Orçamento Empresarial

Versão 1.1

ÍNDICE GERAL
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DESCRIÇÃO PÁGINA

Introdução 02

Para que serve a planilha 03

Características Gerais 04

Módulos da Planilha 05

Faturamento - Orçamento ou Realizado 06

Demonstração de Resultados 07

Gráficos 07

Tutorial – Passo a passo 08

Atualizações – O que há de novo na versão 1.1 09

Dúvidas / Sugestões 09

Orçamento Empresarial

Desenvolvida por Rafael Leite Araujo - 2003

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INTRODUÇÃO

Este trabalho nasceu da união de meus conhecimentos de contabilidade com os que

aprendi na faculdade, especialmente no segundo período, e também de meus
conhecimentos de informática sem os quais eu não conseguiria criar o aspecto visual
da planilha.

A idéia propriamente dita nasceu quando iniciei o curso de Gestão de Negócios na

Universidade Cândido Mendes. Achei que seria interessante aliar o que aprenderia lá
aos meus conhecimentos de informática e contabilidade. Inicialmente minha proposta
era criar um software, com acesso a banco de dados e outras utilidades. Mas depois,
após criar algumas planilhas para amigos, verifiquei que o Excel seria perfeito para o
que eu queria, pois além de ser muito funcional, era também prático pois a maioria das
pessoas e empresas o usam, além de não necessitar de instalações complicadas, etc.

Sempre que possível estarei fazendo alterações na planilha para melhorar seu
desempenho.

Espero que gostem do trabalho e que ele lhes seja útil.

Rafael Leite Araujo

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PARA QUE SERVE A PLANILHA

Esta planilha não tem o objetivo de ser uma ferramenta que irá, de uma hora para
outra, resolver problemas relativos ao orçamento das empresas. Seu objetivo é tentar
tornar mais agradável a elaboração de um orçamento empresarial. Nela você poderá
fazer simulações, descobrir a potencialidade dos seus produtos ou serviços, comparar
seu orçamento com o que realmente ocorreu, descobrir, mediante indicação do lucro
desejado, quanto sua empresa precisa faturar, visualizar seu orçamento ou resultados
através de gráficos, dentre outras coisas.

Na verdade ela é apenas um organizador de idéias, um facilitador. De nada adianta

termos excelentes programas de gestão, finanças, etc., se não temos noção do que
eles realmente fazem.

Esta planilha também não é um controle de caixa. Ela trabalha com o regime que
chamamos de competência, ou seja, as receitas e despesas devem ser registradas no
momento em que ocorrerem e não no momento em que sejam recebidas ou pagas. O
modo como isso acontece é trabalho para Fluxo de Caixa.

Para ilustrar resumidamente o parágrafo anterior, imagine que sua empresa pague
aproximadamente por mês R$ 500,00 de uma despesas qualquer. Imagine também
que, em um determinado mês, você deixou de pagar esta despesa e a quitou no mês
seguinte juntamente com a do mês. Seria correto você registrar uma diferença positiva
no mês em que deixou de pagar e uma diferença negativa no mês seguinte, já que
pagou dentro de um mês duas despesas?

Os detalhes de cada módulo serão explicados em cada capítulo.

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CARACTERÍSTICAS GERAIS

Esta planilha só funciona corretamente se a opção ATIVAR MACROS do Excel estiver

acionada. Caso esteja, ele será aberta normalmente. Dependendo da configuração, o
Excel lhe avisará sobre a existência de macros e perguntará se você deseja abrir ou
não a planilha. Clique em SIM para abrir.

Poderá também acontecer também da planilha não ser aberta e nem lhe ser
perguntado se deseja abrir ou não. Nesse caso, provavelmente seu Excel está
configurado para não abrir documentos com macros e nem perguntar pela sua opção.
Para corrigir isso, vá ao menu Ferramentas, Macros, Segurança. Selecione o nível de
segurança como Médio. Isso fará o Excel lhe perguntar se deseja abrir ou não a
planilha. Tente abrir novamente a planilha e responda SIM para ativar as macros.

