Manual Pedagógico de Apoio

UFCD 0504 – Liderança/coordenação de equipas de projetos de

comissões da organização
Ficha Técnica:

Formador/a – Cátia Candeias

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Índice

Índice..................................................................................................................................................................... 2
ENQUADRAMENTO...............................................................................................................................................4
Benefícios e condições de utilização 5
Destinatários 5
OBJETIVOS GERAIS 6
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS 6
DESENVOLVIMENTO..............................................................................................................................................8
Liderar comités e equipas de projeto/trabalhar eficazmente com os colegas......................................................8
Caraterísticas especiais dos projetos de organização de eventos 8
O EVENTO......................................................................................................................................................9
EQUIPES E RISCOS INERENTES.......................................................................................................................9
PLANEAMENTO..............................................................................................................................................9
FATORES PARA O SUCESSO............................................................................................................................9
EXECUÇÃO E RESPONSABILIDADE DO GESTOR............................................................................................10
PÓS-EVENTO................................................................................................................................................10
CONSIDERAÇÕES FINAIS..............................................................................................................................10
Uma organização de projetos como forma de organização de um evento. 11
Fases de um Projeto....................................................................................................................................11
Partes Interessadas......................................................................................................................................11
Estruturas Organizacionais..........................................................................................................................11

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 A gestão de projeto como um método adequado de gestão de eventos 12
Ciclo de Vida de Projeto e Ciclo de Vida de Produto....................................................................................12
Requisitos das relações de trabalho produtivas na organização de projetos/liderança de equipas 13
Funções e responsabilidade de cada um no trabalho de equipa.................................................................13
Características do trabalho em equipa........................................................................................................13
Importância do trabalho em equipa............................................................................................................14
Competências do trabalho em equipa.........................................................................................................15
Funções e responsabilidades dos colegas/contactos externos....................................................................17
Âmbito e limites da autoridade no relacionamento com contatos externos...............................................18
Como desenvolver relações construtivas com colegas internos e externos................................................19
Como fornecer, procurar e trocar informação com colegas / contactos externos......................................20
Uma boa comunicação empresarial evita rumores e fofocas........................................................20

Aumenta o sentimento de pertencimento do funcionário.............................................................20

Como lidar com os desacordos e conflitos..................................................................................................21
Como motivar os outros..............................................................................................................................24
Oito maneiras de como grandes líderes motivam sua equipe 24
Estrutura de equipas de projeto 25
Comités........................................................................................................................................................25
Coordenar o trabalho dos diferentes comités.............................................................................................27
Trabalhar de forma eficaz com contactos externos.............................................................................................30
Como trabalhar de forma eficaz com pessoas exteriores à organização 30
Liderança de reuniões.........................................................................................................................................30
Objetivo das reuniões 30
Preparação de reuniões 31
Liderança de reuniões 32
Avaliação de reuniões 32

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Contributos para reuniões...................................................................................................................................33
Lideradas por outros 33
Preparação de reuniões...............................................................................................................................34
Técnicas para contributos eficazes..............................................................................................................34
Distribuição e implementação de decisões/informações de uma reunião..................................................35
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................................................36

ENQUADRAMENTO

Breve nota introdutória

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Esta UFCD visa a conhecer um bom planeamento de eventos, é complexo e considera inúmeras variáveis para
que se consiga, no final, alcançar os objetivos e oferecer uma experiência memorável aos participantes. Tudo
isso, cumprindo um cronograma e respeitando o seu orçamento.
A jornada é árdua, mas extremamente gratificante quando consegue ver tudo sair do papel exatamente como
esperava.

Benefícios e condições de utilização

O manual da unidade de formação está organizado por secções:

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 ● Secção I: Enquadramento da unidade de formação.
● Secção II: está organizada por capítulos e contém todos os documentos e materiais de apoio sobre os
conteúdos temáticos abordados ao longo da unidade. No final de cada capítulo estão reunidas um
conjunto de informações dirigidas aqueles que pretendam complementar o estudo, aprofundando
conhecimentos.
● Secção III: é constituída pela bibliografia e documentos eletrónicos

Esta forma de apresentação permite uma consulta rápida e direcionada. Para que possa consolidar os
conhecimentos adquiridos com a leitura deste manual propomos que realize os exercícios práticos fornecidos
pelo formador durante a sessão de formação.

Destinatários

São destinatários deste manual os/as formandos/as que frequentem a unidade de formação de curta duração
(UFCD) bem como outras pessoas que pretendam adquirir competências ou atualizar/reciclar conhecimentos
na área de formação.

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OBJETIVOS GERAIS

A unidade de formação de curta duração tem por objetivo dotar o/a formando/a com as competências
necessárias para:

 Coordenar equipas e comités de projeto.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS

 Liderar comités e equipas de projeto/trabalhar eficazmente com os colegas

o Características especiais dos projetos de organização de eventos

o Uma organização de projetos como forma de organização de um evento

o A gestão de projeto como um método adequado de gestão de eventos

o Requisitos das relações de trabalho produtivas na organização de projetos/liderança de

equipas

 Funções e responsabilidade de cada um no trabalho da equipa

 Funções e responsabilidades dos colegas/contactos externos

 Âmbito e limites da autoridade no relacionamento com contactos externos

 Como desenvolver relações construtivas com colegas internos e externos

 Como fornecer, procurar e trocar informação com colegas/contactos externos

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  Como lidar com os desacordos e conflitos

 Como motivar os outros

 As consequências de uma consulta e interação deficiente

o Estrutura de equipas de projeto

 Comités

 Coordenar o trabalho dos diferentes comités

 Trabalhar de forma eficaz com contactos externos

o Como trabalhar de forma eficaz com pessoas exteriores à organização

 Liderança de reuniões

o Objetivo das reuniões

o Preparação de reuniões

o Liderança de reuniões

o Avaliação de reuniões

 Contributos para reuniões

o Lideradas por outros

 Preparação de reuniões

 Técnicas para contributos eficazes

 Distribuição e implementação de decisões/informações de uma reunião

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DESENVOLVIMENTO

Liderar comités e equipas de projeto/trabalhar eficazmente com os colegas

Caraterísticas especiais dos projetos de organização de eventos

A organização de um evento possui os atributos típicos que a caracterizam como um projeto. Eventos são
caracterizados como acontecimentos especiais (rituais, apresentações ou celebrações) e que possuem um
determinado objetivo (cultural, social ou empresarial), portanto devem ser planejados, organizados,
coordenados e controlados (DUARTE, 2009, BRITTO; FONTES, 2002).

Um evento possui as mesmas etapas do ciclo de vida de um projeto que deve ser desenvolvido de acordo com
parâmetros de tempo, custo e especificações, a sua gestão segue o procedimento natural de gestão de
projetos. Na gestão de um evento também existem diferentes stakeholders  (primários: trabalhadores,

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voluntários, patrocinadores, fornecedores, espectadores e pessoas participantes; e secundários: governo,
comunidade, serviços de emergência, negócios em geral, mídia e organizações de turismo) e o envolvimento
deles no processo de planejamento do evento é fundamental para o seu sucesso.

De acordo com o PMI (2013), projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço
ou resultado exclusivo”. Os projetos se diferenciam dos processos organizacionais, pois esses são operações
contínuas e repetitivas, enquanto os projetos fazem algo novo, uma única vez (BROWNING, 2010).

São características de um projeto: (PRADO, 2004, CARVALHO; RABECHINI JR., 2005)

 O objetivo;
 A complexidade (múltiplas atividades, múltiplos recursos compartilhados);
 A incerteza;
 A natureza temporária;
 Ciclo de vida.

Como em qualquer outra atividade empresarial, um evento também envolve um processo de planeamento
que está relacionado com suas diferentes fases. Nesse sentido, os projetos de eventos culturais também
possuem objetivos, estratégias e planos de ação. Enfim, a organização do evento é um trabalho complexo,
sendo necessária a presença de um gerente de projeto que coordena e controla as suas diferentes etapas.
Para que o planejamento e a organização do evento sejam feitos de maneira mais concisa, é adequado que o
processo siga algumas fases:

Pré-evento: definição do projeto e o planejamento de todas as suas etapas, também são definidos as receitas
e despesas esperadas, tipos de fornecedores e equipe a ser contratada, de acordo com os objetivos do
projeto.

Evento: é a organização do evento propriamente dita, em que acontece a montagem do evento no local
escolhido e a operacionalização das atividades.

Pós-evento: desmontagem da estrutura do evento, os acertos financeiros e os pagamentos.

O EVENTO

Os Eventos Especiais podem também ser caracterizados do ponto de vista da sua forma ou conteúdo e, neste
critério, destacam-se os festivais, os eventos desportivos.
Megaeventos: são aqueles cuja dimensão e magnitude afetam a economia e que têm eco nos media
globalmente. Exemplos: Jogos Olímpicos, Campeonatos Mundiais, Feiras e Exposições Mundiais.
Eventos de marca: são aqueles que se identificam com uma determinada cultura (povo, cidade, região)
obtendo amplo reconhecimento. Exemplos: Carnaval.

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Eventos de grande porte: são aqueles que atraem um grande número de participantes e são alvo de uma
ampla cobertura mediática. Exemplos: Corrida de São Silvestre.
Eventos locais: eventos particularmente dedicados às comunidades locais e organizados com um intenso foco
social tendo o entretenimento um papel preponderante. Aniversários de Cidades e Municípios e Jogos de
Futebol pelos campeonatos regionais.

EQUIPES E RISCOS INERENTES

Recursos Humanos: a gestão do evento deve minimizar toda e qualquer possibilidade de risco a ocorrer com
os Colaboradores.
Venda de bilhetes: envolve risco na medida em que obriga a lidar com valores e sistemas de comunicação.
Marketing e Relações Públicas: quem promove deve ter em conta os princípios de verdade e respeito pelo
potencial participante.
Saúde e Segurança: estabelecimento de planos de prevenção de danos humanos e materiais, cumprimento da
legislação no que concerne a políticas de higiene e segurança e respeito pelos princípios de responsabilidade
social corporativa.
Catering: risco em refeições.
Gestão de multidões: aspetos diretamente relacionados com segurança e logística.
Transportes: entrega de passageiros envolvem riscos especiais.
OBS: Atualmente, um dos grandes riscos num evento que congregue multidões é o de atentados terroristas,
risco este que se tem intensificado desde os atentados nas Olimpíadas de Munique.

