ARQUIVOL OGIA E

ARQUIVOLOGIA
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRATIVOS
Material para 4 aulas

Prof. lvis C. Miranda

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010
FACON - 1-
 NOES DE ARQUIVOLOGIA
1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
1.1. ARQUIVO
De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para
guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes que
servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma
mais precisa, que:
Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por uma
pessoa ou instituio ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formado
a partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de
guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram
ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo
denominado acervo.
1.2. FUNO DO ARQUIVO
Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar os
documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a
facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa
organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize
seus recursos.
1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende,
fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e
histria.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as
informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa,
onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os clientes, os
administradores e quaisquer outros indivduos que busquem informaes
relativas s atividades da instituio.
Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode
tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos
relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral.
Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ou
qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos
documentos ali depositados.
1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO E
BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e
disponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuem
caractersticas distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de
forma sinttica, as principais diferenas encontradas entre as duas reas.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com
objetivos funcionais (atender a administrao a sua principal finalidade),
a biblioteca organiza a informao para fins culturais.
Desta forma, informaes orgnicas (que comprovam as
atividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades)
so organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informaes
no orgnicas (que no refletem as atividades da instituio) so
conservadas nas bibliotecas.
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Formas de ingresso dos documentos na instituio
Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volume enorme
de documentos. Tais documentos ingressam na instituio de formas
variadas.
Os documentos de arquivo so produzidos pela prpria
instituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras
instituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,
no interesse das atividades orgnicas da instituio.
Os documentos de biblioteca, pelo seu carter no-orgnico (como
visto no tpico anterior) so escolhidos pela instituio e adquiridos
conforme sua convenincia, formando colees. Tal aquisio se d,
normalmente, atravs da compra do material escolhido, ou, ainda, atravs
de doaes efetuadas por usurios ou mesmo a permuta (troca) com
outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos
em um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpias
para atender a eventuais necessidades administrativas. J os documentos
de biblioteca (os livros, por exemplo), so produzidos em numerosos
exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificao ou codificao dos documentos
Existem vrias maneiras diferentes para se organizar os
documentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendo
que uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao de um
cdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantes ou
prateleiras.
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificao/codificao,
com a diferena de que, enquanto a biblioteca adota esquemas pr-
estabelecidos e padronizados (no variam de biblioteca para biblioteca),
os arquivos elaboram seus cdigos de classificao a partir das atividades
desenvolvidas pela instituio, de forma que cada empresa adotar cdigos
especficos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas
atividades rotineiras.
Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem
entre si a partir dos seguintes aspectos:
2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivstica
divide os arquivos em pblicos ou privados.
Arquivos pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos
em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os
poderes (executivo, legislativo e judicirio). So ainda considerados
arquivos pblicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas
da gesto de servios pblicos.
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 Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas
(pessoas fsicas ou jurdicas).
2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA
Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em
um arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados.
So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda
documentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem
medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao.
Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no
forem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamente
comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas.
So exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CDs;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vdeo
O termo arquivo especializado utilizado para designar os
arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas do
conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos em
seu acervo.
So exemplos de arquivos especializados:
- arquivos de engenharia;
- arquivos mdicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.
2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO
Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com
relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,
quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para
a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando
chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade
de controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de arquivo
(normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de maneira
padronizada.
2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS
DOCUMENTOS
Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida) os
arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),
intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de
terceira idade).
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero
conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e
que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos
intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo administrativa,
mas que devam ser conservados para preservar a memria (histria) da
instituio, sero armazenados no arquivo permanente.
3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS
Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em
cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte,
forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.
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3.1.1. Suporte
Entende-se por suporte o material fsico empregado para
confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi
escrito/impresso.
Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dos
documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da inveno do
papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro,
o pergaminho e at mesmo pedra ou argila.
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de
informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico
etc.
Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de
diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos
necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos
especiais, vistos anteriormente).
3.1.2. Gnero
O gnero de um documento determinado considerando aspectos
relativos ao suporte ou forma como as informaes foram registradas.
Os gneros mais comuns so:
Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em
formato de texto (documentos escritos) como ofcios,
memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc.
Iconogrficos: So documentos que apresentam como
informao imagens estticas, como fotografias,
negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.
Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida,
imagens representando reas maiores. Os exemplos mais
comuns so mapas e plantas.
Microgrficos: Documentos resultantes do processo de
microfilmagem. Podem se apresentar em formato de
microfilme ou microficha.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em
forma de som.
Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos.
Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte
eletrnico.
3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO
Se considerarmos as informaes contidas em um documento,
podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.
Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm
informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou o
bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por isso,
no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se refere sua
divulgao.
J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seu
contedo informaes de carter restrito, requerem medidas especiais de
segurana no que se refere sua guarda e conservao.
Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos so
classificados em quatro graus de sigilo, a saber:
Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos os
documentos que requeiram excepcional grau de segurana e
cujo teor ou caracterstica s devam ser do conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;
Secretos: So classificados como secretos documentos que
requeiram ato grau de segurana que s podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele
tomar conhecimento, funcionalmente.
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 Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,
que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu
conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser
prejudicial a um indivduo ou criar embaraos
administrativos.
Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimento
do pblico em geral.
4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio
de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou
permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos
documentos ou ainda teoria das trs idades.
4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3
idades (corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em
primeira anlise, a importncia que este documento apresenta e que
justifica a sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor
do documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou
secundrio.
4.1.1. Valor Primrio
Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende
s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que
ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que pode, a
qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendncia
funcional.
Na prtica, todo documento nasce com valor primrio, que
tambm comumente chamado de valor administrativo, devido s suas
caractersticas. Durante um determinado perodo, que varia de documento
para documento, este valor desaparece. a chamada prescrio do
documento.
Os arquivos corrente (1 idade) e intermedirio (2 idade) so os
responsveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criao
at a prescrio para fins administrativos.
4.1.2. Valor Secundrio
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins
administrativos, so conservados pela instituio por serem considerados
importantes para preservar a memria ou histria da empresa ou da
sociedade. So os chamados documentos de valor secundrio ou histrico.
Na prtica, nem todos os documentos apresentaro esse valor (a
maioria dos documentos no apresentar valor secundrio/histrico).
Ao contrrio do valor primrio, o valor secundrio definitivo,
ou seja, uma vez considerado histrico, o documento ser guardado em
carter permanente, e sua guarda se dar no arquivo de 3 idade, o arquivo
permanente.
4.2. ARQUIVO CORRENTE
O arquivo permanente, tambm chamado de arquivo de 1 idade,
assim definido por Marilena Leite Paes:
o arquivo constitudo de documentos em curso ou
consultados freqentemente, localizados nos prprios
setores que os receberam ou produziram ou em dependncias
prximas e de fcil acesso.
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Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente apresenta
as seguintes caractersticas:
- a fase em que os documentos so produzidos;
- constitudos pelos documentos mais novos da instituio;
- Apresenta grande freqncia de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos esto em tramitao (circulam pelos
setores do rgo a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados
freqentemente, devem estar localizados nos prprios setores
que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fcil acesso
(arquivo central ou geral).
4.3. ARQUIVO INTERMEDIRIO
O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda os
documentos que, mesmo no sendo de uso freqente pelos setores que os
produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relao com seu contedo.
Nesta fase, no h mais a necessidade de os mesmos serem
conservados prximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqncia
de uso j bastante reduzida. Por uma questo de economia, normal a
criao de arquivos intermedirios em locais afastados dos grandes centros
das cidades, de forma a armazenar um grande nmero de documentos a
um custo bastante reduzido.
Os documentos encaminhados aos arquivos intermedirios
permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja,
o acesso restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.
Nos arquivos intermedirios, os documentos aguardam a sua
prescrio, onde sero submetidos destinao final (eliminao ou
recolhimento para guarda permanente). Esta destinao determinada a
partir da existncia ou no do valor secundrio (histrico). Os documentos
destitudos de valor histrico devem ser destinados eliminao. Os
documentos considerados importantes na preservao da memria da
instituio, entretanto, devero ser destinados ao arquivo permanente,
onde sero guardados em carter definitivo.
Em alguns pases, o arquivo de 2 idade, por suas caractersticas,
recebeu o nome de limbo ou purgatrio.
A eliminao de documentos deve ser feita de forma racional.
Os processos mais indicados so a fragmentao e a macerao (reciclagem).
Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminao de
documentos, que conter a relao de todos os documentos submetidos a
este processo.
4.4. ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados os
documentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, so
conservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para a
instituio.
Como visto anteriormente, o valor secundrio um valor definitivo,
ou seja, no prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente
jamais sero eliminados.
A funo bsica do arquivo permanente preservar e divulgar a
histria da instituio. Para tanto, na terceira idade os documentos estaro
disponveis para consulta pelo pblico em geral, no apenas s pessoas
envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituio,
como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.
Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que
provem como a instituio foi organizada (origem) e como a mesma
funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).
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4.5. AVALIAO DE DOCUMENTOS
Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida,
necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar os
prazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua finalidade
administrativa (valor primrio), bem como sua importncia histrica
(valor secundrio).
Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao de
documentos e ser desenvolvida por uma comisso formada por pessoas
que conheam bem a estrutura e o funcionamento da instituio
avaliada.
Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que
regular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento da
instituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,
dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para que
possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio dever possuir sua prpria tabela de
temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para
empresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma.
A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com
exemplos hipotticos, a fim de permitir uma melhor compreenso do
assunto.

Prazos de guarda Destinao

Documentos Observao
Corrente Intermedirio Final
Legislao de Pessoal 10 anos 10 anos Guarda Perm. -
Admisso de Pessoal 5 anos 47 anos Eliminao -

Frias 7 anos - Eliminao -

Frequncia 5 anos 47 anos Eliminao Microfilmar aps 5 anos
Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminao Microfilmar aps 5 anos

Greves 5 anos 5 anos Guarda Perm. -

Normas Internas Enqto. Vig. - Guarda Perm. -

Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os
documentos devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda para
a fase corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediria no obrigatria na vida do documento,
sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase
corrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase corrente
diretamente para a permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediria e
permanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento,
respectivamente.
Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a
fase intermediria.
Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou
intermediria para a fase permanente.
4.5.1. Vantagens da avaliao para a instituio
Definir os prazos de guarda e a destinao final de cada documento
da instituio pode trazer inmeras vantagens para a instituio:
- Ganho de espao fsico;
- Maior facilidade na organizao e recuperao da informao,
uma vez que a massa documental ter seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e
materiais empregados na guarda dos documentos nos
arquivos.
5. PROTOCOLO
Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os documentos
se caracterizam por sua grande freqncia de consulta e por sua
movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto, que a
instituio adote mecanismos capazes de controlar esta tramitao, de
forma a permitir a localizao de um documento, quando necessrio.
Esta atividade de controle conhecida como protocolo, que e constitudo
pelas seguintes tarefas:
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- Recebimento da correspondncia que chega na instituio;
- Separao da correspondncia particular da correspondncia oficial
(da instituio);
- Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios;
- Separao da correspondncia de carter ostensivo da
correspondncia sigilosa;
- Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios;
- Abrir a correspondncia ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando
identificar o destinatrio (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento em
um sistema de controle ou ficha de protocolo);
- Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde sero
registrados os dados bsicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios
internos (distribuio) ou externos (expedio);
- Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente atravs
de sistema informatizado ou livros de protocolo.
6. MTODOS DEARQUIVAMENTO
Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadas
para colocar documentos em ordem em um arquivo.
Os mtodos mais comuns e mais utilizados so: alfabtico,
geogrfico, numrico e ideogrfico. Cada mtodo tem suas
particularidades, a saber:
6.1. Mtodo Alfabtico
No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser considerado
para a organizao dos documentos e a sua posterior localizao o
nome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta como
vantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao armazenar um
grande volume de informaes, comum a ocorrncia de erros, devido ao
cansao visual por parte do funcionrio e grande variedade de grafia dos
nomes.
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 A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos
documentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex.
Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos auxiliares
para facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e uma
variao do mtodo alfabtico.
6) Ttulos que acompanham os nomes no devem ser considerados.
Devem ser colocados no final, entre parnteses.
Alves, Jos Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
Campos, Juvenal de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)

Regras de alfabetao 7) No caso de nomes estrangeiros, a organizao ser feita pelo ltimo
sobrenome, com exceo dos nomes orientais e de pases de lngua
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas espanhola, que tem regras especificas.
regras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser consideradas. Cames, Luis Vaz de
So elas: Clinton, Bill
Newton, Isaac
1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e Shakespeare, William
depois, o prenome.
Arajo, Marcos Pereira 8) No caso de nomes de espanhis ou de qualquer pas de lngua espanhola,
Carvalho, Lucas Tavares a ordenao dever ser feita pelo penltimo sobrenome e, para tanto,
Ferreira, Maria Souza os dois ltimos sobrenomes devero ser transpostos para o incio.
Vasconcelos, Lus dos Santos Bolaos Fuentes, Pablo
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenao ser feita pelo Gutierrez Salazar, Juan
prenome. Sanchez Garcia, Roman
Ferreira, Andr
Ferreira, Joo 9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou rabes, por exemplo,
Ferreira, Paulo devero ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem
qualquer alterao.
2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por Al Jahzir
hfen no devem ser separados. Kim Il Sung
Bom Tempo, Cludia Law Kim Chong
Castelo Branco, Humberto de Alencar Mao Ts Tung
Monte-Verde, Juvenal Silva
Santos-Dumont, Alberto 10) Na organizao de nomes de instituies, os nomes so mantidos da
Vilas Boas, Bernardo Alves mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do incio para
o final, entre parnteses. Quando no h artigo no incio, no deve
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, So e Santa ser feita qualquer alterao.
seguem a mesma regra. Associao Brasilense de Arquivologia
Santa Cruz, Pedro Henrique Bi-ba-b Shopping
Santo Expedito, Joo Barbosa Boticrio (O)
So Tiago, Bernardo Oliveira Casas Bahia
Fundao Getlio Vargas
3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenao, devem Globo (O)
preceder os nomes que iniciam com a mesma letra. Times (The)
Pereira, M.
Pereira, Marcelo 11) Nos nomes de eventos, o numeral do incio deve ser colocado no
Pereira, Maria final, entre parnteses. A ordenao, neste caso, se dar pelo nome
Pereira, Mauro do evento e no pelo numeral.
Congresso de Medicina (Segundo)
4) Artigos e preposies no devem ser considerados. Encontro de Arquivistas (IV)
Anjos, Milton Sousa dos Seminrio de Jornalistas (18)
Costa, Severino Pereira da
Santos, Edson Pereira dos Obs.: O numeral servir para ordenar eventos com o mesmo nome.
Silva, Luciana Oliveira da Encontro de Arquivistas (I)
Encontro de Arquivistas (II)
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partcula que Encontro de Arquivistas (III)
acompanha o nome pode ou no ser considerada. O mais comum
consider-la, quando esta iniciar com letra maiscula. 6.2. Mtodo Geogrfico
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio O mtodo geogrfico utilizando quando os documentos so
Mc Cain, John organizados pela procedcia ou local, ou seja, quando a instituio opta
OBrian, Paul por classificar os documentos pelo local de origem.
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael No entanto, de acordo com a literatura arquivstica, algumas
regras devem ser adotadas para a correta utilizao do mtodo geogrfico:
5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho,
devem vir para o incio acompanhados do sobrenome anterior. 1) Na ordenao de documentos por estado ou pas, os mesmos
Arajo Filho, Marcos Pereira devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior
Carvalho Jnior, Lucas Tavares localizao. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um
Ferreira Neto, Maria Souza mesmo estado ou pas devero ser organizadas de forma alfabtica, mas
Vasconcelos Sobrinho, Lus dos Santos mantendo a capital no incio, uma vez que esta , normalmente, a cidade
mais procurada e com o maior nmero de documentos.

