SIO/ESTA - Plano de Preservação Digital (PPD) - CRIA

Centro de Recuperação e Integração de
CRIA
Abrantes
Plano de Preservação Digital

CRIA - Centro de Recuperação e Integração de Abrantes
AUTORES
13286 - Natércia Oliveira
13291 - Tânia Pita
13310 - Mário Mineiro
2010
ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA DE ABRANTES
INSTITUTO POLITÉCNICO DE TOMAR
Tecnologias de Informação e Comunicação
Plano de Preservação Digital

CRIA – Centro de Recuperação e Integração de Abrantes
AUTORES
13286 - Natércia Oliveira 13291 - Tânia Pita 13310 - Mário Mineiro
natercialuzia@hotmail.com tania.m.pitta@gmail.com mineiro.mario@gmail.com
DOCENTES
Francisco Lopes – ESTA/IPT
Joaquim Pombo - ESTA/IPT
CO-ORIENTADOR
Dra Vanda Grácio– Directora Executiva/CRIA
SUMÁRIO
O Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação e Integração de Abrantes (CRIA) é um
documento onde se faz o diagnóstico dos Sistemas de Informação (SI) electrónicos utilizados por
diversas áreas orgânico-funcionais e de resposta social da instituição e os Objectos Digitais (OD)
produzidos pelos mesmos SI e a onde se apontam medidas concretas e recomendações com vista à
preservação a médio/longo prazo desses sistemas, seja por razões administrativas, seja por razões
históricas
2010
PPD – Plano de Preservação Digital
Agradecimentos
Agradecemos o apoio das diversas pessoas do

CRIA que forneceram as imprescindíveis informações
para o levantamento de requisitos deste trabalho.
Agradecemos ainda colaboração e orientações do Dr.
Mário Sant'Ana, do Dr. Luís Corujo e da Dra. Clara
Carvalho da Direcção-Geral de Arquivos e também aos
professores Francisco Lopes e Joaquim Pombo, e ainda
aos nossos colegas e amigos que de diferentes
maneiras contribuíram para a conclusão deste
trabalho.
A todos o nosso sincero obrigado!
Sistemas de Informação nas Organizações III

RESUMO
As Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) estão cada vez mais presentes na

sociedade actual. Associado a isso, a proliferação de documentos digitais nos meios mediados
pelas novas tecnologias cresce rapidamente. No entanto, a contínua evolução desses meios
pode tornar a informação rapidamente obsoleta. Assim, para que ela seja sempre acessível,
torna-se necessário preservar não apenas o suporte, mas criar condições para que o hardware
e o software garantam o acesso ao suporte e respectivos documentos, a fim de que as
informações produzidas hoje possam ser acedidas futuramente, visto que são frutos da
produção social, cultural e científica da humanidade.
Este documento foi elaborado no âmbito da disciplina de Sistemas de Informação nas

Organizações, e reúne diversa informação coligida (identificada pelos respectivos autores
e/ou fontes) de forma a contextualizar as práticas de preservação digital e respectivo Plano de
Preservação Digital, e a onde se aborda o estado da arte da preservação de objectos digitais na
perspectiva da sua preservação de longo prazo. São enunciadas as práticas e as diversas
estratégias tidas actualmente como as mais adequadas para se obviar à fragilidade física dos
suportes e à vulnerabilidade do meio digital, assim como a perdas inerentes à preservação de
recursos nos mais diversos meios e formatos. Assim, este documento está dividido em duas
partes principais: a primeira refere o estado da arte e exposição teórica da Preservação Digital
e a segunda parte descreve o Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação e
Integração de Abrantes (PPD/CRIA) e respectivos anexos e ainda também como anexo o
protótipo de Regulamento de Conservação Arquivística do CRIA.
Palavras-chave:
Preservação Digital, Plano de Preservação Digital, PPD, Estratégias de preservação,
Documentos de Arquivo Electrónico, DAE
Sistemas de Informação nas Organizações IV

ÍNDICE
PARTE I
Introdução .......................................................................................................................................... 9
Preservação digital ....................................................................................................................... 10

Estado da Arte .......................................................................................................................................... 11
Documentos digitais .......................................................................................................................... 12
Âmbito da Preservação Digital ........................................................................................................... 13
O ciclo de vida do documento ............................................................................................................. 13
Estado da Situação .................................................................................................................................. 14
A Europa e a Preservação Digital.................................................................................................. 15
RODA – Repositório de Objectos Digitais Autênticos ........................................................... 15
Estratégias de Preservação Digital ................................................................................................... 16
Os Metadados ....................................................................................................................................... 19
Formatos de preservação ................................................................................................................ 19
Considerações ...................................................................................................................................... 23
Transferência de Suporte ................................................................................................................ 24
Técnicas de Preservação Digital ................................................................................................... 25
Tipos de Suportes de Armazenamento ........................................................................................... 27
Conclusão ......................................................................................................................................... 29
Bibliografia ...................................................................................................................................... 30
Sistemas de Informação nas Organizações V

PARTE II
Plano de Preservação Digital ....................................................................................................... 1

1. Introdução................................................................................................................................. 1
1.1. Objectivo ......................................................................................................................................... 1
1.2. Âmbito .............................................................................................................................................. 1
1.3. Valores ............................................................................................................................................. 2
2. Caracterização Geral do CRIA ............................................................................................. 3
2.1. Missão do CRIA ............................................................................................................................. 4
2.2. Organização do CRIA .................................................................................................................. 4
3. Metodologia de Trabalho ..................................................................................................... 5
3.1. Fase 1: Levantamento de requisitos ..................................................................................... 5
3.1.1. Requisitos .................................................................................................................................. 5
3.2. Fase 2: Levantamento e Identificação dos SI .................................................................... 6
3.2.1. Sistemas de Informação do CRIA: .................................................................................... 7
3.3. Fase 3: Caracterização e Avaliação arquivística dos SI ................................................. 7
3.4. Fase 4: Caracterização tecnológica e Avaliação dos SI .................................................. 8
3.5. Fase 5: Planeamento da estratégia de preservação ....................................................... 8
3.5.1. Procedimentos Práticos ....................................................................................................... 8
3.5.2. Estratégias de Preservação ................................................................................................. 9
3.5.3. Armazenamento e Cópias de Segurança..................................................................... 13
3.5.4. Segurança ............................................................................................................................... 13
3.5.5. Implementação do PPD ..................................................................................................... 14
3.5.6. Recomendações gerais ...................................................................................................... 16
4. Considerações Finais .......................................................................................................... 17
5. Anexos ..................................................................................................................................... 18
5.1. Anexo 1 – Plano de Classificação Documental do CRIA ............................................. 19
5.2. Anexo 2 – Regulamento de Conservação Arquivística ............................................... 26
5.2.1. Apêndice I – Tabela de Selecção (Protótipo) ............................................................ 29
5.2.2. Apêndice II – Auto de Entrega e Guia de remessa .................................................. 36
5.2.3. Apêndice III ............................................................................................................................ 38
5.3. Anexo 3 - Tabela de Selecção (Conservação Objectos Digitais) .............................. 39
5.4. Anexo 4 - Folha de Levantamento de Documentos Digitais ..................................... 46
5.5. Anexo 5 – Glossário .................................................................................................................. 58
Sistemas de Informação nas Organizações VI

ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES
Esquema 1 - Ciclo de Vida de um Documento ................................................................................... 14

Esquema 2 - Grupos de Estratégias de Preservação Digital (adaptado) ................................ 18
Esquema 3 - Organograma CRIA (Jun2010) ......................................................................................... 4
Figura 1 - Abstracto sobre documentos digitais (Fonte: Google Imagens 2010) ................ 10
Figura 2 - Abstracto de tecnologia analógica (fonte: Google Imagens) ................................... 20
Figura 3 - Abstracto Formatos de Ficheiros ...................................................................................... 22
Figura 4 - Transferência de Suporte ..................................................................................................... 24
Tabela 1- Classificação de formatos de arquivo pelo conteúdo ................................................. 22

Tabela 2- Vantagens e Desvantagens das estratégias de Preservação .................................... 25
Tabela 3 - estratégias de preservação no fluxo dos OD .................................................................... 9
Tabela 4 - Relevância dos requisitos de preservação dos Documentos ................................. 10
Sistemas de Informação nas Organizações VII

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

AdmSI Administração de Sistemas de Software
CENL Conference of European National Libraries
CIFS/SMB Server Message Block/Common Internet File System
CRIA Centro de Recuperação e Integração de Abrantes
DAE Documentos de Arquivo Electrónico
DGARQ Direcção-Geral de Arquivo
MIT Michigan Institute of Technology
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Record
NEDLIB Networked European Deposit Library
NFS Network File System
OASIS Open Archival Information System
OCLC Online Computer Library Center
OD Objectos Digitais
PCD Plano de Classificação Digital
PPD Plano de Preservação Digital
RODA Repositório de Objectos Digitais Autênticos
SI Sistemas de Informação
TI Tecnologias de Informação
TIC Tecnologias de Informação e Comunicação
Sistemas de Informação nas Organizações VIII

INTRODUÇÃO
O presente documento pretende explicar o que é a preservação digital, e visa dar
também uma linha de orientação e algumas recomendações para o Centro de Recuperação e
Integração de Abrantes, para que produza e dependa, em maior ou menor percentagem, de
informação criada e mantida electronicamente. Essa orientação servirá para que a
organização em causa possa tomar medidas que possam garantir as condições materiais
mínimas para preservar informação digital, durante o período pelo qual a organização dela
necessite.
A invenção da escrita incutiu no homem a preocupação pela preservação dos artefactos
que resultam de processos intelectuais e criativos do ser humano. A preservação desses
artefactos permite que gerações futuras possam compreender e contextualizar a história e a
cultura dos seus povos. Os museus, as bibliotecas e os arquivos assumem neste contexto um
papel determinante, responsabilizando-se pela preservação e longevidade desses artefactos.
Actualmente a maioria da produção intelectual é realizada com o auxílio de ferramentas
digitais. A facilidade com que o material digital pode ser criado e disseminado através das
redes de comunicação e a qualidade dos resultados obtidos são factores determinantes para a
adopção deste tipo de ferramentas.
Contudo, o material digital trás um problema estrutural que coloca em risco a sua
longevidade. Embora um documento digital possa ser copiado infinitas vezes sem qualquer
perda de qualidade, este exige a presença de um contexto tecnológico para que possa ser
consumido de forma inteligível por um ser humano. Esta dependência tecnológica torna-o
vulnerável à rápida obsolescência a que geralmente a tecnologia está sujeita.
A obsolescência tecnológica não se manifesta somente ao nível dos suportes físicos. No
domínio digital, todo o tipo de material tem obrigatoriamente de respeitar as regras de um
determinado formato. Isto permite que as aplicações de software sejam capazes de abrir e
interpretar adequadamente informação armazenada. À medida que o software vai evoluindo,
também os formatos por ele produzidos vão sofrendo alterações.
É bastante comum encontrar aplicações de software capazes de carregar os ficheiros
produzidos por versões anteriores dessa mesma aplicação. No entanto, essa capacidade
raramente vai além das duas versões precedentes.
Compreende-se assim que actualmente seja urgente a implementação de técnicas com o
intuito de garantir a perenidade e a acessibilidade á informação digital, já que cada vez mais
as organizações utilizam e dependem da informação digital que produzem.
Denomina-se então por preservação digital o conjunto de actividades ou processos
responsáveis por garantir o acesso continuado a longo prazo à informação e restante
património cultural existente em formatos digitais.
A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital
permanece acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser
interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no
momento da sua criação.
Ao longo dos últimos anos, foram criados muitos projectos e iniciativas que
contribuíram para a construção da base de conhecimento que actualmente suporta o domínio
científico da preservação digital. Desses projectos resultaram ideias, conceitos e estratégias
que conduziram ao reconhecimento universal do problema e à elaboração de possíveis
soluções.
Sistemas de Informação nas Organizações IX

PRESERVAÇÃO DIGITAL
A preservação digital segundo Thomaz e Soares (2004 Task Force on Archiving of Digital
Information, 1996), preservação digital é a capacidade de manter a integridade e a
acessibilidade da informação digital por longo prazo.
Esta preservação da integridade e acessibilidade não se limita, apenas, a proteger a
informação digital contra o acesso não autorizado, mas, também, contra o uso inadequado
resultante da má interpretação ou má representação da informação por parte dos sistemas
computacionais.
No ambiente digital, encontra-se o termo preservação a longo prazo. Entende-se neste
contexto, como longo prazo, o espaço de tempo determinado pelo acesso continuado aos
recursos digitais ou à informação neles contidos por período indeterminado.
Saramago (2004) entende que em ambiente digital, os recursos sofrem transformações
cujos resultados nem sempre são fáceis de controlar. Por este motivo deve ser criado um
histórico da mudança ao longo do tempo. Assim, compreende-se que preservação digital a
longo prazo possa ser definida como aquela que tem por objectivo principal garantir que a
autenticidade e integridade de documentos sejam recompostas.
Actualmente, o software, o hardware e os suportes de armazenamento onde está
reunido o conteúdo dos arquivos em geral, são constantemente substituídos por novas
gerações que, no final, se tornam incompatíveis com suas predecessoras.
Ao definir documento digital, Innarelli (2006) explica que é a informação registada,
armazenada fisicamente em suportes digitais através de bits que podem ser visualizadas com
o auxílio de microcomputadores e softwares específicos.
Actualmente a sociedade de informação facilita a criação de uma quantidade de dados
informações e documentos imensa, o mesmo acontece com a perda dessas informações, pois a
humanidade ainda não tem prática e nem experiência para a memória electrónica/digital. Isso
é apontado por Innarelli (2006): “a humanidade já está perdendo documentos digitais, pois as
médias digitais como disquetes, CD’s, fitas DAT, entre outros, estão sendo consumidas pelo
tempo e pela obsolescência [...].”
A preocupação pela preservação dos documentos digitais também é relatada por
Rondinelli (2002), que considera os documentos electrónicos constantemente ameaçados
pela fragilidade do suporte e pela obsolescência tecnológica.
Nesse cenário, as todas as organizações são responsáveis por manter os documentos
acessíveis a todos os que possam interessar.
Figura 1 - Abstracto sobre documentos digitais (Fonte: Google Imagens 2010)
Sistemas de Informação nas Organizações X

ESTADO DA ARTE
As Tecnologias de Informação (TI) são, actualmente, o principal suporte para a produção
e armazenamento de informação. A tecnologia é cada vez mais utilizada pelas organizações,
facto que tende a aumentar. Informação de diversos tipos, seja ela de apoio à decisão,
operacional, comprovativa, ou qualquer outra, é produzida e mantida electronicamente
dependendo de um sistema intermediário composto pelo software e hardware que
contribuíram para a sua criação e, naturalmente, indispensáveis para recuperar e utilizar essa
informação.
Contudo é impossível ter acesso a recursos digitais sem assegurar a existência de
sistemas de hardware e software compatíveis pois ao contrário do documento impresso, o
documento electrónico para ser lido necessita de apoio tecnológico.
A combinação destes factores torna impossível a sobrevivência dos recursos digitais
sem uma atenção constante. Um texto digital não pode ser deixado ao abandono durante anos
e voltar a ser lido sem intervenção humana.
Todas as variáveis devem ser equacionadas face à mudança tecnológica:

 A rapidez da mudança é uma característica das tecnologias da informação digital.
Esta rapidez significa que todos os passos dados na busca da estabilidade e
permanência estão também em risco de se tornarem obsoletos, até mesmo antes
de serem adoptados.
 Os regimes de propriedade intelectual encorajam privatizações de vários tipos,
incluindo a restrição do acesso à informação, p. ex., através da criação de
sistemas proprietários que permitem encriptar e esconder a informação a
utilizadores que não estão autorizados a aceder ao sistema, até que a informação
perca o seu valor comercial.
 A quantidade de trabalho criado na forma digital ameaça ultrapassar as nossas
práticas tradicionais de gestão.
 O conjunto dos factores já apresentados ameaça atingir custos de gestão
imprevisíveis.
 Finalmente, a efemeridade da natureza dos meios de armazenamento e
transmissão impõe a maior urgência na tomada de medidas
Contra esta lista de tendências impõe-se uma enorme expectativa. Existem padrões
comportamentais no que diz respeito à preservação, permanência, e difusão. Estes valores
emergem com grande vitalidade perante os riscos envolvidos na instabilidade do ambiente
digital.
Face aos novos desafios colocados pela Internet que, de igual modo, facilitam os acessos
e os contactos entre instituições congéneres, é fundamental ou mesmo condição de
sobrevivência pensar em termos de cooperação entre arquivos, bibliotecas, museus, grandes
editores, produtores de informação em geral, criadores de software, etc. Os altos custos a
ultrapassar, por um lado, e a distribuição generalizada dos recursos em redes, por outro,
facilitam a emergência de parcerias.
Para fazer face aos elevados custos da preservação deve, portanto, pré-existir discussão
e consenso ao mais alto nível das instituições que pretendam levar a cabo a criação de
repositórios digitais. Entenda-se aqui por repositórios digitais, arquivos digitais que
decidiram manter e preservar os próprios recursos acessíveis ou não a utilizadores externos.
Sistemas de Informação nas Organizações XI

No entanto a rápida taxa de obsolescência tecnológica, inerente à indústria informática,

levanta problemas críticos de preservação de informação operacionalmente indispensável à
organização. Por isso a tarefa de preservação digital está longe de ser simples ou isenta de
custos. A experiência constatada no terreno, pela DGARQ, identificou cenários prevalecentes
em que a informação é produzida com carácter de utilização imediata sem serem
consideradas necessidades operacionais sobre essa mesma informação a médio ou longo
prazo. O resultado desta atitude resulta na perda, muitas vezes irreversível, de informação
com consequências mais ou menos dramáticas para a instituição que a perdeu (Barbedo,
Corujo, & Sant’Ana, 2010)
DOCUMENTOS DIGITAIS
Documento é originário do termo latino documentum, derivado de docere, que tem o
significado de ensinar. O termo evoluiu para o significado de prova e no início do século XXI,
para o sentido moderno de testemunho histórico.
Actualmente, com o desenvolvimento da internet, temos o documento digital e o
digitalizado.
Pode dizer-se que a diferença entre o documento digital e o digitalizado, é que o
primeiro é produzido, gerado, criado no ambiente digital, enquanto o segundo é uma cópia
digital de um documento original existente em outro suporte.
A natureza dos documentos digitais está a permitir uma vasta produção e disseminação
de informação no mundo moderno. É um facto que na era da informação digital se está a dar
muita ênfase à criação e/ou aquisição de material digital, em vez de manter a preservação e o
acesso a longo prazo aos acervos electrónicos existentes.
Associado ao conceito de documento digital surge o de Objecto Digital (OD) é aquele que
foi criado em computador, podendo ser original ou uma versão depois de ter sido convertido
(ou digitalizado). O OD é a componente física do Documento de Arquivo Electrónico (DAE) ou
do Sistema de Informação (SI), normalmente equivalente a ficheiros. O DAE é a entidade
lógica que possui conteúdo, contexto e estrutura de forma a ter um significado específico. Um
sistema de informação é uma estrutura aplicacional especializada na contenção e gestão de
dados e/ou informação. (Barbedo, Corujo, & Sant’Ana, 2010)
CARACTERÍSTICAS
Os documentos digitais têm como características básicas:
 A virtualidade, derivada do facto do documento não ser directamente legível pelo
utilizador sem recorrer a uma estrutura intermediária que permita a sua
descodificação e apreensão do seu conteúdo;
 Serem compostos por um conjunto de caracteres codificados e que são interpretados
mediante a utilização da máquina;
 A informação encontra-se desvinculada do seu suporte, constatando-se a ausência de
uma fixação definitiva do conteúdo e estrutura do documento;
 Só serão válidos se lhes forem associados, a informação sobre o sistema que os
produziu e o seu contexto funcional;
 A necessidade de atribuir-lhes elementos que permitam a sua contextualização
funcional e orgânica dentro do fluxo documental.
Todo o documento digital possibilita o acesso, recuperação da informação e a criação de
espécies documentais diversificadas e complexas em relação aos documentos tradicionais.
Sistemas de Informação nas Organizações XII

Estes documentos dividem-se em três grandes grupos:
 Documentos simples ou lineares: são aqueles que normalmente suportam

informação registada sob uma única forma – documentos textuais, gráficos e imagens;
 Documentos não lineares: são documentos que integram informação proveniente
de documentos de qualquer outro tipo. São disso exemplos os:
 Documentos de texto que contêm folhas de cálculo ou parcelas retiradas de bases
de dados;
 Documentos com apontadores para outros documentos localizados
remotamente;
 Documentos dinâmicos com ligação à localização original, para que, sempre que
são alterados na fonte essa alteração seja automaticamente reproduzida no
documento;
 Documentos com acções específicas pré-programadas que são executadas (sem
intervenção humana) quando abertos;
 Documentos hipertextos e multimédia que contêm ficheiros de som, texto e
imagem.
 Bases de dados: são um conjunto estruturado de informação que pode atingir
elevados graus de complexidade, mediante a utilização das suas capacidades
hierárquicas, relacionais, multimédia e de orientação para objectos.
Estes documentos tornam o seu manuseamento técnico e arquivístico complexo,

essencialmente volátil e flexível, devido às suas características intrínsecas e extrínsecas, não
sendo possível a sua transposição para qualquer outro formato além do digital.
Para uma correcta avaliação dos documentos digitais, deve-se ter em conta a existência
de diferentes tipos de documentos que exigem abordagens diferentes e específicas.
ÂMBITO DA PRESERVAÇÃO DIGITAL

Os Documentos de Arquivo Electrónicos (DAE) são objectos discretos legíveis de forma
equivalente aos seus similares em suporte papel, que são, neste caso, documentos obtidos
através de ferramentas de produtividade (MS Word, Excel, PowerPoint, CAD/CAM, etc.)
Os sistemas de informação podem conter ou gerir DAE. É o caso específico dos sistemas
de gestão documental que integram um sistema baseado em bases de dados destinado a gerir,
manipular e referenciar documentos produzidos e recebidos na organização. No contexto do
presente documento apenas se irá tratar documentos de arquivo electrónicos geridos por
sistemas específicos pelo que apenas serão referidos sistemas de informação (SI). (Barbedo,
Corujo, & Sant’Ana, 2010)
O CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO

Os documentos são produzidos, recebidos e mantidos a título probatório e informativo
por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução
das suas actividades. A gestão de documentos é composta por uma sequência de acções que
devem rentabilizar recursos e garantir a fiabilidade e o eficaz acesso aos documentos.
A produção, recepção e tramitação de documentos deve fazer-se através de várias
etapas, a que correspondem acções específicas, nomeadamente: registo e classificação (nos
Sistemas de Informação nas Organizações XIII

momentos da recepção e da produção) de documentos, constituição de processos,

encaminhamento, entre outros.
Tendo como referência o ciclo de vida dos documentos, na fase activa os documentos
produzidos e de valor probatório, são muito manipulados e consultados. Nesta fase os
documentos digitais são normalmente mantidos em suportes magnéticos, disco duro,
servidores ou em ambientes individuais de trabalho conectados em rede. Estes documentos
são recuperáveis com um grau de rapidez elevado.
Na fase intermédia ou semi-activa, os documentos são menos utilizados e a percentagem
de recuperação diminui substancialmente. Nesta fase os documentos digitais são transferidos
para suportes magnéticos ou ópticos, facilmente acessíveis.
Na fase inactiva os documentos são armazenados em locais especificamente concebidos
para esse fim, (com condições especiais de manutenção) em suporte magnético e óptico.
As fases anteriormente enunciadas servem para focar o problema da migração
documental. Este problema coloca-se, principalmente, nas duas últimas fases, em virtude do
elevado grau de desactualização dos suportes, formatos e aplicações informáticas. Neste caso
impõe-se a migração periódica para novos suportes e aplicações informáticas actualizadas
que preservem a sua estrutura inicial, autenticidade e legalidade.
Eliminação ou
Transferência Recepção ou
Arquivo Criação
Histórico
Selecção e
Registo
Avaliação
Integração
Preservação Classificação
Difusão Recuperação
Fase Inactiva Fase Semi-Activa Fase Activa

Esquema 1 - Ciclo de Vida de um Documento
ESTADO DA SITUAÇÃO
Entre tantas novidades, a contemporaneidade trouxe-nos o aparecimento do documento
digital. Nem todo o registo de informações que utiliza a electrónica para gravação e
reprodução faz uso da tecnologia digital, ou seja, nem todo o documento electrónico é digital,
como, por exemplo, os discos em vinil. De qualquer forma, os documentos digitais têm
assumido cada vez mais uma posição de destaque em vários aspectos da vida contemporânea:
é o caso da fotografia digital ou dos ficheiros de imagens gerados no processo de digitalização
de documentos em suporte papel. As disciplinas que utilizam documentos como matéria-
prima de trabalho não poderiam deixar de ser afectadas pela presença do documento digital.
É o caso da História, da Biblioteconomia e da Arquivologia, entre tantas outras.
Um dos problemas que se apresenta desde logo, em função da existência dos
documentos digitais é a sua preservação. Aqui cabe uma distinção entre os termos
Sistemas de Informação nas Organizações XIV
preservação, conservação e restauração. Segundo Muñoz Viñaz, o termo conservação pode ser
entendido num sentido restrito em oposição à ideia de restauração, ou seja, actividades para
manter o original ou, num sentido mais amplo, significando a soma dessa primeira ideia e
outras actividades possíveis relacionadas. O mesmo autor acredita que há uma confusão
terminológica:
O sentido do conceito de preservação que se emprega neste trabalho engloba as diversas
acções que devem ser feitas para assegurar a integridade e o acesso aos documentos pelo
maior prazo possível.
A EUROPA E A PRESERVAÇÃO DIGITAL

