Como Implantar Arquivos MANUAL ARQUIVOLOGIA

COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PBLICOS MUNICIPAIS
COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PBLICOS MUNICIPAIS

Helena Corra Machado Ana Maria de Almeida Camargo
Arquivo do Estado / Imprensa Oficial So Paulo 2000
GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
MRIO COVAS
GOVERNADOR
COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PBLICOS MUNICIPAIS

Helena Corra Machado Ana Maria de Almeida Camargo
SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA
MARCOS MENDONA
SECRETRIO
DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS
MARILDA SUYAMA TEGG

DIRETORA
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO
FAUSTO COUTO SOBRINHO

DIRETOR
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO
SRGIO KOBAYASHI
DIRETOR-PRESIDENTE
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DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO
volume 3 Arquivo do Estado / Imprensa Oficial So Paulo 2000 2 edio
CARLOS TAUFIK HADDAD

COORDENADOR EDITORIAL
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO R. Voluntrios da Ptria, 596 - Santana CEP: 02010-000 So Paulo - SP - Brasil Telefax: (011) 6221-1924 / 6221-4785 / 6221-2306
ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS DE SO PAULO Diretoria: Ana Maria de Almeida Camargo (Diretora) Silvana Goulart Frana Guimares (Vice-Diretora) Rita de Cssia Martinez Lo Schiavo (Secretria) Joo Martins Rodrigues Neto (Tesoureiro) Comisso de cursos: Ieda Pimenta Bernardes (Coord.) Antnio Jos Marques Hilda Vieira de Souza DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO Coordenao editorial: Lauro vila Pereira Editora responsvel: Slnia Nunes Martins Equipe tcnica: Amir Neves Ferreira Velho Dbora de Castro Arajo Luzia Ferreira da Silva CO-EDIO Imprensa Oficial do Estado
Sumrio
Apresentao ...................................................................................... Projeto Como Fazer ............................................................................ Introduo ........................................................................................... 7 9 11
Sobre as Autoras ................................................................................. 12 1. O arquivo municipal .......................................................................... 13 1.1. Arquivo: uma definio preliminar .................................................13 1.2. Os arquivos municipais e sua rea de jurisdio ........................... 13 1.3. Comunidade, administrao e arquivo .......................................... 17 2. Os documentos de arquivo e seu ciclo vital: da gesto guarda permanente .................................................................. 2.1. Gesto de documentos ............................................................... 2.1.1. Produo .............................................................................. 2.1.2. Protocolo .............................................................................. 2.1.2.1. Classificao .................................................................. 2.1.3. Arquivo corrente ................................................................... 2.1.4. Avaliao ............................................................................. 2.1.4.1. Perfil da Comisso Permanente de Avaliao ................. 2.1.4.2. Competncias da Comisso Permanente de Avaliao ... 2.1.4.3. Tabela de temporalidade ................................................ 2.1.4.4. Valorao de documentos ............................................... 2.1.4.5. Tempo de reteno ......................................................... 2.1.4.6. Recomendaes complementares ................................... 2.1.5. Arquivo intermedirio ........................................................... 2.2. Arquivo permanente ................................................................... 2.2.1. Arranjo .................................................................................. 2.2.2. Descrio .............................................................................. 2.2.3. Conservao ......................................................................... 3. Configurao legal da instituio arquivstica .................................... 3.1. Municpios de grande e mdio porte ............................................ 3.1.1. Ato de criao ....................................................................... 3.1.2. Regimento interno ................................................................. 3.2. Municpios de mdio e pequeno porte ......................................... 3.2.1. Ato de criao ....................................................................... 3.2.2. Regimento interno .................................................................
Machado, Helena Corra. Como implantar arquivos pblicos municipais / Helena Corra Machado e Ana Maria de Almeida Camargo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1999. 88 p. : il. ; 23 cm. (Projeto como fazer ; v. 3) Bibliografia : p. 71-74 ISBN 85-86726-15-X 85-86726-13-3 1. Arquivos pblicos municipais Implantao 2. Arquivos pblicos municipais Municpios 3. Arquivos pblicos municipais Brasil I. Camargo, Ana Maria de Almeida II. Ttulo. III. Srie. CDD 025.171 CDU 930.251 : 352
21 22 22 23 24 26 27 28 28 29 30 30 31 32 33 33 35 36 37 37 38 43 51 52 54
4. Recursos humanos .......................................................................... 4.1. Categorias funcionais ................................................................. 4.2. Direo e chefia ......................................................................... 4.3. Treinamento ............................................................................... 4.3.1. Programas de treinamento ....................................................
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Apresentao
No Brasil, tem sido lenta a formulao ou aprovao de dispositivos legais que assegurem a gesto integral de documentos nas administraes municipais, ainda que a legislao federal relativa aos arquivos e documentos pblicos tenha-se tornado referncia para os demais pases da Amrica Latina e mesmo para alguns pases europeus. A Constituio Federal (art. 216) e a Lei Federal de Arquivos (Lei n. 8.159/91, art. 1.) atribuem ao poder pblico, em todos os nveis, a gesto, guarda e preservao dos documentos de arquivo como instrumentos de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico. No obstante, segundo dados de recente relatrio da Fundao Histrica Tavera, da Espanha, sobre a situao do patrimnio documental do Brasil, somente de 30 a 43% dos arquivos municipais brasileiros possuem oramento e instalaes prprias, condies de segurana, publicaes regulares e recursos humanos. Em face dessas deficincias, ainda que a totalidade dos arquivos esteja aberta consulta pblica, poucos podem efetivamente garantir o acesso pleno aos documentos pblicos, como determina a lei federal supracitada, em seu art. 22. Dados divulgados pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ revelam, ainda, que apenas 12 das capitais brasileiras, incluindo o Distrito Federal, possuem arquivos municipais, e somente 9 dos 645 municpios do Estado de So Paulo contam com arquivos institucionalizados. A lei federal mencionada acima delega aos Estados, Distrito Federal e Municpios a responsabilidade de regulamentar a gesto e o acesso aos documentos pblicos atravs de dispositivos legais complementares (art. 21). A efetivao do previsto nessa lei, atravs da atuao dos prefeitos e Cmaras Municipais, criando os arquivos pblicos e definindo critrios para a gesto documental faz-se indispensvel para que as administraes municipais possam alcanar ndices de eficincia e qualidade compatveis com as demandas das sociedades modernas.
5. Recursos materiais ........................................................................... 65 5.1. Prdio: localizao, condies ambientais, utilizao do espao.. 65 5.2. Equipamentos e mobilirio .......................................................... 68 6. Consideraes finais ......................................................................... 69 6.1. Um breve diagnstico .............................................................. 69 6.2. Medidas saneadoras ................................................................ 70 Bibliografia ........................................................................................... 71 Anexo 1: Atos oficiais e outros documentos .......................................... 75 Anexo 2: Legislao arquivstica ........................................................... 80
Os arquivos, durante muito tempo, foram considerados meros depsitos de papis velhos, de interesse apenas para eruditos e pesquisadores profissionais. A prpria administrao pblica reproduzia esse esteretipo ao denomin-los de arquivos mortos. A complexidade das aes governamentais, a crescente produo de documentos nos mais variados suportes e o avano das tecnologias da informao, apontam para uma necessidade urgente de polticas pblicas em mbito municipal voltadas para a gesto de documentos, requisitos para a racionalidade, eficincia e transparncia administrativas. Pelo exposto, e na condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, institudo pelo Decreto estadual n. 22.789/84, o Arquivo do Estado prope-se a prestar sua colaborao com os municpios paulistas na implantao de arquivos pblicos, visando a preservao de sua memria institucional, a racionalizao do fluxo documental, a agilidade na recuperao das informaes necessrias realizao de suas atividades, e a garantia da disponibilizao das informaes administrao, pesquisa acadmica e ao exerccio pleno da cidadania. Nesse sentido, estamos lanando a presente publicao, 3. volume dos manuais tcnicos do Projeto Como Fazer, resultado de uma parceria das mais promissoras com a Associao de Arquivistas de So Paulo e com a Imprensa Oficial do Estado.
Projeto Como Fazer

