4 Direito Fazenda Nuzzi

MANUAL DE REDAO DOS ATOS OFICIAIS E DE COMUNICAO DA SECRETARIA DA FAZENDA
SECRETARIA DA FAZENDA
MANUAL DE REDAO DOS ATOS OFICIAIS E DE COMUNICAO DA SECRETARIA DA FAZENDA
SO PAULO 2008
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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA
Jos Serra Governador do Estado Mauro Ricardo Machado Costa Secretrio da Fazenda
So Paulo (Estado). Escola Fazendria do Estado de So Paulo. Manual de redao dos atos oficiais e de comunicao da Secretaria da Fazenda. - So Paulo: Fazesp, 2008. 126p. Referncias bibliogrficas.
1. Redao oficial. 2. Ato administrativo. I. Ttulo
Autorizada reproduo de partes deste manual desde que citada a fonte.
APRESENTAO
Com o intuito de valorizar os procedimentos j adotados pela cultura institucional da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e de sua entidade vinculada So Paulo Previdncia SPPREV, decidiu-se elaborar este manual explicitando e uniformizando as prticas seguidas cotidianamente na elaborao de atos administrativos. Ao considerar os diversos nveis hierrquicos da Sefaz, procurou-se discorrer sobre os vrios contextos (legislativo, processual e administrativo) em que os atos so elaborados. Apesar disso, este manual ainda no trata de todos os atos elaborados na Sefaz, e sim os principais de cada contexto. Alm das caractersticas da redao oficial e das formas de atos administrativos, considerou-se importante contemplar alguns padres de publicao para documentos monogrficos para facilitar a identificao de dados essenciais sobre a procedncia das publicaes na Sefaz. Percebeu-se, tambm, a necessidade de discorrer sobre alguns procedimentos para publicao de atos oficiais no Dirio Oficial do Estado - DOE, abordagem que tambm auxilia a leitura e a localizao da informao no Dirio. E por fim, a inteno que esta edio apenas inicie a produo de uma publicao que necessita ser constantemente editada, atualizando normas e procedimentos, ao mesmo tempo em que busca a adaptao fluidez comunicativa da sociedade contempornea. Tudo isso sem deixar de lado os princpios administrativos que regem a conduta na administrao pblica e, tambm, sem esquecer das normas gramaticais e ortogrficas, fundamentais a uma redao respeitvel.
Mauro Ricardo Machado Costa Secretrio da Fazenda
SUMRIO
Captulo 1: Redao oficial ............................................................................... 8 1.1 Caractersticas da redao oficial ..................................................................... 8 1.1.1 Princpios administrativos na redao oficial .............................................. 8 1.1.2 Qualidade da redao oficial .................................................................... 10 1.2 Pronomes de tratamento ................................................................................ 11 1.3 Plural de modstia ......................................................................................... 14 1.4 Siglas .......................................................................................................... 15 1.5 Abreviaturas ................................................................................................. 15 1.6 Smbolos ...................................................................................................... 16 1.7 Numerais ..................................................................................................... 1.8 Citao de texto legal .................................................................................... 17 19
Captulo 2: Atos administrativos ...................................................................... 20 2.1 Consideraes gerais ..................................................................................... 20 2.2 Composio e padronizao ............................................................................ 21 2.2.1 Cabealhos .......................................................................................... 22 2.2.2 Epgrafe ............................................................................................... 24 2.2.3 Identificao do documento .................................................................... 24 2.2.4 Ementa ............................................................................................... 25 2.2.5 Vocativo .............................................................................................. 25 2.2.6 Invocao ............................................................................................ 26 2.2.7 Local e data ......................................................................................... 26 2.2.8 Fecho ................................................................................................. 26 2.2.9 Identificao do signatrio ..................................................................... 2.2.10 Visto ................................................................................................. 2.2.11 Iniciais .............................................................................................. 27 27 28
2.2.12 Indicao de encaminhamento .............................................................. 28 2.2.13 Endereamento ................................................................................... 28 2.3 Atos normativos ............................................................................................ 30 2.3.1 Consideraes gerais ............................................................................. 30 2.3.2 Atos normativos articulados ................................................................... a) Decreto ........................................................................................... b) Resoluo ........................................................................................ c) Portaria ........................................................................................... 30 36 38 40 5 2.3.3 Formas de atos normativos .................................................................... 36
d) Resposta Consulta .......................................................................... e) Deciso Normativa ............................................................................
42 44
f) Comunicado ...................................................................................... 47 g) Deliberao ...................................................................................... 49 2.4 Atos processuais ........................................................................................... 51 2.4.1 Consideraes gerais ............................................................................. 51 2.4.2 Formas de atos processuais .................................................................... 52 a) Despacho ...................................................................................... 52 b) Informao .................................................................................... 54 c) Parecer ......................................................................................... 56 d) Deciso ........................................................................................ e1) Relatrio de Auditoria ............................................................... 58 58 e) Relatrios ...................................................................................... 58 e2) Relatrio de Juiz ....................................................................... 62 f) Voto ............................................................................................. 65 2.5 Atos de comunicao e documentos administrativos ........................................... 66 2.5.1 Consideraes gerais ............................................................................. 66 2.5.2 Formas de atos de comunicao e documentos administrativos ................... 67 a) Apostila ........................................................................................ b) Ata .............................................................................................. c) Atestado ....................................................................................... d) Certido ....................................................................................... e) Certificado ................................................................................... f) Contrato administrativo .................................................................. g) Convnio e Termo de cooperao ..................................................... h) Edital ........................................................................................... i) Memorando e memorando-circular .................................................. j) Nota tcnica ................................................................................. k) Notificao ................................................................................... l) Ofcio e ofcio-circular .................................................................... 67 72 74 76 78 80 87 88 89 91 93 95 100 104 104
m) Ordem de servio ........................................................................... 98 n) Requerimento ............................................................................... 2.6.1 Correio eletrnico ou e-mail ................................................................... 2.6.2 Fac-smile ou fax................................................................................... 2.6 Meios de transmisso ..................................................................................... 104
Captulo 3: Normas para publicao no Dirio Oficial do Estado ....................... 106 3.1 Consideraes gerais ..................................................................................... 106 3.2 DOE Poder Executivo, Seo I ...................................................................... 106 3.2.1 Regras para publicao .......................................................................... 107 3.2.2 Orientaes essenciais ........................................................................... 108 3.2.3 Atos que no devem ser publicados na Seo I ......................................... 112 3.3 DOE Poder Executivo, Seo II ..................................................................... 112 3.3.1 Atos que no devem ser publicados na Seo II ........................................ 113
Captulo 4: Publicaes monogrficas: manuais, apostilas e folhetos ............... 114 4.1 Consideraes gerais ..................................................................................... 114 4.2 Partes constitutivas ....................................................................................... 4.3 Elementos e regras de apresentao (folha de rosto).......................................... 114 115
Referncias ......................................................................................................
119
Anexo I: Quadro sintico .................................................................................
121
Atos normativos.................................................................................................. 121 Atos processuais................................................................................................. Atos de Comunicao e documentos administrativos ............................................... 122 123
Anexo II : Ementrio de legislao .................................................................. Legislao Federal...............................................................................................
125 125
Legislao Estadual.............................................................................................. 125
CAPTULO 1
REDAO OFICIAL
1.1 Caractersticas da redao oficial

Redigir um documento requer cuidado e ateno, principalmente quando se tratar de redao de atos administrativos e de comunicao do poder pblico. maneira especfica (formal e impessoal) como essa redao deve ser elaborada e ao conjunto de caractersticas que devem ser observadas d-se o nome de redao oficial. Apesar da importncia do tema, redigir uma comunicao oficial no tarefa to complicada quanto parece. A simplicidade na redao oficial condio essencial, ope-se ao rebuscamento, ao preciosismo exacerbado, que mesmo na redao de atos processuais um recurso anacrnico. No entanto, simplicidade no significa simplismo, e sim melhores condies para compreenso do texto. Alm da correo grfica e gramatical, qualquer bom texto deve ser elaborado considerando-se recursos estilsticos. No caso da redao oficial, afora o cumprimento dessas regras de lngua portuguesa, devem ser obedecidos, tambm, os princpios administrativos. 1.1.1 Princpios administrativos na redao oficial J que os princpios democrticos instituram valores que favorecem a transparncia, a moralidade e a prestao de contas, os atos administrativos exteriorizados em documentos devem, necessariamente, conter princpios administrativos pelos quais se pauta o servio pblico. O princpio da legalidade, segundo o qual a administrao pblica s pode fazer o que permitido por lei, deve ser representado por intermdio da fundamentao legal, elemento presumidamente comum em todos os atos. A iseno de interferncia da individualidade, da subjetividade e da passionalidade de quem elabora o ato exigida pelo princpio da impessoalidade. Alguns documentos administrativos, principalmente os relatrios, tambm devem ser norteados pelo princpio da presuno, que, alm de abranger a legalidade, diz respeito certeza dos fatos.
Na padronizao dos cabealhos, alm da uniformidade, representado o princpio da hierarquia, que discorre sobre a estruturao hierrquica entre os rgos da administrao pblica. O princpio da publicidade discorre sobre a ampla divulgao dos atos praticados pela administrao pblica, da a obrigatoriedade de publicao dos atos no DOE. Embora no sejam princpios administrativos, e sim diretrizes que tambm orientam a redao oficial, a formalidade e a uniformidade tambm devem ser cumpridas. A formalidade deve ser seguida no uso das formas de tratamento adequado a cada autoridade. A uniformidade deve ser cumprida com o uso sistemtico e padronizado dos elementos constitutivos dos atos administrativos (cabealhos, vocativos, fechos, identificao de signatrio e outros). E por fim, uma redao oficial eficiente deve propiciar a qualquer pessoa entendimento sobre o enunciador, o enunciatrio e o motivo da comunicao. Com isso, ser atingida a eficincia, princpio constitucional administrativo inserido pela Emenda Constitucional 19, de 04/06/1998. Entre todos esses princpios, o da impessoalidade necessita ser mais aprofundado. Impessoalidade Num texto oficial no podem estar evidenciadas caractersticas que denotem a personalidade do autor do documento. Isso porque o ato administrativo deve ser redigido em nome do poder pblico, por meio da autoridade de um cargo, e no da pessoalidade do sujeito que o ocupa. A necessidade de tratamento impessoal dado aos atos oficiais decorrente de um princpio constitucional. Isso porque os destinatrios dos atos administrativos so os cidados, direta ou indiretamente, mesmo quando o ato direcionado a outros rgos pblicos. Seguem algumas informaes que ajudam a garantir a impessoalidade nos textos oficiais. Imparcialidade: evite manifestaes de impresso pessoal. Exemplo:
Na minha opinio,... (inadequado) Deve ser considerado... (adequado) Agrada-me essa idia... (inadequado) Esse posicionamento favorvel... (adequado)
Impessoalidade
verbal:
utilize
conjugao
impessoal
sempre
que
possvel,
conjugando o verbo na terceira pessoa ou utilizando verbos na forma passiva. Exemplo:

Eu sei que o prazo de uma semana. (inadequado) sabido que o prazo de uma semana. (adequado) Redigiram o ofcio... (inadequado) O ofcio foi redigido... (adequado)
1.1.2 Qualidade da redao oficial Em se tratando de lngua portuguesa, so importantes todos os recursos estilsticos (clareza, conciso, objetividade, coeso, harmonia e outros); no entanto, ao considerar nosso ritmo contemporneo, clareza e conciso so ainda mais imprescindveis que os outros. Por isso, essas duas qualidades de texto merecem destaque. a) Clareza a qualidade do que inteligvel e no gera dvidas e incertezas quanto idia que se deseja exprimir. Essa caracterstica de fundamental importncia na elaborao dos atos administrativos, que no podem deixar margem a diferentes interpretaes. Quanto mais clara a mensagem, menor a possibilidade de entendimentos equivocados. A clareza tambm uma caracterstica da redao oficial que encontra amparo legal (LC 863/99, art 8). A seguir, algumas sugestes de redao de um texto claro. Preciso semntica: evite a ambigidade. O duplo sentido de palavras ou
expresses um dos principais empecilhos clareza. Exemplo:

Fulano, o procurador pediu que deixasse o relatrio em sua mesa. (inadequado) Fulano, o procurador pediu que deixasse o relatrio na mesa dele. (adequado)
Frases curtas: evite frases demasiadamente compridas. A informao principal do texto pode tornar-se confusa em perodos muito longos.
Vocabulrio usual: evite o uso de jarges tcnicos ou palavras rebuscadas. tambm importante certificar-se do significado correto das palavras utilizadas.
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b) Conciso Atualmente, as pessoas tm cada vez menos tempo. Essa situao combinada com o excesso de informao resulta numa realidade que valoriza textos curtos, porm completos, por isso a importncia da conciso. Um texto conciso o que informa melhor em menor tempo, contribuindo para a eficincia e a celeridade, qualidades exigidas por nosso contexto social. O esforo para atingir a conciso envolve eliminar o que redundante e desnecessrio, sem excluir elementos importantes completa compreenso da mensagem a ser transmitida. Assim, um texto conciso no possui detalhes excessivos a ponto de dispersar a ateno do contedo principal. Seguem algumas sugestes essenciais conciso. Locuo enxuta: evite a construo verbo + artigo + substantivo, substituindo-a por verbo no infinitivo. Exemplo:
Fazer uma organizao... (inadequado) Organizar... (adequado) Acusamos o recebimento da documentao... (inadequado) Recebemos a documentao... (adequado)
Excesso de palavras: evite o uso exagerado de adjetivos, preposies e outras palavras que no acrescentam significado ao texto. Exemplo:
Vamos proceder sem demoras ao envio da documentao solicitada. (inadequado) Enviaremos rapidamente a documentao solicitada. (adequado) ... documentos que nos vemos obrigados a devolver-lhes, porque observamos que se encontram sem a devida assinatura. (inadequado) ... documentos que lhe devolvemos por falta de assinatura. (adequado)
1.2 Pronomes de tratamento

A formalidade, um dos requisitos para elaborao da redao oficial eficiente, atendida em parte com o uso adequado de pronomes de tratamento, que devem ser empregados no trato corts e cerimonioso e no devem ser confundidos com rebuscamento. Para
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auxiliar na identificao do pronome adequado a cada autoridade, vide tabela 1 abaixo com relao de cargos e funes e seus respectivos pronomes, consagrados por uso e tradio.
Cargo ou funo Almirante Arcebispo Bispo Brigadeiro Cardeal Cnego Cnsul Coronel Deputado Embaixador Frade Freira General Governador de Estado Irm (madre, sror) Juiz Major Marechal Ministro Monsenhor Padre Papa Patriarca Prefeito Presidente (da Repblica, do Congresso Nacional ou do STF) Reitor Secretrio de Estado Senador Tenente-coronel Vereador Demais autoridades, oficiais e particulares Forma de tratamento Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Excelncia Reverendssima Sua/Vossa Excelncia Reverendssima Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Eminncia Reverendssima (ou Eminncia) Sua/Vossa Reverendssima Sua/Vossa Senhoria Sua/Vossa Senhoria Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Reverendssima Sua/Vossa Reverendssima Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Reverendssima Sua/Vossa Excelncia (ou Meritssimo) Sua/Vossa Senhoria Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Reverendssima Sua/Vossa Reverendssima Sua/Vossa Santidade (ou Beatitude) Sua/Vossa Excelncia Reverendssima (ou Beatitude) Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Excelncia Abreviatura V. Exa. V. Exa. Revma. V. Exa. Revma. V. Exa. V. Ema. Revma. ou Ema. V. Revma. V. Sa. V. Sa. V. Exa. V. Exa. V. Revma. V. Revma. V. Exa. V. Exa. V. Revma. V. Exa. V. Sa. V. Exa. V. Exa. V. Revma. V. Revma. V. S. V. Exa. Revma. V. Exa. No adequado abreviar Revmo. Sr. Cn. Sr. Cnsul Sr. Coronel Sr. Deputado Sr. Embaixador Revmo. Sr. Frade Revma. Irm Sr. General Sr. Governador Revma. Irm (ou Madre ou Sror) Sr. Juiz Sr. Major Sr. Marechal Sr. Ministro Revmo. Sr. Monsenhor Revmo. Sr. Padre Beatssimo (ou Santssimo) Sr. Padre Revmo. (ou Beatssimo) Padre Sr. Prefeito Excelentssimo Senhor A Sua Revma. o Sr. Ao Sr. Ao Sr. A Sua Exa. o Sr. A Sua Exa. o Sr. A Sua Revma. o Sr. A Sua Revma. A Sua Exa. o Sr. A Sua Exa. o Sr. A Sua Revma. A Sua Exa. o Sr. Ao Sr. A Sua Exa. o Sr. A Sua Exa. o Sr. A Sua Revma. o Sr. A Sua Revma. o Sr. A Sua S. A Sua Exa. Revma. o Sr. A Sua Exa. o Sr. A Sua Exa. o Sr. Vocativo (**) Sr. Almirante Revmo. Sr. Revmo. Sr. Sr. Brigadeiro Revmo. Sr. Cardeal Endereamento (**) A Sua Exa. o Sr. A Sua Exa. o Revmo. Sr. A Sua Exa. o Revmo. Sr. A Sua Exa. o Sr. A Sua Ema. o Sr.
Sua/Vossa Magnificncia Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Senhoria Sua/Vossa Excelncia Sua/Vossa Senhoria
V. Maga. V. Exa. V. Exa. V. Sa. V. Exa. V. Sa.
Magnfico Reitor Sr. Secretrio Sr. Senador Sr. Ten.-Cel. Sr. Vereador Sr.
A Sua Maga. o Sr. A Sua Exa. o Sr. A Sua Exa. o Sr. Ao Sr. A Sua Exa. o Sr. Ao Sr.
(**) O Vocativo e o Endereamento apresentam formas de tratamento abreviadas para melhor compor a tabela, contudo, na
comunicao oficial aconselha-se a grafia por extenso.
Tabela extrada do Manual de redao oficial do estado de So Paulo, publicao ainda no prelo na data de elaborao deste manual.
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Como a concordncia de pronomes de tratamento motivo de constante dvida, seguem algumas orientaes. Conjugao verbal: os pronomes de tratamento so de terceira pessoa (singular ou plural), portanto tudo o que se referir a eles dever estar nessa pessoa. Exemplo:
Vossa Senhoria contribustes muito para o andamento do projeto. (errado) Vossa Senhoria contribuiu muito para o andamento do projeto. (certo) Vossa Excelncia foi devidamente informado por vossa equipe. (errado) Vossa Excelncia foi devidamente informado por sua equipe. (certo) Vossa Senhoria recebeu o pedido que vos enviei? (errado) Vossa Senhoria recebeu o pedido que lhe enviei? (certo)
Conjugao de gnero: os adjetivos devem ser flexionados de acordo com o gnero a que se referem. Exemplo:
Vossa Excelncia est ocupada? (referindo-se a uma autoridade do sexo feminino) Vossa Excelncia est ocupado? (referindo-se a uma autoridade do sexo masculino)
Vocativo: deve ser dispensado o uso do pronome possessivo (Vossa, Sua) quando o pronome de tratamento compuser um vocativo. Exemplo:
Ateno, Vossa Excelncia! (errado) Ateno, Excelncia! (certo)
Adequao de pronomes possessivos: o pronome Vossa deve ser empregado quando a mensagem se referir a quem a comunicao dirigida. O pronome Sua deve ser utilizado quando a mensagem se referir a uma terceira pessoa, a quem a comunicao no dirigida. Exemplo:
Informamos a Vossa Excelncia que... (comunicao direta com a autoridade) Sua Excelncia no foi informado em tempo hbil. (referncia indireta autoridade)
Pluralizao: deve ser utilizada a letra s antes do ponto da segunda palavra abreviada.
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Exemplo:
V. Exas. (Vossas Excelncias) V. Sas. (Vossas Senhorias)
Endereamento: no envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, deve ter a seguinte forma:
A Sua Excelncia o Senhor FULANO DE TAL Governador do Estado de So Paulo Av. Morumbi, 4.500 Morumbi 05650-905 So Paulo - SP
Demais autoridades devem ser tratadas por Vossa Senhoria:

Ao Senhor FULANO DE TAL Chefe de Gabinete da Secretaria da Fazenda Av. Rangel Pestana, 300 5 andar 01017-911 So Paulo - SP
Ainda sobre formas de tratamento, o item 3 da Instruo Normativa Safed 4, de 06/03/1992 elimina expressamente, mas com justificativas, o uso de algumas formas consagradas de tratamento em comunicao oficial. So os termos: Dignssimo (DD.): a dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico. Ilustrssimo (Ilmo.): para autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Basta que o termo seja substitudo por Senhor. Doutor (Dr.): no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Deve-se empreglo em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham concludo curso de doutorado. Nos demais tratamentos, Senhor o termo recomendado.
1.3 Plural de modstia

Como a redao oficial deve ser elaborada em nome do estado, entidade coletiva, cabvel o uso do plural de modstia, primeira pessoa do plural. Contudo, nesses casos apenas o verbo flexionado em concordncia com o pronome, o predicativo no. Exemplo:
Estamos cientes. (errado) Estamos ciente. (certo) 14
1.4 Siglas
As regras para grafia de siglas so simples: a) Siglas formadas por at trs letras sempre devem ser grafadas em maisculas. Exemplo:
TIT, AFR, CAF, CPM
b) Siglas formadas por mais de trs letras que criam uma palavra, tem somente a letra inicial grafada em maiscula. Exemplo:
Fazesp, Deat, Codec
c) Siglas formadas por mais de trs letras que no criam uma palavra, devem ser grafadas em maisculas. Exemplo:
DDPE, IPVA, ICMS, ITCMD
d) Siglas no necessitam de pontos abreviativos. Exemplo: A.I.I.M. (errado) AIIM (certo)
1.5 Abreviaturas
Sempre que possvel, devem ser utilizadas abreviaturas j consagradas. Abreviaturas que fazem sentido para poucas pessoas ou somente para quem as utilizou devem ser evitadas. a) Todas as abreviaturas devem ser finalizadas com um ponto. Exemplo:
proc. (processo), etc. (et caetera)
b) Nas abreviaturas, a acentuao da palavra deve ser mantida. Exemplo:

sc. (sculo) 15
c) A grafia de maiscula e minscula em abreviatura varivel. Exemplo:

