ADMINISTRAÇÃO DO

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1
Ementa
• Os objetivos do departamento de compras
• Problemas do departamento de compras
• Classificação de materiais
• Organização do departamento de compras
• A operação do sistema de compras
• Variáveis de compras
• Condições de compra
• A negociação
• Fornecedores
• A ética no departamento de compras
• Avaliação de desempenho

2
 A IMPORTÂNCIA DO DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
“Se não produzir e vender, não precisa
comprar”... ?
O centro do universo empresarial ?
Uma máquina capaz de gerar fabulosos
lucros ?

3
Até mesmo grandes guerras foram
vencidas ou perdidas devido à
melhor ou à pior atuação de
suprimentos em seus momentos
decisivos

4
 Importância do Compras
Distribuição da receita de Venda (%)

45
42
40

35 30
30

25

20

15 12
9
10 7

0
Impostos Empregados Diversos Acionistas Fornecedores

5
 Importância do Compras

 No caso de nosso exemplo, podemos supor que a

empresa em questão tenha uma receita anual da
ordem de R$ 5.000.000,00.
 Quanto representa o valor repassado aos
fornecedores?
 Se em função de medidas positivas economizamos
4% nos gastos com fornecedores.
 Quanto representa o valor repassado aos
fornecedores?

6
 Importância do Compras

É importante observar que os ganhos

obtidos por via do departamento de
compras acabam somando-se quase
diretamente a conta lucro.

7
 Importância do Compras
Distribuição da receita de Venda (%)

40 38

35
30
30

25

20

15 12 11
9
10

0
Impostos Empregados Diversos Acionistas Fornecedores

8
 Finalidade do Departamento de
Materiais / Suprimentos
 Suprir as necessidades de materiais ou serviços,
 Planejá-las quantitativamente,
 Satisfazê-las no momento certo,
 Com as quantidades corretas,
 Verificar se o que foi comprado foi recebido
efetivamente,
 Providenciar armazenamento.

9
 Compras é uma operação da área de
materiais, essencial entre as que
compõem o processo de suprimentos.

10
Relacionamento de compras com o ambiente interno da
empresa

11
Relacionamento de compras com o ambiente externo da
empresa

12
OBJETIVOS DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ADQUIRIR BENS E/OU SERVIÇOS

 Da qualidade desejada
 Na quantidade solicitada
 No momento certo
 Pelo menor custo possível

13
ALÉM DISSO:
 Obter um fluxo contínuo de suprimentos a
fim de atender aos programas de produção
 Coordenar este fluxo de maneira que seja
aplicado um mínimo de investimento que
afete a operacionalização da empresa

14
Processos de Materiais
Administração de materiais
Fornecedores Fábricas

Transporte
Manutenção de Estoque
Processamento de Pedidos
Obtenção
Armazenagem
Manuseio de materiais
Manutenção de informações
15
16
 Comparativo de Tempo Compras
Processos Modelo Antigo Modelo Atual
Burocracia 50% 5%
Reuniões 5% 5%
Atend. vendedores 10% 10%
Telefone 5% 5%
Altern. de Fornecimento. 0% 10%
Seleção de Fornecedores. 0% 10%
Negociações 0% 20%
Analise de Valor 0% 10%
Melhoria da Qualidade 0% 15%
Diligeciamento 20% 3%
Problemas de Qualidade 10% 2%

17
 Comparativo de Fluxos

Fluxo de Papeis Media de 5 dias

Empresa Fornecedor

Imput de Fax / Confirmação Recebimento Imput no Confirmação

Pedido
Dados sistema Correio do recebimento Do pedido sistema Pedido

Fluxo Moderno Media de 1 dia

Empresa Fornecedor

Imput do pedido Recebimento Confirmação

no sistema Do pedido Pedido

18
 Tecnologia da Informação
O uso permite transmissão direta de pedidos e dados,
grande redução de tempo, custos administrativos e de
papel.
Tem sido a opção preferida para fazer negócios, tanto
para pequenas como para grandes organizações.
O trabalho de cotar com duas empresas, por exemplo é
o mesmo do que se comunicar com 100 empresas.
Isso resulta em uma maior possibilidade de encontrar
melhores preços e prazos na obtenção de diversos
produtos além de obter uma redução nos custos do
processo.

19
 PROBLEMAS DE COMPRAS

1 - COMPRAS EM EMERGÊNCIA
a) Estabelecer controles: conhecer o que é pedido,
quem pede, como e com quanta freqüência pede,
etc. O controle mais importante a ser implantado
é o da requisição de materiais.

20
 Data da Data da Entrega
Solicitante Requisição Status (3)
Requisição Entrega (1) Estimada (2)

(1) Informada pelo solicitante ou pela área de programação de compras

(2) Informada por compras
(3) N = compra dentro dos trâmites normas; E = compra em emergência

21
b) Identificar os focos principais: De posse dos
dados coletados, é possível identificar com clareza
quais os maiores focos solicitantes de materiais
em caráter de urgência.
c) Informar e conscientizar os responsáveis: falta de
informação, desconhecimento? Mostrar as
conseqüências negativas que essa prática acaba
trazendo à organização, inclusive com respeito
aos custos

22
d) Criar manual de procedimentos – vantagens:
 Identificação de fluxos – não deixando dúvidas
quanto ao caminho a ser seguido para a execução
das atividades do departamento e quanto à forma
de proceder por parte dos solicitantes;
 Padronização de atividades – os envolvidos
passam a operar da mesma forma, evitando a
prática de executar tarefas iguais de modo
diferente;

23
 Treinamento de pessoal – facilita o desempenho
dos profissionais envolvidos no trabalho,
principalmente quando da contratação de novos
colaboradores;
 Aprimoramento de funções – sempre que é
elaborado ou revisado um manual de
procedimentos, é comum o surgimento de fatos
que tenderão a racionalizar fluxos e eliminar
documentos, facilitando a operação da área.

