Armazenagem e manuseio

Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
1. Mtodos de armazenamento e prticas de
manuseio
2. A limpeza de livros e de prateleiras
3. A escolha de invlucros de qualidade
arquivstica para armazenagem de livros e
documentos
4. Invlucros de carto para pequenos livros
5. A jaqueta de polister para livros
6. Suporte para livros: descrio e usos
7. Montagens e molduras para trabalhos
artsticos e artefatos em papel
8. Mobilirio de armazenagem: um breve
resumo das opes atuais
9. Solues para armazenagem de artefatos
de grandes dimenses
10. Planificao do papel por meio de
umidificao
11. Como fazer o seu prprio passe-partout
12. Preservao de livros de recortes e lbuns
13. Manual de pequenos reparos em livros
14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e
qualidade do ar: diretrizes bsicas de
preservao
15. A proteo contra danos provocados pela
luz
16. Monitoramento da temperatura e
umidade relativa
17. A proteo de livros e papis durante
exposies
18. Isopermas: uma ferramenta para o
gerenciamento ambiental
19. Novas ferramentas para preservao-
avaliando os efeitos ambientais a longo prazo
sobre colees de bibliotecas e arquivos
20. Planejamento para casos de emergncia
21. Segurana contra as perdas: danos
provocados por gua e fogo, agentes
biolgicos, roubo e vandalismo
22. Secagem de livros e documentos
molhados
23. A proteo de colees durante obras
24. Salvamento de fotografias em casos de
emergncia
25. Planilha para o delineamento de planos
de emergncia
26. Controle integrado de pragas
27. A proteo de livros e papel contra o
mofo
28. Como lidar com uma invaso de mofo:
instrues em resposta a uma situao de
emergncia
29. Controle de insetos por meio de gases
inertes em arquivos e bibliotecas
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Registros sonoros e fitas magnticas
Reformatao
30. Planejamento para preservao
31. Polticas de desenvolvimento de coleo e
preservao
32. Planejamento de um programa eficaz de
manuteno de acervos
33. Desenvolvimento, gerenciamento e
preservao de colees
34. Seleo para preservao: uma
abordagem materialstica
35. Consideraes complementares sobre:
"Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica"
36. Implementando um programa de reparo
e tratamento de livros
37. Programa de Planejamento de
Preservao: um manual para auto-instruo
de bibliotecas
38. Consideraes sobre preservao na
construo e reforma de bibliotecas:
planejamento para preservao
39. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos para salvaguardar suas colees
40. Guia do Image Permanence Institute (IPI)
para armazenamento de filmes de acetato
41. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de filmes fotogrficos
42. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas
43. Guarda e manuseio de materiais de
registro sonoro
44. O bsico sobre o processo de digitalizar
imagens
45. Microfilme de preservao: plataforma
para sistemas digitais de acesso
46. O processo decisrio em preservao e
fotocopiagem para arquivamento
47. Controle de qualidade em cpias
eletrostticas para arquivamento
48. Microfilmagem de preservao: um guia
para bibliotecrios e arquivistas
49. Do microfilme imagem digital
50. Uma abordagem de sistemas hbridos
para a preservao de materiais impressos
51. Requisitos de resoluo digital para textos:
mtodos para o estabelecimento de critrios
de qualidade de imagem
52. Preservao no universo digital
53. Manual do RLG para microfilmagem de
arquivos
Ttulos Publicados
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
48
Microfilmagem de preservao:
um guia para
bibliotecrios e arquivistas
2 edio
a
Lisa L. Fox
capa 48.ps
D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 48.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 18:25:14
Perfil de cores: Desativado
Composi o Tela padro
MiorofilmoQem oe preservooo.
umo visoo Qerol oos oeoises oominisfrofivos
- um Quio poro bibliofeoorios e orquivisfos
eoifooo por
Lisa L. Fox
2
o
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Pio oe Joneiro
Projefo Conservooo Prevenfivo em Bibliofeoos e Arquivos
2001
Untitled-20 17/05/01, 22:44 1
Microfilmagem de preservao : uma viso geral das decises
administrativas : um guia para bibliotecrios e arquivistas / editado
por Lisa L. Fox ; [traduo Jos Luiz Pedersoli Jnior ; reviso
tcnica Mauro Resende de Castro, Ana Virginia Pinheiro, Dely
Bezerra de Miranda Santos; reviso final Cssia Maria Mello da Silva,
Lena Brasil]. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservao
Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001.
54 p. ; 30 cm. (Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos ;
48. Reformatao).
Inclui bibliografias.
ISBN 85-7009-037-4.
1. Microfilmagem I. Ttulo. II. Srie.
CDD 686.43
M626
Copyright 1995 by ALA - American Library Association, edited by Lisa Fox .
Ttulo original, publicado por Library Resources & Technical Services:
Preservation Microfilming: A Guide for Librarians and Archivists, Second Edition, 1
st
. Chapter -- An
Overview of Administrative Decisions
Projeto cooperativo interinstitucional Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, em parceria com o
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos em Biblioteconomia e
Informao, que incorporou a antiga Commission on Preservation and Access).
Suporte Financeiro
The Andrew W. Melton Foundation
Vitae, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social
Apoio
Arquivo Nacional
Fundao Getulio Vargas
Coordenao
Ingrid Beck
Colaborao
Srgio Conde de Albite Silva
Traduo
Jos Luiz Pedersoli Jnior
Reviso Tcnica
Mauro Resende de Castro
Ana Virginia Pinheiro
Dely Bezerra de Miranda Santos
Reviso Final
Cssia Maria Mello da Silva
Lena Brasil
Projeto Grfico
TAI Comunicaes
Coordenao Editorial
Edna Pinheiro da Silva
Anamaria da Costa Cruz
Impresso em papel alcalino
Untitled-20 17/05/01, 22:44 2
Sumrio
Apresentao 5
Introduo 7
Uma viso geral das decises administrativas 7
Propsitos e definies 8
A deteriorao do papel 10
A substituio por microformas versus outros tratamentos 12
Caractersticas da microforma 14
O papel do microfilme em um programa de preservao 16
Planejando um programa de microfilmagem para preservao 18
O contexto nacional 25
Projetos cooperativos de microfilmagem para preservao 27
Contratao de servios 31
Contratar outros servios ou no? 35
Componentes de um programa de microfilmagem para preservao 38
Acesso e controle bibliogrfico 45
Manuteno de registros e estatsticas 48
Custos e financiamentos 49
Assistncia no estabelecimento de um programa de microfilmagem 51
Concluso 52
Leituras recomendadas 53
Untitled-20 17/05/01, 22:44 3
Apresentao
O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
uma experincia de cooperao entre instituies brasileiras e a organizao norte-
americana Commission on Preservation and Access, atualmente incorporada ao
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos em
Biblioteconomia e Informao).
Em 1997, o Projeto traduziu e publicou 52 textos sobre o planejamento e o
gerenciamento de programas de conservao preventiva, onde se insere o controle
das condies ambientais, a preveno contra riscos e o salvamento de colees em
situaes de emergncia, a armazenagem e conservao de livros e documentos, de
filmes, fotografias e meios magnticos; e a reformatao envolvendo os recursos da
reproduo eletrnica, da microfilmagem e da digitalizao.
Reunidos em 23 cadernos temticos, estes textos, somando quase mil pginas,
foram impressos com uma tiragem de dois mil exemplares e doados a colaboradores,
instituies de ensino e demais instituies cadastradas no banco de dados do Projeto.
Esta segunda edio revisada, com uma tiragem de mais dois mil exemplares,
pretende, em continuidade, beneficiar, as instituies e os profissionais de ensino, e
todas aquelas instituies inscritas no banco de dados depois de 1997 e que no chegaram
a receber os textos.
O texto contido neste caderno, de nmero 48, refere-se ao primeiro captulo
do manual Preservation Microfilming: A Guide for Librarians and Archivists,
editado em 1995 por Lisa Fox, pela ALA, a Associao de Bibliotecas Norte-
Americanas. Enfatiza a necessidade de estabelecimento de projetos cooperativos para
microfilmagem de preservao e fornece informaes necessrias para a avaliao
das necessidades e o planejamento.
Este texto, assim como todo o conjunto de publicaes do Projeto CPBA,
encontra-se disponvel em forma eletrnica na pgina do Projeto, www.cpba.net.
Alm das publicaes distribudas em 1997, o Projeto CPBA ainda formou
multiplicadores, por meio de seminrios organizados nas cinco regies brasileiras, com
o apoio de instituies cooperativas. Os multiplicadores organizaram novos eventos,
estimulando a prtica da conservao preventiva nas instituies. No incio de 2001 o
projeto j contabilizava mais de 120 eventos realizados, somando mais de quatro mil
pessoas envolvidas. Os inmeros desdobramentos ocorridos a partir dos colaboradores
em todo o pas fizeram o Projeto merecedor, em 1998, do Prmio Rodrigo Melo Franco
de Andrade.
Entre 1997 e 2001, o Projeto CPBA continuou promovendo seminrios e cursos,
envolvendo as instituies cooperativas. Em muitas ocasies enviou professores e
especialistas aos eventos organizados pelos multiplicadores. No incio de 2001 o Projeto
j contabilizava mais de 120 eventos realizados em todo o pas, somando mais de
4.000 pessoas envolvidas.
5
Untitled-20 17/05/01, 22:44 5
As instituies que colaboram com o Projeto CPBA esto relacionadas na
pgina www.cpba.net , onde tambm poder ser acessado o seu banco de dados, com
mais de 2.600 instituies cadastradas. Esta pgina virtual pretende ser uma plataforma
para o intercmbio tcnico e o desenvolvimento de aes cooperativas.
Desde o incio o Projeto contou com recursos financeiros da Andrew W.
Mellon Foundation e de VITAE, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social.
Em 1998 estes patrocinadores aprovaram um segundo aporte financeiro, com o objetivo
de dar continuidade s aes empreendidas e de preparar esta segunda edio.
O Projeto agradece o generoso apoio recebido de seus patrocinadores e das
instituies cooperativas, brasileiras e estrangeiras, reconhecendo que sem esta parceria
nada teria acontecido. Deseja tambm agradecer aos autores e editores das publicaes
disponibilizadas, por terem cedido gratuitamente os direitos autorais. Agradecimentos
especiais ao Arquivo Nacional, que hospedou o Projeto desde o seu incio, assim
como Fundao Getulio Vargas, pela administrao financeira dos recursos.
Considerando que a fase do Projeto apoiada pela Fundao Mellon se encerra
em junho de 2001, o grupo cooperativo espera encontrar, em continuidade,
colaboradores e parceiros no Brasil, para que o processo de difuso do conhecimento
da preservao no seja interrompido.
Rio de Janeiro, junho de 2001.
Ingrid Beck
Coordenadora do Projeto CPBA
6
Untitled-20 17/05/01, 22:44 6
7
Introduo
Aqueles que idealizaram a primeira edio deste manual esperavam que ele tivesse um impacto
significativo sobre a qualidade e a eficincia do trabalho de microfilmagem atualmente em execuo e
facilitasse o estabelecimento de novos programas de microfilmagem
*
. A primeira edio fez exatamente
isto. Esta nova edio reflete os avanos tcnicos ocorridos desde ento, bem como as inovaes
programticas com que as instituies isoladas e os projetos cooperativos tm contribudo. certo
que um volume maior de microfilmagem deve ser realizado logo, se no quisermos perder grandes
acervos de nosso patrimnio intelectual. Est claro que, uma vez que os materiais em risco, que
documentam este patrimnio, se encontram distribudos por bibliotecas e arquivos em todo o pas
[USA] (de fato, por todo o mundo), os esforos para preserv-los devem ser disseminados.
Nenhum programa institucional ou governamental nico poderia comear a tratar de tudo, mas
as instituies que trabalham isoladamente no precisam reinventar a roda. A adaptao de
procedimentos j desenvolvidos muito mais rpida e segura. No caso de trabalhos editados,a tarefa
feita em um local no necessita ser repetida em outro. Esforos conjuntos atravs do compartilhamento
de instalaes para microfilmagem, da diviso de responsabilidades para a microfilmagem de materiais
de domnio pblico e da colaborao para a melhoria e refinamento de procedimentos, faro com que
os inevitveis muito poucos dlares se estiquem para cobrir a maior parte da tarefa.
Entrar neste negcio no para aqueles que preferem trabalhar isoladamente ou que evitam
encontros profissionais e a leitura. O ARL, a Commission on Preservation and Access, o RLG e os
grupos de preservao dentro da ALA, bem como uma lista crescente de consrcios, redes e programas
regionais atuam ativamente no planejamento e suporte de novos desenvolvimentos na microfilmagem
para preservao e no compartilhamento de informao com suas respectivas comunidades. Assegure-
se de que seu escritrio se encontra nas listas de correspondncia apropriadas, pois aps terminar a
leitura desta publicao, voc desejar saber o que aconteceu desde que ela foi enviada imprensa.
Uma viso geral das decises administrativas
Muitas instituies, quando comeam a pensar a microfilmagem como instrumento da preservao
consideram primeiro o processo de microfilmagem propriamente dito se devem conseguir uma cmara,
e onde, como filmar os materiais e assim por diante. O trabalho de cmara , inegavelmente, uma
ferramenta central na microfilmagem para preservao. Contudo, ele apenas uma pequena parte de um
procedimento complexo para a transferncia das informaes dos livros e documentos para o microfilme.
Imediatamente, surgem outras questes: que materiais devem ser microfilmados primeiro? Quais
volumes ou documentos j foram preservados em microfilme? Como se identificam os materiais no
*
Shirley Echelman, carta a James Morris. 5 de agosto de 1993.
Nomes com marca registrada aparecem no texto deste livro. Em vez de identificar ou inserir um smbolo de marca registrada cada
vez que um nome aparece, o autor e a American Library Association declaram que os nomes foram utilizados com propsitos
exclusivamente editoriais, para o benefcio ltimo dos proprietrios das marcas registradas. No h, absolutamente, qualquer
inteno de infringir os direitos dos proprietrios das marcas registradas: todos os direitos reservados, exceto aqueles que podem
ser concedidos pelas Sees 107 e 108 do Copyright Revision Act de 1976.
Untitled-21 17/05/01, 22:45 7
8
microfilme? Como estes materiais deveriam ser preparados para a microfilmagem? Ser que eles
deveriam ser preservados em microfilme ou em microficha? O bibliotecrio ou arquivista pode contatar
um consultor, que discuta questes sobre normas tcnicas, especificaes e controle de qualidade.
Que normas deveriam ser seguidas e como? Como ser o acesso ao microfilme? Deve-se preservar a
cpia em papel? Como voc decidiria?
Voc ter de responder a todas estas perguntas e a outras, se deseja o sucesso de um programa
de microfilmagem, e comear a perceber que a microfilmagem para preservao um desafio
administrativo que requer uma anlise ampla e cuidadosa. Este manual tem a finalidade de guiar o
bibliotecrio ou arquivista que esteja planejando e implementando um programa de microfilmagem
para preservao, seja ele uma iniciativa local ou parte de um projeto cooperativo nacional ou regional.
Propsitos e definies
As microformas tm muitas funes em uma biblioteca ou arquivo. Por exemplo, as bibliotecas
e os arquivos fornecem cpias em microforma de seus itens mais raros e frgeis, proporcionando,
desta forma, segurana e preservao ao reduzir o manuseio do item original. As microformas produzidas
por bibliotecas, arquivos, editores comerciais de microformas e outras organizaes proporcionam
acesso remoto a colees que no podem ou no deveriam ser transportadas devido sua raridade,
fragilidade ou volume. Muitas bibliotecas de pesquisa produzem microfilme em vez de emprestar alguns
de seus itens a usurios de outras localidades e a maioria dos arquivos de porte faz isto rotineiramente.
As microformas tm sido extensivamente utilizadas como forma de construo de colees
retrospectivas. Muitos volumes j h muito tempo no sendo impressos encontram-se disponveis em
microformas. Os editores de microformas so capazes de agrupar grandes colees de materiais
localizados em muitos repositrios. Acesso universal a documentos nicos armazenados em arquivos
histricos ou pessoais agora possvel atravs da microforma. Com freqncia, registros de negcios
so rotineiramente mantidos apenas em microforma e muitos arquivos tm armrios cheios de rolos de
microfilmes ou gavetas de microfichas que so, eles prprios, fontes documentais primrias.
As informaes armazenadas em microfilme ocupam apenas 10 % do espao requerido para a
cpia em papel correspondente
1
. Assim, o microfilme especialmente til para sries extensas de
jornais e outros peridicos cujo uso no justifica o espao de estante que requerem e para a substituio
das cpias em papel de registros de negociaes modernas ou governamentais.
A microfilmagem o processo de reproduo em fac-smile sobre filme fotogrfico, com uma
reduo que requer assistncia tica para leitura do contedo intelectual (isto , o que est escrito ou
impresso e ilustraes) de materiais arquivsticos e de bibliotecas.
Normas tcnicas nacionais [USA] do American National Standards Institute [Instituto de
Normas Tcnicas Nacionais Americano], ANSI, da Association for Information and Image
Management [Associao para o Gerenciamento de Informao e Imagem], AIIM, e de outras
instituies controlam uma ampla gama de tpicos da natureza da matria-prima do filme, passando
pelos procedimentos e requerimentos de qualidade para sua produo, at os requerimentos para
1
Pamela W. Darling. Developing a preservation microfilming program. Library Journal, no. 99, p. 2803-2809, 1974.
Untitled-21 17/05/01, 22:45 8
9
inspeo e armazenamento. As normas tcnicas para microgrficos so atualizadas regularmente. Todo
ano so feitas revises de algumas das principais normas tcnicas relacionadas microfilmagem para
preservao; o quadro de pessoal deve, pois, acompanhar essas mudanas.
A microfilmagem para preservao possui algumas caractersticas e benefcios nicos que a
distinguem dos muitos tipos de filmagem de fontes documentais definidas nas normas tcnicas nacionais
[USA]. O propsito primrio da microfilmagem para preservao proporcionar substituio para
materiais escritos ou impressos sobre papel de baixa qualidade, mais provavelmente que j tenham se
tornado quebradios, de forma que os contedos continuaro, para sempre, disponveis comunidade
de estudiosos e de pesquisa. O que distingue a microfilmagem para preservao como um subconjunto
especial da microfilmagem de fontes documentais a inteno de se criar uma substituio permanente,
um meio arquivstico.
Porm, se voc consultar as normas tcnicas buscando uma definio ou uma orientao sobre
aquilo que se chama microfilmagem para preservao, sua consulta ser intil. No h norma tcnica
nacional [USA] alguma que defina apenas a microfilmagem para preservao. A microfilmagem para
preservao resulta em um produto: microfilme de gelatina e prata com certas caractersticas de qualidade
tcnica e legibilidade. As normas tcnicas nacionais [USA] especificam muitos destes critrios. Contudo,
a microfilmagem para preservao um sistema que envolve a seleo de materiais, sua preparao e
microfilmagem, garantia de qualidade por parte de quem filma e do repositrio, controle bibliogrfico
e armazenamento. Suas especificaes so selecionadas a partir das normas tcnicas existentes e as
complementam com diretrizes que definem a melhor prtica. Por exemplo, as normas tcnicas nacionais
[USA] no especificam o nmero necessrio de leituras de densidade quando da inspeo de um rolo
de microfilme, procedimento comum nas diretrizes para a microfilmagem de preservao; programas
de microfilmagem de preservao vo muito alm das normas tcnicas nacionais [USA] no tocante
aos tipos de sinalticas (folhas com informao tcnica e bibliogrfica que so microfilmadas juntamente
com um documento), necessrios para facilitar o acesso dos usurios a obras microfilmadas.
Enquanto as normas tcnicas nacionais [USA] concentram-se em aspectos tcnicos, as diretrizes
e especificaes para a microfilmagem de preservao englobam todas as fases da operao:
seleo e identificao de acervos;
preparao de acervos para microfilmagem;
produo de microfilme, duplicao e garantia de qualidade;
controle bibliogrfico;
armazenamento.
As diretrizes para a microfilmagem de preservao tm como objetivo proporcionar uma tima
qualidade tcnica e bibliogrfica. Elas geralmente adotam, ou at mesmo excedem, as normas tcnicas
mais estritas do ANSI e da AIIM em reas tcnicas e complementam-nas em reas que, como o
controle bibliogrfico, so de uso restrito a aplicaes arquivsticas e biblioteconmicas.
