2021

GUIA PARA AUDITORIA DE

SSMA | FORMATO REMOTO E
HÍBRIDO
 GUIA PARA AUDITORIA DE

SUMÁRIO
1 OBJETIVO, RESULTADOS ESPERADOS E DIRETRIZES.................................2
1.1 Objetivo..............................................................................................................................2
1.2 Resultados esperados...........................................................................................................2
1.3 Diretrizes.............................................................................................................................2

2 INSPEÇÃO A BASE......................................................................................4
3 SEGURANÇA EM TRANSPORTES................................................................6
4 SISTEMA ALERTA!......................................................................................8
5 CONFORMIDADE LEGAL...........................................................................10

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Revisado por: Aline
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1 OBJETIVOS, RESULTADOS ESPERADOS E DIRETRIZES

1.1 OBJETIVOS

Este Guia foi desenvolvido para orientar os responsáveis de SSMA no processo anual de
auditorias, sobre o novo escopo que será aplicado em decorrência da Pandemia mundial
de Covid-19. É necessário que o Sistema de Gestão reaja ao novo cenário através da
gestão de mudanças e conheça os impactos nos requisitos legais, garantindo um melhor
desempenho e proporcionando um ambiente seguro e saudável aos trabalhadores.

1.2 RESULTADOS ESPERADOS

 Garantir a continuidade dos processos e validar a efetividade do sistema de gestão do

distribuidor;
 Concluir o ciclo de auditorias de 2021 e obter os resultados que serão aplicados ao
Círculo Operacional de Excelência - COE;
 Analisar a viabilidade do processo integral ou parcialmente remoto em condições
normais.

1.3 DIRETRIZES

A NBR ISO 19011:2018 criada para fornecer orientações sobre a realização de

auditorias dos sistemas de gestão, já previa a condição de auditorias remotas,
caracterizadas pelo processo que ocorre a partir de um local diferente daquele que
esteja fisicamente presente. Alguns critérios para sua realização são: Ser voluntário e de
acordo mútuo; quando possível, o escopo, planejamento, processo e documentação da
auditoria deve seguir a ISO 19011; entre outros.
O tempo utilizado para as auditorias será de cinco dias corridos a serem
definidos previamente, considerando tempo de intervalo confortável para análise
individual do auditor. Além disso, é importante reforçar que poderão ser utilizadas as
plataformas Google Meeting, Zoom ou Microsoft Teams, definidas e testadas um dia
antes do agendamento oficial.
Neste ano, voltaremos a utilizar o esquema de rodízio para os Distribuidores que
possuem mais de uma filial, considerando o formato híbrido para aqueles que passaram

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por qualquer alteração/mudança, seja de layout ou endereço. Novos Distribuidores

também entram nessa modalidade.
A auditoria deverá ocorrer preferencialmente em local silencioso, evitando interferências
e ruídos de fundo, seguindo o plano e os processos habituais aplicados na modalidade
presencial. Haverá interação humana com áudio/vídeo e o auditor poderá
interromper o processo antes do cronograma devido à incapacidade de manter
conexões ou condições satisfatórias durante o horário agendado. Para as reuniões de
abertura e encerramento, estima-se a participação da Alta Administração e o
relatório padrão com todo detalhamento dos registros será disponibilizado em até cinco
dias úteis após encerramento da auditoria. O tratamento das não conformidades deverá
seguir os mesmos processos utilizados na modalidade presencial e o envio das
evidências não acarretará reajuste da pontuação.
Será utilizada a última revisão do questionário de auditoria, enviado por e-mail no dia
13 de abril de 2021, e que será anexado ao Manual de SSMA revisão 2021 ao final deste
ano.