O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinas de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tanto em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao aspecto da Arquivstica em foco. Visa no s o aperfeioamento tcnico de profissionais que atuam na rea, como a difuso de conhecimentos arquivsticos bsicos entre os interessados. Como uma de suas marcas caractersticas, a cada Oficina corresponde um Manual, de responsabilidade do Professor.
Comisso de Cursos da ARQ/SP
Dr. Fausto Couto Sobrinho Diretor Tcnico do Arquivo do Estado
Introduo
Com o objetivo de fornecer aos municpios brasileiros um patamar bsico para a implantao de arquivos, este trabalho1 apresenta indicaes que permitem, respeitadas as especificidades locais, uma poltica conseqente em relao aos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo poder pblico municipal. Levando em conta a sucesso de fases por que passam os documentos de arquivo, desde o momento em que so criados at a sua destinao final, so aqui sistematizados os elementos caractersticos de cada etapa, com especial nfase classificao e avaliao. Os verbetes em destaque explicitam os conceitos utilizados e chamam a ateno para os termos tcnicos mais utilizados pelos profissionais da rea. Igualmente importantes so os aspectos relacionados com a estrutura organizacional e o funcionamento das instituies arquivsticas, o que determinou no s a discriminao dos recursos humanos e materiais indispensveis, numa linha de simplificao de aes e reduo de custos, mas sobretudo a proposta de solues alternativas para a configurao legal dos arquivos, em municpios de grande, mdio e pequeno porte.
Sobre as Autoras
Helena Corra Machado arquivista, bibliotecria e mestre em Administrao Pblica. Exerceu durante cerca de 25 anos cargos de direo de arquivo nos governos do extinto Estado da Guanabara, do Estado do Rio de Janeiro e da Cidade do Rio de Janeiro. Foi consultora tcnica do SAESP Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (1982-1983) e presidiu a Associao dos Arquivistas Brasileiros (1975-1976). Atualmente membro da Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos de Arquivo, do CONARQ Conselho Nacional de Arquivos, rgo vinculado ao Arquivo Nacional. Ana Maria de Almeida Camargo professora do Departamento de Histria da Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo, desde 1969. Dirigiu o Arquivo do Municpio de Rio Claro (SP) de 1980 a 1990, tendo integrado o Comit de Arquivos Municipais do Conselho Internacional de Arquivos. Coordenou os trabalhos de diagnstico dos arquivos do Governo do Estado de So Paulo, publicado em 1987. Escreveu inmeros trabalhos na rea documental, como a Bibliografia da Impresso Rgia do Rio de Janeiro (1808-1822), em colaborao com Rubens Borba de Moraes, e o Dicionrio de terminologia arquivstica, cuja coordenao foi partilhada com Helosa Liberalli Bellotto. membro da comisso responsvel pelo processo de implantao do sistema de arquivos da Universidade de So Paulo, iniciado em 1996. Dirige, atualmente, a Associao de Arquivistas de So Paulo.
A obra fruto de modificaes operadas nas Diretrizes para a modernizao dos arquivos municipais, que as autoras publicaram sob os auspcios da Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regional de So Paulo e do CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao), em 1990; e no Roteiro para implantao de arquivos municipais, publicado em 1996 pela Secretaria de Estado da Cultura Departamento de Museus e Arquivos e pela Porto Calendrio, com tiragem limitada.
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1. O ARQUIVO MUNICIPAL
1.1. Arquivo: uma definio preliminar Arquivo significa, antes de mais nada, o conjunto de documentos natural- Documento - Unidade de registro de informao, qualquer que mente acumulados por pessoas ou insti- seja o suporte utilizado. tuies, em razo das atividades que desenvolvem ao longo de sua existncia ou funcionamento. A origem do arquivo, portanto, obedecendo a imperativos de ordem prtica, corresponde necessidade de constituir e conservar registros de aes e de fatos, a ttulo de prova e informao. Nessa mediArquivo - Conjunto de documentos que, independentemente da nada que as deliberaes da Cmara de tureza ou do suporte, so reunidos Vereadores so transcritas em atas e espor acumulao ao longo das atitas so conservadas como referncia vidades de pessoas fsicas ou jurpara outras deliberaes do rgo, gadicas, pblicas ou privadas. rantindo a continuidade de seu funcionamento. O mesmo ocorre com um estabelecimento comercial, quando guarda, entre outros, os documentos contbeis; ou mesmo com uma pessoa fsica, ao reunir os comprovantes de sua identidade civil, os diplomas e certificados dos cursos que freqentou ou as fotografias de seus familiares. Os documentos de arquivo independem, como se v, do suporte utilizado para o registro da informao, que pode estar em papel, em filme, em dis- Suporte - Material sobre o qual as informaes so registradas. co ptico ou em qualquer outro material. A palavra serve tambm para designar outras realidades, todas elas associadas ao significado primordial de conjunto orgnico de documentos. Assim que so reconhecidos pelo nome de arquivo, por extenso, tanto a entidade administrativa responsvel por tais documentos, quanto o edifcio ou a pea de mobilirio onde so guardados.
1.2. Os arquivos municipais e sua rea de jurisdio A partir dessas consideraes preliminares, cabe perguntar qual a definio de arquivo municipal que norteou a elaborao do livro, j
que a expresso tem se prestado a Arquivo municipal - Instituio responsvariantes de entendimento e, conse- vel pelos conjuntos de documentos acumuqentemente, a algumas confuses lados por rgos dos poderes executivo e legislativo, no mbito da administrao mue ambigidades. O atributo municipal tem, nicipal direta ou indireta. em primeiro lugar, o sentido de originrio do poder pblico municipal, isto , refere-se aos rgos que exercem, na base da organizao estatal brasileira, os poderes executivo e legislativo. Nesta acepo, so municipais os documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Prefeitura e pela Cmara de Vereadores no desempenho de suas funes. A tais conjuntos documentais que o arquivo municipal, como entidade administrativa responsvel por sua custdia, tratamento e utilizao, dever, prioritariamente, dedicar-se. Vale lembrar que a organizao e a administrao das instituies arquivsticas pblicas brasileiras obedece ao mesmo escalonamento e mesma prerrogativa autonmica das esferas de ao governamental: h o Arquivo Nacional, os Arquivos Estaduais e os Arquivos Municipais, sem qualquer relao de subordinao entre eles, cada qual encarregado dos conjuntos de documentos acumulados por rgos da administrao direta ou indireta em sua esfera de jurisdio, respeitada a independncia dos poderes.2 Em simetria perfeita com a organizao estatal, que apresenta ntidas fronteiras entre os seus diferentes patamares, os arquivos pblicos brasileiros vivenciam na base, ou seja, no mbito dos arquivos municipais, uma situao sui-generis quanto rea de jurisdio: no se limitam guarda Arquivo pblico - Conjunto de documendos documentos produzidos pelos tos acumulados em decorrncia das funrgos que exercem, em nvel local, es executivas, legislativas e judicirias o chamado imperium; estendem por do poder pblico no mbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto vezes sua proteo no s aos prode documentos de entidades de direito pridutos do funcionamento de entidades vado encarregadas de servios pblicos. que, embora atuem em seu territrio, Arquivo privado - Conjunto de documenpertencem ao Estado ou Unio, tos acumulados em decorrncia das ativicomo tambm aos documentos de dades de pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, depositados ou no em insnatureza privada. A elasticidade destituies pblicas. ta rea jurisdicional - nunca questionada, apesar de desprovida de
2 Conforme a Lei Federal no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
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fundamento legal - tem, na verdade, razes histricas. Remonta aos primrdios de nossa vida independente, e merece aqui algumas consideraes, sobretudo em funo do consenso que hoje existe sobre tal prtica. As dimenses do Brasil sempre constituram um bice para a administrao. A independncia poltica brasileira, sob a gide do regime monrquico, fez-se acompanhar, no temor de uma secesso, de esforo de estruturao unitria, com a criao de um aparato governamental condizente com a nao que se pretendia construir. A soluo foi a diviso do territrio em Provncias com autonomia limitada, sendo seus Presidentes nomeados diretamente pelo Imperador; as Cmaras Municipais, por sua vez, ficaram subordinadas s Provncias, em perfeita sintonia com o modelo centralizador do Imprio. A imagem a que este modelo foi associado, na poca, principalmente pelos que o criticavam, era a de um imenso corpo cuja circulao no chegava s extremidades.3 Com efeito, falta de agentes administrativos que pudessem representar tanto a autoridade do poder central quanto a do poder provincial, recorreram ambos - em praticamente todas as reas que lhes eram afetas - intermediao da menor entidade do governo, realizando atravs das Cmaras Municipais sua vocao de ubiqidade. O instituto da delegao de competncias, largamente empregado durante a vigncia do regime monrquico, constitua a alternativa mais vivel para suprir a precariedade da mquina estatal e cobrir as imensas distncias que separavam o Rio de Janeiro (ento sede do governo imperial), bem como as demais Capitais de Provncia, dos municpios que se espalhavam pelos pontos mais remotos do Pas. Os produtos documentais das atividades delegadas nunca saram dos municpios, nem foram reclamados pelos Arquivos Estaduais ou pelo Arquivo Nacional. E a essa tradio administrativa correspondem at hoje, entre outras, as atividades de alistamento militar, de competncia exclusiva da Unio, cujos arquivos permanecem junto s Prefeituras Municipais. preciso levar em conta, portanto, o sentido mais amplo que o termo municipal pode assumir. Com varivel grau de autonomia poltica ao longo da histria, o municpio foi sempre a realidade governamental mais prxima do cidado4 , frase que tem sido repetida inmeras vezes
Veja-se, por exemplo, o relatrio do Visconde do Uruguai, Bases para melhor organisao das administraes provinciaes, anexado ao do Ministrio do Imprio de 1858, p. 6. 4 MELLO, Diogo Lordello de. A moderna administrao municipal. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1960. p. XII.
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para caracterizar o poder local como supridor das necessidades imediatas da comunidade, como organismo capaz de planejar e executar os servios bsicos em sua rea de jurisdio. Por isso mesmo, aos olhos dos que dele se ocupam, o governo municipal a nica instncia da estrutura estatal dotada de concretude e visibilidade, frente qual as demais no passariam de abstraes. No municpio tudo se municipaliza, tornando muitas vezes invisveis os contornos distintivos das instituies federais e estaduais que funcionam na mesma circunscrio territorial. o que explica determinados arquivos municipais brasileiros reivindicarem e obterem a guarda de documentos de outras entidades (da Unio ou do Estado-membro), a exemplo do que vem ocorrendo com a documentao do Poder Judicirio acumulada nas sedes das diferentes Comarcas. Tal fenmeno nos remete para um entendimento dilatado do municpio, no mais enquanto instituio ou criatura da lei, como o definiam os juristas brasileiros do sculo passado, mas enquanto entidade que readquire por vezes o carter originrio de coletividade natural e necessria, que independe de estatuto jurdico e cuja identidade repousa numa certa histria (a tradio local) e em signos distintivos de sua territorialidade5. Nessa medida que podemos admitir, nos arquivos das municipalidades, uma flexibilidade maior do conceito de domiclio legal. E quando a origem do poder substituda pelo destino de sua ao Domiclio legal do documento - Juriscomo trao definidor de um acervo, dio a que pertence cada documento, de acordo com a rea territorial, a esfemuita coisa muda. Fica legtima a ra de poder e o mbito administrativo convivncia no s com documenonde foi produzido e recebido. tos acumulados por rgos situados em diferentes esferas da administrao pblica, representativos de poderes que desfrutam de total autonomia em relao s instituies de governo local, mas tambm com documentos de origem privada. A prpria noo de pblico acaba por se revestir de significado especial: menos identificada com a idia de oficial ou estatal, confunde-se com o que pode e deve ser partilhado por todos; eis que os documentos, independentemente de sua origem, so de interesse municipal e, nessa medida, de domnio pblico.
5 DANIEL, Celso. As administraes democrticas e populares em questo. Espao & Debates, So Paulo, n. 30, p. 11-27, 1990.
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1.3. Comunidade, administrao e arquivo Qualquer que seja o tamanho do municpio, existe estreita correspondncia entre a demanda social de servios e as instituies do poder pblico criadas para satisfaz-las. A circulao de documentos e sua acumulao em arquivos so uma conseqncia natural desse processo, uma espcie de produto necessrio do funcionamento de cada rgo: ao mesmo tempo em que constituem instrumentos ou veculos da ao do governo municipal, os documentos testemunham as relaes deste com a comunidade a que serve, da o interesse que continuam mantendo para as prprias instituies e para os muncipes. O quadro a seguir permite visualizar a articulao entre tais elementos. De um lado, esto representadas as macrofunes e reas de ao do governo municipal, que por meio de exemplos traduzem, na sua vertente finalstica, as demandas sociais tradicionalmente atendidas pelo Estado em nvel local, quer pelo poder executivo, quer pelo legislativo. Pode-se dizer que as macrofunes e reas de ao, a despeito do nome pelo qual possam ser designadas, constituem categorias de carter estvel, com poucas variaes ao longo do tempo e em tudo semelhantes s que se encontram em outros pases. Seu largo espectro d bem a medida da importncia que os arquivos - produto residual das relaes entre a comunidade e o poder pblico que nela intervm - assumem para a pesquisa retrospectiva. De outro, figuram os padres de gesto municipal vigentes no Brasil, numa tentativa de tipificao das grandes estruturas organizacionais presentes nos municpios de grande, mdio e pequeno porte. Ressalte-se, no entanto, que a partir de polticas e recursos os municpios podem apresentar variantes na disposio dos organismos do poder executivo, seja em termos de nvel hierrquico, seja quanto ao grau de extenso das respectivas competncias. Algumas prefeituras, por exemplo, dispem de rgo superior para planejamento, meio ambiente, turismo, esporte etc., enquanto outras exercem tais funes sem lhes dar lugar de relevo na estrutura organizacional.
PADRES DE GE ST O M UNICIPAL
MACROFUNES E REAS DE AO SECRETARIA OU RGO SIMILAR EM MUNICPIOS DE grande m dio pequeno porte porte porte
DESENVOLVIM ENTO URBANO . traado fsico-territorial; parcelamento da terra; habitaes urb anas e rura is; regies metropolitanas; meio ambiente etc.
UR BA NISMO E MEIO AMBIENTE UR BA NISMO E MEIO AMBIENTE
. obras pblicas; limpeza urbana; iluminao pblica; parques e jardins; abastescimento; saneamento; sistema de gua e esgotos etc. . tran sportes coletivos
OBRA S, UR BA NISMO E SER VIOS PBLICOS OBRA S E SER VIOS PBLICOS OBRA S, SER VIOS PBLICOS E TRA NSPOR TES
TRA NSPOR TES
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MACROFUNES E REAS DE AO DESENVOLVIMENTO SOCIAL . programas de ensino; pesquisa cientfica e tecnolgica etc. . patrimnio artstico e cultural; manifestaes culturais da comunidade; bibliotecas; museus etc. . educao fsica; desportos; recreao etc.
SECRETARIA OU RGO SIMILAR EM MUNICPIOS DE grande mdio pequeno porte porte porte MACROFUNES E REAS DE AO
DEFESA DO CIDADO
EDUCAO
SECRETARIA OU RGO SIMILAR EM MUNICPIOS DE grande mdio pequeno porte porte porte
GOVERNO
CULTURA
EDUCAO, CULTURA, ESPORTE E LAZER
EDUCAO, CULTURA, ESPORTE E LAZER
. defesa civil; guarda municipal; direitos da cidadania etc.

DESENVOLVIMENTO ECONMICO
GOVERNO ECONOMIA E TURISMO GABINETE DO PREFEITO
ESPORTE E LAZER
. estudos e pesquisas econmico-sociais; turismo etc.

GESTO
. integrao social; bem-estar da comunidade etc. . assistncia mdica e sanitria; programas de alimentao; erradicao de doenas; servio funerrio; inspeo sanitria etc.
DEFESA DO MUNICPIO
PROMOO SOCIAL
PROMOO SOCIAL
PROMOO SOCIAL
. planejamento geral; oramento; relaes internas e externas; imprensa; sistema municipal de arquivos etc. . tributao; dvida interna e externa; assistncia financeira etc.
GABINETE DO PREFEITO
GABINETE DO PREFEITO
FAZENDA
FINANAS
ADMINISTRAO E FINANAS
SADE
SADE
SADE
. pessoal; material; ADMINISTRAO ADMINISTRAO transportes oficiais etc.

PROCURADORIA PROCURADORIA
ASSESSORIA JURDICA
. contencioso; orientao jurdica etc.
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2. OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E SEU CICLO VITAL: DA GESTO GUARDA PERMANENTE
2.1. Gesto de documentos

Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria.
De acordo com a freqncia e a finalidade com que so utiliza- Ciclo vital dos documentos- Sucesso dos, os documentos de arquivo pode fases por que passam os documentos, desde o momento em que dem ser considerados de primeira, so criados at a sua destinao final. segunda ou terceira idade. Na fase corrente, tambm conhecida como fase ativa, temos os arquivos imediata e estreitamente ligados s atividades de que se originaram. Por essa razo os arquivos correntes se conservam prximos dos rgos a que servem, sejam eles responsveis pelas atividades-fim ou pelas atividades-meio da instituio. A fase intermediria corresponde ao perodo em que os documentos, menos Atividades-fim - Conjunto de encargos desenvolvidos por uma utilizados pelo rgo de origem e j avaliinstituio para o desempenho de ados quanto sua destinao final, aguarsuas competncias especficas. dam em depsitos de armazenamento Atividades-meio - Conjunto de temporrio o cumprimento dos prazos esencargos desenvolvidos por uma instituio para auxiliar e tabelecidos para sua eliminao ou para viabilizar o desempenho de suas envio ao arquivo permanente. competncias especficas. terceira fase chegam os documentos cujas informaes so consideradas imprescindveis para o rgo de origem e para a comunidade que justificou sua existncia. O arquivo permanente ou histrico ltimo estgio de guarda, seno definitiva, pelo menos de longa durao - conserva, portanto, os documentos aos quais se atribuiu, no processo de avaliao, a devida relevncia, seja para a comprovao de direitos, seja para a pesquisa retrospectiva. As fases do chamado ciclo vital dos documentos vm neste captulo descritas de forma sumria, de modo a pro- Teoria das Trs Idades - Teoria porcionar aos profissionais interessados baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquiuma viso no apenas das atividades t- vos podem ser correntes, intermepicas de cada uma delas, mas tambm dirios e pemanentes. dos princpios e conceitos que norteiam a prtica arquivstica como um todo.
No conceito legal estabelecido pela j citada Lei 8.159, so atividades da gesto de documentos a produo, tramitao, uso e avaliao, alm do arquivamento corrente e intermedirio.
2.1.1. Produo Entende-se por produo a emisso de documentos capazes de constituir Formato - Configurao fsielementos de prova de direitos ou de ca de um suporte, de acordo informao. Para atender a esse propsito, com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. seria ideal planejar a emisso com vistas adequao do formato, do suporte, da freqncia de consultas, do prazo de validade, do uso de tecnologias etc. Quanto ao prazo de validade do suporte ou da tcnica de impresso, deve-se levar em conta a legibilidade efmera dos fac-smiles (fax) ou das cpias xerogrficas, a gramatura do papel, a qualidade da tinta e das fitas de impresso utilizadas nos documentos textuais, bem como o emprego de suportes que exigem cuidados especiais Documentao textual - Gnero documental que de acondicionamento e conutiliza como linguagem bsica a palavra escrita. servao, como filmes, fitas Documentao especial - Documentao commagnticas, discos magnposta por gneros documentais no textuais. ticos, discos pticos etc. prefervel que no se empreguem determinadas tecnologias quando no se tm os recursos necessrios no s para a manuteno dos equipamentos, mas sobretudo para sua continuada substituio, tendo em vista a rapidez com que estes se tornam obsoletos. Espcie documental - ConOutro fator influente na emisso de do- figurao de um documencumentos diz respeito padronizao de es- to de acordo com a disposipcies documentais, sobretudo as privativas o e a natureza das infordos atos administrativos (decretos, portarias, maes nele contidas. resolues, ordens de servio etc.)6 .
Ver, em anexo, relao de atos oficiais e outros documentos.
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Verifica-se, assim, que a produo de documentos um trabalho de parceria, onde os que atuam nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos podem e devem oferecer subsdios para garantir a eficincia das informaes a serem prestadas pelo arquivo. 2.1.2. Protocolo Como a entrada do documento na instituio deve ser realizada pela unidade orgnica de protocolo, preciso dar realce Protocolo - Setor encarregado do recebimento, classificao, a esse patamar inicial, em que esto com- registro, distribuio, expedio preendidas as operaes de recebimento, e tramitao de documentos. classificao, resgistro, distribuio, tramitao (movimentao) e expedio. Na fase do recebimento, h de ser preliminarmente verificado se o documento deve ter entrada naquele protocolo. Em seguida, procede-se autuao, se for o caso, garantindo-se ao interessado o devido comprovante Autuao - Transformao do documento em processo. de recebimento, habitualmente denominado carto de protocolo. Os requerimentos e outros documentos de andamento breve, ou seja, de trato e efeito imediato, no so objeto de autuao, devendo haver normas a esse respeito por parte dos rgos de origem. Os documentos no sigilosos ou de natureza ostensiva sero em seguida lidos e ana- Juntada - Ao pela qual se lisados, no s para as operaes de junta- insere em um processo, defida, anexao ou apensao7, quando for o nitivamente, documento que, caso, mas tambm para a classificao do as- pela sua natureza, dele deva fazer parte integrante. sunto de que tratam. A classificao, que se Anexao - Ao pela qual se desenvolve atravs da interpretao do con- rene documento a outro, em tedo do documento, seguida de seu carter complementar, guarenquadramento no plano de classificao ou dando ambos relativa autonocdigo de assuntos disponvel e da correspon- mia. Apensao - Ao pela qual dente codificao, exige se renem um ou mais procesconsideraes em se- sos a outro, na fase da autuaContedo - Conjunto de elementos informativos de parado, no final deste o ou posteriormente. um documento. item.
O registro se refere s anotaes que servem de base para o controle da tramitao (fichas, guias de remessa etc.), operao que poder ser realizada em tantas vias quantas forem necessrias para o tipo de informao requerida. Na distribuio, preparam-se os documentos para o devido encaminhamento aos respectivos destinatrios, inclusive para expedio. Notese que a distribuio no deve ser feita antes de se verificar se no faltam folhas, anexos, numerao, data e encaminhamento de cpias do documento unidade de arquivo. A movimentao consiste no controle dos documentos em tramitao, visando garantir no s a sua imediata localizao, mas sobretudo o acesso s informaes neles contidas durante essa fase. Destaque-se que as operaes de protocolo podem ser informatizadas. Nesse caso, devero ser estabelecidos normas e procedimentos adequados adoo dessa tecnologia. 2.1.2.1. Classificao Numa conceituao simples, classificar consiste em distribuir as matrias tratadas nos documentos em classes e/ou grupos segundo o sistema de classificao adotado (por assunto, geogrfico, numrico), admitidas as necessrias subdivises, hierarquicamente coordenadas. Ao longo do processamento arquivstico podem ser usados diversos mtodos de Classificao - Seqncia de operaes que, classificao, numricos ou al- de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funes e atividades da enfabticos, subordinada a esco- tidade produtora, visam a distribuir em claslha ao tipo de informao visa- ses os documentos de um arquivo. da. Elementos como nome, local, data e assunto podem determinar essa opo. O assunto, no entanto, constitui um fator de recuperao dos mais importantes, como se ver adiante. A classificao comea a ter relevncia desde a fase inicial do protocolo, ligada que est s atividades de recebimento, tramitao, expedio, arquivamento e recuperao das informaes contidas nos documentos. Ela efetuada mediante leitura e interpretao do contedo do documento, visando ao enquadramento do mesmo no plano de classificao previamente elaborado. Nessa operao preciso distinguir se h assunto principal e assunto(s) secundrio(s), recorrendo-se, se for o caso, a referncias cruzadas.
Os conceitos de juntada, anexao e apensao podem variar. Todavia indispensvel que, uma vez estabelecidos, no se empregue um pelo outro.
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Como o plano de classificao um instrumento bsico e comea a ser aplicado na fase corrente, torna-se indispensvel tecer aqui alguns comentrios a seu respeito. A elaborao desse instrumento exige trabalho criterioso de equipe multidisciplinar - arquivistas, administradores e tcnicos ligados aos temas dos documentos da instituio. No caso especfico do plano de classificao de assuntos aplicado aos documentos produzidos, recebidos e acumulados na esfera da administrao local, deve-se chamar a ateno dos responsveis para a importncia do conhecimento sistemtico, a partir da legislao, das funes bsicas (e de suas principais subdivises) do governo municipal. Quanto aos mtodos de classificao por assunto, podem ser usados vrios, devendo aqui se esclarecer que a administrao pblica federal8 adotou o mtodo decimal, baseado na tcnica de Melvil Dewey, naturalmente inspirada nas prticas arquivsticas norte-americanas divulgadas, entre ns, a partir do mestre Schellenberg. O mtodo decimal, como se sabe, divide os assuntos em dez classes principais e estas, por sua vez, em outras dez subclasses, e assim sucessivamente. As classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos (000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800 e 900), e correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo (Prefeitura ou Cmara de Vereadores), que se subdividem, por sua vez, em grupos e subgrupos. O exemplo oferecido pelo CONARQ, atravs da citada Resoluo, indica para a administrao pblica federal:
localizao do assunto no plano, utilizando o ndice, se necessrio; anotao do respectivo cdigo no documento e seus anexos, em espao previamente convencionado. 2.1.3. Arquivo corrente Ao arquivo corrente devem ser encaminhados no s os documentos cujas questes tenham sido solucionadas, como os que, embora ainda em curso, precisam aguardar o cumprimento de Arquivo corrente - Conjunto de documentos estreitamente vinculados formalidades, onde sobressaem as de aos objetivos imediatos para os quais carter administrativo, jurdico, tcnico foram produzidos ou recebidos no ou cientfico. cumprimento de atividades-fim e atiNesta etapa, tendo em vista a vidades-meio e que se conservam junfreqncia de uso do documento pelo to aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da freqncia com que rgo que o produziu, so prticas so por eles consultados. rotineiras: inspeo - verificao no s da presena do competente despacho de arquivamento, como tambm da existncia de antecedentes, providenciando-se a devida reunio, se for o caso. anlise - confirmao ou no da codificao adotada pelo protocolo (se o documento chegar ao arquivo corrente sem classificao, este o momento de classific-lo); complementao da classificao por outros mtodos de arquivamento (nome, local, data), se necessria; estabelecimento de referncias cruzadas. ordenao - disposio fsica dos documentos, de acordo com a codificao. arquivamento - insero do documento na unidade de arquivamento pr-estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalizao visvel (projees, etiquetas etc.). emprstimo e consulta - retirada do documento do arquivo para tais fins, utilizando-se, nessa operao, guias-fora (para assinalar a remoo temporria de documentos) e recibos de emprstimo devidamente preenchidos.
Classe Subclasse Grupo Subgrupo
000 010 012 012.1 012.11
ADMINISTRAO GERAL Organizao e funcionamento Comunicao social Relaes com a imprensa Credenciamento de jornalistas
A bem da clareza, conveniente chamar novamente a ateno para as seguintes operaes: leitura, para verificar em que item do plano de classificao se enquadra o assunto identificado;
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Ver Resoluo no 4, de 28 de maro de 1996, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, publicada no suplemento do Dirio Oficial da Unio de 29 de maro de 1996.
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Como atuao do arquivo corrente, inclui-se tambm participao nos processos de avaliao e na produo de documentos, esta ltima no que concerne ao uso de suportes adequados. 2.1.4. Avaliao Para que o ciclo vital de documentos flua segundo a Teoria das Trs Idades, a avaliao - atividade abrangida pela gesto de documentos - insere-se no contexto do arquivo corrente, admitindo-se, porm, quando Avaliao - Processo de anlise de necessrio, se avalie ou reavalie em documentos, visando a estabelecer outras etapas do arquivamento, desde sua destinao de acordo com os que esse procedimento no se torne valores que lhes forem atribudos. rotina. Em se tratando de trabalho ligado a juzos de valor, o arquivo corrente (quase sempre carente de agentes qualificados) deve receber a colaborao de profissionais das reas de conhecimento relacionadas com os documentos em avaliao. Antes de tratar dessa equipe multidisciplinar, h que se definir a unidade orgnica responsvel pela avaliao, cujo titular ter as seguintes competncias: planejar e promover a identificao dos conjuntos documentais a serem avaliados (obteno de dados sobre o rgo a que est Datas-limite - Elemento de identificao subordinada a unidade detentora cronolgica em que so mencionados os dos documentos, espcie, anos de incio e trmino do perodo abranassunto, quantidade, datas- gido por um conjunto de documentos. limite, freqncia de consulta, estado de conservao, acondicionamento, mtodo de classificao, instrumentos de recuperao da informao, aplicao de recursos tecnolgicos para alterao do suporte, grau de heterogeneidade e/ou concentrao de assuntos); tabular os dados apurados na identificao; efetuar o diagnstico, ressaltando o nvel de organizao dos arquivos, principalmente daqueles que abrigam grandes massas de documentos que ao longo do tempo foram acumulados sem tratamento tcnico;
propor a criao formal de comisso interdisciplinar para o desenvolvimento dos trabalhos de anlise e atribuio de prazos de destinao;
Destinao - Encaminhamento dos documentos, em decorrncia da avaliao, guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou mudana de suporte.
desenvolver iniciativas para assegurar condies de funcionamento comisso. 2.1.4.1. Perfil da Comisso Permanente de Avaliao9 De posse dos dados obtidos na identificao, que so fatores influentes na constituio da comisso, dispe o responsvel pela avaliao, para as adaptaes necessrias, da seguinte composio bsica: titular da unidade orgnica responsvel pela avaliao; responsvel pela guarda da documentao a ser avaliada; autoridade administrativa conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo; autoridade ou servidor das unidades orgnicas ligadas aos documentos, com conhecimento abalizado das atividades que lhes deram origem; profissional da rea jurdica, a ttulo de assessoramento, para avaliao dos aspectos legais dos documentos; profissionais ligados s atividades-fim do rgo (mdicos, engenheiros, economistas etc.) ou aqueles que possam utilizar os documentos para pesquisa retrospectiva (historiadores, socilogos etc.), a ttulo de assessoramento. Na composio da comisso, importante prever a eventual necessidade de suplentes ou consultores. 2.1.4.2. Competncias da Comisso Permanente de Avaliao Comisso Permanente de Avaliao compete: analisar os registros consolidados da identificao; providenciar a complementao de dados, atravs de correspondncia, entrevista e outros meios; analisar o contedo dos conjuntos documentais, atribuindo-lhes prazos de destinao;
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Recomenda-se que essa Comisso seja instituda em carter permanente.
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elaborar a tabela de temporalidade e o relatrio final; providenciar a divulgao da tabela; revisar periodicamente a tabela; elaborar instrues para o funcionamento da comisso. De se alertar que, em se tratando de documentos do poder pblico ou considerados de interesse pblico, os resultados do trabalho da comisso devem ser encaminhados para a aprovao da instituio arquivstica pblica em sua especfica esfera de competncia, ex-vi da Lei Federal no 8.159, porque somente depois dessas providncias que a destinao poder ser legalmente efetivada. 2.1.4.3. Tabela de temporalidade A tabela, que corresponde ao registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo rgo, deve conter os seguintes dados bsicos:
podem surgir eventuais questionamentos de interessados - para o seu efetivo cumprimento. 2.1.4.4. Valorao de documentos Distinguir o valor primrio e secundrio dos documentos primordial na avaliao. O primeiro decorre do interesse que o documento tem para a instituio de que se originou, destacando-se o valor administrativo. J o valor secundrio se refere ligao com os usurios externos, para fins probatrios e informativos, estes, principalmente, os de pesquisa. 2.1.4.5. Tempo de reteno No que se refere ao tempo de reteno, os documentos podem ser de guarda permanente, temporria e eventual. So de guarda permanente, entre outros, os documentos constitutivos e extintivos de direito; os que firmam orientao de carter normativo; os que refletem a evoluo social, econmica e administrativa da instituio; os que emanam da direo superior, como planos, projetos e relatrios; os que tratam de poltica de pessoal. Para guarda transitria devem ser considerados aqueles cujas informaes estejam integralmente reproduzidas em documentos destinados guarda permanente; aqueles cujos elementos essenciais estejam recapitulados em outros de valor permanente; os originais ou cpias que detm apenas valor primrio; os que perderam a vigncia (por prescrio, decadncia ou perempo), desde que no apresentem valor secundrio. Os documentos de valor eventual so aqueles de interesse e trato imediato, sem significncia para a Histria e outras cincias. Vigncia - Qualidade pela qual permaneExemplos: convites recebidos; cem efetivos e vlidos os encargos e dismaterial de divulgao de terceiros; posies contidos nos documentos. correspondncia rotineira de Prescrio - Perda de direito de ao que congratulaes ou psames; no foi exercido no prazo fixado por lei. Decadncia - Perda de direito por dispoagradecimentos protocolares; sio ulterior, que tornou ineficaz disposiminutas de matrias destinadas a o legal originariamente vlida. publicao; requisio de cpias Perempo administrativa - Suspenso xerogrficas; pedidos de consertos de direito pelo no cumprimento de exigncias formalmente impostas. e reparos; requisio de viaturas para servios externos; registros de
Tabela de temporalidade - Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos.
rgo a que est subordinada a unidade de arquivo detentora dos documentos; identificao da referida unidade de arquivo; espcie documental, associada funo e/ou atividade de origem; existncia de vias e/ou reprodues em outros setores; prazos de guarda e destinao10 ; justificativa da deciso; indicao da amostra retida, se for o caso. Amostragem - Na avaliao, A tabela de temporalidade deve ser aprovada por autoridade competente e publicada em peridico oficial, aguardandose quarenta e cinco dias - perodo em que
procedimento que permite, por meio de critrios especficos, selecionar documentos considerados representativos do conjunto a que pertencem.
O incio da contagem dos prazos de guarda pode ser estabelecido a partir das seguintes datas: a) da produo; b) do arquive-se; c) do cumprimento de uma deciso administrativa ou judicial; d) do trmino da vigncia de uma ao; e) da prescrio; f) do ato que considera extinto um direito.
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sada de material; controle de entrada e sada de pessoas do rgo; e outros casos similares. importante, de partida, identificar os documentos de valor eventual, porque iniciar o trabalho promovendo eliminaes constitui estratgia que, certamente, conquistar os administradores envolvidos, sempre interessados em ganhar espao. 2.1.4.6. Recomendaes complementares Por oportuno, renem-se nesta parte algumas indicaes julgadas teis para o processo de avaliao, como as que seguem.
Acervo volumoso e heterogneo (documentao acumulada) A tomada de deciso diante de acervo volumoso, heterogneo e quase sempre sem tratamento arquivstico requer cuidadosa diviso de trabalho. Assim, por exemplo, quando se tratar de uma Secretaria de Obras (em geral de macro-estrutura organizacional), o encargo deve ser realizado separadamente, isto , por departamento ou similar, um de cada vez. De se chamar a ateno, no caso de grandes massas acumuladas, para a necessidade de atuar em separado quanto a conjuntos documentais referentes a atividades-meio (planejamento, pessoal, material, oramento, comando, coordenao e controle) e atividades-fim. Quantificao de documentos
Grupo de trabalho de seleo Essa equipe, que s comear a atuar depois de devidamente treinada e uma Seleo - Eleio, durante o provez encerrada a fase de anlise dos cesso de avaliao, dos documenconjuntos documentais e de atribuio de tos de valor permanente e daqueprazos de destinao, ser composta les passveis de eliminao, com formalmente (ato publicado) por membros base em critrios tcnicos previamente estabelecidos. escolhidos entre os servidores ligados guarda dos documentos e, tambm, se necessrio, pelos da rea de administrao conhecedores da estrutura organizacional pertinente. So competncias do grupo de trabalho de seleo: selecionar fisicamente os documentos, conforme indicao da tabela, listando-os para aprovao superior; efetivar a destinao (eliminao, Transferncia - Passagem de docutransferncia, recolhimento, repromentos para o arquivo intermedirio. Recolhimento - Passagem de docuduo), emitidos os termos nementos para o arquivo permanente. cessrios. Amostragem Dos conjuntos documentais a serem eliminados deve ser retida uma amostra significativa, tendo por base o interesse que os mesmos possam representar para a pesquisa histrica. Por essa razo, deve ser obtida a assessoria de um profissional de Estatstica que, com a orientao do historiador, estabelecer o tamanho da amostra.
A mensurao deve ser efetuada, de preferncia, em metros lineares, conforme recomendao do Arquivo Nacional.11 Freqncia de consultas Na apurao desse item, devem ser fixados parmetros, quando no houver indicaes estatticas confiveis. Para cada arquivo pode ser estabelecida a medida da intensidade de uso que corresponda consulta freqente, no freqente ou nula.
2.1.5. Arquivo intermedirio O arquivo intermedirio Arquivo intermedirio - Conjunto de docorresponde segunda idade do cumentos originrios de arquivos correnciclo vital dos documentos. tes, com uso pouco freqente, que aguarConsiste em depsito de dam, em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. armazenamento temporrio para aqueles que ainda dispem de valor administrativo, embora sem uso freqente, e para a documentao de rgos extintos, suprimidos ou desativados.
11 Manual de identificao de acervos documentais para transferncia e/ou recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1985.
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importante lembrar que num arquivo municipal de pequeno porte o armazenamento intermedirio pode ser realizado mediante o estabelecimento de uma atividade, sem que seja imprescindvel a existncia de unidade organizacional especificamente criada para esse fim. Suas aes bsicas so: aplicao da tabela de temporalidade, com o devido acompanhamento dos prazos nela estabelecidos; promoo de medidas necessrias efetivao do recolhimento de documentos ao arquivo permanente; manuteno da organizao dos documentos pelos respectivos rgos de origem. Os depsitos de arquivamento intermedirio devero ser de fcil acesso, localizando-se, de preferncia, em imveis e bairros menos valorizados, com instalaes e equipamentos de baixo custo. 2.2. Arquivo permanente No arquivo permanente ficam os documentos cuja guarda definitiva foi Arquivo permanente - Conjunto de indicada no processo de avaliao. Tais documentos cujo potencial de uso documentos, uma vez recolhidos, para a instituio e/ou a sociedade passam a integrar o chamado recomenda devam ser preservados. patrimnio arquivstico municipal, em virtude de seu valor permanente. Uma das principais caractersticas do arquivo permanente a de ser acessvel a todos. Ao contrrio das fases precedentes, quando o acesso apenas facultado aos rgos produtores (ou a outros interessados, mediante concesso especial), a terceira idade significa que os arquivos so pblicos por excelncia. Por essa razo, os documentos s podem ser consultados no local, no havendo mais qualquer modalidade de emprstimo. Dentre as atividades tpicas do arquivo permanente, destacam-se o arranjo, a descrio e a conservao de documentos. 2.2.1. Arranjo O arranjo diz respeito organizao fsica dos documentos, de acordo com princpios e mtodos especficos. Ao serem recolhidos a uma instituio
de custdia permanente, os arquivos procedentes das diversas instituies encarregadas do governo municipal passam a conviver uns com os outros, sem contudo Fundo - Unidade constituda pelo conjunto de documentos perderem sua identidade. Cada um deles acumulados por uma entidade constitui um fundo distinto, individualizado, que, no arquivo permanente, capaz de refletir perfeitamente as funes passa a conviver com arquivos e atividades que lhe deram origem. de outras. Fundamentam esse procedimento dois princpios bsicos da Arquivstica: princpio da provenincia, tambm conhecido como princpio de respeito aos fundos, segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa; princpio do respeito ordem original, que, levando em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a gnese dos arquivos, garante sua organicidade. O arranjo deve ser feito a partir da classificao dos documentos, ou seja, da seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo. A classificao, nessa fase, deve coincidir com a que se realizou no protocolo, ao menos no que diz respeito aos seus itens mais abrangentes. No se pode esquecer que, antes de ingressar na terceira idade, os arquivos foram depurados dos documentos de valor temporrio e eventual e se encontram consideravelmente reduzidos. Quando os documentos recolhidos esto desorganizados, o arquivista deve procurar reconstituir seu contexto original de produo, valendo-se de duas metodologias bsicas: a que se baseia na estrutura do rgo de origem (mtodo estrutural) e a que toma por base suas funes (mtodo funcional), podendo tambm optar pela combinao de ambas. O quadro de padres de gesto municipal apresentado na primeira parte deste trabalho oferece subsdios para a elaborao de um plano de classificao dos arquivos permanentes, seja pela vertente estrutural (secretarias ou rgos similares), seja pela vertente funcional (macrofunes e reas de ao), esta ltima com a vantagem de ser aplicvel aos arquivos do poder legislativo municipal. Os fundos, dependendo da complexidade do rgo de origem, podem ser divididos em grupos e subgrupos, que representam suas
Arranjo - Disposio fsica dos documentos de arquivo, com base na sua classificao.
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divises internas estruturais e/ou funcionais. Na base do arranjo ficam as sries, cuja ordenao interna segue os critrios adotados na fase corrente. Uma vez estabelecidos os grupos, subgrupos e sries, os documentos so acondicionados de forma a garantir sua proteo e longevidade. Recebem, em seguida, cdigos que permitam localiz-los no depsito.
Srie - Seqncia de documentos de um mesmo tipo.
unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critrio temtico; edio de textos, em que os documentos so transcritos na ntegra, de preferncia acompanhados de estudos introdutrios e notas. Cumpre observar que uma poltica descritiva deve estabelecer prioridades na elaborao de instrumentos de pesquisa, valorizando aqueles que do conta de amplos conjuntos documentais, como os guias e inventrios. 2.2.3. Conservao Os documentos de valor permanente exigem cuidados especiais de conservao, que vo da simples limpeza aos procedimentos especficos para recuperar e reforar documentos deteriorados e danificados. A higienizao deve ocorrer na fase do recolhimento, quando se usam trinchas para retirar a poeira dos documentos, submetendo-os tambm, Conservao - Conjunto de medidas e procedimentos destinados a assese for o caso, a processo de gurar a proteo fsica dos arquivos fumigao, isto , ao uso de agentes contra agentes de deteriorao. qumicos para a destruio de insetos e microorganismos. Documentos muito antigos e muito danificados exigem a presena de especialistas em restaurao. Mas pequenos reparos podem ser feitos rotineiramente, a partir do uso de cola e papel apropriados. O acondicionamento fator importante na conservao, desde que se escolham materiais neutros disponveis no mercado. Quanto ao mobilirio, a preferncia deve recair sobre estantes e arquivos de ao, protegendo os documentos das diferentes espcies de xilfagos. Resta mencionar as condies ambientais favorveis conservao. Os depsitos devem apresentar umidade e temperatura controladas, pouca ou nenhuma incidncia de luz solar, alm de equipamentos de segurana contra incndio e roubo.
2.2.2. Descrio Para que o arquivo Descrio - Conjunto de procedimenpermanente cumpra de forma plena tos que, a partir de elementos formais a funo de atender ao pblico, isto e de contedo, permitem a identifica, de colocar disposio dos o de documentos e a elaborao de usurios o contedo de seu acervo, instrumentos de pesquisa. preciso proceder descrio dos documentos, de que podem resultar diferentes instrumentos de pesquisa. Sua adequada elaborao, do ponto de vista tcnico, fator Instrumento de pesquisa - Meio pelo qual se identificam, localizam, resumem ou transcredecisivo para que se estreitem vem, em diferentes graus e amplitudes, funos vnculos entre o usurio, dos, grupos, sries e peas documentais exisqualquer que seja o objeto da tentes num arquivo permanente, com a finalipesquisa a que se prope, e o dade de controle e de acesso ao acervo. arquivo municipal. Os principais instrumentos de pesquisa so: guia, que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos; inventrio, em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem do arranjo; catlogo, em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem do arranjo; catlogo seletivo, tambm conhecido como repertrio, que toma por
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3. CONFIGURAO LEGAL DA INSTITUIO ARQUIVSTICA Os principais dispositivos legais que representam a base do funcionamento do arquivo so, naturalmente, o ato de criao e o de regimento. Neles a estrutura organizacional, competncias e atribuies devem estar sempre de acordo no s com os recursos disponveis, mas sobretudo com o porte do municpio. Em razo do porte, pode haver diferenas de formato estrutural, mas sem impedir que o raio de ao do arquivo municipal seja bastante amplo do ponto de vista tcnico, administrativo e sociocultural. Nessa medida, para distingui-lo dos arquivos setoriais existentes, sugere-se a denominao de Arquivo Geral ou Central do Municpio. Essa denominao pode sinalizar a adoo de administrao sistmica formal, visando integrao tcnica do Arquivo com as demais unidades acumuladoras de documentos da Prefeitura12, independentemente de sua subordinao hierrquica. 3.1. Municpios de grande e mdio porte Diante da desinformao da sociedade e de muitos administradores sobre o papel do arquivo municipal no desenvolvimento scio-econmico-cultural da cidade, no h como deixar de recomendar para os arquivos de municpios de grande e mdio porte a modalidade de rgo autnomo, ou seja, autarquia ou fundao pblica, garantidora de autonomia administrativa e flexibilidade oramentria. Se, todavia, o Arquivo tiver que integrar a administrao direta, o posicionamento mais compatvel ser o de subordinao ao Gabinete do Prefeito. Justifica-se a proposio pelo prestgio, equidistncia e rapidez de comunicaes, face proximidade do rgo com a cpula municipal. Avulta tambm, no caso, o fato de se tratar de instituio compelida, por sua misso de integrao sistmica, a manter relaes com todas as unidades orgnicas da Prefeitura. Em geral os rgos pblicos so criados por lei e regulamentados por decreto, da os exemplos que se seguem.
3.1.1. Ato de criao Projeto de Lei no ...... Dispe sobre a criao do Arquivo Geral (ou Central) do Municpio de .................... e d outras providncias. O Prefeito de ...................., Estado de ...................., no uso de suas atribuies legais e considerando dever do municpio proteger seu acervo documental arquivstico, tornando-o acessvel. Fao saber que a Cmara Municipal aprova e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I DA NATUREZA E FINALIDADES Art. 1o - Fica criado, como entidade autrquica vinculada Chefia do Poder Executivo, o Arquivo Geral do Municpio de ...................., ao qual se subordinam tecnicamente, na condio de unidades setoriais, todos os arquivos da administrao direta e indireta da Prefeitura. Pargrafo nico - Se as partes interessadas estiverem de acordo, poder o Arquivo Geral do Municpio custodiar, numa linha de parceria, a documentao da Cmara de Vereadores. Art. 2 o - O Arquivo Geral do Municpio tem como finalidades precpuas: I - garantir acesso s informaes contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as restries regimentais, na fase intermediria, e de forma ampla, na fase permanente; II - custodiar os documentos de valor temporrio e permanente acumulados pelos rgos da Prefeitura no exerccio de suas funes, dando-lhes tratamento tcnico; III - estender a custdia aos documentos de origem privada considerados de interesse pblico municipal, sempre que houver convenincia e oportunidade; IV- estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no mbito do Poder Executivo Municipal. 1 o - Considera-se protocolo a unidade encarregada do recebimento, registro, distribuio e controle de tramitao de documentos.
12 A documentao do Poder Legislativo (Cmara de Vereadores) poder ser compreendida pelos dispositivos que se seguem, desde que o ato de criao e funcionamento do Arquivo assim o permita.
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2o - unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial de