Obs. obs.
d) As abreviaturas so pluralizveis. Exemplo:

vol. vols.
1.6 Smbolos
A principal diferena entre a abreviatura e o smbolo que a primeira uma reduo, convencionada, ou no, de uma palavra; o segundo um padro de medida. Por isso, as regras utilizadas para entender as abreviaes devem ser desprezadas para compreender os smbolos. importante no confundir um com o outro. Para grafar smbolos, devem ser consideras as seguintes regras: a) No devem ser acrescidas mais letras aos smbolos. Exemplo:
5mts (errado) 5m (certo)
b) Os smbolos no devem ser pluralizados. Exemplo:

3kgs (errado) 3kg (certo)
c) No deve ser utilizado ponto final depois do smbolo. Exemplo:

12h30min. (errado) 12h30min (certo)
Obs.: Se j for expresso o smbolo da hora (h), o uso do smbolo para minuto (min) facultativo. O mesmo raciocnio deve ser seguido para o smbolo de segundo (s): se j for expresso o smbolo do minuto, o uso do smbolo para segundo facultativo. Contudo, para evitar confuso, se na expresso estiverem quantificados hora, minuto e segundo, devem ser utilizados todos os smbolos equivalentes.
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Exemplos:
12h30min 30min10s 12h30min10s ou ou 12h30 30min10
d) A grafia de maiscula e minscula em smbolos invarivel. Exemplo:

30c (errado) 30C (certo)
1.7 Numerais
Sobre numerais, seguem alguns procedimentos. H formas especficas para cada tipo de numeral. No entanto, uma regra vale para todos: deve-se evitar o incio de frase grafada com algarismo. Exemplo:
150 processos foram protocolados nesta semana no TIT. (errado) Cento e cinqenta processos foram protocolados nesta semana no TIT. (certo)
a) Nmeros cardinais Devem ser grafados por extenso somente os numerais cardinais que formam uma nica palavra. Exemplo:
Neste ms, 18 servidores tiraram licena mdica. (errado) Neste ms, dezoito servidores tiraram licena mdica. (certo)
b) Nmeros ordinais b1) Devem ser grafados por extenso somente os numerais ordinais de um a dez. Exemplo:
Esta a 3 vez que a Sefaz participa do Prmio Mrio Covas. (errado) Esta a terceira vez que a Sefaz participa do Prmio Mrio Covas. (certo)
b2) A partir do 11, os numerais devem ser representados por nmero, sem grafia por extenso.
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Exemplo:
Esta a 13 (dcima terceira) Resposta Consulta elaborada pela CT nesta semana. (errado)
Esta a 13 Resposta Consulta elaborada pela CT nesta semana. (certo)
c) Porcentagem c1) A expresso por cento deve ser grafada por extenso somente quando o numeral constituir uma nica palavra. Exemplo:
A arrecadao diminuiu 5,5 por cento em relao ao mesmo perodo do ano anterior. (errado) A arrecadao diminuiu cinco por cento em relao ao mesmo perodo do ano anterior. (certo)
c2) O numeral constitudo por mais de uma palavra deve ser grafado na forma numrica, seguido do smbolo para porcentagem (%) sem espao. Exemplo:
O valor da arrecadao do ICMS aumentou vinte e um por cento. (errado)
O valor da arrecadao do ICMS aumentou 21%. (certo)
c3) O numeral grafado em algarismos arbicos, seguido do smbolo para porcentagem (%) no necessita de grafia por extenso. Exemplo:
Ainda falta julgar 32% (trinta e dois por cento) dos processos. (errado) Ainda falta julgar 32% dos processos. (certo)
d) Valores monetrios Os valores monetrios devem ser expressos em algarismos, seguidos de indicao por extenso entre parnteses. Exemplo:
Essa empresa apresenta R$ 150.000,00 de dbito fiscal. (errado) Essa empresa apresenta R$ 150.000,00 (cento e cinqenta mil reais) de dbito fiscal. (certo)
e) Datas A indicao do ano no deve conter ponto entre a casa do milhar e da centena. Exemplo:
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2.007 (errado) 2007 (certo)
1.8 Citao de texto legal

a) No corpo de um texto, a primeira referncia a texto legal deve indicar o tipo de ato normativo, nmero e data, sem abreviao de ms e ano. Nas referncias subseqentes, podem ser indicados apenas o tipo de ato, o nmero e o ano. Exemplos:
Decreto n 42.224, 16 de setembro de 1997. (primeira citao) Decreto n 42.224/97 (a partir da segunda citao no mesmo texto)
b) Na citao de atos normativos articulados, deve ser obedecida a estrutura hierrquica, crescente ou decrescente, dos agrupamentos de articulao. Exemplos:
... conforme alnea e, inciso I, art. 4 do RICMS ... conforme o RICMS (art. 4, I, e)
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CAPTULO 2
ATOS ADMINISTRATIVOS
2.1 Consideraes gerais

Oriundos do contexto da Revoluo Francesa (1789), os atos administrativos foram criados para atender a uma necessidade presente desde aquela poca: a obrigatoriedade de a administrao pblica fundamentar legalmente seus atos. Com isso, surgiu o princpio da legalidade, uma das diretrizes norteadoras da atuao do estado, que a partir de ento teve formas reguladas para exteriorizao do poder exercido (HORBACH, 2007, p. 25). Segundo Mello (2007, p. 371), os atos administrativos so declaraes do estado, complementares lei ou prpria Constituio, que manifestam e produzem efeitos de direito. Com isso, possvel concluir que a finalidade e o contedo so imanentes ao prprio ato administrativo, podendo ser observadas no verbo que comumente o inicia: certificar, declarar, resolver, extinguir, deliberar, avisar, notificar, comunicar, criar e outros. A funo administrativa dos atos formais e escritos instrumentalizada em diversas formas que se diferenciam mais pela competncia administrativa do sujeito do que pelo contedo de fato. Para exemplificar, podem ser relacionados: decreto, resoluo, instruo, portaria, ordem de servio, deliberao e outros (JUSTEN FILHO, 2006, p. 216). Quanto ao contedo, os atos administrativos formais escritos apresentam natureza e teor muito distintos. Entre esses podem ser citados: regulamento, licena, autorizao, permisso, concesso, homologao, aprovao etc. (JUSTEN FILHO, 2006, p. 218). So considerados oficiais todos os atos publicados no DOE, mesmo os atos com finalidade executiva, como o caso dos contratos administrativos. Este manual discorre sobre: a) atos normativos, que guardam semelhana com os atos legislativos; b) atos processuais, similares aos jurisdicionais; e c) atos de comunicao, elaborados no exerccio de funes administrativas. So atos administrativos todos os aqui relacionados ainda que com semelhana a atos elaborados pelos Poderes Legislativo e Judicirio. Isso porque os departamentos da Sefaz possuem apenas competncia administrativa, mesmo considerando a atuao da Consultoria Tributria - CT, na elaborao dos atos normativos, ou do Tribunal de Impostos e Taxas - TIT, na elaborao dos atos processuais.
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2.2 Composio e padronizao

Na elaborao dos atos administrativos, mais importante que o rigor milimtrico de formatao o entendimento de qual ato mais adequado necessidade, e tambm a compreenso da natureza e da forma de elaborao de cada um. importante tambm a compreenso da finalidade dos elementos de composio de um ato administrativo. Por isso, seguem os elementos constitutivos e estruturais comuns a quase todos os atos administrativos. 2.2.1 Cabealho Todo documento pblico deve ser passvel de identificao por qualquer pessoa, tanto no contexto da administrao pblica quanto fora dele. Da a importncia do cabealho, primeira informao que deve constar em todas as folhas dos atos administrativos, no s na primeira. Composio: a representao da estrutura administrativa deve estar em ordem hierrquica decrescente, at o nvel da unidade responsvel pela publicao do ato, com o braso do estado disposto ao lado esquerdo, no acima da descrio da hierarquia. Para evitar cabealho extenso, a estrutura administrativa representada no deve ultrapassar quatro nveis, sendo que: a) o primeiro nvel hierrquico deve ser sempre o governo do estado; b) o segundo nvel, a Sefaz; c) o ltimo nvel, a unidade responsvel pela elaborao do documento. Quando necessrio, podem ser suprimidos do cabealho os nveis intermedirios que no comprometam o entendimento da organizao hierrquica. Obs.: O cabealho no pode ser composto apenas por siglas. Quando houver siglas, a grafia por extenso do nome do rgo ou unidade deve anteced-las. Formatao: O cabealho deve ser centralizado, grafado em letras maisculas, em negrito e com tamanho decrescente de fonte. Fica melhor organizado quando elaborado em tabelas, que devem ter as bordas invisveis.
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Modelo 1 Exemplo:
GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

DEPTO. DE SUPRIMENTOS E ATIVIDADES COMPLEMENTARES
NCLEO DE COMPRAS E CONTRATOS
Hierarquia administrativa em ordem decrescente e de nvel e tamanho de fonte
Obs.:
No exemplo acima, no necessrio constar a Coordenadoria Geral de
Administrao (CGA) e a Diviso de Suprimentos para que se possa entender a origem do documento, pois essa hierarquia intermediria pode ser compreendida de modo intuitivo.
Modelo 2 Nos atos de comunicao, principalmente no ofcio, alm da estrutura hierrquica deve estar expresso o endereo completo e o telefone da unidade responsvel pelo documento. Endereo e telefone devem estar indicados em apenas duas linhas, grafados em letra minscula, sem negrito e tamanho de fonte menor que o utilizado para indicar o ltimo nvel hierrquico. Exemplo:

ESCOLA FAZENDRIA DO ESTADO DE SO PAULO
NCLEO DE DOCUMENTAO E INFORMAO Av. Rangel Pestana, 300 17 andar - 01017-911 So Paulo SP Tel.: (11) 3243-3806 - Fax: (11) 3243-3609
Modelo 3 comum que os atos processuais excedam uma folha. Por isso, para facilitar a identificao do documento, caso alguma folha se extravie, no cabealho desses atos devem estar expressos dados que possibilitem a identificao do documento em todas as folhas. Esses dados so:
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a) Interessado: pessoa, fsica ou jurdica, a quem interessa o esclarecimento da controvrsia; b) Assunto: tema principal do processo; c) Do: tipo, nmero e ano do documento matriz que originou o processo. Ex.:
Processo SF 0000-0000/2007;
d) Proc.: nmero do processo; e) Fls.: nmero das pginas no contexto do processo, no nmero das folhas dos atos isoladamente. As folhas estabelecem a ordem, fsica e cronolgica, do ato; f) Rubrica: visto que evidencia que a folha realmente um documento, no uma minuta. Nenhuma informao deve anteceder o cabealho, por isso os dados que permitem a identificao do documento devem ocupar posio inferior representao da estrutura administrativa. Como so documentos dependentes, com sentido apenas no contexto de um processo, nos atos processuais no h necessidade de dados sobre endereo. Exemplo:

Interessado: Assunto: Do:
Proc.: Fls.: Rubrica: ..............
Modelo 4 Nos processos julgados pelo TIT, necessrio que outros dados do processo tambm componham o cabealho, que deve apresentar o seguinte formato: b) Recorrente: parte que interpe o recurso; c) Recorrido: parte que se defende do recurso interposto; d) Relator: Juiz que faz o relatrio dos fatos pertinentes compreenso do processo; e) Recurso: tipo de recurso (ordinrio, especial); f) Cmara: identificao da cmara julgadora do processo;
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g) AIIM: nmero e ano do documento matriz que originou o processo; h) Sustentao oral: indicao de necessidade ou no de sustentao oral; i) Proc.: nmero do processo; j) Fls.: nmero das pginas no contexto do processo, no nmero das folhas dos atos isoladamente. As folhas estabelecem a ordem, fsica e cronolgica, do ato; k) Rubrica: visto que evidencia que a folha realmente um documento, no uma minuta. Exemplo:

COORDENADORIA DA ADMINISTRAO TRIBUTRIA TRIBUNAL DE IMPOSTOS E TAXAS
Recorrente: Recorrido: Relator: Recurso: Sustentao oral: Cmara: AIIM: Proc.: Fls.: Rubrica: ...................
2.2.2 Epgrafe A denominao do ato normativo, a sigla (quando for o caso), o nmero e a marcao temporal devem ser grafados por extenso, em letras maisculas e em negrito. Exemplo:
COMUNICADO DOF N XX, DE XX DE DEZEMBRO DE 2007
2.2.3 Identificao do documento Os atos devem ser grafados por extenso, em letras maisculas e em negrito. Nos atos com numerao seqencial, o nmero e a sigla da unidade que originou o ato devem ser separados por barra oblqua (/). Nos atos normativos e processuais, a denominao e o nmero devem ser centralizados; nos documentos administrativos e atos de comunicao, alinhados esquerda. Exemplo:
PARECER N 18/CT PORTARIA CAT N 70, DE 09 DE MAIO DE 2008 OFCIO N 15/DRH
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2.2.4 Ementa Todo o texto da ementa deve estar em negrito. De acordo com o tipo do ato, no resumo do assunto a ser tratado h algumas diferenas.
Modelo 1 Nos atos normativos, quando houver alterao de norma em vigor, alm do resumo, deve ser feita referncia ao nmero e ao ato alterado. Exemplo:
Altera dispositivos da Resoluo SF-42/2001, que dispe sobre a Promoo por Merecimento da classe de Agente Fiscal de Rendas
Modelo 2 Nas ementas de Resposta Consulta e de Deciso Normativa, devem ser referenciados no s os dispositivos legais, como tambm o posicionamento do consultor. Exemplo:
ICMS Produtos para higiene exclusivamente animal Reduo da base de clculo a que se refere o artigo 34, IX, do Anexo II do RICMS/2000 Inaplicabilidade.
Modelo 3 Nos atos processuais, importante que, na ementa, sejam pontualmente referenciados os dispositivos legais e os jurisprudenciais citados no decorrer da pea processual. Tambm deve ser apresentado o posicionamento do relator. Exemplo:
ICMS Importao de bens de ativo por nocontribuinte, antes da Emenda 33/2001 Smula 7 reconhecendo no-incidncia No conhecimento do apelo fazendrio.
2.2.5 Vocativo No uso de vocativos, deve ser considerada a adequao dos pronomes de tratamento, em seguida, referncia funo administrativa do interlocutor, alinhados esquerda e com a finalizao por vrgula (,). Exemplos:
Senhor Governador, Senhor Diretor do Ncleo de Protocolo e Arquivo, 25
2.2.6 Invocao As invocaes devem ser iniciadas por Ao ou seus derivados, de acordo com nmero e gnero do(s) interlocutor(es). Esse recurso usado somente em alguns atos de comunicao e no endereamento de correspondncia. Tambm nas invocaes deve ser considerada a adequao dos pronomes de tratamento, seguidos da referncia funo administrativa do interlocutor, alinhados esquerda. Exemplos:
Sua Excelncia o Senhor Governador Ao Senhor Diretor do Ncleo de Compras e Contratos
2.2.7 Local e data Local e data devem estar alinhados direita, com a data grafada por extenso, e finalizados com ponto-final (.). Em atos de comunicao, local e data devem estar localizados na parte superior do documento. No caso de decretos, o local deve ser a sede do governo, ou seja, o Palcio dos Bandeirantes (grafado em letras maisculas e em negrito), seguido de data por extenso. Exemplos:
PALCIO DOS BANDEIRANTES, 10 de dezembro de 2007. So Paulo, 10 de dezembro de 2007.
2.2.8 Fecho Os fechos devem ser centralizados e finalizados com vrgula (,). a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,
Obs.:
Dessa
frmula
foram
excludas
as
comunicaes
dirigidas
autoridades
estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios.
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2.2.9 Identificao do signatrio A forma da identificao do signatrio deve ser a seguinte: Exemplo:
[espao para assinatura] FULANO DE TAL [cargo ou funo]
O nome deve ser grafado em maisculas e em negrito e o cargo ou a funo deve estar associado unidade em que a autoridade est em exerccio. Exemplo:
Diretor Tcnico de Servios da Fazenda Estadual (inadequado) Diretor do Ncleo de Compras e Contratos (adequado) Assistente Tcnico Fazendrio II (inadequado) Auditor da CCA-2 (adequado)
Quando
houver
necessidade
de
assinatura
de
duas
autoridades,
tcnicas
ou
administrativas, ambas devem estar espacialmente simtricas. Exemplo:

[espao para assinatura] FULANO DE TAL Auditor da CCA-X [espao para assinatura] FULANO DE TAL Auditor da CCA-X
2.2.10 Visto H necessidade de visto de autoridade hierarquicamente superior em ato administrativo em duas situaes: a) quando um tcnico assina o ato, como comum em casos de relatrio de auditoria e tambm em pareceres; b) quando o servidor, em cargo de chefia ou no, assina um ato destinado a uma autoridade hierrquica superior, dois nveis ou mais (ver Exemplo de Requerimento para Afastamento de Servidor, p. 102). Nesses casos, as autoridades hierrquicas intermedirias devem dar um visto no documento, usando a expresso De acordo., seguida de assinatura, nome e cargo do(s) superior(es) hierrquico(s), mediato e imediato.
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Exemplo: De acordo.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do DRH
2.2.11 Iniciais Nem sempre a autoridade competente para assinar o ato responsvel pela redao do texto. Nesse caso, h um autor para o texto e, s vezes, uma terceira pessoa responsvel pela digitao. Quando essa situao ocorrer, as iniciais do nome, tanto do autor quanto do digitador, devem constar na parte inferior esquerda. Sendo que as iniciais do autor devem ser grafadas em letras maisculas e as do digitador, em minsculas. Ambas separadas por barra oblqua (/). Exemplo:
AMS/clb
Quando o autor do texto for a mesma pessoa responsvel pela digitao, mas no a autoridade competente para assinar o ato, as iniciais do autor/digitador tambm devem constar no documento, em letras maisculas, antecedida por barra oblqua (/), na parte inferior esquerda do texto. Exemplo:
/AMS
2.2.12 Indicao de encaminhamento No final dos atos processuais, parte inferior direita, deve constar sigla da unidade ou do departamento ao qual o processo deve ser encaminhado.
2.2.13 Endereamento O endereamento indicado tanto no ato de comunicao quanto no envelope postal deve obedecer a seguinte ordem de apresentao: Tratamento de cortesia Nome do destinatrio Cargo Nome da rua, nmero complemento Bairro CEP Cidade - UF
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Exemplo:
A Sua Excelncia o Senhor FULANO DE TAL Secretrio de Economia e Planejamento Rua Iguatemi, 107 12 andar Itaim Bibi 01451-011 So Paulo SP
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2.3 Atos normativos

