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INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR SANTO ANTONIO – INESA

CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO

AILSON JOÃO CORDEIRO

PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS NO


DEPARTAMENTO DE COMPRAS DA EMPRESA
AGC ELETROELETRÔNICA LTDA

JOINVILLE
2008
AILSON JOÃO CORDEIRO

PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS NO DEPARTAMENTO


DE COMPRAS DA EMPRESA AGC ELETROELETRÔNICA LTDA

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de


Administração do Instituto de Ensino Superior Santo Antônio – INESA
– como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em
Administração.
Orientador: Profº: Sandro Decker, Esp.

JOINVILLE
2008
TERMO DE ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE

Declaro que o teor deste trabalho é fruto de pesquisa bibliográfica nos autores e
obras citados, responsabilizando-me totalmente pelo conteúdo e opiniões aqui
expressos, isentando o Instituto de Ensino Superior Santo Antonio – INESA – o
orientador e os membros da banca examinadora, de qualquer responsabilidade a
respeito das citações e autenticidade do presente Trabalho de Conclusão e Curso.

Joinville, ______ de ______________ de 2008.

AILSON JOÃO CORDEIRO


TERMO DE USO DE NOME DA ORGANIZAÇÃO

A AGC ELETROLETRÔNICA LTDA, CNPJ 81.353.229/0001-01, autoriza o


acadêmico Ailson João Cordeiro, regularmente matriculado no Instituto de Ensino
Superior Santo Antonio – INESA – a realizar estudo e utilizar o nome da organização
com fins de publicação em Trabalho de Conclusão de Curso e afins, sendo que
poderá ser arquivado na biblioteca e/ou publicado na internet.

Joinville, ______ de ______________ de 2008.

AILSON JOÃO CORDEIRO


TERMO DE APROVAÇÃO

O aluno Ailson João Cordeiro, regulamente matriculado no oitavo semestre do curso


de Administração, apresentou e defendeu o Trabalho de Conclusão de Curso,
obtendo da Banca Examinadora a Média Final _______ (_______________), tendo
sido considerado _______________________.

Joinville, ____ de ___________ de _______.

___________________________________
Nome do Coordenador, Titulo
Coordenador do Curso

Banca Examinadora:

___________________________________
Examinador 1, Titulação

___________________________________
Examinador 2, Titulação

___________________________________
Examinador 3, Titulação
DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho aos meus amigos e minha família,


que nunca me deixaram sozinho.
AGRADECIMENTO

Agradeço a Deus e a todos que acreditaram em mim.


Não sei como o mundo me vê; mas eu me sinto somente
como um garoto brincando na praia, contente em achar
aqui e ali uma pedrinha mais lisa ou uma concha mais
bonita do que o comum, tendo sempre diante de mim,
ainda por descobrir, o grande oceano da verdade.
Isaac Newton
RESUMO

Atualmente num mundo globalizado em que a distância deixou de ser barreira, as


empresas precisam estar tecnologicamente atualizadas com seus produtos e
serviços. Manter o cliente e conquistar novos mercados tornou-se a meta principal
das organizações. A importância em ter um departamento de compras com
profissionais treinados, controles e processos dinâmicos permite à empresa
maximizar ainda mais o seu lucro. O Trabalho de Conclusão de Curso – TCC –
apresenta como foco, a importância dos processos do departamento de compras na
empresa AGC Eletroeletrônica Ltda. A empresa em estudo desenvolve e fornece
soluções de alta tecnologia em eletrônica para clientes nos mais variados
segmentos de mercado e, desde a sua fundação em 1989, a AGC nunca
desenvolveu um estudo sobre a necessidade de compras, administração de
suprimentos ou outras áreas ligadas à atividade de compras. O estudo e análise dos
processos desta atividade, efetuados através de observação e devidamente
elaborados por etapas são de extrema importância, uma vez que o setor de compras
não desenvolve apenas a atividade de aquisição de materiais, como também atua
como um setor estratégico dentro da empresa. Nesse sentido, a ineficiência dentro
deste setor pode atingir diretamente a competitividade da empresa e resultar em
desperdício de tempo, dinheiro e trabalho. Em vista disso, apresenta-se como
questão de pesquisa se os atuais processos de compras da empresa estão
adequados às necessidades estratégicas da empresa, sendo que a proposta de
melhorias, com procedimentos devidamente organizados, desenvolvida após a
análise da pesquisa e a localização dos principais problemas da empresa em
relação à aquisição de suprimentos, sugere ações corretivas e demonstra quais
seriam os ganhos potenciais com a implantação de cada uma das propostas
realizadas. A metodologia aplicada é qualitativa, na base da observação e o objetivo
geral foi amplamente alcançado no momento em que foram detectados os
problemas existentes, assim como nas atividades interligadas à este setor,
demonstrando que os atuais processos da empresa não estão adequados às
necessidades estratégicas organizacionais.

Palavras-chave: Compras; otimização de processos; melhoria de processos.


SUMÁRIO

RESUMO.....................................................................................................................8
LISTA DE FIGURAS .................................................................................................11
LISTA DE QUADROS...............................................................................................12
LISTA DE SIGLAS....................................................................................................13
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................14
1.1 APRESENTAÇÃO...............................................................................................14
1.2 PROBLEMA DE PESQUISA ...............................................................................15
1.3 OBJETIVO GERAL .............................................................................................16
1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...............................................................................16
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .............................................................................17
2.1 A ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS................................................................17
2.2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ....................................................................18
2.3 A LOGÍSTICA E A ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ......................................20
2.3.1 Definição de logística....................................................................................22
2.3.2 Evolução histórica da logística .....................................................................23
2.3.2.1 Antes de 1950 ...............................................................................................24
2.3.2.2 1950 e 1970: período de desenvolvimento....................................................25
2.3.2.3 De 1970 até os anos 90 ................................................................................26
2.3.3 Abrangência da logística ...............................................................................28
2.3.3.1 Logística de produção ...................................................................................29
2.3.3.2 Logística de distribuição ................................................................................29
2.3.3.3 Logística reversa ...........................................................................................30
2.3.3.4 Logística de suprimentos...............................................................................31
2.3.4 Gerenciamento da cadeia de suprimentos ..................................................31
2.4 A GESTÃO DE SUPRIMENTOS.........................................................................33
2.4.1 O setor de compras........................................................................................33
2.4.1.1 Objetivos e função de compras .....................................................................34
2.4.1.2 Atividades de compras (ciclo de compras) ...................................................38
2.4.1.3 Seleção de fornecedores...............................................................................43
2.4.1.4 Compras emergenciais..................................................................................45
2.4.2 Controles informatizados da gestão de suprimentos .................................46
2.5 CURVA ABC .......................................................................................................48
2.6 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ...................................................................49
2.6.1 Descrição da empresa ...................................................................................49
2.6.2 Missão .............................................................................................................50
2.6.3 Visão................................................................................................................50
2.6.4 Valores ............................................................................................................51
2.6.5 Principais produtos........................................................................................51
2.6.6 Organograma ..................................................................................................52
10

3 APRESENTAÇÃO DA PESQUISA........................................................................53
3.1 TIPO DE PESQUISA...........................................................................................53
3.2 ÁREA DE ABRANGÊNCIA..................................................................................54
3.3 INSTRUMENTO DA COLETA DE DADOS .........................................................54
3.4 TRATAMENTO DOS DADOS .............................................................................54
4 ANÁLISE DA PESQUISA ......................................................................................55
4.1 DESCRIÇÃO DETALHADA DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE
MERCADORIAS........................................................................................................56
4.2 CURVA ABC DA AGC ELETROELETRÔNICA...................................................61
4.3 ANÁLISE E DISCUSSÃO DO PROBLEMA.........................................................63
4.3.1 Propostas de melhorias para o processo de aquisição de mercadorias .65
5 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS....................................................69
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...................................................................................75
REFERÊNCIAS.........................................................................................................77
ANEXOS ...................................................................................................................79
LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Recursos à disposição das empresas........................................................18


Figura 2. Principais elementos conceituais da logística. ...........................................22
Figura 3. Escopo da Logística Industrial. ..................................................................23
Figura 4. Primeira fase da logística. ..........................................................................25
Figura 5. Processo de compras.................................................................................38
Figura 6. Foto da empresa. .......................................................................................50
Figura 7. Foto da empresa. .......................................................................................50
Figura 8. Placa de circuito impressa para bebedouro latina SPL-110F60 27003......51
LISTA DE QUADROS

Quadro 1. Procedimentos e esclarecimentos sobre as tarefas da Administração de


Materiais. ..................................................................................................19
Quadro 2. Objetivos do departamento de compras...................................................35
Quadro 3. Outros objetivos do departamento de compras........................................35
Quadro 4. Esquema de compras na maneira tradicional. .........................................36
Quadro 5. Sistema de Informação moderno referente à suprimentos.......................37
Quadro 6. Vias do pedido de compra........................................................................40
Quadro 7. Vias da nota de recebimento. ...................................................................41
Quadro 8. Descrição etapas do Processo de Compras da AGC...............................58
Quadro 9. Processo de compras da AGC Eletroeletrônica com tempo estimado. ....60
Quadro 10. Relação das ações seguidas para sustento efetivo do estoque de
matéria-prima. ........................................................................................67
LISTA DE SIGLAS

CR - Contínuous Replenishment
CPFR - Collaborative Planing, Forecasting and Replenishment
ECR - Efficient Consumer Response
EDI - Electronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrônico de Dados)
ESI - Early Supplier Involvement
JIT - Just-in-time
QR - Quick response
SCM - Supply Chain Management (Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento)
VMI - Vendor managed inventory
1 INTRODUÇÃO

1.1 APRESENTAÇÃO

O presente Trabalho de Conclusão de Curso tem como objeto de estudo o


processo de compras da empresa AGC Eletroeletrônica Ltda. Através de um
diagnóstico da atual situação da empresa, busca-se desenvolver uma proposta de
melhoria para otimizar as tarefas executadas, afim, de vislumbrar melhores
resultados do setor estudado e na empresa como um todo.
A AGC Eletroeletrônica Ltda. foi fundada no ano de 1989 e no início de suas
atividades produzia chaves de partida para empresas e comércios do segmento
elétrico. A empresa está localizada na Rua Manoel Francisco Costa, 1083, Vieira -
Jaraguá do Sul – SC.
Há quase 20 anos no mercado eletrônico, a empresa em estudo desenvolve
e fornece soluções de alta tecnologia em eletrônica para clientes nos mais variados
segmentos de mercado.
O foco do estudo, dentro da empresa, é o departamento de compras,
composto por 5 funcionários. A empresa apresenta um faturamento médio de
R$1, 2 milhões ao mês, com um volume médio de compras de R$ 520 mil ao mês. A
participação das compras sobre o faturamento é de cerca de 50%. A AGC
Eletroeletrônica possui uma média de 3.000 itens ativos cadastrados e um prazo
médio de fornecimento dos principais itens de 7 dias.
O trabalho se justifica por ser o setor de compras um setor de importância
estratégica considerável nas empresas contemporâneas. Por isto, este
departamento deve ser especializado, atuando na gestão da cadeia de suprimentos
de forma a otimizar o sistema, gerar lucro para a empresa, e, mais importante,
satisfazer o cliente.
Com o aumento da concorrência, qualquer redução de custos e aumento na
qualidade significa maior espaço no mercado em que a organização atua, além de
consumidores e clientes mais satisfeitos.
O departamento de compras, e o comprador, frente às mudanças
15

organizacionais ocorridas nas últimas décadas, ganharam grande importância na


gestão das organizações como um todo e passaram a integrar o processo da
tomada de decisão.
Este tema foi escolhido também pelo cunho pessoal, uma vez que o
pesquisador acredita que o setor de compras e o negociador de compras são
grandes responsáveis pela saúde econômico-financeira da empresa e pela eficaz
distribuição logística dentro da organização.
O trabalho tem base bibliográfica, com análise qualitativa, pesquisa esta
complementada por um diagnóstico do setor de compras da empresa AGC
Eletroeletrônica, o qual busca detectar os problemas existentes e desenvolver uma
proposta de melhorias.

1.2 PROBLEMA DE PESQUISA

O setor de compras não é mais aquele que desenvolve apenas a atividade


de aquisição de materiais, mas sim atua hoje como um setor estratégico dentro das
organizações. A ineficiência dentro deste setor pode atingir diretamente a
competitividade da empresa e resultar em desperdício de tempo, dinheiro e trabalho.
Na empresa AGC Eletroeletrônica, no decorrer dos seus 19 anos de
existência, não tem demonstrado uma visão sistêmica dos diversos setores da
empresa, incluindo o setor de compras. Este fato resulta em descompasso entre os
diversos departamentos e atividades organizacionais.
Desde a sua fundação, a AGC nunca desenvolveu um estudo sobre a
necessidade de compras, a administração de suprimentos ou outras áreas ligadas à
atividade de compras. Com isto, a otimização dos processos e a redução dos custos
com aquisição nunca se tornaram questões prioritárias para a AGC.
Diante deste quadro, as oportunidades de melhorias, de forma planejada,
praticamente inexistiram até este momento. Este fato exige, diariamente, ações
imediatas, que resultam em grandes níveis de preocupação, não só da equipe de
compras como de todas as áreas envolvidas no gerenciamento da cadeia de
suprimentos.
Dentro deste contexto, o presente trabalho apresenta como problema de
pesquisa se os atuais processos de compras da empresa AGC Eletroeletrônica Ltda.
estão adequados às necessidades estratégicas da empresa.
16

1.3 OBJETIVO GERAL

Identificar se o processo atual de compras da AGC Eletroeletrônica Ltda.,


está adequado às necessidades estratégicas da empresa.

1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Realizar pesquisa sobre o fluxo de compra da empresa AGC Eletroeletrônica;

- Pesquisar a estrutura funcional do departamento de compras;

- Identificar e avaliar os processos atuais de aquisição;


2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Este capítulo visa fundamentar teoricamente o trabalho, buscando organizar


conhecimentos sobre a importância, procedimentos e técnicas do departamento de
compras. Na seqüência estão descritos conceitos referentes à aquisição de
suprimentos e outros assuntos correlacionados ao tema.

2.1 A ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS

Administrar recursos escassos tem sido fator intrínseco à Administração em


todos os tempos.
Conforme Martins & Alt (2006, p.04),
Administrar recursos escassos tem sido a preocupação dos gerentes,
engenheiros, administradores e praticamente todas as pessoas direta ou
indiretamente ligadas às atividades produtivas.

Sobre a importância da gestão de recursos afirma Viana (1999), que os


recursos representam o meio pelo qual a empresa realiza suas operações e podem
ser destacados como:
Recursos materiais: englobam os aspectos materiais e físicos que a
empresa utiliza para produzir;
Recursos financeiros: constituem todos os aspectos relacionados com o
dinheiro utilizado para produzir;
Recursos humanos: toda a forma de atividade humana na empresa;
Recursos mercadológicos: constituem toda a atividade voltada para o
atendimento do mercado de clientes e consumidores da empresa.
Recursos administrativos: constituem todo o esquema administrativo e
gerencial da empresa (VIANA, 1999, p.39).

Portanto, estes podem ser considerados os principais recursos, sendo que


uma utilização harmoniosa e coerente destes leva ao sucesso e ganho de
competitividade da organização no mercado em que atua.
Ao reduzir os desperdícios devido a uma boa gestão de recursos, a empresa
consegue reduzir custos, aumentar a produtividade e, conseqüentemente, aumentar
seu lucro. Estes fatores em conjunto levam ao crescimento da organização e a maior
geração de empregos e renda para a nação. Por isso, costuma-se atribuir à gestão
de recursos grande importância, por tudo que ela representa na cadeia produtiva e
18

na empresa como um todo.


Conforme Martins & Alt (2006), a Administração de Recursos pode
desdobrar-se em: materiais, patrimoniais, capital, humanos e tecnológicos, como
mostra a figura 1 a seguir.

Figura 1. Recursos à disposição das empresas.


Fonte: Martins & Alt (2006, p.04).

Mesmo que Viana (1999) se refira aos recursos mercadológicos e


administrativos que não são citados por Martins & Alt (2006), o importante é que os
recursos da empresa sejam canalizados para atividades bem planejadas,
executadas e controladas, para que não haja desperdícios de tempo e dinheiro por
parte da organização. A má utilização dos recursos da empresa gera perda de
competitividade, redução da agilidade da empresa em responder as demandas do
mercado e uma conseqüente redução das atividades.
Um dos desdobramentos da administração de recursos é a administração de
materiais, conforme verificado na figura 1. A administração de materiais é o assunto
abordado a seguir.

