ELABORANDO UMA MALA DIRETA UTILIZANDO WORD E EXCEL

Objetivo e Conceitos - Parte 1

Objetivo: Conceituar e demonstrar, atravs de exemplo prtico, a criao de uma mala direta, usando os aplicativos Microsoft Word e Microsoft Excel, bem como recursos adicionais de consulta, edio e filtro aos dados dessa mala direta. Pr-requisitos: O usurio dever possuir conhecimento, no mnimo, dos aplicativos Microsoft Word e Microsoft Excel, para assimilao dos exemplos aqui demonstrados.

Mala Direta Conceitos

Costuma-se chamar de mala direta quando temos uma correspondncia (ofcio, carta, memorando) emitida para vrios destinatrios, com o mesmo texto e/ou assunto. Em outras palavras, digita-se um texto qualquer, e envia-se o mesmo para vrias pessoas. Podemos citar como exemplos de mala-direta: Uma convocao de um cartrio eleitoral, chamando seus eleitores para atualizao cadastral; Uma carta emitida pelo setor de cobrana de uma empresa, solicitando que seus clientes quitem dbitos em atraso; Um comunicado de uma empresa de telecomunicaes, oferecendo condies especiais para seus assinantes a adquirirem uma segunda linha telefnica ou equipamentos de telefonia inteligentes; Uma rede de supermercados oferecendo produtos a preos promocionais. Os exemplos so inmeros, e o leitor provavelmente j se viu em alguma das situaes acima. Agora que temos o conceito terico, para melhor fixao da idia, vamos desenhar a representao do que seria uma mala direta. A mala direta constituda por 3 elementos, que so:

a. O documento principal (podemos chamar de modelo, texto padro, arquivo principal), que contem o texto que ser igual para todos os destinatrios. Perceba que existem lacunas na carta, que sero preenchidas posteriormente.

b. O arquivo de dados (base de dados, tabela, arquivo de dados), que contem os dados dos destinatrios da carta , bem como outros elementos que compem a mala direta. Estes dados vo preencher as lacunas, citadas no item a, acima.

c. Por fim, temos a mala direta propriamente dita (mala direta, documento mesclado), que o resultado da mesclagem do documento principal com o arquivo de dados. Perceba que cada linha (registro) do arquivo de dados preencheu uma carta ou mala direta. Como temos 3 clientes (registros) no arquivo de dados, foi gerada uma mala direta com 3 cartas. Nota-se tambm que os campos em negrito, nas 3 cartas abaixo, provm do arquivo de dados, acima.

possvel tambm , na etapa de mesclagem, filtrar os registros da mala direta. Isso quer dizer que, ao invs de imprimir todos os registros da mala direta, podemos definir critrios para mesclagem. No exemplo acima, poderamos, caso necessrio, enviar a mala direta apenas para clientes que estivessem com dbito acima de 90 dias. O recurso de filtro ser estudado nas prximas etapas deste tutorial. O exemplo acima didtico e extremamente simples, e tem apenas a finalidade de criar uma imagem mental do processo de criao de uma mala direta. Em um ambiente real, corporativo, normal criarmos malas diretas com centenas e at milhares de destinatrios. exatamente para esta situao que preparamos este tutorial, para que voc tire todo o proveito do recurso de mala direta do Microsoft Word. ETAPAS Para criarmos uma mala direta, necessrio cumprir as seguintes etapas: 1. Elaborao do documento principal, onde digitamos o texto que ser encaminhado para todos os destinatrios da mala direta, com os espaos em branco para insero dos dados dos destinatrios; 2. Criar (ou editar, caso ela j exista) uma fonte de dados, ou seja, este arquivo deve conter os dados dos destinatrios da mala direta. Neste tutorial, usaremos uma fonte de dados baseada no Excel, mas podemos utilizar fonte de dados do Microsoft Access, Dbase, arquivos texto, e assim por diante.

3. Editar o documento principal, inserindo os campos de mesclagem, ou seja, os campos que sero preenchidos com os dados da fonte de dados. Supondo uma mala direta que enviasse congratulaes pelo aniversrio de seus clientes, esses campos de mesclagem poderiam ser NOME, LOGRADOURO, BAIRRO, CIDADE, UF e DATA DE ANIVERSRIO. 4. Mesclagem processo no qual os dados da fonte de dados so inseridos nos campos de mesclagem, compondo a carta que ser enviada aos destinatrios. Nota Pode ser que voc j crie mala direta usando apenas o Microsoft Word para gerar os 2 arquivos (documento principal e arquivo de dados). Porm, este tutorial parte do princpio que voc tem o arquivo de dados em uma origem externa (um arquivo do Excel, Access, Dbase, etc...). Ora, se voc j tem os dados em um arquivo externo, no h porque inclu-los no Word atravs de digitao. Outra vantagem que, usando uma fonte de dados externa, este arquivo pode ficar em uma pasta compartilhada em um servidor de rede, e portanto disponvel para todos os usurios da empresa. Esta integrao dos aplicativos Office o que eu quero mostrar a partir de agora. Mos obra!

Concluso
Nesta primeira parte falamos rapidamente sobre conceitos e finalidades da mala direta. Na prxima parte vamos comear a criar o documento principal.