E-mail

Correio Eletrônico
OBJETIVO

Proporcionar aos participantes um estudo macro das diversas

ferramentas disponibilizadas nos e-mails oferecidos por provedoresgratuitos,
de forma prática para que possam ampliar e melhorar o uso deste recurso
em seu dia-a-dia.

JUSTIFICATIVA

A evolução da tecnologia da informação é algo que está presente em

todas as áreas e classes sociais. Desta forma, as informações são
transmitidas de maneira rápida através de diversos meios de comunicação.

O e-mail, também conhecido como endereço eletrônico, é um dos

recursos mais utilizados atualmente, no entanto, existem ainda, diversas
pessoas que desconhecem a sua utilidade.

Para minimizar a ausência de conhecimento e, potencializar aqueles

que já possuem informações básicas sobre e-mail, esta oficina proporcionará
aos participantes teorias e exercícios práticos que serão extremamente úteis,
para que possam aplicar em sua rotina seja ela de trabalho, social ou familiar.
 A primeira hipótese para entrarmos em contato com um amigo,
que não seja o telefone, é através do correio eletrônico. Precisou enviar uma
simples mensagem, basta acessar o e-mail e pronto.

De inicio a ideia era somente a troca de mensagens simples, como

um serviço de SMS, mas conforme os sistema foi evoluindo, e as
possibilidades de enviar mensagens maiores aumentando o e-mail passou
a ser visto de fato como um correio eletrônico.

HISTÓRIA DO E-MAIL

Há relatos de que a primeira mensagem enviada para computadores

ocorreu em 29 de Outubro de 1969. Após investigações descobriu-se que
essa mensagem seguiu do computador do laboratório de Kleinrock na UCLA
para o de Douglas Engelbart, utilizando como suporte a recém-criada rede
da ARPA, mas o sistema caiu durante a transmissão.

O próprio email como conhecemos hoje, foi inventado por Ray

Tomlinson, um programador dos Estados Unidos. Em 1971, o programador
usou a ARPANET (a rede de computadores que deu origem à Internet como
conhecemos hoje) para fazer envio e leitura de mensagens simples.

Ray Tomlinson, que criou o aplicativo SNDMSG, um software

extremamente simples, com somente 200 linhas de código, mas que permitia
a troca de mensagens entre usuários conectados no mesmo PC.

Para adaptar o SNDMSG, Tomlinson usou um protocolo de

transferência de arquivos chamado CYPNET. Assim, era possível que
qualquer um que estivesse conectado à ARPANET trocasse mensagens,
mesmo que não usasse o mesmo PC. E, da mesma maneira, resolveu adotar
a "@" para identificar quem e de onde vinham as mensagens. Nemo próprio
criador lembra qual foi a primeira mensagem, mas há rumores deque foi algo
como "QWERTYUIOP".

O QUE É @ - ARROBA?

Na Idade Média, tinta e papel eram itens valiosos e quem escrevia

os livros eram os copistas, estes precursores da taquigrafia (escrita rápida).
Devido a isso, os copistas tinham de simplificar os trabalhos substituindo
palavras e letras, por símbolos, sinais e abreviaturas.

Surgiram os sinais ~(til), para substituir uma letra (m ou n); o & (“e”
comercial) para substituir a palavra latina “et” (e) e o @ (arroba) para
substituir a preposição latina “ad” (casa de). O símbolo arroba veio do árabe
“ar-ruba” e seu significado é “a quarta parte”. Passou então a ter
definitivamente sua forma nas máquinas de escrever e até hoje nos
computadores.

Os endereços de e-mail vêm com um “@” (arroba) logo após o nome

do usuário. Em inglês, o símbolo arroba é lido como “at“, o que significa
“em” ou “a”. Portanto podemos dizer que o usuário está “em” um
determinado domínio ou “a” localização do usuário é tal domínio.

Por curiosidade, o símbolo “@” na França e na Itália é conhecido

como caracol, na China como ratinho, na Suécia por tromba de elefante,
na Alemanha por rabo de macaco, em Israel e na Áustria, tem o nome de
um doce, “strudel” e “pretzel” respectivamente.
 COMO FUNCIONA?

