Execução da Acção de Auditoria

Processo de Auditoria

Preparação

Antes do trabalho, propriamente dito, começa é importante planear cuidadosamente,

mesmo se houver pressa. Pode-se poupar muito esforço e trabalho com um adequado
planeamento e actividade preparatória…

2200 – Planeamento do Trabalho de Auditoria

Os auditores internos devem desenvolver e documentar um planeamento para cada

trabalho de auditoria, incluindo os objetivos, o âmbito, o prazo e a alocação de recursos do
trabalho.

2210 – Objetivos do Trabalho de Auditoria

Os objetivos devem ser estabelecidos para cada trabalho de auditoria.

2210.A1 – Os auditores internos devem conduzir uma avaliação preliminar dos riscos
relevantes para a atividade sob revisão. Os objetivos do trabalho de auditoria devem refletir
os resultados desta avaliação.
2210.A2 – Os auditores internos devem considerar a probabilidade de erros significativos,
fraudes, não conformidades e outras exposições ao desenvolver os objetivos do trabalho.

2210.A3 – São necessários critérios adequados para avaliar a governação, a gestão de riscos
e os controles. Os auditores internos devem verificar a extensão na qual a administração
e/ou o conselho estabeleceu critérios adequados para determinar se os objetivos e metas
têm sido alcançados. Se forem adequados, os auditores internos devem utilizar tais critérios
em sua avaliação. Se inadequados, os auditores internos devem trabalhar com a
administração e/ou o conselho para desenvolver critérios apropriados de avaliação.

2220 – Âmbito do Trabalho de Auditoria

O âmbito estabelecido deve ser suficiente para alcançar os objetivos do trabalho de
auditoria.
2220.A1 – O âmbito do trabalho de auditoria deve incluir considerações sobre sistemas,
registros, pessoal e propriedades físicas relevantes, incluindo aqueles sob o controle de
terceiros.
2230 – Alocação de Recursos para o Trabalho de Auditoria
Os auditores internos devem determinar os recursos apropriados e suficientes para cumprir
os objetivos do trabalho de auditoria, baseado em uma avaliação da natureza e da
complexidade de cada trabalho, das restrições de tempo e dos recursos disponíveis

A determinar nas atividades preparatórias:

 Objetivos e limitações do trabalho
 Âmbito do trabalho
 O “approach” a utilizar
 Capacidade do pessoal
 Natureza dos trabalhos anteriores
 Recursos disponíveis
 Período da realização
 Estabelecer uma estimativa de tempo por nível Hierárquico
 Designar o pessoal tendo em conta:
 Período
 Necessidades/complexidade
 Competências
Plano De Auditoria

Um por cada trabalho de auditoria abrange:

 Objetivos
 Âmbito
 Métodos
 Tempos previstos
 Locais a auditar
 Datas de realização
  Problemas que a equipa deva conhecer resultantes da experiência acumulada

Trabalho de campo

O auditor já conhece:
 A organização
 Plano
… pode iniciar o trabalho de campo (field work), Não deve ter demasiada pressa em começar
a “fazer coisas”
Antes:
 Familiarizar-se
 Avaliar a situação
 Identificar novos “approaches”
 Considerar novas técnicas
Approches utilizados:
 Organização – pessoas e responsabilidades
 Manuais e Diretivas – Rever e estudar (incluindo correspondência)
 Relatórios e atas
 Observação pessoal – “visita” e familiarização (operações, pessoas e espaço)
 Discussões – com o pessoal chave (problemas e alterações)

A partir dos dados obtidos o auditor:

 Prepara (revê) o Plano e a sua extensão
 Resume, por escrito, o trabalho de “pesquisa”

2240 – Programa de Trabalho da Auditoria

Os auditores internos devem desenvolver e documentar programas de trabalho que
atendam aos objetivos do trabalho.
2240.A1 – Os programas de trabalho devem incluir os procedimentos para identificar,
analisar, avaliar e documentar as informações durante o trabalho da auditoria. O programa
de trabalho deve ser aprovado antes de ser implantado e quaisquer ajustes devem ser
prontamente aprovados.
2240.C1 – Os programas de trabalho para trabalhos de consultoria podem variar na forma e
no conteúdo dependendo da natureza do trabalho.

Métodos de recolha de dados –Procedimentos de Auditoria

 Entrevistas
 Revisão Documental
 Observação da execução das tarefas – Walk Trought

Entrevista (ou indagação)

visa obter o conhecimento do circuito/ processo contabilístico/ controlo implementado e se

estes são sempre executados. As perguntas certas às pessoas certas .

Preparar a entrevista
Forma de colocar a questão – perguntas abertas

Demonstrar que é procedimento e não desconfiança

Revisão documental (inspeção de registos ou documentos)

Revisão documental da informação relativa ao circuito/processo/controlo em análise

Na fase inicial - Manuais e Normas (se não existirem constituí um ponto fraco). Permite
identificar pontos a aprofundar e pessoas a contactar.
Fase seguinte - outros documentos operacionais - complementa a entrevista e a observação
corroborando (ou não) as suas conclusões.

A observação

A observação da execução das tarefas (como são desenvolvidas na prática). Permite verificar
como os processos (contabilístico ou o controlo) são executados.

A observação deve ser efectuada quando ocorre o evento em análise ou solicitando a sua
realização. A observação, por si só, não proporciona evidência suficiente de efetividade/
operacionalidade (apenas é admitida como evidência em testes específicos como no caso
das contagens físicas)
– Se o auditor está, não é como é, mas como devia ser…

O walkthrough

O walkthrough (“caminhar ao longo de”) consiste em observar uma operação (um circuito)
em todas as suas fase
A Inspeção de ativos

A Inspeção de ativos consiste na análise física de determinados bens do activo, permitindo

aferir da sua existência, operacionalidade e obsolescência.

Confirmação externa

A confirmação externa (circularização) é o processo de obter e avaliar prova de auditoria

através de uma comunicação direta de uma terceira parte em resposta a um pedido de
informação.

Recálculo

Cálculo (reexecução, recálculo) consistem na execução pelo auditor de procedimentos ou

controlos originalmente realizados como parte do CI da entidade e na verificação da
exactidão dos cálculos aritméticos de documentos ou registos efectuados pela empresa
assim como da adequação das bases em que os mesmos foram feitos.
A reexecução é importante, embora, não proporcione segurança “absoluta” sobre a
operacionalidade do processo/circuito/controlo, dado que a ausência de erros não prova, de
forma inequívoca, a sua execução.

Procedimentos analíticos

Procedimentos analíticos consiste na análise de rácios e de tendências significativas e

ainvestigação de flutuações inconsistentes com outras informações relevantes. Referem-se a
todo o tipo de comparações, quer em termos absolutos quer relativos, realizadas com base
na informação contabilística, financeira e de gestão.

Testes de Auditoria

Conformidade ou de Cumprimento

Destinam-se a confirmar se os procedimentos contabilísticos e as medidas de controlo

interno existem.
Se são adequadas para prevenir e/ou detetar e corrigir distorções materialmente relevantes.
Se se encontram em funcionamento ao longo do exercício.

Verificar se os procedimentos foram aplicados

 Corretamente
 Pela pessoa que deve ser
 Ao longo do tempo
Técnicas
 Verificação documental
 Perguntas / entrevistas
 Observação sobre a aplicação dos procedimentos
Tem por objetivo testar atributos – tirar uma conclusão do tipo sim ou não – permite
determinar uma taxa de ocorrência.

Substantivos ou de Comprovação

São procedimentos de auditoria concebidos para se detetarem distorções materiais a nível

das Demostrações Financeiras (asserções).
Destinam-se a confirmar o adequado processamento contabilístico – totalidade, exatidão e
validade dos dados – expressão financeira e suporte documental de saldos e operações
especificas
Incluem:
 Testes de detalhes (de classes, de transações, de saldos de contas e de divulgações
 Procedimentos analíticos substantivos
 Análise detalhada de transações e de saldos
 Análise Global (rápido / útil / Eficaz)
 Revisão Analítica
Piores controlos implicam mais testes!

Tem por objetivo avaliar valores monetários, que variam de documento para documento
(amostragem para variáveis).
 Suporte Documental

Papéis de trabalho

Inclui mapas, análises e notas preparadas pelo auditor no decurso de um trabalho de

auditoria
 Se contiver documentos … são fotocópias
 São suporte de conclusões e recomendações
 São a ponte entre o trabalho feito e o relatório
 Não são um fim em si mesmos… mas a realização das tarefas de auditoria
 Devem ser standardizados

Indicam:
 Cabeçalho - área, sub área, data e tipo
 Roda pé – Rubrica, data, revisão, indexação

Os Papeis de trabalho são a EVIDÊNCIA e a PROVA e mostram:

 que se faz
 Como se faz
 Com que finalidade
 Conclusões – Inquestionáveis
 Críticas sem provas - NÃO

Funções - Objetivos
 Ajudar no planeamento e na execução da auditoria
 Registar a prova de auditoria resultante dos trabalhos executados
 Utilização durante o trabalho
 Descrição de situações especiais
 Fonte de referência
 Suportar as conclusões e a opinião do auditor
 Provar que foram atingidos os objetivos globais do auditor
 Ajudar na coordenação e supervisão e na análise do trabalho de auditoria
 RELATÓRIO

O relatório é um documento através do qual muitas pessoas (internas e externas) conhecem,

avaliam e usam o trabalho do auditor e julgam o valor acrescentado.

Objetivos dos Relatórios

 Apresentam factos
 Apresentam conclusões
 Clarificam o ponto de vista dos auditados
 Devem permitir fazer o “follow-up”

Tipos de Relatórios:

 Orais / escritos
 Durante (de progresso) / no fim
 Normais / especiais
 Resumidos / detalhados
 Por trabalho / trimestrais / anuais
 Versão preliminar (draft ) / versão final
Etapas de Elaboração do Relatório:

 Planeamento
 Elaboração
 Revisão

Destinatários dos Relatórios

Na unidade auditada:

 A gestão da unidade auditada

 Executivos responsáveis pela unidade auditada
 Donos dos processo e executores

Na gestão de topo da organização:

 Executivos de topo da organização

 Executivos responsáveis pela função de AI, incluindo o chief audit executive (CAE)
 O Conselho de Administração (em algumas organizações)

No ambiente externo

 Leitores externos incluem os auditores externos da organização e entidades de

supervisão

Estrutura do relatório
Estrutura

 Introdução
 Sumário Executivo
 Observações, Questões de Auditoria (Findings) e Recomendações
 Comentários do auditado
 Anexos

RECOMENDAÇÕES

Indicam:

 Ponto que carece de melhoria

- Risco / Consequência

- Recomendação

 Bem como:

- Ponto de vista do auditado

- Implementação

– Pessoa/Direção e Prazo

Recomendações

 Recomendações que resolvam e previnam os problemas (ou alcancem e mantenham

os resultados)
 Recomendações focadas nas causas
 Recomendações mensuráveis
 Recomendações práticas e exequíveis
 Planos de ação que estabeleçam as responsabilidades
 Apresentar benefícios das recomendações ou dos planos de acção
 Recomendação centrada em poucas ações

Follow-up

2500 – Monitoramento do Progresso

O chefe de auditoria deve estabelecer e manter um sistema para monitorizar a disposição
dos resultados comunicados à administração.
2500.A1 – O chefe de auditoria deve estabelecer um processo de acompanhamento para
monitorizar e assegurar que as ações da administração tenham sido efetivamente
implementadas ou que a administração tenha aceite o risco de não tomar nenhuma ação.

A monitorização, geralmente, refere-se às observações desenvolvidas nos trabalhos de

avaliação e consultoria que foram comunicados à gestão para acção correctiva.

Os processos de monitorização podem ser sofisticados ou simples, dependendo de vários

factores, incluindo o tamanho e a complexidade da organização de auditoria e a
disponibilidade do software de rastreamento de exceções.

 Os níveis de automação e detalhe.

 Os tipos de observações monitorizadas (todas ou apenas observações de maior
risco).
 Como e com que frequência a classificação das ações corretivas pendentes é revisto.
 A frequência, estilo e nível de relatório realizado.

Seja sofisticado ou simples, é importante que o processo capture as observações relevantes,

a ação corretiva acordada e o status atual.

Para observações pendentes, as informações rastreadas e capturadas geralmente incluem:

 As observações comunicadas à administração e sua classificação de risco relativo.

 A natureza das ações corretivas acordadas.
 O tempo / prazos / antiguidade das ações corretivas e mudanças nas datas
planeadas.
 O proprietário processo responsável por cada ação corretiva.
 O status atual das ações corretivas e se a auditoria interna confirmou o status.
 AUDITORIA ÀS ÁREAS OPERACIONAIS

I. Logística

Compra
 Determinar necessidade
 Autorizar o arranque do processo
 Consulta ao mercado
 Seleção e aprovação da compra
 Adjudicação e notificação (receção, financeira e contabilidade)
 Acompanhamento

Recepção
 Notificação da encomenda
 Recebimento
 Contagem
 Inspeção
 Reclamação
 Entrega
 Notificação (compras, financeira e contabilidade)

Armazenagem
 Determinar o que guardar e em que quantidades
 Receção e conferência
 Armazenagem
 Recolha, conferência e saída
 Notificação (contabilidade)

Determinar necessidades
 que comprar (caraterizar o produto, data e local)
 Diferentes formas de identificar
 Projectos especiais
 Desdobramento do plano de produção
  Stocks de segurança / mínimo
 Mas compras também:
 Acompanha tendência
 Conhece os fornecedores/vendedores
 Pode dar um grande contributo
Autorizar o arranque de processo
 Validar a necessidade
 Existirá internamente?
 Há disponibilidade/cabimento?
 Atrasar processo?
 Melhor produzirmos?
 Identificar pedidos excessivos ou invulgares

Consulta ao mercado
 Pesquisa de novos e velhos fornecedores
 Deslocações ao “campo” (ex: feiras”)
 Identificar factores e seu “peso”:
 Preço / capacidade / qualidade / experiência / pessoas
 Relações na comunidade, pequenas empresas, diversificação, reciprocidade
 orientação política