Este manual no apenas delineia os requerimentos tcnicos relativos ao microfilme (questes
tratadas pelo amplo conjunto de normas tcnicas nacionais [USA]), mas tambm serve de guia para o
planejamento e gerenciamento do sistema como um todo, atravs do qual as normas tcnicas e diretrizes
Untitled-21 17/05/01, 22:45 9
10
podem gerar um produto que alcance os objetivos da preservao. As fontes primrias de documentao
escrita, sobre todos os aspectos da microfilmagem para preservao, so as diretrizes do RLG
2
.
Qualquer item encontrado em uma biblioteca ou arquivo pode ser um candidato microfilmagem
de preservao, mas geralmente os que esto mais sujeitos so aqueles impressos sobre papel, como
por exemplo, livros, peridicos, jornais, livros de recortes, fotografias, registros histricos e registros
arquivsticos. Alm do papel, outros materiais como diapositivos (slides) e negativos fotogrficos so
tambm adequados microfilmagem. uma escolha especialmente apropriada preservar no apenas
itens de pouco valor enquanto artefato, mas tambm itens com valor elevado, onde um substituto pode
proteger o original de danos ou roubo. A microfilmagem uma tecnologia bem conhecida em arquivos
e bibliotecas, alm de ser duradoura e economizar espao.
Bibliotecas e arquivos tm problemas de preservao algo distintos. Em uma biblioteca, as
publicaes normalmente no so nicas; elas so parte de um conjunto de itens idnticos, na sua
maior parte ou na sua totalidade, que podem ser encontrados em muitas outras bibliotecas. Os
repositrios arquivsticos, por outro lado, armazenam materiais nicos, normalmente colees grandes
e complexas que devem ser internamente organizadas para o uso e colocadas disposio de usurios
em localidades distantes. Ao mesmo tempo, muitas bibliotecas armazenam materiais arquivsticos e
alguns repositrios arquivsticos possuem livros. Os dois tipos de repositrios podem apresentar
necessidades distintas por programas de microfilmagem, mas os procedimentos bsicos so os mesmos.
Os materiais devem ser selecionados, preparados, microfilmados e processados de acordo com normas
tcnicas; armazenados e providos de um mecanismo de acesso.
A deteriorao do papel
As bibliotecas e os arquivos abrigam o registro histrico e intelectual do progresso humano, as
fontes originais para o conhecimento e a produo de trabalhos acadmicos do passado. O propsito
primrio de abrigar estes materiais o de preservar seu contedo - o texto e as ilustraes - e torn-
los disponveis aos estudiosos do presente e do futuro. As caractersticas estticas e fsicas de uma
parte destes materiais valorizam seu contedo intelectual, podendo at mesmo super-lo ou igualar-se
a ele. A maioria destes registros se encontra escrita ou impressa sobre papel, que, por ser uma substncia
orgnica, deteriora com o passar do tempo. Alguns papis produzidos antes da metade do sculo XIX
deterioram-se bem mais lentamente que o papel moderno. Tcnicas primitivas para a produo manual
do papel e a utilizao de materiais alcalinos contriburam para sua longevidade. A revoluo industrial
do sculo XIX criou as mquinas e o crescimento da aptido literria proporcionou o mpeto para a
produo em massa de papel barato que, devido a seu contedo cido, encerra em si a semente de sua
prpria destruio
3
.
3
Um relato mais detalhado (e bastante bem humorado) destes desenvolvimentos e de suas conseqncias sobre as colees de
bibliotecas e arquivos oferecido no trabalho de Verner W. Clapp. The story of permanent/durable bookpaper, 1115-1970.
Scholarly Publishing, Part 1, Jan. 1971, p. 107-124 ; Part 2, Apr. 1971, p. 229-245 ; Part 3, July 1971, p. 353-367.
2
Nancy E. Elkington (Ed.). RLG Preservation microfilming handbook (Mountain View, Calif.: RLG, 1992), and Nancy E.
Elkington (Ed.). RLG Archives microfilming manual. Mountain View, Calif.: RLG, 1994.
Untitled-21 17/05/01, 22:45 10
11
As bibliotecas e arquivos tm tambm uma funo no que se refere deteriorao do papel. O
papel se deteriora muito mais rapidamente quando armazenado sob condies ambientais inadequadas.
Freqentemente, as bibliotecas e arquivos tm oferecido ambientes que so muito quentes, muito
secos, muito midos ou muito pouco estveis, fazendo uso de lmpadas que emitem altos nveis de
radiao ultravioleta. O ar pode estar poludo com dixido de enxofre, oznio e outros compostos
qumicos nocivos ao papel, bem como com poeira e outras partculas poluentes. Estes problemas, pelo
menos parcialmente solucionveis para o futuro, no podem ser agora retificados, no sentido de se
reverter os danos causados no passado.
A maior parte dos materiais, na maioria das bibliotecas e arquivos, foi escrita ou impressa aps
1850. Materiais de perodos anteriores podem estar bem protegidos em colees de livros raros, mas
os mais recentes encontram-se freqentemente acessveis em estantes abertas. Portanto, o nmero de
itens de papel de baixa qualidade, as condies ambientais inadequadas e as prticas de armazenamento
elevaram o problema da preservao do registro histrico e intelectual a propores de crise. Em
algumas bibliotecas de pesquisa de grande porte, inspees demonstraram que mais de 1/3 das colees
so impressas em papel que se tornou to quebradio a ponto de tornar-se inutilizvel
4
. Os dados
publicados sobre as condies das colees vm principalmente de bibliotecas de pesquisa americanas.
A leitura destes dados sugere que as percentagens de materiais quebradios so aplicveis a outras
colees, mais antigas, e que o problema especialmente grave em colees que no foram armazenadas
em construes dotadas de sistema de ar condicionado.
Em colees mais jovens, as taxas de degradao que tornam o papel quebradio, podem ser
muito inferiores. Por exemplo, na inspeo realizada na Wellesley Public Library, devido idade
relativamente jovem da coleo (86 % dela publicados aps 1960), um nmero insignificante de livros
quebradios foi encontrado. Contudo, o fato de que 46 % da coleo ento inspecionada continham
papel cido levou o pessoal encarregado a prever que metade da mesma estaria quebradia dentro de
25 a 40 anos
5
.
Para os Estados Unidos apenas tais percentagens se traduzem em dados assustadores.
Aproximadamente oitenta milhes de livros em bibliotecas de pesquisa esto ameaados de destruio
por terem sido impressos em papel cido
6
. Um estudo anterior feito pelo Council on Library Resources
[Conselho para Recursos de Bibliotecas] concluiu que 3,3 milhes de volumes em bibliotecas de
pesquisa estavam quebradios e mereciam ser microfilmados, a um custo estimado de 198 milhes de
dlares
7
.
4
Dois estudos muito importantes que documentam a extenso do problema so o de Sarah Buchanan e Sandra Coleman,
Deterioration survey of the Standford University libraries green library stack collection (Standford, Calif.: Standford University
Libraries, 1979) e o de Gay Walker et al. The Yale survey: a large-scale study of book deterioration in the Yale University Library.
College and Research Libraries, no. 46, p. 111-132, Mar. 1985. Veja tambm Richard B. King Jr. Deterioration of book paper
(Berkeley, Calif.: University of California Libraries, Office of Library Plans and Policies, Nov. 1981) e Survey of book condition
at the Library of Congress. National Preservation News, no. 1, p. 8-9, July 1985.
5
Anne L. Reynolds, Nancy C. Schrock; Joanna Walsh, Preservation: the public library response. Library Journal, p. 130, Feb.
1989.
6
Preservingk knowledge: the case for alkaline paper. Washington, D.C.: ARL, 1988.
7
Robert Hayes. The magnitude, costs and benefits of the preservation of brittle books. Washington, D.C.: CLR, 1987. p. 2.
Untitled-21 17/05/01, 22:45 11
12
Este problema no tem passado desapercebido, especialmente entre editores especializados,
graas aos esforos para se evidenciar a questo por parte do ARL, da Commission on Preservation
and Access, agncias governamentais como a NEH e a National Historical Publications and Records
Commission (NHPRC) [Comisso de Publicaes e Registros Histricos Nacionais] , organizaes
profissionais como a ALA, a Society of American Archivists [Sociedade dos Arquivistas Americanos]
(SAA) e a National Association of Government Archives and Records Administrators (NAGARA)
[Associao Nacional dos Administradores de Arquivos e Registros Governamentais] e de bibliotecrios
e arquivistas profissionais. Alguns fabricantes de papel agora produzem papel alcalino e h uma evidncia
crescente de que um grande nmero de editores e impressores est de acordo com a norma tcnica
nacional [USA] para papel permanente, publicada pela primeira vez em 1985
8
. Enquanto que estes
esforos podem ajudar a mitigar o problema em relao ao futuro, grande quantidade de papel das
colees atuais se deterioraro em menos de cinqenta anos. Alm disso, muitos editores fora da
Amrica do Norte e da Europa no utilizam papel permanente/durvel.
A substituio por microformas versus outros tratamentos
Apesar dos nmeros to desencorajadores de materiais quebradios e deteriorados, muitas
bibliotecas e repositrios arquivsticos esto montando programas de preservao que tm dado grandes
passos em direo preservao do patrimnio intelectual deste pas [USA]. Ao fazer as escolhas
para preservao, voc deve ter em mente que, apesar de ser elevado o nmero de itens que devem
ser microfilmados, a microfilmagem assume rapidamente uma posio mais favorvel quando comparada
aos custos e eficincia de outras opes de preservao. Tratamentos fsicos razoavelmente baratos
ainda no existem para restaurar o papel quebradio, recuperando sua flexibilidade e fora originais e
tais tratamentos provavelmente no aparecero to cedo.
Os servios de conservadores so caros, em funo de suas habilidades e treinamento e da extensa
durao do trabalho, de forma que o tratamento de conservao profissional geralmente reservado
para materiais especialmente raros e valiosos. A conservao completa de um livro raro muito danificado
pode custar at trs mil dlares ou mais, incluindo a remoo da encadernao, limpeza, lavagem e
desacidificao, reparo de pginas, reencadernao e construo de uma embalagem apropriada. At
mesmo um tratamento alternativo, com encapsulao e encadernao com pequenos pinos que so
aparafusados em vez do reparo de pginas e reencadernao, pode ficar na faixa de dois mil dlares. Em
contraste com este tratamento, a microfilmagem daquele mesmo volume, considerando-se que ele tenha
muitas caractersticas fsicas que compliquem a operao, deve custar apenas 150 dlares. Este valor ,
reconhecidamente, maior que o custo tpico de 100 dlares para a microfilmagem de rotina de colees
gerais, mas ainda imensamente mais barato que o tratamento de conservao.
bvio que nem todos os volumes possuem tal valor ou esto to danificados para justificar um
tratamento de conservao completo. Em muitos casos, procedimentos de conservao de colees
mais simples podem ser utilizados para estabilizar um volume que no esteja muito deteriorado. Vrios
encadernadores de bibliotecas e outras organizaes podem recosturar e reencadernar ou desacidificar,
encapsular e encadernar com pinos por preos na faixa de 100 a 200 dlares.
8
American National Standard for Information Sciences - Permanence of paper for printed publications and documents in
libraries and archives. ANSI Z39.48-1992.
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13
Se no for necessrio reter um volume em sua forma original, uma outra opo se encontra
disponvel. Alguns repositrios criaram uma fotocpia para preservao de itens de uso local intenso.
Uma fotocpia para preservao uma fotocpia feita com papel permanente/durvel em uma mquina
que produz uma imagem termoplstica por fuso com calor e presso atravs de cargas eletrostticas
9
.
A mquina fotocopiadora deve utilizar um toner apropriado e ser ajustada para assegurar que haja a
fuso completa do toner no papel; do contrrio, a imagem no ser permanente. Aps a operao de
fotocopiagem, o bloco de texto pode ser ento encadernado por um encadernador comercial. Deve
custar cerca de 85 dlares a criao de uma fotocpia para preservao em preto-e-branco de um
livro de tamanho mdio com trezentas pginas, enquanto que materiais coloridos podem ser fotocopiados
por at 3 dlares a pgina
10
.
Na dcada de 1980, um grande volume de pesquisa e desenvolvimento foi dirigido na busca de
um processo de desacidificao em massa efetivo, economicamente vivel, mas nenhum foi ainda
amplamente aceito nas comunidades biblioteconmica e arquivstica
11
. A desacidificao neutralizar
os cidos presentes no papel e estancar o processo que o torna quebradio, mas no reverter a
deteriorao j ocorrida. Mesmo que a desacidificao em massa fosse uma tecnologia comprovada
e prontamente disponvel, os bibliotecrios e arquivistas deram-se conta de que ela ainda seria muito
cara para ser empregada como uma soluo geral. Existem no apenas os custos diretos (no momento
estimados na faixa de 12 a 15 dlares por volume), mas tambm os custos indiretos de seleo, guarda
de registros e esforo institucional. Vises iniciais da desacidificao em massa como a cura universal
deram lugar a avaliaes cada vez mais cautelosas e compreenso de que este tratamento como
a maioria dos outros na prtica bibliotecria e arquivstica requerer uma tomada de deciso cuidadosa
e aplicao seletiva
12
. A tcnica de desacidificao mais antiga, apropriada para materiais raros ou
nicos com valor de artefato, geralmente requer o manuseio dos materiais folha por folha e, portanto,
consideravelmente mais morosa e trabalhosa que os tratamentos em massa. Desta forma, a
desacidificao no resolve o problema do papel quebradio e tem uma eficincia, em termos de
custos, limitada para o tratamento do papel cido que ainda no se encontra muito quebradio.
A tecnologia que agora desponta no horizonte a digitalizao escaneamento de texto e
imagens para armazenamento eletrnico, para gerao de substitutos de papel ou filme e para transmisso
atravs de redes de dados. Conforme foi discutido na introduo, esta tecnologia oferece muitas
vantagens para realar o acesso a materiais de bibliotecas e arquivos. Contudo, o registro eletrnico
9
Diretrizes para a fotocpia para preservao so fornecidas em Guidelines for preservation photocopying, library esources &
technical services, no. 38, p. 288-292, July 1994; questes programticas so abordadas no trabalho de Gay Walker. Preserving the
intellectual content of deteriorated library materials. In The preservation challenge: a guide to conserving library materials, by Carolyn
Clark Morrow (White Plains, N.Y.: Knowledge Industry, 1983), p. 103-105. Para especificaes tcnicas, veja Norvell M. M. Jones.
Archival copies of thermofax, verifax, and other unstable records. Technical Information Paper No. 5 (Washington, D.C.: NARA,
1990), este publicado neste projeto com o ttulo "Cpias eletrostticas para arquivamento".
10
Estes valores foram fornecidos autora por Craig Jensen, BookLab (Austin, Texas), em 21 de dezembro de 1994. Assim com
os custos de outros tratamentos, importante ter em mente que estas estimativas esto sujeitas a muitas variveis, incluindo o
tamanho do item, o volume de trabalho que est sendo realizado e assim por"diante.
11
Enquanto um livro est sendo impresso, novos resultados de pesquisa e testes esto sendo gerados pela Library of Congress
e tais progressos merecem um monitoramento contnuo.
12
Veja as discusses pelos administradores de bibliotecas e bibliotecrios de preservao em Peter G. Sparks (Ed.). A roundtable
on mass deacidification: report on a meeting held september 12-13, 1991. Washington, D.C.: ARL, 1992.
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14
no pode ainda ser considerado um meio de preservao e nem as questes referentes ao armazenamento
migrao foram tratadas satisfatoriamente at agora. Enquanto isso, a melhor abordagem parece ser
a de um sistema hbrido, em que o item reformatado para microfilme, proporcionando uma cpia
permanente ou arquivstica e a verso digitalizada permite um acesso melhorado.
Isso no quer dizer que as decises para tratamento devem ser tomadas com base unicamente
nos custos ou que a microfilmagem sempre a melhor escolha. Um bom gerenciamento de preservao
implica em um equilbrio entre a condio do item, seu valor, a natureza e os nveis de uso e aspectos
financeiros. Para um jornal comum do sculo XX, a microfilmagem pode ser escolhida porque
apropriada e a opo mais econmica. Uma coleo de manuscritos frgeis pode ser tratada por um
conservador, mas pode tambm ser microfilmada para reduzir a manipulao do item; dependendo da
natureza do uso, uma cpia de papel da coleo microfilmada pode ser gerada atravs da fotocpia
para preservao ou do escaneamento. Um volume quebradio com ilustraes coloridas essenciais
sua utilizao pode ser microfilmado, podendo ser impressas fotocpias coloridas das ilustraes.
A conservao, a fotocpia para preservao e a desacidificao asseguraro que muitos
documentos e ttulos permanecero disponveis aos leitores futuros por um tempo muito maior. Estas
tcnicas so de grande benefcio para usurios locais, por manterem cpias de consulta nas estantes
das bibliotecas e arquivos. A digitalizao oferece acesso grandemente ampliado. Mas a instituio
que tambm emprega a microfilmagem para preservao ser capaz de fornecer duplicatas
comparativamente baratas e utilizveis a muitas outras instituies e usurios, contribuindo, assim, para
minorar o problema que afeta as instituies em todo o mundo.
Caractersticas da microforma
O planejamento de um programa de microfilmagem para preservao requer uma familiaridade
bsica com as caractersticas do microfilme como meio e com suas vantagens e limitaes, para que as
decises apropriadas sejam tomadas.
Caractersticas tcnicas
O material do filme classificado de acordo com sua expectativa de vida. A classificao em
termos de expectativa de vida (EV) mede por quantos anos o filme durar quando manufaturado,
processado e armazenado sob condies definidas por normas tcnicas nacionais [USA]. Quando
bibliotecas ou arquivos reformatam suas colees com propsitos de preservao, deve ser utilizado
o filme com uma expectativa de vida de quinhentos anos. Apenas o filme de gelatina e prata oferece
atualmente este grau de longevidade, mas nem todos os filmes de gelatina e prata so assim. Desta
forma, o filme deve ser utilizado com uma classificao EV-500 e este filme deve ser processado e
armazenado de acordo com as suas especificaes tcnicas.
O microfilme de gelatina e prata com base de polister o nico apropriado para propsitos de
preservao. Ele pode ser mais durvel que a maior parte do papel em que os materiais de biblioteca
esto impressos ou escritos. Se fabricado e processado apropriadamente, armazenado sob condies
arquivsticas e inspecionado regularmente, o negativo master para preservao tem uma classificao
da expectativa de vida de quinhentos anos. Se comear a deteriorar por qualquer razo, o que pode
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15
ser verificado logo no incio atravs da inspeo regular, ele pode ser duplicado, possuindo desta
forma, um tempo de vida ilimitado. Para todos os propsitos prticos, uma vez que um item tenha sido
microfilmado de acordo com as normas tcnicas de ANSI/AIIM, com as diretrizes do RLG e as
especificaes delineadas neste manual, este item pode ser considerado permanentemente preservado.
Muitos avanos tm sido alcanados na microfilmagem de meio-tom em preto-e-branco ou de
imagens de tons contnuos, e os resultados podem ser excelentes. O filme de gelatina e prata de
classificao EV-500 encontra-se disponvel para tais aplicaes, mas o processo lento (tempos de
exposio de 17 segundos so comuns), e caro. No momento, nenhum filme colorido possui uma
classificao de EV equivalente marca de referncia de quinhentos anos estabelecida pelo filme
preto-e-branco de gelatina e prata. A microfilmagem colorida e, em menor extenso, a microfilmagem
de tons-contnuos so ainda consideradas em evoluo. Os custos e alguns aspectos operacionais
tm, at agora, limitado sua aplicao no trabalho de preservao.
Tanto o filme 35 mm em rolo quanto a microficha podem ser utilizados de forma bem sucedida
na microfilmagem para preservao. O formato 35 mm em rolo o mais amplamente aceito nas
aplicaes biblioteconmicas e arquivsticas, apesar de existirem normas tcnicas nacionais [USA]
para a criao de filme de 16 mm em rolo e de microficha de 105 mm permanentes. A maioria dos
projetos de microfilmagem em larga escala da dcada passada utilizaram filme de rolo e 35 mm e estes
projetos levaram ao desenvolvimento de diretrizes e especificaes detalhadas e amplamente aceitas
para aquele formato
13
. As instituies tm grande experincia com o filme de rolo e sua produo
quase que completamente padronizada. No entanto, pouca orientao dirigida para a preservao
est disponvel para filmes de 16 mm ou de ficha.
A microfilmagem para preservao implica na produo de trs geraes de filme:
negativo matriz
o filme que se encontra dentro da cmara no momento da microfilmagem. Ele duplicado
uma vez para produzir a matriz de segurana e, aps isto, mantido em armazenamento arquivstico
como uma cpia permanente.
matriz de segurana ou de impresso
uma duplicao feita diretamente a partir do negativo matriz. Ele deve tambm ser mantido em
armazenamento arquivstico e utilizado para gerar todas as cpias subseqentes.
cpia de consulta
Cpias positivas ou negativas disponveis para pesquisa e emprstimo.