2.3.1 Consideraes gerais Entende-se por atos normativos os que estabelecem normas ou regras com vistas correta aplicao da lei. Entre os trs tipos de atos administrativos classificados por este manual, os normativos so os que apresentam abrangncia mais ampla, necessitando de cuidado ainda maior durante sua elaborao. Sobre isso, o anexo do Decreto 4.176, de 28 de maro de 2002 relaciona questes que devem ser analisadas na elaborao de atos normativos no mbito do poder executivo. Quanto s caractersticas estruturais, os atos normativos podem ser: Articulados: quando encerram mais de um comando. Os que contm regras de carter geral recebem numerao renovada anualmente. No articulados ou simplificados: quando o assunto tratado se auto-encerra (nomeao, designao, promoo, exonerao, dispensa e outros). Os no articulados no so numerados, sendo identificados pelo nome do interessado e pela data de publicao. Por terem estrutura mais simples, os atos no articulados no necessitam apresentar ementa. Conjuntos: quando dois ou mais rgos publicam o ato conjuntamente. Geralmente, os atos conjuntos, por disporem de temas mais complexos, apresentam estrutura articulada. Dentre as estruturas expostas, os atos articulados apresentam maior complexidade na elaborao. 2.3.2 Atos normativos articulados Para melhor compreenso e leitura de atos normativos articulados, necessrio entender sua sistemtica. A) Sistemtica da articulao A articulao organizada por agrupamentos de unidades, estabelecendo uma relao semelhante de gnero e espcie. Quanto mais complexo, mais agrupamentos o ato ter, como o caso do Regulamento do ICMS. As maiores unidades de agrupamentos em termos hierrquicos so as partes, que podem se desdobrar em Parte Geral e Parte Especial ou ser subdivididas em partes organizadas em numerais ordinais grafados por extenso.
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Aps as partes, seqencialmente seguem os livros, os ttulos, os captulos, as sees e as subsees. Todas essas unidades de agrupamento devem ser grafadas em letras maisculas, identificadas por algarismos romanos e em negrito, ou caracteres que as coloquem em realce. Em seqncia s subsees, seguem os artigos, que tambm podero compreender agrupamentos em Disposies Preliminares, Gerais e Finais. Os que no tiverem carter permanente constituiro as Disposies Transitrias com numerao prpria. Caso a disposio transitria tenha um nico comando, este dever ser grafado como artigo nico. At a subseo, os agrupamentos so apenas estruturais, para organizar o texto legislativo. Somente a partir do artigo que essas unidades de agrupamentos so compostas pelo texto legislativo de fato.
Parte -> Livro -> Ttulo -> Captulo -> Seo -> Subseo -> artigo -> pargrafo -> item -> inciso -> alnea
Com isso, seguem as peculiaridades de cada parte que compe o texto legal. a) Artigo O artigo representa a unidade bsica de diviso, ordenado por numerao ordinal at o nono artigo (Art. 9) e numerao cardinal a partir do dcimo (Art. 10). No artigo, deve estar contido um nico assunto em que expressa a norma geral. Caso o assunto necessite de desdobramentos, a norma geral compor o caput (cabea de artigo), e as complementaes, excees e particularidades devem ser apresentadas em forma de pargrafos e incisos. b) Pargrafo Representado pelo sinal grfico , o pargrafo a disposio secundria de um artigo em que explicada ou modificada a disposio principal, o caput do artigo. O pargrafo tambm ordenado por numerao ordinal at o nono artigo ( 9) e numerao cardinal a partir do dcimo ( 10). Quando houver apenas um pargrafo, adota-se a expresso Pargrafo nico, e no nico. Os textos dos pargrafos devem ser iniciados com letras maisculas e encerrados com ponto final (.). c) Item Item o desdobramento do pargrafo que permite detalhar as complementaes necessrias para o entendimento dos dispositivos. O item grafado com nmeros arbicos, seguidos de ponto: 1.; 2.; 3. Os textos dos itens devem ser iniciados com letras minsculas, encerrados com ponto-e-vrgula (;), com exceo do ltimo item, que dever ser encerrado com ponto final (.). Se a funo do item organizar o assunto tratado pela
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alnea, no h sentido em alnea desmembrada em apenas um item, por isso, no pode haver item nico.
d) Inciso Para melhor compreenso do texto, h situaes em que necessrio subdividir o assunto em partes. No contexto do artigo essa diviso se d por meio dos incisos, unidades que discriminam o assunto tratado no artigo. No se trata de complementao ou exceo, mas apenas subdiviso do assunto, que se tornaria de difcil compreenso se todo seu contedo fosse veiculado no caput do artigo. O inciso deve ser enumerado, seqencialmente, por algarismo romano maisculo, seguido de hfen, sem a necessidade da grafia do termo inciso: I-; II-; III-. Os textos dos incisos devem ser iniciados com letras minsculas, encerrados com ponto-e-vrgula (;), com exceo do ltimo inciso, que dever ser encerrado com ponto final (.). Se a funo do inciso organizar o assunto tratado pelo artigo, desdobrando-o para esclarec-lo, no h sentido em artigo desmembrado em apenas um inciso, por isso, no pode haver inciso nico. e) Alnea As alneas so unidades que tratam de particularidades ou complementaes do contedo expresso no inciso e no item. So grafadas com as letras do alfabeto portugus em minsculo de a a z, seguida de parnteses: a); b). Os textos das alneas devem ser iniciados com letras minsculas, encerrados com ponto-e-vrgula (;), com exceo da ltima alnea, que dever ser encerrada com ponto final (.). Se a funo da alnea organizar o assunto tratado pelo inciso, no h sentido em inciso desmembrado em apenas uma alnea, por isso, no pode haver alnea nica. B) Alterao, vigncia e revogao de atos normativos Sobre as regras para alterao, vigncia e revogao, a LC 863/99 apresenta as seguintes orientaes: a) Alterao Os atos normativos devem ser alterados mediante os critrios: Reproduo integral: quando a alterao for considervel, deve ser emitido um novo texto; Revogao parcial: quando forem alterados apenas alguns dispositivos;
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Substituio no prprio texto: quando houver acrscimo(s) de dispositivo(s) ou alterao de dispositivo(s) no prprio texto, devem ser observadas as seguintes regras: artigos, subsees, sees, captulos, ttulos, livros e partes no podem ser
renumerados. Devem ser utilizados os mesmos nmeros de artigo ou agrupamento, seguido de letras maisculas, em ordem alfabtica, tantas quantas forem suficientes para identificar os acrscimos; os nmeros de dispositivos revogados no podem ser reaproveitados; admissvel reordenao interna das unidades de desdobramento de artigos, desde
que identificada por alterao de redao, supresso ou acrscimo das letras maisculas NR (nova redao) entre parnteses, uma nica vez ao final. b) Vigncia A vigncia do ato normativo deve ser indicada de forma expressa, sendo que a maior parte dos atos entra em vigor na data de sua publicao. Usualmente, a vigncia explicitada no penltimo artigo do texto, antecedendo a clusula de revogao. c) Revogao A clusula de revogao, se necessria, ocorre no ltimo artigo do texto. O artigo de revogao deve conter expressamente todos os atos ou disposies revogadas a partir da vigncia do novo ato. C) Composio e formatao de atos normativos articulados Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Epgrafe: (ver p. 24) Ementa: (ver Modelo 1, p. 25). A ementa deve estar 6,5 cm de distncia da margem esquerda e espaamento entre as linhas de 12 pontos. Prembulo: pargrafo que apresenta a fundamentao legal. No caso de decretos, o prembulo inicia-se com o nome do chefe do Governo e de seu cargo, em letras maisculas e em negrito, seguidos da expresso no uso de suas atribuies legais ou do fundamento legal que ampare o ato, em letras minsculas sem negrito, terminando em vrgula. Os demais atos normativos articulados so iniciados com o cargo do titular da pasta em letras maisculas e em negrito. Aps, deve seguir o fundamento legal que ampara o ato, em letras minsculas e sem negrito, terminando em vrgula. Quanto s
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medidas, a primeira linha deve ter 5 cm de distncia da margem esquerda e as demais linhas 2,5 cm, com espaamento entre linhas de 24 pontos. Considerandos: motivaes legais ou administrativas que fundamentam ou orientam a expedio do ato. Essas consideraes so dispostas em pargrafos distintos, separados por ponto-e-vrgula (;). Se houver um nico considerando, ele deve ser incorporado ao prembulo logo aps a fundamentao legal. Havendo mais de um, devem ser articulados separadamente, com a expresso considerando em negrito. Quanto s medidas, a primeira linha deve ter 5 cm de distncia da margem esquerda e as demais, 2,5 cm, com espaamento entre linhas de 24 pontos. Expresso de comando: termo que expressa a finalidade do ato (decretar, resolver, decidir e outros). No caso de decretos, a expresso Decreta deve iniciar-se em outro pargrafo com maiscula e demais minsculas, seguida de dois pontos (:), com espaamento entre as letras. Nos demais atos, a expresso de comando no apresentada em pargrafo separado, nem possui grafia diferenciada. Ela simplesmente finaliza a fundamentao legal ou os considerandos, conforme o caso (ver exemplo de Resoluo, p. 38 e de Portaria, p. 40). No caso dos decretos, a expresso de comando deve estar a 5 cm de distncia da margem esquerda. Texto: contedo articulado (ver Sistemtica da articulao, p. 30), clusulas de vigncia e, se for o caso, de revogao (ver Alterao, vigncia e revogao de atos normativos articulados, p. 32). No que se refere s medidas, o artigo e sua numerao correspondente devem estar em negrito a 5 cm de distncia da margem esquerda da folha. As linhas seguintes devem ter 2,5 cm, com espaamento entre linhas de exatamente 24 pontos. Os demais dispositivos (inciso, alnea, item e pargrafo), em termos de formatao, devem obedecer s mesmas regras referentes ao artigo. No deve ser utilizado marcador para inciso, alnea ou item. Local e data: (ver p. 26). Quanto s medidas, devem estar a 5 cm de distncia da margem esquerda da folha, com espao para a data da assinatura. Identificao do signatrio: (ver p. 27). A identificao do signatrio deve constar direita do texto, logo aps local e data. No h medidas explcitas para formatao. Referendos: no caso de decretos, aps assinado e publicado no DOE, o ato normativo seguir para o referendo do secretrio de estado da rea com a qual a matria tratada tem vinculao. Nessa ocasio o nome da autoridade que dever referend-lo ser acrescentado ao decreto pela unidade competente da publicao. Fonte: Courier New tamanho 12.
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Paginao: a partir da segunda pgina, margem lateral direita. Margens: Superior: 3 cm; Inferior: 2,5 cm; Lateral direita: 1,5 cm; Lateral esquerda: 2,5 cm.
Uma vez apresentados elementos e caractersticas que compem o ato normativo, seguem suas formas de exteriorizao.
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2.3.3 Formas de atos normativos
a) Decreto Destinado ao pblico em geral, o decreto tem a finalidade de regulamentar leis e dispor sobre organizao administrativa, matrias tributria, oramentria, financeira e de recursos humanos. No funo do decreto apresentar contedo ou destinao definidos de modo exaustivo; para isso necessria publicao de outros atos mais especficos. Competncia: Governador do Estado. Fundamento legal da competncia: Lei 10.177/1998 (art. 12, I, a). Estrutura: (ver Composio e formatao de atos normativos articulados, pg. 32) Obs.: As minutas de decreto elaboradas na Sefaz devem ser encaminhadas, ao chefe de gabinete, em meio impresso e eletrnico, e acompanhadas de minuta de ofcio dispondo sobre a exposio de motivos (ver p. 97) para a publicao do decreto.
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Exemplo de Decreto
3 cm
DECRETO N 52.381, DE 19 DE NOVEMBRO DE 2007 Institui regime especial de tributao do Imposto sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao ICMS para contribuintes que realizarem operaes com leite longa vida e laticnios
2,5 cm
6,5 cm
FULANDO DE TAL, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais e tendo em vista o disposto nos artigos 38, 6 e 112 da Lei 6.374, de 1 de maro de 1989, D e c r e t a:
2,5 cm
Artigo 1 - Fica reduzida em cem por cento a base de clculo do ICMS nas sadas internas de leite esterilizado (longa vida), classificado nos cdigos 0401.10.10 e 0401.20.10 da Nomenclatura Brasileira de Mercadorias - Sistema Harmonizado - NBM/SH. Pargrafo nico [...] Artigo 2 - O estabelecimento fabricante de leite e laticnios, classificados no Captulo 4 da Nomenclatura Brasileira de Mercadorias - Sistema Harmonizado NBM/SH, que adquirir leite cru diretamente de produtor paulista, poder creditar-se de 1% do valor correspondente a essas aquisies. Pargrafo nico - O disposto neste artigo fica condicionado a que: [...] Artigo 3 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao [...] PALCIO DOS BANDEIRANTES, 19 de novembro de 2007. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Governador do Estado
1,5 cm
[espao para assinatura] FULANO DE TAL X Secretrio da Fazenda

2,5 cm
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b) Resoluo Ato normativo com a finalidade de complementar e normatizar legislao tributria, oramentria, financeira e de recursos humanos, alm de dispor sobre todos os assuntos de competncia da Sefaz. A resoluo tem como destino o pblico em geral. Competncia: Secretrio da Fazenda. Fundamento legal da competncia: Lei 10.177/1998 (art. 12, I, b). Estrutura: devem ser consultadas as orientaes dispostas em Composio e formatao de atos normativos articulados (p. 33), considerando adaptaes em: Prembulo: a composio da fundamentao legal deve ser iniciada com a expresso O SECRETRIO DA FAZENDA, seguido dos dispositivos legais, se for o caso, que fundamentam sua competncia e da expresso resolve:.
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Exemplo de Resoluo

GABINETE DO SECRETRIO
RESOLUO SF N 45, DE 15 DE OUTUBRO DE 2007 Dispe sobre modalidade de servio de arrecadao por dbito automtico em conta corrente O SECRETRIO DA FAZENDA, considerando a celebrao, pelo Conselho Nacional de Poltica Fazendria - Confaz, do Convnio ICMS 51, de 18 de abril de 2007, que autoriza o Estado de So Paulo e outros Estados da Federao a instituir programa de parcelamento de dbitos fiscais relacionados com o ICM/ICMS, suas multas e demais acrscimos legais, vencidos at 31/12/2006; Considerando que o mencionado Convnio foi ratificado pelo Decreto n 51.777, do dia 26, publicado no DOE de 27 de abril de 2007; Considerando, ainda, que o 3 da Clusula Segunda do citado Convnio impe, como condio para adeso ao parcelamento, que o contribuinte autorize o dbito automtico das parcelas em conta corrente mantida em instituio bancria conveniada com a Secretaria da Fazenda, resolve: Artigo 1 - Os servios de arrecadao previstos no artigo 12 da Resoluo SF 40, de 11/12/2006 podero ser efetuados tambm na modalidade de dbito automtico em conta corrente. Pargrafo nico - Pela prestao do servio previsto no caput ser devida a remunerao de R$ 0,40 (quarenta centavos de real) por dbito. Artigo 2 - Fica autorizada a insero, no Modelo de Contrato de Prestao de Servios anexo Resoluo SF 40/2006, da modalidade de arrecadao prevista no artigo anterior. Artigo 3 - Ficam estendidas, para a modalidade de arrecadao instituda por esta Resoluo, as regras contidas na Resoluo SF 40/2006. Artigo 4 - O servio objeto desta Resoluo ser includo nos contratos de arrecadao em vigor, celebrados sob a gide da Resoluo SF 40, de 11/12/2006, mediante termo de aditamento. Artigo 5 - Esta resoluo entra em vigor na data de sua publicao. So Paulo, 15 de outubro de 2007. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Secretrio da Fazenda
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c) Portaria Ato normativo com finalidade de estabelecer procedimentos relativos a pessoal, organizao e funcionamento de servios, alm de orientao quanto aplicao de textos legais. A portaria destinada ao pblico em geral e a unidades internas. Embora as portarias sejam classificadas como ato interno, que no obriga particulares porque os cidados no esto sujeitos ao poder hierrquico da administrao pblica (MEIRELLES, 2007, p. 185), na Sefaz algumas portarias, como as publicadas pela Coordenaria de Administrao Tributria - CAT, algumas obrigaes a cumprir com relao ao Fisco. Competncia: Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretores de atingem particulares. Isso porque os contribuintes, mesmo no sujeitos ao poder hierrquico da Fazenda Pblica Estadual, tm
departamento, de diviso e de servio. Fundamento legal da competncia: Lei 10.177/1998 (art. 12, II, a). Estrutura: devem ser consultadas as orientaes dispostas em Composio e formatao de atos normativos articulados (p. 33), considerando adaptaes em: Prembulo: a composio da fundamentao legal deve apresentar o cargo da autoridade (sem citar o nome), seguido dos dispositivos legais (se for o caso) e da expresso expede a seguinte portaria: ou expedem a seguinte portaria conjunta:.
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Exemplo de Portaria Conjunta GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

COORDENAO DA ADMINISTRAO FINANCEIRA
PORTARIA CONJUNTA CAF-CO N 01, DE 02 DE JULHO DE 2007 OS COORDENADORES DA COORDENAO DA ADMINISTRAO FINANCEIRA, DA SECRETARIA DA FAZENDA, E DA COORDENADORIA DE ORAMENTO, DA SECRETARIA DE ECONOMIA E PLANEJAMENTO, expedem a seguinte Portaria Conjunta: Artigo 1 - Os rgos e entidades da administrao direta e indireta, do Poder Executivo, quando da celebrao de convnios para repasse de recursos a ttulo de transferncias voluntrias a municpios, entidades assistenciais e filantrpicas, sem fins lucrativos, Santas Casas e entidades assemelhadas, devero, obrigatoriamente, preencher as seguintes informaes no cadastramento de processos (Incprocess) do Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e Municpios - Siafem/SP: I - CNPJ do beneficirio; II - Cdigo do municpio do beneficirio; III - Valor total do convnio; IV - Objeto descritivo do convnio; V - Data de incio do convnio; VI - Data do trmino do convnio. Artigo 2 - ao preencher a Nota de Empenho, no campo destinado ao cdigo do municpio, dever ser utilizado o mesmo cdigo definido no cadastramento do processo. Artigo 3 - Os convnios vigentes tambm devero ser atualizados no Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e Municpios - Siafem/SP, com a complementao das informaes a que se referem os incisos I a VI do artigo 1 desta Portaria Conjunta. Artigo 4 - a Contadoria Geral do Estado - CGE da Coordenao da Administrao Financeira fornecer as orientaes necessrias para o cumprimento do disposto no artigo 3 desta Portaria Conjunta, assim como poder expedir instrues complementares. Artigo 5 - Esta Portaria Conjunta entrar em vigor na data de sua publicao.
So Paulo, XX de julho de 2007.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Coordenador da Administrao Financeira
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Coordenador de Oramento
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d) Resposta Consulta (RC) O Cdigo Tributrio Nacional dispe sobre a possibilidade de o contribuinte formular perguntas administrao tributria com a finalidade de sanar dvidas quanto interpretao de dispositivo da legislao tributria aplicvel a fato determinado. Em atendimento a este direito emitida a RC, destinada ao consulente e aos demais interessados. As Respostas Consulta de interesse geral podem ser convertidas em Deciso Normativa, por sugesto da Consultoria Tributria CAT (ver p. 44). Competncia: a CT o setor com competncia privativa na formulao da RC. Fundamento legal da competncia: RICMS (arts. 510 a 526). Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Epgrafe: (ver p. 24) Ementa: (ver Modelo 2, p. 25) Texto: o texto da RC deve obedecer a seguinte estrutura: - Introduo: resumo da pergunta feita pelo contribuinte. Nessa parte, deve constar informao sobre a rea de atuao do contribuinte, cuidando para que seja preservada sua identidade, seguida da dvida apresentada. A dvida do contribuinte pode ser expressa tanto de forma parafraseada quanto literal (citao entre aspas). - Desenvolvimento: resposta dvida. Nessa parte, visando esclarecer a dvida do contribuinte, deve ser feita a interpretao de legislao tributria ou de doutrina aplicveis ao caso. O desenvolvimento da RC pode ser feito em diversos pargrafos. - Concluso: resumo da orientao dada. A concluso deve ser redigida em apenas um pargrafo. A articulao no a mesma usada nos outros atos normativos articulados (ver p. 30). Nas RCs, deve ser utilizada a numerao progressiva. Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27) Visto: (ver p. 27)
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Exemplo de Resposta Consulta GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

COORDENADORIA DA ADMINISTRAO TRIBUTRIA
CONSULTORIA TRIBUTRIA
RESPOSTA CONSULTA N 158, DE 11 DE ABRIL DE 2006 ICMS - Operaes internas croissant - Consideraes com o produto
A Consulente informa que "fabrica croissant, contendo a mistura de farinha, sal, fermento, ovos e manteiga, ... classificado na posio 1905.90.90 da NBM/SH". Indaga se pode usufruir da iseno do ICMS de que trata a Lei 12.058, de 26/9/2005. 2. A iseno mencionada pela Consulente consta do artigo 121 do Anexo I do RICMS/00 (acrescentado pelo artigo 1 do Decreto 50.093, de 7/10/2005). Dispe o inciso V desse artigo: V - po francs ou de sal, assim entendido aquele de consumo popular, obtido pela coco de massa preparada com farinha de trigo, fermento biolgico, gua e sal, que no contenha ingrediente que venha a modificar o seu tipo, caracterstica ou classificao e que seja produzido com o peso de at mil gramas, desde que classificado na posio 1905.90 da NBM/SH; (G.N.) [...] 4. Sendo assim, respondemos pela negativa, informando que o produto croissant, ainda que esteja classificado na posio 1905.90 da NBM/SH, no goza da iseno de que trata o inciso V do artigo 121 do Anexo I do RICMS. Aplica-se, s sadas internas do produto, o disposto no inciso XII do artigo 39 do Anexo II do RICMS, ou seja, reduo da base de clculo do imposto de forma que a carga tributria corresponda ao percentual de doze por cento, desde que atendidos todos os requisitos previstos neste artigo. So Paulo, 11 de abril de 2006. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Consultor Tributrio De acordo. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Consultor Tributrio Chefe - 2 ACT De acordo. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor Adjunto da Consultoria Tributria 43
e) Deciso Normativa Ato normativo destinado ao pblico em geral, fixando critrios ou orientao no tocante a caso concreto que no justifique a expedio de uma Resoluo SF. comum que algumas Respostas Consulta (ver p. 42) que tenham ampla abrangncia sejam convertidas em decises normativas. Competncia: Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Epgrafe: (ver p. 24) Ementa: transcrio da ementa da RC que est sendo convertida. Prembulo: referncia aos dispositivos legais que amparam a autoridade a expedir a Deciso Normativa. A composio do prembulo deve apresentar o cargo da autoridade (sem citar o nome), seguido do dispositivo legal e da expresso Decide:. Texto: deciso da aprovao da RC, que deve ser citada. Devem ser expressos itens como alterao, revogao e vigncia. Para articulao, deve ser utilizada a numerao progressiva. Transcrio da RC: texto integral da RC, excetuando a ementa e a identificao dos signatrios. Este texto deve ser transcrito entre aspas logo aps a clusula de vigncia da Deciso Normativa. Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27)
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Exemplo de Deciso Normativa GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

DECISO NORMATIVA CAT N 4, DE 29 DE DEZEMBRO de 2003 ICMS - Industrializao por conta de terceiro Retorno da mercadoria ao estabelecimento autor da encomenda - Tratamento tributrio e emisso da Nota Fiscal O COORDENADOR DA ADMINISTRAO TRIBUTRIA, tendo em vista o disposto no artigo 522 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto 45.490, de 30 de novembro de 2000, Decide: 1. Fica aprovada a resposta dada pela Consultoria Tributria, em 13 de novembro de 2003, Consulta n 541/03, cujo texto reproduzido em anexo a esta deciso. 2. Conseqentemente, com fundamento no inciso II do artigo 521 do Regulamento do ICMS, ficam reformadas todas as demais respostas dadas pela Consultoria Tributria e que, versando sobre a mesma matria, concluram de modo diverso. 3. Esta deciso produzir efeitos a partir de sua publicao. "1. A Consulente informa que empresas estabelecidas neste e em outros Estados recebem tambores como embalagens na aquisio de suas matriasprimas e os reutilizam na embalagem de seus produtos. 2. Menciona que, em virtude de diversos tipos de defeitos nesses tambores (amassados, furados, pintura prejudicada, sujos e outros problemas) essas empresas os remetem ( Consulente) para recuper-los (lavar, soldar, pintar, trocar a tampa, deixando-os prontos para reutilizao). 3. Posto isso, indaga: 3.1. se a citada recuperao de tambores se enquadra como prestao de servio, de acordo com a Lei Complementar n 116/03, item 14.05, ou um beneficiamento sujeito s normas do RICMS/00; 3.2. qual o procedimento que deve adotar quando devolve e cobra o servio realizado para firmas estabelecidas dentro e fora do Estado; 3.3. se pode destacar um valor global de ICMS quando emite a Nota Fiscal relativa aos materiais utilizados e cobrados no conserto, pois encontra dificuldade em quantificar o material gasto no conserto (soldas, pinturas, tiras de chapas). 4. Para a resposta, partiremos do pressuposto que os citados tambores, aps o recondicionamento efetuado pela Consulente, retornam ao estabelecimento do seu cliente, autor da encomenda, que os utilizar como embalagem definitiva dos produtos que comercializa, ou seja, o tambor recondicionado acondicionar o produto vendido pelo seu cliente, no mais retornando ao estabelecimento deste, passando a ser de propriedade do adquirente. 5. O recondicionamento de embalagem, efetuado pela Consulente, no se insere no campo de incidncia do ISS (subitem 14.05 da Lista de Servios anexa Lei Complementar n 116/03) porque ainda no se completou o ciclo de circulao da mercadoria (tambor), ou seja, a Consulente no presta um servio constante na citada Lista para usurio final e sim realiza industrializao 45
por conta de terceiro, na previso da alnea e do inciso I do artigo 4 do RICMS/00 e nos artigos 402 e seguintes desse regulamento, estes, tendo como regra matriz o Convnio AE-15/74, com a alterao dos Convnios ICM-35/82 e ICMS-34/90, e os artigos 42 e 43 do Convnio Sinief de 15/12/70. 6. Desse modo, a Consulente, de acordo com a alnea b do inciso I do artigo 404 do RICMS/00, combinado com o inciso IV do artigo 127 desse regulamento, e observada a Deciso Normativa CAT-2/03, deve emitir Nota Fiscal discriminando, individualizadamente, as mercadorias empregadas na industrializao por conta de terceiro. 7. Localizando-se neste Estado o autor da encomenda que no se enquadre nas hipteses do pargrafo nico do artigo 403 do RICMS/00, aplicvel o diferimento do ICMS relativamente ao valor acrescido correspondente aos servios prestados (artigo 403 desse regulamento). Estando estabelecido em outro Estado, a tributao sobre o valor total cobrado." So Paulo, 23 de dezembro de 2003.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Coordenador da Administrao Tributria
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f) Comunicado Ato usado para transmitir breve informao, interna e externa, de carter geral. O comunicado tanto pode ter natureza normativa quanto informativa. Difere do aviso e da ordem de servio, respectivamente, por ser expedido por autoridades competentes especficas e ser destinado a um pblico mais amplo. Competncia: Coordenadores, Presidentes da Jucesp e da SPPREV e Diretores de departamento. Estrutura: devem ser consultadas as orientaes dispostas em composio e formatao de atos normativos articulados (p. 33), considerando adaptaes em: Prembulo: A composio do prembulo deve apresentar o cargo da autoridade (sem citar o nome), seguido dos dispositivos legais (se for o caso) e da expresso de comando, que deve variar de acordo com a finalidade do comunicado (Comunica:, Esclarece que:). Texto: para articulao, deve ser utilizada a numerao progressiva.
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Exemplo de Comunicado

