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Totvs Educacional PDF
Totvs Educacional PDF
GESTÃO PARA
O SEGMENTO
EDUCACIONAL
A solução nota 10 em
gestão, mobilidade
e resultados.
ÍNDICE
• Os 3 conceitos.................................................6
– Tecnologia Fluida..................................................... 7
– Essencialidade......................................................... 7
– ERP Ágil................................................................... 8
SUBSEGMENTOS INTRODUÇÃO.......................................... 9
– Ensino Básico........................................................ 10
– Ensino Superior..................................................... 16
– Educação Continuada............................................ 23
O Segmento
Educacional
Investir em educação é fundamental.
Educação é questão indiscutível na pauta de qualquer
governo. Para atingir o crescimento econômico e social
esperado, educar se torna um processo consistente
e estruturado fundamental, desde a formação de cidadãos
conscientes e críticos, até a geração de mão de obra
qualificada.
Os 3 Conceitos TOTVS
Líder no desenvolvimento de softwares de gestão na América Latina, a TOTVS oferece soluções
especialistas para o segmento Educacional. Uma parceira para as instituições do setor que possibilita,
por meio de tecnologia inovadora, o controle das operações com redução de custos, aproximação
com clientes e retenção e capacitação de profissionais, viabilizando novos comportamentos por meio
de inovação em 3 conceitos: os Conceitos TOTVS.
Fácil de utilizar
e implementar,
simples e móvel,
TECNOLOGIA
que promove
FLUIDA produtividade,
compartilhamento
e colaboração.
Com ofertas
específicas
Soluções específicas para o segmento de atuação do cliente,
orientadas
ESSENCIALIDADE que automatizam macroprocessos do negócio, permitindo ganhos
e aderentes ao
de produtividade.
“Core Business”
de cada segmento.
TECNOLOGIA FLUIDA
Mais que uma estratégia de negócios, estar conectado com menus dos ERPs, ao Analytics (já considerando os principais
o mundo digital é uma necessidade para todas as instituições indicadores da operação do cliente e as consultas rápidas dos
de ensino. Pensando nisso, a TOTVS disponibiliza o fluig, uma dados mais acessados no dia a dia da operação dele). Tudo isso
Plataforma de Tecnologia que reúne diversas funcionalidades em integrado a uma camada Social, fazendo com que o usuário
uma única solução. Com o fluig, os clientes TOTVS podem fazer tenha uma experiência única de uso, seja na web, celular, tablet,
a gestão única de identidade e a gestão de processos por meio desktop ou notebook.
de workflows e BPM, além de ter acesso centralizado a todos os
ESSENCIALIDADE
ERP ÁGIL
Ensino Básico
Com as matrículas e rematrículas realizadas, temos os realizadas diretamente de dispositivos móveis. Isso significa
principais insumos para o planejamento da oferta. Definida agilidade na realização dessas tarefas e leva a um ganho efetivo
a demanda de alunos, o módulo de estrutura de oferta auxilia na operação da secretaria, melhorando os prazos de entrega,
na definição do calendário acadêmico, na criação de turmas consistência das informações e permitindo encerramentos
e suas disciplinas, na gestão e planejamento de horários, de bimestres ou trimestres com mais qualidade e em prazos
na distribuição de espaços e infraestrutura, na alocação de cada vez mais curtos. Além disso, a retenção de alunos é fator
professores e no cronograma de aulas. fundamental para as escolas, e acompanhar em tempo real
a frequência e rendimento dos estudantes é a principal forma de
Outro ponto importante na estruturação da oferta trabalhar a persistência do aluno na instituição de ensino.