Como você pode trabalhar tanto com valores de orçamento como valores reais, você
deve estar atento ao seguinte: Na página principal da planilha, no canto inferior direito,
há um menu para você escolher se deseja trabalhar com orçamento ou valores reais.
Os botões de ORÇAMENTO e FATURAMENTO funcionam conforme a forma de
trabalho escolhida. Se estiver como orçamento, serão apresentadas as telas
montagem do orçamento, montagem do faturamento. Se estiver como valores reais,
serão apresentadas as telas para informação dos valores reais ou faturamento real. As
telas de orçamento e faturamento podem ser identificadas pelas cores. As com título
em azul são para orçamentos e previsões e as com títulos em laranja são para valores
realizados. A utilização de planilhas separadas para valores orçados e reais é útil para
futura comparação entre o que "se esperou acontecer" e o que "realmente aconteceu".

Serão utilizadas aqui as seguintes convenções: por realizado deve-se entender como
aqueles valores que realmente aconteceram e por orçado como aqueles valores
previstos no orçamento.

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MÓDULOS DA PLANILHA

A planilha contém os seguintes módulos:

1 - Menu : Contém acesso a todos os outros módulos da planilha. São eles : Dados da
empresa, Despesas Fixas, Despesas Variáveis, Orçamento, Faturamento,
Demonstração de Resultado e Gráficos. Deve-se prestar atenção especial a dois
tópicos:

1.1 - O menu inferior esquerdo é onde deve ser selecionado o modo de

trabalho, ou seja, se você está fazendo o orçamento escolha "Trabalhar com
Orçamento" e se você está entrando com os dados reais escolha "Trabalhar com
Realizado".

1.2 - O botão de acionamento do gráfico aciona o gráfico selecionado no menu

ao lado do botão. Antes de clicar no mesmo, certifique-se de ter selecionado o gráfico
desejado.

2 - Dados da empresa : Neste módulo devem ser inseridos os dados da empresa

como nome, endereço, etc.

3 - Despesas Fixas : Este módulo serve apenas para o cadastro dos títulos das
despesas fixas, pois seus valores serão inseridos na planilha de orçamento. Entre com
os títulos que desejar nas categorias próprias.

4 - Despesas Variáveis : Neste módulo você pode mudar o nome de todas as

despesas conforme sua necessidade. Entre com os percentuais para cada mês para
que a planilha calcule automaticamente suas despesas variáveis.

5 – Salários : Neste módulo é possível informar a composição da folha de pagamento.

Deve-se informar as funções, quantidade de empregados em cada uma e salário por
funcionário. Na parte inferior da planilha estão os índices e percentuais utilizados no
cálculo dos encargos (inss, fgts, vale transporte e outros). Informe os percentuais e
demais valores para que a planilha possa calcular os valores dos salários e encargos
sobre os mesmos. É possível também transportar os valores calculados (somente o
total) para o orçamento através do módulo de transporte no final da planilha. Escolha
o mês do orçamento para o quel deseja transportar os valores e clique no botão de
transporte. Obs.: Os valores são transportados para a planilha de orçamento e não
para a de valores realizados.

6 - Orçamento : Conforme a seleção efetuada (vide item 1), será aberta a planilha
para elaboração do orçamento ou para entrada dos valores reais. A parte de receitas é
preenchida automaticamente, exceto as linhas 2 e 3 que deverão ser preenchidas
manualmente. Estas linhas são, respectivamente, para rendimentos de aplicações
financeiras e outras entradas que desejar incluir. A parte de Dedução de Receitas é
preenchida automaticamente de acordo com o informado no módulo Despesas
Variáveis. O custo das compras também é preenchido automaticamente. A parte
relativa às despesas deverá ser preenchida manualmente com os valores que desejar.