COMUNICADO CAT N 46, DE 28 DE SETEMBRO DE 2007 Esclarece sobre a emisso de Nota Fiscal de Venda a Consumidor em substituio ao Cupom Fiscal na situao que especifica O COORDENADOR DA ADMINISTRAO TRIBUTRIA, considerando o disposto nos artigos 132-A e 135, 6 do Regulamento do Imposto sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao - RICMS, aprovado pelo Decreto 45.490, de 30 de novembro de 2000, esclarece que: 1. na eventual impossibilidade de uso do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF para emitir Cupom Fiscal que contenha o nmero de inscrio do consumidor no Cadastro de Pessoas Fsicas - CPF ou no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas - CNPJ, quando assim solicitado, o contribuinte dever emitir a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, em substituio ao Cupom Fiscal; 2. a Nota Fiscal de Venda a Consumidor a que se refere o item 1 poder ser emitida mediante utilizao de impressos fiscais ou por meio eletrnico (NFVC on line), conforme previsto nos artigos 132-A e 133 do RICMS, devendo ser registrada eletronicamente na Secretaria da Fazenda, nos termos da Portaria CAT-85/07, de 4 de setembro de 2007, quando exigido pela legislao.
So Paulo, 28 de setembro de 2007. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Coordenador da Administrao Tributria
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g) Deliberao Ato que tem como finalidade decidir, impor ordem ou estabelecer uma medida. Tambm destinada ao pblico em geral, a deliberao semelhante resoluo, tanto no que diz respeito estrutura quanto ao contedo. A diferena entre ambas est na autoridade competente que expede a deliberao, emanada de rgo colegiado (conselho administrativo ou deliberativo), no qual o poder de deciso igualitrio entre seus componentes, no centralizado numa s pessoa. Competncia: rgo colegiado. Fundamento legal da competncia: Lei 10.177/98 (art.12, I, c). Estrutura: devem ser consultadas as orientaes dispostas em Composio e formatao de atos normativos articulados (p. 33), considerando adaptaes em: Prembulo: como no h autoridade hierrquica em rgo colegiado, a composio do prembulo deve apresentar o nome por extenso do rgo colegiado, seguido de sigla (se for o caso), dos dispositivos legais (se for o caso) que fundamentam a instituio e/ou a competncia do rgo colegiado e da expresso de comando delibera:.
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Exemplo de Deliberao
DELIBERAO CODEC N 01, DE 21 DE JUNHO DE 2007 Aprova o Manual de Orientao do Conselheiro Fiscal, que dispe sobre procedimentos a serem observados pelos conselheiros fiscais representantes do Estado em empresas por este controladas, direta ou indiretamente, e d outras providncias O CONSELHO DE DEFESA DOS CAPITAIS DO ESTADO - CODEC, com fundamento no inciso V, do artigo 6, do Decreto n 8.812, de 18 de outubro de 1976, delibera o seguinte: Artigo 1 - Fica aprovado o Manual de Orientao do Conselheiro Fiscal, para nortear os procedimentos dos conselheiros fiscais representantes do Estado em empresas por este controladas, direta ou indiretamente. Pargrafo nico - o Manual de Orientao do Conselheiro Fiscal est apresentado em meio impresso e por meio eletrnico, no site da Secretaria da Fazenda (http://www.fazenda.sp.gov.br/legislao/codec). Artigo 2 - As empresas controladas pelo Estado, direta ou indiretamente, devem convocar os membros dos Conselhos Fiscais para suas reunies com, no mnimo, cinco dias teis de antecedncia, enviando, inclusive, a pauta correspondente e a documentao pertinente. Pargrafo nico - As empresas referidas no caput deste artigo devem prestar todo apoio e subsdios necessrios aos respectivos conselheiros fiscais, para o efetivo desempenho das funes de controle e fiscalizao. Artigo 3 - a qualquer tempo, os conselheiros fiscais devem comunicar aos rgos competentes, especialmente ao Codec, eventuais irregularidades que vierem a constatar, sugerindo procedimentos teis proteo dos interesses da empresa. Artigo 4 - Os conselheiros fiscais devem encaminhar ao Codec relatrios trimestrais e anuais, elaborados pelo conjunto do colegiado ou individualmente, em conformidade com as pautas de verificao constantes do Anexo I do Manual de Orientao ora aprovado, e com outras consideraes julgadas pertinentes. 1 - Os relatrios trimestrais devem ser enviados at o segundo ms do trimestre subseqente, considerando-se, para incio, o trimestre de julho-agosto-setembro/2007. 2 - Os relatrios anuais, relativos ao encerramento do exerccio fiscal, devem ser enviados em at 15 (quinze) dias aps a aprovao do Balano pelo Conselho Fiscal. 3 - a apresentao dos relatrios anuais dispensar o relatrio do ltimo trimestre do ano. Artigo 5 - Esta deliberao entrar em vigor na data de sua publicao, ficando revogadas as Deliberaes Codec n 1, de 11 de maio de 1995, e a de 18 de setembro de 1998. So Paulo, XX de junho de 2007.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Presidente do Codec 50
2.4 Atos processuais

2.4.1 Consideraes gerais Atos processuais fazem parte de processos, administrativos ou judiciais, constituindo-se em peas processuais. Entenda-se processo como conjunto de atos necessrios e que devem ser praticados numa ordem preestabelecida, para esclarecimento da controvrsia e para obteno de uma soluo jurisdicional para o caso. (DINIZ, 1998, p. 761) As peas processuais so documentos apresentados de forma seqencial, com origem em unidades distintas, eventualmente em rgos diversos, e so assinados por servidores de nveis hierrquicos diferentes. O elemento comum que rene as vrias peas processuais num s processo o objeto ou assunto. Por no serem documentos independentes, ou seja, somente apresentam sentido no contexto de um processo, nos atos processuais, aps o cabealho apresentando a organizao administrativa da Sefaz, devem constar dados do processo (ver Cabealhos, Modelo 3 e 4, pp. 22 e 23). Todos os atos processuais devem ser iniciados com referncia ao expediente que o motivou e finalizados com expresso de encaminhamento prxima unidade que dever responder ao processo. Tambm deve ser indicada a sigla da prxima unidade a ter de responder ao processo (ver Indicao de encaminhamento, p. 28).
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2.4.2 Formas de atos processuais
a) Despacho Ato expedido por autoridade acerca de assunto submetido a sua apreciao. Destinado ao interessado e s outras unidades da administrao pblica, o despacho usado para proferir uma deciso, uma ordenao ou sugerir o prosseguimento de um processo/expediente. Competncia: Secretrio da Fazenda, Secretrio adjunto, Chefe de gabinete,
Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal e secretrio de rgo colegiado. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 3, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Texto: no desenvolvimento do texto deve haver referncia aos documentos
administrativos que foram apreciados para expedio do despacho, seguida da referncia do assunto tratado e da deciso ou encaminhamento da autoridade. Fecho: (ver p. 26) Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27)
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Exemplo de Despacho GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

DIVISO DE INFORMAO AO PODER JUDICIRIO DIJ-02
DEPARTAMENTO DE DESPESA DE PESSOAL DO ESTADO
Interessado: Fulana de tal Assunto: obrigao de fazer Do: Processo 0000/000
Proc.:00000/0000 Fls.: Rubrica: ..............
DESPACHO N00/DIJ-02 Encaminhe-se DSD-0, para que seja declarado em apostila o direito dos autores aposentados anteriormente a 00/00/00, pertencentes a essa Diviso, em face do reclculo da vantagem da sexta-parte sobre todas as parcelas que compem os vencimentos/proventos integrais, inclusive sobre as gratificaes sobre as quais no recai a devida incidncia, nos termos do artigo 129 da Constituio Estadual, a partir de 00/00/00. 2. Observar frmula de clculo de fls. 00. 3. Salientamos que dever ser processada a implantao do cdigo V/D 08.051 - Sexta parte sobre vencimentos/proventos integrais - Ao judicial por parte da Fazenda Estadual. 4. Solicitamos o retorno do presente at o dia 00/00/0000, com cpias das informaes. Encaminhe-se DSD para que se digne cumprir a obrigao de fazer.
So Paulo, 00 de XXXX de 0000.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor da DIJ-02 DSD
/LMS
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b) Informao Documento em que o servidor subordinado, atendendo solicitao de alguma autoridade, presta esclarecimentos e elucida algum ponto impreciso sobre uma situao. Assim como o despacho, o documento Informao tambm destinado ao interessado e s outras unidades da administrao pblica. Na Sefaz, comum as respostas aos processos serem genericamente chamadas de Informao. No entanto, a maior parte dos atos processuais com essa denominao tem forma j consagrada. Contudo, deve ser considerado Informao apenas o documento que j no for caracterizado como parecer, relatrio ou despacho e que for pertinente ao conceito apresentado neste manual. Competncia: Todos os servidores. Estrutura: (ver Despacho, p. 52)
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Exemplo de Informao GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

NCLEO DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Interessado: Ncleo de Correspondncia Assunto: Renovao de assinatura do Valor Econmico Do: Processo SF 0000/000 INFORMAO N 00/NDI
Proc.:00000/0000 Fls.: Rubrica: ..............
Conforme solicitado na fl. 00, manifestamos a necessidade de renovao do peridico supracitado. 2. Lembramos que o Ofcio n 00/Fazesp, de 00/00/0000, que tratou de renovao de assinaturas de peridicos, continha o ttulo desse jornal. 3. Ainda assim, em observncia aos termos do inciso I do art. 1 do Decreto 49.142/04, atestamos que essas revistas so necessrias prestao de servios do NDI, que possibilita acesso democrtico a todos os peridicos assinados. Sobe Fazesp-G. So Paulo, 00 de XXXX de 2007.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do NDI Fazesp-G
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c) Parecer Documento que apresenta anlise e/ou interpretao tcnica de uma situao proposta em processo/expediente. A soluo apresentada pelo parecer pode ser favorvel ou no, mas sempre tem de ser justificada com fundamentao legal e/ou base jurisprudencial. O parecer destinado ao interessado e s outras unidades da administrao pblica. Embora contenha enunciado opinativo, o parecer pode ter existncia obrigatria no procedimento administrativo e tambm pode dar ensejo nulidade do ato final. De natureza tcnica, o parecer no pode ser contrariado por superior hierrquico, j que no prevalece a hierarquia administrativa no campo da tcnica (MEIRELLES, 2007, p. 195). Competncia: Coordenadoria e diretoria de departamento. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 3, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Texto: no desenvolvimento do texto deve haver referncia aos documentos
administrativos que foram apreciados para expedio do parecer, seguida das consideraes do tcnico e de medidas sugeridas. Fecho: (ver p. 26) Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27)
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Exemplo de Parecer GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

COORD. DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO E MODERNIZAO FAZENDRIA
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO - DTI
Interessado: Fulano de tal Assunto: contrao para suporte tcnico de software Do: Processo XX/X 0000/000 PARECER N00/DTI
Proc.:00000/0000 Fls.: Rubrica: ..............
Conforme solicitado na fl. 00, manifestamos parecer sobre a contratao de prestao de servios de suporte tcnico do sistema XXXX. 2. O sistema de controle de acesso s dependncias do edifcio sede da Secretaria da Fazenda constitudo por um grupo de programas e de equipamentos que j foram objeto de parecer favorvel deste Departamento. 3. O referido parecer foi emitido na ocasio de aquisio e contratao do servio de implantao do sistema, realizadas no bojo do projeto de modernizao do PNAFE. 4. Uma vez que o sistema XXXX est em operao e se adqua s necessidades de controle de acesso ao edifcio sede, fundamental que se proceda contratao do servio de suporte tcnico, compreendendo a manuteno dos equipamentos e dos programas que o constituem, para garantir o bom funcionamento do sistema. 5. Diante do exposto e tendo em vista que o sistema XXXX j est implantado nesta Secretaria, somos favorveis ao prosseguimento da presente contratao. Sobe CPM-G.
So Paulo, 00 de XXXXX de 0000.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do DTI
CPM-G
NRL/
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d) Deciso Documento que apresenta posicionamento adotado em cada processo submetido apreciao do juiz. A deciso pode ser proferida em forma de voto (p. 65 ).
e) Relatrios No contexto da administrao pblica, relatrio um documento oficial comumente usado em duas situaes: a autoridade expe a atividade de uma repartio ou apresenta relato de uma situao; o servidor presta conta de seus atos a uma autoridade de nvel superior.
Na Sefaz, esto classificados na primeira categoria os relatrios de relator (julgados do TIT); na segunda, os relatrios de auditoria.
e1) Relatrio de Auditoria Relatrio com finalidade de apurar legalidade, legitimidade, formas e resultado de gasto pblico. Destinado unidade interessada e com carter essencialmente expositivo, o relatrio de auditoria deve conter narrao descritiva, detalhando atividades ou fatos. Deve ser claro, conciso, objetivo e com explicitao de metodologia adotada. Competncia: Assistente Tcnico Fazendrio do Departamento de Controle e Avaliao (DCA). Fundamento legal da competncia: Decreto 41.312/96 (art.11). Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Indicao da unidade: nome do departamento ou setor em foi realizada a auditoria, alinhado esquerda. Indicao do rgo: rgo ao qual subordinado o departamento ou o setor em que foi realizada a auditoria, alinhado esquerda. Indicao do perodo: incio e fim da realizao do trabalho, alinhado esquerda. Texto:
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- Introduo: tem de apresentar, de forma resumida, a finalidade do documento. A introduo pode ser redigida em apenas um pargrafo, apresentando referncia ao(s) dispositivo(s) legal(is) ou ordem superior que determinou a execuo do trabalho e a elaborao do documento, seguida da apresentao do objeto ou assunto. - Anlise: apreciao do objeto, com informaes expositivas dos fatos, atos e ocorrncias. A anlise deve ser objetiva e imparcial. O relator deve registrar apenas fatos pesquisados em fontes seguras ou dos quais tenha conhecimento direto. Se necessrio, o relatrio poder ser acompanhado de tabelas, grficos ou outros elementos (no corpo do relatrio ou nos anexos) relevantes compreenso dos fatos por parte do destinatrio do documento. A anlise pode ser desenvolvida em vrios pargrafos. - Recomendaes: sugestes de medidas a serem tomadas em decorrncia do que foi pesquisado, analisado e concludo. Devem ser precisas e relacionadas ao que foi discorrido na Anlise. - Concluso (se for o caso): constataes deduzidas a partir da cadncia lgica do desenrolar dos fatos apresentados na Anlise. Para no incorrer em divagaes inconsistentes, as consideraes da concluso no podem ser compostas por elucubraes que extrapolem a fundamentao apresentada na Anlise. A concluso pode ser apresentada em apenas um pargrafo. Fecho: (ver p. 26) Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27) Visto: (ver p. 27)
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Exemplo de Relatrio de Auditoria GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

DEPARTAMENTO DE CONTROLE E AVALIAO
CENTRO DE CONTROLE E AVALIAO-1
RELATRIO DE AUDITORIA N 00 Unidade: Departamento XXXXXXX rgo: Secretaria da Fazenda Perodo de exame: 00/00/0000 a 00/00/0000 Em cumprimento s determinaes contidas na OS n 00/2007 CCA-1 do DCA, foi realizada Auditoria na UGE 00000 Departamento XXXXXXXX, da Secretaria da Fazenda, objetivando os: EXAME DOS ADIANTAMENTOS e EXAMES DE CONTRATOS. EXAME DOS ADIANTAMENTOS No exame dos Processos de Prestao de Contas de Adiantamentos, relacionadas na Tabela 001, verificou-se que as despesas somente so justificadas e autorizadas quando do encerramento dos referidos processos. [...] Antes de se efetuar despesas o responsvel pelo adiantamento j deve ter em mos todas as especificaes dos materiais a serem adquiridos, de modo que se possibilite a conferncia quando de sua compra e entrega, alm da autorizao de quem de direito. [...] Recomendao N 001 EFETUAR DESPESAS SOMENTE APS JUSTIFICATIVA E PRVIA AUTORIZAO ADEQUADA
Constatou-se que nos Balancetes de Prestao de Contas de Adiantamentos no esto relacionados os impostos, referentes aos servios prestados nas Notas Fiscais quitadas, como por exemplo, o INSS, o ISS, o IR etc. [...] A Unidade dever rever seus procedimentos quando da elaborao e adoo de relatrios, pois eles devem conter informaes suficientes e complementares de modo que espelhem a realidade dos fatos, neste caso a reteno dos impostos e o pagamento do valor lquido das Notas Fiscais. [...] Recomendao N 002 RELACIONAR FIELMENTE TODAS AS DESPESAS PAGAS EXAME DE CONTRATOS
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Na conferncia da execuo do processo 00000-00000/00000, celebrado com a empresa XXXXXXXX, constatou-se que o objeto recebido no corresponde s especificaes solicitadas no oramento enviado a empresas. [...] Embora a empresa ganhadora tenha apresentado valores menores que a concorrncia, ela no discriminou os custos unitrios de acordo com as especificaes pedidas podendo demonstrar indcios de favorecimento. [...] Recomendao N 003 JUSTIFICAR O ACEITE SOLICITADO DE PRODUTO INFERIOR AO
So Paulo, 00 de XXXXXXXX 2008.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Auditor do CCA-1
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Auditor do CCA-1
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do CCA-1
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e2) Relatrio de Juiz Documento com a finalidade de relatar um processo administrativo tributrio. Destinado ao contribuinte e os demais interessados, o relatrio de juiz geralmente composto por duas partes principais: o relatrio propriamente dito e o voto. Competncia: Juiz do TIT. Fundamento legal da competncia: Regimento Interno do TIT (art. 42, I). Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 4, p. 23) Ementa: (ver Modelo 3, p. 25) Identificao do documento: (ver p. 24) Texto: exposio dos fatos, obedecendo seguinte estrutura seqencial: - Introduo: apresentao, de forma resumida, da pea processual com referncia ao recorrente, ao recorrido e motivao da contenda. A introduo pode ser redigida em apenas um pargrafo. - Desenvolvimento: relato, de forma sucinta e cronolgica, dos atos e fatos importantes ocorridos desde a abertura do processo. Quando couber, devem ser feitas referncias s manifestaes tcnicas relevantes dos partcipes que anteriormente responderam ao processo. As referncias s folhas anteriores ao processo devem ser pontuais, com citao expressa de: a) nmeros de documentos (AIIM, parecer); b) nmero de pginas (fls.); e, se possvel, c) pargrafos numerados. Os pargrafos devem ser numerados para facilitar referncia pontual ao
documento. Fecho: expresso finalizando o relatrio. Local e data: identificao do recinto (sala, auditrio) em que realizado o julgamento e data por extenso, centralizados. Identificao do signatrio: (ver p. 27)
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Exemplo de Relatrio de Juiz (relatrio + voto)

