

Inadimplncia dos clientes, diminuindo o fluxo de caixa. Atraso na entrega do espao no novo edifcio, prevista para 01 de agosto. Problemas de infra-estrutura Perda de funcionrios

Patrocinadores que autorizam esse projeto

Margareth Simptica Presidente da AtendeBem

Escopo do projeto
Gesto do Projeto; Elaborao da documentao da especificao do negcio; Infra-estrutura e Planejamento; Oramento; Anlise de aquisio de moveis de escritrio, hardware e softwares; Implantao do Sistema; Acompanhamento ps implantao; Encerramento do Projeto.

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No est incluso no escopo do projeto a compra de hardwares e softwares superiores utilizao atual e troca de maquinrio atual dos funcionrios. A compra de hardwares e softwares contempla somente a adequao dos servidores e instalaes da nova central.

Escopo do produto
A expanso da Atende Bem permitir: Expandir o contrato da Atende Bem para mais empresas; Gerenciar os servios para o call center; Estabelecer o canal de atendimento diversificando o servio de atendimento (Fast-foods); Minimizar o tempo de paralisao no atendimento; Estabelecer padro para atendimento 24 x 7; Gerenciar o processo de avaliao dos indicadores de performance; Emitir Relatrios gerenciais para acompanhamento de todos os processos relacionados aos atendimentos e servios dos clientes; Elaborar e enviar pesquisas de satisfao.

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Plano de Gerenciamento das comunicaes

Agenda ou Periodicidade Fase de Planejamento do Projeto Cronograma e Investimento

Data

Evento

16/02/12

Fechamento de requisitos Comit tcnico de investimentos Reunio de abertura de projeto

Pblico-alvo Vice Presidncias, Diretorias da Atende Bem reas participantes do Comit Todos Stakeholders

Contedo

Elaborao, correo e aprovao Apresentao do Projeto para defesa do oramento Apresentao do plano de Gesto do Projeto Apresentao de necessidades do projeto a todas as reas Apresentao de proposta tcnica com custo e prazo Apresentao de proposta tcnica com custo e prazo Pauta; Decises; Pendncias; Prximos Passos; Local; Data; Responsveis

Forma E-Mail com documento Word preenchido

Responsvel

Gerencia de Projetos Presidncia / Diretorias da Atende Bem Diretor e Gerente de Projetos

01/03/12

Reunio/Comit Apresentao via PowerPoint Ata da Reunio atravs de EMail com documento padro Word Atravs do Documento e Apresentao Power Point

15/03/12

Incio do Projeto

22/03/12

Reunio de envolvimento Reunio de apresentao de soluo pelos fornecedores Reunio de negociao com fornecedor

Todos Stakeholders Departamentos envolvidos Atende Bem Gerencia Projetos e Diretoria Financeira

Fase de Planejamento do Projeto Fase de Planejamento do Projeto

Gerencia de Projetos Gerencia Projetos e Fornecedor Gerencia Projeto e Gerencia de Compras Gerencia Projetos com apoio da TI e Financeiro Lder do Projeto; Todos Stakeholders Lder do Projeto; Todos Stakeholders

23/03/12

Abril

A Definir

2 e 4 semana do ms

Reunio de andamento do projeto Reunio de Kick Off do Projeto Elaborao do cronograma

Diretorias Atende Bem e Fornecedores Gerencia de Projetos Todos Stakeholders

Quinzenal

Reunio; E-mail Ata da Reunio atravs de EMail com documento padro Word

Abril

A ser definido

Plano do projeto Listar atividades e prazos;

Reunio; E-mail

Maio

Semanal

Reunio; E-mail

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Matriz de riscos

AMEAAS
Classificao do Risco Probabilidade Severidade Descrio do Risco Impacto Conseqncias Resposta do Risco Ao

Contratao de profissional no capacitado Indisponibilidade das Operaes durante a mudana Mudanas Econmicas

Qualidade Custo & Qualidade Prazo & Custo

Pode trazer danos nas definies e reformas. Pode trazer danos financeiros e de imagem. Pode causar problemas oramentarios e atraso. Atraso na reforma e aumento do custo, por escasses de materiais no mercado Impossibilidade de operao

Mdio

Evitar

Procurar referencias dos profissionais contratados. Planejar uma mudana em fases. Possuir uma reserva de recursos financeiros. Comprar com antecedecia e negociar com forncedores. Contratao de Seguro.

4 1

5 3

Alto Baixo

Evitar Aceitar

Falta de Materiais Roubo durante o transporte\mudana

Prazo & Custo Prazo,Custo e Qualidade

Mdio

Mitigar

Alto

Mitigar

OPORTUNIDADES
Classificao do Risco Probabilidade Severidade Descrio do Risco Impacto Conseqncias Resposta do Risco Ao

Aumento da eficincia operacional

Qualidade

Melhora na qualidade e tempo de atendimento, por conta das melhores instalaes e equipamentos

Mdio

Aceitar

Criar condies para potencializar este risco.

