Escrituração de livros contábeis

Formalidades da escrituração contábil

A escrituração contábil deve ser executada com observância das disposições legais, em idioma
e moeda corrente nacional, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica
de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e
transportes para as margens.

O 'Diário' e o 'Razão' constituem registros permanentes. Os registros auxiliares, quando

adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil, observadas as
peculiaridades da sua função.

Registros contábeis

O sistema de escrituração contábil deve ser uniforme, com registros lastreados em

documentos de origem externa (provenientes de terceiros) ou interna (gerada na própria empresa)
ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e prática dos atos
administrativos. Os documentos, livros, registros e outras peças que compõe a escrituração contábil
devem ser revestidos de formalidades definidas na legislação e na técnica contábil, mantidos em boa
guarda enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Livro diário geral

O Livro Diário é de uso obrigatório por exigência da legislação mercantil, tributária, trabalhista
e previdenciária, dentre outras, e nele será lançado, em ordem cronológica, com individualização,
clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza
aleatória, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

Admite-se a escrituração resumida no Diário, com valores totais que não excedam ao período
de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do
estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individuado e conservados os
documentos que permitam sua perfeita verificação.

O transporte para o livro Diário dos totais mensais dos livros auxiliares, deve ser feita com
referência às páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente
registrados.

O Balanço e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício serão transcritos

no 'Diário', completando-se com as assinaturas do Contabilista e do titular ou representante legal da
Entidade. Igual procedimento será adotado quanto às Demonstrações Contábeis elaboradas por força
de disposições legais, contratuais ou estatutárias. No caso de substituição do Livro Diário por fichas, a
pessoa jurídica adotará livro próprio para inscrição do balanço e demais demonstrações financeiras, o
qual será autenticado no órgão de registro competente.

Livros auxiliares – Caixa e contas correntes

Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-Correntes, que também poderão ser
escriturados em fichas, estão dispensada de autenticação quando as operações a que se reportarem
tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados (§ 1°, do Art. 269,
do RIR/99).
Livro razão

A pessoa jurídica tributada com base no real deverá manter, em boa ordem e segundo as
normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar por conta ou
sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas
na legislação. A escrituração deve ser individualizada, obedecendo a ordem cronológica das operações
(Art. 259, do RIR/99).

O livro Razão ou as fichas estão dispensados de registro e autenticação nos órgãos

competentes.

Autenticação do livro diário

Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares, deverão conter termos de abertura
e de encerramento, datados e assinados pelo titular da empresa ou seu representante legal e por
contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de
Contabilidade e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, no
caso de empresa mercantil, e quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas
Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos. No caso de adoção de processo
eletrônico para escrituração contábil, os formulários contínuos, numerados mecânica ou
tipograficamente, serão destacados e encadernados em forma de livro.

A autenticação poderá ser feita antes ou depois do livro ser escriturado. Para fins do imposto
de renda é aceita escrituração do livro diário com autenticação em data posterior aos registros das
operações, desde que a autenticação seja feita até a data de entrega da declaração de rendimentos
da pessoa jurídica, do correspondente ano calendário.

Uso de códigos e abreviaturas

A terminologia utilizada deverá expressar o verdadeiro significado das transações, admitindo-se

o uso de códigos e/ou abreviaturas nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e
uniformes, deve constar, em elenco identificador, no 'Diário' ou em registro especial (livro próprio)
revestido das formalidades de registro e autenticação (§ 1, do Art. 2°, do Decreto Lei n° 486, de
1969; § 1, do Art. 269, do RIR/99, item 7 do PN CST n° 11, de 1985)

Processamento eletrônico de dados

Os livros comerciais e fiscais poderão ser escriturados por sistema de processamento eletrônico
de dados, em folhas contínuas, que deverão ser numeradas, em ordem seqüencial, mecânica ou
tipograficamente, conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no
órgão competente do Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil
de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Art. 255 e § 4°, do Art. 258
do RIR/99).

Conservação dos arquivos magnéticos

As pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para

registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos
de natureza contábil ou fiscal ficam obrigadas a manter, à disposição da Secretaria da Receita Federal
(SRF), os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação
tributária. (Art. 265 do RIR/99, Art. 72 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001, e Art. 1° da
Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001).
Nota: As empresas optantes pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das
Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples), de que trata a Lei nº 9.317/96, ficam
dispensadas do cumprimento dessa obrigação (§ único, do Art. 1°, da Instrução Normativa SRF nº
086, de 2001).

As pessoas jurídicas obrigadas à apresentação dos arquivos, quando intimadas pelos Auditores-
Fiscais da Receita Federal (AFRF), deverão apresentar no prazo de vinte dias, os arquivos digitais e
sistemas contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras.
As informações que deverão ser apresentadas em arquivos padronizados são: registros contábeis;
fornecedores e clientes; documentos fiscais; comércio exterior; controle de estoque e registro de
inventário; relação insumo/produto; controle patrimonial; folha de pagamento (Art. 2° da Instrução
Normativa SRF nº 086, de 2001 e Art. 1° do Ato Declaratório Executivo – Cofis n° 015, de 2001).

A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais poderão ser apresentados em forma

diferente da estabelecida, inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos.

Documentação técnica do sistema

O usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica

completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção
em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada. (Art. 38, da Lei n°
9.430, de 1996; e Art. 267, do RIR/99)

Microfilmagem de documentos e livros

A microfilmagem de documentos para fins de arquivamento, segurança ou manuseio é

disciplinada pela Lei nº 5.433, de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 64.398, de 1969, e
posteriormente examinado pelo Parecer Normativo nº 21, de 1980, assegura que os livros
obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos nele efetuados
deverão ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das
operações a que se refiram, conforme disposto no § único, do art. 195, do Código Tributário Nacional.

Conservação de livros e documentos

É obrigatória a conservação em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes
sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos
ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Art. 4º, do
Decreto-Lei n° 486, de 1969, e, caput do Art. 264 do RIR/99).

Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em

lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do
direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios (Art. 37, da
Lei n° 9.430, de 1996, e, § 3°, do Art. 264 do RIR/99).

O direito da Fazenda Pública de constituir crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos,
contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado
(Art. 173, do CTN). Nos casos de lançamento do imposto de renda, o prazo extingue-se após cinco
anos, contados da ocorrência do fato gerador, se a lei não fixar prazo para homologação, (Art. 899 do
RIR/99).

Extravios, deterioração ou destruição de livros e documentos

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de

interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de
seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48
horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da
Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição. (Art. 10, do Decreto-Lei n° 486, de 1969, e, § 1°, do
Art. 264 do RIR/99). A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de
observada as citadas formalidades.