ESTE DOCUMENTO NÃO PODE SER COPIADO, REPRODUZIDO OU DIVULGADO ,EM PARTE OU INTEGRALMENTE, SEM O EXPRESSO E

PRÉVIO CONSENTIMENTO POR ESCRITO DO VEXPENSES.

(ANDROID)

diretamente do celular!
GUIA DE USO

fazer todo o processo de reembolso de despesas

Aplicativo prático que permite tirar foto de recibos e
Primeiro Acesso

Vamos ao passo a passo de seu primeiro acesso no VEXPENSES:

I. Sua empresa decidiu utilizar o VEXPENSES. Legal! Não precisa se cadastrar, ok? Sua empresa já realizou
seu cadastro.
II. Primeiramente, acesse o VExpenses pela web no endereço https://app.vexpenses.com/. Não é
necessário criar uma nova conta, pois já fizemos o cadastro para você. Preencha seu e-mail corporativo
e a senha que sua empresa cadastrou.
III. Depois que acessar seu VExpenses web, basta clicar em “Configurações” e “Mudar Senha” para escolher
sua nova senha.
IV. Baixe o VEXPENSES em seu celular, disponível para Android e iOS . Depois de baixar o app em seu celular,
clique indicando que você já possui uma conta e faça login utilizando o mesmo e-mail e senha de seu
cadastro WEB.
V. Caso você tenha alguma dúvida sobre o funcionamento do VExpenses, acesse nosso material por meio
deste link: https://vexpenses.freshdesk.com/support/home
OBS.: Caso você esqueça sua senha e perca acesso a sua conta, acesse a área de login do site e clique em “Esqueceu sua senha?”

Confidencial 2
Processo Macro

Os relatórios de despesas têm a função de

agrupar suas despesas.
1) Crie um Relatório Sempre que você for prestar contas, a primeira
coisa a se fazer é criar um relatório.

2) Insira despesas e Conforme você for criando as despesas, pode ir

lançando nos relatórios criados no passo 1.
percursos

Depois que o relatório de sua prestação de contas

3) Envie seu relatório estiver com todas as despesas, basta enviar seu
para aprovação relatório para aprovação.

Confidencial 3
1) Criação de Novo Relatório
1) Toque no botão de inserção 2) Toque em Novo Relatório

Confidencial 4
 1) Criação de Novo Relatório
3) Preencha os dados de seu relatório

Descrição: Preencha com o motivo da

prestação de contas
Centro de Custo: Escolha o centro
de custo padrão do relatório. Caso
alguma despesa dentro do relatório
tenha um outro centro de custo, não
Adiantamento: Selecione caso sua tem problema, você poderá indicar
empresa opte por utilizar essa na despesa
funcionalidade do sistema
Projeto: Preencha caso sua empresa opte
por utilizar essa funcionalidade do sistema

Anotações: Coloque detalhes adicionais, se

necessário

Confidencial 5
2.a) Inserção de Despesa Intelliscan
1) Toque em Intelliscan no menu 2) Selecione na próxima tela a
lateral direito opção “Intelliscan”

O Intelliscan é uma ferramenta que

reconhece os caracteres do seu recibo
automaticamente.

Funciona assim: quando você tira uma

foto pelo Intelliscan, o VExpenses cria
uma despesa automaticamente para
você já preenchendo 3 campos:
estabelecimento, data e valor.

Confidencial 6
2.a) Inserção de Despesa Intelliscan
3) Tire uma foto do recibo
1- Enquanto a leitura está sendo feita, a sua
despesa ficará com o status “Intelliscan”.
2- Após a leitura, a sua despesa estará
preenchida com os dados captados e você
poderá visualizá-la em seu painel de
despesas.
3- Você deverá clicar na despesa lida e
preencher os demais dados (conforme
página 7)
4- Caso não seja possível realizar a leitura,
você será notificado que não foi possível
efetuar o reconhecimento, e o status será
modificado para “Recibo não identificado”,
de forma que você possa preencher os
campos manualmente se desejar ou
realizar novamente a operação.
Confidencial
DICAS PARA TIRAR A FOTO DO RECIBO:
A. O Intelliscan não reconhece os dados de
recibos com dados escritos à mão. Por isso,
neste caso, já insira diretamente como uma
despesa manual (página 7)
B- Tire a foto sempre na vertical e confira se
ela ficou nítida. Caso julgue melhor tirar uma
nova foto, clique em “Repetir” no canto
superior esquerdo e fotografe novamente.
Quando estiver pronto para enviar, clique em
“Ok”.
C- para leitura dos recibos, todos os 3 dados
da notinha devem estar visíveis:
(i) Nome do estabelecimento
(ii) Data
(iii) Valor
7
2.b) Inserção de Despesa Manual
1) Toque em “Nova Despesa” no menu
lateral direito
Imagem: Tire uma foto do recibo ou selecione da
biblioteca do seu celular

Descrição: Preenchimento não obrigatório

Valor: Coloque o valor do gasto

Tipo: Escolha a categoria da despesa

Data: Coloque a data do gasto

Relatório: Selecione o relatório da despesa ou deixe ela

avulsa (deixe o campo vazio)

