Você está na página 1de 28

A Soluo de Gesto Empresarial para Pequenas e Mdias Empresas

Descrio Geral da Soluo

ndice

Introduo SAP Business One: Principais Diferenciadores Benefcios para as Empresas Descrio Geral da Funcionalidade Finanas Funcionalidades Financeiras do SAP Business One Gesto Integral das Relaes com os Clientes (CRM) Vendas Compras Planeamento de Necessidades de Materiais (MRP) Controlo de Stocks Gesto de Servios Integrao no Microsoft Office Decises e Controlo Empresariais Inteligentes Business Intelligence Integral Soluo de Mobilidade Arquitetura para Gestores de TI Personalizao e Configurao Definidas pelo Utilizador Kit de Desenvolvimento do Software SAP Business One

3 4 5 6 8 11 12 13 14 15 16 18 19 20 22 23 24 26 27

SAP Business One | Pgina 2

Introduo

SOBRE A SAP
A SAP ajuda as empresas de todas as dimenses e reas de indstria a funcionarem melhor. Desde o back office sala da direo, do armazm frente de loja, dos desktops aos dispositivos mveis, a SAP oferece s pessoas e s organizaes a capacidade de trabalharem juntas de maneira mais eficiente e de utilizarem os conhecimentos empresariais de modo mais eficaz para se manterem frente da concorrncia. Fazemos isto alargando a disponibilidade do software s instalaes locais, acessos remotos e dispositivos mveis. O SAP Business One uma soluo de gesto empresarial completa, fcil de implementar e muito acessvel. Concebido especificamente para pequenas e mdias empresas, assegura o crescimento da empresa, ajuda a aumentar a rentabilidade e o controlo, e automatiza os processos empresariais. Esta soluo total abrange todas as funes de base de que necessita para gerir o seu Acreditamos que o poder das nossas pessoas, produtos e parceiros liberta o crescimento e cria um novo valor significativo para os nossos clientes, para a SAP e, em ltima anlise, para indstrias inteiras e para a economia em geral. A nossa misso ajudar as empresas de todas as dimenses e reas de indstria a funcionarem melhor. A nossa viso ajudar o mundo a funcionar melhor. A SAP a lder de mercado de software de aplicao empresarial e tem um histria rica em inovao e crescimento. As aplicaes e servios SAP permitem que mais de 109 000 clientes em mais de 120 pases funcionem de modo lucrativo, se adaptem continuamente e tenham um crescimento sustentado. Atravs do programa SAP Business One Maintenance, o seu negcio ter automaticamente acesso a uma nova funcionalidade, medida que o produto se desenvolve. Alm disso, se a sua empresa for uma subsidiria, cliente ou fornecedora de uma organizao global que j beneficia do software empresarial SAP, poder tirar partido de uma integrao pr-configurada. Os pontos de contacto incluem o controlo da gesto dos dados mestre (produtos, clientes e fornecedores), o plano de contas, a consolidao de informaes financeiras e as transaes interempresariais. negcio em expanso, incluindo a administrao, contabilidade financeira, banca, vendas, compras, gesto das relaes com os clientes, controlo de stocks, fabrico, contabilidade e relatrios de gesto. Tanto os gestores como os empregados podem processar a informao de modo mais eficiente, o que os ajuda a tomar de decises empresariais slidas. Graas a um nico sistema, os proprietrios e gestores empresariais j podem ter um acesso on-demand a um quadro verdadeiro e unificado de informaes crticas e atualizadas ao minuto, em toda a organizao.

SUMRIO EXECUTIVO

Eu recomendaria o SAP Business One a qualquer empresa com a nossa dimenso. As pessoas tendem a evit-lo, porque acham que se destina a empresas maiores, mas no caro e uma ferramenta empresarial abrangente para qualquer empresa que realmente queira compreender como est o seu funcionamento.
Philip Delaney, Managing Director, Dairyglen

SAP Business One | Pgina 3

SAP Business One: Principais Diferenciadores

O SAP Business One uma revelao no software de gesto empresarial, concebido de raiz para pequenas e mdias empresas em crescimento.
Centros de trabalho personalizados
Centros de trabalho nicos e personalizveis para cada utilizador que o ajudam a:

Ferramentas de relatrios e anlise avanadas


As ferramentas de inqurito e relatrio nicas, totalmente integradas no software SAP Crystal Reports, permitem-lhe clicar em praticamente qualquer item num relatrio para ver todos os detalhes relevantes. Desde os utilizadores principiantes aos avanados, o SAP Business One fornece as ferramentas necessrias para aceder a informaes vitais.

Aceder a relatrios dashboard Fornecer o acesso a recursos comuns com um s clique Incorporar pginas Web personalizadas Integrar facilmente o e-mail do Microsoft Outlook, utilizando a funcionalidade de arrastar e soltar

Ecossistema
O SAP Business One fornece uma plataforma empresarial flexvel que liberta o potencial do seu ecossistema. Desde os clientes e fornecedores s empresas-me, dispositivos mveis e servios Web, o SAP Business One permite-lhe integrar cada aspeto da sua empresa atravs da utilizao da Tecnologia de Integrao SAP Business One.

Gesto integral das relaes com os clientes (CRM)


O SAP Business One a nica soluo concebida para pequenas e mdias empresas que inclui a gesto integrada das relaes com os clientes (CRM) para ajudar o utilizador a:

Gerir as oportunidades de vendas e levar a cabo anlises do canal de vendas Acompanhar os perfis dos clientes e dos fornecedores, a informao de contactos e os saldos de contas Apoiar a gesto de contratos e o planeamento de servios Proporcionar um apoio eficiente ao cliente

Gesto do Ecossistema da Empresa

SAP Business One | Pgina 4

Benefcios para as Empresas

Nunca houve uma altura melhor para compreender as vantagens do SAP Business One. Uma soluo lder na sua classe ao preo certo para a sua empresa em crescimento, o SAP Business One tem o poder de o ajudar a aumentar a produtividade, a cortar nas despesas, a aproveitar oportunidades e a antecipar os desafios, como nunca antes.
Aumente as receitas
O acesso rpido e fcil a informaes em tempo real e em qualquer parte do sistema ajudao a identificar novas oportunidades de venda, a trazer rapidamente novos produtos para o mercado e a fornecer nveis de apoio e servio ao cliente que fortalecem o negcio.

Melhore a eficincia
Um depsito de dados centralizado aumenta drasticamente a eficincia, fornecendo as informaes certas s pessoas certas e eliminando as entradas de dados redundantes.

Aceda ao apoio local Reduza os custos


Diga adeus s atualizaes mltiplas e dispendiosas e aos esforos de personalizao recorrentes para manter a compatibilidade do sistema quando acrescenta novas funes. Uma rede mundial de parceiros de negcios qualificados fornece um apoio local sem precedentes.

Montagem e funcionamento rpidos Gira a sua empresa apenas com uma soluo de gesto empresarial
O SAP Business One inclui os seguintes componentes integrais: contabilidade, gesto das relaes com os clientes, (CRM), vendas, fabrico, compras, banca e controlo de stocks. Tire partido das melhores prticas empresariais j experimentadas e testadas que permitem uma implementao fcil, e obtenha uma montagem e funcionamento rpidos.

Suporte transaes de moeda mltipla


As transaes de negcios podem ser levadas a cabo e relatadas em mltiplas moedas.

Melhore as relaes com os clientes


A gesto integral das relaes com os clientes arma a sua equipa com dados relevantes de toda a empresa com vista a vendas mais fortes e ao apoio para aumentar a satisfao do cliente.

Aumente a capacidade multilingue


Disponvel em 27 idiomas, com cumprimento legislativo total em 40 pases e utilizado em mais 34.

Mantenha a sua soluo de TI medida que a sua empresa cresce


Porqu aceitar solues que deixaro de ser teis para a sua empresa? Diga adeus ao desempenho lento do software, s informaes desatualizadas, aos limites do armazenamento de dados e aos limites do nmero de utilizadores e localizaes simultneos.

Integre o SAP Business One com o Microsoft Office


O SAP Business One est totalmente integrado com a gama de produtos Microsoft Office, incluindo o Microsoft Outlook, permitindo assim uma comunicao sem problemas, capaz de abranger toda a sua organizao e funes empresariais. Os departamentos podem partilhar contactos, compromissos e tarefas.

Obtenha uma viso mais clara e instantnea


Utilize dashboards atualizados ao minuto para apresentar snapshots reveladores de indicadores-chave de desempenho, para um controlo dirio sem precedentes.

