GUIA PRTICO DO PROGRAMA 5S

? SUMRIO ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? INTRODUO .................................................................................................................... 03 O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04 SENSO DE SELEO ....................................................................................................... 05 SENSO DE ORDENAO .................................................................................................. 06 SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10 SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11 SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12 VOC PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13 CONCLUSO ..................................................................................................................... 14 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15

Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003 ? INTRODUO

Este Guia Prtico do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execuo do Programa de Gesto Pela Qualidade Total do 2 CTA. ? Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo especfico de melhorar as condies de trabalho e criar o Ambiente da Qualidade. Aps muita reflexo sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vrios especialistas tm concludo que, antes de mais nada, preciso uma ampla faxina no sentido fsico e mental.

? ONDE ENCONTRAR ?
? ? ? ? Arquivos na Intranet : pasta Escritrio da Qualidade Total Correio eletrnico: Ser enviada uma cpia deste manual para todas os facilitadores e multiplicadores. Impresso: no Escritrio da Qualidade Total. rea de descarte: Todas as Divises devero deixar o material inservvel no Sec Mat / Almox.

? QUEM SOMOS?

? COMISSO DE DIREO GERAL (CDG):

FUNO Coordenador Presidente Executivo Gerente do projeto Gerente Executivo do progeto Ch do 2 CTA Sb Ch do 2 CTA Ch Div Adm Ch Eqt PARTICIPANTE

MISSO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gesto Total pela Qualidade no 2 CTA .

? COMISSO EXECUTIVA (CE)

FUNO FACILITADOR PARTICIPANTE Chefes de Diviso O QUE FAZ Facilita e d meios para os multiplicadores e colaboradores trabalharem em prol da qualidade total Adquire conhecimentos e repassa aos companheiros de Seo, incentivando-os prtica. Colaboram para a manuteno e desenvolvimento da qualidade total

MULTIPLICADOR

Chefes de Sees e Setores

COLABORADORES

Todos

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O PROGRAMA 5S
O 5S a preparao do ambiente fsico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total. JAPO SEIRI BRASIL SENSO DE SELEO DEFINIO - Selecionar os documentos, materiais, equipamentos necessrios dos desnecessrios, visando a utilizao racional. - Efetuar a arrumao dos objetos, materiais e informaes teis, de maneira funcional, possibilitando acesso rpido e fcil. - Limpar eliminar a sujeira inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas. - Eliminar fatores que possam atuar negativamente sobre os indivduos no ambiente de trabalho. - Conscientizar as pessoas da necessidade de buscar o autodesenvolvimento e consolidar as melhorias alcanadas com a prtica dos 4S anteriores

SEITON

SENSO DE ORDENAO

SEISO SEIKETSU SHITSUKE

SENSO DE LIMPEZA SENSO DE BEM-ESTAR SENSO DE DISCIPLINA

OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S

I. II. III. IV. V. VI. Ficarei com o estritamente necessrio. Definirei um lugar para cada coisa. Manterei cada coisa no seu lugar. Manterei tudo limpo e em condies de uso. Combaterei as causas de sujeira. Identificarei toda situao de risco.

VII. Trabalharei com segurana. VIII. Questionarei toda norma ou padro at entend-lo. IX. X. Procurarei formas de melhorar meu trabalho. Honrarei todos os compromissos.

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SENSO DE SELEO
Tenha S o necessrio, na quantidade certa. ? O QUE FAZER:

? Separar o til do intil, fazendo a pergunta quando eu uso ?

? ? ? ? ? Toda hora; Todo dia; Periodicamente; Eventualmente; No utilizado - descartar.

Como posso DESCARTAR ? ? ? Trocando Vendendo ? ? Recuperando Recolhendo ao Almoxarifado ? ? Colocando no lixo Etc.

? IMPORTANTE:
? ? ? Observe todos os locais, no deixe escapar nada: objetos, mquinas, mveis, papeis desatualizados e sem utilizao; Depois de remover as coisas consideradas inteis, verifique se no til para outra pessoa ou Seo. No esquea de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado.

? BENEFCIOS:
? ? ? ? Utilizao mais racional do espao; Eliminao do excesso de ferramentas, armrios, estantes, documentos de validade limitada; Eliminao do tempo de procura de documentos e materiais; Facilidade de controle da carga.

? DICAS:
? ? Inicie pela sua mesa e/ou armrio; Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princpio, reduzir, jogando o mximo possvel fora. Desfaa-se das velhas verses de manuais, procedimentos e catlogos. Livre-se de toda 2, 3 ou 4 cpia de itens e de qualquer informao que tenha uso. Esquea o que no vlido. Use o computador, imprima o mnimo necessrio, remeta seu Doc pela INTRANET, atravs do OUTLOOK EXPRESS ou pelo PROTWEB.