Reaes dos usurios
Independente do formato escolhido, a microforma no um meio de substituio perfeito. Ela
no pode reproduzir a informao intelectual e histrica das caractersticas fsicas do volume: as marcas
e linhas dgua, tcnicas de costura, materiais de encadernao, lacres ou outros aspectos tridimensionais
do trabalho, ou mesmo a impresso.
13
As especificaes do RLG exigem o filme de gelatina e prata de 35mm sobre base de polister, da mesma forma que os projetos
SOLINET. O NEH exige atualmente de 35mm para projetos de microfilmagem.
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16
As microformas no so to flexveis e facilmente utilizveis quanto um livro. Se puderem escolher,
os usurios preferiro uma cpia em papel microforma
14
. As suas reclamaes referem-se s
microformas danificadas, dificuldades de encontrar as que esto incorretamente arquivadas, qualidade
e nmero de leitoras disponveis, restrio de uso do material a apenas um local, servio de referncia
inadequado e esforo visual. A maior parte destas reclamaes relaciona-se mais ao servio que aos
defeitos inerentes do meio.
Estudos confirmam que bibliotecas e arquivos podem melhorar a situao tomando as seguintes
providncias:
substituir microformas danificadas;
proporcionar catalogao e indexao apropriadas
15
;
ampliar o alcance dos direitos de reproduo;
oferecer equipamento de exibio e impresso com manuteno correta e prontamente disponvel;
proporcionar reas de leitura agradveis.
Como conclui um estudo, invariavelmente os fatores indispensveis aceitao por parte do
usurio so equipamentos com manuteno adequada e pessoal instrudo e consciencioso
16
. Educar
os usurios sobre o problema do papel quebradio tambm ajudar.
Apesar destas desvantagens, a microforma o meio mais apropriado para muitos dos materiais
que devem ser preservados em bibliotecas e arquivos. Ela uma tecnologia existente h muito tempo,
aceitvel e cuja manipulao, catalogao e armazenamento so rotina na maioria das bibliotecas e
grandes arquivos. Para o papel quebradio, ela pode ser a nica opo, uma vez que no existe
tecnologia alguma para restaurar a flexibilidade.
O papel do microfilme em um programa de preservao
Mesmo com suas muitas qualidades positivas, as microformas no so apropriadas para todos
os materiais ou em todos os casos. A microfilmagem apenas uma opo e deveria ser utilizada no
contexto de um programa de preservao completo, apropriado coleo local
17
.
14
Esta e outras observaes sobre as reaes dos usurios esto resumidas em Frederick C. Lynden Replacement of hard copy
by microforms. Microform Review, no. 4, p. 15-24, Jan. 1975. Uma excelente viso geral dos problemas de uso fornecida em
Joan M. Luke. User education for microform collections in Academic Libraries - A Literature Review. Microform Review, no. 18,
p. 43-46, Winter 1989.
15
Um argumento poderoso sobre este ponto apresentado em Elizabeth L. Patterson. Hidden treasures: bibliographic control of
microforms, a public services perspective. Microform Review, no. 19, p. 76-79, Spring 1990.
16
Mike Gabriel and Mitchell Flesner. Surprising responses on the issue of convenience of use: a user survey of microforms in one
academic library. Microform Review, no. 19, p. 72, (Spring 1990.
17
Para uma descrio de um programa de preservao bibliotecria abrangente, veja Carolyn Clark Morrow, The preservation
challenge: a guide to conserving library materials; para programas arquivsticos, veja Mary Lynn Ritzenthaler, Preserving
archives and manuscripts (Chicago: SAA, 1993). Uma boa ferramenta para o desenvolvimento de programas de preservao em
bibliotecas, e no somente em bibliotecas de pesquisa, o Preservation Planning Program, desenvolvido pela ARL, incluindo
o ARL Preservation Planning Program Manual (Washington, D.C.: ARL, 1993), publicado neste projeto com o ttulo: Programa
de planejamento de preservao: um manual para auto instruo de bibliotecas sete guias de consulta (cobrindo substituio e
reformatao, conservao de colees, encadernao de biblioteca comercial, manuteno de colees, preparao para desastres,
treinamen-to de pessoal e conscientizao de usurios e planejamento organizacional).
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17
Um programa de preservao bem equilibrado inclui estratgias prospectivas e retrospectivas,
bem como funes administrativas. A preservao prospectiva, ou a preveno da deteriorao futura
de materiais tanto quanto possvel, inclui:
controles ambientais, incluindo temperatura, umidade, nveis de luminosidade e qualidade do ar;
preparao de estantes para materiais de biblioteca;
manuteno da custdia para os arquivos;
sistemas de disposio em estantes e armazenamento apropriados;
procedimentos de manuteno dos depsitos;
segurana da coleo;
manipulao cuidadosa por parte dos funcionrios e usurios.
So tambm estratgias prospectivas a encadernao de itens adquiridos que no possam
suportar o uso em suas encadernaes originais e, talvez, desacidificao de materiais cidos antes
que se tornem quebradios.
Apesar de todo nosso esforo, colees podem ser danificadas pelo uso ou devido sua
instabilidade inerente. A preservao retrospectiva concentra-se no tratamento remediador (freqentemente
fsico e/ou qumico) de materiais gastos ou danificados. As tcnicas podem incluir:
reparo e conservao;
encadernao ou reencadernao;
invlucros protetores, incluindo o encapsulamento com polister;
conservao profissional para itens raros e valiosos;
substituio de materiais quebradios por microforma ou outro formato
18
.
Funes administrativas, como as seguintes, asseguram que os esforos para preservao sejam
bem gerenciados e integrados a outras funes relevantes do repositrio. Elas incluem:
avaliao das necessidades;
planejamento e avaliao;
gerenciamento financeiro e, talvez, levantamento de fundos;
advocacia;
formulao de polticas;
coordenao de unidades que afetam a preservao;
treinamento e educao para o corpo tcnico e para os usurios;
preparao para emergncias.
A pesquisa e o seu monitoramento, bem como o desenvolvimento tecnolgico, so tambm
cruciais, dadas as bases cientficas e tcnicas que afetam as decises e estratgias para preservao.
O problema do papel quebradio uma questo de propores internacionais e a microfilmagem
freqentemente a melhor maneira de lidar com ele. Contudo, bibliotecrios e arquivistas devem
avaliar o grau de importncia que deveriam dar microfilmagem e quanto dedicar s outras estratgias
para preservao. Para algumas instituies que no tm um programa de preservao conveniado,
18
Estratgias para o planejamento de um programa de substituio e reformatao so delineadas em Jennifer Banks. Options for
replacing and reformatting deteriorated materials. Washington, D.C.: ARL, 1993.
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18
receber verbas para projeto de microfilmagem pode proporcionar o enfoque e o suporte institucional
a partir dos quais seja possvel iniciar um programa mais abrangente. mais importante, contudo, no
ficar restrito nesta fase inicial e no confiar na microfilmagem para atender a todas as necessidades de
tratamento. Nunca haver uma soluo nica, universalmente efetiva e barata para a preservao e, se
uma panacia surgisse, ns eventualmente poderamos descobrir que ela estivesse incorreta
19
. A
microfilmagem tem um papel importante a desempenhar em um programa de preservao de bibliotecas
ou de arquivos, mas a coleo sofrer se ela for a nica estratgia consistentemente empregada.
Planejando um programa de microfilmagem para preservao
Talvez voc esteja lendo este manual porque acredita que tem um grupo significativo de materiais
que justifique a microfilmagem e sua instituio est comprometida com o desenvolvimento de um programa
sistemtico para lidar com eles. Voc pode precisar de um programa que microfilme itens identificados
pelo pessoal na mesa de circulao ou na sala de consulta de arquivos ou de colees especiais. Voc
pode realizar projetos especficos em certas reas da coleo. Ou talvez voc reconhea que uma coleo
arquivstica, um peridico, um jornal estudantil ou uma coleo histrica local devam ser microfilmados.
Se voc estiver planejando um programa contnuo ou um projeto especial, dois pontos so essenciais ao
sucesso de um programa:
avaliao das necessidades. Suas colees necessitam de microfilmagem? Quais delas? Quantos
materiais necessitam de ateno? Deve-se realizar um esforo local ou deve-se faz-lo atravs de um
acordo cooperativo?
planejamento. Quem ser responsvel pelo planejamento e pelo gerenciamento do programa?
Como ser organizado? Que partes do trabalho deveriam ser feitas na prpria instituio e quais as
que deveriam ser entregues a prestadores de servios? Que especificaes e procedimentos voc
usar para as cinco reas operacionais gerais: seleo, preparao, microfilmagem e controle de
qualidade, controle bibliogrfico e armazenamento? Que tipos de registros e estatsticas devem ser
mantidos? Quanto custar isto e como voc custear o trabalho?
Este manual fornece a informao necessria para planejar um projeto contnuo ou um projeto
especial. Apesar de os materiais em bibliotecas e repositrios de arquivos poderem diferir e do tamanho
do projeto sugerir certas opes, as consideraes organizacionais so, em grande extenso, as mesmas
para todas as instituies.
Implementar um programa de microfilmagem para preservao no uma deciso a ser tomada
irrefletidamente. Os microgrficos constituem um campo fotogrfico tcnico e os processos de pr
e ps-microfilmagem so complexos. Seu programa deveria se basear nas necessidades e objetivos
da coleo. A deciso de se implementar um programa no deveria ser tomada isoladamente, sem
o conhecimento de projetos de microfilmagem para preservao, prioridades e procedimentos de
outras bibliotecas e outros arquivos.
19
Karen Motylewski; Mary Elizabeth Ruwell. Preservation and conservation: complementary needs for libraries and archives.
In: Advances in preservation and access, ed. Barbra Buckner Higginbotham and Mary E. Jackson. Westport, Conn.: Meckler,
1992, v. 1, p. 213.
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19
Estratgias de planejamento
Cada instituio ter seus prprios mecanismos para coordenar o planejamento de um programa.
Particularmente se voc no conta com conhecimento especializado em microfilmagem, pode ser til
manter um consultor para proporcionar orientao tcnica e para ajud-lo a superar as decises
programticas que devem ser tomadas. Avalie cuidadosamente os consultores potenciais para se
assegurar de que eles sejam familiares com os requisitos especiais da microfilmagem para preservao
em instituies como a sua. Enquanto que na indstria de microgrficos h muitos consultores que
dirigem seu trabalho para a microfilmagem com propsitos de gerenciamento de registros, em outros
setores poucas pessoas possuem o conhecimento especializado para projetar programas visando
produo de microfilme para preservao. Um bom consultor no se limitar apenas em melhorar a
eficincia de seu planejamento, mas tambm ajudar a criar um consenso e a estimular o apoio dentro
da organizao.
Se voc conta com o conhecimento especializado dentro da instituio, voc pode conduzir o
planejamento internamente
20
. Voc pode achar til reunir membros de toda a instituio para educao
e treinamento, para apresentar as questes e problemas e para chegar a um consenso. Os elementos
de planejamento do programa incluiro o estabelecimento de critrios e diretrizes para todos os aspectos
da operao de microfilmagem, a atribuio de formas de fluxo de trabalho e de desenvolvimento e a
redao de descries de posio. Enquanto o diretor, o administrador de preservao ou o gerente
do projeto decidem estas questes, o grupo mais amplo deve considerar as implicaes para cada
funo. Ao envolver todas as partes interessadas no processo de planejamento, voc construir um
compromisso institucional efetivo para com o programa. claro que voc poder querer utilizar um ou
mais consultores para aumentar seus recursos internos em certas partes do planejamento.
Uma estratgia de planejamento muito menos elaborada apropriada para projetos pequenos
ou de execuo imediata. O gerente de projeto pode estudar este manual e outras fontes de importncia
e consultar agentes de filmagem e outros, conforme necessrio para planejar e implementar o projeto.
Envolvimento do corpo tcnico
Integrar os elementos de um programa de microfilmagem para preservao s outras funes da
instituio algo crtico para o sucesso do programa
21
. Representantes de todas as unidades envolvidas
com estas funes devem participar no processo de planejamento. Eles devem compreender a
necessidade da microfilmagem de preservao e estar preparados para atender s demandas crescentes
que sero geradas para processar e ordenar os materiais.
Os materiais geralmente sero identificados primeiro no nvel das colees, depois o corpo
tcnico seleciona itens individuais. O pessoal de circulao pode identificar materiais quebradios
20
O Preservation planning program do ARL e o Options for replacing and formatting deteriorated materials, de autoria de Bank,
delineiam uma metodologia slida para este planejamento.
21
Para um resumo das reas afetadas em programas de microfilmagem em bibliotecas, veja Nancy E. Elkington and Sandra Nyberg.
Operational impact of filming projects on library units. RLG Preservation microfilming handbook, Elkington, p. 65-66.
Untitled-21 17/05/01, 22:45 19
20
quando estes so devolvidos biblioteca. Arquivistas de referncia podem identific-los quando eles so
utilizados na sala de consulta ou como parte de um inventrio ou inspeo. O pessoal de servios pblicos
pode tambm identificar os materiais necessitando de tratamento. Os administradores de desenvolvimento
de colees, bibligrafos e curadores deveriam ser responsveis por decidir o que deve ser microfilmado.
Eles devem compreender o contedo temtico dos materiais e ser capazes de determinar a condio
fsica dos mesmos, com a ajuda do administrador de preservao. Na falta de um especialista em
preservao no corpo tcnico, eles devem compreender e obedecer a critrios e diretrizes especficos.
Outros membros do corpo tcnico podem se envolver no controle bibliogrfico e arquivstico.
O pessoal de preparao e processamento pode ser responsvel pela indexao de colees arquivsticas
a serem filmadas. O pessoal da catalogao proporcionar o acesso bibliogrfico local e mais amplo
(nacional e internacional) coleo.
Se voc for utilizar um laboratrio reprogrfico ou o departamento de servios fotogrficos dentro
da sua instituio, o laboratrio deveria integrar a microfilmagem para preservao s suas outras funes.
O laboratrio reprogrfico pode j microfilmar itens sob demanda para usurios de outras localidades, e
preparar fotocpias e fotografias. Enquanto que estas operaes so funcionalmente similares, de muitas
formas, microfilmagem com fins de preservao, h tambm diferenas profundas. Elas vo de diferenas
tcnicas, relacionadas ao rigor das normas tcnicas e especificaes para a microfilmagem com fins de
preservao, diferenas de atitude, como as maneiras distintas de lidar com materiais frgeis versus
registros de atividades recentes, que podem ter consistido o grosso do trabalho do laboratrio no passado.
Gerenciando o programa de microfilmagem para preservao
Os princpios administrativos para um programa de microfilmagem para preservao bem sucedido
so os seguintes:
1. materiais importantes para o conhecimento sejam selecionados para preservao por membros
do corpo tcnico com julgamento apropriado;
2. a microfilmagem seja identificada como a tcnica de preservao apropriada para aqueles
materiais;
3. os materiais ainda no tenham sido preservados e colocados disposio em outro lugar;
4. os materiais estejam devidamente preparados para a microfilmagem e devidamente
identificados sobre o microfilme, to completamente quanto possvel;
5. a microfilmagem, o processamento e a duplicao obedeam s normas tcnicas e s
especificaes apropriadas;
6. um programa de garantia de qualidade deve estar operando para verificar a perfeio e
legibilidade do microfilme e a obedincia s normas tcnicas e especificaes para a qualidade
qumica e tcnica;
7. o negativo master e o master de impresso para preservao sejam armazenados com bobinas
e embalagens apropriados, sob condies devidas de segurana e ambientais;
8. o acesso ao registro bibliogrfico e o acesso fsico ao microfilme propriamente dito sejam
proporcionados comunidade de estudiosos e a outros segmentos.
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21
A organizao e o gerenciamento de um programa contnuo de microfilmagem para preservao
apresenta desafios tpicos do gerenciamento de modelos e iniciativas de execuo imediata requerem
abordagens padronizadas de gerenciamento de projeto
22
. O sucesso requer a coordenao de muitas
funes complexas.
Antes de olhar para os elementos distintos do programa, consideremos seu gerenciamento global.
Um membro do corpo de profissionais (bibliotecrio, arquivista ou curador) deveria gerenciar o programa
de forma geral. Contudo, em alguns colgios ou pequenos repositrios para profissionais que rotineiramente
gerenciam algumas operaes, podem tambm desempenhar esta funo para o programa de
microfilmagem. Os membros da equipe deveriam estar familiarizados com tcnicas de preservao,
tecnologia de microgrficos e procedimentos bibliotecrios e arquivsticos, alm de demonstrar boas
habilidades gerenciais. Se voc pretende ter um programa contnuo, um administrador de preservao
experiente deve planej-lo e implement-lo. Se isto no for possvel ou se voc imagina a tarefa como um
projeto de execuo imediata ou um programa em pequena escala, um membro do corpo tcnico pode
assumir a responsabilidade. O sucesso anterior no gerenciamento de projetos, o desejo de aprender
mais, uma atitude flexvel e uma habilidade de compreender e trabalhar com todos os nveis de pessoal e
todas as funes dentro da instituio so caractersticas necessrias ao gerente de projeto bem sucedido.
Qualquer que seja o responsvel, ele ter que gerenciar dois elementos funcionalmente distintos
do processo de microfilmagem para preservao: os elementos microgrficos tcnicos e as funes
bibliotecrias e arquivsticas mais tpicas. Estas ltimas predominam nas fases de pr e de ps-
microfilmagem, envolvendo coordenao de funes, preparao de materiais e controle bibliogrfico.
Os elementos microgrficos tcnicos incluem o trabalho de cmara, desenvolvimento e duplicao do
microfilme e controle de qualidade. O gerente de projeto pode ser a pessoa que conecta os mundos e
as linguagens distintas dos especialistas tcnicos em micrografia e do corpo tcnico de bibliotecas e
arquivos.
Qualquer programa que inclua um laboratrio de microfilmagem dentro da prpria instituio deveria
contratar uma pessoa tecnicamente habilitada para supervision-lo. Esta pessoa deveria ter familiaridade
com as tcnicas de microfilmagem e fotogrficas e possuir habilidades mecnicas e de superviso. Mesmo
se o programa consistir de uma cmara com um operador, ele deveria ser capaz de compreender os
processos fotogrficos e de realizar reparos menores na cmara e em outros equipamentos. Gerentes de
laboratrios experientes, desejosos de trabalhar por salrios no-profissionais so escassos. Um fotgrafo
com uma base tcnica slida e com a habilidade e o desejo de aprender deve ser uma boa escolha, se um
gerente experiente no estiver disponvel. O gerente de laboratrio deveria compreender e implementar
as normas tcnicas e especificaes para a microfilmagem para preservao e entender a necessidade
pelo produto da mais alta qualidade. O pessoal de laboratrios comerciais de microfilmagem pode estar
disponvel e ser competente para executar o trabalho, mas freqentemente tais pessoas tero de ser
treinadas no que diz respeito microfilmagem de documentos, de acordo com especificaes para
permanncia. Em muitos casos, pode ser mais simples treinar uma pessoa sem qualquer experincia do
22
Para as diretrizes sobre gerenciamento de projetos, veja Joan Knutson and Ira Bitz. Project management: how to plan and
manage successful projects. New York: American Management Association, 1991; J. Davidson Frame. Managing projects in
organizations. San Francisco: Jossey-Bass, 1991; e Paul C. Dinsmore. Human factors in project management, rev. ed. New York:
American Management Association, 1990.
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22
que corrigir as prticas ou atitudes de algum que trabalhou em uma agncia de microfilmagem que no
segue as normas tcnicas e prticas apropriadas microfilmagem para preservao
23
.
Os aspectos de pr e de ps-microfilmagem do processo deveriam ser coordenados por um
bibliotecrio ou arquivista familiarizado com tcnicas e questes de preservao, bem como com o
controle bibliogrfico ou arquivstico. Esta pessoa deveria possuir habilidades de superviso, uma vez
que grande parte do trabalho de rotina pode ser feito pelo pessoal de suporte, por estudantes assistentes
ou por voluntrios. O trabalho de um programa de microfilmagem para preservao vai da rotina de
conferir os materiais e apertar o boto da cmara coordenao altamente sofisticada de vrias
funes departamentais e ao desenvolvimento e monitoramento de contratos externos.