Integre o SAP Business One com o SAP Business Suite


O SAP Business One integra-se sem problemas com as solues SAP Business Suite e, visto que tem uma arquitetura aberta, pode integrar-se facilmente com solues de outros fornecedores de software. Esta arquitetura aberta permite-lhe compreender todas as vantagens extensivas do software SAP.

Receba alertas crticos de negcios proativos


O SAP Business One tem o sistema de alerta de negcios proativo mais avanado alguma vez desenvolvido para pequenas e mdias empresas.

SAP Business One | Pgina 5

Descrio Geral da Funcionalidade

Descrio geral das reas funcionais


O SAP Business One uma soluo de gesto empresarial abrangente e verstil, equipada com uma interface de fcil utilizao e que utilizada como a aplicao primria de planeamento de recursos empresariais (ERP) da sua empresa.

A soluo fornece todas as funes administrativas que lhe permitem personalizar e fazer back-up de dados, definir taxas de cmbio, configurar autorizaes, alertas e aceder informao de software no SAP. Alm disso, abrange 11 reas de funcionalidade que ajudam a alargar as suas capacidades bastante mais alm da sua funo administrativa primria e lhe permitem otimizar todos os seus processos empresariais. Estas reas de funcionalidade incluem:

Finanas
Trata de todas as transaes financeiras, incluindo o Razo, o estabelecimento e manuteno de contas, entradas no dirio, ajustamentos aos cmbios estrangeiros e oramentao.

Transaes bancrias
Trata de todos os processamentos financeiros, tais como recibos, emisso de cheques, transferncias bancrias, depsitos, pagamentos adiantados, pagamentos de carto de crdito e reconciliaes bancrias.

Conseguimos estabelecer uma abordagem pelas melhores prticas em toda a Europa, com os mesmos procedimentos estabelecidos para cada pas. A funcionalidade de relatrios do SAP Business One muito boa. Por exemplo, posso fazer um relatrio sobre as datas de entrega em toda a Europa apenas com o clique de um boto. possvel obter as informaes e os relatrios necessrios rpida e facilmente.
Michael Spatny, General Manager, Anritsu EMEA

Controlo
Defina centros de custo multidimensionais e regras de distribuio para atribuir custos e analisar a sua empresa por centro de custos.

Vendas
Ajuda a criar oramentos, a registar as encomendas dos clientes, a preparar as entregas, a atualizar balanos de stocks e a gerir todas as faturas e contas a receber.

Compras
Gere e mantm transaes com os fornecedores, tais como a emisso de oramentos e ordens de compra, a atualizao dos nmeros de stock, o clculo de despesas de importao para artigos importados, o tratamento das devolues e dos crditos, e o processamento dos pagamentos.

Gesto integral das relaes com os clientes


Controla todas as informaes sobre os clientes, revendedores e fornecedores, incluindo os perfis, os resumos de contactos, saldos de contas e anlises do canal de vendas.

SAP Business One | Pgina 6

DESCRIO GERAL DAS CARACTERSTICAS DO SAP BUSINESS ONE*

Capacidades de Emisso de Relatrios e Navegao de Dados Subjacentes s Tecnologias SAP (Arrastar e Relacionar, Alertas, Personalizao da Interface do Utilizador)

Finanas
Plano de contas Segmentos de conta Entradas no dirio Vouchers dirios Transaes recorrentes Taxas de cmbio de mltiplas moedas Relatrios financeiros Centros de custo oramentais Clculos de impostos de vendas Exerccios mltiplos Depsitos Cheques Crditos Recibos Pagamentos diferidos

Vendas
Gesto de oportunidades e canais Gesto de contactos Oramentos Encomendas Faturas Entregas Devolues Listas de preos em mltiplas moedas Gesto de clientes Clculo do lucro bruto Integrao no Microsoft Office

Servio
Gesto de contratos de servio Planeamento de servios Acompanhamento de mltiplas interaes com clientes Base de dados de conhecimento Gesto de pedidos de servio

Compras
Oramentos de compra Ordens de compra Entregas de compras Devolues de compras Notas de crdito de compra Despesas de importao

Stock
Gesto de itens Consulta de itens Listas de preos Receo no stock Libertao do stock Transaes de stock Transferncias de armazm Acompanhamento dos nmeros de srie Gesto de lotes Seleo e embalagem Elaborao de kits

Fabrico
Lista de materiais Ordens de produo Previso Assistente de planeamento de recursos materiais Relatrios de recomendao

Kit de Desenvolvimento de Software e Tecnologia de Integrao SAP Business One

Controlo de stocks
Trata dos nveis de stock, gesto de itens, listas de preos, acordos especiais de preos, transferncias entre armazns e transaes de stock.

Gesto do ciclo de servio


Otimiza o potencial dos seus departamentos de servios, fornecendo apoio s operaes de servios, gesto de contratos de servios, planeamento de servios, acompanhamento de atividades de interao com os clientes, apoio ao cliente e gesto de oportunidades de

Planeamento de necessidades de materiais (MRP)


O SAP Business One oferece um sistema de planeamento simples mas poderoso, que ajuda os planeadores de produo ou os compradores a planearem e a gerirem os itens para produo ou compra com base numa variedade de critrios.

vendas.

Perfis dos empregados


Oferece capacidades de gesto do pessoal, incluindo dados dos empregados, informao de contacto e relatrios de ausncia.

Relatrios
Cria relatrios avanados para quase todos os aspetos da sua empresa, incluindo dvida dos clientes e fornecedores, vendas, fluxo de caixa, sumrios de contactos com os clientes, contabilidade, stock em armazm, demonstraes financeiras, fixao de preos, atividade dos clientes e muito mais (atravs de relatrios predefinidos ou inquritos "defina voc mesmo"). O Integral SAP Crystal Reports proporciona uma anlise mais detalhada e relatrios com grficos.

* Esta lista no exaustiva

SAP Business One | Pgina 7

Finanas

Lidar com as Normas Internacionais de Relato Financeiro (NIRF)


medida que as NIRF se tornam mais prevalecentes nas pequenas e mdias empresas, os utilizadores procuram maneiras mais simples de lidar com os desafios de utilizar contas paralelas do Razo para conseguir apresentar relatrios segundo as normas locais e as NIRF. O SAP Business One oferece a funcionalidade para apoiar a necessidade de registar e relatar transaes em contas paralelas do Razo e fornece-lhe os relatrios de que necessita para criar as suas demonstraes financeiras de acordo com as NIRF.

Modelos de lanamentos
O utilizador pode definir os modelos de atribuio de contas do Razo (G/L), o que poupa tempo e ajuda a evitar erros durante o lanamento manual de entradas no dirio.

Lanamentos recorrentes
O utilizador pode definir os seus prprios lanamentos para execuo regular na contabilidade, e especificar uma frequncia para cada lanamento recorrente. Neste caso, a soluo emite uma notificao automtica, para que o utilizador no se esquea de

Centros de custo multidimensionais


O SAP Business One permite a gesto de centros de custo em mltiplas dimenses, oferecendo a capacidade de analisar as informaes financeiras da maneira que a sua empresa necessita. As empresas podem facilmente organizar a sua estrutura de centro de custo em hierarquias com vista a obter relatrios sofisticados e exatos.

efetuar estes lanamentos.

Inverter dirios
O SAP Business One permite ao utilizador inverter automaticamente lanamentos de acrscimos de fim de ms. Por defeito, a inverso de lanamentos especificados ocorre no primeiro dia do seguinte ms civil, mas, caso seja necessrio, o utilizador pode

Contabilidade
O SAP Business One oferece um modelo de plano de contas para cada pas, que pode ser adaptado s exigncias da sua empresa. possvel criar um plano de contas definido pelo utilizador para refletir a sua empresa.

especificar uma data de inverso diferente para cada lanamento.

Diferenas de taxa de cmbio


A soluo permite ao utilizador avaliar periodicamente os seus itens em aberto em moedas estrangeiras, identificar as diferenas e escolher a transao de correo

Entradas no dirio
A soluo permite ao utilizador criar novas entradas no dirio e procurar as que j existem. De notar que a maior parte das entradas no dirio efetuada automaticamente a partir das reas de vendas, compras e banca. Alm disso, o utilizador pode atribuir automaticamente cada transao a um projeto ou a um centro de custos.

apropriada.

Modelos de relatrios financeiros


O utilizador pode rpida e facilmente gerar qualquer nmero de modelos de relatrios financeiros. possvel criar modelos para qualquer fim, tais como demonstraes de resultados adicionais.

Vouchers dirios
O utilizador pode guardar mltiplas entradas no dirio manuais num lote e processar simultaneamente. Isto permite a verificao e o agrupamento de lanamentos antes de estes serem registados no Razo.

