O GUIA RÁPIDO PARA

PRODUÇÃO DE SHOWS
E EVENTOS MUSICAIS

O PASSO-A-PASSO
PARA PLANEJAR
SUA PRODUÇÃO
O GUIA RÁPIDO PARA PRODUÇÃO DE SHOWS E EVENTOS MUSICAIS

O GUIA RÁPIDO PARA

PRODUÇÃO DE SHOWS
E EVENTOS MUSICAIS

01 Criação e Conceituação
do evento 04 Produção - O evento em
si
1.1 - Definição do Público- 4.1 - Check-in (controle de
alvo entrada)
2.1 - Definição das atrações 4.2 - Supervisão e
3.1 - Data monitoramento
4.1 - Lugar
5.1 - Cronograma
6.1 - Legalização (Alvará)
05 Desmontagem
02 Comercialização
5.1 - Limpeza
2.1- Comercialização de 5.2 - Entrega do espaço
patrocínios 5.3 - Dispensa da equipe
2.2 - Precificação
2.3 - Divulgação
2.4 - Comercialização de
ingressos 06 Pós-evento

03 Pré-produção 6.1 - Avaliação do evento

6.2 - Documentação
3.1 - Contratação de 6.3 - Fechamento do
serviços profissionais Borderô
3.2 - Segurança
3.3 - Som, Luz e Palco
3.4 - Passagem de som
3.5 - Camarins e serviços
07 Conclusão

adicionais
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Não importa o porte do seu show ou

evento musical, o que te trará sucesso
é um planejamento certeiro que irá
garantir uma boa avaliação por parte do
público, dos patrocinadores e de quem
trabalhou com você nesta empreitada.
Produzir um evento bacana, agradável,
divertido e com ótima visibilidade é uma
ação que pode ser feita sem sofrimentos
se você e sua equipe forem cautelosos e
atentos aos itens que apresentaremos
neste guia.
Nós da Sympla queremos tornar a tarefa
de criar um evento algo descomplicado
e prático. Somos uma empresa que
facilita a produção de eventos para quem
quer realizá-los, não importa qual seja
o tipo, a localização, orçamento e nível
de experiência. A plataforma Sympla é
ideal para qualquer evento: você vende,
distribui e administra ingressos de uma
maneira bem fácil.
E pensando em simplificar o seu
trabalho para além da venda de
ingressos, formulamos um guia! Que
tal começarmos com a produção de
shows e eventos musicais? São os
eventos preferidos de quem gosta
de descontração, reunir os amigos e
apreciar um ótimo som, sem contar
que podem englobar os mais diversos
públicos.
Está cheio de gente procurando um
evento incrível para se divertir no final de
semana e, acredite, poderia ser o seu! Se
organize e parta para se informar antes
de colocar a mão na massa. A seguir você
encontra itens essenciais e dicas para
criar, produzir e fechar qualquer tipo
de show ou evento musical. E durante o
trabalho, jamais fique em dúvida, corra e
confira o O Guia Rápido Para Produção De
Shows e Eventos Musicais da Sympla!
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1 - Criação e Conceituação
do evento
QUER REALIZAR UM EVENTO MUSICAL OU UM SHOW, CERTO? ENTÃO, INFORME-SE AQUI
SOBRE O PASSO-A-PASSO NECESSÁRIO PARA PLANEJAR SUA PRODUÇÃO. VAMOS LÁ?

1.1 - Definição do público-alvo

Antes de qualquer coisa, defina para quem seu evento
será direcionado. É simples: sabendo quem é seu
público você saberá a melhor forma de planejar todo
o resto. Isso inclui o tipo de ambiente, as atrações,
como fazer a divulgação, o horário e dias adequados...
Tudo!

Conheça seu público, fale a língua dele e você

já estará a meio caminho de ter um evento bem-
sucedido. Para tanto, defina a natureza do evento
musical (uma festa, um show, uma inauguração, por

exemplo), e a idade, sexo, faixa de renda, gostos e preferências das pessoas que você pretende
ter como participantes. Adequação é a palavra chave aqui. Seja coerente com tema e público.
Não adianta, por exemplo, promover um show de um cover do Roberto Carlos esperando o
comparecimento dos universitários.

1.2 - Definição das atrações

Sabendo de antemão quem é seu público-alvo, você consegue planejar as atrações que
interessarão tal grupo. É uma festa para jovens entre 20 e 30 anos que gostam de rock? Beleza!
Contrate uma banda local ou um DJ e certifique-se de que o repertório está de acordo com
as preferências do público. O importante aqui é oferecer entretenimento adequado: música,
decoração, artistas performáticos. Tudo deve se comunicar com o público-alvo.

Analise esta situação como exemplo: você está organizando um show cuja temática é a
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proteção ao meio ambiente. Então você precisa ter em mente que o espaço deve comunicar
(o tempo todo) atitudes ecologicamente corretas. Você pode até realizar uma distribuição
de cortesias para o show em troca da entrega de determinadas peças para reciclagem, por
exemplo. Além disso, distribua lixeiras de coleta seletiva pelo espaço, evite uso de material
descartável (conhecidamente nocivo ao meio ambiente) e procure usar material reciclável.
Pode parecer detalhe bobo, mas essas são informações importantes. Quem comparece percebe
esses detalhes e a partir deles julga se o evento é bom ou ruim. Portanto, tenha atenção!

1.3 - Data
A definição da data do evento é crucial para se ter sucesso. Verifique eventos próximos que
possam competir com o seu, além da existência de feriados e datas comemorativas. Caso você
organize um show de um artista estrangeiro, por exemplo, e espere que seja de repercussão
nacional, escolher uma data próxima a feriados pode contribuir para a adesão do público que
precise se deslocar de outras cidades para comparecer.

1.4 - Lugar
A escolha do espaço é item relacionado à definição do público. Saiba quem vai e você deve
conhecer onde eles preferem estar. Não adianta querer inovar nesse quesito se as pessoas
para quem o evento se destina não são flexíveis. O público está na faixa etária dos 50 aos 70
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anos? Em sua maioria, eles têm carro e fazem questão de transporte privativo? Então,
nada de eventos em locais sem estacionamento e sem conforto, por exemplo.