é a formação de preço. A definição de serviços, planos de
pagamentos, bolsas e convênios são base para os contratos Indo além, as facilidades no uso de dispositivos móveis
de prestação de serviços educacionais associados a cada não ficam restringidas somente aos professores. Pais
matrícula. A partir desses contratos é que se desdobra quase e responsáveis também passam a ter, na ponta dos dedos,
que a totalidade da receita de uma instituição de ensino. Para acesso às informações mais importantes da vida acadêmica,
melhorar a gestão do negócio, pode-se criar uma estruturação pedagógica e financeira de seus filhos. O TOTVS Educa
de centro de custo e contas contábeis que refletem a realidade Mobile permite a consulta de notas e frequência, conteúdo
de cada escola, estruturada em unidades de ensino, cursos,
turnos e turmas. Além do aspecto financeiro, também se
deve levar em consideração os desdobramentos contábeis
e fiscais que implicam a atividade econômica das escolas.
As soluções TOTVS atendem às obrigações legais das
instituições de ensino e têm suas funcionalidades sempre
atualizadas com novas legislações.
fazer com fluig. Essa é uma poderosa ferramenta para comunicação com pais e responsáveis, que direciona
o conteúdo conforme interesse e conta com uma interface social para interlocução.
A coordenação acadêmica também pode aproveitar meio do fluig, possibilitando uma interação social entre os
as facilidades dos produtos TOTVS. Exemplo disso é que usuários da biblioteca.
o acompanhamento das atividades de ensino e do desempenho
dos alunos pode ser realizado por meio de ferramentas de fácil Já na Gestão de Recebíveis, os processos de geração de
utilização, com informações gráficas e indicadores. mensalidades e anuidades, solicitação, acompanhamento
e concessão de bolsas, cálculo de descontos, remessa
e retorno bancário, baixa em carteira e gestão de caixa são
otimizados com o uso das soluções TOTVS, que possuem uma
visão do negócio educacional para cada um desses processos.
II – BAIXA IV – COBRANÇA
I – GERAÇÃO III – NEGOCIAÇÃO
E RECEBIMENTO (RÉGUA + PDD)
CONTRATO
1 FINANCEIRO 1 1 GESTÃO
DE COBRANÇA
BAIXA
EM CARTEIRA
1 PRESENCIAL EXTERNA
GESTÃO
2
DE BOLSAS
2 2 RÉGUA
DE COBRANÇA
RETORNO ON-LINE 2
BANCÁRIO E-MAIL
3 SOLICITAÇÕES
ON-LINE
CONTROLE
INTEGRAÇÃO
GERAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA
DE LANÇAMENTO BANCÁRIA
CRM - CONTATO
BAIXA CONTÁBIL
3 CARTÕES DE
PDD
BOLETO (IPTE)
DÉBITO E CRÉDITO
Com a opção
de atualização
após vencimento
RETORNO
BANCÁRIO 4
BLOQUEIO
DE REMATRÍCULA
Portal Mobile E-mail SMS
NEGATIVAÇÃO SPC
REALIZADO PELO PORTAL DO ALUNO
Na área de educação, o conteúdo é entregue por pessoas. processos de recrutamento de professores, admissão
E os indicadores médios de custos de uma instituição e movimento de ensino são totalmente integrados e permitem
de ensino representam isso, já que grande parte desse valor confiabilidade dos registros. Assim, com o uso das soluções
é proveniente de custo de pessoal, incluindo professores TOTVS, todo o cálculo do salário do professor é feito com
e coordenadores. base no movimento de ensino registrado na gestão acadêmica
e aprovado pelos coordenadores ou diretores.
Para apoiar o consumo correto desse investimento, a adoção
de ferramentas de Folha de Pagamento, Ponto Eletrônico Dessa forma, tanto as atividades em sala de aula quanto as
e Gestão de Pessoas se torna fundamental. Nelas, os extraclasse são gerenciadas e remuneradas por controles
SUBSEGMENTOS
Ensino Superior
Toda a complexidade da operação das IES (Instituições de Ensino Superior) pode ser facilmente entendida analisando
as diversas áreas, personagens e interlocutores inseridos no ecossistema do subsegmento.
