Livros de Escrituração

Prof: Fernando Aprato

Em que pese a expressão “Escrituração” ser utilizada de forma genérica – representando o
registro de todos os eventos relevantes para a organização (inclusive aqueles sem
conotação diretamente patrimonial, mas societária, trabalhista, fiscal etc.), para os fins de
nosso curso, o interesse é estudar a escrituração especificamente dos fatos contábeis (ou
seja, a escrituração de eventos relacionados com as modificações qualitativas e/ou
quantitativas do patrimônio).
A definição das contas deve estar de acordo com as normas contábeis e ser compatível
com as regras estabelecidas pela lei nº 6.404/76, conhecida como “Lei das S/A”. No
entanto, não existe um modelo único de plano de contas. Seu formato deve ser adaptado
às necessidades particulares da empresa, que deve escolher um nível de detalhamento
que a ajude a ter um melhor controle de suas finanças.
Seu principal objetivo é estabelecer normas de conduta para o registro das operações da
organização e, na sua montagem, devem ser levados em conta três objetivos
fundamentais:
a) atender às necessidades de informação da administração da empresa;
b) observar formato compatível com a norma legal de elaboração do balanço patrimonial e
das demais demonstrações contábeis (Lei das S/A);
c) adaptar-se tanto quanto possível às exigências dos agentes externos, principalmente às
da legislação do Imposto de Renda.
1. Formalidades da Escrituração
A escrituração contábil deve ser realizada com observância aos Princípios de
Contabilidade.

O nível de detalhamento da escrituração contábil deve estar alinhado às necessidades de

informação de seus usuários. Nesse sentido, esta Interpretação não estabelece o nível de
detalhe ou mesmo sugere um plano de contas a ser observado. O detalhamento dos
registros contábeis é diretamente proporcional à complexidade das operações da
entidade e dos requisitos de informação a ela aplicáveis e, exceto nos casos em que uma
autoridade reguladora assim o requeira, não devem necessariamente observar um
padrão pré-definido.
A escrituração contábil deve ser executada:
a) em idioma e em moeda corrente nacionais;
b) em forma contábil;
c) em ordem cronológica de dia, mês e ano;
d) com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e
e) com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos
que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

A escrituração em forma contábil deve conter, no mínimo:

data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
a) conta devedora;
b) conta credora;
c) histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico
padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
d) valor do registro contábil;
e) informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um
mesmo lançamento contábil.

O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento em ordem

sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua
falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

A terminologia utilizada no registro contábil deve expressar a essência econômica da

transação.
2. Livros Societários
As sociedades anônimas (Sociedades que têm seu capital divididos em títulos –
denominados ações) estão sujeitas a livros especiais, que têm por objetivo controlar as
operações relativas à circulação de ações e à administração da empresa. Estes livros estão
definidos no CAPÍTULO IX - Livros Sociais, art. 100 da Lei n° 6.404, de 1976, e são os
seguintes:
Livro Registro de Ações Nominativas;
Livro de Transferência de Ações Nominativas;
Livro Registro de Partes Beneficiárias Nominativas;
Livro Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas;
Livro de Atas das Assembleias Gerais;
Livro de Presença dos Acionistas;
Livro de Atas das Reuniões do Conselho de Administração;
Livro de Atas das Reuniões de Diretoria;
Sociedades que têm seu capital divididos em títulos – denominados ações.
Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal
A seguir, para fins de ilustração, encontra-se reproduzido o citado artigo 100 da Lei das
S/A:

Art. 100. A companhia deve ter, além dos livros obrigatórios para qualquer comerciante, os
seguintes, revestidos das mesmas formalidades legais:
I - o livro de Registro de Ações Nominativas, para inscrição, anotação ou averbação:
a) do nome do acionista e do número das suas ações;
b) das entradas ou prestações de capital realizado;
c) das conversões de ações, de uma em outra espécie ou classe;
d) do resgate, reembolso e amortização das ações, ou de sua aquisição pela companhia;
e) das mutações operadas pela alienação ou transferência de ações;
f) do penhor, usufruto, fideicomisso, da alienação fiduciária em garantia ou de qualquer
ônus que grave as ações ou obste sua negociação.
II - o livro de "Transferência de Ações Nominativas", para lançamento dos termos de
transferência, que deverão ser assinados pelo cedente e pelo cessionário ou seus legítimos
representantes;
III - o livro de "Registro de Partes Beneficiárias Nominativas" e o de "Transferência de
Partes Beneficiárias Nominativas", se tiverem sido emitidas, observando-se, em ambos, no
que couber, o disposto nos números I e II deste artigo;
IV - o livro de Atas das Assembleias Gerais;
V - o livro de Presença dos Acionistas;
VI - os livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração, se houver, e de Atas das
Reuniões de Diretoria;
VII - o livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.
3. Livros Contábeis – Diário, Razão e Caixa
Os livros contábeis são aqueles que têm por objetivo o registro de fatos contábeis
(atinentes ao patrimônio e sob o ponto de vista do controle do patrimônio e da apuração
do resultado).

A escrituração é realizada nos livros – principais – Diário e Razão. Esses livros são ditos
livros principais porque registram todos os fatos contábeis.
Ao lado dos livros principais, existem livros auxiliares que servem para o registro de apenas
alguns fatos contábeis (que tenham alguma característica especial).

Por exemplo: (1) livro caixa – que serve para registro apenas de fatos contábeis que
envolvam movimentação de numerário (dinheiro) e (2) livro de contas correntes, que
registram fatos contábeis que envolvam transações de empresas que – reciprocamente –
figuram como credoras e devedoras umas das outras (com o objetivo de controlar a
compensação de dívidas recíprocas).
O Livro Diário é um livro que contém o registro de cada lançamento em ordem
cronológica (nos permite compreender a sequência de acontecimentos ocorridos na
empresa).

O Livro Razão é um livro que contém o registro destes mesmos lançamentos, porém
ordenados por conta (nos permite analisar o comportamento de um dado elemento
patrimonial no tempo).
3.1. Livros Contábeis – Diário
O Diário é um livro obrigatório para fins de escrituração contábil, pelo Código Civil,
conforme arts. 1.179 e 1.180, a seguir transcritos, para fins de clareza:

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de

contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em
correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço
patrimonial e o de resultado econômico.
§ 1o Salvo o disposto no art. 1.180, o número e a espécie de livros ficam a critério dos
interessados.
§ 2o É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art.
970.
Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser
substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.
Parágrafo único. A adoção de fichas não dispensa o uso de livro apropriado para o
lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico.

A escrituração mantida no Livro Diário, com observância das disposições legais, faz prova
a favor da empresa, dos fatos nele registrados e comprovados por documentos hábeis.
Para merecer fé, no entanto, o Diário deve atender a determinadas exigências e
preencher certas formalidades:
► Extrínsecas: relacionadas com sua apresentação exterior;
► Intrínsecas: relacionadas com a escrituração.
As demonstrações contábeis devem ser transcritas no Livro Diário, completando-se com
as assinaturas do titular ou de representante legal da entidade e do profissional da
contabilidade legalmente habilitado.
3.1.1. Formalidades extrínsecas do diário
Formalidades extrínsecas são aquelas relacionadas com a forma do Diário. São
formalidades extrínsecas do Diário as seguintes:
a) ser encadernado;
b) ter suas folhas numeradas tipograficamente;
c) ser registrado no Registro do Comércio ou Cartório de Registro Civil das Pessoas
Jurídicas;
d) conter termos de abertura e de encerramento devidamente preenchidos e
autenticados.

A finalidade dessas formalidades extrínsecas é garantir a fidedignidade das informações

constantes da escrituração do livro Diário, dificultando – ao máximo – sua adulteração.
Exemplificativamente, o fato de ser encadernado e com numeração tipográfica dificulta
que folhas suas sejam arrancadas ou, entre elas inseridas outras.

