LOGÍSTICA

PARA EVENTOS ARTÍSTICOS.

CURSO ONLINE PRODUÇÃO CULTURAL
 LOGISTICA
como funciona?

O sucesso de um evento artístico depende de uma série de entregas,

chegadas, saídas e claro do bem estar de todas as pessoas envolvidas na
ação.
Visto isso podemos dizer que a logística é o primeiro ponto sensível na
construção de um evento.
Partindo da ideia de que você já tem um produto cultural a ser produzido,
vamos ao passo a passo da logística!

A primeira coisa que precisamos fazer é reunir informações

• Quais são as necessidades técnicas e estruturais para que eu possa

organizar a minha ação?
• Quais são os elementos cênicos? Que tamanho eles tem? De onde eles
vem? Teremos que montar alguma coisa ou eles vem montados?
• Quais são as necessidades técnicas: Som, Luz, projeções, telões. A
companhia traz ou teremos que locar?
• Qual é a equipe? (quantas pessoas são? de onde as pessoas vem, onde
ficam, o que comem, como se locomovem)
• Qual é o público alvo? (quantidade de pessoas, faixa etária)
Tendo essas informações, seguimos para a escolha do espaço:

Essa escolha é decisiva para a logística de eventos, uma vez que a

montagem depende de um espaço que reúna as condições ideais.
Além disso, ele precisa atender as expectativas do seu público em todos
os sentidos.

Dentre eles, é necessário dar uma atenção especial para:

• A localização;
• A facilidade de acesso;
• A estrutura (o que oferece, horário de funcionamento, equipe disponível)
• O fluxo de pessoas;
• Se o ambiente é agradável e seguro.Com isso podemos iniciar o nosso
planejamento e para isso precisamos:
• Relacionar as tarefas e ações que precisam ser executadas;
• Rever todos os detalhes (aqui vale uma boa reunião com o diretor da
açãoe com o responsável pelo espaço)
• Selecionar os responsáveis por cada etapa
• Estipular prazos

Dessa forma temos um cronograma completo que irá servir como

indicador do nosso sucesso. (Ver Cronograma de eventos aula 01)
 SERVIÇOS DE APOIO
É fundamental contar com serviços de apoio nos eventos.
E quando falamos sobre o tema, estamos tratando principalmente do que se refere
à:

• Transporte;
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Segurança;

Qualquer incidente pode comprometer definitivamente a tua imagem, por isso

mesmo quando o risco é relativamente pequeno, não tomar as devidas precauções
nunca é uma opção.Vamos decupar cada uma das áreas mencionadas acima:

TRANSPORTE
(ESTRUTURA/CENÁRIO)
A grande maioria das apresentações artísticas conta com elementos cênicos
próprios e você precisa fazer eles chegarem no local onde irá acontecer a
apresentação.
Esse transporte exige alguns cuidados e atenção especial a alguns pontos:

• Tamanho (cubagem) e peso (pode ser aproximado) dos elementos que precisam
ser transportados;
• Veículo de carga que comporte a carga
• Como é o acesso (restrições de largura, altura), quais os horários decirculação nas
vias públicas
• Quem carrega o caminhão? Quem descarrega o caminhão?

Ver Modelo de planilha

Dica Bônus: Tenha uma declaração do responsável pelo envio do cenário, com a
relação de itens enviados e as condições de cada item. (Modelo no anexo)
TRANSPORTE
(PESSOAL)
Organizar a vinda de uma equipe se torna fácil quando há planejamento, para não
errar tenha em mente:

• Quantas pessoas viajam

• De onde elas vem
• Qual é o horário de saída/ chegada do voo?
• Número do localizador?
• Como chegam ao aeroporto da saída?
• Como se locomovem na cidade? Cada um por si? Ou uma van para todo mundo?
• Precisa de um receptivo? (profissional que acompanha a equipe durante
achegada/ partida da cidade)
• Qual é o horário do ensaio geral/ passagem de som.
• Qual é a distância do aeroporto até o hotel?
• Qual é a distancia do hotel até o local da apresentação?

Algumas dicas:

Peça para todos os integrantes da equipe para que preencham um documento com
as seguintes informações:
Nome Completo:
RG:
CPF:
Data de Nascimento:
Nome da Mãe:
Endereço completo:
Contato de emergência:
Preferência de acento em voos?

Para facilitar o seu trabalho faça uma parceria de trabalho com uma agência de
turismo, isso facilita a compra de passagens, emissão de nota e também a fechar
pacotes de hospedagem.Para o caso de equipes que trazem cenários, figurinos, que
excedam o peso máximo permitido, coloque todas as passagens no mesmo
localizador, isso aumenta o peso que as pessoas podem trazer.
HOSPEDAGEM/ ALIMENTAÇÃO
(ELENCO)
A escolha da hospedagem dependerá do orçamento, rooming list (que é a lista de
distribuição dos quartos) e, principalmente, da distância do local da apresentação.
Quanto mais próximo o hotel do local da apresentação, melhor.
Assim você pode economizar com o transporte e a equipe fica livre para fazer seu
próprio horário.

Alimentação (elenco)
Geralmente é destinada uma verba de alimentação para os integrantes da equipe
da apresentação, é simpático inserir na ficha de produção algumas dicas de
restaurante.

Alimentação (equipe de produção)

Também é função do coordenador de logística providenciar a alimentação da

equipe de produção, uma boa saída é achar um restaurante próximo ao local do
evento e acordar um número x de refeições.

Além disso, é importante providenciar lanches rápidos, ponto de hidratação e café

para que a equipe se mantenha produtiva.

Dica:
Procure saber se alguém tem alguma restrição alimentar e pense nela na hora de
escolher o cardápio.

SEGURANÇA
Eventos de grande porte exigem apoio médico, e em muitos casos até uma
ambulância no local.
Porém, mesmo nos menores, é melhor pensar em termos de garantir a segurança do
que simplesmente preencher requisitos legais.
A segurança não envolve apenas cuidados médicos, mas a escolha do local e a
contratação de uma equipe de segurança.
Existem empresas especializadas, mas é sempre bom lembrar que a função dessa
equipe não está limitada à vigilância, uma vez que interagem diretamente com os
participantes.
Por isso, considere o posicionamento dos profissionais, sua cordialidade e
condições de prestar informações.
Fique atento:

As políticas de tratamento;
A permissão de entrada;
Quando devem intervir;
O que podem fazer;
Sobre o que podem decidir;
O que exige a consulta à equipe de organização.

MONTAGEM E DESMONTAGEM
A montagem centraliza todas as ações. Cada tarefa desenvolvida é executada para
atender uma demanda dessa etapa definitiva, que precisa garantir que tudo esteja
pronto para receber os participantes.
Por exemplo: é preciso que todos os suprimentos, equipamentos e produtos
estejam disponíveis, que a equipe esteja presente em número suficiente, com as
orientações claras sobre suas atribuições, e assim por diante.

Check list é fundamental!!!

Deixe combinado com todos os fornecedores o horário da entrega e da retirada de
todos os recursos e estruturas.

Considere a contratação de uma empresa especializada na montagem. Esse é o

passo ideal, pois permite que sua equipe trabalhe focada nas atividades de
recepção e atendimento.
Se não for possível, o importante é que os seus colaboradores estejam prontos para
receber bem artistas e publico.
Concluída a ação, será necessário desmontar a estrutura. Parece uma atividade
simples, mas é quando a equipe está mais cansada e, dependendo do caso, você
corre o risco de que eles trabalhem com um pouco menos de concentração.

Uma forma de deixar o trabalho mais rápido e fácil é setorizar. Defina um local para
cada coisa e se possível um responsável por área, exemplo:
Michelle: cenário
Sérgio: Som/ Luz
Janaina: Insumos e sala de produção
Mariana: controle da saída do elenco e equipe...

Fique atento as condições e também ao horário de entrega do espaço que locou

para a realização do evento.
TREINAMENTO DA EQUIPE
O treinamento é uma das atividades mais importantes e não está limitado a sua
equipe.
Os terceirizados, mesmo que especializados nas tarefas paras as quais foram
contratados, precisam receber instruções claras e objetivas sobre suas
necessidades e preferências.
O principal é garantir que todos trabalhem alinhados, sabendo as tarefas que
precisam cumprir, os prazos em que precisam realizá-las e os detalhes sobre como
devem fazê-las.

A ficha de produção, que apresentei na aula de planejamento e processos de pré,

execução e pós produção é uma ótima saída.

Além disso, procure garantir um bom canal de comunicação entre todos durante o
processo.

Para produções de baixo custo um grupo no whatsApp resolve, bastante.