O NEDLIB1 (networked European deposit Library), é um projecto iniciado por um
comité permanente da Conference of European National Libraries (CENL) com financiamento
do Programa de Aplicação Telemática da Comissão Europeia. Oito bibliotecas nacionais na
Europa, um arquivo nacional, e as principais editoras fazem parte do projecto. A Biblioteca
Nacional dos Países Baixos lidera o projecto. O NEDLIB pretende desenvolver uma estrutura
arquitectónica comum e ferramentas básicas para construção de sistemas de repositório para
publicações digitais.
Porém seu principal objectivo é promover um melhor entendimento entre os pontos
fortes e fracos de diferentes estratégias de preservação a longo prazo.
RODA – REPOSITÓRIO DE OBJECTOS DIGITAIS AUTÊNTICOS (DGARQ/PORTUGAL)2

Observado o ainda incipiente desenvolvimento da tecnologia e do mercado de
preservação digital, entendeu a DGARQ assumir a tarefa de conceber, desenvolver e colocar
em exploração uma infra-estrutura capaz de assegurar a preservação a longo prazo de
documentos de arquivo electrónicos, viabilizando a utilização contínua daquelas fontes de
informação, com suficientes garantias de fiabilidade.
O RODA – Repositório de Objectos Digitais Autênticos – é resultado deste
empreendimento.
Trata-se de um repositório idêntico, no seu âmbito de acção genérico, a outros
repositórios de arquivo dependentes da DGARQ – recolher, tratar, conservar, divulgar e
facultar o acesso, nos termos da lei, ao património arquivístico. Distingue-se, naturalmente,
pela natureza específica dos objectos de informação sobre os quais actua – exclusivamente
objectos digitais. Distingue-se, ainda, por uma certa noção de transversalidade relativamente
à proveniência dos arquivos que aceita recolher, que nuclearmente congrega as competências
do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, do Centro Português de Fotografia e dos Arquivos
Distritais, no que especificamente respeita a objectos digitais.
Esta convergência da preservação de arquivos digitais no RODA é uma opção de política
determinada por factores de ordem pragmática e conjuntural, que aliam a escassez de
competências técnicas específicas aos elevados custos de criação da uma infra-estrutura de
preservação digital e, sobretudo, aos não menos elevados custos de gestão, permanente
monitorização e actualização de todos os componentes do repositório. A evolução da
conjuntura poderá ditar futuramente opções diferenciadas, nomeadamente no que à política
de aquisições do RODA respeita.
A par desta que é a sua vocação essencial – preservar património arquivístico (digital) –,
o RODA admite prestar serviços de preservação digital de objectos de arquivo que não
1 http://www.dlib.org/dlib/september99/vanderwerf/09vanderwerf.html
http://nedlib.kb.nl/
2 RODA - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09)
Sistemas de Informação nas Organizações XV

integrem o património arquivístico. Por outras palavras, o RODA pode contratar a prestação
de serviços de preservação digital de objectos aos quais o processo de avaliação arquivística
não reconheceu valor secundário, mas para os quais há uma necessidade primária
(administrativa, legal, científica ou outra) de acesso por tempo longo. Estas são, porém,
situações de excepção a negociar caso a caso, com eventuais produtores interessados, e que
não estão especialmente previstas no presente documento de política. (Henriques, Santos,
Ramalho, Faria, Ferreira, & Rui, 2009)
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

O suporte físico da informação, o papel e a superfície metálica magnetizada
desintegram-se ou podem tornar-se irrecuperáveis. Existem, ademais, os efeitos da
temperatura, humidade, nível de poluição do ar e das ameaças biológicas; os danos
provocados pelo uso indevido e o uso regular, as catástrofes naturais e a obsolescência
tecnológica. A aplicação de estratégias de preservação para documentos digitais é uma
prioridade, pois sem elas não existiria nenhuma garantia de acesso, confiança e integridade
dos documentos a longo prazo.
É fundamental que exista uma estratégia de preservação e protecção dos mecanismos de
armazenamento e visualização de documentos, que sejam sustentáveis por um longo período,
apesar da obsolescência da tecnologia.
Existem para isso algumas estratégias de preservação digital, das quais podemos citar:
 Preservação de tecnologia - Conservação e manutenção de todo software e hardware

necessários a correcta apresentação dos objectos digitais;
 Refrescamento - Transferência de informação de um suporte físico para outro mais
actual;
 Emulação - Uma forma de superar a obsolescência de software e hardwares através do
desenvolvimento de tecnologias para imitar sistemas obsoletos em gerações futuras de
computadores;
 Migração para suportes analógicos - Consiste na reprodução de um objecto digital
em suportes analógicos tais como papel, microfilme ou qualquer outro suporte
analógico de longa duração;
 Actualização de versões - Consiste em actualizar materiais digitais produzidos por
um determinado software através de regravação em uma versão mais actual do
mesmo;
 Conversão para formatos concorrentes - Trata-se de converter um objecto digital
para um formato que necessariamente não tenha sido desenvolvido pela mesma
empresa que elaborou o software proprietário no qual este foi produzido. Também
está restrito a alguns tipos de objectos. Pretende resguardar conteúdos da
descontinuidade dos softwares, ou seja, quando o software não passar por versões
actuais;
 Adesão a padrões (inclui a técnica de normalização) - Adesão a padrões abertos
estáveis e largamente utilizados ao criar e arquivar recursos digitais. Eles não estão
presos a plataformas específicas de hardwares e software o que resguarda por algum
tempo a mais o recurso digital da obsolescência tecnológica. Pode ainda ser auto
imposto por instituições que produzem recursos digitais ou impostas por agências que
os recebam;
Sistemas de Informação nas Organizações XVI

 Migração a pedido - esta técnica foi proposta para evitar a deformação de objectos
digitais originais. Então toda migração feita de um formato para outro partirá sempre
do original, e não de uma versão que já foi actualizada;
 Migração distribuída - trata-se do desenvolvimento e distribuição de conversores
através da net que podem ser utilizados através de aplicações cliente. De acordo com
Ferreira (2006) O Lister Hill National Center for Biomedical Communications possui um
serviço web que converte objectos digitais de 50 formatos distintos para pdf. A
Universidade do Minho está a desenvolver um serviço para disponibilização de várias
centenas de serviços de conversão;
 Encapsulamento - reunir em conjunto com o recurso digital e o que quer que seja
necessário para manter o acesso a ele. Isto pode incluir metadados, software
visualizador e arquivos específicos constituintes do recurso digital;
 Identificadores permanentes – são um meio de localizar um objecto digital mesmo
quando sua localização muda;
 Arqueologia digital - é resgatar recursos digitais que se tornaram inacessíveis pelo
resultado da obsolescência tecnológica e/ou degradação, não é tanto uma estratégia
em si mesma, mas uma substituição de materiais digitais que ficaram fora de um
programa de preservação sistemática;
 Metadados de preservação - a meta informação de preservação é responsável por
reunir, junto do material guardado, informação detalhada sobre a sua proveniência,
autenticidade, actividades de preservação, ambiente tecnológico e condicionantes
legais [...] tem como objectivo descrever e documentar os processos e actividades
relacionadas com a preservação de materiais digitais. Ou seja, a meta informação de
preservação é responsável por reunir, junto do material guardado, informação
detalhada sobre a sua proveniência, autenticidade, actividades de preservação,
ambiente tecnológico e condicionantes legais. (FERREIRA, 2006, p. 54) Vários modelos
de metadados de preservação têm sido propostos por organizações internacionais. A
Open Archival Information System (OAIS) constitui-se hoje um modelo de referência. De
acordo com Arellano (2004), a estrutura conceitual da OAIS para metadados de
preservação é utilizada por inúmeras organizações com o propósito de identificar seus
elementos de metadados específicos, como por exemplo Cornell University, as
Bibliotecas Nacionais da Austrália e da Nova Zelândia, Online Computer Library Center
(OCLC), Michigan Institute of Technology (MIT) entre outras. Por tratar-se de um
modelo referencial, não se constitui de uma implementação específica, mas delibera
uma lista de condições de elementos que devem ser considerados no estabelecimento
de um projecto de preservação de qualquer tipo de documento, seja digital ou
analógico.
A escolha da estratégia de preservação deve ser fundamentada em vários factores como
a qualidade e tipo do formato (de imagens, texto, multimédia), custo/benefício, ambiente
computacional e programas. É então fundamental ter em atenção as mudanças a nível
tecnológico para que se possam tomar medidas atempadamente evitando a perda de
informação. Existem para isso várias técnicas ou estratégias, que podem ser utilizadas em
conjunto, mas requerem um esforço de trabalho, pois não são automáticas e nem
automatizadas, sendo necessário planear e analisar para se perceber a necessidade de utilizar
algumas delas. Também é importante a observação das restrições legais que podem afectar a
prática destas estratégias (KENNEY; RIEGER, 2000).
As estratégias de preservação podem ser divididas em dois grandes grupos:
 Estratégias com foco no objecto físico/lógico;
 Estratégias com foco no objecto conceptual.
Sistemas de Informação nas Organizações XVII

No primeiro caso existe a preocupação de preservar a informação nos seus formatos

lógicos e/ou físicos originais. Pretende-se manter a tecnologia associada originalmente a estes
objectos para garantir o acesso aos mesmos. Os defensores desta abordagem continuam a ter
a opinião de que apenas desta forma se poderá, no futuro, experimentar o objecto digital
preservado de forma fidedigna. Trata-se, sobretudo, da criação de museus de tecnologia.
Contudo, a história da computação tem vindo a demonstrar que qualquer plataforma
tecnológica, mesmo a mais popular, acaba inevitavelmente por se tornar obsoleta, acabando
frequentemente por desaparecer sem deixar qualquer rasto. Este tipo de estratégias introduz
dificuldades ao nível da gestão do espaço físico, manutenção e custo de operação, tornando-as
inadequadas para aplicação a longo prazo. Outras desvantagens assinaláveis deste tipo de
estratégias têm a ver com o facto do acesso à informação ficar confinado a apenas alguns
locais físicos do globo e com condicionalismos acrescidos ao nível da reutilização de
informação.
A abordagem da preservação digital com foco no objecto conceptual consiste na
preocupação em preservar as características essenciais dos objectos digitais de uma forma
independente do hardware e do software. Dentro dos dois grandes grupos de estratégias de
preservação digital apresentados, podem ainda ser particularizadas estratégias de
preservação digital que tomam diferentes caminhos para atingir o mesmo objectivo. Estas
estratégias podem ser organizadas num mapa bidimensional posicionando no seu extremo
esquerdo as estratégias centradas na preservação do objecto físico/lógico e no extremo
oposto as estratégias centradas na preservação do objecto conceptual. No eixo vertical, as
diversas estratégias são dispostas mediante o seu grau de especificidade, isto é, se são
estratégias apenas aplicáveis a uma dada classe de objectos digitais ou se tratam de
estratégias genéricas, passíveis de serem administradas a qualquer classe de objectos digitais.
Aplicação
Refrescamento
genérica
Encapsulamento Maquina virtual

universal
Pedra de
Rosetta
Emulação Normalização
Aplicação Preservação de Migração

específica tecnologia
Preservação do objecto Preservação do objecto

físico/lógico conceptual
Esquema 2 - Grupos de Estratégias de Preservação Digital (adaptado)
Algumas estratégias para preservar documentos digitais foram pensadas e subsistem

simultaneamente em algumas organizações com o objectivo de se ter como garantia o acesso
ao documento.
Sistemas de Informação nas Organizações XVIII

Rodrigues (2003) cita como uma das primeiras estratégias que foram utilizadas pelas
organizações, a da preservação de hardware e software. Este tipo de estratégia, apesar de ser
utilizada ainda hoje na prática de algumas empresas, parece-nos estar em declínio, primeiro
pela obsolescência rápida dos sistemas tecnológicos, segundo pelo risco de descontinuidade
do fabricante.
Outra opção que chamou a atenção quando a questão da preservação de documentos
digitais entrou em discussão, foi a da impressão no papel.
Várias instituições começaram a imprimir seus documentos como forma de garantir a
longevidade de seus documentos.
A opção da impressão em papel, tal como a preservação tecnológica continua a ser usada
apesar de não ser viável para muitos recursos digitais. Quando os recursos a preservar são
textos, gráficos, fotografias ou outros formatos passíveis de reprodução em papel, podemos
encontrar organizações que recorrem a essa estratégia. (RODRIGUES, 2003, p.55)
Conhecer o próprio conceito de formato de arquivo, incluindo os conceitos de
especificação, versão e características adequadas para a preservação por longos períodos é
uma condição sine qua non para o sucesso num programa de preservação digital.
É preciso frisar que o uso de formatos de arquivos adequados para a preservação não
precisa ocorrer desde a criação dos documentos digitais, apesar de ser desejável. Muitos
documentos digitais serão criados de acordo com o software correspondente a um
determinado formato de arquivo, mesmo que esse não seja adequado para a preservação por
longos períodos. Será difícil convencer uma instituição a utilizar somente determinados
formatos de arquivo com base no argumento da preservação do documento digital. Até
porque a imensa maioria dos documentos não necessita de ser guardada permanente. Estima-
se que entre 90 e 95% dos documentos de uma organização não são guardados permanente.
Por outro lado, aquela pequena fatia de documentos que deve ser preservada para a
posteridade pode ser migrada para um formato com as características adequadas para a
preservação.
OS METADADOS
Uma parte importante em todas as estratégias de preservação digital é a criação e uso de
metadados, uma vez que as estratégias estão baseadas na conservação de software e hardware,
emulação ou migração, como um meio para garantir a autenticidade, registar a gestão de
direitos e colecções de dados, e para a interacção com recursos de pesquisa.
Os metadados informam as partes importantes do objecto digital e indicam a sua
localização. Os metadados de preservação são uma forma especializada de administrar
metadados que podem ser usados como um meio de guardar a informação técnica que
suporta a preservação dos objectos digitais. Os metadados para preservação visam apoiar e
facilitar a retenção a longo prazo da informação digital.
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO
Este é um conceito prosaico e com o qual quase todas as pessoas lidam nos seus dias. E,
pelo mesmo motivo, ou seja, por ser largamente utilizado, apresenta vários sentidos,
dependendo de quem o interpreta e utiliza. O resultado é um conceito “fácil”, todos sabem o
que é, todos podem dizer o que é e, consequentemente, fica cada vez mais difícil defini-lo com
precisão.
No caso do conceito de documento, no âmbito dos pesquisadores da área de
Documentação e Ciência da Informação entende-se a dificuldade da sua definição.
Sistemas de Informação nas Organizações XIX

O formato em que os documentos devem ser armazenados constitui um problema

controverso a nível internacional. Resume-se entre manter os formatos originais de produção
documental ou proceder a conversão dos documentos para formatos normalizados como:
SGML (Standard General Markup Language), HTML (Hypertext Markup Language), SQL
(Strutured Query Language) ou outros.
O problema coloca-se a nível da transferência de documentos. A opção pelos formatos
standards, permite uma maior interoperabilidade e potabilidade entre diferentes sistemas,
mantendo-se inalterada a estrutura do documento. Ao adoptarem-se formatos de origem
proprietária (comerciais), pode pôr-se em causa a estrutura do documento e o aumento do
seu custo de operatividade.
A dúvida que surge é, se será mais vantajoso manter os documentos no seu formato
proprietário e proceder a actualizações periódicas, ou si se deve adoptar formatos
normalizados que permitam uma maior estabilidade dos documentos. A resposta a esta
pergunta dependerá da política arquivística implementada pelo organismo ou instituição na
execução dos seus objectivos.
Não restam dúvidas que a utilização de arquitecturas abertas e formatos standards
representam uma mais-valia na estabilidade, interoperabilidade:
 Possibilitam uma maior troca entre os diversos sistemas electrónicos;
 Permanece em utilização mais tempo que o software comercial e permitem maiores
intervalos entre migrações de documentos electrónicos para novos formatos.
 Ao optar-se por formatos standards, terá que se avaliar qual será o mais adequado em
relação a tipologia do documento (texto, gráfico, multimédia e outros).
Com o objectivo de definir com a maior precisão e clareza possível o conceito de
Formato de Arquivo, retratam-se de seguida alguns dos conceitos mais fundamentais.
DIGITAL E ANALÓGICO
A utilização do termo digital é bastante moderna na humanidade, pelo menos na acepção
que aqui nos interessa, ou seja, a que tem sido utilizada em tecnologia electrónica e
informática.
Um aspecto fundamental desse termo refere-se a uma nova maneira de registar e
representar informações.
Os primeiros artefactos electrónicos que o homem criou utilizavam exclusivamente o
que agora chamamos de tecnologias analógicas, contrapondo-se às actuais tecnologias
digitais.
Alto-falantes utilizados em qualquer equipamento de
som, como as caixas de som do computador, são um bom
exemplo de tecnologia analógica. O som produzido por esses
equipamentos é o resultado do movimento mecânico de
electroíman, as características sonoras como os graves e
agudos e a altura do som são o resultado de milhares de
movimentos mais ou menos intensos; ocorre uma miríade de
movimentos.
Actualmente, apesar de ainda utilizarmos a tecnologia Figura 2 - Abstracto de tecnologia
analógica em muitos equipamentos, como no exemplo acima, analógica (fonte: Google Imagens)
a maioria dos circuitos internos de qualquer equipamento electrónico processa sinais no

modo digital. Em oposição à miríade de opções exemplificada acima, há um número finito de
opções: zeros e uns. Apesar do exemplo dado no universo dos equipamentos sonoros, sem
Sistemas de Informação nas Organizações XX

dúvida, a maior aplicabilidade da tecnologia digital está no âmbito da informática: armazenar

e processar informações representadas pelos números zero e um.
CODIFICAÇÃO BINÁRIA
O princípio fundamental do uso de tecnologia digital no universo da informática é o de
converter as informações utilizadas na linguagem humana – como o nosso sistema de escrita e
numeração – em códigos formados por grupos de números binários: somente o número zero e
o número um. Naturalmente, o número de dígitos necessários para representar essas
informações dependerá da complexidade das informações a serem representadas.
Os computadores actuais – além de outros dispositivos digitais – trabalham,
actualmente, com códigos de 64 dígitos ou mais. Essa quantidade de códigos permite
armazenar uma grande quantidade de informações. Muito além dos caracteres de nossa
linguagem (em qualquer idioma), é possível representar as cores utilizadas numa imagem
(em cada minúsculo ponto), os sons de uma música ou a fala humana, isso sem mencionar os
códigos internos, que possuem significado somente para os circuitos, como os comandos dos
microprocessadores ou endereços de memória.
FORMATO DE FICHEIRO
No seu nível mais baixo os objectos digitais são sequências de zeros e uns que
representam dados codificados. Diferentes Formatos de Ficheiro especificam como esses
códigos representam o conteúdo intelectual criado por um autor de um objecto digital.
A definição chama a atenção para o facto de que qualquer formato de ficheiro especifica
como um determinado conteúdo está estruturado.
O termo técnico associado ao “como” da definição anterior chama-se especificação.
Sobre esse termo: “Uma definição completa de formato de ficheiro tem de incluir o
conceito de especificação, o qual em si pode ser definido como os requisitos estruturais de um
ficheiro. Os “requisitos estruturais de um arquivo” referem-se à estrutura em que os códigos
digitais estão organizados para cada tipo de ficheiro (formatos de ficheiro). Essa estrutura
extrapola em muito os códigos utilizados para representar o conteúdo de um ficheiro, seja ele
texto, imagem, som ou outro qualquer. Além do conteúdo, muitas outras informações são
necessárias.
CLASSIFICAÇÃO DE FORMATOS DE FICHEIRO

Uma primeira classificação de formatos de ficheiros pode ser feita com base no tipo de
software utilizado para produzir os ficheiros que serão gravados em algum tipo de suporte de
acordo com a especificação do formato. Por exemplo o formato de ficheiro Write seria do tipo
Texto, pois é originado através de um aplicativo para edição de textos, no entanto essa
classificação poderá não ser assim tão linear porque podemos falar em imensos aplicativos
que produzem predominantemente texto. Isso ocorre mesmo em formatos de ficheiros
aparentemente exclusivos para certos conteúdos. Um exemplo é o formato de ficheiro MP3
feito especialmente para registo de sons em geral. No entanto é possível incorporar no
arquivo em formato MP3 legendas de texto para as músicas gravadas.
Um outro exemplo poderá ser o que se refere ao formato GIF, concebido para imagens
fixas, apesar de existir o chamado GIF animado, que pode agrupar imagens em movimento.
Assim, pode-se falar de vários formatos de ficheiro para os tipos de conteúdos
Sistemas de Informação nas Organizações XXI

Tipo predominante de conteúdo Exemplos de formatos de arquivo

Texto RTF, Open Office, ODF, DOC, AmiPro, PDF, etc.
Imagens fixas BMP, GIF, JPG, TIFF, etc
Imagens 3D CAD, BIFF, X4D, etc.
Áudio WAV, KAR, MP3, MP4, etc.
Imagens em movimento AVI, MOV, MPEG, SWF, etc.
Tabela 1- Classificação de formatos de arquivo pelo conteúdo
Note-se que na tabela acima os exemplos de formatos de ficheiros são nomeados pela
extensão do nome do ficheiro em ambientes de computadores pessoais (Windows, MacOS e
outros). A tabela acima não é exaustiva mas apenas ilustrativa; no sítio Wotsit.org3 é possível
consultar uma relação bem mais completa de especificações de formatos.
.
.
.
Figura 3 - Abstracto Formatos de Ficheiros
Versões de Formatos de Arquivo

Neste ponto é essencial chamar a atenção para um detalhe técnico extremamente
importante: formatos de arquivo possuem, geralmente, diferentes versões. Desde a primeira
versão de um software, várias modificações e aperfeiçoamentos são implementados. Por
exemplo, em editor de texto pode não permitir o uso de imagens junto ao documento textual;
mas, a partir de uma nova versão, esse recurso passa a ser possível. Assim, haverá
modificações na especificação original do formato de arquivo para que seja possível
armazenar imagens nos arquivos. Algumas versões novas de um mesmo formato de arquivo
podem ser consideravelmente diferentes da versão anterior, além da própria frequência com
que surgem novos formatos.
Versões de formatos de arquivo tendem a ter vida curta em função de interesses
comerciais das pessoas que desenvolvem o software. As aplicações de software geralmente
não permitem facilidades de importação para todas as versões anteriores de formatos de
formatos de ficheiro.
Compressão
A compressão de documentos electrónicos é utilizada no de armazenamento e
transferência de informação, possibilitando:
 Redução do espaço ocupado nos suportes;
3 http://www.wotsit.org
Sistemas de Informação nas Organizações XXII

 Redução do tempo de transmissão dos documentos.