PLANEAMENTO
Pensar na prevenção de determinadas questões permitirá que nos adiantemos e não tenhamos que solucionar
problemas (embora muitas vezes é preciso apagar incêndios!). Além da organização, sempre existem riscos e
temos que tentar ser o mais flexível possível para nos adaptarmos a diferentes situações, de modo que a
prevenção irá nos ajudar a diminuí-los.

FATORES PARA O SUCESSO

A fim de obter um financiamento necessário, um caso de sucesso convincente de ser preparado mostrando os
benefícios do Gerenciamento de Eventos eficaz pode superar os custos iniciais;
É importante que o Gestor gerencie os procedimentos de gestão de eventos para evitar a duplicação de
esforços e ferramentas.

EXECUÇÃO E RESPONSABILIDADE DO GESTOR

Para que a execução de um evento seja bem feita, os líderes devem definir suas prioridades, colocar delegar as
funções corretamente e traçar um fluxo de informação rápido e eficaz. Uma comunicação bem feita também

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contribui bastante com o sucesso do evento. Por isso, é importante que todos os envolvidos na organização do
evento mantenham uma boa comunicação e estejam “conectados”.
O gestor assume papel fundamental sendo por responsável sendo responsável por todo o processo que
envolve a sua construção levando em conta uma serie de fatores, que caracterizam o mesmo como o
responsável pelo sucesso ou fracasso do evento.

PÓS-EVENTO
O processo de encerramento inicia-se logo após a realização do evento. Esse processo de encerramento
consiste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes. É nesse momento que ocorre a confrontação
dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.
Fazem parte dos serviços complementares as seguintes atividades:
Apresentar o final do balanço financeiro e fazer a prestação de contas;
Apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as providências tomadas;
Liquidar todas as pendências que possam surgir sobre instalações, materiais, recursos humanos ou
equipamentos utilizados;
Devolver à associação ou empresa promotora do evento todos os materiais que tenham sobrado;
Desmontar instalações que foram efetuadas para o evento;
Transportar materiais e equipamentos utilizados no evento.
A relação evento patrocinador – organizador é fundamental, visto que o evento se transforma no veículo para
a exposição institucional do mesmo, se tornando fundamental para a realização do evento. Desta forma, esta
relação de negócio deve ser desenvolvida com base em questões comuns e convergentes, na busca dos
objetivos de ambos os envolvidos.

CONSIDERAÇÕES FINAIS
Vimos que para a realização de um evento existem várias fases onde toda tem que serem cumpridas com
êxito, a logística envolvida em um evento é muito complexa, pois trata de antecipar muitas ações, sempre ter
um plano de contenção para que tenha alternativas para que o público não seja prejudicado. Muito mais que
planejar projetos, analisar cenários e projetar com base em fluxos, processos e ferramentas o gestor de
eventos devem possuir um modelo mental inspirador, inovador e empreendedor, podendo transcender a
gestão como conhecimento e aplicá-la para resolver problemas sociais, econômicos, ambientais e de
comunicação entre aqueles que desejam e aqueles que executam.
A Gestão de Eventos proporciona ao gestor um meio de se mostrar criativo e inovador no mercado de
trabalho, oferecendo produtos e serviços diferenciados e com qualidade. Cada evento é único e por esse
motivo a atualização com o mercado deve ser constante para que se diferenciar dos demais.

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Uma organização de projetos como forma de organização de um evento.

As organizações possuem diferentes formas de organizar os seus projetos. Algumas empresas podem se
organizar por projetos e oferecer autonomia a um gerente de projeto, outras preferem se organizar
funcionalmente. Um projeto também pode ser dividido em fases na qual envolve um foco diferente para cada
uma das fases. Todo projeto também possui um ciclo de vida e partes interessadas na execução de um
projeto.

Fases de um Projeto

Uma fase é uma divisão do projeto onde um controle adicional é necessário sobre uma entrega importante. O
início e o término de uma fase devem ser efetuados formalmente, assim como ocorre com um projeto. Cada
fase tem um foco diferente e envolve diferentes organizações e conjuntos de habilidades. Portanto, cada fase
tem um objetivo e deve retornar um resultado bem claro que determina se realmente chegamos ao final da
fase.
As fases muitas vezes são sequenciais e, neste caso, geram uma entrega para a fase seguinte. As fases podem
ser sobrepostas, ou seja, as fases podem ter início antes do termino da anterior ou podem ser iterativas em
que apenas uma fase está planejada a qualquer momento e o planejamento da próxima fase é feita à medida
que o trabalho avança.

Partes Interessadas

As partes interessadas são pessoas ou organizações. Podem ser internas ou externas. Exemplos de partes
interessadas são: patrocinador, gerente de projeto, equipe do projeto, clientes e usuários, terceiros,
fornecedores, etc. É importante observar que uma parte interessada é aquela que tem algum envolvimento
com o projeto, por isso, por exemplo, um concorrente não é uma parte interessada porque ele não tem
envolvimento com o projeto.
Os conflitos entre as partes interessadas são gerenciados pelo gerente de projetos que deve sempre resolver o
conflito e sempre em favor do cliente do projeto.

Estruturas Organizacionais

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Uma organização pode ser classificada em Funcional, Projetizada e Matricial que se subdivide em três tipos:
Matricial fraca, Matricial balanceada ou Matricial forte.
Uma estrutura funcional é aquela em que as pessoas são organizadas por área técnica (área de TI, área de
contabilidade, área de marketing). A gerência de projeto nesse tipo de organização é difícil, pois a
comunicação é bastante complicada. O nível de especialização das pessoas é alto. Existe um gerente funcional
que detém o poder sobre o projeto e não o gerente de projetos, o gerente de projetos não existe ou possui
pouca influência.
Uma estrutura Projetizada possui os funcionários agrupados por projetos. As equipes possuem diversos níveis
de especialização com pessoas da área de TI, do marketing, etc, pois um projeto precisa de todos os tipos de
pessoas para realizarem um projeto. Nesse tipo de estrutura temos o oposto à estrutura funcional. O gerente
de projetos possui total poder sobre o projeto.
A estrutura Matricial está entre a estrutura funcional e a estrutura projetizada. Porém a matriz fraca é muito
mais próxima a uma estrutura funcional e a matriz forte está próxima da estrutura projetizada. A balanceada
está entre as duas estruturas com um gerente funcional e um gerente de projeto com poderes semelhantes.

A gestão de projeto como um método adequado de gestão de eventos

Gestão de projetos nada mais é que uma série de atividades e controles que precisam ser gerenciados dentro
de um determinado orçamento, tempo e escopo para alcançar uma finalidade.
A Project Management Institute (PMI), referência mundial quando o assunto é projetos define o
gerenciamento de projeto como:
“Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.”
Esse resultado é alcançado por meio de práticas, competências, conhecimento aplicado de habilidades,
ferramentas.
Na prática, ela é uma ferramenta obrigatória e que mesmo sem você perceber, você de alguma forma gerencia
o projeto evento.
Digo isso, porque há práticas que foram desenvolvidas e são atualizadas continuamente pelo PMBOK que faz
parte do PMI.
Porém, não necessariamente você ou algum colaborador precisam ter um certificado da instituição em sua
empresa de eventos.
O que é certo é que, quanto mais domínios em ferramentas que possam lhe ajudar o sucesso na organização e
produção de eventos que sua empresa faz, melhor.
Fato é que, assim como a organização de eventos, os projetos possuem um ciclo de vida.

Ciclo de Vida de Projeto e Ciclo de Vida de Produto

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As organizações de eventos possuem fases muito parecidas com o gerenciamento de projetos, é porque
realmente elas possuem.
Após fechar um contrato com algum cliente, os primeiros passos para entender as necessidades dele são
dados.
Dentro dessas definições, estão escopo (o que o cliente quer), o tempo (quando será feitos o evento) e o
investimento (quanto o cliente pagará e como você fará para obter lucro).

Iniciação do projeto:
Definido os passos acima, temos a iniciação do projeto e a criação de um documento chamado Termo de
Abertura.

Nele consta todas definições macros e pré acertadas para que o projeto comece a ser desenvolvidos.

Planeamento
Assim como a Iniciação, o planejamento faz parte do pré-evento e também é uma etapa do ciclo de vida de um
projeto. 
Nesse planejamento consta tudo sobre o evento, orçamento e contratação de fornecedores de alimento,
bebidas, bandas, palco, iluminação e decoração.
Com a ajuda das ferramentas de gestão de projeto como Gráfico de Gantt, mostrado anteriormente e que
mostraremos mais abaixo em um exemplo prático, você terá uma visão de tudo que precisa para o projeto ser
um sucesso.
O planejamento como sabemos é a alma do evento.

Execução
Aqui encontra-se o transevento, ou seja, tudo o que foi planejado para a etapa do acontecimento do evento.
No transevento ou etapa de execução, muitas coisas não planejadas podem sair do controle e é aí que entra
outro fator importante de um gerenciamento de projeto.
O gerenciamento de riscos, em todo projeto há riscos que podem ser mitigados ou ainda minimizados, um
bom profissional de projeto muitas vezes consegue antever.

Monitoramento e controle
Um bom gerenciamento de projeto possui essa etapa desde seu início, isso porque monitorar e controlar
todas as etapas é imprescindível.
O monitoramento e controle também é muito positivo no final do projeto, em seu encerramento.

Encerramento
Encerramento do projeto e do evento inicia-se logo após o término do acontecimento.
Hora de recolher os equipamentos e utensílio e produtos que foram utilizados, mas neste momento também é
importante reunir a equipe e fazer um balanço inicial do evento.

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Muitas empresas de eventos fazem muito bem o pós-venda, ou seja, entram em contato para colher feedback
e se relacionar com o cliente.