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 Exemplo:
Bahia
Salvador
Ilhus
Itabuna Na organizao por assunto, estes podem ser ordenados de
Porto Seguro forma alfabtica ou numrica.
Cear
Fortaleza A ordenao alfabtica dos assuntos pode ser feita em um nico
Crates nvel (mtodo dicionrio) ou em vrios nveis hierarquizados
Juazeiro (enciclopdico). Observe a seguir a diferena entre os dois mtodos.
Quixad
Gois Suponha que um setor separou seus documentos por assunto,
Goinia onde foram criadas as seguintes pastas:
Anpolis - Frias
Rio Verde - Contas a pagar
- Aposentadoria
2) Quando o arquivamento feito por cidades, sem haver a - Emprstimos bancrios
separao por estado, no h a necessidade de se colocar as capitais no - Licena mdicas
incio. A ordenao ser simplesmente alfabtica, com o detalhe de que, - Contas a receber
ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, - Freqncia
para o caso de cidades com o mesmo nome. - Licena maternidade
Exemplo: - Emprstimos rurais
Anpolis (Gois)
Crato (Cear) A ordenao destas pastas de forma alfabtica pode se dar em um
Custdia (Pernambuco) nico nvel ou em nveis hierarquizados, de acordo com a convenincia
Passo Fundo (Rio Grande do Sul) do usurio. Na prtica, a ordenao ser efetivada da seguinte forma:
Vitria (Esprito Santo)

6.3. Mtodo Numrico

O mtodo numrico, como o prprio nome diz, aquele em que

os documentos so ordenados por nmero. Na utilizao deste mtodo,
pode-se optar por trs maneiras distintas: numrico simples, cronolgico
ou dgito-terminal.

O mtodo numrico simples adotado quando a organizao

feita pelo nmero do documento ou da pasta em que este foi arquivado.
um mtodo muito utilizado na organizao de pronturios mdicos,
pastas de funcionrios, processos e filmes.
No entanto, ao se trabalhar com nmeros maiores, com vrios
dgitos, o mtodo numrico simples acaba por se tornar muito lento e
trabalhoso, tanto na organizao quanto na localizao do documento.
Neste caso, indicada a utilizao do mtodo digito-terminal, onde a Observe que, enquanto no mtodo dicionrio os assuntos so
ordenao feita pelos dois ltimos dgitos, o que torna o arquivamento ordenados de maneira simplesmente alfabtica (em um nico nvel), no
mais rpido e eficiente. mtodo enciclopdico a ordenao dos assuntos se d em vrios nveis
hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais
A seguir, temos um exemplo prtico da utilizao do mtodo especficos, onde cada nvel ordenado alfabeticamente. Neste caso, o
dgito-terminal. arquivo ser composto por pastas e subpastas, em diferentes nveis.
14-25-01
78-44-10 Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numrica,
22-26-28 onde sero atribudos para cada assunto cdigos que serviro para
99-15-44 identific-los e permitiro a sua localizao no acervo.
36-27-44 Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente,
Observe que a ordenao foi feita pelos dois ltimos dgitos. teramos como possvel organizao, utilizando-se o mtodo ideogrfico
Quanto estes so iguais, a ordenao se dar pelos dois dgitos anteriores. numrico:
1 PESSOAL
O mtodo numrico cronolgico aquele utilizado para organizar 1-1 - FRIAS
os documentos por data. um mtodo largamente utilizado na organizao 1-2 LICENAS
de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o 1-2-1 MDICA
principal elemento na busca da informao. 1-2-2 MATERNIDADE
1-3 APOSENTADORIA
6.4. Mtodo Ideogrfico 2 - FINANCEIRA
2-1 EMPRSTIMOS
O mtodo ideogrfico utilizado quando a ordenao dos 2-1-1 BANCRIOS
documentos feita por assunto. tambm um mtodo muito utilizado 2-1-1 RURAIS
no dia-a-dia das instituies. 2-2 CONTAS
O mtodo ideogrfico tem algumas subdivises que sero 2-2-1 A RECEBER
detalhadas a seguir: 2-2-2 A PAGAR

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010

FACON - 7-
 Observe que, na organizao por cdigo numrico, no h a
preocupao de organizar os assuntos em ordem alfabtica. So criados
nveis hierarquizados, onde os assuntos so numerados na ordem em que
forem sendo relacionados. Esta relao de assuntos com seus respectivos
cdigos compor o plano de classificao da instituio, que servir para
classificar os documentos (atribuir a cada documento um cdigo de acordo
com seu assunto) antes de seu arquivamento.
Os mtodos decimal e duplex so bastante parecidos, com a
particularidade de que, no mtodo decimal, o nmero de classes em cada
nvel limitado a 10, e no mtodo duplex, o nmero de classes ilimitado.
6.5. Mtodos diretos / Indiretos
Consideram-se diretos os mtodos que permitem que a busca do
documento se d no prprio local em que o mesmo est arquivado, sem
a necessidade de um ndice auxiliar. uma caracterstica dos mtodos que
organizam por nome (alfabtico, geogrfico, dicionrio e enciclopdico).
Consideram-se indiretos os mtodos em que, para localizar o
documento no arquivo, necessria a adoo de um ndice por nome, que
indicar a localizao do documento dentro do arquivo. uma
caracterstica dos mtodos em que a ordenao feita por nmero
(numrico simples, cronolgico, dgito-terminal, decimal e duplex).
6.6. Mtodo horizontal / Vertical
Quando o documento acondicionamento em seu local de guarda
(pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontal
ou vertical.
O arquivamento horizontal, no qual os documentos so
acondicionados uns sobre os outros, s indicado para documentos de
grandes dimenses, como mapas, plantas e papis de grandes dimenses.
O arquivamento vertical, onde os documentos so arquivados
lado a lado, o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos
correntes e intermedirios, onde o acondicionamento feito em caixas ou
pastas suspensas.
6.7. Escolha do mtodo a ser adotado
A escolha do mtodo de arquivamento a ser adotado em um
arquivo dever ser precedida de uma anlise minuciosa dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da instituio que est sendo organizada.
Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vrios mtodos de
arquivamento simultneos, de forma a bem organizar sua documentao.
Num arquivo fotogrfico, por exemplo, seria possvel a seguinte
organizao:
BATIZADOS
de 1960 a 1980
de 1981 a 2000
aps 2001
CASAMENTOS
de Arajo, Jos at Ferreira, Maria
de Garcia, Paulo at Martins, Severino
de Nascimento, Joo at Ximenes, Raimundo
VIAGENS
Bahia
Cear
Santa Catarina
Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, num
primeiro momento a organizao por assunto (quando as fotografias
foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundo
momento, foram utilizados os mtodos cronolgico, alfabtico e
geogrfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Essa
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
mistura de mtodos conhecida como classificao ou arranjo que ser
definido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituio
organizada.
7. PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas
visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados
em um arquivo.
Na conservao dos documentos, vrios elementos devem ser
evitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradao.
Podemos destacar estes elementos em trs grandes grupos:
fsicos, qumicos e biolgicos.
7.1. Elementos fsicos
Os elementos fsicos so aqueles relacionados ao local em que os
documentos se encontram armazenados. So os principais: umidade,
temperatura e luminosidade.
O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca
no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos elementos que
compem o papel, alm de favorecer a proliferao de agentes biolgicos,
tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A umidade tambm
afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradao cida e
se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biolgicos. Recomenda-
se, portanto, um controle de umidade e temperatura de acordo com os
documentos ali depositados.
A luminosidade, seja natural (luz do sol) ou artificial, tende a
danificar os documentos a partir do momento em que provocam seu
amarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce.
recomendvel, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que no
recebam diretamente a incidncia da luz solar e que documentos histricos
ou documentos com grande prazo de guarda sejam armazenados em
locais com pouca incidncia de luz artificial, visando sua maior
durabilidade.
7.2. Elementos qumicos
Dentre os elementos qumicos que mais contribuem para a
degradao do acervo, podemos destacar a poluio ambiental, a poeira,
objetos metlicos e elementos com alto grau de acidez.
A poluio ambiental, destacadamente a poluio do ar pode
diminuir sensivelmente a longevidade de um documento.
O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande
diversidade de partculas e gases. As partculas compem a parte slida
de dimenses microscpicas dos poluentes. Renem especialmente o
p, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os
poluentes mais reativos e perigosos para os documentos.
O dixido de enxofre lanado na atmosfera, principalmente
pela queima dos combustveis fsseis empregados nos fornos industriais
e nos automveis. Ele tambm se combina com o oxignio, transformando-
se em trixido de enxofre. Tal reao qumica catalisada por pequenas
partculas metlicas.A combinao do trixido de enxofre e a gua, seja
a do ar ou do papel, formar o cido sulfrico, que provoca manchas e
escurecimento do papel, alm da perda de sua resistncia.
Recomenda-se, portanto, a instalao do arquivo em ambientes
distantes de garagens ou locais em que a poluio do ar seja excessiva.
Na poeira esto contidas partculas de substncias qumicas
cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de
microorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da
combusto em geral e de atividades industriais.
ABRIL DE 2010
- 8-
 O p no modifica apenas a esttica dos documentos. Quando - A restaurao de documentos deve ser realizada com material de
observamos a sujeira retida nos papis, como os excrementos dos insetos, baixa acidez (pH neutro);
colas e poluentes atmosfricos, observamos a ao destrutiva.As pequenas - Na utilizao de clipes ou colchetes, deve-se dar preferncia para
partculas possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no os de plstico, evitando os de metal.
apenas superficial, mas tambm no interior da fibra, que absorvida por
meio de ligaes qumicas. 8. GESTO DE DOCUMENTOS

Os objetos metlicos, como clipes, grampos e colchetes, devem ser
evitados por provocar a oxidao do papel. Quando necessria a juntada de
folhas para formar um processo ou documento, indicada a utilizao de
clipes ou colchetes plsticos.
Colas e fitas adesivas tambm devem ser evitadas, por provocar
manchas irreversveis no documento, produto de sua alta acidez. Na
restaurao de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidade
arquivstica (sem acidez) adequadas a esta tarefa.
7.3. Elementos biolgicos
A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivos
pblicos no Brasil, assim define gesto de documentos:
Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas que visam controlar a produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos
nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Em resumo, gesto de documentos o conjunto de todas as
atividades que envolvem o controle dos documentos da instituio, desde
a sua criao at o seu destino final (eliminao ou guarda permanente).

Com relao aos seres vivos capazes de provocar estragos aos
documentos, podemos destacar vrios tipos de insetos, microorganismos,
ratos e, por fim, o prprio ser humano.
Os danos que os insetos causam aos acervos so bastante
conhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante tempos
relativamente curtos.A ao destrutiva maior nas regies de clima tropical,
cujas condies de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos
ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionrio mais rpido.
So pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vez que
possuem uma grande capacidade de adaptao s transformaes ambientais.
Alm disso, podem adquirir resistncia aos inseticidas com o passar do
tempo.
Os insetos que normalmente provocam os maiores estragos nos
arquivos so as traas, baratas, cupins e os carunchos (brocas).
Encontramos ainda uma enorme variedade de seres microscpicos
no ar. O papel vulnervel aos ataques microbiolgicos, pois seu principal
constituinte, a celulose, sofre degradao provocada por diferentes espcies
de fungos e bactrias. A ao de microorganismos no papel se manifesta
pelo aparecimento de manchas de vrias cores, intensidades e conformaes.
As enzimas, que so produzidas como resultado do metabolismo de
diferentes espcies de fungos e bactrias, aceleram os processos de
degradao da celulose e de colas. A conseqncia a transformao das
caractersticas fsicas e qumicas do suporte, que fica com um aspecto
filtroso e fragmentado.
Podemos dividir a gesto de documentos em trs fases distintas:
- Produo;
- Utilizao; e
- Destinao.
Na etapa de produo, devem ser efetivados esforos para evitar
a criao de documentos que no sejam realmente necessrios para a
instituio, alm da duplicao desnecessria de documentos, deve-se
buscar a criao de formulrios que facilitem a gerao de documentos
dentro de uma padronizao pr-estabelecida e ainda deve-se buscar a
implementao de sistemas informatizados que visem otimizar o ato de
criao de documentos.
A segunda etapa da gesto de documentos, a utilizao, envolve
as atividades de controle da tramitao de documentos (protocolo, bem
como a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimo ou
consulta), alm da definio das formas de organizao e arquivamento
dos documentos nas fases corrente e intermediria.
Finalmente, a destinao, que se caracteriza como a terceira fase
da gesto de documentos compreende a definio do destino a ser dado
a cada documento aps o cumprimento do seu prazo de guarda. Esta
definio realizada atravs de uma avaliao, conforme destacado em
item anterior.

O homem, infelizmente, um dos maiores agressores dos arquivos.

O simples uso normal o suficiente para degradar o documento. A acidez e
a gordura do suor das mos, em contato com o papel, produzem acidez e
manchas. Tambm so nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar,
escrever, marcar, colocar clipes, grampos metlicos, colar fitas, etc.