A inobservância das formalidades extrínsecas invalida todo o Diário que passa a fazer
prova apenas contra a empresa.
Termo de abertura: finalidade a que se destina o livro, o número de ordem, o número de
folhas, a firma individual ou o nome da sociedade a que pertença, o local da sede ou
estabelecimento, o número e data do arquivamento dos atos constitutivos no Órgão de
Registro estipulado e o número de registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas
(CNPJ).

Termo de encerramento: indica o fim a que se destinou o livro, o número de ordem, o

número de folhas e a respectiva firma individual ou sociedade mercantil.

Estes termos serão datados e assinados pelo comerciante ou por seu procurador e por
um contabilista legalmente habilitado. Na localidade em que não haja profissional
habilitado, os termos de abertura e encerramento serão assinados, apenas, pelo
comerciante ou seu procurador.
É admitida a escrituração resumida do diário, por totais que não excedam o período de
um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da
sede do estabelecimento, desde que sejam utilizados livros auxiliares (devidamente
autenticados na forma prevista para o Diário) para registro individualizado e conservados
os documentos que permitam sua perfeita verificação.

O livro Diário deverá ser autenticado no órgão competente do Registro do Comércio, e

quando se tratar de Sociedade Simples ou entidades sem fins lucrativos, no Registro Civil
das Pessoas Jurídicas do local de sua sede.

Em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e

encadernação em forma de livro, porém o arquivo na forma digital, autenticado pelo
registro público competente, deve ser mantido pela entidade.
3.1.2. Formalidades intrínsecas do diário
Formalidades intrínsecas são aquelas relacionadas com o conteúdo do livro. Constituem
formalidades intrínsecas:
a) a utilização do idioma nacional e da moeda corrente do país;
b) o uso da linguagem mercantil;
c) a individualização e clareza dos lançamentos nele feitos;
d) o registro dos fatos em rigorosa ordem cronológica de dia, mês e ano;
e) a inexistência, na escrituração, de intervalos em branco, entrelinhas, borrões, rasuras,
emendas, ou transportes para as margens.

As formalidades intrínsecas objetivam resguardar a relação biunívoca entre os fatos

ocorridos e os registros realizados no livro, evitando a modificação do registro ou a
inserção de dados entre eles.
Há tempos, quando o Livro Diário ainda era preenchido manualmente, havia uma grande
preocupação com a qualidade da informação nele registrada, justamente pela dificuldade
de retificação de eventuais erros. É bem verdade que, atualmente, com o advento da
Informática, o uso do computador facilitou sobremaneira a retificação de eventuais erros de
registro contábil, pois até o final do exercício (quando a empresa – então – imprime o
conteúdo do livro diário, encaderna e leva para registro) modificações podem ser feitas na
informação. Entretanto, após sua impressão, encadernação e registro, não é mais possível
sua alteração – o que garante suas formalidades.

A inobservância das formalidades intrínsecas invalida apenas o registro ou registros onde

elas ocorrerem.
3.2. Livros Contábeis – Razão
O Livro Razão é facultativo, principal e sistemático.

O Livro Razão é utilizado para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos
efetuados no Diário.

A pessoa jurídica tributada com base no lucro real deverá manter, em boa ordem e
segundo as normas contábeis recomendadas, Livro Razão ou fichas, mantidas as demais
exigências e condições previstas na legislação.
3.3. Livros Contábeis – Caixa
O livro caixa registra as entradas e saídas de numerário das entidades, lançados de forma
cronológica (dia, mês e ano)..

É obrigatório para os contribuintes que estejam no regime simplificado previsto na Lei

Complementar n° 123/06 e optarem pela tributação com base no lucro presumido,
observando as exigências contidas na Lei e as demais formalidades, inclusive quanto aos
termos de abertura e encerramento.
4. Sistema Público de Escrituração Digital - SPED
O Sped Contábil é o Sistema Público de Escrituração Digital que substitui a escrituração
contábil em livros físicos pela Escrituração Contábil Digital (ECD).

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por
objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo,
ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos
assentamentos neles transcritos.
Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a
ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

I - as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro
real;

II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título
de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos
lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos
os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e
III - As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano
calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das
Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

IV – As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio

ostensivo.
§ 1º Fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas.