VISĀO GERAL

Visão Geral
MyExpenses é a ferramenta oficial de gestão de
reembolso de despesas do grupo Capgemini.

O MyExpense é Concur SAP, e proporciona uma

experiência simples e com maior transparência de
gastos, independente de onde ou quando eles ocorrem.

No fim, o resultado é a gestão das suas depesas de

forma rápida, automatizada e precisa.
Visão Geral
Na prática os benefícios são:
• Criação de relatórios de despesas de maneira simples e precisa.

• Envio de relatórios de despesas dentro do prazo e de qualquer lugar.

• Aprovação dos pedidos de despesas em diversos dispositivos.

• Verificação automática e On-line das políticas de reembolso corporativas.

• E claro... Reembolso mais rápido e fácil para todos!!

Acessando a
ferramenta
Acesso ao
Sistema via
Talent

Se você estiver
conectado à rede
Capgemini, acesse
https://talent.capge
mini.com
Acesso ao
Sistema via
Talent

Acesse o Talent,
selecione o link Dia
a Dia, depois clique
em MyExpenses.
Acesso ao
Sistema via
Talent
Você será direcionado
automaticamente
para a sua página
de reembolsos.
Acesso ao
sistema fora da
rede Capgemini

Neste caso,
acesse o site:
https://eu1.concursol
utions.com.

Em seguida, insira
usuário e senha para
ser direcionado a sua
tela inicial do
MyExpenses.
Ainda existe mais uma
forma de Acessar o
MyExpenses...

... pelo Celular!

A seguir, o procedimento para configuração do

aplicativo de celular para acesso Mobile.
 Aplicativo
de celular
CADASTRO

PASSO 1
Para configurar o
aplicativo clique na
opção Perfil.
 Aplicativo
de celular
CADASTRO

PASSO 2

Selecione a opção
Configurações
de Perfil.
 Aplicativo
de celular
CADASTRO

PASSO 3

Na lista de opções à
esquerda, você
deverá clicar em
Registro do SAP
Concur mobile app.
 Aplicativo
de celular
CADASTRO

PASSO 4

Preencha com o
seu endereço de e-
mail e clique em
“Iniciar”. Você irá
Você também pode receber um e-mail
baixar o aplicativo com o link e os
diretamente na App passos para
Store (Apple) ou Play instalar o aplicativo
no seu celular.
Store (Android)
 Aplicativo
de celular
CADASTRO

PASSO 5
Defina o PIN do
celular clicando no
link Criar um PIN
para o SAP Concur
mobile app.

Minímo 8 caracteres
(PIN pode ser letras,
números e caracteres
especiais tal como ! ,
$ ou # mas não
“espaço”) .
 Aplicativo
de celular
CADASTRO

PASSO 6

Após definir a senha,

clique em Definir
o PIN do Sap
Concur mobile
app.
Aplicativo de celular CADASTRO

PASSO 7 PASSO 8 PASSO 9

Selecione a
Utilizando 2 dedos opção URL do
simultâneamente, Servidor
dê duplo clique
sobre Pressione a
SAP Concur opção Sistema
Aplicativo de celular CADASTRO

PASSO 10 PASSO 11

Retorne para a
Selecione a tela inicial do app
opção e faça login.
Production
EMEA
Aplicativo de celular CADASTRO

PRONTO!!
Agora você estará habilitado
para utilizar o sistema através
do seu aplicativo de celular
Acesso à politica
e treinamentos
 Foi desenvolvida uma Política de
Reembolso de Despesas para orientar
todos os funcionários da Capgemini
Brasil, estabelecendo diretrizes e
procedimentos claros para as despesas
de viagens a negócios em nome da
empresa.

A Política de Reembolso de Despesas

é a única política reconhecida pela
companhia, sem exceções autorizadas.

Sempre que possível, revisite a política,

pois a mesma pode pode ser atualizada
com o passar do tempo!
 A política pode ser
encontrada também
no Banco de Políticas

Para acessa-la é facil! Na tela principal do

SAP Concur, você encontrará o link, da
política e basta clicar.
Criação de
Reembolso

PASSO 1
Acesse o Talent,
selecione o link
Dia a Dia, depois
clique em
MyExpenses.
Criação de
Reembolso

PASSO 2
Após o acesso você
será direcionado
automaticamente
para a página de
criação de
reembolsos.
Criação de
Reembolso

PASSO 3
Clique em Iniciar
um relatório na
barra de acesso
rápido.
Criação de
Reembolso

PASSO 4
Lembre-se: você
Após a seleção você deverá criar um
será direcionado para novo relatório por
o Cabeçalho do
PEP ou Centro de
relatório, no qual
deverá ser preenchido
Custo.
todos os campos.
Após concluído, clique
em Seguinte.
Criação de
Reembolso

PASSO 5
Serão apresentados todos
os tipos de despesas
disponíveis para
Reembolso.

Clique no tipo de despesa

correspondente.
Criação de
Reembolso

PASSO 6
Você deverá preencher
todos os campos
detalhadamente.

Campos com destaque

em Vermelho são de
preenchimento
obrigatório.
Criação de
Reembolso

PASSO 7
Em caso de reembolso de
Hotel clicar em
Especificar por Item.

