Engenharia & Sociedade Capitulo 22015

2. TÉCNICAS BÁSICAS DE DIVULGAÇÃO DE CONHECIMENTOS

TÉCNICO – CIENTÍFICO (2)

2.3. Apresentação Oral de um Trabalho

Na vida profissional a apresentação oral de trabalhos técnico- científicos é comum e bastante

frequente. Por isso é crucial que todo o engenheiro seja orador efectivo. E é importante referir
que quando um orador faz uma apresentação, o seu desempenho é julgado conscientemente
ou inconscientemente, pela sua audiência.

Na prática, distinguem-se dois estágios principais duma apresentação oral. Estes são:

 A preparação; e

 A apresentação

2.3.1. A preparação

Segundo, Lock (1989), existem cinco etapas principais a serem seguidas na preparação de
uma apresentação oral, destacando-se as seguintes:

i. Definição dos objectivos da apresentação – Para uma apresentação oral deve-

se, antes de tudo, fazer uma definição clara dos objectivos a serem alcançados.
Sendo assim, o orador deve conhecer claramente os objectivos da sua preparação
para poder preparar-se consoante a situação, distinguindo-se: pretende influenciar,
informar ou ensinar a sua audiência. Isto é, o orador deve definir ponderosamente
o propósito da sua apresentação.

ii. Análise das características da audiência – Para uma apresentação oral deve-se
fazer a análise cuidodosa das características dos membros da audiência com o
objectivo de se determinar as suas mais prováveis expectactivas, pois isto ajuda a
definir a meta a ser alcançada. Por isso, durante a preparação da apresentação, o
orador deve ter sempre em conta a sua audiência. Não se trata apenas de um acto
de cortesia, pois se o orador não considerar cuidadosamente a sua audiência, corre
o risco de não conseguir passar a sua mensagem. Isto significa que, na fase de
preparação, é sempre importante que o orador considere cuidadosamente as
pessoas.

iii. Estudo pormenorizado do tema – O tema a ser apresentado deve ser bem
investigado. Isto porque, a audiência necessita de sentir que o orador conhece
profundamente a mátéria, para que possa confiar no que está a ser dito. Além

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disso, a estrutura de apresentação deve ser efectiva. Ela deve ter: Uma introdução
(declaração do argumento); um corpo principal (suporte técnico com as ideias
chaves); e uma boa conclusão. Isto é, o orador deve preparar cuidadosamente a
sua preposição.

iv. Selecção das ideias chaves da apresentação – Após o estudo do tema, devem ser
escolhidos os principais factos a serem apresentados. Para tal, o orador deve
conhecer as suas ideias chaves, escrevê-las e agrupá-las em : o que deve, pode ou
quer apresentar. Em seguida, deve categorizar os factos em tópicos. Refira-se que
muitos factos podem confundir, por isso, a escolha deve se cingir nos mais
importantes. Isto é, na fase da preparação, o orador deve fazer uma escolha
criteriosa dos principais pontos da sua apresentação.

v. Análise da relevância do assunto – Uma apresentação deve ser valiosa, do ponto de

vista de audiência. Isto significa que o assunto a ser apresentado deve ser relevante de
acordo com as expectativas, necessidades ou desejos da audiência. Por isso, se na
fase de preparação forem verificados alguns pontos não relevantes, então estes não
devem ser apresentados. Pois, o orador deve poupar seu esforço, para além de se
evitar que o tempo das pessoas da audiência seja gasto inutilmente. Isto é, o discurso
deve proporcionar uma compreensão significativa do assunto à audiência, de modo
que esta possa tirar proveitos da apresentação.

De um modo geral, segundo Lock (1989), o ˝ Grande P˝ deve servir como a orientação
geral da preparação de uma apresentação.

P
ropósito
essoas
roposição
ontos

Figura 1 – o ˝ Grande P˝

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2.3.1.1 Preparação do Material Visual

Todo o material visual a ser usado numa apresentação não deve ser muito complexo. Os
transparentes, devem ser fáceis de serem assimilados em pouco tempo, mesmo por elementos
da audiência que não sejam familiares com o tópico.

