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Organizacao Arquivos Correntes Intermediarios PDF
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Campinas
Maro/2005
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Elaborao:
Neire do Rossio Martins
Colaborao:
Maria Aparecida Forti
Cristina Correia Dias Barbieri
Cirlene Domingues
Agradecimentos:
Equipe tcnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos
Agncia de Formao Profissional da Unicamp
CONTATOS:
SUMRIO
1. Apresentao 5
2. Fundamentos legais 6
Lei Federal n 8.159 7
Deliberao CONSU A-8/95 7
5. Documentos Digitais 31
5.1 Conceitos 32
5.2 Tipos Caractersticos de Documentos Digitais 33
5.3 Qualidade Original 33
4
5.4 Digitalizao 33
6. Referencias 35
7. Anexos 36
5
1. Apresentao
rotinas de arquivamento.
se alcanado.
da bibliografia citada.
6
Apresenta:
CAPTULO I
DO SISTEMA DE ARQUIVOS
CAPTULO I
OBJETIVO DO SISTEMA
Recursos Humanos
Instalaes Fsicas
Recursos Materiais
a) Selecionar documentos.
b) Registrar documentos.
c) Estabelecer o mtodo de classificao adequado.
d) Ordenar documentos.
e) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado.
f) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
g) Localizar documentos.
h) Controlar a sada de documentos do arquivo.
i) Transferir e descartar documentos.
Para desenvolver estas atividades, o (a) secretrio (a) deve possuir alguns
requisitos indispensveis, dentre os quais destacamos:
a) Iluminao: ampla, mas difusa, isto sem que tenha incidncia direta do
sol.
E tem mais: ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guarda
documentos (mas no vamos considerar essa definio nesse texto).
3.2.4 E Documento?
Elementos principais:
3.2.7 E Processo?
interessante lembrar que o processo tambm pertence aos rgos e reas que
desencadearam a ao que motivou sua criao e desenvolvimento,
independentemente de serem os protocolos e arquivos setoriais ou central que
coordenem sua gesto e tramitao.
Exemplos:
- Agendar pacientes para atendimento odontolgico
- Assessorar reunies da Diretoria.
- Preparar minutas de correspondncias para Diretoria.
- Controlar o inventrio patrimonial do rgo.
- Registrar freqncia de funcionrios.
- Proceder ao cadastro de funcionrios.
- Controlar frias.
- Solicitar materiais de consumo/almoxarifado.
- Solicitar aquisio de materiais permanentes.
- Administrar convnios e contratos.
Ateno: O ideal que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas as
pessoas que vo utilizar e manter o Arquivo. importante que todos saibam
como que o arquivo est organizado, para que o acesso seja facilitado.
Ex.1 MATERIAL/SUPRIMENTOS
Compra/Consumo
Voc poder ainda, alm desses elementos, escolher CORES para identificar
as classes:
Agora o critrio a ser adotado para a identificao das pastas deve levar
em conta os usurios do arquivo. Quanto mais simples mais fcil de ser
mantido e utilizado.
Exemplos:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
d) em obedincia a uma rotina.
Exemplos:
- a) Identificao do documento.
- b) Classificao ou pasta a qual ele pertence.
- c) O nome do requisitante e o setor.
- d) Assinatura e datas de emprstimo e devoluo.
Cada unidade ou rgo pode ter o seu plano de destinao, bem como a
Universidade ter um plano geral. O SIARQ tem buscado reunir todas os atos, as
instrues e tabelas para sistematizar um plano unificado de destinao.
a) Guarda Permanente
O Arquivo Central tem a responsabilidade de custodiar a documentao de carter
histrico da Universidade, portanto, os documentos decorrentes da avaliao
promovida nas Unidades, devem ser transferidos ao Arquivo Central atravs do
b) Guarda Temporria
As Unidades geralmente possuem depsitos que centralizam o armazenamento
de documentos das suas vrias reas. Para o arquivo ativo encaminhar os
documentos que j esto destitudos de valor administrativo ou cujas aes j se
encerraram, poder utilizar o Formulrio Relao de Destinao de
Documentos.
Este deve ser preenchido em duas vias: sendo uma entregue para o responsvel
pelo depsito e a outra dever ficar arquivada na rea produtora dos documentos
e que servir como instrumento de busca.
Recomenda-se:
a) No dobrar o papel.
b) No expor documentos luz solar.
c) No rabiscar os documentos.
d) Evitar o uso de fita adesiva.
e) Evitar utilizar materiais oxidantes como: (clipes metlicos, grampos),
devido s marcas irreversveis que causam no documento, e tambm os
elsticos que podem danificar os documentos.
f) No perfurar os documentos desnecessariamente.
g) Manter as mos sempre limpas.
h) No comer e beber prximo a documentos.
i) No use saliva para passar pginas de documentos.
j) Tomar cuidado ao transportar documentos.
k) No apoiar os cotovelos sobre os documentos.
31
5. Documentos Digitais
32
5.1 Conceitos
Documento digital
1. Unidade de registro de informaes, codificada por meio de dgitos
binrios.
5.4 Digitalizao
Processo de converso de um documento convencional para o formato
digital ou processo de converso de imagens e sons de cdigo analgico
para cdigo digital por meio de dispositivo apropriado como uma scanner.
Recomenda-se:
6. Referncias
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 1986.
7. Anexos
37
Anexo1
INSTRUES NORMATIVAS PARA ARQUIVOS E PROTOCOLOS DA
UNICAMP
Consideraes:
O Encerramento constitui ato formal, expresso atravs de despacho, que deve
ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decises e
providncias pertinentes a Ao/Assunto de um E/P (Expediente ou de um
Processo) - considerando, evidentemente, a documentao at ento
disponvel.
_____________________________________________________________
Instruo Tcnica SIARQ N 001/99
Objetivo: estabelecer procedimento para microfilmagem de documentos na
UNICAMP.
Conceito:
Procedimentos:
Anexo 2
Relao de links de apoio
Recomendaes aos Arquivos Setoriais (Formulrios e Normas) Dispe de
instrues, recomendaes, formulrios, tabelas de temporalidade e documentos
de apoio.
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/formularios.html
Anexo 3
Regras de Alfabetao
Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, Jos
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang
Exemplo: Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o
arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para
evitar dvidas futuras
Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior
Jos Flix Alves Pacheco