Programa

Via Rápida Emprego

Sumário
Perfil Profissional .............................................................................................. 3
Introdução ..................................................................................................... 3
Características da função............................................................................... 3
Rotinas e procedimentos na prática da profissão ............................................ 3
O comportamento do profissional ................................................................... 4
Planejamento, organização e responsabilidades .............................................. 4
Planejamento ................................................................................................. 4
O que é planejar? ........................................................................................... 4
Organização ................................................................................................... 5
Organização Pessoal ...................................................................................... 5
Responsabilidade ........................................................................................... 6
Ambiente de trabalho ..................................................................................... 7
Aspectos físicos .............................................................................................. 7
O Mobiliário ................................................................................................... 7
A Iluminação ................................................................................................. 7
Material de escritório ..................................................................................... 7
Controle e tramitação de documentos ...........................................................11
Fluxo e tramitação de documentos ................................................................11
Recepção de documentos ..............................................................................12
Expedição e Formulários da Empresa ...........................................................13
Os Principais Formulários Utilizados na Empresa ......................................13
Instrumentos para controle do trabalho ........................................................14
Materiais necessários para operacionalizar o trabalho ...................................14
Regras práticas para organizar o trabalho ........................................................15
Caracterização dos serviços...........................................................................15
Conhecimento do ambiente de trabalho......................................................15
A área de trabalho ........................................................................................16
Controle do fluxo de entradas e saídas ..........................................................18
Autorização de entrada .................................................................................18
Controle de entrada e saída de material ........................................................19
Controle de entrada e saída de veículos .........................................................20
Correio eletrônico ..........................................................................................20
Exemplo de Endereço Eletrônico ................................................................20
Programando e organizando reuniões ............................................................21

Curso de Assistente Administrativo 1

 Procedimentos ..............................................................................................21
Objetivo de uma reunião ...............................................................................21
Como aprender com um grupo ......................................................................22
Início da reunião ...........................................................................................22
Fim da reunião .............................................................................................22
Depois da reunião .........................................................................................23
Notas: Atenção Especial .............................................................................23
Tipos de reuniões ..........................................................................................24
Resolução de problemas e tomada de decisões ..............................................24
Planejamento ................................................................................................25
Quem vai participar da reunião? ...................................................................25
Escolha uma estratégia .................................................................................25
Trabalhando com dois a sete participantes ....................................................26
Arrumando a sala de reuniões ......................................................................26
Como escolher o lugar certo? ........................................................................26
Como dispor mesas e cadeiras? .....................................................................26
Arquivos .......................................................................................................27
Conceito de arquivos .....................................................................................27
Administração eficiente dos arquivos. ...........................................................27
Prazos de permanência dos documentos - transferência. ............................27
Detalhes para a organização do arquivo: .......................................................28
Passos do Arquivo: ........................................................................................29
O visual ........................................................................................................29
Técnicas e métodos .......................................................................................30
Método de arquivamento ...............................................................................30
Importância dos arquivos organizados. .........................................................31
Tipos de arquivos ..........................................................................................32
Quanto à disposição física dos documentos...................................................32
Quanto à permanência dos documentos ........................................................32
Diagnóstico objetivo dos arquivos ..................................................................32
Referências Bibliográficas ................................................................................34

Curso de Assistente Administrativo 2

Perfil Profissional

Introdução

Todas as pessoas trabalham para garantir sua

sobrevivência, isto é, para satisfazer as suas
necessidades de moradia, de alimentação, de
medicamentos, de vestimentas e, de um modo geral,
para a aquisição de bens de consumo. Elas trabalham
também por aprovação social.
Além disso, o trabalho favorece o relacionamento humano, o
reconhecimento e a valorização das pessoas, cria e fortalece as amizades e favorece
a troca de ideias.

Características da função

O Assistente Administrativo deverá ter o domínio

sobre assuntos tais como: rotinas administrativas,
programação e organização de tarefas, perfil de
profissionais, comunicação e relacionamento, técnicas
de atendimento, liderança, elaboração de cartas,
relatórios entre outros.

Rotinas e procedimentos na prática da profissão

O Assistente Administrativo tem um grande campo de atuação no mercado

de trabalho, pois com conhecimentos sobre a organização e execução das mais
diversas tarefas administrativas de uma empresa ou de órgão público, ele atuará
em áreas como: atendimento, elaboração de documentos, cartas, ofícios,
planilhas, cálculos, gráficos, pequenos trabalhos externos e outras funções que
variarão de empresa para empresa.

Curso de Assistente Administrativo 3

O comportamento do profissional

O comportamento do profissional deve ser adequado ao ambiente de

trabalho. Os funcionários de todas as empresas, de maneira geral, para o bom
desempenho de suas funções, devem ter, além dos conhecimentos específicos, um
comportamento apropriado ao ambiente de trabalho.
O funcionário deve se lembrar que cada empresa tem suas características e
que a adequação e o comportamento assertivo no local de trabalho são
fundamentais.
O que seria esta adequação? Começa com o cumprimento dos horários,
roupas limpas e sóbrias, discrição, nada de fofocas, tom moderado de voz, falar a
Língua Portuguesa corretamente, trabalhar utilizando redação oficial,
comunicação formal, são condições essenciais. Lembre-se que as regras são para
todos!
A estrutura formal de uma organização é representada por um organograma
que deve ser conhecido e respeitado. Nele ficam estabelecidos os níveis
hierárquicos dos profissionais que lá trabalham.
Todo Assistente Administrativo deve saber que a organização de
compromissos, de atividades e de pagamentos é feita por intermédio de agendas.
Essa organização deve ser feita com muito rigor. Faz parte do trabalho do
Assistente Administrativo manter a agenda em ordem e usá-la sempre.
Boa educação, bom senso, honestidade, respeito, iniciativa, senso de
justiça, respeito às normas da empresa e lealdade são comportamentos essenciais.
Planejamento, organização e responsabilidades
Planejamento
O que é planejar?
Planejar significa estabelecer o que vai ser
feito. É pensar antes de fazer. É decidir o que vai
ser feito amanhã. É enumerar, na véspera, todas

Curso de Assistente Administrativo 4

as atividades. Todo e qualquer trabalho tem que
ser planejado para ser organizado. A
improvisação é mãe da ineficácia. A agenda é
uma grande aliada para os funcionários. Não
confie na sua memória, pois ela poderá falhar,
mas não basta somente registrar as atividades
do dia-a-dia; é necessário também estabelecer
quais as que serão realizadas em primeiro ou
em segundo lugar e, para tanto, devemos ter o
bom senso de enumerar as tarefas de acordo com o grau de prioridade.
Planejando, organizando, registrando tudo em um caderno, livro ou
agenda, aumentamos nosso tempo, ou seja, vão sobrar horas para podermos
realizar outras tarefas com uma margem de tempo melhor, sem correria ou
atropelos.
Registre, anote, agende! Nunca confie na memória pois ela é falha!