documentos cujos assuntos, embora solucionados, ainda recebem consulta freqente.
CAPTULO II DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Art. 3o - O Arquivo - dirigido por um Diretor Geral, titular de cargo em comisso, auxiliado por um Assistente e um Secretrio - ter a seguinte estrutura organizacional: I - Gabinete do Diretor II - Departamento de Arquivos Pblicos Diviso de Arquivo Intermedirio Servio de Armazenamento e Consulta Servio de Destinao Diviso de Arquivo Permanente Servio de Processamento Tcnico da Documentao Seo de Documentao Textual Seo de Documentao Especial Servio de Atendimento ao Pblico III - Diviso de Arquivos Privados Servio de Processamento Tcnico da Documentao Servio de Atendimento ao Pblico IV - Diviso de Apoio Normativo Servio de Planejamento Servio de Orientao Tcnica V - Diviso de Apoio Cultural Servio de Pesquisa Servio de Promoo de Eventos e Divulgao Servio de Biblioteca e Hemeroteca Seo de Referncia Legislativa VI - Diviso de Apoio Tecnolgico Servio de Informtica Servio de Conservao e Restaurao Servio de Reprografia VII - Diviso de Apoio Administrativo Servio de Recursos Humanos Servio de Oramento e Contabilidade
Servio de Material Seo de Zeladoria Servio de Comunicaes Administrativas Seo de Recepo Seo de Expediente e Protocolo Seo de Arquivo Corrente
CAPTULO III DO CONSELHO DELIBERATIVO Art. 4o - A autarquia contar com um Conselho Deliberativo composto de 9 membros, com mandato de 8 anos, renovado de 4 em 4 anos por um e dois teros, respectivamente. 1o - Os Conselheiros devero ter escolaridade de nvel superior e experincia na rea arquivstica e/ou administrativa, e sero indicados 4 pelo Prefeito e os demais pela Cmara Municipal. 2o - O mandato dos Conselheiros ser exercido sem qualquer remunerao e considerado servio pblico relevante.
CAPTULO IV DAS COMPETNCIAS Art. 5o - Ao Arquivo Geral do Municpio, em suas competncias gerais, incumbe: I - garantir acesso s informaes contidas na documentao sob sua custdia, ressalvados os casos de sigilo protegidos por lei; II - receber, por transferncia ou recolhimento, os documentos produzidos e acumulados pelo poder pblico municipal; III - receber, por doao ou compra, documentos de origem privada de interesse do municpio; IV - conceder habeas data, observados os termos do art. 5o da Constituio Federal; V - produzir, a partir de fontes no convencionais, documentos que registrem expresses culturais de interesse para o municpio; VI - promover interao sistmica com os arquivos correntes e protocolos das reparties municipais; VII - manter intercmbio com instituies afins, nacionais e internacionais;
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VIII - custodiar, por intermdio de acordos previamente firmados, e se houver convenincia e oportunidade, documentos de outras esferas e poderes governamentais. Art. 6o - As competncias especficas de cada unidade do Arquivo constaro de seu regimento interno, a ser baixado por ato prprio.
CAPTULO VIII DO PATRIMNIO Art. 12 - O patrimnio do Arquivo ser constitudo de todos os bens imveis, mveis, instalaes, ttulos e outros valores prprios a ele destinados para os fins a que se prope.
CAPTULO V DAS ATRIBUIES DOS CONSELHEIROS E DOS TITULARES DOS CARGOS DE DIREO E CHEFIA Art. 7 o - Aos Conselheiros compete exercer a superviso administrativa e financeira do Arquivo. Art. 8o - Aos titulares dos cargos de direo compete planejar, supervisionar, orientar, coordenar e controlar o desempenho das atividades prprias das unidades que lhes so pertinentes. Pargrafo nico - Ao Assistente cabe manter, por delegao, contatos com autoridades, redigir correspondncia, emitir pareceres tcnico-administrativos, bem como outras incumbncias similares que lhe forem atribudas. Art. 9o - Aos Chefes cabe coordenar, orientar e controlar a execuo das atividades tcnicas e administrativas das reas de sua competncia.
CAPTULO IX DAS DISPOSIES GERAIS Art. 13 - As unidades orgnicas indicadas no art. 1o, no inciso IV do art. 2o e no inciso VI do art. 4o adotaro a orientao e o controle tcnico emanados do Arquivo, por intermdio de sua Diviso de Apoio Normativo. Art. 14 - Aplicam-se ao Arquivo, no que diz respeito aos seus bens, rendas e servios, todas as prerrogativas, isenes, favores fiscais e demais vantagens prprias dos servios municipais, na forma da lei.
CAPTULO X DAS DISPOSIES TRANSITRIAS Art. 15 - Para atender s despesas com instalao e implantao de atividades, fica o Prefeito autorizado a conceder ao Arquivo, no exerccio de ............, uma subveno no valor de .................... Art. 16 - Ao Conselho Deliberativo compete submeter aprovao do Prefeito, dentro do prazo de cento e vinte dias da publicao desta Lei, o regimento do Arquivo Geral do Municpio.
CAPTULO VI DO PESSOAL Art. 10 - O Arquivo ter quadro prprio de servidores, admitidos pelo regime jurdico da CLT, mediante prvio concurso, de acordo com normas regimentais.
CAPTULO XI DAS DISPOSIES FINAIS CAPTULO VII DOS RECURSOS FINANCEIROS Art. 11 - A receita do Arquivo advir de dotaes oramentrias do prprio municpio, auxlios ou subvenes, taxas ou retribuies por servios prestados, crditos especiais, doaes, legados e outras rendas. Art. 17 - Esta Lei entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio.
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3.1.2. Regimento interno Projeto de Decreto no ...... Aprova o Regimento Interno do Arquivo Geral do Municpio de ............................ ................................., Prefeito do Municpio de ......................., Estado de ..........................., usando das atribuies que a Lei lhe confere, e CONSIDERANDO o que dispe a Lei no ......, de ......................., que criou o Arquivo Geral do Municpio, DECRETA: Art. 1o - Fica aprovado o Regimento Interno do Arquivo Geral do Municpio, que passa a fazer parte integrante deste Decreto. Art. 2o - Este Decreto entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio.
CAPTULO II ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Art. 2o - Integram a estrutura organizacional do Arquivo Geral do Municpio: I - Gabinete do Diretor II - Departamento de Arquivos Pblicos Diviso de Arquivo Intermedirio Servio de Armazenamento e Consulta Servio de Destinao Diviso de Arquivo Permanente Servio de Processamento Tcnico da Documentao Seo de Documentao Textual Seo de Documentao Especial Servio de Atendimento ao Pblico III - Diviso de Arquivos Privados Servio de Processamento Tcnico da Documentao Servio de Atendimento ao Pblico IV - Diviso de Apoio Normativo Servio de Planejamento Servio de Orientao Tcnica V - Diviso de Apoio Cultural Servio de Pesquisa Servio de Promoo de Eventos e Divulgao Servio de Biblioteca e Hemeroteca Seo de Referncia Legislativa VI - Diviso de Apoio Tecnolgico Servio de Informtica Servio de Conservao e Restaurao Servio de Reprografia VII - Diviso de Apoio Administrativo Servio de Recursos Humanos Servio de Oramento e Contabilidade Servio de Material Seo de Zeladoria Servio de Comunicaes Administrativas Seo de Recepo Seo de Expediente e Protocolo Seo de Arquivo Corrente
REGIMENTO INTERNO DO ARQUIVO GERAL DO MUNICPIO
CAPTULO I FINALIDADES Art. 1o - O Arquivo Geral do Municpio, entidade autrquica criada pela Lei no ......, de ..........................., tem como finalidades precpuas: I - garantir acesso s informaes contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as restries regimentais, na fase intermediria, e de forma ampla, na fase permanente; II - custodiar os documentos de valor temporrio e permanente acumulados pelos rgos da Prefeitura no exerccio de suas funes, dando-lhes tratamento tcnico; III - estender a custdia aos documentos de origem privada considerados de interesse pblico municipal, sempre que houver convenincia e oportunidade; IV- estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no mbito do poder executivo municipal.
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CAPTULO III COMPETNCIAS Art. 3o - Ao Gabinete do Diretor cabe auxiliar o titular do Arquivo no atendimento ao pblico, na redao de correspondncia e pareceres tcnico-administrativos, na representao em eventos oficiais e em outras atribuies similares. Art. 4o - Ao Departamento de Arquivos Pblicos cabe custodiar, processar tecnicamente e disponibilizar para consulta os documentos do poder pblico municipal, nas fases intermediria e permanente, atuando por meio das seguintes unidades: I - Diviso de Arquivo Intermedirio, responsvel pelo arquivamento temporrio dos documentos de valor administrativo, cessada a sua utilizao corrente, que se subdivide em: a) Servio de Armazenagem e Consulta, a quem compete: receber, por transferncia, os documentos acumulados e avaliados pela administrao municipal; completar e/ou atualizar as listagens de transferncia; manter a documentao organizada de acordo com o princpio de provenincia e em satisfatrias condies de higiene; atender s consultas dos rgos de origem. b) Servio de Destinao, a quem compete: preparar a documentao para o recolhimento, acondicionandoa de acordo com critrios estabelecidos pela Diviso de Arquivo Permanente; efetuar a destruio dos documentos destinados eliminao; elaborar termos de eliminao e recolhimento; manter atualizadas as informaes sobre espaos disponveis. II - Diviso de Arquivo Permanente, responsvel pelos documentos de guarda definitiva, que se subdivide em: a) Servio de Processamento Tcnico da Documentao, com Seo de Documentao Textual e Seo de Documentao Especial, s quais compete, nas respectivas reas de atuao: receber, por recolhimento, a documentao de valor permanente; manter a guarda dos documentos recolhidos, adotando critrios de armazenamento, acondicionamento e arranjo adequados; promover a descrio, mediante elaborao de instrumentos de pesquisa que garantam amplo acesso s informaes contidas nos documentos.
b) Servio de Atendimento ao Pblico, a quem compete: localizar, para os usurios, a documentao (textual ou especial) de seu interesse; fornecer reprodues de documentos, de acordo com as disponibilidades do rgo e a qualidade dos suportes originais; orientar o usurio, no caso de haver outras fontes de referncia que completem as informaes procuradas. Art. 5o - Diviso de Arquivos Privados cabe custodiar, processar tecnicamente e disponibilizar para consulta os documentos de origem privada considerados de interesse pblico municipal, atuando por meio das seguintes unidades: I - Servio de Processamento Tcnico da Documentao, a quem compete: receber a documentao (textual e especial) de origem privada adquirida; manter a guarda dos documentos, adotando critrios de armazenamento, acondicionamento e arranjo adequados; promover a descrio, mediante elaborao de instrumentos de pesquisa que garantam pleno acesso s informaes contidas nos documentos; opinar tecnicamente sobre a pertinncia da incorporao de documentos de origem privada ao Arquivo, nos casos de doao ou permuta. II - Servio de Atendimento ao Pblico, a quem compete: localizar, para os usurios, a documentao (textual ou especial) de seu interesse; fornecer reprodues de documentos, de acordo com as disponibilidades do rgo e a qualidade dos suportes originais; orientar o usurio, no caso de haver outras fontes de referncia que completem as informaes procuradas. Art. 6o - Diviso de Apoio Normativo cabe formular e aplicar dispositivos de racionalizao do sistema arquivstico municipal, atuando por meio das seguintes unidades: I - Servio de Planejamento, a quem compete: promover levantamento de dados e elaborar diagnsticos; formular diretrizes, planos e projetos; instituir esquema de comunicao com as unidades setoriais, de
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modo a permitir que as informaes, no mbito do sistema, sejam propriedade comum; propor, quando couber, a aplicao de tecnologias da informao. II - Servio de Orientao Tcnica, a quem compete: estabelecer orientao normativa, ouvidas previamente as unidades executoras das normas; exercer controle normativo atravs de acompanhamento permanente, verificando se a orientao foi devidamente cumprida; prestar assistncia tcnica, quando solicitada, e propor programas de aperfeioamento; manter atualizado o cadastro das unidades setoriais de arquivo e protocolo. Art. 7 o - Diviso de Apoio Cultural cabe realizar pesquisa cientfica, promover eventos de carter cultural e manter acervo de livros e peridicos, atuando por meio das seguintes unidades: I - Servio de Pesquisa, a quem compete: levantar e analisar dados necessrios ao Arquivo nas suas diversas reas de atuao; produzir fontes documentais alternativas quelas tradicionalmente acumuladas pelos arquivos pblicos e privados; referenciar documentos de interesse local existentes em outras instituies, dentro e fora do municpio. II - Servio de Promoo de Eventos e Divulgao, a quem compete: programar exposies, seminrios, conferncias, publicaes, entre outras atividades congneres, destinadas a estreitar o vnculo da instituio com a comunidade; divulgar as atividades do Arquivo; obter apoio administrativo e condies materiais para a execuo de eventos. III - Servio de Biblioteca e Hemeroteca, a quem compete: propor aquisio e/ou permuta de publicaes, visando a ampliao do acervo; processar tecnicamente os livros e peridicos sob sua responsabilidade; garantir acesso e orientao bibliogrfica aos usurios; opinar tecnicamente sobre a pertinncia da incorporao de livros e peridicos ao Arquivo, nos casos de doao ou permuta.
Pargrafo nico - Seo de Referncia Legislativa, subordinada Biblioteca e Hemeroteca, compete: indexar a legislao do municpio, de forma exaustiva, bem como os atos de interesse municipal baixados por outras esferas governamentais; tornar acessveis as informaes contidas nos catlogos da legislao classificada, atendendo a consultas ou por meio de publicao. Art. 8o - Diviso de Apoio Tecnolgico cabe agilizar a recuperao de informaes nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos e assegurar a proteo fsica do acervo e das instalaes do Arquivo, atuando por meio das seguintes unidades: I - Servio de Informtica, a quem compete: executar os programas de recuperao da informao indicados pela Diviso de Apoio Normativo; zelar pelo funcionamento do sistema integrado de informaes. II - Servio de Conservao e Restaurao, a quem compete: elaborar instrues sobre conservao e demais atividades de proteo fsica dos documentos contra agentes de deteriorao; executar as aes necessrias para a efetiva preservao do acervo; proceder recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados; zelar pelos equipamentos e controlar o material de consumo sob sua responsabilidade. III - Servio de Reprografia, a quem compete: produzir cpias e microcpias de documentos para os usurios do rgo; zelar pelos equipamentos e controlar o material de consumo sob sua responsabilidade. Art. 9o - Diviso de Apoio Administrativo cabe coadjuvar o Arquivo no cumprimento de suas finalidades precpuas, atuando por meio das seguintes unidades: I - Servio de Recursos Humanos, a quem compete: recrutar, selecionar e admitir pessoal; controlar freqncia e movimentao de funcionrios; processar a concesso de direitos e vantagens; elaborar folhas de pagamento;
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manter cadastro funcional atualizado. II - Servio de Oramento e Contabilidade, a quem compete: prever a receita e a despesa, visando elaborao da proposta oramentria; proceder aos registros contbeis; operacionalizar a aplicao do oramento aprovado. III - Servio de Material, a quem compete: participar do processo de aquisio de material permanente e de consumo; promover a guarda e distribuio do material adquirido; manter cadastro de fornecedores e catlogo de material; elaborar o inventrio de bens mveis do rgo. IV - Seo de Zeladoria, a quem compete: manter limpos e protegidos os equipamentos, mveis e instalaes do Arquivo; colaborar no controle da segurana em relao a sinistros (incndio, inundaes etc.) e roubos. V - Servio de Comunicaes Administrativas, a quem compete: Seo de Recepo dar o primeiro atendimento aos usurios do Arquivo, mediante registro, fornecimento de documento de identificao e guarda de volumes; orientar os usurios, localizando as unidades onde se encontram as informaes solicitadas; controlar a circulao de pessoas estranhas nas dependncias do rgo. Seo de Expediente e Protocolo preparar minutas de atos oficiais, de correspondncia e de expedientes rotineiros; executar as operaes de recebimento, classificao, registro, autuao, controle de tramitao, distribuio e expedio; prestar informaes sobre a tramitao dos documentos. Seo de Arquivo Corrente efetuar inspeo e anlise, confirmando ou no a codificao atribuda na fase de protocolo; ordenar os documentos de acordo com a codificao; inserir o documento na unidade de arquivamento prestabelecida; atender s consultas, no local ou por emprstimo.
CAPTULO IV ATRIBUIES DOS CONSELHEIROS, TITULARES DOS CARGOS DE DIREO, ASSESSORES E FUNES DE CHEFIA Art. 10 - Aos Conselheiros incumbe: I - submeter ao Prefeito lista trplice para escolha do Diretor Geral; II - apreciar a proposta oramentria, as prestaes de contas e os planos de trabalho do Arquivo; III - autorizar a contratao de pessoal, obedecidas as disposies legais; IV - incentivar a incorporao de arquivos e colees de origem privada, desde que classificados como de interesse pblico municipal; V - aprovar a indicao do substituto eventual do Diretor Geral; VI - encaminhar aprovao do Prefeito todas as modificaes na estrutura e no funcionamento do rgo. Art. 11 - Ao Diretor Geral, alm de planejar, supervisionar, dirigir, organizar, coordenar e controlar as atividades do rgo, incumbe: I - estabelecer as diretrizes da poltica municipal de arquivos; II - baixar atos administrativos necessrios ao funcionamento do rgo, na sua rea de competncia; III - alocar os recursos necessrios ao funcionamento da autarquia; IV - assessorar o poder executivo municipal nos assuntos de sua competncia; V - submeter ao Conselho Deliberativo os planos de trabalho, relatrios de atividades, prestaes de contas, bem como propostas oramentrias e de contratao de pessoal; VI - representar o Arquivo em juzo; VII - manter intercmbio com entidades congneres, no Pas e no Exterior; VIII - constituir comisses de licitao, de avaliao de documentos de arquivo e outras julgadas necessrias; IX - promover treinamento e aperfeioamento de pessoal; X - indicar seu substituto eventual. Art. 12 - Ao Secretrio incumbe dar atendimento ao pblico, receber e transmitir comunicaes, redigir a correspondncia rotineira, executar servios de digitao, elaborar atas de reunies e controlar a agenda do Diretor Geral.
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Art. 13 - Aos Diretores de Departamento e de Diviso incumbe: I - participar do planejamento geral do Arquivo; II - dirigir, orientar, coordenar e controlar a execuo das atividades do rgo na rea de sua competncia; III - assessorar o Diretor Geral do Arquivo; IV - submeter programas, projetos, relatrios e outros expedientes a seu superior hierrquico. Art. 14 - Aos Chefes de Servio e de Seo incumbe: I - chefiar, orientar, coordenar e controlar a execuo das atividades do rgo na rea de sua competncia; II - encaminhar relatrios e outros expedientes a seu superior hierrquico.
finalidades e competncias alcancem o mesmo patamar tcnico, administrativo e sociocultural preconizados, neste trabalho, para as instituies arquivsticas municipais. 3.2.1. Ato de criao
Projeto de Lei no ...... Dispe sobre a criao do Arquivo Geral (ou Central) do Municpio de .................... e d outras providncias. O Prefeito de ...................., Estado de ...................., no uso de suas atribuies legais e considerando dever do municpio proteger seu acervo documental arquivstico, tornando-o acessvel. Fao saber que a Cmara Municipal aprova e eu sanciono a seguinte lei: Art. 1o - Fica criado, com nvel de Departamento [ou Diviso] e subordinado Secretaria [ou ao Departamento] de Administrao da Prefeitura, o Arquivo Geral do Municpio de ...................., ao qual se subordinam tecnicamente, na condio de unidades setoriais, todos os arquivos da administrao direta e indireta da Prefeitura. Art. 2 o - O Arquivo Geral do Municpio tem como finalidades precpuas: I - garantir acesso s informaes contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as restries regimentais, na fase intermediria, e de forma ampla, na fase permanente; II - custodiar os documentos de valor temporrio e permanente acumulados pelos rgos da Prefeitura no exerccio de suas funes, dando-lhes tratamento tcnico; III - estender a custdia aos documentos de origem privada considerados de interesse pblico municipal, sempre que houver convenincia e oportunidade; IV- estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no mbito do Poder Executivo Municipal. 1 o - Considera-se protocolo a unidade encarregada do recebimento, registro, distribuio e controle de tramitao de documentos.
CAPTULO V DISPOSIES FINAIS Art. 15 - Todos os titulares de direo e chefia mantero registros mensais estatsticos das atividades desenvolvidas sob sua responsabilidade. Art. 16 - Os casos omissos sero resolvidos pelo Diretor Geral do Arquivo, ouvido o Conselho Deliberativo. Art. 17 - Este regimento entrar em vigor na data de sua publicao.
3.2. Municpios de mdio e pequeno porte Na verso destinada s municipalidades de mdio e pequeno porte, o Arquivo Geral pode ficar diretamente ligado ao Gabinete do Prefeito ou subordinado rea de Administrao. Esta segunda alternativa fica justificada, entre outras razes, pela proximidade com os servios de comunicaes administrativas, ponto de partida do ciclo vital dos documentos. O modelo aqui apresentado pode, como seus congneres de municpios maiores, sofrer as adaptaes necessrias, no s em relao vinculao, mas tambm quanto ao nvel do rgo. A simplificao da estrutura organizacional do Arquivo no impede, entretanto, que suas
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2o - unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial de

