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Marcelo Etiene

Nunes

Kaizen e 5W2H – WTF?


KAIZEN E 5W2H... WTF? - MARCELO ETIENE NUNES 1

KAIZEN
Kaizen é uma palavra de origem japonesa que significa “mudança para melhor”. Consiste em uma
filosofia em que se busca a melhoria constante. Sua aplicação pode se estender a todos os níveis e
grupos sociais. Na administração, kaizen é uma ferramenta de gestão. Através dela, as empresas
buscam o aprimoramento contínuo, por meio da identificação de pontos que podem ser melhorados.
Esses pontos podem ser encontrados por toda a organização: em seus processos de produção,
métodos, produtos, procedimentos, regras e etc. Para tanto, é necessária a participação de todos os
colaboradores.

É interessante destacar que o kaizen não consiste em um indicador de desempenho que mede a
porcentagem ou níveis de melhoramento. Ao contrário, ele deve ser encarado como um recurso que
aponta como devem ocorrer ações de melhoria, bem como sua execução.

A adoção do Kaizen de forma bem sucedida depende muito da cultura organizacional, visto que essa
ferramenta tem uma ênfase direta no colaborador. É muito importante que os funcionários e demais
colaboradores tenham espaço para manifestar suas opiniões acerca do que deve ser melhorado na
empresa e também suas ideias de como fazê-lo.

A implementação do kaizen se inicia a partir da identificação de um problema que pode ser descoberto
através de reclamações, gráficos, indicadores, tabelas ou outros. É importante observar que, nesse
primeiro passo, podemos identificar tanto um problema estabelecido, como também um problema
potencial. Neste último caso, a ação será considerada como preventiva.

Detectado o problema, ou problema potencial, deve-se começar a investigar sua causa raiz, sem deixar
nenhuma variável de fora. Portanto, é preciso checar se ela está na matéria prima, na mão de obra,
nos processos, no maquinário ou outra fonte.

Descoberta a ou as causas, passa-se a pesquisar possíveis melhorias. Estas podem implicar tanto na
manutenção, quando deve-se assegurar que os padrões implementados sejam realmente cumpridos,
como também no aprimoramento, quando se deve aumentar os níveis dos padrões estabelecidos.

O Kaizen pode gerar vários benefícios para a organização. Dentre eles, é possível citar:

 Uma melhor qualidade dos produtos;


 Redução de desperdícios;
 Elevação dos níveis de produtividade;
 Melhoria nos processos de produção;
 Uma melhor capacitação e participação dos colaboradores;
 Adaptação dos métodos de trabalho;
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O Kaizen baseia-se em alguns princípios:

 O incentivo à geração de ideias de melhorias para o aperfeiçoamento contínuo;


 O reconhecimento de que sempre é possível melhorar;
 A busca pela solução de problemas;
 A adoção de equipes multifuncionais;
 Implantação de rotinas que verifiquem a necessidade de melhorias;
 Capacitação de colaboradores.

Tais princípios estão ancorados em nove ideias base.

 Não se acomodar com os mesmos paradigmas de sempre;


 Não ficar censurando ideias por elas não serem perfeitas. Melhor pensar sobre como algo
pode ser feito, do que ficar procurando justificativas para não fazê-lo;
 Realizar boas ideias imediatamente para que as melhorias venham mais cedo;
 Ao invés de esperar que a ideia perfeita apareça, dar preferência para a execução imediata e,
assim, colher seus frutos imediatamente, mesmo que não represente um ganho de 100%.
 Agir com velocidade e presteza, corrigindo eventuais erros imediatamente no local;
 Encarar as dificuldades como desafios;
 Encontrar a solução perfeita é possível quando se descobre as causas reais de um problema;
 Não basta só implementar uma ideia. É preciso experimentá-la e depois validá-la.

As melhorias são infinitas porque sempre há o que pode ser melhorado.

O Kaizen trouxe muitos benefícios: linhas de Produção mais confiáveis, melhor tempo de resposta em
casos de emergência, diminuição de erros médicos, dentre outros. No entanto, ele tem limitações.
Para aqueles que buscam inovações ou mudanças revolucionárias, talvez essa não seja a melhor
ferramenta. O Kaizen procura melhorias graduais e contínuas. Nada impede, porém, que uma
organização adote o Kaizen e paralelamente invista em inovações.

Os processos produtivos passam por constantes transformações. Várias empresas investem em


tecnologias e estratégias, a fim de aprimorar a qualidade de serviços e produtos. A metodologia Kaizen
apresentou vários pontos positivos no oriente e conquistou o mundo dos negócios.

Com uma visão diferenciada sobre as relações existentes em um empreendimento, ela pode ser a
resposta para quem busca a redução de custos e a integração entre as equipes de trabalho.