Dessa forma, o ponto de partida para qualquer ciclo letivo de recursos e atender a todas as restrições que existem na combinação
uma IES é o planejamento de sua oferta. Nessa etapa, todo de todas variáveis se torna muito importante. Para essa demanda,
o planejamento de cursos, habilitações e matrizes curriculares o TOTVS Gestão e Planejamento de Horários é a ferramenta ideal.
é estruturado para atender aos objetivos dos projetos pedagógicos Com ela, é possível criar cenários, sugerir, planejar e automatizar
e demandas do público-alvo. Assim, modelos de ensino seriados grande parte do trabalho de montagem do quadro de horários,
ou por créditos, regras de equivalência de disciplinas, requisitos levando em conta as regras, exceções e casos especiais, permitindo
e composições de componentes curriculares (disciplinas, atividades redução de custos para a instituição a partir da alocação inteligente
complementares, estágios, etc.) são peças fundamentais nesse de professores e infraestrutura.
processo de criação das matrizes curriculares. As soluções TOTVS
para o subsegmento de educação superior oferecem uma grande Outro relevante ponto na estruturação da oferta é a formação de
variedade de parametrizações para atender às diversas composições preço, que traz o conjunto de serviços, planos de pagamentos,
de matrizes curriculares, bem como suas manutenções e evoluções. bolsas e convênios como base para os contratos de prestação de
serviços educacionais associados a cada matrícula. A partir deles,
Depois da definição dos pontos-base para uma estrutura curricular, se desdobram boa parte da receita de uma instituição de ensino. Por
deve-se preparar e personalizar a oferta em diversas unidades de isso, melhorar a gestão do negócio se torna prioridade número um
ensino e turnos, sem perder o controle e padronização da gestão, para as instituições do subsegmento. Para essa necessidade, pode-
sempre com alinhamento às exigências legais e melhores práticas se criar uma estruturação de centro de custo e contas contábeis
de mercado. que reflete a realidade de cada escola estruturada em unidades de
ensino, cursos, habilitações e turnos. Além do aspecto financeiro,
Na sequência da etapa de planejamento curricular, a oferta de os desdobramentos contábeis e fiscais também são preocupações
turmas para o próximo período letivo é iniciada. Nesse momento, no dia a dia do subsegmento, porque implicam a atividade
é preciso definir quantas e quais turmas serão ofertadas para cada econômica das instituições de ensino. As soluções TOTVS atendem
componente curricular e, também, realizar a montagem do quadro às obrigações legais do setor e passam por constantes atualizações
de horários, um dos trabalhos mais custosos para uma IES. Com para suportar novas legislações.
isso, organizar infraestrutura e professores para otimizar o uso de
SUBSEGMENTOS
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O próximo passo é receber os alunos para o próximo período a viabilidade financeira, além de garantir a rematrícula correta dos
letivo, que tem origem em duas grandes etapas: Processos alunos nas disciplinas ofertadas para o período letivo futuro,
Seletivos (novos alunos) e Rematrícula (Veteranos). No primeiro, lidar com os casos de inadimplência e sempre operacionalizar esse
também conhecido como Vestibular, o desafio é fazer uma gestão processo com o mínimo de custos necessários.
e execução de forma mais ágil e essencial. Para isso, deve-se
permitir a realização de processos seletivos de diversos tipos, Por meio de um processo automatizado, todo o cálculo de
com possibilidades de várias seleções simultâneas, aceitando que resultado do ano anterior é simplificado. Dessa forma, a flexibilidade
o candidato possa se inscrever em mais de uma área de na construção de regras permite a adequação, de maneira
interesse. Além disso, a inscrição e o acompanhamento de todo simples, aos mais diversos cenários de avaliações acadêmicas
o processo devem estar disponíveis de forma on-line. Nesse contexto, e pedagógicas. Tudo isso contribui para que, depois da definição
o Processo Seletivo agendado, que acontece de maneira recorrente dos alunos promovidos e dos retidos (considerando os resultados
por um período de tempo, também é uma poderosa ferramenta de desempenho e frequência em cada componente curricular),
para o preenchimento de vagas, além da seleção conhecida para os a confirmação da rematrícula seja feita on-line, por meio do Portal do
cursos de graduação e a seleção para cursos de pós-graduação, que Aluno, sempre respeitando as exigências definidas pela instituição
também possuem suas particularidades. de ensino e com toda a segurança que um sistema de confirmação
de rematrícula precisa.
