Guia de registo de Reserva de Recursos

Reserva de Recursos

Indice

Introdução 2
Reserva simples 3
Reserva avançada 5
Consulta de disponibilidades de recursos 7
Reservas efetuadas 10

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1. Introdução
Para reserva de um recurso selecionar, na sua página pessoal, opção do menu lateral direito,
"Reserva de Recursos".

Encontram-se disponiveis para reserva as salas sem atividade letiva, diferenciadas em dois tipos de
grupo de recursos: Informática e Salas.

Fig. 1 Página de entrada para reserva de recursos

Grupo Informática: a gestão é da responsabilidade do Serviço de Informática e existe disponivel para

reserva a sala de videoconferência.
Grupo Salas: a gestão é da responsabilidade do Gabinete de Logística e existem disponiveis para
reserva: Anfiteatro Nobre, Sala de Reuniões, sala 201 e sala 203.

Reserva simples: Permite fazer a reserva de um recurso em apenas um dia e por um periodo de
tempo.
Reserva avançada: Permite fazer uma mesma reserva em mais que um dia, dando a possibilidade
de escolha de um tipo de periocidade (único, diário, semanal, mensal).
Listar Pedidos: Consulta dos seus pedidos de reserva.

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2. Reserva simples

Preenchimento do formulário de registo da reserva e submissão do pedido.

Exemplo de reserva simples: Anfiteatro Nobre

Após selecionar o tipo de grupo que pretende reservar (neste caso Salas), escolher o recurso que
pretende (neste caso, Anfiteatro Nobre).

Fig. 2 Reserva simples – Anfiteatro Nobre

Hora de início: escolher a hora de início da reserva do recurso.

Duração: escolher o número de horas que necessitará para ocupação da sala.
Para o utilizador: pode atribuir a reserva do recurso a outro utilizador.

Depois de selecionado o recurso, pode optar por consultar a sua disponibilidade, opção “Ver
horário”, podendo, assim, visualizar a disponibilidade e planear a reserva que pretende efetuar.

Para mais detalhe, ver ponto 4. Consulta de disponibilidade de recursos, mais à frente neste
manual.

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Depois dos dados preenchidos, submeter o pedido de reserva, Fig. 4.

Fig 4. Submissão do pedido de reserva

Depois da submissão do pedido, surge uma nova página para a confirmação da reserva.

Fig. 5 Confirmação do pedido de reserva

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Na caixa Motivo descreva o razão do pedido de reserva.

Na caixa Pedido Especial descreva alguma situação especial que pretenda assegurar para a sala que
pretende reservar.
Clicar no botão Voltar para retornar ao quadro anterior.
Clicar no botão Confirmar para finalizar a sua reserva.
Ao confirmar a reserva da sala, ficará a aguardar aprovação do Gabinete de Logística.

Fig. 6 Visualização dos dados de reserva, após confirmação

Após confirmação, continua com a possibilidade de cancelar o pedido de reserva, ou mesmo,

alterá-lo, Fig. 6.

Se pretender cancelar a sua reserva pode fazê-lo clicando no botão Cancelar Pedido.
Se pretender corrigir a reserva, pode ainda fazê-lo, através da opção “Substituir”.

Após validação do pedido de reserva, pelo Gabinete de Logística, receberá uma notificação através
do Sigarra.

3. Reserva avançada

Na reserva avançada podemos reservar um mesmo recurso por um período de dias.

Para reserva avançada, aceder à opção “Reserva Avançada”.

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Fig. 8 Página de entrada para reserva de um recurso

Fig. 9 Formulário para reserva avançada

Os campos em destaque são de preenchimento obrigatório.

Além dos campos a vermelho deve ainda ter em atenção o Tipo de Periodicidade:
Único: Deve ser preenchido a Hora de Início e Duração. Não deve ser preenchido o
Período.
Diário: Deve ser preenchido o Período.
Semanal: Deve ser preenchido a Data de Fim, Hora de Início, Duração e Período.
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Mensal: Deve ser preenchido a Data de Fim, Hora de Início, Duração e Período.

Em Data de Início: indicar a data de início da reserva utilizando o botão do Calendário como foi
descrito anteriormente.
Em Data de Fim: indicar a data de fim da reserva utilizando o botão Calendário como foi descrito
anteriormente.
Em Hora de Início: indicar a hora de início da reserva do recurso a partir da qual terá de estar
disponível para o levantar.
Na Duração: definir o período de horas diário de utilização do recurso.
No Tipo de Periodicidade, escolher o tipo de reserva pretendido:

o Único: a reserva é efetuada entre a data início e a data fim com início à hora
indicada e pelo tempo definido
o Diário: ocorre todos os dias do intervalo indicado pelas datas entre as horas
definidas no período.
o Semanal: ocorre nos dias da semana indicados no período.
o Mensal: ocorre todos os dias definidos no período

Selecione Exceto Feriados para ignorar esses dias no período da reserva.

Carregue no botão Submeter para efetuar a reserva.

A partir daqui a reserva avançada processa-se tal como uma reserva simples.

4. Consulta da disponibilidade de recursos

Antes do preenchimento da reserva podemos consultar a disponibilidade do recurso.

No menu Opções selecionar "Ver Horário".

Fig. 10 Consulta de ocupação de um recurso

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Fig. 11 Página de início para pesquisa de horário

Fig. 12 Mapa de ocupação da sala

No quadro cada coluna apresenta o dia da semana.

Cada linha é um intervalo de meia hora.
Em cada meia hora é possível observar um conjunto de 3 números:
O primeiro número apresenta a quantidade de bens reservados (R).
O número do meio mostra o número de pedidos de reserva para o bem (P).
O terceiro número mostra o número de bens disponíveis (D).

A cor apresentada também permite analisar facilmente o estado dos bens.

A cor verde significa que existem bens disponíveis (Fig. 12).
A cor amarela significa que existem pedidos, a aguardar aprovação, em que o número de pedidos de
reserva é superior aos recursos disponíveis (Fig. 13).
A cor vermelha significa que não há bens disponíveis no horário (Fig. 14).

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Fig. 13 Mapa de ocupação da sala, com visualização de dois dias a cor amarela.

Fig. 14 Mapa de ocupação da sala, com visualização de dois dias a cor vermelha.

Sempre que tenta reservar uma sala, já ocupada, surge uma nova página, informando da impossibilidade
de reserva.

Fig. 15 Visualização de uma impossibilidade de reserva

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5. Verificar reservas efetuadas

Para verificar as reservas efetuadas, optar por selecionar Listar Pedidos, receberá um histórico com
todos os pedidos já efetuados, Fig. 1.

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