Dessa forma, é fundamental conhecer esse conceito, suas origens e como ele deve ser aplicado. Assim,
suas decisões tornam-se mais eficientes, seu ambiente de trabalho favorece as atividades dos
funcionários e todos se sentem mais confortáveis e confiantes.

O Kaizen, que em tradução livre do japonês para o português significa mudança para melhor, trata-se
de uma série de práticas.
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Ao ser utilizado e aplicado no local de trabalho, o Kaizen se refere às atividades que fomentam o
aprimoramento dos funcionários. Também se aplica aos processos como compra e logística, que
expandem as fronteiras organizacionais da cadeia de mercadorias.

Ele só é bem-sucedido quando todos os setores e trabalhadores do empreendimento estão engajados


e focados em uma só meta. Em outras palavras, O Kaizen prega a melhoria contínua e o fato de que
nenhum dia pode transcorrer sem que algo seja aprimorado.

Esse sistema de trabalho foi baseado na eliminação de desperdícios, no aperfeiçoamento dos


processos e na manutenção contínua de máquinas e equipamentos. Ele também tem os seguintes
objetivos:

 estabilidade financeira e emocional;


 clima organizacional agradável;
 ambiente de trabalho simples, funcional e organizado.

Qual é a sua origem?

O método foi implementado em empresas japonesas após a Segunda Guerra Mundial pela primeira
vez. Após o término dos conflitos, a economia do país estava devastada e com grandes problemas para
crescer e prosperar. Por causa das duras leis trabalhistas impostas pelos aliados, pouco progresso
aconteceu entre 1945 e 1952.

Com o passar dos anos, os trabalhadores conseguiram melhores condições de trabalho, garantindo
bonificações e salários mais adequados. À medida que o tempo passou, os processos industriais e
administrativos aderiram à metodologia Kaizen.

Qual é a sua importância?

O Kaizen tornou-se tão presente no mundo corporativo que, dificilmente, pode ser considerado “só o
clichê da vez”. Acredite! Ainda há quem pense assim.

Boa parte das empresas e seus altos executivos não sabem ao certo o significado de Kaizen e dão a ele
o simplório objetivo de implantar projetos que utilizem métodos Lean.

Mas o Kaizen não é um conjunto de projetos ou eventos especiais; é parte integrante do dia a dia da
organização. Ele deve e precisa ser tratado como filosofia organizacional, e não apenas como um
simples método ou ferramenta de redução de custos.

É fato que, após semanas de implantação, mudanças estratégicas serão desencadeadas, por
consequência; porém, não só em ações, e sim no modo de ver e entender o negócio.
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Quais são seus objetivos?

O Kaizen bem implantado busca, continuamente, prevenir ou impedir que o inesperado aconteça,
reagindo aos defeitos, falhas, acidentes ou desvios de processos que acontecem na rotina.

Dessa forma, o Kaizen não tem apenas o propósito de manter padrões, mas também de elevar o nível
dos desafios.

Como ele deve ser implementado?

O método 5S é uma das bases do sucesso do Kaizen. Ele tem fundamentos de fácil compreensão e que
podem ser aplicados em qualquer empreendimento, fazendo com que ganhe cada vez mais espaço no
mercado. Ele é dividido em cinco princípios. Confira abaixo:

SEIRI – Senso de Utilização

Compreende o uso de ferramentas e equipamentos adequados às necessidades da gestão. Ele


também preza pelo descarte ou realocação de tudo aquilo que não está sendo utilizado nas atividades.
Dessa forma, os processos de limpeza são facilitados, o espaço físico é mais bem aproveitado e há
redução de custos com manutenções de peças.

SEITON – Senso de Organização

Um ambiente de trabalho organizado é fundamental para o êxito de qualquer negócio, e não poderia
ser diferente para o Kaizen.

Perder tempo procurando um documento ou uma ferramenta de trabalho apenas atrapalha a tomada
de decisões e a performance da equipe. Portanto, tal Senso garante a melhoria dos processos e faz
com que todos sejam mais rápidos.

A criação de um padrão para guardar e organizar esses utensílios faz com que todos tenham mais
autonomia em suas funções. Painéis e etiquetas podem ajudar a manter todos os envolvidos sempre
em alerta também.

A economia de tempo é uma das principais vantagens dessa etapa do Kaizen, mas a facilidade na
localização de utensílios e a redução dos acidentes.

SEISO – Senso de Limpeza

A limpeza é outra questão essencial para a melhoria dos processos. Trabalhar em um local sujo e cheio
de poeira atrapalha o desenvolvimento das atividades e coloca em risco a saúde dos funcionários. Esse
Senso define a importância da eliminação dos resíduos, sujeiras e objetos estranhos em sua empresa.
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Além do mais, essa ideia não se restringe ao aspecto físico. Ela deve ser implementada nas relações
entre os funcionários. A honestidade, a transparência e o respeito em qualquer tipo de diálogo fazem
com que todos se sintam mais confortáveis e seguros.