Plano de Contas Completo

SAP Business One | Pgina 8

O SAP Business One um sistema muito estvel que nos d o perodo de tempo que queramos para efetuarmos os relatrios. O fim do ms trs vezes mais rpido e so necessrias menos pessoas para finalizar a operao. Antes, eram necessrios dezassete dias para completar o fim do ms. Agora, leva cinco dias, e temos ferramentas de relatrios e documentao melhoradas.
Stephen Trillo, IT Manager, Lotte Chemical (UK) Ltd.

Dashboard de Anlise de Envelhecimento dos Clientes

Oramentos
Esta funcionalidade ajuda o utilizador a definir e gerir os oramentos de acordo com as contas. O utilizador pode configurar os mtodos de atribuio de oramento, definir os nmeros do oramento em qualquer moeda (local, estrangeira, ou ambas) e apresentar um relatrio de oramento resumido que compara os nmeros atuais com os nmeros planeados. Alm disso, possvel definir um alerta on-line que notifica o utilizador sempre que uma transao est prestes a exceder um oramento mensal ou anual.

Tabela de centros de custo e regras de distribuio


Esta funo permite ao utilizador apresentar centros de custo e regras de distribuio sob a forma de uma tabela. Todos os nmeros so apresentados de forma clara e podem ser ajustados conforme necessrio. Aqui, o utilizador pode tambm definir centros de custo e regras de distribuio adicionais. Depois de definidos todos os fatores de custo, o sistema atribui-os automaticamente aos centros de custo individuais de cada transao, permitindo um acesso rpido s informaes de custo detalhadas.

Defina os centros de custo


Esta funo permite ao utilizador definir centros de custo ou departamentos diferentes. possvel atribuir as correspondentes contas de receitas e custos a um centro de custo predefinido no plano de contas.

Relatrios do centro de custo


Esta demonstrao de resultados baseia-se em receitas e custos tanto diretos como indiretos , tal como esto definidos nas regras de atribuio, e pode ser efetuada para qualquer centro de custo. O utilizador pode escolher entre os formatos de apresentao anual e mensal, e comparar os resultados com os nmeros do perodo anterior.

Defina regras de distribuio


Com base nos custos definidos e na experincia, o utilizador pode definir diferentes regras de distribuio para caracterizar as atividades da empresa e atribuir uma receita ou custo regra de distribuio correspondente.

SAP Business One | Pgina 9

SAP Business One | Pgina 10

Funcionalidades Financeiras do SAP Business One

RELATRIOS FINANCEIROS CONTABILIDADE EM TEMPO REAL


Relatrios com vrios nveis Finanas totalmente integradas
O SAP Business One oferece uma gesto financeira e bancria totalmente integrada. Quando as transaes so lanadas, o software cria uma entrada no dirio no Razo. O SAP Business One automatiza praticamente todas as transaes-chave. No necessrio qualquer lanamento formal ou processamento de lotes. Os relatrios com vrios nveis so aperfeioados pela flexibilidade oferecida na configurao do plano de contas e dos centros de custo multidimensionais.

Relatrios integrados
O SAP Business One apresenta ferramentas de relatrio integradas exaustivas para compilar os relatrios de atividades, contabilidade, armazm, relatrios financeiros, bem

Localizao a alta velocidade


Pode facilmente localizar informaes ao nvel dos lanamentos. Por exemplo, enquanto est a ver a entrada no dirio para uma transao de vendas, pode localizar e ver a informao do plano de contas.

como extratos de contas. Pode exportar os relatrios para uma variedade de formatos diferentes, incluindo Microsoft Excel, Microsoft Word e PDF.

Ferramenta XL Reporter
A ferramenta XL Reporter apresenta vistas de dados em tempo real dentro do SAP

Plano de contas completo


No plano de contas, pode fazer uma localizao no campo do saldo para ver as transaes que resultam num saldo em especfico.

Business One com todos os poderes do Microsoft Excel para a formatao de relatrios.

ENCERRAMENTO DO MS
Funcionalidades de fecho aceleradas
O SAP Business One ajuda a acelerar o processo de encerramento do ms. Na janela de atividade, pode atribuir tarefas a indivduos ou criar lembretes para cumprir com certos aspetos do processo de fecho.

Estabelecer contas de controlo


O SAP Business One pode identificar contas como contas de controlo. Pode designar contas de controlo como contas de lanamento por defeito para o aumento ou a diminuio dos saldos de clientes ou fornecedores. Isto garante uma sincronizao entre o Razo e o livro auxiliar.

Modelos de lanamentos
Pode utilizar os modelos de lanamentos para atribuir custos ou transaes a vrios departamentos com base em percentagens fixas. Os lanamentos recorrentes permitem-lhe criar transaes com quantias fixas. A inverso de transaes permite que a data de inverso por defeito seja o primeiro dia do ms seguinte, ou poder ignorar esta data, se assim o desejar.

SAP Business One | Pgina 11

Gesto Integral das Relaes com os Clientes (CRM)

Gesto completa de vendas e servios


O SAP Business One apresenta uma funcionalidade CRM integral como parte da soluo completa. Esta funcionalidade garante o controlo total das aquisies, retenes e lealdade dos clientes, assim como da rentabilidade para a empresa. As funcionalidades perfeitamente integradas nas reas de marketing, vendas e servios proporcionam uma visibilidade ponta-aponta do ciclo de vida total dos clientes.

Caractersticas-chave e funcionalidade

Vendas (contas a receber): ajuda a criar oramentos, a registar as


encomendas dos clientes, a preparar as entregas, a atualizar saldos do stock e a gerir todas as faturas e contas a receber.

Compras (contas a pagar): permite gerir e manter transaes com os


fornecedores, tais como a emisso de oramentos e ordens de compra, atualizando os nmeros de stock, calculando despesas de importao para artigos importados, tratando das devolues e dos crditos, e processando os pagamentos.

SAP Business One: vendas CRM


As funes de gesto de ciclo de vendas CRM do SAP Business One registam todas as oportunidades de venda ao longo do ciclo de vida dos clientes, desde a identificao de potenciais vendas at descoberta, qualificao, proposta, concluso e, finalmente, ao servio e apoio ps-venda. O CRM integral permite ao utilizador inserir detalhes da oportunidade, incluindo a fonte, potencial dimenso do negcio, data de concluso, concorrentes e atividades.

Parceiros de negcios: permite controlar todas as informaes sobre


clientes, revendedores e fornecedores, incluindo os endereos de e-mail, perfis, relatrios de vendas, atividades com parceiros de negcios e saldos de contas, e oferece um calendrio para as atividades do utilizador com capacidade de busca para encontrar o item necessrio.

Os relatrios so um elemento crtico da funcionalidade CRM, que permitem ao utilizador analisar as oportunidades por potencial fonte, territrio, indstria, cliente e item. Os relatrios gerem previses e mostram receitas antecipadas numa variedade de tipos de datas, tais como o ms e trimestre. O utilizador v a distribuio de potenciais clientes por fonte ao longo do tempo para identificar as potenciais atividades geradoras de mais lucro.

Relatrios com grficos


Os relatrios com grficos avanados oferecem uma visibilidade total gesto. Os gestores podem ver todo o canal ou filtrar o relatrio para ver vendedores individuais, clientes, potenciais clientes, fases do ciclo de vendas e muito mais.

SAP Business One | Pgina 12

Vendas

O SAP Business One oferece flexibilidade na criao do contedo para oramentos ou qualquer documento de marketing. Suporta diferentes tipos de linhas e permite ao utilizador criar subtotais das linhas anteriores. O utilizador pode inserir texto de formato livre dentro do corpo do documento, assim como apresentar itens alternativos recomendados. Os comentrios padro podem ser armazenados e reutilizados. Os cabealhos e notas de rodap tambm podem ser definidos pelo utilizador para cada documento. O lucro bruto pode ser calculado para cada oramento. Os ltimos preos de vendas oferecidos a um cliente podem ser facilmente visualizados. Quando um oramento criado, o utilizador pode export-lo para o Microsoft Word apenas com um clique do rato.
Informaes-chave de vendas atravs de dashboards interativos

Nota de crdito C/R


Quando se cria uma nota de crdito para o cliente por exemplo, devido a mercadoria devolvida o utilizador pode facilmente importar os dados necessrios da fatura original ou de qualquer outro documento de vendas e compras.

Impresso de documentos
Esta funo ajuda o utilizador a imprimir quaisquer documentos de vendas e compras. O utilizador pode fazer a seleo por perodo, nmero de documento ou tipo de documento.