Questes referentes estrutura organizacional devem ser consideradas quando se planeja um
programa contnuo. Em grandes bibliotecas de pesquisa, as atividades da microfilmagem para
preservao so freqentemente realizadas dentro do departamento de preservao. Neste modelo, a
catalogao pode ou no ser feita no referido departamento. Se vier a existir uma unidade central para
o seu programa de microfilmagem para preservao, que funes seriam l centralizadas e quais sero
atribudas a outras unidades operacionais?
tpico centralizar as seguintes funes dentro da unidade de microfilmagem para preservao:
desenvolvimento de contratos e especificaes;
contato com o pessoal de microfilmagem (interno ou contratado), de instalaes de
armazenamento e outros prestadores de servios;
coordenao com os bibligrafos, catalogadores, pessoal da aquisio e outros responsveis
por funes no desempenhadas dentro da unidade de filmagem;
reposio de itens no depsito;
averiguao de necessidades de substituio;
preparo;
controle de qualidade.
Cada instituio deve determinar se deve ou no centralizar outras funes ou estabelecer
conexes entre a unidade de microfilmagem e as unidades responsveis por estas funes:
atualizao dos registros de circulao e dos instrumentos de pesquisa locais;
catalogao prvia ou em fila de espera;
controle bibliogrfico.
Em alguns casos, por exemplo, os bibliotecrios catalogadores tm sido colocados dentro da unidade
de microfilmagem de preservao para realizar as atividades de controle bibliogrfico, de forma a evitar que
as microformas venham a competir com as aquisies em andamento, no tocante prioridade de catalogao.
Se uma abordagem descentralizada for utilizada, importante estabelecer conexes e mtodos efetivos para
coordenar o fluxo de trabalho, bem como para uma compreenso clara de expectativas e prioridades.
23
Margaret Byrne. Issues and Criteria for Comparing In- House and Contracted Microfilming. In: Preservation Microfilming:
Planning and Production. Chicago: ALA/ALCTS, 1989. p. 33.
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23
Determinando as necessidades e estabelecendo prioridades
O administrador institucional, normalmente com o pessoal chave do gerenciamento, deve tratar da
seleo em um nvel mais global. Se existir um programa de microfilmagem, qual deve ser o seu enfoque?
A fase de avaliao de necessidades pode comear com uma afirmao analtica do problema
percebido. s vezes, isto estimulado por uma intuio influenciada, obviamente, pela familiaridade
com a coleo e pelo julgamento profissional. Os membros do corpo tcnico que se educaram quanto
s questes da preservao podem se dar conta de que parece haver muitos itens quebradios ou
muito danificados na coleo, para os quais no h substitutos disponveis. Nas dcadas de 1970 e
1980, muitas bibliotecas tiveram esta experincia quando membros do corpo tcnico manipularam
itens durante projetos de recatalogao e reclassificao.
Inicie a avaliao das necessidades observando a coleo. Considere:
Condio. Quantos materiais esto quebradios? Para quantos deles a microfilmagem de
preservao um tratamento apropriado? Em que reas da coleo as necessidades so maiores?
uma boa idia para dimensionar o problema. Dados gerados por um levantamento de condies
podem determinar a quantidade de materiais que requerem microfilmagem e podem apontar com
preciso os segmentos da coleo em que as necessidades so maiores. Em um levantamento mais
detalhado, voc pode tambm verificar a disponibilidade, no momento, de substitutos para itens
deteriorados.
Importncia. Que reas da coleo possuem valor suficiente (qualquer que seja o critrio de
medida) para justificar a preservao?
Uso. Qual o uso atual ou previsto dos materiais? Muitas instituies esto chegando concluso
de que, considerando-se que todos os demais fatores sejam iguais, materiais sendo atualmente utilizados
deveriam receber prioridade mxima, visto que o uso apresenta o risco de perdas e danos para materiais
vulnerveis.
Analise os resultados da avaliao de necessidades sob a luz da poltica de preservao
institucional (se houver uma) ou das polticas de aquisies ou desenvolvimento de colees. A
microfilmagem para preservao, apesar de constituir uma das opes mais efetivas em termos de
custos disponveis, suficientemente cara e rdua, de forma que deveria ser geralmente reservada para
colees de valor permanentemente elevado.
Com base nas necessidades da coleo, determine as prioridades e princpios de trabalho para
seu programa de microfilmagem. H duas abordagens bsicas:
Abordagem orientada pelo uso. Os materiais so identificados para microfilmagem atravs do
uso. Em uma biblioteca, isto pode significar que todos os itens em circulao envolvidos sejam
inspecionados e aqueles quebradios sejamencaminhados para a microfilmagem de preservao. Em
arquivos, o uso de pesquisa pode levar identificao de sries, grupos de registro ou colees
inteiras como merecedoras de ateno.
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24
Abordagem sistemtica baseada em assunto ou coleo. As necessidades e o valor em
uma rea de assunto especfico podem ser suficientemente importantes para merecer um projeto
direcionado reformatao daqueles materiais, ou voc pode escolher microfilmar uma coleo
especial para expandir o acesso eproporcionar substitutos para o uso.
claro que no h conflito inerente entre estas duas abordagens. Em muitos casos, h uma sobreposio
significativa entre as colees mais fortes de uma instituio e aquelas que so mais consultadas.
Outros fatores requerem considerao na medida em que voc trabalha para determinar o enfoque
do programa:
Prioridades locais. O programa pode se concentrar nas colees de maior valor para a instituio
e seus usurios, independente de sua importncia para a pesquisa em nvel nacional ou internacional.
Um jornal estudantil, os manuscritos de um autor local pouco divulgado, arquivos de recortes ou teses
de graduao, podem ser includos nesta categoria.
Prioridades nacionais. Muitos programas de bibliotecas so moldados em resposta ao Brittle
Books Program (Programa dos Livros Quebradios), de mbito nacional [USA], o que significar, de
forma geral, um enfoque dos materiais editados em colees importantes na rea das cincias humanas.
Vrios grupos de estudiosos definiram suas prioridades de preservao. Se suas colees pertencem
s reas de assunto para as quais existe alguma declarao nacional de prioridades, o programa de
microfilmagem pode ser planejado para acomodar estas necessidades declaradas.
Potencial para financiamento. Voc pode escolher enfocar as reas de coleo que possuam o
maior potencial para financiamento. Em alguns casos, isto pode significar o atendimento s prioridades da
instituio matriz ou de doadores locais. Em outros casos, pode levar investigao de agncias
governamentais financiadoras como a NEH, NHPRC ou programas estatais. Cada uma destas agncias
tem seus prprios critrios para materiais elegveis e estes critrios tero de moldar as decises institucionais
de seleo. Esta abordagem oferece a vantagem bvia de que o financiamento pode estar acessvel.
Problemas podem surgir, contudo, se o corpo tcnico perceber que o esforo institucional est sendo
concentrado em uma rea de coleo que no uma prioridade para a comunidade de usurios.
Em uma coleo cuidadosamente desenvolvida, provvel que haja uma convergncia significativa
destes fatores: colees de estatura nacional so construdas na medida em que recebem prioridade
local para financiamento de aquisies, geralmente porque sustentam a misso institucional.
Este nvel de tomada de deciso global ter um impacto significativo sobre a forma do programa
e sobre as estratgias de financiamento que podem ser empregadas. Voc pode ento determinar o
nvel de programa apropriado para alcanar os objetivos de preservao
24
. Alguns padres de referncia
foram estabelecidos para membros da Association of Research Libraries [Associao das Bibliotecas
de Pesquisa]. Um projeto de estudo conduzido pela ARL definiu quatro nveis de desenvolvimento de
programa. Nveis de atividade de reformatao (definida para incluir tanto a microfilmagem quanto a
fotocpia para preservao) recomendados para bibliotecas da ARL esto resumidos na Figura 1.
24
O modelo de custo da Columbia University Libraries proporciona uma maneira de determinar o nvel de programa necessrio
para alcanar objetivos especficos de produo.
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25
.ECKH= Fodres de referncio do AkL poro progromo de reformotoo
Nivel 1 - Bibliofeoos sem proQromo oe preservooo sisfemofioo
Nivel 2 - Bibliofeoos sem umo unioooe/oeporfomenfo oe preservooo, mos Qerenoiooos por um
bibliofeoorio profissionol frobolhonoo em meio expeoienfe
Nivel 3 - Bibliofeoos oom umo unioooe oe preservooo formol Qerenoiooo por um bibliofeoorio oe
preservooo
Nivel 4 - ProQromos oe preservooo moouros.
!omonho oo ooleoo oo bibliofeoo
(Nmero oe vol umes}
Nivel oe Menos oe 2-3 milhoes 3-5 milhoes Mois oe
proQromo 2 milhoes 5 milhoes
1 <50 <100 <500 <1.000
2 50-300 100-500 500-1.000 1.000-3.000
3 300-800 500-1.500 1.000-3.000 3.000-.000
4 >800 >1.500 >3.000 >.000
FON!E. Boseooo no frobol ho oe Jon Merri l l - Ol ohom, Corol yn Cl ork Morrow, ono Mork Pooso,
reservol/on progrom mode/s: o sludj projeol ond reporl, woshinQfon, D.C.. APL, 11.
O contexto nacional
Antes de dar incio a um programa contnuo ou a um projeto de execuo imediata, voc deve
se informar sobre o trabalho de microfilmagem para preservao em outras instituies e organizaes.
Por exemplo, a iniciativa de microfilmagem macia de peridicos de cincias da sade da National
Library of Medicine ter um impacto sobre planos locais, o mesmo podendo ser verdadeiro para o
programa nacional [USA] para a preservao da literatura agrcola.
Considerando que um grande volume de trabalho j foi feito atravs de programas cooperativos
descritos na introduo, voc pode comear por verificar as microfilmagens j realizadas em reas de
assunto principais. Especialmente se estiver desenvolvendo uma proposta para obter financiamento
para a microfilmagem de materiais pertencentes a uma rea de assunto especfica, uma anlise dos
projetos de microfilmagem para preservao reas de assunto e colees amplas que j foram ou
esto sendo microfilmadas, ou em que projetos se est planejando faz-lo necessria para evitar
o trabalho repetido. Por exemplo, os analistas de projetos para a concesso de verbas iro olhar
desconfiadamente para um pedido que proponha microfilmar materiais na rea de teologia sem mencionar
o conhecimento dos projetos em grande escala da ATLA; jornais deveriam geralmente ser microfilmados
no contexto do U.S. Newspaper Program.
Como podem os planejadores obter mais informao sobre estes e outros projetos que sero
iniciados nos prximos anos? Esta no uma tarefa fcil; a informao no se encontra convenientemente
disponvel em um nico local. As Agncias Federais [USA] tm tido um papel importante no
financiamento de projetos de microfilmagem para preservao, de forma que seus comunicados
imprensa informaro a voc sobre colees que j foram microfilmadas e sugeriro reas que j foram bem
Untitled-21 17/05/01, 22:45 25
26
abordadas
25
. Jornais na rea de bibliotecas e de microgrficos apresentam artigos sobre verbas concedidas
e novos projetos, e anncios antecipados de projetos financiados podem ser feitos em conferncias tais
como as da American Library Association [Associao Americana de Bibliotecas] e da Society of
American Archivists [Sociedade dos Arquivistas Americanos]. Faculdades e estudiosos em um campo de
assunto especfico podem saber de projetos realizados ou em andamento. Como em muitas outras reas,
sua habilidade de conectar-se rede de rumores ajudar a descobrir projetos ainda no estgio de
planejamento.
Suponhamos que voc tenha apenas uns poucos volumes para justificar a microfilmagem, ou
que substitutos de papel ou microfilme estejam disponveis para a maior parte dos volumes ou documentos
deteriorados em sua coleo, ou ainda que voc descubra que projetos de preservao maiores j
esto em andamento no campo de assunto em que voc planejou trabalhar. Voc pode trabalhar com
outras instituies para desenvolver um projeto cooperativo em pequena escala visando a atender
necessidades comuns. Sua instituio poderia tambm contribuir com seus materiais para um outro
projeto e simplesmente comprar cpias de microfilme conforme necessrio, em vez de arcar com as
despesas do estabelecimento de um programa de microfilmagem local
26
.
Por exemplo, muitas bibliotecas tm colees de literatura e lngua americana do sculo XIX,
grande parte das quais deve estar quebradia. Por ser este um assunto que tem recebido ateno
significativa, um exame revelaria que a maioria dos ttulos principais foi reimpressa, e encontram-se
disponveis em editoras de microformas comerciais ou foram microfilmados por instituies participando
de projetos cooperativos de microfilmagem para preservao em larga escala, como aqueles do RLG,
CIC, ou da Southeastern Library Network, Inc. (SOLINET). Filmar os mesmos ttulos j cobertos
por estas fontes uma repetio de esforo, se boas cpias de microformas podem ser tomadas
emprestadas ou compradas.
Contudo, mesmo em reas de assunto como estas, h espao para se microfilmar ttulos adicionais.
Esta foi a experincia do College of William and Mary quando a biblioteca quis participar no primeiro
projeto cooperativo de microfilmagem da SOLINET e identificou seus materiais pr-Guerra Civil
como de prioridade para filmagem. Uma pesquisa preliminar revelou que 80 % dos materiais j tinham
sido microfilmados, mas quatrocentos volumes de enfoque local ou regional foram, contudo, identificados
para a microfilmagem
27
. Os materiais ento preservados acrescentaram profundidade e riqueza aos
recursos agregados disponveis em mbito nacional.
comum realizar tais pesquisas, encontrar taxas de materiais j cobertos de at 40 % e ainda
assim tomar a deciso por trabalhar naquela mesma rea de assunto. Em uma grande coleo, isto
ainda significa muitos ttulos para microfilmar, apesar de que os custos de pesquisa e identificao de
ttulos para o projeto deveriam ser cuidadosamente considerados.
25
O National Endowment for the Humanities desenvolveu um recurso de informao eletrnico; contate o NEH no endereo
apresentado no apndice B.
26
Um objetivo explcito do plano nacional [USA] para a preservao da literatura agrcola que as instituies canalizem seus
esforos em direo a um plano coordenado. Veja Nancy E. Gwinn. A national preservation program for agricultural literature.
Betsville: United States Agricultural Information Network, 1993. Photocopy.
27
Sandra K. Nyberg (SOLINET), correspondncia por correio eletrnico com a autora, 19 de dezembro de 1994.
Untitled-21 17/05/01, 22:45 26
27
Projetos cooperativos de microfilmagem para preservao
Uma vez que voc verifique sua necessidade por um programa de microfilmagem e comece a
definir a dimenso e o enfoque de seus esforos, considere se o envolvimento em um projeto cooperativo
de microfilmagem pode lhe ajudar a alcanar seus objetivos. Projetos cooperativos de microfilmagem
para preservao oferecem muitas vantagens atrativas, incluindo a oportunidade de aumentar a
produtividade e de dividir o custo nacional e internacional da reformatao de materiais quebradios.
Felizmente para as bibliotecas, a maioria dos materiais quebradios no se enquadra em casos
de domnio exclusivo. Uma sobreposio significativa entre colees norte-americanas, juntamente
com a disponibilidade de bases de dados on line compartilhadas como a OCLC e RLIN, torna
possvel s instituies coordenar seus esforos de microfilmagem para preservao em larga escala
para dividir a responsabilidade e fazer o melhor uso dos recursos de preservao disponveis. Enquanto
que o custo de selecionar, preparar, produzir, inspecionar e catalogar as trs geraes de microformas
de um livro tpico de 250 pginas pode ser de 90 a 100 dlares, ou mais, a produo de uma cpia de
servio para um usurio ou para outra instituio poderia custar apenas de 20 a 30 dlares. A economia
feita proporciona um forte incentivo para evitar esforos desnecessrios de microfilmagem repetida.
Repositrios arquivsticos lidam, na maior parte, com materiais nicos, de forma que no tm as
mesmas oportunidades para confiar em outras instituies para microfilmar materiais que eles prprios
tambm possuem. A possibilidade de evitar custos das bibliotecas cooperantes no pode ser usada
como um argumento para sustentar a microfilmagem de materiais nicos. Contudo, o Archives
Preservation Microfilming Project [Projeto de Microfilmagem para Preservao em Arquivos] do
RLG sugere que h benefcios institucionais em combinar esforos num projeto cooperativo,
adicionalmente ampliao do acesso e proteo dos originais que a microfilmagem proporciona.
Com tantos materiais necessitando de microfilmagem e com o conhecimento especializado em
oferta relativamente baixa, as bibliotecas e arquivos tm confiado profundamente em estratgias e
estruturas cooperativas para construir programas locais de microfilmagem para preservao. A
microfilmagem para preservao cooperativa vem cada vez mais se estendendo alm do
compartilhamento ex post facto de dados bibliogrficos, incluindo o uso de procedimentos,
especificaes e at mesmos instalaes comuns para a preparao e microfilmagem e, em alguns
casos, uma abordagem coordenada para a seleo de itens a serem microfilmados
28
.
A participao em programas cooperativos requer dois nveis de planejamento:
Institucional. Cada instituio deve avaliar suas prprias necessidades e requerimentos e
desenvolver muitos de seus prprios planos de trabalho, conforme delineado neste manual;
Consorcial. Os participantes em cooperao devem decidir como o programa ser administrado,
que especificaes sero seguidas, como isto ser financiado e que materiais sero microfilmados e
por quais instituies.
28
Veja descries e anlises de projetos cooperativos importantes na introduo e em Margaret Child. The future of cooperative
preservation microfilming. Library resources & technical services, no. 29, p. 94-101, Jan./Mar. 1985; Nancy E. Gwinn. The rise
and fall and rise of cooperative projects. Library resources & technical services, no. 29, p. 80-86, Jan./Mar. 1985; Carolyn Harris.
Cooperative approaches to preservation microfilming. In: Preservation microfilming: planning and production, p. 55-65; e
Patricia A. McClung. Consortial action : RLGs preservation program. In: Advances in preservation and access, eds. Higginbotham
and Jackson, v. 1, p. 61-70.
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28
Freqentemente, a ltima questo o que deve ser microfilmado e por quem serve como o
estmulo para o programa cooperativo em primeiro lugar. As instituies podem decidir por cooperar
porque cada uma delas tem posses importantes em uma rea de assunto ou em assuntos distintos de
uma rea ou rede geogrfica.
Avaliao institucional
Durante a dcada de 1980, organizaes regionais e nacionais [USA] especialmente o RLG,
CIC e a SOLINET desenvolveram e gerenciaram projetos cooperativos de microfilmagem para
beneficiar vrias instituies. Tipicamente, o consrcio convida instituies-membro a se designarem
como participantes potenciais em um novo projeto. Caso voc tenha recebido tal convite ou esteja
considerando a organizao de seu prprio projeto, como decidir pela convenincia de incluir sua
instituio em um projeto cooperativo de microfilmagem
29
?
Os seguintes fatores argumentariam a favor do envolvimento em um projeto cooperativo:
Necessidades de coleo. Se possui materiais que justificam e so adequados microfilmagem.
Acesso. Moldando um projeto cooperativo em torno de ttulos que necessita adquirir, voc pode
fortalecer seus recursos locais. Um exemplo disto foi o Art Serials Preservation Project [Projeto de
Preservao de Peridicos de Arte] do RLG (de 1990 a 1994), onde 12 membros do RLG microfilmaram
100 sries completas de jornais de arte importantes, dos quais nenhuma das bibliotecas tinha srie completa;
Conhecimento especializado compartilhado. Planos de trabalho, procedimentos e
especificaes de projeto so desenvolvidos coletivamente, o que pode significar menos tempo
institucional a ser devotado a estas tarefas. Mesmo se no houver economia de tempo, deve haver uma
melhoria significativa de qualidade, pela possibilidade de acesso ao conhecimento especializado de
outros gerentes de projeto de preservao, por vezes mais experientes;
Oportunidades de financiamento. Projetos cooperativos so atrativos para agncias finan-
ciadoras
30
. E mais, suas chances de assegurar verbas subseqentes para projetos locais podem ser
melhoradas aps a participao bem sucedida em um projeto cooperativo;
Central de confeco da proposta de financiamento e corpo tcnico para o gerenciamento
financeiro central. Na maioria dos casos, a organizao patrocinadora assumir a maior parte da
responsabilidade para a preparao da proposta de financiamento, apesar de que voc deva estar
preparado para fornecer perfis de coleo, dados de oramento local, descrio de atividades e
currculos e assim por diante. O gerenciamento central de verbas pode ser especialmente atraente se
voc se encontra em uma instituio menor ou numa desprovida de experincia na rea especializada
da contabilidade de verbas;
Eficincia em termos de custo. Os recursos financeiros podem ser utilizados de forma mais
eficiente em um projeto cooperativo e os participantes podem receber descontos (para microfilmagem,
armazenamento etc.), que no seriam disponveis a uma nica instituio;
29
Sou profundamente agradecida ao trabalho de Carolyn Harris. Cooperative approaches to preservation microfilming, pela
categorizao irrefutvel das questes a serem tratadas nos nveis institucional e consorcial.