Organização

Todo trabalhador deve criar

métodos práticos que lhe permitam agir
da melhor forma em seu trabalho diário.
O senso comum e o conhecimento que
tenha dos assuntos indicarão quais são os
mais importantes e quais podem ser
deixados para o dia seguinte, com o
cuidado de evitar esquecimentos.
Lembrar sempre de elaborar uma lista de assuntos pendentes, colocando-os
em ordem de importância. Fixar uma meta e não descansar até alcançá-la.

Organização Pessoal

A organização pessoal é
muito importante. Devemos zelar
pela nossa aparência, uniformes
sempre limpos, sapatos
engraxados, cabelos e unhas
cortadas e limpas, barba feita,
higiene corporal etc. Se a empresa
não possui uniforme, devemos
separar roupas só para o trabalho. A aparência pessoal e os hábitos higiênicos
são importantes para manter a saúde e o relacionamento entre as pessoas.

Curso de Assistente Administrativo 5

Responsabilidade
Além de planejar e de organizar as suas atividades, o funcionário tem que
ter a responsabilidade pelas tarefas realizadas.
É de sua responsabilidade:
• conhecer e seguir as normas e regulamentos internos da empresa;
• estar sempre presente no trabalho;
• ser pontual;
• avisar, se possível, quando for faltar;
• respeitar o horário de trabalho (entrada, saída e horários de
refeições);
• anotar qualquer informação e repassá-la corretamente;
• conservar e manter limpo o local de trabalho;
• zelar pelos produtos que utiliza;
• zelar pelos equipamentos que manipula;
• zelar pelo patrimônio: prédio, instalações, equipamentos, imóveis,
decorações etc.

Também do seu cuidado e da sua responsabilidade vai depender a

tranquilidade da empresa!

A Sala de Recepção da Empresa

Quem recebe é o anfitrião da

empresa e, por isso mesmo, é de se
esperar que cuide do setor onde trabalha
como se fosse a sua própria casa.
Contudo, muitos profissionais falham na
realização desse importante serviço, porque implica no cumprimento de algumas
tarefas aparentemente desnecessárias.
O recepcionista que mantém a sala de recepção limpa, em ordem e
eficientemente organizada estará apenas demonstrando uma atitude correta para
com o serviço. Muitas vezes o ambiente de trabalho a que você se acostumou a
trabalhar está contra você. Pense que você passa, pelo menos, oito horas do seu
dia no trabalho e certamente o que estiver errado no seu ambiente de trabalho
vai diminuir sua produtividade e causar danos a sua saúde. Faça alguma coisa
antes que seja tarde.

Curso de Assistente Administrativo 6

Ambiente de trabalho

Aspectos físicos

O Mobiliário

Uma mesa muito baixa acaba com a coluna de

qualquer um. O tampo da mesa deve estar em média a
80 cm do chão. A cadeira deve ter sempre encosto para
toda a área das costas e deve ser acolchoada. Em
último caso traga almofadas de casa. Seus pés devem
estar sempre apoiados. Se a cadeira é alta demais,
providencie uma caixinha para apoiar os pés.
O teclado do computados deve estar a uma distância que faça o cotovelo estar
a 90º em relação ao corpo. O topo do monitor deve estar à altura da linha dos olhos
de modo que a cabeça fique levemente inclinada para baixo. Uma cadeira de
escritório deve ter apoio para o antebraço. Apoie seu braço nele para usar o mouse.

A Iluminação
Se você puder fazer algo para
melhorar a iluminação da sua sala,
faça. Danos na visão decorrentes de
uma iluminação inadequada podem
gerar problemas em médio prazo que
sejam irreversíveis. Quando perceber
que está inclinando a cabeça para
conseguir ler alguma coisa, procure
seu oculista e providencie uma
iluminação melhor.

Material de escritório

Pastas e mais pastas: a quantidade de papéis que

circulam pela sua mesa pode fazer com que você perca
tempo somente tentando tirar tudo aquilo da sua
frente, para ver qual é mesmo a cor do tampo da sua
mesa. O remédio para esta papelada toda chama-se
arquivo. Isso inclui o lixo também. Existem pastas de
plástico transparente que não precisam sequer ser
abertas para se ver o que há dentro delas. Outras destas pastas são arquivos com
Curso de Assistente Administrativo 7
dezenas de divisórias. Nestes arquivos podem ficar os papéis que estavam em
pastas com um número menor de folhas ou se fazer um “pré-arquivo” para as folhas
que devem ser estudadas mais tarde.

Papéis de rascunho: se os tempos estão para

economia, colabore. Transforme as folhas que
iriam para o lixo e que estavam com o verso em
branco, em bloco de recados.

Cola: prefira as de bastão.

Furador de papéis: são usados para arquivar papéis

em pastas tipo fichário. Eles podem ter quatro, três ou
dois furos.

Grampeador: prefira os com grampos maiores, que

conseguem grampear mais de vinte folhas. Para menos
que isso você pode usar um clipe. Alguns grampeadores
vêm com um tirador de grampos na parte de trás. Caso
o seu não tenha, providencie aqueles longos de metal ou
os pequeninos com dois dentinhos. Se tiver que grampear folhas que deverão ser
muito manuseadas, passe uma fita adesiva em volta do canto do papel e grampeie
em cima da fita. Isto evitará que as folhas rasguem e também protege o papel
contra a ferrugem do grampo.

Fita adesiva: hoje em dia existem fitas quase invisíveis.

Elas têm um tom esbranquiçado e são menos “meladas”
do que as fitas amareladas. Se a fita não vem dentro de
um suporte que separa a extremidade do rolo, perca um
“segundinho” fazendo uma aba (dobre 1 cm da fita para
baixo de modo que este 1 cm de parte não adesiva fique
virada para o rolo) para poder pegar a fita da próxima
vez, sem ficar arranhando o rolo e rasgando a fita. Aí,
sim, você vai perder muito mais tempo.

Curso de Assistente Administrativo 8

Clipes: eles servem para manter papéis juntos temporariamente e sem furar o
papel. Para consumar a união entre dois papéis, use o
grampeador. Além do mais, clipes enferrujam com o
tempo e entortam. Porém existem outros clipes, feitos
para grande quantidade de folhas. Alguns são coloridos
bastante bonitos e práticos.

Tesoura/Estilete: o uso descuidado do estilete pode

acabar com o tampo de sua mesa. Para evitar o uso da
tesoura ou do estilete algumas pessoas dobram o papel
para um lado, para o outro, apoiam na quina da mesa,
procuram a régua para romper o papel na dobra. Tudo
isso é tempo desperdiçado. O estilete ou a tesoura à
mão são um caminho mais curto, mas cuidado com o
estilete. Mantenha-o sempre retraído, com lâmina para
dentro. Quando a lâmina é mantida retraída, o estilete
é até mais seguro que a tesoura. Para abrir cartas é
melhor usar um cortador de papéis mesmo. O estilete é
afiado demais e pode estragar o conteúdo do envelope.

Régua: além de seu uso primário, ela é bastante útil no

uso de estilete, mas tenha cuidado de passar o estilete
pela parte mais grossa. O estilete deforma a régua e as
linhas traçadas pela parte marcada pelo estilete não
ficam tão retas.