Dessa forma, quando há algo de errado em alguma atividade, qualquer pessoa tem a liberdade para
expressar a sua opinião e propor soluções que melhorem os resultados obtidos.

SEIKETSU – Senso de Padronização de Saúde

Os problemas ergonômicos e de saúde precisam ser eliminados em todos os setores da empresa.


Então esse conceito está relacionado à padronização de cores, iluminações, formas e placas.

Imagine se cada setor de sua empresa tivesse símbolos e avisos diferentes. Sempre que um
funcionário chegasse a um novo local de trabalho, se sentiria perdido e estaria muito mais propenso a
se acidentar.

Suas principais vantagens são:

 facilidade de localização e identificação dos objetos e equipamentos;


 melhoria de áreas comuns (banheiros, corredores e refeitórios);
 equilíbrio físico e mental;
 melhoria nas condições de segurança.

SHITSUKE – Senso de Disciplina e Autodisciplina

Por ser a última etapa, ela é indispensável para o sucesso da metodologia Kaizen. Ela é definida pelo
cumprimento de tudo aquilo que foi planejado e orientado anteriormente. Por isso, todos os
colaboradores do negócio devem estar engajados para realizar suas funções com muita eficiência.
Quando isso acontece, os resultados são otimizados mesmo que não haja uma vigilância por parte de
supervisores e chefes.

A aplicação do Kaizen faz com que todos se sintam responsáveis pelo sucesso da gestão. Nessas horas,
cada um de seus funcionários devem compreender seu papel dentro da organização e saber como
pode melhorar os resultados obtidos.

Em todas as situações, é necessário realizar um planejamento que crie essas oportunidades e que dê
liberdade para os trabalhadores. O uso de um software de gestão e controle facilita a compreensão
dos dados e a análise das informações. Como consequência disso, todas as peças e pessoas estarão
sempre em equilíbrio, de acordo com a doutrina Kaizen.

Como você pode perceber, um negócio sustentável e que tem números positivos é aquele que se
preocupa com a qualidade de vida dos funcionários.

Já que o mercado consumidor é bastante competitivo, a metodologia Kaizen faz com que você
aumente a qualidade dos serviços.
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A inspiração para melhorar cada vez mais

Ao falar de Kaizen, fazemos referência a um método japonês que surgiu a partir do declínio econômico
que este país asiático sofreu no passado. É através dele que uma empresa busca integrar de forma
ativa a todos os seus colaboradores com o objetivo mais qualidade no trabalho. Este método sempre
está relacionado com processos de melhora contínua a partir das pequenas contribuições dos
trabalhadores.

Embora sejam melhoras simples, a soma de cada uma é capaz de fazer com que as operações dentro
de uma organização sejam realizadas de forma muito mais eficiente e, portanto, os resultados serão
otimizados. Além disso, Kaizen não está relacionado apenas com a parte financeira ou econômica, mas
também considera o social. Ou seja, através deste método é possível criar uma estrutura empresarial
potente que garante que todas as contribuições dos empregados seguirão o ritmo estabelecido com
uma participação ativa, com o objetivo primordial é a busca por soluções.

Investimento econômico ou humano?

Frequentemente costumamos cair no erro de pensar que para poder melhorar uma empresa é
necessário um grande investimento econômico. Claro que o capital pode ter um papel muito
importante, mas o método Kaizen nos ensina que o fato humano de uma empresa também é algo
fundamental e que merece maior protagonismo. Neste aspecto, não falamos tanto de investir, mas de
aproveitar os recursos humanos, principalmente intelectuais.

Dizem que a experiência é um diploma e esta é a mensagem de Kaizen, já que os trabalhadores levam
muitos anos na empresa e sabem em que momento podem chegar as melhores oportunidades ou
como otimizar os recursos ideais. Através do método Kaizen podemos aproveitar tudo isso e conseguir
a melhora contínua sem que o investimento tenha um custo elevado.

Princípios e fundamentos Kaizen

Para entender a filosofia deste método e poder implantá-la em uma empresa é preciso conhecer os
princípios fundamentais que o sustentam:

 Otimização: trata de aproveitar o máximo possível os recursos disponíveis na empresa conta


em vez de investir em novos.
 Rapidez: é preciso agilidade para encontrar soluções aos problemas que surjam na entidade
para poder fixar os prazos de execução.
 Baixo custo: um investimento exorbitante não faz falta. Com baixo custo é possível conseguir
os melhores resultados.
 Participação: os empregados devem formar parte da empresa de maneira ativa, contribuindo
positivamente em todas as etapas do processo de melhoras.
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Qual é a metodologia Kaizen?

