Empresa de Administração de Arquivos

Como montar
uma empresa de
administração de
arquivos
EMPREENDEDORISMO
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br

Expediente
Presidente do Conselho Deliberativo
Robson Braga de Andrade – Presidente do CDN
Diretor-Presidente
Guilherme Afif Domingos
Diretora Técnica
Heloísa Regina Guimarães de Menezes
Diretor de Administração e Finanças
Vinícius Lages
Unidade de Capacitação Empresarial e Cultura Empreendedora
Mirela Malvestiti
Coordenação
Luciana Rodrigues Macedo
Autor
LÁZARO DONIZETI FERREIRA
Projeto Gráfico
Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.

www.staffart.com.br
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Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas /

Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor /
Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação /
Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura /
Sumário
1. Apresentação ........................................................................................................................................ 1
2. Mercado ................................................................................................................................................ 2
3. Localização ........................................................................................................................................... 3
4. Exigências Legais e Específicas ........................................................................................................... 3
5. Estrutura ............................................................................................................................................... 4
6. Pessoal ................................................................................................................................................. 4
7. Equipamentos ....................................................................................................................................... 6
8. Matéria Prima/Mercadoria ..................................................................................................................... 8
9. Organização do Processo Produtivo .................................................................................................... 9
10. Automação .......................................................................................................................................... 10
11. Canais de Distribuição ........................................................................................................................ 14
12. Investimento ........................................................................................................................................ 14
13. Capital de Giro .................................................................................................................................... 16
14. Custos ................................................................................................................................................. 17
15. Diversificação/Agregação de Valor ..................................................................................................... 18
16. Divulgação .......................................................................................................................................... 18
17. Informações Fiscais e Tributárias ....................................................................................................... 19
18. Eventos ............................................................................................................................................... 21
19. Entidades em Geral ............................................................................................................................ 21
20. Normas Técnicas ................................................................................................................................ 22
21. Glossário ............................................................................................................................................. 22
22. Dicas de Negócio ................................................................................................................................ 23
23. Características .................................................................................................................................... 24
24. Bibliografia .......................................................................................................................................... 25
25. Fonte ................................................................................................................................................... 28
26. Planejamento Financeiro .................................................................................................................... 28

Sumário
27. Soluções Sebrae ................................................................................................................................. 28
28. Sites Úteis ........................................................................................................................................... 28
29. URL ..................................................................................................................................................... 28

Apresentação / Apresentação
1. Apresentação
As tecnologias voltadas para a gestão de documentos, como a digitalização e a
indexação dos materiais, são cada vez mais difundidas no meio empresarial.
Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir não
fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o
empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. O
objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um
negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de
negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as
informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender
A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos
5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a
informação duplicará a cada 11 horas.
Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM
International – Association for Information and Image Management International, EUA,
a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das
informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92%
das informações ainda estarão em papel.
Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:
Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. Faz-
se, em média, 19 cópias de cada documento. A imagem de um documento digitalizada
a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento.
Um gigabyte acomoda 20 mil imagens. Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB
de armazenamento. Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por
gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento. Um CD-R mede 120mm
de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil
páginas de documentos. Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de
páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído
de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e
24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.
Saber o que deve ser guardado e por quanto tempo, obtendo um sistema de custódia
extremamente seguro e confiável é o desafio para preservar as informações.
Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 1

Apresentação / Apresentação / Mercado
Resolver questões como o que fazer com tanta informação, como selecioná-la dentro
do processo de cada negócio, como e em que lugar armazená- la e localizá-la é a
responsabilidade das EMPRESAS DE ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVOS.
Este documento não substitui um plano de negócio.Para elaborá- lo procure o Sebrae.
2. Mercado
Em 2006, uma pesquisa, conduzida pela AIIM International – Association for
Information and Image Management International (EUA), State of ECM Industry 2006,
mostrou que, em nível mundial, 89% dos respondentes acreditam que o gerenciamento
de documentos é importante para os objetivos estratégicos de suas empresas. Essa
pesquisa foi realizada em nove países, incluindo o Brasil. No nosso País, a pesquisa
foi realizada em conjunto com o CENADEM. No Brasil, 72% dos entrevistados
acreditam na importância desse fator.
As Tecnologias voltadas para a gestão completa de documentos, que envolvem etapas

como a digitalização e indexação dos materiais, entre outras, estão sendo cada vez
mais difundidas no meio corporativo. Com isso, o mercado brasileiro de GED
(Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e ECM (Enterprise Content Management)
avança e gera faturamento anual bruto de R$ 1,5 bilhão, segundo o Cenadem (Centro
Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação). "Acreditamos que o
setor será ampliado em 10% em 2010, pois o dinamismo das companhias pede
redução de espaço físico, aumento da base de dados e acesso on line aos
documentos", destaca Antonio Carlos Macedo, presidente da Macdata, empresa
especializada no desenvolvimento de soluções corporativas de TI.
Nesse cenário, o setor ainda tem muito a crescer, já que, atualmente, 75% da
documentação das empresas permanecem em papel, de acordo com estudo do
Cenadem. "Esse cenário vem mudando. Os gestores de mercados como financeiro,
jurídico, varejo, tecnológico, por exemplo, estão notando os benefícios dessa
tecnologia e está claro que para se manter competitivo no mercado é preciso gerenciar
o grande volume diário de documentos físicos e eletrônicos e não somente arquivá-
los", diz Macedo.
"

Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas
3. Localização
Para definir o melhor local para instalar sua empresa de administração de arquivos, o
empreendedor deverá seguir os seguintes passos:
Pesquisar muito bem a forma de trabalhar dos seus concorrentes, com relação sua
localização, logística envolvida e forma de atendimento aos clientes, com relação às
solicitações emergenciais (sobre documentos sob a guarda da empresa). Para tanto, o
empreendedor deverá visitar o máximo de concorrentes possíveis. Pesquisar a
localização e as maiores dificuldades envolvendo a operação de arquivos e
manipulação de documentos dos prováveis clientes potenciais. Nessa pesquisa, já
verificar a existência de imóveis próximos a estes, os quais estejam enquadrados
dentro do projeto do empreendimento e que estejam disponíveis para compra ou
aluguel.
Caso seja impossível a instalação da empresa nas proximidades dos clientes, o

empreendedor deverá contemplar formas de trabalho que eliminem o problema da
distância entre o escritório/depósito de documentos e as empresas, como colocando o
serviço de motoby para atender a entrega de documentos aos clientes com a maior
brevidade possível.
Acima de tudo, o que o local a ser instalada uma empresa de administração de

arquivos, precisa possuir é espaço para a instalação do depósito para guarda de
documentos das empresas clientes, com a melhor segurança possível.
Precisa possuir espaço para instalação de salas para acomodação de equipe de

trabalho na área administrativa e tecnológica, com vistas a controlar todas as
informações arquivísticas de seus clientes. Para tanto, deverá ser um local onde
possua um acesso controlado de pessoas ao recinto de trabalho, tendo em vista o
volume de informações sigilosas, pertencentes a outrem (empresas clientes).
4. Exigências Legais e Específicas