TRIBUNAL DE IMPOSTOS E TAXAS
Recorrente: Fazenda Pblica Estadual Recorrido: XXXXXXXXXXXXXXX Relator: Fulano de tal Recurso: Especial Sustentao oral: No
Cmara: CCRR AIIM: 0000/0000
Proc.: DRT-XX-XXXX/07 Fls.: Rubrica: ...................
ICMS importao de bens de ativo por nocontribuinte, antes da Emenda 33/2001 Smula 7 reconhecendo no-incidncia no-conhecimento do apelo fazendrio.
RELATRIO Trata-se de Recurso Especial interposto pela Fazenda Pblica contra a deciso exarada pela C. 2 Cmara Efetiva (fls. 00) que, em XX de XXXXX de XXXX, cancelou a exigncia fiscal. 2. O Auto de Infrao foi lavrado em XX de XXXXXX de XXXX, acusando a empresa, XXXXXXXXXX, de deixar de pagar o ICMS na importao de equipamento destinado a uso mdico, fatos ocorridos de XXXX/XX a XXXXX/XX. 3. Em seu Recurso Especial (fls. 000 a 000), a Representao Fiscal, na pessoa do Senhor XXXXXX, apresenta como paradigmas as decises referentes aos processos DRT-X-XXXX/XX; DRT-X-XXXX/XX; DRT-X-XXXX/XX e DRT-XXXXX/XX, entendendo ter ocorrido divergncia relativamente ao critrio de julgamento, em relao deciso recorrida. Alega a Representao Fiscal que as decises do STF a respeito do assunto no tm efeito erga omnes e que a Lei estadual contemplava a incidncia em tal hiptese, que, mesmo sendo situao de contrato de leasing, no desnatura a incidncia, que ocorre no desembarao. 4. A autuada contra-arrazoa o apelo fazendrio (fls. 213 a 223) postulando a confirmao da deciso combatida, eis que a questo versada nos autos tem cunho eminentemente constitucional, devendo prevalecer a deciso do Supremo Tribunal Federal a respeito do assunto. Eis o relatrio. VOTO Efetivamente, a Fazenda Pblica do Estado de So Paulo traz vrias decises paradigmais em que, em sede de recurso ordinrio, houve deciso pela legitimidade da exigncia do ICMS na importao de equipamentos e bens de ativo por empresas no-contribuintes do ICMS. 2. Federal Emenda 7 com o Ocorre que, devido caudalosa jurisprudncia do Supremo Tribunal em sentido contrrio, o que motivou at mesmo a aprovao da Constitucional n 33/2001, aprovou este Colegiado a edio da Smula seguinte teor:
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Smula 7 At a vigncia da Emenda Constitucional n 33/2001, no incide o ICMS na importao de bens por pessoa fsica ou jurdica que no seja contribuinte do imposto. 3. Nesse sentido, como a importao de 29 de dezembro de 1997, anterior vigncia da Emenda 33/2001, ressalvando minha posio pessoal sobre o assunto, h que prevalecer a deciso revisanda, que cancelou a autuao. 4. Quanto a este recurso especial fazendrio, considerando que o artigo 37 da Lei 10.941/01 exige, para o seu cabimento, que seja o mesmo fundado em dissdio de interpretao, e considerando que a edio da Smula vinculante sepulta a divergncia interpretativa, voto pelo no conhecimento do apelo fazendrio. So Paulo, XX de XXXXXXX de XXXX. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Juiz Relator
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f) Voto Documento que contm a manifestao de posicionamento do juiz em relao contenda, buscando solucionar o litgio. O voto destinado ao contribuinte e os demais interessados. Competncia: Juiz do TIT. Fundamento legal da competncia: Regimento Interno do TIT (art. 42, II). Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 4, p. 23) Ementa: (ver Modelo 3, p. 25) Identificao do documento: (ver, p. 24) Texto: no voto devem ser analisados e comentados, com fundamentao legal e jurisprudencial, os pontos que motivaram o litgio entre a Fazenda Estadual e o contribuinte. Na concluso do voto, deve estar expressa a posio do juiz, favorvel ou no, ao recurso. Os pargrafos devem ser numerados para facilitar referncia pontual ao
documento. Local e data: identificao do recinto (sala, auditrio) em que realizado o julgamento e data por extenso, alinhados direita. Identificao do signatrio: (ver p. 27)
Obs.: Quando for antecedido pelo Relatrio do Relator, o voto deve estar disposto na mesma pgina em que se encerra o relatrio. Exemplo: (ver Exemplo de Relatrio de Juiz, p. 62)
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2.5 Atos de Comunicao e Documentos Administrativos

2.5.1 Consideraes gerais Atos de comunicao tm como finalidade o estabelecimento de comunicao entre rgos, entidades e pessoas. Alguns deles podem ter origem na administrao pblica e serem destinados ao setor privado, como comum no caso do ofcio. Este manual considera documentos administrativos aqueles que possuem finalidade executiva, mas que no so atos normativos nem processuais, tampouco de comunicao, tais como os contratos administrativos, convnios e apostilas. Como j foi citado a prioridade o rigor na redao dos textos, considerando os princpios fundamentais explicitados no captulo 1 deste manual, e tambm na padronizao dos elementos constitutivos. No entanto, o ofcio e o memorando devero ser elaborados de acordo com a formatao que se segue. Diagramao padro ofcio Margem esquerda: 2,5 cm; Margem direita: 1,5 cm; Identificao do documento: horizontalmente, a 2,5 cm do incio da margem esquerda, e verticalmente a 5,5 cm da borda superior do papel; Local e data: horizontalmente, a 1,5 cm do trmino da data, devendo coincidir com a margem direita; verticalmente, deve estar a 6,5 cm da borda superior do papel; Vocativo: a 10 cm da borda superior do papel; horizontalmente, com avano de pargrafo de 2,5 cm; Avano de pargrafos: equivalente a 2,5 cm; o texto inicia a 1,5 cm do vocativo; Espao entre os pargrafos do texto: 1 cm; Fecho: centralizado, a 1 cm do texto; Identificao do signatrio: a 2,5 cm do fecho.
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2.5.2 Formas de atos de comunicao e documentos administrativos
a) Apostila Ato com a finalidade de reconhecer vantagens pessoais, aditar ou retificar outro ato administrativo publicado anteriormente. Destinada ao interessado e s unidades de controle cadastral, a apostila um documento complementar a um ato, confirmando as alteraes publicadas em atos administrativos anteriores, atualizando-os. Usualmente, as apostilas retificam atos ou documentos referentes a: a) promoes; b) lotao em outro setor; c) majorao de vencimentos; d) aposentadoria; e) alterao de nome civil ou nmero de documento; e f) reverso atividade. A apostila pode retificar tanto um documento administrativo quanto um ato normativo, mas a finalidade ser sempre a mesma: retificao ou aditamento. Competncia: Diretores de departamento, de diviso e de servio. Fundamento legal da competncia: Para unidades do Departamento de Recursos Humanos (DRH): Decreto 52.833/08 (art. 37, I, a). Para unidades do Departamento de Despesa de Pessoal do Estado (DDPE): Decreto 52.613/71 (art. 22, III). Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Dados do interessado: dados que identifiquem o interessado (RG, nome, cargo, UA, municpio...). Esses dados so variveis de acordo com a motivao da apostila (ver exemplos). Texto: quando o documento a ser apostilado for um ato normativo, deve ser feita exposio sinttica da correo (ou qualquer outro propsito que motive a expedio do documento), com referncia ao ato originalmente publicado. Visando preservao da data de validade, o texto deve mencionar expressamente nmero, dia e pgina do DOE em que o ato normativo original foi publicado.
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Se a retificao ou o aditamento for feito em documento administrativo, o texto deve ser iniciado citando o cargo da autoridade competente seguido do fundamento legal que ampara o ato. Aps, deve ser feita a exposio sinttica da correo ou do aditamento e as razes que o motivaram.
Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27)
Obs.: As apostilas do DRH obedecem a modelos padronizados (ver Modelo de formulrio, p. 69 e 70).
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Modelo de Formulrio de Apostila referente promoo por merecimento
DSD
SD

DIVISO REGIONAL DE ADMINISTRAO DE BAURU DRA/6 NCLEO DE RECURSOS HUMANOS
APOSTILA
NRH/DRA-6
RG: NOME: CARGO/FUNO-ATIVIDADE: SUBQUADRO: CDIGO UA: UA:
RS/PV/EX:
NVEL:
JORNADA: MUNICPIO:
A Diretora do Ncleo de Recursos Humanos da Diviso Regional de Administrao de Bauru DRA/6, face ao disposto na alnea a, inciso I, artigo 37 do Decreto n 52.833, de 24 de maro de 2008, expede a presente apostila para declarar que, por Resoluo SF XX, de XX, de XXXXXX de XXXX, publicada no Dirio Oficial do Estado de XX de XXXXXXX de XXXX, o (a) servidor (a) acima fica promovido (a) por merecimento, a partir de XX de XXXXXXX de XXXX, para o Nvel XX, com fundamento nos artigos 20 e 24 da Lei Complementar n 567, de 20 de julho de 1988, observadas as disposies dos Decretos n 30.671, de 07 de novembro de 1989 e n 43.062, de 28 de abril de 1998.
USO DA UNIDADE NRH/DRA-6, XX, de XXXXXXXX de XXXX.
................................................................... FULANO DE TAL Diretora do Ncleo de Recursos Humanos Publicada no DOE de ......../......../........ USO DO DDPE Averbado em ......../......../........ SD ....../......./....... ......................................................................... Assinatura do Responsvel
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Modelo de Formulrio de Apostila referente alterao de documento
DSD
SD

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DIVISO DE CADASTRO E REGISTRO DE PESSOAL
APOSTILA DE REGISTRO GERAL DATA DE PUBLIC. ATO OFICIAL
Em Ret
A DIRETORA DA DIVISO DE CADASTRO E REGISTRO DE PESSOAL, no uso da competncia que lhe confere a alnea a, inciso I, artigo 37 do Decreto n 52.833, de 24 de maro de 2008, expede a presente apostila, para declarar que o nmero do Registro Geral do servidor teve a alterao abaixo indicada:
IDENTIFICAO
RG ANTERIOR NOME CARGO REFERNCIA CDIGO UA UNID. ADMINIST. GRAU UF RG APOSTILADO MOTIVO: 2 VIA EV: SUBQ MUNICPIO UF
USO DA UNIDADE Diviso de Cadastro e Registro de Pessoal, XX, de XXXXXX de XXXX.
................................................................................... FULANO DE TAL Diretora da DCRP USO DO DDPE Averbado em : ......../........../..........
............................................................................... ASSINATURA DO RESPONSVEL
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b) Ata Ato com finalidade de registrar, de forma resumida, as ocorrncias de uma reunio ou de um evento. Embora com representao sucinta, os relatos dos fatos transcritos numa ata devem apresentar o mximo de fidelidade e preciso. A ata destinada aos participantes da reunio e aos demais interessados. Tradicionalmente, para impedir que sejam acrescentadas modificaes posteriores, as atas so escritas em linhas corridas, sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de pargrafos e com numerais grafados por extenso. As atas so assinadas por todos os participantes da reunio ou do evento, constituindo-se em documento com valor histrico. Atualmente, numa realidade contempornea pautada pela velocidade de transmisso do fluxo informacional, o processo de elaborao das atas em muitos casos foi alterado, modificando tambm o carter do documento. Hoje, comum que as atas sejam transmitidas por correio eletrnico, sem assinatura, apresentando apenas o relato do contedo das reunies ou dos eventos. Dessa forma, a ata no tem valor documental. Competncia: Secretrio da reunio. Estrutura: (ver Modelo de Formulrio de Ata, p. 72)
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Modelo de Formulrio Ata 2 GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO Conselho Diretor do Programa Estadual de Desestatizao - PED
Ata da Centsima Nonagsima Quarta Reunio do Conselho Diretor do Programa Estadual de Desestatizao 1. Informaes gerais Data: 15/02/2008 Horrio: 18h30 Local: Salo dos Conselhos Palcio dos Bandeirantes
Participantes: Como Presidente o Senhor Vice-Governador e Secretrio do Desenvolvimento, Sr. XXXXXXXX; como Vice-Presidente o Senhor Secretrio de Economia e Planejamento, Sr. XXXXXXXX, e como demais membros deste Conselho os Senhores: Sr. XXXXXXXX, Secretrio Chefe da Casa Civil; Sr. XXXXXXXX, Procurador Geral do Estado; Sr. XXXXXXXX, Secretrio da Fazenda; Sr. XXXXXXXX, Secretrio da Justia e Defesa da Cidadania; Sra. XXXXXXXX, Secretria de Saneamento e Energia e o Sr. XXXXXXXXX, Secretrio da Justia e Defesa da Cidadania; Sr. XXXXXXXX, Secretrio Adjunto da Fazenda; Sr. XXXXXXXX, Companhia Paulista de Parcerias; [...] 2. Objetivo da reunio Deliberao acerca de recomendaes a serem submetidas aprovao de Sua Exa. o Sr. Governador do Estado de So Paulo 3. Pendncias (reunies anteriores) 4. Pauta 4.1 Apreciao dos pontos relativos ao edital de desestatizao da Cesp: a) nmero de aes que sero alienadas; b) condies de pagamento; c) garantias a serem exigidas do adquirente; d) modalidade de alienao das aes da Cesp; e) procedimento a ser adotado para aplicao da Lei Estadual n 4.819, de 26 de agosto de 1958. 4.2 Apreciao de outros pontos relacionados desestatizao da Cesp: a) venda das aes detidas pela Cesp no capital social da Empresa Metropolitana de guas e Energia S.A. (EMAE) para o Estado de So Paulo; b) guarda e o armazenamento dos documentos disponibilizados aos interessados credenciados na sala de informaes (data room) da Cesp. 5. Decises: Item 4.1. a) Deciso Recomendaes, por deciso unnime, a Sua Exa. o Sr. Governador a aprovao: da alienao de (1) 85.893.192 aes ordinrias [...]; (2) 180 aes ordinrias nominativas de propriedade da Dersa Desenvolvimento Rodovirio S.; (3) 6.690 aes ordinrias nominativas de propriedade da Sabesp [...] Quem Quando
Modelo, sem valor documental, sugerido para sntese de reunies administrativas.
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b) c) d) e) 4.2 a)
do pagamento vista, exclusivamente em moeda nacional, do prelo final do leilo [...] da apresentao, do adquirente das Aes Ofertadas, de garantia equivalente a trinta por cento[...] da alienao das Aes Ofertadas, em bloco nico, por meio de leilo pblico especial [...] da realizao, pelo Estado, de repasses financeiros Cesp ou Fundao Cesp [...] [...]
Fonte: (BRASIL, 2007, p.28)
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c) Atestado Documento com finalidade de comprovar fato, direito ou de discorrer sobre uma situao de conhecimento da administrao pblica. O atestado difere da certido por ter natureza declaratria, j que afirma alguma ocorrncia sobre a qual no consta registro, em carter permanente, em poder de estado. Competncia: Coordenador, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal e secretrio de rgo colegiado. Obs.: Atestados relativos a contratos administrativos s podem ser emitidos por diretor de departamento e de diviso. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Texto: exposio clara do que est sendo afirmado, com dados que identificam o interessado (nome, RG, cargo/funo-atividade, RS/PV/EX) e, quando for o caso, dados que identifiquem a unidade (Cdigo de UA, UA, Municpio, ms e ano de referncia). O atestado comumente elaborado num nico pargrafo; se houver mais de um, todos devem ser numerados para facilitar referncia pontual ao documento. Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27)
Obs.: Os atestados do Departamento de Recursos Humanos obedecem a padronizados (ver Modelo de formulrio, p. 75).
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Modelo de Formulrio Atestado de Freqncia GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ATESTADO DE FREQNCIA Identificao da Unidade Cd. UA / Denominao: Municpio: Ms/Ano/Ref: Identificao do servidor RG: Nome: Cargo/Funo: Dados para pagamento / reposio Perodo: De Frias Jri e outros servios obrigatrios por leis Gala Nojo AFASTAMENTOS Abonadas Retiradas/Entradas tarde/ IAMSPE Gestante art. 198 Prmio Sade arts. 191/193 item Sade de pessoa da famlia art.199 Justificada Injustificada at Qtde dias RS/PV/EX: UCD:
FALTAS
Auxlio transporte Quantidade de dias: Observaes:
LICENAS
Assumo plena responsabilidade pela veracidade das informaes Local: Data: Preenchido por: Assinatura e carimbo do responsvel 75
d) Certido Documento com transcrio de fato ou ato administrativo que se encontra em registros/cadastros da administrao pblica. A certido um documento revestido de formalidades legais que deve ser fornecido por autoridade competente a pedido do solicitante, que solicita ao poder pblico a comprovao da existncia ou inexistncia de documento pblico que certifique sua conduta. A certido difere do atestado por referir-se a situao de natureza permanente (como a certido de nascimento) e por referir-se apenas a documento que se encontra em poder da administrao. Quando autenticada, a certido tem fora probatria de documento original. Competncia: Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal e secretrio de rgo colegiado. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 2, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Texto: se possvel, num s pargrafo devem constar: a) referncia ao documento que determinou a expedio da certido; b) quando for o caso, meno ao documento ou livro de que foi extrada a informao para elaborar a certido; c) transcrio do documento original ou resumo descritivo do que foi encontrado; e d) termo de encerramento (por ser verdade, firmo a presente certido; Nada mais havendo...; O referido verdade e dou f). Para evitar adulterao do texto, a certido deve ser escrita em linhas corridas, sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de pargrafos e com numerais grafados por extenso. Em caso de erro, deve ser utilizado digo, seguido da palavra ou frase correta. As omisses podem ser acrescentadas no final do texto, sendo iniciadas por: Em tempo. Local e data: ver formatao na p. 26, mas desconsiderar o alinhamento, que deve ser incorporado ao texto da certido. Identificao do escrevente/digitador: dados do digitador (rubrica e nome). Esses dados devem ser incorporados ao texto da certido. Visto: (ver p. 27)
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Exemplo de Certido

DIVISO REGIONAL DE ADMINISTRAO DE CAMPINAS DRA/4
NCLEO DE RECURSOS HUMANOS Avenida Rangel Pestana, 300 - 00000-000 - So Paulo SP Tel.: (11) 0000-0000 - Fax: (11) 0000-0000
CERTIDO N 000/2008
Certificamos, atendendo solicitao, e vista de nossos assentamentos que Fulano de Tal, RG 0.000.000, CPF 000.000.000-00, com ingresso no servio pblico em 00 de xxxxx de XXXX, nomeado, conforme Decreto publicado no Dirio Oficial de XX de xxxxxxx de XXXX, nos termos do artigo 20, inciso II da Lei Complementar n 180/1978, para ocupar nesta Secretaria, o cargo de Escriturrio, padro 8-A da EV-1, Tabela I, da Lei Complementar n 247/81 alterada pela Lei Complementar n 275/82, criado pelo Decreto-Lei n 212/70, com posse em 28 de fevereiro e exerccio em 03 de maro de 1983. Cargo transposto para Auxiliar Administrativo Tributrio, conforme Decreto de 27, publicado no Dirio Oficial de 28 de junho de 1989, enquadrado Tcnico de Apoio Arrecadao Tributria, Referncia 2 Grau E, a partir de 1 de junho de 1992, em conformidade com o artigo 43 da Lei Complementar 700/92, classificado no Posto Fiscal xxxxxxx, e em exerccio no xxxxxxxxxxxxxxxxx, tendo registrado, aproximadamente, no perodo de XX de xxxxxxxxxxxx de XXXX a XX de xxxxxxxxx de XXXX (xxxxxxxxxxxxxxxx), XX.XXX dias, ou seja, XX (xxxxxx) anos e XX (xxxx) dias. Certificamos, ainda, que no constam elogios e nem processo administrativo a seu respeito. <Unidade emitente>, XX de xxxxx de XXXX. Eu, ___________ Sicrano de Tal, <cargo/funo>, certifiquei e digitei. Eu, _____________ Beltrano de Tal, Diretora de Servio da Fazenda Estadual, conferi. Eu, _______________ Fulana de Tal, Diretora de Diviso da Fazenda Estadual, confirmo.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.xx.x.x.x.x.x.x.x.x.x.
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e) Certificado Assim como a certido, o certificado tambm um documento que certifica a existncia de um fato de que se testemunha. No entanto, o certificado difere da certido por ter qualidade de documento autntico. Muitas vezes, certificado e atestado so utilizados indistintamente por terem a mesma finalidade: afirmar a existncia de um fato. No entanto, embora com a mesma funo, o certificado deve ser expedido por autoridade competente. Outra forma de distino entre atestado e certificado pode ser encontrada nos usos e costumes. Na concluso de cursos e para atestar participao de eventos mais comum a emisso de certificado, geralmente grafado em papel especial, formatado no sentido paisagem. Nessa situao, o certificado semelhante ao diploma, porque declara a qualidade de dignidade conferida a uma pessoa. Competncia: Diretor de departamento, delegado, diretor de diviso, inspetor, diretor de servio e chefe de Posto Fiscal. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 2, p. 22) Obs.: Quando emitido semelhana de diploma, o certificado no deve apresentar a organizao administrativa da Sefaz. Basta que esteja expresso(s) o(s) departamento(s) que expede(m) o documento. O uso de logotipo facultativo. Identificao do documento: (ver p. 24) Texto: exposio clara do que est sendo afirmado, com nome do interessado e dados que o identificam, se for o caso. O certificado deve ser elaborado num nico pargrafo. Obs.: Nos certificados que atestam participao em evento ou curso, devem estar expressos no corpo do texto os dados sobre o evento: nome, perodo em que foi realizado e carga horria. Deve ser dado destaque (caixa alta, negrito, itlico) para o nome do participante e o nome do evento. Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27). Quando se tratar de certificao de participao em evento ou curso, no h rigidez quanto ao alinhamento.
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Exemplo de Certificado de participao em evento ou curso