Essa é a hora de se preocupar com acessibilidade também. Certifique-se de que, não

importa quem integre seu público, o espaço seja inteiramente acessível a pessoas
com dificuldades de locomoção (isso inclui rampas, acessos facilitados e banheiros
adaptados). Eis uma preocupação muito importante quando se trata de eventos. Se
você planeja algo e se certifica de que qualquer pessoa possa conseguir se deslocar
com segurança e conforto, você já ganha reconhecimento por se preocupar com a
inclusão de todos.

O sistema de venda de ingressos online vai te ajudar nessa etapa. Por meio dele, você
identifica a quantidade de pessoas que pretendem comparecer. Com a informação,
você consegue refinar a escolha do local destinado ao evento. Diferentemente das
produções que realizam vendas em pontos físicos ou apenas no dia e local do show,
você já sai na frente tendo em vista que pode se planejar melhor para comportar seu
público, evitar prejuízos, pois caso haja baixa adesão, você pode redimensionar o
evento e cortar alguns gastos.

#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para o seu evento

1.5 - Cronograma
Lembra que definir o público é essencial? Então, quando o tema é a realização
de eventos, estabelecer um cronograma (e segui-lo) está praticamente no mesmo
patamar de prioridade. Uma vez definido o público, as atrações, a data e o local,
planeje o cronograma do evento.

Trata-se de um show com várias bandas? Defina qual será a principal e quais serão as
bandas de abertura, estabeleça a ordem e o tempo de apresentação de cada uma e
informe ao público sobre esses detalhes. Nada mais chato do que comprar ingresso
para assistir a uma banda específica que tocará em um festival, ser informado de que
ela entrará no palco às 18h, chegar ao evento com antecedência e perceber que a
atração musical só vai dar as caras bem mais tarde.

Um longo atraso é um desrespeito com o público. É importante honrar a pessoa que

se organizou, se planejou (e criou expectativas) segundo o cronograma informado
pela produção. Pequenos atrasos são compreensíveis. Grandes são imperdoáveis.
Mas, caso aconteça, desculpe-se com o público e explique a natureza do ocorrido. E,
no próximo evento que for organizar, desdobre-se para o cronograma sair conforme
o planejado.

#DicaSympla: baixe aqui uma planilha gratuita de cronograma para o seu evento

1.6 - Legalização (alvará)

Ao realizar um evento, é necessário obter um alvará de autorização (também
chamado de alvará eventual) da autoridade local. Os documentos exigidos variam
de acordo com a legislação estadual e municipal, então é importante informar-se
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sobre as peculiaridades de sua região. O período de

liberação da autorização também varia. Recomenda-
se requerer o alvará cerca de três a quatro semanas
antes da realização do evento.

Em linhas gerais, deve-se preencher um formulário

e apresentar alvará do corpo de bombeiros local,
um memorial descritivo (contento informações
sobre o evento, como público, faixa etária - em caso
de menores de idade), contrato e certificado da
empresa de segurança, pagamento da taxa do ECAD
(o Escritório Central da Arrecadação e Distribuição)
referente aos direitos autorais, além de contrato de
locação e laudo técnico de segurança.

A lista tende a ser maior, dependendo da localidade.

O importante é nunca ignorar o imperativo de se
obter um alvará. Depois de definido o escopo da
festa (e possivelmente antes de iniciar a divulgação)
garanta que a autorização será expedida sem
grandes problemas. Adeque-se às exigências, realize
um evento dentro das especificações legais, evite
problemas com as autoridades e realize um evento
seguro, acima de tudo.

#DicaSympla: Como conseguir um alvará para o seu

evento

2 -Comercialização
O SUCESSO DE UM EVENTO DEPENDE, EM PRIMEIRA INSTÂNCIA, DA PRESENÇA DO
PÚBLICO. PARA SE CERTIFICAR DE QUE SEU SHOW NÃO SERÁ UM FIASCO, ATENTE-SE
A QUESTÕES COMO: BONS PATROCINADORES, PREÇOS COMPATÍVEIS COM O EVENTO,
DIVULGAÇÃO ADEQUADA E COMERCIALIZAÇÃO EFICIENTE DE INGRESSOS. VEJA ABAIXO
COMO PROCEDER COM RELAÇÃO A CADA UM DESSES ITENS.

2.1 - Comercialização de Patrocínios

A parceria com empresas patrocinadoras para seu evento, além de ser essencial, é uma forma
interessante de barateamento de custos e, consequentemente, aumento dos lucros. A partir dos
patrocínios é possível executar tudo o que foi planejado, por isso eles são tão importantes! Essa
ação deve ser anterior à precificação, divulgação e venda de ingressos porque é o patrocínio que
fornece o investimento necessário para a realização do evento.

Para atrair boas parcerias é preciso uma estratégia inteligente de comercialização de patrocínios,
que considere o perfil das marcas e empresas visadas. O primeiro passo é elaborar uma lista de
possíveis empresas parceiras. Para isso, considere a identidade de cada empresa para saber se
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é interessante para ambas as partes estarem juntas em um projeto cultural como o que está
sendo produzido. Se a empresa visada tem uma imagem condizente com a proposta do seu
evento, ela possivelmente tem potencial para ser uma patrocinadora.

Com a lista das empresas em mãos, elabore um projeto claro, com cotas de patrocínio
definidas e demonstre nele as vantagens desta parceria para a empresa em questão. Lembre-
se de que patrocinadores querem ter seus nomes vinculados a eventos de sucesso em
público e organização. Assim, é importante transmitir credibilidade e propor formas criativas
de divulgação da empresa que vão além da logomarca nas peças gráficas do seu evento. A
empresa pode, por exemplo, distribuir lanternas personalizadas para o público e garantir, além
de sua divulgação em massa, um efeito divertido durante a apresentação com a interação do
público.

Organize-se e invista na captação de patrocinadores! Essa parceria pode render bons frutos
para todas as partes.

