1.

Introdução

Como sabemos, o Trello é uma ferramenta que funciona como agenda que facilita
a gestão de projetos e tarefas. É possível personalizá-lo de maneira que ele melhor
atenda ao seu time.

Por ser uma ferramenta de fácil aprendizado e fácil acesso, a Engesystems agora o
adotou para auxiliar no departamento de detalhamento/projetos, ajudando a
identificar o andamento dos pedidos, delegando de forma transparente cada obra para
os nossos desenhistas. Além disso, evitaremos trabalhos adicionais que nos fazem
perder tempo em nosso dia a dia, adotando a praticidade do Trello, que nos premite
fazer tudo isso apenas com nosso celular.

Esse relatório tem como objetivo mostrar sua utilidade e suas possibilidades, para
que todos os colaboradores saibam do novo processo e, caso tenham interesse,
participem do nosso quadro contribuindo, ou apenas como espectador, absorvendo as
informações necessárias para o seu trabalho.

2. Uso Básico da Ferramenta

O uso da ferramenta para o setor de projetos começa quando um pedido é criado.

Ou seja, a primeira das participações é do setor comercial da empresa.

2.1.Criação de cartão e inserção de parâmetros iniciais

Após gerado um número para o pedido, a pessoal responsável do setor comercial

deve acessar o Trello e criar um novo cartão, baseado no modelo existente: 00.00-00,
como visto na Figura 1.
 Figura 1 – Template

Após clicar no card 00.00-00, ele abrirá. A pessoa responsável então deve clicar em
“Criar cartão com base em modelo”, em azul, no topo superior direito.

Figura 2 – Criação de novo cartão

Então, uma pequena janela se abrirá. Nela, no campo de texto, deve ser colocado o
número do pedido e o nome da obra, como no exemplo a seguir. Além disso, há
algumas checklists abaixo. Uma com o nome de “Checklists” e outra com “Etiquetas”.
O campo “Etiquetas” deve ser marcado apenas caso a obra possua multa. A
“Checklists” deve estar sempre marcada. Então, basta apenas clicar em “Criar Cartão”
 Figura 3 – Parâmetros automáticos

Com isso, o cartão para o pedido está criado, restando apenas a inserção de alguns
parâmetros iniciais.

O primeiro desses parâmetros é a data de entrega. Logo após a criação, o

responsável do setor comercial deve clicar em “Datas” e definir a data de entrega da
obra.
Figura 4
 Figura 5

Após a data ser definida e salva, todas as observações de interesse, como entrega
em etapas, uso de material, etc. devem ser colocadas no campo “Descrição”

Por fim, caso o pedido venha de um estado do norte ou nordeste do país, isso deve
ser especificado no campo “Estado”. Caso contrário, não é necessário mudar nada
neste campo.
 Figura 6

Com isso, a parte inicial para criação do cartão está concluída.

2.2.Triagem Inicial

Após a criação do cartão, um e-mail será enviado para o responsável do setor de

projeto. Este responsável irá fazer a triagem inicial do pedido, assim como associar os
arquivos de pedido e desenho (caso houver) no cartão. Estes arquivos estarão
disponíveis para a visualização de qualquer um que participe do quadro.

A triagem inicial consiste em colocar, no cartão, todos os itens do pedido, através

da checklist “itens”. Além disso, uma das funções do responsável é conferir se a
descrição e data de entrega estão conforme o que consta no pedido.

Finalizados esses passos, o responsável pela triagem inicial irá delegar para um dos
projetistas, movendo o card da lista “triagem inicial” para uma outra, com o nome do
projetista. O trello avisará ao projetista designado que há um novo projeto para ele
através de um e-mail automático.

2.3.Projetista

Ao ser designado para um novo pedido e avisado através do email, o projetista está
encarregado de fazer a obra. O cartão estará em sua lista. Conforme as ordens de
serviço forem sendo liberadas, eles devem marcar o que for sendo feito nas checklists.
Na checklist “Itens”, definida na triagem inicial, deve-se checar os itens. Na checklist
“Padrão”, as folhas complementares ao pedido, como folha de materiais e fixadores.

Após tudo feito, o projetista deve mover o cartão de sua lista para a lista
“finalizados”. Com isso, a data de entrega será removida. Também é possível utilizar o
botão “finalizar” no cartão, que marca todos os itens de todas as checklists e envia o
cartão para a lista “finalizados”.

3. Funcionalidades

O trello, por ser uma ferramenta que permite a criação de automações, possui
algumas funcionalidades criadas para facilitar o seu uso. Como o prazo para envio de
cada região é diferente, foi determinado um prazo para finalização do projeto, de
modo a atender a data de entrega de cada pedido, independente da região.

Para obras normais, no Sul, Sudeste e Centro Oeste, o prazo para finalização do
projeto é de 14 dias antes da data de entrega. Porém, caso o pedido tenha multa, o
prazo final para o projeto é de 21 dias.

Com 7 dias antes do prazo, ele colocará uma etiqueta de prazo apertado e avisará
aos projetistas. Com 14 dias de antecedência, colocará uma etiqueta de prazo se
aproximando. Ao atrasar, enviará um e-mail avisando a todos.