Requisitos das relações de trabalho produtivas na organização de projetos/liderança de equipas

Funções e responsabilidade de cada um no trabalho de equipa

Já numa situação de trabalho em equipa, os profissionais têm de trabalhar em conjunto, pois os objetivos
serão alcançados se, e somente se, cada membro da equipa os atingir. A equipa precisa dos conhecimentos
e do esforço de todos os membros. Os benefícios serão não só para toda a equipa, mas também para cada um
dos seus membros. Neste sentido, e de forma a aprofundarmos o conceito de trabalho em equipa numa
perspetiva de sucesso profissional, estruturámos o presente artigo nas seguintes secções:

Características do trabalho em equipa

Muitos profissionais ao chegar ao mercado de trabalho não sabem como trabalhar em equipa, é um facto.
Ajudá-los a cooperar e, consequentemente, a trabalhar em equipa, requer que os mesmos tenham em
atenção cinco elementos essenciais, os quais permitem distinguir o trabalho de grupo tradicional do trabalho
em equipa, cooperativo. São eles: 
A interdependência positiva , que se estabelece quando os profissionais desenvolvem a convicção de que
são um por todos e todos por um , e têm por objetivo aprender e esforçar-se para que todos os elementos do
grupo aprendam de igual forma;

A responsabilidade individual e de grupo , em que cada elemento da equipa deve ser responsável por
cumprir com a sua parte para a tarefa proposta, não havendo espaço para que ninguém se aproveite do
trabalho de ninguém;

A interação estimuladora , obrigando a que os profissionais estejam frente a frente de modo a que se
incentivem para maximizar as atividades cognitivas e as dinâmicas interpessoais, tais como explicações verbais
sobre como se resolvem os problemas;

O domínio de competências sociais , estimulando os profissionais a possuir as competências necessárias

para a cooperação, uma vez que são estas que permitem trabalhar em equipa de forma eficaz. Se os
profissionais não possuírem competências sociais básicas como, por exemplo, falar cada um na sua vez,

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escutar atentamente e respeitar as opiniões dos outros, o trabalho em equipa poderá não resultar. A falta
destas competências é provavelmente o principal fator que contribui para o insucesso das equipas;

O processo de grupo ou a avaliação do grupo , que ocorre quando os seus elementos analisam em que
medida os objetivos da equipa estão a ser alcançados, se a conduta de cada membro está a ser ou não
positiva, e quais as ações que a equipa deve ou não manter nas tarefas futuras, de modo a melhorarem a sua
eficácia.

Importância do trabalho em equipa

São inúmeros os benefícios do trabalho em equipa para profissionais, empresas e organizações. Estes
benefícios podem ser sumariados em três grandes categorias: económicos, sociais e psicológicos. Destacam-
se, entre outros, como benefícios do trabalho em equipa:

Eficiência
Fruto da revolução industrial, a divisão do trabalho originou a necessidade do trabalho em equipa. O mesmo
permitiu dividir tarefas complexas em mais simples e trabalhar de forma complementar, contribuindo para um
objetivo maior em menos tempo. Permitiu também promover o desenvolvimento de competências
especializadas, atribuindo tarefas muito específicas a profissionais que estarão mais aptos para o fazer (melhor
e mais rápido) do que outros. Assim, o trabalho em equipa resulta num maior compromisso por parte dos
profissionais, num trabalho mais eficiente, numa maior produtividade, numa redução de custos e consequente
rentabilização do negócio, entre outros.

Inovação
Para cada tarefa ou problema há sempre inúmeras soluções. Quando apenas um profissional assume
determinado projeto, ele conseguirá pensar somente em poucas ideias diferentes devido à limitação do
tempo. Contrariamente, quando se trata de uma equipa, o projeto beneficia de múltiplas perspetivas,
competências e experiências em simultâneo. Uma abordagem em equipa poderá assim originar uma inovação
mais rápida e profunda. Para além de estimular o confronto de perspetivas e de tentativas de resolução dos
problemas motivado pelos conflitos pessoais, o trabalho em equipa estimula igualmente o desenvolvimento
do pensamento crítico. Isto é, promove o envolvimento ativo dos profissionais com os seus processos
cognitivos, ajudando-os a clarificarem as suas ideias e a participarem na discussão e do debate com outros
membros.

Automonitorização
Quando um profissional realiza uma tarefa de forma isolada, o mesmo tem total autonomia. Mas, e se esse
profissional começar a desmotivar, ou a trabalhar de forma lenta e ineficaz, quem o irá ajudar ou monitorizar?

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No trabalho em equipa, diferentes profissionais têm responsabilidade no alcance do mesmo objetivo. Os
colegas de equipa não só observam e monitorizam, como dependem da qualidade do trabalho dos outros
profissionais. Quando o desempenho de um membro de equipa se depara com algum desafio ou
constrangimento, os outros membros terão à partida o conhecimento e a motivação para o ajudar a melhorar.
Mesmo sem a intervenção de gestores de topo, as equipas de alto desempenho regulam frequentemente a
sua própria atividade. O trabalho em equipa proporciona um feedback imediato aos profissionais por parte
dos seus colegas, sobre a sua eficácia e progresso, a partir da observação do trabalho individual e em grupo.

Co-aprendizagem
Se tivermos 10 profissionais a trabalhar em gabinetes separados, cada profissional irá trabalhar segundo as
suas principais capacidades e limitações, sem que ninguém o ajude a aprender quando errar ou se deparar
com alguma dificuldade. Mas se colocarmos esses mesmos 10 profissionais num gabinete comum, no mesmo
projeto, rapidamente todos eles aprenderão com as capacidades e limitações de cada um, ajudando a corrigir
os erros e a melhorar o desempenho de todos. Não só ganharão uma maior capacidade para ver as situações
segundo as perspetivas dos outros, como serão estimulados a desenvolverem competências essenciais, como
a comunicação oral e escrita, a resolução de conflitos, a escuta ativa, entre outros. 

Clima organizacional
Quando os profissionais trabalham em conjunto e são bem-sucedidos enquanto equipa, não só aumentam a
sua motivação intrínseca, autoestima e autoaceitação, como também melhoram o seu relacionamento com os
pares, a sua confiança, empatia e amizade. Esses são os aspetos da natureza humana que devem ser
potenciados por qualquer empresa ou organização, visto que profissionais que gostem e confiem mais nos
outros estarão também mais predispostos a respeitar os seus pares, a apoiá-los e a motivá-los. Quando bem
estimulado, o clima organizacional positivo é algo que se propaga facilmente por todo o local de trabalho e
tem um impacto direto no desempenho, na produtividade, e na qualidade das tarefas realizadas.

Competências do trabalho em equipa

As competências do trabalho em equipa consistem em habilidades interdependentes que permitem trabalhar
efetivamente em grupo, de forma cooperativa. As mesmas revelam-se essenciais para profissionais e
empregadores, pois as equipas são uma unidade organizacional básica em muitas empresas. O trabalho em
equipa acontece quando as pessoas cooperam e usam as suas competências individuais para alcançar
objetivos comuns. As principais competências do trabalho em equipa, entre outras, são:

Comunicação
A capacidade de expressar o seu ponto de vista e entender verdadeiramente o que as outras pessoas querem
dizer é a base de um trabalho em equipa eficaz, e não importa o meio de comunicação utilizado (e.g. e-mail,
telefone). Além disso, a comunicação não verbal, a abertura, e a confiança são igualmente importantes.

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Equipas de alto desempenho permitem que todos os seus membros se sintam seguros e confiantes para
dizerem o que pensam sempre que o desejarem. 

Resolução de conflitos
O conflito é parte integrante de qualquer esforço e trabalho em equipa. O que mais importa, nesse sentido, é
como o profissional é capaz de lidar com os problemas à medida que estes surgem. O essencial é não deixar
que os conflitos aumentem, mas que eles sejam resolvidos rapidamente, na medida do possível, e que sirvam
para fortalecer os laços ou as relações existentes. É por isso que os melhores profissionais numa equipa são
também os melhores mediadores.

Escuta ativa
O trabalho em equipa exige a compreensão mútua e, como tal, a escuta ativa das ideias e perspetivas dos seus
diferentes membros. O ato de escutar ativamente significa que, mesmo que não concordemos com a pessoa
que está a falar, demonstramos interesse pelo que diz. Pode parecer um detalhe, mas essa competência ajuda
muito ao nível dos relacionamentos de grupo, pois mostra que o outro está a ser valorizado, além de mostrar
também que somos pessoas flexíveis, respeitando e acolhendo ideias ou opiniões divergentes das nossas.

Tomada de decisão
Tomar decisões pode parecer uma coisa bastante simples de se fazer. E é esse o caso quando todos
concordam com o curso da ação. No entanto, tudo muda quando as opiniões começam a divergir e precisamos
de tomar uma decisão não consensual. O que distingue um profissional apto para trabalhar em equipa é a
capacidade deste olhar para o quadro geral de ideias e opiniões propostas pelos vários membros da equipa,
colocar o seu ego de parte, e adotar a solução que melhor se adeque ao objetivo comum (em detrimento do
objetivo individual).

Resolução de problemas
Uma das ideias por trás da organização de uma equipa é resolver um problema. É por isso que as
competências de resolução de problemas são fundamentais para cada membro integrante. A capacidade de
analisar um problema de vários ângulos, de o decompor, de chegar a um conjunto de possíveis soluções, entre
outros, é essencial para o desempenho e sucesso do trabalho em equipa.

Organização e planeamento
Para resolver qualquer problema de maneira eficaz, os profissionais devem ser capazes de elaborar um plano
mestre que cada membro da equipa entenda, siga e saiba para onde ele o leva. Esta é uma competência
fundamental do trabalho em equipa. Uma vez acordado o plano, todos os membros poderão organizar as suas
tarefas, estabelecer prazos e orquestrar os seus esforços em prol do mesmo.

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Persuasão e influência
Ser persuasivo não é um traço de personalidade. É uma competência que qualquer profissional pode aprender
e desenvolver. No contexto do mercado de trabalho, a mesma aplica-se principalmente aos líderes das
equipas, que devem inspirar todos os seus membros a contribuir para o alcance das metas e dos objetivos
comuns. Um bom começo para desenvolver essa competência é aprimorar as suas capacidades de
comunicação e relação interpessoal.

