Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
105
Maio, 2010
Presidente da República
Luiz Inácio Lula da Silva
Secretário Executivo
José Machado
CDOC
Este material contém informações
importantes para o usuário, orientando como
produzir, tramitar e destinar seus documentos
de forma padronizada. A modernização da
área de documentação também é exposta no
manual, dando a dimensão do que está sendo
feito para aprimorar o serviço e o atendimento
ao usuário.
Centro de Documentação
Tel:(61) 3341-9015
Fax:(61) 3341-9492
01/05/2010
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO........................................................................................................................... 7
DEFINIÇÕES..................................................................................................................................8
GESTÃO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10
Definição de Documento......................................................................................................... 11
Produção de Documentos......................................................................................................13
Modelos e Formatação..................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO................................................................................................... 16
Protocolo Geral...................................................................................................................... 16
Recepção (Recebimento de documentos).........................................................................17
Expedição (Serviço de Postagem e Malote)..................................................................... 18
Instrução Processual.........................................................................................................21
Processamento Digital........................................................................................................... 26 3
APRESENTAÇÃO
COORDENAÇÃO
DE DOCUMENTAÇÃO
GESTÃO DA
INFORMAÇÃO
ATENDIMENTO
AO USUÁRIO
MODERNIZAÇÃO
E ANÁLISE
DOCUMENTAL 7
Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN
DEFINIÇÕES
Despacho - Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido
à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo
administrador, servidor público ou não.
Diligência - É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
8 indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
Guia de remessa de correspondência - É um formulário que deve ser preenchido, quando for
encaminhada mais de uma correspondência no mesmo envelope, devendo ser autenticada
com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Guia de remessa de malote - É um formulário que deve ser preenchido com informações
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
sobre o conteúdo do malote de correspondência que esta sendo enviado, devendo ser
autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Peça do processo - É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha,
folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de
vídeo, nota fiscal, entre outros.
Processo principal - É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação
de um ou mais processos como complemento à sua decisão.
Termo de desapensação - É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou
mais processos apensados.
Definições
Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada
de peça(s) de um processo.
Termo de juntada de peça - É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou
peça(s) ao processo.
Termo de ressalva - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do
processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a
ausência de uma peça.
Termo de retirada de peça - É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou
peça(s) do processo.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Na gestão documental considera-se, também, o cidadão, que na forma desta lei (Lei
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informação, conforme dispõe o Art. 4º
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituição não deve
se organizar apenas por necessidade própria, mas também para atender as demandas do
Governo Federal e os anseios da sociedade.
Definição de Documento
Gestão de Documentos
b) Caracterização quanto à espécie
Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do conhecimento
do público em geral.
Produção de Documentos
ESPÉCIE/TIPO DE
FINALIDADE
DOCUMENTO
Gestão de Documentos
Modelos e Formatação
Os documentos têm padrões de formatação que devem ser seguidos, facilitando a sua
identificação e o entendimento do seu objetivo.
Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é
obrigatório constar o número da página a partir da segunda.
b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Brasília, 15 de março de 2007.
14
Nota: os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que
esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
i) identificação do signatário.
CONFIGURAÇÕES PADRÃO
Espaçamento entre
Deve ser utilizado espaçamento de 2,5cm.
parágrafos
Espaçamento entre
Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas.
linhas
Margem direita O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.
Gestão de Documentos
Identidade Visual
Logomarca (Anexo II), é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma
instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
16 Protocolo Geral
A área de Recepção tem uma função muito importante na gestão de documentos, pois
a forma como o documento é recebido no Centro de Documentação definirá o tratamento do
mesmo. Compete a esta área:
3. Atender as demandas dos usuários internos ou externos de forma ágil e com exatidão;
Orientações ao usuário
17
a. Procedimentos:
i. Documentos: todo documento será pesquisado no sistema, não
estando cadastrado, o mesmo receberá um digital (código de barras)
e será cadastrado, digitalizado e tramitado;
1. O documento que já estiver cadastrado será identificado com
o numero da digital (no canto superior direito), que consta no
sistema e será informado no despacho o trâmite dado pelo PG,
conforme o que estiver descrito no documento.
Centro de Documentação
iii. Correspondência: No recebimento da correspondência externas, todas
as cartas serão abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais,
sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislação vigente.
Serviço de Postagem
*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do serviço para o trecho.