24
25
26
27
28
Modelo de procedimento de especificação

29
30
31
32
33
34
e) Estabelecer prioridades de atendimento:
Separar a “importância das pessoas” da
“importância dos problemas” e não colocar o
cargo dos solicitantes acima das necessidades da
empresa.
Estabelecer uma hierarquia de prioridades a ser
obedecida a fim de atender primeiramente aos
problemas de natureza mais importante para a
empresa.

35
 Manter planejamento próprio e participar do
planejamento global da organização: Além de
planejar as ações do departamento de compras, é
preciso fazer com que elas se insiram no
planejamento global da empresa. Vantagens:
– Força o envolvimento dos vários elementos da
empresa no cumprimento das diretrizes, objetos
e metas preestabelecidas;

36
─ Facilita e agiliza o processo de tomada de decisões;
─ Cria alternativas gerenciais;
─ Possibilita a integração das várias áreas da empresa;
─ Oferece a oportunidade dos envolvidos se afastarem
da execução das atividades rotineiras e passarem a
pensar na organização como um todo;
─ Possibilita a obtenção de melhores resultados por
todos os envolvidos.

37
 Criar um canal de comunicação que mantenha os
solicitantes permanentemente informados:
Se um solicitante requisita a compra de um
material, ele quer ter uma perspectiva de quando
terá a disponibilidade do bem.
Por esse motivo, deve haver um canal
permanente de informações para que não sejam
criadas expectativas erradas sobre o andamento
das requisições.

38
f) Dimensionar corretamente o quadro e elevar a
qualidade do pessoal:
Acompanhar permanentemente o número de
requisições comparando-o à quantidade de
compradores a fim de que o volume de compras
não cresça sem que o departamento esteja
preparado para dar o devido atendimento.
É preciso também atentar para a qualificação do
profissional, oferecendo-lhe treinamento quando
necessário.

39
g) Analisar as quantidades das requisições
emergenciais:
Deve-se avaliar sempre qual a quantidade de
material pedida que será necessária para o
atendimento imediato e, se for o caso, somente
essa quantidade será adquirida em emergência,
mantendo o restante dentro de um procedimento
normal de compras.

40
2 - ESPECIFICAÇÕES INCORRETAS
O material não é corretamente definido pelo solicitante
e gera dúvidas, tanto por parte do comprador quanto
do vendedor.
A conseqüência mais grave é a possibilidade de adquirir
o material errado, o que traz prejuízos à empresa.
O correto é que se devolva ao solicitante aquela
requisição que chegar errada ou incompleta, a fim de
que o erro seja corrigido e que evite reincidências.

41
As falhas mais comuns são:
 Descrição incompleta do material: por exemplo, um
espelho (de que tamanho?), uma televisão (em cores
ou preto e branco, 14 ou 29 polegadas?);
 Fornecimento de códigos errados de materiais:
pode ocorrer pela utilização de catálogos
desatualizados – orientá-los nesse sentido é
essencial;

42
 Unidade ou padrões de medida errados: por
desconhecimento ou distração, pode ocorrer o
encaminhamento de requisições diferentes do que
se desejava; por exemplo, uma empresa adquiriu
60.000 rolos de papel higiênico quando desejava
comprar somente 5.000, mas na frente do número
5.000 havia a abreviatura “dz” significando que
foram pedidas 5.000 dúzias.

43
3 - FALHAS DOS FORNECEDORES
Ao receber um produto do fornecedor, podem ocorrer
algumas divergências entre aquilo que foi solicitado e o
que efetivamente o fornecedor entregou, ou
divergências com qualquer negociação combinada
anteriormente constante no Pedido de Compra.
Para evitar comunicações extensas e periódicas, pode
ser elaborada uma carta-padrão onde estão
englobadas todas as irregularidades que porventura
venham a acontecer.

44
45
4 - BUROCRACIA EXCESSIVA
As atividades do departamento envolvem sempre
grandes quantidades de dinheiro, assim as empresas
acabam por definir várias etapas para a conclusão de
uma compra.
É preciso trabalhar amparado em técnicas que
possibilitem procedimentos ágeis e ao mesmo tempo
dê condições à empresa de exercer controle sobre as
atividades.

46
5 - INTERFERÊNCIA DE OUTRAS ÁREAS
A interferência de outras áreas nas atividades do
departamento é comum, por isso normas rígidas têm
de ser impostas para não permitir estas ocorrências
que podem ocasionar custos bastante elevados.
Não é possível que outros setores encomendem
produtos sem critérios, ou pesquisa de mercado, e
depois encaminhem as notas fiscais para serem
regularizadas pelo departamento de compras.

47
6 - EXECUÇÃO DE ATIVIDADES DE OUTRAS ÁREAS
Da mesma forma que as atividades internas ao
departamento de compras não devem ser feitas por
outras áreas da empresa, compras também não deve
realizar trabalhos próprios de outras áreas.
Em pequenas organizações não há muito como fugir
dessa prática, mas as empresas que contam com várias
áreas de atuação não devem desviar os compradores
de sua função básica.