Escola Fazendria do Estado de So Paulo CERTIFICADO Certificamos que o sr. Fulano de tal, RG XX.XXX.XXX-X concluiu o curso de Desenvolvimento de Competncias promovido pela Escola Fazendria do Estado de So Paulo Fazesp, no perodo de 13/02/2006 a 10/04/2006, com carga horria de 64 horas. So Paulo, 19, de abril de 2006. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor da Fazesp
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f) Contrato Administrativo Documento que formaliza um acordo de vontades firmado entre a administrao pblica e o setor privado, ou entre rgos da administrao pblica, para execuo de obra, prestao de servio ou outros objetivos de interesse pblico. O termo de contrato indispensvel em casos de compra com entrega futura, inclusive assistncia tcnica. O contrato administrativo destinado s partes envolvidas. Para ter validade, o contrato administrativo deve ser celebrado de modo claro e preciso, obedecendo aos seguintes critrios: a) ser assinado por autoridade competente para empenhar despesa; b) dispor sobre execuo de servios autorizados em lei; c) citar ato normativo que o autoriza; d) indicar minuciosamente servios a serem realizados e seus respectivos preos; e) estar em conformidade com as propostas proferidas nas concorrncias; f) ser lavrado em reparties s quais interesse o servio acordado; g) respeitar as disposies de direito comum. Competncia: Diretor de departamento, delegado, diretor de diviso, inspetor, diretor de servio e chefe de Posto Fiscal. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 3, p. 22). Embora o contrato seja um documento administrativo, deve ser usado o cabealho para atos processuais, porque um contrato administrativo sempre gera um processo. Identificao do documento: (ver p. 24). O documento deve ser denominado Termo de contrato, no somente Contrato. Ementa: indicao dos partcipes e resumo do objeto. Obs.: o estado de So Paulo, por meio da Secretaria da Fazenda e, mais especificamente, seus departamentos, que celebra o termo de contrato. Prembulo: pargrafo em que so dispostos dados sobre os partcipes e a fundamentao legal do ato. Os dados devem ser apresentados na seguinte ordem: a) data inteiramente por extenso, sem grafia de nmeros arbicos ou romanos; b) sede e endereo do contratante, por extenso; c) qualificao jurdica do contratante; d) apresentao do contratante; e) apresentao do representante legal do contratante (nome, cargo ou funo); f) ato normativo que atribui competncia ao representante;
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g) apresentao da contratada; h) endereo da contratada; i) qualificao jurdica da contratada; j) apresentao do representante legal da contratada (nome, RG e CPF); k) referncia a testemunhas; l) identificao de caractersticas especficas ao contrato, se for o caso, com respectivo fundamento legal; m) referncia ao objeto; n) fundamentao legal que ampara o instrumento contratual (tanto a dos mbitos federal, estadual e local quanto os atos normativos da Sefaz); o) referncia s clusulas contratuais. Obs.: Apresentados os partcipes no prembulo, estes sero denominados Contratante (o estado) e Contratada (a entidade) em todo o restante do termo de contrato. Texto: articulado por clusulas que atendam s peculiaridades da matria. Segundo o art. 55 da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, o contrato administrativo deve, necessariamente, conter as seguintes clusulas: - objeto e suas caractersticas; - regime de execuo ou a forma de fornecimento; - preo e condies de pagamento (critrios, data-base, periodicidade do reajuste dos valores, atualizao monetria); - prazos (incio da execuo, concluso e entrega); - crdito pelo qual ocorrer a despesa, com indicao da classificao funcional programtica e da categoria econmica; - garantias oferecidas; - direitos e responsabilidades das partes, penalidades cabveis e valores das multas; - casos de resciso; - reconhecimento dos direitos da administrao pblica em caso de resciso por inexecuo total ou parcial; - condies de importao (data, taxa de cmbio), quando for o caso; - vinculao ao edital de licitao ou ao termo que a dispensou ou no a exigiu, ao convite e proposta do licitante vencedor; - legislao aplicvel execuo do contrato; - obrigao do contratado em manter, durante toda a execuo do contrato, compatibilidade com as obrigaes por ele assumidas.
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Obs.: Todas as clusulas contratuais devem ser redigidas com clareza e preciso, principalmente as que dispuserem sobre definio do objeto, direitos e responsabilidades. Essas clusulas devem ser bem explicativas, j que so elas que geram obrigao de fazer ou de no fazer, de acordo com as especificidades acordadas. Local e data: (ver p. 26) Identificao dos signatrios: identificao e assinatura dos representantes legais dos partcipes. Identificao de testemunhas: assinatura, nome e nmero de RG e CPF de duas testemunhas.
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Exemplo de Contrato Administrativo GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Interessado: Escola Fazendria do Estado de So Paulo Assunto: Servio de suporte tcnico de software Do: Processo SF 0000/000 TERMO DE CONTRATO
Proc.:00000/0000 Fls.: Rubrica: ..............
Contrato que entre si celebram o ESTADO DE SO PAULO, por sua SECRETARIA DA FAZENDA, por intermdio da Escola Fazendria do Estado de So Paulo - Fazesp e a empresa XXXXX, para a contratao de servios de suporte tcnico do software XXXXX, instalado na Biblioteca da Fazesp. Aos XXXXX dias do ms de XXXX do ano dois mil e XXXX, no Palcio Clvis Ribeiro, sede da Secretaria de Estado dos Negcios da Fazenda, localizada na Avenida Rangel Pestana n 300, nesta Capital, inscrita no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas do Ministrio da Fazenda sob n X.XXX.XXX/XXXX-XX, compareceram, de um lado, o ESTADO DE SO PAULO, por sua SECRETARIA DA FAZENDA, por intermdio da Escola Fazendria do Estado de So Paulo Fazesp, de ora em diante denominado CONTRATANTE, representado neste ato pelo Senhor(a) XXXXXXX, Diretor do Departamento XXXXXXX, no uso da competncia prevista no inciso I, art. 14 do Decreto-Lei 233/70, e, de outro lado, a empresa XXXX, com sede na Rua XXXXXXX, inscrita no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas do Ministrio da Fazenda sob n X.XXX.XXX/XXXX-XX, de ora em diante denominada CONTRATADA, representada neste ato por sua procuradora, Senhora XXXXXXX, portadora da cdula de identidade RG XXXXXXXX e CPF XXXXXXXXX-XX, e por eles mesmos foi dito na presena das testemunhas ao final assinadas, que em face da inexigibilidade de licitao, com fundamento nos inciso I, artigo 25 da Lei Federal 8.666/93, c.c. inciso I do artigo 25 da Lei Estadual 6544/89, e artigos 72 e 73 do Decreto Estadual 43.473/98, avenam um contrato para os servios de suporte tcnico do Software XXXXX, instalado na Biblioteca da Fazesp, pelo presente instrumento, sujeitando-se s normas da Lei Federal 8.666/93, combinado com a Lei Estadual 6.544/89, inclusive Resoluo SF 34/02 e demais normas regulamentares aplicveis espcie, e s seguintes clusulas e condies que reciprocamente outorgam e aceitam. CLUSULA PRIMEIRA Do objeto 1.1 A CONTRATADA se obriga execuo de servios de suporte tcnico do software XXXXX, sito na Av. Rangel Pestana n 300 17 andar, So Paulo, nesta Capital. Os servios sero executados em conformidade com o estabelecido no Memorial Descritivo - Anexo I, que faz parte integrante deste contrato. CLUSULA SEGUNDA 83
Do local e das condies de execuo dos servios 2.1 O objeto deste contrato (Software XXXXX) dever ser executado no Palcio Clvis Ribeiro, edifcio sede da Secretaria da Fazenda, situado na Avenida Rangel Pestana n 300 17 andar, Centro SP, correndo por conta da CONTRATADA as despesas de seguros, transporte, tributos, encargos trabalhistas e previdencirios decorrentes da execuo do objeto deste contrato, em conformidade com o estabelecido no MEMORIAL DESCRITIVO Anexo I , que integra este contrato. [...] CLUSULA QUARTA Do valor do contrato 4.1 O valor total do presente contrato estimado em R$ XXXXX (XXXXXXXXX), a ser pago em 12 (doze) parcelas mensais iguais de R$ XXXXX (XXXXXXXXX), conforme consta na proposta comercial da CONTRATADA. [...] 4.3 Considerando a vigncia do presente contrato a partir de XXXXX, correr a despesa do presente exerccio no valor de R$ XXXXXX (XXXXXXXXX) em conta do Programa de Trabalho XXXXX, na Unidade de Despesa XXXXX, cdigo XXXXXX, Natureza da Despesa 33.90.39, restando para exerccios futuros a despesa no valor de R$ XXXXXX (XXXXXXXX), que dever estar consignada nas respectivas Leis Oramentrias. CLUSULA QUINTA Do reajuste Os servios de suporte tcnico tero seu custo corrigido anualmente pelo ndice do IGP-M ou por outro que venha oficialmente substitulo. CLUSULA SEXTA Da vigncia e prorrogaes 6.1 O contrato ter vigncia de doze meses, contados a partir da data da assinatura, podendo ser prorrogado nos termos da legislao vigente. [...] CLUSULA STIMA Do pagamento 7.1 Para efeito de pagamento, a CONTRATADA encaminhar ao NCC NCLEO DE COMPRAS E CONTRATOS, na Av. Rangel Pestana n 300, 6 andar, So Paulo, Capital, no prazo de trinta dias, aps cada perodo mensal de prestao dos servios, a respectiva nota fiscal/fatura no perodo a que o pagamento se referir. [...] CLUSULA OITAVA Das obrigaes e responsabilidades da contratada CONTRATADA, alm das obrigaes constantes no Memorial Descritivo Anexo I, daquelas estabelecidas em clusulas prprias deste instrumento e daquelas estabelecidas em lei, em especial as definidas nos diplomas federal e estadual sobre licitaes, cabe: 84
[...] CLUSULA NONA Obrigaes do contratante Para a execuo dos servios objeto do presente contrato, o CONTRATANTE obriga-se a: 9.1 Indicar formalmente acompanhamento da execuo contratual. [...] CLUSULA DCIMA Das condies de recebimento do objeto 10.1 O objeto do presente contrato, em cada uma de suas parcelas mensais, ser recebido provisoriamente, em at cinco dias teis, contados da data de recepo pelo NCLEO DE COMPRAS E CONTRATOS da nota fiscal/fatura representativa da prestao dos servios, de acordo com o estabelecido no subitem 7.1 da Clusula Stima deste contrato. [...] CLUSULA DCIMA PRIMEIRA Da contratao e dos prazos 11.1 A CONTRATADA dever assinar o presente contrato no prazo de 05 dias corridos, contados da data da convocao efetuada pelo NCLEO DE COMPRAS E CONTRATOS, sito na Avenida Rangel Pestana n 300 6 andar, Centro, So Paulo, nesta Capital. [...] 11.3 A execuo dos servios dever ter incio em at cinco dias, a contar da data de assinatura deste contrato. CLUSULA DCIMA SEGUNDA Das sanes para o caso de inadimplemento 12.1 Se a CONTRATADA inadimplir as obrigaes assumidas, no todo ou em parte, ficar sujeita s sanes previstas nos artigos 86 e 87 da Lei Federal 8.666/93 e artigos 80 e 81 da Lei Estadual 6.544/89, de acordo com o estipulado na Resoluo n 34/02, no que couber. [...] CLUSULA DCIMA TERCEIRA Da resciso e reconhecimento dos direitos do contratante 13.1 Este Contrato poder ser rescindido, na forma, com as conseqncias e pelos motivos previstos nos artigos 75 a 82 da Lei Estadual 6.544/89 e artigos 77 a 80 e 86 a 88, da Lei Federal n. 8.666/93. [...] CLUSULA DCIMA QUARTA Disposies finais Fica ajustado, ainda que: 14.1 Consideram-se partes integrantes do presente contrato, como se nele estivessem transcritos: 85 o gestor e/ou o fiscal para
a. PROPOSTA apresentada pela CONTRATADA; b. Anexo I (Memorial Descritivo); c. Anexo II (Resoluo SF n 34/02). 14.2 Aplicam-se s omisses deste contrato as disposies da Lei Federal n 8.666/93, da Lei Estadual 6.544/89 e das normas regulamentares. 14.3 Para dirimir quaisquer questes decorrentes deste contrato, no resolvidas na esfera administrativa, ser competente o foro da Comarca da Capital do Estado de So Paulo. E assim, por estarem as partes justas e contratadas, foi lavrado o presente instrumento em trs vias de igual teor e forma que, lido e achado conforme pelas PARTES, vai por elas assinado para que produza todos os efeitos de direito, na presena das testemunhas abaixo identificadas.
So Paulo, 00 de XXXXXXXXXXX de 0000. CONTRATANTE [espao para assinatura] ESTADO DE SO PAULO pela SECRETARIA DA FAZENDA
CONTRATADA [espao para assinatura] EMPRESA XXXXXX Representante legal TESTEMUNHAS [espao para assinatura] FULANO DE TAL RG: CPF: [espao para assinatura] FULANO DE TAL RG: CPF:
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g) Convnio e Termo de cooperao Documentos utilizados para firmar acordos entre a Secretaria da Fazenda e outros rgos e entidades. Destinados s partes envolvidas, o convnio e o termo de cooperao so um ajuste entre as partes para assuno de compromisso, mediante mtua colaborao, com objetivo de interesse comum. A principal diferena entre estes dois documentos e o contrato est no interesse das partes: no convnio e no termo de cooperao h convergncia; no contrato, diferenas. Os convnios celebrados pelo estado, por intermdio das secretarias de estado ou rgos vinculados diretamente ao governador, dependem de prvia autorizao do chefe do governo, exceto nas hipteses em que o governador tambm seja signatrio do documento. Conforme o 1, art. 116 da Lei 8.666/93, a celebrao de convnio depende de prvia aprovao de competente Plano de Trabalho proposto pela organizao interessada, o qual dever conter, no mnimo, as seguintes informaes: a) identificao do objeto; b) metas; c) etapas de execuo; d) plano de aplicao dos recursos financeiros; e) cronograma de desembolso; f) previso de incio e fim da execuo das etapas e do objeto como um todo; g) se o convnio compreender obras ou servio de engenharia, comprovao de que os recursos prprios para complementar a execuo do objeto esto devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou sobre o rgo descentralizador. Obs.: Convnio uma demonstrao de que os atos administrativos ora so classificados pela ao executada, ora pela autoridade competente. A maior parte dos convnios publicada como documento administrativo. Os convnios ICMS tm fora de ato normativo, pois o Confaz, rgo colegiado que os promove, no tem autoridade hierrquica, no podendo emitir resolues e similares. Competncia: Secretrio da Fazenda. Fundamento legal da competncia: Decreto 40.722/96. Estrutura e Exemplo: semelhante ao Contrato administrativo (ver p. 80).
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h) Edital Documento com a finalidade de anunciar ou tornar pblico, via imprensa ou afixao em lugares pblicos, fato que deve ser conhecido pelo pblico em geral. Os editais recebem designao prpria segundo seu objetivo (licitao, concorrncia, concurso para provimento de cargos, citao, intimao, notificao etc.). A finalidade dos editais sempre ser anunciar ou tornar pblico fato que deve ser conhecido. A Lei Federal 8.666/93 e o Decreto Estadual 40.399/95 apresentam regras de publicao de editais de concorrncia, tomada de preos, concurso e leilo. O anexo do Decreto 42.224/97 apresenta modelo de abertura de edital de concorrncia ou tomada de preo. Competncia: Coordenadores, Presidentes da Jucesp e da SPPREV e diretores de departamento e de diviso. Estrutura: (ver Exemplo de Edital de Notificao, p. 94).
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i) Memorando e Memorando-circular Ato com a finalidade de comunicar o solicitar algo oficialmente. O memorando uma modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna a determinado rgo do Governo. A principal funo do memorando empregar agilidade na comunicao interna, visando evitar a costumeira demora burocrtica. Por isso, o texto do memorando deve ser simples, objetivo, preciso, conciso e claro. A nica diferena entre o memorando e o memorando-circular que este deve ser enviado a vrios destinatrios. Competncia: Secretrio da Fazenda, Secretrio adjunto, Chefe de gabinete, Assessor de gabinete, Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal e secretrio do Codec. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Local e data: (ver p. 26) Invocao: (ver p. 26) Indicao de assunto: resumo do teor da comunicao, com alinhamento direita. Texto: exposio clara e objetiva do objeto que motivou a elaborao do memorando. Os pargrafos devem ser numerados para facilitar referncia pontual ao documento. Fecho: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27)
Diagramao: (ver Diagramao padro ofcio, p. 66)
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Exemplo de Memorando

5,5 cm
6,5 cm
MEMORANDO N XXX/NDI
10 cm
So Paulo, XX de novembro de 2007.
A Sra. Diretora da Diviso de Apoio Logstico da Fazesp Assunto: Doao de publicaes

2,5 cm
Envio relao de ttulos de livros e peridicos que apresentam baixo ndice de consulta e emprstimo.
2,5 cm
2. Devido baixa consulta, pretende-se encaminhar essas publicaes Secretaria de Estado da Habitao para que sejam distribudas entre a biblioteca dessa Secretaria e seus conjuntos habitacionais. 3. No caso dos peridicos, apresentado anexo o ttulo da Revista dos Tribunais como referencial na anlise da estatstica. 4. Ainda em relao aos peridicos, ressalvamos que, em caso de necessidade de consulta ou emprstimo, poderemos acionar as bibliotecas dos rgos pblicos vizinhos (XXXX, XXXXX, XXXXXX), instituies que possuem os mesmos ttulos das colees e com as quais temos bom relacionamento. 5. Colocamo-nos disposio para melhores esclarecimentos.
1,5 cm
1,5 cm
Respeitosamente,
2,5 cm
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do NDI
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j) Nota Tcnica Ato com finalidade de analisar e/ou justificar tecnicamente a proposio de ato normativo ou de contrato administrativo. A nota tcnica um documento complementar que respalda, em termos tcnicos, um ato decisrio. destinada autoridade hierrquica responsvel por assinar o ato proposto. Competncia: Coordenadoria e Diretoria de departamento. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Local e data: (ver p. 26) Texto: - Introduo: pargrafo contextualizando a situao. Desenvolvimento: texto apresentando: a) resumo das justificativas e dos
argumentos; b) transcrio da legislao citada (se for o caso); c) anlise da proposta; d) esclarecimentos que ilustrem a situao. - Concluso: consideraes finais, resumindo a anlise. Os pargrafos devem ser numerados para facilitar referncia pontual ao documento. Fecho: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27)
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Exemplo de Nota Tcnica GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

COORD. DE PLANEJ. ESTRATGICO E MODERNIZAO FAZENDRIA
NOTA TCNICA Esta Nota Tcnica tem a finalidade de analisar a proposta apresentada pela xxxxxxxx, que objetiva a prestao de servios de consultoria para assessoramento e capacitao em Gesto do Conhecimento para a equipe do Projeto DPG - 04 Implantar Gesto do Conhecimento na Sefaz-SP. [...] 4. A Consultoria para assessoramento e capacitao em Gesto do Conhecimento contribuir para que a Secretaria da Fazenda acompanhe as mudanas ocorridas na Administrao Pblica brasileira, que passa por um processo de modernizao e redefinio de papis h aproximadamente doze anos e, principalmente, permitir que as oportunidades de captar, tratar e disseminar informaes possam ser identificadas pelas prprias reas geradoras do conhecimento. Nesse sentido, a proposta da xxxxxxxx est de acordo com os termos definidos pelo projeto. [...] 7. A proposta da instituio foi analisada comparativamente com outros preos de cursos com contedos semelhantes e valores totais apresentados na tabela abaixo. [...] 10. Sugere-se que a referida contratao seja feita por dispensa de licitao, uma vez que a xxxxxxxxxx uma fundao instituda pelo poder pblico de direito privado e integrante da administrao estadual, em conformidade com o estabelecido pelo artigo 24 da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, c.c. a Lei Estadual 6.544/89. [...] 12. Considerando todo o exposto, em especial a razoabilidade do preo apresentado na proposta da xxxxxxx, entendemos que a proposta da instituio est perfeitamente adequada aos objetivos do projeto, razo pela qual somos favorveis sua contratao.
So Paulo, XX de xxxxx de 2008.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Lder do projeto
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k) Notificao Documento com finalidade de notificar algo oficialmente, dando ao interessado cincia de procedimento administrativo, garantindo-lhe o direito ampla defesa e ao contraditrio. A notificao destinada ao interessado envolvido no processo/expediente. Competncia: Tribunal de Impostos e Taxas, Jucesp, SPPREV, AFR, Diretor de departamento e de diviso e Chefe de Posto Fiscal. Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 2, p. 22) Local e data: (ver p. 26) Endereamento: (ver p. 28), com alinhamento esquerda. Indicao de referncia: dados e assunto do processo sobre o qual o contribuinte ter de prestar contas. A indicao de referncia deve ser alinhada esquerda. Identificao do documento: (ver p. 24) Texto: deve conter as seguintes informaes: a) pedido de comparecimento do destinatrio; b) local indicado para o comparecimento; c) prazo para comparecimento; d) referncia ao dispositivo legal que autoriza a ao (o ato de notificar); e) aviso das conseqncias caso a notificao seja negligenciada. Os pargrafos devem ser numerados para facilitar referncia pontual ao documento. Identificao do signatrio: (ver p. 27)
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Exemplo de Edital de Notificao GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

DELEGACIA REGIONAL TRIBUTRIA DA CAPITAL
INSPETORIA FISCAL N XX POSTO FISCAL N XXX Rua XXXXXXX, 00 0 andar - XXXXX-XXX - So Paulo SP Tel.: (11) XXXX-XXXX - Fax: (11) XXXX-XXXX
So Paulo, 00 de dezembro de 2007. Ao Fulano de tal Av. XXXXXXXX, 000 Bairro Tal 00000-000 So Paulo - SP Ref.: Proc. DRT-C/3 000.000 Regime especial
NOTIFICAO Notificamos o contribuinte a comparecer, por seu representante legal ou procurador devidamente habilitado, neste Posto Fiscal, no prazo de dez dias teis, para tomar cincia e retirar cpia do parecer exarado pela Deat-G, em despacho do dia XX de XXXX de 2007. 2. Nos termos do artigo 535, inciso IV, pargrafo 4, alnea b do RICMS, aprovado pelo Decreto 45.490/2000, fica o contribuinte abaixo notificado da lavratura do Auto de Infrao e Imposio de Multa (AIIM). A multa poder ser paga com cinqenta por cento de desconto dentro do prazo de trinta dias, contados a partir do 5 dia til posterior data de publicao deste edital. 3. No mesmo prazo, cabe defesa por escrito ao Delegado Regional Tributrio da Capital. 4. O no-atendimento da presente, na forma e prazo acima, implicar o encaminhamento do AIIM para julgamento revelia. 5. O auto de infrao aguardar prazo no Posto Fiscal 00 Rua XXXXXXXX, 000, SP, no horrio das 9h s 16h30.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Chefe do Posto Fiscal
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l) Ofcio e Ofcio-circular Documento com finalidade de comunicar ou solicitar algo oficialmente, podendo ser destinado tanto a outros rgos ou pessoas da administrao pblica quanto a instituies e pessoas do setor privado. A nica diferena entre o ofcio e ofcio-circular que este deve ser enviado a vrios destinatrios. A literatura tcnica sobre o tema trata o ofcio como um meio de comunicao exclusivamente externo, uma vez que para a comunicao interna h o memorando. Essa prtica tambm deve ser seguida no mbito da Sefaz. Competncia: Secretrio da Fazenda, Secretrio adjunto, Chefe de gabinete, Assessor de gabinete, Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal e secretrio do Codec. Fundamento legal da competncia: Lei 10.177/98 (art.12, II, b). Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 2, p. 22) Identificao do documento: (ver p. 24) Local e data: (ver p. 26) Vocativo: (ver p. 25) Assunto (opcional): resumo do teor da comunicao, com alinhamento direita. Cada ofcio deve abordar um nico assunto. Texto: exposio do assunto, obedecendo seguinte estrutura seqencial: - Introduo: tem de apresentar, de forma objetiva, a finalidade do documento. Devem ser evitadas frases feitas para comear o texto, que pode ser iniciado de forma direta (Informo que...; Encaminho ao senhor...). A introduo deve ser redigida em apenas um pargrafo. - Desenvolvimento: detalhamento do assunto. Quando o ofcio for acompanhado de outros documentos, estes devem ser citados no corpo do texto. - Concluso: reafirmao da proposio que motivou o ato. A concluso pode ser apresentada em apenas um pargrafo. Se o texto do ofcio for muito longo, deve ser usada uma folha de continuao, que deve conter apenas a identificao do rgo e uma expresso para identificar o ato
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composta por: a) indicao do nmero da folha; b) identificao do documento; e c) data em formato resumido (dd/mm/aaaa). Essa expresso deve ser alinhada esquerda. Ex.: OFCIO n 51 / FAZESP fl. 2 Os pargrafos devem ser numerados para facilitar referncia pontual ao documento. Fecho: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 27) Endereo: (ver Endereamento, p. 28) Iniciais (se for o caso): (ver p. 28)
Diagramao: (ver Diagramao padro ofcio, p. 66)
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Exemplo Ofcio