VALOR VALOR
SERVIÇO ORIGEM DESTINO PESO TIPO VALOR VALOR
Sem AR Com AR
Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
CARTA REGISTRADA
3 a 5 dias úteis
Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
Centro de Documentação
Orientação ao usuário
Serviço de Malote
a. Regras de funcionamento:
i. O Protocolo receberá documentos para envio via malote somente até
sexta-feira, às 10h30. Os documentos que não forem entregues neste
período serão enviados na próxima sexta-feira;
ii. O limite de peso total do malote é de até 30kg;
iii. Equipamento ou material frágil não devem ser enviados via malote,
deverá ser utilizado o serviço de postagem;
iv. Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em
envelopes abertos para conferência do PG, contendo despacho ou
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de
contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Definição de Correspondência
a) Interna e externa
b) Oficial e particular
c) Recebida e expedida
Instrução Processual
Autuação
Documentos que não são tramitados, não poderão ser autuados, como: convites para
festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo,
desarquivamento de processo e outros.
Conjunto de documentos que não serão tramitados não poderão constituir processo.
Neste caso deverá ser constituído um dossiê, que tem por finalidade agrupar informações
de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histórico para pesquisa, estudos ou suporte
para desenvolvimento de projetos futuros.
Centro de Documentação
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão tornar-
se peças de processo.
No Anexo IV há um quadro com descrição de todas as ações que podem ser realizadas
com o processo após sua autuação.
É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV),
resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:
22
A primeira parte é constituída de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído
a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;
A segunda parte é composta por uma numeração seqüencial de 6 dígitos, que a cada
ano é reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formação do processo. A quarta e última
parte é constituída de 2 dígitos, chamados de DV (Dígitos Verificadores), que são calculados
automaticamente pelo sistema.
02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqüencial de dígitos deverá ser separado conforme padrão
determinado na Portaria nº. 3, seguindo símbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.
Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numeração atribuída pelo Ministério do
Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente
o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:
Centro de Documentação
Numeração de Peças
Duas peças de um mesmo processo não podem receber o mesmo número, não sendo
permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um número, seguindo um seqüencial
numérico conforme apresentado no processo.
No caso de erro na numeração das peças do processo, apor um “X” sobre o carimbo
que necessita de correção e renumerar as folhas.
Documentos pequenos (Ex.: guias de depósito bancário, DARF) serão colados no centro
da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do verso.
24 Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a
partir do processo acessório. No caso da apensação, os processos continuarão com sua
numeração original.
Diligência
Encerramento de processo
Abertura de Volume
O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 deverá proceder à abertura
de um novo volume, ressaltando que o último documento não poderá ser desmembrado para
abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poderá ser encerrado com 185 páginas,
considerando que o último documento tenha mais de 15 folhas.
Reconstituição de Processo
Centro de Documentação
Processamento Digital
1. Digitalização
2. Redigitalização
4. Distribuição (físico)
Caso 1: Dentro da Diretoria o trâmite de documento será possível entre todas as áreas
que a compõe.
DIRETORIA
COORDENAÇÃO
SETOR
GERAL
DIVISÃO COORDENAÇÃO
Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento à outra Diretoria deverá tramitá-lo
virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficará responsável por
tramitar o documento à Diretoria de destino.
DIUSP
DIREP DIPLAN
Caso 3: A tramitação de documentos entre UC, CR, CE e UAAF será livre. Estas Unidades 27
visualizarão dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.
CR
UC UAAF
SEDE CE
NOTA: O trâmite físico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE
será feito pelo Protocolo Geral. Não haverá protocolo setorial.
Centro de Documentação
Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservação - UC, Coordenações
Regionais - CR, Unidade Avançada de Administração e Finanças - UAAF e Centros
Especializados – CE, para Sede, deverá obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e
virtualmente para o Protocolo Geral.
UC UAAF
CR CE
PROTOCOLO
GERAL
DIREP
DIPLAN
DIBIO
PROTOCOLO
GERAL
ÓRGÃOS,
PESSOAS DIUSP
FÍSICAS E
JURÍDICAS
UC, CR
UAAF e CE
PRESI
NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsável
por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informações pertinentes,
mantendo o sistema atualizado. O sistema é fonte de consulta e base de informação de
todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e na agilidade de processos.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Arquivo Central
a. Empréstimo e consultas
5. Tratamento técnico
Centro de Documentação
f. Endereçamento
g. Arranjo
6. Inventário
Arquivamento:
Biblioteca
Será criada a “Biblioteca Virtual”, que facilitará o acesso ao acervo, permitindo pesquisa
e consultas via internet.