#DicaSympla: Como vender patrocínio para eventos

2.2- Precificação
Quanto custará o ingresso do evento? Chegar a um preço que atenda a todos os interesses
envolvidos, os seus e do público, é extremamente importante na organização de um show ou
evento musical. Para isso, alguns aspectos devem ser considerados, entre eles o custo total do
empreendimento, a média dos preços de mercado e o lucro pretendido.

Para precificar corretamente a entrada de um evento é fundamental saber exatamente

quais foram os custos dele e faça um orçamento detalhado. Isso inclui toda a mão-de-obra
necessária, infraestrutura, equipamentos, fornecedores, cachê artístico, comissões diversas,
cortesias, divulgação, licenças e taxas necessárias. Somente a partir daí é possível saber qual o
montante para cobrir todas as despesas e não gerar prejuízo. O lucro será, obviamente, o que
vier além deste valor.
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Além disso, é preciso conhecer o público-alvo do evento para saber o “valor real” dele. Ou
seja, saiba quanto seu público está disposto a pagar pelo evento para chegar a um preço de
ingressos vendável. Para isso, considere o valor de mercado deste tipo de show ou evento
musical. Levar em conta o preço dos ingressos de outros eventos do mesmo porte é uma boa
estratégia para saber o valor real do evento pretendido.

Pode ser que média de preços do mercado seja maior que o valor a que você chegou,
considerando somente os custos e o lucro pretendido. Aí é hora de adequar o seu preço e, quem
sabe, turbinar os lucros. Lembre-se que o preço do seu evento também passa uma mensagem,
e um preço muito abaixo do mercado pode gerar desconfiança com relação à qualidade. Da
mesma forma, um preço muito acima do praticado pode afastar o público pretendido.

#DicaSympla: você pode oferecer preços diferentes através da venda em lotes. Esta estratégia
faz com que os interessados garantam o quanto antes a entrada e mostra o quão concorrido
seu evento está. Mas não se esqueça de calcular o lucro pretendido para depois precificar o
valor dos ingressos.

2.3- Divulgação
Definir uma estratégia de divulgação prática e eficaz é um dos passos mais importantes para o
sucesso de um show ou evento musical. Uma boa divulgação tem o poder de atrair o público
certo para seu evento. Para isso, invista em um formato de marketing voltado ao público
pretendido e defina a identidade do seu evento. Sim, ele tem uma identidade e com certeza o
público será, ou não, cativado por ela.

É muito importante analisar também a viabilidade de cada forma de divulgação. Se limitar aos
meios tradicionais de comunicação, como a televisão, o rádio e a publicidade impressa pode
ser um grande erro. Nos dias de hoje, o sucesso de um show ou evento musical quase sempre
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está vinculado a uma boa estratégia de divulgação online. Considere a utilização de e-mail
marketing, links patrocinados como Google Adwords, hostsite e divulgação nas redes sociais.

Investir em um site na internet é uma maneira prática e inteligente de divulgação. É importante

que seu site seja claro e funcional, que possibilite a integração com as várias redes sociais,
que permita a interatividade com seu público e, claro, que disponibilize a compra de ingressos
online. A integração do site com as redes sociais é uma maneira eficaz de ampliar o alcance
do seu evento já que o próprio público compartilha entre si, através da rede, sua página com
todas as informações do show. Algumas plataformas, como a Sympla, oferecem esses serviços
de forma bastante prática e eficiente, além de fornecer ferramentas úteis para a administração
do seu evento e mensuração do alcance da sua página.

#DicaSympla: Como alavancar o seu evento através das redes sociais

Após definir os meios de divulgação preocupe-se com a mensagem. É fundamental divulgar

todas as informações de interesse do público. Com certeza seu público precisa saber qual
é a banda, músicos ou artistas, data e horário, onde será o evento (um mapa de acesso é
sempre interessante), preço dos ingressos e como adquiri-los, além de informações referentes
à infraestrutura do local, se ele dispõe de estacionamento, se têm restaurantes e lanchonetes,
se possui acesso para pessoas com necessidades especiais, se é um show ou evento com
lugares demarcados (cadeiras, mesas, camarotes). Some a isso informações que motivem
seu público-alvo a comparecer. Criar uma temática para o show ou evento pode ser uma boa
estratégia.

2.4- Comercialização de Ingressos

Crie um plano de comercialização de ingressos com antecedência. Considere o perfil do seu
público e estabeleça os canais de vendas. Mais uma vez, não se limite às formas tradicionais de
venda física. Cada vez mais as pessoas buscam maneiras mais práticas e cômodas de adquirir
seus ingressos e a internet está no topo dessa lista de opções.

O acesso aos ingressos através do site do evento é uma ótima maneira de facilitar a compra
pelos interessados. Além disso, com essa forma de comercialização os produtores ganham um
canal de comunicação direta com seu público graças aos dados cadastrados na hora da compra.
A posse desses dados permite o envio de e-mails com informações adicionais relacionadas ao
evento e, até mesmo, comunicados de imprevistos. Também é possível usar as redes sociais
para a comercialização dos ingressos. Algumas delas, como o Facebook, já permitem o link
entre a fanpage do evento e o site de vendas de ingressos.

Considere também uma estratégia de comercialização online com suporte para multitelas.
Pesquisas apontam que, no Brasil, 5,4% de todo e-commerce é feito por smartphones e
tablets. Garanta que o público consiga comprar seu ingresso tanto pelo computador, quanto
pelo celular ou tablet.
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3 - Pré-produção
DEDICAÇÃO, PACIÊNCIA E DISCIPLINA SÃO VIRTUDES INDISPENSÁVEIS PARA QUEM
QUER PRODUZIR UM EVENTO MUSICAL OU UM SHOW QUE ATENDA ÀS EXPECTATIVAS
DOS PARTICIPANTES. PARA QUE TUDO SAIA COMO O ESPERADO E NENHUM IMPREVISTO
OCORRA ANTES, DURANTE OU DEPOIS, INDEPENDENTEMENTE DO PORTE DO EVENTO, É
FUNDAMENTAL UMA PRÉ-PRODUÇÃO DETALHADA PARA AGRADAR AOS PROFISSIONAIS
ENVOLVIDOS, ARTISTAS CONVIDADOS E FREQUENTADORES.