Confiança
As equipas formam-se porque conseguem alcançar melhores resultados do que cada membro por si só. Isso é
óbvio, não é? O que se tende a esquecer, porém, é que, ao trabalharem em equipa, os seus membros
dependem dos outros tanto quanto deles mesmo. Isto é, necessitam obrigatoriamente de não só confiarem no
seu trabalho, mas também no trabalho dos seus pares. Para aumentar a sua confiança perante a equipa,
comece por cumprir prazos e tarefas, comunicando de forma contínua as dificuldades ou obstáculos que vai
encontrando ao longo do caminho.

Respeito e tolerância
Ter respeito pelos outros colegas não significa obrigatoriamente que gostamos ou concordamos com eles.
Respeito e tolerância andam de mãos dadas. Assim, tenha uma mente aberta e curiosa para aprender com os
outros. Pessoas com opiniões e experiências divergentes, de diferentes backgrounds, etnias, religiões ou
minorias, são o que faz deste planeta um lugar tão fascinante para se viver. Absorva o máximo de diversidade
possível e forme as suas opiniões a posteriori, sem equívocos ou preconceitos. 

Funções e responsabilidades dos colegas/contactos externos

Quais são os setores de uma empresa?

A divisão de tarefas é a chave do sucesso para qualquer organização. Nas pequenas empresas, muitas vezes,
apenas uma pessoa pode ser suficiente para realizar um tipo de tarefa. Em empresas maiores, podem ser
necessários departamentos específicos para o mesmo.
Os setores de uma empresa variam de acordo com o tamanho e o tipo de atividade que ela executa. A forma
como as áreas funcionais se articulam depende do organograma da empresa.
Apesar das particularidades, há algumas funções que são essenciais para uma boa gestão. Se não existir em
uma empresa um departamento próprio para alguma dessas áreas, em geral ela estará absorvida por outro
setor.
Confira abaixo a lista dos principais departamentos de uma empresa e suas funções.

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Setor administrativo
O setor administrativo é o coração da empresa. Responsável pelo planejamento estratégico e pela gestão das
tarefas, coordena e fiscaliza os demais setores e fornecendo os dados necessários para a tomada de decisões
pelos executivos da companhia.
Em empresas menores, o departamento administrativo pode absorver outras áreas essenciais da
administração geral, como o setor de recursos humanos e o financeiro.

Setor financeiro
O departamento financeiro é aquele que administra os recursos de uma empresa. Ele faz o controle da
tesouraria, dos investimentos e dos riscos, além da gestão de contas e impostos, do planejamento financeiro
da companhia e da divulgação de seus resultados.
A função do departamento financeiro é garantir recursos para que a empresa possa cumprir seus objetivos,
mantendo-se ativa e competitiva e garantindo não apenas lucros imediatos, mas também no longo prazo.
Em muitas empresas, o departamento financeiro é separado do setor contábil. Neste caso, o departamento de
contabilidade cuida mais das tarefas do dia a dia, como o fluxo de caixa, as contas a pagar e todas as
movimentações de ativos e passivos.
Nesse caso, o setor financeiro assume as funções mais estratégicas, como a análise dos resultados e os
investimentos.
Setor de recursos humanos
O departamento de recursos humanos é o responsável pelo recrutamento do pessoal e pela gestão de
pessoas.
Ele busca soluções para conflitos, controla os horários de entrada e saída dos trabalhadores, as horas extras e
estabelece políticas para a retenção de talentos, entre outras funções.
O setor de RH tem como foco, portanto, o cliente interno da empresa, ou seja, o seu conjunto de funcionários.
Cabe ao departamento de RH estabelecer políticas de motivação e treinamento. Além disso, deve estabelecer
planos de carreira e promoções, e trabalhar para melhorar as relações entre as equipes e a qualidade de vida
dos colaboradores.

Setor comercial
Também chamado de departamento de marketing, o foco do setor comercial é nos clientes externos da
empresa. Ele é o responsável pelas vendas, garantindo a geração de receitas para a empresa.
Para isso, o departamento comercial precisa se preocupar em conhecer os clientes da companhia para
satisfazer suas necessidades.
Esse setor é o responsável por criar as estratégias de divulgação e definir as formas de venda mais adequadas
para alcançar o público-alvo, além de fidelizar a clientela já conquistada.

Setor operacional
O departamento operacional, que em alguns casos pode ser chamado de setor de produção ou de setor
técnico, é o responsável por administrar todo o processo de transformação dos insumos no produto final.

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Ele controla a entrada e o consumo de matérias-primas, dá suporte logístico, faz a gestão do uso e da
manutenção das máquinas e equipamentos e acompanha os níveis de produtividade da empresa.
Sua função é garantir que a operação transcorra sem imprevistos, tendo como meta garantir que a empresa
obtenha a maior produção possível aplicando o mínimo de recursos.

Âmbito e limites da autoridade no relacionamento com contatos externos

As empresas hoje, mais do que simples aglomerados de pessoas buscando lucro através de uma atividade, são
como um organismo vivo, formado por diversas partes diferentes e interdependentes, que trabalham em
conjunto. Nesse novo contexto, a comunicação empresarial é extremamente importante.
Para que a corporação funcione, tanto em termos operacionais, quanto na parte de clima corporativo, a
comunicação empresarial é fundamental. É ela que vai garantir que os colaboradores trabalhem de forma
conjunta e alinhada aos objetivos da empresa, e ainda fazer com que eles se sintam pertencentes a ela,
implicando em aumento de desempenho, inovação constante e criando defensores da sua marca. Mas não se
assuste, trabalhar com comunicação nas empresas não precisa ser uma tarefa extremamente árdua e
complicada.
A comunicação empresarial ocorre em diversos níveis e atinge pessoas diferentes, com personalidades,
crenças e necessidades diferentes. Por isso é importante conhecer seus públicos e elaborar, de forma
adequada a cada um deles, uma comunicação que seja eficiente.

Público interno
Um dos principais públicos a quem a comunicação empresarial serve e se dirige, é o público interno, ou seja,
os colaboradores, fornecedores, parceiros e formadores de opinião da própria empresa.
Esse é um dos públicos mais importantes, uma vez que toda a empresa depende do bom trabalho dele para
sobreviver. Afinal, não adianta nada você se posicionar de forma maravilhosa para as pessoas lá fora se os
próprios funcionários não vestirem a camisa da empresa e trabalharem em prol dela.
Portanto, investir na comunicação empresarial interna, apresentando resultados, pedindo sugestões, sendo
transparente e prezando pelo trabalho em conjunto, é uma das melhores formas de fazer sua empresa crescer
e prosperar.

Público externo – Sociedade e Consumidores

O público externo talvez seja o mais difícil de trabalhar, uma vez que você precisa lidar tanto com seus
consumidores e simpatizantes, aqueles que estão satisfeitos e compram sua marca, tanto com aqueles que
não gostam de forma alguma de sua empresa, seja por seu serviço, produto, posicionamento ou por causa da
concorrência.
É importante saber se posicionar frente à comunidade, utilizar a comunicação empresarial para passar suas
mensagens da forma certa e saber lidar tanto com as pessoas que amam, quanto com as que odeiam sua

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marca, entendendo que, às vezes, tudo que o público quer é atenção. Ser ouvido e ter seu problema levado
em conta pode valer mais do que a solução no fim.

Autoridades e Sindicatos
Por fim, sua empresa precisa prestar contas com as autoridades, o governo, e outros órgãos como sindicatos
de trabalhadores.
Portanto é importante estar preparado para esse tipo de situação e adequar sua comunicação empresarial,
mensagem e linguagem ao contexto exigido.

Como desenvolver relações construtivas com colegas internos e externos

O clima no ambiente de trabalho influencia diretamente na produtividade dos colaboradores. Trabalhar num
local em que o convívio é amistoso torna a rotina mais agradável, e isso garante motivação para realizar todas
as tarefas do dia a dia, até as mais complexas e demoradas.
Estabelecer bons relacionamentos interpessoais no trabalho também é importante para construir uma carreira
de sucesso. Afinal, a capacidade de relacionar-se com indivíduos de personalidades diferentes é fundamental
para quem ocupa ou almeja ocupar um cargo de liderança. Não envolver em conflitos é outro requisito básico
para não colocar o emprego em risco.
Algumas atitudes ajudam a constituir relações saudáveis e construtivas no ambiente corporativo, tais como:

Aumente a paciência
Não leve as críticas para o lado pessoal. Em vez de rebatê-las, analise se algo de bom pode ser extraído delas.
Saber ouvir ideias contrárias às suas é mais uma capacidade essencial para criar maior empatia.

Seja cordial com todos

Tenha sempre em mente que gentileza gera gentileza. Cumprimente a todos, deseje um bom descanso, elogie.
Só tome cuidado para não tornar as relações no trabalho pessoais demais. Muita intimidade acaba gerando
intromissões e conflitos. Lembre-se de que o ambiente precisa ser profissional.

Ocupe-se com os seus afazeres

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Não aponte o que os colegas deixam de fazer e priorize a execução das suas tarefas, realizando tudo com
máximo cuidado e atenção. Se a falta de compromisso de outros colaboradores estiver atrapalhando o
andamento do serviço, solicite uma reunião para que todos discutam sobre o problema.

Defenda-se com educação

Ao contrapor alguma observação, seja firme, mas nunca perca a educação. Controle seus sentimentos e se
defenda usando bons argumentos no lugar de aumentar o tom de voz. Se tiver cometido alguma falha, assuma
a responsabilidade e se comprometa a corrigir o erro.

Mantenha-se solícito e respeite as diferenças

Mostrar-se disposto a ajudar um colega sempre que for preciso é importante para tornar as relações mais
amigáveis. No entanto nem todos estão inclinados a pedir ou receber ajuda. É preciso respeitar a
personalidade de cada um.

Como fornecer, procurar e trocar informação com colegas / contactos externos

A comunicação empresarial, mais do que apenas desenvolver o lado humano da empresa, faz com que ela
ganhe benefícios em diversos níveis. Confira:

Uma boa comunicação empresarial evita rumores e fofocas

Quando você mantém todas as informações da sua empresa presas nos setores mais altos e não informa seus
funcionários do que realmente está acontecendo, de forma transparente, você acaba abrindo espaço para que
se criem especulações, teorias, fofocas e rumores dentro da organização.
Com uma boa comunicação empresarial, você consegue ter uma interação efetiva com seus funcionários e os
mantêm informados sobre a realidade da situação da empresa, evitando essas especulações e fazendo com
que eles estejam mais conectados a ela.