Para além disso, de acordo com Keefe (1970), muitas pessoas absorvem mais informação
através dos olhos do que através dos ouvidos. Por isso, o material visual requer um
pensamento muito cuidadoso e tanta preparação, quanto o fraseado da própria apresentação.

Importa salientar que o material visual leva muito tempo para ser produzido e dificilmente
pode ser alterado no último minuto. Por isso, o roteiro da apresentação e o material visual
devem ser preparados ao mesmo tempo. Isto porque, um só slide pode valer milhares de
palavras, apenas se ele poder ser claramente visto e facilmente assimilado pela audiência.
Pois, o objectivo dos slide é o de clarificar ou salientar os pontos com que o orador pretende
convencer a sua audiência.

Porém, segundo Keefe, se o slide for muito complicado, ele diminui a clareza do discurso e
se for ilegível, a audiência sentir-se-á aborrecida. De facto, se o orador sentir-se obrigado a
dizer: ˝provavelmente vocês não conseguem ver tão bem este slide. Por isso, eu vou ler para
vocês˝. Então, esse orador deve saber que o tal slide é pior do que inútil, pois gasta
inutilmente o tempo e esforço do orador, para além de aborrecer à audiência.

Para além disso, Keefe (1970), sublinha que o material visual em excesso pode obscurecer a
mensagem, em vez de torná-la mais clara. Isto porque, a audiência concentra-se mais no
material que naquilo que o orador quer dizer, perdendo, deste modo, os pontos essenciais do
seu discurso. Sendo assim, na preparação dos transparentes o orador deve lembrar que:

 Cada slide deve ser muito simples;

 Cada slide deve conter um único ponto principal;

 Cada slide deve ser visível na última fila da sala;

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 Cada slide deve ter 5 a 6 palavras por linha; e

 Cada slide deve ter 5 a 6 linhas.

Em adição, Keefe recomenda que durante a preparação do material visual, os oradores devem
considerar os seguintes pontos:

 Se usar cores nos slides deve ser consistente em todo o conjunto;

 Evitar misturar o verde e o vermelho, porque muitas pessoas são daltónicas e não
distinguem estas duas cores;

 Se for necessário usar o mesmo slide em diferentes pontos da sua apresentação, deve
ter um duplicado, triplicado, etc...

 Evitar tabelas na medida do possível. Usar gráficos em vez das tabelas;

 Não incluir muitos detalhes nos seus diagramas;

 Usar o estilo de letras ˝Scans serif˝, porque é mais visível e claro.

Como recomendação geral, a fase de preparação da apresentação deve terminar com um

ensaio, o mais cedo possível, para que se possa verificar-se:

 Falta alguma coisa por incluir;

 O tempo necessário para efectuá-la é apropriado; e

 A apresentação é interessante e perceptível.

2.3.2 A Apresentação

Lock (1989), afirma que a preparação geralmente cria confiança no orador. Contudo, para a
fase da apresentação existem seis factores essenciais a serem tomados em consideração, a
saber:

i. Falar moderadamente – durante apresentação o orador deve procurar expor os

assuntos com velocidade moderada ou mesmo lenta. Pois, é melhor correr risco de
aborrecer a audiência, por ser muito lento, que deixá-la perdida, por ser muito rápido.

ii. Estruturar o discurso – Durante a apresentação o orador deve mostrar uma estrutura
lógica do seu discurso, começando por apresentar os tópicos da informação que vai
dar, depois apresentar a informação e acabar dizendo que informação deu. E o orador
deve assegurar que a audiência saiba quando é que ele passa de um tópico para o
outro.