PARA EVITAR CONTRATEMPOS E PROBLEMAS MAIORES, É NECESSÁRIO MUITO JOGO DE

CINTURA E UM PLANEJAMENTO CUIDADOSO COM O MÁXIMO DE ANTECEDÊNCIA POSSÍVEL.
COORDENAR UMA EQUIPE, COM RESPONSABILIDADES BEM DEFINIDAS EM DIVERSAS ÁREAS
E CONTROLAR OS RECURSOS FINANCEIROS DISPONÍVEIS PARA ATIVAR O PLANO DE AÇÕES
TAMBÉM SÃO FATORES DETERMINANTES PARA A OBTENÇÃO DE SUCESSO.

3.1 - Contratação de serviços profissionais

São muitos os serviços profissionais a serem contratados para que tudo saia dentro dos
conformes: divulgação, segurança, iluminação, som, decoração, limpeza, serviço de bar,
entre outros, que podem variar de acordo com o tipo, tamanho e o ambiente do show.

A prestação de serviços, bem como o fornecimento de produtos e materiais, pode ser feita
por uma única empresa especializada em festas ou eventos ou por várias, cada uma em seu
ramo. Para que isso ocorra sem dores de cabeça, tudo precisa ser muito bem especificado
no contrato a ser feito entre as partes. E para que tudo saia como o planejado, todas essas
atividades precisam estar em perfeita sintonia.

#DicaSympla: Como encontrar bons

fornecedores para o seu evento

3.2 - Segurança
Para garantir o melhor andamento
possível do evento a ser criado, o item
segurança é primordial. Em um primeiro
momento, é necessário mensurar o
tamanho do espaço que sediará o
evento e a quantidade de presentes
para depois identificar a necessidade
de recursos para esta área. Uma visita ao
local certamente será bem proveitosa.
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Antes de contratar este tipo de serviço, é preciso conhecer referências profissionais e ter
recomendações positivas da empresa ou equipe que fará este trabalho. Além disso, ter
experiência com situações adversas, como brigas, furtos e tumultos, é crucial para o bom
desempenho nesta função. Na maioria dos casos, é preferível trocar um “brucutu de cara feia”
por um profissional bem treinado, experiente e apto a lidar sob pressão e prestar primeiros
socorros, por exemplo.

#DicaSympla: Como contratar uma equipe de segurança eficaz para o seu evento

Uma brigada de bombeiros e uma enfermaria também são itens essenciais, uma vez que
adversidades podem ocorrer em qualquer lugar. Para isso, além de profissionais capacitados,
também é preciso disponibilizar um espaço adequado e equipamentos apropriados, e caso
preciso, sanar problemas. Saídas de incêndio e rotas de fugas são igualmente importantes e
devem ser bem sinalizadas.

Entretanto, nada disso terá importância se o seu evento for realizado em um local sem alvará,
sem a infraestrutura ideal para determinado porte de ocasião, sem sinalização (placas que
indicam banheiro, saída de emergência, proibido fumar, etc) ou ainda em um lugar com mais
convidados do que realmente tem capacidade. Qualquer um desses problemas colocará a vida
de pessoas em risco e prejudicará o trabalho do time de segurança.

3.3 - Som, Luz e Palco

O clima do ambiente em que será realizado seu evento depende muito da iluminação e do
som utilizados. Se luzes, cores e efeitos forem empregados de forma correta e adequada,
deixam a ambientação do local muito mais agradável e alegre, mas para isso precisam de
profissionais competentes e com experiência nesse tipo de evento. Esses itens também
precisam ser corretamente planejados, uma vez que o modelo de palco a ser montado e o tipo
de equipamento utilizado fazem parte do show que será realizado.

Para criar uma atmosfera bacana, cheia de efeitos e com uma trilha sonora que agrade a
todos, é preciso dispor dos equipamentos certos e necessários para esse fim. Em caso de
apresentações artísticas, você deve contar com o mapa de palco, pois toda a estrutura deve ser
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planejada e montada de acordo com as exigências técnicas do artista contratado e capacidade

do espaço, para evitar perda de área útil. Também é indispensável ter em mãos uma input list,
orientando sobre os canais de entrada para a instalação dos instrumentos e o rider técnico,
listagem dos equipamentos sonoros e de iluminação.

Mas para que tudo isso dê certo, é preciso conhecer o local do evento para verificar as condições
da parte elétrica, onde colocar o palco e todos os aparatos eletrônicos de iluminação e som,
pois serão necessárias tomadas, transformadores, interruptores e conectores de cabos e fiação.

3.4 - Passagem de som

Antes do início do evento, todos os equipamentos devem ser testados pela equipe técnica e
pelos artistas que farão parte do show para confirmarem se está tudo em ordem. Djs também
devem testar suas cabines e verificar as conexões de seus equipamentos com o que é oferecido
pelo local do evento.

A passagem de som também deve ser feita para garantir que tudo ocorra como planejado. Além
disso, os sons graves e agudos devem ser regulados para evitar distorções e interferências, o
que é muito desagradável.

3.5 - Camarins e serviços adicionais

O conforto dos artistas nos camarins e a estrutura do backstage para os eventos que envolvam
apresentações também são etapas a serem providenciadas. Esses ambientes devem ser
isolados do grande público e precisam contar com banheiros, serviço de alimentação e dispor
de espaço para relaxamento – sofás, mesas e cadeiras – climatizados com ar-condicionado
para agradar toda a equipe.

Outros serviços como o de alimentação – caso o evento ofereça -, cafeteria, chapelaria, wi-fi
com boa velocidade, e equipes técnicas de plantão para algum tipo de contratempo são de
grande importância para fidelizar o público.