Lápis/Lapiseira: para diminuir a tralha do escritório,

prefira as lapiseiras que vem com uma borrachinha na
ponta. As lapiseiras aposentam também o apontador,
que causa tanta sujeira. Por via das dúvidas, deixe os
materiais em extinção (lápis, borracha e apontador) na
gaveta, só por segurança. Mantenha também caixinhas de grafite extra e preste
atenção se são do número certo para sua lapiseira.

Canetas: pode parecer bobagem, mas há sempre alguém no

escritório procurando uma
caneta. Para onde elas vão, é um
mistério. Talvez para a mesma
dimensão para qual vão os
guarda-chuvas perdidos. Tenha
sempre um maço de canetas de
pelo menos quatro cores diferentes. Hoje em dia existem canetas de todas as cores,
Curso de Assistente Administrativo 9
incluindo prata e ouro. Se você quiser fazer um arco-íris no seu porta-lápis, tudo
bem, mas prefira canetas que sejam visíveis em papel branco. Quem já recebeu um
recado escrito com caneta amarela em um papel branco sabe o quanto isso é
irritante. Quanto ao porta-lápis, o seu uso é questionável. Se você optar por manter
um na sua mesa, lembre-se de deixar nele apenas canetas que você não se importa
em perder.

Destaca-texto (marca-texto): são canetas com uma cor bem berrante e

transparente. Um texto marcado é a primeira coisa que se vê numa folha e não se
perde tempo procurando onde está a passagem para a qual se queria chamar
atenção.

Fichário: existem os rotativos e os horizontais. Os

horizontais não precisam ser furados e são mais
práticos. Eles devem ter uma tampa para protegem as
fichas da poeira. Tenha sempre divisória e fichas
pautadas e lisas de reserva. Se seu fichário for
organizado e atualizado constantemente, 50% de sua
organização já está resolvida.

Caderninho de notas: para

você levar toda vez que tiver que fazer uma atividade
fora da sua mesa. Este deve ter folhas resistentes, pois
será bastante manuseado. Deixe a canetinha dele presa
nas espirais ou na capa, para nem pensar em esquecer.

Agendas: plural! Você tem, pelo menos, uma agenda

pessoal e uma de trabalho. Se misturar as duas vai se
complicar e se você misturar as duas e não se complicar
é porque não tem vida pessoal e isso não é bom. Procure
uma agenda que seja pequena e fácil de guardar na
bolsa. Tenha dentro dela as informações mais
pertinentes ao seu trabalho, principalmente, as sobre o
seu chefe. Procure agendas que contenham as
diferenças de fusos horários e códigos de área de todos
os países.

Dicionário: essencial em qualquer escritório.

Provavelmente existe um à disposição de todos os
empregados e é por isso que ele some. Mantenha um
dicionário de bolso dentro de sua gaveta para não sair da sua mesa sem
Curso de Assistente Administrativo 10
necessidade, nem interromper o colega. Tenha um de português e outros das
línguas estrangeiras usadas em seu escritório. Se não encontrar a palavra no seu
pequeno dicionário, aí, sim, apele para o do escritório. Lembre-se dos dicionários
on line.

Guia de RUAS e CEPS: os endereços errados podem fazer você

perder muito tempo. Da mesma forma, o desespero na hora de
achar o CEP de uma rua não se justifica. Hoje você pode
encontrar praticamente qualquer endereço e CEP na internet. Há
vários programas que auxiliam até a calcular quilometragem,
condução, gastos com combustível e oferecem as alternativas
possíveis para a viagem.

Controle e tramitação de documentos

Fluxo e tramitação de documentos

A capacidade de escrever corretamente e com

segurança é fundamental. O constante
aperfeiçoamento do idioma, a familiarização com a
linguagem e as formas usualmente empregadas na
comunicação são bem-vindos.

Curso de Assistente Administrativo 11

 O controle do fluxo diário de correspondência é muito importante. Em
organizações de grande e médio porte existem departamentos responsáveis
unicamente pela recepção, distribuição e expedições de correspondências internas
e externas da empresa. Nesses locais, todos os volumes recebidos são
protocolados, classificados e posteriormente encaminhados aos departamentos e
pessoas competentes ou são tomadas as providências para que os materiais sejam
devidamente despachados.
Tem empresas nas quais a triagem e o envio de
toda a correspondência costuma se concentrar nas
mãos de uma única pessoa, geralmente, a
recepcionista, que é quem faz uma primeira seleção e
encaminha os volumes. Normalmente, apenas a
recepcionista tem autorização para abrir
correspondência sem especificação clara do
destinatário. Sendo assim, ela deve tomar conhecimento do assunto e, só então,
proceder à distribuição adequada. Devemos nos lembrar que a quebra do sigilo de
correspondência pessoal é crime.
A expedição de documentos inclui tarefas como pesar, fechar e selar
embrulhos, cartas, preparar protocolos, recibos e, principalmente, tomar todas as
providências para que a correspondência seja enviada em tempo hábil.
Qualquer que seja a sua situação específica é fundamental que você tenha
pleno conhecimento das precauções e procedimentos básicos que envolvem o
manejo da correspondência.
Quando uma remessa de correspondência chega às mãos do Assistente
Administrativo, deve ser aberta; evite "picá-la" no decorrer do expediente. Você
observará que existe certa regularidade nos serviços de entrega dos correios e,
mesmo que você receba a correspondência por intermédio de outro departamento
de sua empresa, sempre é possível estabelecer o horário aproximado em que isso
ocorre diariamente.
Programe-se em função dessa rotina, reservando uma parcela de seu tempo
para o manuseio da correspondência. Primeiramente, separe os volumes
destinados ao seu departamento e redistribuindo o mais rápido possível as cartas
endereçadas a outras seções; estas não devem ser abertas em hipótese alguma.
Providencie a devolução do material recebido por engano e anote no envelope uma
informação que você possa fornecer: pessoa desconhecida, mudou-se, endereço
incompleto etc.

Recepção de documentos
Curso de Assistente Administrativo 12
 As normas para abertura de correspondências podem variar e você deve agir
de acordo com os hábitos do escritório e as instruções recebidas de antemão; em
alguns casos, caberá a você apenas organizar a
remessa, separando os vários tipos de
correspondência: telegramas e envelopes com a
anotação "urgente", correspondência pessoal,
correspondência comum ou "de rotina",
comunicados internos e circulares, material de
publicidade, catálogos, revistas etc. feito isto,
passe todo material às pessoas especificadas.
É conveniente registrar (em sua agenda ou outro local apropriado) as
informações contidas em documentos com frases do tipo "mandaremos um
relatório detalhado dentro de duas semanas", "aguarde mostruário atualizado no
fim do mês" etc. Decorrido o prazo estipulado, você poderá tomar as providências
para que se cumpra o prometido.
Tome nota de todas as datas de expedição e recebimento dos documentos e
correspondências; é muito importante o controle ou registro de toda a
correspondência recebida. Uma folha de registro deve conter os seguintes itens:
datas de recebimento e arquivamento da correspondência, data e código de
referência citados no texto da carta, o nome do remetente, assunto tratado e o
departamento ou pessoa a que foi dirigida. Faça uma folha de registro como
modelo e tire cópias de acordo com as suas necessidades. Uma vez que as folhas
estejam preenchidas, arquive-as numa pasta em ordem cronológica.