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iii. Considerar a audiência – O orador deve lembrar-se que a audiência é mais

importante que a apresentação em si. Por isso, é responsabilidade do orador assegurar
que o estilo da apresentação e a qualidade de informação sejam do agrado da
audiência, de formas a maximizar a compreensão, absorção e retenção dos assuntos
essenciais.

iv. Valorizar a mensagem – O orador deve lembrar-se que o objectivo da apresentação é

sempre o de ΄vender΄ uma determinada ideia. Por isso, ele deve mostrar como é que o
assunto que apresenta afecta ou benefecia aos membros da audiência individual ou
colectivamente.

v. Dar sentido á mensagem – O orador deve apresentar a informação de modo que

possa ser compreendida e facilmente relacionada com a realidade. Por isso, durante a
apresentação o orador deve usar apenas os exemplos do domínio da sua audiência.
Além disso, o orador deve lembrar que os aspectos essenciais para a construção do
sentido da sua mensagem são:

 Os nomes das coisas;

 As datas; e

 Os números

vi. Zelar pela postura – A postura do orador é muito importante. Por isso, deve ter
cuidado com a linguagem e os gestos utilizados. O orador deve sorrir, mas deve evitar
parecer um palhaço, principalmente quando estiver a dar uma informação séria, como
a relacionada com a tecnologia e/ou dinheiro.

2.3.2.1 O orador efectivo

Scott (1986), considera orador efectivo todo aquele que durante a apresentação é:

 Descontraído – Ele é sorridente, não se enerva, nem fica irrequieto mexendo sempre
as suas mãos, seus papéis de notas, seu relógio ou pulseiras ou, ainda qualquer outra
coisa.

 Bem preparado e ensaiado – Ele trabalha cuidadosamente o que quer dizer e como é
que ele vai dizer. A sua mensagem não vem com interrupções, mas confiante. E os
˝humms˝ e os ˝hiiis˝ são evitados com uma boa preparação, um bom ensaio e um bom
conhecimento do que vem a seguir.

 Confiante – Ele acredita no que diz. O seu pronunciamento é firme, audível e sem
nenhumas desculpas.
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 Entusiástico – Ele acredita na importância do seu assunto e coloca a sua mensagem

energicamente e não duma maneira cansativa e distraída. E deste modo, ele convence
a sua audiência contagiando o seu entusiasmo.

 Audível – Ele nunca baixa a sua voz no fim da frase. Ele apenas varia a tonalidade da
sua voz e a velocidade da sua fala para provocar interesse e enfatizar certos pontos.
De facto se o orador não poder ser ouvido, ele perde o seu tempo fazendo a
apresentação e, o pior, é que ˝ofende a sua audiência˝ ao não assegurar que o tempo
das pessoas seja gasto duma maneira proveitosa.

 Tem expressão clara – Ele usa uma linguagem simples e concisa e evita gírias
sempre que possível. De facto, o uso de palavras longas e frases enroladas não
permitem o alcance de uma mensagem clara e perceptível.

 Tem afinidade com sua audiência – Ele olha para sua audiência; certas vezes para
uma certa pessoa e outras vezes para toda a audiência. Com efeito, nunca se deve
escplher uma pessoa da audiência para servir de ponto de contacto visual, porque se
olhar fixamente apenas para uma pessoa da audiência, ela pode se sentir incomodada.

 Usa humor efectivamente – O humor pode servir de veículo para reforçar ou

sublinhar pontos do discurso, mas ele pode, tambem, falhar e causar embaraços para o
próprio orador e para audiência. Por isso, um orador efectivo deve planificar-se para
usar proveitosamente esta arma.

 Vestido duma maneira apropriada – Ele apresenta-se bem vestido, demonstrando o

seu respeito a ocasião e a sua audiência e isto dá-lhe maiores probabilidades de criar
uma boa impressão.

Um trabalho muito bom e interessante pode ser totalmente danificado por uma má
apresentação. Por isso, ao apresentar o seu trabalho o autor deve lembrar-se de:

 Falar moderadamente;

 Usar expressões apropriadas;

 Olhar frequentemente para a sua audiência;

 Evitar distrair ou confundir a sua audiência; e

 Sorrir.