? MODELO: FL - 5

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Uma forma de selecionar retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente aqueles realmente necessrios, armazenando-os de acordo com sua freqncia de uso (ver anexo na pasta Seleo).

SENSO DE ORDENAO
Use o bom senso. ? CAMPANHA: UM MELHOR
A campanha do um melhor um meio de dinamizar as operaes e facilitar o gerenciamento. Basicamente, uma forma de evitar a redundncia, na medida em que afasta o no-essencial e refora a essncia, por exemplo: ? ? ? ? ? ? ? ?

Localizao nica (manter cada arquivo em um nico local); Processamento de um dia (evita acmulo de Servio); Projetos com um arquivo (consolidao de arquivos); Reunies de uma hora (limitar reunies a uma hora); Documentos de uma pgina; Telefonemas de um minuto; Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o nmero de ferramentas a, no mximo, uma por pessoa); Arquivamento de uma cpia (manter apenas o documento original e no fazer vrias cpias).

? COMO FAZER:

Aps a seleo preciso dispor o material de acordo com a freqncia de uso: MATERIAL Necessrio e de uso freqente Necessrio e de uso espordico Necessrio, recuperao porm precisa ? ? de ? PROVIDNCIAS Mant-lo o mais prximo possvel do usurio. Mant-lo em instalaes centrais que permitam uma otimizao do uso. Recuper-lo em funo do custo/benefcio e da disponibilidade financeira. Fornec-lo para interessados ou transferindo a carga Adapt-lo ou alien-lo Expor o material durante um perodo definido para possveis interessados; Descart-lo.

Desnecessrio, porm til para outras ? pessoas ou sees Desnecessrio, porm til para outros ? fins Desnecessrio e intil ? ?

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MATERIAL Manuais de instruo, legislaes e ? documentos Materiais extras de expediente Provrbios ou citaes ? ?

PROVIDNCIAS Crie um arquivo para todos os tipos de documentos e agrupe por assunto. Coloc-los em armrio ou de volta no almoxarifado. No mximo dois por mural. Jogue fora outros ou coloque no arquivo pessoal (cuidado com a baguna visual). Pesos de papis, relgios, etc. Guarde no armrio e reveze quando novos chegarem.

Materiais promocionais

? CDIGO DE CORES:
Serve para padronizar e facilitar a identificao das carteiras de trabalho das Sees/Escales e demais controles das mesmas.

01. IDENTIFICAO EXTERNA DAS DIVISES/SEES (previamente determinada): Para identificar a porta externa das Sees e Escales, utilizar o cdigo de cores abaixo: COR NOME DA COR Verde escuro Marrom Azul Vermelho Especificaes (modelo nos anexos da pasta Ordenao): ? ? ? ? ? Fonte: arial (azul) Cor de fundo: branca Cor da tarja: cdigo de cores acima Posio na porta: abaixo do smbolo do 2 CTA. Modelo: DIVISO Chefe e Subchefe Div Op Div Tec Sec Infor

DIVISO ADMINISTRATIVA

EQT - ESCRITRIO DA QUALIDADE TOTAL

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02. IDENTIFICAO INTERNA DA SEO/SETOR Cada carteira deve ter a sua cor e identificao dos arquivos, pastas e armrios de acordo com a atividade que exerce.

? IMPORTANTE:
Todas as identificaes devero seguir ao padro descrito nos modelos constantes dos anexos para identificao de armrios, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc: ? ? ? Fonte: arial Cor da fonte e borda: cdigo de cores (determinado pelos integrantes da Seo) Cor de fundo: branco ? ? Maneira mais efetiva de se etiquetar uma pasta;
ARQUIVOS

Maneira menos efetiva de se etiquetar uma pasta, a no ser que a pasta seja arquivada deitada

Utilize o cdigo de cores na fonte ou da maneira que identifique melhor o responsvel pelo arquivo.

? OBSERVAES:
? ? ? De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimenses quando o nome for grande ou vrios itens forem citados; Evite a discriminao diversos, escreva de forma clara e concisa; Utilize sempre o bom senso.

? ETIQUETA PARA RETIRADA DE MATERIAL EM CASO DE SINISTRO:

? ? Procure colocar a identificao de forma visvel utilizando as cores de acordo com o anexo; Coloque a lista das prioridades em local que todos da Seo saibam: pode ser atrs da porta ou num mural visvel, evite colar nas paredes.

? ONDE ME ENCONTRO:
? ? Faa de acordo com as necessidades de sua Diviso/Seo, identificando os locais mais visitados (modelo na pasta Ordenao); Quadro Onde me Encontro no foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de Seo tero menos trabalho em encontr-lo numa emergncia, se este for usado corretamente.

? ESCANINHO DA QUALIDADE:
Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislao correspondente (ver anexo na pasta Ordenao).