Não existe legislação específica, que venha regulamentar a atividade de uma empresa
de administração de arquivos.O empreendimento está dispensado, de obter registro ou
autorização de funcionamento específico, junto a entidades ou órgãos fiscalizadores de
atividades regulamentadas. Bastando apenas ao empreendedor obter a inscrição junto
aos órgãos exigíveis das sociedades empresárias em geral.A pessoa jurídica também
não está sujeita à responsabilidade técnica, ou seja, não se exige do empreendimento

Pessoal
a manutenção, em seus quadros, de profissional habilitado junto a órgão ou conselho
de classe fiscalizador de profissão regulamentada. Desta forma, como já foi dito, por
não existir nenhuma exigência específica, para abrir uma empresa de administração de
arquivos, deve-se seguir os tramites normais, devendo então seguir os seguintes
passos:
a) Registro da empresa nos seguintes órgãos:• Junta Comercial;• Secretaria da

Receita Federal (CNPJ);• Secretaria Estadual de Fazenda;• Prefeitura do Município
para obter o alvará de funcionamento;• Enquadramento na Entidade Sindical Patronal
(empresa ficará obrigada a recolher anualmente a Contribuição Sindical Patronal);•
Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social –
INSS/FGTS”.• Corpo de Bombeiros Militar.b) Visita a prefeitura da cidade onde
pretende abrir a empresa de administração de arquivos, para fazer a consulta de
local;c) Obtenção do alvará de licença sanitária - Adequar às instalações de acordo
com o Código Sanitário (especificações legais sobre as condições físicas). Em âmbito
federal a fiscalização cabe a Agência Nacional de Vigilância Sanitária, estadual e
municipal fica a cargo das Secretarias Estadual e Municipal de Saúde.
5. Estrutura
A estrutura da empresa de administração de arquivos dependerá do tamanho do
investimento do projeto.
Deverá ser contemplado um espaço para os escritórios onde deverá contemplar as

áreas de computação, administrativas e locais de refeição e áreas de higiene dos
funcionários.
Para o local de armazenamento da documentação deverá ser disponibilizado galpão

exclusivo para a guarda de caixas com os documentos em papéis, sendo vedada sua
subdivisão para outras atividades. A área em m² deste galpão dependerá do tamanho
do projeto a ser desenvolvido pelo empreendedor.
6. Pessoal
PERFIL DOS PROFISSIONAIS

Pessoal
A definição dos recursos humanos a serem empregadas para trabalhar na empresa de
administração de arquivos está relacionada à complexidade das atividades da mesma,
ao volume do acervo e ao número de consultas às informações constantes nos
documentos arquivados.
Considerando as atividades específicas do arquivo — receber, organizar, preservar e

disponibilizar os documentos da empresas clientes é recomendável um quadro de
profissionais com formação diversificada como arquivistas, conservadores,
profissionais de TI, historiadores, avaliadores. Os quais serão coordenados por um
administrador, que é recomendado ter certificação em CGD – Certificação em Gestão
Documental.
Descrição das atividades dos profissionais:
Administrador: identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho.
Profissional de TI: propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e

fluxogramas.
Documentalista: detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos

documentos.
Historiador: que também integra a equipe de gestão de documentos participa destas

definições do trabalho orientando quanto ao valor histórico das informações
registradas.
O conservador: cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da
informação, propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do
documento, tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo.

Pessoal / Equipamentos
O arquivista: elabora os métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das
informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção, o trâmite e
o uso.
Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o
avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam
incorporados nos pressupostos de seu trabalho.
O empreendedor pode também lançar mão da contratação de estagiários de

biblioteconomia, arquivologia. Esta atitude incentiva os estudantes da área e pode
também formar seus novos profissionais do amanhã. Além de ajudar na redução dos
custos.
Além destes profissionais deverá ter o apoio de um advogado, para auxiliar nas
decisões às legislações, envolvendo as documentações. Este não necessita ser
funcionário. Recomenda-se realizar um contrato como pessoa jurídica.
Devem-se contemplar os funcionários da área operacional: auxiliares gerais (para a

movimentação de documentos, para a limpeza e o cafezinho) e a secretária.
O total de funcionário seria em torno de 10 pessoas.
7. Equipamentos
Com relação à quantidade dos equipamentos de uma empresa de administração de
arquivos, depende basicamente do projeto do referido empreendimento.
A aquisição destes equipamentos deverá ser seguida de uma boa pesquisa de

produtos e fornecedores.
Para tanto, listaremos uma relação básica de equipamentos e alguns fornecedores e

sites de busca, para que se possa iniciar essa referida pesquisa.
• Estrutura de estantes de metal

Pessoal / Equipamentos
TELOS S/A Rua Maestro Francisco Antonello, 1603 – FannyCep. : 81030-100 –
Curitiba – PR Tel. Matriz: 41 – 3316 7200http://www.telos.com.br
APSA – ARQUIVOS DESLIZANTESRUA JOÃO AMATO, 2945 - CHÁCARA LAGOA