48
 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

CLASSIFICAÇÃO ABC DE MATERIAIS

Baixo nível de estoque

20% dos 60% a 80% do
CLASSE A Alto giro de entrada
itens total consumido
Controle muito rigoroso

Baixo nível de estoque

30% dos 30% a 15% do
CLASSE B Alto/médio giro de entrada
itens total consumido
Controle rigoroso
Médio nível de estoque
50% dos 10% a 5% do total
CLASSE C Baixo giro de entrada
itens consumido
Controle sem muito rigor

49
50
51
52
53
54
55
 CLASSIFICAÇÃO XYZ DE MATERIAIS

 CLASSE X: São os itens cuja falta no estoque

não proporciona nenhum problema significativo
no desenvolvimento dos trabalhos da empresa.
 CLASSE Y: São os materiais cuja
indisponibilidade física implica em alguma
conseqüência mais grave, embora não obrigue
a interrupção dos trabalhos ou da operação da
companhia.
 CLASSE Z: Nesta classe estão todos os itens
indispensáveis à atividade da empresa.
56
 OBSERVAÇÕES
1. Para negociar com os fornecedores os itens
de maior valor o trabalho será menor, bem
como o desconto a ser pretendido - portanto
são maiores as chances de sucesso.
2. O processo de caracterização dos materiais é
subjetivo, implica em um julgamento
individual e favorecimentos, mesmo que
inconscientes.

57
3. Por isso, é recomendado que a classificação
dos materiais seja feita mediante consulta
aos vários setores envolvidos com a sua
utilização.
4. É importante o uso conjunto das duas
classificações, para o profissional organizar
melhor sua agenda de trabalho, identificando
claramente quais aquisições merecem mais
atenção e tempo de análise.

58
ORGANIZAÇÃO DO DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
Princípios básicos de organização:
 Autoridade para compra
 Registro de compras
 Registro de preços
 Registro de estoques e consumo
 Registro de fornecedores
 Arquivo e especificações
 Arquivo de catálogos

59
 ATIVIDADES TÍPICAS DE COMPRAS
1. Pesquisa
 Estudo do mercado
 Estudo dos materiais
 Análise dos custos
 Investigação das fontes de fornecimento
 Inspeção das fábricas dos fornecedores
 Desenvolvimento de fontes de fornecimento
 Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos

60
2. Aquisição
 Conferência de requisições
 Análise das cotações
 Decidir comprar por meio de contratos ou
no mercado aberto
 Entrevistar vendedores
 Negociar contratos
 Efetuar as encomendas de compras
 Acompanhar o recebimento de materiais

61
3. Administração
 Manutenção de estoques mínimos;
 Transferência de materiais;
 Evitar excessos e obsolescência de estoque;
 Padronizar o que for possível.

62
4. Diversos
 Fazer estimativa de custos;
 Dispor de materiais desnecessários,
obsoletos e excedentes;
 Cuidar das relações comerciais recíprocas.

63
Outras responsabilidades poderão ser partilhadas com
outros setores:
 Determinação do que fabricar ou comprar;
 Padronização e simplificação;
 Especificações e substituições de materiais;
 Testes comparativos;
 Controle de estoques;
 Seleção de equipamentos de produção;
 Programas de produção dependentes da
disponibilidade de Materiais.
64
 CENTRALIZAÇÃO x DESCENTRALIZAÇÃO DE
COMPRAS

VANTAGENS DA DESCENTRALIZAÇÃO:

Distância geográfica: a presença física do

comprador na unidade propicia maior
afinidade com os profissionais do local de
abastecimento;

65
Tempo necessário para a aquisição de
materiais: mais agilidade no atendimento das
necessidades da sua própria unidade;
Resposta mais rápida nas aquisições em
condição de urgência ou emergência;
Facilidade de diálogo, mais autoridade e
responsabilidade para a administração local.

66
VANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO:
Oportunidade de negociar maiores
quantidades de materiais, principalmente em
decorrência dos benefícios da economia de
escala na fabricação e venda de produtos;
Homogeneidade nos procedimentos gerais de
compras e da qualidade dos materiais
adquiridos;

67
 A centralização das aquisições implica um único
preço para cada item, independentemente da
localização geográfica, garantindo uma
uniformidade neste quesito;
 Melhor gestão dos estoques, garantida pelo
maior controle sobre o volume global dos
materiais;
 Melhor condição de atendimento em situações
de escassez no mercado fornecedor.

68
 Funções dos cargos no setor de Compras
 Auxiliar de compras ou comprador trainee
– Digitação de documentos e relatórios
– Contato preliminar e cobrança de propostas dos
fornecedores
– Follow-up
– Manutenção dos arquivos de documentos e
programas de informática
– Elaboração de pedidos simples
69
 Analista de compras ou comprador
– Avaliação de propostas de fornecimento
– Negociação com fornecedores
– Follow-up
– Elaboração de pedidos
– Desenvolvimento de produtos/ fornecedores
– Visitas técnicas a fornecedores

70
 Supervisor, gerente ou diretor
– Planejamento das atividades da área
– Organização das tarefas
– Gestão das pessoas
– Orientação permanente
– Negociação de itens especiais
– Avaliação do desempenho da área de compras
– Intenso relacionamento interno / externo

71
Quadro de competências para requisitar materiais e emitir
pedidos de compras

72
73
 FLUXO BÁSICO PARA OS PROCEDIMENTOS DE
COMPRAS
1. Identifica-se a necessidade da aquisição: alguma área
da empresa, ao perceber a necessidade da aquisição
de um bem ou serviço, comunica-a ao departamento
de compras;
2. Departamento de compras pesquisa o mercado
fornecedor: de posse das informações relativas à
aquisição (descrição, código, quantidade, etc.) o
comprador consulta o mercado acerca das condições
gerais de fornecimento;