Já os formulários de captação precisam se adequar aos diferentes
formatos de seleção. Isso porque facilita a organização das etapas Indo além, o Portal do Aluno ainda possibilita que estudantes
subsequentes do processo seletivo e padroniza o futuro processo inadimplentes possam resolver suas situações financeiras antes
de matrícula dos aprovados/classificados. Dessa maneira, a partir da rematrícula, garantindo conveniência, agilidade e redução de
da realização de uma inscrição, o relacionamento com o candidato custos e filas no atendimento presencial a esse processo, que
passa a ser fundamental, assim como a comunicação, tudo para que inclui pagamento das pendências com cartão de crédito ou débito,
o candidato venha se tornar um futuro aluno. Para essas demandas, emissão de segunda via do boleto e renegociação.
o TOTVS Processo Seletivo oferece desde facilidades no pagamento
da inscrição – boleto, cartão de crédito e débito – a diversas formas Uma rotina de rematrícula on-line respeita todas as regras
de comunicação com o candidato, como e-mail, SMS, portais e validações previamente parametrizadas para sua realização, sejam
e redes sociais. Tudo isso com a possibilidade de criar e enviar avisos estas regras acadêmicas, pedagógicas, financeiras ou mesmo
aos candidatos por diversos canais (confirmação de inscrição, débitos na biblioteca. Além disso, por ser uma ferramenta de gestão
alertas de não pagamento, local de realização de provas, resultados, integrada, todos os desdobramentos financeiros e contábeis
entre outros) e ferramentas de CRM, que estão disponíveis para acontecem automaticamente, evitando retrabalhos com digitação,
captação ativa e acompanhamento de todo o percurso de seleção conferências ou importações de dados.
de um candidato.
Também é importante ressaltar que, tanto na matrícula quanto
Considerando todas as fases de um processo seletivo, ordenação na rematrícula, o arquivamento digital de todos os documentos
e sincronismo desde a etapa de inscrição são itens imprescindíveis requeridos pode ser feito em uma plataforma de Gerenciamento
à operação de uma instituição de ensino superior. É por meio disso Eletrônico de Documento (GED), mantendo um conceito prático de
que decisões e processos rápidos e seguros, desde a comunicação Secretaria Acadêmica Digital, desde a captura até a assinatura
com o candidato até a divulgação do resultado, se transformam digital de cada documento.
em números para a IES. Com o TOTVS Processo Seletivo, tudo
isso acontece de maneira simples, por meio de funcionalidades que Depois da confirmação de matrículas, rematrículas e alunos
agilizam a logística de processos presenciais, como ensalamento, em sala de aula, é dado início à atividade de ensino e todo
realização de provas, controle de comparecimento, correção o acompanhamento acadêmico, pedagógico e financeiro do ciclo
de provas e gabaritos, divulgação de resultados, chamada de vida do aluno.
e pagamento dos profissionais envolvidos.
Com as novas tecnologias, o diário de classe ganhou novo formato
A partir da aprovação dos candidatos, os sistemas de gestão e novas funções. Exemplo disso é o TOTVS Educa Mobile, solução
integrada da TOTVS já permitem a efetivação de matrícula, assim que possibilita a realização de todas as atividades dos professores
como a criação do contrato de prestação de serviços educacionais em sala de aula por meio smartphones ou tablets. Isso significa
e a geração de mensalidade. que tarefas como a consulta ao quadro de horários, a chamada,
o registro do conteúdo ministrado e lançamento de notas ficaram
No que diz respeito à Rematrícula, deve-se ter atenção com ainda mais simples e ágeis com a possibilidade de serem realizadas
SUBSEGMENTOS
Outra importante modalidade de aprendizado é o Ensino A coordenação acadêmica também pode aproveitar as facilidades
a Distância (EAD) que, nos últimos anos, vem crescendo tanto dos produtos TOTVS com o acompanhamento das atividades de
para complementação de carga horária quanto para cursos ensino e do desempenho dos alunos, que pode ser realizado por
100% virtuais. Isso faz com que o uso de uma plataforma de meio de ferramentas de fácil utilização, com informações gráficas
aprendizagem seja fundamental para qualquer IES que deseja se e indicadores.