documentos cujos assuntos, embora solucionados, ainda recebem consulta freqente. Art. 3 - O Arquivo - dirigido por um Diretor, titular de cargo em comisso - ter a seguinte estrutura organizacional: I - Diviso de Arquivo Intermedirio II - Diviso de Arquivo Permanente III - Servio de Apoio Normativo e Tecnolgico IV - Servio de Apoio Cultural V - Servio de Apoio Administrativo Art. 4 - Ao Arquivo Geral do Municpio, em suas competncias gerais, incumbe: I - garantir acesso s informaes contidas na documentao sob sua custdia, ressalvados os casos de sigilo protegidos por lei; II - receber, por transferncia ou recolhimento, os documentos produzidos e acumulados pelo poder pblico municipal; III - receber, por doao ou compra, documentos de origem privada de interesse do municpio; IV - conceder habeas data, observados os termos do art. 5o da Constituio Federal; V - produzir, a partir de fontes no convencionais, documentos que registrem expresses culturais de interesse para o municpio; VI - promover interao sistmica com os arquivos correntes e protocolos das reparties municipais; VII - manter intercmbio com instituies afins, nacionais e internacionais; VIII - custodiar, por intermdio de acordos previamente firmados e se houver convenincia e oportunidade, documentos de outras esferas e poderes governamentais. Pargrafo nico - As competncias especficas de cada unidade do Arquivo constaro de seu regimento interno, a ser baixado por ato prprio. Art. 6o - Aos titulares dos cargos de direo compete planejar, supervisionar, orientar, coordenar e controlar o desempenho das atividades prprias das unidades que lhes so pertinentes. Art. 7o - Aos Chefes cabe coordenar, orientar e controlar a execuo das atividades tcnicas e administrativas das reas de sua competncia.
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Art. 8o - O Arquivo ter quadro prprio de servidores, admitidos mediante prvio concurso, de acordo com os dispositivos legais vigentes. Art. 9o - As unidades orgnicas indicadas no art. 1o, no inciso IV do art. 2o e no inciso VI do art. 4o adotaro a orientao e o controle tcnico emanados do Arquivo, por intermdio de seu Servio de Apoio Normativo. Art. 10 - O Arquivo poder, mediante convnio com a Cmara Municipal, manter a custdia de seus documentos de valor permanente. Art. 11 - Ao Diretor compete submeter aprovao do Prefeito, dentro do prazo de cento e vinte dias da publicao desta Lei, o regimento do Arquivo Geral do Municpio.
3.2.2. Regimento interno Projeto de Decreto no ...... Aprova o Regimento Interno do Arquivo Geral do Municpio de ............................ ................................., Prefeito do Municpio de ......................., Estado de ..........................., usando das atribuies que a Lei lhe confere, e CONSIDERANDO o que dispe a Lei no ......, de ......................., que criou o Arquivo Geral do Municpio, DECRETA: Art. 1o - Fica aprovado o Regimento Interno do Arquivo Geral do Municpio, que passa a fazer parte integrante deste Decreto. Art. 2o - Este Decreto entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio.
REGIMENTO INTERNO DO ARQUIVO GERAL DO MUNICPIO Art. 1o - O Arquivo Geral do Municpio, criado pela Lei no ......, de ..........................., na condio de Departamento subordinado Secretaria
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de Administrao, tem como finalidades precpuas: I - garantir acesso s informaes contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as restries regimentais, na fase intermediria, e de forma ampla, na fase permanente; II - custodiar os documentos de valor temporrio e permanente acumulados pelos rgos da Prefeitura no exerccio de suas funes, dando-lhes tratamento tcnico; III - estender a custdia aos documentos de origem privada considerados de interesse pblico municipal, sempre que houver convenincia e oportunidade; IV - estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no mbito do poder executivo municipal. Art. 2o - Integram a estrutura organizacional do Arquivo Geral do Municpio: I - Diviso de Arquivo Intermedirio II - Diviso de Arquivo Permanente III - Servio de Apoio Normativo e Tecnolgico IV - Servio de Apoio Cultural V - Servio de Apoio Administrativo Art. 3o - Diviso de Arquivo Intermedirio, responsvel pelo arquivamento temporrio dos documentos de valor administrativo, cessada a sua utilizao corrente, compete: I - receber, por transferncia, os documentos acumulados e avaliados pela administrao municipal; II - completar e/ou atualizar as listagens de transferncia; III - manter a documentao organizada de acordo com o princpio de provenincia e em satisfatrias condies de higiene; IV - atender s consultas dos rgos de origem; V - preparar a documentao para o recolhimento, acondicionandoa de acordo com critrios estabelecidos pela Diviso de Arquivo Permanente; VI - efetuar a destruio dos documentos destinados eliminao; VII - elaborar termos de eliminao e recolhimento; VIII - manter atualizadas as informaes sobre espaos disponveis. Art. 4o - Diviso de Arquivo Permanente, responsvel pelos documentos de guarda definitiva, compete:
I - receber, por recolhimento, a documentao municipal de valor permanente; II - manter a guarda dos documentos recolhidos, adotando critrios de armazenamento, acondicionamento e arranjo adequados; III - custodiar e processar tecnicamente os documentos de origem privada adquiridos pelo rgo; III - promover a descrio do acervo, mediante elaborao de instrumentos de pesquisa que garantam pleno acesso s informaes contidas nos documentos; IV - localizar, para os usurios, a documentao de seu interesse; V - fornecer reprodues de documentos, de acordo com as disponibilidades do rgo e a qualidade dos suportes originais; VI - orientar o usurio, no caso de haver outras fontes de referncia que completem as informaes procuradas. Art. 5o - Ao Servio de Apoio Normativo e Tecnolgico, responsvel pela racionalizao dos servios arquivsticos e pela proteo ao acervo, compete: I - instituir esquema de comunicao com as unidades setoriais, de modo a permitir que as informaes, no mbito arquivstico municipal, sejam propriedade comum; II - propor, quando couber, a aplicao de tecnologias que agilizem a recuperao da informao nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos; III - prestar assistncia tcnica aos servidores municipais da rea de protocolo e arquivo, propondo programas de aperfeioamento; IV - manter atualizado o cadastro das unidades setoriais; V - assegurar a proteo fsica do acervo e das instalaes do Arquivo; VI - proceder recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados; VII - produzir cpias e microcpias de documentos para os usurios do rgo. Art. 6 o - Ao Servio de Apoio Cultural, responsvel pelo desenvolvimento de pesquisas, pela promoo de eventos de carter cultural e pela manuteno de colees de livros e peridicos, compete: I - produzir fontes documentais alternativas quelas tradicionalmente acumuladas pelos arquivos pblicos e privados; II - referenciar documentos de interesse local existentes em outras instituies, dentro e fora do municpio;
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III - programar exposies, seminrios, conferncias, publicaes, entre outras atividades congneres, destinadas a estreitar o vnculo da instituio com a comunidade; IV - divulgar as atividades do Arquivo; V - propor aquisio e/ou permuta de publicaes no mbito da Histria, da Administrao, da Arquivstica e outras reas afins; VI - processar tecnicamente os livros e peridicos sob sua responsabilidade; VII - garantir acesso e orientao bibliogrfica aos usurios; VIII - opinar tecnicamente sobre a pertinncia da incorporao de livros e peridicos ao Arquivo, nos casos de doao ou permuta; IX - indexar a legislao do municpio, de forma exaustiva, bem como os atos de interesse municipal baixados por outras esferas governamentais. Art. 7o - Ao Servio de Apoio Administrativo, responsvel pelas atividades relacionadas com recursos humanos, oramento e contabilidade, material, zeladoria e comunicaes administrativas, compete: I - manter cadastro funcional atualizado e controle de freqncia, bem como os demais encargos de pessoal relacionados elaborao de folhas de pagamento, movimentao e concesso de direitos e vantagens; II - prever a receita e a despesa, visando elaborao da proposta oramentria; III - proceder aos registros contbeis; IV - operacionalizar a aplicao do oramento aprovado; V - participar do processo de aquisio de material permanente e de consumo, responsabilizando-se por sua guarda e distribuio; VI - manter cadastro de fornecedores e catlogo de material; VII - elaborar o inventrio de bens mveis do rgo; VIII - manter limpos e protegidos os equipamentos, mveis e instalaes do Arquivo; IX - colaborar no controle da segurana em relao a sinistros (incndio, inundaes etc.) e roubos; X - dar o primeiro atendimento aos usurios do Arquivo, mediante registro, fornecimento de documento de identificao e guarda de volumes; XI - orientar os usurios, localizando as unidades onde se encontram as informaes solicitadas; XI - preparar minutas de atos oficiais, de correspondncia e de expedientes rotineiros;
XIII - executar as operaes de recebimento, classificao, registro, autuao, controle de tramitao, distribuio e expedio de documentos; XIV - efetuar inspeo e anlise, confirmando ou no a codificao atribuda aos documentos em fase anterior; XV - ordenar os documentos de acordo com a codificao adotada; XVI - atender s consultas, no local ou por emprstimo. Art. 8o - Ao Diretor do Arquivo Geral do Municpio, alm de planejar, supervisionar, dirigir, organizar, coordenar e controlar as atividades do rgo, incumbe: I - participar da formulao da poltica municipal de arquivos; II - assessorar o poder executivo municipal nos assuntos de sua competncia; III - manter intercmbio com entidades congneres, na regio e no Estado; IV - constituir comisses de avaliao de documentos de arquivo; V - promover treinamento e aperfeioamento de pessoal. Art. 9o - Os casos omissos sero resolvidos pelo Diretor, ouvido seu superior hierrquico. Art. 10 - Este regimento entrar em vigor na data de sua publicao.
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4. RECURSOS HUMANOS As necessidades de pessoal nos arquivos municipais devem, inicialmente, ser orientadas pelo volume do acervo e da clientela em especial. Nesse aspecto, cumpre lembrar que, na previso, se contar com o acrscimo do nmero de usurios, medida que os servios de informao e de divulgao forem sendo prestados. O nmero de profissionais de arquivo, portanto, depender das condies de desenvolvimento dos servios efetivamente prestados. Inicialmente, pode-se considerar positivo que a quantidade desses profissionais seja, pelo menos, de 40% do nmero total de servidores lotados no rgo. Todavia, dadas as dificuldades de obteno desses especialistas, na maioria das cidades brasileiras, sugere-se que, no mnimo, se garanta a presena de um profissional de arquivo capacitado para supervisionar e orientar os trabalhos em cada rea significativa da atividade. Sobre a questo da diviso de trabalho, fundamental agir de tal modo que o tempo dos referidos profissionais no seja desperdiado em trabalhos rotineiros ou de carter auxiliar. Qunato s categorias funcionais necessrias, ser conveniente que sejam as mesmas distintas para cada fase de arquivamento. 4.1. Categorias funcionais Para protocolo e arquivo corrente: arquivista tcnico de arquivo auxiliar e/ou agente de administrao datilgrafo/digitador auxiliar de portaria, no caso de grande incidncia de consulta no protocolo Para o arquivo intermedirio (em municpios de grande e mdio porte): arquivista tcnico de arquivo auxiliar e/ou agente de administrao datilgrafo/digitador agente de portaria servente vigilante Para o arquivo permanente: arquivista tcnico de arquivo pesquisador (rea de Histria) palegrafo especialista em conservao de documentos restaurador encadernador tcnico de microfilmagem fotgrafo tcnico de laboratrio fotogrfico agente de galeria auxiliar de administrao datilgrafo/digitador agente de portaria servente vigilante Para atividades de apoio cultural: profissional especializado na promoo e organizao de eventos culturais pesquisador bibliotecrio auxiliar de biblioteca Para atividades de informtica: analista de sistemas programador Nem todos os profissionais arrolados precisam ser admitidos. Eis que se pode considerar a alternativa de terceirizao, mediante contrato de prestao de servios de restaurao, microfilmagem, reproduo fotogrfica, informtica, limpeza etc. 4.2. Direo e chefia Planejar, organizar, dirigir, coordenar, controlar e gerenciar recursos so atribuies clssicas de qualquer dirigente e/ou chefe, h muito estabelecidas pelos mentores da Cincia da Administrao. No
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desenvolvimento dessas atribuies ou mesmo de similares indicadas em outros mtodos, como a reengenharia, por exemplo, o dirigente e/ou chefe deve sempre adotar modelo de administrao no qual as questes de pessoal tenham especial relevo. Nesse sentido, alguns autores preconizam a integrao dos objetivos da instituio aos de seus agentes. No desenvolvimento de tal modelo de gesto, tem-se como mola mestra um forte compromisso com a comunicao, visando tornar as informaes propriedade comum, bem como eliminar distncias fsicas e individuais e, ainda, assegurar desempenho participativo. Na estratgia da comunicao, nada mais prtico do que, inicialmente, procurar respostas para as seguintes indagaes: O objetivo do arquivo est claramente definido em todos os escales hierrquicos? Alm das normas escritas, existe um sistema de comunicao direta que garanta a disseminao das informaes normativas? H meios para verificar se a orientao emanada foi realmente entendida e levada prtica? Cada equipe e respectivos membros tm conhecimento do papel que desempenham no grupo e na instituio? O diretor e auxiliares discutem previamente com suas equipes sobre a implantao de normas? H preocupao com a descentralizao e a reduo dos efeitos negativos da rigidez hierrquica? Est havendo adequada aplicao da tecnologia da informao? O conhecimento das relaes informais levado em considerao na anlise do comportamento das equipes? No que se refere administrao sistmica no arquivo municipal, sugere-se procurar respostas para as perguntas: Os objetivos do sistema se harmonizam com os dos rgos setoriais? Na administrao sistmica se desenvolve um esforo organizado para discutir previamente com os rgos setoriais a implantao do sistema? Enfim, qualquer que seja o modelo de gesto, poder-se- sempre ter em mira a integrao dos objetivos embasada em esquema de
informaes (automatizado ou no), visando criao de uma saudvel consonncia de propsitos. Isto porque, entre outras razes, todos os servidores tero a possibilidade de acesso s informaes, no s sobre os xitos da instituio, mas tambm sobre as medidas para sanar o prejuzo causado pelos desacertos. 4.3. Treinamento Nos pases em desenvolvimento, a escassez de possibilidades de formao e aperfeioamento de profissionais certamente dificulta o cumprimento de normas. At que, pelo menos, todas as regies brasileiras disponham de cursos de Arquivologia em nvel de graduao, psgraduao e, sobretudo, profissionalizantes, torna-se imprescindvel que, a partir do estabelecimento do perfil do pessoal, se tente, com todo o esforo possvel, estabelecer um esquema de treinamento. 4.3.1. Programas de treinamento O preparo do pessoal da rea arquivstica deve considerar dois tipos de agentes: direo e chefia, de um lado, e os que executam as tarefas de arquivo. Para os primeiros - diretores e chefes - sugere-se um programa de treinamento voltado no s para a aquisio de conhecimentos de teoria (finalidade, objetivos, princpios etc.) e prtica (mtodos e tcnicas) de arquivos, mas tambm para as tcnicas administrativas, notadamente na parte de organizao, superviso, coordenao e controle. Incorporam essa proposta os programas de cursos de treinamento de nmero 1 e 2. Programa 1 Introduo Arquivologia A Teoria das Trs Idades do arquivo: aspectos importantes das fases corrente, intermediria e permanente Protocolo e arquivo corrente: finalidade, objetivos e atividades tpicas Arquivo intermedirio: finalidade, objetivos e atividades tpicas Arquivo permanente: finalidade, objetivos e atividades tpicas Informtica Legislao arquivstica Fundamentos de tica arquivstica
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Programa 2 Introduo Administrao Modelos de gesto Princpios de organizao Fundamentos de administrao de pessoal: chefia e liderana Fundamentos de administrao oramentria e financeira Quanto aos executores das atividades arquivsticas, o treinamento deve incluir, em seu contedo, os itens do programa 3. Programa 3 Introduo prtica arquivstica: o ciclo vital dos documentos Protocolo e arquivo corrente: atividades tpicas e principais rotinas Arquivo intermedirio: atividades tpicas e principais rotinas Arquivo permanente: atividades tpicas e principais rotinas Noes de Informtica Fundamentos de tica arquivstica
5. RECURSOS MATERIAIS Tais recursos envolvem no apenas a construo e/ou adaptao do prdio, mas tambm instalaes, mobilirio e equipamentos. O planejamento dos recursos materiais depende do porte do municpio em que se insere o arquivo. Desse modo, as necessidades podem variar de uma cidade para outra. So fatores de influncia na questo: a populao; o volume do acervo; a quantidade de usurios; e o ndice previsvel de ampliao, relativo a um espao de tempo nunca inferior a cinqenta anos. Deve-se igualmente levar em conta a diferenciao entre as fases de arquivamento permanente e intermedirio, j que este ltimo, por suas caractersticas de economia e de baixo ndice de consultas, pode ser instalado em local distante do centro urbano. 5.1. Prdio: localizao, condies ambientais, utilizao do espao O arquivo municipal deve ser de fcil acesso, localizando-se perto do centro poltico-administrativo da cidade ou, pelo menos, da maioria das reparties municipais. Destacam-se, dentre as caractersticas do terreno: inexistncia de pntanos e similares; superfcie suficiente para atender a futuras ampliaes; facilidade de acesso para caminhes, carros e pedestres. Quanto s caractersticas do prdio (construdo ou adaptado), so itens importantes: portas e divisrias do tipo corta-fogo; bombas de suco (para prevenir danos por eventuais inundaes); piso de material resistente ao fogo; aparelhagem de climatizao, pelo menos nos depsitos de documentos; elevador com capacidade para transportar grandes volumes de documentos (carga til de 500 kg, no mnimo, e cabine de cerca de 1,50 X 1,50 m); escadas de emergncia isoladas por muro e/ou portas cortafogo; entrada e escoamento de gua adequados, tendo em vista, inclusive, a instalao de laboratrios;
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flexibilidade na distribuio interna de espaos, por meio de divisrias leves (material a prova de fogo); rampas de acesso para idosos e deficientes fsicos; reas franqueadas ao pblico; impacto visual externo, de modo a permitir que a finalidade do prdio seja imediatamente identificada por todos. Quanto s condies ambientais, recomenda-se a manuteno da temperatura mdia de 22 oC, sendo a mnima de 15 oC. Para a documentao especial, exigem-se temperaturas mais baixas (12oC para fitas magnticas, por exemplo). A umidade relativa do ar deve ser de 50% (mxima de 55 e mnima de 45%). Se o prdio contar com refrigerao artificial, no se pode deixar de prever janelas (protegidas contra o sol por meio de vidros que filtrem os raios ultravioleta) como alternativa de ventilao nas eventuais falhas do sistema de climatizao centralizado. A utilizao de espaos ou reas do arquivo permanente deve levar em considerao que cada 170 m2 de armazenagem ou depsito, com estantes de 2,10 m de altura, equivalem a uma capacidade de estocagem de 1.000 metros lineares, j includas as reas de circulao. Em termos ideais, o edifcio deve conter: a) reas abertas ao pblico hall de entrada, incluindo espaos para recepo, protocolo e exposies; auditrio; sala de consulta; cantina; sanitrios; biblioteca e hemeroteca. b) reas no franqueadas ao pblico ambiente para recepo de documentos recolhidos; ambiente para desinfeco e/ou limpeza de documentos (estufa de etileno ou similar); salas de processamento tcnico; depsitos para armazenagem de documentao textual e especial; sala de reprografia; oficina de restaurao e encadernao;