Encomenda
Esta funcionalidade simplifica a entrada de ordens de venda, dando ao tomador da encomenda uma viso completa da posio de stock de um item em vrios armazns na ocorrncia de escassez. A funcionalidade Available to Promise (disponvel para promessa) garante que o tomador da encomenda pode optar por encomendar a partir de uma lista de itens alternativos ou permitir que o artigo seja parcialmente entregue. Podem ser criadas encomendas para suportar diferentes datas de entrega e remessa para endereo para cada item de linha. O utilizador pode criar automaticamente ordens de compra a partir de uma ordem de venda e coloc-las no site do cliente.

Assistente de criao de documentos


Este assistente permite ao utilizador agrupar todos os documentos de vendas existentes numa nica fatura para um determinado cliente. Este assistente especialmente til para quem cria vrias encomendas e notas de entrega ao longo do ms, mas que precisa de uma fatura resumida para cada cliente no final do ms.

Rascunhos de documentos
Esta funcionalidade permite ao utilizador imprimir, editar e gerir todos os documentos que foram guardados como rascunhos.

Entrega
A funo de entrega permite ao departamento de expedio criar a necessria documentao de embalamento para todas as mercadorias expedidas a um cliente. O processo de embalamento incorporado facilita a entrada "virtual" de itens em diferentes embalagens durante o processo de entrega. O utilizador pode armazenar o nmero de acompanhamento da entrega e aceder ao estado da remessa dentro da nota de entrega, apenas com um clique do rato. As quantidades em armazm so automaticamente atualizadas quando efetuada uma entrega.

Assistente de cobrana
Este assistente avanado trata de mltiplas cartas de cobrana por cliente e mantm um historial de cobranas para cada cliente. O assistente pode ser executado a intervalos regulares, tal como mensalmente ou semanalmente, para verificar todas as faturas pendentes dos clientes. possvel enviar uma srie de cartas de cobrana a diferentes nveis e a intervalos predefinidos. Alm disso, o utilizador pode determinar o mtodo de clculo de juros e taxas de cobrana.

Devolues
O utilizador pode facilmente tratar das devolues sem crdito ou corrigir devolues, utilizando os documentos de devoluo.

Fatura de contas a receber (C/R)


A fatura cria automaticamente uma entrada no dirio correspondente. Assim, o utilizador pode criar um recibo automtico caso o cliente pague parte da fatura imediatamente.

Expedimos produtos para todo o mundo e temos de nos certificar de que cada expedio tem a documentao correta. Anteriormente, teramos de criar todos esses documentos manualmente. Agora, podem ser produzidos diretamente a partir do SAP Business One, poupando tempo e esforo.
Mark Johnson, Managing Director, Tacktick Limited

Fatura e pagamento C/R


O utilizador pode criar uma fatura e um recibo num nico passo, utilizando o mesmo documento.

SAP Business One | Pgina 13

Compras

Pedidos de apresentao de propostas


O SAP Business One oferece sua empresa as ferramentas de que necessita para tratar do seu processo de aprovisionamento. Um assistente guia-o atravs do processo de pedido de oramentos dos seus fornecedores atravs da Web, antes de gerir as respostas destes e a sua deciso final.

Nota de crdito C/P


Atravs desta funo, a soluo permite ao utilizador emitir uma nota de crdito para o fornecedor pela mercadoria devolvida. Os dados necessrios podem ser facilmente importados da fatura de origem, tal como acontece com quaisquer outros documentos de

Ordem de compra
O SAP Business One permite ao utilizador encomendar materiais ou servios dos fornecedores. Estas ordens atualizam a quantidade disponvel de artigos encomendados e informam o gerente de armazm da data de entrega esperada. O utilizador pode dividir uma nica ordem de compra em vrias partes quando, por exemplo, os artigos tm de ser expedidos para vrios armazns. A diviso ou revises so necessrias para que possam ser criados diferentes tales de encomenda e notas de entrega para cada remessa. Cada item de linha dentro de uma ordem de compra ou um voucher de contas a pagar (C/P) pode ser expedido para, ou especificado como, uma localizao de armazm diferente.

vendas e compras.

Despesas de importao
O SAP Business One permite ao utilizador calcular o preo de compra de mercadorias importadas. Pode ainda atribuir os vrios elementos das despesas de importao (tais como frete, seguro e direitos aduaneiros) aos custos de Carga a Bordo (FOB) de cada artigo, atualizando o seu valor real de armazm.

Rascunhos de documentos
Esta funo permite ao utilizador imprimir, editar e gerir todos os documentos de compra que foram guardados como rascunhos.

Ordem de compra de guias de remessa


Esta funo permite ao utilizador receber uma entrega no armazm ou atribuir entregas a vrios armazns. A guia de remessa pode estar ligada a uma ordem de compra, e o utilizador pode alterar a quantidade da ordem de compra face quantidade efetivamente recebida.

Impresso de documentos
Esta funo ajuda o utilizador a imprimir todos os documentos de vendas e compras. O utilizador pode fazer a seleo por perodo, nmero de documento ou tipo de documento.

Devoluo de mercadorias
As devolues de fornecedores para reparaes ou sem crdito podem ser tratadas utilizando o documento de devoluo de mercadorias.

Fatura C/P
Quando processa as faturas dos fornecedores, o SAP Business One tambm cria uma entrada no dirio. Esta informao pode ser utilizada para processar pagamentos subsequentes ao fornecedor.

Criar uma Ordem de Compra


As ordens de compra so criadas no SAP Business One e podem ser impressas, enviadas por fax ou por e-mail diretamente ao fornecedor.

SAP Business One | Pgina 14

Planeamento de Necessidades de Materiais (MRP)

MRP
Um assistente ajuda-o a planear e otimizar futuras necessidades de materiais e a gerir e executar as recomendaes e excees de compra e fabrico.

O assistente MRP ajuda a reduzir os custos ao considerar tanto as quantidades mnimas das encomendas e encomendas mltiplas, ajudando o utilizador a aproveitar as quebras de preos de compra ou os tamanhos dos lotes de produo, por exemplo.

O SAP Business One oferece um sistema de planeamento simples mas poderoso, que ajuda os planeadores de produo ou os compradores a planearem e a gerirem os itens para produo ou compra com base numa variedade de critrios.

ordens de venda, notas de trabalho e stock que atingiu o nvel mnimo, assim como previses de vendas predefinidas. Quando um cenrio executado, a soluo apresenta uma recomendao para "fazer" ou "comprar" itens num relatrio de recomendao. H opes de localizao disponveis para permitir aos planeadores verem os clculos lquidos dos requisitos e verem os documentos com os requisitos brutos. Tambm esto disponveis avisos de excees e consultas visuais. Estes ajudam o utilizador a identificar pedidos que tm de ser expedidos. Os cenrios de planeamento tambm podem ser guardados como "simulaes", ou seja, o utilizador pode utilizar uma srie de cenrios do tipo "E se?" sem provocar um impacto no relatrio de recomendao.

Definir previses
Esta funcionalidade permite ao utilizador prever a procura com base em previses, em vez de se basear unicamente nos pedidos recebidos. Os clculos das previses ajudam o utilizador a prever a procura futura para o produto e a ajustar o planeamento do material em conformidade. Estas previses de procura podem ser utilizadas no assistente MRP.

Relatrio de recomendao de ordens Assistente de planeamento


O assistente de planeamento guia o utilizador atravs do processo de criao de cenrios de planeamento em cinco passos fceis. O utilizador define o horizonte de planeamento, que pode ser visualizado em semanas ou dias. Tambm se pode optar por excluir os dias no teis do planeamento de produo e de compra. Os cenrios podem ser aplicados a uma gama de itens ou de grupos de itens. O utilizador seleciona os critrios desejados no cenrio, tais como nveis de stock existentes, ordens de compra abertas, A partir do relatrio de recomendao, os planeadores podem automaticamente selecionar ordens de produo recomendadas e ordens de compra para criao automtica. Se necessrio recorrer a outsourcing para um item, o sistema permite aos planeadores converter facilmente uma ordem de produo numa ordem de compra. As ordens de compra para o mesmo fornecedor podem facultativamente ser consolidadas numa nica ordem, simplificando o processo de compra.

Costumvamos ter sistemas dspares e sobrepostos, mas hoje, graas ao SAP Business One, temos uma visibilidade dos produtos ponta-a-ponta, desde a entrada do pedido at ao fabrico, prova, alteraes e entrega. Ter um sistema fivel e transparente aumenta a confiana entre parceiros e clnicos, e reduz o stress dos doentes.
Olive Gunning, Chief Operating Officer, Trulife

SAP Business One | Pgina 15

Controlo de Stocks

Capacidades de stock
As capacidades de stock do SAP Business One permitem ao utilizador gerir as informaes de referncia dos itens e manter os nmeros de srie e de lote, assim como as listas de preos. O utilizador tambm pode definir itens alternativos, efetuar ajustamentos de aumentos ou diminuies de stock, reavaliar os custos de stock com base nos valores atuais do mercado e efetuar contagens cclicas, assim como gerar listas de seleo para as ordens de venda abertas.