31
A Biblioteca promoverá eventos culturais para divulgação do acervo e lançamentos de
publicações do ICMBio. Fará parceria com Universidades para incentivar pesquisas técnicas,
aproximando o aluno a realidade da conversação da biodiversidade.
2. Catalogação de livros;
3. Empréstimo e consulta;
5. Referência legislativa;
8. Biblioteca Virtual;
Centro de Documentação
Gestão da Informação – SGI
O SGDoc foi planejado com uma visão futurista, porém factível, aplicando o princípio
do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), colocando a disposição do usuário a
imagem digitalizada do documento e permitindo seu trâmite virtual.
Outros pontos que são tratados pelo sistema é comunicação entre as unidades por meio
da inclusão de informações no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento
das ações realizadas pelo documento e seus anexos, e também trata a redução do uso de
papel e o maior controle da documentação e agilidade na recuperação da informação, dando
celeridade ao usuário no desenvolvimento de suas atribuições.
O sistema possui o “manual do usuário” que informa, passo a passo, como o sistema
deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.
32
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Orientações ao usuário
33
Centro de Documentação
REFERÊNCIA
BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências.
ANEXO I
35
REDAÇÃO OFICIAL
ICMBio
REDAÇÃO OFICIAL
Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e
comunicações com a finalidade de comunicar.
As comunicações oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser
claro, possibilitando imediata compreensão pelo leitor. O uso de papéis uniformes e a correta
diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve
ser conciso, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras.
37
IDENTIDADE VISUAL
Clareza
Redação Oficial
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem:
Coesão
A coesão é a ligação entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases,
entre as próprias frases e entre os vários parágrafos. Texto coeso é aquele em que as palavras,
as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos.
Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e
adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se
38 corretamente os instrumentos da língua (usar artigos e pronomes que concordem com os
tempos verbais de modo lógico etc.) e observando se há relações de sentido entre as frases,
que unidas entre si transmitam de modo claro uma informação, uma opinião, uma mensagem.
Concisão
Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento
do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto.
É nessa revisão que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições
desnecessárias de idéias.
Formalidade e uniformidade
Impessoalidade
PADRONIZAÇÃO
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras
de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de 39
linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
Pronomes de Tratamento
Exemplo:
Redação Oficial
DESTINATÁRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREÇAMENTO
Ao (À) Excelentíssimo(a)
• Presidente da República Senhor(a)
Excelentíssimo(a)
• Presidente do Congresso Vossa Excelência Nome
Senhor(a) + cargo
• Presidente do STF Cargo
Endereço
• Advogado-Geral da União
• Chefe de Estado-Maior
• Chefe do Gabinete Civil da PR
• Chefe do Gabinete Militar da PR
• Deputado Federal
• Deputado Distrital
• Deputado Estadual
• Desembargador
• Embaixador
• Governador de Estado
• Governador do DF
• Ministro de Estado
Ao (À) Excelentíssimo(a)
• Ministro de Tribunal Superior
Senhor(a)
• Oficial-General das Forças Armadas
Nome
• Prefeito Municipal Vossa Excelência Senhor(a) + cargo
Cargo
• Presidente da Câmara Distrital (DF)
Endereço
• Presidente de Assembléia Legislativa
• Presidente de Câmara de Vereadores
• Presidente de Tribunal
• Procurador-Geral da República
• Procurador-Geral de Estado
• Procurador-Geral do DF
• Secretário de Estado (Governos estaduais
e do DF)
40 • Secretário-Geral da PR
• Senador
• Vereador
• Vice-Prefeito Municipal
• Vice-Presidente da República
Meritíssimo(a) Ao(À) Meritíssimo(a)
• Auditor da Justiça Senhor(a) + cargo Senhor(a)
• Juiz Vossa Excelência Meritíssimo(a) + Nome
cargo Juiz(a) d...
Endereço
Ao(À) Senhor(a)
• Presidente de Empresa Pública, Nome
Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
Autarquia ou Fundação Cargo
Endereço
• Autoridades em geral Ao(À) Senhor(a)
• Funcionários graduados Nome
Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
• Oficiais das Forças Armadas Cargo
• Particulares Endereço
A Sua Magnificência o(a)
Magnífico(a)
Vossa Senhor(a)
Reitor(a)
Magnificência Nome
ou
• Reitor de Universidade ou Magnífico(a) Reitor(a) da
Excelentíssimo(a)
Vossa Excelência Universidade...
