Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Gesto Arquivstica de Documentos Eletrnicos

Claudia Lacombe Rocha Mrcia Helena de Carvalho Ramos Margareth da Silva Rosely Cury Rondinelli Reviso por Alba Gisele Gouget

Rio de Janeiro 2004

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SUMRIO

Introduo ..............................................................................................3 Conceitos bsicos ....................................................................................3 Gesto arquivstica de documentos eletrnicos ............................................5 Requisitos funcionais................................................................................8

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Introduo
Este texto tem por objetivo sistematizar conceitos e estratgias relativos gesto arquivstica de documentos eletrnicos para subsidiar os trabalhos da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE). Nosso desafio propor instrumentos diretrizes, normas e padres que assegurem a produo e a manuteno de documentos confiveis no ambiente eletrnico. Atualmente, as organizaes pblicas e privadas e os cidados esto transformando ou produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital: textos, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras, material grfico, pginas da web etc. O incio do sculo XXI j apresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivstico digital como um meio para registrar as funes e as atividades de indivduos, instituies e governos. A informao em formato digital, porm, extremamente suscetvel a intervenes no autorizadas (perda, adulterao e destruio), degradao fsica e obsolescncia tecnolgica (hardware, software e formatos), o que compromete sua qualidade e integridade. necessrio, portanto, que os arquivos facilitem o estabelecimento de polticas, procedimentos e prticas para assistir s organizaes e apoi-las a criarem e manterem documentos fidedignos, autnticos, acessveis e preservveis.1

Conceitos bsicos
Adotaram-se como ponto de partida algumas definies a respeito de documento arquivstico, documento arquivstico eletrnico, fidedignidade e autenticidade, que so essenciais para o estabelecimento de diretrizes, padres e normas que devem nortear a gesto arquivstica de documentos eletrnicos.

1. Documento de arquivo Informao registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos so: Suporte: base fsica do documento; Forma: textual, iconogrfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatrio, logomarca, selo, carimbo e outros; Anotaes: urgente, arquive-se, ciente e outros;
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Cf. MCDONALD, John. Archives and current records: towards a set of guiding principles, 2000. Disponvel em: http://www.ica.org/biblio/principles_eng.htmlICA/CER

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Contexto jurdico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional etc. relativos instituio criadora do documento. Contexto documentrio: regras de workflow, cdigo de classificao, temporalidade, assunto e outros.

2. Documento eletrnico Documento em meio eletrnico, com um formato digital, processado por computador.

3. Documento arquivstico eletrnico Documento arquivstico processado por um computador. No caso dos documentos eletrnicos, alm dos elementos citados acima, apresentam-se tambm: Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros. Anotaes: data, hora e local da transmisso; indicao de anexos e outros. Contexto: contexto tecnolgico (hardware e software).

Segundo Luciana Duranti, o documento de arquivo gerado no curso de uma atividade prtica e serve como fonte de prova da ao que o gerou, sendo que o valor desta fonte depende da fidedignidade e autenticidade do documento.2 Os conceitos de fidedignidade e autenticidade de documentos foram definidos por Heather MacNeil, da Universidade de British Columbia, como: 1. Fidedignidade Capacidade de um documento arquivstico sustentar os fatos que atesta.3 Refere-se autoridade e confiabilidade de um documento. Est relacionada ao momento da produo do documento. 2. Autenticidade Capacidade de um documento arquivstico ser o que diz ser. Refere-se fidedignidade ao longo do tempo.4 Est relacionada com a forma de transmisso e as estratgias de preservao e custdia.

Apud RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002, p. 64.
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Idem. Ibidem, p. 66.

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Gesto arquivstica de documentos eletrnicos

O documento de arquivo se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informao est registrada num suporte que pode ser conservado por centenas ou at milhares de anos. No ambiente eletrnico, porm, os documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer vestgio, sendo instveis e extremamente vulnerveis interveno humana e obsolescncia tecnolgica.5 Os documentos eletrnicos, gerados no curso das atividades de organizaes e pessoas, constituem um problema arquivstico e no apenas tecnolgico, que diz respeito ao registro da informao. Se esse registro pode ser apagado ou modificado sem deixar trao, ou mesmo se tornar incompreensvel em funo da obsolescncia tecnolgica, a primeira questo a ser enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos confiveis, isto , como garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos documentos eletrnicos. Segundo Rosely Rondinelli, apesar de algumas variaes de concepes tericas,

A comunidade arquivstica internacional reconhece o sistema de gerenciamento arquivstico de documentos como um instrumento capaz de garantir a criao e a manuteno de documentos eletrnicos confiveis ou, segundo a diplomtica arquivstica contempornea preconizada por Duranti, de documentos eletrnicos fidedignos e autnticos.6

O conceito de gesto de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos, a partir da dcada de 1950, como forma de racionalizar a produo documental e facilitar o seu acesso.7 Uma das principais conseqncias da introduo deste conceito foi a elaborao da teoria das trs idades, ou ciclo vital, isto , os documentos de arquivo tm uma idade ou fase, de acordo com as necessidades do rgo que o produziu. Documentos correntes: so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados, mas so objeto de consultas freqentes; eles podem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade rgo produtor; Documentos intermedirios: so aqueles que no so mais de uso corrente, mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser

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Ibidem, p. 51. Ibidem, p. 64.