2.2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

A Administração de Materiais envolve toda a trajetória do recurso material


utilizado, desde a sua aquisição até sua chegada no consumidor final. É um item da
administração de recursos. Esse aspecto da Administração, segundo Martins & Alt
(2006), envolve uma série de etapas, que vão desde a seleção do fornecedor, a
aquisição do bem necessário para a produção, o recebimento e acondicionamento
desse material, o transporte dentro do processo produtivo, o armazenamento desse
material depois de acabado, e, por fim, a distribuição ao cliente ao consumidor final.
A Administração de Materiais vem “buscando os melhores resultados em
19

termos de lucratividade e produtividade” (VIANA, 1999, p.40). Ao profissional de


gestão de materiais cabe organizar, controlar e gerenciar esses recursos materiais,
de forma a beneficiar todo o sistema produtivo e a empresa de uma forma geral.
Para Viana (1999, p.40), “dessa maneira, o administrador prevê, planeja,
organiza, comanda e controla o funcionamento da máquina administrativa privada ou
pública, visando aumentar a produtividade, rentabilidade e controle dos resultados”.
Cabe ao administrador de materiais, seja no setor público ou nas empresas
privadas, primeiramente prever as necessidades da empresa em relação aos
recursos materiais, depois cabe a ele planejar, organizar e comandar essa função,
de forma a maximizar esta atividade. Por fim, cabe ao administrador de materiais
controlar todo o processo, buscando corrigir eventuais falhas e desenvolver ações
corretivas, na busca pela otimização dos resultados.
Assim, administrar materiais é de extrema importância na gestão
organizacional, pois através da organização e do controle dos materiais, consegue-
se o aumento da produtividade, rentabilidade e controle, além de melhores
resultados.
O quadro 1 a seguir demonstra os principais aspectos da administração de
materiais.

PROCEDIMENTO ESCLARECIMENTO
O que deve ser comprado Implica a especificação de compra, que traduz as
necessidades da empresa.
Como deve ser comprado Revela o procedimento mais recomendável.
Quando deve ser comprado Identifica a melhor época.
Onde deve ser comprado Implica o conhecimento dos melhores segmentos
de mercado.
De quem deve ser comprado Implica o conhecimento dos fornecedores da
empresa.
Por que preço deve ser Evidencia o conhecimento da evolução dos
comprado preços no mercado.
Em que quantidade deve ser Estabelece a quantidade ideal, por meio da qual
comprado haja economia na compra.
Quadro 1. Procedimentos e esclarecimentos sobre as tarefas da Administração de Materiais.
Fonte: Viana (1999, p.40).

A administração de materiais, quando executada de maneira inadequada,


poderá trazer prejuízos significativos para a organização, pois a produção poderá
20

ser prejudicada, deixando o cliente insatisfeito. Por outro lado, quando prevista,
planejada, organizada e controlada de maneira adequada, resulta em redução de
custos e otimização dos processos ligados à esta função.

2.3 A LOGÍSTICA E A ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

A logística empresarial está ligada, de forma definitiva, à administração de


recursos materiais.
Conforme Pozo (2004, p.13),
A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e
armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição
da matéria-prima até o ponto de consumo final.

O ambiente atual de competitividade acirrada, decorrente da queda de


barreiras alfandegárias e globalização da economia, juntamente com a um maior
grau de exigência dos clientes, faz crescer em empresas industriais e de serviços a
busca por melhores desempenhos, através da melhoria de seus sistemas produtivos
e gerenciais.
Esse é o grande desafio das empresas desse início de século: ganhar
competitividade e conquistar e manter clientes. Para isso, as organizações
contemporâneas dispõem de novas técnicas e ferramentas de administração, como
a logística. A logística é uma ferramenta de administração não muito recente, mas
que na atualidade vem ganhando maior importância no contexto globalizado (POZO,
2004).
Segundo Ballou (1993, p.17),
A logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor
nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e
consumidores, através de planejamento, organização e controle para as
atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de
produtos.

A logística aparece no cenário moderno (onde as empresas negociam tanto


em território nacional como no mercado externo), como uma ferramenta para
atender com qualidade os clientes e consumidores espalhados em diversas áreas
geográficas.
Conforme Viana (1999, p.45),
A logística é uma operação integrada para cuidar de suprimentos e
distribuição de produtos de forma racionalizada, o que significa planejar,
coordenar e executar todo o processo, visando à redução de custos e ao
aumento da competitividade da empresa.
21

A logística não cuida de partes isoladas de suprimentos ou distribuição de


produtos, mas sim cuida de todo o processo de forma integrada, visando sempre a
redução de custos e a manutenção ou aumento da competitividade da empresa no
mercado em que atua, tendo como função colocar o produto certo, no local correto,
no momento adequado e ao menor preço possível, desde as fontes de matéria-
prima até o consumidor final.
O principal objetivo da logística é a eficiência dos serviços. Um esquema
logístico correto e apropriado traz consigo maior capacidade de competir para as
empresas que o adotam e que, portanto, passam a executar suas tarefas
distributivas com consistência e confiabilidade, em tempos menores e custos
compatíveis, o que vale dizer com mais eficiência ou com um grau de eficiência
superior aos concorrentes (BALLOU, 1993).
Quando utilizada de forma correta, a logística representa uma vantagem
competitiva para as empresas. Reforça Pozo (2004, p.13),
A abordagem logística tem como função estudar a maneira como a
administração pode otimizar os recursos de suprimentos, estoques e
distribuição dos produtos e serviços com que a organização se apresenta
ao mercado por meio de planejamento, organização e controle efetivo de
suas atividades correlatas, flexibilizando os fluxos dos produtos.

Entre as funções mais importantes da logística está a gestão de materiais ou


suprimentos. Assim, logística e Administração de Materiais estão intrinsecamente
ligados no processo produtivo e administrativo das organizações contemporâneas.
Para a logística, o fator principal é a otimização dos recursos e suprimentos da
empresa, assim como os estoques e a distribuição dos produtos e serviços, até
chegar ao cliente final. Os principais elementos conceituais da logística estão
descritos na figura 2 a seguir.
22

Processo de planejar, operar,


controlar

Fluxo e armazenagem
Matéria – prima
Do ponto de Produtos em processo Ao ponto de
origem Produtos acabados destino
Informações Dinheiro

De forma econômica, Satisfazendo as


eficiente e efetiva necessidades dos clientes

Figura 2. Principais elementos conceituais da logística.


Fonte: Novaes (2004, p.36).

O início da logística é o estudo e o desenvolvimento de um projeto ou de um


processo a ser implementado. Após esse planejamento, aprovado pelos gestores,
inicia-se a fase de implementação e operação.
Diversas são as empresas que consideram terminado o processo nessa
fase. Porém, como em todos os outros processos administrativos, o sistema logístico
também necessita ser constantemente monitorado e controlado (no setor logístico
esse acompanhamento deve ser ainda mais eficiente que em outras áreas, devido
ao seu dinamismo e complexidade) (NOVAES, 2004).
Novaes (2004, p.35) indica que a logística é um processo que agrega valor
de “lugar, tempo, qualidade e informação à cadeia produtiva. Permite eliminar do
processo tudo que não tenha valor ao cliente. Envolve também pessoas, materiais,
equipamentos e tecnologia”. A logística maximiza todo o fluxo de produtos e
serviços, pois, através da previsão, planejamento e controle da administração de
materiais (agindo no tempo certo, no lugar certo e com a quantidade de informações
adequadas), agrega valor à cadeia produtiva.

2.3.1 Definição de logística

A logística pode ser definida como a integração da administração de


materiais com a distribuição física, ou seja, as duas grandes etapas do processo
logístico são o suprimento físico (administração de materiais) e a distribuição física
23

(BALLOU, 1993), podendo essas etapas serem divididas nas seguintes atividades:

Fornecedores Fábricas Clientes

Suprimento físico Distribuição física

Transporte Transporte
Manutenção de estoques Manutenção de estoques
Processamento de pedidos Processamento de Pedidos
Obtenção Programação da Produção
Embalagem protetora Embalagem protetora
Armazenagem Armazenagem
Manuseio de materiais manuseio de materiais
Manutenção de informações Manutenção de informações

Figura 3. Escopo da Logística Industrial.


Fonte: Ballou (1993, p.35).

A figura 3 demonstra que a logística é entendida como a integração tanto da


administração de materiais como da distribuição física. Esta ligação leva a uma
relação muito estreita entre produção e logística. Hoje, o dinamismo do mercado e o
aumento do grau de exigência dos clientes têm provocado uma diminuição dos
ciclos de vida dos produtos, exigindo respostas mais eficazes da gestão de
materiais, da produção e da distribuição física, ou seja, da logística como um todo
(VIANA, 1999).

2.3.2 Evolução histórica da logística

O desenvolvimento da logística empresarial está diretamente relacionado


com o desenvolvimento bélico e da escala das guerras, principalmente as duas
guerras mundiais, e com mais ênfase na segunda. A partir do final da II Guerra
Mundial as atividades logísticas passaram a serem utilizadas nas organizações
empresariais (BALLOU, 1993).
Ballou (1993, p.28) afirma que o “desenvolvimento histórico da logística
empresarial divide-se em três importantes eras: antes de 1950, 1950-1970 e após
1970”.
24

2.3.2.1 Antes de 1950

Até este período da historia mundial, a logística era praticamente inexistente.


Segundo Ballou (1993, p.28), “não existia nenhuma filosofia dominante para guiá-lo”.
As organizações copiavam o modelo de hierarquia criado pelos militares, gerando a
divisão em departamentos.
Para Novaes (2004), a história da logística está ligada originalmente às
operações militares. Eram os generais que praticavam a logística durante a Segunda
Guerra, mesmo que essa estratégia ainda não tivesse essa nomenclatura. Os
soldados recebiam ordens quanto ao deslocamento, na hora certa, de munição,
alimentos e socorro médico no campo de batalha. A atividade era silenciosa e não
tinha nenhum prestígio no momento da vitória.
Ballou (1993, p.29) destaca que a atividade logística de militar na Segunda
Guerra Mundial “foi o início para muitos dos conceitos logísticos utilizados
atualmente. Infelizmente, o exemplo militar somente influenciou as atividades
logísticas das firmas comerciais alguns anos depois”.
Até 1950 à Logística estava adormecida, pois as atividades-chave estavam
divididas e isto gerava conflitos de interesses entre os departamentos internos das
organizações. Neste período era comum o transporte estar subordinado a produção,
os estoques subordinados ao marketing, finanças ou produção, e o processamento
de pedidos subordinado a finanças ou vendas (BALLOU, 1993).
Azevedo (2002, p.82) indica que
Este modelo era tolerável devido o ambiente empresarial nesta época ser
dominado pelo rápido crescimento e dominante posição da indústria
advinda de uma demanda reprimida por anos de depressão e pelo pós-
guerra.

Os altos volumes de estoques eram comuns nesta época, o que impedia o


desenvolvimento da cadeia de distribuição de recursos materiais.
Nesta fase, segundo Novaes (2004) o estoque era o elemento-chave de
balanceamento da cadeia de suprimento, pois servia de pulmão entre os diversos
participantes da cadeia que se preocupavam com a produtividade individual. A figura
4 demonstra este fato.
25

Manufatura centro de Varejista


Distribuição

Estoque Estoque Estoque

Subsistemas otimizados separadamente,


com estoques servindo de pulmão

Figura 4. Primeira fase da logística.


Fonte: Novaes (2004, p.41)

Observa-se na figura 4, as empresas procuravam utilizar o conceito de lote


econômico de produção e lote econômico de transporte. No caso do transporte a
prática era provocar uma guerra de preços, não havia o conceito de parceria
(NOVAES, 2004).

2.3.2.2 1950 e 1970: período de desenvolvimento

A década de 50 representou um período de decolagem da teoria e prática da


logística. O ambiente pós-guerra era perfeito para novas teorias de administração e
para as novidades, inclusive a logística. A distribuição dos bens após a produção já
começava a ser vista como importante área do processo de produção e distribuição
de bens (BALLOU, 1993).
Durante este período ocorreu um fenômeno de muita relevância e que
alterou o modo de vida da população, a migração das áreas rurais para as urbanas e
dos centros das cidades para os subúrbios. Para atender a população os varejistas
tiveram que criar pontos de vendas adicionais. Servir com mais entregas e manter
estoques para todas as filiais incrementaram o custo de distribuição. Além disso, o
marketing através de suas estratégias estimulou os consumidores a demandar uma
maior variedade de produtos, o que resultou na necessidade dos varejistas de
optarem por fornecedores especializados (ou centro de distribuição estratégicas),
para acelerar o processo de entregas ao mercado consumidor (BALLOU, 1993).
Pressão por custos nas indústrias: No final da década de 1950, o
26

crescimento empresarial mundial foi significativo, porém logo em seguida viria um


processo de recessão. Isto causou uma redução nos lucros e as organizações
limitadas nas receitas voltaram seu foco ao aumento de produtividade e à redução
de custos. A área de manufatura ganhou destaque e procurou a otimização e o
planejamento conforme Ballou (1993 apud AZEVEDO, 2002).
Avanços na tecnologia de computadores: Segundo Azevedo (2002, p.83) as
atividades logísticas tornaram-se cada vez mais complexas devido “à proliferação de
produtos, maior quantidade de depósitos e mais serviços inclusos na seleção de
modais”. Esta complexidade estava além do que o cérebro humano pode processar,
era necessário utilizar uma nova tecnologia. O desenvolvimento dos computadores e
de softwares baseados em modelagem matemática, tais como: programação linear,
teoria de controle, teoria de estoques e teoria da simulação, permitiram uma
administração mais eficiente da logística.

2.3.2.3 De 1970 até os anos 90

A logística adentrou em um período chamado de semi-maturidade Bowersox


(1966 apud BALLOU, 1993). Isto representa dizer que a logística passou a ser vista
com maior atenção nas organizações, devido à uma mudança no cenário econômico
mundial.
A crise do petróleo desencadeada em 1973 provocou uma redução do
mercado e criou um processo de inflação no mundo. Este processo gerou um
aumento significativo nos fretes e no custo de manutenção dos estoques. Houve um
aumento da competição global em produtos manufaturados e falta de matérias-
primas (BALLOU, 1993).
O aumento da concorrência nos mercados globais de bens manufaturados
crescia de maneira surpreendente, fazendo com que houvesse escassez de matéria-
prima de boa qualidade. Conforme descreve Ballou (1993, p.34):
Eventos fundamentais para a mudança foram o embargo petrolífero e a
súbita elevação do preço do petróleo realizado pelos países da OPEP em
1973. À medida que os preços do petróleo quadruplicaram nos sete anos
seguintes e o crescimento de mercado começou a diminuir, a inflação
começou a aumentar ao mesmo tempo que a produtividade crescia mais
devagar. A filosofia econômica dominante passou de estímulo da demanda
para melhor administração dos suprimentos. Controle de custo,
produtividade e controle de qualidade passaram a ser áreas de interesse, à
medida que as empresas tentavam enfrentar o fluxo de mercadorias
importadas.
27

Todas as áreas de gerenciamento são revistas, mas as funções de logística


são as mais afetadas. O aumento do preço do petróleo eleva diretamente os custos
de transporte e a inflação acelerada onera os estoques. A partir desse momento
mudou a filosofia econômica dominante até então. Ao invés do incentivo a demanda
utilizada até aquele momento, a preocupação da administração passou a ser com os
suprimentos e sua distribuição. Controle de custo, produtividade e controle de
qualidade passaram a ser áreas estratégicas atuando como diferencial competitivo
nas organizações (BALLOU, 1993).
Conforme Novaes (2004), nesta fase dos anos 70 até a década de 90, a
logística passa a ser caracterizada pela integração dinâmica e flexível entre todas as
etapas do processo de suprimentos, tanto no que se refere ao processo interno da
organização como em relação aos aspectos externos, ou seja, clientes e
fornecedores. A evolução das tecnologias possibilita essa integração, principalmente
a partir da década de 1980 com o uso do intercambio de dados através do EDI
(Intercâmbio Eletrônico de Dados).
Neste período ela é interpretada como uma abordagem gerencial que
considera de forma sistêmica e integrada todas as atividades que se relacionam
direta e indiretamente com os fluxos físicos, financeiros e de informações da
organização.
A integração das empresas ainda é duas a duas, mas o meio passou a ser o
eletrônico inicialmente com o EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) e depois com a
Internet. Isto flexibilizou o processo de programação das operações com ajustes
mais freqüentes e levou a redução de estoques (NOVAES, 2004).
Os conceitos e princípios trabalhados e desenvolvidos durante muitos anos
passaram a serem utilizados de forma eficiente, alcançando grandes resultados
positivos (BALLOU, 1993). Com o desenvolvimento de novas tecnologias, passou a
ser possível uma maior integração entre os setores da organização, aproximando os
fluxos físicos, financeiros e de informações.
Apesar de Ballou (1993) dividir a evolução da logística em três grandes
fases, Novaes (2004) apresenta uma quarta e nova fase, denominada de integração
estratégica.
Nessa nova fase, segundo Novaes (2004), passa a existir uma percepção
diferente das empresas em relação à logística. Esta deixa de ser uma atividade
operacional e física e passa a ser considerada uma atividade estratégica nas
28

organizações. A principal característica desta fase é o surgimento do conceito de


SCM – Supply Chain Management (Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento),
na qual todos os membros da cadeia se relacionam de forma estratégica e com o
mesmo foco, assunto abordado de forma detalhada na seqüência desse estudo.
Uma das novidades desta nova era é o Postponement (postergação),
visando adiar ao máximo o término do produto, permitindo que as características
finais sejam adicionadas ao produto base somente após a entrada dos pedidos. Isto
reduz a incerteza e permite a agregação da demanda com conseqüente redução nos
erros de previsão de vendas (NOVAES, 2004).
Outra novidade são as empresas virtuais ou empresas ágeis, principalmente
de eletrônicos que se localizam próximos aos aeroportos para montar os
equipamentos. Estas empresas recebem os pedidos de seus clientes, verificam seus
estoques que são mínimos e disparam automaticamente encomendas aos seus
fornecedores e estes via aérea as abastecem, isto torna o processo muito rápido e
os estoques são muito baixos (NOVAES, 2004).
A logística empresarial evolui muito com o passar do tempo e que as várias
atividades antes dispersas pelos mais diversos departamentos da empresa hoje
estão integradas. A necessidade de ser competitivo em um mundo globalizado faz
com que a alta administração foque a logística como uma oportunidade estratégica
de redução de custos e agregação de valor aos clientes, fatores que conduzem a
uma fidelização dos mesmos.

2.3.3 Abrangência da logística

As empresas passaram a se preocupar com a logística de forma integrada e


estratégica, além das operações fragmentadas de movimentação, distribuição e
armazenagem.
Ching (1999) relata que para uma organização obter os benefícios da
logística em seu planejamento estratégico, faz-se necessário que ela desenvolva
uma visão estrutural integrada da sua cadeia logística, composta por grandes
grupos:
29

2.3.3.1 Logística de produção

Envolve todas as áreas internas da organização na conversão de materiais


em produtos acabados. A estratégia é atender as necessidades dos clientes (datas
de entrega) mas de uma forma que não se eleve os estoque de produtos acabados
e que a produção mantenha a maior produtividade possível através da otimização
dos tempos de troca de processo e administração dos gargalos no fluxo produtivo,
responsáveis pelos estoques em processo e extensão do tempo de processamento
(CHING, 1999).

2.3.3.2 Logística de distribuição

Envolve as relações entre empresa, clientes e consumidores, sendo


responsável pela distribuição física do produto acabado até os pontos de venda ao
consumidor. Neste grupo o principal objetivo é a sincronização entre demanda,
fabricação, distribuição e transporte, para que se possam repor os produtos
acabados de acordo com as necessidades dos consumidores. Além disso, é
considerado como a única fonte de dados aos clientes, pois repassa informações
sobre os consumidores ao longo de toda cadeia logística da empresa (feedback)
(CHING, 1999).
Segundo Martins & Alt (2006, p.405),
O marketing moderno considera a distribuição uma das fases mais críticas
dos negócios. Dela depende parte importante da qualidade percebida pelo
cliente, isto é, o que ele sente ao comparar sua satisfação com suas
expectativas. A confiabilidade de entrega correta, sem danos causados pelo
transporte e erros no faturamento, e com o suporte de um serviço de
atendimento ao cliente que resolva seus problemas com presteza e
urbanidade, estes são eficazes instrumentos no chamado marketing de
relacionamento.

Em uma época em que conquistar o cliente, fidelizá-lo e mantê-lo satisfeito é


a grande vantagem competitiva de qualquer negócio, a distribuição eficiente se torna
essencial na gestão logística.
A distribuição é um processo físico e para os especialistas em logística
engloba elementos como: depósitos, veículos de movimentação e transporte,
equipamentos de armazenagem, coletores de dados, equipamentos de rádio
freqüência, entre outras.
30

Segundo Bertaglia (2003, p.30):


As atividades de distribuição “abrangem as funções de gestão e controle de
estoques, manuseio de materiais ou produtos acabados, transporte,
armazenagem, administração de pedidos, análises de locais e redes de
distribuição, entre outras”.

Assim, as atividades de distribuições se iniciam na aquisição de materiais e


seguem até a distribuição ao consumidor final. Se este processo de distribuição
estiver funcionando adequadamente ele será um elemento de agregação de valor
intangível, pois estará acrescentando os valores de tempo e lugar aos produtos ou
serviços, contribuindo no atendimento das expectativas dos clientes.

2.3.3.3 Logística reversa

Para Stock (2001 apud LEITE, 2003, p.17) o termo logística reversa,
Refere-se ao papel da logística no retorno dos produtos, redução na
fonte, reciclagem, substituição de materiais, reuso de materiais,
disposição de resíduos, reforma, reparação e remanufatura.

A logística reversa aparece como uma nova área bastante recente da


logística empresarial, concentrando-se principalmente na questão dos fluxos
reversos, isto é, naqueles que fluem no sentido inverso ao da cadeia direta. São os
produtos descartados como pós-consumo ou os produtos de pós-venda (LEITE,
2003).
A evolução do ambiente empresarial e da própria logística fez com que
surgissem novas áreas de atuação dentro desse campo, incluindo o gerenciamento
dos fluxos reversos. Se essa é uma exigência do mundo globalizado, a
administração foi obrigada a desenvolver ferramentas administrativas que suprissem
essas necessidades e as empresas se viram obrigadas a adequar-se a essas
mudanças.
A definição atual de logística engloba segundo Leite (2003, p.16):
Maior amplitude de fluxos do que no passado. Tradicionalmente, as
empresas incluíam a simples entrada de matérias-primas ou o fluxo de
saída de produtos acabados em sua definição de logística. Hoje, no entanto,
essa definição expandiu-se e inclui todas as formas de movimentos de
produtos e informações.

Ao invés dos fluxos diretos tradicionalmente conhecidos, a logística atual


abrange, entre outros, os fluxos de retorno de peças a serem reparadas,
embalagens e seus assessórios, produtos devolvidos e produtos usados a serem
31

reciclados. Somente a saída do material das fábricas já não representam a única


preocupação da logística, que inclui, na atualidade, o retorno dado aos materiais
descartados após o uso e as embalagens e acessórios destes materiais. Esta
recente visão da logística vai ao encontro da grande preocupação mundial com a
preservação do meio ambiente e com o consumo consciente.
Ainda segundo Leite (2003), a logística reversa vai ao encontro das grandes
preocupações mundiais com o meio ambiente e com o equilíbrio ecológico. O
grande número de descartes de produtos pode causar um desequilíbrio ecológico se
não for devidamente organizado e estruturado, explorando-se a sua reutilização.

2.3.3.4 Logística de suprimentos

Envolve as relações entre a organização e o mercado fornecedor. É


responsável pelas atividades de compras; processamento de pedidos;
desenvolvimento e avaliação de fornecedores; e pesquisa e desenvolvimento (P&D)
em conjunto com os fornecedores na elaboração de novos produtos, componentes,
embalagens e matérias-primas com a qualidade necessária para atender os clientes
(CHING, 1999).

2.3.4 Gerenciamento da cadeia de suprimentos

A evolução da logística integrada no início da década de 90 fez surgir um


novo conceito o supply chain, que em português significa Gerenciamento da Cadeia
de Suprimentos. A logística integrada obteve o fruto do seu desenvolvimento natural,
o surgimento do gerenciamento da cadeia de suprimentos.
De acordo com Fleury (2000, p.58),
O conceito de Supply Chain Management (SCM) surgiu como uma evolução
do conceito de logística integrada representa o esforço de integração dos
diversos participantes do canal de administração, por meio da administração
compartilhada de processos-chave de negócios que interligam as diversas
unidades organizacionais e membros do canal, desde o consumidor final até
o fornecedor inicial de matérias-primas.

Enquanto a logística integrada representa uma integração interna das


atividades, o Supply Chain Management representa sua integração externa, pois
estende a coordenação dos fluxos de materiais e de informações aos fornecedores e
ao cliente final.
32

Bertaglia (2003, p. 4) define a cadeia de abastecimento como:


Conjunto de processos requeridos para obter materiais, agregar-lhes valor
de acordo com a concepção dos clientes e consumidores e disponibilizar os
produtos para o lugar (onde) e para a data (quando) os clientes e
consumidores os desejarem.

A cadeia pode apresentar vários modelos de acordo com as características


do negócio, do produto, dos canais de distribuição para levar a mercadoria até o
consumidor final.
Para Moura et. al (2003, p.101),
Considerável atenção tem sido dada aos sistemas chamado SCM (Supply
Chain Management – Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos). Este
pretende coordenar todas as funções do gerenciamento do fluxo de
materiais e informações, abordando toda a atividade relacionada com
materiais desde o recebimento do pedido de vendas (ou precisão de
vendas) até a entrega ao cliente.

O sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos envolve toda a


atividade logística, desde o pedido de vendas até a satisfação da necessidade do
cliente. Os modelos de gerenciamento da cadeia de suprimentos se modifica de
acordo com o segmento de atuação da empresa, com o tipo de produto ou serviço
que fabrica e com os canais de distribuição, mas sempre buscam uma coordenação
eficiente do fluxo de materiais.
O mercado globalizado aumentou a concorrência, os clientes exigem mais
qualidade e menores preços, só é possível resolver uma equação que apresenta
variáveis totalmente contrárias se as empresas mudarem seus parâmetros e
trabalharem de forma integrada e cooperada.
Conforme explica Moura et. al (2003), controlar o fluxo de materiais (através
do gerenciamento da cadeia de abastecimento) tem dois objetivos primordiais:
atender melhor os clientes, através da qualidade dos serviços e ter maximização nos
lucros. Assim, quando o atendimento e a satisfação do cliente são atendidos
prontamente, a maximização dos lucros pode ser alcançada. Por isso, satisfazer o
cliente deve ser prioridade em todas as empresas.
A implantação da Cadeia de suprimentos, conforme Francischini & Gurgel
(2002, p.262), podem ser assim resumidos:

- Parceria – compartilhar todas as iniciativas com os parceiros da Cadeia.

- Riscos – compartilhar os riscos de fazer negócios.

- Resultados – Compartilhar os resultados da racionalização das atividades.


33

- Informação – Compartilhar as informações mediante meios adequados.

- Diferença – Evitar que algum elo da cadeia acumule perdas.

Assim, de acordo com os autores, o gerenciamento da cadeia de


suprimentos envolve parcerias (compartilhamento entre os envolvidos na cadeia),
riscos (compartilhamento dos riscos do negócio), resultados (compartilhamento dos
resultados obtidos com o processo), informação (compartilhamento de informação)
e diferença (trabalhar de forma integrada para que nenhum elo da cadeia acumule
prejuízos).

2.4 A GESTÃO DE SUPRIMENTOS

A Gestão de Suprimentos está ligada com a aquisição de recursos materiais.


Todos os materiais utilizados no produto final são adquiridos pela organização e,
quando administrados inadequadamente, podem aumentar os custos da produção e
causar desestruturação no processo produtivo.

2.4.1 O setor de compras

A área de compras, da mesma forma que todas os outros departamentos


das empresas, sofreram modificações, assim como o negociador, especialista na
área, também precisou mudar para se adaptar ao novo contexto. Segundo Dias &
Costa (2003, p.09) “uma das principais modificações havidas ultimamente nas
organizações, foi a passagem da área de compras, antes estritamente operacional,
para atividade de gestão, na linha de comando das decisões das empresas”. Nesse
momento, deixou de ser visto como área isolada da empresa, e passou a fazer parte
do planejamento estratégico das organizações e da tomada de decisão
organizacional.
Conforme Dias & Costa (2003, p.09) “até mesmo grandes guerras foram
vencidas ou perdidas devido à melhor ou à pior atuação de suprimentos em seus
momentos decisivos”. Apesar de a área de compras ser diferente em cada ramo de
atividade, cada uma tem sua relevância peculiar. “É evidente que a importância
relativa da área de compras de uma grande indústria metalúrgica é diferente daquela
reservada a uma instituição financeira, por exemplo” (DIAS & COSTA, 2003, p.09).
34

Independente do segmento em que a empresa atue, é de grande importância uma


área de compras bem organizada e estruturada.
A atuação de um comprador é sempre de grande relevância para os
resultados da empresa como um todo. Segundo Dias & Costa (2003, p.10), “é
importante observar que os ganhos obtidos por via do departamento de compras
acabam somando-se quase diretamente à conta lucros”. Por outro lado, se o
departamento de compras trabalhar mal, a conta fornecedores sofrerá um aumento,
trazendo péssimos resultados para a empresa.
O total dos recursos gastos em compras com insumos de produção dentro
de uma organização representa boa parte das receitas brutas. Conforme Martins &
Alt (2006, p.81), “esse total varia de 50 a 80% do total das receitas e, no setor
industrial, pode chegar a 57%. Mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor
produtividade na função de compras têm grandes resultados no lucro”.

2.4.1.1 Objetivos e função de compras

A gestão de compras é hoje conhecida como gestão da aquisição e assume


um papel estratégico nos negócios do mundo globalizado. Através de um eficiente
departamento de compras a empresa pode maximizar seus lucros e otimizar o
processo de produção.
Segundo Martins & Alt (2006), a função assume grande importância em
virtude do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando
cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade
burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não de lucro.
Quanto aos objetivos, o quadro 2 demonstra quais são os objetivos de
compras:

Objetivos do setor de compras


Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender a suas
necessidades;
Assegurar a continuidade de suprimentos para manter relacionamentos efetivos com
fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para
atender as necessidades emergentes ou planejadas;
Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo
gasto;
Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários e ao menor
custo;
35

Manter relacionamentos cooperativos sólidos com outros departamentos, fornecendo


informações e aconselhamentos necessários para assegurar a operação eficaz de toda a
organização.
Desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para assegurar o
alcance dos objetivos previstos.
Quadro 2. Objetivos do departamento de compras.
Fonte: adaptado de Baily et.al (2008, p.31).

O quadro 2 demonstra que os principais objetivos da função de compras são


suprir a organização com materiais e serviços capazes de atender as necessidades
da empresa; criar redes de relacionamentos efetivos, a fim de evitar a interrupção de
suprimentos em qualquer tempo; realizar compras com sabedoria, maximizando os
recursos financeiros da organização e desenvolver funcionários capazes e
motivados à realizar suas funções.
Além destes, segundo os mesmos autores, existem ainda alguns objetivos
do setor de compras ainda mais específicos, conforme demonstra o quadro 3:

Outros objetivos do setor de compras


Selecionar os melhores fornecedores do mercado;
Ajudar a gerar o desenvolvimento eficaz de novos produtos;
Proteger a estrutura de custos da empresa
Manter o equilíbrio correto de qualidade/valor
Monitorar as tendências do mercado de suprimentos
Negociar eficazmente para trabalhar com fornecedores que buscarão benefício mútuo por
meio de desempenho economicamente superior
Quadro 3. Outros objetivos do departamento de compras.
Fonte: adaptado de Baily et.al (2008, p.31).

Conforme Martins & Alt (2006) muitas empresas passaram a usar a


denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou ainda gerenciamento de
suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional compras,
voltado para as transações em si, e não para o global da organização.
O sistema tradicional de compras (baseado em preço, prazo e qualidade)
está em extinção e, em seu lugar, surge a gestão de suprimentos ou compras, que
envolve, além do relacionamento puramente comercial com os fornecedores,
também a pesquisa e o desenvolvimento dos mesmos, sua qualificação e o suporte
técnico durante o relacionamento entre as partes (com sistemas de informação
aperfeiçoados e eficientes). (POZO, 2004)
Os quadros a seguir mostram as diferenças entre o esquema tradicional em
36

compras e o esquema moderno. Através deste, pode-se visualizar as mudanças


ocorridas no departamento de compras, principalmente no que se refere ao sistema
de informação utilizado em cada época e que agem diretamente sobre o processo
de trabalho desta atividade em particular.

ESQUEMA TRADICIONAL EM SUPRIMENTOS

- A burocracia resultante seguia um procedimento que datava do início do século,


integrando apenas o uso mais recente de recursos de computação.

- Os imputs internos chegavam via PCP, que os geravam por meio do MRP (Materiais
requeriment planning) tradicional, iniciava-se uma série de cotações, geralmente via
telefone, em função de um cadastro de fornecedores.

- Escolhia-se um deles em função do critério preço-prazo-qualidade.

- Emitia-se um pedido de compras que alimentava o MRP com as datas e quantidades


previstas para entrega;

- O Controle de Qualidade (CQ) era alertado para preparar o roteiro de inspeção de


recebimento, contas a pagar;

- Por sua vez, preparava sua previsão de necessidade de fundos, a Tesouraria incluía esta
previsão no fluxo de caixa;

- O material ao chegar, se aprovado, era colocado no almoxarifado, caso reprovado emitia-


se uma nota fiscal de devolução.

- Então, o processo reiniciava-se com o mesmo ou com outro fornecedor.

Quadro 4. Esquema de compras na maneira tradicional.


Fonte: Adaptado de Martins & Alt (2006, p.83).

Outra característica do esquema de suprimentos tradicional era manter altos


níveis de estoque. Estes, apesar de representarem poucos problemas com a
produção, acarretavam um custo imenso para sua manutenção. Por outro lado,
trabalhar com estoques baixos podiam (e ainda podem) acarretar graves problemas
de produção quando houvesse falha em algum detalhe. Por isso, a logística do setor
de compras é vital para o bom andamento e a maximização dos resultados.
Portanto, pode-se afirmar que a logística de suprimentos da atualidade é
responsável pela adequação desses estoques.
Hoje, com os sistemas just-in-time (JIT)1 (peça certa, no lugar certo, no

1
O JIT é considerado uma filosofia, o que inclui aspectos de administração de material, gestão de
qualidade, arranjo físico, projeto de produto, organização do trabalho e gestão de recursos humanos.
37

momento certo), de muitas empresas, levou a diversas modificações, entre elas a


criação da nova função de suprimentos (MARTINS & ALT, 2006).

ESQUEMA MODERNO EM SUPRIMENTOS

- Matriz – O escritório central acessa todos os sistemas de dados da matriz utilizando

Serviços de telecomunicações, como os oferecidos pela Embratel.

- Ligações e Distância – Servidores RISC mantém a empresa ligada on-line às filiais,


fábricas, transportadoras, vendedores e fornecedores, via Renpac e Transpac.

- Fábricas - As várias utilidades ligam-se à matriz para ter acesso a correio eletrônico e
compartilhar de dados gerenciais e financeiros, como resultados, pedidos e faturamento.

- Clientes – Acessam as bases de dado da empresa para consultar informações sobre


estoques, notas, pedidos, crédito e faturamento.

- Vendedores – Munidos de notebooks equipados com modem, os vendedores conectam-


se à empresa para tirar pedidos on-line, acessar o correio eletrônico e obter informações
sobre estoque, faturamento, situação de crédito e carteiras de clientes.

- Fornecedores – Estão todos ligados à empresa. Utilizando o padrão EDI (eletronic data
interchange), tecnologia para transmissão de dados eletronicamente, têm acesso a várias
informações, como os pedidos de compras.

- Transportadoras – A fim de agilizar a comunicação, a empresa está conectada via


modem às transportadoras, controlando todo o romaneio de cargas e notas fiscais.

- Unidade de vendas e representantes – Acessam todo o sistema da matriz via Renpac.

Quadro 5. Sistema de Informação moderno referente à suprimentos.


Fonte: adaptado de Exame Informática (1996 apud MARTINS & ALT, 2006, p.85).

O departamento de compras assume ainda outros papéis. Segundo Martins


& Alt (2006, p.84), “um deles está relacionado com a negociação de preços com os
fornecedores. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a
competitividade da empresa”.
A diferença entre o esquema de suprimentos tradicional e o esquema
moderno está na disponibilidade, nos tempos atuais, de tecnologias que aproximam
a matriz das filiais, e as fábricas das transportadoras, dos vendedores e
fornecedores via ligação on line, através dos sistemas Rempac e Transpac2.

Tem como objetivo principal, o aprimoramento contínuo do processo produtivo. A busca desses
objetivos é alcançada com a redução dos estoques.
2
Redes de comunicação de dados que utilizam a técnica de pacotes para realizar a comunicação.
Esta técnica permite o controle do congestionamento de dados que circulam na rede. No Brasil
existem várias redes de pacotes, tais como: Renpac, Transpac.
38

2.4.1.2 Atividades de compras (ciclo de compras)

O processo de compras inicia com o cadastro de fornecedores, passando


então ao pedido de cotação de preços e chegando ao pedido ou ordem de compras
(que é encaminhado ao setor de compras pela área que necessita de determinado
material. Várias são as vias do pedido de compras, sendo que este documento é
utilizado por vários setores. Uma via deste pedido é encaminhada ao fornecedor,
para que ele providencie a mercadoria requisitada; outra via fica no setor de
compras, para arquivamento por ordem de emissão; uma terceira via é encaminhada
ao almoxarifado, pois é este setor quem irá receber os fornecimentos; uma quarta
via é endereçada ao setor de contas apagar, para inclusão do valor da compra no
fluxo de caixa da empresa; por fim, uma última via é encaminhada ao controle
qualitativo, para inspeção de qualidade do material recebido. (FRANCISCHINI &
GURGEL, 2002)
O recebimento e a armazenagem da mercadoria são as atividades de
compras que ocorrem na chegada do material à empresa. Dentro deste processo,
existe ainda o controle de estoques, que serve para detectar materiais em falta ou
com baixo volume de estoque. Por fim, a última fase do processo de compras é
composta pela requisição de compras (a qual reinicia todo o processo de compras).
O ciclo de compras, segundo Francischini & Gurgel (2002, p.21), pode ser
resumido assim:

Fornecedores
Pedido de cotação
Cotação
Requisição de compras
Compra
Cotação
Controle de
estoques Centro de Cotação
Armazenagem cadastramento
Cotação
Fornecedor
Recebimento
NF
Pedido de compras

Decisão
Material

Figura 5. Processo de compras.


Fonte: Francischini e Gurgel (2002, p.21)
39

A figura 5 demonstra todo o ciclo de compras desde o cadastro dos


fornecedores potenciais, passando pelo informativo do fornecedor habitual, pela
requisição de compras e resumo da concorrência, a cotação de preços, até o pedido
ou ordem de compra. Todo este processo, quando realizado de forma eficiente,
resultará na maximização dos recursos financeiros destinados às compras de
materiais da empresa, agilidade no processo de compras e, conseqüentemente,
refletirá no processo produtivo e na qualidade e agilidade do produto final.
Na seqüência estão detalhadas as atividades integrantes do processo de
compras:

a) Cadastro de fornecedores: segundo Francischini & Gurgel (2002, p.21),


“os fornecedores são tratados pelo serviço de compras em duas fases
distintas: a primeira seria o contato inicial; posteriormente, vem a manutenção
do relacionamento necessário com um fornecedor habitual”. Esse contato
inicial, é o momento em que o comprador analisa, através de informações ou
material que divulgue a empresa, como opção de compra ou, até mesmo uma
visita por parte do comprador, afim de identificar capacidade de atendimento,
pontos fortes e fracos da empresa.

b) Pedido de cotação: na fase de cotação de preços existe a consulta rápida e a


consulta formal. A consulta formal, segundo Francischini & Gurgel (2002,
p.24),

Possibilita à empresa muito mais garantias de cumprimento das condições


oferecidas. O comprador poderá dispensar os outros fornecedores que
participaram da concorrência, pois terá sempre força para exigir o
cumprimento das condições apresentadas por escrito e confirmadas por um
pedido firme.

A cotação formal é representada por um processo que vai além da cotação


rápida, feita por telefone ou e-mail, sendo feita por escrito e confirmada por
um pedido formal. A consulta formal de cotação de preços evita os
desentendimentos quanto ao preço e prazo tratado inicialmente por telefone
ou e-email e evita que futuras oscilações nos preços interfiram no que foi
tratado pelo setor de compras com os fornecedores, inicialmente.
c) Pedido ou ordem de compra: este é um documento do processo de compras,
e, conforme suas diversas vias, “permite uma amarração geral dos serviços
de compras” (FRANCISCHINI & GURGEL, 2002, p.24).
40

As diversas vias do pedido de compras são as seguintes:

1º via Fornecedor Via em papel branco e dirigida ao fornecedor


Cópia da seção de compras, que é arquivada por ordem de
emissão. Tal via terá função de protocolo e registrará as
2º via Seção de compras
entradas no almoxarifado e considerações sobre os
controles quantitativo e qualitativo.
Cópia do almoxarifado, que irá receber os fornecimentos.
Nesta via, pode-se omitir os preços e as condições
3º via Almoxarifado comerciais e incluir um espaço maior para registros das
quantidades recebidas e informações sobre os controles
qualitativo e quantitativo dos materiais.
Convém observar que é muito importante a ligação entre o
setor de compras e contas a pagar e a contabilidade. Essa
4º via Contas a pagar via permitirá a imediata inclusão no fluxo de caixa dos
compromissos financeiros assumidos para o futuro e
posteriormente pelos fornecimentos feitos.
Por intermédio dessa via o almoxarifado está solicitando que
o encarregado do controle qualitativo procure inspecionar a
mercadoria e se pronuncie por escrito sobre a qualidade do
5º via Controle qualitativo
material. Um documento assinado pelo inspetor é fornecido
ao almoxarife, que encaminha cópia à seção de compras e
contas a pagar.
Quadro 6. Vias do pedido de compra.
Fonte: Francischini e Gurgel (2002, p.24/25).

O quadro 6 demonstra que as diversas vias do pedido de compras permitem


uma amarração entre todos os setores envolvidos com o processo de
compras de materiais para a organização. Caso um destes setores não
receba uma das vias deste pedido, isto poderá acarretar problemas sérios,
como o não lançamento do pagamento desse pedido no contas a pagar e na
contabilidade, dificuldades no momento do recebimento pelo almoxarifado e
problemas na inspeção do material quanto à sua qualidade (pois sem uma via
do pedido, o profissional que cuida da qualidade desse material não terá em
mãos as especificações do produto para realizar essa verificação).

d) Recebimento: Para Francischini & Gurgel (2002, p. 112), “a função básica do


recebimento de materiais é assegurar que o produto entregue esteja em
conformidade com as especificações constantes no Pedido de Compras”. O
setor de recebimento zela para que o produto esteja dentro das
conformidades determinadas no pedido de compras. Produtos que, caso não
obedeçam estas conformidades, podem trazer prejuízos para o setor
41

produtivo. Componentes ou peças inadequadas podem resultar em grandes


transtornos para a organização.

O setor de recebimento deve tratar o fornecedor como um cliente, atendendo-


o com agilidade, prestatividade e qualidade nos serviços. Segundo
Francischini & Gurgel (2002), as notas de recebimento devem sempre conter
dados das notas fiscais da mercadoria, que servem de subsídios para os
lançamentos contábeis. Esta deverá ter diversas vias, atendendo a
necessidade dos diversos setores da organização integrados à aquisição de
material. Através das informações da nota de recebimento, os vários setores
interligados à gestão de suprimentos poderão fazer seus planejamentos e
controles (de produção, fluxo de caixa, pagamento de tributos, entre outros).
O quadro a seguir demonstra algumas das funções que em geral precisam
receber uma via da nota de recebimento:

Para que seja providenciada a inspeção de qualidade dos


Controle qualitativo
fornecimentos recebidos;
Para tomar conhecimento da entrada de material e registrar na via
Seção de compras
de pedido do serviço follow-up
A comunicação do recebimento de materiais à programação de
Programação da
produção permitirá o remanejamento das cargas das máquinas
produção
para melhor aproveitamento dos estoques de matéria-prima.
A via da nota de recebimento iniciará o processo de formação de
um dossiê referente ao pagamento do fornecimento. Tal dossiê
Contas a pagar
será submetido à prévia aprovação por parte da diretoria, antes
de qualquer processamento financeiro.
Sabemos da importância da recuperação de impostos em tempo
Controle de
hábil, e tal providência permitirá um controle para saber de todas
impostos
as notas fiscais foram devidamente registradas nos livros fiscais.
Quadro 7. Vias da nota de recebimento.
Fonte: Francischini & Gurgel (2002, p.31).

Assim, a nota de recebimento serve à diversos setores, como o controle do


material, as informações enviadas ao setor de compras, a programação da
produção, o contas a pagar e o controle de impostos.

e) Armazenagem: a armazenagem é também uma das fases que compõe o


processo de compras. Segundo Francischini & Gurgel (2002, p. 213):

Equipamentos modernos e funcionando com o máximo de potencial, um


sistema de movimentação adequado às necessidades que o produto a ser
trabalhado irá exigir, um método racional para a manutenção do nível de
custos sem afetar sua produtividade, um complexo grau de mecanização
42

das mais diversas unidades de trabalho são fatores que certamente


modificarão o andamento do produto na empresa.

Assim, a armazenagem eficiente contribui com a manutenção do nível de


custos sem afetar a produtividade. Bons equipamentos, que funcionem com o
máximo de seu potencial e um sistema de movimentação adequado exigem
métodos eficientes de armazenagem, pois esta etapa influencia diretamente
no sistema produtivo da empresa.

f) Controle de estoques: Os estoques proporcionam segurança no fluxo dos


processos produtivos, evitando a interrupção das atividades caso ocorra uma
contingência.

Segundo Slack et. al (1996, p.381) “podendo ser encarado sob dois enfoques,
custos e benefícios, o estoque é definido como sendo a acumulação
armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação”. Os
estoques melhoram o nível de serviço porque contribuem com a função do
marketing na sua meta de venda dos produtos da organização. Os clientes
que precisam receber seus produtos imediatamente, não ficam
decepcionados e tem sua necessidade satisfeita prontamente. Para a
empresa vendedora, isto representa menores custos de vendas perdidas e,
conseqüentemente, maiores vantagens competitivas por atender o cliente de
maneira eficiente e imediata.
Para Corrêa et.al (2000, p.34), “hoje o conceito de estoques é mais bem
entendido do que já foi em anos recentes”. Na atualidade, a administração
eficaz de estoques aparece como uma vantagem competitiva no mundo
globalizado. Uma gestão de estoques planejada e alinhada ao processo
produtivo, ajuda a otimizar o processo de produção, pois contribui com os
ganhos de produtividade, de lucro e de satisfação do cliente final.
Na visão de Martins & Alt (2006, p.198), a gestão de estoques constitui uma
“série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão
sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se
utilizam, bem manuseados em bem controlados”. Através de um conjunto de
ações, os gestores da organização podem controlar os estoques, monitorar
os níveis deste estoque e canalizar os materiais estocados aos setores que
apresentam necessidade destes, de forma a otimizar o processo de
43

produção.
O controle eficiente dos estoques representa uma atividade de peso no ciclo
de compras.
g) Requisição de compras: “as requisições de compras deverão ser aprovadas
pelos responsáveis antes de serem remetidas ao serviço de compras. Tal
procedimento evitará trabalhos desnecessários e prejuízos nas relações da
empresa com seus fornecedores” (FRANCISCHINI & GURGEL, 2002, p.22).
É um documento interno que contém várias informações sobre o produto e
contribui para que este material não seja comprado com especificações
diferentes daquelas exigidas pela produção. Além disso, a requisição de
compras ajuda na gestão dos estoques e na identificação do fornecedor, além
de conter as informações sobre quem efetuou a requisição, quem consentiu
com essa compra e quem é o responsável pela compra, em última análise.
Todas as requisições de compras devem ser datadas e assinadas pelo
responsável.

2.4.1.3 Seleção de fornecedores

A seleção de fornecedores também compõe uma etapa da aquisição de


suprimentos. Para Francischini & Gurgel (2002), esta não é uma tarefa simples, pelo
contrário, é difícil e onerosa para a organização, porém muito necessária. Esta
seleção é necessária, pois, sem ela, a empresa corre o risco de contratar
fornecedores que não correspondam ao aumento na demanda por determinado
material (por não estarem preparados para tal) ou não ofereçam produtos com a
qualidade exigida pela empresa compradora.
Segundo Francischini & Gurgel (2002, p.61), o processo para selecionar os
fornecedores deve seguir alguns passos essenciais:

- pesquisar fornecedores potenciais;

- estabelecer critérios de avaliação de fornecedores;

- Avaliar e selecionar os fornecedores;

- cadastrar os fornecedores selecionados;

- Acompanhar o desempenho do fornecimento;


44

- Fazer parcerias com fornecedores.

Mesmo que o processo de compras mude de uma empresa para outra, estes
passos são essências para garantir um fornecimento adequado, pois corrigir os
erros por compras indevidas é muito mais oneroso do que selecionar os
fornecedores ideais.

a) Pesquisar fornecedores potenciais: são várias a formas que a empresa possui


para pesquisar fornecedores. Entre elas estão os sindicatos e associações;
as publicações especializadas; Internet; consultoria especializada no assunto;
arquivos do departamento de compras da empresa; feiras e exposições; lista
telefônica, entre outros (FRANCISCHINI & GURGEL, 2002).

b) Estabelecer critérios para avaliação de fornecedores: alguns critérios de


seleção são necessários, em virtude do grande número de fornecedores que
o mercado em geral apresenta. Cada empresa adota seus próprios critérios,
que podem ser a proximidade física do fornecedor, a marca comercializada
por ele, entre outros (FRANCISCHINI & GURGEL, 2002).

No entanto, segundo Francischini & Gurgel (2002, p. 64), “o objetivo principal


da avaliação de fornecedores é comprovar a capacidade de atendimento dos
requisitos especificados do produto a ser comprado”. Caso os principais
fornecedores não tenham capacidade de atendimento quando a empresa
aumenta a sua demanda, outros fornecedores precisam ser selecionados
para atender as necessidades da empresa.
c) Avaliar e selecionar os fornecedores: segundo a NBR ISO 9001 (1994 apud
FRANCISCHINI & GURGEL, 2002, p.64), “o tipo e a abrangência do controle
exercido [...] sobre os subcontratados [...] deve depender do tipo do produto,
do impacto do produto subcontratado na qualidade final do produto final”. Ao
selecionar os fornecedores, os gestores de compras necessitam verificar que
tipo de contrato será efetivado com este fornecedor, de acordo com o tipo de
material e com o impacto que esse material exercerá no produto final.
Especificações claras e bem definidas no contrato evitam problemas futuros.
d) Cadastrar os fornecedores selecionados: Segundo Francischini & Gurgel
(2002, p. 65), “aplicados os critérios de fornecedores para cada tipo de
produto, deve ser elaborada uma lista de fornecedores selecionados para
cada tipo de produto comprado pela empresa”. Após realizada esta listagem,
45

apenas os fornecedores cadastrados devem participar das cotações feitas


pela empresa compradora. Os fornecedores cadastrados já se encontrarão
aptos à atender a empresa sempre que necessário. A busca por fornecedores
de última hora pode trazer complicações para a empresa.
e) Acompanhar o desempenho do fornecimento: Conforme Francischini &
Gurgel (2002, p. 65),
Tão importante quanto ter critérios para a seleção de fornecedores é ter
critérios para a desqualificação de fornecedores. O trabalho do
departamento de compras não se encerra na elaboração da lista de
fornecedores selecionados, mas estende-se ao acompanhamento
sistemático do desempenho do fornecedor.

O acompanhamento do desempenho dos fornecedores é uma função dos


gestores de compras e se faz necessária para a gestão eficiente da aquisição
de materiais para a empresa. Na atualidade, em um mercado onde os
padrões de qualidade são cada vez mais exigentes, cabe ao gestor de
compras acompanhar o desempenho dos fornecedores selecionados, pois os
produtos adquiridos pela empresa devem ser certificados e com qualidade
inquestionável. Fornecedores com desempenhos a baixo dos padrões
aprovados podem pecar na qualidade de seus produtos.
f) Fazer parcerias com fornecedores: Para Francischini & Gurgel (2002, p. 66),
Possuir vários fornecedores para determinado componente crítico ao
desempenho do produto final da empresa compradora traz várias
vantagens, como possibilidade de concorrência de preços, segurança em
caso de interrupção de fornecimento de um fornecedor; possibilidade de
escolha do fornecedor que apresente melhor qualidade do produto
comprado; compra de vários fornecedores em épocas de aumento da
demanda, caso nenhum deles possa fornecer a quantidade especificada.

A parceria entre a empresa e seus diversos fornecedores é necessária em um


ambiente de globalização. A troca de informações e a resolução dos diversos
problemas que possam surgir são resolvidos com maior rapidez, agilizando
todo o processo produtivo. Além disso, as alianças estratégicas com
fornecedores estabelece parceiras sólidas e necessárias em épocas de
aquecimento na produção e maior demanda de suprimentos.

2.4.1.4 Compras emergenciais

As compras emergenciais são bastante comuns em grandes empresas e


representam a reposição de peças para máquinas e equipamentos, entre outras
46

compras de grande relevância para a continuidade do processo produtivo.


Segundo Dias & Costa (2003), o departamento de compras deve sempre
estar preparado para as compras de emergência, pois, caso contrário, não
conseguirá dar o devido atendimento a demanda existente.
Pelo fato das compras de emergência configurarem sempre uma prioridade,
cabe aos gestores de compras estarem preparados para executá-las. Uma compra
emergencial mal feita pode representar um prejuízo para a empresa e para o cliente.
As compras em regime de urgência sempre existiram e vão existir em
qualquer empresa. Isso é reflexo de uma falta de visão de planejamento dos
profissionais que solicitam os materiais. Essas compras acabam não deixando
muitas alternativas aos compradores, que acabam negociando sobre pressão,
resultando assim em preços mais elevados.

2.4.2 Controles informatizados da gestão de suprimentos

O Sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou, Planejamento de


Recursos Empresariais. Segundo Moura (2003, p.169), estes sistemas, bastante
complexos e “centralizados gerenciam os dados virtualmente para todo o processo
dentro da empresa, incluindo contabilidade, finanças, suprimentos, produção,
vendas e logística”.
Os itens vendidos ou produzidos são contabilizados por estes sistemas,
permitindo que todas as áreas interligadas se utilizem desta informação para
desempenhar suas funções. Com isto, ocorre o aumento da eficiência interna da
empresa como um todo.
O sistema ERP foi desenvolvido em módulos, com aplicativos
individualizados, específicos para cada unidade do negócio, ou seja, para cada
departamento da empresa. Isto permite que a empresa possua módulos individuais
e possa adquirir somente os módulos que lhes são necessários, de acordo com a
estratégia empresarial de cada organização. Os aplicativos são sempre totalmente
integrados, propiciando consistência e visibilidade para os gestores no processo de
tomadas de decisão. Uma das vantagens do ERP é a sua flexibilidade devido a sua
adaptabilidade às mudanças organizacionais, incluindo novos módulos e usuários
(REZENDE & ABREU, 2003). A implementação do ERP otimiza as atividades na
organização, tornando-a mais ágil e flexível, inclusive no que se refere a atividade de
47

estoques.
Os principais controles informatizados da gestão de suprimentos são:

a) QR: É um sistema de informação chamado de Quick Reponse, onde, segundo


Souza et. al (2007, p.01), “os fornecedores recebem os dados coletados nos
pontos de venda do cliente e utilizam essa informação para sincronizar suas
operações de produção e seus estoques com as vendas reais dos clientes”. Este
sistema aproxima a real necessidade do mercado e do cliente com as
potencialidades de produção e de níveis de estoque dos fornecedores. Esse
sincronismo otimiza o processo de produção e o fornecimento de produtos
demandados pelo mercado, fazendo com que o cliente fique satisfeito com a
agilidade com que recebe o produto e os estoques não alcancem números muito
elevados, que podem prejudicar o fornecedor.

b) ERC: O sistema de informação chamado de Efficient Consumer Response, é


responsável pela cooperação entre clientes e fornecedores. É a resposta
eficiente ao consumidor. Segundo Moura et.al. (2003, p.65), “trata-se de uma
filosofia que visualiza a cadeia de suprimentos como um fluxo integrado e único
de todas as funções do negócio”. A partir deste sistema, pode-se visualizar todas
as etapas da cadeia de suprimentos, fazendo com que o produto chegue no
mercado no exato momento em que é demandado e com a forma e quantidade
que o mercado exige. Isto agiliza a chegada do produto nas mãos do consumidor
e reduz o custo de todo o processo (reduzindo também o valor do produto).

c) VMI: Sistema de informação que trata do gerenciamento de estoques na cadeia


de suprimentos. Segundo Moura et.al. (2003, p.258), “o fornecedor monitora a
informação de vendas e estoques do cliente obtida através de terminais em
pontos de venda ou pontos de consumo”. A partir do momento que estas
informações são transmitidas eletronicamente via tecnologias da informação
(EDI, Internet), os fornecedores poderão abastecer os clientes, sem deixá-los
com grandes estoques e nem sem mercadorias. Cabe salientar, porém, que os
fornecedores devem manter os acordos firmados no contrato.

d) CR: O contínuos replenishment é um sistema de informação voltado à eficiência


na troca de informações entre fornecedores e clientes, e serve para manter os
estoques em níveis ideais, ou seja, o mínimo possível. Segundo Souza et. al
(2007), a troca de informações ocorre no momento em que os fornecedores
48

interagem com os pontos de vendas, buscando informações sobre a demanda do


mercado e o intervalo de tempo em que devem abastecer seus clientes, sempre
de acordo com a sazonalidade da demanda, das promoções oferecidas pelo
mercado e das oscilações no gosto do consumidor (que está sempre se
modificando e exige agilidade do processo de suprimentos, para suprir estas
necessidades).

e) CRPF: É o sistema chamado de collaborative plening, forecasting replenishment,


e consiste no compartilhamento de informações entre fabricantes e varejistas.
Segundo Moura et. al (2003), este sistema foi desenvolvido para possibilitar
processo com integração e colaboração dentro da cadeia de abastecimento. O
sistema tem como objetivo principal o planejamento, a precisão e o
reabastecimento colaborativo na cadeia de abastecimento.

f) ESI: Recurso do sistema de informação que permite o compartilhamento de


informações entre fabricantes e fornecedores, desde o projeto do produto até a
chagada ao consumidor final. Ou seja, segundo Pires (2004), este recurso é
bastante utilizado nos dias atuais, e envolve a participação do fornecedor em
todas as etapas do produto, agregando valor a este. O ESI é um processo
dinâmico e envolve a constante participação do fornecedor na criação e
desenvolvimento de um produto, até sua etapa final.

2.5 CURVA ABC

A curva ABC representa um instrumento que ajuda o gestor a identificar os


itens de maior importância no processo de uma organização. Segundo Dias (1993,
p.76) enfatiza que:
A curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite
identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados
quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação
dos itens conforme a sua importância relativa.

Os itens mais importantes são destacados na curva ABC, sendo que estão
ordenados de forma a serem identificados de imediato. Isto facilita ao administrador
que necessita localizar os itens de maior demanda na sua produção. Através da
curva ABC a linha produtiva não sofre com a falta de materiais essenciais à
continuidade da produção, pois os itens com maior prioridade são constantemente
49

monitorados (BALLOU, 1993).


Ainda segundo Ballou (1993, p.224):
Entretanto, tanto o capital investido em estoque como os custos
operacionais podem ser diminuídos, se reconhecermos que nem todos os
itens estocados merecem a mesma atenção por parte da administração ou
precisam manter a mesma disponibilidade para satisfazer os clientes.

Na organização sempre tem um item que é mais importante que o outro ou


mais caro. Por exemplo, se um item que sai freqüentemente chegasse a faltar, o
consumidor ficaria muito abalado com essa falta, pois poderia estar precisando
muito desse material para dar continuidade ao processo.
Conforme Dias & Costa (2003), a curva ABC é montada a partir do
ordenamento dos itens em função dos valores ou do nível de relevância (maior
consumo) no processo produtivo.
O sistema ABC pode mostrar a onde esta o ponto mais crítico da empresa,
ajudando assim a solucionar os problemas da organização e a otimizar o sistema
produtivo. A Curva ABC serve, sobretudo, para demonstrar que as maiores parcelas
acumuladas do valor são correspondentes às menores parcelas da quantidade.
Pode-se dizer que o A representa os itens de maior valor, o B representa os itens de
valor intermediário e o C representa os outros itens restantes.
Quem determina os critérios da curva ABC é a própria empresa, ou seja, o
critério pode ser classificação de itens pelo custo, ou a classificação pode abranger
os itens mais críticos no processo produtivo. É a seleção dos itens conforme o
critério mais relevante para alcançar determinado objetivo (redução do estoque, ou
minimização dos itens mais críticos no processo).

2.6 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

Este capítulo trata de descrever o histórico e as atividades da empresa onde


foi desenvolvida a pesquisa, caracterizando as atividades da empresa, seu
posicionamento no mercado em que atua, seus principais clientes e produtos.

2.6.1 Descrição da empresa

A AGC Eletroeletrônica está localizada na Rua Manoel Francisco Costa,


1083, Vieira - Jaraguá do Sul – SC.
50

A AGC Eletroeletrônica Ltda foi fundada no ano de 1989 e no início de suas


atividades desenvolvia chaves de partida para empresas e comércios do segmento
elétrico. Suas atividades originaram-se da necessidade dos clientes pelos produtos
desenvolvidos pela empresa. A AGC, além de vender soluções em eletrônica, busca
ser um referencial no mercado em termos de qualidade dos produtos e serviços.
Há quase 20 anos no mercado eletrônico, a empresa em estudo desenvolve
e fornece soluções de alta tecnologia em eletrônica para clientes nos mais variados
segmentos de mercado. Dentre eles destacam-se empresas como: Eletrolux, Kavo,
Singer, Dabi, Latina, entre outras. Possui na atualidade 270 funcionários. A
sociedade empresarial é formada por três sócios: Diretor Industrial, Comercial e
Técnico. Com sede própria na cidade de Jaraguá do Sul, possui, no seu parque
fabril, máquinas de tecnologia em montagem SMD3.

Figura 6. Foto da empresa. Figura 7. Foto da empresa.


Fonte: Empresa (2008). Fonte: Empresa (2008).

2.6.2 Missão

Oferecer soluções inovadoras, diferenciadas no segmento eletrônico e acima


de tudo em menor tempo aos nossos clientes. Superar em todos os níveis de
expectativa de produto, qualidade, atendimento e parceria.

2.6.3 Visão

3
Tecnologia de fabricação de componentes extremamente pequenos que são destinados não ao uso
por seres humanos, mas sim para montagem em máquinas automáticas. Esta tecnologia é
denominada montagem em superfície ou SMT (Surface Mounting Technology) que faz uso de
componentes para este tipo de montagem, ou seja, SMD (Surface Mounting Devices).
51

Ser reconhecida como empresa de excelência em soluções eletroeletrônicas


da América Latina nos próximos 5 anos.

2.6.4 Valores

Liderança; trabalho em equipe; respeito ao empregado; inovação;


integridade; respeito à comunidade onde está inserida; responsabilidade social e
ambiental.

2.6.5 Principais produtos

A AGC Eletroeletrônica atende clientes de todo o País, fornecendo produtos


do segmento eletroeletrônico para diversos segmentos industriais. Entre os
principais produtos A AGC apresenta:

* Chave de partida eletrônica para motores monofásicos;

* Chave de partida eletrônica para motores monofásicos VR;

* Sensor de presença PRESOR MAX;

* Estabilizador eletrônico para refrigeração FRISTAB.

Figura 8. Placa de circuito impressa para bebedouro


latina SPL-110F60 27003.
Fonte: Empresa (2008).
52

2.6.6 Organograma

O organograma da AGC Eletroeletrônica é composto por três diretorias –


Diretor Técnico, Diretor Industrial e Diretor Comercial. Os coordenadores de
qualidade, processos e engenharia da produção ficam subordinados ao Diretor
Técnico. O coordenador de PCP, coordenador de compras e do financeiro, ficam
subordinados ao Diretor Industrial e o coordenador comercial fica subordinado ao
Diretor Comercial, como se pode verificar no na figura 9 a seguir.

Diretor Técnico Diretor Diretor Comercial


Industrial

Coordenador Coordenador Coordenador Coordenador Coordenador Coordenador Coordenador


Qualidade Processos Engenharia/ PCP/ Compras Financeiro Comercial
Produto Manutenção

-Inspeção -Fichas -Cadastro de - Linhas 11/2% -Compras -Contas Administração


Recebimento Técnicas Produtos -Pcp -Importação Receber de vendas
-Sistema da - Criação de -Protótipos -Pci -Exportação -Contas Pagar -Atendimento
Qualidade Dispositivos de -Desenvolvi- - Recebimento -Contabilidade Clientes
-SAT Montagem mento e -Transportes -RH -Orçamentos
-Inspeção de Cronoanálise Manutenção -Almixarifado -TI
saída Garantia -Testes de de Jigas -Controladoria
de Qualidade Jigas -P&D de
-Treinamento Clientes

Figura 9. Organograma da AGC Eletroeletrônica.


Fonte: Empresa (2008)

Através do organograma da AGC Eletroeletrônica verifica-se os níveis


hierárquicos da empresa e os responsáveis por cada processo dentro da
organização.
3 APRESENTAÇÃO DA PESQUISA

O conhecimento científico segundo Fachin (2003, p.11) preocupa-se com:


A abordagem sistemática dos fenômenos (objetos), tendo em vista seus
termos racionais que implicam noções básicas de causa e efeito. Difere do
conhecimento empírico pela maneira como se processa e pelos instrumentos
metodológicos que utiliza.

Portanto, o presente estudo está estruturado e embasado em autores


específicos, a fim de garantir a viabilidade da pesquisa, cujos dados descritivos por
etapas no setor a qual é efetuada encontram-se devidamente detalhados para o
entendimento do processo.

3.1 TIPO DE PESQUISA

A presente pesquisa é do tipo bibliográfica, com análise qualitativa


exploratória. A pesquisa bibliográfica é constituída por dados primários e
secundários, os quais serão utilizados pelo pesquisador para responder o problema
de pesquisa (FACHIN, 2003). Através da coleta destes dados bibliográficos, o
pesquisador embasa qualquer outro tipo de pesquisa que queira realizar para
comprovar a sua pesquisa cientifica.
Na visão de Demo (1985, p.24), “a falta de quadro teórico de referência
traduz imediatamente um traço típico da mediocridade científica, porque a pessoa
não dispõe de material de discussão”. Então, sem uma fundamentação bibliográfica
de qualidade, toda a pesquisa fica comprometida, ou seja, sem a discussão fica sem
embasamento teórico e, portanto, sem credibilidade científica.
A variável qualitativa, segundo Fachin (2003, p.81), “é caracterizada pelos
seus atributos e relaciona aspectos não somente mensuráveis, mas também
definidos descritivamente”. A pesquisa qualitativa não se baseia em números ou
comprovações tangíveis, mas sim, em dados descritivos, onde o pesquisador
interage, através de contato direto, com o objeto de estudo.
No que se refere às pesquisas exploratórias, são aquelas que desenvolvem,
modificam e esclarecem idéias e conceitos pré-estabelecidos, pois proporciona uma
54

visão geral, de forma aproximada, do fenômeno estudado (GIL, 1999). Este tipo de
pesquisa consegue aproximar o pesquisador do seu objeto de estudo, ou do
fenômeno que se deseja estudar, para que este possa se familiarizar com as
características desse assunto a ser explorado. A partir de então, o pesquisador pode
obter novas percepções e novas idéias sobre este determinado tema.

3.2 ÁREA DE ABRANGÊNCIA

A pesquisa se desenvolve no setor de Compras, buscando soluções


organizacionais para o problema de pesquisa encontrado.

3.3 INSTRUMENTO DA COLETA DE DADOS

Os dados foram coletados através da observação e análises da empresa


AGC Eletroeletrônica e dos processos ali desenvolvidos, especificamente no setor
de compras. Durante a observação, foram desenvolvidos registros de todos os fatos
relevantes que pudessem contribuir para o estudo. Todos os processos de compras
foram devidamente registrados e transformados em relatórios, para, mais tarde,
complementarem o estudo em questão.
Um instrumento importante apresentado é a Curva ABC, para a coleta de
dados, que dispõe sobre a projeção das mercadorias adquiridas no setor de
compras da empresa, visando suprir as necessidades das linhas de montagem, bem
como melhorar o fluxo de capital de giro.

3.4 TRATAMENTO DOS DADOS

Os dados coletados foram tratados sob análise qualitativa, ou seja, textual.


Esses dados foram explanados e trabalhados em forma de descrição do processo
de trabalho, visando detectar os problemas, para então desenvolver um projeto de
melhorias (soluções aos problemas encontrados).
4 ANÁLISE DA PESQUISA

No período de análise, ou seja, Fev a Abr/08, o pesquisador, em contato


com setores da empresa envolvidos no processo de compras, constatou que não
existem procedimentos claros e nenhuma estrutura pré-determinada para a
aquisição de mercadorias, cuja complexidade do processo causava inúmeras
interrupções no encaminhamento do mesmo.
A descrição e análise detalhada desse processo de compras estão
devidamente descritas, conforme Quadro 8 abaixo, com o objetivo de se encontrar
as falhas existentes em cada etapa, envolvendo também os setores interligados ao
setor de compras, como: almoxarifado, expedição, PCP, recebimento e transportes.
Depois da obtenção dos dados por observação e registro, os mesmos foram
trabalhados através de análise qualitativa e descritos em forma de texto,
demonstrando, detalhadamente, quais os procedimentos em cada etapa do
processo de compras na empresa estudada.
A análise destas informações permitiu a elaboração de uma proposta de
melhoria, ou seja, sugestões para otimização dos processos analisados e correção
das falhas detectadas.
A partir das 11 (onze) etapas descritas detalhadamente no quadro 8 foi
possível apontar as deficiências operacionais, devido às excessivas transferências
de tarefas entre setores da empresa, como também o tempo despendido em todo
esse processo, causando grande perda de produtividade.
Outro aspecto levantado trata-se da quantidade de mercadorias adquiridas
pelo setor de compras, no período de pesquisa, visando separar por classes de
produtos, a fim de elaborar a curva ABC para que seja utilizada como ferramenta na
proposta de melhorias.
56

4.1 DESCRIÇÃO DETALHADA DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE


MERCADORIAS

Para que se possa entender o fluxo do processo de aquisição para


componentes eletrônicos da empresa, descreve-se, detalhadamente, através do
quadro 8 abaixo, todo o procedimento devidamente analisado por meio de 11 (onze)
etapas identificadas nesse processo.

ETAPAS DESCRIÇÃO
1ª O analista de vendas recebe pedido de compra do cliente via EDI, e-mail ou
Entrada de fax e, após a requisição do pedido, o mesmo executa o lançamento deste no
pedido de sistema - carteira de clientes da empresa. Caso não haja cadastro deste
componentes cliente no sistema é efetuado, inicialmente, o cadastro deste e, em seguida,
eletrônicos o lançamento do pedido existente.
Ao receber a petição de determinado produto, o programador de produção
2ª visualiza o pedido gerado, estimando a capacidade fabril de produção deste
Recebimento produto, identificando o lote em que deverá ser liberado, de acordo com a
do pedido de demanda existente e o prazo de entrega pré-estabelecido pelo vendedor.
venda pelo Tendo que ser considerado pelo programador de produção, neste ponto, se
programador o processo de produção está correndo dentro dos prazos existentes para
de produção entrega dos produtos.
Após a verificação da ordem de serviço recebida pelo programador de
produção, este gera automaticamente, pelo sistema da AGC, as ordens de
produção no “módulo de ordens de produção”. O programador deverá então
analisar o projeto gerado pelo sistema da AGC, sendo ressaltado aqui que

todo processo tem como base uma estrutura de produto (a ser produzido),
Verificação
desenvolvida pelo software do sistema da AGC. Concluída a verificação,
do tipo de
bem como a estrutura do projeto gerado automaticamente, o programador
placa
elabora a listagem de necessidade de materiais, conforme apontado pelo
eletrônica a
sistema acoplado ao almoxarifado da empresa, para produção do produto
ser
pedido. Nesta etapa, caso faltem materiais de insumo, a listagem de
produzido
necessidade de materiais é feita e encaminhada ao departamento de
compras. No sistema vigente, ocorre frequentemente a falta de produtos em
estoque, tornando parte integrante do processo de produção a existência da
quarta etapa.
Depois de elaborada a listagem de necessidade de materiais, esta é enviada
ao coordenador de compras e sua equipe de compradores, uma vez que
esta lista é utilizada como base para a compra de mercadorias com os
fornecedores cadastrados no sistema da AGC. Em seguida é efetuada a
análise dos tipos de produtos necessários, bem como as quantidades a

serem compradas, verificando-se os fornecedores a serem contatados para
Processo
a compra, de acordo com o tipo de produto a ser adquirido. O departamento
operacional
de compras efetua a análise do preço base do produto já cadastrado, na
das compras
falta de valor cadastrado, tendo como referência a última compra feita do
de matéria
produto em questão. Observa-se, inclusive, quantos itens possuem em
prima
estoque, bem como a existência de pedido pendente de alguns dos produtos
da listagem de necessidades de compras (Anexo 1), verificando se o pedido
existente está dentro do prazo de entrega acordado com o fornecedor, e a
relação de compras versus faturamento, que é discutida, quando necessário,
com o diretor industrial e financeiro, com o objetivo de provisionar recursos
57

ou ainda fazer novo relatório, caso esse não esteja atendendo a


disponibilidade do fluxo de caixa.
5ª Com a lista de compras completa, esta é liberada para equipe de compras,
Conferência equipe que deverá efetuar a análise visual sobre o relatório, com o objetivo
da lista de de indicar os fornecedores selecionados na aquisição dos produtos.
compras
A listagem de compras é enviada pelos compradores aos fornecedores
cadastrados, através de MSN, e-mail, fax ou telefone. Os componentes
eletrônicos têm a base de preços em dólar, sendo verificada a cotação da
moeda com base no dólar PTAX (taxa de câmbio de referência do dólar dos
Estados Unidos) do Bacen (Banco Central do Brasil), dando-se início às
gerações dos pedidos de compra. Nos casos em que os preços dos
produtos a serem comprados sejam cotados em moeda nacional, toma-se
como base os preços das últimas entradas de mercadorias compradas pelo
departamento de compras. Para itens novos, ou que não possuam registro
de preço, os compradores utilizam como ferramenta para cadastro de nova
6ª mercadoria o Datasheet - folha de dados - termo técnico usado para
Envio da lista identificar um documento relativo a um determinado produto ou o Part
de compras Number do item. O setor utiliza a experiência ao buscar fornecedores
aos diversificados para cotação de itens novos, com preço competitivo e boa
fornecedores qualidade, consultando, junto ao analista de custo o preço base, uma vez
corresponde que o produto a ser produzido pela AGC já tem seu preço de venda final
ntes com a estabelecido. Por serem as compras efetuadas com prazo bastante justo,
classe de percebe-se a existência de uma margem de erro relativa ao risco da compra
produtos de produtos com especificação errada e com um custo de aquisição
requisitados elevado, em relação ao preço que tornaria a venda final com valor
competitivo ao mercado. Após esse procedimento são gerados os pedidos
pelo setor de compras, sendo que, uma via deve voltar para o comprador
responsável que o encaminha via e-mail, após a aprovação pelo
coordenador de compras (7ª e 8ª etapas), aos fornecedores escolhidos para
confirmação de pedido de mercadoria e também, para o departamento de
recebimento, que fará a conferência quando da chegada da mercadoria.
Outra via segue para o departamento financeiro para efetuar o devido
depósito ao fornecedor. É nesta parte do processo que é feito o cronograma
junto à transportadora dos roteiros de coletas, estimando o tempo que irá
levar para a chegada de novas mercadorias.
Os pedidos são analisados pelo coordenador de compras com o comprador
responsável pelo pedido gerado, onde este confere a quantidade de
produtos requisitados verificando se os preços cotados correspondem ao
preço de mercado, possibilitando conferir e identificar possíveis erros de
7ª quantidade e preço, uma vez que nem todos os itens possuem seus preços
Análise final cadastrados. Feita a conferência, caso não se haja nenhuma alteração, o
do pedido de pedido é assinado pelo coordenador.
compras Nota-se, nesta fase, uma vulnerabilidade quanto ao controle dos preços que
não são monitorados sistematicamente. A empresa adquire, praticamente,
toda a sua matéria prima e insumos “à vista”. Em uma análise mais
específica identificam-se possíveis ganhos ou perdas que não estão sendo
considerados ou monitorados pelos compradores nesse processo.
8ª Após conferido e assinado o pedido de compras pelo coordenador de
Liberação de compras, o mesmo é encaminhado para confirmação de compras e
pedido para pagamento e o comprador responsável então confirma com a transportadora
compra o roteiro das coletas.
58

Após efetuado o pagamento à vista das mercadorias compradas, ocorre o


retorno por parte do setor financeiro, dos recibos de comprovante dos
pagamentos efetuados aos fornecedores. Após, é designado um comprador
9ª ou a própria telefonista para enviar os mesmos, via fax, aos fornecedores,
Envio do comprovando os respectivos pagamentos. Percebem-se, nessa etapa do
comprovante processo de aquisição de mercadorias, que os pagamentos costumam ser
de liberados após as quinze horas, devido ao tempo total gasto nas demais
pagamento etapas, comprometendo, assim, os embarques do dia. Devido à falta de um
aos profissional destinado especificamente ao acompanhamento dos pedidos e
fornecedores programações, conhecidos nas empresas como follow-up, com a função
básica de fazer com que os materiais cheguem corretamente, tanto na
quantidade e quanto na hora certa para a produção e, assim, evitando as
paradas de linhas.
A empresa possui, em seu quadro de funcionários, duas pessoas no
departamento de almoxarifado, que respondem pelo recebimento de
materiais. Logo da chegada da transportadora, o profissional tem em seu
poder uma cópia do pedido de compra onde confrontará com a nota fiscal do
fornecedor. Após a conferência da mercadoria recebida pelo responsável,
caso estejam de acordo com a lista de pedido, a mercadoria é liberada para
ser acondicionada no almoxarifado e, tendo alguma divergência, o
10ª
profissional comunica imediatamente o comprador responsável, reportando-
Recebimento
se à situação existente. O comprador deverá então contatar o fornecedor, ou
das
providenciar alterações no pedido. Os profissionais ainda digitam no sistema
mercadorias
AGC, módulo de recebimento de mercadorias, todos os dados pertinentes a
impostos, financeiro e atualizações para controle de estoque.
Observa-se que nesse processo não há uma inspeção de recebimento por
parte dos profissionais da qualidade, e que o processo de alteração de
pedido, no caso de divergência de pedido em relação à nota fiscal, não é
registrado. As mercadorias necessárias são liberadas diretamente para a
produção pelo almoxarifado.
Compreende as compras que não serão agregadas ao produto, ou seja, não
11ª
consideradas matéria-prima. As requisições vindas do almoxarifado são
Compras de
entregues ao comprador de materiais indiretos, no caso, o comprador júnior.
insumos
Basicamente são feitas as cotações nos fornecedores homologados e
indiretos,
cadastrados no banco de dados de fornecedores da empresa. O comprador
investimento
júnior emite o pedido, e encaminha ao coordenador de compras para
e outros
avaliação a aprovação da compra. Os demais passos acontecem na mesma
(Anexo II)
ordem das compras de matéria prima.
Quadro 8. Descrição etapas do Processo de Compras da AGC.
Fonte: Primária. (2008).

De acordo com a análise das etapas constantes no quadro acima, percebe-


se que, em todo o processo aparecem algumas deficiências, como no caso da 6ª
etapa, com a existência de uma margem de erro relativa ao risco da compra de
produtos com especificação errada e com um custo de aquisição elevado, como
também na 7ª etapa a identificação de possíveis ganhos ou perdas que não estão
sendo considerados ou monitorados pelos compradores nesse processo.
Ressalta-se que, essa percepção só foi possível com a descrição detalhada
de todo o processo de aquisição de mercadorias, uma vez que da maneira que
59

procede na empresa atualmente, ou seja, de maneira desorganizada, torna-se muito


difícil se obter avaliações reais de tal procedimento.
Desta forma, através da análise do Quadro 8, a fim de se complementar as
etapas em torno do tempo médio gasto em cada uma delas em todo o processo de
compras de materiais, o Quadro 9 abaixo apresenta, além disso, os principais
problemas identificados em cada etapa.

TEMPO PROBLEMAS
ETAPAS RESPONSÁVEL
ESTIMADO DETECTADOS

Entrada de pedido Analista de
10 minutos Não apresenta.
de componentes vendas
eletroeletrônicos

 Não ocorre análise do
Recebimento do
Programador de pedido recebido por parte do
pedido de venda 15 minutos
produção responsável - coordenador de
pelo programador
programação.
de produção
 Tempo elevado para
listagem de materiais
Sistema da AGC destinados a produção

- Automático devido a verificação da
Verificação do tipo
Programador de quantidade de materiais em
de placa eletrônica a
produção - 2 horas estoque.
ser produzido
 Estoque freqüentemente
insuficiente para demanda de
produção existente.
4ª Coordenador de
 Falta orçamento prévio
Processo Compras
por parte da área financeira
operacional das 1 hora
dos principais produtos
compras de matéria Equipe de
utilizados.
prima compras
 Ocorre gasto de tempo
desnecessário na escolha de
quantidade de produtos a
mais (além dos necessários
para atender a demanda
imediata) a serem
comprados, visto que não

Equipe de existe critério prévio para
Conferência da 20 minutos
compras esta escolha.
listas de compras
 Compradores não
monitoram valores de
mercadorias antes de
receberem a lista de
compras, deixando de
comprar produtos por preço
reduzido.
60


Envio da lista de  Falta busca por novos
compras aos fornecedores.
fornecedores Equipe de 2 horas e  Falta estabelecer cota
correspondentes compras 30 minutos para compras mensais com
com a classe de fornecedores.
produtos
requisitados
 Ocorre mais uma vez
parada no processo de
7ª aquisição de mercadorias
Coordenador de para verificação de produtos
Análise final do compras e 30 minutos listados.
pedido de compras comprador  Falta autonomia por parte
da equipe de compras para
agilizar o envio do pedido de
compras.

Equipe de 1 hora e
Liberação de pedido Não apresenta.
compras 30 minutos
para compra
 Falta follow-up4, para

assegurar que o pagamento
Envio do
Equipe de seja efetuado o mais rápido
comprovante de 30 minutos
compras possível, sem que atrase o
pagamento aos
envio do pedido para a
fornecedores
empresa.
10ª  Não há inspeção dos
Recebimento das Almoxarifado 30 minutos produtos por parte do
mercadorias. departamento de qualidade.
11ª
Compras de
Comprador Tempo não
insumos indiretos, Não apresenta.
Júnior estimado.
investimento e
outros
Quadro 9. Processo de compras da AGC Eletroeletrônica com tempo estimado.
Fonte: Primária. (2008).

Segundo os dados apresentados no Quadro 9, observa-se que o processo


de aquisição de produtos pela empresa leva cerca de sete horas e quarenta e cinco
minutos, desde a abertura de pedido para produção de produto determinado pelo
cliente, até ser enviado aos fornecedores os comprovantes de pagamento da
matéria-prima a ser utilizada na produção do novo produto.
Portanto, ficam evidenciados também, quais os principais pontos de parada
em cada etapa existente, verifica-se, principalmente, a necessidade de redistribuição
de tarefas para melhoria do fluxo no processo de compras de mercadoria, além de
disponibilizar tempo e pessoas, que poderão dar atenção a outras partes do
processo, tais como: busca por melhores fornecedores, com prazos e mercadorias
4
Follow-Up – Significa buscar uma resposta para algo que foi requisitado, solicitado.
61

com custo mais baixos.


A maior problemática acontece das etapas 4ª à 7ª, em que se tem um
desperdício de tempo de quatro horas e vinte minutos, devido a falta de
coordenação entre a equipe de compras e o coordenador de compras,
Nesse sentido, torna-se viável a atualização e controle diário de lista de
produtos comprados, a fim de se encontrar possíveis promoções de produtos e
oscilações da bolsa (queda do preço de determinados materiais), possibilita-se,
assim, o armazenamento de produtos com custo mais competitivo.

4.2 CURVA ABC DA AGC ELETROELETRÔNICA

Para melhor análise do processo e, a fim de detectar as dificuldades


existentes em todo o processo de aquisição de mercadorias, construiu-se uma
Curva ABC, conforme Gráfico 1, que esboça na mesma a quantidade de produtos e
o seu valor agregado, pois, constatou-se a necessidade de investigar os tipos de
produtos comprados.
Lembra-se que, os dados que determinam a construção da Curva ABC e
constituem a distribuição dos produtos por classes, o que é de absoluta importância
na distribuição dos produtos, encontram-se representados na Tabela 3, abaixo.
A empresa possui uma média de 3.000 (três mil) itens para compras
cadastrados e um prazo médio de fornecimento dos principais itens por período de 7
(sete) dias, de acordo com a matéria-prima utilizada para produção desses produtos,
ficam denominadas de classe A, classe B e classe C.
Na tabela 3, construída através de dados fornecidos pelo departamento de
compras da AGC Eletroeletrônica, verifica-se o número de itens comprados em cada
classe, em relação ao valor percentual de compra dos mesmos, no período de
01/02/08 a 30/04/08.

Classe % Quantidade de itens % de Valor Nr itens


A 12,96 79,8 101
B 22,20 15,2 173
C 64,84 5,0 505
TOTAL 100,00 100,00 779
Tabela 3 – Dados da curva ABC.
Fonte: Primária (2008).
62

A tabela 3 acima, apresenta um universo de 779 (setecentos e setenta e


nove) itens comprados de todas as classes, sendo o valor total de compras nesse
período de R$751.474,94 (setecentos e cinqüenta e um mil quatrocentos e setenta e
quatro reais e noventa e quatro centavos).
Dos produtos comprados da classe A, 101 (cento e um) itens, ou seja,
12.96% de produtos correspondem a 79,80% do valor total. Assim, os produtos da
classe A, totalizam R$599.677,00 (quinhentos e noventa e nove mil, seiscentos e
setenta e sete reais) em compras pela empresa, possui alto valor de demanda ou
consumo no trimestre o qual necessita de uma atenção especial na compra de
produtos desta classe por parte da coordenação de compras.
Na seqüência, observa-se que os 173 (cento e setenta e três) produtos da
classe B, que correspondem a 22.20% de produtos adquiridos, representam 15,20%
do valor total comprado, equivalente a um gasto de R$114.224,19 (cento e quatorze
mil, duzentos e vinte e quatro reais e dezenove centavos) e possuem um valor de
demanda ou consumo no trimestre intermediário.
Já os produtos da classe C representam alta demanda no processo de
compras, pois foram adquiridos 505 (quinhentos e cinco) itens, ou seja, 64.84% de
produtos adquiridos pela AGC Eletroeletrônica. Porém, o valor agregado a esta
classe é bem baixo em relação às demais, representa R$37.573,75 (trinta e sete mil,
quinhentos e setenta e três reais e setenta e cinco centavos) em compras do
período em questão.
Para melhor compreensão dos dados apresentados, mediante a
fundamentação teórica proposta, esboça-se por meio gráfico a curva ABC, em que
se observa no gráfico 1, que a mesma consiste na composição de uma curva,
representando o valor percentual de custos das mercadorias, de acordo com a
respectiva classe em que está situada pela quantidade percentual dos itens
comprados.
63

90
Quantidade percentual de produtos adquiridos por classe

80 79,8 Valor percental de custo por classe

70

64,84

60

50

40

30

22,2
20
15,2
12,96
10

0
A B C

Gráfico 1. Dados da curva ABC.


Fonte: Primária (2008).

No Gráfico 1 está demonstrado a realidade das compras efetuadas pela


empresa, no período de 0l/02/08 à 30/04/08, gráfico este necessário para análise da
demanda de compras existente na AGC Eletroeletrônica.
Na análise realizada sobre as compras efetuadas no período acima citado,
tornou-se evidente a importância de se discutir e refletir sobre uma das dificuldades
vigentes, ou seja, a de controle de itens. Percebe-se o impacto que este controle de
mercadorias exerce sobre os custos, bem como na rentabilidade dos produtos
comercializados pela empresa.
Desta forma o esboço da curva ABC facilita a separação do grau de
necessidade da compra de cada classe de produtos, de acordo com a necessidade
de aquisição dos mesmos, em relação ao seu valor agregado.

4.3 ANÁLISE E DISCUSSÃO DO PROBLEMA

No período de análise realizado na empresa, foca-se mais especificamente


as áreas de Compras, PCP e Vendas, observam-se algumas tarefas que são
realizadas diariamente por essas equipes, conforme tabelas 1e 2, que requerem
melhorias no processo, tanto operacional quanto de gestão.
Observou-se que, independentemente da experiência e do conhecimento
64

dos profissionais que exercem suas funções que há deficiência de conhecimento


nas estratégias de compra e negociação, com a cadeia de suprimentos, nota-se que
os três setores em geral desempenham suas funções básicas, tendo a carga horária
de trabalho completamente preenchida pelas atividades vigentes.
Porém, devido a má distribuição de tarefas, foca-se o trabalho na execução
imediata da tarefa, não se dando conta de quanto perde-se dinheiro e tempo nesse
sistema de compras, sem um prévio planejamento administrativo.
Cabe observar o objetivo maior do profissional da área de compras, em
específico, o negociador contemporâneo, é a busca incessante na redução de
preços; fontes alternativas de abastecimento; análise crítica de contratos de
fornecimento e uma postura firme e exemplar na condução dos negócios para a
empresa, com uma visão holística de todo o processo que envolve a aquisição de
materiais.
A falta de planejamento por parte do setor de vendas, também foi um dos
pontos fracos observados nesse estudo. Não há uma análise crítica dos pedidos dos
clientes, ou seja, recebe-se o pedido sem verificar a capacidade, tanto de produção
como de prazos e, por falta dessa análise sobre os pedidos de vendas, os processos
posteriores acabam realizados de forma descompassada com as áreas de
Produção, PCP e Compras.
Quanto à parte de programação de produção, observou-se que o
programador solicita diariamente materiais, gera-se certa insegurança no
departamento de compras, pois, este não possui um controle sobre o que precisa de
fato ser comprado até que receba a lista, e compra-se os mesmos itens
praticamente todos os dias, o que acarreta em custo elevado de frete, além de
perder por completo o poder de barganha perante os fornecedores.
Por esse motivo, fica evidente a falta de um planejamento de produção e de
vendas, o que gera para a área financeira, problema no controle de fluxo de caixa.
Logo, o processo de aquisição de mercadoria promove uma reação em cadeia,
“emperrando” o desempenho dos demais setores da AGC Eletroeletrônica.
Diante deste quadro descrito, a partir dos dados coletados através da
observação e da análise dos processos atuais do departamento de compras da
empresa, realizou-se um projeto de reestruturação, através de uma devida
intervenção, pode-se chegar a otimização dos processos e a resolução dos
problemas encontrados.
65

A proposta de reestruturação foi elaborada, a fim de sanar os problemas


encontrados no processo de compras da empresa. Verifica-se a falta de adequação
dos atuais processos às necessidades estratégicas da mesma, e que devem ser
avaliadas pela diretoria da empresa, a fim de que sejam colocadas em prática.

4.3.1 Propostas de melhorias para o processo de aquisição de mercadorias

A análise da pesquisa, com base na observação e registro de dados, e, após


uma análise qualitativa das etapas do processo de aquisição de suprimentos,
detectou algumas falhas que impede que os processos analisados alcancem a
otimização. Verificou-se que os atuais processos de compras da empresa não estão
adequados às necessidades estratégicas da mesma, ou seja, manter-se no mercado
com produtos competitivos e com alta tecnologia.
Em vista disso, necessário se faz rever a quantidade de produtos em
estoque, como ponto de partida a análise efetuada sobre a curva ABC para que, a
partir daí, possa ser reestruturado o processo de compras, criando um estoque
mínimo de determinados produtos e, na seqüência, apontado os novos passos a
serem seguidos pela equipe envolvida no processo de compras.
A organização do fluxo de mercadoria em estoque dos produtos das classes
A, B e C, desta forma, será denominada de etapa zero, de acordo com os dados
apresentados na curva ABC, percebe-se a necessidade do controle da quantidade
de matéria-prima em estoque.
Atenção especial deve ser dada à compra dos produtos da classe C, visto
que o armazenamento destes é de grande valia para o processo produtivo, devido a
elevada demanda desta classe na área de produção e, além do que, a classe C
representa valor agregado pequeno em relação às demais classes.
Já os produtos das classes A e B, representam a maior porção do
faturamento, de suma importância o controle acurado da demanda destes, dentro do
processo de compras e estoque. Compras em maior quantidade de produtos com
alto valor agregado podem representar descontos maiores no valor de compra,
lembrando que a AGC Eletroeletrônica paga as mercadorias compradas à vista,
significando poder de barganha ainda maior, uma grande vantagem competitiva para
a empresa.
Como os produtos vendidos pela empresa têm prazo médio de uma semana
66

para entrega, a compra dos produtos da classe B podem, então, ser feitas
semanalmente em vez de diariamente e, os produtos da classe A, deverão ser
comprados quinzenalmente.
Ressalta-se que as datas propostas levam em consideração a demanda
destes produtos, uma vez que a demanda de produtos da classe B é maior que os
da classe A, ou seja, com uma quantidade maior de produtos da classe B
armazenados.
Deve-se considerar ainda outro fator: os produtos da classe A são mais
caros, necessita-se de capital elevado para sua aquisição, sendo que tal
programação quinzenal visa também amortecer o impacto no montante a ser gasto
na compra de tais produtos, leva-se em conta o recebimento de pagamentos por
parte dos clientes ao longo do mês, adquir o capital necessário para efetuar tais
compras.
Desta forma é possível constituir um estoque que atenda a demanda
imediata da empresa, com frequência de compra mensal dos produtos da classe C,
quinzenal com produtos da classe A e semanal com os produtos da classe B. Para
pedidos extraordinários, ou seja, de produtos de pouca saída, que possivelmente
não serão encontrados em estoque, faz-se a aquisição dos mesmos de acordo com
a demanda, podendo-se incluir nestas compras extraordinárias produtos de saída
maior que precisem ser repostos em estoque.
Com essa etapa inicial é necessária a intervenção de algumas medidas
imediatas, que darão sustento ao gerenciamento do fluxo continuado de mercadoria
em estoque. Nesse sentido, o quadro 10 a seguir, demonstra as principais ações a
serem implantadas na AGC Eletroeletrônica, os problemas encontrados nos
departamentos de vendas, compras e PCP, a fim de tornar viável o suprimento de
mercadorias a serem armazenadas ou destinadas diretamente às linhas de
montagem.

AÇÃO
DEPARTAMENTO PROBLEMAS AÇÃO IMEDIATA
SECUNDÁRIA
Assumir o compromisso Promover um
com os clientes, planejamento com
• Análise crítica do efetuando uma análise os clientes
pedido dos criteriosa das condições regulares da
Departamento de clientes. gerais do pedido, empresa, a fim de
Vendas • Programação de levando em elaborar uma
itens comprados consideração o previsão de
67

regularmente atendimento às compras e assim


pelos clientes. especificações, efetuar
necessidades e programação junto
expectativas do cliente. aos fornecedores.
• Desenvolvimento Através de estudo Efetuar busca
de orçamento pré- econômico, efetuar o criteriosa de novos
estabelecido por cadastramento junto ao fornecedores,
parte da área relatório das visando preços
financeira. necessidades de competitivos,
• Regras para os materiais; implantar os prazos de
lotes econômicos e os lotes econômicos e de pagamento
lotes de segurança. segurança. maiores, prazo de
• Parceria com os entrega de
fornecedores para mercadoria
cotas de compras menores e
mensais. mercadorias com
• Regras para qualidade igual ou
homologação de superior em
novos fornecedores. relação as
• Análise e mercadorias
Departamento de monitoramento dos compradas com
Compras ganhos e perdas fornecedores
advindos das conhecidos.
compras Através da previsão de Criar indicadores
• Gestão dos itens faturamento, estabelecer que possam
secundários no fluxo de caixa um demonstrar as
orçamento, para que a reduções de custo
área de compras consiga para itens mais
ter noção de valores a representativos. Da
serem trabalhados de mesma forma
forma antecipada com a quantificar as
cadeia de fornecedores. perdas pelas
compras efetuadas
em regime de
urgência.
Elaborar contrato padrão Fazer com que
para o fornecimento de todos os itens que
itens já homologados possuam desvio,
tecnicamente com através de itens
fornecedores padrão. similares tenham
seus códigos
cadastrados a
cada estrutura de
produto.
• Envolvimento do Comprometimento maior Ter um profissional
coordenador de PCP com o resultado da que possa
na análise do pedido. programação por parte acompanhar os
do coordenador de PCP, pedidos e
• Contratação de uma vez que a análise programações
PCP follow – up. sobre o pedido do cliente colocadas junto
não é feito de forma aos fornecedores.
sistêmica. Assim monitorar os
embarques.
Quadro 10. Relação das ações seguidas para sustento efetivo do estoque de matéria-prima.
Fonte: Primária (2008).
68

Observa-se no quadro 10, o envolvimento de vários departamentos, com a


finalidade de darem suporte a nova estrutura de estoque. Com a divisão por etapas
para compras das diversas classes existentes, é possível otimizar o serviço, com
cotações maiores e mais precisas, visto que não serão feitas em situações
emergenciais, mas sim para abastecer o estoque existente.
Entretanto, torna-se necessário a avaliação mensal por parte do
departamento de compras via análise de entrada e saída de mercadorias no
estoque, a fim de constatar se os produtos, de acordo com a classe a que pertence,
têm conseguido, por esse novo sistema, suprir a demanda a que são destinados, ou
seja, se a quantidade comprada está condizente com a entrada de pedidos
estimada, pois pode-se vir a constatar, nessa avaliação, a compra de determinado
item em demasia ou insuficiente em relação a demanda existente.
Outro aspecto relevante do reabastecimento do estoque das principais
matérias-primas para produção, é o controle da capacidade de produção de
determinados produtos. Assim, o planejamento prévio de parte da produção dos
principais produtos vendidos, pode ser apresentado ao departamento de venda e ao
programador de produção e, com estes dados em mãos, o vendedor saberá quais
produtos poderão ser fornecidos com mais agilidade, e com ínfimo risco de atraso,
bem como o programador de produção terá maior controle do processo de produção
e, caso o produto pedido pertença a categoria de produtos com matéria-prima
existente em estoque, poderá ser programado imediatamente a produção deste.
Desta forma, o processo de aquisição de mercadorias torna-se mais
organizado, seguindo um padrão de fluxo de compras mensal, possibilitando
executar as ações propostas no quadro 10, focando suprir, mensalmente, as saídas
de produtos do estoque, e também atender, de forma mais eficiente, as demandas
de produtos extraordinários, com pouco fluxo de venda.
Assim, com o armazenamento de maior quantidade de produtos, imagina-se
um menor tempo de cotação dos compradores; tempo de listagem do programador
de produção, visto a grande quantidade de saída destes itens e, ainda, gastos com
transportadora, uma vez que esta classe de produto tem valor agregado baixo, não
justificando gastos diários com o transporte do mesmo.
5 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

Através da proposta de melhoria no processo de aquisição de mercadorias,


constatou-se a repercussão positiva proveniente do estudo efetuado e, para melhor
compreender tal repercussão, são apresentadas estimativas baseadas nas análises
do fluxo de compras existentes no período de Fevereiro à Abril/08.
Na seqüência, o quadro 11 abaixo apresenta, de forma sucinta, o
procedimento a ser seguido, visando eliminar as compras diárias ocorridas no
período de análise.

PERÍODO DE CLASSE DE NECESSIDADE E


AQUISIÇÃO PRODUTO IMPORTÂNCIA DA
MERCADORIA
- Demanda média;
Semanal Classe B - Valor agregado médio;
(quatro vezes ao mês) - Sem armazenamento prévio em
quantidade significativa no
estoque.
- Demanda Baixa;
Quinzenal Classe A - Valor Agregado elevado;
(duas vezes ao mês) - Sem armazenamento prévio em
quantidade significativa no
estoque.
- Demanda Elevada;
Mensal Classe C - Valor agregado baixo;
(uma vez ao mês) -Armazenamento mensal em
grande quantidade de produtos.
Quadro 11. Relação de importância de cada Classe de mercadoria.
Fonte: Primária (2008).

Desta forma, pela proposta apresentada, dos 21 (vinte e um) dias de trabalho
mensais efetivos, estima-se que cerca de 7 (sete) dias, ou seja, os dias contados no
período de aquisição, conforme quadro 11, serão destinados para compras de
mercadorias. Logo, aproximadamente 14 (quatorze) dias em um mês devem ser
destinados para as demais ações descritas no quadro 10. Entretanto, com pedidos
de produtos com componentes de pequena saída, ou ainda em meses em que o
fluxo de pedidos é maior, possivelmente será necessária a compra de produtos em
70

datas que não estejam previstas.


Estima-se que os ganhos potenciais com o procedimento de compra mensal
dos principais produtos das classes A, B e C, mais utilizados no processo produtivo,
correspondem a uma redução significativa do número de pedidos de compras de
mercadorias, que implica diretamente em diminuições, na mesma proporção, tanto
do tempo de cotação dos compradores, como nos gastos com transportadora.
O armazenamento de maior quantidade de produtos acarreta em melhorias
operacionais, redução de gastos no transporte de mercadorias e,
conseqüentemente, viabiliza executar as soluções propostas para melhoria no
processo de aquisição de mercadorias.
Abaixo, os argumentos encontrados, devidamente detalhados, referentes
aos ganhos potenciais provenientes das soluções apresentadas no Quadro 10.

Departamento de Vendas:

- Análise crítica do pedido dos clientes: esta ação tem por principal objetivo
estimar, para o cliente, o prazo de entrega real do produto adquirido. Por meio de
análise sistematizada do pedido recebido, evitam-se os prazos ‘apertados’ de
entrega, que provoca um aumento de informações de programação para a
cadeia de suprimentos. Assim, se ganha credibilidade junto ao cliente, visto que
existe maior confiança na entrega do produto, trabalha-se com margem de erro
mínima em relação aos prazos existentes para processo de produção, dentro do
prazo estipulado. Decorrente da existência de produtos em estoque, e da
agilidade na compra dos produtos, com programação estipulada, a empresa tem
retorno dentro do prazo esperado, de praticamente todo o capital utilizado na
compra de mercadorias, favorece e fortalece seu poder de compra e reduz
praticamente a zero a incidência de atrasos de produção e entrega dos pedidos
recebidos.

- Programação de itens comprados regularmente pelos clientes: A sugestão de


ação envolve o desenvolvimento de um planejamento de vendas com os clientes,
a fim de obter uma previsão de compras, preferencialmente dos próximos três
meses e, assim, efetuar uma programação junto aos fornecedores. Ganhos
potenciais com a implantação desta programação vêm da melhoria no
relacionamento com os clientes da empresa, uma vez que a mesma busca suprir,
como um todo, as necessidades recorrentes dos clientes, amarrando o serviço a
71

ser prestado com o cliente. Outro importante ganho com tal programação é a
viabilidade de organização junto ao departamento de compras e aos
fornecedores, tendo como conseqüência, melhor preço de compra e uma
garantia de abastecimento continuado dentro das necessidades reais dos
clientes, influenciando, diretamente, nas demais ações do departamento de
compras. Mesma linha de raciocínio serve para os itens críticos, sendo estes
difíceis de se encontrar no mercado nacional e internacional, a AGC, acaba
pagando muito caro para ter os componentes no prazo desejado, em geral
prazos muito curtos. Assim, dos produtos comprados mensalmente, a
quantidade estocada por falta de saída programada será menor, visto que nem
todos os clientes fornecerão uma previsão, devido a questões relacionadas com
as necessidades de compra destes clientes e, também, alguns clientes
possivelmente alterarão o pedido previsto, de acordo com a necessidade real
surgida ao longo dos três meses.

Departamento de Compras:

- Regras para os lotes econômicos e os lotes de segurança: com a programação


de itens a serem comprados pelos clientes no período de três meses, define-se a
implantação via sistema da AGC Eletroeletrônica, quais os lotes econômicos e de
segurança que deverão suprir a demanda programada da empresa. A empresa
terá ganhos na eliminação das paradas na linha de produção em todo setor, com
ganhos de tempo de produção, pela agilidade de se ter em mãos matéria-prima,
elimina-se em grande quantidade parada nas linhas de produção por falta de
mercadoria. Além disso, influencia no relacionamento com a cadeia de
fornecedores, melhora-se consideravelmente, pode-se então aumentar o poder
de barganha, dado o aumento de quantidade de produtos comprados em cada
lote adquirido.

- Desenvolvimento de orçamento pré-estabelecido para compras de mercadorias:


por meio de uma previsão de faturamento, pode-se estabelecer no fluxo de caixa
o orçamento prévio, para que a área de compras consiga visualizar os valores a
serem trabalhados de forma antecipada com a cadeia de fornecedores. Tendo
em vista que as compras de AGC Eletroeletrônica são, em sua maioria,
realizadas na condição “à vista”, desta forma obtém-se um ganho significativo a
nível operacional, que seria a antecipação de pedidos junto aos fornecedores.
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Os produtos necessários para o processo produtivo mensal seriam comprados


dentro da proposta para cada classe, através de projeções referentes ao controle
do fluxo de entrada e saída de mercadoria.

- Parceria com fornecedores para cotas de compras mensais: com o orçamento


pré-estabelecido para compras, viabiliza-se estabelecer contrato de fornecimento
com os principais fornecedores da empresa, dos itens de maior saída, sendo que
estes contratos representam comprometimento maior por parte dos
fornecedores, que terão obrigação de fornecer, nas datas estipuladas, os devidos
produtos, evitando assim, falta de mercadoria ou atraso no prazo de entrega, sob
penalidade de multa prevista no contrato. Além disso, pode também representar
descontos na compra de mercadorias, visto que serão compradas em maior
quantidade.

- Regras para homologação de novos fornecedores: a definição de regras para


homologação de novos fornecedores, visa a busca de preços menores dos
produtos a serem adquiridos nos lotes econômicos, de segurança e demais lotes
necessários, bem como produtos com qualidade igual ou superior aos produtos
adquiridos. Também, através da engenharia de produto, se abriria um canal de
contato extremamente confidencial, onde novos projetos teriam a participação
dos possíveis fabricantes ou distribuidores em potencial. As implantações das
parcerias com fornecedores e das regras de homologação de novos
fornecedores, representam ganhos sobre as mercadorias compradas
mensalmente nesse novo sistema de compras.

- Análise e monitoramento dos ganhos e perdas advindos das compras: tendo


como proposta de melhoria criar indicadores que possam, tanto quantificar as
reduções de custo de compras sobre os itens mais representativos, com este
novo sistema, como as perdas pelas compras efetuadas em regime de urgência.
Como ganho potencial para esta ação, a empresa obtém dados muito
importantes para os processos de fluxo de compras, identificando o quanto se
perde ou se ganha com as compras efetuadas no novo sistema, e as
mercadorias compradas dos pedidos extraordinários, trabalha-se no sentido de
reduzir as perdas identificadas através da criação de estratégias, que minimizem
e absorvam tais perdas pela análise das principais causas destas perdas. E
também serve como ferramenta de trabalho aos compradores, para se
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comprometerem ainda mais com suas funções e os resultados traçados pela


empresa. Estima-se que o impacto desta análise, juntamente com todo o
conjunto de ações propostas, reduzirá sensivelmente as perdas em custos
elevados nas compras de mercadorias em regime de urgência, nos primeiros
seis meses de implantação desta nova ferramenta.

- Gestão de itens secundários: esta ação envolve desenvolver um sistema de TI


que cadastre os códigos de todos os itens de desvio, ou de itens similares, a
cada estrutura do produto. Assim, com esta ação no sistema do processo
operacional de compras, adiciona-se um subitem como opção de compras, para
estes itens secundários, não existe a necessidade de consulta periódica na
estrutura de produto, para saber se o item está homologado ou não, pelo
comprador. Desta forma a etapa no processo de aquisição de mercadorias é
otimizada, reduz-se o tempo gasto com a listagem de compras dos itens
secundários, além das demais reduções advindas das demais ações que serão
também implantadas para atender a demanda de itens secundários.

PCP:

- Envolvimento do coordenador de PCP na análise de pedido: propor


comprometimento maior do coordenador de PCP com o resultado da
programação de produção. Assim o coordenador de PCP deverá controlar o fluxo
de pedidos em relação à produção existente, verificando se a demanda está
sendo cumprida satisfatoriamente e dentro dos prazos estipulados, além de
projetar, pela entrada de pedidos, se existe alguma problemática operacional que
venha a impedir que o produto seja produzido dentro do prazo estimado. Assim,
o coordenador analisará se a demanda é maior que a capacidade de produção
das linhas de montagem, evita-se gargalos e se a complexidade do projeto é
elevada que poderá acarretar no atraso da entrega do mesmo.

Com a implantação de ações que visam a melhoria no processo de


aquisição de mercadorias, observa-se que, não só as etapas do processo de compra
serão otimizadas, como também viabilizará eliminar os problemas existentes em
cada etapa.
Percebe-se que, as melhorias vão além da solução das problemáticas
existentes em cada departamento da AGC Eletroeletrônica, uma vez que promovem
a integração destas etapas por meio de ações conjuntas e estratégicas, implica
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diretamente em melhor comunicação e relacionamento com os clientes,


fornecedores e, inclusive, nos departamentos da empresa, diminui despesas de
compras, criando projeções de faturamento, enfim, organiza a estrutura econômica
da empresa.
Assim, com a pesquisa realizada pode-se, por meio de ações imediatas e
secundárias da proposta de melhoria, trazer ganhos potenciais para diversas áreas
da empresa, diminui o tempo gasto em cotações e compras diárias, através de
compras semanais, quinzenais e mensais. Ainda mensurados os ganhos, o tempo
disponível possibilitará implantar ações que irão aumentar o lucro da empresa sobre
as mercadorias compradas oferece-se, em conseqüência, produto com preço mais
competitivo e prazos de entrega melhor estruturados e de melhor qualidade, através
da busca de novos fornecedores.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Os objetivos do presente projeto são os de estudar os processos de


compras da empresa AGC Eletroeletrônica, visando detectar problemas e realizar
uma proposta de melhorias para o referido setor, tendo como base uma pesquisa
bibliográfica, a qual serviu para dar embasamento teórico ao estudo prático,
desenvolvido na seqüência.
A observação e análise dos processos de compras e dos setores
interligados a ele, da empresa AGC Eletroeletrônica Ltda., resultou em uma proposta
de melhorias, onde se desenvolveram sugestões para a otimização dos processos
analisados.
A AGC Eletroeletrônica que desde a sua fundação, nunca havia
desenvolvido um estudo sobre a necessidade de compras. A administração de
suprimentos ou outras áreas ligadas à atividade de compras tem neste estudo, um
referencial para iniciar o processo de melhorias, que, além de otimizar os processos
internos da empresa, acaba refletindo no atendimento ao cliente final.
Mesmo diante de muitas dificuldades para realizar uma análise das etapas
do processo de compras e, por ser uma análise qualitativa com base em observação
e registro dos fatos encontrados no dia-a-dia da empresa, as falhas existentes foram
encontradas e o problema de pesquisa foi respondido.
Após a coleta dos dados e através da observação e da análise dos
processos atuais do departamento de compras da empresa, realizou-se um projeto
de melhorias onde, através deste, pode-se chegar à otimização dos processos e a
resolução dos problemas encontrados.
A proposta de melhoria, desenvolvida após a análise da pesquisa e a
localização dos principais problemas da empresa em relação à aquisição de
suprimentos, sugeriu ações corretivas para os problemas encontrados e demonstrou
quais seriam os ganhos potenciais com a implantação de cada uma das propostas
realizadas.
A pesquisa identificou também que os atuais processos de compras da
empresa não estão adequados às necessidades estratégicas da organização e,
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através da mesma, com a proposta de melhorias, a empresa poderá otimizar e


organizar o setor de compras, no sentido de esclarecer os caminhos reais a serem
adotados em todo o processo.
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78

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Acesso em: 02 dez.2007.
VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo:
Atlas, 1999.
ANEXOS
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ANEXO 1 - LISTAGEM DE NECESSIDADE DE COMPRAS – AGC


ELETROELETRÔNICA LTDA.