Expedição e Formulários da Empresa

Toda comunicação escrita, além de ser um atestado de eficácia da empresa,

é um documento que representa quem o assina. Por esses motivos, é importante
tomar uma série de precauções antes de expedir qualquer correspondência.

Os Principais Formulários Utilizados na Empresa

• Cadastro de fornecedores;
• Formulários de cotação de preços;
• Pedido de compra;
• Previsão de compras;
• Orçamento de compras;
• Ficha individual de controle de estoques;
• Mapa financeiro de controle de estoques;
Curso de Assistente Administrativo 13
 • Nota fiscal;
• Fatura;
• Duplicata;
• Formulários de crédito;
• Boletim de caixa;
• Controle de caixa;
• Proposta de emprego;
• Registro de empregado;
• Relação de empregados;
• Folha de pagamento;
• Aviso e recibo de férias;
• Registro de ponto etc.

Instrumentos para controle do trabalho

Materiais necessários para operacionalizar o trabalho

Da Empresa:
Convenção, regulamento, definições de funções;
Lista de funcionários e de veículos (atualizadas);
Lista de telefones úteis e de emergência;
Lista do patrimônio.

Do Prédio (manutenção e conserto):

Plantas do prédio (estrutura, hidráulica, elétrica);
Lista de assistência técnica;
Lista de fornecedores e prestadores de serviços;
Equipamentos para manutenção e consertos.

Dos Funcionários:
Cadastro dos funcionários, (RG, cargo, horário de trabalho, endereço, telefone de
emergência etc.).

Da Organização de seu Próprio Trabalho:

Agenda de compromisso;

Curso de Assistente Administrativo 14

Relatório diário (só os fatos mais importantes que quebrem a rotina).

Do Serviço (tanto operacional quanto administrativo):

Escala de tarefas para cada funcionário;
Controle das datas de manutenção dos equipamentos.

Regras práticas para organizar o trabalho

Em primeiro lugar, são atribuídas prioridades: o que deve ser realizado

imediatamente?
O trabalho toma-se mais agradável e simples se dispomos de conhecimentos
profissionais sobre arquivística, redação, gramática, informática e controles
contábeis e, se temos à mão: guia com os telefones mais usados, código de
endereçamento postal, lista telefônica, dicionário da língua portuguesa, lista de
assuntos pendentes, em ordem de importância, uma Gramática da Língua
Portuguesa, a Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e, finalmente,
estabelecimento de metas para alcançar.

Caracterização dos serviços

Conhecimento do ambiente de trabalho

O primeiro passo para a adaptação ao local de trabalho é o conhecimento

do ambiente físico. O domínio do
prédio e de suas instalações permite a
desenvoltura dos funcionários. Saber
como se localizar, a quem se dirigir,
encontrar com precisão aquilo que se
procura são fatores de economia de
tempo e segurança.
Uma empresa não se limita ao
ambiente físico já que apenas congrega um grupo social engajado na conquista do
bem comum; daí a importância fundamental do conhecimento da filosofia de
trabalho adotada pela instituição; é dela que
emanam os regulamentos e normas, direitos e
deveres do funcionário. Este não poderá justificar
um crime alegando desconhecer os princípios
básicos que norteiam o sistema ao qual pertence.

Curso de Assistente Administrativo 15

 O ramo de atuação da empresa, seus objetivos
e abrangências no mercado, sua situação dentro da
organização maior, também no caso de órgãos e
autarquias, são apenas aspectos importantes a
serem considerados e do domínio de todos os
funcionários que constituem a engrenagem
empresarial. O trabalho individual só poderá ser
realizado com eficiência, se dirigido ao todo. Ninguém
é proprietário da função que exerce, mas responsável por ela.
As chefias são consideradas como lideranças; são responsáveis pelas
atribuições que lhes são conferidas e, também, por responsabilidades maiores que
os cargos lhes conferem.
O tipo de liderança exercida, no entanto,
varia de acordo com as características pessoais
do ser humano que ocupa determinado cargo.
Nem sempre o funcionário concorda com o tipo
de orientação dada ao trabalho, mas pode
adaptar-se a ela sem se violentar, desde que
identifique o tipo de liderança e se disponha a
conviver com ela.

O conhecimento dos colegas e a identificação de

seus cargos e/ou funções também são necessários, não
só para o entrosamento, como também para que o fluxo
de trabalho se desenvolva rápida e objetivamente.
Os requisitos dos serviços devem ser
explicitamente definidos como características
observáveis e sujeitas à avaliação. Quanto mais claro e
preciso for o processo de prestação de serviços e o nível
de treinamento recebido pelas pessoas nele envolvidas,
maior a oportunidade para se adotarem princípios
estruturados de qualidade.
A ideia central destas informações é identificar e documentar todas as
atividades que colaboram para a melhoria da qualidade dos serviços e, entender
algumas regras importantes que auxiliam no convívio entre pessoas e ambiente
de trabalho para que o mesmo resulte em sucesso.

A área de trabalho

A área de trabalho do Assistente Administrativo é o escritório, mas os

demais espaços destinados aos serviços com os quais se integra a Assistência
Curso de Assistente Administrativo 16
Administrativa também o são. Lembrando-se que isto varia de empresa para
empresa.
A área ocupada pela recepção, por exemplo, varia de acordo com a categoria
do estabelecimento, com o número de colaboradores que nela trabalha, com o
movimento de usuários etc. Da mesma forma, variam os equipamentos e
mobiliários existentes nas empresas. Um Assistente Administrativo precisa
conhecer os equipamentos e instrumentos de controle mais utilizados em uma
recepção:
• computador;
• impressora;
• máquina registradora elétrica / eletrônica;
• calculadora;
• máquinas de cartões de crédito;
• quadro de chaves;
• central telefônica;
• telefones;
• fichários;
• arquivos;
• livros de Ocorrências e de Registros;
• mesas, gavetas e prateleiras e
• alarmes.

Local de Trabalho: é onde o funcionário passa a maior parte produtiva do dia.

Escritório: é o local de encontro da

administração, de toda a tecnologia e o
principal local de trabalho do Assistente
Administrativo. É considerado como a fábrica
de informações e sua matéria prima é a
comunicação. Nos escritórios são geradas as
informações que serão utilizadas nas tomadas
de decisões que, por sua vez, afetarão toda
empresa.

Escritório Tradicional: valoriza mobiliários, documentos de controle de tempo e

hora de trabalho, equipamentos mecânicos que exigem maior esforço físico.

Curso de Assistente Administrativo 17

 Escritório Moderno: valoriza o ser humano, o mobiliário
é anatômico e os recursos tecnológicos são utilizados
para diminuir o esforço físico. Diminui a utilização de
papéis, o que torna a informação mais dinâmica.

