Manual – Módulo de Ocorrências

MANUAL DO USUÁRIO
“Ocorrências”

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PARTE 1 - OCORRÊNCIAS ..................................................................... 3

1.1 ACOMPANHAMENTO DE OCORRÊNCIA .......................................... 3
1.1.1 CONSULTAR SE UMA NF CONTÉM OU NÃO OCORRÊNCIAS ......................... 4
1.1.2 CADASTRAR UMA NOVA OCORRÊNCIA PARA DETERMINADA NF ................. 8
1.1.3 ENCAMINHAR UMA OCORRÊNCIA PARA OUTRA ÁREA ............................... 9

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PARTE 1 - OCORRÊNCIAS

1.1 ACOMPANHAMENTO DE OCORRÊNCIA

Este módulo permitirá o acompanhamento de todas as ocorrências de determinada NF,

acompanhamento do pedido do Cliente. Você terá a informação se um pedido foi entregue normalmente
ou se houve alguma ocorrência inesperada. Temos duas maneiras de gerar uma ocorrência: através de
importação de dados (EDI) ou manualmente (caso a transportadora não esteja apta a enviar arquivo
eletrônico).

A tela de “Acompanhamento de ocorrência” permitirá:

- Consultar se uma NF contém ou não ocorrências

- Cadastrar uma nova ocorrência para determinada NF
- Encaminhar uma ocorrência para outra área (Gerência Administrativa)
- Encerrar uma ocorrência de uma NF anteriormente cadastrada, ou seja, determinar uma
ação e uma gerência responsável pela ocorrência

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1.1.1. Consultar se uma NF contém ou não ocorrências

No módulo “Acompanhamento de Ocorrência” encontra-se um filtro onde você poderá selecionar uma
ocorrência de acordo com os seguintes parâmetros desejados:

Nota Fiscal Determinar o número da NF você deseja

consultar.
Tipo de NF Escolher no combo qual. O tipo de Nf que deseja
consultar. Ex: pedido CN, pedido vip, devolução,
snac, rdcf...
Companhia Escolher no combo qual companhia você deseja
consultar. Ex: 2000 CD Itapecerica, 2300 CD
Matias Barbosa, 3000 fábrica Cajamar....
Transportadora 1
Escolher no combo qual Transportadora
Principal você deseja consultar.
Transportadora Redespacho Escolher no combo qual Transportadora
Redespacho ou Entregadora você deseja
consultar.
Período de embarque Selecionar datas
Período data ocorrência Selecionar datas
Período de solução Selecionar datas
Que possua a ocorrência Escolher no combo qual a ocorrência a ser
selecionada
Que não possua a ocorrência Escolher no combo qual a ocorrência você não
deseja selecionar
Notas com ocorrências pendentes Marcar de acordo com o desejado.
Gerência Administrativa Selecionar qual gerência é a responsável pela
tomada de decisão
Responsável solução Selecionar qual a pessoa responsável pela
solução
Ação de ocorrência Clicar no botão para abrir quais ações você
deseja consultar

1
Importante: Toda consulta de NF que não há ocorrência deverá ser feita através da transportadora principal. Quando já tiver
uma ocorrência registrada no 2º e 3º trecho a consulta deverá ser feita através do filtro “Transportadora Redespacho”.

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Ao selecionar o filtro desejado, clicar em para que o sistema busque as notas desejadas ou
caso você queira fazer uma nova seleção.

Marque a linha da NF que você deseja consultar e entre na aba de “Nota Fiscal”

Quando, na linha da ocorrência, houver uma marcação em vermelho, significa que a ocorrência deverá
ser tratada pela área responsável. Para analisar a ocorrência clicar duas vezes sobre a linha da
ocorrência.

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Quando, na linha da ocorrência, não houver uma marcação em vermelho, significa que a ocorrência já
foi devidamente tratada e sua ação já foi tomada pela área responsável.

É possível consultar / cadastrar / encaminhar / encerrar mais de uma ocorrência ao mesmo tempo.
Para isso, após executado o filtro, deverá ser pressionado o botão “Ctrl” e clicada com o “mouse” as
linhas a serem selecionadas.

Caso queira selecionar todo o conteúdo já executado no filtro, clicar com o botão direito do “mouse”,
clicar em “Seleciona tudo” e entrar na aba de Nota Fiscal para executar o comando que desejar:
consultar / cadastrar/ encaminhar ou encerrar.

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É possível também, a partir do módulo de ocorrência, consultar a NF em questão. Na paleta de

ferramentas há um link direto para o módulo de Notas Fiscais: clicar em “Movimento de Nota
Fiscal”.

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1.1.2. Cadastrar uma nova ocorrência para determinada NF

Há duas maneiras para se cadastrar uma ocorrência no GKO:

 Ocorrências manuais: As ocorrências deverão ser cadastradas manualmente caso a transportadora

não envie EDI de ocorrências.

 Ocorrências automáticas: Os usuários deverão analisar e encerrar as ocorrências que serão geradas
no GKO através do EDI da transportadora (importação de arquivo).

Entrar no módulo de “Acompanhamento de Ocorrência” conforme descrito acima no item 4.1.1 e

selecionar a NF a ser cadastrada a ocorrência. Após entrar na aba de Nota Fiscal, selecionar a linha e
entrar na aba “Ocorrência”.

Preencher todos os campos Obrigatórios:

Tipo de ocorrência Escolher no combo qual o motivo da ocorrência que

você deseja cadastrar.
Data da Ocorrência Data do fato
Transportadora Selecionar em qual transportadora houve a
ocorrência
Responsável pela ocorrência Escolher no combo qual o departamento responsável
pela ocorrência (de acordo com a tabela acima)
Quantidade Preencher com o número 1
Solicitante Pessoa que está cadastrando a ocorrência
Observação Preencher com a descrição dos fatos

Salvar a ocorrência

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1.1.3. Encaminhar uma ocorrência para outra área

Entrar no módulo de “Acompanhamento de Ocorrência” conforme descrito acima no item 4.1.1 e

selecionar a NF a ser cadastrada a ocorrência. Após entrar na aba de Nota Fiscal, selecionar a linha e
entrar na aba “Ocorrência”.

Selecionar “Encaminhar”.

Clicar em “Salvar”

Para consultar se há alguma ocorrência encaminhada a você, você deverá entrar no filtro de
“Acompanhamento de Ocorrência” e selecionar no campo: “Responsável pela Solução” o nome do
responsável e clicar em

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1.1.4. Encerramento de ocorrência de uma NF anteriormente cadastrada

Para que uma ocorrência seja encerrada, ela deverá estar com status pendente, ou seja, com a
marcação em vermelho e o responsável pelo encerramento deverá estar com a conseqüência e ação
pré-determinadas.

Marcar a linha da ocorrência a ser encerrada. Clicar em “Encerrar” , irá abrir uma caixa de
“Fechamento” que deverá ser preenchida com a “Conseqüência” e “Ação” da ocorrência. O campo texto
deverá ser preenchido com a justificativa da ocorrência.

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