A compressão é um processo desejável mas não isento de riscos, uma vez que pode
ocasionar perdas de informação, que variam de acordo com o esquema algorítmico utilizado
(ex: JPEG - Joint Photographs Experts Group, MPEG - Movie Photographs Experts Group e
outros).
Para se proceder à compressão há que avaliar o risco de perda de informação. Será
aceitável, uma maior ou menor perda de informação de acordo com o maior ou menor valor
arquivístico atribuído ao documento.
CARACTERÍSTICAS ADEQUADAS PARA PRESERVAÇÃO

A definição de quais são as características mais relevantes que um determinado formato
de ficheiro deve possuir para que seja considerado como indicado para guardar por longos
períodos é essencial. Uma das características específicas que tem sido apontada como
extremamente importante para fins de preservação por longos períodos é o acesso público à
especificação do formato de ficheiro.
O formato de ficheiro possui uma especificação, mas essa não é, necessariamente, de
acesso público. As vantagens por trás da utilização de formatos de ficheiro abertos
evidenciam-se por se poder prever a necessidade de desenvolvimento de softwares para
leitura desses documentos no futuro. O trabalho de desenvolvimento pode ser até mesmo
inviável caso não se conheça os detalhes técnicos de determinado formato de arquivo. O TIFF
(Tagged Image File Format) é um bom exemplo de especificação de formato de ficheiro
aberto; na verdade, em função de sua popularidade, existem vários grupos de discussão sobre
esse formato, como o LibTiff Mailing List.
No extremo oposto aos formatos de ficheiro abertos, encontramos os formatos
proprietários, como aqueles da família Microsoft Office: .doc, .xls e outros. Empresas como a
própria Microsoft têm sentido a pressão pela abertura de suas especificações; nesse sentido,
têm surgido possíveis soluções como o uso da linguagem XML na gravação dos ficheiros.
A criação de normas oficiais para formatos de ficheiros traz a vantagem de impor uma
especificação fixa, que pode incluir modificações a partir da versão original, neste caso, estas
têm de ser documentadas adequadamente.
CONSIDERAÇÕES
É preciso chamar a atenção para a importância de informar o contexto do objecto digital
a ser gravado (e preservado) para que, dessa maneira, futuros utilizadores possam entender o
ambiente tecnológico no qual ele foi criado. A preservação dos documentos continua a ser
determinada pela capacidade de o objecto servir às utilizações que lhe são imputadas, às suas
atribuições que garantem que ele continue a ser satisfatório às utilizações posteriores. Mas,
no caso específico dos documentos em formato digital, a preservação dependerá
principalmente da solução tecnológica adoptada e dos custos que ela envolve. (Arellano,
2004)
Como se pode verificar pelo exposto anteriormente, são várias as estratégias que estão a
ser estudas e avaliadas com o objectivo de se conseguir uma solução a longo prazo para a
preservação de documentos digitais. Este esforço é justificado pela importância que a
informação cada vez mais exerce na sociedade.
Acredita-se que as estratégias como a emulação e o encapsulamento são ainda
demasiado caras e difíceis para se manter, já que exigem um maior investimento tecnológico,
além de especialistas comprometidos com o processo da representação estrutural e detalhes
da interpretação do documento pelos softwares e hardwares. Já a Preservação da tecnologia
Sistemas de Informação nas Organizações XXIII

(preservar hardware) mostra-se inviável, sobretudo no que diz respeito ao acesso restrito à
informação que pode ser consultada somente no local físico onde estão os hardwares
preservados.
Dentre as actuais estratégias utilizadas, apresentadas neste trabalho, a que nos parece
mais viável e confiável para ser implantada seria a migração. Por ser uma técnica mais
utilizada por organizações com grandes acervos, a probabilidade de desenvolvimento para se
alcançar os objectivos de preservação digital a longo prazo aparenta ser maior, além do foco
ser o conteúdo e não apenas o suporte.
A preservação a longo prazo de documentos digitais, no entanto, é um tema complexo,
com questões ainda não definidas. Cabe ressaltar que apesar da existência de várias
estratégias, e que algumas possam ser mais viáveis que outras, ainda não há provas
conclusivas que comprovem a eficácia de nenhuma delas para longo prazo, sobretudo no que
diz respeito à perda de informação. (Costa de Deus & Jorge, 2008).
TRANSFERÊNCIA DE SUPORTE
Há que se fazer uma distinção entre documentos digitais criados digitalmente e aqueles
criados a partir da digitalização de documentos tradicionais. A digitalização, actualmente, é
um processo que se aplica para praticamente todos os géneros documentais: imagem, som e
texto.
Por informação digital, o objecto de aplicação da Preservação Digital, ou material digital,
entendem-se tanto os documentos que foram convertidos do suporte analógico para o digital
(digitalizado), quanto os que já foram produzidos neste meio.
A não existência de um consenso quanto ao uso das técnicas e procedimentos, bem como
a multiplicidade de formatos justifica o facto de que cada vez mais cresce o número de
organismos preocupados com a preservação de acervos digitais, principalmente no que diz
respeito à acessibilidade. Uma outra
questão pode ser colocada no que diz
respeito a alguns conteúdos veiculados na
rede tais como as páginas e sites. Estes
ficam, na maioria das vezes, de fora das
políticas de preservação, bem como ainda
não se tem na literatura conteúdos que
abordem o tema sem que seja de forma
ainda bastante superficial. Figura 4 - Transferência de Suporte
(fonte: http://www.technicalauthorsgroup.com/)
A transferência de suportes -
microfilmagem, digitalização, fotografia - têm um papel fundamental uma vez que é através
destas aplicações tecnológicas que se conseguem as melhores medidas para neutralizar os
potenciais factores de degradação dos documentos, o manuseamento, e simultaneamente se
garante a melhor forma de acesso e disponibilização ao património. A transferência de
suportes - microfilmagem, digitalização e fotografia - exigem por parte dos Arquivos acções
prévias de organização, descrição, catalogação, indexação e a preparação física da
documentação para se realizar a captura, armazenamento, recuperação e disponibilização
com a qualidade necessária e para se garantir o respeito pela integridade do documento e a
recuperação da informação no novo suporte. (DGARQ, 2008)
Sistemas de Informação nas Organizações XXIV

PORQUÊ TRANSFERIR DE SUPORTE?

Embora se possam tomar medidas para evitar ou diminuir a velocidade de deterioração,
poucas instituições têm a capacidade para suportar, em termos de encargos, o trabalho
intensivo e os processos dispendiosos necessários à conservação dos seus documentos.
Preservar o conteúdo intelectual, transferindo-o para um suporte mais durável
(transferência de suporte) é, algumas vezes, a única coisa que se pode fazer e, na maior parte
dos casos, acaba por ser mesmo a única coisa que é necessário fazer. (Adcok & Cabral, 2004)
DOCUMENTOS EM HTML E WEBSITES

Não se menciona nas estratégias citadas anteriormente, a questão dos documentos em
rede, e dos documentos ou das páginas de sites na web, que também se figuram como
documentos digitais.
Sobre a preservação deste tipo de documentos em especial a literatura é extremamente
escassa. Porém sobre documentos digitais mais convencionais é possível encontrar diversas
estratégias que têm vindo a ser postas em prática.
TÉCNICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

Apesar de todas as técnicas já desenvolvidas, nenhuma parece ser completa o suficiente
para garantir a preservação e acessibilidade dos documentos digitais, talvez o uso
concomitante de algumas delas. Baseados no levantamento bibliográfico construímos o
seguinte quadro das estratégias de preservação digital, suas descrições, vantagens e
desvantagens:
Nome Vantagens Desvantagens
Preservação de  Conservação mantém a funcionalidade e interface  Necessidade de um espaço físico
tecnologia do original  Alto custo com a manutenção de equipamentos
 Conservação retarda o tempo quando outras e software obsoletos
estratégias de preservação são exigidas  Restrição no acesso
 Fidedignidade ao objecto digital preservado  Só viável como estratégia de curto ou médio
prazo
 Suporte técnico e facilidade de acesso vão
desaparecendo num relativo curto espaço de
tempo
Refrescamento  Garantia da integridade física do suporte do  Não garante acessibilidade por não tratar da
objecto digital obsolescência do software
 Pré-requisito para o sucesso de outras estratégias
de preservação
Emulação  Recria a funcionalidade e interface do original 
Necessidade de desenvolvimento de softwares
 Evita repetidos custos com a migração emuladores cada vez mais potentes
 Importante na preservação de softwares  Capaz de reproduzir parcialmente as
funcionalidades e interfaces dos sistemas
originais
 Problemas de direitos autorais de softwares
proprietários
 Pressupõe que futuros usuários conheçam o
funcionamento dos softwares já obsoletos
Actualização de  Adia a necessidade de utilizar estratégias mais  Não é rotineiramente oferecido por todos os
versões elaboradas de preservação digital fornecedores
 As novas versões são oferecidas por um crescente  Só tem valor de curto e médio prazo
número de fornecedores  Mesmo quando existem versões actualizadas não
se pode presumir que dure indefinidamente
 A disponibilidade depende da procura de
mercado que é volátil, e consequentemente pode
cessar sem aviso prévio
Tabela 2- Vantagens e Desvantagens das estratégias de Preservação (adaptado Digital Preservation Coalition 2007)
(Continua na página seguinte…)
Sistemas de Informação nas Organizações XXV

Adesão a padrões  Adiamento do tempo em que as estratégias de  Depende da disposição de criadores das suas
(inclui a técnica de preservação mais onerosas serão necessárias habilidades para respectivamente compartilhar
normalização)  Simplificar e diminuir custos das estratégias de ou mudar a versão do arquivo
preservação de longo prazo  Padrões estáveis não são viáveis para alguns
 Pode simplificar a migração e adquirir economias formatos
em escala na migração de itens similares  Padrões estáveis são sujeitos a serem alterados
 Pode beneficiar criadores tanto quanto a nas actualizações
preservação a longo prazo. Ajuda a compartilhar  Alguns produtores de software não documentam
alguns dos esforços sobre o ciclo de vida dos bem o seu próprio padrão e ou prejudicam a
recursos conversão para um padrão aberto
 A adesão a padrões facilita todas as outras
estratégias de preservação digital
 A padronização de formatos abertos promove a
interoperabilidade entre sistemas de hardware e
software distintos
Migração para  Material não fica mais vulnerável á obsolescência  Unicamente possível para objectos digitais que
suportes analógicos tecnológica possuam uma representação aproximada em
 O custo da conversão é único suportes analógicos
 Garantia de acessibilidade por longos períodos  Perda da funcionalidade da fonte digital
devido á durabilidade do suporte  Viáveis apenas para documentos que não
 Funciona como estratégia interina de preservação utilizam grandes recursos e funcionalidades da
enquanto são desenvolvidas estruturas para a tecnologia digital
preservação digital mais apropriadas  Não viável para fontes digitais mais complexas
 Restrição quanto ao acesso onde a perda da funcionalidade poderia diminuir
 Necessidade de espaços físicos adequados ou destruir a usabilidade ou integridade da fonte
 Perda das vantagens da tecnologia digital
principalmente na eficiência do uso do espaço
 Custos com a conversão para padrões e arquivo e
armazenamento em condições de arquivamento
Conversão para  Quando os fabricantes mantêm uma  Muitos fabricantes descontinuam um software
formatos compatibilidade numa versão actual impossibilitando o uso da técnica
concorrentes
Migração a pedido Uma vez criado o módulo capaz de ler as propriedades  Será necessário manter por um longo um largo
do formato de origem é apenas necessário desenvolver período conjunto de conversores para garantir a
codificadores específicos para cada formato de saída capacidade de conversão
Identificadores  Criticamente importante para ajudar a estabelecer  Não existe um sistema simples aceito por todos
permanentes a autenticidade de um recurso  Os altos custos de estabelecer ou utilizar uma
 Permite o acesso a um recurso mesmo que a sua solução deste tipo
localização seja alterada  È dependente da continuidade de manutenção do
 Supera problemas causados pela natureza instável sistema de identificador permanente
das URL’s
 Permite interoperabilidade
Migração distribuída  Deixa transparente ao utilizador as  Poderá não ser adequada a todos os contextos
especificidades de conversor e plataforma  Multiplicidade de arquivos implica a utilização de
 Redundância garante a fidedignidade muito espaço (bytes)
 Vários caminhos de migração não restringem o  Transferência de arquivos através da internet de
uso de conversores um grande volume de informações implica custos
 Esta técnica pode ser associada a outras técnicas altos
 A criação de uma rede global de conversores  Exige largura de banda, segurança de dados, e
poderá conduzir a uma redução generalizada dos utiliza muito tempo para a transferência de dados
custos de preservação
Encapsulamento  Garantir todo o suporte informacional requerido  Pode produzir grandes arquivos com duplicação
para o acesso e manutenção através da colecção a menos que estejam com
 Pode potencialmente superar algumas das hiperligações
maiores desvantagens de estratégias alternativas  O software encapsulado está ainda aberto à rápida
 Fornece meios úteis de focar a atenção naqueles obsolescência tecnológica
elementos que são necessários ao acesso
Arqueologia digital  Existe um crescente número de especialistas a  Muito mais caro a longo prazo que utilizar
oferecer este serviço. Tem-se mostrado estratégias de preservação digitais
tecnicamente possível para recuperar uma vasta  Não é interessante se a informação a recuperar
quantidade de informação de formatos não tiver uma relação custo/benefício que a
danificadas ou obsoletas justifique
 Há possibilidade de materiais serem perdidos por
não justificarem os custos a serem investidos
 Há risco de que algum material não seja
recuperado com sucesso
Pedra da Roseta  Tecnologia que independente de plataforma de  Tecnologia ainda não desenvolvida
Digital hardware e software completamente
Metadados de  Existe um modelo que possui grande aceitação em  Não preserva o próprio documento, mas
Preservação vários continentes (OAIS) descrições a respeito do mesmo
Sistemas de Informação nas Organizações XXVI

TIPOS DE SUPORTES DE ARMAZENAMENTO

A tecnologia da digitalização é uma poderosa e flexível ferramenta de armazenamento,
preservação e acesso aos documentos. A gestão digital de documentos converte as
informações para o formato digital; funciona com recurso a software e hardware específicos,
utilizando em geral, suportes ópticos para armazenamento.
Pode-se dizer que um sistema de gestão de documentos digitais utiliza as TI para captar,
armazenar, localizar e gerir versões digitais da informação. Os suportes digitais têm vindo a
causar uma grande mudança nos sistemas de informação. As organizações tiveram que se
adaptar a novas estruturas tecnológicas o que, de certa forma, constitui a grande transição da
preservação.
O armazenamento de informação é feito com recurso a dois itens importantes: os
Dispositivos, Unidades ou Periféricos de Armazenamento e os Suportes de Armazenamento
ou de Informação.
Os suportes de armazenamento são utilizados com a finalidade de guardar dados/

informação permanentemente ou de forma semi-permanente. Estes suportes, dependendo da
tecnologia de leitura e escrita dos dados, são classificados como magnéticos, semicondutores
ou ópticos. Por outro lado, de acordo com o tipo de informação que se pretende guardar, é
necessária a utilização de uma maior ou menor capacidade de armazenamento.
Os suportes magnéticos utilizam teorias electromagnéticas que estão associadas a

partículas que proporcionam a gravação e leitura de dados como as bandas magnéticas e os
discos rígidos. Relativamente à banda magnética, esta é mais precisamente uma fita plástica
coberta de material possível de magnetizar e pode ser utilizada para guardar informações
analógicas ou digitais como áudio e vídeo. Falando agora do disco rígido, uma unidade de
disco rígido é composta por vários discos e os dados são gravados nas suas superfícies. O
disco rígido é composto por pistas, sectores e cilindro. O tempo de acesso ao disco depende do
tempo da procura, da comutação das cabeças e do atraso rotacional.
Os suportes semicondutores surgiram nos anos 80 com a invenção de uma nova

tecnologia de memória por parte da Toshiba – a memoria Flash. A partir dai houve uma
grande evolução neste tipo de suporte e hoje em dia é o dispositivo de armazenamento
preferido e mais utilizado. Isto porque, para além da facilidade de transporte e
armazenamento de dados também é muito mais resistente que os tradicionais discos rígidos.
A memória flash é um chip que permite regravar dados bem como apaga-los, preservando o
seu conteúdo sem necessidade de alimentação. As memórias USB (ou Pen Drive) utilizam a
tecnologia flash e contêm uma ligação USB. Por outro lado, existem também os cartões de
memória que são dispositivos de armazenamento utilizados essencialmente em câmaras
digitais, telemóveis, PDAs, MP3, computadores e outros aparelhos electrónicos. Estas
memórias podem ser regravadas várias vezes e também não necessitam de alimentação para
guardar a informação.
Os suportes ópticos funcionam através de um laser que atinge uma camada de material
metálico disperso sobre a superfície de um disco. A leitura dos dados e feita através da
pesquisa que o laser efectua no disco e uma lente capta o reflexo de luz dos pontos. Estes
suportes são caracterizados conforme a sua capacidade de leitura/ gravação e podem ser de
três tipos: só de leitura (gravados pelo fabricante podem ser lidos mas não gravados), WORM
(gravados uma única vez, não podem ser apagados mas podem ser lidos inúmeras vezes) e,
Sistemas de Informação nas Organizações XXVII

por fim, Magneto-óptico (grande capacidade de armazenamento de um disco óptico e pode ser
gravado como um disco magnético).
Quanto aos discos compactos estes podem ser de quatro tipos: CD-ROM (Compact disk
read-only), unidade com memória apenas para leitura, não dá para gravar e têm uma
capacidade de memória de 700 Mb; CDR (compact disk recordable), pode ser gravado uma
única vez; CD-RW (compact disk rewritable), este tipo de disco é regravável, isto é, os seus
dados podem ser apagados e gravados imensas vezes; e DVD-ROM (digital versatile disk) dos
quais existem vários tipos, podendo conter uma memória de cerca de 9 Gb e possíveis de
gravar dos dois lados, proporcionam benefícios relativos à qualidade do som e à capacidade
de armazenamento e podem também ser graváveis e regraváveis.
Sistemas de Informação nas Organizações XXVIII

CONCLUSÃO
Ao elaborar este plano de preservação digital deparamo-nos com diversas dificuldades
na elaboração da tabela de selecção devido ao facto de que o CRIA não possui Plano de
Classificação Documental, sendo este elaborado especificamente para este fim. O CRIA
também não dispõe de Regulamento de Conservação arquivística e por isso não possui Tabela
de Selecção com os respectivos prazos de conservação das séries documentais e a
identificação das mesmas.
Os documentos em falta referidos anteriormente poderiam ter posto em causa a
elaboração deste trabalho. No entanto graças à amável colaboração e orientações da DGARQ
nas pessoas do Dr. Mário Sant’Ana, Dr. Luís Corujo e Dra. Clara Carvalho, foi possível ao grupo
de trabalho elaborar o possível PPD apresentado como documento à parte do trabalho por
representar um documento a entregar ao CRIA e que por isso deverá estar separado dos
conceitos académicos e teóricos deste trabalho.
Assim seguindo as orientações da DGARQ e com a informação que a Direcção do CRIA e
os directores das diversas áreas colocaram á nossa disposição foi possível elaborar o PPD e os
protótipos do Plano de Classificação Documental (PCD), das Tabelas de selecção e do
Regulamento de Conservação arquivística do CRIA.
Resta-nos ainda referir que os documentos digitais são considerados, actualmente,
registos oficiais e são abrangidos segundo leis e padrões que compreendem todo o ciclo de
vida desses materiais. A preservação digital requer procedimentos específicos e técnicas
apropriadas para cada tipo de formato e suporte. Pesquisas na literatura, propõem o uso de
técnicas de emulação, migração e preservação da tecnologia, assim como da preservação de
metadados e a criação de repositórios que permitam o acesso e a recuperação dos dados.
Com a preservação digital, o CRIA deve pretender garantir a inalterabilidade dos
registos digitais. Todas as estratégias mencionadas têm como fim evitar o risco da formação
de barreiras para um uso pleno dos recursos no futuro. Para resolver esse problema, foi
elaborado o PPD do CRIA que permite identificar as partes integrantes do processo de
preservação digital.
As tecnologias para a preservação digital foram pesquisadas com o intuito de
compreender as suas implicações dentro das políticas de criação e uso de repositórios de
informação digital. Alguns estudos sobre a preservação digital têm estabelecido que a
imediata implementação de políticas de preservação digital é a forma mais efectiva de
garantir o armazenamento e uso de recursos de informação por longos períodos de tempo.
A falta dessas políticas no CRIA sugere a carência de conhecimentos técnicos sobre a
importância das estratégias de preservação digital existentes. Essa lacuna informacional por
parte dos responsáveis pelas políticas de implementação de informação digital precisa ser
destacada. O CRIA precisa de elementos com a formação adequada para a identificação,
comunicação e avaliação na área de preservação digital de longa duração.
Sistemas de Informação nas Organizações XXIX

BIBLIOGRAFIA
Adcok, c. e., & Cabral, c. e. (2004). Directrizes da IFLA para a conservação e o manuseamento de
documentos de biblioteca. Lisboa: Biblioteca Nacional.
Arellano, M. A. (Maio de 2004). Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 2,
p. 15-27 , p. 13.
Barbedo, F., Corujo, L., & Sant’Ana, M. (2010, Abril 19). Recomendações para a produção de
Planos de Preservação Digital. Retrieved Abril 23, 2010, from DGRQ.
Costa de Deus, D. R., & Jorge, P. D. (13 de 12 de 2008). Preservação Digital: Estratégias para
Preservação de Documentos a Longo Prazo. p. 14.
DGARQ. (8 de Outubro de 2008). Transferência de Suporte. Obtido em 1 de Julho de 2010, de

Direcção-Geral de Arquivos: http://dgarq.gov.pt/servicos/transferencia-de-suporte/
Dicionário de Terminologia Arquivística. (1993). Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do

Livro.
Henriques, C., Santos, G., Ramalho, J. C., Faria, L., Ferreira, M., & Rui, C. (2009). RODA - Política
de Preservação Digital v1.0. Lisboa: Direcção-Geral de Arquivos.
Sistemas de Informação nas Organizações XXX

PLANO DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
C.R.I.A
09Jul2010
v1.1
1
Centro de Recuperação e Integração de PPD – Plano de Preservação Digital
Abrantes v1.1 – 09Jul2010
1. INTRODUÇÃO
A necessidade de acesso pertinente e contínuo e o arquivo de documentos produzidos
pelo Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, passa pela valorização do ambiente
digital: pesquisa e acesso em formatos digitais e, futuramente, pela aquisição/recepção de
documentos digitais. Assim, falar em preservação digital ganha uma dimensão valorizadora
que não se confina à simples existência de ficheiros digitais que reproduzem os originais, mas
principalmente a existência de documentos digitais originais.
1.1. OBJECTIVO
O Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação Infantil de Abrantes (CRIA) é um
documento onde se faz o diagnóstico dos Sistemas de Informação (SI) electrónicos utilizados por
diversas áreas orgânico-funcionais e de resposta social da instituição e os Objectos Digitais (OD)
produzidos e mantidos pelos mesmos SI e a onde se apontam medidas concretas e recomendações
com vista à preservação a médio/longo prazo desses sistemas e cujos OD permaneçam acessíveis,
quer por razões administrativas, quer por razões históricas
1.2. ÂMBITO
Este Plano de Preservação Digital, caracteriza a política do CRIA enquanto organização
interessada na preservação do património digital. Não obstante as suas especificidades
estruturais ou conjunturais, esta política está em sintonia com as recomendações da DGARQ
para a salvaguarda, difusão e acesso aos objectos digitais de que fazem parte património
digital.
São aqui estabelecidas extensões às políticas do CRIA, tendo em vista:
 Apoiar o desenvolvimento e a monitorização, da infra-estrutura organizacional
de suporte à preservação digital.
 Fornecer informação base para avaliação e determinação do seu nível de
conformidade a requisitos legais e normativos, ou do nível de fiabilidade da
informação que preserva.
Os capítulos desenvolvidos no presente documento expressam as orientações de política

para as funções básicas do PPD - preservação e acesso de objectos digitais. A plena e global
compreensão das estratégias de preservação adoptadas neste PPD não dispensa, ainda, a leitura de
documentação complementar, nomeadamente:
 Descrição da arquitectura e infra-estrutura tecnológica;
 Manuais de procedimentos;
 Inventários de hardware e software;
 Plano de contingência e recuperação em caso de desastre;
 Planos de actividades e orçamentos;
 Quadro de pessoal e plano de formação;
 Dossier de legislação, normas e recomendações de referência.
1
1.3. VALORES4
Um conjunto de valores está subjacente à definição da política e da estratégia de
preservação digital que o CRIA adopta, dos procedimentos e das acções de desenvolvimento e
implementação, monitorização e actualização de toda a infra-estrutura de suporte ao
repositório, nomeadamente:
 Confiança de todas as partes interessadas, confiança na continuidade de acesso aos

objectos digitais, na qualidade dos serviços prestados e na fiabilidade da informação.
 Rigor na observação da legislação que constitui o quadro jurídico de suporte, das
normas, recomendações e boas práticas de preservação digital, cuja evolução é
constantemente monitorizada no sentido de adequar este PPD a novas conjunturas.
 Autenticidade dos objectos digitais preservados, e capacidade de o demonstrar a
qualquer parte interessada, nos termos do compromisso de preservação assumido.
A autenticidade, é a qualidade de um objecto digital que, depois de preservado,
mantém a sua integridade conceptual, encontrando-se suficientemente referenciado e
identificado quanto à proveniência e suficientemente documentado quanto ao
contexto de produção e manutenção. A garantia plena da autenticidade do objecto é
uma responsabilidade partilhada entre as estratégias definidas neste PPD e o(s)
sistema(s) que o antecedeu na produção e manutenção do objecto em causa.
 Acessibilidade aos objectos digitais adquiridos não sujeitos a restrições de
comunicabilidade, sem atrasos relativamente ao momento em que entram no
repositório, e com recurso a informação descritiva normalizada com excepção dos
que estejam protegidos por graus de confidencialidade
 Usabilidade da informação preservada, ou capacidade de localizar os objectos digitais,
recuperá-los, visualizá-los, interpretar o seu conteúdo informativo e avaliar o seu
contexto de produção e manutenção.
 Segurança e capacidade de reacção correctiva em caso de acidente ou de tentativa de
intrusão, tanto na salvaguarda da integridade conceptual, física e lógica dos objectos
digitais, como na garantia dos direitos de acesso, dos deveres de reserva, dos direitos de
confidencialidade, dos direitos de privacidade e dos direitos de propriedade intelectual
dos objectos digitais.
 Qualidade geral dos serviços prestados, num compromisso de monitorização constante
dos diferentes componentes do sistema e de realização de auditorias internas regulares.
 Flexibilidade nas recomendações e soluções deste PPD, orientada à facilitação da sua
implementação e à incorporação da inovação.
 Integração com sistemas de informação, num processo de evolução para um ponto
tendencialmente único de pesquisa e acesso ao património digital, independentemente da
sua data, forma, suporte material ou localização física.
 Inovação aplicada às funções de preservação, administração e de acesso, num duplo
compromisso de actualização deste PPD face aos avanços tecnológicos.
4 Adaptado das recomendações do documento:

Repositório de Objectos Digitais Autênticos - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09) (Pág. 7/8)
2
2. CARACTERIZAÇÃO GERAL DO CRIA