Cf. DUCHEIN, Michel. Seminrio sobre arquivstica contempornea. Arquivo Nacional, 1982, p. 6-7. Texto datilografado.

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recolhidos a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do rgo produtor e da instituio arquivstica. Documentos permanentes: so aqueles de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.

Pode-se afirmar que a teoria das trs idades trouxe como inovao a noo do documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento de uma certa atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de prova e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente a pessoal, oramento, material, entre outras. No Brasil, a Lei Nacional de Arquivos, de 1991, definiu gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A lei reconheceu que as atividades relativas documentao das fases corrente e intermediria, realizadas pelas entidades produtoras com acompanhamento das instituies arquivsticas, so distintas das atividades da fase permanente, realizadas pelas instituies arquivsticas. Reconheceu tambm a necessidade da participao das instituies arquivsticas desde o incio do processo de produo documental a fim subsidiar os produtores de documentos com informaes que facilitem o exerccio das suas atividades. Alm disso, a lei reconheceu, no art. 8, o conceito de ciclo vital, importante para a definio do valor dos documentos e da responsabilidade pela sua guarda, incluindo sua organizao, conservao e condies de acesso e uso. Os conceitos de gesto de documentos e de ciclo vital, ao serem incorporados na legislao, subsidiaram e possibilitaram a elaborao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade das atividades-meio da administrao pblica federal. Esses instrumentos so fundamentais para implementar a gesto de documentos, pois permitem uma produo controlada, formas de recuperao da informao arquivstica e o estabelecimento de prazos de reteno, que racionalizam a massa documental acumulada. A experincia nacional e internacional vem demonstrando que to importante quanto criar documentos, saber gerenci-los. A informao arquivstica, organizada e acessvel, serve de base para que a prpria administrao possa tomar decises, que dizem respeito a todos os cidados, e com isso tornar o processo decisrio verdadeiramente democrtico. As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para garantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange todas as operaes referentes produo (definio de suportes, estrutura do 6/9

documento, incluindo cdigo de classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (consulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e destinao) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). Neste sentido, todas as operaes e procedimentos das fases corrente e intermediria tm por objetivo permitir o acesso e o uso dos documentos. O desempenho desse conjunto de atividades precisa ser o mais completo possvel, pois a ausncia de um dos componentes pode comprometer todo o processo. Como a gesto de documentos incorpora duas fases, corrente e intermediria, sua efetivao s pode ser alcanada dentro de um sistema que possa acompanhar e controlar todas essas atividades. Alm disso, o sistema deve incorporar ferramentas e mecanismos para implementar a preservao a longo prazo dos documentos arquivsticos intermedirios e permanentes. No mbito das organizaes pblicas e privadas, os documentos eletrnicos tornaram mais urgente a gesto arquivstica de documentos, que inclui tanto os documentos tradicionais como os produzidos em meio eletrnico. A gesto arquivstica de documentos eletrnicos no difere essencialmente da gesto arquivstica de documentos em papel, mas a manuteno dos documentos eletrnicos mais dependente de um bom sistema de gesto arquivstica de documentos. Alm disso, a produo eletrnica de documentos introduz tambm os sistemas eletrnicos de gerenciamento de documentos. A fim de garantir a produo de documentos de arquivo, fidedignos, autnticos e preservveis, fundamental que estes sistemas incorporem o conceito arquivstico e todos os seus requisitos necessrios.8 Com relao ao termo gesto de documentos h um problema conceitual que necessrio esclarecer. A Lei Nacional de Arquivos estabeleceu o conceito de gesto de documentos, compreendendo todos os procedimentos e operaes tcnicas das fases corrente e intermediria, isto , desde a produo at a destinao final, que nesse texto estamos denominando gesto arquivstica dos documentos para diferenciar de outros sistemas de documentos que usam o termo gesto. Um exemplo dessa situao ocorre na rea de informtica, que passou a utilizar o termo gesto de documentos para alguns procedimentos de recuperao da informao do material digitalizado, implantao de protocolos informatizados e/ou para controle do armazenamento, no incorporando o conceito de original para produo de documentos9, cdigo de classificao de assunto, tabela de temporalidade, avaliao e destinao. Assim, uma ferramenta de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) no necessariamente atende a todos os requisitos arquivsticos e jurdicos, aproximando-se, na maioria das vezes, de uma aplicao de gesto de documentos e no de um sistema de gesto arquivstica de documentos.
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Cf. MCDONALD, John, op. cit.