BRANCACAMPO LIMPO PAULISTA/SP - CEP: 13.231-620FONE/FAX: (11) 4038-
8156http://www.apsabr.com.br
Documento & Cia Soluções para Arquivamento -.Rua Eugenio Neto, 488 – Praia do
Canto Vitória – ESFone: 27-3225 0933http://www.documentoecia.com.br /P>
• Computadores
http://w ww.brasilviaweb.com.br/site_busca/venda-de-computadores/
http://www.BuscaPe.com.br/Computad ores
DELL EMPRESAShttp://www.dell.com/br
http://www.ctisdigital.com.br
• Impressoras a Laser / Impressoras de códigos de barras / Scanners / Leitoras de

códigos de barras / Máquina fragmentadora de papel (para eliminação de documentos)
www.ctisdigital.com.br
MERCADO LIVRE – BRASIL / IMPRESSORASwww.i

nformatica.mercadolivre.com.br/impressoras-e-copiadoras
www.automaclick.com/leitor-de-codigo-de-barras-laser-metrologic -eclipse-ms5145.asp
www.Ask.com
• Mesas, cadeiras para escritório / Telefones / Aparelho de fax
www.guiamais.com.br
http://preco2.bu scape.com.br/moveis-para-escritorio.html
www.mercadolivre.com.br/escrit orio/http://cidadesaopaulo.olx.com.br /moveis-para-

escritorio-estacao-de-trabalho-cadeiras-mesas-poltronas-brasil-iid- 13276975
www.sites brazil.com/brasil/comprar-vender/.../escrit.htm
www.mercadolivre.com.br/...fax /P>
www.permutalivre.com.br
www.BuscaPe.com.br/Aparelho_de_ Fax
w ww.comprafacil.com.br/comprafacil/.../viewBusca.jsf;...telefone

Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria
8. Matéria Prima/Mercadoria
A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a
demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros,
os seguintes três importantes indicadores de desempenho:
Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o
capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido
em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado.
Obs.: Quanto maior for a freqüência de entregas dos fornecedores, logicamente em
menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice
de rotação de estoques. Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é
a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue
cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nível de serviço ao cliente: o
indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega,
isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou
serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de
venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque
ou não se poder executar o serviço com prontidão.
Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na
alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta
o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da
empresa
A mercadoria que uma empresa de Administração de arquivos tem a oferecer para

suas empresas clientes é:
OrganizaçãoO serviço de organização e administração de arquivos é uma das

soluções de melhor relação custo-benefício para preservação de acervos, com
praticidade e eficácia na localização de documentos e informações. Consiste no
levantamento e a catalogação dos lotes de documentos; a triagem e acondicionamento
destes em estruturas especiais de pastas e arquivos, e a inclusão de conteúdo dos
documentos em sistema informatizado. Desta forma é possível a disponibilização dos
dados para o pronto atendimento às solicitações dos clientes, localização e resgate
dos documentos e remessa de originais, com a padronização de métodos de
arquivamento através de um sistema de identificação visual. Isso permite uma
organização física adequada e de rápida localização e recuperação de documentos.
DigitalizaçãoConsiste na utilização scanners que lêem cada documento através de

software próprio, armazenando a imagem como um arquivo digital. Deste modo os

Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo
usuários podem utilizar CDs onde os documentos estarão gravados e acessar as
imagens, sem a necessidade de manusear os originais. É possível a digitalização de
qualquer espécie de documento: desenhos de engenharia de grandes formatos,
cheques, fotos, jornais, e arquivos diversos. A grande vantagem da digitalização é
principalmente a redução do trânsito de documentos em papel dentro da empresa,
assim como a preservação dos originais, evitando o desgaste oriundo do manuseio.
Guarda e Gerenciamento de DocumentosGarantindo a segurança e a integridade do

seu arquivo, fora do ambiente das empresas clientes, utilizando ferramentas ágeis para
a busca e a recuperação de informações, modelagem de relatórios, controle e
aplicação de tabelas de temporalidade, assegurando assim, a total segurança do
serviço prestado.
EliminaçãoGerenciar o ciclo vital dos documentos, até o seu efetivo descarte.

Formulação de política de temporalidade tendo por base, as normas legais vigentes e
tabelas de temporalidades por categoria de acordo com as características operacionais
de sua empresa.
9. Organização do Processo Produtivo

Elaborar o diagnóstico inicial e atual do arquivo; avaliar os tipos documentais, sua
criação, fluxos internos e externos, ciclo de vida e a melhor forma de disponibilizá-los e
disseminá-los; desenvolver aplicações específicas.
Etapas:
Diagnóstico Inicial - Executar uma avaliação da situação atual e desenvolver um

projeto de acordo com as necessidades do cliente. Avaliação dos tipos documentais –
Utilizar técnicas, materiais e uma equipe de funcionários multidisciplinares
especializados para pesquisar e criar os Planos de Classificação de Documentos.
Levantamentos dos ciclos de vida e os fluxos dos documentos – Identificar a melhor
forma de reter, disponibilizar e disseminar, bem como, determinar os períodos de
retenção dos arquivos e elaborar um Plano de Retenção de Documentos, dando
suporte legal para relatórios de pesquisas. Elaboração de projeto com conceito GED -
Será o embasamento para implantação e manutenção da Gestão Estratégica de
Documentos. Implantação.

Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação
10. Automação
Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da década de
1980, utiliza-se este instrumento para as mais diversas funções, que vão desde os
mais simples editores de texto até os mais sofisticados e complexos programas, que
no caso dos arquivos vêm apresentando soluções para gerenciamento de documentos,
das quais podemos citar o tratamento digital de imagens, as técnicas de fluxo de
trabalho (workflow), a multimídia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os
quais oferecem recursos cada vez mais amplos na área da informação e
documentação. E nesta esteira da evolução, a tecnologia básica utilizada nas
empresas de administração de arquivos chama-se GED – Gerenciamento Eletrônico
de Documentos, a qual foi introduzida no Brasil pelo CENADEM - Centro Nacional da
Gestão da Informação.
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente

sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa
categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e
controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e
conhecimento das empresas.
A evolução do GED confirma sua importância. O conceito de GED é uma espécie de

leque em constante abertura por tratar-se de um conjunto de tecnologias (Document
Imaging, DOcument Management, Workflow, COLD/ERM, Forms Processing e RIM –
Records and information Management) que permitem o gerenciamento de documentos
de forma digital. Eles podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel,
microfilme, som, imagem e até mesmo arquivos já criados na forma digital.
Além da tecnologia GED, há também a necessidade de escolha da empresa de

software a ser utilizada, a qual demandará uma pesquisa bastante fundamentada, no
que a ferramenta oferece e o custo da mesma. Recomenda-se a pesquisa em sites de
busca, na concorrência.
Citamos aqui algumas empresas, para início dessa pesquisa:
DigFile - Sistema de gestão de imagens documentais
Lau Service - Aplicações para GED, digitalização de documentos, Workflow,

integração, desenvolvimento, scanners, consultoria, ecapture, RJS, AS/400,
backupedge, backup para Linux.
e-Docs Gerenciamento de Documentos e Projetos - Fornece recursos GED para

planejar, compartilhar e gerenciar projetos, documentos e mensagens. Facilita o
trabalho colaborativo eficiente entre clientes, fornecedores e colaboradores.
http://www.e-docs.com.br/quem.htm P>
Lab 245 Software LtdaAvenida Rio Branco, 123 Centro RIO DE JANEIRO - RJ
Telefone Geral Fax: (21)3084-0245 (21)3084-0245 www.lab245.com