30
Harris. Cooperative approaches to preservation microfilming. p. 56.
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29
Ensino e treinamento. Alguns projetos cooperativos incluem programas de treinamento
estruturados. Outros incluem encontros em que os gerentes de projeto compartilham informao de
importncia e estratgias. No mnimo, o seu corpo tcnico aprender muito com a interao com o
corpo tcnico central e com outros participantes;
Estratgias e prticas nacionais. Especificaes de projeto podem tambm ajudar no
desenvolvimento de um consenso nacional sobre estratgias e prticas recomendadas, como fizeram
os projetos anteriores do RLG
31
;
Distino. Sua instituio pode obter um benefcio intangvel com a participao em um dos projetos
cooperativos de microfilmagem que tenha uma reputao assegurada. A participao pode melhorar sua
posio dentro da instituio local, bem como entre instituies do mesmo tipo e agncias financiadoras;
Alguns aspectos devem tambm ser considerados com cautela. Por exemplo, a instituio possui
os recursos necessrios para investir em um projeto cooperativo? Sero as relaes mutuamente
benficas?
Especialmente se estiver planejando sua primeira iniciativa de microfilmagem, voc deve considerar
faz-lo atravs de um projeto cooperativo. Projetos cooperativos podem proporcionar as estruturas e
a orientao que permitem a participao de pequenas instituies com pouco ou nenhum conhecimento
especializado em preservao. Isto tem acontecido especialmente com os projetos da SOLINET, que
em contraste com os projetos do CIC e do RLG tm envolvido muitas instituies no devotadas
pesquisa. Mas bibliotecas e arquivos maiores, incluindo aqueles com programas de preservao
amadurecidos e experincia extensiva em microfilmagem, tambm se beneficiam de esforos
cooperativos, conforme atesta uma lista dos participantes dos projetos do RLG
32
.
Planejando um projeto cooperativo
Em muitos casos, os participantes do projeto trabalham em conjunto para desenvolver os planos
para um esforo de microfilmagem cooperativo, mas alguns elementos podem ser prescritos pela
organizao patrocinadora. As questes mais importantes a considerar em um projeto cooperativo
relacionam-se ao gerenciamento do projeto, planejamento e controle, responsabilidade dos participantes,
normas tcnicas e especificaes, seleo de materiais, financiamento e gerenciamento financeiro.
- Gerenciamento do projeto
Existe um corpo tcnico central para lidar com o gerenciamento do projeto? Ser, alternativamente,
que uma das instituies participantes assumir as responsabilidades do gerenciamento do projeto,
como se faz nos projetos do CIC? A primeira opo ser possvel se o projeto for conduzido sob a
gide de uma rede ou consrcio existente que conte com conhecimento especializado em preservao
31
Como observado em McClung, Consortial action. In: Advances in preservation and access, eds. Higginbotham and Jackson
(p. 65), os primeiros gerentes do Cooperative Preservation Microfilming Project [Projeto Cooperativo de Microfilmagem para
Preservao] do RLG literal e figurativamente escreveram o livro sobre microfilmagem para preservao. O livro foi o RLG
preservation manual. 1st ed. Stanford, Calif.: RLG, 1983, substitudo pela segunda edio em 1986 e significativamente ampliado
no RLG Preservation microfilming handbook, 1992, que agora utilizado como uma norma tcnica nacional [USA] de fato
pela maioria das bibliotecas engajadas em projetos de microfilmagem maiores.
32
Um resumo dos projetos cooperativos do RLG de 1983 a 1992 (incluindo listas de participantes em cada um deles) fornecido
em Patricia McClung. RLG preservation microfilming projects: a history. In: RLG preservation microfilming handbook, ed.
Elkington, p. 183-185.
Untitled-21 17/05/01, 22:45 29
30
em seu quadro de pessoal. Em outros consrcios e organizaes ad hoc, uma das instituies
participantes geralmente desempenha a coordenao do projeto.
A organizao patrocinadora ou lder conta com pessoal, conhecimento especializado e outras
qualificaes para coordenar o projeto? Existe um registro retrospectivo de gerenciamento de projetos
bem sucedido?
- Planejamento e controle
Que elementos do projeto sero centralizados e quais aqueles que sero descentralizados? Nos
projetos da SOLINET, a seleo descentralizada (dentro dos parmetros de projeto), bem como a
distribuio de cpias de servio. A preparao, a microfilmagem, a inspeo, o armazenamento de
negativos master e o controle bibliogrfico so centralizados. Os projetos do RLG tm utilizado,
geralmente, uma abordagem descentralizada (exceto para o armazenamento de negativos master),
mas todos os participantes devem atender a especificaes tcnicas rigorosas. Os projetos do CIC
baseiam-se no modelo do RLG. A American Philological Association [Associao Filolgica
Americana] centralizou a maioria dos elementos, incluindo o financiamento, a seleo e a microfilmagem,
de forma que a responsabilidade chave dos participantes era fornecer materiais que tinham sido pr-
selecionados para a microfilmagem.
Quem participar? O RLG, o CIC e a SOLINET emitem uma solicitao de propostas
convidando os membros para participar e a instituio local fica com a responsabilidade de discutir os
mritos de sua coleo, qualificaes de seu quadro de pessoal e a solidez de seu plano de trabalho
global. Se este modelo for utilizado, critrios escritos explcitos para a seleo dos participantes devero
ser elaborados antecipadamente. A autoseleo uma outra opo: representantes de uma instituio
podem convidar outros para participar em um projeto cooperativo. Isto especialmente apropriado
para repositrios de uma mesma localidade (por exemplo, trs instituies da Gergia trabalhando em
conjunto para filmar a Georgiana) ou com colees complementares (como um grupo de instituies
geograficamente dispersas coordenando a microfilmagem de suas colees de peso do Sudeste Asitico).
Quem ter a posse dos negativos matriz ou das matrizes de segurana? Tanto o RLG quanto a
SOLINET tm a posse e a responsabilidade vitalcia concomitante pelo armazenamento dos negativos
matriz, mas os participantes tm a posse das matrizes de segurana, a autoridade sobre a duplicao e
a responsabilidade de atender s requisies de cpias.
- Responsabilidade dos participantes
O que devem fazer os participantes? Como que o consrcio poder assegurar que eles o
faam? O que acontecer se os participantes no puderem cumprir com suas obrigaes de acordo
com o cronograma, ou de nenhuma forma? As responsabilidades precisam ser delineadas para todos
os elementos da seleo, preparao, microfilmagem e garantia de qualidade, controle bibliogrfico e
armazenamento.
- Normas tcnicas e especificaes
Que normas tcnicas devem ser respeitadas? Normas tcnicas nacionais [USA] relevantes
deveriam ser utilizadas, mas provavelmente deveriam ser ampliadas pelas diretrizes do RLG e por
outras.
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31
Que formato de filme (por exemplo, filme de rolo de 35 mm ou microficha de 105 mm) ser
utilizado? Todos os participantes usaro o mesmo formato para o negativo matriz? Para matrizes de
impresso? Para cpias de servio?
Que especificaes de projeto uniformes sero aplicadas para a seleo, preparao, produo
de microfilme e inspeo, controle bibliogrfico e armazenamento? Em que reas se permitir uma
variao local?
- Seleo de materiais
O grupo deve decidir que materiais sero includos no projeto. Se for um projeto com abordagem
baseada em assunto, que assuntos sero includos? Sero includos apenas certos formatos? O alcance
pode ser refinado por outros critrios como gnero, linguagem e data ou local de impresso. Os interesses
da fonte de financiamento podem ditar certos critrios de seleo. Voc pode justificar suas selees com
base nos valores do Conspectus ou em outras medidas quantitativas da resistncia de colees?
- Financiamento e gerenciamento financeiro
O projeto pode ser financiado pelos participantes, por assinantes que queiram cpias dos produtos
de microfilmagem, por uma fonte de financiamento federal [USA] como a NEH ou a NHPRC, por um
programa de verbas de mbito estadual como o de Nova York, por alguma outra fonte, ou por uma
combinao destas. Se o grupo decidir buscar o financiamento de terceiros, algum deve assumir a
responsabilidade de confeccionar a proposta de pedido de verba.
Parte do financiamento ser alocada aos participantes para cobrir custos locais (como nos projetos
do RLG e do CIC) ou utilizada para pagar os gastos de funes centralizadas (como nos projetos da
SOLINET)?
Que tipo de registro financeiro os participantes devem manter ou submeter organizao
gerenciadora? Se os participantes sero reembolsados, isto ser feito numa base por unidades ou para
custos diretos especficos como pessoal, suprimentos e custos de microfilmagem? Agncias de
financiamento estaduais e federais [USA] tm, freqentemente, regulamentos extensivos que afetam as
funes de manuteno de registros do projeto; os participantes devem estar preparados para aderir
a estes requisitos.
O desenvolvimento de um projeto cooperativo requer um planejamento complexo. Se o grupo
no conta com um conhecimento especializado profundo em microfilmagem, um consultor pode ajudar
a definir os tpicos, oferecer alternativas e avaliar as opes, facilitando todo o processo. Aqueles que
j planejaram e patrocinaram projetos cooperativos podem estar desejosos de compartilhar formulrios
ou outro tipo de documentao, bem como por responder a questes. Se voc estiver elaborando
uma proposta para obteno de verba, a agncia financiadora pode ser capaz de proporcionar
orientao, emprestar cpias de pedidos bem sucedidos e rever rascunhos de propostas. Aproveite
estes recursos para evitar erros ou situaes sem sada desnecessrios.
Contratao de servios
Uma deciso crucial a ser tomada no incio do processo de planejamento diz respeito a que
operaes sero realizadas na prpria instituio e quais as que sero executadas por um prestador
de servios externo, sob contrato. A utilizao mais freqente de contratos em um programa de
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32
microfilmagem para preservao para o processo de microfilmagem propriamente dito. Contudo,
dependendo das circunstncias do projeto e da natureza dos materiais que voc vai microfilmar, agncias
de prestao de servios podem ser utilizadas para realizar qualquer uma (ou todas elas) das seguintes
operaes:
preparo de documentos para microfilmagem;
microfilmagem;
inspeo do microfilme;
teste do microfilme para produtos qumicos residuais;
duplicao do microfilme para produzir geraes ou cpias adicionais;
controle bibliogrfico;
armazenamento de negativos matriz e/ou matrizes de segurana.
H quatro tipos bsicos de prestadores de servios:
companhias especializadas fornecem um pacote de servio limitado, como microfilmagem ou
armazenamento. O NEDCC, que oferece produo e duplicao de microfilme, e a National
Underground Storage, Inc., que oferece armazenamento e duplicao de microfilme so exemplos
deste tipo;
organizaes de servio completo fornecem preparo, microfilmagem e duplicao, e controle
bibliogrfico. A Preservation Resources e outras atualmente fornecem este amplo conjunto de servios;
organizaes cooperativas sem fins lucrativos, como o CIC ou a SOLINET, fornecem alguns
servios centralizados como a preparao, garantia de qualidade e controle bibliogrfico, alm de
realizarem contratos secundrios para outros servios como a microfilmagem, duplicao e
armazenamento;
algumas instituies ou agncias, como universidades ou arquivos estatais, prestam alguns
servios de microfilmagem e processamento para outras organizaes;
bibliotecas e arquivos hoje confiam na disponibilidade destes servios e se beneficiam diretamente
da competio entre seus fornecedores.
O acesso a estes servios acarreta um benefcio imenso para as instituies que no contam
com pessoal, espao, ou outros recursos para realizar o trabalho em suas prprias instalaes.
Contudo, isto de forma alguma deveria ser visto como uma questo simples. Independente de quantas
funes sejam contratadas, o corpo tcnico da biblioteca ou do arquivo carrega a responsabilidade
ltima de assegurar a qualidade do trabalho. A equipe da instituio deve se informar a respeito de
normas tcnicas e especificaes, realizar operaes de garantia de qualidade (ou verificar que
estas estejam sendo executadas por uma terceira parte independente) e exercer uma superviso
responsvel.
Para determinar que servios contratados, se houver algum, so apropriados, o administrador
deve pesar os custos relativos, avaliar os fatores qualitativos e determinar qual a diviso de trabalho
ser razovel sob a luz dos recursos e do fluxo de trabalho institucionais. Instituies com capacidade
interna de microfilmagem podem, ainda assim, optar por complementar aquela atividade contratando
algum servio de microfilmagem. Muitas bibliotecas de pesquisa com operaes de microfilmagem na
prpria instituio, atualmente contratam servios para microfilmagem de rotina de materiais quebradios
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33
e reservam o pessoal interno para a microfilmagem de itens particularmente valiosos ou daqueles
extremamente frgeis, que requerem manipulao especialmente cuidadosa
33
.
Comparando os custos domsticos com os de servios contratados
difcil comparar os custos das operaes de microfilmagem na prpria instituio com os de um
agente de microfilmagem contratado. A maioria dos estudos sobre custos por universidades e outros
repositrios sem fins lucrativos no inclui custos de despesas gerais, enquanto que agncias de prestao
de servios devem levar em considerao todos os custos de despesas gerais e incluir uma margem de
lucro ao participar de concorrncias por servios. Muito freqentemente, a biblioteca ou arquivo compara
somente seus custos diretos com os preos dos prestadores de servios. Em vez disso, calcule os custos
para cada elemento na prpria instituio e ento adicione os custos indiretos e as despesas gerais
administrativas. Utilize estas estimativas de custos resultantes para a comparao com os preos dos
agentes de microfilmagem.
Dados do estudo de custos realizado em 1984-1985 para o Cooperative Preservation
Microfilming Program do RLG ilustram a importncia da comparao de custos paralelos. De sete
instituies no estudo, cinco realizaram sua microfilmagem internamente. Os custos por fotograma
para estas operaes (para a produo de trs geraes de microfilme e a realizao da inspeo
tcnica) variaram de 17 a 26 centavos de dlar. Quando a instituio com o menor custo (de 17
centavos por fotograma) foi capaz de incluir itens de despesas gerais como utilidades e amortizao do
equipamento no clculo daquele custo (apesar de o custo de espao no estar ainda includo), o valor
subiu para 28 centavos por fotograma. Comparando, os agentes de filmagem utilizados pelas outras
bibliotecas no projeto estavam cobrando 33 e 34 centavos por fotograma, pelo mesmo produto. Estes
valores so muito antigos para se aplicar diretamente hoje, mas a diferena entre eles ou, mais
especificamente, a ausncia de uma diferena significativa quando se usa a mesma base de clculo
ilustrativa.
No possvel afirmar categoricamente que a contratao de um servio de microfilmagem
mais barata ou mais cara que sua execuo na prpria instituio. Contudo, parece ser seguro sugerir
que, mesmo considerando a margem de lucro includa no preo dos prestadores de servios, os custos
da microfilmagem por contrato e na prpria instituio podem ser bastante comparveis, especialmente
quando os custos institucionais de equipamento, gerenciamento e despesas gerais so includos
34
.
Seja cauteloso, e de certa forma, ctico ao avaliar os servios contratados. Os padres para o
trabalho de microfilmagem de qualidade verdadeiramente para preservao so elevados e exigentes.
Enquanto que muitas companhias podem fornecer servios de microfilmagem, processamento,
armazenamento ou outros que satisfaam suas necessidades, a comunidade de prestadores de servios
qualificados , de fato, bastante pequena. Contate aqueles que so reconhecidamente confiveis. Se
outros apresentarem preos exageradamente inferiores, isto pode ser um sinal de que o trabalho no
atender aos padres aceitos de qualidade de preservao. Se alguns preos parecerem muito bons para
ser verdade, eles provavelmente o so.
33
Esta abordagem est bem articulada em Margaret Byrnes. Issues and criteria for comparing in-house and contracted microfilming.
In: Preservation microfilming: planning and production, p. 40-41.
34
Byrnes. Issues and criteria for comparing in-house and contracted microfilming. In: Preservation microfilming: planning and
production, p. 39.
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34
O administrador pode ter que trabalhar assiduamente junto ao pessoal do setor de compras e
aquisies da instituio, especialmente em processos de requisio de propostas e concorrncias
competitivas, para assegurar que eles compreendam que a seleo baseada unicamente em ofertas
baixas inapropriada. Utilize critrios para avaliar os fornecedores de servio potenciais e ento
considere os preos na medida em que voc seleciona entre os prestadores de servios qualificados.
Fatores qualitativos
Obviamente, os custos no constituem os nicos critrios para comparar a eficcia das operaes
na prpria instituio e externas. Vrios fatores qualitativos so especialmente importantes para escolher
entre a microfilmagem por contrato ou na prpria instituio
35
:
Pessoal. Um agente de microfilmagem qualificado provavelmente ter um quadro de pessoal
com conhecimento especializado igual ou superior ao existente em uma operao domstica. A
contratao do servio alivia o peso do desenvolvimento de descries e classificaes de posies,
recrutamento, contratao, treinamento e superviso. Adicionalmente aos custos diretos de trabalho
da contratao de pessoas com habilidades e conhecimento necessrios e de sua manuteno no
emprego mesmo quando no haja trabalho algum na fila para microfilmagem, considere os custos de
superviso menos tangveis associados colocao de auxiliares;
Espao. Para a maioria das instituies, o custo da remodelao do espao para acomodar um
laboratrio de microfilmagem seria bastante elevado. A capacidade dos encanamentos pode precisar
de aumento e so necessrias filtragem da gua e controle de temperatura para o equipamento de
processamento. Os sistemas eltricos podem precisar ser melhorados, incluindo a capacidade de
controlar a intensidade, direo e flutuaes da luz. A observao de regulamentos de sade e segurana
podem exigir gastos adicionais;
Equipamento. O equipamento bsico para microfilmagem e processamento requer um
investimento significativo mais os custos de manuteno contnua e de suprimentos. Mesmo que uma
instituio possa arcar com os custos iniciais, poucas delas parecem ser capazes de fazer melhorias to
freqentemente quanto possa ser necessrio. Todavia, algumas agncias de prestao de servios tm
mais capital para investimento em novos equipamentos e em melhorias, e mais provvel que seu
equipamento tenha sido projetado para uma escala de produo maior, o que normalmente mais
efetivo em termos de custos;
Qualidade do microfilme. Conhecidos agentes de microfilmagem orientada para a preservao
podem produzir um microfilme to bom quanto o produzido em uma operao domstica, alm de
poderem contar com equipamento cuja parte tica e outras caractersticas possibilitem uma qualidade
superior. Por outro lado, se voc no estiver completamente satisfeito e convencido de que o agente
de microfilmagem pode obter a mesma qualidade que voc obtm domesticamente, ento nenhuma
das outras vantagens pode superar esta desvantagem;
35
Estes fatores foram extrados de Byrnes. Issues and criteria for comparing in-house and contracted microfilming. In:
Preservation microfilming: planning and production, p. 32-42.
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35
Flexibilidade. Pode ser mais fcil modificar procedimentos e especificaes em uma insta-
lao domstica do que em uma agncia de prestao de servios, mas o contrato com a agncia
pode ser cuidadosamente elaborado para permitir que voc faa modificaes razoveis;
Capacidade. Na maioria dos casos, uma agncia de prestao de servios pode acomodar
mais trabalho que um programa institucional. De fato, se os prazos para concluso dos projetos forem
"apertados", o agente de microfilmagem pode ser capaz de transferir empregados existentes ou contratar
novos trabalhadores temporariamente. Uma agncia de prestao de servios pode ser capaz de
alcanar economias de escala impossveis em um contexto institucional menor;
Tempo de gerenciamento e problemas administrativos. No perodo inicial de trabalho com
um agente de microfilmagem novo, um tempo significativo de gerenciamento ser necessrio. Contudo,
isto provavelmente no duraria muito mais que o tempo necessrio para comear um projeto domstico.
Porm, como observa um gerente de preservao aps longa experincia com a microfilmagem
contratada e interna: uma vez dada a partida, a filmagem por contrato, comparada administrao de
um servio institucional, requerer muito menos tempo de gerenciamento
36
.
Uma vez que se tenha verba suficiente, espao e conhecimento tcnico especializado,
virtualmente qualquer organizao, independentemente de seu tamanho, pode instalar um
laboratrio interno de microfilmagem para preservao. Isto no quer dizer que a instituio deva
faz-lo. De fato, com as organizaes atualmente especializadas na microfilmagem para
preservao, poucas instituies estabeleceriam, neste momento, um laboratrio de microfilmagem
novo em suas instalaes.