Selecionar previamente fãs para encontrarem com seus ídolos para tirar fotos e conversar,
conhecer os camarins, observar com funciona todo o aparato do backstage e oferecer brindes
após um grande show são formas de encantar e cativar admiradores de todas as idades.

4 - Produção -
O evento em si
CHEGOU A HORA DE VER OS RESULTADOS DE TANTO PLANEJAMENTO, TRABALHO E
DEDICAÇÃO. É O MOMENTO MAIS IMPORTANTE, ONDE VOCÊ COLOCARÁ EM PRÁTICA
TUDO O QUE FOI FEITO ATÉ AGORA. ALGUNS ITENS NECESSITAM DE ATENÇÃO ESPECIAL,
PARA GARANTIR A SATISFAÇÃO DO PÚBLICO E ATINGIR OS OBJETIVOS TRAÇADOS PELA
PRODUÇÃO. VAMOS ANALISÁ-LOS:
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4.1- Check-in (controle de entrada)

Você já deve ter ouvido que “A primeira impressão é a que fica”, não é mesmo? Podemos aplicá-
la também para os eventos: o controle de entrada pode ser fundamental para a satisfação dos
participantes. Independentemente da dimensão do seu evento, saber recebê-los faz toda a
diferença.

É de extrema importância trabalhar com profissionais na recepção. Eles são o primeiro contato
das pessoas com o seu evento e serão responsáveis pela recepção, conferência e recolhimento
de convites, verificação de documentos de identificação e direcionamento para os locais
corretos. Além disso, é a equipe de recepção que irá controlar a entrada de pessoas autorizadas
e evitar a presença dos famosos “penetras”. A função dessa equipe irá variar conforme o tipo
de evento e as características do público. Caso você possua ingressos para serem vendidos
no local, é preciso organizar um espaço adequado, com estrutura para receber pagamentos e
oferecer informações ao público.

A equipe de segurança também deve estar a postos no local de entrada, a fim de garantir a
tranquilidade e dar suporte ao trabalho da recepção e da venda de ingressos. É importante
possuir uma equipe experiente, que saiba lidar com diferentes públicos, evitando situações
desconfortáveis. Para eventos que exijam revista, é interessante trabalhar com detector de
metais, o que torna esse momento menos constrangedor para quem comparece, além de
agilizar a entrada e minimizar as filas. Uma ótima dica é sempre iniciar a entrada do evento no
horário marcado, isso evita que as pessoas que chegaram pontualmente fiquem aguardando
do lado de fora e acabem insatisfeitas.

Antes do início da apresentação principal, é importante manter o público animado e entretido.

Nesse momento, de chegada do público, você pode contar com DJs, tocando músicas
compatíveis com a temática do evento e ainda oferecer uma apresentação secundária. É
importante garantir também que o serviço de bar tenham início juntamente com a chegada
dos participantes.

#DicaSympla: descomplique o processo de entrada através do check-in via app da Sympla.

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4.2- Supervisão e Monitoramento

Supervisionar e monitorar o evento
também são atividades que merecem
atenção, é importante contar com uma
equipe direcionada a estas funções. Antes
do início do evento, repasse o check-list
para garantir que nada foi esquecido e que
todos os serviços já estão em execução.
Tenha sempre em mãos uma relação de
telefones de todos os responsáveis por
qualquer coisa que envolva seu evento
musical, a fim de tornar rápida a solução
de qualquer eventualidade. Fique atento
aos principais itens a serem supervisionados e monitorados:

- Chegada das atrações: Acompanhar a chegada dos músicos, djs, bandas bem como
dos equipamentos. Verifique se estão no prazo correto ou há atrasos que influenciem no
cronograma. E esteja atento ao cronograma como um todo para que nada fuja do seu controle.
Coordene o evento para que as atrações iniciem no horário programado, assim como a entrada
e o encerramento. Em caso de atrasos, você pode prolongar apresentações ou trocar a ordem
delas.

- Serviço de Bar: Verifique sempre o andamento do serviço, se há filas excessivas nos caixas
e no local de entrega de alimentos e bebidas, isso indica a necessidade de mais pessoas na
equipe ou a ocorrência de algum problema. Confira sempre a quantidade de bebidas e comida
disponíveis para a venda, para evitar que algo acabe antes do prazo estipulado para o evento
e gere desconforto entre o público. Dependendo da quantidade de pessoas e local do show,
esteja atento às embalagens das bebidas, evite utilizar garrafas de vidro e latas de alumínio,
utilize copo descartável, isso evita possíveis incidentes com estes materiais.

- Limpeza: É preciso estar atento à limpeza dos banheiros. Tenha uma equipe específica para
esta área, que costuma sujar com maior facilidade. A quantidade de banheiros disponíveis
precisa ser compatível com o público esperado, evitando filas excessivas. A equipe de limpeza
também deve ficar atenta à área de realização do evento. Em locais fechados, o piso pode ficar
escorregadio devido a bebidas derramadas. É importante manter os espaços limpos e secos
para evitar acidentes.

Certifique-se de que o número de lixeiras é suficiente para o ambiente, e que elas estejam
distribuídas por todo o local. Durante o evento, nem sempre é fácil manter os locais limpos,
mas faça com que a equipe consiga, pelo menos, levar garrafas de vidro e objetos que possam
causar acidentes para locais mais distantes de onde o público circula. A maior parte da limpeza,
fica para o pós-evento.
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- Registro de imagens e imprensa: Acompanhe os serviços de fotografia e filmagem a

fim de garantir que o principal (aquilo que o produtor considera relevante) seja registrado.
Acompanhe também o serviço de imprensa, direcionando-o para as pessoas com as quais
devem ser realizadas as entrevistas.

- Camarim: Verifique se os artistas que irão se apresentar estão sendo bem recebidos no
camarim. É necessário manter uma equipe de segurança, para impedir o acesso de pessoas
não autorizadas ao local.