manter competitiva no mercado. Para essa necessidade, o módulo
de Gestão de Aprendizado da plataforma fluig estende o ambiente Nessa etapa, a Gestão de Recebíveis disponibiliza diversos
de sala de aula com atividades diferenciadas relacionadas ao perfil processos, como campanhas de negociação de débitos,
da turma, compartilha o conhecimento, acompanha o consumo acompanhamento do fluxo de caixa, recebimentos das
dos conteúdos, controla o desempenho e monitora a performance receitas provenientes de diversos meios de pagamento,
dos alunos com avaliações on-line. Além disso, a adoção de padrões além dos repasses dos valores financiados por instituições
de mercado, como o SCORM 1.2, permite sua reutilização em mais financeiras por meio de crédito estudantil, como o FIES.
de um treinamento, reduzindo custos em diversas frentes. A solução Além disso, os processos de geração de mensalidades
TOTVS de EAD ainda conta com a criação de trilhas de acordo com e semestralidade, solicitações de serviços, acompanhamento
as habilidades do aluno e avaliação de seus conhecimentos por e concessão de bolsas, cálculo de descontos, remessa e retorno
meio de pré e pós-testes, adoção de aprendizagem colaborativa e bancário, baixa em carteira e gestão de caixa são otimizados com
social e uso de gamificação. o uso das soluções TOTVS, que possuem uma visão do negócio
educacional para cada um desses processos.
II – BAIXA IV – COBRANÇA
I – GERAÇÃO III – NEGOCIAÇÃO
E RECEBIMENTO (RÉGUA + PDD)
CONTRATO
1 FINANCEIRO 1 1 GESTÃO
DE COBRANÇA
BAIXA
EM CARTEIRA
1 PRESENCIAL EXTERNA
GESTÃO
2
DE BOLSAS
2 2 RÉGUA
DE COBRANÇA
RETORNO ON-LINE 2
BANCÁRIO E-MAIL
3 SOLICITAÇÕES
ON-LINE
CONTROLE
INTEGRAÇÃO
GERAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA
DE LANÇAMENTO BANCÁRIA
CRM - CONTATO
BAIXA CONTÁBIL
3 CARTÕES DE
PDD
BOLETO (IPTE)
DÉBITO E CRÉDITO
Com a opção
de atualização
após vencimento
RETORNO
BANCÁRIO 4
BLOQUEIO
DE REMATRÍCULA
Portal Mobile E-mail SMS
NEGATIVAÇÃO SPC
REALIZADO PELO PORTAL DO ALUNO
integridade e confiabilidade das informações. A TOTVS entende as necessidades e obrigatoriedades dos registros fiscais do Brasil e, por isso,
mantém seus produtos sempre atualizados.
As IES também precisam oferecer indicações de caminhos e etapas essenciais para o sucesso de alunos que estão prestes a terminar sua
formação. Para essa necessidade, os processos de Gestão e Controle de Estágio e TCC atuam realizando a formalização das últimas etapas
do processo educacional.