Centro de custo: Selecione o centro de custo

Forma de Pagamento: Selecione a forma de

pagamento
Reembolsável: Será preenchido de acordo com a forma
de pagamento (nunca alterar manualmente)
Projeto: Caso sua empresa utilize, selecione um ou
mais projetos
Anotações: Utilize as anotações para dar mais detalhes
do gasto, quando necessário (ex.: nome dos
participantes de um almoço)

Confidencial 8
2.c) Inserção de Percurso por GPS
1) Toque no botão de inserção 2) Toque em Novo Percurso 3) Selecione “GPS”

Confidencial 9
2.c) Inserção de Percurso por GPS

Clique em “Iniciar” para que o

Quando chegar em seu destino,
VExpenses comece a registrar
clique em “Parar”.
seu percurso

Confidencial
2.c) Inserção de Percurso por GPS

Descrição: Preenchimento não

obrigatório
Quilometragem: Número de
quilômetros percorridos no trecho
Valor do KM: Preenchido
automaticamente pela empresa

Valor Total: Fórmula automática

Data: Preenchida automaticamente

Relatório: Selecione o relatório da despesa

ou deixe ela avulsa (deixe o campo vazio)
Centro de custo: Selecione o centro
de custo
Forma de Pagamento: Selecione a forma de
pagamento
Reembolsável: Será em função da forma de
pagamento (nunca alterar manualmente)
Projeto: Caso sua empresa utilize, selecione
um ou mais projetos
Anotações: Utilize as anotações para dar mais
detalhes do gasto, quando necessário

Confidencial 11
2.d) Inserção de Percurso por mapa
1) Toque no botão de inserção 2) Toque em Novo Percurso 3) Selecione “Mapa”

Confidencial 12
2.d) Inserção de Percurso por mapa
1) Selecione as paradas e clique no
ícone destacado

Descrição: Preenchimento não obrigatório

Data: Coloque a data do gasto

Relatório: Selecione o relatório da despesa ou deixe ela

avulsa (deixe o campo vazio)

Centro de custo: Selecione o centro de custo

Forma de Pagamento: Selecione a forma de

pagamento

Reembolsável: Será preenchido de acordo com a forma

de pagamento (nunca alterar manualmente)

Projeto: Caso sua empresa utilize, selecione um ou

mais projetos

Anotações: Utilize as anotações para dar mais detalhes

do gasto, quando necessário (ex.: nome dos
participantes de um almoço)

Confidencial 13
2.e) Inserção de Percurso Manual
1) Toque no botão de inserção 2) Toque em Novo Percurso 3) Selecione “Manual”

Confidencial 14
2.e) Inserção de Percurso Manual
Imagem: Tire uma foto do recibo ou selecione da
biblioteca do seu celular

Pré Cadastrado: Verifique se sua empresa

cadastrou esse percurso. Caso não, prossiga com o
Descrição: Preenchimento não preenchimento
obrigatório

Quilometragem: Número de
quilômetros percorridos no trecho
Valor do KM: Preenchido
0,75
automaticamente pela empresa

Valor Total: Fórmula automática

Data: Coloque a data do gasto

Relatório: Selecione o relatório da despesa

ou deixe ela avulsa (deixe o campo vazio)
Centro de custo: Selecione o centro
de custo

Forma de Pagamento: Selecione a forma de

Reembolsável: Será em função da forma de pagamento
pagamento (nunca alterar manualmente)

Projeto: Caso sua empresa utilize, selecione

um ou mais projetos
Anotações: Utilize as anotações para dar mais
detalhes do gasto, quando necessário

Confidencial 15
3) Envio de um relatório para aprovação
Tela Inicial
3) Toque em um relatório para exibir
1) Toque no menu no canto esquerdo 2) Clique em Relatórios os seus detalhes e gerenciá-lo
superior

Junho

Maio

Abril

Confidencial 16
3) Envio de um relatório para aprovação
5) Selecione a opção “Enviar p/
4) Clique em “Enviar Relatório”
aprovação”

Há diferentes status possíveis para

Material de escritório um relatório:
- ABERTO: em edição
- ENVIADO: aguardando aprovação
- APROVADO: já aprovado
- REPROVADO: já reprovado
- REABERTO: já foi reprovado e
agora está aberto para edição
- PAGO: já aprovado e pago

Esta interface também permite:

- Editar/Excluir Relatório
- Agrupar despesas
- Enviar relatório para seus
aprovadores

Confidencial 17
Gerindo seus relatórios
1) Caso você queira ver todas as
interações que aconteceram com seu 2) Tudo o que tiver ocorrido com o
relatório, clique no botão destacado relatório estará registrado

Confidencial 18
Seu relatório foi reprovado. E agora?
1) Clique no relatório reprovado 2) Selecione “Reabrir Relatório” para
poder editá-lo

Caso você tenha um relatório

reprovado, você poderá reabrir o
relatório e fazer as edições
necessárias e enviá-lo novamente
para aprovação.

Depois de reaberto o relatório,

você consegue editá-lo para fazer
as alterações solicitadas pelo seu
aprovador. Depois, basta enviá-lo
novamente para aprovação, como
você está acostumado.

Confidencial 19