Pela maioria dos parmetros, os servios de microfilmagem por contrato comparam-se
favoravelmente aos domsticos. Contudo, no se trata de uma escolha do tipo isto ou aquilo. Aps
considerar todos os fatores, voc pode escolher microfilmar na prpria instituio, atravs de prestadores
de servios externos ou atravs de uma combinao dos dois; deve considerar os objetivos do programa,
bem como o conhecimento especializado e outros recursos disponveis na instituio. Como foi observado
anteriormente, a instituio permanece responsvel pela qualidade dos produtos de microfilme, qualquer
que seja a opo escolhida.
Contratar outros servios ou no?
Uma anlise similar de custos e fatores qualitativos dever influenciar na sua avaliao das outras
opes que voc pode contratar. A advertncia principal nesta discusso a questo das qualificaes
do prestador de servios. Elas devem ser cuidadosamente avaliadas. Alguns elementos do programa
devem normalmente ser entregues a terceiros contratados, alguns no podem nunca e a maioria deles
exigir um julgamento caso a caso.
3 6
Byrnes. Issues and criteria for comparing in-house and contracted microfilming. In: Preservation microfilming: planning and
production, p. 40.
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36
- Seleo
A instituio deveria manter consigo a responsabilidade pela seleo do material a ser microfilmado,
porque esta se baseia no contedo intelectual e nas consideraes de uso, bem como nas caractersticas
fsicas dos volumes candidatos
37
.
- Preparao
Pode ser apropriado contratar o trabalho de preparo para materiais de biblioteca, mas raramente
para colees arquivsticas. O preparo de colees arquivsticas provavelmente exigir familiaridade
com os materiais e a capacidade crtica profissional que somente estaro disponveis dentro da instituio.
Especialmente se a coleo requer organizao ou indexao significativas anteriormente microfilmagem,
o trabalho deve geralmente ser feito na prpria instituio.
Ao contrrio, a preparo de livros, jornais e materiais especficos de bibliotecas pode ser, com
freqncia, realizado efetivamente e de forma to econmica por uma agncia de prestao de servios
quanto aquela realizada pelo corpo tcnico da biblioteca. Alguns dos principais agentes de microfilmagem
fornecem atualmente este servio.
A dificuldade da estimativa do tempo e dos custos de preparo pode argumentar a favor da utilizao de
servios contratados. Especialmente se for seu primeiro projeto de microfilmagem e, portanto, voc no contar
com dados histricos de despesa, a utilizao de uma agncia de prestao de servios (que est vinculada a
certas estimativas de produo e custos) pode ajudar a reduzir o risco de subestimar grandemente os custos.
- Garantia de qualidade
Apenas sua instituio ou uma organizao atuando como seu agente ou representante (como uma
terceira parte contratada, o pessoal da sua rede ou consrcio, ou uma instituio vizinha) podem realizar a
inspeo tcnica e bibliogrfica para verificar que os produtos de microfilme atendam s suas especificaes.
- Controle bibliogrfico
Um nmero pequeno de agncias de microfilmagem para preservao fornece servios de controle
bibliogrfico. A sua utilizao pode ser apropriada se voc no possui acesso ao OCLC ou RLIN e
no conta com pessoal de catalogao treinado para fazer a catalogao on line. A contratao de
servios de catalogao pode tambm ser a soluo quando voc deseja complementar ou expandir
operaes domsticas durante um projeto de curta durao
38
.
- Armazenamento
O armazenamento de negativos matriz deveria ser sempre contratado. Poucos repositrios
possuem instalaes que obedecem s rigorosas normas tcnicas para o armazenamento arquivstico e
37
Deve haver excees para esta recomendao, particularmente no contexto de projetos cooperativos. Nos projetos da American
Philological Association, ttulos tinham sido pr-selecionados por um conselho consultivo, mas este modelo raramente tem sido
adotado por outros.
38
Uma fora tarefa foi estabelecida dentro da Preservation and Reformatting Section [Seo de Preservao e Reformatao] da
ALA/ALCTS para elaborar diretrizes para os fornecedores de catlogos de microformas para preservao; se este trabalho for
bem sucedido, a publicao estar disponvel na ALCTS (ver o endereo no apndice B).
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37
o armazenamento dos negativos matriz fora da instituio (preferivelmente em outra regio geogrfica)
protege-os de desastres naturais (tais como terremotos, furaces e tornados) e de enchentes localizadas,
vazamentos no encanamento, incndios e assim por diante. As matrizes de segurana podem ser
armazenadas na prpria instituio, contanto que esta tenha uma instalao com controle climtico,
segurana e proteo contra incndio apropriados.
Independente das funes executadas por contrato, a instituio responsvel pelo
estabelecimento das especificaes que orientem o trabalho dos prestadores de servios contratados,
pelo monitoramento de sua performance e por trabalhar junto a eles para esclarecer expectativas e
resolver problemas.
Visto que tantos elementos de um programa de microfilmagem podem ser entregues a prestadores
de servios contratados, como decidir quando sua instituio deveria contratar terceiros? Umas poucas
orientaes gerais podem servir como ponto de partida para sua tomada de deciso.
Se esta for sua primeira iniciativa de microfilmagem para preservao, provavelmente sensato
contratar o mximo de trabalho que puder ser efetivamente executado por prestadores de servios
qualificados. Assim, o pessoal pode concentrar-se nas funes que devem ser realizadas na prpria
instituio, como a seleo e a garantia de qualidade. O processo ser educativo, na medida em que
equipar o pessoal para assumir a responsabilidade por uma maior quantidade de trabalho interno em
uma fase subseqente.
Se a maior parte de suas necessidades for satisfeita por um nico projeto de microfilmagem a ser
concludo dentro de um intervalo finito de tempo, voc deve considerar seriamente a contratao de
servios fora da instituio. No faz sentido realizar o investimento necessrio e substancial em
equipamento, fornecimentos e pessoal para um projeto de execuo imediata.
Se se tratar de uma instituio de pequeno porte, pode lhe faltar o espao, o pessoal ou a infra-
estrutura para sustentar uma operao interna. Ao contratar servios, eles podem ser direcionados
para as atividades que melhor voc pode realizar, especialmente aquelas relacionadas seleo e ao
controle bibliogrfico.
Mesmo que se trate de uma instituio de grande porte que tenha a maior parte das instalaes
e equipamento necessrios e mesmo que voc esteja firmando um compromisso a longo prazo para
com um programa de microfilmagem para preservao, a utilizao de prestadores de servios externos
aumentar sua produo. Algumas instituies hoje reservam os laboratrios de suas instalaes para
a microfilmagem de itens valiosos que devem permanecer na instituio.
Se seu programa de microfilmagem dirigido para materiais identificados atravs do uso (por
exemplo, aqueles selecionados atravs de sua circulao), a microfilmagem dever normalmente ser
realizada na prpria instituio, por duas razes. Primeiro, deve haver um tempo de trabalho curto, de
forma que os materiais sejam rapidamente devolvidos para uso. Segundo, poucos agentes de
microfilmagem esto preparados para lidar com o fluxo e refluxo volteis de materiais gerados em um
programa com base no uso.
Por todos os Estados Unidos, as bibliotecas esto explorando opes de terceirizao. A
tendncia a contratao do maior nmero de servios possvel pela instituio, que reserva seus
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38
recursos institucionais para funes que os prestadores de servios no podem desempenhar to bem
ou to efetivamente. Uma tendncia similar levou muitas das bibliotecas a abandonar suas oficinas de
encadernao dcadas atrs. Como j foi observado, contudo, a utilizao de terceiros para a prestao
de servios no isenta a instituio da responsabilidade do monitoramento e do controle da qualidade
do trabalho realizado. Ainda, a diviso de trabalho aqui proposta dependente da utilizao de
prestadores de servios qualificados.
Ao longo dos ltimos anos, agncias de prestao de servios de microfilmagem tm dirigido
sua ateno ao mercado da microfilmagem para preservao. Umas poucas novas organizaes sem
fins lucrativos tm se dedicado a atender s necessidades de bibliotecas e arquivos pela microfilmagem
para preservao. Uma delas, de fato, foi criada especialmente para atender s necessidades de
produo de microfilme de um grupo de bibliotecas de pesquisa. A microfilmagem para preservao
no uma linha secundria para elas, mas toda sua razo de ser. Umas poucas organizaes tm se
aliado comunidade de preservao, estabelecendo unidades separadas para microfilmagem que
obedecem s diretrizes mais estritas. Sendo todos os outros fatores (especialmente custos e qualidade)
comparveis, razovel para a comunidade biblioteconmica e arquivstica apoiar tais organizaes
39
.
Componentes de um programa de microfilmagem para preservao
Os elementos principais do programa de microfilmagem so: 1) seleo e identificao de
materiais; 2) preparo; 3) produo do microfilme e garantia de qualidade; 4) acesso e controle
bibliogrfico e 5) armazenamento. Apesar de cada elemento ser distinto, eles so inter-relacionados.
Em outras palavras, decises tomadas em cada rea afetam as demais.
As sees seguintes servem a um propsito duplo: descrever as etapas em uma operao de
microfilmagem para preservao e evidenciar as decises administrativas necessrias para planejar e
implementar cada etapa. Descries detalhadas de cada componente, suas caractersticas prescritas e
questes operacionais maiores so tratadas nos captulos individuais deste manual.
Seleo e identificao
O aspecto mais importante do programa de microfilmagem para preservao a seleo e
identificao dos materiais a serem preservados. No importa quo bem o processo seja implementado,
se os materiais que deveriam ser preservados forem perdidos ou se materiais de pouca importncia ou
inapropriados forem preservados, nenhum objetivo ter sido alcanado. A seleo implica decises
difceis. difcil prever o rumo do conhecimento e da pesquisa no futuro, o que torna quase impossvel
o envio de qualquer item de nossas colees para a lata de lixo.
A seleo geralmente ocorre em trs nveis. Primeiro, h a deciso administrativa (previamente
citada) que estabelece as prioridades organizacionais gerais na microfilmagem para preservao. O
segundo nvel operacional: a deciso de enfocar um segmento particular da coleo, freqentemente
por assunto ou formato (por exemplo, livros, jornais, panfletos ou manuscritos). O grupo definido
como alvo pode ser refinado em termos da data de impresso, localidade de publicao ou outros
39
Mesmo ao avaliar os prestadores de servios altamente recomendados, a instituio deve atentar para as notas acauteladoras
apresentadas nesta seo.
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39
critrios. Terceiro, cada item pertencente rea enfocada geralmente deve ser examinado para assegurar
que j no tenha sido preservado, para garantir que ele justifique a reformatao e que seja apropriado
microfilmagem. Uma maneira de abordar o processo colocar uma srie de questes.
1. Que materiais so importantes para a preservao?
Os arquivistas, especialistas no assunto, selecionadores, curadores e outros membros do pessoal
de desenvolvimento e gerenciamento de colees so as pessoas apropriadas para decidir sobre o
que deveria ser preservado e em que ordem. Estes membros do corpo tcnico deveriam compreender
as foras e importncia de vrias colees, tanto enquanto colees quanto em termos de seus
componentes individuais. A identificao e a seleo para preservao sistemticas deveriam ser
integradas ao gerenciamento de uma coleo de biblioteca ou arquivo.
Professores locais ou outros estudiosos podem ajudar na seleo. Alguns grupos de estudiosos
tm identificado as prioridades para preservao dentro de suas disciplinas de estudo e algumas
publicaes podem tambm ajudar tamm.
Os critrios para seleo incluem o uso corrente por estudiosos e a importncia ao conhecimento
futuro. Podem ser identificados os materiais item por item, ou como uma coleo. Em uma coleo,
cada item pode no ser individualmente valioso para se preservar, mas acoleo como um todo pode
representar a amplitude do pensamento ou o registro de edies de um assunto ou de um perodo de
tempo especficos.
2. A microfilmagem a tcnica mais apropriada?
Os curadores e o pessoal do desenvolvimento de colees deveriam compreender bem todas
as opes para preservao disponveis.Freqentemente, responsabilidade do administrador de
preservao ou do gerente do projeto de microfilmagem esclarecer tais opes.
3. Os materiais j foram preservados?
Antes que seja tomada a deciso de microfilmar um volume, voc deve se assegurar que j no
exista um substituto adequado para o mesmo. O volume pode ter sido reimpresso em cpia de papel,
editado em microforma por um editor de microformas ou microfilmado por outra biblioteca. Uma
reimpresso (da mesma edio ou de uma outra), uma fotocpia para preservao ou uma cpia de
uma microforma j existente so normalmente mais baratas e preferveis microfilmagem.
Se a opo de escolha para preservao for a microfilmagem, voc deve verificar se o volume
j no se encontra disponvel em microforma ou designado para filmagem por uma outra instituio.
Isto requer uma pesquisa nas bases de dados bibliogrficos nacionais [USA] e em outros recursos on
line ou impressos. Uma quantidade significativa de microfilmagem e de edio de microformas j foi
alcanada, de forma que esta pesquisa deve ser realizada para evitar a microfilmagem repetida. Se a
edio exata de um ttulo j foi filmada ou selecionada para microfilmagem por uma fonte respeitada,
considere-a preservada. Somente se o item for de importncia para atender a necessidades locais,
que deve ser comparada a uma cpia da microforma. Apenas quando no houver substitutos aceitveis
que se deve optar pela microfilmagem do item.
4. Que critrios sero utilizados para examinar itens individuais?
Muitos itens em colees de bibliotecas e arquivos precisaro de preservao sistemtica nos
prximos anos. indicado preservar primeiro os que se encontram em condio de maior deteri-
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40
orao, aqueles que podem vir a se desintegrar ao serem utilizados na prxima vez. Fatores econmicos,
porm, surgem em cena aqui tambm. Por exemplo, um manuscrito ou jornal pode apresentar um grau
de deteriorao to elevado que necessite de reparos onerosos, simplesmente para poder estabiliz-lo
para a microfilmagem. Em tais casos, voc pode querer reconsiderar sua deciso de seleo.
5. Como sero organizados os procedimentos de seleo e identificao de materiais dentro
da instituio?
Os processos de identificao e seleo em um projeto de microfilmagem para preservao so
normalmente absorvidos essencialmente pelos profissionais existentes no quadro de pessoal. Eles contam
com o conhecimento especializado necessrio para tomar decises conscientes e devem dedicar um
prazo de tempo maior para faz-lo. Geralmente, eles determinaro as prioridades entre as colees e
ento revisaro os materiais isoladamente (item por item). O pessoal de suporte pode auxiliar na
identificao, na avaliao de condio e na pesquisa bibliogrfica. Colees nicas como as de arquivos
ou manuscritos podem ser microfilmadas sem a pesquisa bibliogrfica.
Voc dever idealizar formulrios de pesquisa e registros de guarda e considerar ainda os
requerimentos de espao: aps a seleo dos materiais, eles devem ser acomodados em vrios pontos
durante o processo de trabalho (enquanto esperam pela preparao, microfilmagem ou inspeo, por
exemplo).
6. O material protegido pela lei de direitos autorais ou sujeito a restries por parte do
doador?
Faa todo o possvel para observar a lei de direitos autorais. Procure saber, antes da
microfilmagem, se o ttulo ainda est protegido pelo registro de propriedade autoral. Voc pode
microfilmar materiais de domnio pblico mesmo que eles tenham sido reimpressos por outro editor,
mas filme o original e no a reimpresso. Se os materiais ainda estiverem sob direitos autorais, tente
contatar quem os possui, caso planeje criar mais cpias alm da cpia permitida para preservao
ou uso erudito. Isto especialmente verdadeiro se voc planeja embalar um conjunto de ttulos para
venda como uma coleo ou se planeja utilizar a digitalizao conjuntamente microfilmagem.
Materiais arquivsticos e manuscritos geram problemas especiais devido s restries de
direitos autorais ou por parte dos doadores. Se voc no puder obter a permisso do titular dos
direitos autorais para microfilmar, ou mesmo se vier a obter tal permisso, ser sempre melhor
proporcionar acesso ao microfilme apenas no prprio local ou atravs de acesso controlado que
evite a cpia ou duplicao posteriores do microfilme. Tanto para materiais editados quanto para os
no editados, dever ser incluida uma declarao de direitos autorais no microfilme de livros, jornais
ou documentos que provavelmente so protegidos pela lei, indicando a responsabilidade dos usurios
de respeitar a lei de direitos autorais.
7. Os materiais sero mantidos aps a microfilmagem?
A deciso por reter os materiais tipicamente tomada pelos selecionadores, geralmente em
consulta com o administrador de preservao ou ao gerente de projeto, durante reviso de curadoria.
Se os materiais possuem valor intrnseco, mantenha-os aps a microfilmagem. Do contrrio, avalie
cuidadosamente os benefcios de acesso da reteno dos originais versus os custos da manuteno de
uma microforma e de uma cpia de consulta. Mesmo sendo tratada com ateno, materiais frgeis
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podem sofrer algum dano pela sua manipulao e microfilmagem. Se a opo se der pela reteno de
itens microfilmados, voc deve prever se eles necessitaro de algum reparo, reencadernao ou de
outros tratamentos aps a microfilmagem.
Preparao de materiais
Muitas das decises tomadas no processo de seleo e identificao afetam a preparao de
volumes. Por exemplo, os suprimentos e procedimentos de reparo podem diferir, dependendo de os
materiais serem mantidos ou eliminados aps a microfilmagem.
O preparo de materiais uma tarefa orientada pela produo. O fluxo de trabalho deve ser
cuidadosamente coordenado para atender s necessidades e expectativas do laboratrio de
microfilmagem. As responsabilidades do pessoal de preparo e do pessoal de microfilmagem devem
ser detalhadamente explicadas e claramente compreendidas por ambas as partes, se se deseja que
o processo transcorra tranqilamente e resulte em um microfilme de alta qualidade. O processo de
planejamento de produo envolve as relaes entre o preparo de materiais e o processo de
microfilmagem bem como as tarefas envolvidas no preparo de volumes e documentos no nvel de
prontos para a cmara. As etapas e questes principais em cada um dos elementos so as seguintes:
Conferncia
A conferncia o processo de exame dos materiais para determinar se estes esto completos e
em ordem.
1. Os materiais esto completos e em ordem?
A maioria dos materiais requer a conferncia pgina por pgina para determinar se todas as
sees do item esto presentes. Isto importante para colees arquivsticas e pode ser bastante
moroso para os materiais que no estejam completamente organizados.
A conferncia de livros e peridicos geralmente direta, a no ser que eles apresentem uma
condio fsica to ruim que suas folhas estejam se destacando do bloco de texto. Pode ser necessrio
remover a encadernao de um volume e rearranjar as pginas ou inserir uma notificao especial no
microfilme para indicar a interveno de arranjo.
2. esta a melhor cpia disponvel?
Para assegurar que a melhor e mais completa cpia seja microfilmada, voc pode precisar
solicitar fotocpias de pginas faltantes ou tomar emprestada de outra instituio uma cpia mais
completa para a microfilmagem. Voc deve primeiro obter a permisso da instituio possuidora da
referida cpia. Faa todo o possvel para microfilmar volumes completos. Em alguns casos, no existem
outras cpias, de forma que a incompleta ser a melhor disponvel. Cada instituio deve estabelecer
suas prprias diretrizes para definir quando aceitvel a microfilmagem de itens incompletos.
Materiais arquivsticos normalmente so nicos. Contudo, o arquivo pode desejar completar
um projeto de microformas solicitando que um outro arquivo filme uma coleo complementar,
como, por exemplo, a outra metade de uma correspondncia.
- Preparo fsico
Voc deve preparar os materiais de forma a possibilitar a qualidade de microfilmagem mais
elevada. Em seguida so apresentadas as questes administrativas importantes que deve considerar.
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1. Volumes encadernados sero microfilmados intactos ou tero a encadernao removida?
Agentes de microfilmagem orientada para a preservao possuem cmaras equipadas com apoios
para livros, que sustentaro um volume encadernado de forma a obter uma qualidade tima de imagem
e a minimizar o dano encadernao e s folhas. Em discusses iniciais com o operador de
microfilmagem, trabalhe no sentido de definir os limites do equipamento disponvel.
Volumes com encadernaes muito apertadas, com pouca margem interna ou com o papel
extremamente quebradio podem exigir a remoo da encadernao. A instituio dever decidir que
mtodos de remoo de encadernaes so aceitveis e fornecer instrues ao operador.
2. Em que extenso os materiais arquivsticos sero organizados ou os instrumentos de
pesquisa sero melhorados conjuntamente com a preservao?