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O resumo geral (ao final da planilha) apresenta o resumo do orçamento com diversos
dados gerenciais. Logo abaixo é disponibilizado um simulador onde você poderá
estipular um lucro em % e o sistema, de acordo com os dados informados, lhe indicará
seu faturamento ideal (ponto de equilíbrio). Também é possível a entrada de um
objetivo de lucro em R% e não em valores percentuais.

Obs.: O simulador só é ativado quando se está trabalhando com Orçamento.

FATURAMENTO - ORÇAMENTO ou REALIZADO

Esta opção será ativada dependendo da opção escolhida no menu principal. Se estiver
trabalhando como orçamento, será ativada a planilha para elaboração do orçamento
do faturamento. Se estiver trabalhando como realizado, será aberta a planilha para
inserção dos valores reais (os que realmente ocorreram). Tanto uma como outra são
idênticas, tendo como diferenças apenas os títulos e as cores. O orçamento tem a
barra de títulos em azul e o faturamento real tem a barra de título em laranja.

O objetivo deste módulo é montar o faturamento da empresa com as quantidades de

cada produto.

Antes de entrarmos na explicação propriamente dita dos campos da planilha é

conveniente uma explicação rápida do conceito de Margem de Contribuição.

Margem de Contribuição pode ser conceituada como a diferença entre receitas e a

soma de custos e despesas variáveis. Sua finalidade é tornar mais fácil a visualização
do potencial de cada produto, mostrando como cada um contribui para, em primeiro
lugar, amortizar os gastos que são fixos, para depois contribuir para a formação do
lucro.

Como usar este módulo:

A navegação entre os meses pode ser feita através do menu no topo da planilha,
bastando apenas selecionar o mês para o qual se deseja ir.

Campos da planilha:

Preencher com o nome do produto, preço de venda, preço de custo, quantidade (a

quantidade será prevista para orçamento e realizada para valores reais) e também
com os percentuais de ISS, IRPJ Presumido e ICMS. Os demais campos são
calculados automaticamente. O cálculo de impostos sobre vendas e outras deduções
são calculados de acordo com o informado em despesas variáveis.

Depois de todos os dados terem sido digitados, os valores serão transportados

automaticamente para a planilha de orçamento ou para a planilha de valores reais.

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DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS

Este módulo permite a visão da demonstração do resultado em um determinado mês

ou anual. Os valores constantes desta demonstração são oriundos dos valores
realizados informados na Planilha Orçamento, com a opção Trabalhar com Realizado.
Não é possível visualizar a demonstração com os valores orçamentados.

No topo da planilha você pode selecionar o mês que deseja visualizar ou se quiser ver
o ano todo basta selecionar Consolidado Anual. Para visualizar ou não as contas
marque ou desmarque a caixa “Mostrar contas”.

GRÁFICOS

Para ativar os gráficos, primeiro selecione o gráfico que deseja visualizar e depois
clique no botão Gráficos.

Existem 4 tipos de gráficos a saber:

- Comparação Orçamento x Realizado : Gráficos em barras que permitem a

visualização conjunta do que foi orçado com o que realmente aconteceu (realizado).
Pode ser utilizado para identificar desvios significativos na elaboração do orçamento.

- Distribuição das despesas : Gráfico em forma de Pizza onde é possível a

visualização da distribuição das despesas.

- Comparação Receitas x Despesas : Gráfico em forma de Pizza onde é possível a

visualização da das Receitas, Despesas Fixas e Despesas Variáveis.

- Evolução das Receitas : Gráfico em barras onde é possível acompanhar a evolução

das receitas durante o ano. Pode ser utilizado para análise de sazonalidade, entre
outras utilizações.

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TUTORIAL – PASSO A PASSO

Para elaborar um orçamento e depois comparar com o que realmente se realizou, siga
os passos abaixo:

Passo 1 – No menu DADOS DA EMPRESA cadastre o nome da empresa, endereço,

etc.

