Gestão de Projetos

O que é um projeto???
Intenção
Desenho
Ideal

Esboço Concepção
 Empreendimento
intencionalmente
orientado para um
objetivo
Ideias | Projeto | Resultado | Mudança
 Os projetos são
temporários, mas os
resultados são
duradouros
Projetos surgem
de necessidades?
Internas
Externas
Legais
Tecnológicas
Competitivas
 Tríplice restrição

Prazo
Escopo
Recursos

Tudo isto com qualidade!

09 áreas de conhecimento em GP

RH
Tempo
Escopo
Qualidade
Riscos
Comunicação
Aquisições
Custos
Integração
 O que são processos

Conjunto de ações inter-relacionadas para obter um

conjunto específico de produtos ou serviços.

Projetos são formados por um conjunto de processos

Entradas | Ferramentas e técnicas | Saídas

Cada processo tem as fases:

Iniciação, planejamento, execução, controle e
encerramento
 Gerenciamento de escopo

Engloba os processos para garantir que todo o trabalho

necessário para atender os requisitos seja feito (somente o
necessário)

Processos:
Coletar requisitos
Definir escopo
Criar EAP
Verificar escopo
Controlar escopo
 Gerenciamento de escopo

EAP significa Estrutura Analítica de Projetos ou em inglês WBS

– Estrutura analítica do trabalho.

A EAP é estruturada em árvore exaustiva, hierárquica e

utilizada para evidenciar o que é realmente necessário para a
execução de um projeto, desmembrando as fases e facilitando a
realização das tarefas.
 Escopo do produto e do projeto

Escopo do produto: características ou funções que devem ser

incluídas no produto ou serviço, baseado em documentos de
requisitos, especificações, etc

Escopo do projeto: todo o trabalho necessário para gerar o

produto/serviço requisitado. Baseado em metodologia,
ferramentas, experiência prévia, lições aprendidas, etc
 Gerenciamento de qualidade

Engloba processos para garantir que o projeto satisfaça as

necessidades para o qual foi desenvolvido (requisitos)

Inclui gerenciamento da qualidade do projeto e do produto.

Processos:
Planejar a qualidade
Garantir a qualidade
Controlar a qualidade
 Gerenciamento de recursos
humanos
Engloba os processos para garantir o uso mais efetivo das
pessoas envolvidas no projeto. Inclui todos os stakeholders do
projeto.

Processos:
Desenvolver o plano de recursos humanos
Alocar a equipe
Desenvolver a equipe
Gerenciar a equipe
 Gerenciamento de comunicações
Engloba os processos necessários para garantir a coleta,
distribuição, armazenamento e disposição final das informações.
Processos:

Identificar stakeholders
Planejar as comunicações
Distribuir as informações
Gerenciar as expectativas dos stakeholders
Reportar desempenho
 Gerenciamento de riscos

Engloba os processos necessários para garantir a identificação,

análise e resposta aos riscos do projeto. Maximizando efeitos
positivos e minimizando negativos.

Planejar gerenciamento de riscos

Identificar os riscos
Qualificar os riscos
Planejar a resposta aos riscos
Monitorar e controlar os riscos
 Gerenciamento de aquisições

Engloba os processos necessários para compra de produtos ou

serviços fora da organização executora do projeto.

Processos:
Planejar aquisições
Conduzir contratações
Administrar aquisições
Fechar aquisições
 Gerenciamento de integração
Engloba os esforços necessários para definir, combinar, unir e
coordenar os vários processos e técnicas de GP, visando o
sucesso do mesmo.

Processos:
Desenvolver o termo de abertura do Projeto (TAP)
Desenvolver o plano de gerenciamento de projeto
Gerenciar a execução
Monitorar e controlar o trabalho
Integrar e controlar as mudanças
Encerrar o projeto ou fase
 Encerramento do projeto

Encerra-se cada fase e o projeto

Ao final encerra-se os contratos
Compila-se as lições aprendidas
Organização & Projetos
 A teoria da
organização em TUDO
As organizações
possuem algo em
comum:
 (1) São entidades sociais
que (2) são dirigidas por
metas, (3) são desenhadas
como sistemas de atividades
deliberadamente
estruturados e coordenados
e (4) são ligadas ao
ambiente externo
Mas não foi sempre
assim...
As “organizações” como as
conhecemos são
relativamente recentes na
história da humanidade.
 Até o final da do século
XIX, existiam poucas
grandes empresas,
organizações de algum porte
ou importância – nenhum
sindicato ou associações
comerciais, poucas grandes
empresas, organizações sem
fins lucrativos ou ministérios
governamentais.
 Organizações
como sistemas
ABERTOS
Dimensões do
projeto
organizacional
Projeto = Desenho

ORGANIZACIONAL
 As dimensões
contextuais
caracterizam toda a
organização,
inclusive seu porte,
tecnologia, ambiente
e metas
Dimensão contextual
X
Dimensão Estrutural
 As dimensões
estruturais
fornecem rótulos
para descrever as
características
internas de uma
organização.
 As dimensões
contextuais
caracterizam toda a
organização,
inclusive seu porte,
tecnologia, ambiente
e metas.
 Dimensões ESTRUTURAIS