Dados mestre dos itens


Esta funcionalidade permite ao utilizador definir itens de produo (fazer), adquirir (comprar) itens, ou itens fora do stock, incluindo trabalho, deslocaes ou ativos fixos. Aqui so mantidas as informaes por defeito, tais como fornecedor comprador, unidade de medida de compra e venda, assim como a situao fiscal de cada item. Os itens em stock podem ser mantidos em vrios armazns; a soluo tambm pode manter os custos para cada item em cada armazm. O SAP Business One tambm suporta diferentes mtodos de avaliao de stock por item. Os mtodos atualmente suportados so o custo padro, mdia mvel ponderada e o mtodo First In, First Out (FIFO) (primeiro a entrar, primeiro a sair). Os dados de planeamento tambm so mantidos dentro dos dados mestre dos itens. O utilizador pode definir um mtodo de aprovisionamento (tal como fazer ou comprar), assim como os intervalos entre pedidos nos quais se adquire um item (tal como mensais, semanais ou dirios). Pode tambm definir os tamanhos dos lotes nos quais vai adquirir os itens, assim como a quantidade mnima da encomenda e o potencial tempo mdio.

O SAP Business One agora uma parte integrante da nossa empresa. Como somos uma PME em crescimento, tem sido uma parte essencial do apoio nossa confiana na abordagem a grandes cadeias nacionais de retalho e na negociao com as mesmas, das compras a fornecedores internacionais e de um planeamento confiante do nosso stock. A flexibilidade dos relatrios e autorizaes dos utilizadores dentro do sistema permitiu-nos adaptar o software nossa empresa, em vez de adaptarmos a nossa empresa ao software.
Duncan Pratt-Thompson Director: Scott Brothers

Nmeros de srie
Os nmeros de srie podem ser automaticamente gerados com base em modelos. Podem tambm ser criados manualmente e atribudos apenas aquando da sada de um item de stock, ou facultativamente, em todas as transaes.

Lotes
O utilizador pode atribuir lotes a produtos e classific-los pela durao em armazm ou outros atributos livremente definveis. Os lotes podem ento ser definidos para estes produtos em ordens de venda, notas de entrega e movimentos de stock.

Itens de substituio
Esta funcionalidade permite ao utilizador criar uma lista de itens que pode ser sugerida ao cliente como alternativa, caso o item pedido no esteja disponvel. Os substitutos podem ser classificados com base na semelhana do item, no preo ou na quantidade.

SAP Business One | Pgina 16

Gestor de Seleo e Embalagem


As capacidades de localizao exaustivas incluem cliente, dados mestre do item e criao do documento.

Definir nmero de catlogo do parceiro de negcios


Esta funcionalidade mantm uma tabela de referncias cruzadas dos nmeros das peas dos fornecedores para os nmeros das peas em stock . Os nmeros das peas dos fornecedores podem ser utilizados em documentos de aquisio, em vez dos nmeros das peas em stock.

Reavaliao de materiais
Esta funcionalidade permite ao utilizador fazer alteraes em preos de stock existentes. Isto pode ser necessrio quando o atual preo do material no coincide com o preo efetivo de mercado. Nesse caso, o preo ajustado e lanada uma alterao contabilstica.

Lista de preos Atualize o mtodo do stock


As diferentes situaes ou condies de mercado podero exigir alteraes do mtodo de avaliao do seu stock. Com o relatrio de atualizao do mtodo de avaliao do stock, o utilizador pode facilmente selecionar itens de uma lista e trocar o atual mtodo de avaliao por um mtodo alternativo. O utilizador pode definir qualquer nmero de listas de preos e relacion-las com os clientes ou fornecedores. Alm disso, possvel criar links dinmicos entre as listas de preos, rpida e facilmente, atualizando os links automaticamente quando a lista de preos primria alterada.

Preos especiais Guia de remessa e sada de mercadorias


Estas duas funes permitem ao utilizador registar guias de remessa e sadas de mercadoria que no estejam diretamente ligadas a um documento de compra ou de venda. O utilizador pode definir preos especiais para clientes ou fornecedores individuais. Pode tambm definir preos especficos relativos a determinadas quantidades com uma ligao ao volume de pedidos, e definir um perodo de validade para cada lista de preos. O perodo de validade ajustado automaticamente sempre que a data muda. Alm disso, o

Transferncia de stocks
Esta funcionalidade permite ao utilizador mover o stock entre armazns.

utilizador pode at definir descontos com base em diferentes termos de pagamento.

Lanamento de stocks
Esta funo pode ser usada para:

Gestor de seleo e embalagem


As capacidades do gestor de seleo e embalagem permitem ao utilizador gerir o processo de seleo e embalagem dentro de trs linhas. medida que as ordens de venda so inseridas, so apresentadas na fila "aberta". As quantidades podem ser marcadas como tendo sido total ou parcialmente libertada para seleo. A fila "libertados" apresenta todos os pedidos libertados para seleo. Pode estar assinalada como inteiramente selecionada ou parcialmente selecionada. Seja dentro da fila "abertos" ou da fila "libertados", o utilizador pode criar automaticamente listas de seleo por pedido ou por uma gama de pedidos. Dentro da fila "selecionados", os pedidos assinalados como selecionados podem ser apresentados e selecionados para embalamento. O gestor de seleo e embalagem oferece uma gama de opes de classificao e flexibilidade para trabalhar com os seus processos de seleo e embalagem.

Inserir saldos iniciais para itens do stock Atualizar dados de armazm no sistema

Sistema de contagem cclica


Em grandes armazns, a contagem do stock frequentemente um processo contnuo. Esta funo simplifica o processo, identificando quando cada item em stock deve ser contado. Os alertas e relatrios produzidos ajudam a assegurar que itens de diferentes nveis de importncia so contados com a frequncia necessria.

SAP Business One | Pgina 17

Gesto de Servios

Monitorizao de Servios
Pode monitorizar pedidos em aberto e pedidos expirados, utilizando um relatrio com grficos dinmico. O software faz soar um alarme audvel quando um pedido chega ao limite de pedido em aberto ou pedido expirado.

Entrada, Acompanhamento e Gesto de Pedidos


medida que os pedidos de servio so recebidas, os agentes de servio de clientes podem fazer uma busca de clientes por item ou nmero de srie. Ao utilizar listas pendentes personalizveis, pode localizar tipos de problemas e tipos de pedidos, assim como a origem dos mesmos.

Gesto de servios completa


O SAP Business One apresenta uma funcionalidade CRM integral como parte da aplicao completa. As funcionalidades perfeitamente integradas nas reas de marketing, vendas e servios proporcionam uma visibilidade ponta-a-ponta do ciclo de vida total dos clientes.

Carto de equipamento do cliente: esta funcionalidade fornece aos tcnicos de


servios informaes detalhadas sobre um item vendido a um cliente, tais como um nmero de srie de um fabricante, nmero de srie de substituio e todo o historial do pedido de servio. Inclui tambm uma lista dos contratos de servios atribudos ao item.

Relatrio de equipamento do cliente: mostra todo o equipamento e correspondentes nmeros de srie vendido a um cliente ou a uma srie de clientes.
A funcionalidade integral CRM garante o controlo total das aquisies, retenes e lealdade dos clientes, assim como da rentabilidade para a empresa.

Pedidos de servio: permite ao utilizador ver todos os pedidos de servio inseridos


no sistema que foram criados, resolvidos ou fechados numa data especfica, ou dentro de uma srie de datas. O utilizador pode restringir o relatrio para ver apenas pedidos

SAP Business One: servio CRM


As capacidades de gesto de servios ajudam os departamentos de servios a oferecer apoio s operaes de servio, gesto de contratos de servios, planeamento de servios, acompanhamento de atividades de interao com clientes e apoio ao cliente.

de servio para uma fila, um tcnico, um tipo de problema, uma prioridade, um item ou um estado de pedido especficos. O utilizador pode tambm ver apenas os pedidos expirados.

Pedidos de servios por fila: localiza todos os pedidos de servio pendentes na fila.
Mantm o historial dos pedidos relacionados com um incidente em particular. Podem ser monitorizados vrios estados de pedido, e os pedidos podem ser atribudos a tcnicos individuais ou mantidos numa fila de equipa.