Cf. SANTOS, Vanderlei. Gesto de documentos eletrnicos. Braslia: ABARQ, 2002, p. 18.

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Resumiremos aqui as principais diferenas entre Sistema de Informao, Sistema de Gesto de Documentos e Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos, conforme definidos pelo programa SIADE Sistemas de Informao de Arquivo e Documentos Eletrnicos de Portugal e pela CTDE. Sistema de Informao armazena e fornece acesso informao, diz respeito aquisio de conhecimento. Tem como objetivo a aquisio e gesto de informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de uma organizao. Sistema de Gesto de Documentos apia a utilizao de documentos para a atividade em curso. Inclui indexao de documentos, gesto de armazenamento, controle de verses, integrao direta com outras aplicaes e ferramentas para recuperao dos documentos, como por exemplo as ferramentas de GED. Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a eficcia na produo, tramitao, uso, avaliao e destinao (eliminao ou guarda permanente) de documentos arquivsticos correntes e intermedirios de uma organizao. Inclui cdigo de classificao de assuntos, controle sobre a modificao dos documentos de arquivo, controle sobre os prazos de guarda e eliminao e fornece um repositrio protegido para os documentos de arquivo que sejam significativos para a organizao.

Requisitos funcionais
Os requisitos funcionais estabelecem um conjunto de condies a serem cumpridas pela instituio produtora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua fidedignidade e autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada instituio. Assim, para implementar programas de gesto arquivstica de documentos, necessria a elaborao dos requisitos, que possibilitaro s instituies pblicas e privadas produzir e manter documentos de arquivo fidedignos e autnticos, alm de reconhecer documentos arquivsticos em sistemas eletrnicos de informao. Com base nos requisitos possvel estabelecer os metadados que fornecero informaes sobre o contexto jurdico-administrativo, documental e tecnolgico em que os documentos foram criados, bem como informaes sobre seu contedo, tramitao etc. As iniciativas internacionais tm promovido a sistematizao e descrio dos requisitos funcionais para orientar o desenvolvimento de sistemas eletrnicos de gesto arquivstica. Como, por exemplo, o Modelo de Requisitos Funcionais (MoReq) da Unio Europia e a norma do Departamento de Defesa (DoD), que est sendo assumida pelo Arquivo Nacional dos EUA para toda a administrao pblica federal.

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Um modelo de requisitos funcionais deve considerar as seguintes diretrizes para garantir a produo e a manuteno de documentos arquivsticos tradicionais e eletrnicos, autnticos e fidedignos: produo de documentos essenciais administrao da organizao: evitar duplicao e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de arquivo; o documento deve ser completo, isto , deve conter elementos suficientes que assegurem sua capacidade de sustentar os fatos que atesta: data, hora e lugar da produo, da transmisso e do recebimento; assinatura; nome do autor, do destinatrio e do redator; assunto, cdigo de classificao etc; controle sobre procedimentos de produo: os procedimentos de criao devem ser rigorosos, detalhados e rotineiros a fim de garantir a sua fidedignidade. Os sistemas eletrnicos de gerenciamento arquivstico devem ser idneos, prevendo: a limitao de acesso tecnologia por meio da criao de privilgios de acesso (senha, cartes); a definio de regras de workflow atravs da integrao dos procedimentos administrativos e documentrios e o estabelecimento de uma trilha de auditoria que registre todas as intervenes feitas no documento.10 mtodos que garantam a no adulterao dos documentos: mecanismos que garantam a segurana da transmisso, incluindo a capacidade do sistema eletrnico identificar o original; mecanismos de preservao (reproduo e migrao) e de verificao da provenincia. necessrio que os arquivos facilitem o estabelecimento de programas de gesto arquivstica de documentos e articulem a definio de requisitos funcionais, que devem se tornar padres ou normas, de forma a garantir que sejam incorporados aos sistemas eletrnicos de gesto arquivstica. Frente aos desafios apresentados pelos documentos digitais quanto produo, ao acesso contnuo e preservao de longo prazo, preciso colocar em prtica essas diretrizes, pois do contrrio corre-se o risco de perdermos a memria registrada do nosso pas.

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Cf. RONDINELLI, Rosely C., op. cit., p. 64-66.

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