E para facilitar também a pesquisa junto as empresas de administração de arquivos no
Brasil, listamos a seguir o nome de algumas com seus respectivos endereços
eletrônicos:
EMPRESAS DE GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS NO BRASIL
Ribermídia - Soluções em Digitalização, Microfimagem, GED e Arquivo - Empresa

especializada em gestão da informação (GED) e Arquivo. Serviços em digitalização de
documentos (simples ou registrada), microfilmagem de documentos, cold, com, guarda
de documentos, organização de arquivo e política documental. Ribeirão preto e região.
http://www.ribermidia.com.br/
Acervo - Realiza organização e administração de arquivos técnicos e administrativos,

biblioteca e centros de documentação. http://www.acervo.com.br/
Apsa Produtos e Serviços em Arquivamento - Arquivos e estantes deslizantes, pastas

e acessórios. Serviços de organização e gerenciamento de arquivos, digitalização,
microfilmagem, transferência de documentos, segurança e cofres à prova de fogo para
documentos e mídia. http://www.apsabr.com.br/site/
Archivare - Direcionada para o gerenciamento e tratamento da informação e

documentação e para a organização física e automatizada de arquivos. Arquivar -
Especializada em arquivos, guarda de documentos, custódia de documentos, off site
storage, certificado cdia, GED e prestação de serviço de microfilmagem. Belo
Horizonte/MG. http://www.arquivar.com.br/
Arquivo, Memória e Acesso - AMA - Presta serviços em organização de arquivos,

sistemas de informação, suportes convencionais ou audiovisuais.
Central - Empresa da área de gerenciamento da informação, prestando serviços de

digitalização de documentos, microfilmagem, Computer Output to Microfilm (COM) e
Computer Output to Laser Disk (COLD). Com soluções personalizadas na área de
imagem. http://www.centralinf.com.br/
Conceito Prestação de Serviços - Serviços na área de organização de arquivos,

bibliotecas, videotecas, almoxarifados, restauração e consevação de documentos,
além de serviços administrativos em escritórios. http://www.conceitoltda.com.br/
Datajuris - Microfilmagem, digitalização, triagem e recuperação de documentos.

Diagnóstico e avaliação dos documentos de cartórios de registro de imóveis. Decom -
Serviços de microfilmagem, digitalização, gerenciamento e organização de arquivos e
custódia de documentos. http://www.decom.com.br/
DigFile - Sistema de gestão de imagens documentais. Documento & Cia Soluções para
Arquivamento - Especializada em serviços, materiais e equipamentos para

organização de arquivos, bibliotecas e centros de documentação. Representante, no
Espírito Santo, dos arquivos deslizantes, pastas e acessórios da Telos S/A. Projetos e
orçamentos sem compromisso. http://www.documentoecia. com.br/admin/site.html
e-Docs Gerenciamento de Documentos e Projetos - Fornece recursos GED para

planejar, compartilhar e gerenciar projetos, documentos e mensagens. Facilita o
trabalho colaborativo eficiente entre clientes, fornecedores e colaboradores.
http://www.e-docs.com.br
Iconográfica Tecnologia - Realiza gerenciamento eletrônico de documentos,

digitalização de microfilmes, microfichas, indexação e masterização.
Índex Advance - Trabalha com organização de arquivos e documentos e

informatização e digitalização de acervos. http://www.indexadvance.com.br/
Iron Mountain - Atua no gerenciamento de documentos e informações, guarda de

arquivos e fitoteca de segurança para mídias vitais. http://www.ironmountain.com.br/
/P>
Laser Fiche - Software para o gerenciamento eletrônico de documentos - GED.
www.novatecbrasil.com.br
Lau Service - Aplicações para GED, digitalização de documentos, Workflow,

integração, desenvolvimento, scanners, consultoria, ecapture, RJS, AS/400,
backupedge, backup para Linux. http://www.lauservice.com.br/
Mega Files - Desenvolve serviços de guarda de arquivos, digitalização,

armazenamento e organização de todo tipo de documentação. Possui software próprio
para gestão de arquivos. Localizada em São Caetano do Sul/SP.
http://www.megafiles.com.br/
Memoteca Fink - Efetua gerenciamento de documentos e gestão de arquivos, com

divisão de gerenciamento eletrônico.
Metrofile - Serviços de gerenciamento e logística de arquivos para pequenas, médias e

grandes empresas. http://www.metrofile.com.br/
Microdoc - Bureau de microfilmagem e digitalização a partir do microfilme.

http://www.microdoc.com.br
Midas Assessoria Documental - Especializada em organização de arquivos,

documentação técnica, bibliotecas, digitalização, microfilmagens, informática, criação
de fluxo dos documentos, informação e tabela de Classificação e Temporalidade.
Mycroarq - Empresa voltada para área de organização de arquivos, microfilmagem
(microfilmes), digitalização de documentos com a gravação em CD-ROM e
armazenamento, indexação. http://www.mycroarq.com.br
New Image - Trabalha com organização de arquivos, digitalização de documentos,

conversão de microfilmes e informatização de fluxos. http://www.newimagenet.com.br

NT Imagem - Produtos para gerência de documentos e conhecimento, extração de
dados, reconhecimento de texto (OCR, ICR, OMR), scanners para digitalização e
microfilmagem. http://www.grupont.com.br/web/gu est/home
Onfile Gerenciamento da Informação - Especializados em gestão de documentos e

informações. Fornece soluções de gerenciamento, planejamento, terceirização e
organização de arquivos, acervos técnicos e bibliotecas.
http://www.onfile.com.br/index.asp
Prado Chaves - Especializada na guarda, armazenamento e organização e

gerenciamento eletrônico de documentos. http://www.pradochaves.com.br/ v2/local.htm
Recall do Brasil - Gerenciamento de arquivo, terceirização de arquivos, guarda de

documentos, organização de arquivos, digitalização de documentos, gerenciamento de
documentos, sala-cofre, fitoteca de segurança, guarda de mídias e armazenamento de
microfilmes. http://www.recall.com/Recall/BR/ PT/Home/
Sistema Documentos - Realiza gerenciamento de arquivos, arquivo morto,

