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Questes comentadas de Arquivologia para concursos

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SUMRIO

Apresentao..........................................................................................2 Conceitos Fundamentais..................................................................... 3 Classificao de arquivos e documentos (Tipos de arquivos/ Tipos de Documentos) ...................................................................... 14 Organizao e Administrao de arquivos Corrente e Intermedirio....................................................................................... 28 Protocolo e graus de sigilo....................................................................32 Mtodos de arquivamento.....................................................................41 Gesto de documentos / Lei 8159 / Avaliao e destinao/ Tabela de Temporalidade....................................................................75 Teoria das 3 Idades / Ciclo vital dos documentos..............................84 Arquivos Permanentes / Preservao de documentos.......................133 Microfilmagem / Novas tecnologias....................................................142 Respostas...........................................................................................145 Bibliografia..........................................................................................245

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APRESENTAO

O mundo dos concursos pblicos tem ganhado uma importncia cada vez maior a cada ano que passa. surpreendente o nmero de pessoas que concorrem todos os anos s oportunidades de emprego estvel, boas condies de trabalho e salrios. Noes de Arquivologia vem sendo exigida no contedo programtico dos editais das principais bancas em diversos concursos pblicos. A apostila de 580 Questes Comentadas de Arquivologia mais um instrumento colocado disposio do concursando para auxili-lo no alcance de seu objetivo, ou seja, aprovao num concurso pblico. bom ter em mente que a prtica de exerccios que fixa o conhecimento e prepara o candidato para reconhecer as armadilhas preparadas pelas bancas organizadoras dos certames, pois muitas vezes conhecer determinado assunto no suficiente para assimilar a forma como este conhecimento cobrado nas provas. A quantidade de questes aliada qualidade, rapidez no envio e ao compromisso de conduzir o candidato ao sucesso representam todo nosso diferencial.

Wilma G. Freitas

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QUESTES

1.

Assinale a alternativa correta. O processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica chamada de: a) Catalogao. b) Indexao. c) Arranjo. d) Fluxogramao.

2.

Ao conjunto de documentos de um arquivo denominamos de: a) Armazenamento. b) Acondicionamento. c) Acervo. d) Acumulao.

3.

Marque V, se a assertiva for verdadeira, ou F, se a assertiva for falsa. Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgnica de sua acumulao, e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. ( ) FALSA. ( ) VERDADEIRA.

4.

Marque verdadeiro (V) ou falso (F). O arquivista responsvel pelo gerenciamento das informaes dever identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivsticos que os distinguem dos acervos biblioteconmicos e museolgicos. Nesse contexto, julgue os itens subseqentes.
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a) Em relao ao tipo de suporte, os acervos arquivsticos assemelham-se aos biblioteconmicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares mltiplos. b) O objetivo do arquivo provar e testemunhar. c) Os documentos de arquivo so produzidos para atender as finalidades administrativas, jurdicas, funcionais e legais. d) No processamento tcnico dos acervos arquivsticos, incluem-se a identificao, a classificao, a catalogao, a avaliao, o arranjo e a descrio. e) Em relao ao tipo de conjunto, os documentos arquivsticos so reunidos pelo contedo. f) O crescimento do acervo arquivstico resulta da acumulao dos documentos no mbito da instituio.

5. Desclassificao ocorre quando um documento : a) Liberado de restries de acesso. b) Colocado na pasta Diversos ou Miscelnea. c) Misturado a outros, durante o arranjo. d) Ordenado por assunto. e) Destinado a descarte, no processo de avaliao.

6. So considerados arquivos especiais aqueles que: a) Tm sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico. b) Tm sob sua custdia os documentos resultantes da poltica arquivstica. c) Tm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes. d) Tm sob sua guarda documentos resultantes do processo de avaliao. e) Tm sob sua custdia os documentos resultantes do processo de classificao.

7.

Entende-se por notao: a) O conjunto dos documentos notariais. b) A forma que antecede a elaborao dos manuscritos. c) O material sob o qual as informaes so registradas. d) A primeira etapa no processo de arranjo documental. e) O cdigo de localizao dos documentos no acervo.
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8.

Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Para elucid-lo os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganizao do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas so: as vrias origens dos documentos foram mescladas; no existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes esto misturados aos intermedirios e permanentes; existem, desordenadamente, vrias revistas especializadas, catlogos de preos, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para se iniciar essa organizao : a) b) c) d) e) Solicitar a colaborao do diretor da empresa. Fazer o levantamento documental. Numerar o acervo para eliminar os documentos. Arranjar sistematicamente a documentao. Elaborar os instrumentos de pesquisa.

9.

Uma ficha apresenta os seguintes dados: procedncia, data de entrada, data de documento, nmero, cdigo do assunto, espcie, nmero de origem, assunto, distribuio, data, recebido. Trata-se de uma ficha de: a) Descarte. b) Destinao. c) Avaliao. d) Proviso. e) Protocolo.

10. Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir. Pessoal: Admisso Demisso Folha de Pagamento Promoo Recrutamento Seleo. Esse esquema denota uma classificao por: a) b) c) d) e) Assunto. Espcie. Natureza. Tipologia. Estgio.
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11. De acordo com a Lei 8.159/1991, INCORRETO afirmar que: a) dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. b) So arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico excludas entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. c) Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. d) Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. e) A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos.

12. O valor mediato, quando atribudo aos documentos de arquivo, equivale ao valor: a) Primrio. b) Fiscal. c) Legal. d) Probatrio. e) Secundrio.

13. Leia as afirmaes abaixo, que dizem respeito conservao dos documentos. I. A umidade e o ar seco so fatores de enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo. II. A luz artificial deve ser abolida na rea de armazenamento, Por acelerar o desaparecimento das tintas. A desinfestao e a restaurao incluem-se entre as principais operaes de conservao de documentos.

III.

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IV.

A utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado, mantendo a temperatura muito baixa, destri as fibras do papel.

So corretas as afirmaes: a) b) c) d) e) I e III apenas. III e IV apenas. I, II e III apenas. I, II e IV apenas. II, III e IV apenas.

14. De acordo com a Lei que regula a microfilmagem de documentos oficiais ficou estabelecido que os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados, exceto aqueles que tenham valor: a) Probatrio. b) Legal. c) Fiscal. d) Histrico. e) Administrativo.

15. De acordo com a legislao vigente, na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I. Registro da empresa no Ministrio da Indstria e do Comrcio. II. Ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmagens. Identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo. Informaes sobre o estado de conservao dos documentos originais. O nmero de itens certos igual a: a) b) c) d) e) 0. 1. 2. 3. 4.
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III.

IV.

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RESPOSTAS

1. Resposta: C
Comentrio 1. Arranjo o processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. 2. Processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado. Tambm denominado classificao. VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009.

2. Resposta: C
Comentrio O Acervo constitudo de todos os documentos existentes num arquivo. diferente de Fundo de Arquivo que a composio de documentos produzidos por uma determinada entidade. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia arquivstica. Rio de Janeiro.2005

3. Resposta: V
Comentrio Este o conceito de arquivo. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e prtica. 3 ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2008. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia arquivstica. Rio de Janeiro.2005

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4. Resposta: F, V, V, F, F, V.
Comentrio (F) O suporte o local onde a informao registrada. O mais conhecido tipo de suporte o papel, mas, podem ser filmes, fitas, vdeo, plantas. A forma como a informao registrada (manuscrita, impressa, audiovisual, etc.) que gera o gnero documental: textual ou impresso, iconogrfico, informtico, fonogrfico, filmogrfico, cartogrfico. O suporte e a informao que compem o documento. (V) O arquivo tem fins administrativos, ou seja, pode servir para testemunhar e provar. (V) A avaliao um processo que ocorre nos arquivos correntes e feita por uma comisso nomeada pela entidade. O objetivo da avaliao atribuir valores e destinao dos documentos. (F) Quando o arquivo corrente (uso freqente, 1 idade) ou intermedirio (de uso no to freqente, ( 2 idade), recebe valor primrio. Quando o arquivo permanente (no tens fins administrativos, 3 idade), recebe o valor secundrio. (F) Em relao ao tipo de conjunto, os arquivos so reunidos pela procedncia (Fundo de Arquivo). (V) O crescimento do acervo arquivstico resulta das atividades da instituio

5. Resposta: A
Comentrio Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente libera consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia arquivstica. Rio de Janeiro.2005

6. Resposta: C
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Comentrio Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas - fotografias, discos, fitas, clichs, microformas, slides, disquetes, CD - e que, por esta razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e prtica. 3 ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. FGV, p. 22, 2008.