Dicas Gerais de Preservao de documentos

- O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, de

acordo com a documentao mantida em seu acervo (normalmente,
a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre 20
e 22);
- Deve-se evitar a entrada de gua/fogo no ambiente de arquivo, pois os
mesmos tendem a danificar os documentos;
- A limpeza do ambiente, sempre que possvel, deve ser feita a seco
(aspirador de p) ou com a utilizao de panos midos nas estantes
e no cho;
- Deve-se evitar a utilizao de saliva ou umedecedor de dedos ao
passar as pginas dos documentos;
- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo;
- Ao fazer anotaes nos documentos, como o cdigo de classificao,
por exemplo, deve-se utilizar lpis;
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010
FACON - 9-
 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE
ARQUIVOLOGIA
Conceito deArquivo
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de ativi-
dades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o supor-
te da informao ou a natureza dos documentos.
Lei 8.159/1991
01. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento toda informao registrada
em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo
e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da hu-
manidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares.
02. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento de arqui-
vo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa fsica ou
jurdica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preserva-
do como prova de tais atividades.
03. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo so
provas de transaes realizadas nas organizaes.
04. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir de
prova de transaes realizadas.
05. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) Arquivo o conjunto de documentos
produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou pri-
vada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para
fins de prova ou informao.
FUNO E FINALIDADES DOS ARQUIVOS
Funo do arquivo
Funo do arquivo: A funo bsica do arquivo tornar disponveis as
informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20
12. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo
principal tornar disponvel as informaes contidas no acervo docu-
mental.
13. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como funo bsica tornar
disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sob
sua guarda.
14. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A funo principal do
arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo docu-
mental sob sua guarda.
15. (Cesgranrio-Assistente Legislativo PE) O arquivo deve ter o prop-
sito de possibilitar a guarda e a ordenao sistemtica dos documen-
tos, visando permitir sua consulta rpida e eficiente.
Finalidades do arquivo
Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos servir
administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da histria.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
06. (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivos
so o resultado das atividades desenvolvidas pela instituio produ-
tora.
Suporte dos documentos
Suporte: Material no qual so registradas as informaes.
Dicionrio de Terminologia Arquivstica.
Arquivo Nacional. p. 159
O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes.
Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vdeo.
07. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documen-
tos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotogrfico,
pelcula fotogrfica e mdias digitais.
08. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte utilizado em
arquivologia para denominar qualquer material que contm informa-
es registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que
o papel, so: papiro, pergaminho, disco magntico, entre outros.
09. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no mbi-
to da instituio, mesmo que no estejam em suporte papel, so
considerados documentos de arquivo.
10. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivsticos so consti-
tudos por um mesmo tipo de suporte.
11. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composio do conceito de arquivo
adotado pela arquivstica define que seus documentos devem pos-
suir um mesmo tipo de suporte fsico.
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio admi-
nistrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de
prova e informao.
Lei 8.159/1991
16. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A funo primria do arquivo funcio-
nal, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo mo-
mento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma socie-
dade.
17. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A legislao arquivstica brasileira,
apesar do grande avano, no considera os arquivos como instrumen-
to de apoio administrao.
18. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo
ser um instrumento de apoio administrao, constitui com o decor-
rer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que
pertence.
19. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arqui-
vos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do
tempo, em base para o conhecimento da histria.
20. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade dos
arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer
do tempo, em base do conhecimento da histria.
ABRIL DE 2010
- 10 -
 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Teoria das 3 Idades
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, inter-
medirios e permanentes.
Lei 8.159/1991
21. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei n 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, correto afirmar que so tipos de arquivos.
(A) correntes, intermedirios e permanentes.
(B) correntes, temporrios e permanentes.
(C) privados, intermedirios e permanentes.
(D) correntes, intermedirios e provisrios.
(E) correntes, temporrios e provisrios.
22. (Cespe-UnB - MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente,
arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade
ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos.
23. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos
em: correntes, semipermanentes e permanentes.
24. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um arqui-
vo so duas: corrente e permanente.
25. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evoluo da
arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos
setoriais, correntes, inativos e permanentes.
Valor dos Documentos
Valor Primrio:
- Documentos que servem de apoio s atividades da instituio;
- Todo documento nasce com esse valor e depois o perde;
- um valor temporrio
Valor Secundrio:
- Documentos que preservam a memria/histria da instituio;
- Nem todo documento apresentar esse valor;
- um valor definitivo (permanente).
26. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) Os documentos que no apresentam
mais valor primrio, mesmo que tenham valor secundrio, podem ser
eliminados, pois no so mais necessrios como prova de uma ativi-
dade desenvolvida pela organizao.
27. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermedirio, assim como o
arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio.
28. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) -A teoria dos valores de
documentos no permite definir se o documento da fase corrente,
da intermediria ou da permanente.
29. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so forma-
dos por documentos com valor secundrio.
30. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo perma-
nente tm valor primrio.
31. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) A histria se
faz com documentos que nasceram para ser histricos.
32. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Os arquivos
intermedirios so constitudos por documentos ainda com valor
primrio.
33. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O valor primrio
pode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e intermedi-
ria.
34. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Prevalece, na fase corrente, o valor secun-
drio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
Arquivo Corrente
Arquivo de 1a Idade ou Corrente
Constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente,
conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os
produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21
Art. 8 - 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqen-
tes.
Lei 8.159/1991
35. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente a fase em que os docu-
mentos esto ativos, em curso e que ainda so muito consultados
pela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgos
produtores.
36. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no rgo
pblico e que vo para os setores destinatrios iro formar os arqui-
vos correntes dessas unidades.
37. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - De acordo com os funda-
mentos da arquivologia, correto que o arquivo corrente que existir
na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos
nos diversos setores da agncia para apoio s atividades cotidianas.
38. (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes so constitudos de
documentos com pouca frequncia de uso e que so mantidos prxi-
mos de quem os recebe ou os produz.
39. (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades poltico-
administrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou
correntes do rgo ao qual pertencem.
40. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntes
so formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou) rece-
bidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que precisam,
pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos seus usurios
diretos.
41. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos considerados cor-
rentes so caracterizados por estarem ativos, ou em curso, alm de
serem alvos de consultas frequentes.
42. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so alocados
perto dos seus usurios diretos, devido grande possibilidade de uso
que apresentam, e so conhecidos tambm como arquivos ativos.
43. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - O arquivo corrente constitudo de
documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio.
44. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A primeira idade constituda de
documentos em curso ou consultados freqentemente.
Arquivo Intermedirio
Arquivo de 2a Idade ou Intermedirio
Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente con-
sultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem
ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um pro-
blema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados
prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arqui-
vos transitria. Por isso, so tambm chamados de "limbo" ou "purga-
trio".
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22
ABRIL DE 2010
- 11 -
Art. 8 - 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no
sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Lei 8.159/1991
45. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Quando um setor acumula muitos do-
cumentos que no so mais utilizados, as eventuais buscas tornam-se
demoradas e pouco eficientes; por esse motivo, tal setor deve esco-
lher os documentos considerados importantes para conservar junto
aos que ainda esto em curso e destruir o restante.
46. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O arquivo intermedirio justifica-se
por questes econmicas. uma forma de armazenamento de docu-
mentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da orga-
nizao.
47. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) Os documentos so mantidos nos
arquivos intermedirios quando apresentam alto valor secundrio.
48. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O acesso aos documentos aberto ao
pblico nos arquivos intermedirios, diferentemente do que ocorre
com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores.
49. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) A descentralizao fsica dos arquivos
intermedirios resultado da grande frequncia de uso dos documen-
tos nessa fase do arquivo.
50. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos produzidos e(ou) rece-
bidos por uma unidade ou setor de trabalho de um rgo pblico que
deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem
ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo intermedirio.
51. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O arquivo intermedirio constitudo
de documentos que perderam todo o valor de natureza administrati-
va.
52. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O acesso aos documentos no arqui-
vo intermedirio aberto ao pblico.
53. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo inter-
medirio so mantidos por conta dos prazos prescricionais e aguar-
dam a destinao final: eliminao ou guarda permanente.
54. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos intermedirios so
formados por documentos que perderam a vigncia administrativa,
mas so providos de valor histrico-cultural.
55. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Os documentos de idade intermedi-
ria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem
livre acesso.
56. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os documentos
armazenados no arquivo intermedirio caracterizam-se pela grande
possibilidade de uso pelos setores que os acumularam.
57. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) O documento de arquivo trans-
ferido ao arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito
unidade que o acumulou, podendo, com a autorizao da unidade
acumuladora, ser acessado por outras unidades.
58. (Cetro - Prodesp / 2004) Guarda documentos e papis que oferecem
menor freqncia de uso, consulta ou referncia.A afirmao refere-
se ao tipo de arquivo:
(A) Ativo.
(B) Intermedirio.
(C) Morto.
(D) De transferncia.
(E) De substituio.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
Arquivo Permanente
Arquivo de 3a Idade ou Permanente
Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza admi-
nistrativa, que se conservam em valor de seu valor histrico ou documen-
tal e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22
Art. 8 - 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.
Lei 8.159/1991
59. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospi-
tal que so custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor
e por possurem acesso pblico, so denominados arquivos corren-
tes.
60. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - O acesso aos documen-
tos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e
esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao
da instituio que os acumulou.
61. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O conjunto de documen-
tos preservados em carter definitivo em funo de seu valor deno-
minado arquivo intermedirio.
62. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os O acesso aos documentos do
arquivo permanente feito com a autorizao do rgo acumulador.
63. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo permanente tem como
funo a guarda de materiais descartveis.
64. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A terceira idade conserva os docu-
mentos de valor administrativo que, por questes legais e fiscais,
possam, esporadicamente ser consultados.
65. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O acesso aos documentos contidos
no arquivo da instituio pblico, embora exista restrio de acesso
apenas para os documentos considerados permanentes.
66. (Cetro-Confea / 2007) Os documentos que perderam a vigncia admi-
nistrativa, porm so providos de valor secundrio ou histrico so
denominados de arquivo
(A) documental
(B) transitrio
(C) intermedirio e/ou central
(D) corrente
(E) permanente
67. (Cetro - Liquigs 2007) Assinale a afirmativa incorreta a respeito dos
arquivos
(A) Devem ser eliminados todos os documentos de valor histrico ou
que passaram a ser considerados inteis ou imprestveis.
(B) Os documentos e papis que so consultados com menor fre-
qncia devem ser arquivados separadamente daqueles de uso
contnuo.
(C) Os documentos em curso ou de uso freqente devem ser conser-
vados nos prprios setores ou em dependncias prximas.
(D) De acordo com a freqncia de consulta, existem tipos diferentes
de arquivos.
(E) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de
segunda idade ou intermedirio e de terceira idade ou permanen-
te.
ABRIL DE 2010
- 12 -
Avaliao de Documentos / Tabela deTemporalidade

Avaliao a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos documentos. realizada por uma Comisso de Avaliao e resulta na elaborao
da tabela de temporalidade da instituio, que dever ser aprovada por uma autoridade competente da instituio para que possa ser implementada
no rgo.

Prazos de guarda Destinao

Documentos Observao
Corrente Intermedirio Final
Legislao de Pessoal 10 anos 10 anos Guarda Perm. -
Admisso de Pessoal 5 anos 47 anos Eliminao -

Frias 7 anos - Eliminao -

Frequncia 5 anos 47 anos Eliminao Microfilmar aps 5 anos

Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminao Microfilmar aps 5 anos