5,5 cm
6,5 cm
OFCIO N XXX/GS-CAT
10 cm
So Paulo, XX de novembro de 2007.
Senhor Governador,
2,5 cm
Encaminho a Vossa Excelncia a inclusa minuta de decreto, que estabelece sistemtica especial de tributao do ICMS ao leite longa vida e demais laticnios. 2. A proposta faculta ao fabricante de leite longa vida a reduo de base de clculo em cem por cento nas sadas internas de leite esterilizado (longa vida), desde que, por opo do contribuinte, no haja o aproveitamento de quaisquer crditos do imposto.
2,5 cm 1,5 cm
3. Autoriza, tambm, sob condies, o fabricante paulista de leite longa vida e laticnios de creditar-se de um por cento sobre o valor das aquisies de leite cru produzido neste Estado. 4. A medida pretende incentivar a produo leiteira paulista, bem como simplificar as obrigaes acessrias do fabricante, de modo a resguardar a competitividade da economia paulista diante de polticas tributrias implementadas por Estados vizinhos. Decorre do trabalho de reviso do sistema tributrio estadual que est sendo efetuado pela Comisso composta pelas Secretarias da Fazenda, do Desenvolvimento e da Economia e Planejamento, conforme dispe a Resoluo Conjunta n 1, de 24 de janeiro de 2007, desses rgos, cujo objetivo avaliar a implantao de poltica de desenvolvimento econmico e social do Estado de So Paulo. 5. Com essas justificativas, proponho a edio de decreto conforme a minuta.
1 cm
Respeitosamente,
2,5 cm
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Secretrio da Fazenda
A Sua Excelncia o Senhor FULANO DE TAL Governador do Estado de So Paulo Av. Morumbi, 4.500 Morumbi 00000-000 So Paulo - SP
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m) Ordem de servio (OS) Documento interno e eminentemente operacional, que expede incumbncia a um servidor ou a uma unidade administrativa. A ordem de servio determina a realizao de servios e/ou regula procedimentos especficos para sua execuo. um ato destinado ao servidor, unidade ou empresa que dever executar o servio. Competncia: Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio e Chefe de Posto Fiscal. Fundamento legal da competncia: Lei 10.177/98 (art.12, II, b). Estrutura: Cabealho: (ver Modelo 1, p. 22) Epgrafe: (ver p. 24) Texto: exposio do assunto, seguido, se for o caso, da clusula de vigncia e de revogao. Local e data: (ver p. 26) Identificao do signatrio: (ver p. 26)
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Exemplo de Ordem de Servio GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA
ESCOLA FAZENDRIA DO ESTADO DE SO PAULO NCLEO DE RECURSOS TCNICOS
ORDEM DE SERVIO N 00, DE 00 DE XXXXXXXXXX DE 0000.
Considerando o grande nmero de pedidos de emprstimo de equipamentos eletrnicos deste Ncleo, o seu custo de manuteno e, considerando tambm que o emprstimo de espao fsico implica a segurana de todo o prdio, os funcionrios deste Ncleo devem cumprir as seguintes orientaes: 2. Os emprstimos de equipamentos e/ou espao fsico somente sero autorizados a rgos pblicos, mediante termo de responsabilidade assinado por servidor indicado oficialmente pelo rgo solicitante. 3. Os emprstimos referidos nesta Ordem de Servio somente sero autorizados para utilizao pelo rgo solicitante. 4. Os pedidos de emprstimos oriundos de outros rgos estaduais podero ser analisados e autorizados pela direo da Fazesp. 5. Os emprstimos esto condicionados realizao de uma visita prvia s instalaes para vistorias dos equipamentos e orientaes sobre eles, a qual ser agendada com antecedncia mnima de 24 horas da realizao do evento. 6. Os emprstimos esto condicionados a disponibilidades do NRT.
So Paulo, 00 de XXXXXXXXXXX de 0000.
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do NRT
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n) Requerimento Documento de tramitao exclusiva no mbito da administrao pblica. O requerimento uma petio de carter individual (se houver mais de uma pessoa, passa a ser abaixoassinado ou memorial), que tem a finalidade de solicitar reconhecimento/concesso de um direito, legalmente previsto, a autoridade hierrquica competente. Apesar de fundamentado por legislao, a solicitao do requerimento no garante resposta favorvel. Competncia: Todos os servidores. Fundamento legal da competncia: Lei 10.261/68 (art. 239); Lei 10.177/98 (art. 23) Estrutura: Vocativo: (ver p. 25) Texto: - Introduo: nome, RG e cargo do requerente, seguidos da motivao do pedido. O prembulo pode ser elaborado em apenas um pargrafo. - Desenvolvimento: exposio do pedido, indicando a fundamentao legal do requerimento e os elementos comprobatrios do fato, se for o caso. Os pargrafos devem ser numerados para facilitar referncia pontual ao documento. - Fecho: expresso: Nestes termos, peo deferimento.. Local e data: (ver p. 26) Assinatura: apenas a rubrica, j que nome e cargo do servidor j foram identificados no corpo do texto. Visto: expresso De acordo., assinatura, nome e funo do(s) superior(es) hierrquico(s), mediato e imediato. Esse recurso s deve ser usado se a autoridade destinatria no for imediatamente superior ao requerente. Se o(s) superior(es) hierrquico(s) no deferirem o documento, aconselhvel que haja indicao da fundamentao legal que justifique a posio. Obs. 1: A competncia administrativa para deferir ou no o requerimento varia de acordo com o objeto do documento, que deve estar expresso de forma clara e precisa. Mesmo quando o vocativo for referente autoridade competente a despachar o requerimento, nos casos em que a autoridade destinatria for hierarquicamente superior dois nveis ou mais, os superiores hierrquicos intermedirios devem dar visto no documento (ver Exemplo de Requerimento de Afastamento de Servidor, p. 102).
100
Obs. 2: Por ser um ato de carter pessoal, o requerimento dispensa o cabealho que representa a organizao administrativa e a identificao do documento, devendo ser iniciado diretamente pelo vocativo. Obs. 3: Se o requerimento for elaborado na forma indireta, 3 pessoa do singular (Ex.: Fulano de tal, RG..., em vez de: Eu, Fulano de tal, RG...), o fecho dever ser alterado para Nestes termos, pede deferimento..
101
Exemplo de Requerimento de Afastamento de Servidor
A Sua Excelncia o Senhor Secretrio da Fazenda
Eu, Fulano de tal, RG XX.XXX.XXX-X, SSP/SP, com cargo de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, tendo tomado conhecimento do curso XXXXXXXXXXXXXXXXXXX oferecido pela Universidade de So Paulo (USP) por intermdio da Escola de Comunicaes e Artes (ECA), realizei inscrio, participei de processo seletivo e fui aprovado, conforme atestado anexo. 2. Considerando minha rea de atuao aqui nesta Secretaria, alego compatibilidade do programa proposto pelo curso XXXXXXXXXXXXXX, tambm anexo, com as funes que desempenho em minha unidade, que so: XXXXXXXXXXXXXX; XXXXXXXXXXXXXX; XXXXXXXXXXXXXX; XXXXXXXXXXXXXX.
3. Desta forma posto, venho requerer ao senhor afastamento pelo perodo de quatro horas semanais, nos termos do Decreto 52.322, de 18/11/1969, frisando que no haver custos para a Secretaria da Fazenda com o referido curso. 4. Informo, ainda, que esse curso ser realizado s quintas-feiras, das 14h s 17h, de 00/00/2007 a 00/00/2007, como comprova o atestado anexo. Nesses termos, peo deferimento. So Paulo, 00 de 00000 de 2007. [assinatura do servidor] De acordo. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do XXXXXXXXXX
De acordo. [espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do XXXXXXXXXX
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Exemplo de Requerimento de Abono de Falta

Ao Senhor Diretor do Ncleo de Controle de Cursos, Eu, Fulano de tal, RG 00.000.000-0, SSP/SP, ocupante do cargo XXXXXXXX, tendo faltado ao expediente do dia 00 de novembro de 2007, requeiro ao senhor concesso de abono de falta a que tenho direito segundo o 1, art. 20 da Lei 500 de 13 de novembro de 1974 e alteraes posteriores. Informo, ainda, que esta solicitao de concesso de abono a terceira deste ano. Nesses termos, peo deferimento. So Paulo, XX de XXXXXXXX de 0000. [assinatura do servidor]
Deferimento: ( (
) de acordo. ) cancelado, nos seguintes termos: XXXXXXXX
[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor do Ncleo de Controle de Cursos
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2.6 Meios de transmisso

2.6.1 Correio eletrnico ou e-mail Embora seja um recurso de comunicao to prximo fala quanto escrita, as mensagens de cunho administrativo transmitidas por e-mail devem obedecer aos mesmos princpios administrativos e s mesmas regras gramaticais e ortogrficas seguidas pelos atos administrativos. Como o correio eletrnico apenas um meio de transmisso, somente tm valor documental os textos transmitidos com certificao digital. Para evitar desestruturao e desformatao de texto, os atos, quando veiculados por meio eletrnico, devem seguir anexos, no no corpo da mensagem. Em caso de ausncia de servidor por perodo considervel (frias, licenas), deve ser registrada mensagem de resposta automtica (autoreply), contendo os seguintes dados: Indicao da data de retorno; Indicao de substituto (nome, telefone, endereo eletrnico); Assinatura.
2.6.2 Fac-smile ou fax A transmisso por meio de fax deve ser utilizada para envio ou recebimento antecipado de cpia de documento que requer imediato conhecimento. Em processos, no devem ser utilizadas cpias de fax, no s porque no tm valor documental, mas porque o papel para fax no retm tinta por muito tempo. Quando for necessrio utilizar uma informao enviada por fax para compor um processo, deve ser feita, em copiadora convencional, outra cpia da informao recebida por fax. O fax deve ser utilizado com formulrio padronizado, no qual deve constar identificao tanto do remetente quanto do destinatrio.
104
Sugesto de modelo formulrio para envio de fax

NCLEO DE RECURSOS TCNICOS Av. Rangel Pestana, 300 17 andar 01017-911 So Paulo SP Tel.: (11) 3243-3855 - Fax: (11) 3243-3854
ENCAMINHAMENTO DE FAX
Para: Empresa/rgo: Tel.: Transmitido por: N de pginas incluindo esta:

( ) Urgente ( ) Para reviso ( ) Favor comentar
Fax:
Data:
( ) Favor responder ( ) Favor circular
Notas / Comentrios
Ocorrendo problemas na recepo desta mensagem, favor informar pelo telefone que consta no cabealho deste formulrio.
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CAPTULO 3
NORMAS PARA PUBLICAO NO DIRIO OFICIAL DO ESTADO

Seguindo o princpio da publicidade, que dispe sobre a transparncia na administrao pblica, o Dirio Oficial do Estado o meio de comunicao em que o estado torna pblicos os atos da administrao, prestando contas sociedade. Embora os atos administrativos obedeam a rigoroso padro de elaborao, tanto no que diz respeito ao contedo quanto da forma, como foi apresentado nos captulos anteriores deste manual, esse rigor s tem validade enquanto os atos tramitam, interna ou externamente, nos rgos pblicos. Depois dessa tramitao, quando os atos passarem a ganhar publicidade, h que se obedecer outras regras. Um dos princpios editoriais do DOE a valorizao da racionalizao e da simplificao do processo de publicao. Com isso, as orientaes essenciais para publicao de atos oficiais devem obedecer a alguns princpios administrativos e desconsiderar algumas normas de redao presentes nos atos de comunicao. Diante disso, devem ser seguidas instrues.
3.2 DOE Poder Executivo, Seo I

Essa seo destina-se publicao de atos administrativos normativos e de interesse geral da administrao centralizada e descentralizada. Por ordem de apresentao, devem ser publicados na Seo I: Resoluo; Portaria; Apostila; Despacho; Deciso; Atos especiais (Deliberao, Instruo, Recomendao etc.); Comunicado; Extrato de contrato, notificao, intimao e afins; Julgamento de licitao; Retificao.
106
3.2.1 Regras para publicao Para publicar no DOE, seo I, devem ser observadas as seguintes regras, algumas j citadas nos outros captulos deste manual: Os atos administrativos devem ser impessoais (Decreto 42.224/97, arts. 1 e 2). No ser usado o vocbulo ato para designar manifestao de autoridade. Os atos administrativos devem ser publicados apenas uma vez, salvo aqueles que disponham de determinao legal em contrrio. Os editais de concorrncia, tomada de preos, concurso e leilo sero publicados conforme legislao prpria (Decreto 40.399 de 24/10/1995 e Lei 8.666 de 21 de junho de 1993). Os contratos, convnios e ordens de servio sero publicados em resumo, conforme modelo II do Decreto 42.224/97. As listas de nomes devem ser relacionadas em ordem alfabtica, de forma corrida, no um nome por linha. As expresses senhor, douta, egrgia, colenda e outros, tanto no gnero masculino quanto no feminino, devem ser suprimidas. As expresses de tratamento de autoridades tais como magnfico,
excelentssimo etc. devem ser suprimidas. A expresso no uso de suas atribuies legais, ser admitida apenas em decretos. No deve constar a repetio por extenso de referncia numrica, que dever ser grafada apenas em algarismos. As referncias a disposies legais que atribuem competncia s autoridades abaixo do governador do estado no sero publicadas. O artigo 6 do Decreto 42.224/97 relaciona os atos que devem ser publicados na ntegra e os que devem ser publicados em formato resumido. Entre os que so elaborados pela Sefaz devem ser publicados na ntegra: resolues, deliberaes e portarias de carter normativo ou geral; matria que constituir deciso que firme doutrina ou norma geral; resolues pertinentes distribuio de recursos financeiros.
Devem ser publicados resumidamente:

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resolues, portarias e despachos de carter individual; apostilas; licenas a funcionrios para tratar de interesses particulares.
Alm das normas de publicao, a Imprensa Oficial do Estado de So Paulo Imesp apresenta algumas orientaes para facilitar e dinamizar o processo de publicao de atos no DOE. 3.2.2 Orientaes essenciais I Os atos administrativos devem ser dispostos na seqncia, seguindo a organizao administrativa e a hierarquia dos seus dirigentes. II Visando manter a impessoalidade, no DOE no deve aparecer o nome da autoridade que expede o ato. Exemplo:
Resoluo SF-50, de... O sr. Fulano de tal, Secretrio da Fazenda, resolve: (errado) O Secretrio da Fazenda resolve: (certo)
III - Os atos administrativos devem ter denominao correta, de acordo com a competncia da autoridade e a finalidade do ato. IV - No h regra estipulada para ordem na linha de identificao do ato numerado (espcie, nmero, data). Visando uniformidade, a Imprensa Oficial do Estado de So Paulo (1997, p. 14) expediu a seguinte orientao: a) Aps a denominao da espcie de ato, sigla da unidade expedidora, seguida pelo nmero e data do ato. b) A sigla da unidade expedidora deve ser separada do nmero do ato por um hfen. c) Nas datas, a grafia dos nmeros no deve apresentar o zero esquerda; dia, ms e ano devem ser separados por hfen (-). Exemplo:
Resoluo SF-63, de 30-10-2007 Portaria CAT-60, de 22-9-2007 Comunicado DOF-31, de 5-5-2007 108
V - Para publicao, os atos no articulados devem ser antecedidos de origem da matria, tipo de ato e data. Exemplo:
DELEGACIA TRIBUTRIA DE JULGAMENTO DE BAURU (origem da matria) Portarias do Delegado, de 6-11-2007 (tipo de ato e data do fato) Designando: (objetivo do ato)
VI Se os atos no estiverem numerados, a referncia autoridade competente deve compor a linha que especifica e data o ato. Exemplo:
COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Apostila da Diretora Tcnica, de 8-11-2007
Obs.: A resoluo tem competncia exclusiva do secretrio (Decreto 42.224/97, art. 1), o que torna redundante a expresso Resoluo do Secretrio. VII Sob o ttulo das unidades no devem ser apresentados atos de autoridade hierarquicamente superior. Exemplo:
COORDENADORIA DA ADMINISTRAO TRIBUTRIA DELEGACIA REGIONAL TRIBUTRIA DE BAURU Despacho do Coordenador, de... COORDENADORIA DA ADMINISTRAO TRIBUTRIA DELEGACIA REGIONAL TRIBUTRIA DE BAURU Despacho do Delegado Regional, de... Certo Errado
VIII - Para escapar da ambigidade na identificao correta da autoridade, deve ser evitado o aparecimento de dois ttulos de nvel hierrquico seguidos. Exemplo:
DIVISO REGIONAL DE ADMINISTRAO DE CAMPINAS DIVISO DE SUPRIMENTOS Portarias do Diretor, de... DIVISO REGIONAL DE ADMINISTRAO DE CAMPINAS Portarias do Diretor de Suprimentos, de... Certo Errado
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IX Num agrupamento de atos do mesmo tipo, a apresentao deve ser em ordem cronolgica. Nessa situao, o ttulo apresentado sem data, a qual colocada antes dos atos correspondentes. Exemplo:
Despachos do Secretrio De 8-11-2007 No processo xxx/2007, no qual o interessado... De 9-11-2007 No processo xxx/2007, no qual o interessado...
X - Com exceo dos despachos, em que conveniente a transcrio resumida do processo, para evitar repetio de informaes, os atos simplificados devem apresentar texto resumido, com o verbo inicial sempre no gerndio. Exemplo:
Designando - Concedendo Declarando - Homologando, etc.
XI - Os extratos de contrato, as ordens de servio e afins devem seguir os modelos apresentados no anexo do Decreto 42.224/97. a) Nos ttulos dos extratos de contrato, ordem de servio e afins no necessrio especificar o assunto do ato, que ser mencionado no Objeto. Exemplo:
Extrato de Contrato de Servios de Manuteno de Software (errado) Extrato de Contrato (certo)
b) Na parte da Contratante, deve ser citada apenas a unidade envolvida no contrato, no a estrutura hierrquica da Sefaz. Exemplo:
Contratante Secretaria da Fazenda, Coordenadoria de Planejamento Estratgico e Modernizao Fazendria, Escola Fazendria do Estado de So Paulo (errado) Contratante Escola Fazendria do Estado de So Paulo (certo)
c) Visando conciso, nos extratos no devem ser grafados os zeros no incio de seqncia numrica, exceto nos casos estabelecidos por lei, nmeros de inscrio ou de cadastramento codificados por sistemas informatizados.
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Exemplo:
Concorrncia 000002-83 Termo de contrato 000003-83 Concorrncia 2-83 Termo de contrato 3-83 Certo Errado
d) Sempre que possvel, devem ser empregadas abreviaes e siglas. Exemplo:

TIT Tribunal de Impostos e Taxas CAT Coordenadoria da Administrao Tributria Proc. processo Ref. referncia LC Lei Complementar
e) Citar abreviadamente os demais dispositivos legais e suprimir o smbolo n ou a expresso nmero que antecedem o nmero grafado. Exemplo:
Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993 Decreto n 6473, de 13 de setembro de 1989 Lei Federal 8.666-93 Decreto 6473-89 Certo Errado
XII - Na publicao de todos os resultados de processo de licitao (adjudicao, habilitao, classificao) deve ser utilizada apenas a expresso Julgamento de Licitao. XIII - As retificaes devem ser apresentadas no fim do agrupamento correspondente. Devem ser redigidas de modo sucinto, evitando repeties. XIV Quando uma resoluo ou portaria assinada com finalidade especfica (designar, promover, aprovar etc.), pode ser simplificada (CE/89, art.112).
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Exemplo:
COORDENAO DA ADMINISTRAO FINANCEIRA Portaria CAF-60, de 22-9-2007 O Coordenador de Administrao Financeira, nos termos do artigo 00, inciso 00, resolve: Art. 1 - Designar Fulano, Beltrano e Sicrano... COORDENAO DA ADMINISTRAO FINANCEIRA Portaria do Coordenador de 22-9-2007 Designando, termos do artigo xx, inciso xx, Fulano, Beltrano e Sicrano... Certo Errado
3.2.3 Atos que no devem ser publicados na Seo I Tramitao de processo: devem ser publicados somente a abertura e o resultado final do processo. Comunicado informativo sobre assuno de comando de alguma unidade. Nomeao publicada na Seo II. Homenagem de datas comemorativas. Anncio de perda ou roubo de objetos e documentos: deve ser publicado apenas comunicado visando localizao de documentos em tramitao pelas secretarias de estado. Regimentos ou regulamentos internos: atos que se destinam a prover o funcionamento de unidades da Sefaz, atingindo apenas os servidores vinculados atividade regimental.
3.3 DOE Poder Executivo, Seo II

Criada para racionalizar as publicaes do DOE Poder Executivo, a Seo II trata apenas de matrias que se referem vida funcional do servidor, desde o momento em que ele ingressa no servio pblico (homologao, nomeao), passando por mudana de cargo ou de setor (promoo, transferncia), at o momento em que se desliga de suas atividades (aposentadoria, exonerao ou dispensa). Portanto, publicam-se nessa seo os atos que alteram a vida funcional do servidor e que possam propiciar avaliao de desempenho ou alterao em sua escala de vencimentos. Nessa seo, todos os atos referentes a pessoal devem ser simplificados, no constando nmeros nem artigos.
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3.3.1 Atos que no devem ser publicados na Seo II: Atos normativos numerados (resoluo, portaria, comunicados). Escala de frias. Mensagens elogiosas a servidor. Nomeao de servidor para composio de grupo de trabalho. Contrato (excetuando os de trabalho), convnio e afins. Informao sobre julgamento de licitao. Parecer sobre assuntos que no sejam de interesse geral. Edital de abertura de concurso pblico ou processo seletivo. Despacho de homologao de licitao, concurso ou processo seletivo. Edital de abertura e demais modalidades do processo de licitao. Eventos promocionais da Sefaz.
Obs.: Atos que dispem sobre transferncia de cargos, preenchidos ou vagos, so publicados na Seo II; quando o ato refere-se apenas ao cargo, publicado na Seo I. Na primeira situao so movimentados o cargo e o funcionrio; na segunda, apenas o cargo.
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CAPTULO 4
PUBLICAES MONOGRFICAS: MANUAIS, APOSTILAS E FOLHETOS