A forma de abreviar eletronic mail, o e-mail ou Correio Eletrônico,

surgiu com o objetivo de auxiliar a comunicação e a troca de informações
entre as pessoas, ou seja, é uma forma de transmitir, receber ou armazenar
mensagens, através de sistemas eletrônico de comunicação. As mensagens
podem conter anexos como figuras, músicas, vídeos, arquivos de textos,
arquivos de planilha ou outro arquivo que o
computador reconheça.

Por ser uma das ferramentas de maior alcance na

Internet, os e-mails podem ser enviados para qualquer
parte do mundo, podem ser destinados a mais de uma
pessoa, possibilitando trocas de informações de forma
rápida e eficiente.

O usuário pode possuir mais de um endereço eletrônico, basta

acessar os diversos provedores existentes, os quais podem ser gratuitos ou
pagos.

PROVEDORES

Os provedores são empresas que fornecem uma conta ao usuário e

podem agregar a ele serviços, como por exemplo, o e-mail. Esses aplicativos
funcionam o tempo todo na máquina servidora e ficam atentosa portas
específicas, esperando pessoas ou programas para conectar à porta. A
maioria dos provedores possui tanto e-mail pago quanto gratuito. O servidor
de e-mail mais simples possível funcionaria mais ou menos assim: Ele teria
uma lista de contas de e-mail, com uma conta para cada
pessoa e juntamente com a conta, uma senha de acesso. O nome de uma
conta poderia ser, por exemplo: mariaana48 (Maria Antonia), jbzerra (José
Bezerra) e assim por diante. Assim, o servidor teria um arquivo de texto em
seu diretório chamado mariaana48.TXT e outro chamado jbzerra.TXT.

Se José quisesse enviar uma mensagem para Maria, redigiria uma

mensagem de texto: "Maria, vamos almoçar na segunda-feira? José".
Quando José pressionasse o botão Enviar, o cliente de e-mail se conectaria
ao servidor e forneceria ao servidor: o nome do destinatário (mariaana48),
o nome do remetente (jbzerra) e o corpo da mensagem;

PROVEDORES GRATUITOS

Entre os provedores gratuitos estão: gmail, bol, hotmail, ig, yahoo,

itelefônica, pop, globomail e outros. Abaixo estão citados algunsprovedores
nos quais podem ser criados os e-mails:

• www.gmail.com
• www.globo.com – (globomail free)
• www.pop.com.br – (pop mail)
• www.zipmail.uol.com.br
• www.r7.com
• www.limao.com.br
• www.webmail.itelefonica.com.br
• www.ig.com.br –
• www.bol.com.br
• descobre.zzn.com
 SPAM

Originalmente, SPAM foi o nome dado a uma marca de presunto

picante (SPiced hAM, em inglês, de onde surgiu a sigla) enlatado da Hormel
Foods, uma empresa norte-americana que vende o produto desde 1937. E
como o nome de uma comida enlatada se tornou sinônimo de umadas piores
pragas da Internet? A resposta é, curiosamente, o grupo de comediantes
britânicos Monty Python.

Em um quadro de seu programa de TV na década de 70, eles

encenaram uma cena surreal em um restaurante que servia todos os seus
pratos com SPAM. A garçonete descreve para um casal de clientes os pratos
repetindo a palavra "spam" para sinalizar a quantidade de presunto que é
servida em cada prato. Enquanto ela repete "spam" várias vezes, um grupo
de vikings que está em outra mesa começa a cantar "Spam, spam, spam,
spam, spam, spam, spam, spam, lovely spam! Wonderful spam!",
interrompendo-a.

Por isso, alguns usuários dos MUDs (multi-user dungeon, um antigo

ambiente compartilhado usado para bate-papo virtual) começaram afazer o
paralelo entre a irritante e repetitiva música "spam" e as mensagens
repetitivas e irritantes de alguns usuários que anunciavam produtos ou
ideias. Existem também relatos de usuários usando scripts quedigitavam “...
spam, spam..." automaticamente nas salas de bate-papo, em 1985. Em
pouco tempo, os usuários da Usenet, maior sistema de grupos de notícias e
listas de discussão online, adotaram o termo. O primeirospam via e-mail
documentado foi enviado em 3 de maio de 1978, há 25 anos. Já o uso do
termo spam na Usenet completou 10 anos em março de 2003.
 E-MAIL PASSO A PASSO

O Gmail, serviço de e-mail do Google.