Você deverá preencher os

itens Data de Check-in,
Data do Check-out,
Números de noites e
Tarifa do quarto (valor da
diária do quarto) e clicar em
Salvar especificação de
item.
Criação de
Reembolso

PASSO 8
Uma vez preenchido
todos os campos,
clicar no botāo
Anexar Recibo.
Criação de
Reembolso

PASSO 9

Clique na opção
Procurar e após
selecionar o
comprovante
clique em Anexar.
Guarde a cópia física
do comprovante de
despesa,
ela poderá ser
solicitada!
Criação de
Reembolso

PASSO 10
Clique em Salvar para
gravar a despesa.

Clique em Nova
Despesa para Leia as mensagens de
adicionar novos itens alertas, relacionadas à
ao mesmo relatório. despesa, configuradas
conforme a política de
reembolso, corrigindo
a mesma se
necessário.
Criação de
Reembolso

PASSO 11
Verifique as mensagens
apresentadas pelo sistema
antes de prosseguir.
Obs: Mensagens apresentadas com o ícone são “avisos” e o reembolso
poderá ser enviado sem nenhum ajuste adicional.
Siga todas as
orientações para
rever e/ou corrigir Mensagem com o ícone precisam ser corrigidas, para que você possa
as informações. realizar o envio.

Caso esteja tudo “Ok” clique

em Enviar Relatório.
Criação de
Reembolso
PASSO 12
Caso seja solicitado
informar um aprovador
para a despesa, digite *
(asterísco) no campo de
busca para ver a lista de
aprovadores do projeto ou
centro de custo.

Selecione uma das opções,

e clique no botão Enviar
relatório para iniciar o fluxo
de aprovação do mesmo.
 Você pode fazer o mesmo procedimento
Criação de utilizando o aplicativo móvel em seu celular.
Reembolso Em seguida
pressionar Criar

Abra o aplicativo Na próxima tela

MyExpenses e aperte o botão “+”
pressione sobre para adicionar
“Relatório de um pedido
Despesas” de reembolso
Nessa tela devem ser
preenchidas as informações
básicas do relatório, como
Projeto ou Centro de Custo,
tipo de reembolso
(nacional/internacional,
reembonsável ou não
reembolsável)
 Você pode fazer o mesmo procedimento
Criação de utilizando o aplicativo móvel em seu celular.
Reembolso

Para uma nova

despesa deve ser
selecionado o tipo
de despesa

Em seguida informados Pressione “Anexar

todos os dados Recibo” para
referente à mesma adicionar um recibo
 Você pode fazer o mesmo procedimento
Criação de utilizando o aplicativo móvel em seu celular.
Reembolso

Selecione uma
das opções
apresentadas para
anexar um recibo

Clique em + para
selecionar um recibo
para esta despesa
 Você pode fazer o mesmo procedimento
Criação de utilizando o aplicativo móvel em seu celular.
Reembolso

Pressione Enviar
para concluir o
relatório e enviar
o mesmo para
aprovação
Aprovação
Relatório de
Reembolso

PASSO 1
Uma vez realizado o
acesso no
MyExpenses, você
irá visualizar as
depesas pendentes
de aprovação na
opção Aprovações
Solicitadas.
Aprovação
Relatório de
Reembolso

PASSO 2
Selecione o
relatório a ser
analisado para
aprovação,
clicando no
Nome do
Relatório.
Aprovação
Relatório de
Reembolso

PASSO 3
Clique sobre o
item da despesa
para acessar os
detalhes da
mesma.
Aprovação
Relatório de
Reembolso

PASSO 4
Serão exibidos
todos os detalhes
da despesa,
podendo assim o
aprovador analisá-
los antes da sua
aprovação.
Aprovação
Relatório de
Reembolso

PASSO 5
Você poderá
visualizar a
imagem do
comprovante da
despesa clicando
em Imagem de
Recibo.
Aprovação
Relatório de
Reembolso

PASSO 6
Verifique todas os
avisos, clicando
em Mostrar
Exceções antes
de seguir com a
aprovação.
Aprovação
Relatório de
Reembolso

PASSO 7
Caso as despesas
estejam
devidamente
registradas e em
acordo com a
política da empresa,
clique na opção
Aprovar.
Aprovação
Relatório de
Reembolso
PASSO 8
Caso encontre algum
erro que precisa ser
corrigido pelo
solicitante clique na
opção Devolver ao
Empregado – Neste
caso será necessário
preencher um
Comentário com o
motivo da rejeição.
Você pode realizar a aprovação também diretamente
pelo aplicativo SAP Concur em seu celular

Ao abrir o aplicativo suas

aprovações pendentes
aparecerão no ícone
Aprovações, clique sobre
o mesmo para abrir as despesas
pendentes
Você pode realizar a aprovação também diretamente
pelo aplicativo SAP Concur em seu celular

Selecione a
despesa a ser
analisada
Você pode realizar a aprovação também diretamente
pelo aplicativo SAP Concur em seu celular