Aumenta o sentimento de pertencimento do funcionário

Um funcionário que não tem identificação nenhuma com o local que trabalha, ou que não possui orgulho de
fazer parte da realidade da empresa, dificilmente dará o seu melhor em qualquer tarefa, buscará melhorias ou
defenderá a empresa em um momento de crise.
Por isso, manter uma comunicação empresarial constante e verdadeira com seus funcionários, é essencial para
evitar esse tipo de coisa e fazer com que eles se sintam mais importantes e reconhecidos como peças chave
dentro da organização. Com a abordagem e os incentivos certos, logo eles perceberão que são fundamentais
para a empresa e estarão mais dispostos a dar o seu melhor por ela.

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Abre espaço para dúvidas e sugestões
Com uma boa comunicação empresarial, os colaboradores irão se sentir mais valorizados e importantes dentro
da organização e, consequentemente, irão ter mais liberdade para tirar suas dúvidas e propor melhorias na
empresa como um todo.
Isso é extremamente importante, uma vez que pode ajudar a empresa a se desenvolver e ter inovação de
forma constante.

Melhora a imagem da sua empresa

Se você se comunica de forma eficaz tanto com o público interno, quanto com o externo, com certeza também
sai ganhando em quesitos como credibilidade e autoridade.
Uma empresa que aparece, se posiciona, é aberta e transparente quanto a suas políticas e atividades, ganha
mais respeito e destaque frente aos colaboradores e também aos clientes e à comunidade.
Por isso é sempre importante ouvir as pessoas, de qualquer setor, área ou comunidade e usar a comunicação
empresarial para dar respostas mais humanas e satisfatórias a elas.

Aumenta o alinhamento e a produtividade

Em uma empresa na qual os colaboradores conversam, entendem as atividades uns dos outros e trabalham
em conjunto para garantir o crescimento e a sustentabilidade da empresa, com certeza a produtividade será
muito maior e, realizar tarefas e processos cotidianos, será muito mais fácil e seguro.
Portanto, investir em uma boa comunicação empresarial internamente é uma ótima forma de manter sua
equipe alinhada, motivada e muito mais produtiva.
E por falar em alinhamento e aumento de produtividade, outra ação imprescindível para o bom
funcionamento da sua empresa é o treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, já parou para pensar
nisso? 

Melhora o clima organizacional

Funcionários que se entendem, entendem a realidade da empresa, confiam nela e em suas atividades, se
sentirão muito mais motivados para realizar suas tarefas e terão muito mais disposição para ajudar colegas e
trabalhar em equipe.
Portanto, a comunicação empresarial faz com que o clima organizacional fique muito melhor, mais leve, e que
as pessoas se sintam mais a vontade com seu trabalho e mais felizes com a empresa.

Como lidar com os desacordos e conflitos

O que é gestão de conflitos?

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A gestão de conflitos nas empresas é um conjunto de ações para alcançar a harmonia entre os funcionários —
sem afetar a produtividade — solucionando divergências que surgem no ambiente de trabalho, decorrentes da
reunião de pessoas com diferentes opiniões e personalidades. Dessa forma, administrar essa questão nas
empresas sempre foi uma preocupação para os gestores.
Sabemos que conflitos, até um certo nível, são normais no ambiente de trabalho. No entanto,  para alcançar a
harmonia entre os funcionários, sem afetar a produtividade do negócio, toda a atenção deve ser dada ao
assunto. Ou seja, acompanhar o clima organizacional e o relacionamento entre as pessoas é responsabilidade
diária do empreendedor, independentemente do porte de seu negócio e do ramo de sua organização.
Como funciona a gestão de conflitos?
A gestão de conflitos funciona como um controle sobre as divergências da equipe. Portanto, geralmente é
administrada pelo setor de RH. A ideia é procurar soluções que ajudem empresa e colaboradores a
desenvolver o trabalho diante de conflitos. Observe como acontecem os conflitos em três ângulos diferentes:
por estruturação: quando há alguma falha no fluxo de trabalho ou na política da empresa ou ainda por falta de
controle em mudanças;
por comportamento: quando aparece algum funcionário com algum problema emocional ou conduta
abusiva ou ainda perceção muito distinta entre colaboradores;
por influência externa: quando algo completamente de fora impacta na rotina da empresa como novas
legislações ou eventos de força maior como o caso recente de Coronavírus.

Para que serve e como implementar a gestão de conflitos?

A gestão de conflitos acaba servindo como uma excelente e eficaz estratégia de comunicação. Dessa forma,
mesmo num ambiente harmonioso, é comum que haja desentendimentos, então, esse tipo de administração
equilibra pensamentos e ações e permite que a empresa dê continuidade ao seu trabalho.
Para aplicar a gestão de conflitos na empresa, deverá basicamente alocar um profissional, preferencialmente
de RH, para conduzir esse controlo. A partir disso, deverá implantar as principais práticas para executar esse
tipo de administração.

Como administrar a gestão de conflitos?

Nove passos fundamentais que devem ser dados para se administrar corretamente a gestão de conflitos na
organização.

1. Defina os valores da empresa

O primeiro passo para se administrar bem uma empresa é definir sua missão, seus valores e sua visão de
futuro. Essas definições devem ser claras e transparentes para todos os colaboradores, uma vez que  nortearão
toda a conduta a ser seguida pelo quadro de funcionários. Além disso, devem ser observadas e defendidas por
todos.

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A partir dessas definições, é importante ressaltar que a postura individual deverá ser similar para  todos. A
ética e os princípios morais devem caracterizar o comportamento geral, independente do cargo e da posição
hierárquica que a pessoa ocupe.

2. Conheça a equipe
Sabemos que cada pessoa tem uma personalidade própria. Para que você consiga administrar conflitos, é
necessário que conheça bem os seus colaboradores. Procure se aproximar deles, tomando conhecimento
sobre suas expectativas, seus desejos e seus gostos pessoais.
Busque se aprofundar um pouco na vida do funcionário fora do trabalho. Transmita segurança e preocupação
com o futuro de cada um e de seus familiares. Incentive, por exemplo, o estudo e a prática de esportes.
Quanto mais sincero você for com eles, mais próximos eles ficarão de você. Isso se transformará em confiança
mútua e auxiliará na administração de seus recursos humanos.

3. Identifique os problemas
É normal que surjam problemas de relacionamento ou conflitos entre os integrantes de uma equipe. Por mais
homogêneo que seu pessoal seja, as diferenças sempre existem, e elas podem ocasionar dificuldades de
convivência. Um problema pequeno pode se transformar em um sério desentendimento se não for
diagnosticado a tempo e se sua solução não for trabalhada.
Primeiro, identifique onde está o problema ou conflito. Avalie a postura de cada um, a forma como está
trabalhando, o modo como trata as outras pessoas e a ocorrência de erros funcionais no dia-a-dia. Tome
cuidado: o conflito pode ser bem localizado, mas pode também extrapolar os limites de sua empresa quando o
funcionário tiver contato com clientes ou fornecedores externos.
Converse com os interlocutores daquela pessoa que você identificou como parte do problema. Pegue o
máximo de informações e exemplos válidos para embasá-lo. Ademais, tente se colocar no lugar de cada
envolvido para facilitar a interpretação dos fatos.

4. Ouça os colaboradores
Após a identificação do problema e o reconhecimento dos envolvidos no conflito, faça uma reunião com eles.
Ouça atentamente cada lado, procurando não interromper durante a explanação. Se necessário, envolva
outras pessoas que estejam próximas dos implicados.

5. Incentive a participação de todos

Incentive a participação de todos na resolução de conflitos. Explique que não se trata de uma “caça às
bruxas”: o objetivo é resolver a questão da melhor forma possível, com o mínimo de consequência.
Deixe claro que passamos a maior parte de nosso dia com nossos colegas de trabalho e que, para o bem tanto
da empresa quanto dos funcionários, é preciso um ambiente tranquilo, harmonioso e sem perturbações.
Peça que cada um fale sobre a sua interpretação dos fatos, mas fique atento a uma eventual intensificação e
potencialização do conflito.

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6. Seja neutro
Seja sempre o mais neutro possível. Escute todos os lados e não emita inicialmente nenhum juízo de valor.
Todos precisam entender que a empresa não pode ser sacrificada e nem prejudicada por conflitos evitáveis.
Utilize algumas técnicas de condução de reunião: use um quadro branco ou um flip-chart para anotar as
considerações que julgar importantes, deixando-as visíveis para todos. Tente também manter uma relação
amistosa com os componentes da reunião, não tomando qualquer partido.

7. Tome a decisão
Busque sempre o consenso. Apaziguar o ambiente, tentando retornar ao status anterior ao conflito, é o
melhor para as pessoas, para a empresa e para o próprio empreendedor.
Porém, sempre haverá uma ou outra situação em que será necessária a intervenção do superior para a solução
da desavença. Nesse cenário, a tomada de decisão deve ser feita o quanto antes. Não demore na solução e
tenha sempre em mente que o melhor para a empresa deve prevalecer em todas as situações.
8. Faça um trabalho de engajamento
Sempre faça um trabalho de engajamento com todos os colaboradores de sua empresa. Tente mantê-los
unidos e com o mesmo propósito: deixe claro que todos estão no mesmo barco e que o sucesso da empresa
será o sucesso de todos.
Sempre que possível, chame a atenção aos valores da empresa e a conduta que cada um deve ter. Tenha o
costume de dar feedback para seus liderados. Apresente os êxitos conseguidos e também onde cada um pode
melhorar.
Outra dica é procurar na internet livros, filmes e palestras motivacionais que possam ser de utilidade e as
divulgue para seus colaboradores.