Cuidados com equipamentos e materiais no ambiente

de trabalho:

• manter blocos, papéis ou impressos para recado em sua mesa de trabalho;

• manter clipes, apontadores, borrachas, corretivos em gavetas com
divisórias;
• manter porta-lápis limpo e em ordem;
• manter os móveis limpos;
• utilizar capas nos equipamentos;
• ligar tomadas, luzes e equipamentos quando forem utilizados e
desligá-los ao sair;
• deixar listas telefônicas, guias e agendas organizadas e ao alcance de todos;
• organizar a mesa de trabalho;
• zelar pelos objetos decorativos e manter a sala arejada;
• verificar diariamente se os equipamentos estão funcionando
adequadamente;
• arquivar cartões de visitantes.

Controle do fluxo de entradas e

saídas

Autorização de entrada

A recepção é o ponto de
segurança principal da empresa, pois
por ela circulam todos os tipos de
pessoas, materiais e veículos que
entram e saem da empresa de forma
regular.
A recepcionista regula e controla a circulação de pessoas através de
identificação que é feita por CRACHÁS, conferência de materiais, notas fiscais,
entrada e saída de veículos, pesagem e, eventualmente, atendimento de telefone.
Todos os procedimentos são pré-estabelecidos pela empresa através de
normas e regulamentos.
Curso de Assistente Administrativo 18
 O controle pode ser feito por meio de identificação visual, com a utilização
de CRACHÁS ou de forma direta, o atendente irá:
• solicitar documento (oficial tipo CREA etc.) com foto;
• entrar em contato com o funcionário, se autorizar, continuar;
• anotar os dados dos visitantes;
• entregar o CRACHÁ e a autorização de acesso, que deverá ser devolvida,
assinada ou carimbada pela pessoa visitada;
• indicar ou conduzir o visitante ao local;
• na saída, recolher o CRACHÁ e a autorização, verificar se está assinado
ou carimbado; estando tudo certo, devolver o documento.

Controle de entrada e saída de material

Quando o material for deixado na recepção, o recepcionista, desde que

autorizado pela empresa, deverá tomar os seguintes procedimentos:
• pedir um documento com foto oficial da pessoa;
• entrar em contato com o responsável pelo material;
• solicitar a nota fiscal e conferir o material pela nota fiscal;
• datar e assinar o canhoto da nota;
• enviar posteriormente para a expedição ou para o setor responsável.

Quando a pessoa for entrar com algum material, devemos tomar as seguintes
providências:
• pedir um documento (com foto e oficial) à pessoa;
• solicitar a nota fiscal;
• entrar em contato com a pessoa solicitada e confirmar o material;
• conferir o material com a nota;
• anotar todos os dados pessoais;
• entregar o CRACHÁ e a autorização;
• indicar ou conduzir a pessoa até o setor e, na saída, conferir se o canhoto
da nota e a autorização foram assinados e
• recolher o CRACHÁ, devolver o canhoto da nota e o documento.

Curso de Assistente Administrativo 19

Controle de entrada e saída de veículos

Deve-se efetuar o mesmo procedimento

acima, porém há necessidade de anotar todos os
dados do veículo, como marca, modelo, ano, cor,
placas e se está avariado ou não. Há casos em que
o visitante entra com o carro avariado e, na saída,
responsabiliza a empresa, alegando que o fato
ocorreu dentro da empresa.

Correio eletrônico

A comunicação à distância está cada vez mais

rápida e simples. O avanço mais recente é o correio
eletrônico, também conhecido como e-mail - eletronic-
mail. O correio eletrônico nada mais é do que uma
forma de se enviar e receber correspondências. A
única diferença é que, ao invés de usarmos os serviços
dos correios, utilizamos um computador conectado à
Internet para enviar e receber as mensagens.
A Internet é uma rede de comunicação que interliga computadores do
mundo todo. Qualquer um que tenha um computador conectado à Internet pode
ter um endereço eletrônico.
A linguagem usada no correio eletrônico é geralmente informal, o que ajudou
na popularização desse novo meio de comunicação. Outra vantagem é o fato de ser
possível enviar imagens e sons junto com a mensagem.

Exemplo de Endereço Eletrônico

O endereço eletrônico é só seu. Ninguém pode ter outro igual. Ele é formado
por:
fulano.detal@bol.com.br
12345
1. O nome que você quer usar em seu endereço.
2. O símbolo @ (arroba) que significa “at” (inglês) ou “em” (português).
3. Nome da empresa que oferece serviços e conexão à Internet, conhecida como
“provedor de acesso”.

Curso de Assistente Administrativo 20

4. Complemento que diferencia usuários comuns ou comerciais (.com), dos
órgãos governamentais (.gov), instituições educacionais (.edu) e organizações não-
governamentais (.org).
5. Identificação do país (br = Brasil, fr = França, uk = Inglaterra (United King) etc.).
Os Estados Unidos são o único país que não usa identificação. Assim sendo, por
exemplo, o e-mail terminado apenas em .com significa que o provedor está baseado
no Estado Unidos.

Algumas Recomendações:

Quando estiver enviando mensagens para outros países não acentue as

palavras. Em alguns países, que não usam acentos gráficos em suas palavras, as
mensagens não aparecem corretamente na tela do computador e acabam
atrapalhando a compreensão do texto.
No final, assine a mensagem e repita seu endereço eletrônico. Ele aparecerá
na tela do destinatário na cor azul. Indicando que, para responder à mensagem,
basta “clicar” sobre o endereço.

Programando e organizando reuniões

Procedimentos

A reunião é um método de ação social e

administrativa que integra diversas pessoas em
torno de um só objetivo. É uma técnica de
trabalho em grupo através da qual podemos
proporcionar:
• informação;
• participação;
• cooperação dos membros do grupo.

Objetivo de uma reunião

A) Integração dos membros;

B) Definição dos problemas;
C) Coletar críticas e sugestões;
D) Caracterizar os elementos determinados do problema;

Curso de Assistente Administrativo 21

 E) Equacionar soluções.

Como aprender com um grupo

Junto com o grupo, estabeleça um sistema

para dar a cada um a oportunidade de ser
registrador ou facilitador. Um plano viável é
designar um novo facilitador e registrador para
cada reunião. Reserve quinze minutos no final de
cada reunião para discutir como foi a reunião e
oferecer sugestões úteis ao facilitador e ao
registrador. Depois de algumas pessoas terem tido
a chance de experimentar o prazer e as dificuldades de registrar e auxiliar, o nível
de empatia e respeito por estes importantes papéis aumentará rapidamente.
1. Providenciar uma agenda
2. Chegar mais cedo e arranjar a sala de reuniões.

Início da reunião
• Começar na hora marcada;
• Fazer com que os participantes se apresentem e estabelecer quais são
as expectativas para a reunião;
• Definir claramente os papéis;
• Rever, revisar e ordenar a agenda;
• Determinar com clareza o limite de tempo;
• Rever os itens de ação para a reunião seguinte.

Fim da reunião
• Estabelecer os itens de ação: quem? o quê? quando?
• Rever a Memória do Grupo;
• Marcar a data e o lugar da próxima reunião e desenvolver uma agenda
preliminar;
• Avaliar a reunião;
• Encerrar a reunião decisiva e positivamente, no horário previsto;
• Limpar e arrumar a sala.