Senhor(a) Reitor(a)
Endereço
A Sua Excelência
• Arcebispo Excelentíssimo ou Reverendíssima
Vossa Excelência
• Bispo Reverendíssimo Dom Nome
Reverendíssima
Senhor (Título) Título
Endereço
A Sua Reverência
• Religiosos em geral Vossa Reverência Reverendo (Título) Título Nome
Endereço
Fechos
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário, além de fechar o texto. O
documento deve conter a assinatura e identificação do signatário. Há dois fechos diferentes 41
para todas as modalidades do texto oficial.
Identificação do Signatário
Nota: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do
expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Redação Oficial
Formatação
Configuração de página
Orientação: Retrato
Margens: Esquerda: 3 cm
Direita: 1,5 cm
Superior: 2 cm
Inferior: 2 cm
42
Alinhamento: justificado
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Fonte
Tamanho: 12
Tipo: Normal 43
Redação Oficial
ATOS DE COMUNICAÇÃO
Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício e o
memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga
o que chamamos de padrão ofício.
Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é
obrigatório constar o número da página a partir da segunda.
b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Brasília, 15 de março de 2007.
44
c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação.
Nota: No caso do ofício deve ser incluído também o endereço, cidade, estado e CEP.
Nota: os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses
estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
i) identificação do signatário.
Informações Gerais
Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto terão o rodapé para inserir
logomarcas e endereços nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados. 45
Nos modelos oficio e oficio-circular não poderão ser utilizados este padrão, devendo ser
utilizado apenas o endereço do Instituto, conforme modelos.
Redação Oficial
Ofício
Estrutura
f) Texto;
47
Redação Oficial
Ofício Circular
Estrutura
f) Texto;
48
g) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)
ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
49
Redação Oficial
Memorando
Neste caso deve ser utilizado o símbolo do ICMBio na Identificação do órgão produtor
do documento.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de
que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Não deve ser citado Nome.
Exemplos:
Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), deverão utilizar o rodapé para informar
50 seus dados, como nome completo da unidade, endereço/CEP, telefone, email e
logomarca, conforme modelo para unidades externas à sede. Esta informação
deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.
Estrutura
e) Texto;
51
Redação Oficial
52
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
53
Redação Oficial
Memorando Circular
Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padrão ofício, com a
diferença de que os seus destinatários devem ser mencionados pelos cargos que ocupam.
Exemplos:
Estrutura
e) Texto;
55
Redação Oficial
Despacho
Despacho Interlocutório
56 Exemplo:
De ordem.
Em 00/00/0000
Nome do Signatário
57
Redação Oficial
Despacho Decisórios
É o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitação recebida ou determina
a adoção de providências sobre o assunto. Resolvem a questão principal, encerrando o
processo ou assunto do documento.
Estrutura
e) Texto;
59
Redação Oficial
Fax
O fax não substitui o documento original. Quando necessário o original, ele segue
posteriormente pela via e na forma usual.
Fax não deve receber despacho, pois ele tem suas informações apagadas com o tempo,
não tendo efeito comprobatório.
Não é recomendado o envio de documento via fax, pois não substitui o documento original.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o
próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
60
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
61
Redação Oficial
Correio Eletrônico
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha
valor documental, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir
certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Mensagens eletrônicas oriundas de email institucional são consideradas para efeito legal.
ATOS NORMATIVOS
Apostila
62
Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização.
A apostila tem por objetivo a correção de dados constantes em atos administrativos ou o
registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em
outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, dentre outros.
Estrutura
63
Redação Oficial
Atestado
Estrutura
65
Redação Oficial
Certidão
A certidão deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser
datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seção e visada pelo
diretor. Pode servir de prova de ato jurídico. Sua expedição é no prazo de 15 dias improrrogável
conforme a Lei nº 9.051, de 18/5/95.
Art. 2º - Nos requerimentos que objetivam a obtenção das certidões a que se refere esta lei,
66 deverão os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razões do pedido.”
Estrutura
67
Redação Oficial
Ata
A Ata é documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser lavrada de tal maneira
que não possam introduzir modificações posteriores. Para se evitar fraudes, é possível fazer
o registro das atas no Cartório de Títulos e Documentos.
Não se fazem parágrafos ou alíneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que,
nos espaços em branco, se façam acréscimos.
Não se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se
a palavra “digo”, depois da qual se repete a palavra ou expressão anterior ao mesmo erro.