Greves 5 anos 5 anos Guarda Perm. -

Normas Internas Enqto. Vig. - Guarda Perm. -

68. (Cesgranrio - BACEN / 2010)A destinao final, elemento importan-

te da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que
Vantagens daAvaliao para a Instituio
so:
Vantagens da avaliao:
(A) eliminao ou guarda permanente.
- Ganho de espao fsico;
(B) digitalizao ou microfilmagem. - Facilidade na organizao e localizao dos documentos;
(C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio. - Economia de recursos humanos e materiais.
(D) conservao ou restaurao.
(E) proteo ou sigilo.
75. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de
69. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os rgos pblicos devem avaliao de arquivo incluem o aumento do ndice de recuperao da
constituir uma comisso permanente de avaliao de documentos informao.
com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliao
76. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de
dos documentos no mbito de sua atuao.
avaliao de arquivo incluem a conquista de espao fsico e reduo
70. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinao dos documentos de peso.
indicada
77. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentos
(A) pela tabela de temporalidade possibilita ganho de espao fsico nos depsitos de documentos.
(B) pela tipologia documental
(C) pelo plano de classificao 78. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentos
possibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informaes.
(D) pelos instrumentos de pesquisa
79. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliao documental provoca,
71. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A aplicao da teoria das trs
necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
idades documentais permite melhor fluxo documental na unidade,
melhorando as condies de seus arquivos.
72. (Cespe-UnB - M. Sade / 2008) O arquivo pode, anualmente, elimi- Prazos de Guarda
nar os documentos sem uso, independentemente de autorizao.
O prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso
73. (Cespe-UnB-UnB/TSE / 2007) O instrumento de destinao que
na tabela de temporalidade da instituio.
determina prazos e condies de guarda o(a)
(A) plano de preservao
(B) plano de classificao 80. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guarda
(C) listagem de eliminao temporria devem ser mantidos por cinco anos.
(D) tabela de temporalidade 81. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de
cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
74. (Cetro - Confea / 2007) Instrumento aprovado por autoridade com-
petente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou 82. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo mximo de reteno de
guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vi- documentos na fase corrente de seis meses.
gncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores adminis-
83. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamen-
trativos, legais, fiscais etc. denominado tabela
to de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.
(A) de descarte
84. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Aps cinco anos, os documentos da fase
(B) de desentranhamento
corrente devem ser completamente eliminados.
(C) de temporalidade
(D) de expurgo 85. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Sero preservados, em carter per-
(E) cronolgica manente, todo e qualquer documento com produo anterior ao s-
culo XIX.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010
FACON - 13 -
 86. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Todos os documentos produzidos
por uma instituio so considerados de valor histrico aps um
perodo superior a setenta anos de sua produo.
Cumprimento do Ciclo Vital
(Transferncia / Recolhimento / Eliminao)
- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermedi-
ria.
- Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas
fases intermediria e permanente.
- Transferncia: Envio de documentos da fase corrente para a fase inter-
mediria.
- Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediria
para a fase permanente.
87. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento a passagem dos
documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediri-
os.
88. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivo
corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo interme-
dirio.
89. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem de
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o
permanente so denominados, respectivamente,
(A) avaliao e seleo.
(B) transferncia e recolhimento.
(C) arranjo e classificao.
(D) arquivamento e acondicionamento.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Quanto Entidade Mantenedora
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzi-
dos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos
de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decor-
rncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico ou por entidades priva-
das encarregadas da gesto de servios pblicos.
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decor-
rncia de suas atividades.
Lei 8.159/1991
96. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) Os documentos acumulados por
rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes
e atividades, so considerados arquivos pblicos.
97. (Cespe-UnB - MTE/2008) O conjunto documental produzido e(ou)
recebido pelo MTE em decorrncia de suas funes administrativas
considerado arquivo pblico, diferentemente dos conjuntos docu-
mentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico ou
por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos,
que so considerados arquivos privados.
98. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) So arquivos
pblicos os conjuntos documentais acumulados pelos rgos pbli-
cos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, alm
daqueles produzidos e recebidos por empresas privadas encarregadas
de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
99. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) So considerados
documentos pblicos aqueles produzidos e recebidos por institui-
es de carter pblico, e por entidades privadas encarregadas da
gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
90. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os documentos
podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo
permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo inter-
medirio.
91. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas trs
idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos
correntes.
92. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Definido o
fim da permanncia do documento no arquivo corrente, ele deve ser
transferido ao arquivo permanente.
93. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Atualmente,
com o aumento da complexidade das organizaes, determinados
documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.
94. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos,
independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas trs fa-
ses documentais: corrente, intermediria e permanente.
95. (Cetro - Radiobrs / 2005)Ao processo de envio de documentos para
o arquivo intermedirio d-se o nome de
(A) transferncia
(B) recolhimento
(C) destinao
(D) emprstimo
(E) custdia
100. (Cespe-UnB - TSE / 2007) So considerados documentos pblicos
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por insituties
de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos, no exerccio de suas atividades.
101. (Cetro - Radiobrs / 2005) Segundo a natureza da entidade a que
est vinculado, os arquivos podem ser:
(A) ativos e inativos
(B) pblicos e privados
(C) nacionais e intermedirios
(D) permanentes e de guarda
(E) histricos e de pesquisa
Quanto Natureza dos documentos
Arquivos especiais: So aqueles que tm sob sua guarda documentos de
formas fsicas diversas - fotografias, discos, fitas, clichs,
microformas, slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razo,
merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, con-
trole, conservao etc.
Arquivos especializados: So aqueles que tm sob sua custdia os
documentos resultantes da experincia humana num campo especfi-
co, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os
arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22-23
102. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere
existncia de documentos de formas fsicas diversas, como fotografi-
as, discos, fitas, microfilmes e slides.
ABRIL DE 2010
- 14 -
103. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Quanto natureza dos documentos,
denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documen-
tos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento,
registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.
104. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) D-se o nome de arquivo especializado
ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em con-
dies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conserva-
o.
105. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Quanto natureza dos documentos,
so classificados como especializados aqueles arquivos que tm sob
sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem trata-
mento diferenciado no armazenamento, no registro, no acondiciona-
mento e na conservao, por causa de sua forma fsica.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
Quanto ao gnero
Gnero a configurao que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documen-
tos de arquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19.
Textuais: Documentos escritos.
Iconogrficos: Documentos com imagens estticas. Exemplos: fotogra-
fias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras.
Cartogrficos: mapas e plantas.
Microgrficos: microfilmes.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som.
Filmogrficos: Filmagens. Vdeos.
Informticos/Digitais: Documentos em meio digital.
111. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) Os ofcios datilografados ou impres-
sos, os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos
escritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes.
112. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Uma base de dados
desenvolvida em uma instituio pblica deve ser considerada como
parte dos arquivos dessa instituio.
113. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislao brasileira define arqui-
vo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos
textuais
114. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais,
audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados
nos arquivos.
115. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A documentao escrita ou textual
apresenta inmeras espcies documentais criadas para produzir de-
terminada ao especfica, tais como relatrios, convnios, formul-
rios e cartas.
116. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofcios impressos, plantas de qua-
dras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so
classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais,
cartogrficos e filmogrficos, respectivamente.
117. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo so
classificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos.
118. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Documen-
tos do gnero iconogrfico so aqueles que contm imagens estticas.
119. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato eletr-
nico (ou digital) no so considerados documentos de arquivo.
120. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras
so classificados como microgrficos.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
106. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Em arquivos denominados especiais,
so mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia
humana em um campo especfico do saber.
107. (Cespe-UnB-ANS / 2005) O arquivo que tem sob sua guarda docu-
mentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acon-
dicionamento ou conservao chamado arquivo especializado.
108. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto natureza dos documentos,
a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes s decises
de tribunais superiores chamada arquivo especial.
109. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos mdicos so considera-
dos especializados.
110. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos de engenharia so consi-
derados especializados.
121. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gnero, os documentos
contendo imagens estticas, a exemplo das fotografias, desenhos e
gravuras, so classificados como documentos iconogrficos.
122. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Documentos manuscritos so classi-
ficados como textuais, documentos com imagens estticas so classi-
ficados como iconogrficos.
123. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Quanto ao gnero, na catego-
ria de documentos iconogrficos, inserem-se os desenhos, os negati-
vos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras.
Quanto natureza do assunto
Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimen-
to restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para
sua custdia e divulgao.
Ostensivos: Documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 29-30
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-
secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou
dos seus elementos intrnsecos.
Decreto 4.553/2002
Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes
conceitos e definies:
classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de
sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao;
desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo
transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados
ou informaes;
reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classifica-
o de dado, informao, rea ou instalao sigilosos.
Decreto 4.553/2002
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obede-
cero s seguintes prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de
sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo
do documento, de modo a serem identificados logo que removido o enve-
lope externo;
Decreto 4.553/2002
ABRIL DE 2010
- 15 -

124. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondncias consideradas os-
tensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilo-
sas e ultrassecretas.
125. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificao de ostensivo dada aos
documentos de arquivo cuja divulgao no prejudica o rgo ou o
ministrio.
126. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser
de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguar-
da para sua custdia e divulgao.
127. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) So denominados ostensivos os
documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo
na sua guarda e na sua divulgao.
128. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e
ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessi-
tam de medidas especiais de guarda e divulgao.
129. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informaes sigilosas so classificadas
em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.
DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVOS E BIBLIOTECAS
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 16-17
139. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - Os documentos de arquivo no so
objeto de coleo, mas produtos das funes e das atividades de uma
organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica.
140. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Os arquivos de uma insti-
tuio so formados a partir da informao registrada orgnica, inter-
na ou externa, dessa instituio.
141. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) De acordo com o conceito de
arquivo, uma coleo de manuscritos histricos colecionados por
uma pessoa fsica no considerada arquivo.
142. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) Os documentos so produzidos em
exemplares mltiplos e inexiste uma significao orgnica entre esses
documentos.
143. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo exis-
tem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de
cpias.
144. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O arquivo criado e recebido por
um rgo, empresa ou instituio no desenvolvimento de suas ativi-
dades, no sendo colecionado por motivos culturais.
PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Fatores fsicos
Principais fatores fsicos prejudiciais conservao dos doc umentos:
umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposio luz natural ou
artificial
- O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo
com os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente
21 e 55%);
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
130. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgao de seu
contedo no apresenta qualquer restrio so classificados como
ostensivos.
131. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados como
reservados, secretos ou ultrassecretos no podem ser expedidos por
meio postal.
132. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificao o ato pelo qual a auto-
ridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado docu-
mento.
133. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedio e tramitao de documen-
tos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acon-
dicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o
grau de sigilo no envelope externo.
134. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitao de docu-
mentos sigilosos, est o seu acondicionamento em envelope duplo.
135. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o ter-
mo classificao, muito utilizado na prtica arquivstica, diz respeito
atribuio de graus de sigilo a documentos e(ou) informaes.
145. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Uma caracterstica do arquivo a
organicidade, que afirma que um documento se liga a outros do mesmo
conjunto.
146. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Uma caracterstica do arquivo a
existncia de uma coleo de manuscritos de valor histrico ajuntados
por um rgo, uma empresa ou uma instituio.
147. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo produzido com objeti-
vos culturais.
148. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Os documentos nos arquivos exis-
tem em numerosos exemplares.
149. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Um arquivo formado por docu-
mentos produzidos e(ou) recebidos a partir das atividades desenvolvi-
das por uma instituio pblica ou privada.
150. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Os documentos de um arquivo so
colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao.
151. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo
principal colecionar documentos histricos.
152. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) As colees de documentos de outras
instituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carter
pblico e por entidades privadas so consideradas arquivo.
153. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Uma coleo de manuscritos histri-
cos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo.
154. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Manuscritos colecionados por
uma instituio podem ser considerados arquivos.
155. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) O carter orgnico uma das caracters-
ticas bsicas dos arquivos.
156. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) Os arquivos so constitudos pelos do-
cumentos produzidos pela prpria organizao. Quando recebidos de
outras organizaes, os documentos no so considerados arquivsticos.
- gua e fogo no devem entrar no ambiente de arquivo;
- A limpeza do piso, estantes e mveis deve ser feita com pano
mido/aspirador.
- A higienizao dos documentos deve ser feita com uma trincha ou
flanela.
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos.
Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.
ABRIL DE 2010
- 16 -
157. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) A conservao compreende os cuida-
dos prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua
guarda.
158. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O ar seco um elemento que benefi-
cia as condies fsicas do papel.
159. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequncias da
exposio dos documentos em papel luz o seu amarelecimento.
160. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade so fatores
de enfraquecimento do papel.
161. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de pre-
servao preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle da
temperatura e umidade do ambiente e a incidncia direta de luz, natu-
ral ou artificial, sobre os documentos.
162. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A luz solar, o ar seco,
a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a
poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos
documentos.
163. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservao compreende os
cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda.
164. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A luz do dia e a umidade so
prejudiciais conservao do acervo documental.
165. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A umidade mais alta e a baixa
temperatura so condies ideais para a preservao dos documentos
arquivsticos em papel.
166. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar menos nociva que a
luz artificial na conservao e na preservao dos documentos de
arquivo.
167. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco um elemento que
beneficia as condies fsicas do papel.
168. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) As oscilaes freqentes
das condies climticas ambientais no espao fsico destinado
guarda de documentos so prejudiciais conservao dos documen-
tos.
169. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Em um depsito de arquivo
deve-se dar preferncia utilizao da iluminao natural, que dimi-
nui o ritmo de desaparecimento das tintas e evita o enfraquecimento
do papel.
170. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O ar seco e a umidade so fatores
de enfraquecimento do papel.
171. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) A instalao do arquivo de
material impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que receba
luz direta do sol, para se evitar a formao de mofo.
172. (Cespe-UnB-TJDFT / Anal. Jud. / 2008) O depsito de arquivo
deve privilegiar o uso de luz natural, que ajuda na conservao dos
documentos em suporte papel.
173. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Temperatura,
umidade relativa, luz e qualidade do ar so fatores de deteriorao dos
documentos de arquivo
174. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) A luz, a umidade e a temperatura do
ambiente devem ser controladas.
175. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) O local para instalao de unidade de
arquivo no deve receber luz direta do sol.
176. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Acerca do local para instalao do arqui-
vo, correta sua escolha em ambientes arejados e que recebam luz
direta do sol para evitar a formao e a proliferao de fungos.
177. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto s instalaes fsicas da uni-
dade de arquivo, devem ser evitados locais com muita umidade e com
ar seco.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
178. (Cesgranrio-ANP / 2005) A umidade e o ar seco so fatores de
enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo.
Fatores qumicos
Principais fatores qumicos prejudiciais conservao dos documentos:
poeira, sujeira, fumaa, colas, fitas adesivas, objetos metlicos, alimen-
tos.
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos.
Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.
179. (Cespe-UnB -ANAC/2009) A higienizao mecnica dos documen-
tos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao importante para
a conservao dos documentos em papel.
180. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Vrios fatores podem
apressar o processo natural de deteriorao dos documentos, sobre-
tudo os ndices extremos ou as flutuaes de temperatura e umidade
relativa do ar, o contato com poluentes atmosfricos e a exposio a
radiaes luminosas, como os raios ultravioleta.
181. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienizao dos documentos, alm
de remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, como
grampos, clipes e prendedores metlicos.
182. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A higienizao e o acondiciona-
mento so aes de conservao dos documentos.
183. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a
limpeza do piso, das estantes e dos mveis do arquivo para preservar
os documentos.
184. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienizao
um dos procedimentos mais significativos do processo de conserva-
o de documentos e deve ser feita em perodos regulares.
185. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que pos-
suam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo.
186. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pesso-
as transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo
arquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com ali-
mentos slidos.
187. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o rudo
no ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so preservados
os documentos seja revestido com carpete.
188. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como
enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o
uso de cola plstica comum.
189. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depsitos de
documentos, indicado o piso de carpete, desde que seja limpo
diariamente.
190. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espao reservado guarda dos
documentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo neutro
a fim de se evitar as aes de agentes nocivos.
191. (Cespe-UnB-STM / 2004) No caso de ser imprescindvel a juno
de anexos aos documentos, indicado o uso de clipe plstico.
192. (Cespe-UnB-STM / 2004) No caso de ocorrerem rasgos, indicado
o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documen-
tos em suporte papel.
193. (Cespe-UnB-TRT 10a Regio / 2004) Nos processos que tramitam
no TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos,
indicado o uso de hastes plsticas.
194. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) O papel, que se tem revelado como
um suporte documental de grande durabilidade, deve estar isento de
objetos metlicos, como clipes e grampos.
ABRIL DE 2010
- 17 -
Fatores biolgicos
Principais fatores biolgicos prejudiciais conservao dos documentos:
insetos, microorganismos, ratos, homem.
Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos:
- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algo-
do;
- Anotaes nos documentos devem ser feitas a lpis.
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos.
Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.
195. (Cesgranrio - Funasa/2009) - Alguns fatores degradam o documento,
devendo o tcnico de arquivo estar atento a esses fatores que podem
ser: agentes fsicos, como iluminao, temperatura e umidade relativa;
agentes qumicos, como a poluio atmosfrica. Alm destes, deve
estar atento a alguns agentes biolgicos, como insetos, roedores e
(A) poeiras
(B) climas
(C) infiltraes
(D) colas
(E) fungos
MICROFILMAGEM
204. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Para os documentos considera-
dos de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como
uma maneira de preservar o original, sem elimin-lo.
205. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Na microfilmagem, o
armazenamento do filme original ser feito em local diferente daquele
em que se encontra o respectivo filme-cpia.
206. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os documentos pblicos,
de guarda permanente microfilmados no podero ser eliminados.
207. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Por questes de segurana
e de autenticidade, o armazenamento do filme original de um microfilme
dever ser feito no mesmo local do filme cpia.
208. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Apesar de ser um processo de
reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a
microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno de
eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia
alguma, ter validade em juzo.
209. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O microfilme ainda no tem reco-
nhecimento legal no Brasil.
210. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) A microfilmagem permite a reduo
do espao fsico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
196. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o
manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos.
197. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) No manuseio de documentos foto-
grficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso
de luvas de borracha.
198. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para registro da classificao de docu-
mentos, recomendado o uso de canetas esferogrficas.
199. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionrios quanto usurios
devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio
de documentos.
200. (Cespe-UnB-STM / 2004) O uso de luvas de algodo recomend-
vel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no
acervo arquivstico.
201. (Cespe-UnB-STM / 2004) Para o registro do cdigo de classificao
nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferogrfica,
pois esta no danifica as fibras do papel.
202. (Esaf-ANEEL / 2004) Ao fazer anotaes nos documentos deve-se
faz-lo com lpis.
203. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) Ao manusear os negativos e as
fotografias, recomendvel que o profissional use luvas de algodo.
restrito devido no aceitao do microfilme como prova legal.
211. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Uma das vantagens da microfilmagem
a reproduo fiel do contedo do documento original.
212. (Cespe-UnB-INSS / 2008) No processo de microfilmagem, o filme
original e o filme cpia devem ser armazenados em locais distintos.
213. (Cespe-UnB - MS/Tc. Sup. 2008) Os documentos de valor hist-
rico no podem ser microfilmados.
214. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Os documentos
podem ser eliminados aps a microfilmagem, mesmo aqueles consi-
derados de valor permanente.
215. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documen-
tos pblicos de valor permanente podero ser eliminados dois anos
aps a microfilmagem.
216. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) A microfilmagem permite a
eliminao dos originais dos documentos, exceto no caso de docu-
mentos com valor permanente.
217. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) Microfilmagem a produo de ima-
gens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido.
218. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Na microfilmagem,
deve-se ter a preocupao de manter os filmes originais guardados
juntamente com as cpias, por questo de segurana.
219. (Cespe-UnB-Anatel / Arquivista - 2006) Os documentos oficiais
ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podem ser elimi-
nados aps a microfilmagem.
220. (Cespe-UnB-MI / Arquivista - 2006) Os documentos de valor
histrico, depois de microfilmados, podem ser eliminados.
221. (Cespe-UnB-MDS / 2006) Microfilmagem o processo de produ-
o de imagens fotogrficas altamente reduzidas de documentos.
222. (Cespe-UnB-SGA/AC / Arquivista - 2006) No processo de
microfilmagem, a extrao de um filme cpia medida de segurana
obrigatria, assim como seu armazenamento, que deve ser feito em
local diferente daquele do filme original.
ABRIL DE 2010
- 18 -
 PROTOCOLO
Protocolo o controle da tramitao dos documentos que tramitam no
rgo, de forma a permitir a sua rpida localizao e informao aos
interessados. uma atividade tpica da fase corrente.
MIRANDA, lvis Corra. Arquivologia para concursos: Teoria e
questes gabaritadas e comentadas. Braslia, 2007
Atividades de protocolo:
- Recebimento (Recepo dos documentos)
- Registro (Cadastro dos dados dos documentos)
- Autuao (formao/abertura de processos)
- Classificao (separao por assunto)
- Expedio/Distribuio (encaminhamento ao destinatrio)
- Controle/Movimentao (controle da tramitao / andamento)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-59
223. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Protocolo o setor encarregado do
recebimento e da expedio de documentos. o responsvel, tam-
bm, pelo arquivamento, que consiste em definir o tipo de
armazenamento correto (pasta, caixa, prateleira) para a guarda de
cada documento, segundo o suporte (papel, filme, fita magntica) e o
formato (caderno, mapa, fotografia).
224. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Uma das atividades realizadas pelo
servio de protocolo a classificao de documentos, no caso de
instituies que possuam um cdigo ou plano de classificao de
documentos.
225. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Protocolo o servio encarregado de
recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e expedi-
o de documentos.
226. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O protocolo do rgo deve manter
controle da expedio de correspondncia, de modo a ser capaz de
informar sua localizao aos usurios em tempo real.
227. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Nos rgos ou instituies
pblicas, protocolo geralmente o setor encarregado de atividades
como recebimento, expedio, registro, distribuio e controle da
movimentao de documentos em trmite.
228. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - O registro dos documentos que che-
gam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consis-
te na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a
movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais
aos interessados.
229. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O protocolo responsvel
pelas atividades de registro, de controle da tramitao, de distribui-
o, expedio e abertura de processos.
230. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O servio de protocolo respons-
vel pelas atividades de recebimento, classificao, controle da
tramitao e expedio de documentos.
231. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O recebimento, o regis-
tro, a classificao, a distribuio, o controle da tramitao e a expe-
dio de documentos so atividades de protocolo.
232. (Cespe-UnB - MI/2009) - O recebimento, o registro, a movimenta-
o e a expedio de documentos so atividades de responsabilidade
do setor de protocolo.
233. (Cespe-UnB - MI/2009) - A autuao o termo que caracteriza a
abertura do processo.
234. (Cespe-UnB - MI/2009) - O controle da tramitao dos processos
pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo e
dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.
235. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - O protocolo a porta
de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas
caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes.
236. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Protocolo a denomi-
nao atribuda a setores encarregados do recebimento, expedio e
distribuio de documentos..
237. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) A distribuio e
a tramitao de documentos so atividades desenvolvidas pelos seto-
res de protocolo.
238. (Cespe-UnB-INSS / 2008) O documento que entra no rgo deve
seguir diretamente para o destinatrio, sendo prescindvel (dispens-
vel) registr-lo no setor de protocolo do rgo.
239. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos de arquivo protocolados
devem ser arquivados permanentemente nos setores de protocolo.
240. (Cetro - Liquigs 2007) O conjunto de operaes que visa ao contro-
le dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar
a imediata localizao e recuperao dos documentos, corresponde
s atividades de
(A) gesto.
(B) protocolo.
(C) recuperao.
(D) guarda.
(E) classificao.
Documentao particular / sigilosa / ostensiva
No devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo, devendo ser
encaminhados diretamente aos destinatrios:
- Documentos particulares
- Documentos sigilosos
Devem ser abertos e registrados pelo protocolo:
- Documentos ostensivos
MIRANDA, lvis Corra. Arquivologia para concursos. Teoria e
questes gabaritadas e comentadas. Braslia, 2007
241. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Um profissional do Banco Central do
Brasil o responsvel por analisar os documentos que o banco rece-
be, dando o encaminhamento devido s reas. Esse profissional rece-
be os seguintes documentos:
I - envelope com peridicos mensais da classe dos bancrios endere-
ados funcionrios;
II - envelope endereado ao Departamento Financeiro do Banco;
III - envelope para um funcionrio, com informao pessoal;
IV - envelope destinado Ouvidoria.
Que documentos sero abertos, registrados e distribudos?
(A) I e II.
(B) I e IV.
(C) II e III.
(D) II e IV.
(E) III e IV.
242. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos de
natureza ostensiva recebidos pelo protocolo no podem ser abertos,
analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus desti-
natrios.
243. (Cespe-UnB - MEC 2009) A correspondncia oficial, com indica-
es de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser
aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminha-
da ao destinatrio.
ABRIL DE 2010
- 19 -
244. (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondncia recebida que tiver
carter ostensivo no deve ser aberta pelo protocolo.
245. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A correspondncia particular
recebida em um rgo pblico deve, obrigatoriamente, ser registrada
no setor de protocolo do rgo.
246. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) O setor de protocolo dever abrir
as correspondncias oficiais mesmo que sejam confidenciais ou re-
servadas.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
CORRESPONDNCIA - toda espcie de comunicao escrita, que
circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos (ofcios, car-
tas, telegramas, avisos memorandos etc.)
Classificao das correspondncias:
a) Interna e externa
A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo ou
entidade.
A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da
Administrao Pblica Federal.
b) Oficial e particular
A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida
entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou des-
tes para outros rgos pblicos ou empresas privadas.
A correspondncia particular a espcie informal de comunicao
utilizada entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas es-
tranhas Administrao Pblica Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa
recebida pelo protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no
mbito daAdministrao Pblica Federal.
250. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Qualquer espcie de comunicao
escrita que circule nos rgos ou entidades - exceto os processos -
denominada correspondncia. Quanto sua natureza, ela pode ser
interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. Quanto
ao grau de sigilo, a correspondncia oficial pode ser ostensiva ou
sigilosa.
251. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Correspondncia o nome dado a
todas as espcies de comunicao escrita que circulam nos rgos
ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou
externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.
252. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008)A correspondncia externa aquela
trocada entre os rgos de uma mesma instituio.
253. (Cespe-UnB - Min. Esporte 2008) Correspondncia toda esp-
cie de comunicao escrita que circula nos rgos ou entidades,
exceo dos processos. Quanto sua natureza, a correspondncia
classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou
expedida.
254. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) A correspondncia oficial externa
aquela que trata de assunto de servio ou de interesse especfico das
atividades de uma instituio e trocada entre uma instituio e
outras entidades ou pessoas fsicas.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
247. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Os docu-
mentos particulares recebidos pelo protocolo de um rgo pblico
ou de uma empresa no devem ser registrados nem classificados, mas
apenas remetidos aos destinatrios.
248. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) As correspondncias particula-
res recebidas por um rgo pblico devem ser registradas no proto-
colo e enviadas aos seus destinatrios.
249. (Cespe-UnB - STJ/2008) O protocolo deve separar as correspon-
dncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter
ostensivo da de carter sigiloso.
255. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) A correspondncia interna quan-
do trocada entre os rgos de uma mesma instituio.
256. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004)A correspondncia oficial quando
trata de interesse pessoal de servidores de uma instituio pblica.
Recebimento e Registro da correspondncia
Correspondncia Recebida
A correspondncia recebida ser entregue no protocolo de cada rgo
ou entidade da Administrao Pblica Federal, para posterior distribui-
o.
O protocolo receber a correspondncia e verificar se o destinatrio
ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo,
devolver a correspondncia ao remetente, apondo o carimbo, e identifi-
cando o motivo da devoluo.
Ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, o
protocolo setorial dever observar:
a) se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal
ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procu-
rao;
b) se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
c) se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respec-
tiva devoluo;
d) se a correspondncia ser autuada ou no;
Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vin-
te e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-
feiras, vspera de feriados ou pontos facultativos.
257. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Ao receber a correspondncia, o pro-
tocolo setorial deve abrir o envelope e verificar se o documento est
assinado pelo remetente, por um representante legal ou procurador,
caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao.
258. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Ao receber a correspondncia, o servi-
dor dever proceder abertura do envelope, observar se a assinatura
do prprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse
caso, dever estar anexado o instrumento de procurao.
259. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Toda correspondncia recebida na sex-
ta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que
nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro
horas no setor de protocolo.
Expedio da correspondncia
a) Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua iden-
tificao em sistema prprio, a espcie do documento e o rgo emissor,
seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, destinatrio, assunto e
da data da emisso.
ABRIL DE 2010
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A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio
do protocolo do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de
correios, ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega.
A correspondncia oficial interna ser encaminhada por intermdio
do protocolo;
Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do desti-
natrio e no pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento
oficial for encaminhado para um destinatrio que no ocupe mais o cargo,
dever ser aberto, para as providncias cabveis.
b) A correspondncia particular no ser expedida pelas unidades de
protocolo do rgo ou entidade.
A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de
protocolo dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio.
260. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Ao chegar ao protocolo um documento
oficial que tenha como destinatrio uma pessoa que no ocupa mais
o cargo, o servidor dever considerar o documento como correspon-
dncia particular daquela pessoa e, portanto, no far a autuao,
apenas lacrar o documento e o encaminhar diretamente ao destina-
trio.
261. (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondncia particular no deve
ser expedida pelas unidades de protocolo - central ou setorial - do
rgo.
262. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) Se uma correspondncia oficial
encaminhada para destinatrio que no mais ocupa o cargo, ela deve-
r ser devolvida ao remetente com justificava da sua devoluo.
263. (Cespe-UnB-CNPq / 2003) No necessrio manter o controle da
expedio de correspondncias.
PROCESSO - o documento ou o conjunto de documentos que exige
um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por
despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para paga-
mento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.
264. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O processo formado por um ou mais
documentos que exijam estudos e(ou) procedimentos expressos em
despachos, pareceres tcnicos, instrues, entre outros.
265. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O processo formado por um docu-
mento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais deta-
lhado, despachos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para pa-
gamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos r-
gos autorizados a executar tais procedimentos.
266. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Para a formao de processo em
rgos pblicos, devero ser observados os documentos cujo con-
tedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras ou 273. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Documento classificado como reser-
requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas uni-
dades organizacionais.
Autuao de processos
A autuao, tambm chamada formao de processo, ocorrer no proto-
colo do rgo e obedecer a seguinte rotina:
a) Prender a capa, juntamente com toda a documentao, em ordem
cronolgica, com colchetes;
b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de
protocolo;
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo
nmero de protocolo;
d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero
da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);
e) Registrar, em sistema prprio, os dados do processo, a fim de
permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, in-
teressado, assunto etc;
f) Conferir a numerao das folhas e o registro dos dados no sistema.
267. (Cespe-UnB - Embasa 2010)A abertura de um processo denomina-
se autuao.
268. (Cespe-UnB - Embasa 2010)A formao de processo deve incluir as
seguintes aes: prender toda a documentao dentro de uma capa,
obedecendo ordem cronolgica do documento mais antigo para o
mais recente; colocar uma etiqueta na capa com o nmero de protoco-
lo; numerar as folhas do processo em ordem crescente e sem rasuras;
identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminha-
do.
269. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Para a formao de processo, o servidor
dever seguir a seguinte rotina: prender toda a documentao dentro
de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronolgica na qual
os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.
270. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O servidor dever conferir o registro e
a numerao das folhas antes de encaminhar fisicamente o processo
autuado para a unidade do rgo a que se destina.
271. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os processos
devem ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber
um nmero para seu controle e terem os seus dados includos em um
sistema manual ou informatizado.
No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao,
tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa
para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de pro-
cesso e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo.
272. (Cespe-UnB - MCT 2008) A autuao a formao do processo.
Sendo assim, os documentos que no passem por uma tramitao
no devem ser autuados, tais como: convites para festividades, co-
municao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de
processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natu-
reza, no devam constituir processo.
A autuao de documentos classificados como "SECRETO", "CON-
FIDENCIAL" ou "RESERVADO" ser processada por servidor com
competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos, de-
vendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a
autuao, lacrarem o envelope do processo, apondo o nmero do proces-
so, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.
vado, confidencial ou secreto no pode ser processado no setor de
protocolo, devendo ser enviado diretamente presidncia do rgo
ou entidade, que o nico setor autorizado a manipular documentos
com qualquer classificao de sigilo.
274. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documentos classificados como secre-
to, confidencial ou reservado no so processados nas unidades de
protocolo, ao contrrio dos demais documentos. Nesse caso, o servi-
dor dever apenas colocar um carimbo correspondente ao grau de
sigilo no envelope e o encaminhar para o rgo de destino, sem fazer
a autuao.
275. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documentos classificados como secre-
to, confidencial ou reservado no so processados nas unidades de
ABRIL DE 2010
- 21 -
 protocolo, ao contrrio dos demais documentos. Nesse caso, o servi-
dor dever apenas colocar um carimbo correspondente ao grau de
sigilo no envelope e o encaminhar para o rgo de destino, sem fazer
a autuao.
276. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Um documento classificado como
secreto, confidencial ou reservado poder ser autuado por qualquer
servidor sem nenhum tipo de tratamento diferenciado em relao aos
documentos ostensivos.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento
original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia de docu-
mento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar
documentos e fazer reconhecimento de firmas.
As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no
podero se constituir em peas de processo.
277. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A autuao do processo deve ser feita,
preferencialmente, a partir de um documento original; no entanto,
pode-se utilizar uma cpia de documento, autenticada por algum
dotado de f pblica. Documentos transmitidos por fax, entretanto,
no podem constituir peas de processo.
278. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O processo somente pode ser autuado
a partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou
qualquer tipo de cpia, mesmo que autenticada, no podem ser autu-
ados.
279. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - As mensagens e documentos resultan-
tes de transmisso por meio de aparelho de fac-smile (fax) podem
constituir peas de processo.
280. (Cespe-UnB - Min. Esporte 2008) A autuao ou formao do
processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um docu-
mento original.
Numerao de folhas e peas de processos
As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem
rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nme-
ro, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira
folha, o nmero 1.
A numerao das peas do processo iniciada no protocolo da unida-
de correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas sub-
seqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do
processo no ser numerada.
Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao,
no sendo admitido diferenciar pelas letras "A" e "B", nem rasurar.
Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido,
ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao
de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja
atingido pelo referido carimbo.
Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da corre-
o de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo
um "X" sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes,
sem rasuras, certificando-se a ocorrncia.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
281. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Antes de numerar todas as folhas, o
servidor dever incluir, no processo, o envelope que encaminhou a
correspondncia, a fim de comprovar o endereo do remetente.
282. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O servidor dever numerar as folhas
dos processos sem rasuras, em ordem crescente, comeando pelo
nmero 1 e usando o carimbo prprio para colocao do nmero no
canto superior direito da pgina.
283. (Cespe-UnB - MI/2009) - As folhas do processo que tramita pelos
setores que decidiro sobre a matria nele tratada devem ser numera-
das em ordem crescente.
284. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) O processo autuado pelo proto-
colo ou por unidade protocolizadora, mas a numerao de documen-
tos includos posteriormente devero ser numerados e rubricados
pelo responsvel pela incluso.
285. (Cespe-UnB - STJ/2008) As folhas de um processo devem ser
numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionrios do proto-
colo.
286. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Todas as folhas dos processos que
tramitam na PRG/DF devem ser corretamente numeradas.
Juntada (Anexao /Apensao)
A juntada de processos ser executada pelo protocolo, mediante deter-
minao, por despacho, de seu dirigente.
Anexao
A juntada por anexao ser feita somente quando houver dependn-
cia entre os processos a serem anexados.
A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um
processo como principal e um ou mais como acessrios.
Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero
renumeradas a partir do processo acessrio.
Apensao
Apensao a juntada de um processo a outro em carter provisrio.
Neste caso, os processos mantm sua independncia e numerao origi-
nais.
Desapensao
Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no pro-
tocolo.
A desapensao ocorrer antes do arquivamento.
A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas
pelo protocolo, mediante determinao, por despacho de seu dirigente.
287. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Denomina-se juntada o procedimento
de abertura ou formao do processo.
288. (Cespe-UnB - MI/2009) - Por meio da operao conhecida como
juntada por anexao, possvel unir provisoriamente um ou mais
processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformiza-
o de tratamento em matrias semelhantes.
289. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Uma das espcies documentais mais
utilizadas nos rgos do Poder Judicirio o processo. comum a
juntada de processos, que pode ocorrer por anexao ou apensao.
A juntada por anexao significa
ABRIL DE 2010
- 22 -
 (A) a unio, por at um ano, de processos que envolvam questes
recursais relativas a um mesmo interessado.
(B) a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em
matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
(C) a unio definitiva de um ou mais processos a um outro processo
(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto.
(D) A unio provisria de um ou mais processos a um outro proces-
so, desde que pertencentes atividade-meio.
290. (Cespe-UnB - Caesb / 1997) - A ao pela qual um determinado
processo reunido a outro, em carter irreversvel, denominada
(A) autuao.
(B) provisionamento.
(C) anexao ou juntada definitiva.
(D) acumulao.
(E) insero definitiva.
Desentranhamento
A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o processo,
mediante despacho prvio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavrar, aps o ltimo
despacho, o "TERMO DE DESENTRANHAMENTO".
Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usar o
carimbo de desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte
interessada.
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao
original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s)
correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de
desentranhamento.
291. (Cespe-UnB - MI/2009) - O desentranhamento de peas de um
processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou
a pedido do interessado.
292. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) Se, de determinado processo, foi
necessria a retirada de folhas, podemos dizer que ocorreu uma
desapensao.
293. (Cespe-UnB - MCT 2008) O desmembramento a retirada de
folhas ou peas de um processo, mediante despacho prvio da auto-
ridade competente.
294. (Cetro - Confea / 2007) O ato de reunir uma ou mais folhas (docu-
mentos) em um processo, obedecendo ordem cronolgica de sua
apresentao, denominado juntada. Quanto ao procedimento in-
verso ao da juntada, que consiste me desanexar um ou mais docu-
mentos de um processo, chamado de
(A) desentranhamento
(B) desapensamento
(C) reejuno
(D) apensamento
(E) excluso
Desmembramento
A separao de parte da documentao de um processo, para formar
outro, ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizan-
do-se o "TERMO DE DESMEMBRAMENTO", conforme metodologia
a seguir:
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
a) Retirar os documentos que constituiro outro processo;
b) Apor o "TERMO DE DESMEMBRAMENTO" no local onde
foram retirado os documentos;
c) Proceder autuao dos documentos retirados, conforme esta nor-
ma, renumerando suas pginas.
295. (Cespe-UnB -Anatel/2009) - Parte da documentao de um proces-
so, de acordo com as normas em vigor, no pode ser separada para
formar outro processo.
Diligncia
o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as forma-
lidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvi-
do ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas
apontadas.
296. (Cespe-UnB - MI/2009) - O ato pelo qual um processo devolvido
para cumprir as formalidades indispensveis conhecido como dis-
tribuio.
297. (Cespe-UnB - Min. Esporte 2008) Desmembramento o ato pelo
qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indis-
pensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao
rgo de origem a fim de que sejam corrigidas ou sanadas as falhas
apontadas.
Reconstituio de processos
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que
primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorri-
do.
A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua
apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo dis-
ciplinar.
Independentemente das aes adotadas anteriormente, o processo de-
ver ser reconstitudo.
298. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - O processo desaparecido ou extravi-
ado no poder ser reconstitudo. O desaparecimento ou extravio de
processo dever ser comunicado respectiva chefia, que ter de pro-
mover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo
administrativo disciplinar.
Abertura de volumes
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume.
No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de
um documento que exceda s 200 folhas, esse documento abrir um novo
volume.
Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo
um documento contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se-
novo volume com o referido documento de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados medi-
ante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, pros-
seguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subse-
qente.
A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior
e no novo volume.
ABRIL DE 2010
- 23 -
Encerramento de processo
O encerramento dos processos ser:
a) Por indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromis-
sos arbitrados ou dela decorrentes;
c) Pela expressa desistncia do interessado;
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo supe-
rior a um ano, por omisso da parte interessada.
299. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O processo, documento
tpico das organizaes pblicas brasileiras, pode ser encerrado, entre
outros motivos, pelo indeferimento da demanda.
300. (Cespe-UnB - Min. Esporte 2008) Um processo em um ministrio
pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromis-
sos arbitrados ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por
perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo Alfabtico /Variadex POR PAS
- Os pases devem ser organizados alfabeticamente;
O mtodo alfabtico aquele que organiza os documentos por nome. - Dentro de cada pas, a capital deve ser colocada em
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 62 Exemplo: Pasta dos E.U.A.:
Alemanha Washington
O mtodo variadex uma variante do mtodo alfabtico. Neste mtodo, Bolvia Atlanta
h a utilizao de cores para facilitar o arquivamento.
Canad Boston
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. Dinamarca Chicago
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 92 E.U.A. Dallas
Japo New York
301. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Alm dos cdigos numricos e
alfabticos, outra forma adicional de organizao de arquivos aquela POR CIDADE
realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a localizao
- As cidades devem ser organizadas alfabeticamente;
dos itens.
- Aps cada cidade, deve ser identificado seu estado entre
302. (Cespe-UnB-FUB / 2008) A organizao de arquivos pela ordem parnteses.
alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um
sistema numrico. Exemplo:
303. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) O mtodo alfabtico um dos
Araraquara (SP)
mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como princi- Fortaleza (CE)
pal elemento a ser considerado. Lages (SC)
Piripiri (PI)
304. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) O mtodo de arquivamento variadex
Tumtum (MA)
adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arqui-
vamento e a localizao de documentos.
Organize as pastas dos estados a seguir:
305. (Esaf ANEEL / 2004) O mtodo variadex utiliza as cores como
Esprito Santo Piau Santa Catarina
elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao dos
documentos. Colatina Piripiri Lages
Mtodo Geogrfico Vitria Teresina Blumenau
Guarapari Caracol Itaja
Vila Velha Gilbus Joinvile
- O mtodo geogrfico aquele que organiza os documentos pela proce-
So Mateus Corrente Brusque
dncia ou local.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 1) 1) 1)
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 68
2) 2) 2)
Regras do mtodo geogrfico: 3) 3) 3)
4) 4) 4)
POR ESTADO
- Os estados devem ser organizados alfabeticamente; 5) 5) 5)
- Dentro de cada estado, a capital deve ser colocada em
primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente. 306. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Nas localidades onde o Banco Central
do Brasil possui representao regional, um cidado comum pode
Exemplo: Pasta do estado do Gois: enviar carta com reclamao, elogio ou sugesto, e ela ser encami-
Alagoas Goinia nhada Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio
Bahia Alexnia Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do
Cear Caldas Novas Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, dever
Gois Itumbiara fazer a ordenao dessas cartas. Se for utilizado o mtodo geogrfico
So Paulo Rio Verde de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a
ordenao ser a seguinte:
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010
FACON - 24 -
 (A) 5,4,3,2,1 313. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) O mtodo numrico simples consti-
(B) 5,2,4,3,1 tui-se na atribuio de um nmero e de uma letra a cada documento
(C) 4,3,2,5,1 de pessoa fsica ou jurdica.
(D) 2,4,3,5,1 314. (FCC-TRF 2a Reg / 2007) Uma instituio adota o mtodo dgito-
(E) 1,2,4,3,5 terminal para classificar os pronturios de seus servidores:
307. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O mtodo geogrfico muito preciso, 1) 001.299 - Hilary Jenkinson
mas tem aplicaes muito especficas, uma vez que est embasado na
identificao de caractersticas geogrficas, como bacias hidrogrficas, 2) 032.699 - Eugenio Casanova
cadeias de montanhas, plancies, planaltos, flora e fauna. 3) 129.129 - T. R. Schellenberg
308. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) No arquivamento de documentos 4) 159.544 - Luciana Duranti
cujo principal elemento seja a procedncia, correta a seguinte orde-
nao. 5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz
MINAS GERAIS 6) 306.818 - Bruno Delmas
Belo Horizonte 7) 588.029 - Paola Carucci
Ouro Preto
8) 246.344 - Michel Duchein
Uberlndia
A adequada ordenao de tais pronturios :
PARAN
Curitiba (A) 1,2,3,4,8,5,6,7.
Londrina (B) 5,6,7,3,8,4,1,2.
Paranagu (C) 5,6,2,1,4,8,7,3.
309. (Cespe-UnB - Min. Esporte / 2008) Quando se organiza um arquivo (D) 7,2,6,8,4,1,5,3.
por estados da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente
como qualquer outra cidade. (E) 7,2,6,8,4,5,1,3.