Kaizen conta com quatro etapas fundamentais para poder desenvolver este método:

 Planejamento
 Atuação
 Verificação
 Avaliação

Planejamento

É a primeira fase, onde devemos eleger o que é necessário melhorar e porque esta ação será realizada,
definindo as metas ideais. Resumindo, nesta etapa a situação atual é analisada para o conhecimento
dos dados do que deve ser melhorado para, finalmente, planejar o objetivo.

Atuação

Na segunda fase começam as propostas de trabalhos de melhora. Aqui devemos planejar soluções e
definir quais são as modificações prioritárias no processo. Logo, estas medidas devem ser colocadas
em prática.

Verificação

Uma vez que se inicie este processo, deve-se comprovar que os objetivos estão sendo alcançados,
sempre com base na análise inicial realizada na primeira fase.

Nesta última fase é importante perseguir a padronização adotada com o processo de melhora,
sabendo que os resultados estabelecidos foram alcançados e considerando em pensar sempre no que
se pode continuar melhorando no futuro.

O método Kaizen foi a inspiração para que muitos negócios do mundo inteiro conseguissem seus
objetivos e é uma perfeita demonstração da filosofia de trabalho procedente do Japão, que se destaca
por ter muito a colaborar.

Descubra como a filosofia Kaizen pode ajudar sua gestão a reduzir custos e aumentar a
produtividade

Pois sim: Kaizen vem do japonês, e significa “mudança para melhor”.

Hoje implica a ideia – na verdade, a filosofia de melhoria contínua na vida em geral – seja pessoal,
familiar, social e profissional.

Claro que aqui daremos mais ênfase a este último caso.


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O conceito tem de fato sua origem no meio industrial. Surgiu após a Segunda Guerra Mundial, quando
várias empresas japonesas passaram a aplicar práticas que depois foram englobadas pelo termo.
Desde então, os princípios do Kaizen se espalharam por todo o mundo, e hoje são utilizados em
diversas outras áreas que não apenas a de produtividade.

Um dos grandes responsáveis por este movimento é o professor Masaaki Imai. Considerado o pai do
Kaizen, é autor de um livro fundamental para o assunto – “Kaizen – The secret to Japan’s competitive
success” (O segredo para o sucesso competitivo do Japão) e fundador do Kaizen Institute, por meio do
qual leva os ensinamentos e as práticas em questão para todo o mundo.

Mas para que serve, exatamente?

No contexto da uma empresa, as práticas de Kaizen trazem aquilo que todo empreendedor procura:
redução de custos e aumento de produtividade. De acordo com os ensinamentos do professor
Masaaki, isso ocorre a partir do pressuposto que as pessoas podem melhorar continuamente no
desenvolvimento de suas atividades.

Ele professa que o trabalho coletivo deve prevalecer sobre o individual; que o ser humano é visto
como um dos bens mais valiosos de uma organização, e que deve ser incentivado a direcionar seu
trabalho para as metas compartilhadas da empresa, sem que deixe de atender às suas necessidades
pessoais. No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.

Para Masaaki Imai, existem alguns “mandamentos” para a aplicação da filosofia em uma empresa:

O desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente. Todos os
colaboradores devem estar envolvidos, de gestores do topo até os intermediários e o pessoal de base.

O Kaizen é baseado em uma estratégia barata; acredita-se que um aumento de produtividade pode ser
obtido sem investimentos significativos, sem a necessidade de se aplicar somas astronômicas em
tecnologias e consultores. Ele pode ser aplicado em qualquer lugar e não somente dentro da cultura
japonesa. Ele se apoia no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos,
processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos;

A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica (isto no
caso de uma indústria – no da sua empresa, priorize o ambiente de trabalho).

O Kaizen é orientado para os processos

Ele dá prioridade às pessoas; acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova
mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas. Isso por meio da orientação
pessoal para a qualidade e para valores como: espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina.

O lema essencial da aprendizagem organizacional é:

“aprender fazendo”
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Mas como posso aplicar o Kaizen à prática?

De acordo com os preceitos de Massaki Imai, existem três formas de se implementar as práticas no
ambiente empresarial:

KAIZEN PARA ADMINISTRAÇÃO – envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na


implantação e no moral do grupo. Segundo Massaki Imai, um gerente deve dedicar pelo menos 50%
do seu tempo a este aprimoramento, que se relaciona às mais diversas práticas – desde utilizar papel
de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes. Isto depende de
seu perfil de empreendedor.

Enfim, você deve transformar estas práticas em padrão, e fazer com que todos da sua empresa o
sigam. Se as pessoas são capazes de acompanhá-lo, mas não o fazem, você deve implementar a
disciplina. Se elas não são capazes de seguir o padrão, o ideal é que sejam oferecidos treinamentos –
ou que se revise o padrão para que a aplicação se torne mais fácil.