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? LISTA DE VERIFICAO DA CORRESPONDNCIA:

Serve para verificar os documentos confeccionados pela Seo, evitando a ocorrncia de erros (ver anexo na pasta Ordenao).

? IDENTIFICAO DAS ATRIBUIES

? ? ? Escreva suas atribuies de forma concisa, para que as pessoas ao chegarem na Seo, identifiquem de forma rpida e fcil a carteira que precisa consultar; Coloque-a em cima da mesa de forma visvel (anexo pasta Ordenao); O material para a moldura das atribuies pode ser, por exemplo, de acrlico ou improvisado com papelo (o escritrio da Qualidade Total ter um laboratrio onde estaro expostos alguns modelos).

? DICAS:

? PARA ORGANIZAR SUAS GAVETAS:

1. Reorganize itens, colocando os que forem afins juntos; 2. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferncia a ltima); 3. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfcie de sua mesa para processamento imediato; 4. Leve suas tralhas em excesso para casa; 5. Apenas itens de uso freqente devem ficar prximos a sua carteira de trabalho.

? PARA ORGANIZAR SUA MESA:

? A freqncia de uso a chave para a localizao, pense em sua mesa inteira como espao principal. Tudo que fique perto, deve valer a pena, o que significa us-los com freqncia. Comece pelas gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Isso significa que se deve limitar os itens pessoais a uma gaveta; ? O objetivo no uma mesa perfeita o tempo todo. Em vez disso, a capacidade de encontrar coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Deve-se processar tudo o que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado com rapidez e facilidade; ? Se tiver uma caixa de sada, limpe-a pelo menos uma vez ao dia;

RELEMBRANDO... 1. Limpe sua mesa no final de cada dia; 2. Seja seletivo sobre o que manter; 3. Jogue coisas fora, 4. Arquive rapidamente.

? SEJA ORGANIZADO(A):
? Ser desorganizado como girar em uma roda gigante. H a sensao de movimento mas, quando o divertimento acaba, se est no mesmo local em que se estava quando ele comeou. (Odete

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Pollar) ? ? A falta de organizao tambm faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer parea maior do que realmente . (Odette Pollar) Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda parte. A maneira de lembrar anotando, mas de forma organizada. Ento, ao guardar coisas, faa uma anotao, conforme quadro abaixo:

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ONDE Agenda Lista de coisas a fazer Lista de projetos

PROVIDNCIAS Anote tudo e tenha apenas uma Priorize aes e tenha apenas uma com no mximo 15 itens Separar atividades dirias de projetos de longo prazo

? BENEFCIOS DE SER ORGANIZADO(A):

? ? ? ? ? Maior controle sobre minha mesa; Outros podem encontrar informaes quando eu estiver fora; Liberdade do caos; Ser um bom exemplo; Ter mais tempo.

? FRASES DE EFEITO:
? ? Servem de estmulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seo e serem trocadas, por exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenao, tem alguns modelos de frases. Use a criatividade!.

SENSO DE LIMPEZA
Mais importante que limpar no sujar

? COMO FAZER ?
EM TRS ETAPAS Limpeza macro Limpeza local Limpeza micro ? ? ? Limpeza do ambiente Tratar dos locais de trabalhos e os especficos Nos objetos e ferramentas especficos, identificar e corrigir as causas

? IMPORTANTE
? ? ? ? Cada um responsvel pela limpeza de sua rea, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO; Material de limpeza deve sempre estar disponvel a todos; Estabelea locais prprios para o lixo e estude a melhor forma de retir-lo; Combata as FONTES DE SUJEIRA.

? DICAS
? ? ? Defina responsveis para as reas comuns; Meio limpo no existe; Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armrios de metal passe polidor de carro e cera karnu.

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? SEJA UM HERI TODOS OS DIAS

? Como???? ? ? No jogue coisas no cho o lugar do lixo no lixo; Conserve limpos mesas, gavetas, armrios, Antes de guardar, limpe o material usado.

? BENEFCIOS:
? ? ? ? ? ? Bem estar quanto sade fsica e mental; Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho; Melhoria e preservao dos equipamentos e maior vida til; Eliminao das causas de sujeira; Eliminao de desperdcios; Ambiente mais agradvel e sadio.

? MODELOS:
? Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que podem ser usados pela Seo ou com base neles serem criados outros; ? importante que a forma de controle seja prtica e sempre utilizada.

SENSO DE BEM-ESTAR
Quem no cuida de si mesmo no pode fazer servios de qualidade

? COMO FAZER ?
? ? ? ? Mantenha os trs primeiros sensos: Seleo, Ordenao e Limpeza; Cuide-se: faa exames peridicos e exerccios fsicos; Educao alimentar; Estimule confiana, amizade e solidariedade.