310. (Cespe-UnB - Min. Esporte / 2008) Na correspondncia com ou-
tros pases, as pastas devem ser alfabetadas, em primeiro lugar, pelo
pas, em ordem alfabtica. Dentro de cada pas, primeiro vir a capi-
tal. As pastas das demais cidades sero alfabetadas em ordem alfab-
tica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
Mtodo Numrico
- O mtodo numrico aquele que organiza os documentos por nmero;
- O mtodo numrico pode ser subdividido em: simples, cronolgico e
dgito-terminal;
- Cronolgico: organiza os documentos por data;
- Numrico simples: os documentos so organizados pelo nmero intei-
ro. indicado para nmeros pequenos;
- Numrico dgito-terminal: organiza os documentos pelos dois ltimos
algarismos. indicado para nmeros grandes.
315. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Simples e dgito-terminal so mto-
dos numricos de arquivamento.
316. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O mtodo de arquivamento dgito-
terminal apresenta como desvantagem a lentido na recuperao da
informao.
317. (Cespe-UnB-SGA-DF / 2004) O mtodo de arquivamento numri-
co pode ser dividido em numrico simples, cronolgico ou dgito-
terminal.
318. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) A ordenao cronolgica no faz
parte dos mtodos numricos de arquivamento.
319. (Cespe-UnB-STM / 2004) No mtodo numrico simples, a recupe-
rao da informao obedecer ao nmero atribudo ao documento.
Mtodo Ideogrfico

PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. - Mtodo ideogrfico aquele que organiza os documentos por assunto.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 70-77 - O mtodo ideogrfico pode organizar os documentos de forma alfab-
tica ou numrica.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
Ns Simples Dgito-terminal 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 77-92

345.654 1) 1)
320. (Cesgranrio - BACEN /2010) O Banco Central do Brasil produz e
914.302 2) 2) acumula uma variedade muito grande de documentos que vai exigir a
utilizao de mtodos de arquivamentos diferenciados. Nesse senti-
do, os documentos referentes vinculao e desvinculao de ttu-
764.158 3) 3) los, baixa de custdia, compra e venda de ttulos, transferncia
de custdia sem movimentao financeira devem ser organizados
4.558 4) 4) utilizando-se o mtodo de arquivamento

75.789 5) 5) (A) Ideogrfico.