Caractersticas-chave e funcionalidade

Contrato de servios: esta funcionalidade permite ao utilizador criar um apoio


regular ou contrato de garantia para itens ou servios vendidos a um cliente. O contrato mantm as datas de incio e fim, assim como os termos especficos do contrato, tais como resposta ou tempos de resoluo garantidos.

Tempo de resposta por delegado: permite ao utilizador seguir a interao entre um

cliente e um servio, e registar o tempo necessrio para responder a um nico pedido de servio.

SAP Business One | Pgina 18

Integrao no Microsoft Office

Microsoft Outlook
A integrao Microsoft Outlook do SAP Business One permite ao utilizador trocar e partilhar dados entre o SAP Business One e o Microsoft Outlook, para que todos os membros da equipa estejam a par dos desenvolvimentos da conta, e possam responder de maneira proativa s oportunidades de negcio. Esta funcionalidade inclui:

Integrao do e-mail
A integrao no Microsoft Outlook permite ao utilizador:

Guardar um e-mail do Microsoft Outlook como uma atividade no SAP Business One Guardar o texto original do e-mail e os anexos de ficheiros originais como um anexo a uma atividade no SAP Business One

Sincronizao de dados
Um utilizador pode sincronizar os seguintes tipos de dados no SAP Business One e no Microsoft Outlook:

Fazer definies de follow-up e de lembretes para uma atividade

Ligao ao Microsoft Word e ao Microsoft Excel


A integrao no Microsoft Outlook permite ao utilizador ligar-se ao SAP Business One a partir do Microsoft Word e guardar um documento do Microsoft Word como uma atividade no SAP Business One. A mesma funo est disponvel para o Microsoft Excel. Os livros do Excel podem ser guardados como atividades com um parceiro de

Compromissos agendados Contactos Tarefas

Esta funcionalidade permite ao utilizador marcar execues de sincronizao automticas e resolver conflitos entre itens nos dois sistemas.

negcios ou uma pessoa de contacto no SAP Business One.

Tambm possvel criar snapshots de informaes do SAP Business One e associ-los aos contactos no Microsoft Outlook.

Oramentos
O utilizador pode importar oramentos do SAP Business One para o Microsoft Outlook e apresentar, editar e envi-los como emails. Pode tambm criar novos oramentos no Microsoft Outlook e guard-los automaticamente no SAP Business One.

Integrao do e-mail
Arraste e solte e-mails recebidos para criar facilmente atividades no SAP Business One

Com o SAP Business One podemos produzir as nossas contas muito rapidamente, logo aps o fim do ms. Tambm limitmos a quantidade de inseres manuais na criao de informao, e as ligaes aos produtos Microsoft, tais como o Excel, permite-nos produzir relatrios muito rapidamente.
Paul Rakkar, Group Financial Director, Time Out Ltd

SAP Business One | Pgina 19

Decises e Controlo Empresariais Inteligentes

Decises e controlo empresariais inteligentes

Os gestores recebem alertas que no s concentram a ateno num evento de negcios em particular, como tambm acionam processos de fluxo de trabalho para passar ao automaticamente.

Elabore rapidamente relatrios-padro e relatrios ad hoc, com base em dados em tempo real
O XL Reporter permite ao utilizador criar rapidamente relatrios ad hoc a serem utilizados com o SAP Business One. As funes intuitivas de elaborao de relatrios oferecem o ponto de partida para que possa criar relatrios, utilizando a funcionalidade de arrastar e soltar. Um assistente de definio de relatrios faz que a criao de relatrios seja fcil para praticamente qualquer pessoa. Pode criar consultas personalizadas de dados SAP Business One com apenas alguns cliques do rato. Quando o sistema cria os relatrios, pode localizar quaisquer dados para ver as transaes subjacentes. Alm disso, pode ver e atualizar dados em tempo real enquanto cria as consultas.

Os alertas esto concebidos para notificar um utilizador de uma discrepncia ou um evento que esto a monitorizar dentro da organizao.

Estes alertas podem oferecer informaes internas (on-line) de acordo com o papel de cada empregado na empresa. De cada vez que um limite ultrapassado, lanado um alerta em tempo real para o utilizador que solicitou a notificao.

A localizao de alertas d uma visibilidade instantnea de informaes detalhadas sobre o que acionou o alerta, o que permite decises plenamente informadas.

Estabelece processos de fluxo de trabalho nicos, incluindo as aprovaes, procedimentos e passos que so automaticamente iniciados, permitindo aos gestores reagir instantaneamente ao evento.

Organize os seus relatrios Gesto proativa por exceo


O SAP Business One permite notificaes imediatas e respostas automticas a eventos de negcios importantes atravs de alertas programveis pelo utilizador e com base no fluxo de trabalho. O sistema permite ao utilizador designar as atividades que pretende localizar e a rea aceitvel. Quando os indicadores do sistema ficam fora dessa rea, o utilizador (ou quem quer que seja designado) recebe uma notificao que lhe permite responder instantaneamente ao evento. Qualquer quebra das polticas de negcios prestabelecidas aciona uma notificao imediata ao gestor, e d incio a um processo de fluxo de trabalho para gerir o evento. Com o XL Reporter pode gerir e organizar as definies dos relatrios, relatrios executados e livros de relatrios. As funes de organizao de relatrios permitem que todos os relatrios sejam atualizados em momentos agendados. Pode ver e executar os relatrios dentro do menu principal do SAP Business One, o que simplifica a criao de relatrios. Para a distribuio de relatrios, pode agrup-los em livros de relatrios

Gesto por Exceo O SAP Business One oferece alertas programveis pelo utilizador e baseados no fluxo de trabalho, para o notificar de eventos de negcios importantes, e para que possa reagir de imediato.

SAP Business One | Pgina 20

Desde o princpio que o SAP Business One teve o nvel de funcionalidade necessrio para acompanhar as nossas exigncias, e pudemos facilmente ver como a soluo se poderia tornar numa pedra angular para ajudar ao crescimento da empresa.
Martin Buttkereit, Director, M Buttkereit Ltd

SAP Business One | Pgina 21

Business Intelligence Integral

As capacidades de business intelligence integral do SAP Business One, incluindo o SAP Crystal Solutions, oferecem ao utilizador escolha e flexibilidade para os seus requisitos de Business Intelligence. As informaes podem ser obtidas a partir da execuo de relatrios predefinidos ou da criao de relatrios personalizados, feitos medida da empresa. Isto permite ao utilizador reunir informaes crticas para a empresa e dar incio imediato a medidas corretivas.

O SAP Business One oferece uma srie de relatrios para ajudar na anlise e na tomada de decises. Estes incluem relatrios de contabilidade, empresarial, de stock e relatrios financeiros, assim como dashboards interativos. O utilizador pode exportar qualquer relatrio para o Microsoft Excel apenas com um clique do rato. As tcnicas de navegao simples permitem ao utilizador recuperar facilmente a informao exata necessria, poupando um tempo valioso e melhorando o processo decisrio.

SAP Crystal Solutions execute relatrios predefinidos ou crie relatrios medida da sua empresa

SAP Crystal Solutions


Muitas pequenas e mdias empresas lutam com as complexidades de gerar informaes exatas e atempadas a partir dos dados da empresa. O Integral SAP Crystal Reports do SAP Business One d ao utilizador uma perspetiva exaustiva e exata do estado geral da empresa. Como o SAP Crystal Reports est perfeitamente integrado no SAP Business One, emite relatrios sobre todos os dados em tempo real adquiridos dentro de toda a soluo SAP Business One, incluindo o Razo, Contas a Receber e a Pagar, Vendas, Compras e Stock.

Arrastar e Relacionar
O SAP Business One a nica soluo que utiliza a funcionalidade Arrastar e Relacionar para oferecer aos utilizadores de todos os nveis uma visibilidade ponta-a-ponta de operaes completas e a capacidade de compreender instantaneamente relaes e transaes-chave dentro da empresa.

Crie relatrios exatos e atempados


Com o SAP Crystal Reports, pode criar relatrios padro e relatrios personalizados, localizar dados e analis-los. A ferramenta tem tudo aquilo de que a sua empresa necessita para criar e executar relatrios avanados e relatrios com grficos para melhorar o seu controlo sobre a rea dos relatrios e a rea dos oramentos. As opes avanadas de conceo de relatrios aumentam a sua capacidade para compor relatrios e trabalhar com funes e interfaces padro do Microsoft Excel para facilitar a conceo de relatrios.