7. Resposta: E
Comentrio Notao o elemento de identificao das unidades de arquivamento, constituda de nmeros, letras, ou combinao de nmeros e letras, que permite sua localizao. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e prtica. 3 ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. FGV, p.27, 2008.

8. Resposta: B
Comentrio A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho. Estas fases se constituiriam em: Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento Implantao e acompanhamento. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e prtica. 3 ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. FGV, p. 35, 2008.

9. Resposta: E
Comentrio As caractersticas citadas compreendem as atividades desenvolvidas pelo Protocolo, que podero ser realizadas de maneira informatizada ou mecnica, com a utilizao de livros ou fichas.

10. Resposta: A
Comentrio
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Mtodo de arquivamento por assunto: Quase toda organizao dispe de certo nmero de documentos que devem, com vantagem, ser arquivados por ASSUNTO - os referentes admisnistrao interna e suas atividades. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e prtica. 3 ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. FGV, p. 77, 2008.

11. Resposta: B
Comentrio Art. 1 da Lei 8.159/91 Art. 7, 1 da Lei 8.159/91 Art. 3 da Lei 8.159/91 Art. 6 da Lei 8.159/91 Art. 5 da Lei 8.159/91

12. Resposta: E
Comentrio Dica de prova: As bancas organizadoreas dos vrios concursos pblicos costumam elaborar questes mencionando os termos valor primrio e/ou secundrio dos documentos. J sabemos que os documentos que esto nos arquivos correntes e intermedirio possuem valor primrio e os que esto nos arquivos permanentes possuem valor secundrio. Portanto, concursandos, caso caia valor primrio - pensem imediatamente nas duas primeiras idades. Se cair valor secundrio - associem no ato aos arquivos de terceira idade. VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, p.19, 2009.

13. Resposta: A
Comentrio Apenas os itens I e III esto corretos. I Umidade e ar seco so realmente fatores de enfraquecimento do papel. II A luz artificial deve ser evitada sem que, no entanto, seja abolida, pois isto inviabilizaria a atividade profissional dentro do arquivo. III A desinfestao e a restaurao so processos de conservao dos documentos. Enquanto que a primeira visa eliminar os agentes biolgicos nocivos ao arquivo (insetos, microorganismos e ratos), a segunda, visa trazer o documento sua forma de conservao original.
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IV A temperatura deve ser constante no arquivo, uma vez que a oscilao provoca o enfraquecimento do papel. A utilizao ininterrupta de ar condicionado, portanto, mantm a temperatura estvel, o que ajuda na preservao.

14. Resposta: D
Comentrio Art. 2 da lei 5.433 de 08 de maio de 1968

15. Resposta: C
Comentrio Esto corretos os itens II e III Art. 7, V, VII do Decreto n 1.799 de 30 de janeiro de 1996

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BIBLIOGRAFIA
BRASIL. Constituio (1988). Constituio 1988 : Constitucional de 5 de outubro de 1988. Ed. atual. Braslia, Presidncia, 2012. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e prtica. 3 ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2008 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009 ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia arquivstica. Rio de Janeiro.2005 ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gesto de documentos: conceitos e procedimentos prticos. Rio de Janeiro: 1995 Lei n 8.159, de 08 de Janeiro de 1991 . Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2004.

Decreto n 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433 de

08 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias

Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002 . Dispe sobre a salvaguarda

de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.

Lei n 5.433 de 08 de maio de 1968 . Regula a microfilmagem de documentos

oficiais e d outras providncias

LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011: Regula o acesso a

informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias.

DECRETO N 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012: Regulamenta a Lei no 12.527,

de 18 de novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio.

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DICIONRIO AURLIO eletrnico; sculo XXI. Rio de Janeiro, Nova Fronteira e Lexicon Informtica, 1999, CD-rom, verso 3.0.

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