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2 INSPEÇÃO A BASE

Neste protocolo são observadas as condições estruturais da unidade e o auditor percorre

todos os departamentos, registrando os cenários verificados através de fotografias no
Smartphone. Estes registros são utilizados no relatório final e funcionam como evidências
especialmente para as não conformidades. Considerando a atividade remota, as fotos estarão
sob-responsabilidade do auditado, que deverá ativar o recurso de Watermark (Marca D'água)
garantindo que os registros tenham data/hora. Poderão ainda ser utilizados os recursos de
gravação de vídeo e validação presencial através do líder Premier local. Para ser elegível, o
pacote de envio deverá conter no mínimo 30 fotos e no máximo 70, todos na mesma direção:
horizontal. Segue abaixo a lista detalhada de fotografias que deverão ser registradas no dia
solicitado (durante a auditoria):

Ref. 1.1 - Placas que indiquem a proibição do fumo em todos os departamentos

Ref. 1.2 - Todas as portas de vidro da unidade
Ref. 1.3 - Fotos amplas dos departamentos (verificação de limpeza e organização)
Ref. 1.4 - NA (será verificado nas fotos de modo geral)
Ref. 1.5 - Instalação dos fios elétricos e telefônicos, tomadas no piso
Ref. 1.6 - Saídas sinalizadas de todas as áreas
Ref. 1.7 - Lâmpadas de emergência de todos os departamentos (ao menos 1 de cada)
Ref. 1.8 - Extintores de incêndio de todos os departamentos (ao menos 1 de cada)
Ref. 1.9 - Colaborador administrativo atuando em sua estação de trabalho
Ref. 1.10 - Lixeiras de coleta seletiva do administrativo
Ref. 1.11 - NA (será verificado através do PPRA)
Ref. 1.12 - NA (será verificado nas fotos de modo geral)
Ref. 1.13 - NA (será verificado nas fotos de modo geral)
Ref. 1.14 - NA (será verificado nas fotos de modo geral)
Ref. 1.15 - Corrimão e piso de todas as escadas da unidade
Ref. 1.16 - NA (será verificado nas fotos de modo geral)
Ref. 1.17 - Casas de força da unidade
Ref. 1.18 - Mapas de risco e AST’s expostas em todos os departamentos
Ref. 1.19 - Entrada principal/fachada da empresa (visão inicial de quem chega)
Ref. 1.20 - NA (será verificado nas fotos de modo geral)
Ref. 1.21 - NA (será verificado nas fotos de modo geral)
Ref. 2.22 - Áreas destinadas a circulação de pedestres do armazém (sinalização)
Ref. 2.23 - Pilha de pallets vazios
Ref. 2.24 - Um rack completo de produtos
Ref. 2.25 - Distância de um rack até a parede
Ref. 2.26 - NA (será verificado o procedimento em conformidade legal)
Ref. 2.27 - Todas as empilhadeiras (1 foto ampla + 1 da placa de identificação: c máx.)
Ref. 2.28 - Crachá de ao menos 1 operador de empilhadeira e certificados de todos

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Ref. 2.29 - NA (será verificado nas fotos de modo

geral) Ref. 2.30 - NA (será verificado nas fotos de
modo geral) Ref. 2.31 - Alarme de incêndio
Ref. 2.32 - NA (será verificado nas fotos de modo geral)
Ref. 2.33 - Placas de sinalização sobre riscos e EPI’s necessários no armazém e granel
Ref. 2.34 - NA
Ref. 2.35 - Telhado em dia claro
Ref. 2.36 - NA (será verificado nas fotos do item 1.7)
Ref. 2.37 - Compressor do granel (1 foto ampla + 1 da placa de identif. + prontuário)
Ref. 2.38 - Kit de contenção de derrames do armazém e granel
Ref. 3.39 - Bacia de contenção da área de tanques
Ref. 3.40 - Área de tanques por dentro da bacia (foto ampla)
Ref. 3.41 - NA
Ref. 3.42 - Tubulação dos tanques coloridas de acordo com cada produto
Ref. 3.43 - Disponibilizar os certificados de aferição dos caminhões e bancadas do granel
Ref. 4.44 - Canaletas de contenção e separador de água e óleo (S.A.O)
Ref. 4.45 - Foto ampla para registro dos extintores que atendem a área de tanques
Ref. 4.46 - NA
Ref. 4.47 - NA (será verificado na foto do item 2.34)
Ref. 4.48 - Dispositivo trava-quedas
Ref. 4.49 - Colaborador utilizando trava-quedas
Ref. 5.50 - Conexões da pia do laboratório (para onde vai o líquido é
usada?) Ref. 5.51 - Explicação de como ocorre o descarte de amostras do
laboratório Ref. 5.52 - Área de resíduos