O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, habitualmente designado por CRIA,
é uma Instituição Particular de Solidariedade Social, há 33 anos ao serviço dos cidadãos com
deficiência. Tem por missão educar, formar, ocupar e integrar pessoas com deficiência, na
família e na sociedade.
Criada por escritura de 23 de Março de 1977, a Instituição situa-se em Alferrarede,
concelho de Abrantes. Desde 1996 que possui instalações próprias, integradas numa quinta
de 10 hectares, com uma área coberta de cerca de 5 mil metros quadrados.
O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes presta serviços nas áreas
Educacional, Centro de Actividades Ocupacionais, Formação Profissional, Empresa de
Inserção, Lar Residencial, Centro de Recursos para a Inclusão, Projecto de Intervenção
Precoce, Rendimento Social de Inserção, Ajuda Alimentar a Carenciados, Intervenção Familiar
e integra ainda, em parceria com o Município de Abrantes, a Rede Social do Concelho e o
Banco Social de Abrantes.
Na área Educacional presta apoio a crianças portadoras de deficiência na idade da
escolaridade obrigatória, encaminhadas pelo Ministério da Educação. Esta fase de
aprendizagem pode prolongar-se até a criança atingir os 18 anos de idade. Entretanto, o
Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, à semelhança de muitas outras instituições
de educação especial, implementou o processo de “reorientação das escolas especiais em
centros de recursos para a inclusão”. Por isso, tem em funcionamento o CRI (Centro de
Recursos para a Inclusão) com intervenção em diversas estabelecimentos de ensino dos
Agrupamentos de Escolas de Abrantes, Constância e Sardoal e também na Escola Profissional
de Desenvolvimento Rural de Abrantes, localizada em Mouriscas.
No Centro de Actividades Ocupacionais é prestado apoio a cidadãos, maiores de 18 anos,
portadores de deficiência que os impede da autonomia de vida, promovendo diversas
actividades ocupacionais e valorizando as capacidades individuais.
Na Formação Profissional os jovens, com idade igual ou superior a 15 anos e habilitação
inferior ao 1º CEB, iniciam o processo de aprendizagem de uma profissão que os possa inserir
no mercado de trabalho. A Instituição tem actualmente em funcionamento seis cursos
profissionais, em áreas tão diversas como: serralharia, conservação e restauro de madeiras,
pastelaria, agro-pecuária, jardinagem e confecção de doces e salgados.
A Empresa de Inserção resulta de uma parceria com o Centro de Emprego de Abrantes e,
de acordo com a legislação aplicável, destina-se a integrar desempregados de longa duração.
O Lar Residencial entrou em funcionamento em Julho de 2007. Tem capacidade para
vinte utentes, preferencialmente com elevado grau de dependência ou sem estrutura familiar
que lhes possa prestar os cuidados básicos para uma vida com dignidade.
Na área da Intervenção Social direccionada para a comunidade, o Centro de Recuperação
e Integração de Abrantes integra diferentes parcerias, procurando contribuir para a solução
dos problemas sociais existentes na comunidade onde se insere. Neste âmbito, a Instituição é
uma das entidades responsáveis pelo desenvolvimento das acções de acompanhamento do
Rendimento Social de Inserção para o Concelho de Abrantes e apoio aos idosos que
necessitam de Complemento Solidário a Idosos, é um dos parceiros do Programa Comunitário
de Ajuda Alimentar aos Carenciados, bem como entidade promotora do Projecto de
3
Intervenção Precoce e da Creche Familiar, parceiro do Banco Social e membro activo da Rede
Social do Concelho de Abrantes.
Para o desempenho deste vasto conjunto de actividades o CRIA possui os meios
considerados necessários: salas de aula, salas de informática, salas ocupacionais, gabinetes
técnicos (psicologia, sociologia, serviço social, terapia da fala, gestão), hipoterapia – cavalos e
picadeiro coberto, auditório multimédia, hidroterapia, terapia ocupacional, fisioterapia,
ginásio, oficinas para formação profissional, para além de cozinha, refeitório, garagens e
meios de transporte adaptados a pessoas portadoras de deficiência.
Actualmente a Instituição é frequentada diariamente, nas suas instalações, por cerca de
150 pessoas com deficiência. Para cada pessoa procura-se a terapia adequada para estimular
as capacidades individuais e promover uma maior autonomia de vida. Quando esse objectivo
não é atingido, a opção passa pela procura de uma “vivência apoiada” nos cuidados
individualizados.
O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes abrange os Concelhos de Abrantes,
Constância, Gavião, Mação e Sardoal.
2.1. MISSÃO DO CRIA

O CRIA tem como propósitos promover a autonomia de vida, a formação pessoal e
profissional e a integração na família e na sociedade. Em todo este trajecto são dedicadas
muitas horas às diferentes terapias, apoio psicológico e social, hábitos de higiene e de
socialização, entre outros. Para cada caso há sempre um projecto único, mas os objectivos são
comuns: educar, reabilitar e integrar crianças e jovens com necessidades educativas especiais.
A missão do CRIA é a de Educar, Formar, Ocupar e Integrar pessoas com deficiência. Apoiar
a integração familiar e social de crianças, jovens e adultos garantindo a satisfação das
necessidades apresentadas pela comunidade, a qualidade e a equidade, numa perspectiva de
eficiência e melhoria contínua. (CRIA 2010)
2.2. ORGANIZAÇÃO DO CRIA

Assembleia Geral
Conselho Fiscal
Direcção
Directora
Executiva
Recursos Serviços Administrativos

Humanos Financeiros e Compras
Centro de Actividades Formação Rendimento Social Intervenção

Área Educacional Lar Residencial
Ocupacionais Profissional de Inserção Precoce
- CAO - - RSI -
Centro de Recursos Empresa de Nutrição e Agricultura e Intervenção

Creche Familiar Manutenção
para a Inclusão Inserção Alimentação Pecuária Familiar
- CRI -
Esquema 3 - Organograma CRIA (Jun2010)
4
3. METODOLOGIA DE TRABALHO
A metodologia apresentada segue com pequenas alterações, o conceito recomendado
pela DGARQ relativamente á elaboração dos Planos de Preservação Digitais5.
 Fase 1: Levantamento de requisitos
o Levantamento de requisitos
o Determinação de orientações técnicas ajustadas às necessidades do CRIA.
 Fase 2: Levantamento e Identificação dos SI
 Fase 3: Caracterização e Avaliação arquivística dos SI
 Fase 4: Caracterização tecnológica e Avaliação dos SI
 Fase 5: Planeamento e Implementação da estratégia de preservação
o Procedimentos Práticos
o Estratégias de Preservação
o Armazenamento e Cópias de Segurança
o Segurança
o Implementação do PPD
 Teste da Solução Proposta
 Produção de Cópias de segurança
 Aplicação das Estratégias de Preservação
 Medidas de Monitorização e auditorias internas
 Afectação de Recursos
3.1. FASE 1: LEVANTAMENTO DE REQUISITOS

3.1.1. REQUISITOS
Segundo as recomendações do documento da DGARQ (DGARQ - Recomendações para a
produção de um PPD v2-0b - 19Abr10), os pré-requisitos considerados são:
3.1.1.1. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL (PCD)

O Plano de Classificação é um documento que regista o sistema de classes concebido
para a organização de um arquivo corrente, de modo a determinar toda a estrutura da
entidade produtora ou de um arquivo. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1993).
O CRIA não possui até ao momento um PCD. O plano de classificação é um documento
base para a determinação das séries documentais a serem preservadas. Devido à sua
inexistência foi necessário elaborar um Plano de Classificação (Ver 5.1 - Anexo 1/PPD) que
para a sua aplicação prática deverá passar por um levantamento de informação mais rigoroso
e avaliação por especialista das áreas de Arquivística e Gestão documental.
5 DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD v2-0b (19Abr10)
5
3.1.1.2. TABELA DE SELECÇÃO

A tabela de Selecção, é um instrumento que regista o resultado da avaliação, e
apresenta-se como uma relação dos documentos de arquivo que fixa os respectivos prazos de
conservação na fase activa, semi-activa e destino final. A tabela de selecção podendo ser um
documento isolado, normalmente é parte constante dos regulamentos de conservação
arquivística das organizações. No entanto o CRIA não possui tabelas de Selecção de nenhuma
das formas. Para solucionar esta lacuna, elaboramos uma versão beta do regulamento, cuja
versão final deverá ser elaborado com a colaboração da DGARQ.
Foram usadas como referências documentos para a elaboração do Regulamento de
Conservação Arquivística (Ver 5.2 - Anexo 2/PPD) e da tabela de selecção dos objectos
digitais (Ver 5.3 - Anexo 3/PPD) referenciados neste PPD (documentos com regras de
preservação superior a 7 anos):
 Portaria 412/2001 - Autarquias Locais

 Portaria 1310/2005 – Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário.
 CONARQ - Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Reactivos às Atividades-Meio da Administração Publica - 2001
Nota: Por se encontrarem regulamentados em legislação própria, são excluídos do PPD

os OD relacionados com a Contabilidade e Área financeira (apesar de pela lei
nacional devem ser preservados 10 anos)
 Prazo de Conservação: Período de tempo fixado na tabela de selecção para a

conservação dos documentos de arquivo em fase activa e semi-activa. A fixação do
prazo de conservação é determinada pela existência de um prazo de prescrição e/ou
pela frequência de utilização dos documentos.
 Série: Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou
compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com
um sistema de recuperação da informação
 Sub-série: parte de uma série que se destaca pela originalidade, correspondente às
mesmas fases de processo do mesmo tipo, a sub-divisões sistemáticas de um assunto
ou a tipologias documentais
 Processo: unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes
a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria,
normalmente regulamentada
3.2. FASE 2: LEVANTAMENTO E IDENTIFICAÇÃO DOS SI

A selecção dos recursos a preservar a longo prazo constitui uma medida de gestão das
instituições tutelares do repositório digital e baseia-se na sua missão e objectivos. A política
de selecção deve ser documentada depois de ter sido objecto de discussão e reflexa profundas.
No seguimento do trabalho conjunto devem surgir princípios que norteiam a selecção. A
política de selecção a instituir deverá ter em conta o valor cultural, histórico ou de carácter
científico dos recursos a depositar, assim como as necessidades da comunidade de
utilizadores. Com o propósito da inventariação dos SI do CRIA foram efectuadas reuniões de
trabalho em que participaram diversas pessoas do CRIA que forneceram a informação relativa
6
ao funcionamento e utilização dos diversos SI que serviram de base à produção deste

documento.
Não foram considerados os SI que, embora possam cumprir funções nucleares para
determinadas áreas (Ex: RSI) não se inscrevem directamente nos objectivos gerais do CRIA ou
que, os seus conteúdos informacionais sejam espelhados noutros SI sujeito ao PPD (ex:
Segurança Social ou Ministério da Educação).
A informação existente nestes SI cumpre as seguintes condições:
Ser produzida na rede organizacional;

Ser considerada como propriedade institucional;
Ter carácter de sistema oficial, reconhecido pelo organismo, e não de “documento de
trabalho particular”.
3.2.1. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DO CRIA:

Não foi possível fazer o levantamento dos Sistemas de Informação do CRIA, pois em
termos de inventário computacional apenas foi possível verificar a existência de 19 sistemas
mas cujo informação de cadastro tecnológico e aplicacional assim como o respectivo
utilizador não está disponível. Assim o grupo de trabalho apenas fez o levantamento dos
documentos digitais originais produzidos no CRIA
(Ver 5.4 - Anexo 4/PPD)
3.3. FASE 3: CARACTERIZAÇÃO E AVALIAÇÃO ARQUIVÍSTICA DOS SI

Procedeu-se a uma selecção e caracterização sumária dos SI constantes da lista anterior
(3.2.1) para os quais o prazo de conservação seja superior a sete anos pois serão estes que
deverão ser objecto de um PPD. A caracterização sumária dos SI anteriormente referenciados,
nomeadamente ao nível dos seguintes itens
 Área de negócio;
 Âmbito e conteúdo (actividades administrativas ou técnicas e procedimentos
administrativos, documentais ou outros que o sistema serve ou suporta);
 Utilização do sistema (relativamente ao tipo de exploração actual do SI ou seja: activo,
semi-activo ou inactivo);
 Prazo de conservação administrativa (período de tempo findo o qual a informação
que reside no SI não será mais necessária para exploração e/ou consulta pelos
utilizadores/interessados primários.)
 Destino Final (destino atribuído à informação que reside no sistema, resultante do
seu valor probatório e/ou da relevância do seu valor informativo e que pode ser de:
conservação permanente global, conservação permanente parcial ou eliminação
global).
7
3.4. FASE 4: CARACTERIZAÇÃO TECNOLÓGICA E AVALIAÇÃO DOS SI

A informação relativa à caracterização tecnológica dos SI foi fornecida em reuniões de
trabalho ad hoc. Adicionalmente foram analisados, sempre que possível, manuais de
instruções, procedimentos de utilização e outra literatura complementar. Com base no
conjunto da informação arquivística e tecnológica apurada e tendo, em especial consideração,
as referidas nos campos “Prazo de conservação administrativa” e “Destino Final”, foi feito um
estudo de cada um dos diversos SI de forma a tornar possível delinear soluções de
preservação específicas.
Que materiais devem ser preservados? Este é sem dúvida, um aspecto que levanta
permanentemente múltiplas discussões. Os princípios de “importância” e de “efemeridade”
que, de algum modo têm vindo a ser aplicados em bibliotecas arquivos têm de ser
reequacionados à luz dos novos tipos de documentos e formas de preparar e difundir
informação. Por outro lado, há sempre que ter em conta as necessidades das comunidades de
utilizadores que condicionam os critérios de selecção a aplicar, sendo que, no limite há
sempre que definir princípios e responsabilidades institucionais pela preservação com a
respectiva criação das condições de continuidade do acesso aos recursos.
3.5. FASE 5: PLANEAMENTO DA ESTRATÉGIA DE PRESERVAÇÃO

A análise efectuada na fase anterior permitiu a elaboração de propostas de soluções para
cada um dos sistemas a nível da preservação primária e secundária, assim com procedimentos
de comunicação (indicações para a definição do fluxo de comunicação/validação prévia à
implementação das acção de preservação e documentação (considerações sobre se existe
suficiente documentação do sistema, particularmente relacionada com a estratégia de
preservação secundária).
3.5.1. PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

Os procedimentos práticos de preservação digital apresentados apenas podem ser
executados depois de estarem de definidas e aplicadas as regras de migração. Existe também
necessidade de definir regras para outras acções do procedimento, refira-se a identificação da
metainformação (campos) que devem migrar para sistemas de preservação secundária ou
para novas versões / preservação primária (e se será necessário migrar toda a
metainformação relativa a rotinas de auditoria?). Outros exemplos passam por fazer
contemplar na Tabela de selecção objectos digitais (séries) institucionais residenciais nos
vários repositórios (papel, Internet), e ainda a definição de regras de periodicidade de
“impressão” das paginas dos sítios Web de Internet e Intranet para formato PDF/A.
8
3.5.2. ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

As estratégias para preservar os documentos digitais do CRIA foram pensadas com o
objectivo de se ter como garantia o acesso ao documento.
Na tabela seguinte, está representado o lugar das estratégias de preservação no fluxo
dos documentos digitais dentro da estrutura de Arquivo Digital do CRIA.
Fase Tarefa Estratégia
Aquisição Entrega do OD pelo Produtor do mesmo
Captura pelo responsável do ADCRIA
Recolha pelo responsável do ADCRIA
Verificação Integridade física (meio)
Integridade de conteúdo Integridade Lógica
Autenticidade
Registo Metadados Descrição Bibliográfica
Instalação e manipulação
Acesso
Preservação
Preservação Preservação Física Refrescamento do meio
Migração do Suporte
Preservação Lógica Conversão de Formatos
Emulação
Preservação Intelectual
Acesso Condições de uso Acesso Local
Acesso remoto
Tabela 3 - estratégias de preservação no fluxo dos OD (Adaptado Arellano 2004)
Na preservação de documentos digitais, assim com na dos documentos em papel, é

necessária a adopção de ferramentas que protejam e garantam a sua manutenção. Essas
ferramentas servem para reparar e restaurar registos protegidos, prevendo os danos e
reduzindo os riscos dos efeitos naturais (preservação prospectiva), ou para restaurar os
documentos já danificados (preservação retrospectiva). Para o CRIA, a preservação digital é o
planeamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias para assegurar que a
informação digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável. A preservação digital
compreende os mecanismos que permitem o armazenamento em repositórios de dados
digitais que garantem a perenidade dos seus conteúdos.
Uma das primeiras estratégias que não deve ser utilizada pelo CRIA, é a da preservação
de hardware e software. Este tipo de estratégia, apesar de utilizada ainda hoje por algumas
organizações, não é aconselhada e está em declínio, primeiro pela obsolescência rápida dos
sistemas tecnológicos, segundo pelo risco de descontinuidade do fabricante. Outra opção que
nos chamou a atenção quando a questão da preservação de documentos digitais entrou em
discussão foi a da impressão no papel. È habito no CRIA, imprimir os seus documentos como
forma de garantir a longevidade dos mesmos. A opção da impressão em papel, tal como a
preservação tecnológica continua a ser usada apesar de não ser viável para muitos recursos
digitais. Quando os recursos a preservar são textos, gráficos, fotografias ou outros formatos
passíveis de reprodução em papel, o CRIA recorre a essa estratégia.
No caso da preservação intelectual (por exemplo os manuais produzidos pela área de
Formação Profissional), o foco são os mecanismos que garantem a integridade e autenticidade
da informação nos documentos electrónicos. Como mostra tabela seguinte, a preservação
física continua relevante nos suportes electrónicos/digitais, ainda que o seu armazenamento
tenha a necessidade de uma constante actividade de migração para novos suportes físicos
(DVD, SSD, BlueRay etc.)
9
Requisitos Documentos Impressos Documentos Digitais

Preservação física Relevante Relevante
Preservação Lógica Pouco Relevante Relevante
Preservação Não Relevante Relevante
Intelectual
Tabela 4 - Relevância dos requisitos de preservação dos Documentos Impressos e Digitais
No caso dos materiais impressos, a preservação lógica é pouco relevante, por estar
garantida no formato específico em que foram publicados (periódico, revista, livro etc.). Na
publicação digital, a preservação lógica está associada à necessidade de garantir a conversão
dos formatos originais que tem se convertido em obsoletos ou de custosa manutenção. O
quadro mostra também que a importância da preservação intelectual torna-se maior no caso
dos materiais digitais devido principalmente à capacidade de o objecto digital ser passível de
modificação no seu desenho, apresentação no formato de publicação.
Com isso, a perda do conteúdo intelectual original pode ser declarada inaceitável pelo
autor. No entanto outras estratégias são recomendadas, tais como a emulação, que consiste no
uso de tecnologias actuais, para sobre elas reconstituir as funcionalidades e o ambiente de
tecnologias que se tornaram obsoletas; e a mais recomendada neste PPD, a migração, que
trata de transportar os recursos digitais de uma plataforma para outra, adaptando-os aos
ambientes de chegada, cada vez que o hardware e software se tornam obsoletos ou em
antecipação a essa própria obsolescência; e por fim o encapsulamento, que tem como
objectivo a preservação do formato original tecnológico mas apenas quando estiverem criadas
as condições tecnológicas no CRIA para manter este tipo de estratégia.
3.5.2.1. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Na avaliação dos documentos digitais, têm-se em conta a existência de diferentes tipos
de documentos que exigem abordagens diferentes e específicas:
 Bases de dados
Na abordagem das bases de dados devem-se ter em consideração os documentos
descritivos de todos os ficheiros de dados que descrevem: o sistema, as
características físicas dos documentos, a sua estrutura, o conjunto de dados, o
software produtor (nome e versão) e o período de conservação.
 Ficheiros de Texto
Devem conter, caso o original seja mantido em formato digital, a unidade orgânica
responsável pela produção, as datas de actualizações, o autor e destinatário, o nome
do ficheiro, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação.
 Folhas de Cálculo
Se o original for mantido em formato digital, os seus ficheiros devem conter a
identificação da unidade orgânica que o produziu, datas das actualizações, o nome do
ficheiro, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação.
 Gráficos
Os seus ficheiros devem conter informações como: descrição do sistema,
características físicas, o conjunto de dados, nome e versão do software produtor e o
período de conservação.
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 Documentos não-lineares (ou compostos)

Dividem-se em vários tipos:
 Documentos: que contêm gráficos ou um conjunto de parcelas de uma folha de

cálculo;
 Documentos dinâmicos: documentos relacionados entre si, que interagem
reciprocamente de forma automática ou manual;
 Documentos Multimédia: com aplicações multimédia (vídeo, sons e imagens)
em grande parte produzidos pela Biblioteca do CRIA.
Para os documentos não-lineares e no caso particular dos documentos multimédia

produzidos pela Biblioteca do CRIA, deve-se manter a documentação adequada incluindo a
descrição do sistema, as características físicas dos documentos, o software produtor (nome e
versão) e o período de conservação. Não devem nunca abandonar o formato digital, já que
perdem consistência e coerência informativa e probatória quando são transpostos para outro
tipo de suporte.
Toda avaliação de documentos digitais incide sobre dois aspectos fundamentais e
interligados:
1. A análise interna: Abarca o conteúdo informativo dos documentos e o critério a
aplicar é idêntico ao que se aplica aos documentos tradicionais, tendo por base a
legislação a aplicar nestes casos (em Portugal a avaliação segue o que está estipulado
no D.L. nº 447/88 de 10 de Dezembro).
2. A análise técnica: estuda as especificações externas que são inerentes aos
documentos electrónicos (suporte, hardware e software). Sobre tudo deve incidir de
forma agrupada sobre a estrutura que permite a sua produção, acesso e o conteúdo
informativo do documento.
Em resumo, a análise técnica sistémica dos documentos digitais abrangeu os diversos

campos e grupos específicos e incidiram sobre os seguintes itens:
 ● Legibilidade: o seu armazenamento deve permitir a recuperação dos documentos,
quando solicitados;
 ● Documentos e metainformação: a descrição do sistema deve assegurar a
localização e recuperação dos documentos, mediante a utilização de diferentes níveis
de metainformação atribuída ao próprio sistema de informação e a elaboração de
documentos descritivos que identifiquem o seu ciclo de vida. Neste âmbito deve-se
preservar os manuais técnicos que são apresentados pelo fornecedor do sistema
informático;
 ● Dependência do software-hardware: deve-se aferir se existe dependência
claramente identificada de alguma plataforma ou aplicação. Se o software utilizado é
de origem “proprietária” ou standard, proveniente de organismos internacionais de
normalização (ISO – International Standards Organization, ANSI – American National
Standard Institute, e outros);
 ● Custo: deverá ser indicado o valor orçamentado para assegurar a correcta
manutenção dos documentos, de modo a que a informação que contêm esteja
disponível e seja relevante;
 ● Frequência de utilização: analisa a necessidade de serem acedidos de forma a
justificar a sua manutenção;
11
 ● Manuseamento: deve permitir a sua utilização ou transposição para outro tipo de

formato digital que permita a sua utilização;
 ● Investigação: deve permitir avaliar o seu potencial em relação a recuperação para
efeitos de consulta e investigação;
 ● Relações e Ligações (Links): o recenseamento de outros sistemas ou recursos
electrónicos permite obter informação relevante sobre o sistema.
3.5.2.2. TRANSFERÊNCIA DE SUPORTE

A nível estratégico e organizacional, a necessidade de rapidez e eficiência
A tarefa de preservação de documentos, requer a utilização de ferramentas cada vez
mais tecnológicas. Consciente desse facto. O CRIA deve recorrer a planos de digitalização de
arquivos, permitindo conversão de documentos em formato físico para formato
electrónico.
A digitalização é um processo que o CRIA deve equacionar nomeadamente no que diz
respeito à:
 Conversão de toda a documentação quer a produzida quer a recebida em formato
digital implementado uma Gestão Electrónica de Documentos (GED).
 Conversão de toda a massa documental existente em formato papel para o digital.
Em quaisquer dos casos a conversão digital é um procedimento que tem de ser
criteriosamente estudado, planeado e relacionado com o objectivo de proporcionar uma
maior eficácia documental no acesso, gestão e distribuição da informação.
3.5.2.3. CORREIO ELECTRÓNICO

Este sistema e aplicação destinados à transmissão de mensagens entre computadores,
tornou-se um veículo privilegiado de transmissão e transferência de informação, devido à
facilidade e rapidez de comunicação. Passou a constituir parte integrante do sistema de
arquivo e por isso no CRIA devem instituir-se normas para a sua gestão arquivística em
conjunto com a correspondência via correio postal. O plano de classificação adoptado e as
tabelas de selecção e de eliminação de documentos devem conter este tipo de documentação.
A gestão do correio electrónico no CRIA deve ter em conta a sua especificidade e basear-
se nas seguintes regras:
 Conservação dos respectivos elementos meta-informativos (envelope electrónico)
que contem informações que definem a sua contextualização tanto da entidade
produtora como da destinatária;
 Como no CRIA não existe um sistema de arquivo organicamente reconhecido, deve-se
proceder a impressão das mensagens no formato PDF/A e classificá-los (de acordo
com o PCD) com os respectivos ficheiros que sejam relevantes para a instituição;
 Os documentos provenientes de correio electrónico só poderão ser destruídos tendo
atenção as normas e procedimentos arquivísticos;
 Não se devem imprimir documentos enviados unicamente com o objectivo de
informar;
 Deve-se evitar a impressão de material de referência (artigos ou documentos
impressos) que foram publicados, respeitando os direitos de autor.
12
3.5.3. ARMAZENAMENTO E CÓPIAS DE SEGURANÇA