SUBSEGMENTOS
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Também fundamental na operação de Instituições de Ensino Além de tudo isso, a Gestão Bibliotecária, essencial ao processo
Superior, a Gestão do Estágio aproxima empresas parceiras de estruturação de um projeto pedagógico e o consequente sucesso
e conveniadas à comunidade acadêmica. Isso porque auxilia nessa de uma escola, também é abordada nas soluções TOTVS. Com ela,
relação publicando e ofertando as vagas de estágio adequadas toda a catalogação e gestão do acervo, consultas, movimentações
a cada linha de formação escolhida pelo aluno. Para facilitar tudo (empréstimos, renovações, reservas e devoluções) e controle de
isso, o aluno pode contar com uma plataforma de colaboração para periódicos de várias unidades bibliotecárias, com diversas regras,
obter informações sobre cada oportunidade, se candidatar e, ainda, são realizadas de forma integrada ao sistema de gestão educacional.
acompanhar todo o processo de seleção da vaga disponível. Indo além, com o fluig ainda é possível indicar leituras, divulgar
novas aquisições e sugerir compra de materiais de apoio vinculados
A partir da confirmação do estágio, o aluno pode submeter todos aos currículos. Tudo para possibilitar uma interação social entre
os documentos e controles necessários para que a instituição valide os usuários da biblioteca.
o processo de estágio e o qualifica para a conclusão da carga horária
necessária, tudo isso de acordo com as normas reguladoras.
Educação Continuada
Seja para desenvolvimento da carreira
atual, especialização em outras
áreas, preparatórios para concursos
e vestibulares, aprendizado de outros
idiomas ou atividades de lazer e artes
para crianças e adultos, o mercado de
qualificação profissional, incluindo os
setores de cursos livres e idiomas, vem
ganhando relevância e crescendo em ritmo
constante.
cursos de curto prazo, cursos on-line a distância, entre outros. e entrega de conteúdo tenham que ser muito atrativos, para que os
Assim, não há um formato ou duração específica para um programa alunos não abandonem a instituição. A inadimplência também tem
de Educação Continuada, que pode ter duração de apenas um final um contraponto neste processo de abandono, principalmente pelas
de semana ou de alguns meses. despesas não serem de ordem prioritária.
Dessa forma, surgem desafios de gestão com relação A TOTVS entende a realidade do subsegmento e oferece gestão
à concorrência, gestão adequada de custos de operação e rigidez moderna e eficiente, que envolve pilares fundamentais de
no controle da inadimplência e evasão. No que diz respeito captação e retenção de alunos, melhoria da qualidade do ensino
à concorrência, a competição é causada por diversos fatores, como com preços competitivos, contínua otimização dos processos
financeiro, localização, método de ensino, ferramentas de entrega internos para diminuição dos custos e redução da inadimplência.
de conteúdo, interação e integração alunos-professores. Por isso, Tudo isso aliado a uma comunidade acadêmica conectada, que
a alta exigência de ferramentas modernas de interação tem sido um usa a tecnologia para interação, compartilhamento e colaboração
dos aspectos tecnológicos de maior busca e alternância entre as na busca por conhecimento, formam os fatores fundamentais para
escolas de idiomas, por exemplo. o sucesso.
Nesse contexto, a gestão de custos assume grande importância. Nossas soluções facilitam a manutenção contínua de planos
Isso porque, segundo pesquisas, os alunos preferem turmas com pedagógicos e direcionamento das novas matrizes curriculares
menor número de pessoas, principalmente em termos presenciais. focadas na demanda de mercado, com ferramentas para criação,
Esse é um desafio que precisa ser superado com boa gestão, pois aprovação e manutenção de toda a estrutura curricular de uma
grande parte do custo envolvido na operação dessas instituições instituição de educação continuada.