gabinete do diretor e secretaria; sala de reunies; almoxarifado; copa; sala de pesquisa; sanitrios, banheiros e/ou vestirios; laboratrio de fotografias; centro de processamento de dados; dependncias para manuteno e climatizao (casa de mquinas); garagem. Ao contrrio do arquivo permanente, o arquivo intermedirio ou de segunda idade pode ser instalado em local distante do centro urbano e at em prdio adaptado (menos oneroso), j que se trata de um depsito, por tempo determinado, de conjuntos documentias consultados apenas pelo rgo de origem. usual que o arquivo intermedirio seja mantido na temperatura ambiente, sendo requisito indispensvel a ventilao garantida por janelas, protegidas do sol por meio de vidros que filtrem os raios ultravioleta. Caso se opte por usar refrigerao, a temperatura pode ser de 24oC. As instalaes do arquivo intermedirio so simples, admitindose a adaptao de prdio j existente. Isto porque o nmero de usurios e de servidores reduzido, enquanto o crescimento do volume da documentao no apresenta ndices significativos, em vista das peridicas operaes de destinao (eliminao e recolhimento). Apesar de tais caractersticas, o edifcio deve apresentar requisitos que garantam proteo contra incndio, inundaes, umidade, excesso de luz solar, poluio atmosfrica, roubo etc. Quanto utilizao de espaos ou reas, esto previstos para o arquivo intermedirio: a) locais abertos aos usurios hall de entrada (recepo de pessoas e protocolo); sala de consultas e reprografia para os servidores do rgo de origem; sanitrios. b) locais no franqueados aos usurios gabinete do diretor; rea para descarga de documentos transferidos;
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depsitos para armazenagem de documentos; depsito de documentos em vias de destinao. 5.2. Equipamentos e mobilirio Alm dos equipamentos prprios de escritrio, distinguem-se: extintores de incndio; desumidificadores; mensor de variao de temperatura; aparelhagem de reproduo (xerox, microfilmadora, leitor copiador de microformas etc.); computadores e impressoras. As estantes, obviamente, ocupam lugar importante na guarda e conservao de documentos. Em sua aquisio devem ser verificadas as seguintes caractersticas: solidez - recomendam-se estantes metlicas, em chapas de ao, tratadas por fosfatao e revestidas com tinta esmalte firme, sem bolhas, nem estrias; flexibilidade - as estantes devem ser montadas sobre suportes mveis que permitam deslocamento de 2 em 2 centmetros, com profundidade varivel (30, 35 ou 40 centmetros), de acordo com a dimenso dos documentos a serem arquivados; segurana - importante verificar se as estantes suportam o peso dos documentos e se esto dispostas em fileiras paralelas, de dupla face, com no mximo 10 metros de comprimento, e separadas por espaos para circulao. Alm das estantes, devem ser previstos mveis arquivadores especiais para plantas, mapas, documentos audiovisuais, documentos informticos e microfilmes.
6. CONSIDERAES FINAIS 6.1. Um breve diagnstico Os arquivos municipais brasileiros no se tm distinguido como rgos prestadores de servios. Longe de se beneficiarem das vantagens que apresentam em relao aos seus congneres do poder pblico estadual e federal, para os quais a descentralizao das unidades produtoras de documentos constitui um problema de difcil soluo, encontram-se em precrias condies de funcionamento. Entre as muitas causas dessa situao, destaca-se a viso deformada que deixa de considerar os arquivos como testemunhos da prtica administrativa na conduo dos negcios da municipalidade. Os administradores tendem a ver apenas os valores imediatos da documentao, no se preocupando com seu contedo histrico. A conseqncia tem sido ou a destruio indiscriminada ou o acmulo catico de conjuntos documentais bsicos para a reconstituio do passado municipal. No outro extremo ficam os que, supervalorizando a utilizao do acervo para a pesquisa histrica, desconhecem a importncia da fase inicial de arquivamento. Os resultados tm sido, entre outros, a perda de provas de direito dos cidados, a impreciso no fornecimento de subsdios para o processo decisrio e srias lacunas no acervo documental potencialmente importante para a investigao retrospectiva. Se as causas so sobejamente conhecidas pela comunidade arquivstica, o diagnstico visa alertar aos no iniciados (parcela significativa, principalmente dos dirigentes do escalo maior) para os seguintes problemas: desinformao dos governantes, dos administradores e da comunidade em geral sobre o papel dos arquivos no desenvolvimento scio-econmico e cultural da cidade; alheamento, com raras excees, no que respeita ligao dos arquivos com as funes do governo municipal; escassez de profissionais, na rea de documentao, notadamente de arquivistas; desorientao na escolha de dirigentes da rea pela inobservncia de qualificaes e/ou experincias tcnicoadministrativas e culturais mnimas necessrias ao seu desempenho; desinteresse dos administradores, pesquisadores e outros usurios em relao aos protocolos e arquivos correntes, como
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se neles no se iniciasse a trajetria dos documentos, fundamental tanto para as comunicaes administrativas, quanto para a memria do poder pblico, espelho, afinal, do que ele fez ou deixou de fazer; descaso com a estrutura organizacional e funcionamento dos arquivos, como se os mesmos no contribussem para o desempenho do governo a que servem; dificuldade de implantar o modelo sistmico de administrao de arquivos municipais, de acordo com a Teoria das Trs Idades. 6.2. Medidas saneadoras A partir do exposto, torna-se oportuno lembrar as seguintes medidas saneadoras: desenvolvimento de forte programa de sensibilizao da comunidade (includos os agentes da cpula governamental), no qual deve ser destacado no s o papel social dos arquivos, como a sua contribuio ao poder decisrio; criao de cargos de categorias funcionais compatveis com as finalidades dos arquivos; conquista de um consenso para a escolha dos dirigentes no preenchimento de cargos de confiana, tal como acontece em outros campos profissionais; implantao de um sistema municipal de arquivos, de modo a integrar objetivos do conjunto de unidades orgnicas arquivsticas da Prefeitura, evitando aes isoladas, disperso, duplicao de esforos etc., e assim possibilitando desempenho racional, onde se destaque a qualidade das informaes prestadas, alm de economia de espao e de custos; desenvolvimento de esforos no sentido de serem os arquivos levados em considerao no momento da elaborao da proposta oramentria municipal; adoo de mecanismos apropriados para o desenvolvimento de projetos voltados para a conquista de recursos, tcnicos ou financeiros, advindos de outras instituies oficiais ou privadas; estabelecimento de um esquema de permanente retroalimentao para se evitar a entropia na execuo de aes sistmicas; por ltimo, o fortalecimento do objetivo democrtico de franquear o acesso informao aos usurios, vale dizer, a todo e qualquer cidado.
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e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinaco de Documentos de Arquivos Relativos Atividades-meio da Administrao Pblica. CORTS ALONSO, Vicenta. Documentacin y documentos. Madrid: Ministerio de Cultura, 1981. CORTS ALONSO, Vicenta. Manual de archivos municipales. 2. ed. cor. y amp. Madrid: Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios, Muselogos y Documentalistas, 1989. (Biblioteca Profesional de Anabad, Estudios, 9). DEARSTYNE, Bruce W. The management of local government records: a guide for local officials. Nashville: American Association for State and Local History, 1988. DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. La gestion des archives contemporaines. Actes du IIe Congrs National des Archivistes Communaux. Paris: Archives Nationales, 1990. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. (Projeto Como Fazer, 2). GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Manual de tipologa documental de los municipios. Madrid: Consejera de Cultura, 1988. (Archivos, Estudios, 2). GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Tipologa documental municipal: 2. Arganda del Rey: Ayuntamiento de Arganda del Rey, 1992. GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Tipologa documental municipal: 3. El Escorial: Ayuntamiento de El Escorial, s.d. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general: teora y prctica. 5. ed. act. y aum. Sevilla: Diputacin Provincial, 1991. HERRERA, Francisco. Diccionario de municipalismo. Madrid: Terciarias, 1993.
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ANEXO 1 ATOS OFICIAIS E OUTROS DOCUMENTOS13 Acrdo - Deciso proferida por Tribunal, em grau de recurso. Alvar - Documento por meio do qual a administrao pblica autoriza ou licencia o exerccio de uma atividade, de um direito ou prtica de algum ato. Tambm se chama alvar a autorizao judicial para a prtica de algum ato. Anteprojeto - Trabalho preliminar para a redao de um projeto. Esboo de um plano, de um projeto. Ata - Documento contendo o registro expositivo, tanto de fatos ocorridos, como de deliberaes tomadas durante reunies formais. Atestado - Declarao de autoridade competente, afirmando ou negando o que do conhecimento oficial do signatrio. Aviso - Correspondncia usada nos Ministrios Militares, do oficial superior para o subordinado. Na rea civil, correspondncia trocada entre Ministrios ou entre dirigentes de rgos subordinados Presidncia da Repblica. Boletim - Publicao peridica, em geral de pequeno formato, destinada a divulgar matria de interesse das instituies. Certido - Documento extrado de registros pblicos originais por quem tenha autoridade para o fazer, ou o expediente em que no servio pblico se d f acerca de algo constante de seus assentamentos. Certificado - Ato escrito em que se afirma um fato. Certificar significa dar por certo. Circular - Documento enviado simultaneamente, com o mesmo teor, a vrios destinatrios.
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Trabalho compilado por Helena Corra Machado e distribudo sob a forma de apostila em inmeros cursos ministrados, desde 1981.
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Contrato - Acordo em que pessoas ou instituies se obrigam a dar, fazer ou deixar de fazer alguma coisa. Conveno - Documento utilizado para regular direitos e deveres bilaterais ou para oficializar ajuste entre partes. Convnio - Pacto firmado entre instituies. O mesmo que ajuste. Deciso - Documento em que se registra a resoluo aprovada por rgo colegiado. Declarao - Documento em que algum, sob responsabilidade, consigna um fato ou manifesta opinio ou conceito. Decreto - Ato pelo qual o poder executivo (federal, estadual ou municipal) baixa regulamento para o cumprimento de leis, faz nomeaes, promoes etc. Decreto legislativo - Ato do poder legislativo (federal, estadual ou municipal) baixado para atender a imperativos constitucionais no que se refere a atribuies que lhe so privativas. Decreto-lei - Norma baixada quando o poder executivo enfeixa atribuies do poder legislativo. Distrato - Desfazimento de contrato. Edital - Aviso ao pblico em geral ou a grupos de interessados, destinado a ampla divulgao por meio da imprensa, chamando a ateno para um ato ou fato administrativo. Estatuto - Conjunto de normas orgnicas relativas a entidades pblicas ou privadas, a corporaes ou associaes de classe. Exposio de motivos - Documento em que autoridades sugerem a seus superiores decises a respeito de assunto sobre o qual fazem relato circunstanciado.
Inqurito administrativo - Processo para apurar responsabilidades de servidores apontados como faltosos (processo administrativo disciplinar). Laudo - Parecer, por escrito, de arbitradores ou peritos (mdicos, engenheiros e outros tcnicos), depois de relatados minuciosamente os exames a que procederam e as concluses a que chegaram. Lei - Norma baixada pelo poder legislativo. Expediente que consubstancia a expresso da vontade do governo, ditada pelos representantes do povo no poder legislativo. submetida sano do chefe do poder executivo. Mandado - Ordem escrita expedida por autoridade judicial ou administrativa, para cumprimento de alguma diligncia. O mandado judicial o mais conhecido e dele h diversos tipos: de citao, de priso, de busca e apreenso etc. Manifesto - Exposio pblica de programa poltico, religioso ou diplomtico, elaborada por autoridades, corporaes etc. Manual - Obra de formato cmodo que rene disposies de trabalho, diretrizes, decises, mtodos e rotinas de uma unidade administrativa ou de determinada funo. Medida provisria Ato com fora de lei expedido pelo Presidente da Repblica nos casos de relevncia e urgncia, o qual, submetido ao Congresso Nacional, poder ser convertido ou no em lei, no prazo de trinta dias a partir da data da publicao. Memorando - Correspondncia interna de breve tramitao e pequeno formato. Memorial - Requerimento coletivo ou petio individual, em que a parte expe circunstanciadamente seu direito, justificando a pretenso. Mensagem - Comunicao ou correspondncia entre os representantes dos poderes do Estado, especialmente enviada ao poder legislativo para proposio de medidas que devem ser consubstanciadas em lei.
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Minuta - Esboo ou rascunho de qualquer ato, contrato ou correspondncia, a ser revisto e aprovado por outrem, antes de se tornar definitivo. Moo - Meio pelo qual se prope algo numa assemblia (moo de simpatia, desagravo, aplauso etc.). Monografia - Estudo exaustivo sobre determinado assunto, elaborado usualmente em forma de relatrio. Nota - Comunicao entre ministros ou entre autoridades em geral. Designa tambm registro ou servio de notariado. Notificao - Documento pelo qual se d a conhecer um preceito a algum, pessoa fsica ou jurdica, para a prtica ou no de um ato. Ofcio - Instrumento oficial de comunicao entre autoridades ou destas com entidades pblicas ou particulares. Ordem do dia - Relao de matrias escolhidas para tratamento em sesso daquela data. Ordem de servio - Ato de competncia de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituio, contendo decises, instrues etc. Parecer - Opinio tcnica, dada com a finalidade de servir de base deciso sobre caso relacionado com o fato apreciado (administrativo, jurdico, tcnico ou cientfico). Pauta - Relao das datas e dos feitos a julgar ou discutir em reunies oficiais. Petio - O mesmo que requerimento. Portaria - Ato de competncia de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituio, contendo decises, instrues etc.
Processo - Documento que, uma vez autuado, passa a receber informaes, pareceres e despachos que a ele se incorporam, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. Proviso - Documento oficial com a finalidade de conferir autoridade a uma pessoa, de autorizar o exerccio de um cargo, de uma profisso, ou de expedir instrues. Pblica-forma - Cpia oficial de documento avulso, extrada por um tabelio e conferida por outro. Razes de veto - Justificativa do poder executivo, ao manifestar sua discordncia total ou parcial em relao a projeto de lei aprovado pelo poder legislativo e submetido sua apreciao. Regimento - Conjunto de normas descritivas do funcionamento de um rgo, incluindo finalidades, estrutura organizacional, competncias e atribuies, alm de suas ligaes com outros rgos ou entidades. Regulamento - Ato oficial em que se explica o modo e a forma de executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim esclarecer um texto legal, facilitando-lhe a execuo. Rejeio de veto - Deliberao do poder legislativo ao rejeitar, total ou parcialmente, vetos apostos pelo chefe do poder executivo a projeto de lei. Relatrio - Exposio circunstanciada de ocorrncia, da execuo de atividades ou do funcionamento de uma instituio. Requerimento - Documento escrito por particular ou servidor pblico, solicitando o atendimento de uma pretenso qualquer. Requisio - Ato em que uma autoridade administrativa pede oficialmente alguma coisa ou a execuo de determinada ao. Sinopse - Resumo, smula, sntese de um trabalho, feita de modo a permitir facilmente a percepo do todo e a relao entre as partes. Tese - Proposio sobre aspectos inditos de cincia, arte ou tcnica, sustentada em pblico e passvel de controvrsia.
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ANEXO 2 Legislao arquivstica
Lei n 8.159, de 8/1/1991 (Dirio Oficial da Unio de 9/1/1991. Retificado em 28/1/1991): Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Lei n 9.605, de 12/2/1998 (Dirio Oficial da Unio de 13/2/1998): Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente (art. 62). Decreto n 1.173, de 29/6/1994 (Dirio Oficial da Unio de 30/6/ 1994): Dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Decreto n 1.461, de 25/4/1995 (Dirio Oficial da Unio de 26/4/ 1995): Altera os arts. 3 e 7 do Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Decreto n 1.799, de 30/1/1996 (Dirio Oficial da Unio de 31/1/ 1996): Regulamenta a Lei 5.433, de 8/5/1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais. Decreto n 2.134, de 24/1/1997 (Dirio Oficial da Unio de 27/1/ 1997): Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles. Decreto n 2.182, de 20/3/1997 (Dirio Oficial da Unio de 21/3/ 1997): Estabelece normas para a transferncia e o recolhimento de acervos arquivsticos pblicos federais para o Arquivo Nacional. Resoluo n 1 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 18/10/1995 (Dirio Oficial da Unio de 24/10/1995): Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, com base nas atividades e funes do rgo. Resoluo n 2 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 18/10/1995 (Dirio Oficial da Unio de 24/10/1995): Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. Resoluo n 3 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de
26/12/1995 (Dirio Oficial da Unio de 28/12/1995):Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 4 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 28/3/1996 (Dirio Oficial da Unio de 29/3/1996): Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Resoluo n 5 do CONARQ, de 30/9/1996 (Dirio Oficial da Unio de 11/10/1996): Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Resoluo n 6 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 15/5/1997 (Dirio Oficial da Unio de 23/5/1997): Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. Resoluo n 7 do CONARQ, de 20/5/1997 (Dirio Oficial da Unio de 23/5/1997): Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Resoluo n 8 do CONARQ, de 20/5/1997 (Dirio Oficial da Unio de 23/5/1997): Atualiza o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996.
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LEI No 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1o - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2o - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao e a natureza dos documentos. Art. 3 o - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 o - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivo, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5o - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei.
Art. 6o - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7o - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 o - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2o - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8o - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1o - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2o - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3o - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9o - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
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CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse poltico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal. 1o - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da
Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2o - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3o - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4o - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5o - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
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Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1o - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, so originariamente sigilosos. 2o - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3o - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 8 de fevereiro de 1991; 170o da Independncia e 103o da Repblica.
DISPOSIES FINAIS Art. 25 - Ficar sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos SINAR. 1o - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo DiretorGeral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2o - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo
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Arquivo do Estado / Imprensa Oficial So Paulo 2000