Gerador de consultas
Esta ferramenta oferece criao imediata de consultas para criar consultas de bases de dados e definir relatrios. Os dados de qualquer campo podem ser utilizados para criar um relatrio detalhado ou resumido. Quando uma consulta definida, esta pode ser guardada na biblioteca de consultas para utilizao futura. O editor de relatrios pode ser usado para aperfeioar e modificar consultas existentes.

Assistente de consultas
Esta ferramenta semelhante ao gerador de consultas, mas permite ao utilizador criar consultas utilizando um assistente para o conduzir atravs do processo. Esta ferramenta til para os utilizadores que no esto familiarizados com a sintaxe SQL e que querem elaborar consultas.

Garanta uma adoo rpida por parte dos empregados sem praticamente nenhuma curva de aprendizagem
O SAP Crystal Reports, integrado no SAP Business One, garante ao utilizador uma interface intuitiva que oferece uma vista significativa da estrutura dos dados da sua empresa. At os utilizadores que no estejam familiarizados com as ferramentas do Business Intelligence podem criar relatrios com capacidades de localizao em minutos com o SAP Crystal Reports. Desde simples relatrios detalhados de transaes at demonstraes financeiras e dashboards avanados, possvel criar relatrios sempre que necessrio.

Relatrios predefinidos
O SAP Business One oferece uma srie de relatrios predefinidos e integrados para cada rea funcional da aplicao. Cada relatrio analisa reas especficas do negcio, sendo que o utilizador tem a capacidade para personalizar o seu resultado. Quando o relatrio criado, o utilizador pode apresentar o relatrio em impresso ou por e-mail, e export-lo para uma variedade de formatos diferentes, incluindo Microsoft Excel e PDF.

Depois de ver uma srie de sistemas, escolhemos o SAP Business One, sobretudo porque podamos personalizar a soluo de acordo com as nossas necessidades. Isto proporcionou-nos uma flexibilidade muito maior para gerir os requisitos variveis que uma empresa como a nossa tem, e foi algo que no vimos em muitos dos outros pacotes.
Nick Carter, Technical Director, Raffenday

SAP Business One | Pgina 22

Soluo de Mobilidade

Um grande nmero de pequenas e mdias empresas est a utilizar a tecnologia fornecida pelos smartphones e tablets para gerir o seu negcio a partir de qualquer lugar, em qualquer altura. Para se manter ligado sua empresa, a SAP criou uma aplicao mvel que est agora disponvel. A aplicao oferece um acesso constante a dados importantes e funcionalidades-chave do SAP Business One. A aplicao mvel do SAP Business One permite-lhe verificar o inventrio e os clientes, aceder a relatrios, receber alertas e processar aprovaes. A aplicao mvel tambm oferece um acesso aos dados em tempo real, permitindo-lhe facilmente navegar, responder e acionar processos remotos.

As funcionalidades-chave incluem Alertas e aprovaes: receba alertas para eventos especficos, tais como o desvio dos
descontos, preos ou limites de crdito aprovados. Processe pedidos de aprovao, crie mais aes remotas e localize dados ou mtricas relevantes para ajudar a assegurar tomadas de decises rpidas e eficientes.

Relatrios em tempo real: aceda a relatrios integrados criados por um software que

apresenta informaes-chave da empresa. Adicione relatrios personalizados e partilhe facilmente os resultados via e-mail a partir do dispositivo mvel.

Dados dos clientes e fornecedores: aceda a e edite informaes de contacto, veja o

histrico de atividades e preos especiais. Contacte ou localize registos de clientes e parceiros, crie novos registos e insira novas atividades. Todas as mudanas so automaticamente atualizadas na aplicao SAP Business One como base de dados.

Monitorizao de inventrio: verifique os nveis de inventrio e aceda a

informaes detalhadas sobre os produtos atuais, incluindo preos de compra e venda, quantidade disponvel, especificaes do produto e imagens do item.

Aplicao Mvel do SAP Business One

SAP Business One | Pgina 23

Arquitetura para Gestores de TI

Arquitetura de servidor fcil de gerir


A aplicao SAP Business One reside em servidores que fazem parte da plataforma Microsoft Windows Server.
As Camadas API do SAP Business One
O SAP Business One est equipado com uma interface de programao de aplicaes (API) que est baseada na tecnologia Component Object Model (COM). Pode utilizar esta API para melhorar o mbito de funcionamento da soluo, ou adapt-la para ir ao encontro dos seus requisitos especficos. Os programadores podem aceder a objetos COM utilizando linguagens de programao, tais como Visual Basic, C/C++ e Java. So oferecidas duas API diferentes: uma para a interface de dados e uma para a interface do utilizador.

A arquitetura do servidor inclui segurana, back-up e protocolos de acesso rede. O acesso pode ser cedido ao utilizador atravs de rede alargada (WAN) Terminal Services ou da tecnologia Citrix XenApp para qualquer parte que for necessria para a sua empresa.

API de Interface de Dados (DI-API)


A DI-API do SAP Business One oferece aos programadores uma interface para a lgica da empresa e

O ambiente SAP Business One usa procedimentos padro de back-up de bases de dados, eliminando a necessidade de guardar e transferir a base de dados para outra mquina, enquanto oferece um acesso imediato a informaes crticas de negcios.

camadas de acesso de dados da aplicao, permitindo melhorar e alargar a aplicao. Isto tambm oferece oportunidades para integrar firmemente o SAP Business One em outras aplicaes.

API de Interface do Utilizador (UI-API)


A UI-API do SAP Business One oferece objetos e procedimentos para aceder interface do utilizador da aplicao. Isto permite aos programadores alargarem as partes existentes do SAP Business One e criar a sua prpria funcionalidade nova dentro da estrutura da aplicao.

A arquitetura otimizada SAP Business One suporta a base de dados Microsoft SQL Server.

Integraes simples e suportadas com a Tecnologia de Integrao SAP Business One (B1i)
A Tecnologia de Integrao SAP Business One oferece uma integrao rpida e fcil com componentes do SAP Business Suite, da plataforma de tecnologia SAP NetWeaver ou at de outras aplicaes externas. A integrao SAP Business One para SAP NetWeaver mais adequada para clientes que querem integrar perfeitamente componentes do SAP Business Suite no SAP Business One. Este cenrio ocorre tipicamente nos casos em que a empresa mais pequena que executa o SAP Business One uma subsidiria, sucursal, vendedora ou outra filial da entidade maior com a qual se deseja integrar. A integrao perfeita das solues SAP no SAP Business One uma parte-chave da viso do SAP Business One, e o alinhamento com a estratgia SAP NetWeaver essencial para atingir este objetivo.

Benefcios-chave

Capacidade para se integrar perfeita e rapidamente num ambiente SAP (ou outro sistema) Capacidade de tirar partido do desenvolvimento contnuo do SAP Business One, SAP NetWeaver, Business Intelligence do SAP BusinessObjects e componentes do SAP Business Suite
Workbench de Transferncia de Dados (DTW)
A ferramenta do workbench de transferncia de dados permite transferir dados mestre e de transaes de sistemas legados para o SAP Business One. Os modelos de ficheiros de dados predefinidos, fornecidos em formato Microsoft Excel, simplificam a preparao de dados para importao.

A capacidade da SAP de pr-desenvolver contedos de integrao para uma utilizao original, de modo a que os custos relacionados sejam drasticamente reduzidos

SAP Business One | Pgina 24

Microsoft Office

Mobile Solution

Collaboration and Social Networks

Web Services/Cloud based Extensions

Workstation
Java

SAP Business One API Layer


C++ C# vb ASP 3rd Party

SAP Business One Client

COM

.NET

XML

Data Interface API

Integrated Services

Supplier, Vendor or Distributor

Third-party Software Microsoft Office

Citrix Server (Optional)

SAP Business One Server


Customer

Email

Back-up

Security

Workstation
User Configuration Metadata

Ref Integrity

Workflow

Event Mgmt

Oracle Corporate Head Office

Transaction Management

Data Access Optimisation

SAP Business One Client

Business Logic

Subsidiary

Data Interface API

B2B with Supplier Microsoft SQl Server

third-party Software microsoft Office

Citrix/Terminal Services (Optional)

Microsoft Outlook Integration


SAP business One is fully integrated with microsoft Outlook, enabling seamless communication that can span your organisation and business functions. Departments can share contacts, appointments, and tasks.

Integration with SAP Business Suite


SAP business One is seamlessly integrated with SAP business Suite solutions, and because it has an open architecture, it can be easily integrated with solutions from other software vendors. this open architecture allows you to realise all the extensive benefits of SAP software.