9. Motive seus liderados

Elogie as pessoas que mantêm um bom relacionamento com os outros e que desempenham suas tarefas com
bom humor. Pessoas positivas normalmente não se envolvem em conflitos e sabem manter um bom convívio
com todos.
Para motivar ainda mais o seu time, procure fazer confraternizações nas datas importantes e promova
sempre o trabalho em equipe, salientando que ninguém consegue se destacar isoladamente e sem a
participação dos outros.
Por fim, lembre-se: conflitos podem ser mais íntimos, ou seja, não devem se tornar públicos sob pena de
causarem problemas ainda maiores. Nesses casos, a prudência indica que o sigilo deve ser máximo e as
divulgações mínimas. Quanto menos pessoas envolvidas, melhor.

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Como motivar os outros

Oito maneiras de como grandes líderes motivam sua equipa 

1º Tenha boas histórias

Segundo o livro Leading Minds, do psicólogo Howard Gardner, um ser humano começa a compreender o
mundo ao seu redor por volta dos 5 anos de idade, por meio das histórias que lhe são contadas. À medida que
as pessoas amadurecem, suas visões de mundo tornam-se mais complexas, mas sua capacidade de assimilar
narrativas nunca se perde. Logo, um líder bem-sucedido é também um bom contador de histórias. Ele usa esta
habilidade para criar argumentos e convencer uma audiência.

2º Entenda as motivações individuais

A padronização de um discurso ou ação motivacional pode não funcionar da maneira que você espera. Cada
indivíduo recebe e percebe o discurso à sua maneira. Encontre maneiras de conversar com a individualidade
de cada um da sua equipe e os motive dessa forma.

3º Pense no futuro
Você faz investimentos em sua empresa pensando no futuro dela, certo? Assim também é com a sua equipe.
Os funcionários trabalham com expectativas para o próprio futuro, e grandes líderes lembram disso ao pensar
estratégias de motivação, pois elas estão sempre ligadas a ideia de que algo melhor está por vir.
Você precisa ter um planeamento estratégico. Seus colaboradores devem saber para onde estão indo. Muitos
gestores desmotivam seus colaboradores, pois não apontam uma direção a ser seguida. Lembre-se, pessoas só
se engajam em causas que acreditam.

4º Não fale o que você acha que esperam ouvir de você

Grandes líderes entendem que não se deve falar apenas o que as pessoas querem ouvir. Ao falar apenas o que
convém, você pode estar criando uma situação de conforto em curto prazo, e “empurrando” um problema
para o futuro. Se tomarmos, por exemplo, um elogio impensado e mentiroso que você fez a um funcionário só
porque pensou que o deixaria animado, quando a verdade vir à tona, ele se sentirá ainda mais desmotivado, e
o pior, perderá a confiança na sua palavra. Portanto, seja transparente.

5º Reconheça as boas atitudes

Grandes líderes costumam demonstrar respeito e admiração pelos trabalhos de suas equipes. Reconheça as
qualidades dos seus colaboradores, e mais do que isso, estabeleça regras para quando esse reconhecimento é
merecido.

6º Apresente desafios

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As pessoas não desenvolvem novos talentos se continuam fazendo a mesma coisa de sempre. Estimule novas
habilidades ao apresentar tarefas desafiadoras, que tenham ligação direta com o que sua equipe costuma
desenvolver normalmente.

7º Encoraje soluções criativas

Por vezes, dar a liberdade para que a sua equipe escolha o seu próprio jeito de resolver pequenos problemas é
a melhor forma de mantê-la motivada. Grandes empresas têm como lema “pense fora da caixa”, algo que você
deveria trabalhar em sua empresa também.

8º Finalmente, comunique-se!
Para que uma equipe esteja plenamente motivada, é preciso que elas confiem na figura do seu líder. E para
que haja esta confiança, é preciso comunicação. Grandes líderes dão abertura para que as equipes sintam-se à
vontade para dialogar e expor ideias. E vale lembrar que é somente com uma boa comunicação que as suas
ideias e planos chegarão a todas as áreas da sua empresa, garantindo o envolvimento de todos nos processos
de mudança.

Estrutura de equipas de projeto

Comités

O que é uma equipe de projeto?

Equipe de projetos é o nome dado à equipe que atua na realização de um projeto. Essa deve conduzir todas as
atividades envolvidas no ciclo de vida do projeto e, normalmente, é liderada por um gerente de projetos. A
formação e gestão correta da equipe de projetos faz parte do conjunto de conhecimentos denominado de
gerenciamento de projetos.
Os projetos bem-sucedidos são geralmente o resultado de um planejamento cuidadoso e do talento e
colaboração dos membros da equipe de um projeto. O projeto não pode avançar sem cada um dos principais
membros da equipe, mas nem sempre é claro quem são esses membros ou quais papéis eles desempenham.
Aqui, descreveremos cinco funções – gerente de projeto, membro da equipe do projeto, patrocinador do
projeto, patrocinador executivo e analista de negócios – e também os respetivos deveres associados.

Quem é o Gestor de Projeto?

O gerente do projeto desempenha um papel primordial no projeto e é responsável por sua conclusão bem-
sucedida. O trabalho do gerente é assegurar que o projeto prosseguir dentro do prazo especificado e sob o
orçamento estabelecido, ao mesmo tempo que alcança seus objetivos. Os gerentes de projetos garantem que

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os projetos recebam recursos suficientes, enquanto gerenciam relacionamentos com contribuidores e partes
interessadas.
Funções do gerente de projeto:
 Desenvolver um plano de projeto;
 Gerenciar os entregáveis de acordo com o plano;
 Recrutar pessoal do projeto;
 Dirigir e gerenciar a equipe do projeto;
 Determinar a metodologia utilizada no projeto;
 Estabelecer um cronograma de projeto e determinar cada fase;
 Atribuir tarefas para projetar membros da equipe;
 Fornecer atualizações regulares para a alta administração.

Quem é o Membro da Equipe do Projeto?

Os membros da equipe do projeto são os indivíduos que trabalham ativamente em uma ou mais fases do
projeto. Eles podem ser funcionários internos ou consultores externos, trabalhando no projeto em tempo
integral ou a tempo parcial. As funções dos membros da equipe podem variar de acordo com cada projeto.
Os deveres dos membros da equipe do projeto podem incluir:
 Contribuir para os objetivos gerais do projeto;
 Completar entregas individuais;
 Fornecer experiência;
 Trabalhar com usuários para estabelecer e atender às necessidades do negócio;
 Documentando o processo.

Quem é o Líder do Time?

Grandes projetos podem incluir um líder de equipe, que reporta diretamente ao gerente de projeto. Em
pequenos projetos, o gerente do projeto usa ambos os chapéus. O líder da equipe não pode atuar como o
chefe e ainda obter os benefícios do trabalho em equipe. Em vez disso, ele deve adotar as seguintes funções
importantes:
Iniciador – Em vez de dizer às pessoas o que fazer, o líder chama a atenção para as ações que devem ser
tomadas para que os objetivos da equipe sejam atendidos;
Referência – Ele usa seu próprio comportamento para moldar o desempenho dos outros, iniciando reuniões
a tempo, por exemplo, e seguindo entre as atribuições de reunião. Os líderes frequentemente dependem
fortemente dessa tática, uma vez que geralmente não podem usar promoções, compensações ou ameaças de
demissão para influenciar os membros da equipe.
Negociador – Ele obtém o que precisa dos provedores de recursos ao moldar o projeto como mutuamente
benéfico.
Ouvinte – Ele reúne o sinal do ambiente de problemas iminentes, descontentamento dos funcionários e
oportunidades de lucro.

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Coaching – Ele encontra maneiras de ajudar os membros da equipe a maximizar seu potencial e alcançar
metas acordadas. As oportunidades de treinamento são abundantes dentro das equipes, porque os membros
eventualmente precisam das habilidades, já que estas não estão desenvolvidas.
Membro trabalhando – Além de fornecer orientação, o líder deve fazer uma parte do trabalho,
particularmente em áreas em que ele tem competência especial. Idealmente, ele também deve assumir um ou
dois dos trabalhos desagradáveis ou inexperientes que ninguém mais quer fazer.

Quem é o Comitê Diretor do Projeto?

Alguns projetos têm um comitê de direção, que consiste no patrocinador e em todos os principais
interessados. O papel do comitê é aprovar a carta, garantir recursos e julgar todos os pedidos para mudar os
principais elementos do projeto, tais como entregas, horários e orçamento.
Um comitê de direção é uma boa ideia quando diferentes empresas, unidades ou indivíduos parceiros têm
uma forte participação no projeto. Por representar esses vários interesses, está bem posicionado para resolver
problemas complexos de interfaces ou de projetos interdepartamentais.
Da mesma forma, pode ser útil se você antecipar muitos pedidos de mudança. No entanto, há uma
desvantagem de ter um comitê de direção. Isso envolve outro nível de supervisão e suas reuniões ocupam o
tempo de alguns dos funcionários mais caros da empresa. Portanto, não tenha um comitê se não precisar de
um.

Quem é o Patrocinador Executivo?

O patrocinador executivo é idealmente um membro de alto nível da administração. Ele é o campeão visível do
projeto com a equipe de gerenciamento e é o decisor final, com aprovação final em todas as fases, entregas e
mudanças de escopo.
Os deveres do patrocinador executivo tipicamente incluem:
 Responsabilidade final do projeto;
 Aprovação de todas as alterações no escopo do projeto;
 Fornecimento de fundos adicionais para mudanças de escopo;
 Aprovação de projetos entregues.

Quem é o Analista de Negócios?

O Analista de Negócios define necessidades e recomenda soluções para melhorar a organização. Quando parte
de uma equipe de projeto, eles garantem que os objetivos do projeto solucionem problemas existentes ou
melhorem o desempenho e agregam valor à organização. Eles também podem ajudar a maximizar o valor dos
resultados do projeto.
Funções de Analista de Negócios:
 Ajudar na definição do projeto;

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  Reunir requisitos de unidades de negócios ou usuários;
 Documentar requisitos técnicos e comerciais;
 Verificar se os produtos do projeto atendem aos requisitos;
 Testar soluções para validar objetivos.