microfilmagem, digitalização e armazenamento de documentos.
http://www.sistemadocumentos.com.br/
Spool Systems - Serviços em gerenciamento da informação, utilizando tecnologias

como microfilmagem, digitalização de papel, microfilmes e microfichas, Master Cold
System, GED, guarda de documentos e custódia de mídia.
http://www.spoolsystems.com. br/site/home.php
Stock & Info Gerenciamento da Informação - Especializada em gerenciamento

eletrônico de documentos (GED), document imaging, workflow e gerenciamento da
informação. Localizada em Florianópolis/ SC. Serviços de consultoria e implementação
de sistemas de gerenciamento da informação. http://www.stockinfo.com.br/empre
sa.php
Store Sistemas - Terceirização de arquivos, organização de arquivos, gerenciamento e

guarda de documentos, digitalização de documentos, sala-cofre, fitoteca de segurança
e microfilmagem. http://www.store.com.br
Tabularium - Organização de arquivos e gestão de processos documentais. Visa

atender às necessidades das organizações no gerenciamento de processos
documentais abrangendo desde a tramitação, análise de validade, conformidade,
autenticidade de documentos, até sua guarda, organização, arquivamento e rápido
acesso à informação em qualquer tempo. http://www.tabularium.com.br
Ultrafiles Armazenamento de Arquivos - Armazenagem,organização e gerenciamento

de documentos e arquivos, ativos e inativos. Digitalização e imagem de documentos.
Gerenciamento eletrônico de toda a informação armazenada em galpões, disponível
também via Internet. http://www.ultrafiles.com.br/Ultra/

Canais de Distribuição / Investimento
11. Canais de Distribuição
O termo canais de distribuição ou marketing foi durante muito tempo considerado
apenas mais um dos componentes do composto mercadológico, juntamente com
produto, preço e promoção. Com as mudanças ocorridas nos últimos anos em termos
de crescimento do poder dos distribuidores, avanços tecnológicos, necessidade de
sustentação de uma vantagem competitiva, entre outros fatores, a distribuição passou
a ser vista como o maior meio de se conseguir um avanço e crescimento no mercado
(Rosemblom, 2002).
Neste sentido, os canais de distribuição vêm ganhando cada vez mais importância no
meio empresarial e suas estruturas evoluem em termos de formatos e alternativas
mais criativas e inovadoras. Com o aumento da concorrência nos diferentes mercados,
ter uma estratégia de canais de distribuição bem planejada corresponde a ter os
produtos nas prateleiras e conseqüentemente participação no mercado.
As estruturas dos canais variam de acordo com o ramo da empresa, a localização,

tamanho de mercado, entre outras variáveis. Quanto maior o grau de serviços que o
produto exige, maior tende a serem os níveis de intermediários utilizados e a distância
com o consumidor final.
Avaliando o CANAL DE DISTRIBUIÇÃO de uma EMPRESA DE ADMINISTRAÇÃO DE

ARQUIVOS, pode-se recomendar a estratificação deste canal em até três níveis:
EMPRESA DE ADM. ARQUIVOS => REPRESENTANTE COMERCIAL => EMPRESA

CLIENTE
12. Investimento
O ideal para o empreendedor é que o mesmo busque ajuda junto ao SEBRAE, para
elaborar seu PLANO DE NEGÓCIO, antes de dar qualquer passo nos seus projetos,
pois todo negócio, tem que ser estudado no detalhe, para não vir a sucumbir
prematuramente.

Canais de Distribuição / Investimento
O tamanho do investimento em um negócio de uma empresa de Administração e
Gestão de Arquivos dependerá do tamanho do projeto do empreendedor.
Caso o empreendedor deseje ter uma visão preliminar antes de partir para a
elaboração do PLANO DE NEGÓCIO, basta que o mesmo realize uma boa Pesquisa
de Mercado, conhecendo e visitando prováveis empresas concorrentes já
estabelecidos. Assim o mesmo terá uma visão com relação a toda despesa que terá
com o empreendimento.
Deverão ser relacionadas como INVESTIMENTOS, as despesas com: imóvel (aluguel

ou compra), instalações (todos os móveis e máquinas), equipamentos, contratações de
serviços e de empregados, treinamentos, documentações para legalização da empresa
e o montante do valor relativo ao Capital de giro.
Para facilitar o estudo preliminar, elaboramos no quadro abaixo, uma simulação deste,
o qual servirá para orientar a pesquisa do empreendedor. Lembramos que os dados
inseridos no mesmo são meramente ilustrativos:
INVESTIMENTO NO PROJETO - Estudo Preliminar(Os valores são simbólicos)
Detalhamento Desembolso Desembolso Desembolso Subtotal 1º mês 2º mês 3º mês

Invest. em Instalações 1.500,00 2.000,00 2.000,00 5.500,00 Investimento em Equip. e
Software 5.000,00 8.000,00 5.000,00 18.000,00 Investimento em veículos . . . .
Serviços de terceiros 3.000,00 1.000,00 1.000,00 5.000,00 Mat. de consumo e utens. .
. 1.000,00 1.000,00 Gastos abert. empr. inaug. . . 2.000,00 2.000,00 Reserva p/
gastosnão previstos 5.000,00 . . 5.000,00 Estoque . . . .Subtotal 14.500,00 11.000,00
11.000,00 36.500,00 Reserva para Cap. de giro . . 5.000,00 5.000,00 TOTAL
14.500,00 11.000,00 16.000,00 41.500,00

Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro
13. Capital de Giro
Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter
para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia
imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de
caixa.
O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazos
médios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) e
prazos médios concedidos a clientes (PMCC).
Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem,
maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos
regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a
necessidade de imobilização de dinheiro em caixa.
Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão-de-obra, aluguel,
impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada ao
prazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade de
capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível
para suportar as oscilações de caixa. Neste caso um aumento de vendas implica
também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da
empresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta
necessidade do caixa.
Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores
que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para
pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar
para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos
de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações
excessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus
pagamentos futuros.
Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na
empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as
variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com
precisão.
Para uma base referencial, considerando uma empresa de Administração de Arquivos,

dentro dos moldes descritos, recomenda-se um valor de Capital de Giro de R$
15.000,00 (Quinze mil reais).O capital de giro precisa de controle permanente, pois tem
a função de minimizar o impacto das mudanças no ambiente de negócios onde a
empresa atua.

Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos
14. Custos
São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e que serão
incorporados posteriormente no preço dos produtos ou serviços prestados, como:
aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas, matéria-
prima e insumos consumidos no processo de produção.
O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra,

produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o
empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como
ponto fundamental a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o
controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de
ganhar no resultado final do negócio.
Os custos para abrir uma Empresa de Organização de Arquivos, devem ser estimados
considerando os itens abaixo.
Para facilitar o entendimento e para futuros estudos preliminares, por parte do

empreendedor, foi elaborado como exemplo, um quadro contendo uma simulação
deste estudo. Lembramos que os dados inseridos no mesmo são meramente
ilustrativos.
CUSTOS MENSAIS 1 Salários e encargos 14.600,00 2 Tributos, impostos,

contribuições e taxas 3.000,00 3 Aluguel, segurança 3.000,00 4 Água, luz, telefone e
acesso a Internet 2.000,00 5 Mat. para higiene e limp. da empresa e funcion. 200,00 6
Recursos para manutenções corretivas 200,00 7 Assessoria contábil e jurídica 1000,00
8 Propaganda e publicidade da empresa 500,00 TOTAL 24.500,00 No
empreendimento de uma Empresa de Organização de Arquivos, o maior custo é com o
quadro de pessoal (salários e encargos), que se bem administrados podem ser em
número reduzido. Mas sempre lembrando que este número depende do tamanho do
empreendimento.
A maioria das despesas em uma Empresa de Organização de Arquivos é fixa e desta

forma, fáceis de gerenciar e quanto mais aumentar o faturamento, melhor será o
resultado, visto que as despesas não oscilam com o crescimento da receita.

Divulgação
15. Diversificação/Agregação de Valor
A proposta de uma empresa de administração de arquivos é resolver o problema de
desorganização de arquivos das empresas/clientes. Em face desta, o que as mesmas
deverão buscar apresentar é uma prestação de serviço que tranqüilize seus clientes e
mais que isso, busque encantá-los, na presteza das informações, na forma de atendê-
los e também apresentar uma empresa organizada (sede), no que tange a guarda de
documentos em papéis e os documentos informatizados.
Percebendo essa estrutura organizada, percebendo que ele é a prioridade no negócio,

o cliente certamente, valorizará o investimento que estará fazendo ao contratar essa
empresa para administrar suas informações, as quais têm valor sem precedente.
Ocorre que o que foi falado até agora, por ser prestação de serviço, depende quase
que integralmente do desempenho do SER HUMANO, isto é do funcionário. Desta
forma, para que a empresa consiga agregar valor perante seus clientes, se diferenciar
da concorrência, ela necessita desenvolver uma política de gestão de pessoas
diferenciada. Para tanto, segue abaixo algumas sugestões que põem ser aplicadas nas
administrações de pessoas e assim se destacar das demais empresas:
Estabelecimento de inovadoras políticas de RH para retenção de talentos; Contínuos

treinamentos procurando identificar e desenvolver líderes; Aprimoramento do
treinamento Técnico de base em TI e processos documentais; Requalificação de
Princípios e Valores Internos das empresas, como: Ética Respeito ao ser humano
(independente de crença, cor da pele, sexo, etc.) Trabalho em equipe Foco no cliente
Qualidade e segurança no trabalho Respeito às culturas locais Adequação dos
Processos de Recrutamento e Seleção para atração de talentos; Implantação do Plano
de Cargos e Salários; Implantação de Programas de Remuneração Variável;
Implantação de Endomarketing visando melhoria da comunicação interna; Implantação
de Programa de Voluntariado procurando motivar os funcionários à participarem em
programas sociais das empresas e assim se sentirem úteis como cidadãos.
16. Divulgação
Na divulgação de sua empresa é preciso somar criatividade e planejamento. Uma
empresa só consegue sobreviver quando é notada e bem recebida pelos seus clientes.
O planejamento é a chave para uma divulgação eficaz e que não jogue dinheiro fora.

Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias
Ao elaborar seu planejamento deverá considerar a atuação do mercado e seus
concorrentes. Por se tratar de um negócio que não seria produtiva uma ação em mídia
de massa (radio, jornal, televisão), recomenda-se a busca dos clientes de forma mais
direta, através de visitas às empresas ou aos seus órgãos de classe (sindicatos,
federações, confederações, etc.).
Além dessas atuações é importante também realizar ações na internet, através de um

site próprio. Neste site, deve abrir links com órgãos ligados ao ramo de atuação
(CENADEM, ABGD, CONARQ).
17. Informações Fiscais e Tributárias

O segmento de EMPRESA DE ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS, assim entendido
pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 8211-3/00 como
a atividade de fornecimento de uma combinação ou de um pacote de serviços
administrativos de rotina a empresas clientes, sob contrato, como arquivamento,
poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de
Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de
Pequeno Porte), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, desde que a receita
bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil
reais) para micro empresa e R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para
empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos na Lei.
Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições,

por meio de apenas um documento fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do
Simples Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.f
azenda.gov.br/SimplesNacional/):
• IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica);

• CSLL (contribuição social sobre o lucro);
• PIS (programa de integração social);
• COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social);
• ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza);
• INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal).
Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do SIMPLES Nacional, para

Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias
esse ramo de atividade, variam de 6% a 17,42%, dependendo da receita bruta auferida
pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo
SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de
atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao número
de meses de atividade no período.
Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder

benefícios tributários para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esse
imposto), a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderá
ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS.
Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais), o

empreendedor, desde que não possua e não seja sócio de outra empresa, poderá
optar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para se
enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme a
tabela da Resolução CGSN nº 94/2011 - Anexo XIII
(http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm ).
Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em valores
fixos mensais conforme abaixo:
I) Sem empregado
• 5% do salário mínimo vigente - a título de contribuição previdenciária do
empreendedor;
• R$ 5,00 a título de ISS - Imposto sobre serviço de qualquer natureza.
II) Com um empregado: (o MEI poderá ter um empregado, desde que o salário seja de
um salário mínimo ou piso da categoria)
O empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores acima, os seguintes

percentuais:
• Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração;
• Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do empregado.
Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI terá seu
empreendimento incluído no sistema SIMPLES NACIONAL.

Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral
Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opção pelo SIMPLES Nacional sempre
será muito vantajosa sob o aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura do
estabelecimento e para cumprimento das obrigações acessórias.
Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alterações das Leis

Complementares nºs 127/2007, 128/2008 e 139/2011) e Resolução CGSN - Comitê
Gestor do Simples Nacional nº 94/2011.
18. Eventos
INFOIMAGEM 2010 - A ser realizado ente 5 a 7 de outubro Local do evento: Centro de
Convenções Frei CanecaSão Paulo – SP
Curso de Certificação em GED on-line - PROGRAMA DE CERTIFICAÇÃO

CENADEMCertificação em GED Professional Curso + Teste – NOVO - CENADEM
CGD – Curso de Certificação em Gestão DocumentalMinistrado na ABGD -

Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de DocumentosConsultar data
do evento e disponibilidade de vagas no site: http://www.abgd.org.br
19. Entidades em Geral

CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação Rua Haddock Lobo, 585, 5º
andar01414-904 - São Paulo - SPTel: (11) 3081.9829 - 3082.0319Telfax: (11) 3062-
0779 - http://www.cenadem.com.br
ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos

Calçada das Violetas,162 – 2º andar - Centro Comercial Alphaville - Barueri – SPCEP:
06453-003Fone/Fax: (11) 4195-0966
CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos - Arquivo NacionalRua Azeredo Coutinho,

77 – sl. 704 - Centro - Rio de Janeiro - RJCEP: 20230-170Tel. (21) 3806-6171
AAB - Associação dos Arquivistas Brasileiros Av. Presidente Vargas, 1733- sala 903 •
CEP: 20.210-030 Centro - Rio de JaneiroTel/Fax: 55 (21) 2507-2239 / 3852-2541
http://www.aab.org.br/
ENARA – Executiva Nacional das Associações Regionais de

Arquivologia.http://www.enara.org.br/
20. Normas Técnicas

ABNT NBR 9578:1986 - Arquivos
ABNT NBR 10519: 1988 - Critérios de avaliação de documentos de arquivo.
21. Glossário
ACERVO - Conjunto de publicações, documentos e materiais que constituem uma
biblioteca.
ARQUIVO - É um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer época, forma e

suporte material, produzidos, recebidos e acumulados em processo natural por uma
unidade no exercício de suas funções ou conservados para servir de referência, prova,
informação ou fonte de pesquisas.
ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins

imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua
tramitação, se conservam junto aos órgãos produtores em razão da frequência com
que são consultados. O mesmo que Arquivo.

ARQUIVO DIGITAL - Conjunto de informações as quais podem conter planilhas,
textos, imagens, etc. Usualmente, armazenamos os arquivos em mídias ópticas (CDR,
CDRW, MO, etc) ou magnéticas (Disco Rígido, Zip Disk, disquetes, etc.).
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Conjunto de documentos originários de arquivos

correntes, com uso pouco frequente, que aguardam em depósito de armazenamento
temporário sua destinação final.
ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos preservados em caráter

definitivo em função de seu valor para a eficácia da ação administrativa, como prova,
garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
ARQUIVOLOGIA - Disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos

arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição,
organização, desenvolvimento e utilização.
STORAGES – significa a gravação de dados num suporte electromagnético de forma a

que estes dados possam ser acedidos por um computador processador.
ECM - Enterprise Content Management é o conjunto de tecnologias utilizadas para

captar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo e documentos
relativos aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM
permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa, onde quer
que tais informações se encontrem.
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos e tecnologias associadas.
22. Dicas de Negócio

Manter sempre um relacionamento muito próximo de seus clientes, procurando fazer
visitas regulares, para acompanhar e avaliar o resultado dos serviços prestados por
sua empresa

Essa proximidade e preocupação pelo bom andamento das atividades gerarão uma
empatia do cliente pela empresa, visto que o mesmo identificará sua posição de
parceiro de soluções de seu negócio.
23. Características
Se você achou interessante o negócio de Empresa de Organização de Arquivos, veja
abaixo se as suas características se encaixam dentro do perfil empreendedor.
Capacidade de assumir riscos (calculados) – Isto quer dizer, não ter medo de desafios,
arriscar conscientemente. Calcular com detalhes (PLANO DE NEGÓCIOS) as chances
de o empreendimento ser um sucesso.
Senso de oportunidade – Enxergar oportunidade, aonde as outras pessoas só vêm

ameaças. Aprender com os erros dos outros empresários, evitando assim perdas de
tempo e dinheiro.
Conhecimento do ramo – conhecer muito bem o ramo que escolheu.

Preferencialmente que trabalhe no mesmo ou tenha trabalhado. Caso não seja
possível, faça muitas pesquisas, muitas visitas aos concorrentes. Não economize
neste quesito, pois mais tarde você será recompensado.
Organização – Ser organizado, compreender que os resultados positivos virão em

conseqüência da aplicação dos recursos disponíveis, conforme o planejamento do
empreendimento. Não permitir desvios exagerados em relação ao planejado. Caso
identifique falhas no percurso, buscar a correção com muita rapidez.
Iniciativa e disposição – Ser pró-ativo, buscar novidades para seu negócio, dar sempre
o primeiro passo, não esperar pelos outros. Pesquisar novos caminhos, estar sempre
atento com as novidades do mercado, de uma forma geral.
Liderança – Ser uma pessoa que todos gostem de trabalhar com você, em função de
seu espírito de liderança; respeitando a cada um, trazendo todos os funcionários ao

seu lado e nunca abaixo de você. Faça um trabalho de equipe; delegue autoridade,
mas acompanhe. Defina metas e cobre com responsabilidade.
Otimista e auto motivado (sempre) – Não importa o tamanho dos problemas que
enfrentará no andamento de seu empreendimento. O que importa é que todos os dias,
o empreendedor precisa buscar dentro de si motivos para estar sempre motivado, pois
agindo assim, sua equipe nunca esmorecerá e a vitória virá com certeza.
É certo que será muito difícil encontrar todas essa características em uma única
pessoa. Caso você consiga se identificar com pelo menos 50% delas, que ótimo.
Comece agora mesmo a trabalhar para buscar um incremento neste percentual, você é
capaz, busque ajuda, procure os órgãos como o SEBRAE. Leia , estude, pesquise, só
depende de você, acredite!
24. Bibliografia
A importância de um arquivo organizado para a gestão do conhecimento na
empresaDisponível em: http://www.asocarchi.cl/DOCS/9.pdf Acesso em 17/01/10
Artigos: Metodologia da Arquivar / Informações sobre Franquia / Organização de