KAIZEN PARA O GRUPO – no ambiente de uma empresa, o processo de melhoria contínua está
intimamente associado ao espírito de equipe. Isso implica o envolvimento de todas as pessoas da sua
organização no aperfeiçoamento dos processos.

Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas de todas as áreas da sua empresa. E o objetivo
aqui é aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas. Cada grupo deve ter um líder, que
assumirá o papel de informar aos participantes sobre o andamento dos processos, além de
transformar informações em ação.

Os grupos de Kaizen costumam atuar da seguinte forma: realiza-se um estudo de todos os problemas
a serem solucionados. Deve se definir se as soluções são fáceis ou se haverá a necessidade de auxílio
do ciclo PDCA - PLAN - DO - CHECK – ACTION (O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming
ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria
contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar
(check) e agir (act)) , que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos na execução de uma
gestão. E além do PDCA, outras ferramentas poderão ser utilizadas, como diagramas de causa e efeito
e o 5W2H.

KAIZEN VOLTADO PARA PESSOAS – Ocorre na forma de sugestões. A ideia é estimular as pessoas a
demonstrarem mais empenho em realizar as suas tarefas. Esse sistema deve ser bem dinâmico e
funcional, servindo de avaliação de desempenho para funcionários de todas as esferas, sem exceção.
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Ciclo PDCA: uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos

O Total Quality Control (Controle Total de Qualidade) surgiu nas grandes indústrias e tem por
objetivo aplicar melhorias contínuas nos processos. Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA –
responsável por planejar processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados. O
Ciclo PDCA possui uma vasta área de aplicação, podendo ser útil a diferentes tipos de
empreendimentos, pois atua em diversas frentes focando na melhoria contínua. Portanto, é útil para
desde grandes indústrias a pequenos comércios.

Você já usa o PDCA na sua empresa, sabe para que ele serve e que vantagens essa ferramenta de
gestão traz para a melhoria dos processos, projetos e produtos desenvolvidos por sua equipe?
Conhecê-las é um sinal mais que claro de que você está realmente preocupado em trabalhar com mais
eficiência, porém se ainda não utiliza, vou demonstrar porquê é importante conhecer esse ciclo.

Foco do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de
gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito
de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar a entender
não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não
nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação
atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais
qualidade e eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é
uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no
decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente
esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira
possível.
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Origem do Ciclo PDCA

Na década de 20, um físico norte-americano chamado Walter Andrew Shewart – muito conhecido por
sua atuação na área de controle estatístico de qualidade – criou o ciclo PDCA. Porém, só na década de
50 ele foi popularizado em todo mundo pelo, também americano, professor William Edwards Deming,
conhecido por dedicar-se às melhorias dos processos produtivos dos EUA durante a segunda guerra
mundial e por ter o título de guru do gerenciamento de qualidade.

Fases do Ciclo PDCA

Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não significa que elas aconteçam
linearmente. Na verdade, essa divisão serve apenas de ilustração para que possamos entender como o
processo de melhoria contínua acontece. Confira uma a uma:

PLANEJAR

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Que problema você
resolverá dessa vez? Por que é preciso resolver essa questão?

Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. Ele
deve ter conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só
então, selecionar o mais adequado e assertivo para o projeto em questão.

Também é nesse momento que você e sua equipe definirão os indicadores de desempenho, que
mostrarão se o objetivo final está mesmo sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo
qual é possível avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa ou
qualitativa, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado.

É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de trabalho usada para
encontrar a solução de tal questão, assim como é também nessa etapa que se dá o desenvolvimento
do plano de ação, isto é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.

Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishikawa (também conhecido por escama de peixe),
Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis nesta fase, para dar suporte à
tomada de decisões. Quanto melhor for o planejamento, melhores metas serão atingidas. Deve-se
lembrar que a fase de planejamento é sempre a mais complexa e a que exige mais esforços. No
entanto, quanto maior for o número de informações utilizadas, maior será a necessidade do emprego
de ferramentas apropriadas para coletar, processar e dispor estas informações.

FAZER

Após identificar todos os problemas e traçar as metas que devem ser alcançadas, é hora de fazer
acontecer. Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando
para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Se não for possível executar o
planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Já
se a iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a
análise dos resultados.
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Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para
garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase
anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos
corretos.

CHECAR

A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação, afinal,
quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o
planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos. Nessa fase é preciso fazer um
monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o
realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades
de melhoria que podem ser adotadas futuramente. Avaliar a metodologia de trabalho adotada
também ajuda a verificar se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo
para se obter mais êxito durante o decorrer do projeto.

Para esta fase, é de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é
possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os
resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o
caminho.

AGIR

Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como
padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que
impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários,
corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado,
visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.

Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do ciclo PDCA mesmo sem ter o conhecimento da
ferramenta. Provavelmente você já tenha executado pelo menos algumas das fases de maneira
intuitiva. Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia, irá possibilitar que você
e sua equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.