A preservação digital dos OD deverá ser suportada por um sistema de armazenamento e
cópias de segurança, do tipo NAS, para cuja configuração foram ponderados os critérios
seguintes:
Segurança dos dados: capacidade para suportar RAID, Backups e Replicação remota;
• Interoperabilidade: capacidade para suportar nós de marcas diferentes, discos de marcas
diferentes, conectividade NFS e CIFS/SMB;
• Escalabilidade: dimensão da solução inicial, incremento e capacidade limite;
• Custos: custo de instalação, de manutenção e suporte por ano, duração da garantia, custo
inicial e custo de incremento.
A capacidade de armazenamento dos suportes deverá ser grande o suficiente para albergar a
informação existente, sem prejuízo da persistente capacidade de processamento, nomeadamente,
para implementação dos mecanismos de migração. Isto significa que o nível de ocupação dos
suportes físicos de armazenamento nunca deverá exceder os 50%; sempre que este limite seja
atingido, o sistema deverá sofrer um acréscimo na sua capacidade de armazenamento.
3.5.4. SEGURANÇA
Para garantir a segurança dos dados face a avarias nos suportes deve existir um sistema
RAID e de cópias de segurança implementado. Recomenda-se aumentar futuramente o nível
de segurança, nomeadamente no que respeita à tolerância a catástrofes naturais, através da
replicação de todos os dados armazenados para um sistema geminado, fisicamente separado e
distante do sistema principal.
O sistema deverá ter mecanismos de segurança contra intrusão através da rede externa
(Internet), e de uma futura rede interna (Intranet) e através de acesso físico aos espaços de
residência dos equipamentos que asseguram o armazenamento e gestão da informação, com
procedimentos controlados de autorização de acesso e registo de ocorrências.
Todos os componentes de hardware que constituem o sistema de armazenamento e
cópias de segurança deverão ser mantidos em condições ambientais estáveis e controladas,
nomeadamente no que respeita aos níveis de temperatura, humidade relativa e qualidade do
ar, aspectos sujeitos a medições regulares.
Algumas precauções devem ser tomadas para reduzir o perigo da perda dos materiais
digitais:
 Implementar ciclos de actualização (refreshment) para cópia em novo suporte físico;
 Fazer cópias de preservação (assumindo licenças e permissões de copyrights);
 Implementar procedimentos apropriados de manuseio;
 Transferir para um suporte de armazenamento padrão.
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3.5.5. IMPLEMENTAÇÃO DO PPD6

3.5.5.1. TESTE DA SOLUÇÃO PROPOSTA
Antes da implementação do PPD, os procedimentos técnicos e soluções decididas a
partir do processo de avaliação descrito em 3.2 devem ser sujeitos a testes. Estes devem ser
levados a cabo pelos colaboradores do CRIA sobre duplicados dos documentos de arquivo
electrónicos de forma a salvaguardar os originais de quaisquer resultados indesejáveis,
sempre possíveis em fases de teste
3.5.5.2. PRODUÇÃO DE CÓPIAS DE SEGURANÇA

Antes da implementação do PPD e respectivas estratégias de preservação, devem ser
feitas cópias de segurança de todos os OD seleccionados para preservação. A integridade
destas cópias deve ser verificada antes da sua remoção para uma área de armazenamento
segura. Estes duplicados não devem ser sujeitos a qualquer tratamento de preservação,
devendo funcionar como matrizes caso os procedimentos preconizados para a estratégia de
salvaguarda sejam mal sucedidos.
3.5.5.3. APLICAÇÃO DAS ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

Após a finalização das tarefas relacionadas com os pontos 3.5.5.1 e 3.5.5.2 e caso os
resultados tenham sido satisfatórios, o tratamento de preservação deve ser estendido a todos
os OD seleccionados para tal.
3.5.5.4. MEDIDAS DE MONITORIZAÇÃO E AUDITORIAS INTERNAS

Apresenta-se aqui uma grelha que indica os responsáveis pelos sistemas considerados.
Optou-se por especificar as responsabilidades a nível da Administração do sistema, ou seja,
quem é responsável pela administração operacional do sistema (assegura o armazenamento
dos dados, monitorização do sistema, actualização, etc.) tem também as responsabilidades a
nível da gestão dos dados, isto é, quem tem responsabilidades de gestão dos dados que
utilizam o sistema para cumprimento das suas actividades, inserindo dados ou simplesmente
utilizando-os para consulta.
Adicionalmente, cabe à Direcção do CRIA, as seguintes responsabilidades:
Supervisionar a implementação do PPD

Fazer cumprir o PPD;
Monitorizar o cumprimento do PPD;
Coordenar o trabalho das equipas designadas pelas áreas responsáveis pelos sistemas,
nomeadamente:
 Na identificação de perdas aceitáveis/não aceitáveis,

 No teste de conversores,
 Na definição de regras tanto para a migração e controlo da qualidade da migração
como para a elaboração de relatórios de migração.
6 De acordo com a DGARQ e as suas recomendações para a produção de um PPD v2-0b (19Abr10)
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As regras de migração e controlo de qualidade da mesma têm que ser definidas

individualmente para cada sistema. Nesta perspectiva, cabe ao Responsável pela
Administração dos SI (AdmSI) o papel de coordenar cada um dos grupos de trabalho para a
sua produção. Este grupo de trabalho deve inclui a AdmSI, por ser o responsável pela
administração dos SI, e o(s) responsável(eis) pela gestão dos dados de cada sistema. Haverá
sistemas que requererão a inclusão de elementos que não possuam nenhum destes papéis,
pela razão de necessitarem dos dados que constam no referido SI.
Após a migração, deverá ser efectuada uma comparação entre os dados do SI originais e
o produto da migração. Registando-se alguma perda, caberá aos responsáveis pela gestão dos
dados e/ou dos que necessitam destes para as suas actividades verificar se as perdas
registadas são aceitáveis e se não houve perda de dados considerados vitais.
Face às responsabilidades identificadas, indica-se agora um conjunto de recomendações
gerais, aplicáveis a todos os SI e que, caso não tenham aplicação aos sistemas vigentes, devem
ser tidas em conta no momento da sua actualização/substituição. Simultaneamente são
apontadas as áreas sobre as quais pendem tais recomendações.
 Definir medidas de monitorização sistemática dos sistemas (incluindo suportes e

formatos) e do ambiente tecnológico externo, no sentido de evitar riscos de
obsolescência. (AdmSI)
 Privilegiar a adopção de formatos abertos, no desenvolvimento/aquisição de novos
sistemas e na produção de documentos. (AdmSI)
 Promover a actualização dos sistemas, dos formatos e/ou dos suportes sempre que a
evolução tecnológica o recomendar. Quando houver lugar a migração para outros
formatos (PDF, TIFF, DBML, AVI, WAV), identificar perdas aceitáveis/não aceitáveis e
testar conversores, no sentido de garantir a viabilidade da solução enunciada ou
procurar solução alternativa. (AdmSI)
 Definir regras e procedimentos a observar em todas as migrações, incluindo regras
para controlo da qualidade da migração e para a elaboração de relatórios de cada
migração (sublinha-se especialmente que as perdas de informação – ainda que
aceitáveis – devem ser reportadas). (AdmSI)
 Garantir que é produzida adequada documentação dos sistemas (esquemas de
metainformação, arquitectura e dicionários de dados, inventário de hardware e
software e manual de instalação). Insuficiente documentação pode impossibilitar a
identificação de funcionalidades e compreensão dos dados, dificultando
procedimentos subsequentes de migração; por outro lado, condiciona a generalidade
das estratégias de preservação, e limita a utilização secundária dos dados fora do
sistema de origem. (AdmSI)
 Garantir que a transferência de bases de dados para repositório de preservação
digital (acompanhada de migração dos dados para formato de preservação) será
sempre acompanhada de suficiente documentação do sistema que permita
interpretar os dados e as relações entre os dados. (AdmSI)
 Garantir que todos os sistemas disponham de adequadas facilidades de importação e
de exportação de dados (de/para formatos abertos e normalizados). (AdmSI)
 Garantir que todos os sistemas tenham rotinas de auditoria suficientes para a
demonstração da fiabilidade da informação que reside no sistema. (AdmSI)
 Aprofundar a análise das necessidades de informação, especialmente para os
sistemas mais pesados – quanto maior for o volume e o ritmo de crescimento do
sistema, mais crítico se torna efectuar uma criteriosa avaliação de necessidades,
15
tendo em vista alinhar diferentes usos com soluções diferenciadas de armazenamento

e de preservação. (Administradores dos dados)
 Estender o desenvolvimento de planos de contingência a todos os sistemas. (AdmSI)
 No que especificamente respeita a um sistema electrónico de gestão de arquivos,
tendo em vista o incremento de valores de gestão integrada de arquivos (corrente,
intermédio e definitivo) e de facilitação do acesso aos documentos da administração,
recomenda-se, ainda:
 Aquisição de um sistema de gestão de arquivo (Direcção)
 Incremento da interoperabilidade técnica (formatos abertos de exportação e
importação de dados e de documentos) e semântica (esquemas de normalizados
de metainformação); (Responsável pelo Arquivo)
 Incremento da adopção da especificação MoReq 2. (Responsável pelo Arquivo)
As recomendações acima enunciadas não dispensam a consideração das

orientações técnicas e normativas, nacionais e internacionais, nomeadamente as
expressas e referenciadas no documento produzido pela DGARQ
3.5.5.5. AFECTAÇÃO DE RECURSOS

É essencial prever antecipadamente os recursos humanos, materiais, bem como os
elementos temporais de implementação das estratégias na fase inicial e na continuidade da
aplicação do PPD, considerados como necessários para assegurar o esforço de implementação
do plano. O CRIA deve planear e implementar as estruturas necessárias para aplicar a
monitorizar a aplicação do PPD.
3.5.6. RECOMENDAÇÕES GERAIS

 Elaboração de um Regulamento de Conservação Arquivística
 Elaboração de um Plano de Classificação Documental
 Uniformização de software aplicacional pelos 19 computadores
 Implementação de uma rede interna (Intranet)
 Nomeação de um Responsável pelos Sistemas de Informação com a formação adequada
 Nomeação de um Responsável pelo Arquivo do CRIA
 Implementação de um Arquivo Digital do Cria (ADCRIA) para servir ainda como repositório
de dados e documentos digitais.
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4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A produção deste documento pressupôs, sempre, que os SI analisados estão sujeitos a
modificações, alterações e substituições. Similarmente, as funções e actividades às quais
dizem respeito e a que dão resposta os SI, poderão ser objecto de alterações, podendo mesmo,
no limite, desaparecer ou dar lugar ao surgimento de novos.
Face a esses pressupostos, é necessário entender o presente documento, como
delimitado no tempo sendo necessária a sua revisão sempre que se verifique alteração,
modificação ou substituição do SI, mas também das funções/actividades que ele cumpra.
A produção de um novo Regulamento de Conservação Arquivística e um novo Plano de
Classificação Documental, deverá ter em conta as características dos SI, no que concerne ao
destino final, devendo haver uma especificação, aquando da conservação parcial, dos
procedimentos técnicos necessários para efectuar a eliminação, no SI, de conteúdos
considerados desnecessários.
O sucesso do PPD dependerá da concertação e envolvimento dos responsáveis quer pela
utilização quer pela administração/gestão técnica dos SI. Tal requererá a definição de um
quadro de recursos humanos, dentro de cada área do CRIA, com responsabilidade directa na
boa execução do Plano. Para tal propõe-se o desenvolvimento de um plano de formação que
sensibilize, permitindo uma tomada de consciência da temática da preservação digital.
Para melhor optimizar a gestão de informações, o CRIA deverá implementar um sistema
de gestão de recursos humanos computacional integrados com o já existente sistema de
gestão contabilística e financeira assim como um sistema de gestão de alunos computacional.
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5. ANEXOS
Lista de Anexos
Anexo 1 – Plano de Classificação Documental do CRIA (Protótipo)
Anexo 2 – Regulamento de Arquivo (Protótipo)
Anexo 3 – Tabela de Selecção (Objectos Digitais)
Anexo 4 - Folha de Recolha de Dados
Anexo 5 – Glossário
18
5.1. ANEXO 1 – PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL DO CRIA

A elaboração do Plano de Classificação Documental do CRIA é uma tarefa muito
importante, primordial, difícil e morosa e deve ser elaborada com o máximo cuidado de forma
a não se cometerem erros que se repercutirão na estrutura e bom funcionamento do arquivo e
gestão documental do CRIA.
O PCD apresentado na página seguinte é apenas um protótipo com o único objectivo de
cumprir com os dos requisitos para a elaboração do PPD do CRIA. Para que possa ser utilizado
na prática deverá passar antecipadamente pela elaboração de um novo PCD com a
colaboração da DGARQ, com base num levantamento rigoroso das séries documentais do CRIA
e acompanhado de uma manual de descrição e utilização do PCD. No entanto, dentro das
nossas limitações e formação, elaboramos o PCD com base nas seguintes características:
 Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adoptando critérios que potenciem a
resolução dos problemas. Quanto mais simples forem as regras de classificação
adoptadas, tanto melhor se efectuará a ordenação da documentação;
 Construção deve estar de acordo com as atribuições do CRIA (divisão de
competências) e a focar a estrutura das entidades de onde provém a
correspondência;
 Tida em conta a evolução futura das atribuições do serviços deixando espaço livre
para novas inclusões;
 A possibilidade de ser revisto periodicamente, corrigindo os erros ou classificações
mal efectuadas, e promover a sua actualização sempre que se entenderem
convenientes.
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000 - Administração e Gestão Geral

001 – Modernização e reformas administrativas
01 – Projectos, estudos e Normas
002 - Gestão e Controlo de Qualidade
010 - Organização e Funcionamento

01 - Registo de Órgãos Competentes
02 - Regulamentos, Estatutos, Organogramas, Estruturas
03 - Audiências, Despachos, Reuniões
011 - Grupos de Trabalho, Comissões
012 - Comunicação Social
01 - Relações com a Imprensa
11 – Credenciais de Jornalistas
12 – Entrevistas, Noticiários, reportagens, Editoriais
02 – Divulgação Interna
03 – Campanhas Institucionais, Publicidade
06 – Sítio institucional de Internet7
020 – Recursos Humanos

01 – Legislação
02 – Identificação Funcional
03 – Obrigações Trabalhistas e Estatutárias
04 – Sindicatos, acordos
05 – Processos Individuais, cadastro
021 – Recrutamento e Selecção
01 – Candidatos a Cargos e emprego, Inscrição e Curriculum Vitae
03 – Testes de Selecção
022 – Formação e Estágios
01 – Cursos
02 – Estágios
09 – Outros assuntos
023 – Escalas, Quadros, Tabelas e Politica de Pessoal
01 – Estudos e Previsão de Pessoal
02 – Criação, Classificação e Remuneração de Cargos e Funções
03 – Reestruturação e Alterações Salariais
10 – Movimentação de Pessoal
11 – Admissão
12 – Demissão
024 – Direitos, Obrigações e Vantagens
01 – Folhas de Pagamento
11 – Salários, vencimentos, remunerações
12 – Gratificações
13 - Adicionais
01 – Tempo de Serviço
02 – Nocturno
06 – Serviço Extraordinário
07 – Férias
7 http://www.cria.com.pt/
20
14 – Descontos
15 – Encargos Do CRIA
02 – Férias
03 – Licenças
05 – Reembolso de Despesas
09 – Outros Direitos, Obrigações e Vantagens
025 – Apuramento de Responsabilidades e Acções Disciplinares
01 – Denuncias, Inquéritos
11 – Processos Disciplinares
026 – Assistência e Segurança Social
01 – Benefícios
11 – Seguros
12 – Auxílios
13 – Aposentadoria
01 – Contagem de Tempo de Serviço
02 – Higiene e Segurança no Trabalho
21 – Prevenção de Acidentes de Trabalho
22 – Refeitório, Cozinhas, Creche
23 – Inspecções periódicas de Saúde
029 – Outros assuntos referentes a pessoal
01 – Horários de expediente
01 – Pessoal não docente
02 – Pessoal Docentes
02 – Trabalho fora da Sede, Viagens em Serviço
21 – No Pais
22 – No Estrangeiro
03 – Incentivos Funcionais, Prémios
030 – Material
01 – Cadastro de Fornecedores
033 – Aquisição de Material
01 – Material Permanente (Imobilizado)
11 – Compra
12 – Aluguer, Leasing
13 – Empréstimo, Doação, permuta
02 – Material de Consumo
11 – Compra
03 – Material Didáctico
11 – Compra
04 – Material Pedagógico de Apoio Educativo
034 – Movimentação de Material

01 – Controlo de existências
02 – Extravio, roubo, desaparecimento
036 – Instalação e Manutenção de Material
01 – Requisição e Contratos de Serviços
02 – Serviços executados pela Manutenção do CRIA
037 – Inventário
21
01 – Material Permanente
02 – Material de Consumo
03 – Material Didáctico
04 – Material Pedagógico de Apoio Educativo
039 – Outros Assuntos Referentes a Material
040 – Património
041 – Bens Imóveis
00 – Fornecimentos e manutenção de serviços Básicos
11 – Água e Esgotos
12 – Gás
13 – Electricidade
01 – Aquisição
11 – Compra
12 – Cessão
13 – Doação
14 – Aluguer, Arrendamento
04 – Obras
01 – Reforma, Recuperação, Restauro
02 – Construção
05 - Serviços de Manutenção
042 – Viaturas
01 – Aquisição
11 – Compra
12 – Cessão
13 – Doação
14 – Aluguer
02 – Cadastro, Licenciamento e registo
03 – Venda
04 – Serviços de Manutenção, Abastecimento, Limpeza e Reparação
05 – Acidentes, Infracções, Multas
09 – Outros Assuntos Referentes a Viaturas
11 – Controlo de Usos
01 – Requisição
02 – Autorização para uso fora do horário de expediente
03 – Estacionamento, Garagem
044 - Inventário
049 – Outros Assuntos Referentes a Património
01 – Guarda e segurança
11 – Serviços de Vigilância
12 – Seguros (inclusive de Viaturas)
13 – Prevenção de Incêndio
14 – Sinistro
15 – Controlo de Acessos
02 – Mudanças
03 – Uso de Dependências
22
050 – Orçamento e Finanças

01 – Auditorias
051 – Orçamento
01 – Programação Orçamental
02 – Execução Orçamental
052 – Finanças
01 – Programação Financeira
02 – Execução Financeira
21 – Receita
22 – Despesa
053 – Fundos especiais
054 – Estímulos Financeiros
01 – Subsídios
02 - Incentivos Fiscais
03 – Investimentos
04 - Doações
055 – Operações Bancárias
01 – Conta Corrente
02 – Outras Contas
056 – Balanços, Balancetes
057 – Prestação de Contas
059 – Outros assuntos Referentes a Orçamento e Finanças
01 – Tributos (Impostos e taxas)
060 – Documentação e Informação

01 – Álbuns Fotográficos
02 – Documentos audiovisuais produzidos no âmbito das actividades educacionais
061 – Produção Editorial

062 – Documentação Bibliográfica (livros, manuais, folhetos e audiovisuais)
00 – Normas e Manuais
01 – Aquisição
11 – Compra e Assinaturas
12 – Doação
02 – Registo
03 – Catalogação, Classificação, Indexação
04 – Referência e Circulação
05 – Inventário
063 – Documentação Arquivística, Gestão de Documentos e Sistema de Arquivos
064 – Documentação Histórica e Museológica
065 – Reprodução de Documentos
066 – Conservação de Documentos
067 – Informática
01 – Planos e Projectos
11 – Plano Director dos Sistemas de Informação
12 – Plano de Preservação Digital
02 – Software, Sistemas, Redes
21 – Manuais Técnicos
23
22 – Manuais do Utilizador
03 – Assistência Técnica
069 – Outros assuntos Referentes às Documentação e Informação
070 – Comunicações e Audiovisuais

01 – Normas, Regulamentações e Procedimentos
071 – Serviço Telefónico Fixo
01 – Instalação, Manutenção, Reparação
02 – Contractos
072 – Serviço Telefónico Móvel
02 – Contractos
073 Serviço de transmissão de Dados
01 – Serviço de Internet (fixa e Móvel)
074 – Serviço de Televisão
02 – Contractos
078 – Serviço de Rádio do CRIA
080 – Áreas de Resposta Social

081 – Educacional
01 – Acção Social Escolar
11 – Processos de Alunos Subsidiados
12 – Processos de Candidaturas
13 – Auxílios Económicos
02 – Informação e Comunicação
11 – Actas de Reuniões
12 – Relatórios de Actividades
13 – Horários
14 – Listas de Alunos
03 – Actividade cientifico-pedagógica
11 – Actas de Reuniões das estruturas pedagógicas
12 – Projecto educativo
13 – Projectos curriculares
14 – Planos de Actividades
15 – Relatórios da pratica pedagógica
16 – Relatórios do desempenho de cargos
17 – Programas
18 – Normas de Avaliação
20 – Pessoal Discente
01 – Processos Individuais dos alunos
02 – Registos Biográficos
03 – Ficheiros de alunos
04 – Matriculas
05 – Processos de Candidatura
06 – Livros de ponto: sumários
11 – Horários
12 – Avaliação
24
13 – Termos de resultado final dos alunos

14 – Guias de Aprendizagem de ensino
21 – Apoio Educativo
03 – Actas de reuniões dos serviços de Psicologia e Orientação
04 – Plano educativo individual
05 – Projectos de dinamização de recuperação das aprendizagens
06 – Programas de métodos e hábitos de estudo
07 – Planos de Aulas Especializadas
11 – Relatórios dos Professores do apoio educativo
12 – Minutas das entrevistas com alunos
13 – Listas de alunos com apoio educativo
14 – Horários de alunos com apoio educativo
16 – Informações Gerais e Divulgação
17 – Programas
29 – Outros Assuntos referentes à Área Educacional
01 – Enriquecimento Curricular
082 – Centro de Actividades Ocupacionais
083 – Formação Profissional
084 – Lar Residencial
085 – Rendimento Social de Inserção
087 – Centro de Recursos para a Inclusão
088 – Creche Familiar
089 – Outros Assuntos Referentes às Áreas de Resposta Social
01 – Manutenção
02 – Nutrição e Alimentação
090 - Outros Assuntos

10 - Comemorações, Homenagens
20 - Conferências, Seminários
30 - Feiras, Salões, Exposições
40 - Visitas e Visitantes
90 - Assuntos Transitórios
25
5.2. ANEXO 2 – REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Preâmbulo
O arquivo é, sem dúvida, a materialização da memória colectiva. É com base na produção

informacional probatória dos diferentes actos administrativos do Centro de Recuperação Infantil de
Abrantes (CRIA) que se constrói (ou reconstrói) essa memória a identidade das comunidades.
O Regulamento de Arquivo a seguir foi elaborado com vista a constituir uma base de
recomendações, de forma a disciplinar normativamente a actividade de arquivo do CRIA e garantir a
preservação e valorização do seu acervo documental.
Deste modo, o presente Regulamento destina-se à implementação de princípios de
funcionamento, através de metodologias e meios, de forma a fomentar uma política de gestão
integrada da informação e uma normalização arquivística.
Com vista à implementação legal e em conformidade com os poderes regulamentares que lhes
são atribuídos, deve o CRIA solicitar a colaboração da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) para
validar a redacção e aprovar os respectivos artigos deste regulamentos, possibilitando que sejam
ajustadas às suas especificidades algumas das regras gerais consignadas pela legislação superior.
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida pelo Centro de
Recuperação Infantil de Abrantes (CRIA), adiante designado por CRIA, no âmbito das suas atribuições
e competências.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos dos arquivos do CRIA tem por objectivo a
determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos
os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.
2 - É da responsabilidade dos órgãos e serviços do CRIA a atribuição dos prazos de conservação
dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, Apêndice I do presente
Regulamento. Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos
procedimentos administrativos.
4 - Sempre que uma série não estiver prevista numa determinada actividade, aplicam-se, por
analogia, as orientações estabelecidas para as séries homólogas constantes da tabela de selecção.
5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designado por DGARQ, a determinação do destino
final dos documentos, sob proposta CRIA.
Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser
efectuada por cada uma das áreas de resposta social do CRIA e de acordo com as orientações
estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em
arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos
termos do n.º 2 do artigo 10.º.
26
Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações
da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o CRIA obter parecer favorável da DGARQ, enquanto
organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente
fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de
utilização deverão, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente
para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com
a periodicidade que cada uma das áreas de resposta social do CRIA vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte digital cujo valor arquivístico justifique
a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para o
arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação e dos estabelecido no
Plano de Preservação Digital (PPD).
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes
formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo
da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no
processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o
duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como
instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências
topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do
respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do Apêndice II do presente
Regulamento.
27
Artigo 8.º
Eliminação de documentos
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se
justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos
respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser
feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo
com as disposições do artigo 10.º.
2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de
avaliação e selecção, as áreas de resposta social do CRIA podem conservar por prazos mais dilatados, a
título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem
desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços do CRIA.
3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção, carece de
autorização expressa na DGARQ.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico
(conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de
acordo com as disposições do artigo 10.º.
5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e
racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes
formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo director da área de resposta social ou secção em
causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à
eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.
2 - O modelo consta do Apêndice III do presente Regulamento.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos é permitida desde que seja garantida a sua
preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, nos termos legais.
2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente
Regulamento só pode ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do
artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos do CRIA atenderão a critérios de confidencialidade da
informação definidos internamente e em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
Artigo 11.º
Revisão
O presente Regulamento deve ser revisto no prazo máximo de cinco anos.
28
5.2.1. APÊNDICE I – TABELA DE SELECÇÃO (PROTÓTIPO)