? DICAS IMPORTANTES
? ? ? Fale com as pessoas e no das pessoas; Faa o seu descarte mental; Tenha algumas plantas na sua Seo tornando o seu ambiente de trabalho mais agradvel.

? BENEFCIOS
? ? Higiene mental; Qualidade de vida no trabalho.

TENHA ORGULHO DO QUE FAZ

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003 VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAO IMPORTANTE NO PROCESSO ? MOTIVAO

? O QUE ????
? ? ? ? No algo que devemos buscar externamente, fora de ns. Estar motivado um exerccio dirio. testar e reformular os nossos planos, idias, metas, nos conhecer melhor... sair em busca do que nos impulsiona.

O SER HUMANO S CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL.

? COMO FAZER ?
? ? Estabelea desafios; Supere-se.

? DICA
Mamangava (na concluso).

SENSO DE DISCIPLINA CONSCIENTE

O sucesso conseqncia do nosso comprometimento

? COMO FAZER ?
? ? ? ? Treinamento, repetio, insistncia, persistncia; Critica construtiva; Seja claro e objetivo na comunicao e nos procedimentos; COMPROMETIMENTO com o servio, com os companheiros e consigo mesmo.

? DICAS IMPORTANTES
? ? ? ? ? Tornar um hbito; Elogiar sempre; Acompanhar o processo criticando se necessrio; Mudar a maneira de falar e encarar a vida, isto , agir proativamente. Ex: ao invs de dizer: A qualidade no vai dar certa. Diga: Vamos tentar, ns temos condies de alcanar a qualidade; Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seo / cumprimentar / seu nome. Por exemplo: 1 Seo, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...

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? BENEFCIOS
? ? ? ? Reduo das necessidades de controles; Consolidao do trabalho em equipe; Desenvolvimento pessoal; Conscientizao das responsabilidades de cada um.

? MODELOS
? ? Coloque no mural o nome dos superiores hierrquicos de sua organizao (de forma visvel para consultar quando necessrio - anexo pasta Ordenao); Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenao).

SE FIZERMOS SEMPRE AS MESMAS COISAS OBTEREMOS SEMPRE OS MESMOS RESULTADOS

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VOC PRATICA O 5S ?
? Leia, reflita e responda: com que freqncia pratica? Use os seguintes critrios:
? ? ? ? QUASE NUNCA S VEZES QUASE SEMPRE SEMPRE (1) (2) (3) (4)

? Confira os resultados no final

01 Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critrio de priorizao 02 Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado 03 Estou consciente dos hbitos pessoais que gostaria de mudar 04 Anoto todas boas idias que tenho 05 Mantenho somente coisas necessrias no meu local de trabalho 06 Pratico hbitos saudveis para manter minha sade fsica e mental 07 Sou um indivduo paciente e persistente em tudo que fao 08 Gosto de trabalhar em equipe 09 Sou bom ouvinte 10 Mantenho minha mesa limpa e organizada 11 Sou capaz de perdoar um erro 12 Critico em particular e elogio publicamente 13 Coloco-me no lugar do outro 14 Sou, enfim, um criador de qualidade de vida TOTAL

( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( (

) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) )

? AVALIAO
? ? ? ? Acima de 50 pontos: Voc pode melhorar sozinho, pois um agente consciente da prpria histria. Entre 40 e 50 pontos: Voc est no caminho certo, mas pode melhorar. Entre 30 e 40 pontos: Voc precisa se esforar um pouco mais. Abaixo de 30 pontos: Voc precisa de um 5S radical.

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? CONCLUSO

Somente quando os integrantes se sentirem orgulhosos por terem construdo um local de trabalho digno e se dispuserem a melhor-lo continuamente ter-se- compreendido a verdadeira essncia dos 5S.

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MAMANGAVA

Foi estabelecido cientificamente que a mamangava no pode voar. Sua cabea grande demais e suas asas pequenas demais para sustentar o corpo. Segundo as leis da aerodinmica, simplesmente no pode voar. Mas ningum disse isso mamangava. E assim, ela voa...

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Continuao do Guia Prtico do Programa 5S do 2 CTA 2003 ? BIBLIOGRAFIA

BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13a ed. Rio de Janeiro, RJ: Record, 1993.

CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG: Fundao Cristiano Ottoni, 1994.

ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal . Traduo Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998.

OSADA, Takashi. Housekeeping, 5Ss: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. So Paulo, SP: Instituto IMAN, 1992.

Por Dentro dos 5S . 4o RCC.

Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998

Programa 5S . Estado-Maior do Exrcito, 1996.

Programa 5S . Hospital Geral de Porto Alegre, 1998.

Programa 5S . Policlnica Militar de Porto Alegre, 1998

RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantao Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da Qualidade, 1994.

SILVA, Joo Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3 Ed. Belo Horizonte, MG: Fundao Cristiano Ottoni, 1994.

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