1 2 3 4 5

1 1 2 3 4 5

2 2 4 6 8 10

Probabilidade 3 3 6 9 12 15

4 4 8 12 16 20

5 5 10 15 20 25

Baixo Mdio Alto

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Estrutura Analtica do Projeto - EAP

O Projeto Atende Bem possui a estrutura a seguir

No Anexo a EAP ampliada do Projeto Atende Bem

Dicionrio de dados da EAP

ID 1 1.1 1.1.1 Pacote de Trabalho Atende Bem Planejamento Oramento Descrio Identificao do Projeto Preparao \ levantamento das atividades Prev o montante de dinheiro a ser utilizado no projeto Define quais stakeholders do projeto necessitam de que informaes e quando e como estas sero fornecidas. Define com base no oramento, quais forncedores sero necessrios para execuo do projeto. Profissional Responsvel pelo planejamento, superviso e execuo das obras. Profissional Responsvel pelo planejamento, superviso e execuo das obras. Empresa responsvel pela movimentao dos ativos da empresa durante o processo de mudana. Empresa responsvel pela execuo da obra. Critrio de Aceitao

1.1.2

Plano de Comunicaes

Dever ser revisado pela equipe de planejamento.

1.2

Contrataes

Estar adequado ao oramento.

1.2.1

Arquiteto

1.2.2

Engenheiro

1.2.3

Transportadora

1.2.4

Empreiteira

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ID 1.2.5 1.3

Pacote de Trabalho Equipe de limpeza Definies

Descrio Responsvel pela remoo dos detritos, aps execuo das obras. Definies de detalhes de execuo do projeto Defini a localizao da moblia, visando a otimizao do uso dos espaos Defini a infra estrutura necessria para instalao de equipamentos eletrnicos e de comunicao. Defini o Acabamento interno. Defini o layout. Defini os equipamentos a serem utilizados. Adquiri os itens necessarios Compra os materias de construo necessarios. Compra dos materias de construo e fiao. Compra de carpetes e pisos. Compra da moblia. Compra dos equipamentos eletrnicos e de informtica. Restaurar os itens que apresentam defeitos \ problemas de conservao. Reforma das instalaes eltrica e hidrulicas. Fixao das divisrias e construo das paredes. Passagem de fios e cabos para telefonia e rede. Instalao de lampadas e luminrias. Troca dos pisos e carpetes. Remoo de detritos da obra. Limpeza dos carpetes e pisos. Limpeza dos vidros e luminrias. Transporte dos ativos da empresa. Empacotamento dos itens que sero transferidos. Identificao e empacotamento dos bens pessoais. Identificao e empacotamento dos eletrnicos.

Critrio de Aceitao

1.3.1

Lugares

Seguir orientao do engenheiro \ arquiteto.

1.3.2

Fiao Eltrica, Telefone e Rede

Seguir orientao do engenheiro \ arquiteto. Seguir orientao do engenheiro \ arquiteto. Seguir orientao do engenheiro \ arquiteto.

1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.4 1.4.1 1.4.1. 1 1.4.1. 2 1.4.2 1.4.3

Pintura Moblia Eletrnicos e Informtica Compras Material para reforma Material de construo e fiao Carpetes e Pisos Moblia Eletrnicos e Informtica

Estar adequado ao oramento.

1.5 1.5.1

Reforma Infra- Estrutura

Compra de materiais com qualidade. Compra de materiais com qualidade. Compra de materiais com qualidade. Compra de materiais com qualidade. Compra de materiais com qualidade. Compra de materiais com qualidade.

1.5.1. Divisrias e Paredes 1 1.5.1. Fiao Eltrica, Telefone e 2 Rede 1.5.1. Iluminao 3 1.5.1. Carpetes e Pisos 4 1.5.2 Limpeza

1.5.2. Carpetes e Pisos 1 1.5.2. Vidros e Iluminao 2 1.6 1.6.1 Mudana Empacotamento

1.6.1. Bens Pessoais 1 1.6.1. Eletrnicos 2

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1.6.1. Moblia 3 1.6.2 ID Transporte Pacote de Trabalho

Identificao e empacotamento da moblia. Transporte dos ativos da empresa. Descrio Transporte da moblia e bens pessoais. Transporte dos itens eletrnicos. Montagem e Instalao dos itens transferidos. Montagem da Moblia. Montagem dos Eletrnicos. Limpeza geral. Marca o Encerramento do projeto. Devolve o imvel antigo. Relatrio final contendo o passo a passo do projeto. Transporte Executado com sucesso. Critrio de Aceitao

1.6.2. Transporte de Mobilia e bens 1 pessoais 1.6.2. Transporte de Eletrnicos 2 1.6.3 Montagem

1.6.3. Moblia 1 1.6.3. Eletrnicos 2 1.6.4 Limpeza 1.7 1.7.1 1.7.2 Fechamento do Projeto Entrega do imvel antigo Relatrio do Projeto

Gesto do tempo
Ser utilizada como ferramenta de gesto do tempo e controle das atividades as ferramentas MS-Project e WBS Chart.

Macro Cronograma

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No Anexo o Cronograma detalhado do Projeto Atende Bem

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Gesto de Custos e Suprimentos

O custo total do Projeto BASE inclui as fases de prospeco, planejamento, construo e mudana. Est prevista a aquisio de novos equipamentos, software e despesas diversas. O investimento consolidado e seu andamento so apresentados na curva S abaixo:
R$ 180.000,00

R$ 160.000,00

R$ 140.000,00

R$ 120.000,00

R$ 100.000,00

R$ 80.000,00

R$ 60.000,00

R$ 40.000,00

R$ 20.000,00

R$ 0,00 1 11 21 31 41 51 61 71 81 91 101 111 121 131 141 151 161 171 181

No Anexo a Curva S detalhada do Projeto Atende Bem

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