Os preceitos fundamentais redao oficial tambm so vlidos para as publicaes monogrficas produzidas pela Sefaz. Da mesma forma que os atos administrativos representam a administrao pblica, apesar de documentos distintos essas publicaes tambm reproduzem a imagem do estado. Por isso, e tambm para facilitar a identificao de dados essenciais a publicaes desse tipo, seguem alguns critrios. A norma tcnica (NBR 6029) da Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT considera como livros as publicaes no seriadas e com mais de quarenta e nove pginas, excludas as capas. Contudo, para efeito deste manual, as regras dessa NBR para elaborao de livros sero consideradas para manuais, apostilas ou qualquer outra publicao semelhante. Sobre folhetos, dispe a NBR 6029 que so publicaes no peridicas com o mnimo de cinco e o mximo de quarenta e nove pginas, excludas as capas. Este o conceito tambm adotado por este manual.
4.2 Partes constitutivas

So trs as partes que constituem uma publicao monogrfica. A) Preliminares ou pr-texto a) Capa (primeira e segunda): em publicaes cartonadas ou encadernadas, a primeira o revestimento externo; a segunda o verso da primeira, face interna. b) Apresentao: texto de esclarecimento, justificao ou comentrio, escrito pelo autor ou por outra pessoa. c) Folha de rosto: folha que contm elementos essenciais (autoria, ttulo, edio) identificao da publicao. d) Sumrio: enumerao das principais divises, sees e outras partes da publicao. O sumrio deve ser elaborado com a mesma ordem e grafia do contedo da publicao.
114
Obs.: No sumrio no devem estar referenciados elementos constitutivos que o antecedem no texto. Ex.: Sendo uma folha anterior ao sumrio, a Apresentao no deve estar relacionada como um item do sumrio. B) Texto a) Introduo. b) Desenvolvimento. c) Concluso. Obs.: indispensvel que no corpo dos trabalhos monogrficos seja indicada a fonte da qual foi extrada a idia apresentada. Essa regra tanto vlida para citao de dispositivos legais (atendendo ao princpio da legalidade) quanto para fontes jurisprudenciais e de literatura tcnica. As regras para citao so normatizadas pela NBR 10520 da ABNT. B) Ps-liminares ou ps-texto a) Referncias: relao das obras citadas no contexto da publicao. As regras para referncias so normatizadas pela NBR 6023 da ABNT. b) Glossrio: lista em ordem alfabtica de palavras ou expresses tcnicas de uso restrito ou de sentido obscuro, utilizadas no texto, acompanhadas das respectivas definies. c) Anexos: relao de documentos complementares compreenso do texto. Os anexos devem seguir aps as referncias. d) Capa (terceira e quarta capa): em publicaes cartonadas ou encadernadas, a terceira capa o verso da quarta, face interna; a quarta o revestimento externo.
4.3 Elementos e regras de apresentao (folha de rosto)

a) Autoria: responsvel intelectual pela publicao. As elaboradas por servidor no exerccio de sua funo so de autoria da Sefaz, o autor coletivo. Em caso de vrios nveis hierrquicos, os nveis intermedirios, que em observao aos nveis superiores e inferiores possam ser intudos, devem ser suprimidos. A autoria deve estar expressa na parte superior da folha de rosto, e o responsvel intelectual ser a unidade apresentada como hierarquicamente inferior.
115
Toda a cadeia hierrquica, at o nvel da unidade responsvel pela autoria, deve estar representada no verso da folha de rosto, com nome e cargo das respectivas autoridades competentes. A equipe de servidores responsveis pela elaborao da publicao deve estar relacionada no verso da folha de rosto, por ordem de colaborao no desenvolvimento da publicao. b) Ttulo: designao do assunto. O titulo deve estar impresso na parte central da folha de rosto. c) Edio: todos os exemplares produzidos a partir de um original ou de uma matriz. Pertencem mesma edio de uma publicao todas as suas impresses, reimpresses, tiragens etc., produzidas diretamente ou por outros mtodos, sem modificaes, independentemente do perodo decorrido desde a primeira publicao (ABNT, NBR 6029, 2002, p. 2). A publicao apenas ser considerada uma reedio quando forem feitas modificaes no contedo ou na forma de apresentao (reviso, atualizao, ampliao). Cada reedio recebe um nmero de ordem (2 edio, 3 edio). Somente as reedies so expressas na publicao, devendo ocupar lugar inferior ao ttulo apresentado na folha de rosto. d) Local: cidade onde est estabelecido o setor responsvel pela produo editorial da publicao. O local deve estar expresso de forma centralizada na parte inferior da folha de rosto. e) Editora: setor responsvel pela produo editorial da publicao. Deve estar expresso aps o local de forma centralizada na parte inferior da folha de rosto. f) Data: ano de impresso, no da produo da publicao. A data deve estar expressa aps o setor responsvel pela produo editorial, de forma centralizada na parte inferior da folha de rosto. g) Direito de reproduo: autorizao, ou no, de reproduo, parcial ou integral, da publicao. Devem ser registradas, no verso da folha de rosto, informaes sobre autorizao de reproduo do contedo da publicao. Exemplos:
Todos os direitos desta edio so reservados. Qualquer parte desta publicao pode ser reproduzida, desde que citada a fonte. Nenhuma parte desta publicao pode ser reproduzida por qualquer meio, sem a prvia autorizao da Secretaria da Fazenda.
116
Exemplo de folha de rosto
Secretaria da Fazenda Diviso de Comunicao e Segurana - DCS
CARTILHA DE PROTOCOLO E ARQUIVO
2 edio
So Paulo Ncleo de Protocolo e Arquivo NPA 2008
117
Exemplo de verso de folha de rosto
Governo do Estado de So Paulo Secretaria da Fazenda Coordenadoria Geral de Administrao CGA Departamento de Suprimentos e Atividades Complementares - DSAC Diviso de Comunicao e Segurana - DCS
Fulano de tal K Governador do Estado Fulano de tal X Secretrio da Fazenda Fulano de tal Y Coordenador da CGA Fulano de tal Z Diretor do Dsac Fulano de tal W Diretor da DCS
Elaborao: Fulano Beltrano Sicrano
Qualquer parte desta publicao pode ser reproduzida, desde que citada a fonte.
118
REFERNCIAS
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6029: informao documentao livros e folhetos apresentao. Rio de Janeiro: ABNT, 2002.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 10719: apresentao de relatrios tcnico-cientficos. Rio de Janeiro: ABNT, 1989. BRASIL. Congresso. Cmara dos Deputados. Manual de redao. Braslia: Cmara dos Deputados, Coordenao de Publicaes, 2004. BRASIL. Congresso. Senado Federal. Secretaria de Comunicao Social. Manual de redao: Agncia do Senado. Braslia: Senado Federal, 2001. BRASIL. Fundao Nacional de Sade. Manual de redao de correspondncia e atos oficiais. Braslia: Funasa, 2005. BRASIL. Leis e Decretos. Constituio da Repblica Federativa do Brasil. 10.ed. So Paulo: Revista dos Tribunais, 2005. BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2.ed. Braslia: Presidncia da Repblica, 2002. BRASIL. Superior Tribunal de Justia. Manual de atos oficiais administrativos do Superior Tribunal de Justia. Braslia, DF: STJ, 2007. CARDOSO, J. B. Teoria e prtica de leitura, apreenso e produo de texto: para um tempo de "PAS" (Programa de Avaliao Seriada). Braslia: UnB; So Paulo: Imesp, 2001. DI PIETRO, M. S. Z. Direito administrativo. 18.ed. So Paulo: Atlas, 2005. DINAMARCO. C. R. Instituies de direito processual civil. 4.ed. So Paulo: Malheiros, 2004. v.2. DINIZ, M. H. Dicionrio jurdico. So Paulo: Saraiva, 1998. v.3. _________. Tratado terico e prtico dos contratos. 5.ed. So Paulo: Saraiva, 2003. v.5. DISTRITO FEDERAL (Brasil). Tribunal de Contas. Manual de redao oficial. Braslia: Diplan, 2003. EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS E TELGRAFOS. Guia de endereamento: formato padro. Disponvel em: http://www.correios.com.br/servicos/arquivos/Guia%20de%20enderecamento%20format o%20padrao.pdf . Acesso em: 13/09/2005 FIGUEIREDO, L. V. Curso de direito administrativo. 8.ed. So Paulo: Malheiros, 2006. HORBACH, C. B. Teoria das nulidades do ato administrativo. So Paulo: Revista dos Tribunais, 2007.
119
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE SO PAULO. Dirio Oficial do Estado de So Paulo: manual de normas de publicao. So Paulo: Imesp, 1997. INMETRO. Conmetro. Resoluo 12, de 12 de outubro de 1988. Disponvel em: http://www.inmetro.gov.br/resc/pdf/RESC000114.pdf. Acesso em. 19/11/2007. JUSTEN FILHO, M. Comentrios lei de licitaes e contratos administrativos. 9.ed. So Paulo: Dialtica, 2002. JUSTEN FILHO, M. Curso de direito administrativo. 2.ed. So Paulo: Saraiva, 2006. MEDEIROS, J. B. Comunicao escrita: a moderna prtica da redao. So Paulo: Atlas, 1988. _____________. Correspondncia: tcnicas de comunicao criativa. 15.ed. So Paulo: Atlas, 2002. MEIRELLES, H. L. Direito administrativo brasileiro. 33.ed. So Paulo: Malheiros, 2007. MELLO, C. A. B. Curso de direito administrativo. 23.ed. So Paulo: Malheiros, 2007. RIO DE JANEIRO (Estado). Governo do Estado. Manual de redao oficial do poder executivo do estado do Rio de Janeiro. Disponvel em: http://www.sef.rj.gov.br/legislacao/financeira/decretos/2001/A comunicao. Acesso em: 10/06/2005. SO PAULO (CIDADE). Prefeitura. Manual correspondncias. So Paulo: s. n., 2006. de redao de atos oficiais e
SO PAULO (ESTADO). Assemblia Legislativa. Constituio do Estado de So Paulo anotada. Constituio Federal atualizada. So Paulo: Imesp, 2006. SO PAULO (ESTADO). Escola Fazendria do Estado de So Paulo. Redao oficial. So Paulo: Fazesp, s.d. SO PAULO (ESTADO). Governo. Manual de redao oficial do Estado de So Paulo. [no prelo] SILVA, De Plcido e. Vocabulrio jurdico. 24.ed. Rio de Janeiro: Forense, 2004. UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Manual de atos e comunicaes oficiais. Niteri (RJ), 2003.
120
ANEXO I QUADRO SINTICO

Atos normativos
Ato
Competncia
Finalidade Regulamentar leis; dispor sobre organizao administrativa, matrias tributria, oramentria, financeira e de recursos humanos Complementar e normatizar legislao tributria, oramentria, financeira e de recursos humanos; dispor sobre todos os assuntos de competncia da Secretaria da Fazenda
Destino
Fundamento legal
Decreto
Governador do Estado
Pblico em geral
Lei 10.177/98 (art. 12, I, a)
Resoluo
Secretrio da Fazenda
Pblico em geral
Lei 10.177/98 (art. 12, I, b)
Portaria
Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretor de departamento, de diviso e de servio. Consultoria Tributria Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV. Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretor de departamento rgo colegiado
Estabelecer procedimentos relativos a pessoal, organizao e funcionamento de servios; orientar quanto a aplicao de textos legais Sanar dvidas quanto interpretao da legislao tributria Fixar critrios ou orientar no tocante a caso concreto
Pblico em geral e unidades internas
Lei 10.177/98 (art. 12, II, a)
Resposta Consulta Deciso Normativa
Consulente e demais interessados Pblico em geral
RICMS (arts. 510 a 526)
Comunicado
Transmitir breve informao, interna e externa, de carter geral
Pblico em geral
Deliberao
Decidir, impor ordem ou estabelecer uma medida
Pblico em geral
Lei 10.177/98 (art. 12, I, c)
121
Atos processuais
Ato
Competncia
Finalidade
Destino
Fundament o legal
Despacho
Secretrio da Fazenda, Secretrio adjunto, Chefe de gabinete, Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal, secretrio de rgo colegiado. Todos os servidores
Decidir, ordenar ou sugerir prosseguimento do processo/expediente
Interessado e unidades da administrao pblica
Informao
Prestar esclarecimentos e elucidar pontos imprecisos sobre uma situao
Parecer
Coordenadoria, Consultoria Tributria, rgo colegiado
Analisar e/ou interpretar tecnicamente situao proposta em processo/expediente
Relatrio de Auditoria
Assistente Tcnico Fazendrio do DCA
Apurar legalidade, legitimidade, formas e resultado de gasto pblico. Relatar o processo administrativo tributrio
Unidade interessada
Decreto 41.312/96 (art. 11)
Relatrio de Juiz
Juiz do TIT
Contribuinte e demais interessados
Regimento Interno do TIT (art. 42, I) Regimento Interno do TIT (art. 42, II)
Voto
Juiz do TIT
Manifestar posicionamento de juiz em processo
Contribuinte e demais interessados
122
Atos de comunicao e documentos administrativos
Ato Apostila
Competncia Diretor de departamento, de diviso e de servio
Finalidade Aditar ou retificar outro ato administrativo; reconhecer vantagens pessoais Registrar, de forma resumida, as ocorrncias da reunio Comprovar fato, direito ou situao de conhecimento da administrao pblica
Destino Interessado e unidade(s) de controle cadastral
Fundamento legal Decreto 52.833/08 (art. 37, I, a); Decreto 52.613/71 (art. 22, III)
Ata
Secretrio da reunio
Participantes da reunio Solicitante
Atestado
Coordenador, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal, secretrio de rgo colegiado Diretor de departamento, delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal, secretrio de rgo colegiado Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal Coordenador, presidentes da Jucesp e da SPPREV e diretores de departamento e de diviso Secretrio da Fazenda
Certido
Comprovar fato ou ato administrativo que se encontra em registros/cadastros da administrao pblica Certificar a existncia de um fato Formalizar acordo de vontades entre as partes envolvidas
Solicitante
Certificado
Interessado
Contrato
Administrativo
Partes envolvidas
Convnio e Termo de Cooperao Edital
Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV e Diretores de departamento e de diviso Secretrio da Fazenda, Secretrio adjunto, Chefe de gabinete, Assessor de gabinete, Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal, secretrio do Codec
Firmar acordo entre a Secretaria da Fazenda e outros rgos e entidades Anunciar ou tornar pblico fato que deve ser conhecido
Partes envolvidas
Decreto 40.722/96
Pblico em geral
Memorando
Comunicar ou solicitar algo oficialmente
Outras unidades administrativas do mesmo rgo
123
Ato
Competncia
Finalidade
Destino
Fundamento legal
Nota Tcnica
Coordenadoria e Diretoria de departamento
Analisar e/ou justificar tecnicamente a proposio de ato normativo e contrato administrativo Dar cincia de procedimento administrativo, garantindo o direito ampla defesa e ao contraditrio; notificar algo oficialmente. Comunicar ou solicitar algo oficialmente
Autoridade hierrquica competente
Notificao
Tribunal de Impostos e Taxas, Jucesp, SPPREV, AFR, Diretor de departamento e de diviso; Chefe de Posto Fiscal
Interessado envolvido no processo/expe diente
Ofcio
Secretrio da Fazenda, Secretrio adjunto, Chefe de gabinete, Assessor de gabinete, Coordenador, Presidentes da Jucesp e da SPPREV, Diretor de departamento, Delegado, diretor de diviso, inspetor, diretor de servio, chefe de Posto Fiscal, secretrio do Codec
Outros rgos ou pessoas da administrao pblica, instituies e pessoas do setor privado
Lei 10.177/98 (art. 12, II, b)
Ordem de Servio
Diretor de departamento, delegado, Diretor de diviso, Inspetor, Diretor de servio, Chefe de Posto Fiscal
Determinar a realizao de servios e/ou regular procedimentos especficos para sua execuo Solicitar reconhecimento/conc esso de um direito legalmente previsto
Servidor, unidade ou empresa que dever executar o servio Autoridade hierrquica competente
Lei 10.177/98 (art. 12, II, b)
Requerimento
Todos os servidores
Lei 10.261/68 (art. 239); Lei 10.177/98 (art. 23)
124
ANEXO 2 EMENTRIO DE LEGISLAO
Legislao Federal
Decreto 4.176, de 28 de maro de 2002 Estabelece normas e diretrizes para a elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo Federal, e d outras providncias. Decreto 3.714, de 03 de janeiro de 2001 Dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos a que se refere o art. 57-A do Decreto no 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e d outras providncias. Instruo Normativa Safed 4, de 06 de maro de 1992 Consolida as regras constantes do Manual de Redao da Presidncia da Repblica
Legislao Estadual
Lei Complementar 944, de 26 de junho de 2003 Altera a Lei Complementar n 863, de 29 de dezembro de 1999, que dispe sobre a elaborao, a redao, a alterao e a consolidao das leis e estabelece normas para a consolidao dos atos normativos que menciona Lei Complementar 863, de 29 de dezembro de 1999 Dispe sobre a elaborao, a redao, alterao e a consolidao das leis, conforme determina o item 16 do pargrafo nico do artigo 23 da Constituio do Estado, e estabelece normas para a consolidao dos atos normativos que menciona Lei 10.177, de 30 de dezembro de 1998 Regula o processo administrativo no mbito da Administrao Pblica Estadual Lei 10.261, de 28 de outubro de 1968 Estatuto dos Funcionrios Pblicos Civis do Estado Decreto 52.833, 24 de maro de 2008 Dispe sobre os rgos do Sistema de Administrao de Pessoal, define competncias das autoridades e d providncias correlatas Decreto 42.338, de 14 de outubro de 1997 Retifica o Decreto N 42.224, de 16 de setembro de 1997, que estabelece normas para a elaborao e publicao de atos administrativos, dispe sobre a competncia para sua expedio e d providncias correlatas Decreto 42.224, de 16 de setembro de 1997 Estabelece normas para a elaborao e publicao de atos administrativos, dispe sobre a competncia para sua expedio e d providncias correlatas
125
Decreto 41.312, de 13 de novembro de 1996 Transforma a Coordenao das Entidades Descentralizadas, da Secretaria da Fazenda, em Coordenadoria Estadual de Controle Interno, dispe sobre sua organizao e d providncias correlatas Decreto 40.722, de 20 de maro de 1996 Dispe sobre a exigncia de autorizao do Governador do Estado previamente celebrao de convnios no mbito da Administrao Centralizada e Autrquica e sobre a instruo dos processos respectivos Decreto 52.613, de 20 de janeiro de 1971 Reestrutura o Departamento de Despesa de Pessoal do Estado
126

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MANUAL DE REDAO DOS ATOS OFICIAIS E DE COMUNICAO DA SECRETARIA DA FAZENDA

MANUAL DE REDAO DOS ATOS OFICIAIS E DE COMUNICAO DA SECRETARIA DA FAZENDA

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

1. Redao oficial. 2. Ato administrativo. I. Ttulo

Autorizada reproduo de partes deste manual desde que citada a fonte.

Mauro Ricardo Machado Costa Secretrio da Fazenda

d) Resposta Consulta .......................................................................... e) Deciso Normativa ............................................................................

Anexo I: Quadro sintico .................................................................................

Anexo II : Ementrio de legislao .................................................................. Legislao Federal...............................................................................................

Legislao Estadual.............................................................................................. 125

1.1 Caractersticas da redao oficial

conjugando o verbo na terceira pessoa ou utilizando verbos na forma passiva. Exemplo:

expresses um dos principais empecilhos clareza. Exemplo:

1.2 Pronomes de tratamento

V. Maga. V. Exa. V. Exa. V. Sa. V. Exa. V. Sa.

comunicao oficial aconselha-se a grafia por extenso.

Demais autoridades devem ser tratadas por Vossa Senhoria:

1.3 Plural de modstia

d) Siglas no necessitam de pontos abreviativos. Exemplo: A.I.I.M. (errado) AIIM (certo)

b) Nas abreviaturas, a acentuao da palavra deve ser mantida. Exemplo:

c) A grafia de maiscula e minscula em abreviatura varivel. Exemplo:

d) As abreviaturas so pluralizveis. Exemplo:

b) Os smbolos no devem ser pluralizados. Exemplo:

c) No deve ser utilizado ponto final depois do smbolo. Exemplo:

d) A grafia de maiscula e minscula em smbolos invarivel. Exemplo:

Esta a 13 Resposta Consulta elaborada pela CT nesta semana. (certo)

2.007 (errado) 2007 (certo)

1.8 Citao de texto legal

2.1 Consideraes gerais

2.2 Composio e padronizao

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Hierarquia administrativa em ordem decrescente e de nvel e tamanho de fonte

No exemplo acima, no necessrio constar a Coordenadoria Geral de

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Interessado: Assunto: Do:

Proc.: Fls.: Rubrica: ..............

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios.

administrativas, ambas devem estar espacialmente simtricas. Exemplo:

2.3 Atos normativos

2.3.3 Formas de atos normativos

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

[espao para assinatura] FULANO DE TAL X Secretrio da Fazenda

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Exemplo de Portaria Conjunta GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

So Paulo, XX de julho de 2007.

[espao para assinatura] FULANO DE TAL Coordenador da Administrao Financeira

[espao para assinatura] FULANO DE TAL Coordenador de Oramento

Exemplo de Resposta Consulta GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

Exemplo de Deciso Normativa GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

[espao para assinatura] FULANO DE TAL Coordenador da Administrao Tributria

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA FAZENDA

[espao para assinatura] FULANO DE TAL Presidente do Codec 50

2.4 Atos processuais

2.4.2 Formas de atos processuais

Exemplo de Despacho GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

DEPARTAMENTO DE DESPESA DE PESSOAL DO ESTADO

Interessado: Fulana de tal Assunto: obrigao de fazer Do: Processo 0000/000

Proc.:00000/0000 Fls.: Rubrica: ..............

So Paulo, 00 de XXXX de 0000.

[espao para assinatura] FULANO DE TAL Diretor da DIJ-02 DSD

Exemplo de Informao GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Proc.:00000/0000 Fls.: Rubrica: ..............