Para utilizar os serviços do Gmail, acessar o site (www.gmail.com)

e clicar em “criar uma conta”. Será solicitado o preenchimento de um
formulário com os dados:

• Nome e sobrenome;
• Login ou nome de usuário (nome que dará ao seu e-mail);
• Senha (código de acesso, este código varia de acordo com o
provedor de e-mail, mas sempre é recomendado a mistura de letras
e números e o não uso de seu próprio nome ou palavras e números
muito óbvios como nome do cachorro ou data de nascimento);
• Pergunta de segurança (caso o usuário esqueça a senha, o
provedor permite que a senha seja recuperada através da
pergunta de segurança);
• E-mail para recuperação de senha (se o usuário já possui outro e-
mail, este pode ser cadastrado para que, caso esqueça a senha, o
provedor envie um link de recuperação de senha).
• Número de celular (caso o usuário esqueça a senha receberá por
mensagem de texto uma dica no celular para acessar a conta);
• Prove que você não é uma máquina (serve para combater
programas que criam de forma continua e-mails)

No Gmail, para que o cadastro do e-mail seja completado, ésolicitado

um código de verificação. Esse código pode ser enviado por SMS ou por
mensagem de voz. Para receber esse código, quando solicitado, informar um
nº de telefone com o DDD na frente.
 Assim que receber o código, basta entrar com seu login e senha e
usufruir das ferramentas existentes.

“MENU” DO E-MAIL

Quando o e-mail é aberto, ao lado esquerdo temos as

seguintes opções:

• E-mail – para verificar as mensagens recebidas e/ou enviar novas;

• Contatos – para adicionar e gerenciar os contatos de e-mail
(endereços das pessoas que pretende enviar e receber mensagens);
• Tarefas – para gerenciar tarefas, como por exemplo, uma mini-
agenda;
• Escrever E-mail – utilizado para escrever uma mensagem nova;
• Entrada – permite visualizar as mensagens recebidas (quando há
mensagem nova, fica em negrito);
• Com estrela – visualização de e-mails previamente marcados como
importantes;
• Sinalizadas – em alguns provedores de e-mail, sinalizar uma
mensagem como importante a deixa separada de todas as outras,
seja em uma pasta ou na parte superior da caixa de entrada. Pode-
se sinalizar uma mensagem de email que solicita informações das
quais você necessita até uma certa data especifica, para facilitar o
controle da troca de informações.
• Bate-papos – o Gmail possui um programa de “conversa
instantânea” próprio (Gtalk). Sempre que um contato seu estiver
online, ou seja, utilizando o email, você tem a opção de convidar a
pessoa para uma conversa instantânea. Caso o usuário deseje ter as
conversas gravadas, ficam nesta pasta;
• Enviados – visualização das mensagens enviadas;
 • Rascunhos – visualização de mensagens que foram iniciadas
masnão terminadas pelo usuário;
• Spam – armazena e possibilita a visualização de mensagens
consideradas “lixo eletrônico” (enviadas por contatosdesconhecidos
ou enviadas para várias pessoas ao mesmo tempo);

• Todos os e-mails – visualização de todos os e-mails, independente de qual pasta

ele está localizado;
• Lixeira – os e-mails que são apagados da pasta Entrada ficam
nesta pasta por certo período, até que o usuário as apague. Caso ele não faça
isso, o próprio provedor apaga. O tempo pode variar de 1 semana à 3 meses,
dependendo do provedor e da quantidadede acesso ao e-mail.

Obs.: As opções “Escrever e-mail”, “Entrada”, “Enviados”,

“Rascunhos”, “Spam ou Lixo Eletrônico” e “Lixeira” são padrões para quase
todos os provedores de e-mail. Pode ser que existam algumas diferenças nos
nomes, por exemplo: “Escrever e-mail” aparecer como “Novo” ou “Nova
Mensagem”, porém a função é a mesma. As demais opções são próprias do
Gmail ou de provedores que usam o sistema Google. O usuário também pode
criar suas próprias pastas.