Coordenar o trabalho dos diferentes comités

A organização de equipes em eventos é fundamental para garantir uma boa divisão e execução das tarefas.
Porém, conseguir fazer com que as pessoas trabalhem em equipe é um verdadeiro desafio.
Sabendo deste problema, montamos esse post com a regra de ouro para organização de equipes em eventos
científicos: dividir para conquistar!
É preciso ter o máximo controlo possível das pessoas que trabalharão no evento. E, para obter esse controle, é
preciso dividir as pessoas em equipes menores, com funções e responsabilidades específicas.
Assim, com as partes trabalhando em sintonia, o evento flui da melhor maneira.
Trouxemos as equipes essenciais e abordamos suas principais responsabilidades para que a organização do
trabalho funcione da melhor forma.
Coordenação e organização
A função desta equipe é uma das principais, e, por isso, é essencial que o integre este time.
A tarefa desta equipe é planejar todo o evento. Seus workshops, submissões e exposições de trabalhos,
palestras e qualquer atividade que ele ofereça.
Além disso, é preciso coordenar e monitorar o trabalho das outras equipes. O principal objetivo dessa equipe é
fazer com que o evento ocorra conforme o planejado.

Comitê técnico-científico e cultural

É tarefa deste grupo definir o conteúdo dos materiais que serão distribuídos, como cartilhas, apostilas,
compêndios, etc. Esta equipe trabalha diretamente com as tarefas que a equipe de coordenação e organização
planeou.
É responsabilidade dela desenvolver o cronograma completo e detalhado do evento.
Ela também deve entrar em contato com os palestrantes, coordenar as apresentações de trabalhos e demais
atividades.

Equipe de credenciamento e atendimento a participantes

A principal responsabilidade desta equipe é ser a porta de entrada dos participantes no evento. Logo, ela
também funciona como um ponto de apoio para as inscrições.
É necessário que esta equipe realize o credenciamento, monitore a frequência de participantes e distribua os
materiais necessários.

Equipe de atendimento e apoio a palestrantes

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O trabalho desta equipe começa quando os palestrantes aceitam participar do evento.
É função deste grupo resolver o translado e a hospedagem desses palestrantes, monitorando a chegada e a
saída deles no evento.
Também é preciso passar informações sobre o evento e seu cronograma para os palestrantes.
É essencial que esta equipe dê total suporte para eles enquanto estiverem ministrando suas atividades, ou
seja, cheque microfone, projetor, luzes, providencie água, etc.

Equipe cerimonial
Esta equipe tem a importante tarefa de conduzir todo o evento. É ela que elabora o roteiro cerimonial e faz a
locução dele pelo microfone.
Também é dever dela rececionar autoridades e profissionais importantes diretamente.
Os dois principais momentos para essa equipe são a cerimônia de abertura e a de encerramento.
É importante que esses momentos sejam preparados com muita atenção, pois um é o primeiro contato do
participante com o evento e o outro, o último.

Equipe de comunicação e divulgação

A divulgação de um evento é muito importante e precisa ser feita com muita cautela.
Diferente de grandes empresas, os congressos não conseguem participantes por meio da propaganda em
massa.
Por isso, esta equipe é tão importante.
É responsabilidade dela desenvolver todo o planejamento de mídia que será utilizado e produzir todas as
peças de divulgação.
Isso inclui layouts para canais digitais, como email marketing, redes sociais etc e para canais impressos, como
revistas, jornais, etc.
Essa equipe também precisa estar em constante contato com a imprensa para que o congresso tenha a
visibilidade necessária.
Ao fim do evento, é preciso realizar o clipping eletrônico e impresso para se ter registro do que a mídia
divulgou sobre ele.

Equipe de tecnologia da informação

Essa equipe é responsável por todo auxílio tecnológico que o evento demanda. Isso engloba o
acompanhamento da instalação de equipamentos eletrônicos, como telões, cabos de rede, roteadores,
computadores, etc.
Além disso, é função da equipe de tecnologia da informação desenvolver softwares e demais tecnologias.

Equipe de produção
Esta equipe tem o dever de concretizar o que foi planejado da melhor maneira. Isso inclui a decoração,
iluminação, translado, alimentação, etc.

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É preciso que ela recolha notas fiscais dos fornecedores e repasse-as para equipe de contabilidade para que o
pagamento seja efetuado.

Equipe comercial e contabilidade

É a equipe que toma conta de todo o financeiro que envolve o evento.
Ela deve ter controle dos custos, fazer cotações e gerenciar contratos com fornecedores.
Monitoramento do fluxo de caixa, pagamento de inscrições e gerenciar patrocínios e doações são outras das
responsabilidades deste grupo.

Equipe de serviços gerais e manutenção

Esta equipe tem um dever bem amplo. É trabalho dela instalar o cabeamento elétrico assim como o de
telefone e iluminação.
É preciso que ela cheque se o espaço está devidamente higienizado e faça a manutenção dessa higiene.
A limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros durante o evento é uma tarefa
importante deste grupo.

Equipe de segurança
Essa equipe tem a responsabilidade de prover segurança para todos os participantes do evento.
Eles monitoram a entrada e saída das pessoas, evitando que possíveis ameaças arrisquem o bem-estar do
público.
Além disso, fazem rondas dentro do evento para identificar qualquer possível movimento fora da linha.

Equipe de estacionamento
Esta equipe deve coordenar o fluxo de veículos do evento.
Eles controlam a chegada, a saída e o pagamento do estacionamento. Também é dever deste grupo indicar
para autoridades e outros profissionais onde ficam suas vagas reservadas.

Trabalhar de forma eficaz com contactos externos

Como trabalhar de forma eficaz com pessoas exteriores à organização

O público externo talvez seja o mais difícil de trabalhar, uma vez que precisa lidar tanto com seus
consumidores e simpatizantes, aqueles que estão satisfeitos e compram a sua marca, tanto com aqueles que

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não gostam de forma alguma da sua empresa, seja por o serviço, produto, posicionamento ou por causa da
concorrência.
É importante saber posicionar frente à comunidade, utilizar a comunicação empresarial para passar as
mensagens da forma certa e saber lidar tanto com as pessoas que amam, quanto com as que odeiam a sua
marca, entendendo que, às vezes, tudo que o público quer é atenção. Ser ouvido e ter seu problema levado
em conta pode valer mais do que a solução no fim.

Liderança de reuniões

Objetivo das reuniões

Muitas vezes temos a sensação de perder o nosso tempo em reuniões… Em 80% dos casos trata-se de um
problema relacionado com o objetivo das reuniões. Demasiado vago ou inexistente, nem sempre partilhado
por todos, gera frustrações e uma sensação de tempo perdido. Por outro lado, quando bem definido, catalisa a
energia do grupo para alcançar um resultado concreto e motivador. Vejamos os aspetos importantes para um
objetivo de reunião eficaz.

O objetivo da reunião é mais do que uma simples agenda

Uma agenda é uma série de tópicos a abordar. Mas para cada assunto poderíamos encontrar, pelo menos,
uma boa meia dúzia de objetivos diferentes. Por exemplo, o item da agenda “projeto de poupança diária”
pode ser dividido em “encontrar um monte de ideias para poupar dinheiro todos os dias” ou “preparar a
comunicação de sensibilização para a poupança a ser alcançada todos os dias “ou ainda ” tomar decisões que
permitirão economizar dinheiro todos os dias “, etc. O objetivo condiciona os métodos de trabalho, que não
está presente na agenda. Técnicas de criatividade, preparação de argumentação, tomada de decisão não
funcionam da mesma forma. Um objetivo mal definido arrisca alimentar debates erráticos e, sobretudo, muito
consumidores de tempo ou estéreis. Uma boa meta começa com um verbo de ação e prepara o grupo para
agir.

A reunião tem como objetivo centralizar a atenção do grupo

Os nossos cérebros estão tão cheios de ideias e projetos que é fácil dispersar. Mas então arrisquemos
prolongar a duração das reuniões ou não atingimos o objetivo, o que por sua vez é frustrante e pode bloquear
os trabalhos para o futuro.
Um objetivo preciso, concreto e visível a todos é uma salvaguarda contra a diminuição da energia do grupo.
Em caso de dispersão, podemos utilizar duas “frases mágicas” que chamam a atenção do grupo para o alcance

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do objetivo, valorizando as pessoas implicadas no projeto face às restantes: “o podemos fazer em relação ao
nosso objetivo?” ou “é importante; proponho tratar este aspeto numa reunião especifica”.

Preparação de reuniões

Para realizar reuniões produtivas e eficazes comece por investir algum tempo na preparação das mesmas.

Defina o objetivo e resultado esperado

Pode convocar reuniões para informar, recolher feedback, gerar novas ideias, resolver problemas, tomar
decisões, vender... enfim, para diversos fins. Deve procurar transformá-los em objetivos claros, específicos e
mensuráveis, pois são eles que justificam a realização da reunião. A ideia é não sair da reunião de mãos a
abanar. Afinal, quais são os resultados que espera obter no final da reunião?

Liste os assuntos através da técnica ABC

Se optar por tratar vários assuntos numa só reunião, estabeleça prioridades. Para isso, coloque no início da
agenda os assuntos de categoria "A - deve tratar", a seguir os "B - devia tratar" e por fim os "C - podia tratar",
assim não corre o risco de terminar a reunião com os assuntos mais importantes e urgentes por tratar .

Identifique os participantes
Convoque as pessoas certas, tendo em conta os objetivos e assuntos da reunião. No caso de serem vários os
participantes, identifique um/a moderador/a, um/a secretário/a e os restantes participantes, podendo estes
ser permanentes (presentes do início ao fim da reunião) ou temporários (chamados para um momento
específico da reunião). Evite ter pessoas na reunião a pensar: "o que estou aqui a fazer?".

Defina o local, a data e o horário

O local deve ser adequado ao objetivo, formato e número de participantes da reunião e ter as condições
logísticas necessárias ao bom funcionamento da mesma. A data deve ser selecionada a partir da
disponibilidade das pessoas que pretende convocar para a reunião, ausculte-as para evitar a sua ausência com
inúmeras desculpas. Procure, ainda, definir a hora de início e de fim da reunião para que as pessoas estejam
conscientes da sua duração. Dessa forma, poderão gerir melhor os restantes compromissos. Além disso, pode
ser útil atribuir tempo a cada assunto a tratar para evitar dispersão.