Curso de Assistente Administrativo 22

Depois da reunião
• Acompanhar os itens de ação e começar a planejar a próxima reunião.

Atenção Especial

Uma reunião dá trabalho para ser preparada mesmo quando é informal.

Você vai relacionar todos os participantes. Para convocá-los, faça uma pauta
informando data, horário e local e, se possível, a finalidade da reunião e o tempo
estimado de sua duração. Caso haja participantes não muito conhecidos de todos,
saliente essa informação aos participantes mais comuns. Dê o nome e a origem
de todos os novos participantes para não haver constrangimentos.
Providenciar blocos de anotações com
lápis ou caneta para todos, uma pequena agenda
com as etapas da reunião, um quadro branco ou
folhas de flip-chart, canetas para quadro branco
ou giz, se o quadro for negro. Se necessário,
televisão, vídeo, data-show e computador. A
preparação da reunião demandará maiores
cuidados, incluindo pessoal preparado para
manipular os aparelhos eletrônicos.
Dê uma ideia geral do assunto da reunião já no primeiro parágrafo da ata
da reunião. Algumas pessoas colocam apenas o dia, o horário da reunião e o local
onde aconteceu. Esse tipo de informação pode ser relegado ao segundo parágrafo.
Reuniões geralmente envolvem informações, discussões e decisões. Nem
todas as reuniões são bem organizadas, mas o assistente administrativo tem que
ser. Se a reunião se arrasta de tópico em tópico, você terá que impor uma ordem.
O trabalho do Assistente é resumir os pontos-chaves que foram levantados
nas reuniões. O ponto alto da maioria das reuniões é a decisão dos pontos- chave.
As consequências dessas decisões devem ser destacadas para que seja alvo de
atenção nas próximas reuniões.
Quando for elaborar a ata da reunião agrupe itens afins em seções. Deve
tentar encontrar similares entre os tópicos. Talvez alguns itens possam ser
agrupados numa seção chamada “Pendências”, enquanto outros devam ficar na
seção “Concluídos”. Organize uma lista de “pendências” ou “concluídos” por
ordem de importância. Se a lista for longa, deve haver uma ordem de importância.
Use subtítulos. Quando você lê um artigo, seus olhos primeiro procuram o
assunto principal e depois os detalhes. Use subtítulos, negrito e letra em itálico
para deixar seu documento mais fácil e agradável de ler. Relacione ideias
paralelas. Se você tem de listar quatro observações que o “Sr. Rodrigues” fez
durante a reunião, escreva da seguinte maneira: “o Sr. Wagner Rodrigues:
mencionou... relatou... explanou... solicitou...”
Curso de Assistente Administrativo 23
 Evite excesso de detalhes nas atas, saliente as implicações de cada decisão
para cada uma das pessoas que estão participando da reunião. Deixe claro quem
ficou responsável por tarefas e prazos - quando responsabilidades forem delegadas
e prazos determinados.
Separe fatos de opiniões. Enquanto estiver fazendo atas, mantenha-se
ligado na diferença entre fatos e opiniões. Fatos são indiscutíveis e objetivos;
opiniões são visões pessoais.
Mencione a data da próxima reunião. A menos que todos os convocados já
saibam a data do próximo encontro, tenha certeza de que informou o dia a todos.
Informe também as tarefas a serem cumpridas antes da próxima reunião.

Tipos de reuniões

Existem vários tipos de reuniões, um para cada tipo de problema.

Classificam-se em:
1. Quanto aos objetivos a serem seguidos:
a. Informativa: informa fatos e problemas.
b. Tomada de decisões: encontrar soluções.
c. De avaliação: avalia, toma decisões.

2. Quanto à periodicidade:
a. Regular: com datas e horários marcados em cronograma anual,
mensal etc.
b. De emergência: é uma reunião inesperada, acontece por algum
motivo de emergência.

3. Quanto à forma de apresentação do tema ou disposição do grupo:

a) Seminário: consiste numa exposição verbal com pessoas colocadas no
mesmo plano de igualdade, sendo que todos devem ter conhecimento
prévio do assunto.
b) Mesa redonda: é uma reunião do tipo clássico, preparada e conduzida
por um coordenador ou por um dirigente, em que sua função é conduzir
a reunião para que, no decorrer da discussão, o assunto não saia do
tema principal.

Resolução de problemas e tomada de decisões

Curso de Assistente Administrativo 24

 Definimos um problema como uma situação que
você quer mudar. Pode ser um estado de confusão
sobre um conjunto de regulamentos, um nome para
um produto ou o preenchimento de um cargo vago.
Para haver um problema, é preciso que haja um
agente e um desejo de mudança. Uma reunião para a
solução de problemas ataca o problema, mas não toma necessariamente uma
decisão.
Se você está tentando tomar uma decisão por consenso, então, o Método de
Interação é essencial. Se a sua organização é hierárquica, a reunião deve incluir
o elemento que toma a decisão final, caso contrário, seus esforços serão perdidos.
O número de elementos no grupo não deve ultrapassar a quinze pessoas,
mas se os elementos básicos da decisão tiverem sido selecionados fora da reunião,
é possível trabalhar com trinta pessoas.

Planejamento

Planejamento é uma solução de problemas orientada para o futuro.

“Quando você planeja uma viagem está imaginando como vai fazer para resolver
o problema de ir até o local ao qual deseja ir.”

Quem vai participar da reunião?

Saber quem vai participar de uma reunião é parte fundamental do

Planejamento.
Grande porcentagem de reuniões, em organizações predominantemente
hierárquicas, mantém um número fixo de membros – o gerente e sua equipe. A
questão é quando aconselhar o envolvimento de outras pessoas em uma reunião
para que se tenha um resultado mais assertivo e promissor.
Pergunte a si próprio: Quem é que tem uma grande experiência? Quem
precisa estar por aqui? Quem precisa estar por dentro desta decisão? Quem é o
elemento-chave para implementar qualquer solução? Depois disso, certamente
você indicará a presença de outras pessoas.

Escolha uma estratégia

Curso de Assistente Administrativo 25

 Um grupo de trabalho, para ser efetivo,
depende totalmente dos elementos que forem
escolhidos. Um grupo de trabalho não tem poder
final de decisão, mas sua força vem do processo
de inclusão.

Trabalhando com dois a sete participantes

Muitas reuniões caem nesta categoria, particularmente, as reuniões de

equipe onde estão presentes o gerente e os seus subordinados imediatos.
Se há quatro ou menos pessoas no grupo, se todas compreendem os
conceitos necessários, poderão se auxiliar mutuamente. O papel de facilitador
poderá ser feito em rodízio por todos os membros. Se dois participantes começam
a discutir, um terceiro pode tornar-se a terceira parte neutra e começar a auxiliar.
Se o grupo parece paralisado, alguém pode sugerir um processo como: “Por
que não abandonamos esse problema e passamos para o próximo?” ou “Vamos
adiar o julgamento por enquanto”. Quando uma questão fica muito difícil de
resolver será vital alguma forma de auxílio por um terceiro elemento.