2.3.2.2. O receio de falar e o controle de nervos

Geralmente, pouco antes de uma pessoa começar a falar ao público, o organismo mostra
vários sinais do receio tais como: batimentos acelerados do coração, transpiração excessiva,

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boca seca, tremor das mãos, etc... Felizmente, estes sintomas são menos patentes para
audiência que para o próprio orador. Por isso, segundo Keefe (1970), a coisa mais importante
é tentar lutar para ter a situação controlada e isto requer que o orador controle:

 A ele próprio;

 Ao seu material; e

 A sua audiência.

O método mais simples e eficaz para eliminar o receio de se dirigir ao público é a do orador
praticar, praticar e praticar a sua apresentação. E, o orador não deve se preocupar porque
geralmente ˝uma certa porção de receio em falar é sempre um ingrediente necessário para
uma apresentação pública efectiva˝. (Osborn, 1984)

Além disso, Osborn considera um bom orador, aquele que consegue manejar ou controlar os
seus nervos de forma a focalizar a sua energia na sua audiência e na sua mensagem, em vez
de focalizar em si próprio. E, segundo o Osborn, a confiança em falar ao público, vem sempre
ao orador se ele tiver:

o Bom conhecimento do seu material (praticando e ensaiando);

o Conjuntos de notas ou um roteiro de apresentação claros e organizados.

E pode controlar os seus nervos:

 Respirando fundo. Pois, fazer o controlo da respiração dá uma sensação de controlo

geral;

 Utilizando a técnica de “abrir e fechar” as mãos; ou

 Pressionando a língua nos dentes, se tiver a boca seca.

Osborn (1984), sublinha que o receio de falar é natural, mas o orador pode reduzí-lo,
bastando lembrar-se sempre que:

 O melhor orador do mundo também se enerva;

 O melhor orador do mundo também comete erros; e

 Geralmente, a audiência quer que o orador faça uma boa apresentação.

1.3.2.3. O Impacto

Scott (1986), recomenda que o orador deve tentar mostrar que todas as perguntas são bem-
vindas mesmo se ele se sente um pouco nervoso ou mesmo incapaz de dar boas respostas. O
orador deve repetir a pergunta ou pedir a pessoa que a fez para repetí-la, se for necessário.
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Isto pode ser útil se a pergunta for desconexa ou incoerente, ou mesmo muito difícil, pois o
orador pode ganhar alguns segundos para preparar a sua resposta.

Por vezes, dizer “Eu Não Sei” também pode ser uma resposta válida. Contudo, Scott
recomenda que o orador deve tentar expandir a sua resposta e ser mais positivo, dizendo, por
exemplo: “Se o senhor tiver interessado, talvez...”. E se alguma pessoa fizer duas ou mais
perguntas duma só vez, o orador deve dividí-las claramente, repetí-las e respondê-las uma de
cada vez.

Scott, B. (1986), alerta que o orador “nunca deve se envolver em argumentos ou debates”.
Ele não deve perder a sua frieza e mergulhar em argumentos desnecessários. Se ele estiver
diante de um grande argumentador ele deve lhe dar apenas algum conhecimento e não se
“embrulhar” em mais argumentos. Por exemplo, pode dizer:

o “O senhor está a levantar umas ideias muito interessantes. Talvez podemos explorá-
las melhor no intervalo”; ou

o “Dos meus estudos eu tenho a convicção que... . Contudo eu creio que as suas
observações são válidas, mas se fosse feito um trabalho nesse sentido...”

Ao responder a qualquer pergunta, segundo Scott, B. (1986), o orador deve iniciar fixando o
seu olhar na pessoa que a fez, durante um tempo suficientemente longo (5-10 segundos), para
que ele/ela possa sentir que mereceu uma atenção especial e o devido reconhecimento. E
depois disso, deve virar o seu contacto visual para o resto de audiência, para por todo grupo
envolvido na discussão e evitar que a sua apresentação se transforme num debate entre duas
apenas.