arquivosDisponível em: http://www.arquivar.com.br/ - Acesso em 05 jan. 2010 Tese:
Arquivos, Gestão de Documentos e Informação Elaborado por: Cynthia Roncaglio,
Mestre Doutoranda em Meio Ambiente e Desenvolvimento. Décio Roberto Szvarça,
Mestre Silvana de Fátima Bojanoski, Especialista Consultores do Centro de Integração
e Tecnologia do Paraná – CITPARDisponível em: http://www.periodicos.ufsc.br/ind
ex.phpAcesso em: 08 Jan. 2010
Assunto: Serviço de Digitalização e Microfilmagem de DocumentosDisponível em:

http://www.empregabrasil.org.br Acesso em 08/01/10
Empresa Consultarquivo – Conhecendo a empresaDisponível em:

http://www.consultarquivo.com .br/index.html Acesso em 06 Jan. 2010

Iron mountain – Conhecendo a empresaDisponível em:
http://www.ironmountain.com.br/co mpany/ Acesso em 17 jan. 2010
Artigo: Normas arquivísticas e padrões de descrição de metadados aplicados a

preservação do patrimônio arquivístico digitalElaborado por: André Ricardo de Andrade
Vasconcellos Luz - Graduando em Arquivologia / 6º período – UNIRIODisponível em:
http://dici.ibict.br/archive/000
00303/01/Normas_Arquiv%C3%ADsitca_e_Padr%C3%B5es_de_Descri%C3%A7%C3
%A3o_de_Metad ados.pdfAcesso em 19 jan. 2010
Associação dos Arquivistas BrasileirosDisponível em: http://www.aab.org.br/ Acesso

em: 17 jan. 2010
Matéria: A GESTÃO DE PESSOAS FRENTE À EVOLUÇÃO DO MERCADO ECM NO

BRASILElaborada por: Luiz Alfredo Santoyo (*) e Geraldo Lúcio Marques (*)Disponível
em: http://www.abgd.org.br/pale stras/artigo1.html Acesso em 17 jan. 2010
ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos –

Matérias sobre: Termos técnicos / Dados sobre o Setor / Critérios para concessão de
Selo de QualidadeDisponível em: http://www.abgd.org.br/pale stras/artigo1.html
Acesso em 17 jan. 2010
MRH ARQUIVOS – GUARDA DE ARQUIVOSDisponível em: http://www.mrhgestao.c

om.br/v5/guarda_arquivos.phpAcesso em 18 Jan. 2010
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO EMPRESARIAL: RELATO DE EXPERIÊNCIAPor:

TATIANA ROSSIDisponível em: http:
//revista.acbsc.org.br/index.php/racb/article/viewFile/662/730Acesso em: 17 Jan. 2010
Associação dos Arquivistas BrasileirosDisponível em: http://www.aab.org.br/ Acesso

em: 17 Jan. 2010

em: http://www.enara.org.br/Acesso em: 08 Jan. 2010.
BRASIL PROFISSÕES – ArquivistaDisponível em: http://www.brasi

lprofissoes.com.br/verprof.php?codigo=56Acesso em: 06 jan. 2010.
Trabalho teórico: PERFIL DO PROFISSIONAL ARQUIVISTA PARA ATUAR COM A

GESTÃO DOCUMENTAL EM AMBIENTES EMPRESARIAISDisponível em:
http://www.enearq2008.ufba.br/wp-content/uploads/2008/09/13debora_re
gina_cardoso.pdfAcesso em: 06 Jan. 2010.
Tema: Os Setores da economia brasileiraDisponível em: http://www.bra

silescola.com/geografia/setores-economia.htmAcesso em: 24 jan. 2010.
http://www.cenadem.com.br/ged09.phpAcesso em: 01 fev 2010.
http://www.ecm.net.br/softw are-ged-ecm%20.htmAcesso em 01 fev 2010.
VISÃO DO EMPREENDEDOR – SEBRAE / RJMatéria: Planeje a Divulgação de sua

empresa.http://www2.rj.sebrae.com.br /boletim/?p=1067Acesso em: 02 fev. 2010.
Artigo: ARQUIVOS E A ORGANIZAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTALPor: Uberdan

dos Santos Lopeshttp:
//revista.acbsc.org.br/index.php/racb/article/viewFile/412/524Acesso em: 02 fev. 2010
ARTIGO: Opções Estratégicas e estruturação de Canais de distribuição: Estudos de

caso.Por: Silvana Lopes dos Santos (UFSCar) silvana@dep.ufscar.br Andréa lago da
Silva (UFSCar) deialago@power.ufscar.brDisponíve l em: w
ww.simpep.feb.unesp.br/anais/anais_12/copiar.php?arquivo=Santos

25. Fonte
Não há informações disponíveis para este campo.
26. Planejamento Financeiro

27. Soluções Sebrae

28. Sites Úteis

29. URL
http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-uma-empresa-de-
administra%C3%A7%C3%A3o-de-arquivos

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Como montar

Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br

Presidente do Conselho Deliberativo

Robson Braga de Andrade – Presidente do CDN

Guilherme Afif Domingos

Heloísa Regina Guimarães de Menezes

Diretor de Administração e Finanças

Unidade de Capacitação Empresarial e Cultura Empreendedora

Luciana Rodrigues Macedo

LÁZARO DONIZETI FERREIRA

Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.

Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas /

4. Exigências Legais e Específicas ........................................................................................................... 3

8. Matéria Prima/Mercadoria ..................................................................................................................... 8

9. Organização do Processo Produtivo .................................................................................................... 9

10. Automação .......................................................................................................................................... 10

11. Canais de Distribuição ........................................................................................................................ 14

12. Investimento ........................................................................................................................................ 14

13. Capital de Giro .................................................................................................................................... 16

14. Custos ................................................................................................................................................. 17

15. Diversificação/Agregação de Valor ..................................................................................................... 18

16. Divulgação .......................................................................................................................................... 18

17. Informações Fiscais e Tributárias ....................................................................................................... 19

18. Eventos ............................................................................................................................................... 21

19. Entidades em Geral ............................................................................................................................ 21

20. Normas Técnicas ................................................................................................................................ 22

21. Glossário ............................................................................................................................................. 22

22. Dicas de Negócio ................................................................................................................................ 23

23. Características .................................................................................................................................... 24

24. Bibliografia .......................................................................................................................................... 25

25. Fonte ................................................................................................................................................... 28

26. Planejamento Financeiro .................................................................................................................... 28

27. Soluções Sebrae ................................................................................................................................. 28

28. Sites Úteis ........................................................................................................................................... 28

29. URL ..................................................................................................................................................... 28

Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:

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