(B) Variadex.
311. (Cespe-UnB / Antaq 2009) - O mtodo numrico simples determina
(C) Sondex.
a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em
trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. (D) Numrico.
312. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Uma representao corre- (E) Automtico.
ta do mtodo numrico simples 22-93-17.

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010

FACON - 25 -
321. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos mtodos de ordenamento 327. (Cespe-UnB-Antaq / 2005) No mtodo alfabtico dicionrio, os
considerados mais eficientes o ideogrfico, no qual os documentos temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se
recebem nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada de maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico.
um, que so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Nesse
caso, o arquivamento feito considerando um grupo de cada vez. Mtodos ideogrficos numricos
322. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - A diviso da documentao em
classes, conforme os temas, caracteriza o mtodo de arquivamento - Mtodo decimal: Organiza os assuntos por cdigo, sendo limitado a
dgito-terminal. 10 classes em cada nvel;
- Mtodo duplex: Organiza os assuntos por cdigo, apresentando classes
323. (Cetro - Liquigs 2007) O objetivo da classificao por assuntos ilimitadas.
agrupar documentos em arquivos segundo o (a) PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
(A) tema. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 83-89
(B) valor cultural. Plano de Classificao - Exemplo
(C) organizao.
1 PESSOAL 2 FINANCEIRA
(D) perodo.
1-1 - Frias 2-1 Emprstimos
(E) suporte. 1-2 - Licenas 2-2 Contas
1-2-1 Paternidade 2-2-1 Luz
324. (Cespe-UnB-MEC / Arquivista - 2005) A classificao por
1-2-2 Maternidade 2-2-2 Telefone
assunto utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob
1-3 Freqncia 3 MATERIAL
um mesmo tema e agilizar sua recuperao.
1-4 Aposentadoria 3-1 Permanente
325. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) No mtodo de arquivamento 1-5 Admisso 3-2 Consumo
ideogrfico, o principal elemento a ser adotado para a recuperao 1-6 - Demisso
da informao o assunto.
328. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - Uma das vantagens apresentadas pelo
mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes
Mtodos Ideogrficos alfabticos de documentos.
329. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - O mtodo decimal um
- Mtodo dicionrio: organiza os assuntos em ordem alfabtica em um
mtodo numrico ideogrfico.
nico nvel.
330. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) Uma das vantagens apresentadas pelo
- Mtodo enciclopdico: organiza os assuntos em ordem alfabtica, em mtodo de arquivamento duplex a possibilidade de criao de classes
nveis hierarquizados. ilimitadas.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 331. (Cespe-UnB-Antaq / 2005) Uma das vantagens do mtodo de arqui-
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 81-83 vamento duplex que ele possibilita a criao de uma infinidade de
classes.
326. (FCC-TRE/PB / Arquivista - 2007) Ao classificar suas atividades 332. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O mtodo de arquivamento duplex
rotineiras, uma instituio utiliza o seguinte esquema: apresenta como desvantagem definio de apenas dez classes.
COMUNICAES 333. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O mtodo de arquivamento numrico
Correios decimal possibilita a criao de mais de 10 classes.
Internet
Rdio Mtodos diretos/indiretos
Telex
- Mtodos diretos: So aqueles em que a busca feita diretamente no local
MATERIAL em que o documento se encontra arquivado, sem a necessidade de um
Aquisio ndice auxiliar. Caracteriza os mtodos que organizam os documentos
Baixa por nome (alfabtico / geogrfico / dicionrio / enciclopdico).
- Mtodos indiretos: So aqueles que necessitam de um ndice alfabtico
ORAMENTO
que permita localizar o nmero em que o documento est arquivado.
Despesa Caracteriza os mtodos que organizam os documentos por nmero
Receita (numrico / decimal / duplex).
PESSOAL
Admisso MIRANDA, lvis Corra. Arquivologia para concursos: Teoria e
Dispensa questes gabaritadas e comentadas. Braslia : Vestcon, 2007
Frias
Gratificaes
Licenas
Trata-se do mtodo
(A) enciclopdico.
(B) dicionrio.
(C) unitermo.
(D) duplex.
(E) dgito-terminal.

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010

FACON - 26 -

334. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O mtodo numrico simples consi-
derado direto, pois permite que a busca do documento seja feita
diretamente no local onde se acha guardado.
335. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A localizao dos documentos de ar-
quivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de
um ndice ou de um cdigo.
336. (Cespe-UnB - FUB / 2009) O mtodo alfabtico faz parte de siste-
mas indiretos de arquivamento, e necessita de um ndice para a loca-
lizao dos documentos.
337. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O mtodo numrico um mtodo de
arquivamento indireto.
338. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Os mtodos de arquiva-
mento do sistema direto so aqueles que exigem a consulta de um
ndice ou de um cdigo
339 - (Funiversa - HFA /2009) Os mtodos de arquivamento dividem-se
em dois grandes sistemas:
(A) bsico e padronizado
(B) direto e indireto
(C) direto e semiestruturado
(D) direto e semi-indireto
(E) unitermo e indexao
340. (Cespe-UnB - MCT/2008) Os mtodos de arquivamento perten-
cem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sendo que o mtodo
alfabtico do sistema direto.
341. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) O mtodo alfabtico considerado
um mtodo indireto de arquivamento por no dispensar o uso de
ndice para localizar ou arquivar qualquer documento.
342. (Cespe-UnB-Antaq / 2005) No mtodo de arquivamento alfabtico,
adota-se a consulta de ndices para a localizao dos documentos.
343. (Cesgranrio/BNDES / 2004) O mtodo numrico simples indireto
porque:
(A) a documentao arquivada em pastas miscelneas
(B) a atribuio de nmeros aos correspondentes feita segundo
ordenao alfabtica, sem preocupao com a ordem de entrada.
(C) tem ampla aplicao nos arquivos especiais - discos, fotografias,
filmes, fitas sonoras - mediante ligeiras adaptaes.
(D) requer consulta a um ndice alfabtico remissivo, que fornecer o
nmero sob o qual a pasta ou o documento foi arquivado.
(E) pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar,
para no manter pastas sem utilidade no arquivo.
Escolha do mtodo a ser adotado
O mtodo a ser adotado no arquivo dever ser definido aps anlise:
1) Dos documentos a serem arquivados;
2) Das caractersticas da instituio que est sendo organizada.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
- O arquivo pode utilizar quantos mtodos forem necessrios, de
forma a atender as necessidades da instituio.
- O conjunto de mtodos a ser adotado chamado de classificao ou
arranjo.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 40-41
344. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O mtodo de arquivamento dos docu-
mentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos docu-
mentos e da estrutura da organizao que produz ou recebe.
345. (Cespe-UnB - ANAC/2009) Nome, local, nmero, data e assunto
so os elementos de um documento que devem ser considerados na
ordenao dos documentos de arquivo.
346. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de classifica-
o de documentos de arquivo exige, por parte do classificador, co-
nhecimentos no s da empresa ou do rgo pblico, mas da natureza
dos documentos a serem classificados.
347. (Cespe-UnB - MEC/2009) possvel, na escolha do mtodo de
arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares para
a organizao da documentao.
348. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Considere que uma unidade de arqui-
vo apresente a seguinte organizao do seu acervo.
PESSOAL
CEILNDIA:
de Abrao at Fagundes
de Gonalves at Lima
de Miranda at Oliveira
GAMA:
de Abreu at Ferreira
de Garcia at Maciel
VECULOS
MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo
principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto,
tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico
e o alfabtico.
349. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) A atividade de classificao de do-
cumentos de arquivo exige do responsvel conhecimentos da admi-
nistrao qual est vinculado e tambm da natureza dos documen-
tos a serem classificados.
350. (Cetro - Liquigas / 2007) Os mtodos bsicos de arquivamento mais
comumente utilizados so:
(A) alfabtico; ideolgico; seletivo e paralelo.
(B) direto; geogrfico; alfabtico e essencial.
(C) essencial; numrico simples; indireto e ideolgico.
(D) ideogrfico; seletivo; numrico simples e paralelo.
(E) alfabtico; geogrfico; numrico e ideogrfico.
351. (Cespe-UnB-MPE/TO / 2006) A escolha mais adequada do mtodo
de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem ar-
quivados e da estrutura da organizao qual a unidade de arquivo
est vinculada.
352. (Cespe-UnB-STM / 2004) Os documentos de arquivo obedecem a
um mtodo de arquivamento nico.
353. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) No que se refere ao arquivamento de
documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arqui-
vamento nico.
354. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Cada empresa deve adotar a metodologia
de arquivamento que atenda s necessidades especficas.
ABRIL DE 2010
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Regras deAlfabetao 359. (Cespe-UnB-MPE/AM adaptada / 2008) Segundo as regras de
alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os so-
brenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen
Determinada empresa resolve organizar as fichas de seus clientes em no se separam.
ordem alfabtica. So eles:
360. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) Nos sobrenomes compostos: Pau-
1) Ablio Diniz lo Castelo Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo.
2) Humberto de Alencar Castelo Branco
361. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Sobrenomes compostos de um
3) Alberto Santos-Dumont
substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
4) Joo do Santo Cristo
362. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Sobrenomes compostos de substanti-
5) Lus Incio Lula da Silva
vo e adjetivo (como Monte Verde) no so separados.
6) Governador Jos Roberto de Oliveira Arruda
7) David Beckham
3 Regra - Sobrenomes com nomes de santos
8) Robert De Niro
9) Diego Armando Maradona Franco Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou So seguem a
10) Law Kim Chong regra anterior.
Neste caso, a ordem correta de arquivamento seria: Santa Rita, Waldemar
(A) 6-7-2-8-1-10-9-4-3-5 Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
(B) 6-7-2-8-1-9-10-4-3-5
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
(C) 6-7-2-10-4-1-3-9-8-5
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64
(D) 1-3-7-9-2-4-6-10-5-8
(E) 1-3-7-9-6-2-4-10-5-8
363. (Cespe-UnB - TRE-MG 2009) Os nomes a seguir esto correta-
1 Regra mente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Jos, Rogrio So
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois Paulo, Carlos So
o prenome. Rita, Simone Santa
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares 364. (Cespe-UnB-DETRAN/PA / 2006) Nos sobrenomes com as pala-
vras Santa, Santo ou So: Carlos So Paulo arquiva-se como Paulo,
Vasconcelos, Maria Lusa
Carlos So.
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do
prenome. 365. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Sobrenomes iniciados com a palavra
Teixeira, Anbal Santa (como Santa Cruz) so compostos e no se separam.
Teixeira, Marilda
4 Regra - Iniciais abreviativas
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 63 As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de
sobrenomes iguais.
355. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) Joo Barbosa arquiva-se como Bar- Vieira, J.
bosa, Joo. Vieira, Jonas
356. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Nos nomes de pessoas fsicas, Vieira, Jos
considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64
357. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) No arquivamento de fichas por
nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve preva-
lecer a ordem alfabtica do prenome. 366. (Cespe-UnB - TRE-MG 2009) Os nomes a seguir esto correta-
358. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Na ordenao alfabtica de pastas de mente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
um arquivo por nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo Torres, Alisson
sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais, Torres, A.
prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Torres, Beatriz

2 Regra - Sobrenomes compostos

5 Regra - Artigos e preposies
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no
so considerados.
Castelo Branco, Camilo
Almeida, Pedro de
Monte Verde, Paulo
Andrade, Ricardo d
Villa-Lobos, Heitor
Cmara, Lcia da
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 63
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010