Prazo de
Área Conservação
Nº (Anos) Destino
Ref.
Orgânico- Série Final
Obs
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
1 Administração e Correspondência 2 3 E
Gestão Geral
2 Modernização e reforma Administrativa A 5 C
3 Relatórios de Actividades 5 9 C
4 Contractos A 10 C
5 Controlo de Qualidade
6 Organização e Correspondência 2 3 C
Funcionamento
Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou
7 A 5 C
decisões de carácter geral
8 Regulamentos, estatutos, Organogramas, Editoriais A 5 C
9 Audiências, Despachos, Reuniões 2 E
10 Grupos de Trabalho, Comissões 4 5 E
11 Actos de Criação, Actas, Relatórios 4 5 C
12 Comunicação Correspondência 2 3 E
Social
13 Relações com a Imprensa 1 E
14 Credenciais de Jornalistas A E
15 Entrevistas, Noticiários, reportagens, editoriais 2 10 C
16 Divulgação Interna 2 E
17 Campanhas Institucionais, Publicidade 4 10 C
18 Sitio Institucional da Internet AP C
19 Recursos Correspondência 2 3 E
Humanos
20 Legislação A 5 C
21 Boletins Administrativo, de Pessoal e de serviço 10 10 C
22 Identificação Funcional A E
23 Obrigações trabalhistas e estatutárias 5 5 E
24 Sindicatos, Acordos 5 5 C
25 Processos Individuais, cadastro A 10 C
26 Candidatos a cargo e emprego 2 E
27 Testes e Selecção 7 E
28 Editais de Selecção, resultados e Recursos 1 5 C
29 Formação e Estágios 5 5 C
30 Estudos e Previsão de Pessoal 5 5 C
31 Criação, Classificação, Transformação de Cargos e Funções 5 5 C
32 Reestruturação e Alterações Salariais 5 C
33 Admissão de Pessoal 5 C
34 Demissão de Pessoal 5 C
29
Prazo de
Área Conservação
Nº (Anos) Destino
Ref.
Obs
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
35 Recursos Folhas de Pagamentos, Fichas Financeiras 5 10 E

Humanos (Cont.)
36 Salários, vencimentos, remunerações 5 10 E
37 Gratificações 5 10 E
38 Tempo de Serviço 5 10 E
39 Nocturno, serviço extraordinário, 5 10 E
40 Férias, Licenças 7 E
41 Descontos 7 E
42 Encargos do CRIA AC 5 E
43 Reembolso de Despesas AC 5 E
44 Outros Direitos, Obrigações e Vantagens 5 C
45 Auxílios AC 5 E
46 Processos Disciplinares e Inquéritos 5 10 C
47 Benefícios de Assistência e Segurança Social AC 5 E
48 Seguros, Auxílios AC 5 E
49 Contagem do Tempo de Serviço 5 C
50 Assistência a Saúde AC 5 E
51 Higiene e Segurança no Trabalho 2 E
52 Prevenção de Acidentes (PA) 5 10 E
53 PA (Criação, designação, propostas, relatórios) 3 5 C
54 PA (Refeitórios, Cozinhas, creche) 2 E
55 PA (Inspecções Periódicas de Saúde) 5 E
56 Horários de Expediente 2 E
57 Trabalho fora da Sede AC 5 E
58 Incentivos Funcionais, Prémios 5 5 C
59 Material Correspondência 2 3 C
Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou
60 A 5 C
61 Cadastro de Fornecedores 5 E
62 Aquisição de Material Permanente e de Consumo AC 5 E
63 Aquisição de Material Didáctico AC 5 E
64 Aquisição de Material Pedagógico de Apoio Educativo AC 5 E
65 Movimento de Material AC 5 E
66 Extravio, roubo, desaparecimento AC 5 E
67 Instalação e Manutenção (Requisição e Contratos de Serviços) AC 5 E
68 Instalação e Manutenção (Serviços feitos Manutenção/CRIA) 1 E
69 Inventário AC 10 C
30
Prazo de
Área Conservação
Nº (Anos) Destino
Ref.
Obs
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
70 Património Correspondência 2 3 C
71 Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou A 5 C
72 Projectos, Plantas e escrituras de Bens Imóveis 3 5 C
73 Fornecimentos e manutenção de serviços básicos AC 5 C
74 Criação, Designação, Propostas de redução de gastos com energia, 3 5 C
relatórios e actas.
75 Aquisição – Compra e Aluguer e Arrendamento AC 5 C
76 Aquisição – Cessão, Doação 4 5 C
77 Obras AC 5 C
78 Serviços de Manutenção AC 5 E
79 Veículos – Aquisição – Compra, Aluguer AC 5 E
80 Veículos – Aquisição – Cessão, Doação 4 5 E
81 Veículos – Cadastro, Licenciamento e registo A 5 E
82 Veículos – Venda AC 5 E
83 Veículos – Abastecimento, Limpeza, Manutenção, Reparação AC 5 E
84 Veículos – Sinistros, Infracções, Multas AC 5 E
85 Veículos – Controlo de utilização, requisição, autorizações, 2 E
estacionamento, Garagem
87 Guarda e Segurança, Serviços e Vigilância, Seguros, Sinistros AC 5 E
88 Prevenção de Incêndios – formação, instalação, manutenção de 2 E
extintores, inspecções periódicas
89 Controlo de Acessos 2 E
90 Controlo de Acessos – Registo de ocorrências 5 5 E
91 Mudanças e Uso de Dependências 2 E
92 Orçamento e Correspondência 2 3 C
Finanças
93 Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou A 5 C
94 Auditorias AC 10 C
95 Orçamento – Programação (Previsão) 2 E
96 Orçamento – Programação (Proposta) 5 5 C
97 Orçamento - Quadro de detalhe das despesas 2 E
98 Orçamentos - Créditos 5 5 C
99 Orçamento - Execução Orçamental AC 5 E
100 Finanças AC 10 E
101 Fundos especiais, Estímulos Financeiros AC 10 C
31
Prazo de
Conservação
Nº Área (Anos) Destino
Ref. Orgânico-Funcional Série Final
Obs
Fase
Fase
Semi-
Activa
activa
102 Orçamento e Operações bancárias AC 10 E

Finanças (Cont.)
103 Balanços, Balancetes AC 10 C
104 Prestação de Contas AC 10 C
105 Tributos (Impostos e Taxas) AC 10 E
106 Documentação e Correspondência 2 3 E
Informação
107 Álbuns Fotográficos 1 5 C
108 Documentos Audiovisuais produzidos no âmbito das actividades 1 5 C
educacionais
109 Produção Editorial – edição ou co-edição de publicações, produzidas A 7 C
pelo CRIA em qualquer suporte
110 Normas e Manuais A 7 C
111 Aquisição – Compra e Assinatura AC 5 E
112 Aquisição - Doação 4 5 E
113 Registo 2 E
114 Catalogação, Classificação, Indexação 2 E
115 Referência e Circulação 2 E
117 Documentação arquivística: Gestão de Documentos e Sistema de A 7 C
arquivos – Normas e Manuais
118 Documentação arquivística – Produção de documentos 4 E
119 Documentação arquivística – Diagnóstico 5 5 C
120 Documentação arquivística – protocolo (recepção, expedição) 2 E
121 Documentação arquivística – Assistência Técnica 5 E
122 Documentação arquivística – Classificação e Arquivo 2 E
123 Documentação arquivística – Código de Classificação de Doc. A C
124 Documentação arquivística – Politica de Acesso aos Doc. 5 5 C
125 Documentação arquivística – Consultas, Empréstimos 5 5 C
126 Documentação arquivística – Tabela de selecção A C
127 Documentação arquivística – Eliminação, Transferência 5 C
128 Documentação Histórica e museológica A 5 E
129 Conservação de Documentos AC 5 E
130 Informática – Planos e Projectos A 5 C
131 Informática – Programas (software), Sistemas. Rede A 5 C
132 Informática – Manuais Técnicos e do Utilizador A 5 C
133 Informática – Assistência Técnica AC 5 E
134 Comunicações Correspondência 2 3 E
135 Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C
32
Prazo de
Área Conservação
Nº (Anos) Destino
Ref.
Obs
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
136 Comunicações Serviço telefónico fixo – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E

(Cont.)
137 Serviço telefónico fixo – Contractos AC 10 C
138 Serviço telefónico fixo – Listas telefónicas internas A E
139 Serviço telefónico fixo – Contas telefónicas AC 5 E
140 Serviço telefónico móvel – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E
141 Serviço telefónico móvel – Contractos AC 10 C
142 Serviços transmissão de dados - Instalação, Assistências AC 5 E
143 Serviços transmissão de dados – Contractos AC 10 C
144 Serviço televisão – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E
145 Serviço televisão – Contractos AC 10 C
146 Serviço de Rádio do CRIA – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E
147 Serviço de Rádio do CRIA – Normas e manuais A 5 C
148 Áreas de Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C
Resposta Social
149 Área Correspondência 2 3 E
Educacional
150 Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C
151 Acção Social A 7 C
152 Informação e Comunicação – Actas de Reuniões 2 2 C
153 Informação e Comunicação – Relatórios de Actividades 1 1 C
154 Informação e Comunicação – Horários A 1 E
155 Informação e Comunicação – Listas de Alunos 1 1 E
156 Actividades cientifico-pedagógicas (ACP) – Actas de reuniões 2 2 C
157 ACP – Projecto Educativo 3 1 C
158 ACP – Projectos Curriculares 1 1 C
159 ACP – Planos de Actividades 1 1 C
160 ACP – Relatórios da prática pedagógica 1 1 C
161 ACP – Relatórios do desempenho de cargos 1 1 C
162 ACP - Programas A E
163 ACP – Normas de Avaliação A 1 E
164 Pessoal Discente – Processos Individuais AF (1)
165 Pessoal Discente – registos Biográficos AF C
166 Pessoal Discente – Ficheiros de Alunos AP C
167 Pessoal Discente – Matriculas 1 1 C
168 Pessoal Discente – Processos de Candidatura 1 5 E
169 Pessoal Discente – Livros de Ponto: sumários 1 1 C
33
Prazo de
Área Conservação
Nº (Anos) Destino
Ref.
Obs
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
170 Área Educacional Pessoal Discente – Horários 1 1 C

(Cont.)
171 Pessoal Discente – Avaliação 1 1 C
172 Pessoal Discente – Termos de resultado final dos alunos 1 1 C
173 Pessoal Discente – Guias de aprendizagem do ensino A C
174 Apoio Educativo – Actas de reuniões dos serviços de Psicologia e 2 2 C
Orientação
175 Apoio Educativo – Plano educativo individual AF C
176 Apoio Educativo – Projectos de dinamização de recuperação AF C
178 Apoio Educativo – Programas de métodos e hábitos de estudo AF C
179 Apoio Educativo – Plano de aulas especializado AF C
180 Apoio Educativo – Relatórios dos professores do Apoio Educ. 1 1 C
181 Apoio Educativo – Minutas das entrevistas com os alunos AF C
182 Apoio Educativo – Listas de alunos com apoio educativo 1 1 C
183 Apoio Educativo – Horários de alunos com apoio educativo 1 1 C
184 Apoio Educativo – Informações Gerais e divulgação 1 1 E
185 Apoio Educativo – Programas AF C
186 Enriquecimento Curricular 1 3 E
187 Centro de Actividades Ocupacionais (2)
188 Formação Profissional (2)
189 Lar Residencial (2)
190 Rendimento Social de Inserção (2)
191 Centro de Recursos para a Inclusão (2)
192 Creche Familiar (2)
193 Outros assuntos (2)
Referentes às
194 Áreas de Resposta Manutenção (2)
195 Social Nutrição e Alimentação (2)
196 Outros assuntos Correspondência 2 3 E
197 Comemorações, Homenagens 1 E
198 Conferências, Seminários 1 E
199 Feiras, Salões, Exposições 1 E
200 Planeamento, programação, discursos, palestras e trabalhos 5 5 C
apresentados por técnicos do CRIA
201 Visitas e Visitantes 1 E
201 Assuntos Transitórios 1 E
34
Legenda:
A – Enquanto estiver em Vigor

AC – Até aprovação das contas ou conclusão do caso
AF – Enquanto Frequentar o CRIA
AP – Em actualização Permanente
C – Conservar ao fim do prazo
E – Eliminar ao fim do prazo
Notas:
(1) - De Acordo com a legislação em vigor, o processo acompanha o aluno no termo da
escolaridade.
(2) – Carece de momento do levantamento das informações necessárias para
identificar as séries documentais e respectivos prazos de conservação
35
5.2.2. APÊNDICE II – AUTO DE ENTREGA E GUIA DE REMESSA
Auto de Entrega
(a preencher em duplicado)
Aos______ dias do mês _______________ de _________ 1, no _________________________________ 2
perante __________________________________________________3 e ___________________________

____________________________4, dando cumprimento ______________________________________5,
procedeu___________________________6 da documentação proveniente de _______________
_______________________________7 conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e
autenticada põe estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob custodia de___________________
_____________________________________8 e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos,
podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita á
conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos
representantes das duas entidades.
_________________________________________9, _____ de ____________________ de _______________10.
O representante de11 O representante de12
(Assinatura) (Assinatura)
1. Data
2. Designação da entidade destinatária
3. Nome e cargo do responsável da entidade remetente
4. Nome e cargo do responsável da entidade destinatária
5. Diploma legal ou despacho que autoriza o acto
6. Natureza do acto: transferência incorporação, deposito, doação, compra, etc.
7. Designação da entidade remetente
9. Local
10. Data
11. Designação da entidade remetente
36
Guia de Remessa de Documentos

(a preencher em triplicado)
Entidade Remetente Entidade Destinatária

Remessa de saída nº Remessa de saída nº
Data: Data:
Responsável: Responsável:
Identificação do Arquivo
Fundo e/ou Sub-fundo Arquivístico:
Série e/ou Sub-série:
Tabela de Selecção Refª. Datas extremas:
Números e Tipo de Unidades de Instalações
Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros
Suporte Documental
Papel Microfilme Magnético/Óptico Outro
Dimensão Total (em metros lineares):
Nº Tipo Titulo Cota Datas extremas
37
5.2.3. APÊNDICE III
Auto de Eliminação nº_____
Aos ______ dias do mês de ____________ de __________ 1, no(a) ___________________________ 2,

em________________________________ 3, na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à
venda/inutilização ___________________ 4, de acordo com o(s) artigo(s)__________ da Portaria nº
_______ / __________ de _________________________5, e disposições da Tabela de Selecção, dos
documentos a seguir identificados:
Identificação do Arquivo
Fundo e/ou Sub-fundo Arquivístico:
Série e/ou Sub-série:
Tabela de Selecção Refª. Datas extremas:
Números e Tipo de Unidades de Instalações
Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros
Suporte Documental
Papel Microfilme Magnético/Óptico Outro
Dimensão Total (em metros lineares):
Nº Tipo Titulo Cota Datas extremas
O Responsável pelo Arquivo O Responsável pela Instituição
1. Data
2. Designação do serviço responsável pela documentação de arquivo
3. Local
4. Forma de eliminação utilizada: trituração, maceração, incineração
5. Diploma legal que autoriza o acto
38
5.3. ANEXO 3 - TABELA DE SELECÇÃO (CONSERVAÇÃO OBJECTOS DIGITAIS)

Prazo de
Área Conservação
Nº (Anos) Destino Formato
Ref.
Orgânico- Série Final PD
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
1 Administração e Correspondência 2 3 E (3)

Gestão Geral
2 Modernização e reforma Administrativa A 5 C PDF/A
3 Relatórios de Actividades 5 9 C PDF/A
4 Contractos A 10 C PDF/A
5 Controlo de Qualidade A 5 C PDF/A
6 Organização e Correspondência 2 3 C PDF/A
Funcionamento
Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou PDF/A
7 A 5 C
8 Regulamentos, estatutos, Organogramas, Editoriais A 5 C PDF/A
9 Audiências, Despachos, Reuniões 2 E (3)
10 Grupos de Trabalho, Comissões 4 5 E (3)
11 Actos de Criação, Actas, Relatórios 4 5 C PDF/A
12 Comunicação Correspondência 2 3 E (3)
Social
13 Relações com a Imprensa 1 E (3)
14 Credenciais de Jornalistas A E (3)
15 Entrevistas, Noticiários, reportagens, editoriais 2 10 C MPEG
16 Divulgação Interna 2 E (3)
17 Campanhas Institucionais, Publicidade 4 10 C TIFF
18 Sitio Institucional da Internet AP C PDF/A
19 Recursos Correspondência 2 3 E (3)
Humanos
20 Legislação A 5 C PDF/A
21 Boletins Administrativo, de Pessoal e de serviço 10 10 C PDF/A
22 Identificação Funcional A E (3)
23 Obrigações trabalhistas e estatutárias 5 5 E (3)
24 Sindicatos, Acordos 5 5 C PDF/A
25 Processos Individuais, cadastro A 10 C (4)
26 Candidatos a cargo e emprego 2 E (3)
27 Testes e Selecção 7 E (3)
28 Editais de Selecção, resultados e Recursos 1 5 C PDF/A
29 Formação e Estágios 5 5 C PDF/A
30 Estudos e Previsão de Pessoal 5 5 C PDF/A
31 Criação, Classificação, Transformação de Cargos e Funções 5 5 C PDF/A
32 Reestruturação e Alterações Salariais 5 C PDF/A
33 Admissão de Pessoal 5 C PDF/A
34 Demissão de Pessoal 5 C PDF/A
39
Prazo de
Área Conservação
Ref.
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
35 Recursos Folhas de Pagamentos, Fichas Financeiras 5 10 E PDF/A

Humanos (Cont.)
36 Salários, vencimentos, remunerações 5 10 E PDF/A
37 Gratificações 5 10 E PDF/A
38 Tempo de Serviço 5 10 E PDF/A
39 Nocturno, serviço extraordinário, 5 10 E PDF/A
40 Férias, Licenças 7 E PDF/A
41 Descontos 7 E PDF/A
42 Encargos do CRIA AC 5 E (3)
43 Reembolso de Despesas AC 5 E (3)
44 Outros Direitos, Obrigações e Vantagens 5 C PDF/A
45 Auxílios AC 5 E (3)
46 Processos Disciplinares e Inquéritos 5 10 C PDF/A
47 Benefícios de Assistência e Segurança Social AC 5 E (3)
48 Seguros, Auxílios AC 5 E (3)
49 Contagem do Tempo de Serviço 5 C PDF/A
50 Assistência a Saúde AC 5 E (3)
51 Higiene e Segurança no Trabalho 2 E (3)
52 Prevenção de Acidentes (PA) 5 10 E PDF/A
53 PA (Criação, designação, propostas, relatórios) 3 5 C PDF/A
54 PA (Refeitórios, Cozinhas, creche) 2 E (3)
55 PA (Inspecções Periódicas de Saúde) 5 E (3)
56 Horários de Expediente 2 E (3)
57 Trabalho fora da Sede AC 5 E (3)
58 Incentivos Funcionais, Prémios 5 5 C PDF/A
59 Material Correspondência 2 3 C PDF/A
Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou PDF/A
60 A 5 C
61 Cadastro de Fornecedores 5 E (3)
62 Aquisição de Material Permanente e de Consumo AC 5 E (3)
63 Aquisição de Material Didáctico AC 5 E (3)
64 Aquisição de Material Pedagógico de Apoio Educativo AC 5 E (3)
65 Movimento de Material AC 5 E (3)
66 Extravio, roubo, desaparecimento AC 5 E (3)
67 Instalação e Manutenção (Requisição e Contratos de Serviços) AC 5 E (3)
68 Instalação e Manutenção (Serviços feitos Manutenção/CRIA) 1 E (3)
69 Inventário AC 10 C PDF/A
40
Prazo de
Área Conservação
Ref.
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
70 Património Correspondência 2 3 C PDF/A

71 Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou A 5 C PDF/A
72 Projectos, Plantas e escrituras de Bens Imóveis 3 5 C PDF/A
73 Fornecimentos e manutenção de serviços básicos AC 5 C PDF/A
74 Criação, Designação, Propostas de redução de gastos com energia, 3 5 C PDF/A
relatórios e actas.
75 Aquisição – Compra e Aluguer e Arrendamento AC 5 C PDF/A
76 Aquisição – Cessão, Doação 4 5 C PDF/A
77 Obras AC 5 C PDF/A
78 Serviços de Manutenção AC 5 E (3)
79 Veículos – Aquisição – Compra, Aluguer AC 5 E (3)
80 Veículos – Aquisição – Cessão, Doação 4 5 E (3)
81 Veículos – Cadastro, Licenciamento e registo A 5 E (3)
82 Veículos – Venda AC 5 E (3)
83 Veículos – Abastecimento, Limpeza, Manutenção, Reparação AC 5 E (3)
84 Veículos – Sinistros, Infracções, Multas AC 5 E (3)
85 Veículos – Controlo de utilização, requisição, autorizações, 2 E (3)
estacionamento, Garagem
87 Guarda e Segurança, Serviços e Vigilância, Seguros, Sinistros AC 5 E (3)
88 Prevenção de Incêndios – formação, instalação, manutenção de 2 E (3)
extintores, inspecções periódicas
89 Controlo de Acessos 2 E (3)
90 Controlo de Acessos – Registo de ocorrências 5 5 E (3)
91 Mudanças e Uso de Dependências 2 E (3)
92 Orçamento e Correspondência 2 3 C PDF/A
Finanças
93 Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou A 5 C PDF/A
94 Auditorias AC 10 C PDF/A
95 Orçamento – Programação (Previsão) 2 E (3)
96 Orçamento – Programação (Proposta) 5 5 C PDF/A
97 Orçamento - Quadro de detalhe das despesas 2 E (3)
98 Orçamentos - Créditos 5 5 C PDF/A
99 Orçamento - Execução Orçamental AC 5 E (3)
100 Finanças AC 10 E (5)
101 Fundos especiais, Estímulos Financeiros AC 10 C PDF/A
41
Prazo de
Área Conservação
Ref.
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
102 Orçamento e Operações bancárias AC 10 E (5)

Finanças (Cont.)
103 Balanços, Balancetes AC 10 C (5)
104 Prestação de Contas AC 10 C (5)
105 Tributos (Impostos e Taxas) AC 10 E (5)
106 Documentação e Correspondência 2 3 E (3)
Informação
107 Álbuns Fotográficos 1 5 C PDF/A
108 Documentos Audiovisuais produzidos no âmbito das actividades 1 5 C PDF/A
educacionais
109 Produção Editorial – edição ou co-edição de publicações, produzidas A 7 C PDF/A
pelo CRIA em qualquer suporte
110 Normas e Manuais A 7 C PDF/A
111 Aquisição – Compra e Assinatura AC 5 E (3)
112 Aquisição - Doação 4 5 E (3)
113 Registo 2 E (3)
114 Catalogação, Classificação, Indexação 2 E (3)
115 Referência e Circulação 2 E (3)
117 Documentação arquivística: Gestão de Documentos e Sistema de A 7 C PDF/A
arquivos – Normas e Manuais
118 Documentação arquivística – Produção de documentos 4 E (3)
119 Documentação arquivística – Diagnóstico 5 5 C PDF/A
120 Documentação arquivística – protocolo (recepção, expedição) 2 E (3)
121 Documentação arquivística – Assistência Técnica 5 E (3)
122 Documentação arquivística – Classificação e Arquivo 2 E (3)
123 Documentação arquivística – Código de Classificação de Doc. A C PDF/A
124 Documentação arquivística – Politica de Acesso aos Doc. 5 5 C PDF/A
125 Documentação arquivística – Consultas, Empréstimos 5 5 C PDF/A
126 Documentação arquivística – Tabela de selecção A C PDF/A
127 Documentação arquivística – Eliminação, Transferência 5 C PDF/A
128 Documentação Histórica e museológica A 5 E (3)
129 Conservação de Documentos AC 5 E (3)
130 Informática – Planos e Projectos A 5 C PDF/A
131 Informática – Programas (software), Sistemas. Rede A 5 C PDF/A
132 Informática – Manuais Técnicos e do Utilizador A 5 C PDF/A
133 Informática – Assistência Técnica AC 5 E (3)
134 Comunicações Correspondência 2 3 E (3)
135 Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C PDF/A
42
Prazo de
Área Conservação
Ref.
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
136 Comunicações Serviço telefónico fixo – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E (3)

(Cont.)
137 Serviço telefónico fixo – Contractos AC 10 C PDF/A
138 Serviço telefónico fixo – Listas telefónicas internas A E (3)
139 Serviço telefónico fixo – Contas telefónicas AC 5 E (3)
140 Serviço telefónico móvel – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E (3)
141 Serviço telefónico móvel – Contractos AC 10 C PDF/A
142 Serviços transmissão de dados - Instalação, Assistências AC 5 E (3)
143 Serviços transmissão de dados – Contractos AC 10 C PDF/A
144 Serviço televisão – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E (3)
145 Serviço televisão – Contractos AC 10 C PDF/A
146 Serviço de Rádio do CRIA – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E (3)
147 Serviço de Rádio do CRIA – Normas e manuais A 5 C PDF/A
148 Áreas de Resposta Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C PDF/A
Social
149 Área Educacional Correspondência 2 3 E (3)
150 Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C PDF/A
151 Acção Social A 7 C PDF/A
152 Informação e Comunicação – Actas de Reuniões 2 2 C PDF/A
153 Informação e Comunicação – Relatórios de Actividades 1 1 C PDF/A
154 Informação e Comunicação – Horários A 1 E (3)
155 Informação e Comunicação – Listas de Alunos 1 1 E (3)
156 Actividades cientifico-pedagógicas (ACP) – Actas de reuniões 2 2 C PDF/A
157 ACP – Projecto Educativo 3 1 C PDF/A
158 ACP – Projectos Curriculares 1 1 C PDF/A
159 ACP – Planos de Actividades 1 1 C PDF/A
160 ACP – Relatórios da prática pedagógica 1 1 C PDF/A
161 ACP – Relatórios do desempenho de cargos 1 1 C PDF/A
162 ACP - Programas A E (3)
163 ACP – Normas de Avaliação A 1 E (3)
164 Pessoal Discente – Processos Individuais AF (1) (6)
165 Pessoal Discente – registos Biográficos AF C (6)
166 Pessoal Discente – Ficheiros de Alunos AP C (6)
167 Pessoal Discente – Matriculas 1 1 C (6)
168 Pessoal Discente – Processos de Candidatura 1 5 E (3)
169 Pessoal Discente – Livros de Ponto: sumários 1 1 C PDF/A
43
Prazo de
Área Conservação
Ref.
Fase
Funcional Fase
Semi-
Activa
activa
170 Área Educacional Pessoal Discente – Horários 1 1 C PDF/A