Passo 2 – No menu DESPESAS FIXAS cadastre os títulos (históricos) das contas

que deseja que sejam apresentadas na montagem do orçamento.

Passo 3 - No menu DESPESAS VARIÁVEIS cadastre todas as despesas variáveis e

seus respectivos percentuais. A tela está dividida em duas partes: DESPESAS
TRIBUTÁRIAS e OUTRAS DESPESAS.

Passo 4 – Selecione, no menu inferior direito TRABALHAR COM ORÇAMENTO, para

selecionar o modo de trabalho como orçamento.

Passo 5 – No menu FATURAMENTO você deve escolher o mês que deseja trabalhar
e cadastrar o nome do produto, o preço de venda, o preço de custo e a quantidade
esperada de vendas. O restante o programa calcula automaticamente e transporta os
valores para a tela de orçamento.

Passo 6 – Agora está tudo pronto para a montagem do orçamento. Clique no menu
Orçamento para entrar no módulo. Será emitido um aviso sobre seu modo de trabalho
atual. A tela que aparecerá está dividida em meses e a primeira coluna é reservada
para os títulos das contas. Os valores das receitas, bem como as deduções e o custo
das compras, são transportados automaticamente da planilha de faturamento. Você só
deve entrar com as informações das despesas. Vá inserindo os dados que desejar e
quando finalizar será mostrado, no fim da planilha, um resumo das informações, tais
como total de receitas, total de despesas, etc. Logo abaixo será disponibilizado,
apenas quando se está trabalhando com orçamento, um simulador de faturamento.
Você só pode entrar com dados em dois campos, o primeiro ou o quarto. No primeiro
você deve informar um percentual de lucro que deseja obter e, com base nas
informações do orçamento, ele irá informar seu faturamento ideal (ponto de equilíbrio).
Ao informar o lucro nunca ultrapassar o máximo aconselhado. Se, ao invés de
informar um percentual de lucro, você quiser informar um lucro em moeda (R$) use o
quarto campo. Entre com o valor do lucro em R$ que deseja obter para saber seu
faturamento ideal (ponto de equilíbrio).

Passo 7 – Após elaborar o orçamento você deve entrar com dados que realmente
aconteceram (realizados). Para isso, mude o modo de trabalho de trabalhar com
orçamento para TRABALHAR COM REALIZADO.

Passo 8 – Repita o procedimento do passo 5. Note que agora você está entrando com
dados na planilha de faturamento real.

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Passo 9 – Repita o procedimento do passo 6. Note que agora você está trabalhando
com valores realizados. Neste módulo não é disponibilizado o simulador, uma vez que
não é possível simular algo que já aconteceu.

Passo 10 – Agora que você tem os dois valores lançados (orçamento e realizado),
clique no menu DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS. Será apresentada uma tela
com uma demonstração do resultado do mês. Para visualizar outro mês ou o total
anual selecione no menu superior à direita. A demonstração de resultados utiliza os
valores realizados.

Passo 11 – Por fim, você pode escolher os gráficos que deseja visualizar e clicando
no botão GRÁFICOS o gráfico escolhido será apresentado.

Obs.: Embora esteja disponível, a planilha de Salários pode ou não ser utilizada, pois
os valores também podem ser digitados manualmente no orçamento.

ATUALIZAÇÃO
O QUE HÁ DE NOVO NA VERSÃO 1.1

1 – Foi incluída a possibilidade de informar determinados impostos e tributos por

produto e não mais apenas através dos percentuais informados na planilha das
“DESPESAS VARIÁVEIS” fornecendo assim maior flexibilidade na montagem do
orçamento.

2 – Inclusão da planilha “SALÁRIOS” que permite uma previsão detalhada da folha de

pagamento com encargos e a possibilidade de transporte dos valores para o
orçamento.

DÚVIDAS E SUGESTÕES

Caso haja alguma dúvida na utilização da planilha ou queira

fazer alguma sugestão entre em contato.

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