FACON - 28 -
367. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqncia alfabtica a seguir est de
acordo com as regras de alfabetao.
Alencastro, Marcelo Pereira d
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antonio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
So Tiago, Vicente de Paula de
368. (Cespe-UnB-DETRAN/PA / 2006) Nos sobrenomes com artigos e
preposies: Ricardo dvila arquiva-se como vila, Ricardo d. 374. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqncia alfabtica a seguir est de
369. (Cetro - Radiobrs / 2005) Indique a alternativa que apresenta o
correto arquivamento, por ordem alfabtica, dos seguintes nomes:
- Jos Costa da Silva / Paula Ribeiro Santa Rosa
(A) Costa da Silva, Jos / Santa Rosa, Paula Ribeiro
(B) da Silva, Jos Costa / Rosa, Paula Ribeiro Santa
(C) Silva, Jos Costa da / Santa Rosa, Paula Ribeiro
(D) Costa da Silva, Jos / Rosa, Paula Ribeiro Santa
(E) Silva, Jos Costa / Rosa, Paula Ribeiro Santa
370. (Cetro - IMBEL 2004) Os nomes Heliovaldo Graa Aranha e Roberto
Cruz e Souza teriam, seu arquivamento alfabtico da seguinte manei-
ra:
(A) Aranha, Heliovaldo Graa e Souza, Roberto Cruz e.
(B) Aranha, Heliovaldo Graa e Cruz e Souza, Roberto.
(C) Graa Aranha, Heliovaldo e Cruz e Souza, Roberto.
(D) Graa Aranha, Heliovaldo e Souza, Roberto Cruz e.
(E) Heliovaldo Graa Aranha e Roberto Cruz e Souza.
371. (Cetro - Prodesp / 2004) Indique o arquivamento correto por ordem
alfabtica dos nomes: Maria de Ftima Santa Cruz e Marco Aurlio
de Souza, respectivamente:
(A) Cruz, Maia de Ftima Santa
Aurlio de Souza, Marco
(B) Santa Cruz, Maria de Ftima
de Souza, Marco Aurlio
(C) Cruz, Maria de Ftima Santa
de Souza, Marco Aurlio
(D) Cruz, Maria de Ftima Santa
Souza, Marco Aurlio de
(E) Santa Cruz, Maria de Ftima
Souza, Marco Aurlio de.
372. (Cetro - Prodesp / 2003) Indique a alternativa que apresenta o
correto arquivamento, por ordem alfabtica, dos seguintes nomes:
Jos Costa da Silva e Pedro Miguel Santa Rosa
(A) Costa da Silva, Jos / Santa Rosa, Pedro Miguel
(B) da Silva, Jos Costa / Rosa, Pedro Miguel Santa
(C) Silva, Jos Costa da / Santa Rosa, Pedro Miguel
(D) Costa da Silva, Jos / Rosa, Pedro Miguel Santa
(E) Silva, Jos Costa / Rosa, Pedro Miguel Santa
6 Regra - Sobrenomes de parentesco
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,
Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome.
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64-65
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
FACON
373. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Quanto ao correto empre-
go das regras de alfabetao nos nomes apresentados, assinale a op-
o correta.
(A) Roberto Castelo Branco - Branco, Roberto Castelo.
(B) Michel So Paulo - Paulo, Michel S.
(C) Paulo de Almeida - Almeida, Paulo de
(D) Juliano de Loureno Neto - Neto, Juliano de Loureno
acordo com as regras de alfabetao.
Jnior, Thiago Pereira de Moura
Lima, Pedro Augusto Morais
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva
375. (Cespe-UnB-Docas/PA / 2006) A seqncia de nomes a seguir aten-
de s regras de alfabetao:
Abreu, Paulo de (Ministro)
Barbosa, Jos Pedro
Barbosa, Maria Aparecida
Silva, Jos Ricardo da
Sobrinho, Ricardo Pereira
7 Regra - Ttulos que acompanham o nome
Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o
nome, entre parnteses.
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 65
376. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na ordenao alfabtica de pastas aber-
tas por nome de personalidades, os ttulos no so considerados na
alfabetao, so colocados aps o nome completo, entre parnteses.
377. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqncia alfabtica a seguir est de
acordo com as regras de alfabetao.
Bernardes, Ministro Marcus Afonso
Fagundes, Demstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza
378. (Cespe-UnB-MPE/TO / 2006) De acordo com as regras de alfabetao,
a seqncia a seguir est correta.
Barros, Antonio de Souza (Promotor)
Fagundes, Paulo de Almeida (Desembargador)
Gonalo, Reginaldo da Silva (Procurador)
Lima, Pedro Antonio de Arajo (Procurador)
8 Regra - Nomes estrangeiros
Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo
nos casos de nomes espanhis e orientais (ver regras ns 10 e 11).
Aubert, Georges
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 65
ABRIL DE 2010
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9 Regra - Partculas de nomes estrangeiros 12 Regra - Nomes de instituies

As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais
mais comum consider-las como parte integrante do nome quando
devem se transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos inici-
escrita com letra maiscula.
ais entre parnteses aps o nome.
Capri, Giulio di
lvaro Ramos & Cia.
Mc Adam, John
Colegial (A)
OBrien, Gordon Embratel
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
Fundao Getlio Vargas
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66
Library of Congress (The)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
10 Regra - Nomes espanhis / hispnicos 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66-67

Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome.

Arco y Molinero, Angel de 384. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Com base nas regras de alfabetao,
os nomes a seguir esto corretamente apresentados.
Oviedo y Baos, Jos de
Arajo, Jos C. da Silva (Desembargador)
Pina del Mello, Francisco de
Barbosa Neto, Pedro Paulo
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
Fundao Getlio Vargas
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
379. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na alfabetao de nomes de espanhis,
o registro feito pelo prenome.
13 Regra - Nomes de eventos
380. (Cespe-UnB-TRT 16 Regio / 2005) Os autores espanhis deve-
ro ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Baos e
Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e asseme-
Oviedo, Francisco Carbalhal.
lhados os nmeros devem aparecer no fim, entre parnteses.
381. (Cesgranrio-ANP / 2005) Indique a opo em que o nome est Conferncia de Pintura Moderna (II)
registrado incorretamente para arquivamento.
Congresso de Geografia (Quinto)
(A) Santa Cruz, Sergio (Ministro)
Congresso de Geologia (3)
(B) Etchevarren Diaz, Esteban de
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
(C) Andrade Jnior, Ricardo da Silva
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 67
(D) Santo, Leontina de Monte

11 Regra - Nomes orientais e rabes 385. (Cespe-UnB - Fundac/PB / 2008) Assinale a opo em que a apli-
cao das regras de alfabetao est correta.
Os nomes orientais - japoneses, chineses e rabes - so registrados como (A) Branco, Roberto Castelo
se apresentam. Lobo, Jos Santos
Al Ben-Hur Rosa, Carlos Monte
Li Yutang (B) Almeida, Jos de
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. Andrade, Ronaldo d'
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66 Souto, Arnaldo de
(C) Cristo, Alberto Santo
382. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Considere que o TRE/MT adotar Paulo, Antnio So
o mtodo de arquivamento alfabtico e far uso das regras de Rita, Carlos Santa
alfabetao. Assinale a opo cujo nome est representado correta-
mente. (D) Primeiro Congresso de Servio Social
Segundo Congresso de Servio Social
(A) Neto, Antonio Pereira de Souza
Terceiro Congresso de Servio Social
(B) de Camargo, Luisa Maria Pontes
386. (Cespe-UnB - STJ/2008) A disposio alfabtica de pastas de do-
(C) Branco, Solange Ribeiro Castelo cumentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva
para nomes de pessoas.
(D) Sato, Akiko Yamamoto
(E) Muller, Paul
387 a 395. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos mtodos de ordenao
383. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Os nomes orientais (japoneses ou
mais usados o alfabtico. Ao usar a ordem alfabtica para nomes
rabes, por exemplo) so organizados alfabeticamente exatamente
preciso seguir regras. Nesse sentido, considere a lista alfabtica se-
como se apresentam.
guinte.

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010

FACON - 30 -
 A Barateira Ltda. 389. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os artigos e preposies no devem ser
Akira Kurosawa considerados para a alfabetao, como acontece corretamente nos no-
Andrade, Mrio de mes de Mrio de Andrade e Manoel Silva e Houaiss.
Branco, Camilo Castelo 390. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Camilo Castelo Branco e
Cabral, Pedro lvares Gabriel Santa Paula esto corretamente alfabetados, pois seguem a
Du Pont, Jean regra de se considerar o ltimo sobrenome.
Fundao Getlio Vargas 391. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A ordenao dos nomes da Fundao
Goethe, Johann Wolfgang von Getlio Vargas e da estrangeira The Lybrary of Congress est correta,
pois foram transcritos como se apresentam, mas sem considerar os
Herrera Cortez, Carmem
artigos e preposies, assim como estabelece a regra referente a nomes
Houaiss, Manoel Silva e de instituies.
Li Cheng Tsai
392. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Johann Wolfgang von Goethe
Lybrary of Congress (The) est ordenado corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado
Maciel, Jorge erroneamente, pois foi considerada a partcula, quando a regra esclarece
Mahmoud Ahmadinejad que artigos e preposies no devem ser considerados.
Neto, Jorge Maciel 393. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A ordenao do nome Carmem Herrera
Paula, Gabriel Santa Cortez est errada, pois foi realizada com base no penltimo sobreno-
me e no no ltimo sobrenome, como indicado pelas regras de
alfabetao.
Acerca do mtodo alfabtico, das regras de alfabetao para nomes e da 394. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Nomes de empresas e instituies de-
lista acima, julgue os itens que se seguem. vem ser transcritos como se apresentam; portanto, o nome da empresa
387. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Mrio de Andrade e A Barateira Ltda. est alfabetado corretamente.
Pedro lvares Cabral esto na ordem de alfabetao correta, pois, 395. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Jorge Maciel Neto est ordena-
nos nomes de pessoas fsicas, deve-se considerar o ltimo sobreno- do erradamente, pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e,
me e depois o prenome. portanto, deve ser entendido como parte integrante do ltimo sobreno-
388. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud me.
Ahmadinejad foram ordenados erradamente, pois, em ambos os ca-
sos, foi considerado o prenome e no o sobrenome para a alfabetao.

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010

FACON - 31 -
 GABARITO
01. (C) 51. (E) 101. (b) 151. (E) 201. (E) 251. (C) 301. (C) 351. (C)
02. (C) 52. (E) 102. (E) 152. (E) 202. (C) 252. (E) 302. (E) 352. (E)
03. (C) 53. (C) 103. (C) 153. (E) 203. (C) 253. (C) 303. (C) 353. (E)
04. (C) 54. (E) 104. (E) 154. (E) 204. (C) 254. (C) 304. (C) 354. (C)
05. (C) 55. (E) 105. (E) 155. (C) 205. (C) 255. (C) 305. (C) 355. (C)
06. (C) 56. (E) 106. (E) 156. (E) 206. (C) 256. (E) 306. (b) 356. (C)
07. (C) 57. (C) 107. (E) 157. (C) 207. (E) 257. (C) 307. (E) 357. (C)
08. (C) 58. (b) 108. (E) 158. (E) 208. (E) 258. (C) 308. (C) 358. (C)
09. (C) 59. (E) 109. (C) 159. (C) 209. (E) 259. (E) 309. (E) 359. (C)
10. (E) 60. (E) 110. (C) 160. (C) 210. (E) 260. (E) 310. (C) 360. (C)
11. (E) 61. (E) 111. (E) 161. (C) 211. (C) 261. (C) 311. (E) 361. (C)
12. (C) 62. (E) 112. (C) 162. (C) 212. (C) 262. (E) 312. (E) 362. (C)
13. (C) 63. (E) 113. (E) 163. (E) 213. (E) 263. (E) 313. (E) 363. (E)
14. (C) 64. (E) 114. (C) 164. (C) 214. (E) 264. (C) 314. (b) 364. (E)
15. (C) 65. (E) 115. (C) 165. (E) 215. (E) 265. (C) 315. (C) 365. (C)
16. (C) 66. (e) 116. (E) 166. (E) 216. (C) 266. (C) 316. (E) 366. (E)
17. (E) 67. (a) 117. (C) 167. (E) 217. (C) 267. (C) 317. (C) 367. (C)
18. (C) 68. (a) 118. (C) 168. (C) 218. (E) 268. (C) 318. (E) 368. (C)
19. (C) 69. (C) 119. (E) 169. (E) 219. (C) 269. (C) 319. (C) 369. (c)
20. (C) 70. (a) 120. (E) 170. (C) 220. (E) 270. (C) 320. (a) 370. (a)
21. (a) 71. (C) 121. (C) 171. (E) 221. (C) 271. (C) 321. (E) 371. (e)
22. (C) 72. (E) 122. (C) 172. (E) 222. (C) 272. (C) 322. (E) 372. (c)
23. (E) 73. (d) 123. (C) 173. (C) 223. (E) 273. (E) 323. (a) 373. (C)
24. (E) 74. (c) 124. (E) 174. (C) 224. (C) 274. (E) 324. (C) 374. (E)
25. (E) 75. (C) 125. (C) 175. (C) 225. (C) 275. (E) 325. (C) 375. (E)
26. (E) 76. (C) 126. (C) 176. (E) 226. (C) 276. (E) 326. (a) 376. (C)
27. (C) 77. (C) 127. (E) 177. (C) 227. (C) 277. (C) 327. (E) 377. (E)
28. (E) 78. (C) 128. (C) 178. (C) 228. (C) 278. (E) 328. (C) 378. (C)
29. (E) 79. (E) 129. (E) 179. (C) 229. (C) 279. (E) 329. (C) 379. (E)
30. (E) 80. (E) 130. (C) 180. (C) 230. (C) 280. (E) 330. (C) 380. (E)
31. (E) 81. (E) 131. (E) 181. (C) 231. (C) 281. (E) 331. (C) 381. (d)
32. (C) 82. (E) 132. (E) 182. (C) 232. (C) 282. (C) 332. (E) 382. (e)
33. (C) 83. (E) 133. (E) 183. (E) 233. (C) 283. (C) 333. (E) 383. (C)
34. (E) 84. (E) 134. (C) 184. (C) 234. (C) 284. (C) 334. (E) 384. (C)
35. (C) 85. (E) 135. (C) 185. (E) 235. (C) 285. (E) 335. (E) 385. (b)
36. (C) 86. (E) 136. (E) 186. (E) 236. (C) 286. (C) 336. (E) 386. (E)
37. (C) 87. (E) 137. (C) 187. (E) 237. (C) 287. (E) 337. (C) 387. (C)
38. (E) 88. (E) 138. (E) 188. (E) 238. (E) 288. (E) 338. (E) 388. (E)
39. (C) 89. (b) 139. (C) 189. (E) 239. (E) 289. (c) 339. (b) 389. (C)
40. (C) 90. (C) 140. (C) 190. (E) 240. (b) 290. (c) 340. (C) 390. (E)
41. (C) 91. (C) 141. (C) 191. (C) 241. (d) 291. (C) 341. (E) 391. (C)
42. (C) 92. (E) 142. (E) 192. (E) 242. (E) 292. (E) 342. (E) 392. (E)
43. (C) 93. (E) 143. (E) 193. (C) 243. (E) 293. (E) 343. (d) 393. (E)
44. (C) 94. (E) 144. (C) 194. (C) 244. (E) 294. (a) 344. (C) 394. (E)
45. (E) 95. (a) 145. (C) 195. (e) 245. (E) 295. (E) 345. (C) 395. (C)
46. (C) 96. (C) 146. (E) 196. (C) 246. (E) 296. (E) 346. (C)
47. (E) 97. (E) 147. (E) 197. (E) 247. (C) 297. (E) 347. (C)
48. (E) 98. (C) 148. (E) 198. (E) 248. (E) 298. (E) 348. (C)
49. (E) 99. (C) 149. (C) 199. (C) 249. (C) 299. (C) 349. (C)
50. (C) 100. (C) 150. (E) 200. (C) 250. (C) 300. (C) 350. (e)

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda ABRIL DE 2010

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