74
3. É efetivada a aquisição: com as propostas em mãos,
é selecionada aquela que melhor atende às
exigências de fornecimento, e são colhidas as
aprovações dentro do estabelecido no quadro de
competências da empresa;
4. Emite-se o pedido de compras: tendo sido aprovada
a proposta, autoriza-se o fornecimento por meio do
pedido de compras;
5. Realiza-se o follow-up: acompanha-se a entrega
dentro das condições de prazo, qualidade e
quantidade estabelecidas;

75
6. É realizado o fornecimento: é entregue o material
ou prestado o serviço. Neste momento, a inspeção é
fundamental, garantindo o atendimento pleno das
condições contratuais;
7. Material ou serviço é colocado à disposição dos
usuários: aprovado o fornecimento, os solicitantes
podem usufruir do objeto do pedido;
8. É realizado o pagamento ao fornecedor: o processo
somente estará encerrado após o pagamento dos
valores estabelecidos no pedido em conformidade
com o prazo de pagamento negociado.

76
 Departamento de
Identifica-se a
compras pesquisa É efetivada a
necessidade da
o mercado aquisição
aquisição
fornecedor

É realizado o Realiza-se o Emite-se o pedido

fornecimento follow-up de compras

Material ou
É realizado o
serviço é colocado
pagamento ao
à disposição dos
fornecedor
usuários

77
 A PESQUISA NO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

a) Estudo dos materiais: avaliação das

necessidades da empresa para períodos que
variam de um a dez anos, tendência a curto
prazo e a longo prazo das ofertas e demandas,
tendências dos preços, melhorias tecnológicas,
perspectivas para possíveis substitutos,
desenvolvimento de padrões e especificações.

78
b) Análise econômica: efeito dos ciclos
econômicos sobre os materiais comprados em
função das necessidades, tendências dos preços
gerais, influência das variações econômicas
sobre fornecedores e concorrentes.
c) Análise de fornecedores: qualificação de
fornecedores ativos e em potencial, estudo das
instalações dos fornecedores, avaliação do seu
desempenho, análise da condição financeira.

79
d) Análise do custo e do preço: razões subjacentes
às variações dos preços, estudo comparativo de
peças semelhantes, análise os custos e margens
de lucro de um fornecedor, investigações
relativas a métodos alternativos de fabricação e
de especificações de materiais.
e) Análise administrativa: controle dos
formulários, simplificação do trabalho, emprego
de processamento eletrônico de dados,
preparação de relatórios.

80
f) Análise das embalagens e transporte: efeito
das localizações dos fornecedores sobre os
custos, métodos alternativos de despachos,
reclassificação dos artigos, introdução das
melhorias nas embalagens, métodos
melhorados de manipulação dos materiais.

81
 OPERAÇÃO DO SISTEMA DE COMPRAS

1. Sistema de compras a três cotações:

Tem por finalidade partir de um número mínimo
de cotações para encorajar novos competidores.
A pré-seleção dos concorrentes qualificados evita
o dispêndio de tempo com um grande número de
fornecedores, dos quais boa parte não teria
condições para fazer um bom negócio.

82
2. Sistema de preço objetivo
O conhecimento prévio do preço justo, além
de ajudar nas decisões do comprador,
proporciona uma verificação dupla no sistema
de cotação.
Garante ao comprador uma base para as
argumentações nas discussões de aumento de
preço e nas negociações de distribuição da
porcentagem

83
3. Duas ou mais aprovações
No mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada
decisão da escolha do fornecedor.
Dá garantia de um melhor julgamento, protegendo
o comprador ao possibilitar revisão individual.
A sua decisão está sujeita a um assessoramento ou
supervisão.

84
4. Documentação escrita
Possibilita o exame de cada fase de
negociação, permite a revisão e estará sempre
disponível ao processo de compra para
esclarecer qualquer dúvida posterior.

85
 DOCUMENTOS E PASSOS IMPORTANTES

1. Solicitação de compras: dá a autorização ao

comprador para executar uma compra. É o
documento que informa o que se deve
comprar, a qualidade, o prazo de entrega, local
da entrega e, em alguns casos especiais, os
prováveis fornecedores.

86
87
88
2. Cotação / coleta de preços: É o registro do preço
obtido da oferta de diversos fornecedores em
relação ao material cuja compra foi solicitada.
Deve informar o que se está pretendo comprar para
que a cotação dada corresponde ao preço do
produto requerido e não surjam dúvidas futuras
por insuficiência de dados ou das características
exigidas.

89
3. Pedido de compra: É um contato formal entre a
empresa e o fornecedor, devendo representar
fielmente todas as condições em que foi feita a
negociação.
Tem força de contrato e a sua aceitação pelo
fornecedor implica o atendimento de todas as
condições estipuladas; quantidade, qualidade,
freqüência de entregas, prazos, preços e local de
entrega.
Devem ser remetidos ao fornecedor com protocolo,
registro ou controle.
90
91
4. Acompanhamento de compras:
Um comprador eficaz deve manter um arquivo onde
registra a vida do produto, controlando todas as fases
do processo de compras, as variações de preço, as
modificações das qualidades solicitadas, a indicação de
uma nova condição de pagamento e as entradas de
mercadorias correspondentes ao pedido colocado.
Deve se mantido atualizado devidamente a fim de ser
consultado a qualquer momento

92
 VARIÁVEIS DE COMPRAS

1. CONTROLE DE QUALIDADE E INSPEÇÃO

2. CEP – CONTROLE ESTATISTICO DO PROCESSO
3. ISO 9001:2008
4. SISTEMA JUST-IN-TIME
5. ENTREGA EM TEMPO
6. PREÇO X CUSTO

93
1. CONTROLE DE QUALIDADE E INSPEÇÃO
a) Principais funções do controle da
qualidade:
estabelecer normas e especificações que
determinarão os níveis ou padrões de
qualidade a serem seguidos;
inspeção e registro de dados;

94
 técnicas estatísticas de controle de qualidade;
 métodos de recuperação de produtos ou peças
defeituosas;
 manutenção de equipamentos e ferramentas de
inspeção;
 prevenção das condições que prejudicam a
qualidade.

95
b) Inspeção da Qualidade
Tem como objetivo determinar se um produto
deve ser aprovado ou rejeitado, levado-se em
consideração os padrões da qualidade.
 Inspeção de matéria-prima ou inspeção de
recebimento: é realizada quando se recebe
material; existem situações em que o inspetor
vai à fabrica do fornecedor para fazer a
liberação.

96
Inspeção de processo: o que se deve
inspecionar e com que profundidade
depende de cada caso em particular. A
inspeção pode ser automática; pelo próprio
operador; por um inspetor especializado.
Inspeção final: é a inspeção do produto
acabado; pode ser feita por um inspetor da
fábrica ou até mesmo cliente, o que não é
recomendável.

97
c) Segurança da Qualidade
A definição da qualidade do material a ser
comprado é determinada considerando-se o
veredicto final do departamento utilizador.
A definição da qualidade deve ser expressa de
tal maneira que:
o comprador saiba exatamente o que está
sendo desejado;

98
o contrato ou pedido de compra seja emitido com uma
descrição adequada do que se deseja;
o fornecedor seja devidamente posicionado das
exigências de qualidade;
existam meios apropriados de inspeção e testes para
serem utilizados, a fim de que se verifique se os
materiais entregues satisfazem aos padrões de
qualidade desejados;
os materiais entregues estejam de acordo com as
especificações de qualidades aceitáveis para a empresa
do comprador.

99
A descrição das definições dos padrões de
qualidade podem ser:
por marca;
por especificação;
por desenho;
por influência do mercado;
por amostra;
por combinação de duas ou mais modalidades
acima.

100
2. CONTROLE ESTATÍSTICO DO PROCESSO – CEP
O controle estatístico do processo não é apenas
um conjunto de técnicas.
A idéia é de que uma abordagem proativa é
assumida para a prevenção de material ou
serviço defeituoso, em vez de uma abordagem
reativa e corretiva para procurar identificar o
trabalho defeituoso já realizado

101
3. ISO 9000
O crescimento do interesse por padrões de qualidade deu
origem à International Organization for Standardization
(ISO). A série de padrões ISO vem sendo publicada desde
1987. É de grande interesse aos responsáveis pela
identificação e seleção de fornecedores, pois fornece
evidência de que uma organização certificada está
empregando sistema de qualidade apropriado. Os padrões
não são aplicáveis aos produtos do fornecedor, sejam eles
bens ou serviços, mas à maneira com que ele organiza e
conduz os aspectos do negócio referentes à qualidade.

102
4. SISTEMA JUST IN TIME
Requer a busca e a eliminação de desperdício na
produção, associada ao planejamento e às
compras.
Define que, se as peças forem produzidas
apenas na quantidade exigida para o estágio
seguinte do processo, no momento certo de
utilização, os estoques para as operações em
andamento são quase eliminados

103
5. ENTREGA EM TEMPO
É um objetivo-padrão da função compras.
Se os bens e materiais chegarem atrasados ou o
trabalho não for concluído no tempo correto, as
vendas podem ser perdidas, a produção
prejudicada e as cláusulas contratuais de danos
invocadas por clientes insatisfeitos.
Além disso, pode retardar o fluxo de caixa e reduzir
a eficiência e a rentabilidade.

104
6. PREÇO – CUSTO
Por preço entende-se o valor que o
fornecedor exige ao vender seu produto
Por custo entende-se o quanto ele gasta para
fabricar esse mesmo produto.

105
 Questões:

Como o fornecedor estabelece seu preço?

Qual é a relação do mercado?
Qual a relação do mercado com produtos dos
concorrentes?
Qual o grau de confiabilidade nas estimativas
do fornecedor?
Qual deve ser a mensagem em que atua o
fornecedor?

106
Custo: a soma de esforços que são aplicados
para produzir alguma coisa.
Conhecendo-se o custo de fabricação pode-se
determinar o lucro real de um produto,
incluindo-se nesse cálculo o valor dos
estoques, os semi-acabados, e produtos em
processo.

107
O sistema de custos pode ser:
 Custo por ordem de produção: Mais utilizado
para empresas de produção sob encomenda; a
empresa atende aos pedidos de clientes, quer
por unidade quer por lotes, em função de uma
venda efetiva.
 Custo por processo de fabricação: É usado na
produção contínua; são as empresas que
normalmente produzem para estoque.

108
 Custo-padrão ou standard: É o custo
predeterminado cientificamente, consideradas as
condições normais e aceitáveis de operação da
empresa.
Podem ter dois significados:
– como modelo ou meta a ser atingida, em determinada
condição ou período;
– como medida fixa ou guia, usado para comparações.
Neste caso é um excelente meio de controle
inatingível pela política de preço, seja inflacionaria,
seja deflacionária.