Na sequência clique sobre
uma linha de despesa para
acessar os detalhes da
mesma
Pressionando sobre
Exibir Recibo é possível
ver os recibos anexados
pelo usuário
Você pode realizar a aprovação também diretamente
pelo aplicativo SAP Concur em seu celular

Pressione “Aprovar”
ou “Devolver” após
a análise dos detalhes
 Política e Principais Regras

Na tela principal do MyExpenses estará disponível

um link para a política de Rembolso de Despesas.
Todos profissionais da Capgemini devem ler e dar
aceite na mesma.
 Política e Principais Regras

Conheça as principais responsabilidades dos funcionários

ao solicitarem um reembolso de Despesas:

Realizar a guarda dos comprovantes originais para eventual

1 necessidade de apresentação junto ao Fisco. Com a implantação

do MyExpenses não será necessário o envio dos comprovantes
físicos para o time da Tesouraria.
 Política e Principais Regras

Conheça as principais responsabilidades dos funcionários

ao solicitarem um reembolso de Despesas:

Efetuar os lançamentos das despesas no MyExpenses e anexar à

2
solicitação os comprovantes com valor fiscal de todas as Despesas
realizadas. A apresentação de comprovantes ou recibos é de inteira
responsabilidade e do requisitante da despesa. Caso o comprovante
nāo seja anexado, a despesa não será reembolsada.
 Política e Principais Regras

Conheça as principais responsabilidades dos funcionários

ao solicitarem um reembolso de Despesas:

Todos os lançamentos devem ser devidamente justificados e

3 registrados com o tipo de despesa correto, de acordo com os

tipos reembolsáveis definidos em política.
 Política e Principais Regras

Conheça as principais responsabilidades dos funcionários

ao solicitarem um reembolso de Despesas:

O profissional deve obrigatoriamente possuir uma conta

4 corrente para o depósito dos valores. Não são efetuados depósitos

em conta salário ou conta poupança.
 Política e Principais Regras
Conheça as principais responsabilidades
dos gestores e finanças:

GESTORES
• Planejar os gastos previamente no orçamento do Projeto/Área Corporativa;
• Autorizar a despesa antes de sua execução;
• Aprovar as Despesas, após o seu devido lançamento e validação, no MyExpenses;

• Garantir a veracidade e necessidade das despesas.

 Política e Principais Regras
Conheça as principais responsabilidades
dos gestores e finanças:

FINANÇAS

Encaminhar as despesas para pagamento após as devidas aprovações, dentro

dos prazos previstos em política.

Contatar o solicitante da despesa ou gestor do mesmo em caso de identificação

de irregularidades sinalizadas pela auditoria global do MyExpenses.
 Abaixo seguem alguns dos
itens que não sāo
reembolsados pela companhia:

Bebida alcoólica

Almoço nos dias em que seja expediente

normal de trabalho (exceto em viagens internacionais)

Presentes ou brindes como livros e afins

Passaporte e vistos (exceto quando houver prévia

autorização do VP da área e o Diretor Financeiro)
 Abaixo seguem alguns dos
itens que não sāo
reembolsados pela companhia:

Café da Manhã (exceto se não estiver incluído na

diária hotel ou quando o professional estiver em
flat/apartamento e com autorização prévia da área de
Viagens)

Reembolso de compra de materiais (exceções

devem ser analisadas e aprovadas pela área de Compras)
 Política e Principais Regras

Alertas

Para auxiliar no correto

preenchimento da despesa,
o sistema irá mostrar alertas
caso identifique situações
que devem ser observadas
pelo solicitante, sempre
tendo como base as regras
estabelecidas pela política
de reembolso de despesas.
Os alertas em amarelo
sinalizam um aviso do sistema,
porém é possível seguir com a
despesa caso o alerta não seja
aplicável.
Já o alerta vermelho informa
um erro que impedirá o
prosseguimento da criação
da despesa, devendo o
profissional corrigir a mesma
para prosseguir.
Consulta
de Despesas

PASSO 1
Dentro do Talent,
acesse o link
Dia a Dia, depois
em MyExpenses.
Consulta
de Despesas

PASSO 2
Você será
direcionado
automaticamente
para a página de
reembolsos.
Consulta
de Despesas

PASSO 3
Clique em Despesa
na barra de acesso
rápido.
Consulta
de Despesas

PASSO 4
Clique em
Blibioteca de
relatórios.
Consulta
de Despesas

PASSO 5
Neste momento será
possível verificar os
relatórios criados nos
últimos 90 dias
(visualização padrão).

Clique em Visualização
para que seja possível
realizar outros filtros de
visualização.
Consulta
de Despesas

PASSO 6
Escolha a opção mais
adequada de
visualização das
despesas.
Suporte
Caso você tenha alguma dúvida
sobre o seu My Expenses, ou
o sistema apresente alguma inconsistência,
entre em Contato com o
Global Service Desk
através do número 0800 ou
e-mail: ithelp.global@capgemini.com
 Obrigado por participar desta
trilha de treinamento sobre o
MyExpenses!
Sempre que tiver alguma dúvida, não
deixe de retornar e assistir novamente
os vídeos disponíveis.

#BeSmart