Faça seguir a convocatória

Elabore e divulgue a convocatória da reunião com informação resultante dos passos apresentados
anteriormente. Deve, ainda, acrescentar o nome da pessoa/departamento que convoca a reunião e pode
indicar a documentação que os participantes devem levar (se aplicável).

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Prepare a documentação, a sala e os equipamentos
Providencie um dossier com todos os documentos necessários para a reunião e faça cópias em quantidade
suficiente. Coloque as mesas e cadeiras na disposição mais adequada e disponibilize água, papel e caneta.
Prepare os materiais e equipamentos essenciais à reunião e procure testá-los com a devida antecedência.

Liderança de reuniões

Um líder é responsável por definir estratégias e caminhos bem como estimular, motivar e capacitar a sua
equipa, ligando-se a ela tanto presencialmente como à distância.

As pessoas seguem um líder com base na confiança, credibilidade, competência e exemplo. Para ser eficaz
nessas áreas, um líder deve investir no crescimento da sua própria marca de liderança natural, além de investir
no crescimento de membros individuais da equipa. Líderes com visão são informados e comprometidos,
servindo como catalisadores para transformar desafios em oportunidades e criar medidas eficazes para
superar objetivos.

Qual a importância de desenvolver as competências de liderança?

Líderes de sucesso são capazes de transformar a cultura de uma organização, aprimorar a criação de valor e
aumentar o engagement  e produtividade da sua equipa. Desenvolver competências de liderança através da
formação é uma excelente forma de gestores de diferentes patamares melhorarem as suas capacidades e
competências, inspirarem as suas equipas, e alcançarem o sucesso.
A era digital permitiu uma transformação abrangente do modelo de trabalho e da vida pessoal, mas também
trouxe um conjunto de desafios aos modelos convencionais de liderança. O líder precisa de desenvolver uma
nova mentalidade e desenvolver competências através das ferramentas certas, que permitam desempenhar as
suas funções quer a sua equipa esteja presencial ou remotamente
 
Quais os benefícios e que competências vai desenvolver enquanto líder?
Formulação e implementação de estratégias eficazes de liderança em equipas presenciais e/ou remotas;
Desenvolvimento dos recursos necessários para aumentar a produtividade do trabalho da sua equipa;
Aumentar o compromisso e felicidade dos colaboradores, evitando assim uma maior rotatividade;
Conhecer-se melhor para identificar e melhorar o seu estilo de liderança;
Desenvolvimento de competências de comunicação, dominando a arte da negociação, influência e gestão de
conflitos;
Aumento da confiança como líder, com novas formas de influenciar as equipas;

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Maior ligação às pessoas ao desenvolver a sua capacidade de fornecer feedback construtivo e procurar
criticamente o feedback da sua equipa.

Avaliação de reuniões

Fim da Reunião
- Faça um resumo das decisões tomadas, assinale os aspetos mais importantes e congratule os participantes
pelos objetivos alcançados na reunião;
- Solicite opinião sobre a eficácia da reunião, propostas de temas para a próxima reunião e termine com um
agradecimento a todos os participantes.
- Permita a flexibilidade da agenda quando a necessidade surgir e for essencial para os objetivos da reunião,
mas assegure sempre que a hora de finalização seja respeitada.
- Resuma a discussão e as recomendações no final de cada tema para confirmação e validação de todos.

Contributos para reuniões

Chegado o momento de lançar os temas em discussão, não "largue as rédeas" nem deixe que ela se comece a
desenrolar para assuntos e áreas indesejadas e irrelevantes. Controle cada momento. Em seguida, são
apresentadas as regras que deverá cumprir durante a reunião e as formas como deverá lidar com os
comportamentos dos vários participantes.

Durante a Reunião

- Verifique se os tempos previstos para cada tema estão a ser respeitados e garanta o ritmo adequado da
reunião;

- Oriente a discussão e encoraje a participação, convidando explicitamente cada participante, se necessário;

- Permita a flexibilidade da agenda quando a necessidade surgir e for essencial para os objetivos da reunião,
mas assegure sempre que a hora de finalização seja respeitada.

- Resuma a discussão e as recomendações no final de cada tema para confirmação e validação de todos.

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Lideradas por outros

Se a reunião é em equipe, por que não falar sobre o trabalho em equipa? Reuniões sobre essa temática
acabam sendo uma boa ferramenta de gestão, pois ajudam a conduzir os colaboradores aos objetivos da
empresa.
Além disso, o trabalho em equipa é fundamental para o sucesso da organização. Quando todos trabalham em
sinergia e ajudam-se, os resultados são impactados positivamente.
Portanto, nesse tipo de reunião, é interessante colocar em discussão o que pode ser feito para otimizar o
trabalho em equipa.

Indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho merecem atenção na hora de definir os temas para reunião de equipe. Isso
porque são eles que vão apontar se os resultados alcançados em um período específico estão de acordo com
as metas pré-estabelecidas, bem como as performances de cada equipe.
É nessa reunião que serão identificadas as possíveis causas para um desempenho fraco e também as ações
responsáveis por impulsionar os resultados positivos.
O objetivo é discutir e avaliar as medidas que podem ser implementadas para reverter resultados negativos e
melhorar ainda mais aquilo que já está bom.

Feedback Coletivo
O feedback é uma das ferramentas mais valiosas que se pode ter dentro de uma organização. É por meio dele
que os colaboradores poderão saber em que pontos eles estão errando e de que forma é possível melhorar.
Por isso, procure fazer reuniões com as equipes para dar aquele feedback coletivo. Os objetivos dessa
conversa devem estar muito bem definidos e os argumentos precisam estar fundamentados em dados, como
os indicadores de desempenho que citamos anteriormente.
Faça essas reuniões de feedback coletivo não só quando houver insatisfação. Utilize essa oportunidade
também para fazer elogios, ressaltar bons trabalhos, reconhecer esforços, etc.
E lembre-se que essa é uma via de mão dupla; esteja aberto também para ouvir críticas e sugestões dos seus
colaboradores.

Preparação de reuniões

Preparação para antes da reunião:

Envie este modelo para todos que participarão da reunião e peça para eles preencherem o documento de
preparação.
Certifique-se de que todos os dados pós-evento (como respostas de pesquisas) estejam disponíveis, para que a
equipe faça contribuições.

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Reserve tempo suficiente para que a reunião não seja corrida – metade de um dia, ou até mesmo um dia
inteiro.

Técnicas para contributos eficazes

Cumpra as regras
São normas simples, mas que o farão sentir-se mais confortável na sua função e que o farão passar uma
imagem mais profissional.

Utilizar uma agenda: A agenda será uma linha de orientação durante o desenrolar da reunião. Pode utilizá-la
como um guião, anunciando quando se estão a aproximar dos pontos de transição durante a reunião, riscando
os pontos que já foram discutidos.

Ter o material certo à mão: O ideal é colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com
a ordem de trabalhos e um bloco onde eles poderão tirar notas. Enquanto decorre a reunião, utilize, por
exemplo um bloco de folhas gigantes, onde alguém irá escrevendo os pontos em discussão, de forma clara e
de maneira a que todos os participantes os possam ver. Desta forma, manterá a informação à disposição de
todos, promoverá o debate e transmitirá auto-confiança aos participantes.
Evitar a dispersão: Se for o líder ou moderador da reunião, esteja atento à discussão e volte aos pontos
essenciais sempre que nota que há dispersão entre os participantes. O importante é procurar os pontos de
consenso, pontos já percebidos e pontos-chave, perdendo o tempo necessário para clarificar mal-entendidos
antes de passar para a frente. Eleja ou peça a um voluntário para ir registando as opções apresentadas e os
consensos. Termine a reunião com um resumo das conclusões e especificando as etapas seguintes.

Rotatividade de funções: Poderá estabelecer um sistema rotativo em que um participante fica encarregue de
tomar notas sobre a reunião.

Controle os comportamentos
O papel do facilitador ou moderador de uma reunião também passa por saber controlar comportamentos. A
agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia.
Em seguida, são apresentados os principais tipos de pessoas que poderá ter numa reunião e algumas técnicas
de intervenção que permitem dissipar a tensão:

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Os agressivos: Alguns quadros tentam tomar o lugar do animador, agredindo-o para afirmar a sua autoridade:
"Estamos a perder tempo. Só há uma solução possível(...)Vamos mas é fazer isto(...)" A melhor estratégia é
aliar-se a eles, valorizando-os, por exemplo: "Deixe-me interrompê-lo um minuto: é óbvio que domina o
assunto. Mas como sabe, não é o caso de todos os que estão aqui. Seria por isso útil ouvir os outros
participantes".

Os que estão distraídos: Se houver muitas conversas periféricas, convide as pessoas a partilharem os seus
pontos de vista com os outros participantes. Quando todos falam com o vizinho, o melhor é levantar-se e
escrever no quadro um resumo dos pontos discutidos. Ver o animador a escrever capta a atenção do grupo
que acaba por sossegar.

Os que monopolizam: Os participantes que monopolizam a discussão ou falam muito tempo podem ser
interrompidos numa pausa do seu discurso. Como? O animador resume a intervenção e relança o debate no
grupo.

Os tímidos: Os participantes mais tímidos podem ser solicitados sobre um assunto que já discutiram em
privado com o animador. Como conhecem o tema, ganham confiança com esta solicitação e podem opinar
sobre outros pontos.

Distribuição e implementação de decisões/informações de uma reunião

A motivação dos colaboradores é um fator que impacta diretamente os resultados da empresa.

Ao fazer a reunião motivacional, procure adotar uma abordagem mais descontraída, com dinâmicas em grupo,
vídeos motivacionais, música, lanche, etc.
O objetivo é mostrar para os colaboradores que reconhece o potencial de cada um deles e que eles são
personagens fundamentais para o sucesso da empresa. Faça eles sentirem-se valorizados, com aquele
sentimento de que o trabalho deles realmente importa.
Assim, eles vão sentir-se mais motivados, desempenhando as tarefas com maior eficiência e alcançando as
metas estabelecidas.

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BIBLIOGRAFIA

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