Se o orador for confrontado com uma pergunta muito “carregada” ele tentar devolvê-la
dizendo, por exemplo: “Esta é uma questão muito interessante. O que você acha?

Caso o orador esteja diante de um interlocutor hostil, não deve se envolver em guerras de
palavras, porque pode perder o apoio dos outros membros de audiência. Por isso. O orador
deve manter-se calmo e tentar transparecer que ele é totalmente neutro. Deste modo a
audiência irá pelo menos, continuar a escutar o que ele diz. Por exemplo:

 “Eu consigo ver que o senhor está muito envolvido no assunto”; ou

 Eu devo reconhecer que o senhor é muito entendido nesta área”.

E é pouco provável que o seu interlocutor negue estes “elogios aparentes”.

E, finalmente, se estiver diante de uma pessoa que quer fazer um discurso cheio de recantos,
em vez de fazer uma pergunta, deve tentar dizer alguma coisa dentro das seguintes linhas:

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 “Eu peço desculpas (o nome se possível). Reconheço que está a apresentar pontos
muito interessantes. Mas, qual é a sua questão, por favor?”

2.3.2.5. Os Perigos Imprevistos

De acordo com Osborn (1984), todo o orador deve evitar os seguintes perigos durante a sua
apresentação:

a) Desculpar-se por fazer uma apresentação pública pela primeira vez.

b) Denegrir a si próprio, reduzindo a confiança da audiência.

c) Falar para o retroprojector (data show), o ecrã ou o quadro.

d) Falar sem coerência.

e) Usar excessivamente o material visual.

f) Distrair a audiência:

 Abrindo repetidamente a garganta;

 Chocalhando moedas ou chaves que se encontrem no seu bolso;

 Brincando com o ponteiro ou uma caneta

 Gesticulando excessivamente;

 Mexendo suas jóias, seu cabelo ou roupa;

 Andando excessivamente dum lado para o outro;

 Examinando as suas unhas; ou

 Fazendo movimentos corporais inadequados.

2.3.2.6. Os Aspectos Negativos

Durante a sessão os aspectos que podem manchar a apresentação:

 Chegar tarde no local da apresentação.

 Não fazer a sua auto apresentação.

 Não cumprimentar a audiência.

 Não fazer a introdução do seu trabalho, nem citar os seus objectivos.

 Não ter os acessórios e materiais no local e em condições operacionais.

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 Não ter indumentária decente.

 Pecar em aspectos éticos e higiénicos.

 Assumir uma postura ou condutas incorrectas.

 Olhar frequentemente para o relógio ou para o chão.

 Falar muito baixo, sem segurança, nem precisão.

 Falar muito depressa, atabalhoadamente, falar gaguejando ou sem pausas.

 Utilizar calão, gírias ou interjeições inadequadas (e.g., droga pá! Cena, porra,
caramba, diabo!...).

 Falar com objectos na boca (canetas, pastilhas elásticas, alfinetes, etc.).

 Falar de costas para a audiência.

 Empregar estrangeirismo (especialmente o brasileirismo).

 Empregar nomes impróprios ou genéricos (e.g., coisa, metal, peça, objecto, etc.) para
artigos concretos.

 Utilizar palavras inúteis (e.g., bem. Bom, pois bem, vejamos, isto, quer dizer,
portanto, etc.)

 Ler exactamente tudo o que está escrito num slide exposto.

Referências

Keefe, W. (1970), ‛Open Minds: The Forgotten Side of Communication’. Wadsworth,

Belmont CA.

Lock, D. (1989), ‛Handbook of engineering Management’. Heinemann Newness’. Oxford.

Mehrabian, A. (1989), ‛Salient Message’, John Wiley, New York.

Osborn, A. (1984) ‛Your Creative Power’, Dell, New York.

Scott, W. (1986), ‛The Skills of Communicating’, Gower, Andover.

Scott, W. (1984), ‛Communication for Professional Enginner’. Thomas Theford, London.

O Docente: Eng.º Paulo J. Conselho, MSc

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