FERRAMENTAS BÁSICAS DE UM EMAIL

Quando o e-mail é aberto, a pasta “Entrada” é visualizada

automaticamente. Nela é possível visualizar quem enviou uma mensagem,
qual o assunto, a data que foi enviada e se possui ou não anexo. Para ler
uma mensagem basta clicar uma vez no nome de quem enviou ou no
assunto.
 Na mensagem aberta, segue o seguinte layout:

• A Estrela, caso o usuário queira marcar essa mensagem como

importante;
• Remetente – com a opção mostrar detalhes (Se clicar nesta opção,
é possível ver detalhes da mensagem como: e-mail do remetente,
e-mail das pessoas que receberam ''destinatários'', data e hora);

Abaixo aparece o conteúdo da mensagem. Se houver algum anexo,este

aparecerá ao final da mensagem. Após o conteúdo do e-mail existem
novamente as opções de “Responder” e “Encaminhar”.

No topo e ao final das mensagens, aparecem os botões:

• Denunciar spam – caso a mensagem tenha sido considerada pelo

provedor como “lixo eletrônico”, ou o próprio usuário pode classificá-
la com spam;
• Excluir – para quando a mensagem não é mais necessária;
• Mover para – para mover uma determinada mensagem à uma
pasta (marcador) escolhida pelo usuário;
• Marcadores - marcar uma mensagem (como uma pasta), porém
ela continuará aparecendo na Entrada;
• Mais ações – classificar a mensagem como não lida, adicionar às
tarefas, marcar como estrela, ignorar, etc.
 ESCREVENDO UM E-MAIL
Para escrever um e-mail, basta clicar em “Escrever e-mail”,
''Novo'' ou ''Escrever''.

• Para – local onde será inserido o e-mail da pessoa que receberá a

mensagem. Quando desejar enviar o mesmo e-mail para mais de
uma pessoa, basta colocar uma vírgula e um espaço entre os
endereços inseridos;
• Adicionar Cc (Com Cópia) – ao clicar nesta opção, abrirá uma caixa
parecida com o Para. Utilizada quando se desejar enviar uma
mensagem para alguém com cópia para outra.
• Adicionar Cco (Com Cópia Oculta) – utilizada quando se quer
enviar a mesma mensagem para várias pessoas, sem que os e-
mails das mesmas apareçam. Isso ajuda evitar Spams;
• Assunto: Título do e-mail;

• Anexar um Arquivo – quando se deseja enviar um arquivo junto à

mensagem, clica-se nesta opção para selecionar o arquivo;
• A mensagem deve ser escrita no espaço maior que aparece na
sequência, ou seja, é nessa “caixa” que deve ser inserido o conteúdo do e-
mail (corpo do e-mail). Os botões que aparecem acima fornecem opções
de formatação do texto, além da ferramenta de Verificação Ortográfica.
• No início e no final da tela existem os botões:
• Enviar – quando a mensagem está pronta, clica-se neste botão
para ela seja enviada aos destinatários selecionados;
• Salvar Agora – quando a mensagem ainda não está pronta para
ser enviada, utiliza-se está opção para salvá-la como Rascunho,
ficando a mensagem nesta pasta até que o usuário termine de inserir
o conteúdo e envie ou apague;
• Descartar – quando não se deseja mais enviar a mensagem.
 Pesquisando um e-mail no Gmail

Ao topo da página do e-mail existe um campo que deve serutilizado

quando se deseja pesquisar um e-mail. Pode-se escrever o nome do
remetente, o assunto ou um trecho do texto.

CONFIGURAÇÕES

Na parte de Configurações, que fica à direita na parte superior da

tela, é possível alterar e configurar as opções de e-mail, desde as básicas
(ex: assinatura) como as de “enfeite” (layout).

• Geral: alterar o idioma, quantidade de mensagens exibidas na

página, foto do perfil, assinatura, etc;
• Marcadores: selecionar quais marcadores (pastas) serão exibidos
do lado esquerdo da tela e quais serão ocultos (que ficam
disponíveis no marcador MAIS);
• Contas e Importação: configuração de senha, importação de
contatos, utilizar o e-mail via Outlook, etc;
• Filtros: criar ou editar Filtros, onde é possível definir alguns
critérios de organização de e-mails;
• Encaminhamento e POP/ IMAP: encaminhamento de e-mail para
outro endereço eletrônico;
• Bate-papo: Bate-papo de texto;
• Transferência de arquivos;
• Chamadas de longa distância gratuitas;
• Conferência de áudio;
• Clipes da web: ativar ou desativar a exibição de propagandas do
Google ou sites credenciados na tela do e-mail; (Opção específica
do Gmail);
• Labs: área de teste para recursos experimentais, que o usuário
pode colocar no e-mail; (Opção específica do Gmail);
• Caixa Prioritária: ativar ou desativar essa opção, que deixa as
mensagens mais importantes no topo na pasta Entrada;
• Off-line: configuração para utilizar sistemas de leitura de e-mail
quando não se está conectado com a Internet;
• Temas: alterar o layout (cores) do e-mail;
 DEMAIS FERRAMENTAS NO GMAIL