Processo de melhoria contínua

Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não prevê um fim para sua
execução. Assim, a cada ciclo concluído dá-se início a outro, sucessivamente, até que seja possível
encontrar um padrão mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa
cada vez mais eficiente em seus processos.

Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou obter melhoria contínua, o
próximo ciclo tende a ser mais complexo. O plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica
mais difícil de aplicar. É necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja preparada para
alcançar objetivos ambiciosos.
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Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois a demora em uma fase
qualquer do projeto pode impactar todas as demais. Então defina um padrão mínimo de qualidade e,
quando atingi-lo, passe para a próxima etapa. Caso futuramente surja a oportunidade de implementar
alguma melhoria a mais, você pode aproveitá-la em um novo projeto ou ainda sugerir ao cliente que
faça a mudança, desde que não haja impacto nos custos ou no prazo do projeto.

O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do controle de qualidade. Por esse
motivo, pode ser empregado com muito sucesso em casos de transição para uma administração
voltada para a melhoria contínua.

Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Se você já conhecia o método PDCA e já utilizava em sua companhia antes de ler este post, talvez
também tenha ouvido falar sobre o ciclo PDSA. No meio corporativo existe muita confusão com as
nomenclaturas. Significam a mesma coisa? São métodos diferentes? Podemos dizer que ambos têm o
mesmo objetivo – a melhoria contínua – entretanto, não significam a mesma coisa.

O PDSA foi introduzido após o PDCA, também por Deming. Este método surgiu da necessidade de
aprendizado sobre processos e produtos. O método surgiu para complementar o PDCA adicionando
uma etapa de desenvolvimento de estudo com o objetivo de agregar conhecimento.

Vamos analisar o significado das siglas:

PDCA

Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Check (Checar) – Act (Agir)

PDSA

Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Study (Estudar) – Act (Agir)

A diferença de um método para o outro se da na substituição da fase Check pela fase Study. Portanto,
percebemos que a terceira etapa do ciclo passou a ser mais completa. Ao invés de apenas checar e
conferir o que está sendo feito, é proposto que seja realizado um estudo, uma análise mais profunda
sobre os fatos.

Podemos entender o ciclo PDSA como uma evolução natural do ciclo PDCA, pois propõe que as
pessoas ponderem e compreendam mais ao invés de apenas checarem o andamento do projeto.

Adoção do Ciclo PDCA

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente
qualquer tipo de projeto, dos mais simples aos mais complexos, já que ajuda a direcionar a equipe
para o desenvolvimento de melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e
oportunidades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os envolvidos visualizem as
mudanças realizadas.
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Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do
time, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza. Isso sem contar que o PDCA
também garante um aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o
desenvolvimento pessoal e profissional da equipe. Além disso, com a produtividade e a eficiência em
alta, você pode reduzir os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de
cada projeto.

Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA tem mais chances
de atingir seus objetivos e melhorar continuamente. Aqui, faz-se importante recordar a importância de
compreender o significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A fase de planejamento é
considerada a mais trabalhosa e complexa, porém um bom planejamento facilita a passagem pelas
demais etapas.

No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a importância das medidas. Só
utilizando métricas é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir,
não é possível gerir.

Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios surgem, pois a melhoria não
para nunca. E tudo bem que a adoção do Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento
que você experimenta essa ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais nenhuma iniciativa.

O uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e
soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de
qualidade é uma maneira eficaz e efetuar o controle dos processos e obter melhorias.

Assim, se você ainda não teve a oportunidade de colocar esse conhecimento em prática, sugerimos
que faça agora mesmo e depois venha nos contar como se saiu com seu primeiro Ciclo PDCA! E se já é
experiente no assunto, fica aqui o convite para conhecer uma outra ferramenta indispensável ao
gerente de projetos: O Gráfico de Gantt (O diagrama ou Gráfico de Gantt é um gráfico usado para
ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representando o início e
fim de cada fase aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico).

DIAGRAMA DE PARETO
Para um controle mais efetivo é fundamental lançar mão dessa ferramenta específica.

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta da qualidade que foi utilizada pelo italiano Vilfredo Pareto.
Tornou-se mais conhecido quando o teórico Juran utilizou. Através desse diagrama, um indivíduo
seleciona vários itens ou fatores, de acordo com a ordem de importância.

Para construí-lo, é utilizado o gráfico de colunas que irá colocar em ordem os problemas e suas
frequências do maior para o menor, a fim de dar prioridade aquele que deverá ser resolvido com
maior urgência.

Esse diagrama é construído baseado em uma fonte de pesquisas de dados ou nas folhas de verificação
para detectar o problema.

Ele está baseado no princípio de Pareto ou regra dos 80/20 que significa que 80% dos problemas são
ocasionados por 20% das causas, ou seja, são poucas causas que originam a maioria dos problemas. O
gráfico mostra a ordem de prioridades que um gestor deve utilizar para resolver as causas.
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Como fazer o Diagrama de Pareto?

 Identifique qual será o objetivo para construir o diagrama, ou seja, para que tipo de problema.
Isso será feito através da coleta de dados por meio do SAC, pesquisa de satisfação,
questionários, folhas de verificação, etc. Além disso, deve-se especificar o período para a
coleta.
 Saiba como os dados serão mostrados e classificados;
 Numa tabela ou mesmo em folha de verificação organize cada dado de acordo com as
categorias definidas na coleta de dados. Ex.: Empresa de Vendas de Eletrodomésticos.

 Realize cálculos de percentual e percentual acumulado;

O calculo do percentual é feito dividindo cada frequência com a quantidade total de frequências; Já
para o calculo do percentual acumulado, soma-se cada porcentagem à primeira porcentagem
acumulada e assim respectivamente. Ex.:

Porcentagem

 Defeito do Produto 75/174 = 0,4310… -> 43%


 Demora na Montagem 49/174 = 0,2816… -> 28%
 Mau Atendimento 30/174 = 0,1724… -> 17%
 Problema Vendas do Site = 0,1149… -> 12%

Porcentagem Acumulada

 Defeito do Produto - o valor continua 43%


 Demora na Montagem 28%+43%=71%
 Mau Atendimento 17%+71%=88%
 Problema Vendas do Site 12%+88%=100%
KAIZEN E 5W2H... WTF? - MARCELO ETIENE NUNES 16

Faça o diagrama em qualquer programa que crie um gráfico de colunas, alinhado a um gráfico de
linhas. As fórmulas irão variar de acordo com o tipo de programa.
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5W2H

SAIBA O QUE É, COMO FUNCIONA E QUANDO APLICAR O 5W2H, UMA FERRAMENTA DE GESTÃO
QUE PODE ECONOMIZAR MUITO TEMPO E RECURSOS PARA O EMPREENDEDOR.

A situação é muito comum: um empreendedor tem uma ideia bastante clara de um novo produto que
deseja lançar, ou de uma atividade que pretende estabelecer. Já formou um time, que está motivado;
já reuniu os recursos e até traçou um plano estratégico; porém, a realização deste plano é cheia de
desafios, de impasses, e, sobretudo de dúvidas. Se você já passou ou está passando por algo deste
tipo, não deixe de ler este texto até o final. Porque aqui vamos falar sobre uma ferramenta que,
quando bem aplicada, pode auxiliar a eliminar estas dúvidas e impasses, melhorando
significativamente a gestão de seus projetos: o 5W2H.

Cinco “W” o quê?

Comecemos pelo começo: o 5W2H (sim, nós sabemos, a sigla é estranha) é, na verdade, um checklist
(é um instrumento de controle, composto por um conjunto de condutas, nomes, itens ou tarefas que
devem ser lembradas e/ou seguidas) de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o
máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.
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Essa sopa de LETRAS corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando
bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de
uma atividade. São elas:

5 W:
 What (o que será feito?)
 Why (por que será feito?)
 Where (onde será feito?)
 When (quando?)
 Who (por quem será feito?)

2 H:
 How (como será feito?)
 How much (quanto vai custar?)

Ou seja, trata-se de uma metodologia que se baseia nas respostas para estas sete perguntas
essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir
todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Mas é tão útil assim para a minha empresa?

Pode acreditar que é. O 5W2H ajuda – e muito – na execução e, sobretudo, no controle das tarefas da
sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos – afinal, quando
bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade. Porque tudo ficará muito mais claro e a
atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos
em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o
resultado, além da economia de que já falamos, é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um
importante diferencial estratégico para o seu negócio.

Como aplico o 5W2H em meu dia a dia?

Antes de tudo, você precisa ter muita clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a ferramenta.
Tomemos, como exemplo, a contratação de um novo gerente de marketing. O primeiro passo é
responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas que mencionamos acima – da
forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação de um novo profissional; por que ou para
quê? Gerenciar a área de marketing; Onde? Na matriz. E por aí vai.

Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se houver
diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as
respostas relativas a cada área. Em suma, você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o mais
trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada uma das questões. Mas você
perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar
decisões mais embasadas.
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Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

Em tese, o 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações – e não só na sua empresa, mas na sua vida
também. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade.
Imagine, por exemplo, organizar uma viagem com amigos: só o fato de montar uma tabela com a
metodologia 5W2H vai te ajudar a ter muito mais controle de tudo, sobretudo dos gastos. Agora,
pense na sua empresa. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de
um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. De acordo com o
que temos observado, estes são outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:

 No planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;


 Na manutenção de máquinas de uma indústria;
 Na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
 No aumento da sua carteira de clientes.

Mas a minha empresa é muito pequena. Será que ainda assim devo usar?

Sem dúvida. Mesmo que você seja o único responsável por um projeto, pode experimentar: ao
responder as questões propostas pelo 5W2H, você terá muito mais clareza a respeito de como
proceder, de qual o melhor caminho a se trilhar para atingir um objetivo. E acredite: vai deixar de
perder uma quantidade importante de tempo e recursos ao longo dos processos.

What – O que será feito (etapas)

Why – Por que será feito (justificativa)

Where – Onde será feito (local)

When – Quando será feito (tempo)

Who – Por quem será feito (responsabilidade)

How – Como será feito (método)

How much – Quanto custará fazer (custo)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente
ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos).
Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando
sempre as características individuais.
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Como utilizar?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e
proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de
brainstorming (é uma dinâmica de grupo que é usada em várias empresas como uma técnica para
resolver problemas específicos, para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e
para estimular o pensamento criativo) para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em
conta os seguintes pontos:

 Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus
efeitos;
 Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá
tomar outras ações para eliminá-los;
 É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos
aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Vamos a um exemplo

Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às SETE PERGUNTAS citadas acima
com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que
foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada
da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo
de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.

A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os
gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia
empresarial. Você só tem a ganhar.
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Existe alguma ferramenta que possa me ajudar?

A tabela da metodologia 5W2H também pode ser realizada em uma planilha ou mesmo com um editor
de texto. O que importa é sempre ter respostas claras e objetivas para estas perguntas, de modo que
qualquer plano de ação se torne, ele próprio, claro e objetivo.

Exemplos de utilização da ferramenta 5w2h


1 – Programando uma viagem

Como toda atividade que exige um planejamento prévio, a programação de uma viagem precisa ser
muito bem pensada e esquematizada para não haver imprevistos na hora do seu momento de lazer
mais esperado do ano. Por isso, a utilização do 5w2h pode ser uma excelente alternativa para auxiliá-
lo no planejamento de sua viagem de férias ou de fim de ano, por exemplo.

Abaixo, mostraremos um exemplo de planilha 5w2h pronta, detalhando todos os aspectos do


planejamento de uma viagem à Salvador para o natal e reveillon. Confira:

É importante ressaltar que a viagem mencionada é apenas um exemplo fictício, sem qualquer
compromisso em ser fiel a lugares e preços da viagem. É apenas para que você tenha uma ideia de
como ficaria um planejamento de viagem com o 5w2h. Claro que você pode ser mais específico com
suas atividades, mas desta forma já dá pra visualizar legal como será a viagem.
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2 – Fazendo planejamento de mídias sociais

Outra utilização do 5w2h é para o planejamento de ações em mídias sociais, muito utilizado nos dias
de hoje. Abaixo segue o esquema elaborado para uma Escola de Marketing em Fortaleza, que realizará
sorteios pelo Twitter a fim de angariar novos seguidores. A ideia é aumentar o número de pessoas que
acessa o conteúdo da Escola. Confira:

No planejamento acima, as tarefas foram descritas e analisadas, com um texto um pouco maior,
porém mais bem explicada. A quantidade de palavras utilizada varia de acordo com a necessidade de
cada um, não há regra.

3 – Planejamento de redução de custos de uma empresa

O 5w2h é muito utilizado também para planejar mudanças na empresa, sejam elas estruturais, de
pessoal ou mesmo financeiras. Na verdade esta é a função principal da ferramenta, que
posteriormente passou a ser usada fora das empresas também. O exemplo abaixo contempla uma
situação em que a empresa precisa reduzir seus gastos com o consumo de água em até 35%. Confira as
etapas da mudança:
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Outros exemplos de utilização do 5w2h


Além dos 3 exemplos citados acima, você também pode utilizar o 5w2h em muitas outras atividades.
Abaixo citaremos alguns exemplos:

 Tornar a empresa mais lucrativa;


 Realizar um planejamento escolar;
 Planejar a manutenção de máquinas em uma indústria;
 Definir a estratégia para um processo de seleção de pessoal;
 Elevar a satisfação de alunos com determinado curso;
 Aumento da carteira de clientes de uma empresa.

Como é possível ver, o funcionamento da ferramenta é bem simples e pode ser manuseado por
qualquer pessoa que tenha mínimos conhecimentos de Excel, por exemplo. E são inúmeras as formas
de se utilizar a ferramenta 5w2h para realizar planejamentos de todo tipo. Também é possível dizer
que ela pode ser usada para qualquer tipo de organização e planejamento de atividades, basta que
você analise os elementos envolvidos na análise que precisa fazer, alocando cada informação no
campo correto e criando uma mentalidade de acompanhamento constante daquilo que foi mapeado
no 5w2h.

Crie uma planilha 5w2h na sua casa e experimente o planejamento orientado por esta ferramenta.