Exemplos:
Quando se constata erro ou omissões após a redação, usa-se a expressão “em tempo”,
68
que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou acréscimo.
Exemplos:
Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunião, sua
linguagem deve ser simples, clara e concisa.
Estrutura
c) texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decisões
tomadas. Deve ser escrito em um único bloco sem espaço entre as linhas,
sem a utilização de parágrafos;
Redação Oficial
70
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
71
Redação Oficial
Portaria
Estrutura
d) assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maiúsculas.
72
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
73
Redação Oficial
Nota Técnica
Estrutura
e) Texto;
74
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
75
Redação Oficial
Instrução Normativa
Estrutura
76
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
77
Redação Oficial
Ordem de Serviço
Estrutura
78
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
79
Redação Oficial
Parecer
Estrutura
80
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
81
Redação Oficial
Resolução
Estrutura
82
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
83
Redação Oficial
REFERÊNCIAS
ANEXO II
Logomarca ICMBio
O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as
orientações sobre a formatação da logomarca.
85
Logomarca ICMBio
86
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO III
A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondência for usado para
enviar mais de um documento.
87
No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientação para o seu correto
preenchimento no campo Nº Registro Correio:
a. A Unidade deve solicitar na agência dos correios mais próxima, as etiquetas para
carta registrada, sedex, PAC ou outro serviço a ser utilizado, tornando possível
etiquetar as correspondências (envelope) na própria Unidade. Desta forma será
possível identificar na GRC o número de identificação dos correios, lembrando
que está informação é obrigatória.
89
ANEXO IV
Quem pode
AÇÃO O que é? Termo Observações
realizar?
Deverão ser
avaliadas as
informações
É a união de dois constantes nos
ou mais processos processos e a
que não poderão relação entre eles,
ser separados sob considerando
Juntada por Protocolo
Anexação nenhuma hipótese, processo principal
Anexação Geral e UP
passando a existir e acessório. Após
apenas o número anexação, anotar na
de protocolo do capa do processo
principal. o número do
processo inserido. 91
Não existe a ação
“DESANEXAR”.
O processo que tem
o pedido fica em
É a juntada de segundo lugar e o
dois ou mais “Termo de Juntada
processos, onde por Apensação”
cada um manterá no processo mais
Juntada por Protocolo
Apensação o seu número de antigo, que ficará
Apensação Geral e UP
protocolo original, em primeiro lugar,
e após a decisão onde também
final, poderão ser deverá ser anotado
separados . o número do
processo que está
sendo apensado.
A desapensação só
É a separação poderá ocorre antes
de processos do arquivamento do
apensados, processo.
Desapensação devendo constar Protocolo A anotação do
Desapensação
em cada processo Geral e UP apenso feita na capa
o despacho do processo deve
solicitando a ser tornada sem
desapensação. efeito.
Quem pode
AÇÃO O que é? Termo Observações
realizar?
É vedada a retirada
da folha ou peça
inicial do processo.
Conservar a
É a retirada de numeração
Onde
peças do processo, original das peças,
Desentranhamento Desentranhamento estiver o
mediante permanecendo vago
processo
despacho. o número de folha(s)
correspondente(s)
ao
desentranhamento.
Não existe a ação
É a separação
de parte da Os documentos
documentação Protocolo retirados, devem
de um processo, Geral ser conforme
Desmembramento Desmembramento
para formar e UP descrito no manual
outro, ocorrendo e renumerando suas
mediante páginas.
92 despacho.
Motivos para
encerramento:
indeferido ou
deferido o pleito,
É executado atendimento
quando finalizado da demanda,
Encerramento de Protocolo
o processo, ou Encerramento desistência do
processo Geral e UP
quando exceder o interessado
número de folhas. ou a falta de
movimentação,
por mais de um
ano, por parte do
interessado.
Os documentos
não podem ser
desmembrados para
É utilizada quando
abertura de volume.
Abertura de um processo Protocolo
Abertura de Volume A primeira folha
volume excede a 200 Geral e UP
deverá ser o termo e
folhas.
numerado seguindo
a seqüência do
primeiro volume.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO V
A seguir estão os quatro modelos que devem ser usados com padrão no âmbito
do Instituto.
95
Guias de Arquivo
96
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
97
Espelhos de Identificação
Anotações
98
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Anotações
99
Anotações
Anotações
100
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Anotações
101
Anotações
Anotações
102
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Anotações
103
Anotações
Anotações
104
www.icmbio.gov.br
106