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3 SEGURANÇA EM TRANSPORTES

Para este protocolo é avaliado todo processo que envolve a distribuição dos produtos e a
movimentação dos usuários frota (equipe comercial e logística). Os itens serão auditados
através da validação prévia de documentos que deverão ser digitalizados e disponibilizados no
One Drive, ou quando não for possível, estes deverão ser enviados por e-mail através do
endereço aline.coutinho@moovelub.com (10 dias antes da auditoria). Importante relembrar que
à reciclagem dos treinamentos presenciais, com exceção das NRs, continuam suspensas devido
as recomendações de distanciamento social, contudo, quando for possível a aplicação do
conteúdo online, este deve ser priorizado.

Segue detalhamento do que deverá ser enviado, por item:

Ref. 1.1 - Questionários preenchidos de qualificação das transportadoras contratadas.

Ref. 1.2 - Procedimento de RH para contratação de motoristas e documentos da última
contratação, que comprovem atendimento das etapas previstas no procedimento.
Ref. 2.3 - Cronograma de treinamentos que havia sido definido para aplicação em 2020
Ref. 2.4 - Validação em tempo real pela plataforma virtual / item flexível
Ref. 3.5 - Procedimento de manutenção dos caminhões
Ref. 3.6 - Procedimento de manutenção dos veículos leves
Ref. 3.7 - Evidências dos últimos serviços realizados na frota de caminhões (NF, OS, etc.)
Ref. 4.8 - Plano de atendimento a emergência em transportes
Ref. 4.9 - Evidencias de divulgação do plano e treinamento / item flexível
Ref. 4.10 - Evidências do simulado prático de evacuação predial e uso do kit ambiental /
item flexível
Ref. 5.11 - Validação em tempo real pela plataforma virtual ou evidência
Ref. 5.12 - Validação em tempo real pela plataforma virtual ou evidência
Ref. 5.13 - Foto do kit de emergência aberto ao lado de cada caminhão (amostragem de
3 veículos da operação de embalados e 3 veículos da operação do granel)
Ref. 6.14 - Validação em tempo real pela plataforma virtual ou
evidência Ref. 6.15 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
ou evidência Ref. 6.16 - Validação em tempo real pela plataforma
virtual ou evidência Ref. 7.17 - Validação em tempo real pela
plataforma virtual ou evidência
Ref. 7.18 - Procedimento onde esteja claro os limites de velocidade e jornada para os
motoristas da logística e do time comercial
Ref. 7.19 - Evidenciar como ocorreu a divulgação do procedimento acima
Ref. 7.20 - Validação em tempo real pela plataforma virtual ou evidência
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Ref. 7.21 - Validação em tempo real pela plataforma virtual ou evidência

Ref. 8.22 - Foto dos volantes disponíveis no armazém para movimentar tambores
Ref. 8.23 - Procedimento/documento com exigência de requisitos e recursos mínimos de
segurança para descarga segura no cliente.
Ref. 8.24 - Foto dos recursos disponíveis nos caminhões de embalados (evidenciar a frota
própria e os terceiros) para descarga de tambores.

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4 SISTEMA ALERTA!

Protocolo composto por itens capazes de mensurar a utilização das ferramentas do

Sistema Alerta de forma quantitativa e qualitativa. As entrevistas serão realizadas
presencialmente ou por vídeo. Quando em formato virtual, será feita através da plataforma
utilizada e terá aproximadamente 20 minutos de duração com cada funcionário escolhido
aleatoriamente. O time home office poderá ser escolhido, havendo comunicação prévia para
que esteja disponível no momento agendado. Segue detalhamento por item:

Ref. 1.1 - Entrevista virtual com funcionário escolhido na hora da auditoria ou pré-
agendado
Ref. 1.2 - Idem ao item 1.1
Ref. 1.3 - Idem ao item 1.1
Ref. 1.4 - Idem ao item 1.1
Ref. 1.5 - Idem ao item
1.1
Ref. 1.6 - Entrevista virtual com o responsável de SSMA
Ref. 2.7 - Entrevista virtual com um líder escolhido na hora da auditoria ou pré-agendado
Ref. 2.8 - Entrevista virtual com os Principals ou outro da alta liderança
Ref. 2.9 - Programar um fechamento de OPI entre os funcionários presenciais disponíveis
que será acompanhado e comentado por vídeo
Ref. 2.10 - Entrevista virtual com um líder escolhido na hora da auditoria ou pré-
agendado
Ref. 3.11 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 3.12 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 4.13 - Enviar todas as AST’s digitalizadas por e-mail e manter os documentos
disponíveis para validação amostral por vídeo
Ref. 4.14 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 4.15 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 4.16 - Validação em tempo real pela plataforma
virtual
Ref. 4.17 - Será verificado na foto do item 1.19 do protocolo de inspeção a base
Ref. 5.18 - Enviar como é realizado o planejamento de OPI garantindo o rodízio
Ref. 5.19 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 6.20 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 6.21 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 6.22 - Validação em tempo real pela plataforma virtual

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Ref. 7.23 - Validação em tempo real pela plataforma
virtual

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Ref. 7.24 - Validação em tempo real pela plataforma virtual

Ref. 8.25 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 8.26 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 8.27 - Validação em tempo real pela plataforma
virtual
Ref. 8.28 - Enviar a ATA das reuniões realizadas em 2020 com a Alta Administração /
Será aceito os registros eletrônicos e trocas de e-mail devido a condição de Pandemia
Ref. 8.29 - Foto do quadro do Alerta atualizado
Ref. 8.30 - Validação em tempo real pela plataforma virtual

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5 CONFORMIDADE LEGAL

Consolidação de todas as legislações nacionais que envolvem o nosso negócio. Segue

detalhamento do que será exigido por item:
Ref. 1.1 - Evidenciar o registro do técnico de segurança do trabalho e constituição do
SESMT, se aplicável.
Ref. 1.2 - Evidenciar a constituição e funcionamento da CIPA
Ref. 1.3 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 1.4 - Disponibilizar previamente o PCMSO vigente
Ref. 1.5 - Disponibilizar previamente o PPRA vigente
Ref. 1.6 - Procedimento sobre NR10 e certificação do profissional responsável
Ref. 1.7 - Disponibilizar previamente a AET vigente
Ref. 1.8 - Disponibilizar previamente o AVCB vigente
Ref. 1.9 - Evidenciar o alvará sanitário ou dispensa
Ref. 1.10 - Procedimento sobre NR35 / AST / Certificados de treinamento
Ref. 2.11 - Certificado de regularidade do IBAMA
Ref. 2.12 - Autorização interestadual do IBAMA
Ref. 2.13 - Evidência de entrega do RAPP
Ref. 2.14 - Evidencia de realização do teste de fumaça preta / teste de opacidade
Ref. 2.15 - Evidência do controle de pragas
Ref. 3.16 - Evidência de que a empresa coletora de óleo usado é certificada pela ANP
Ref. 3.17 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 4.18 - Licença de operação / licença ambiental
Ref. 4.19 - Evidência dos treinamentos sobre Meio Ambiente / item flexível
Ref. 4.20 - Evidenciar como são segregadas e descartadas pilhas e baterias
Ref. 4.21 - Evidenciar como é realizado processo de limpeza da caixa separadora (S.A.O)
Ref. 5.22 - Disponibilizar as políticas de SSMA assinadas e evidenciar onde ficam
disponíveis / como foram divulgadas
Ref. 5.23 - Disponibilizar previamente o PGRS
Ref. 5.24 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 5.25 - Validação em tempo real pela plataforma virtual
Ref. 5.26 - Evidenciar como são descartados os pneus usados / inservíveis
Ref. 5.27 - Disponibilizar manifestos de obra, se aplicável
Ref. 5.28 - Disponibilizar os relatórios de manutenção dos aparelhos de ar condicionado
Ref. 5.29 - Disponibilizar os relatórios de manutenção dos extintores
Ref. 5.30 - Evidenciar plano de emergência interno / formação e treinamento da brigada

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