(Cont.)
171 Pessoal Discente – Avaliação 1 1 C (6)
172 Pessoal Discente – Termos de resultado final dos alunos 1 1 C (6)
173 Pessoal Discente – Guias de aprendizagem do ensino A C PDF/A
174 Apoio Educativo – Actas de reuniões dos serviços de Psicologia e 2 2 C PDF/A
Orientação
175 Apoio Educativo – Plano educativo individual AF C PDF/A
176 Apoio Educativo – Projectos de dinamização de recuperação AF C PDF/A
178 Apoio Educativo – Programas de métodos e hábitos de estudo AF C PDF/A
179 Apoio Educativo – Plano de aulas especializado AF C PDF/A
180 Apoio Educativo – Relatórios dos professores do Apoio Educ. 1 1 C PDF/A
181 Apoio Educativo – Minutas das entrevistas com os alunos AF C PDF/A
182 Apoio Educativo – Listas de alunos com apoio educativo 1 1 C (6)
183 Apoio Educativo – Horários de alunos com apoio educativo 1 1 C PDF/A
184 Apoio Educativo – Informações Gerais e divulgação 1 1 E (3)
185 Apoio Educativo – Programas AF C PDF/A
186 Enriquecimento Curricular 1 3 E (3)
187 Centro de Actividades Ocupacionais (2)
188 Formação Profissional (2)
189 Lar Residencial (2)
190 Rendimento Social de Inserção (2)
191 Centro de Recursos para a Inclusão (2)
192 Creche Familiar (2)
193 Outros assuntos (2)
Referentes às
194 Áreas de Resposta Manutenção (2)
195 Social Nutrição e Alimentação (2)
196 Outros assuntos Correspondência 2 3 E (3)
197 Comemorações, Homenagens 1 E (3)
198 Conferências, Seminários 1 E (3)
199 Feiras, Salões, Exposições 1 E (3)
200 Planeamento, programação, discursos, palestras e trabalhos 5 5 C PDF/A
apresentados por técnicos do CRIA
201 Visitas e Visitantes 1 E (3)
202 Assuntos Transitórios 1 E (3)
44
Legenda:
A – Enquanto estiver em Vigor

AC – Até aprovação das contas ou conclusão do caso
AF – Enquanto Frequentar o CRIA
AP – Em actualização Permanente
C – Conservar ao fim do prazo
E – Eliminar ao fim do prazo
Notas:
(1) – De Acordo com a legislação em vigor, o processo acompanha o aluno no termo da
escolaridade.
(2) – Carece de momento do levantamento das informações necessárias para
identificar as séries documentais e respectivos prazos de conservação
(3) – Série documental cujo destino final após um prazo de conservação inferior a 7
anos é a eliminação e por isso não é preservado de acordo com o PPD.
(4) – De momento o CRIA não dispõe de uma sistema de gestão de recursos humanos
computacional integrado com o sistema de gestão contabilístico e financeiro, pelo
que o suporte utilizado é o papel sendo por isso o formato de preservação o
PDF/A (Texto). No entanto e como recomendado neste PPD, o CRIA deverá
migrar para um sistema de gestão de RH computacional e a partir desse momento
o formato de preservação a adoptar será DBML/XML. (Base de Dados)
(5) – No CRIA a gestão contabilística e financeira é efectuado com recurso a um sistema
computacional e uma aplicação abrangidos pela lei nacional que garante a
preservação até 10 anos. Após esse período e nos casos em que a conservação é
permanente o CRIA adopta o formato de preservação DBML/XML (Base de
Dados)
(6) – De momento o CRIA não dispõe de uma sistema de gestão de alunos
computacional, pelo que o suporte utilizado é o papel sendo por isso o formato de
preservação o PDF/A (Texto). No entanto e como recomendado neste PPD, o
CRIA deverá migrar para um sistema de gestão de alunos computacional e a
partir desse momento o formato de preservação a adoptar será DBML/XML.
(Base de Dados)
45
5.4. ANEXO 4 - FOLHA DE LEVANTAMENTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Enquadramento Formato
Código Descrição
Orgânico-Funcional do OD
PGM Mod.PGM.01 Formato Mapa de Processo Docx/Texto
Gestão e Melhoria
Mod.PGM.02 Formato Procedimento Docx/Texto
Mod.PGM.03 Formato Instrução de Trabalho Docx/Texto
Mod.PGM.04 Formato Manuais Docx/Texto
Mod.PGM.05 Lista de Aprovação de Modelos Docx/Texto
Mod.PGM.06 Pedido de Acção Correctiva Preventiva Docx/Texto
Mod.PGM.07 Programa de Gestão Docx/Texto
Mod.PGM.08 Ficha de Planeamento Docx/Texto
Mod.PGM.09 Tabela de Controlo de Registos da Qualidade Docx/Texto
Mod.PGM.10 Matriz de Responsabilidades de Documentos Docx/Texto
Mod.PGM.11 Plano de Acções Correctivas Docx/Texto
Mod.PGM.12 Relatório de Gestão Docx/Texto
Mod.PGM.13 Lista de Legislação Aplicável Docx/Texto
Mod.PGM.14 Fax Docx/Texto
Mod.PGM.15 Informação Docx/Texto
Mod.PGM.16 Programa de Auditorias Docx/Texto
Mod.PGM.17 Relatório de Auditorias Docx/Texto
Mod.PGM.18 Relatório de Avaliação Docx/Texto
Mod.PGM.19 Mapa de Registo de NC's Docx/Texto
Mod.PGM.20 Questionário de Avaliação da Satisfação Clientes-Familiares Docx/Texto
Mod.PGM.21 Ficha de Observação Simulacro Docx/Texto
Mod.PGM.22 Check-List de Verificação Docx/Texto
Mod.PGM.23 Acta de Reunião Docx/Texto
Mod.PGM.24 Ficha de Segurança Docx/Texto
Mod.PGM.25 Inquérito de Satisfação à Comunidade Docx/Texto
Mod.PGM.26 Inquérito de Satisfação Entidades Financiadoras Docx/Texto
Mod.PGM.27 Inquérito de Satisfação Entidades Donativos Docx/Texto
Mod.PGM.28 Inquérito de Satisfação Parceiros Docx/Texto
Mod.PGM.29 Lista de Parceiros Docx/Texto
Mod.PGM.30 Código de ética Docx/Texto
Mod.PGM.31 Autorização recolha de imagens Docx/Texto
Mod.PGM.32 Carta dos Direitos do Cliente Docx/Texto
PRH Mod.PRH.01 Descrição de Funções Docx/Texto
Recursos Humanos
Mod.PRH.02 Identificação de Necessidades de Formação Docx/Texto
Mod.PRH.03 Plano Anual de Formação Docx/Texto
46
Mod.PRH.04 Avaliação da Acção de Formação Docx/Texto

Mod.PRH.05 Avaliação da Eficácia da Formação Docx/Texto
Mod.PRH.06 Folha de Presença (Formação) Docx/Texto
Mod.PRH.07 Pedido Extraordinário de Acção de Formação Docx/Texto
Mod.PRH.08 Avaliação da Eficacia Acções Formação Docx/Texto
Mod.PRH.09 Registo Mensal de Presenças Docx/Texto
Mod.PRH.10 Questionário de Avaliação da Satisfação - Colaboradores Docx/Texto
Mod.PRH.11 Termo de confidencialidade Docx/Texto
Mod.PRH.12 Mapa anual de faltas de funcionários Docx/Texto
Mod.PRH.13 Pedido de Faltas Docx/Texto
Mod.PRH.14 Contrato Docx/Texto
Mod.PRH.15 Contrato a termo Docx/Texto
Mod.PRH.16 Contrato de prestação de serviços Docx/Texto
Mod.PRH.17 Compromisso de voluntariado Docx/Texto
Mod.PRH.18 Mapa de Férias Docx/Texto
Mod.PRH.19 Regulamento de avaliação de desempenho Docx/Texto
Mod.PRH.20 Caducidade do contrato Docx/Texto
Mod.PRH.21 Convocatória Docx/Texto
Mod.PRH.22 Declaração comprovativa experiência formativa Docx/Texto
Mod.PRH.23 Declaração de serviço Docx/Texto
Mod.PRH.24 Anúncio admissão de colaboradores Docx/Texto
Mod.PRH.25 Oficío candidatos Docx/Texto
Mod.PRH.26 Psicotécnicos Docx/Texto
Mod.PRH.27 Relatório de Admissão Docx/Texto
PAFC Mod.PAFC.01 Boletim de Reclamação Fornecedor Docx/Texto
Administrativo
Financeiro e Mod.PAFC.02 Inquérito Avaliação Satisfação Fornecedores Serviços Docx/Texto
Compras
Mod.PAFC.03 Objecto da Não-Conformidade Docx/Texto
(Aprovisionamento)
Mod.PAFC.04 Bem Não - Conforme Docx/Texto
Mod.PAFC.05 Requisição de Material Docx/Texto
Mod.PAFC.06 Registo de Saídas Docx/Texto
Mod.PAFC.07 Folha de Inventário Docx/Texto
Mod.PAFC.08 Registo de Entradas Docx/Texto
Mod.PAFC.09 Lista de Fornecedores Docx/Texto
Mod.PAFC.10 Folha de Recepção de Correspondência Docx/Texto
Mod.PAFC.11 Folha de Envio de Correspondência Docx/Texto
Mod.PAFC.12 Factura Docx/Texto
Mod.PAFC.13 Declaração de Donativo Docx/Texto
Mod.PAFC.14 Registo de Entrada de Caixa Docx/Texto
Mod.PAFC.15 Registo de pagamento por cheque Docx/Texto
Mod.PAFC.16 Guia de Transporte Docx/Texto
47
Mod.PAFC.17 Declaração de Presença Docx/Texto

Mod.PAFC.18 Recibo Docx/Texto
Mod.PAFC.19 Recibo de Mensalidade de Clientes Docx/Texto
Mod.PAFC.20 Listagem mensal de saída de correio Docx/Texto
Mod.PAFC.21 Relação de Transferência e Depósitos Docx/Texto
Mod.PAFC.22 Listagem mensal de facturas por liquidar Docx/Texto
Mod.PAFC.23 Pagamento por Multibanco Docx/Texto
Mod.PAFC.24 Registo de Liquidação de Requisições Docx/Texto
Mod.PAFC.25 Ofício de Envio de Cheque Docx/Texto
Mod.PAFC.26 Mapa de Reconciliação Bancária Docx/Texto
Mod.PAFC.27 Mapa de Saldo de Caixa Docx/Texto
Mod.PAFC.28 Registo de Chamadas Telefónicas Docx/Texto
Mod.PAFC.29 Relação de Fotocópias Docx/Texto
Mod.PAFC.30 Senha/dia Docx/Texto
Mod.PAFC.31 Senha/semana Docx/Texto
Mod.PAFC.32 Registo de Pagamento /Refeições Docx/Texto
Mod.PAFC.33 Pedido de Senhas Refeições Docx/Texto
Mod.PAFC.34 Pedido de Fotocópias Docx/Texto
Mod.PAFC.35 Registo de Envio de Fax Docx/Texto
Mod.PAFC.36 Ficha de Sócio Docx/Texto
Mod.PAFC.37 Lista de Contactos Docx/Texto
Mod.PAFC.38 Pedido Lavandaria Docx/Texto
Mod.PAFC.39 Registo de Liquidação / Lavandaria Docx/Texto
Mod.PAFC.40 Pagamento a Clientes Docx/Texto
Mod.PAFC.41 Assembleia Geral Docx/Texto
Mod.PAFC.42 Listagem de Consulta Médica Docx/Texto
Mod.PAFC.43 Oficio Docx/Texto
Mod.PAFC44 Fax Docx/Texto
Mod.PAFC.45 Ficha de Entrada de Curriculos Docx/Texto
Mod.PAFC.46 Ficha de Identificação de Colaboradores Docx/Texto
PE Mod.PE.01 Ficha de Inscrição Docx/Texto
Educacional
Mod.PE.02 Folha de Sumários Docx/Texto
Mod.PE.03 Mapa de Controle de Presença dos Alunos Docx/Texto
Mod.PE.04 Listagem de Alunos Docx/Texto
Mod.PE.05 Horário Individual do Aluno Docx/Texto
Mod.PE.06 Programa Educativo Individual Docx/Texto
Mod.PE.07 Relatório Técnico-Pedagógico Docx/Texto
Mod.PE.08 Horários do Corpo Técnico Docx/Texto
Mod.PE.09 Horário das Auxiliares Docx/Texto
Mod.PE.10 Horário de Sala dos Professores Docx/Texto
48
Mod.PE.11 Horário dos Apoios Técnicos Docx/Texto

Mod.PE.12 Horário das Actividades Docx/Texto
Mod.PE.13 Registo de Contactos dos Alunos Docx/Texto
Mod.PE.14 Administração Terapêutica Docx/Texto
Mod.PE.15 Relatório de Funcionamento Pedagógico Docx/Texto
Mod.PE.16 Avaliação de Terapia da Fala Docx/Texto
Mod.PE.17 Registo de Avaliação Docx/Texto
Mod.PE.18 Terapia da Fala - Articulação Docx/Texto
Mod.PE.19 Terapia da Fala - Motricidade Orofacial Docx/Texto
Mod.PE.20 Horário dos Almoços dos Alunos Docx/Texto
Mod.PE.21 Registo de Transporte do Aluno Docx/Texto
Mod.PE.22 Transporte de Alunos Docx/Texto
Mod.PE.23 Registo de Ocorrências Docx/Texto
Mod.PE.24 Termo de Responsabilidade para Administração de Medicação Docx/Texto
Mod.PE.25 Lista de Necessidades Alimentares Especiais Docx/Texto
Mod.PE.26 Declaração de Vaga Docx/Texto
Mod.PE.27 Autorização para Audiovisuais Docx/Texto
Mod.PE.28 Registo de utilização da Sala de Informática Docx/Texto
Mod.PE.29 Mapa de Férias Docx/Texto
Mod.PE.30 Mapa de Saídas Docx/Texto
Pedido de Autorização para as Saídas que constam no Plano de
Mod.PE.31 Docx/Texto
Actividades
Mod.PE.32 Registo de Faltas Previstas Docx/Texto
Pedido de Autorização para Saídas Extra-Plano Anual de
Mod.PE.33 Docx/Texto
Actividades
Mod.PE.34 Pedido de Material de Higiene Docx/Texto
Mod.PE.35 Relatório de Psicologia Docx/Texto
Mod.PE.36 Registo de Contactos de Famílias/Técnicos Docx/Texto
Mod.PE.37 Anamnese Docx/Texto
Mod.PE.38 Plano Anual de Actividades Docx/Texto
Mod.PE.39 Projecto Educativo Docx/Texto
Mod.PE.40 Calendário Escolar Docx/Texto
Mod.PE.41 Convocatória para Reunião Geral de Encarregados de Educação Docx/Texto
Mod.PE.42 Horário de Atendimento aos Encarregados de Educação Docx/Texto
Mod.PE.43 Terapia da Fala - Respiração/Nasalidade Docx/Texto
Mod.PE.44 Informação aos Encarregados de Educação Docx/Texto
Mod.PE.45 Plano de Intervenção Terapêutica - Terapia Ocupacional Docx/Texto
Mod.PE.46 Relatório de Avaliação de Terapia Ocupacional Docx/Texto
Mod.PE.47 Ficha de Avaliação em Fisioterapia Docx/Texto
PCAO Mod.PCAO.01/0 Ficha de Pré-Inscrição Docx/Texto
Centro de
Actividades Mod.PCAO.02/0 Ficha de Autorização Informatização Dados Docx/Texto
49
Ocupacionais Mod.PCAO.03/0 Ficha de Identificação/Admissão Docx/Texto

Mod.PCAO.04/0 Regulamento Interno Docx/Texto
Mod.PCAO.05/0 Carta de Admissibilidade Docx/Texto
Mod.PCAO.06/0 Carta de Não Admissibilidade Docx/Texto
Mod.PCAO.07/0 Contrato de Prestação de Serviços Docx/Texto
Mod.PCAO.08/0 Ficha de Caracterização Sócio-Familiar Docx/Texto
Mod.PCAO.09/0 Anamnese Docx/Texto
Mod.PCAO.10/0 Ficha de Caracterização do Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.11/0 Ficha de Rendimentos do Agregado Familiar Docx/Texto
Mod.PCAO.12/0 Informação do Valor da Mensalidade Docx/Texto
Mod.PCAO.13/0 Actualização das Mensalidades Docx/Texto
Mod.PCAO.14/0 Termo de Aceitação do Regulamento Interno Docx/Texto
Mod.PCAO.15/0 Termo de Responsabilidade das Actividades Docx/Texto
Indentificação dos Responsáveis a Retirar o Cliente da
Mod.PCAO.16/0 Docx/Texto
Instituição
Mod.PCAO.17/0 Autorização de Saídas Eventuais Docx/Texto
Mod.PCAO.18/0 Autorização de Saídas Autónomas Docx/Texto
Mod.PCAO.19/0 Termo de Desistência Docx/Texto
Mod.PCAO.20/0 Lista de Pertences do Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.21/0 Registo de Observação de Psicologia Docx/Texto
Mod.PCAO.22/0 Plano de Acolhimento do Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.23a/0 Programa de Acolhimento do Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.23b/0 Relatório de Acolhimento do Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.24/0 Ficha de Avaliação Diagnóstica do Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.25/0 Plano de Desenvolvimento Individual Docx/Texto
Mod.PCAO.26/0 Plano Individual do Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.27/0 Registo Diário de Actividades Docx/Texto
Mod.PCAO.28/0 Relatório Anual de Avaliação do PDI Docx/Texto
Mod.PCAO.29/0 Plano Individual de Actividades Docx/Texto
Mod.PCAO.30/0 Registo de Ocorrências e Deligências Docx/Texto
Mod.PCAO.31/0 Registo de Negligências Abusos e Maus Tratos Docx/Texto
Mod.PCAO.32/0 Termo de Resp. para Adm. de Medicação Docx/Texto
Mod.PCAO.33/0 Indicação Terapêutica - Informação Genérica Docx/Texto
Mod.PCAO.34/0 Medicação Indicação Terapêutica Docx/Texto
Mod.PCAO.35/0 Cuidados em Situação de Emergência Docx/Texto
Mod.PCAO.36/0 Lista de Necessidades Alimentares Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.37/0 Psicomotricidade - Relatório Avaliação Docx/Texto
Mod.PCAO.38/0 Psicomoticidade - Objectivos e Actividades Individuais Docx/Texto
Mod.PCAO.39/0 Psicomotricidade - Actividades Desenvolvidas Docx/Texto
Mod.PCAO.40/0 Avaliação em Hidroterapia Docx/Texto
Mod.PCAO.41/0 Avaliação em Hipoterapia Docx/Texto
50
Mod.PCAO.42/0 Ficha de Registo de Sessões Docx/Texto

Mod.PCAO.43/0 Mapa de Presenças Terapias Docx/Texto
Mod.PCAO.44/0 Plano de Intervenção Terapeutico Docx/Texto
Mod.PCAO.45/0 Relatório Avaliação Terapia Ocupacional Docx/Texto
Mod.PCAO.46/0 Relatório de Avaliação de Psicoterapia Docx/Texto
Mod.PCAO.47/0 Horário dos Colaboradores Docx/Texto
Mod.PCAO.48/0 Horário Sem. Transp. Ajud. Acção Directa Docx/Texto
Mod.PCAO.49/0 Horário das A. A. Directa nas Salas Docx/Texto
Mod.PCAO.50/0 Horário Almoços Auxiliares Docx/Texto
Mod.PCAO.51/0 Lista de Espera Docx/Texto
Mod.PCAO.52/0 Lista Total de Clientes Docx/Texto
Mod.PCAO.53/0 Registo de Contacto de Clientes Docx/Texto
Modelo Seg.Social Estatistica Docx/Texto
Mod.PCAO.54/0 Plano Anual de Actividades Docx/Texto
Mod.PCAO.55/0 Registo de Actividades do Plano Anual Docx/Texto
Mod.PCAO.56/0 Registo de Outras Actividades Docx/Texto
Mod.PCAO.57/0 Administração Terapêutica - Cronograma Docx/Texto
Mod.PCAO.58/0 Situação Emergência - Regras Gerais Actuação Docx/Texto
M. Portal Saúde Manual de Primeiros Socorros - I Docx/Texto
M. Portal Saúde Manual de Primeiros Socorros - II Docx/Texto
Mod.PCAO.59/0 Lista de Necessidades Alimentares Especiais Docx/Texto
Mod.PCAO.60/0 Mapa de Assiduidade Docx/Texto
Mod.PCAO.61/0 Horário Almoço Clientes Docx/Texto
Mod.PCAO.62/0 Registo de Transporte do Cliente Docx/Texto
Mod.PCAO.63/0 Transporte de Clientes - Cronograma Docx/Texto
Mod.PCAO.64/0 Lista de Clientes dos Vários Transportes Docx/Texto
Mod.PCAO.65/0 Parceria CRIA - Bosch Docx/Texto
Mod.PCAO.66/0 Horário Funcionamento Docx/Texto
Mod.PCAO.67/0 Nome Direcção Técnica Docx/Texto
Mod.PCAO.68/0 Convocatória de Encarregados de Educação Docx/Texto
Mod.PCAO.69/0 Almoços Semanais por Sala Docx/Texto
Mod.PCAO.70/0 Declaração Pontual Medicação Docx/Texto
Mod.PCAO.71/0 Termo Aceitação Plano Anual Actividades Docx/Texto
Mod. PCAO.72/0 Ficha Informação Médica Docx/Texto
Mod. PCAO.73/0 Familiares Responsáveis Retirada Cliente Docx/Texto
PFP Mod.PFP.01 Ficha de Admissão Docx/Texto
Formação
Profissional Mod.PFP.02 Ficha de inscrição Docx/Texto
Mod.PFP.03 Sumário das Acções Formativas Docx/Texto
Mod.PFP.04 Relatório Avaliativo Individual Docx/Texto
Mod.PFP.05 Contrato de Formação Profissional Docx/Texto
51
Mod.PFP.06 Processo Psicológico Docx/Texto

Mod.PFP.07 Ficha de Auto-Avaliação do Formando Docx/Texto
Mod.PFP.08 Ficha de Avaliação de Competências Docx/Texto
Mod.PFP.09 Ficha de Avaliação da Formação - Formador Docx/Texto
Mod.PFP.10 Ficha de Avaliação - Formando Docx/Texto
Mod.PFP.11 Ficha de Avaliação Final do Formando Docx/Texto
Mod.PFP.12 Registo Diário de Presença dos Formandos Docx/Texto
Mod.PFP.13 Listagem dos Formandos Docx/Texto
Mod.PFP.14 Listagem de Formandos por Área Formativa Docx/Texto
Mod.PFP.15 Certificado de frequência de Formação Profissional Docx/Texto
Mod.PFP.16 Protocolo de formação em posto de trabalho Docx/Texto
Mod.PFP.17 Registo Diário de Presença dos Formadores Docx/Texto
Mod.PFP18 Registo de Ocorrências Docx/Texto
Mod.PFP19 Ficha de Caracterização Sócio-Familiar Docx/Texto
Mod.PFP19 Cronograma de administração terapêutica Docx/Texto
PLR Mod.PLR.01/0 Ficha Pré Inscrição Lar Residência Docx/Texto
Lar Residencial
Mod.PLR.02/0 Autorização para Informatização de Dados Docx/Texto
Mod.PLR.03/0 Ficha de Admissão Docx/Texto
Mod.PLR.04/0 Regulamento Interno Docx/Texto
Mod.PLR.05/0 Carta de Admissibilidade Docx/Texto
Mod.PLR.06/0 Carta de Não Admissibilidade Docx/Texto
Mod.PLR.07/0 Contrato Docx/Texto
Mod.PLR.08/0 Ficha de Caracterização Sócio-Familiar Docx/Texto
Mod.PLR.09/0 Anamnese Docx/Texto
Mod.PLR.10/0 Ficha de Caracterização do Cliente Docx/Texto
Mod.PLR.11/0 Ficha do Rendimento do Agregado Familiar Docx/Texto
Mod.PLR.12/0 Informação do Valor da Mensalidade Docx/Texto
Mod.PLR.13/0 Actualização das Mensalidades Docx/Texto
Mod.PLR.14/0 Termo de Aceitação do Regulamento Interno Docx/Texto
Mod.PLR.15/0 Termo de Responsabilidade Docx/Texto
Mod.PLR.16/0 Termo de Responsabilidade das Actividades Docx/Texto
Identificação dos Responsáveis a Retirar o Cliente da
Mod.PLR.17/0 Docx/Texto
Instituição
Mod.PLR.18/0 Autorização de Saídas Eventuais Docx/Texto
Mod.PLR.19/0 Autorização Saída Autónoma Docx/Texto
Mod.PLR.20/0 Termo de Desistência Docx/Texto
Mod.PLR.21/0 Lista de Pertences do Cliente Docx/Texto
Mod.PLR.22/0 Registo de Observações de Psicologia Docx/Texto
Mod.PLR.23/0 Plano de Acolhimento do Cliente Docx/Texto
Mod.PLR.24a/0 Relatório do Programa de Acolhimento Docx/Texto
Mod.PLR.24b/0 Relatório do Programa de Acolhimento Docx/Texto
52
Mod.PLR.25/0 Ficha de Avaliação Diagnóstica do Cliente Docx/Texto