SAP Business One | Pgina 25

Personalizao e Configurao Definidas pelo Utilizador

O SAP Business One d ao utilizador ferramentas poderosas para personalizar formulrios, consultas e relatrios, com vista a ir ao encontro das necessidades especficas da empresa, permitindo a cada empresa funcionar sem formao tcnica avanada. Isto permite ao utilizador configurar definies para definir taxas de cmbio, estabelecer parmetros de autorizao, criar correio/e-mail interno e funes de importao/exportao de dados. No que diz respeito administrao, as funes-chave que podem ser configuradas incluem:

As possveis utilizaes para os valores definidos pelo utilizador incluem:

Entrada automtica dos valores em campos, com base na utilizao de dados relacionados no sistema

Entrada de valores nos campos, com base em listas predefinidas Entrada automtica de valores nos campos, com base em consultas predefinidas (definido pelo utilizador)

Definio de dependncias entre campos de sistema Campos de apresentao que s podem ser utilizados para consultas, tais como assinatura do utilizador, data de criao e saldos de cheques abertos (para um parceiro de negcios)

Definies do utilizador: plano de contas, cdigos de impostos, empregados

de vendas, territrios, projetos, formatos de endereo, termos de pagamento, grupos de fornecedores, clientes, itens e comisses, armazns, modelos e filas de contratos de servios, bancos, mtodos de pagamento e mtodos de expedio.

Integrao aberta
O SAP Business One oferece a capacidade de crescimento rentvel com as necessidades da empresa:

Autorizaes: os administradores podem definir quais as informaes a que os


utilizadores podem aceder. Os documentos sensveis tm proprietrios e, com base na relao de um utilizador com o proprietrio, ser-lhe- concedido o acesso total, apenas de leitura, ou nenhum acesso. O acesso pode ser definido pelo facto de o utilizador estar na mesma equipa, departamento ou filial, ou se tem o mesmo gestor que o proprietrio ou o gestor do proprietrio ou um subordinado.

Pode ser facilmente adaptvel a requisitos da empresa em mudana por utilizadores avanados sem criar um fardo contnuo para as TI

O utilizador pode guardar as suas preferncias para formulrios, consultas e relatrios, permitindo que os modelos de processamento integrados espelhem diretamente as atividades reais da empresa no dia a dia

Definies gerais para vrias empresas.

Integra facilmente outras aplicaes, compensando investimentos em sistemas existentes ou aproveitando novas tecnologias

Campos definidos pelo utilizador


O utilizador pode definir os seus prprios campos na maior parte das reas da soluo, incluindo itens, parceiros de negcios e documentos. Isto permite-lhe gerir as informaes tpicas necessrias para muitas atividades diferentes da empresa. Pode tambm selecionar campos definidos pelo utilizador para inserir vrios tipos de informaes, tais como textos, endereos, nmeros de telefone, URL, anexos de ficheiros, imagens e listas pendentes.

A arquitetura SAP Business One permite a gesto atravs de alertas para efetivar transaes e fluxos de trabalho a jusante de outra aplicao

Os gestores podem implementar alteraes no SAP Business One instantaneamente, permitindo que a soluo se enquadre rapidamente na maneira como os utilizadores gerem a empresa, mesmo quando os requisitos da empresa mudam

Transio de modificaes para novas verses da soluo com um esforo mnimo, eliminando os custos tipicamente associados s atualizaes

Valores definidos pelo utilizador


Os valores definidos pelo utilizador asseguram que os dados de um processo de busca predefinido so registados para cada campo no sistema (incluindo campos definidos pelo utilizador).

Crie Campos Definidos pelo Utilizador Pode adicionar um nmero


ilimitado de campos definidos pelo utilizador maior parte dos formulrios do sistema ao nvel dos cabealhos ou dos documentos, ou ao nvel das linhas ou dos detalhes. Pode selecionar o tipo de campo ou o comprimento do campo a partir de uma lista pendente. Esta funo controlada por cdigos de autorizao; com a autorizao adequada, pode adicionar ou modificar os campos em apenas alguns minutos.

SAP Business One | Pgina 26

Kit de Desenvolvimento do Software SAP Business One

Data Interface API


The data interface API is used to build real-time links between SAP business One and third-party applications. By providing a programmatic interface to SAP Business One through a set of fully functional business objects, the data interface API gives you the power to connect applications and automate processes. Examples include custom point of sale (POS) system integration, Hr service integration, and synchronisation with mobile devices. The data interface API provides: Objects and methods to read, write, and update business objects directly Full object orientation, providing a powerful interface that requires minimal training Full access to master records, transactional data, system configuration, and user defined data Backward compatibility for a smooth upgrade process.

User Interface API


With the user interface API, developers can modify SAP business One by creating new windows, redesigning existing windows, and adding menus or dialogue boxes. Modifications can be as simple as hiding or disabling a field or as complex as adding an entirely new custom module to SAP Business One. The API: Allows you to create custom functionality within a single, integrated user interface Enables changes to business logic, as well as simple cosmetic modifications Enables developers to add new windows, menus, buttons, fields, and so on Provides programmatic notification of application events.

Workstation

Workstation

Workstation

Server

User (Experiences a unified look and feel)

Third-party application

SAP Business One

Data Transfer workbench

SAP Business One

Web Store

Corporate Portal
POS System

Server user Interface

Microsoft Officce

Third-party application

SAP business One Client

User Interface API

WYSIWYG Screen Designer Toolset Common business Logic

Set or retrieve values from the user interface Add custom business logic Dynamically hide, show, disable, or enable menu items Display notifications and message boxes

COM

.NET

XML

SAP Business One Server

4
The Java Connector
DB The Java connector (Java wrapper) provides developers with all the power and flexibility of the data interface API for use in a Java development environment.

Server (API and user interface)

O Kit de Desenvolvimento do Software SAP Business One (SDK) uma caixa de ferramentas que contm interfaces de programao, cdigo de amostra, documentao e utilitrios simples.

Pode ser utilizado com uma grande variedade de linguagens e ferramentas de programao, permitindo aos programadores usarem tecnologias que lhes so familiares

Oferece uma forte retrocompatibilidade, para que seja necessrio pouco ou nenhum trabalho na atualizao para uma nova verso do SAP Business One

O Kit de Desenvolvimento de Software permite aos programadores acederem facilmente a aplicaes externas com o SAP Business One, ou adicionarem uma funcionalidade personalizada.

Componentes-chave:

O SAP Business One consiste numa interface grfica de utilizador e numa camada de objeto empresarial separada. O SDK oferece acesso total tanto camada de interface do utilizador (UI) como camada de objeto empresarial (DI).

API de Interface de Dados: faz a ligao de aplicaes externas com o SAP


Business One.

API de Interface do Utilizador: aumenta e personaliza a aplicao de clientes do


SAP Business One.

Caractersticas-chave do SDK:

Conceo de Ecr: interface de arrastar de soltar para conceber janelas


personalizadas para o SAP Business One.

Oferece acesso programtico lgica empresarial do SAP Business One atravs de uma camada orientada para os objetos

Conector Java: liga aplicaes externas ao SAP Business One atravs da linguagem
de programao Java.

Permite aos parceiros e clientes SAP aumentar e melhorar a funcionalidade do SAP Business One para se adequar s suas necessidades nicas

Documentao Completa Aplicaes de Amostra

SAP Business One | Pgina 27

www.sap.com/contactsap

2011 SAP AG. Todos os direitos reservados. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, e outros produtos e servios SAP mencionados aqui, assim como os seus respetivos logtipos, so marcas ou marcas registadas da SAP AG na Alemanha e em outros pases. Business Objects e o logtipo Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, e outros produtos e servios Business Objects mencionados aqui, assim como os seus respetivos logtipos, so marcas ou marcas registadas da Business Objects Software Ltd. A Business Objects uma empresa SAP. Sybase e Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, e outros produtos e servios Sybase mencionados aqui, assim como os seus respetivos logtipos, so marcas ou marcas registadas da Sybase, Inc. A Sybase uma empresa SAP.

Todos os outros nomes de produtos e servios mencionados so marcas das respetivas empresas. Os dados contidos neste documento destinam-se unicamente a fins informativos. As especificaes nacionais dos produtos podem variar. Estes materiais esto sujeitos a alteraes sem aviso. Estes materiais so fornecidos pela SAP AG e suas empresas afiliadas ("Grupo SAP") unicamente para fins informativos, sem qualquer tipo de representao ou garantia. O Grupo SAP no ser responsvel por erros ou omisses relativos aos materiais. As nicas garantias para os produtos e servios do Grupo SAP so as garantias apresentadas nas declaraes de garantia expressas que acompanham tais produtos e servios, se aplicvel. Nada mencionado aqui pode ser interpretado como uma garantia adicional.