Estes são os principais itens que devem ser monitorados durante o seu evento, certifique-se
sempre de que tudo esteja conforme o planejado. Ao menor sinal de desvio, procure a solução
imediata para o imprevisto, não deixe de lado qualquer acontecimento que possa tornar o
público insatisfeito. Um pequeno incidente pode se transformar em um grande problema
se não for tratado com a devida importância. Com as dicas apresentadas neste capítulo e
um bom planejamento anterior, seu evento terá uma repercussão positiva garantida entre os
convidados, imprensa e demais envolvidos.

5 - Desmontagem
DENTRO DO SEU PLANEJAMENTO, VOCÊ COLOCOU TODOS OS ITENS NECESSÁRIOS PARA QUE O SEU
PÚBLICO FICASSE SATISFEITO EM TODOS OS SENTIDOS. E A LIMPEZA, ENTREGA DO ESPAÇO E DISPENSA
DA EQUIPE FAZ PARTE DELE, NÃO É MESMO?
VAMOS DAR DICAS IMPORTANTES PARA OS PASSOS FINAIS, PARA QUE O SEU EVENTO SEJA MARCANTE E
LIVRE DE PROBLEMAS EM TODOS OS DETALHES.

5.1 - Limpeza
De acordo com o número de convidados, você deve calcular o número de auxiliares para
manter tudo em ordem. A média é de 1 agente de limpeza para cada 40 pessoas. Os cuidados
com a limpeza e boa apresentação do evento devem ser constantes. Dessa forma, não haverá
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desconforto ou incômodo por parte de nenhum dos participantes. Normalmente, os agentes

de limpeza são orientados pela empresa terceirizada ou organizadores do evento sobre os
locais que deverão estar em ordem o tempo todo. A limpeza geral será realizada no fim, mas
para a equipe potencializar e dar praticidade a esse trabalho, é necessário cuidado durante
todo o evento.

Os banheiros são locais que merecem atenção frequente. Dependendo do número de

banheiros do local, é interessante que pelo menos dois profissionais fiquem responsáveis
por permanecer ali durante o evento, evitando assim o mau uso, auxiliando as pessoas em
casos de dúvidas ou nas solicitações de limpeza dos espaços privativos dessa área. Outro
cuidado importante é manter as lixeiras dos banheiros individuais o máximo de tempo vazias,
retirando regularmente o excedente. A lixeira que vai receber as toalhas de papel para secar
as mãos também tende a encher rapidamente, o que merece retirada frequente do lixo. E não
se esqueça de pedir para que as pias se mantenham secas.

Geralmente, os banheiros de eventos, pelo grande fluxo de uso, podem entupir ou faltar água.
Certifique-se sobre esses detalhes com o dono do espaço e caso já tenha conhecimento de
incidentes como esse, providencie caminhão pipa ou contato com a empresa que abastece a
cidade do evento, para manter o fluxo de água contínuo naquela região.

Na maioria dos eventos, os banheiros femininos e masculinos ficam separados. É essencial que
haja profissionais de limpeza em ambos. Um cuidado deve ter sua atenção: para que não haja
constrangimento, selecione agentes mulheres para o banheiro feminino e agentes homens
para o banheiro masculino. Isso vai deixar as pessoas mais à vontade quando forem ao toalete.

Outros pontos do evento vão precisar de cuidados, porém não há como prever os locais onde
mais se acumularão copos, garrafas e demais tipos de lixo. Mas o ideal é orientar os agentes
de limpeza para monitorar os cantos do espaço e manter as lixeiras do local sempre vazias,
esvaziando assim que estiverem perto de encher, para que não haja transbordamento de lixo
e ele acabe se espalhando com facilidade por todo o espaço.

As lixeiras, por sua vez, devem estar bem distribuídas pelo local do evento, em lugares
estratégicos para que o público do show possa sempre encontrar uma perto de si para não
jogar lixo no chão. Se houver possibilidade, sinalize cada uma delas.

Tomando esse cuidados, a limpeza geral fica mais fácil. Os agentes poderão separar com mais
agilidade o lixo produzido, bem como limpar o espaço.
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5.2 - Entrega do espaço

As pessoas aproveitaram muito o show que você produziu, se divertiram à beça e sobrou aquele
espaço tomado de copos e bebida derramada por todo o chão. Nesse momento, a equipe
de limpeza entra em ação para deixar tudo como antes. Provavelmente, o lixo será recolhido
primeiro para dar início à limpeza pesada do ambiente. Todos os espaços devem ser limpos
e organizados como estavam antes. Se havia cadeiras, elas devem ser posicionadas como
estavam anteriormente, assim como mesas e itens de decoração retirados para montagem do
seu evento musical.

Já no momento em que estiver desmontando o palco e a estrutura do evento, certifique-se

de que serão seguidos os passos para a parte final caminha corretamente. A equipe de som,
na maioria das vezes, possui profissionais que montam e desmontam todos os aparelhos e
instrumentos da banda. Caso não haja esses profissionais, todas as capas dos equipamentos
devem ser trazidas para o palco e através de um check-list, você deve orientar para guardá-los
em ordem e levá-los para o local que serão transportados. Esse check-list deve bater com o
inicial, quando foi feita a montagem do palco. Dessas forma, você evita dor de cabeça com os
músicos ou com a empresa na qual locou os equipamentos.

É sua obrigação entregar o espaço nas mesmas condições que o alugou. Portanto, vale a pena
fazer uma vistoria antes para identificar possíveis estragos já existentes. Em caso de banheiros
que não funcionam, paredes e chão danificados ou demais problemas, faça um laudo por
escrito e exija o reconhecimento do locatário. Dessa forma, você evita grandes preocupações
ao final do seu evento. Se o espaço não estiver nas mesmas condições que o encontrou, você
deve arcar com os problemas.

5.3 - Dispensa da equipe

Tudo em ordem? Espaço limpo e organizado como quando você chegou ao local? Depois de
conferir cada parte, como palco, área central e laterais, banheiros, bar, recepção, camarim,
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bastidores e demais espaços utilizados pelo seu evento, faça uma última checagem de acordo
com os itens do check-list inicial. Caso haja alguma divergência, convoque sua equipe para ajudar
a solucioná-la.

Depois de tudo organizado e finalizado, reúna a equipe, agradeça a cada um pelo trabalho prestado,
enfatize que eles foram parte fundamental para o sucesso do evento, fidelize-os. Exponha o que
foi bem feito e o que você não gostou, apontando como isto poderia ser melhorado. Diga que
conta com cada um deles e que para você todos já fazem parte da equipe no próximo show. O
importante é que eles saibam que o trabalho deles foi aprovado e sairão de lá com a sensação de
dever cumprido, satisfeitos por ter a sua dedicação e desempenho reconhecidos. E você terá uma
equipe que, trabalha do seu jeito e estará à sua disposição para o próximo evento. Valorize esse
tipo de mão de obra, já que o mercado está precário nesse nicho.

6 - Pós-evento
COM O EVENTO PLANEJADO COM O MÁXIMO DE
CUIDADO, É HORA DE PENSAR NO FECHAMENTO.
CERTOS PROCEDIMENTOS SÃO ESSENCIAIS PARA
GARANTIR A SENSAÇÃO DE DEVER CUMPRIDO E O
SEU DESCANSO. PAGAMENTOS REALIZADOS OU A
REALIZAR, FECHAMENTO DE BORDERÔ E AVALIAÇÃO
DO EVENTO SÃO ALGUNS DELES. PARA AJUDÁ-LO
A FAZER UM BALANÇO DO SEU EVENTO MUSICAL,
DEFINIMOS OS PONTOS ESSENCIAIS PARA QUE AS
TAREFAS NÃO DUREM ALÉM DO PÓS-SHOW.

6.1 - Avaliação do evento

Embora na sua percepção o evento tenha sido um sucesso, não confie apenas nisso para
mensurar os resultados. Os espectadores buscaram informações antes da data, através da
internet. Durante e após ele ocorrer, compartilharam, fizeram check-in, twittaram, tiraram fotos
para o Instagram e até já publicaram vídeos. Essas informações estão na web ao seu dispor,
portanto use a internet para além da comercialização: use também para obter um feedback do
público medir o quão comentado foi o seu evento musical.

Existem muitas ferramentas gratuitas para análise de termos, seja para o Twitter, Facebook
ou Google. Inclusive as próprias redes sociais oferecem ferramentas de análises para posts,
twittes e palavras. Pesquise termos relacionados ao evento e, a partir deles, mensure no Google
Analytic o quanto foram pesquisados no período pré, durante e posterior ao evento.
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Além das palavras-chave, pesquise em sites de busca os termos sugeridos para estas palavras
e a quantidade de resultados apresentados. No entanto, mensurar usando apenas os números
mostrados nestes resultados não é a melhor estratégia. Fique atento pois este tipo de
mensuração é válida para analisar a percepção do público, mas você pode encontrar números
que nem sempre são relacionados especificamente ao seu evento.

Dependendo do orçamento do evento (baixe aqui uma planilha) é possível realocar uma verba
específica para contratar uma assessoria de imprensa. Se você conseguiu fazer isso, ótimo!
Procure se informar sobre quanto em mídia espontânea o evento obteve. A mídia espontânea
é basicamente o espaço em que o evento apareceu nos meios de comunicação que pode ser
comprado, como um espaço publicitário.

Fazer uma pesquisa com os espectadores é a maneira mais confiável de mensurar a satisfação
real do evento. Não a dispense. O grande inconveniente da pesquisa, no entanto, é ser massiva
e chata. Isso diminui o número de respostas e, por consequência, a qualidade. Corra disso. E
antes de formular uma pergunta, seja objetivo. Hoje existem ferramentas como a Typeform,

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RÁPIDO
PARA
PRODUÇÃO
DE SHOWS
E EVENTOS
MUSICAIS
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soluções online em formulários de pesquisa que, além de serem gratuitas para até 20 questões
(procure ser sucinto, com poucas perguntas) permitem que saia do tradicional azul-piscina
dos formulários Google e customize com a marca do evento. Com esse tipo de ferramenta
também é possível criar formulários específicos para os fornecedores, os vips e outros públicos
interessados.

Tendo tais dados em mãos, é possível criar um relatório mostrando o impacto que o seu
evento teve, tanto em mídia, quanto em compartilhamento. Essas informações sobre quantas
pessoas foram atingidas, direta ou indiretamente, são ótimas para buscar patrocínios maiores
e melhores. Mas, mais do que isso, é importante ouvir o que a pesquisa diz, por mais duras que
tenham sido as críticas.

6.2- Documentação do evento

Junto do evento virão uma série de contratos, exigências e papeladas. Organizá-las e guardá-
las é algo primordial para o fechamento. Uma boa dica é virtualizar toda a documentação do
evento. Divida o que é relacionado a pagamentos em duas pastas, separando o que foi pago do
que ainda não foi. Esta organização, ainda que genérica, lhe ajudará a ter um panorama maior
sobre serviços contratados, facilitando as próximas ações a serem realizadas.

Sejam eventos gratuitos ou pagos, uma forma de contrato bastante comum para serviços como
bebida e alimentação, cenário e outros, é o chamado 50/50. Basicamente, 50% do valor do
serviço é pago antes do evento e os outros 50% agendados para 15, 30 ou 60 dias após o
término. É claro que as características do contrato dependerão da flexibilidade do fornecedor e
da sua negociação. Procure deixar recados lembrando das datas de pagamento. Estar atento às
datas de pagamento evita aquela deselegante ligação do fornecedor lembrando da expiração
do prazo de pagamento.

Agora, tratando das contas pagas, mantenha todas as notas de pagamentos virtualizadas e
em locais físicos específicos para que não se
misture com as contas que ainda serão pagas.
Na hora de fechar o borderô do evento, tê-las
em mãos de forma que você entenda o que é
cada uma, será mais fácil para finalizar todos
os custos.

Alguns imprevistos podem acontecer durante

o seu evento, além das perdas e extravios
de materiais que podem acarretar taxas.
Verifique com o local do evento se houveram
gastos não calculados na proposta inicial.
Alguns locais cobram taxa extra para este tipo
de imprevisto ou para serviços solicitados de
última hora.

Além de taxas de serviços existem os e juros.

Pagar após o vencimento do boleto gera um
incômodo para você e para o fornecedor, se
os descontos da receita não foram feitos de
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forma organizada, ou se por algum motivo você não teve acesso ao dinheiro, converse com o
seu fornecedor. Negocie. É possível gerar um novo boleto com uma nova data de vencimento,
diminuindo as taxas de juros.

Abuse das anotações, deixe recados para você mesmo ao arquivar os documentos. Essa
organização documental lhe ajudará na hora de colocar essas informações no borderô.

6.3 - Fechamento do borderô

O borderô é um compilado de todos os lucros e custos que você teve ao longo do evento. É
muito importante o produzir com o máximo de informações possíveis, discriminando todas
as movimentações, como as vendas de cada um dos tipos de ingressos, cortesias, produtos
vendidos. Ele será parte primordial para a análise da rentabilidade do evento e servirá para o
planejamento de eventos futuros.

Para construir um borderô, utilize uma planilha ampla (baixe aqui uma planilha de borderô),
que some os valores individuais e, posteriormente, o total. Vamos explicar um pouco mais
alguns itens essenciais para o fechamento desta ferramenta:

- Ingressos: grande parte dos gerenciadores de ingresso online já dão a informação sobre o tipo
de ingresso vendido, assim como o seu montante. Coloque no borderô cada um dos tipos de
ingressos, com os dados de quantos foram disponibilizados e quantos foram vendidos de cada
um dos tipos. Se quiser aprofundar, pode ainda colocar a quantidade vendida por cada uma
das formas de pagamento e as vendas por ponto de venda. Alguns organizadores esquecem de
colocar as cortesias na hora dessa contagem. Elas tiveram um custo e, portanto, precisam ser
contabilizadas. Tenha um controle rígido sobre quantos ingressos serão cortesias. O Escritório
Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD), sugere que esse número não ultrapasse os
10% de todos os ingressos colocados à venda. Controlando de forma rígida, você não terá
problemas em fechar positivamente as receitas geradas pelo seu evento musical. Contudo,
desconte sempre o valor simbólico deste ingressos.

- Público: é muito importante você ter o controle de quantos ingressos foram vendidos, mas
quantas destas pessoas realmente foram ao evento? Coloque estes dados de quantas pessoas
realmente fizeram o ‘’check-in’’, ou seja, quantas das que pagaram realmente foram à festa. Estes
dados ajudarão a traçar um panorama também da quantidade média de produtos consumidos.

- Produtos vendidos: é muito importante discriminar a quantidade de produtos vendidos dentro

do evento, pois esta arrecadação também é parte da receita. Você pode colocar, por exemplo,
a quantidade de cerveja disponibilizada e quantas foram vendidas. Pode fazer o mesmo com
refrigerante, água, enfim, tudo que achar necessário.
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Se quiser e for o perfil do seu evento, você pode ainda coletar dados mais aprofundados, como:

- Cachês: este é um item que também exige atenção e organização. Para seu maior controle,
crie uma aba na planilha que seja específico para os tipos de cachês e como eles foram
acertados. Um problema comum aos cachês é, em alguns casos, a falta de nota fiscal para
organizar legalmente os pagamentos. Para que não haja problema com a fiscalização, opte
sempre por profissionais que emitam notas. Porém, se não houver nota fiscal, outro documento
é importante para comprovar o pagamento, como um recibo simples.

- Impostos: uma taxa a ser paga é o ECAD, imposto arrecadado pelos direitos autorais do
artista, que tende a ser a maior do evento e deve ser paga ainda na sua organização. Para não
ter surpresas desagradáveis, sempre procure com antecedência a prefeitura e os orgãos de
fiscalização. Isso evitará multas no pós-evento. Ter uma consultoria jurídica o ajudará no caso
desses imprevistos ao fechar o borderô.

Caso os resultados estimados não forem de encontro com o real ou as receitas em caixa,
primeiramente, mantenha a calma. Revise quantas vezes forem necessárias para que tenha
segurança em relação aos números do seu evento. Procure pensar em cada mínimo item que
foi comprado ou contratado e que possa ter passado despercebido por você. Águas compradas
de última hora, por exemplo, sem que você tenha se lembrado de pedir a nota fiscal são um
custo pequeno, mas que se recorrentes durante o evento, tendem a se tornar um impedimento
para o fechamento positivo do borderô. Muitas vezes pequenos valores neste ou em outros
itens somam quantias razoáveis no fechamento.

Por fim, não tenha receio de pedir ajuda. Organizar um evento, de qualquer tamanho e
espécie é um trabalho bastante minucioso e que exige dedicação. É natural não sabermos
todos os procedimentos e não há mal nenhum nisso. Procure ajuda na internet, com empresas
especializadas e mantenha-se sempre informado.

Com o borderô fechado, você terá um documento precioso em mãos que o ajudará a ter uma
visão completa da rentabilidade do evento e ainda poderá traçar estratégias e planos de ação
para eventos futuros.
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7- Conclusão
Produzir um show ou evento musical é muito mais do que apenas conseguir um espaço e
uma atração. Como você viu nos capítulos anteriores, um produtor deve cuidar do público,
da divulgação, das vendas, dos funcionários, das atrações, do pós-evento... Mesmo que
possam parecer muitos encargos, você não pode falhar em nenhum desses itens.

O segredo do sucesso é o profissionalismo. Organize seu evento se empenhando em cada

detalhe e foque nisso para ter um evento que vai funcionar em todos os sentidos: para
você, patrocinadores, público e demais envolvidos. Lembre-se que somente através de
um trabalho bem feito você será reconhecido na sua área e contará com a credibilidade do
público e de quem mais participou da realização do seu show ou evento musical.

Depois, saiba usar as ferramentas certas que irão te dar suporte para a divulgação, vendas
e fechamento. Além de utilizar as redes sociais para encontrar e engajar o público-alvo,
conte com a Sympla para vender e monitorar os ingressos.
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