• Orkut: Caso tenha uma conta no Orkut do Gmail, pode acessá-lo

dessa mesma página;
• Agenda: O Google oferece um serviço de agenda e calendário on-
line, onde é possível adicionar, controlar eventos, compromissos,
compartilhar a programação com outras pessoas, entre outras
funcionalidades. Este serviço fica disponível em uma interface web;
• Docs: É um pacote de aplicativos do Google que funciona
totalmente on-line diretamente no navegador. Atualmente compõe-
se de um processador de texto, um editor de apresentações, um
editor de planilhas e um editor de formulários;
• Fotos (Picasa Web): Serviço de armazenamento e
compartilhamento de fotos na internet;
• Grupos: Serviço para comunidades on-line e grupos de discussão;
• Ainda Mais: diversas outras opções que o Google disponibiliza para
seus usuários.

OUTROS PROVEDORES

As opções dentro dos e-mails citados nesse tópico são: “caixa de

entrada”, “rascunhos”, “enviados”, “spam”, “lixeira”, “contatos”, “calendário”
e “filtros”. Estes têm a mesma funcionalidade dos demais provedores. Para
fazer cadastro em um desses portais abaixo, basta acessar onde a seta
indica e realizar o cadastro normalmente e após isso, poderá usufruir de todo
mecanismo.

Caso precise de ajuda quanto às opções dos e-mails, basta clicarno

tópico “ajuda”, dentro de cada provedor e lá estarão todos os itens
muito bem explicados.
 DICAS DE SENHA PARA TODOS OS E-MAILS

E normal que os sites provedores exijam uma senha hoje em dia de

no mínimo oito caracteres, com a mescla de letras e números e até a inserção
de caracteres especiais, para dar força a sua senha.

Conforme você cadastra a sua senha lhe é informado a relevância

da sua senha, fator que ajuda a preservar a segurança de seus e-mails.

Uma boa dica para a elaboração de uma senha é criar uma frase e
transformá-la em sigla como, por exemplo:

”A minha bicicleta é vermelha” - AminBiceVerm.

Alguns provedores de e-mail exigem senhas que alternam emletras

e números (ex: a7k3l9) ou que diferenciem as letras maiúsculas das
minúsculas (ex: "pAraleLepiPedo", "paRalElePipEdo").

Portanto, um exemplo de senha segura é aquela que contém letras

maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Ex: BqnsepC

Altere sua senha mensalmente, isso ajuda a evitar problemas.

Evitar informações pessoais – data de nascimento, telefone, etc;

Evitar usar a mesma senha para vários serviços – e-mail pessoal,

e-mail profissional, rede social;

Todas as informações para a criação de um e-mail já foram dadas,

porém há muitos problemas causados por pessoas que são maldosas, por
isso, para utilizar o e-mail com segurança, conheça os problemas existentes na
Internet e e-mail e siga as dicas fornecidas na apostila.
 PROBLEMAS

VÍRUS

São pequenos programas criados para infectar e

danificar computadores. Causam problemas como:
apagar dados, capturar informações e alterar o
funcionamento normal da máquina.

Os vírus são chamados de "programas maliciosos" pois, possuem a

característica de se multiplicar facilmente, assim como ocorre como o vírus
da gripe, que é transmitido com facilidade entre as pessoas, o vírus de
computador também se propaga rapidamente de um computador ou
dispositivo (pendrive, cd, e-mail, etc) “infectado” para outro, sem que o
usuário perceba. Os vírus támbém podem ser chamados de “programas
maliciosos”.

CONHEÇA ALGUNS DOS PRINCIPAIS

PROGRAMAS MALICIOSOS:

Cavalo-de-tróia ou Trojan: Recebe esse nome por ser

um “presente de grego” literalmente. É um programa de
computador que aparentemente é útil, porém causa diversos danos.
Semelhante a uma praga, mas digital, que permite acesso remoto
ao computador após a infecção. Ele pode ter outras funcionalidades,
como por exemplo: captura de dados do usuário
e execução de instruções que podem haver ordens para apagar arquivos,destruir
aplicativos, entre outros.