Especialmente em colees que no obedeam aos padres atuais de controle arquivstico,
possvel utilizar o projeto de microfilmagem como uma oportunidade para organizao e descrio.
Esta deciso pode ter implicaes dramticas de custos e acesso.
3. Que componentes de cada item deveriam ser microfilmados?
Decises devem ser tomadas quanto a questes como: os folders arquivsticos tambm
deveriam ser microfilmados? As pginas em branco? As encadernaes e contracapas? Embora a
microforma no possa registrar completamente caractersticas bibliogrficas ou de artefato, ela pode
ser til para registrar alguns elementos de desenho na cpia do filme. Na medida do possvel, tente
padronizar as prticas para o projeto inteiro, ou a nvel de remessa por remessa.
4. Que diretrizes sero estabelecidas para os procedimentos de preparo fsico?
O preparo pode envolver muitas outras etapas, incluindo a remoo de prendedores e outros
itens estranhos, apagar marginlias, gerar substitutos de fotocpia para pginas muito danificadas, a
realizao de reparos menores, o aplainamento de pginas e a manipulao de caractersticas mais
delicadas, que requerem ateno especial por parte do operador da cmara. Embora isto possa ser
mnimo para materiais de biblioteca rotineiros, tais fatores podem ser extensivos para materiais de
arquivos. O pessoal de gerenciamento deve desenvolver diretrizes para a gerao de um microfilme de
alta qualidade dentro de um cronograma e com parmetros de custos realsticos.
Preparo de sinalticas
Sinalticas so folhas contendo informao tcnica e bibliogrfica microfilmadas juntamente com
um documento. Sinalticas informativas* proporcionam orientao aos usurios. Tipicamente, elas
identificam o ttulo, contedos e outras informaes sobre os materiais presentes no microfilme, explicam
caractersticas do original que podem ser confusas ao usurio (por exemplo, pginas faltantes ou fora
de ordem) e informam ao usurio onde os materiais esto localizados no microfilme. Sinalticas tcnicas
fornecem a informao tcnica necessria produo e garantia de qualidade, como os cartes de teste
de resoluo.
* NR: Tambm conhecidos como sinaltica e legenda.
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1. Como sero preparadas as sinalticas?
A produo de sinalticas mais eficiente quando feita com um computador pessoal, uma
impressora a laser e um software apropriado. Conexes com o sistema on line local ou outras bases
de dados podem permitir que voc importe informao bibliogrfica ou instrumentos de pesquisa e,
assim, acelere a produo e reduza os erros de entrada de dados. Freqentemente, importante
solicitar a ajuda do administrador de sistemas ou de algum do pessoal de automao para desenvolver
ou ajustar softwares para estas conexes e para a produo das sinalticas.
2. Que sinalticas deveriam ser preparadas?
Estabelea diretrizes para assegurar que todas as sinalticas necessrias sejam produzidas e que
todas tenham sido preparadas antes do envio ao agente de microfilmagem. Uma coleo dotada de boas
sinalticas ajuda aqueles que estejam utilizando o microfilme. Sinalticas excessivas, contudo, podem
distrair o usurio, tornar o trabalho mais lento durante a microfilmagem e aumentar a contagem de fotogramas
e, portanto, os custos. Devem ser feitos alguns julgamentos quanto a sinalticas opcionais. Por exemplo,
em uma coleo incompleta ou com pginas danificadas, deve ser mais eficiente fornecer uma sinaltica
explicativa logo no incio do rolo que utilizar sinalticas juntamente com cada pgina danificada.
3. Que sinalticas sero produzidas domesticamente e quais aquelas que sero fornecidas
pelo agente de microfilmagem?
A maioria dos agentes de microfilmagem proporciona sinalticas padronizadas, tais como
INCIO e FIM DO ROLO/REBOBINE POR FAVOR. Em suas discusses preliminares, identifique
aquelas que o agente de microfilmagem pode fornecer e os respectivos custos. Em geral, se a preparao
est sendo feita na prpria instituio, a maior parte das sinalticas deveria tambm ser produzida
domesticamente. Assegure-se ainda de que o agente de microfilmagem compreenda bem onde inserir
sinalticas especiais indicando anomalias no texto, mudanas na taxa de reduo e assim por diante.
Outros trabalhos de preparo
Aps o preparo das sinalticas, membros do quadro tcnico determinaro os contedos de
cada rolo e prepararo as instrues finais para o operador. As seguintes decises fundamentais devem
ser tomadas neste estgio.
1. Quem far a programao de rolo?
A programao de rolo o processo em que se determina quais os materiais que sero includos
em cada rolo. Se os demais trabalhos de preparao esto sendo feitos na prpria instituio pelo
quadro de funcionrios, eles deveriam realizar a programao de rolo. O operador pode faz-lo se
voc lhe der instrues claras sobre onde dividir volumes ou colees, mas esteja preparado para
pagar por este servio extra.
2. O que deve ser includo nas instrues por escrito?
A preparao das instrues finais para o operador pode consumir um tempo considervel,
especialmente aquelas para colees arquivsticas e para materiais com muitas anomalias. O contrato,
carta de acordo ou instrues de projeto devem cobrir o mximo possvel das especificaes gerais,
de forma que as instrues para remessas ou materiais especficos devam indicar apenas as excees.
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O preparo de materiais para a microfilmagem deve ser cuidadosamente pensado e implementado
para cada projeto e item de microfilmagem. Os processos so freqentemente rotineiros, mas eles
sero crticos para a criao de um produto de microfilme til. O corpo tcnico deve ser bem treinado
e supervisionado de perto. Se os materiais forem impropriamente identificados, eles podem ficar perdidos
para todos os objetivos prticos. Rotinas desatentas de preparo podem danificar volumes frgeis; a
falta de organizao criar problemas para todos os usurios subseqentes do microfilme.
O preparo pode ser feito primariamente por estudantes, voluntrios e por outras pessoas do
pessoal de suporte, o que ajuda a controlar os custos. Porm, o preparo geralmente a parte mais
trabalhosa do processo, de forma que deve ser planejada cuidadosamente para que o processo seja
o mais simples e eficiente possvel.
Produo de microfilme
A produo do microfilme no envolve apenas o trabalho de cmara o processo de registro
dos alvos e dos documentos a serem preservados sobre o filme mas tambm o processamento do
filme, a inspeo pelo agente de microfilmagem, refilmagens e emendas quando necessrio, duplicao
e garantia de qualidade pelo pessoal do repositrio. A microfilmagem para preservao um trabalho
minucioso e deveria ser executada em obedincia s normas tcnicas necessrias produo do
microfilme com a melhor qualidade possvel. Na produo do microfilme para preservao, as questes
seguintes devem ser tratadas, juntamente com as operaes a serem realizadas internamente e as que
se deve contratar:
1. quantas geraes de microfilme sero criadas?
Voc deve utilizar um sistema de trs geraes em que o negativo matriz seja usado apenas uma
vez, para criar a matriz de segurana ou impresso a partir da qual todas as cpias de servio sero
produzidas. Cada gerao, porm, implica em custos de produo, embalagem e armazenagem contnua.
Como medida de economia, algumas instituies produzem apenas o negativo matriz para preservao
e uma cpia de servio quando da criao do microfilme, adiando a produo de um matriz de impresso
at que recebam uma requisio por uma cpia do microfilme. Esta abordagem pode ser justificvel se
for pouco provvel que o material que est sendo microfilmado tenha uma demanda intensa, mas isto
requer que se conte com uma estimativa de uso antecipado bastante precisa. mais barato criar a
matriz de impresso na fase inicial que faz-lo mais tarde, e apenas a abordagem das trs geraes
proporciona a garantia necessria s aplicaes para preservao.
2. que formatos e tipos de filme sero utilizados para as trs geraes?
O filme de gelatina e prata deve ser utilizado para o negativo matriz e para a matriz de segurana
ou de impresso, mas o filme diazo ou vesicular pode ser usado para as cpias de servio. Existem
normas tcnicas nacionais [USA] para a criao do filme de rolo de 35 mm e 16 mm e da microficha
de 105 mm, mas o filme de rolo de 35 mm predomina em programas de preservao em bibliotecas e
arquivos.
3. que norma tcnicas e especificaes devero ser obedecidas?
Normas tcnicas nacionais [USA] elaboradas pela AIIM proporcionam a base para projetos
de microfilmagem para preservao, mas elas no cobrem todos os aspectos de um programa. Elas
devem ser adaptadas s necessidades do projeto especfico e desenvolver diretrizes adicionais.
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Felizmente, h especificaes modelo a se considerar. As especificaes do RLG e outras tornaram-
se padres para muitas bibliotecas e arquivos.
4. quantas cpias de servio so necessrias?
Deve-se produzir, pelo menos, uma cpia de consulta; sua estimativa de uso projetado
determinar se sero necessrias cpias adicionais.
5. voc espera gerar uma imagem digital a partir do microfilme?
O microfilme constitui uma excelente plataforma para sistemas digitais de acesso
40
. Se voc
no puder prever se vir a escanear o microfilme, pode ser melhor estabelecer especificaes assumindo
que o microfilme eventualmente ser digitalizado, uma vez que as prticas de microfilmagem podem
tanto simplificar como complicar o escaneamento futuro. Por exemplo, podem ser desejadas redues
menores para o microfilme que ser escaneado, pode ser necessrio que as limitaes de inclinao
sejam mais restritas que o permitido nas diretrizes do RLG e, ainda, sistemas de escaneamento podem
trabalhar de forma mais eficiente dependendo da orientao das pginas no microfilme.
6. que programa de controle de qualidade voc estabelecer para verificar que o microfilme
atenda s suas especificaes?
O controle de qualidade uma parte crtica do processo de microfilmagem. medida que as
instituies confiam cada vez mais em agncias de prestao de servios para a produo do microfilme
e, assim, cedem o controle do processo de microfilmagem propriamente dito, o controle de qualidade
tornou-se a nica maneira de assegurar que o produto obedea s normas tcnicas nacionais [USA] e
s diretrizes para preservao.
O controle de qualidade envolve inspees visuais, tcnicas e bibliogrficas. O agente de
microfilmagem dever realizar testes tcnicos apropriados e rotinas de inspeo, mas o repositrio
deve tambm monitorar o trabalho do agente de microfilmagem pela inspeo dos microfilmes na
medida em que estes retornam.
a. Voc inspecionar todos microfilmes que voltaram? Ou far apenas uma amostragem?
As diretrizes para preservao exigem a primeira opo. Se voc escolher o compromisso
arriscado da inspeo seletiva, vrias precaues devem ser tomadas.
b. Que defeitos constituiro os motivos para a rejeio de microfilmes?
Diretrizes escritas devem ser estabelecidas e combinadas com o agente de microfilmagem. Erros
que afetem a longevidade do microfilme devem ser corrigidos, mas podem haver casos em que o
microfilme com defeitos menores possa ser aceito.
Acesso e controle bibliogrfico
O acesso informao de que um ttulo foi preservado e ao microfilme propriamente dito
fundamental para um programa efetivo. Uma vez que voc introduza os registros de ttulos filmados no
40
Veja C. Lee Jones. Preservation film: platform for digital access systems. Washington D.C.: Commission on Preservation and
Access, July 1993, publicado neste projeto com o ttulo: Microfilme de preservao: plataforma para sistemas digitais de acesso.
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OCLC ou na RLIN, instituies e pesquisadores em todo o pas [USA] sabero que um livro ou
conjunto de documentos foi microfilmado e que cpias daquele microfilme encontram-se disponveis
atravs de compra ou do emprstimo interbibliotecrio (EIB). Se os estudiosos no puderem determinar
que tal item exista, o trabalho deles poder ser prejudicado. Se os programas de microfilmagem para
preservao no forem capazes de identificar o que j foi preservado, recursos sero desperdiados
em esforos duplicados. O acesso possui dois fatores: acesso local interno e acesso nacional e
internacional externo.
1. Como que outras instituies sero informadas de sua inteno de microfilmar um
ttulo?
Tanta atividade de microfilmagem para preservao est ocorrendo nacional e internacionalmente
que h um risco de que muitas instituies possam selecionar o mesmo ttulo para microfilmagem
(obviamente, isto no um problema quando se trata da microfilmagem de itens nicos). O mecanismo
mais efetivo para se evitar a microfilmagem duplicada registrar no OCLC ou na RLIN sua inteno
de microfilmar um ttulo.
2. Que normas tcnicas e procedimentos de catalogao sero adotadas?
O acesso informao de que um item foi microfilmado dever ser efetuado atravs da catalogao
da microforma no OCLC ou na RLIN.Catalogue negativos master de acordo com o ARL Guidelines for
Bibliographic Records for Microform Masters (tambm endossado pela ALCTS). Isto requer que os
registros, no mnimo, obedeam a normas tcnicas de converso retrospectiva e incluam dados para
preservao relevantes; tais diretrizes tambm encorajam a proviso de pelo menos um cabealho de assunto.
O departamento de catalogao ou a unidade de processamento tero o conhecimento especializado
e as ferramentas para proporcionar os registros bibliogrficos apropriados para o microfilme. Prioridades
institucionais podem ter que ser estabelecidas para que o microfilme simplesmente no termine em uma
reserva local, mas seja processado rotineiramente junto a outros materiais.
3. Como sero conectadas as vrias ferramentas automatizadas e os registros?
Uma grande eficcia pode ser alcanada pela coordenao ou conexo de bases de dados
nacionais [USA], catlogos on line locais e bases de dados no compartilhadas ou compartilhadas
dentro da instituio. H um importante aspecto de compartilhamento entre os dados necessrios
utilizados em inspees de condio, pesquisa para substituio, produo de alvos, catalogao,
localizao e controle de inventrio, e estatsticas e elaborao de relatrios. Na medida em que
conecta os sistemas relevantes, voc pode economizar tempo e reduzir os erros de entrada de dados.
4. Como ser proporcionado o acesso local?
O acesso interno uma funo de organizao local. Quando volumes ou documentos so
introduzidos no curso da microfilmagem para preservao, eles so removidos do uso ativo. Registros
locais deveriam ser revisados para exibir o status de itens na fila para microfilmagem, geralmente
atravs de uma nota no registro de catlogo da biblioteca ou no instrumento de pesquisa. Mantenha
registros para localizar itens que possam ser requisitados antes da microfilmagem estar completa e
para evitar perdas. Voc pode precisar desenvolver uma poltica para a recuperao de itens na fila
de microfilmagem, especialmente se estiver microfilmando colees ou itens que so regularmente
utilizados.
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Aps a microfilmagem, uma cpia de consulta do microfilme normalmente ser fornecida para
uso local e os registros bibliogrficos existentes sero atualizados ou adicionados ao catlogo local.
Freqentemente, um registro de negativos matriz que foram produzidos mantido separadamente,
para controle interno. Em arquivos, registros de inventrio deveriam ser revisados para mostrar que o
microfilme encontra-se disponvel; eles podem tambm ser providos de notas explicativas para esclarecer
que o acesso aos originais foi restringido, visto que j existe uma verso em microforma.
5. Como sero fornecidas cpias adicionais?
Um propsito da microfilmagem para preservao fornecer cpias de itens a outras instituies
e pesquisadores. Um mecanismo deve ser estabelecido para a duplicao de microfilmes sob demanda,
seja internamente ou atravs de uma agncia de prestao de servios
41
.
Armazenamento
As normas tcnicas e as diretrizes para preservao nacionais [USA] para microgrficos
especificam um produto de microfilme que possa ter uma expectativa de vida de quinhentos anos.
Contudo, para alcanar tal longevidade, o filme deve ser no apenas manufaturado e processado
apropriadamente, mas tambm mantido de acordo com as normas tcnicas nacionais [USA] para o
armazenamento a longo prazo. Cpias de consulta so geralmente mantidas na coleo de trabalho da
biblioteca ou arquivo, mas um controle rigoroso deve ser aplicado quanto ao negativo matriz e matriz
de segurana ou de impresso. Estes custos de armazenamento so contnuos.
1. Onde sero armazenados os negativos matriz e os matrizes de segurana? Como eles
sero acomodados?
Poucas bibliotecas ou arquivos possuem cofres para microfilmes que atendem s normas tcnicas
nacionais [USA] rigorosas para o armazenamento de negativos matriz e matrizes de segurana. O
armazenamento fora do local da instituio, em uma instalao comercial que atenda s normas tcnicas
para o armazenamento a longo prazo, atravs de um contrato de leasing, geralmente a melhor
opo. Tais instalaes geralmente podem proporcionar um controle ambiental melhor que o oferecido
por bibliotecas e arquivos e o armazenamento em outro local protege as matrizes de desastres que
possam vir a afetar a instituio ou a localidade em que esta se encontra. A qualidade de bobinas,
caixas de filmes, envelopes e mobilirio importante para assegurar a longevidade das microformas.
2. Que programa ser estabelecido para a inspeo contnua de matrizes armazenadas?
As normas tcnicas nacionais [USA] determinam que uma amostragem de microfilmes negativos
matriz seja inspecionada periodicamente para a verificao de sinais de deteriorao. Aps ler as normas
tcnicas, ser preciso determinar a freqncia das inspees, desenvolver uma estratgia de amostragem
e trabalhar junto instalao de armazenamento para fazer os arranjos necessrios a estas inspees.
Cada um dos elementos anteriores do processo de microfilmagem para preservao essencial
ao sucesso de seu programa. A seleo deve ser consciente, os materiais devem ser devidamente
41
Muitas das instalaes de armazenamento principais, oferecem servios de duplicao como um servio adjunto. O acesso a
este servio deve influenciar sua seleo por uma instalao de armazenamento para masters de impresso, particularmente se
voc antecipar uma elevada demanda por alguns dos ttulos ou rolos.
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preparados e microfilmados de acordo com as normas tcnicas, o acesso deve ser local e internacional
e as condies de armazenamento devem ser projetadas para assegurar a preservao a longo prazo
dos masters.
Manuteno de registros e estatsticas
Registros e estatsticas so teis para seguir o progresso e monitorar a atividade em programas
de microfilmagem para preservao. Contudo, no h uma padronizao referente a que dados
estatsticos se deve manter e sob que forma. No mnimo, ser preciso manter estatsticas para verificar
faturas do agente de microfilmagem ou de outras agncias de prestao de servios que estejam sendo
utilizadas. Se o projeto de microfilmagem for financiado por verbas concedidas, a agncia financiadora
provavelmente exigir dados financeiros e de produo, de forma que seu sistema deveria ser projetado
para gerar tais dados to automaticamente quanto for possvel.
As estatsticas podem tambm ajud-lo a avaliar e ajustar sua operao de microfilmagem. Por
exemplo, se um membro do corpo tcnico apresenta taxas de produo superiores s dos demais,
pode ser que ele ou ela tenha desenvolvido estratgias nicas cujo compartilhamento com o resto do
pessoal aumentar a produtividade.
No mnimo, as estatsticas devem incluir o nmero de ttulos ou documentos microfilmados, o
nmero de volumes microfilmados e o nmero de exposies produzidas anualmente ou em um dado
projeto. Pode ser tambm til saber a metragem de microfilme duplicado produzido. Para monitorar e
controlar o tempo, o trabalho de produo pode tambm ser computado, como o nmero de ttulos
pesquisados, conferidos, preparados e catalogados.
A extenso da manuteno de registros depende das complexidades e das dimenses da
operao. Para propsitos de localizao, os materiais so normalmente registrados ao entrar no
processo, identificados enquanto no laboratrio de microfilmagem ou nas mos de um fornecedor e,
aps o trmino do processo, tm o registro cancelado.
Outros dispositivos de manuteno de registros podem incluir:
formulrios de recomendao, reviso e procura;
registros de circulao (para o caso de ttulos retirados da unidade de preservao);
um registro separado de microfilmes concludos;
formulrios para controle de qualidade;
nmeros e contedos de controle para rolos enviados ao armazenamento remoto.
Outros formulrios e folhas de instruo dependero do fato de a microfilmagem estar sendo
realizada domesticamente ou fora da instituio.
Seus planos para uma microfilmagem futura ou outros esforos de preservao refinaro sua
deciso sobre quais as estatsticas e os registros que devem ser coletados. Por exemplo, a coleta de
estatsticas detalhadas sobre custos e produtividade em um projeto pode simplificar enormemente o
planejamento de oramentos, as projees de pessoal e as estimativas de produtividade para projetos
futuros visando a microfilmagem de materiais similares. Igualmente, voc pode, no processo de seleo,
identificar os materiais adequados microfilmagem mas no includos nos parmetros do projeto em
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49
andamento, ou identificar materiais que necessitam conservao ou outros tipos de tratamento podendo
reter tais registros para o planejamento de projetos ou atividades de programas futuros.