1. Formalização;
2. Especialização;
3. Hierarquia da autoridade;
4. Centralização
5. Profissinalismo
6. Taxas de pessoal
 Dimensões CONTEXTUAIS

1. Tamanho da organização;
2. Tecnologia
3. Ambiente
4. Metas e estratégias
5. Cultura organizacional
A mudança no paradigma do
projeto
organizacional
Desempenho eficiente
X
Organização de
aprendizagem
Da estrutura vertical à estrutura horizontal

Das tarefas rotineiras aos papéis com empowerment

Dos sistemas formais de controle à informação

compartilhada

Da estratégia competitiva à estratégia colaborativa

Da cultura rígida à cultura adaptável

Comportamento Teoria da
Organizacional organização
 O Comportamento
organizacional consiste
numa microabordagem
das organizações porque
focaliza os indivíduos
dentro das organizações
como as unidades
relevantes da análise.
Motivação

Estilos de liderança

Personalidade

Diferenças cognitivas

Diferenças emocionais
A teoria da organização
consiste em um
macroexame das
organizações porque
analisa a organização
toda como uma unidade.
 A teoria da organização
ocupa-se com pessoas
agregadas em
departamentos e
organizações e com as
diferenças de estrutura e
comportamento do nível de
organização de análise.
A teoria da organização se
constitui em uma sociologia
das organizações, enquanto
o comportamento
organizacional se constitui
em uma psicologia das
organizações.
Process
driven
x
Project
driven
Process = Gerir um sistema produtivo com elevada
predominância de atividades rotineiras, repetitivas e
isto exige algumas técnicas específicas que se
traduzem como “administração da capacidade”.

Project = exige técnicas que permitam melhor

conhecimento e “planejamento das atividades” que
são inovadoras.
 Ambiente
de projetos
 As empresas estão cada
vez mais orientadas para o
melhoramento
Pequenas
contínuo
Break-
alterações
through
pontuais
Nesta condição, devemos
considerar a possibilidade
de planejar nossos
trabalhos como se fossem
projetos para que
possamos exercer um
maior e melhor controle
sobre seu andamento e
resultados.
Oferta de
soluções:
padrão ou
inovadoras
Diferencie
um projeto
de uma
atividade
rotineira
 Situações
inovadoras
são
projetos
No que se
refere aos
objetivos
As atividades rotineiras, sempre que atingem
determinado objetivo, assumem outro objetivo e
continuam seu trabalho.

Projeto quando atinge o seu objetivo encerra-se.

Desdobramento de
um projeto
 O intuito do
desdobramento é
oferecer critérios e
mecanismos para
trabalhar as
incertezas.
Divisão em fases

Entendimento das partes

Minimização das incertezas (análise dos potenciais

riscos existentes no projeto)

Naturezas diferentes das fases (p. ex. criação,

desenvolvimento, construção, prototipagem o que
permite facilitar o processo de tomada de decisão ou
estabelecer toll-gates.
Produtos distintos em cada fase

Melhoria do controle das incertezas

Ligação com operações da empresa

 Programa,
subprojeto e
sistema
 Programa é um
grupo, família ou
conjunto de
projetos
administrados de
forma coordenada.
 Subprojeto são
secções de grandes
projetos.
 Sistemas muitas
vezes são utilizados
como sinônimos de
subprojetos. Mas
por definição,
significam o
somatório de vários
projetos.
Por que gestão de
projetos?
 - definição de escopo
- cumprimento de prazo
- manter-se dentro dos custos
- elaborar cronogramas
- gerenciar o time
- comunicar-se com o cliente
- fazer status report
- controlar o projeto
- satisfazer as expectativas
Características dos
projetos
- temporário
- exclusivo
- progressivamente elaborados
- propósito
esta disciplina têm o propósito de
ensinar gestão de projetos.
é esperado um conjunto de resultados
(produtos), conhecidos como deliverables.
nesta discipina, o material, a aula e os
exercícios se constituem nos produtos.
- Ter o comprometimento da alta administração ou sponsor
- Definir claramente os objetivos do Projeto
- Efetuar um bom detalhamento do escopo do Projeto
- Efetuar um bom planejamento
- Utilizar métricas para estimativa de tempo e custo
- Envolver todas as pessoas / áreas necessárias
- Selecionar corretamente o time do projeto
- Utilizar metodologias já consagradas
- Documentar: reuniões, ocorrências, pedidos de mudança
- Gerenciar adequadamente as mudanças de escopo do
Projeto
- Efetuar uma comunicação adequada a todos os stakeholders
Gestão do escopo do
PROJETO
 Uma idéia central na
moderna administração de
projetos é o fornecimento
de um produto singular,
chamado ENTREGÁVEL,
para um cliente.
Os produtos fornecidos pelo
projeto são singulares, mas
dividem-se em partes,
subprodutos, elementos ou
componentes.
 Todos são chamados de
fornecíveis ou entregáveis.
 Mas, para fazer a
divisão do produto em
subprodutos, é preciso
pensar no PROJETO,
não apenas no PRODUTO
em si.
 Tudo no projeto
depende do
escopo: tempo,
recursos, custos,
riscos e etc
 O escopo do
produto é parte
do escopo do
projeto.
Objetivos
 Embora a palavra
objetivo seja
frequentemente usada
como sinônimo de
produto, as duas têm
significados distintos no
mundo dos projetos.
A entrega do produto e a
realização dos objetivos
possibilitam o atendimento
das necessidades e
justificam a realização do
projeto.
 Também são considerados
objetivos ou metas quaisquer
variáveis de desempenho,
como prazos e custos ou taxas
e índices, que estejam
associados ao projeto.
Planejamento
do escopo
 O processo de planejar o
escopo é feito em duas
etapas:

Declaração Detalhamento
Declaração do escopo é um
enunciado sucinto dos
produtos que serão
fornecidos (e,
eventualmente, dos que
não serão fornecidos) pelo
projeto.
 É o primeiro passo no
processo de estabelecer os
entregáveis do projeto.
 A declaração do escopo
também pode incluir uma
exclusão do escopo,
explicando o que o projeto
não vai fazer ou o que o
projeto não vai ser.
Detalhamento do escopo é
uma relação minuciosa dos
produtos que serão
fornecidos, também
chamada lista de
entregáveis.
Gestão do tempo do
PROJETO
Tempo e dinheiro
Prazos e custos
 A definição das
atividades é a base para
a administração dos
prazos – ou do tempo –
do projeto.
A definição dos recursos
é a base para a
administração dos custos
do projeto.
 A principal ferramenta
para a administração dos
prazos é o cronograma.
 A principal ferramenta
para a administração dos
custos é o orçamento do
projeto.
 Prazos e custos são
meios para realizar o
produto – ou entregável.
Produto, prazos e custos
são os elementos
principais do plano e do
gerenciamento de um
projeto.
Custos e prazos são
interligados.
Se o projeto tem mais
recursos, o prazo
diminui, mas o custo
aumenta e vice-versa.
Sequenciamento das
atividades

Diagrama de
precedências
Revisão das áreas do
conhecimento
Desenho do cronograma
 O cronograma é um
gráfico que mostra a
distribuição das
atividades ao longo de
um calendário.
Gráfico de Gantt
Planejamento dos custos
Planejamento de
recursos
Mas...
Tudo isto precisa estar
alinhado ao
CONSUMIDOR do
projeto
 Estrutura
Organizacional
Organizar é o processo de
dividir tarefas segundo
algum critério, atribui-las
a pessoas e criar uma
estrutura organizacional
para coordenar os grupos
que resultam da divisão.
 Além de autoridade e
responsabilidade, a
estrutura organizacional
define as linhas de
comunicação entre as
pessoas e grupos.
 Na administração de
projetos, o processo de
organizar abrange duas
decisões principais:
Definir a estrutura organizacional da equipe
do projeto, que é temporária.

Definir como alojar essa estrutura

temporária dentro da estrutura funcional
permanente.
Alguns dos principais
critérios são os
seguintes:
WBS

Fase do projeto

Departamentalização funcional

Partes do produto
 Inserção na
estrutura funcional
 O segundo problema no
processo de organizar um
projeto, após estruturar a
equipe, é decidir como
inseri-la dentro da
estrutura funcional
permanente.
Há três alternativas
básicas para isso:
Pode-se criar uma organização autônoma, isolada das demais
unidades funcionais. Essa alternativa chama-se projeto
autônomo.

Pode-se criar uma organização dentro de cada unidade

funcional envolvida no projeto, sem uma coordenação
central. Essa alternativa chama-se projeto funcional.

Pode-se criar uma organização temporária que coordena os

recursos das diversas unidades funcionais envolvidas no
projeto. Essa alternativa chama-se matricial.
 Gestão de
conflitos no
PROJETO
Tipos de conflitos
Quatro personagens
importantes:
 1) O patrocinador
(padrinho) ou sponsor do
projeto
2) O gerente do projeto
3) Os gerentes funcionais
(de linha)
4) Os especialistas
Os conflitos podem ser:

INTRAPESSOAIS
INTERPESSOAIS
 Muitos conflitos são
previsíveis ao longo do
ciclo de vida do projeto
 Conflitos de
Tipos de conflitos

Personalidade
Programação de
atividades
Custos
Disponibilidade e
qualificação dos recursos
humanos
Avaliação técnica da
qualidade
Procedimentos
administrativos
Estabelecimento de
prioridades
Variação da intensidade
do conflito nas fases
Como lidar com conflitos
Existe muito amadorismo
nas relações entre as
pessoas envolvidas em um
projeto quando o assunto
é “conflito”
Existem muitas maneiras
de lidar com conflitos em
projetos, as mais comuns
são:
Negação ou retração

Supressão ou apaziguamento

Poder ou dominação

Acordo ou negociação

Integração ou colaboração
 Identificando o
comportamento das
pessoas