Arrumando a sala de reuniões

O local em que se realiza a reunião pode afetar o seu funcionamento. Uma

boa sala de reuniões não garante uma boa reunião, mas uma sala inadequada
pode contribuir para o seu fracasso.

Como escolher o lugar certo?

Uma das primeiras coisas que você precisa fazer quando decide aonde vai
se reunir é estimar, para cima e para baixo, o número de pessoas esperadas e
escolher uma sala que comporte o grupo.

Como dispor mesas e cadeiras?

A disposição das cadeiras e mesas determina o cenário para uma reunião

e pode influenciar de diversas maneiras o que vai acontecer.
Para reuniões entre cinco e trinta pessoas, as duas configurações básicas

Curso de Assistente Administrativo 26

são a circular e a semicircular. Todas as outras são variações de uma destas. A
disposição circular é convencional. A semicircular é a mais usada para reuniões
pelo Método de Interação.

Arquivos

Conceito de arquivos

O arquivo é a memória mecânica de

uma empresa. É o centro ativo de
informações, instrumento de controle para a
ação administrativa de qualquer empresa
pública ou privada.
É o local onde guardamos e conservamos os documentos de uma empresa.
É importante adotar um sistema centralizado de arquivo, no qual todo material e
os equipamentos necessários estejam disponíveis.

Administração eficiente dos arquivos

Os métodos que mais favorecem a

confidencialidade são os numéricos. O
arquivo deve ser separado dos arquivos
comuns da empresa e, geralmente, localizado
na sala do executivo. É importante mantê-lo
sempre trancado. Jamais deverá aparecer em
sua gaveta a expressão “Arquivo
Confidencial”.
É fundamental o cuidado na destruição de documentos. Jamais serão
transferidos para “arquivo inativo”. Deverão ser guardados no máximo de tempo
e depois destruídos.

Prazos de permanência dos documentos - transferência.

Transferência é a operação pela qual os papéis em desuso serão retirados

do arquivo ativo e colocados no arquivo permanente. Essa operação tem por fim
aliviar a carga de papéis do arquivo ativo. Porém, isso não significa que o arquivo
inativo deverá se transformar em “depósito de lixo”.
Curso de Assistente Administrativo 27
 O arquivo inativo deverá ser organizado sob as mesmas regras que
conduzem o ativo. Isso auxiliará na localização dos papéis em desuso. Talvez você
pense que, uma vez no arquivo permanente, não serão mais necessários os
documentos. Não se esqueça que os documentos de departamento de pessoal, por
exemplo, jamais poderão ser destruídos, a não ser depois de microfilmados.
Convém que você utilize o registro de entradas e saídas para anotar os
documentos que forem destruídos, anotando a data e o conteúdo dos mesmos.
As empresas estabelecem a validade dos documentos segundo as
determinações legais. A partir daí eles poderão ser destruídos. A disciplina e a
uniformidade são fatores importantes de organização.
A disciplina é fator fundamental para a organização dos arquivos e a
localização dos documentos arquivados. Arquivos que várias pessoas manuseiam,
geralmente são desorganizados. Você jamais deverá ter um arquivo de “livre
acesso”.
A requisição de documentos deverá ser por escrito, em um formulário
simples, que você poderá elaborar. Nada deverá deixar o arquivo sem que seja
devidamente registrado.
Outro registro fundamental é o de entrada, feito cronologicamente. Anote
tudo que chegar até você. É importante que outras pessoas dominem o arquivo,
para substituí-lo numa emergência. Você poderá elaborar um manual no qual
serão anotadas todas as decisões relativas ao arquivo. Isso é muito importante
para manter a uniformidade do trabalho, o que vai colaborar para a localização
rápida dos documentos.
Outro elemento de controle é o “Guia Fora”, usado para substituir as pastas
ou documentos que tiveram que sair do arquivo. Esse guia tem o formato e
tamanho dos guias comuns, aparecendo em projeção à palavra “FORA”. Isto vai
ajudar no rearquivamento das pastas, uma vez que não será necessário o
manuseio de todas para se encontrar o lugar da pasta retirada.
Existem vários elementos mantenedores da organização do arquivo e que
farão com que a localização dos documentos seja imediata.
Se conseguir disciplinar a ação de seus colegas, se mantiver a uniformidade
dos aplicados, se tiver um controle total de tudo o que entra e sai, essa organização
será constante, sem despender um maior esforço ou tempo.
Você poderá fazer do seu arquivo, um centro de informações dinâmico, atual
e vivo. E nós acreditamos que é possível conviver com o arquivo, não como um
mal necessário, mas como um elemento que fará você crescer pessoal e
profissionalmente!

Detalhes para a organização do arquivo:

• as gavetas nunca devem ficar abarrotadas;

Curso de Assistente Administrativo 28

 • as pastas não devem ficar superlotadas;
• use grampos de plásticos, pois não enferrujam;
• não utilize clipes;
• grampeie sempre do lado esquerdo superior do papel;
• material volumoso deve ser dobrado, ficando o título para fora;
• os furos do papel devem ser reforçados com etiquetas próprias;
• todos os papéis rasgados devem ser consertados com fita adesiva;
• os papéis amassados devem ser estirados, economizando espaço;
• quando um documento for retirado, deve ser deixada uma folha com o
nome de quem retirou e a data de devolução;
• recortes de jornais ou revistas devem ser arquivados em envelopes
plásticos;
• revistas, jornais, catálogos devem ser arquivados diretamente no
INATIVO, mesmo sendo recentes.

Passos do Arquivo:
1º) Leitura: ler toda a documentação para poder classificar;
2º) Classificação: de acordo com o método adotado pela empresa;
3º) Numeração ou Codificação: de acordo com o método adotado pela
empresa;
4º) Agrupamento: colocar documentos junto com outros que serão
arquivados numa mesma pasta e
5º) Arquivamento: furar, colocar em pastas, por etiquetas etc.

O visual

As pastas têm que ser uniformes. A

desorganização começa pelo visual. O arquivo
não pode causar uma sensação de desespero
assim que for aberto.
Pastas danificadas, papéis fugindo pelos cantos, etiquetas perdidas ou se
desprendendo causam desânimo em qualquer empregado. Ninguém gosta de
trabalhar com documentos danificados.
As etiquetas têm de estar bastante visíveis e escritas claramente. Olhos são
mais rápidos do que as mãos, portanto, não perca tempo dedilhando cada pasta
e afastando capas, tentando ler etiquetas escritas manualmente, isto custará
Curso de Assistente Administrativo 29
muito mais tempo.
Verifique as pastas “obesas”. O objetivo da pasta é agilizar a procura de um
item. Se você correr os dedos por dezenas de papéis até achar o que precisa, onde
estará a agilidade?