Custos e financiamentos
A microfilmagem para preservao no barata. De fato, se voc estiver obtendo servios
baratos, estes provavelmente no atendero s especificaes apropriadas preservao. O custo
simplesmente da microfilmagem e processamento das trs geraes de um rolo de filme de 35 mm se
encontra, provavelmente, na faixa de 30 centavos de dlar por fotograma (geralmente com duas
pginas por fotograma ao microfilmar livros e uma pgina por fotograma para materiais arquivsticos
ou demasiado grandes). Alm disso, h os custos institucionais de pessoal, suprimentos e despesas
gerais relacionadas seleo, preparao, garantia de qualidade e gerenciamento de programa; portanto,
um total na faixa de 90 a 100 dlares para um volume de 250 pginas , atualmente, uma estimativa
realstica para materiais rotineiros de biblioteca.
O processo justifica tais custos, levando-se em conta que a alternativa a provvel perda de
uma parte significativa de nosso patrimnio histrico. Em todas as etapas do processo, virtualmente,
decises de gerenciamento afetaro os custos.
Quando comparados aos custos contnuos da manuteno de materiais no utilizveis nas estantes
de um repositrio ou aos custos de espao para o armazenamento de materiais de pesquisa, os custos
da microfilmagem parecem alinhados com os demais. Isto tambm verdadeiro quando se compara a
microfilmagem com outros tratamentos de preservao.
Analise os recursos financeiros e organizacionais atualmente disponveis dentro de sua instituio
e determine o que dever ser alterado, realocado ou acrescentado. Estes recursos incluem verbas
para atender s necessidades de pessoal e gerenciamento, para contratar servios, para renovar ou
reconfigurar o espao de trabalho e para conseguir equipamento de inspeo. Considere ento os
custos contnuos de manuteno e suprimentos. Este manual ir gui-lo para a gerao da informao
a partir da qual os custos sero estimados. Financiamento parte, voc deve encorajar um
comprometimento para com o programa por toda a instituio, porque os outros departamentos devem
estar desejosos por assumir as funes extras resultantes de um programa de microfilmagem.
Ser preciso proporcionar recursos para financiar a iniciativa de microfilmagem. No estgio de
planejamento do programa, deve ser determinada que estratgia de financiamento utilizar.
Freqentemente, h uma sinergia entre a estratgia de financiamento e os materiais selecionados para
microfilmagem.
O financiamento para a microfilmagem para preservao pode no ser facilmente entalhado a
partir de um oramento institucional existente. Contudo, um programa contnuo e efetivo requer suporte
com fundos operacionais internos. Algumas bibliotecas comeam por utilizar uma poro do oramento
dos livros para substituio, uma vez que a microfilmagem , essencialmente, uma reaquisio de um
item no utilizvel em sua condio atual. Outras instituies podem utilizar uma frmula para destinar
uma porcentagem do oramento dos materiais para a microfilmagem (da mesma forma que fazem
algumas com a catalogao), pois h despesas diretas e contnuas para a manuteno de itens de
coleo durante seus ciclos de vida.
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50
Os custos iniciais ou projetos especiais so freqentemente financiados por recursos externos.
Verbas federais [USA] podem estar disponveis se se planeja microfilmar uma coleo que seja um
recurso erudito de importncia nacional. As principais agncias federais [USA] esto agora bem
informadas da necessidade de se exigir que os projetos obedeam s normas tcnicas mais elevadas,
de se assegurar o acesso bibliogrfico e de se evitar a repetio de um esforo. As agncias federais
[USA] de maior importncia que oferecem suporte financeiro microfilmagem para preservao so
a NEH e a NHPRC, listadas no Apndice B (o Departamento de Educao, outrora uma fonte
principal de suporte financeiro atravs do Higher Education Act Title II-C, tem desempenhado um
papel menos significativo nos ltimos anos). Em 1985, a NEH estabeleceu um escritrio principal para
preservao, com a reformatao sobre microfilme tendo alta prioridade para o financiamento e sendo
que este se encontra disponvel tanto para materiais de biblioteca quanto para materiais arquivsticos.
Em 1989, houve um aumento significativo no nvel de financiamento para a NEH, com sua maior parte
dedicada microfilmagem para preservao
42
.
Poucos estados [americanos] contam agora com programas de verbas para os quais projetos
de microfilmagem para preservao so elegveis. Nova York o estado que talvez tenha o mais antigo
e bem estruturado mas um contato com seu arquivo ou agncia bibliotecria estatais pode identificar
outros. Em alguns estados, os fundos do Library Services and Construction Act (Ato de Servios e
Construo de Bibliotecas), LSCA, tm sido utilizados para projetos de preservao.
Embora os doadores pessoais no tenham oferecido suporte financeiro a programas de
microfilmagem para preservao, eles constituem possveis fontes de recursos. Um doador pessoal ou
associado pode estar desejoso de contribuir financeiramente para assegurar que uma certa coleo ou
item seja preservado. O auxlio de fundaes pode estar tambm disponvel, especialmente para colees
com atrativos especiais.
Onde existir um mercado significativo para materiais a serem microfilmados, pode ser possvel
trabalhar em conjunto com um editor comercial de microformas, de forma que verba alguma precisa
ser fornecida pela instituio. Acordos para a edio de microformas geralmente requerem contratos
especiais.
Uma variao da edio comercial de microformas representada por um acordo em que as
instituies vendem cpias para financiar ou subsidiar suas operaes de microfilmagem. Utilizando
esta abordagem, as instituies podem se tornar, de certa forma, editoras e podem executar projetos
de microfilmagem numa base de recuperao de custos
43
. Por exemplo, a ATLA iniciou um projeto
ambicioso, em 1984, para microfilmar aproximadamente quatro mil ttulos em um ano e para financiar
esta operao atravs da venda por subscrio de cpias de microfichas de todos os ttulos. Como
com a publicao comercial, esta abordagem funcionou porque h um mercado forte para os materiais
microfilmados.
4 2
O nvel de financiamento do ano fiscal de 1995 para a Division of Preservation and Access (Diviso de Preservao e Acesso)
da NEH fica em 22,7 milhes de dlares, dos quais o Congresso pretende que 16,9 milhes sejam gastos em projetos para
preservao e acesso a materiais de arquivos e bibliotecas (a categoria que inclui projetos de microfilmagem). Estes nveis e a
prpria existncia da NEH esto, obviamente, sujeitos a mudanas com as vicissitudes da vida poltica.
43
Gwinn. The rise and fall and rise of cooperative projects, p. 81.
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51
Assistncia no estabelecimento de um programa de microfilmagem
A microfilmagem para preservao complexa e trabalhosa, mas certamente pode ser realizada
em um ambiente de arquivo ou biblioteca. Se o assunto novo para voc ou para sua instituio, voc
pode se acalmar sabendo que existe assistncia disponvel para o planejamento e implementao de
um programa. A informao publicada, programas de treinamento, visitas a stios operantes e contatos
com colegas podem proporcionar informao de importncia.
Existe, no momento, uma grande literatura sobre a microfilmagem para preservao. A bibliografia
no final deste captulo constitui uma referncia importante. A Library Resources & Technical Services
publica um artigo anual de reviso resumindo as publicaes principais sobre preservao, incluindo
aquelas sobre microfilmagem para preservao, o que constitui uma maneira til para identificar trabalhos
significativos que ajudaro na sua atualizao no campo. tambm aconselhvel a leitura dos principais
jornais sobre microgrficos, para tomar conhecimento dos desenvolvimentos tecnolgicos.
Alguns programas de treinamento encontram-se disponveis, muitos dos quais oferecidos por
programas de preservao regional como o do NEDCC
44
. Organizaes que do apoio a projetos
cooperativos freqentemente proporcionam treinamento aos participantes do projeto, conforme tem
feito, por vezes, o RLG. Voc deve tambm encorajar sua rede de trabalho, associao profissional ou
consrcio a contratar instrutores qualificados para oferecer workshops, ou pode manter um destes
instrutores em sua instituio, se seu quadro tcnico for grande o suficiente para justificar tal despesa.
Juntamente com a ARL e o RLG, um foro maior para o trabalho na microfilmagem para
preservao tem sido o ALCTS da ALA, particularmente dentro de sua Preservation and
Reformatting Section (Seo de Preservao e Reformatao), PARS. Pelo menos um comit e
vrios grupos de discusso concentram-se na microfilmagem para preservao, digitalizao e outros
tpicos da reformatao, alm do que institutos e programas relevantes freqentemente ocorrem na
conferncia anual da ALA. Uma vez que tantos bibliotecrios de preservao e tantos membros do
pessoal de agncias de prestao de servios esto envolvidos no trabalho do ALCTS e do PARS,
participar destes encontros tambm proporciona uma oportunidade para a coleta de informao e
para a discusso com especialistas experientes em microfilmagem para preservao. Infelizmente, o
SAA no proporciona aos arquivistas engajados na microfilmagem para preservao, no presente
momento, recursos comparveis; isto , no h foros estruturados para a discusso de questes referentes
reformatao.
Visitas a outras instituies e a agncias prestadoras de servios tambm so indicadas, quer voc
esteja apenas aprendendo sobre a microfilmagem para preservao, quer esteja ajustando os detalhes de
um programa existente. Agentes de microfilmagem sem fins lucrativos freqentemente tm um componente
educacional em suas misses e podem ser capazes de promover excurses que sejam mais educativas
que orientadas venda. Se desejar realizar uma visita educativa a uma organizao como a Preservation
Resources, contate o pessoal antecipadamente para esclarecer seus objetivos, explicar suas necessidades,
elaborar um plano e agendar sua visita. tambm proveitoso visitar uma instituio anloga sua prpria
e que tenha um programa de microfilmagem para preservao.
44
Desde 1989 e continuando, pelo menos, por 1996, o NEDCC tem oferecido um workshop de trs dias sobre o planejamento
e gerenciamento de um programa de microfilmagem. Para obter informao sobre o status deste programa de treinamento, conta-
te o NEDCC no endereo indicado no Apndice B.
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O aconselhamento, documentao e recomendaes ad hoc esto disponveis em muitas fontes.
As muitas instituies com programas de microfilmagem constituem um recurso rico e h muitos membros
do corpo tcnico desejosos de compartilhar sua experincia arduamente adquirida. Redes regionais
com programas de preservao como o AMIGOS Bibliographic Council (Conselho Bibliogrfico
AMIGOS), o NEDCC e a SOLINET, bem como o RLG, o CIC e outras organizaes engajadas na
microfilmagem para preservao, so uma boa fonte de orientao e recomendaes. O Apndice B
lista muitos dos contatos que sero mais produtivos.
No negligencie a assistncia disponvel atravs de fontes eletrnicas. At a concluso deste
relato no havia nenhum foro on line devotado exclusivamente microfilmagem para preservao.
Contudo, uma ampla gama de questes referentes preservao so tratadas na Conservation DistList,
um foro on line (listserv) atravs do qual assinantes podem levantar indagaes, enquanto que vrias
polticas institucionais, especificaes e outros documentos encontram-se eletronicamente disponveis
atravs da Conservation On Line (CoOL), um servidor de informao de grande alcance que
proporciona acesso, via Internet, a uma base de dados exclusivamente textual sobre conservao e
preservao
45
.
Como j foi observado, consultores podem ser tambm utilizados para alguns propsitos no
estabelecimento de um programa. claro que ser preciso avaliar as suas qualificaes to
cuidadosamente quanto deve faz-lo com quaisquer outros prestadores de servios.
Com tantas fontes de informao disponveis, no h necessidade de faz-lo s. Apesar do
trabalho envolvido no desenvolvimento de um programa de microfilmagem ser intimidante, instituies
de todos os portes j o fizeram de forma bem sucedida e voc deveria se aproveitar da experincia
que foi acumulada nesse campo.
Concluso
Para assegurar o acesso permanente aos livros, jornais, panfletos e documentos em bibliotecas
e arquivos, eles devem ser preservados. A microfilmagem para preservao , freqentemente, uma
tcnica apropriada para proporcionar a preservao a longo prazo de seu contedo de informao ou
para reduzir o uso e os danos dos originais. Contudo, o processo complexo, envolvendo muito mais
que o trabalho de cmara.
Todos os cinco aspectos do programa de microfilmagem para preservao devem ser
cuidadosamente investigados: seleo e identificao de ttulos apropriados, preparao de itens para a
microfilmagem, produo do microfilme e garantia de qualidade, acesso e controle bibliogrfico do
microfilme gerado e armazenamento. A microfilmagem para preservao no pode ser consumada sem
que todas estas cinco etapas sejam cumpridas. Os processos preparatrios e de ps-microfilmagem so
to importantes quanto a microfilmagem propriamente dita e so, normalmente, mais trabalhosos e caros.
Na dcada de 1980, o Interim Report (Relatrio Interino) do Committee on Preservation
and Access (Comit para Preservao e Acesso) do Council on Library Resources (Conselho dos
Recursos de Bibliotecas) recomendou, com firmeza, que a comunidade biblioteconmica atuasse
45
Para obter informao sobre estes programas, envie uma mensagem pela Internet a consdist-request@lindy.stanford.edu.
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53
46
Council on Library Resources, Committee on preservation and access. Interim Report. Washington, D.C.: LR, 1985. p. 2.
conjuntamente para desenvolver programas de microfilmagem para preservao baseados em prioridades
locais e, ultimamente, em prioridades nacionais
46
. Com a liderana do ARL e da Commission on
Preservation and Access, sua ao se tornou internacional. A utilizao dos princpios e diretrizes
delineados neste manual assegurar que a microfilmagem para preservao seja executada de forma
ideal preservao de acervos para usurios durante sculos no futuro.
Leituras recomendadas
Para leituras relacionadas a componentes especficos da operao de microfilmagem para
preservao, veja os captulos referentes neste manual.
Banks, Jennifer. Options for replacing and reformatting deteriorated materials. Washington, D.C.: ARL,
1993.
Child, Margaret. The future of cooperative preservation microfilming. Library Resources & Technical Services,
no. 29, p. 94-101, Jan./Mar. 1985.
Gwinn, Nancy E. The rise and fall and rise of cooperative projects. Library Resources & Technical Services,
no. 29, p. 80-86, Jan./Mar. 1985.
Harris, Carolyn. Cooperative approaches to preservation microfilming. In: Preservation microfilming: planning
& production. Chicago: ALA/ALCTS, 1989. p. 55-65.
Merrill-Oldham, Jan, Carolyn Clark Morrow; Mark Roosa. Preservation program models: a study project and
report. Washington, D.C.: ARL, 1991.
Merrill-Oldham, Jan; Jutta Reed-Scott [Ed.] Preservation planning program: an assisted self-study manual
for libraries. Rev. ed. Washington, D.C.: ARL, 1993.
Morrow, Carolyn Clark. The preservation challenge: a guide to conserving library materials. White Plains,
N.Y.: Knowledge Industry, 1983.
Preservation of historical records. Washington, D.C.: National Academy Press, 1986.
Ritzenthaler, Mary Lynn. Preserving archives and manuscripts. Chicago: SAA, 1993.
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Lisa L. Fox consultora para preservao residente em Atlanta, Gergia, USA. Trabalha na preservao em
arquivos e bibliotecas desde 1983. Fundou o SOLINET Preservation Program (Programa de Preservao SOLINET)
em 1985, importante no desenvolvimento do modelo sob o qual redes bibliogrficas regionais comearam a oferecer
servios de preservao. Fox realizou trabalho pioneiro no desenvolvimento de programas de preservao de mbito
estadual e serviu como consultora para vrios deles. J lecionou em mais de 165 workshops sobre assuntos relacionados
preservao em todo o pas [USA] e, em colaborao com a Commission on Preservation and Access, desenvolveu
e atuou como instrutora principal no Preservation Management Seminar (Seminrio de Gerenciamento para
Preservao) para bibliotecas colegiais. editora de A core collection in preservation (Chicago: ALA/ALCTS,
1993) e co-editora de Training for collections care and maintenance: a suggested curriculum - Volume V: Library
and Archives Collections (Washington, D.C.: National Institute for Conservation, no prelo). Fox foi presidente da
Preservation of Library Materials Section (Seo de Preservao de Materiais de Biblioteca) da ALA/ALCTS e da
Preservation Section (Seo de Preservao) da SAA. Em 1996, veio ao Brasil como consultora da Commission on
Preservation & Acces para colaborar na estruturao do programa dos seminrios regionais que fazem parte deste
projeto.
O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
est sediado no
Arquivo Nacional
Rua Azeredo Coutinho 77, sala 605 - C
CEP 20230-170 Rio de Janeiro - RJ
Tel/Fax: (21) 2253-2033
www.cpba.net
www.arquivonacional.gov.br
The Council on Library and Information Resources - CLIR
(incorporando a antiga Commission on Preservation and Access)
1755 Massachusetts Avenue, NW, Suite 500
Washington, DC 20036
Tel: (202) 939-4750
Fax: (202) 939-4765
www.clir.org
Northeast Document Conservation Center
100 Brickstone Square
Andover, MA 01810-1494
Telephone: (978) 470-1010
Fax: (978) 475-6021
http://www.nedcc.org
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Armazenagem e manuseio
Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
1. Mtodos de armazenamento e prticas de
manuseio
2. A limpeza de livros e de prateleiras
3. A escolha de invlucros de qualidade
arquivstica para armazenagem de livros e
documentos
4. Invlucros de carto para pequenos livros
5. A jaqueta de polister para livros
6. Suporte para livros: descrio e usos
7. Montagens e molduras para trabalhos
artsticos e artefatos em papel
8. Mobilirio de armazenagem: um breve
resumo das opes atuais
9. Solues para armazenagem de artefatos
de grandes dimenses
10. Planificao do papel por meio de
umidificao
11. Como fazer o seu prprio passe-partout
12. Preservao de livros de recortes e lbuns
13. Manual de pequenos reparos em livros
14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e
qualidade do ar: diretrizes bsicas de
preservao
15. A proteo contra danos provocados pela
luz
16. Monitoramento da temperatura e
umidade relativa
17. A proteo de livros e papis durante
exposies
18. Isopermas: uma ferramenta para o
gerenciamento ambiental
19. Novas ferramentas para preservao-
avaliando os efeitos ambientais a longo prazo
sobre colees de bibliotecas e arquivos
20. Planejamento para casos de emergncia
21. Segurana contra as perdas: danos
provocados por gua e fogo, agentes
biolgicos, roubo e vandalismo
22. Secagem de livros e documentos
molhados
23. A proteo de colees durante obras
24. Salvamento de fotografias em casos de
emergncia
25. Planilha para o delineamento de planos
de emergncia
26. Controle integrado de pragas
27. A proteo de livros e papel contra o
mofo
28. Como lidar com uma invaso de mofo:
instrues em resposta a uma situao de
emergncia
29. Controle de insetos por meio de gases
inertes em arquivos e bibliotecas
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Registros sonoros e fitas magnticas
Reformatao
30. Planejamento para preservao
31. Polticas de desenvolvimento de coleo e
preservao
32. Planejamento de um programa eficaz de
manuteno de acervos
33. Desenvolvimento, gerenciamento e
preservao de colees
34. Seleo para preservao: uma
abordagem materialstica
35. Consideraes complementares sobre:
"Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica"
36. Implementando um programa de reparo
e tratamento de livros
37. Programa de Planejamento de
Preservao: um manual para auto-instruo
de bibliotecas
38. Consideraes sobre preservao na
construo e reforma de bibliotecas:
planejamento para preservao
39. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos para salvaguardar suas colees
40. Guia do Image Permanence Institute (IPI)
para armazenamento de filmes de acetato
41. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de filmes fotogrficos
42. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas
43. Guarda e manuseio de materiais de
registro sonoro
44. O bsico sobre o processo de digitalizar
imagens
45. Microfilme de preservao: plataforma
para sistemas digitais de acesso
46. O processo decisrio em preservao e
fotocopiagem para arquivamento
47. Controle de qualidade em cpias
eletrostticas para arquivamento
48. Microfilmagem de preservao: um guia
para bibliotecrios e arquivistas
49. Do microfilme imagem digital
50. Uma abordagem de sistemas hbridos
para a preservao de materiais impressos
51. Requisitos de resoluo digital para textos:
mtodos para o estabelecimento de critrios
de qualidade de imagem
52. Preservao no universo digital
53. Manual do RLG para microfilmagem de
arquivos
Ttulos Publicados
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
48
Microfilmagem de preservao:
um guia para
bibliotecrios e arquivistas
2 edio
a
Lisa L. Fox
capa 48.ps
D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 48.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 18:25:14
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