Para a região norte, ele fará a mesma coisa, porém, o prazo é de 42 dias antes da
data de entrega, enquanto para a região nordeste, com 56 dias.

Essas datas foram definidas tendo como base um estudo realizado pelo setor de
expedição, que calculou o tempo médio de chegada para cada região do Brasil, em
conjunto com o setor de projetos e a diretoria.

Caso o cartão da obra tenha sido criado após um desses prazos, a etiqueta será
colocada normalmente, sem a necessidade de algum comando adicional.

O Trello também foi programado para, duas vezes por dia, ordenar os pedidos por
data de entrega, da mais próxima para a mais distante. Mas cuidado, ele leva em conta
apenas a data final, ou seja, não leva em conta a triagem por estado. Portanto, um
pedido com 39 dias de antecedência para a região Norte, atrasado, estará atrás de um
pedido com 36 dias de antecedência para o Sudeste. Sendo necessária, então, atenção
para isso. As etiquetas ajudam a determinar o quão atrasado está uma obra.

Para facilitar, foram criados botões para ordenar as listas por Estado e por data,
caso haja a necessidade de uma visualização diferente.
4. Detalhamento de Comandos de Automação

A seguir, há uma lista detalhada de tudo que foi programado para o Trello, caso
haja a necessidade de alguma alteração futura:

 Com 14 dias de antecedência, a etiqueta Roxa (atraso) é colocada.

 Com 21 dias de antecedência em uma obra com multa, a etiqueta Roxa
(atraso) é colocada.
 Com 21 dias de antecedência, a etiqueta Laranja (prazo apertado) é
colocada.
 Com 28 dias de antecedência em uma obra com multa, a etiqueta Laranja
(prazo apertado) é colocada.
 Com 28 dias de antecedência, a etiqueta Amarela (prazo se aproximando) é
colocada.
 Com 35 dias de antecedência em uma obra com multa, a etiqueta amarela
(prazo se aproximando) é colocada.
 Ao criar um cartão com 14 dias de antecedência, a etiqueta Roxa (atraso) é
colocada.
 Ao criar um cartão com 21 dias de antecedência em uma obra com multa, a
etiqueta Roxa (atraso) é colocada.
 Ao criar um cartão com 21 dias de antecedência, a etiqueta Laranja (prazo
apertado) é colocada.
 Ao criar um cartão com 28 dias de antecedência em uma obra com multa, a
etiqueta Laranja (prazo apertado) é colocada.
 Ao criar um cartão com 28 dias de antecedência, a etiqueta Amarela (prazo
se aproximando) é colocada.
 Ao criar um cartão com 35 dias de antecedência em uma obra com multa, a
etiqueta amarela (prazo se aproximando) é colocada.

 Com 42 dias de antecedência em uma obra no Norte, a etiqueta roxa

(atrasado) é colocada.

 Com 49 dias de antecedência em uma obra no Norte, a etiqueta laranja

(prazo apertado) é colocada.
 Com 56 dias de antecedência em uma obra no Norte, a etiqueta amarela
(prazo se aproximando) é colocada.
 Com 56 dias de antecedência em uma obra no Nordeste, a etiqueta roxa
(atrasado) é colocada.
 Com 63 dias de antecedência em uma obra no Nordeste, a etiqueta Laranja
(prazo apertado) é colocada.
 Com 70 dias de antecedência em uma obra no Nordeste, a etiqueta amarela
(prazo se aproximando) é colocada.
 Ao criar um cartão com 42 dias de antecedência em uma obra no Norte, a
etiqueta roxa (atrasado) é colocada.
 Ao criar um cartão com 49 dias de antecedência em uma obra no Norte, a
etiqueta laranja (prazo apertado) é colocada.
 Ao criar um cartão com 56 dias de antecedência em uma obra no Norte, a
etiqueta amarela (prazo se aproximando) é colocada.
 Ao criar um cartão com 56 dias de antecedência em uma obra no Nordeste,
a etiqueta roxa (atrasado) é colocada.
 Ao criar um cartão com 63 dias de antecedência em uma obra no Nordeste,
a etiqueta Laranja (prazo apertado) é colocada.
 Ao criar um cartão com 70 dias de antecedência em uma obra no Nordeste,
a etiqueta amarela (prazo se aproximando) é colocada.
 Quando uma etiqueta roxa for colocada em um cartão, envia um e-mail
para todos no quadro avisando sobre o atraso.
 Quando uma etiqueta laranja for colocada em um cartão, envia um e-mail
para os projetistas que o prazo está apertado.
 Quando um cartão for enviado para a lista de um projetista, envia um e-
mail para ele avisando que há um novo projeto para ser feito.
 Quando um cartão for enviado para a lista “Finalizados” com todas as
checklists marcadas, remove sua data de entrega.
 Quando um novo cartão é criado, envia um e-mail para o responsável pela
triagem avisando.
 Todo dia às 07:00 e às 13:00, ordena a lista por ordem de data de entrega
 Botão para ordenar os cartões para estado
 Botão para ordenar os cartões por data
 Botão para marcar todas as checklists e enviar para a lista de “finalizados”