109
A composição de custo é característica especial
de cada tipo de empresa. Em geral existem três
grupos principais:
– Custo de fabricação,
– Custo de pesquisa e desenvolvimento e
– Custo das vendas

110
Análise, controle e reajuste de preços
Pode-se considerar que determinado produto tem
preço justo e correto quanto o comprador estabelece
uma adequada relação entre qualidade, quantidade,
atendimento e utilidade.
O conjunto de condições que definem o preço
podem ser:
– qualidade;
– quantidade
– atendimento;

111
– utilidade;
– entrega;
– capacidade competitiva;
– integridade do fornecedor;
– termos de aceitação do pedido;
– política da empresa.

112
 CONDIÇÕES DE COMPRA

1. PRAZOS
 É competência da Seção de Compras conseguir
a definição dos prazos necessários para que os
materiais estejam na empresa.
 Nos casos em que se verificar o não
cumprimento dos prazos, o usuário deverá ser
informado imediatamente para que sejam
tomadas medidas corretivas.

113
• O Departamento de Vendas fornece uma
previsão de vendas que pode ser traduzida em
programa de produção; logo, também em
uma programação de compras.
• O Departamento de Produção apresenta suas
necessidades em quantidades e prazos
previstos de utilização do material.

114
• O Departamento de Engenharia exibe em
tempo hábil todas as modificações, seja de
inclusão, a serem introduzidas nos produtos.
• O Departamento de Financeiro, aliado a uma
previsão de demanda da produção, requer
alterações de prazos, em função de um fluxo
de caixa.

115
 Nomenclatura empregada para prazos de pagamento
e transporte
Siglas Significado Descrição

Prazo de pagamento começa a contar a

D.D. Dias da data
partir da ocorrência do evento combinado.

Prazo de pagamento começa a contar no

Dias fora o
DFM 1° dia do mês seguinte ao da ocorrência do
mês
evento combinado.
Prazo de pagamento começa a contar no
Dias fora a
DFQ 1° dia da quinzena seguinte à data da
quinzena
ocorrência do evento combinado.
Prazo de pagamento começa a contar no
Dias fora a
DFS 1° dia da semana seguinte à data da
semana
ocorrência do evento combinado.
116
 Principais momentos de pagamento
Momento de
Descrição
pagamento
Pagamento acontece antes da entrega do material ou
Antecipado
serviço.
Pagamento acontece quando da entrega do pedido de
No pedido
compra.
Contra- Pagamento acontece quando da apresentação da
apresentação fatura/mercadoria.
Pagamento acontece logo em seguida à entrega da
À vista
mercadoria.
Prazo de pagamento explicitado em número de dias a
A prazo
partir de evento combinado. Ex.: 30 d.d.

117
 2. FRETE
Siglas de Significado
Descrição
frete original
Preço oferecido para produto entregue colocado a
bordo na transportadora. A partir daí, as despesas
correrão por conta do cliente.
FOB Free on Board No original inglês, destina-se ao transporte marítimo,
fluvial ou de cabotagem. No Brasil, é utilizado
principalmente para transporte rodoviário, cuja sigla
correta seria FOT.
Preço oferecido para produto entregue já colocado
FOR Free on Rail em transporte ferroviário. A partir daí, as despesas
correrão por conta do cliente.

118
Siglas de Significado
Descrição
frete original
Preço oferecido para produto entregue colocado a
FOT Free on Truck bordo do transportador rodoviário. A partir daí, as
despesas correrão por conta do cliente.
Free Preço para mercadoria colocado ao lado do veículo
FAS Alongside transportador. Carregamento e outras despesas por
Ship conta do cliente.
Mercadoria com preço considerando o carregamento
Cost and
C&F Freight
e o transporte até determinada localidade. A partir
daí, as despesas correrão por conta do cliente.
Cost, Mercadoria com preço incluindo carregamento,
CIF Insurance and seguro e frete até determinada localidade. Demais
Freight despesas por conta do cliente.

119
3. EMBALAGENS
 O tipo de embalagem pode elevar o preço
do produto
 A embalagem de transporte traz o produto
comprado do fornecedor até a empresa

120
Há duas categorias
As embalagens retornáveis: cestos metálicos,
caixas e engradados de madeira reforçados,
contentores de metal ou de plásticos; têm
longa vida de uso;.
As embalagens não-retornáveis: madeira,
papelão ondulado, plástico ondulado, secos
multifolhados de papel, tambores de fibra
etc.

121
4. Pontos a considerar na comparação das
propostas dos fornecedores
 Descrição do material;
 Quantidade solicitada;
 Identificação do fornecedor;
 Preço proposto;

122
 Impostos;
 Condições de pagamento;
 Prazo de entrega;
 Validade da proposta;
 Cláusula de reajuste de preços;
 Custos adicionais (frete, embalagem, etc.)

123
 ETAPAS DA NEGOCIAÇÃO

 PREPARAÇÃO – Traçar os objetivos que

devem ser alcançados
 ABERTURA – Reduzir a tensão, consolidar o
objetivo, destacar um objetivo mútuo e
criar um clima de aceitação

124
 EXPLORAÇÃO – Perguntas objetivas para verificar se
a necessidade é verdadeira - obtendo a
concordância do outro teremos alcançado 50% da
ação final
 APRESENTAÇÃO – Relacionar os objetivos e
expectativas com as necessidades do outro
 CLARIFICAÇÃO – Ouvir atentamente as objeções
aceitar a lógica existente e mostrar ao outro que a
entendemos
 AÇÃO FINAL – É a procura por um acordo ou decisão

125
 CARACTERÍSTICAS DO NEGOCIADOR

O negociador não deve, jamais:

 ser impessoal;
 selecionar comportamentos “dentro do figurino”
porque são corretos;
 enfatizar relações profissionais (empresa x
cliente, patrão x empregado);
 tratar o outro como cliente, empregado ou
colega ou como pessoa que necessita de ajuda;

126
 preocupar-se em mudar, curar ou melhorar o indivíduo
deficiente;
 concentrar-se em abstrações, generalidades ou
princípios;
 concentrar-se nas limitações da outra pessoa;
 preocupar-se com punições ou prêmios;
 empregar terminologia de medo, risco, precaução e
conservação;
 concentrar-se em palavras, semântica e modo de falar.

127
 Um bom negociador deve:

Ver a negociação como um processo contínuo em

que nenhum item é imutável;
Ter a mente aberta;
Estar alerta para suas necessidades pessoais e do
seu negócio, da mesma forma que não se
descuida das necessidades de seu oponente;
Ser flexível e capaz de rapidamente definir metas
e interesses mútuos.

128
Não tentar mudar o ponto de vista do
oponente;
Desenvolver alternativas criativas que vão ao
encontro das necessidades de seu oponente;
Ser cooperativo, porque possibilita um clima
propício para a solução de problemas;

129
Ser competitivo, porque isso pode contribuir
para estimular as duas partes a serem mais
eficientes na procura de benefícios mútuos
desejados.
A manipulação de pessoas é incompatível
com a cooperação e a competição;
Atingir os próprios objetivos e fazer
contribuições significativas para alcançar as
metas da organização.

130
É necessário também usar os quatro
elementos fundamentais da confiança:
Credibilidade;
Coerência;
Aceitação;
Sinceridade.

131
Cuidados e estratégias básicas para o êxito de
uma negociação:
Comece sempre a negociação fornecendo e
solicitando informações e fatos; deixe para
depois os tópicos que envolvam opiniões,
julgamentos e valores.
Procure vestir a pele do outro negociador; isto
o ajudará a compreender melhor a
argumentação e as idéias dele.

132
Nunca esqueça que um bom negócio só é bom
quando o é para ambas as partes; logo, também
as idéias só serão aceitas se forem boas para
ambos.
Procure sempre fazer perguntas que demandam
respostas além do simples sim ou não.
A dimensão confiança é importantíssima no
processo de negociação; procure ter atitudes
geradoras de confiança em relação ao outro
negociador.

133
Evite fazer colocações definitivas ou radicais.
Nunca encurrale ou pressione o outro
negociador. Sempre deixe uma saída honrosa –
não obstrua todas.
Toda pessoa tem seu estilo de negociação e
determinado tipo de necessidade e motivação –
lembre-se dessas diferenças ao negociar.

134
Saiba ouvir e procure não atropelar
verbalmente o outro negociador.
Procure sempre olhar os aspectos positivos do
outro negociador; observe suas forças, evite
concentrar-se em suas características negativas
de comportamento, em suas fraquezas, porque
ele pode perceber.

135
 CLASSIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

Fornecimento monopolista - produtos

exclusivos dentro do mercado. Nesses casos, o
comprador tem de manter o interesse da
aquisição

136
Fornecedores habituais - os tradicionais que
sempre são consultados numa coleta de
preços. Geralmente são os fornecedores que
prestam melhor atendimento, pois sabem que
existe concorrência e que seu volume de
vendas está ligado à qualidade de seus
produtos e ao tratamento dado ao cliente.

137
Fornecedores especiais - ocasionalmente
poderão prestar serviços, mão-de-obra ou
fabricação de produtos, que requerem
equipamentos especiais ou processos
específicos

138
Essa classificação varia de acordo com o grau de
necessidade e importância dos produtos a serem
comprados, que pode ser diretamente ligado às
características do fornecedor, ou seja:
Se é um fabricante, revendedor ou representante;
Se o produto a ser adquirido é especial ou de linha
normal;
Se todo o processo de fabricação é realizado
internamente, não dependendo de terceiros;

139
Se existem lotes mínimos de fabricação ou
independentes das quantidades vendidas;
Grau de assistência técnica ao cliente
comprador;
Análise de capacidade de produção e
qualidade dos produtos fornecidos
anteriormente;
Análise da procedência da matéria-prima e
qualidade.

140
Com exceção de fornecedores do tipo monopolista o
ideal é haver três fornecedores para cada tipo de
material. Isso proporciona:
Maior segurança no ciclo de reposição de material;
Maior liberdade de negociação e conseqüentemente
um potencial de redução de preço de compra;
Maiores oportunidades de os fornecedores se
familiarizarem com os componentes, peças, serviços
ou produtos da empresa compradora.

141
 Situações em que não há vantagem de
trabalhar com mais de um fornecedor:

 Dos fornecedores monopolistas;

 Das situações de produtos patenteados;
 De produtos de fabricação exclusiva;
 De haver tolerância de qualidade do produto
bastante restrita, o que diminui a amplitude de
fontes de fornecimento;

142
 Das quantidades de compra muito pequenas,
antieconômicas e operacionalmente inviáveis;
 Da necessidade de programar entregas,
ocorrendo um desgaste muito grande para
acompanhamento e cobrança quando há vários
fornecedores.
 Uma alternativa é a alternância de
fornecedores, reciclando-os a cada determinado
período.

143
 Cadastros

O setor de Compras deve possuir dois tipos

de cadastro, um por fornecedor e outro por
tipo de material.
A necessidade desses dois cadastros é devida
a situações em que o comprador desconhece
o fornecedor de determinado produto; nesses
casos, ele deve consultar o cadastro de
material.

144
Cadastro de fornecedor

145
Cadastro de material

146
 Seleção de fornecedores

Selecionar fornecedores é reunir um grupo, do

maior tamanho possível, que preencha todos
os requisitos básicos e suficientes, dentro das
normas e padrões preestabelecidos como
adequados.

147
O fornecedor deve possuir condições de fornecer os
materiais/serviços necessários cumprindo as
determinações:
das quantidades,
dos padrões de qualidade requeridos,
do tempo determinado,
com menores preços e/ou competitivos,
das melhores condições de pagamento e
da confiabilidade como fontes de abastecimento
contínua e ininterrupta.

148
Em empresas de grande porte, a aprovação de um
novo fornecedor pode não ser responsabilidade da
área de compras, e sim do setor engenharia de
desenvolvimento ou engenharia de produto.
O comprador, nesses casos, funciona como
interface entre o provável fornecedor e a empresa,
ou seja, coleta dados e informações cadastrais,
visita as instalações, recebe amostra do produto a
ser fornecido.

149
Parâmetros de avaliação e aprovação:
1. Quanto ao preço;
2. Quanto à qualidade;
3. Quanto às condições de pagamento;
4. Quanto às condições de embalagem e
transporte.

150
Análise das entregas para avaliar se há:
Cumprimento dos prazos de entrega
estabelecidos;
Manutenção dos padrões de qualidade
estabelecidos;
Política de preços determinada;
Assistência técnica.

151
 Pode-se classificar um fornecedor quando:

 É honesto e justo em seus relacionamentos

com os clientes,
 Tem estrutura e know-how suficiente,
 Tem condições de satisfazer as especificações
do comprador, nas quantidades desejadas e
nos prazos necessários,

152
 Tem sólida posição financeira, preços
competitivos,
 Tem constante necessidade de
desenvolvimento de seus produtos e
 Conclui que seus interesses são alcançados
quando atende melhor a seus clientes.

153
154
155
156
157
158
159
 A ÉTICA NO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Pontos a considerar:
 O Departamento de Compras normalmente
lida com grandes somas de dinheiro
 A relação entre compradores e vendedores
chega a ser bastante próxima, em função do
contato constante

160
 O comprador profissional não está adquirindo
materiais ou serviços para si, mas para a
organização que lhe paga salários
 O comprador deve manter uma postura
profissional em relação aos fornecedores,
evitando que aspectos pessoais e subjetivos
interfiram nas suas decisões.

161
 Os profissionais de compras devem:

 Respeitar os horários agendados para as

reuniões.
 Prestar o melhor atendimento possível aos
clientes internos.
 Manter postura profissional durante almoços
e confraternizações de negócios. Nessa
ocasião, o comprador é a empresa.

162
 Avaliação de desempenho
Fatores possíveis de serem avaliados:
a) O Departamento de Compras como um todo
custo por pedido;
tempo de atendimento de requisições;
número de fornecedores exclusivos;
número médio de propostas por aquisição;
compras em caráter de emergência.

163
b) Os fornecedores
assistência prestada pelos fornecedores;
controle de entregas e pontualidade;
qualidade dos materiais recebidos;
rotatividade de pessoal de empresas
terceirizadas;

164
c) O desempenho econômico-financeiro do
departamento
desempenho econômico-financeiro
propriamente dito;
valor das aquisições;
valor das aquisições/número de itens
adquiridos;
valor das aquisições/receita da empresa;
ciclo financeiro.

165
d) A eficiência de compras em relação à política
de estocagem e administração de materiais
giro dos estoques;
recebimento de materiais excedentes;
valor do estoque;
materiais obsoletos;
requisições internas com estoque zero;
evolução do consumo.

166
e) Os compradores
avaliação técnica;
avaliação pessoal.

f) Compilação de dados
apresentação em conjunto de todos os
dados de avaliação de desempenho de
compras, para realização da análise global.

167
 BENCHMARKING

Técnica de gestão empresarial que consiste

em melhorar o desempenho de uma
empresa, ou de determinadas atividades
dela, observando os métodos de outra
empresa, que não precisa ser do mesmo
ramo de atividade, reconhecidamente mais
bem preparada no tema.

168
LIÇÕES SOBRE A
ARCA DE NOÉ

169
Não perca o barco da oportunidade.
Lembre-se de que estamos todos no mesmo barco.
Planeje para o futuro. Não estava chovendo quando
Noé construiu a Arca.
Conserve a saúde. Quando estiver com 60 anos,
alguém poderá pedir-lhe para fazer algo realmente
grande.
Velocidade nem sempre é uma vantagem. Os
caramujos estavam a bordo, assim como os
leopardos.

170
Não dê ouvidos aos críticos; prossiga com o trabalho
que precisa ser feito.
Construa o seu futuro, no topo, em terreno alto.
Por segurança, viaje em pares.
Quando estressado, relaxe por um tempo.
Lembre-se: a Arca foi construída por amadores; o
Titanic, por profissionais.

171
Não importa o tempo ruim, quando você está
com Deus, existe um arco-íris à espera.

172