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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

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SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA

DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS

MARILDA SUYAMA TEGG

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO

FAUSTO COUTO SOBRINHO

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

volume 3 Arquivo do Estado / Imprensa Oficial So Paulo 2000 2 edio

CARLOS TAUFIK HADDAD

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Projeto Como Fazer

Comisso de Cursos da ARQ/SP

Dr. Fausto Couto Sobrinho Diretor Tcnico do Arquivo do Estado

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TRA NSPOR TES

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EDUCAO, CULTURA, ESPORTE E LAZER

EDUCAO, CULTURA, ESPORTE E LAZER

. defesa civil; guarda municipal; direitos da cidadania etc.

GOVERNO ECONOMIA E TURISMO GABINETE DO PREFEITO

. estudos e pesquisas econmico-sociais; turismo etc.

. pessoal; material; ADMINISTRAO ADMINISTRAO transportes oficiais etc.

. contencioso; orientao jurdica etc.

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2. OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E SEU CICLO VITAL: DA GESTO GUARDA PERMANENTE

2.1. Gesto de documentos

Ver, em anexo, relao de atos oficiais e outros documentos.

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Classe Subclasse Grupo Subgrupo

000 010 012 012.1 012.11

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Recomenda-se que essa Comisso seja instituda em carter permanente.

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2o - unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial de

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REGIMENTO INTERNO DO ARQUIVO GERAL DO MUNICPIO

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2o - unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial de

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