de ensino é aplicado em sala de aula e, quanto menor for a relação
alunos/professor, maior é o custo unitário por aluno. Dessa maneira, Para a oferta, normalmente contínua durante o ano, a busca por
ferramentas de avaliação de rentabilidade de cursos, gestão por novos alunos precisa acontecer de forma ágil e flexível. Para isso,
indicadores e controles acadêmicos e de matrículas se tornam a preparação de um CRM e de Processos de Inscrição e Captação
essenciais. deve atender às diversas necessidades das instituições. Do ponto de
vista de apoio na estratégia de captação de novos alunos, o módulo
Além de tudo isso, o controle de inadimplência e evasão garante da TOTVS de Gestão de Processo Seletivo permite uma grande
uma operação saudável. No entanto, como as despesas com cursos variedade de parametrizações, possibilitando a cada instituição de
extra-formação não são classificadas como prioridade, normalmente ensino colocar sua identidade na seleção de futuros alunos. Outro
os indicadores de abandono são elevados. Isso faz com que ensino aspecto muito importante nesse processo é a comunicação que,
SUBSEGMENTOS
com a utilização de processos de um CRM Educacional, permite é fundamental. A partir dela é que se definem serviços, planos de
que a captação seja efetiva e traga bons resultados para a instituição. pagamento, bolsas e convênios, que são base para os contratos de
prestação de serviços educacionais associados a cada matrícula.
Depois da seleção de novos alunos, o processo de ingresso Nesse contexto, com o objetivo de melhorar a gestão do negócio,
é facilitado pelo cadastro previamente realizado na inscrição é possível criar uma estruturação de centro de custo e contas
e pode ser complementado com o arquivamento digital de todos contábeis que refletem a realidade de cada instituição estruturada em
os documentos requeridos na matrícula, mantendo, assim, um unidades de ensino, cursos e turmas. Além do aspecto financeiro,
conceito prático de Secretaria Acadêmica Digital, desde a captura também é preciso se atentar aos desdobramentos contábeis
até a assinatura digital de cada documento. e fiscais que implicam a atividade econômica das escolas. Para
todas essas necessidades, as soluções especialistas da TOTVS
Com as matrículas realizadas, os principais insumos para atendem às obrigações legais das instituições de ensino e têm suas
o planejamento da oferta estão disponíveis e, com a definição da funcionalidades sempre atualizadas com novas legislações.
demanda de alunos, o módulo de estrutura de oferta auxilia na
definição do calendário acadêmico, na criação de turmas e suas Com todos os processos anteriores concluídos, a atividade de
disciplinas, na gestão e planejamento de horários, na distribuição ensino é iniciada, juntamente com todo o acompanhamento
de espaços e infraestrutura, na alocação de professores e no acadêmico, pedagógico e financeiro do ciclo de vida do aluno em
cronograma de aulas. cada curso. Nessa etapa, o diário de classe se destaca, ganhando em
Outro recurso de extrema relevância para a operação das instituições eficiência e agilidade com novas tecnologias, formato e funções. Por
do subsegmento é o TOTVS Gestão e Planejamento de Horários, meio do TOTVS Educa Mobile, todas as atividades dos professores
que traz grandes ganhos de produtividade com redução consequente em sala de aula podem ser realizadas por smartphones ou tablets.
dos custos. Um conjunto de sistemas que permite planejar, sugerir Isso significa que tarefas como a consulta ao quadro de horários,
e automatizar grande parte do trabalho de montagem dos quadros a chamada, o registro do conteúdo ministrado e o lançamento
de horários, levando em conta as regras, exceções e casos especiais, de notas ficaram ainda mais simples e ágeis com a possibilidade
permitindo redução de custos para a instituição com a otimização de realização diretamente de dispositivos móveis. Dessa forma, um
na alocação de professores e espaços. ganho efetivo na operação da equipe responsável pela operação
é facilmente percebido, melhorando os prazos de entrega,
No que diz respeito à estruturação da oferta, a formação de preço consistência das informações e permitindo encerramentos períodos
SUBSEGMENTOS
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ou módulos dos cursos com mais qualidade e em prazos cada vez Com ele, os alunos passam a ter, na ponta dos dedos, acesso às
mais curtos. Além disso, a retenção de alunos é fator fundamental informações mais importantes da vida acadêmica, pedagógica
para as escolas, que acompanham, em tempo real, a frequência e financeira de seus cursos. A solução ainda permite a consulta de
e rendimento dos estudantes como principal forma de trabalhar notas e frequência, conteúdo previsto e realizado de cada aula,
a persistência do aluno na instituição de ensino. download de material de apoio, consulta da lição de casa, quadro
de horários, ocorrências pedagógicas e disciplinares, além de
extrato financeiro e geração de código de barras para pagamento
de mensalidades.