Os worms são “vermes” que podem ser interpretados

como um tipo de vírus, porém são mais inteligentes que eles.
A diferença é que os worms podem se propagar rapidamente
para outros computadores seja pela Internet ou por meio de
uma rede local.

Eles criando cópias de si mesmo de um computador para outro

automaticamente. O worm pode capturar endereços de e-mail em arquivos
do usuário, usar o sistema de envio de e-mails para se infiltrar e contaminar
computadores (normalmente milhares) em pouco tempo.

Spywares são programas “espiões” que capturam

informações dos usuários durante as atividades, depois as
transmitem a uma entidade externa na Internet, sem que seja
percebido. Podem vir agregados com vírus.

Os keyloggers são pequenos aplicativos embutidos em vírus,

spywares ou softwares suspeitos com objetivo de capturar senhas.

Screenlogger nada mais é do que uma forma avançada de

keylogger. Ele é capaz de armazenar a posição do cursor e a tela
apresentada no monitor, nos momentos em que o mouse é clicado, ou
armazenar a região que circunda a posição onde o mouse é clicado.

Hijackers são programas ou scripts que "sequestram" navegadores

de Internet, principalmente o Internet Explorer. Ele altera a página inicial do
navegador e impede o usuário de mudá-la, exibe propagandas em pop-ups
ou janelas novas, instala barras de ferramentas no navegador e podem
impedir acesso a determinados sites (como sites desoftware antivírus, por
exemplo).

Phishing é uma forma de fraude eletrônica, caracterizada por

tentativas de adquirir fotos e músicas e outros dados pessoais, ao se fazer
passar como uma pessoa confiável ou uma empresa enviando uma comunicação
eletrônica oficial.

SOLUÇÕES

Para amenizar todos esses problemas citados, um grande aliado é

o antivírus. Essencial e indispensável, eles são programas desenvolvidos por
empresas de segurança e têm como objetivo detectar e eliminar vírus
encontrados no computador.

Há também o firewall, programa desenvolvido por empresas de

software com o objetivo de evitar que o computador pessoal seja vítima de
ataques maliciosos e dos ataques de programas espiões.

Ter no computador um programa como o antispyware (software

indicado para detectar, inativar ou eliminar os spywares), pode ajudar a
identificar esses “ameaçadores” citados.

FRAUDES

A melhor maneira de se prevenir contra fraudes ao utilizar o e-mail é

procurar o máximo de informações sobre a origem das mensagens e
desconfiar de qualquer indício que possa levantar alguma suspeita. Se
possível, não utilize suas senhas mais importantes em computadores
públicos ou redes desconhecidas, segue abaixo algumas orientações:

• Evite acessar serviços muito importantes para você em

computadores públicos (a página de sua conta bancária, por
exemplo). Se isso for inevitável, verifique se o site oferece recursos
de segurança (proteção por SSL, por exemplo). Também evite
utilizar suas senhas em redes Wi-Fi que você desconhece.
• Tome cuidado para não digitar sua senha no lugar errado, por
exemplo, no campo "Nome". Se você fizer isso, uma pessoa próxima
conseguirá ler o que você escreveu, já que somente o campo de
senha é protegido. Um bom jeito de evitar isso é não ficar olhando
apenas para o teclado enquanto digita.