Mod.PLR.26/0 Plano Desenvolvimento Individual Docx/Texto
Mod.PLR.27/0 Plano Individual do Cliente Docx/Texto
Mod.PLR.28/0 Registo Diário de Actividades Docx/Texto
Mod.PLR.29/0 Relatório de Avaliação Plano Desenvolvimento Individual Docx/Texto
Mod.PLR.30/0 Plano Individual de Actividades Docx/Texto
Mod.PLR.31/0 Registo de Ocorrências Docx/Texto
Mod.PLR.32/0 Registo de Negligências, Abusos, Maus-Tratos Docx/Texto
Mod.PLR.33/0 Termo de Responsabilidade para Administração Medicação Docx/Texto
Mod.PLR.34/0 Indicação Terapeutica - Informação Genérica Docx/Texto
Mod.PLR.35/0 Medicação e Indicação Terapeutica Docx/Texto
Mod.PLR.36/0 Cuidados em Situações de Emergência Docx/Texto
Mod.PLR.37/0 Psicomotricidade - Actividades Desenvolvidas Docx/Texto
Mod.PLR.38/0 Lista de Necessidades Alimentares Docx/Texto
Mod.PLR.39/0 Psicomotricidade - Sessões Docx/Texto
Mod.PLR.40/0 Psicomotricidade - Objectivos Terapêuticos Docx/Texto
Mod.PLR.41/0 Psicomotricidade - Objectivos Ocupacionais Docx/Texto
Mod.PLR.42/0 Psicomotricidade - Relatório Avaliação Docx/Texto
Mod.PLR.43/0 Escala de Ajudantes de Acção Directa Docx/Texto
Mod.PLR.44/0 Escala de Auxiliares de Serviços Gerais Docx/Texto
Mod.PLR.45/0 Horário dos Colaboradores Docx/Texto
Mod.PLR.46/0 Modelo de Tempo Extra Docx/Texto
Mod.PLR.47/0 Folha de Trocas Docx/Texto
Mod.PLR.48/0 Mapa de Férias Docx/Texto
Mod.PLR.49/0 Lista de Espera Docx/Texto
Mod.PLR.50/0 Lista Total de Clientes Docx/Texto
Mod.PLR.51/0 Registo de Contacto dos Clientes Docx/Texto
Modelo Seg.Social Estatistica Docx/Texto
Mod.PLR.52/0 Plano Anual de Actividades Docx/Texto
Mod.PLR.53/0 Registo de Actividades do Plano Anual Docx/Texto
Mod.PLR.54/0 Registo de Outras Actividades Docx/Texto
Mod.PLR.55/0 Administração Terapêutica - Cronograma Docx/Texto
Mod.PLR.56/0 Sit. de Emergência – Regras Ger. de Act. Docx/Texto
Mod.PLR.57/0 Mapa de Assiduidade Docx/Texto
Mod. Portal Saúde Manual de Primeiros Socorros - I Docx/Texto
Mod. Portal Saúde Manual de Primeiros Socorros - II Docx/Texto
Mod.PLR.58/0 Horário Funcionamento Docx/Texto
Mod.PLR.59/0 Nome Direcção Técnica Docx/Texto
Mod.PLR.60/0 Convocatória de Encarregados de Educação Docx/Texto
Mod.PLR.61/0 Lista de Necessidades Alimentares Especiais Docx/Texto
53
Mod.PLR.62/0 Declaração Medicação Pontual Docx/Texto

Mod.PLR.63/0 Termo Aceitação Plano Anual Actividades Docx/Texto
Mod.PLR.64/0 Ficha Informação Médica Docx/Texto
PRSI Mod.PRSI.01 Folha de Registo de Percurso Familiar Docx/Texto
Rendimento Social
de Inserção Mod.PRSI.02 Modelo de Entrega Pessoal (Marcação de Atendimento) Docx/Texto
Mod.PRSI.03 Registo de Acompanhamento de Psicologia Docx/Texto
Mod.PRSI.04 Ficha de Sinalização para Atendimento de Psicologia Docx/Texto
Mod.PRSI.05 Ficha de Dificuldades/Problemas sentidos Docx/Texto
Mod.PRSI.06 Ficha de Dificuldades/Problemas superados Docx/Texto
Mod.PRSI.07 Marcação de Visita Domiciliária Docx/Texto
Mod.PRSI.08 Ficha "Estrela da Vida" Docx/Texto
Mod.PRSI.09 Ficha de Caracterização Social Docx/Texto
Mod.PRSI.10 Projecto de Intervenção Familiar Docx/Texto
Mod.PRSI.11 Plano de Intervenção Familiar Docx/Texto
Mapa Mensal de Acompanhamento Familiar pelas Ajudantes
Mod.PRSI.12 Docx/Texto
Acção Directa
Mod.PRSI.13 Ficha de Gestão Orçamental Docx/Texto
Mod.PRSI.14 Plano de Actividades Semanais Docx/Texto
Mod.PRSI.15 Lista de dívidas Docx/Texto
Mod.PRSI.16 Lista de compras Docx/Texto
Mod.PRSI.17 Registo de Gravidez Docx/Texto
Mod.PRSI.18 Avaliação do Acordo de Inserção Docx/Texto
Mod.PRSI.19 Diagnóstico Social Docx/Texto
Mod.PRSI.20 Movimentos de Orçamento Familiar Docx/Texto
Mod.PRSI.21 Ficha de Resolução de Problemas Docx/Texto
Mod.PRSI.22 Ficha de Auto Imagem Docx/Texto
Mod.PRSI.23 Ficha de Avaliação Doméstica Docx/Texto
Mod.PRSI.24 Economia Doméstico - Espaço Doméstico Docx/Texto
Mod.PRSI.25 Organização do Plano de Emprego Docx/Texto
Mod.PRSI.26 Tabela Higiene Oral Docx/Texto
Mod.PRSI.27 Tabela da Educação Docx/Texto
Mod.PRSI.28 Ficha de Acompanhamento na Saúde Docx/Texto
Mod.PRSI.29 Inquérito de Apoio/ Informação Inicial Docx/Texto
Mod.PRSI.30 Ficha "Alimentação" Docx/Texto
PIP Mod.PIP.01 Ficha de referenciação Docx/Texto
Intervenção Precoce
Mod.PIP.02 Declaração de autorização Docx/Texto
Mod.PIP.03 Ficha de Identificação_ Criança/Família/Gestor de Caso Docx/Texto
Mod.PIP.04 Ficha de avaliação Docx/Texto
Mod.PIP.05 Ficha de Anamnese Docx/Texto
Mod.PIP.06 Plano individual de intervenção Docx/Texto
Mod.PIP.07 Caracterização Sócio-Familiar Docx/Texto
54
Mod.PIP.08 Listagem de crianças Docx/Texto

Mod.PIP.09 Registo de Sessões Docx/Texto
Mod.PIP.10 Cessação de apoio Docx/Texto
Mod.PIP.11 Registo de Contacto Família/Técnicos Docx/Texto
Mod.PIP.12 PIAF Docx/Texto
Mod.PIP.13 Pedido de avaliação clínica Docx/Texto
Mod.PIP.14 Autorização uso imagens Docx/Texto
Mod.PIP.15 Ficha de sinalização de terapia da fala Docx/Texto
Mod.PIP.16 Capa processo individual Docx/Texto
Mod.PIP.17 Empréstimo de Material Docx/Texto
Mod.PIP.18 Mapa de Quilómetros Docx/Texto
Mod.PIP.19 Mapa de registo mensal Docx/Texto
Mod.PIP.20 Relatório de avaliação de terapia da fala Docx/Texto
Mod.PIP.21 Relatório de avaliação de terapia ocupacional Docx/Texto
Mod.PIP.22 Relatório Social Docx/Texto
Mod.PIP.23 Informação Social Docx/Texto
Mod.PIP.24 Declaração de recepção de documentos Docx/Texto
Mod.PIP.25 Ficha de avaliação Fisioterapia Docx/Texto
Mod.PIP.26 PI Docx/Texto
Mod.PIP.27 PDI Docx/Texto
Mod.PIP.28 Justificação Encarregado de Educação Docx/Texto
PCRI Mod.PCRI.01 Plano Operacional Docx/Texto
Centro de Recursos
para a Inclusão Mod.PCRI.02 Horário Geral Docx/Texto
Mod.PCRI.03 Ficha de Anamnese Docx/Texto
Mod.PCRI.04 Declaração de Autorização da Avaliação Docx/Texto
Mod.PCRI.05 Declaração de cessação de apoio Docx/Texto
Mod.PCRI.06 Relatório de Psicologia Docx/Texto
Mod.PCRI.07 Ficha de referenciação Docx/Texto
Mod.PCRI.08 Relatório de avaliação-Terapia da Fala Docx/Texto
Mod.PCRI.09 Registo de Sessões Docx/Texto
Mod.PCRI.10 Registo mensal de presenças de alunos Docx/Texto
Mod.PCRI.11 Horário por agrupamento Docx/Texto
Mod.PCRI.12 Mapa de quilómetros Docx/Texto
Mod.PCRI.13 Ficha de caracterização sócio-familiar Docx/Texto
Mod.PCRI.14 Informação social Docx/Texto
Mod.PCRI.15 Relatório social Docx/Texto
Mod.PCRI.16 Registo de contactos família técnicos Docx/Texto
Mod.PCRI.17 Ficha de avaliação Terapia Ocupacional Docx/Texto
Mod.PCRI.18 Relatório de avaliação Terapia Ocupacional Docx/Texto
Mod.PCRI.19 Relatório de avaliação Fisioterapia Docx/Texto
55
Mod.PCRI.20 Declaração de recepção de documentos Docx/Texto

Mod.PCRI.21 Justificação Encarregado de Educação Docx/Texto
PEI Mod. PEI 01 Mapa de Acompanhamento dos Trabalhos no Exterior Docx/Texto
Empresa de Inserção
Mod. PEI 02 Requisição de Produtos Hortícolas Docx/Texto
Mod. PEI 03 Folha de Obra Docx/Texto
Mod. PEI 04 Tabela de Preços da Costura Docx/Texto
Mod. PEI 05 Tabela de Preços de Jardinagem Docx/Texto
PCF Mod.PCF.01 Ficha de Inscrição da Creche Familiar Docx/Texto
Creche Familiar
Mod.PCF.02 Ficha de avaliação de estágio creche tradicional Docx/Texto
Mod.PCF.03 Relatório de Amas - Creche Tradicional Docx/Texto
Mod.PCF.04 Relatório Amas - Creche familiar Docx/Texto
Mod.PCF.05 Ficha de avaliasção de estagio - Creche familiar Docx/Texto
Mod.PCF.06 Registo de visitas domiciliárias a amas Docx/Texto
Mod.PCF.07 Registo de presenças crianças Docx/Texto
Mod.PCF.08 Ficha de Incidências Docx/Texto
Mod.PCF.09 Declaração horario dos pais Docx/Texto
Mod.PCF.10 Registo Visitas domiciliárias da Equipa de Enquadramento Docx/Texto
Mod.PCF.11 Processo individual Docx/Texto
Mod.PCF.12 Termo aceitação regulamento interno Docx/Texto
Mod.PCF.13 Ficha identificaçao(caso emergencia) Docx/Texto
Mod.PCF.14 Ficha apoio á ama Docx/Texto
Mod.PCF.15 Relação equipamento na ama Docx/Texto
Mod.PCF.16 Termo responsabilidade administração medicamentos Docx/Texto
Mod.PCF.17 Autorização de Saida Docx/Texto
Mod.PCF.18 Ficha identificação responsaveis a retirar crianças da creche Docx/Texto
Mod.PCF.19 Registo de Ocorrências Docx/Texto
Mod.PCF.20 Termo de Desistencia Docx/Texto
Mod.PCF. 21 Registo de Negligencias e Maus Tratos Docx/Texto
Mod.PCF.22 Contrto Pais Docx/Texto
Mod.PCF.23 Contrato amas Docx/Texto
Mod. PCF. 24 Regulamento Interno Docx/Texto
Mod.PCF. 25 Autorização de Utilização de Imagem Docx/Texto
Mod.PCF.26 Carta de não admissibilidade Docx/Texto
Mod.PCF.27 Informação actualização mensalidade Docx/Texto
Mod.PCF. 28 Carta de admissibilidade Docx/Texto
Mod.PCF. 29 Convocatória Reunião Pais Docx/Texto
Mod.PCF. 30 Ficha Pré-Inscrição Bébés Docx/Texto
Mod.PCF. 31 Programa de Acolhimento Inicial Docx/Texto
Mod. PCF.32 Registo Diário Amas Docx/Texto
Mod. PCF. 33 Relatorio Semestral Amas Docx/Texto
56
Mod. PCF. 34 Lista de Espera Docx/Texto

Mod. PCF. 35 Ficha de Avaliação Observação Criança Docx/Texto
Mod. PCF. 36 PDI- Plano desenvolvimento Individual Docx/Texto
Mod. PCF. 37 Perfil Desenvolvimento 0 aos 7 meses Docx/Texto
PM Mod.PM.01 Plano de Higienização Docx/Texto
Manutenção
Mod.PM.02 Registo Limpeza Casa de banho Docx/Texto
Mod.PM.03 Registo de Higienização Docx/Texto
Mod.PM.04 Mapa de deslocações Docx/Texto
Mod.PM.05 Inventário dos Equipamentos Docx/Texto
Mod.PM.06 Registo de Manutenção Docx/Texto
Mod.PM.07 Plano Anual de Manutenção Docx/Texto
Mod.PM.08 Plano Manutenção/Revisão/Inspecção Mensal de Veículos Docx/Texto
Mod.PM.09 Pedido de Intervenção Docx/Texto
Mod.PM.10 Plano Anual de Aferição Docx/Texto
Mod.PM.11 Requisição de Viatura Docx/Texto
Mod.PM.12 Controlo de Viaturas Docx/Texto
PNA Mod.PNA.01 Ementa Semanal Docx/Texto
Nutrição e
Alimentação Mod.PNA.02 Registo de Controlo de Frio Docx/Texto
Mod.PNA.03 Lista de Contagem de Refeições Diárias Docx/Texto
Mod.PNA.04 Registo de Temperatura de Alimento Confeccionado Docx/Texto
Mod.PNA.05 Registo de Recolha de Amostras Docx/Texto
Mod.PNA.06 Registo de Controlo de Bamho Maria Docx/Texto
Mod.PNA.07 Registo Diário de Higienização da zona de laboração Docx/Texto
Mod.PNA.08 Registo Diário de Higienização da copa Docx/Texto
Mod.PNA.09 Registo Diário de Higienização de equipamentos Docx/Texto
Mod.PNA.10 Registo de Higienização Docx/Texto
Mod.PNA.11 Registo Diário de Higienização da sala de refeições Docx/Texto
Mod.PNA.12 Registo Diário de Higienização da casa de banho Docx/Texto
Registo de Controlo de Recepção de Matéria Prima Produtos
Mod.PNA.13 Docx/Texto
Congelados
Mod.PNA.14 Registo de Controlo de Óleos Fritadeira Docx/Texto
Mod.PNA.15 Registo de Controlo de Matéria Prima - Produtos Refrigerados Docx/Texto
Mod.PNA.16 Registo de Controlo de Matéria Prima - Produtos Secos Docx/Texto
Mod.PNA.17 Registo Diário de Confecção de Sobremesa Docx/Texto
Mod.PNA.18 Registo de Reparação/Manutenção de Equipamentos Docx/Texto
Mod.PNA.19 Requisições de Refeições Docx/Texto
Referido a Junho 2010 e não inclui os Objectos digitais correspondente ao documentos multimédia
produzidos pela Biblioteca do CRIA
57
5.5. ANEXO 5 – GLOSSÁRIO

Fontes
1 – NP 4438-1, 2005
2 – DGARQ, Manual para a gestão de documentos, 1998, A-6
3 – Model Requirements for the Management of Electronic Record (MoReq),
4 – NP 4041, 2003
5 – RODA - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09
6 – DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD v2-0b (19Abr10
Autenticidade - Qualidade de um objecto digital que, depois de preservado, mantém a

sua integridade conceptual, encontrando-se suficientemente referenciado e identificado
quanto à proveniência e suficientemente documentado quanto ao contexto de produção e
manutenção. A garantia plena da autenticidade do objecto é uma responsabilidade partilhada
entre as estratégias definidas neste PPD e os sistemas que o antecederam na produção e
manutenção do objecto em causa.
Arquivo - Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou
por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de
prova ou informação.
Arquivo corrente - Arquivo constituído por documentos correspondentes a
procedimentos administrativos ou judiciais ainda não concluídos.
Arquivo definitivo - Arquivo constituído por documentos correspondentes a
procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, depois de prescritas as respectivas
condições de abertura. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries documentais cujo
valor primário perdura por tempo indeterminado (por exemplo, algumas séries dos arquivos
notariais).
Arquivo intermédio - Arquivo constituído por documentos correspondentes a
procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de
reabertura.
Ciclo de vida do documento - Evolui em três idades ou fases – fase activa, fase semi-
activa e fase inactiva – na medida em que a frequência de utilização dos documentos em fase
administrativa decresce e o seu valor se transforma.
Classificação - Identificação e organização sistemáticas de actividades e/ou
documentos de arquivo em categorias, de acordo com convenções, métodos e procedimentos
de aplicação estruturados logicamente e representados num plano de classificação.
Colecção - Conjunto de documentos do mesmo serviço, organizada para efeitos de
referência, para servir de modelo à produção de documentos com a mesma finalidade, ou de
acordo com critérios de arquivo. Ex.: Colecções de documentos de despesa, colecções de
mapas de assiduidade. Opõe-se ao conceito de processo.
Documento de arquivo - Documento produzido, recebido e mantido a título probatório
e informativo por uma organização ou pessoa no cumprimento das suas obrigações legais ou
na condução das suas actividades.
Documento anexo - Documento remetido por outro, que é considerado o documento
principal.
Documento apenso - Documento posteriormente mandado juntar a outro, considerado
o documento original, por conter elementos de prova e/ou informação relativos à mesma
acção ou procedimento administrativo.
58
Documento aposto - Documento posteriormente registado sobre outro [no intuito de]
prestar informações, emitir opiniões ou exarar decisões.
Documentos de arquivo electrónicos (DAE) - objectos discretos legíveis de forma
equivalente aos seus similares em suporte papel, que são, neste caso, documentos obtidos
através de ferramentas de produtividade (MS Word, Excel, Powerpoint, CAD/CAM, etc.)
Documento electrónico - Um documento que se encontra em formato electrónico. Nota
– o uso do termo documento electrónico não se limita aos documentos de texto normalmente
gerados. Inclui igualmente mensagens de correio electrónico, folhas de cálculo, gráficos e
imagens, documentos em HTML/XML, documentos compostos e ainda outros tipos de
documentos buróticos.
Documento principal - Documento simples que remete ou de qualquer outro modo
veicula outro(s) documento(s). De um modo geral, os documentos principais são a unidade
básica de datação e demais referenciação aos documentos compostos.
Dossier - [Conjunto de documentos] coligidos com o fim de informar uma decisão
pontual.
Formato de preservação - Formato para o qual é convertido – à entrada e/ou em
posteriores migrações – o objecto digital sobre o qual o PPD assume compromisso de
preservação a longo prazo.
Funções meio - Conjunto das actividades desenvolvidas por um organismo ou
instituição no quadro da gestão interna (ex.: gestão patrimonial, gestão financeira, gestão de
recursos humanos).
Funções fim - Conjunto de actividades específicas desenvolvidas por um organismo ou
instituição no quadro de gestão de projecto.
Integridade conceptual - Qualidade de um objecto digital completo e inalterado nas
suas propriedades significativas. O compromisso de preservação do PPD tem incidência sobre
a integridade conceptual do objecto digital.
Macroprocesso - Conjunto de processos e, eventualmente, dossiers e/ou colecções, que
correspondem a uma mesma acção ou um mesmo procedimento administrativo complexo,
isto é, que engloba ou coordena outros procedimentos, referentes ou não a uma mesma área
temático-funcional, mas independentes.
Metainformação - Informação que caracteriza aspectos significativos de outro recurso
de informação, tendo em vista identificá-lo, localizá-lo e recuperá-lo, apresentá-lo de forma
correcta, gerir direitos de acesso, preservá-lo com eficácia e demonstrar a sua integridade
conceptual.
Migração - Estratégia de preservação que consiste na transferência periódica da
informação digital de uma configuração hardware/software em perigo de obsolescência para
uma outra mais actual. Contrariamente a outras estratégias de preservação, a migração não
tem por objectivo manter a representação no seu estado original; em vez disso, converte a
representação que se encontra num formato em perigo de obsolescência para um outro mais
actual, no sentido de viabilizar o acesso contínuo à informação.
OAIS (Open Archival Information System) - Modelo de referência adoptado pelo
RODA, aprovado como norma internacional em 2003 – ISO Standard 14721:2003, que
configura e identifica os componentes funcionais que devem fazer parte de um sistema de
informação dedicado à preservação digital.
Objecto digital - Unidade discreta de informação em formato digital. Na generalidade
dos casos, a designação “objecto digital” aparece como sinónimo de “representação”; no
entanto, pode também ser utilizada para referir um ficheiro ou uma sequência de bits
discreta, no interior de um ficheiro.
59
Património arquivístico - Categoria de bens que integram o património cultural,

constituída pelos arquivos que, na sequência de um processo de avaliação arquivística, sejam
identificados como possuindo interesse cultural relevante e, como tal, de conservação
tendencialmente permanente
Plano de Classificação Documental - Identificação e organização sistemática das
actividades e/ou documentos em classes, agrupando-os em processos no sentido de facilitar a
descrição, controlo, ligações, bem como a determinação do seu destino e condições de acesso.
Prazo de conservação - Período fixado para a custódia dos documentos de arquivo por
um serviço de arquivo. Este prazo é definido em regulamento próprio, normalmente registado
em tabela de selecção.
Procedimento administrativo - Sucessão ordenada de actos e formalidades tendentes
à formação e manifestação da vontade da Administração Pública pela sua execução.
Processo - Conjunto de documentos referentes a qualquer acção administrativa ou
judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada. (2) Um processo
corresponde geralmente a unidade básica de uma série. “Um processo não é uma capa, ou
dossier, nem uma pasta onde se colocam documentos.” O processo é a materialização de todos
os passos de um procedimento administrativo.
Propriedades significativas - Elementos de um objecto digital que têm de ser
preservados para que a integridade conceptual do objecto se mantenha. As propriedades
significativas podem variar entre diferentes categorias de objectos digitais e, ainda, em função
do tipo de uso futuro que se pretende assegurar.
Registo - Acto de dar a um documento, um identificador único no momento da sua
integração no sistema de arquivo.
Representação - Objecto digital que instancia ou corporaliza uma entidade intelectual/
documento de arquivo, simples ou composto. Integra o conjunto dos ficheiros de dados e, se
aplicável, metainformação estrutural necessária para uma apresentação completa e razoável
da entidade intelectual.
Série documental - Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi
dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de informação.
Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma
função ou actividade, dentro de uma mesma área de actuação.
Sistema de arquivo - Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que
funcionam de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos
produzidos/recebidos por um organismo no exercício das suas actividades. São elementos de
um sistema de arquivo os documentos, as instalações, os equipamentos, os recursos humanos,
as regras, os instrumentos técnicos, etc.
Sistema de gestão documental - Conjunto de elementos (entidades, meios,
procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista gestão dos documentos
produzidos e recebidos por um organismo no exercício das suas actividades. São elementos de
um sistema de um sistema desta natureza os documentos, os equipamentos, os recursos
humanos, as regras, os instrumentos técnicos e as ferramentas de apoio tecnológico. O
objectivo principal da implementação de um sistema de gestão documental prende-se com a
racionalização e eficácia da produção documental.
Tabela de Selecção - instrumento que regista o resultado da avaliação, e apresenta-se

como uma relação dos documentos de arquivo que fixa os respectivos prazos de conservação
na fase activa, semi-activa e destino final
60
Valor arquivístico - Valor atribuído a um documento de arquivo ou a [um processo ou

conjunto de documentos de arquivo], para efeitos de conservação permanente num serviço de
arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu valor informativo.
Valor informativo - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de
arquivo ou por um processo ou conjunto de documentos de arquivo. Deste ponto de vista, são
especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados,
testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem
dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos. Também chamado
valor secundário.
Valor legal - Valor decorrente da relevância de um documento de arquivo, para
comprovar, perante a lei, um facto ou constituir um direito.
Valor probatório - Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que
consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como
garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Também chamado valor
administrativo ou primário.
61

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