Em complemento, a Gestão Bibliotecária, essencial ao A gestão de recebíveis TOTVS ainda possui facilitadores para
processo de estruturação de um ambiente atrativo para que a instituição de ensino realize, com qualidade e segurança,
os alunos, também é abordada nas soluções TOTVS. Com a disponibilização de boletos (portal, mobile, e-mail, SMS e carta),
ela, toda a catalogação e gestão do acervo, consultas, a negociação de dívidas (presencial e on-line), o pagamento com
movimentações (empréstimos, renovações, reservas cartão de crédito por meio do portal do responsável, as ações de
e devoluções) e controle de periódicos de várias unidades cobrança e a eventual negativação de clientes.
bibliotecárias, com diversas regras, são realizadas de forma
integrada ao sistema de gestão educacional. Indo além, com o fluig Já o acompanhamento do faturamento e da receita pode ser
ainda é possível indicar leituras, divulgar novas aquisições e sugerir realizado por meio de indicadores de gestão e estão disponíveis
compra de materiais de apoio vinculados aos currículos. Tudo para para consulta de qualquer lugar e a qualquer momento. Esses
possibilitar uma interação social entre os usuários da biblioteca. indicadores podem exibir informações consolidadas, com
visualizações por unidades de ensino, cursos, ciclos, turno, turma
Dentre as áreas fundamentais para a operação de uma instituição de ou qualquer outra variável do negócio educacional.
ensino está a Gestão de Recebíveis. Nela, os processos de geração
de mensalidades e venda de cursos, solicitação, acompanhamento Consolidando todos os resultados, as áreas de Controladoria, Fiscal
e concessão de bolsas, cálculo de descontos, remessa e retorno e Patrimonial acompanham sua realização, sempre garantido pela
bancário, baixa em carteira e gestão de caixa são otimizados com integridade e confiabilidade das informações. A TOTVS entende
o uso das soluções TOTVS, que possuem uma visão do negócio as necessidades e obrigatoriedades dos registros fiscais do Brasil
educacional para cada um desses processos. e, por isso, mantém seus produtos sempre atualizados.
II – BAIXA IV – COBRANÇA
I – GERAÇÃO III – NEGOCIAÇÃO
E RECEBIMENTO (RÉGUA + PDD)
CONTRATO
1 FINANCEIRO 1 1 GESTÃO
DE COBRANÇA
BAIXA
EM CARTEIRA
1 PRESENCIAL EXTERNA
GESTÃO
2
DE BOLSAS
2 2 RÉGUA
DE COBRANÇA
RETORNO ON-LINE 2
BANCÁRIO E-MAIL
3 SOLICITAÇÕES
ON-LINE
CONTROLE
INTEGRAÇÃO
GERAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA
DE LANÇAMENTO BANCÁRIA
CRM - CONTATO
BAIXA CONTÁBIL
3 CARTÕES DE
PDD
BOLETO (IPTE)
DÉBITO E CRÉDITO
Com a opção
de atualização
após vencimento
RETORNO
BANCÁRIO 4
BLOQUEIO
DE REMATRÍCULA
Portal Mobile E-mail SMS
NEGATIVAÇÃO SPC
REALIZADO PELO PORTAL DO ALUNO
SUBSEGMENTOS
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Na área de educação continuada, a busca por custos na alocação (Business Intelligence), que permite conhecer detalhadamente
de professores e instrutores é um dos grandes fatores de busca o dia a dia da operação da escola, além de identificar os pontos de
por soluções. E os indicadores médios de custos de uma melhoria e adotar ações que garantam uma instituição de ensino
instituição de ensino representam isso, já que grande parte desse forte e competitiva.
valor é proveniente de custo de pessoal, incluindo professores
e coordenadores.
Cases de Sucesso
Anotações