DICAS
• E-mail curto, objetivo e de fácil entendimento.
• Escreva e-mails curtos, indo direto ao assunto, de preferência em
um único parágrafo. Caso seja necessário um texto bem grande,
divida-o em parágrafos separando-os por espaços (enter), isso
facilita a leitura. E-mails longos não são lidos ou são deixados para
depois.
• Dependendo para quem enviar a mensagem use uma linguagem
simples, não utilize gírias, emoticons e abreviações.
• O campo “assunto” é o que chama a atenção do leitor, por isso
escreva o título de forma objetiva e de preferência, descreva
resumidamente o que o contexto do email. Exemplo: Ao invés de
“Reunião hoje”, escreva “Reunião hoje para tratar de hora extra”.
• Evite enviar o e-mail para várias pessoas sem necessidade
• Muito cuidado ao copiar a mensagem para muitas pessoas sem
necessidade, certifique-se de que realmente está enviando para
pessoas interessadas no assunto.
• Coloque no “Para” as pessoas às quais você solicita uma decisão,
resposta, uma ação ou uma informação; coloque no “Cópia” aquelas
que devem simplesmente tomar conhecimento.
• Acostume-se a enviar mensagens com CCO, use sempre a cópia
oculta, o CCO ou o BCC (Blind Carbon Copy), para enviar mensagens
para um grupo de pessoas que não se conhecem. Podeser muito
mais trabalhoso, porém vai lhe poupar muitos constrangimentos,
aborrecimentos e confusões.
• Ao encaminhar uma mensagem apague o conteúdo antigo de
diversos outros encaminhamentos e apague os outros destinatários.
Divulgar o e-mail de pessoas desconhecidas é semelhante ao
divulgar o telefone sem permissão.
• Cuidado com a comunicação escrita, comunicação verbal é muito
diferente de comunicação escrita, não há sentimentos sendo
transmitidos. Ao receber algum e-mail que tenha o deixado irritado
ou ofendido, acalme-se primeiramente e pense muito bem antes
de respondê-lo. Cuidado com respostas que possam lhe causar mais
aborrecimentos por estar com a cabeça quente. Isso serve para
quando for redigir um e-mail, cuidado com as palavras.
• Nem sempre o que você entendeu foi o que a pessoa quis
transmitir, é isso o que acontece quando um e-mail é mal redigido,
ocorrem desentendimentos.
• Evite palavras com LETRAS MAIÚSCULAS de preferência não use
LETRAS MAIÚSCULAS, elas podem ser interpretadas como umgrito,
uma agressão. Além disso, tornam a leitura monótona e difícil. Antes
de enviar uma mensagem, leia atentamente. Use o recurso de
autocorreção de textos, a maioria dos e-mail possui esse recurso.
Erros são prejudiciais para sua imagem profissional, cuidado com
erros ortográficos e concordâncias.
• Certifique-se se é necessário o envio de anexos, Caso o anexo seja
pequeno, pode ser colocado no corpo do e-mail;
Verifique se o arquivo contém vírus (pode-se inserir a mensagem
no rodapé do e-mail: “o destinatário deve verificar o e-mail contra
a existência de vírus”);
De preferência envie arquivos em formato PDF;
O destinatário pode receber uma mensagem com o tamanho de
arquivo que estou enviando? (Sites de compartilhamento);
Se o anexo é confidencial, verifique várias vezes os destinatários;
Certifique-se quanto a lei *copyrights.(*Direitos Autorais)
• Caso seja o e-mail corporativo, cuidado com assinaturas. Prefira
assinatura simples com seu nome e um telefone para contato.
 Evite fornecer muitas fontes de contato como vários números de
telefone - escolha o principal; Cuidado ao fazer citações - nem
sempre elas são convenientes e podem ser mal interpretadas:
• Só forneça seu MSN e Skype se você quiser realmente que lhe
adicionem;
• Cuidado com a formatação HTML porque ela pode não aparecer
em todo tipo de conta de e-mail;
• Lembre-se que um texto simples é sempre melhor! Não use muitas
cores, figuras e coisas do gênero;
• Use seus perfis de mídia social (Linkedin, Facebook, Twitter)
quando apropriado;
• Não forneça seu endereço residencial ou profissional - nem todos
querem ou deveriam ter acesso a isso;
• Utilize o pedido de resposta de recebimento se você considera
realmente necessário, caso contrário não. Muitas pessoas ignoram
esse tipo de mensagem.
• Faça “logoff” sempre, muita gente se contenta em fechar o
navegador ao sair de um determinado site. Isso é seguro namaioria
das vezes, no entanto, em alguns casos, a simples reabertura da
página pode fazer com que o conteúdo sigiloso que você acessava
(sua conta de e-mail, por exemplo) seja exibido novamente. Se você
tiver senhas armazenadas em mensagens de e-mail, o problema se
torna ainda mais sério. Um jeito de garantir que isso não aconteça
é clicando nos links ou botões com os dizeres "Sair", "Logoff", "Sign
out", ou equivalente. Nunca se esqueça de sair de seu e-mail,
principalmente quando estiver utilizando computadores que são
compartilhados.