Técnicas e métodos

Método de arquivamento

Existem várias maneiras de ordenar papéis. Você vai precisar conhecer um

bom número delas, para poder identificar a que mais se ajusta ao seu setor e ao
tipo de documentos que serão guardados.
Quando se fala em métodos de arquivamento, pensa-se que eles são
fórmulas mágicas que apresentarão soluções imediatas a todos os problemas.
Vamos encontrar alguns métodos muito práticos, que têm ajudado a
solucionar seus problemas:

a) Método Alfanumérico

Podemos organizar alfabeticamente: os nomes pessoais, as razões sociais,

os assuntos, os nomes geográficos etc. Os nomes pessoais e as razões sociais
compõem o Arquivo Alfabético. No sistema organizado por nome, as pastas
receberão, em suas projeções, o nome do correspondente a que pertence. Os
nomes pessoais deverão entrar pelo último sobrenome e, por estes, serão
organizados.
As razões sociais entrarão de forma direta. As pastas deverão ser
alfabetizadas de maneira rígida, para evitar enganos e demoras. Serão separadas
por guias alfabéticas (A, B, C etc.). É um método prático de consulta direta para
arquivos simples e correspondências.
O “Método Alfabético por Assunto” vai reunir grandes assuntos em ordem
alfabética. Cada um deles será dividido em matérias mais específicas, também em
ordem alfabética, dentro do assunto geral.
No “Método Geográfico”, reuniremos nomes geográficos. É, também, um
método nominal. A divisão do arquivo será feita com guias geográficos (por região,
estados, cidades etc.), sempre em ordem alfabética, do mais geral para o mais
específico. Dentro da pasta de cada cidade, aparecerão as correspondências ou o
que se está arquivando em ordem alfabética. Esse tipo de arquivamento é utilizado
com mais frequência em departamentos comerciais.

Curso de Assistente Administrativo 30

b) Método Numérico

É o mais utilizado quando se deseja manter a confidencialidade dos

arquivos. O Método Numérico Nominal vai numerar os correspondentes de acordo
com a ordem de entrada no arquivo. Na projeção da pasta vai aparecer apenas o
número que o correspondente recebeu. As guias de indicação utilizadas serão
numéricas, dividindo as pastas em blocos de 25, 30 ou 50 itens, conforme a
necessidade e o material que se está arquivando.
Para a localização da pasta far-se-á necessário um índice alfabético pelo
nome do correspondente, indicado o número que lhe foi dado.
No método numérico por assunto, os assuntos gerais receberão números
inteiros, enquanto as divisões de assuntos seguirão a sequência numérica
progressiva.
Exemplo: Assunto: “violência”;
Violência doméstica contra a mulher.
Violência doméstica contra meninas.
Violência doméstica contra meninas de até 12 anos.
Na projeção da pasta aparecerá o número do assunto e o arquivamento será
numérico. Para cada assunto, divisão e subdivisão, será feita uma ficha com o
assunto e seu número respectivo, bem aparente. Essas fichas formarão o índice
alfabético necessário para a localização das pastas.
Esse método também poderá ser aplicado a arquivos departamentais,
utilizando-se para isso, o próprio organograma da empresa ou do departamento.
Para arquivamento de materiais especiais é indicado o processo de
Indexação Coordenada. Devem ser utilizados para microfilmes, microfichas,
slides, recortes de jornais, artigos de periódicos, mapas, plantas, fotografias,
enfim, para todos os materiais que não se enquadram nos métodos tradicionais.
Os documentos serão numerados por ordem de chegada e, por essa ordem,
serão arquivados sem preocupação com o assunto, origem etc. De cada um serão
retiradas palavras-chaves para sua identificação. Essas palavras serão indexadas
em fichas divididas em colunas de 0 a 9 e arquivadas alfabeticamente. Nessas
fichas aparecerão outros números de documentos em que as palavras-chaves
apareçam. A localização será feita através da coordenação dessas palavras-chaves.

Importância dos arquivos organizados

A rapidez é importante, mas nem sempre é fator primordial nas atividades

de arquivo. Deve-se pensar, sobretudo, que o documento arquivado retornará e o
número de acesso, consequentemente, gerará informação. Assim, a rapidez deverá
ser associada à precisão!
Curso de Assistente Administrativo 31
 Comece por observar todos os seus arquivos para detectar as falhas que
por ventura existam. Se as gavetas estiverem superlotadas, isso significa que se
perde tempo ao colocar ou retirar um documento: que a possibilidade de estrago
dos documentos é maior. Deve-se fixar pelo menos 10 cm, de espaço livre, para a
movimentação das pastas.
Verifique as pastas. Elas deverão ser do mesmo tipo e tamanho. É
importante manter a uniformidade do arquivo. Veja como elas estão etiquetadas.
As etiquetas feitas no computador são mais visíveis e auxiliam na localização.
Observe se as guias que separam são em números suficientes, ou se, tem
que procurar em grandes blocos, para localizar uma pasta ou documento. Quanto
mais guias e minuciosas, menos tempo você perderá na localização.
Por fim, observe o conteúdo das pastas. Será que elas não estão
sobrecarregadas de documentos já ultrapassados? Será que os documentos não
estão arquivados em duplicidade? Feito isso, se tem um diagnóstico do arquivo.

Tipos de arquivos

Quanto à disposição física dos documentos

Os arquivos podem ser verticais, horizontais e rotativos. São verticais os

arquivos nos quais os documentos são dispostos verticalmente, uns atrás dos
outros. Seu gabinete é fabricado em metal ou madeira. Os de metal têm melhor
aceitação.
Os horizontais são os arquivos em que os documentos são armazenados
horizontalmente, sobre suportes especiais, geralmente em gavetas. Exemplos
típicos são as mapotecas e o Kardex.
Os rotativos são arquivos em que documentos são arranjados de forma a
girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. São de preço mais elevado.

Quanto à permanência dos documentos

Arquivo Ativo: constituído de documentos em trânsito, constantemente

consultados; é relativo a assuntos em andamento.

Arquivo Inativo (permanente): formado por documentos pouco utilizados ou não

utilizados; assuntos já liquidados, mas que são importantes para comprovações.

Diagnóstico objetivo dos arquivos

Curso de Assistente Administrativo 32
 Não é possível determinar acertadamente um método prático de
arquivamento, sem antes deter todos os dados que levarão a essa escolha. Comece
por conhecer melhor a sua empresa, sua estrutura organizacional, seus pontos-
chaves, seus objetivos. Conheça também o seu departamento ou setor, os serviços
prestados, as pessoas envolvidas, o que se espera do serviço de cada uma delas.
Finalmente, trace os objetivos do seu serviço e, fundamentalmente, as
diretrizes do seu arquivo, quais as pessoas que o utilizam, quais as informações
comumente solicitadas, qual o nível dessas informações, quais os tipos de
documentos arquivados. A partir desse levantamento, você poderá determinar
qual o método de arquivamento que mais se ajusta às necessidades do seu setor
ou da sua empresa.

Curso de Assistente Administrativo 33

Referências Bibliográficas

CASTIGLIONI, José Antônio de Mattos. Assistente Administrativo. Editora Érica.

CHIAVENATO, Idalberto. Princípios da administração – o essencial em teoria geral

da administração. MALONE.

GONÇALVES, Claudinei Pereira. Métodos e Técnicas administrativas. Editora LT.

VIA RÁPIDA. Apostila de Assistente Administrativo.

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