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Data 15/06/2022

1. OBJETIVO
Orientar o controle de entrada e saída de pessoas, nas Fazendas, monitorar o acesso às Fazendas, bem como
outras atividades executadas pela Portaria.

2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Fazendas do Grupo Produtiva.

3. TERMOS E DEFINIÇÕES
Não se aplica.

4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Não se aplica.

5. FLUXO DE ATIVIDADES

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6. PROCESSO EXECUTIVO E METODOLOGIA

6.1. CONTROLAR ACESSO (ENTRADAS E SAÍDAS) DA FAZENDA

 Todo acesso (entradas e saídas) às Fazendas, seja de pessoas, máquinas, materiais e veículos, deve
obrigatoriamente passar pela portaria, que por sua vez faz os devidos registros do acesso.
 Todos os registros são feitos em planilha específica, cujo nome é o mês em referência e está disponível em
rede: Z:\ Diretoria_Administrativa_Financeira\Portaria\AnoXXXX\Controle de Guarita. A planilha contém
uma aba específica para cada registro.

o Funcionários.
o Visitantes e terceirizados
o Mercadorias.

Funcionários

 O acesso de funcionários para entrada e saída de funcionários na Fazenda deve obedecer aos horários
estabelecidos pela fazenda.
 O acesso com veículos é permitido até as 22:00, após este horário o veículo não entra na fazenda e fica do
lado de fora aguardando até as 06:00 do dia seguinte. Exceções, somente em casos excepcionais, devem
ser liberadas pelos Gestores autorizados da Fazenda.
 Todos os campos de registro da planilha devem ser devidamente preenchidos.

Visitantes e Terceirizados

 O acesso de visitantes e terceirizados só é permitido mediante autorização do Gerente de Operações,

Supervisor Administrativo e Coordenador de Infraestrutura, na ausência destes, a liberação pode ser feita
pelo Gerente da Fazenda, Líder de Armazenagem ou Líder da Oficina.
 Assim que o terceiro ou visitante se apresentar na portaria e informar a pessoa com quem foi falar, o
vigilante deve entrar em contato com as pessoas autorizadas a liberar a entrada e confirmar se pode
liberar o visitante/terceiro.
 Caso a entrada não seja liberada, a portaria deve notificar o terceiro/visitante, que este não poderá ter
acesso à Fazenda, informando o motivo para tal.
 Com a entrada liberada, a portaria deve efetuar o devido registro e fazer as orientações necessárias para o
acesso, como velocidade permitida e outras instruções se houver.

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Mercadorias e Máquinas

 Toda e qualquer mercadoria ou máquina, só pode entrar ou sair da Fazenda se estiver devidamente
acompanhada do documento:

 Nota Fiscal: Para máquinas, equipamentos e veículos quando são transportados, transferidos ou
vendidos.
 Esses bens estão cadastrados no sistema, e utilizamos na operação de lavoura, através de
aplicação em custo, despesas, em centro de resultado. Quando o item não estiver cadastrado no
nome da Sementes Produtiva ou Oscar Stroschon é necessário solicitar cadastro do mesmo para
emitir a NF que pode ser NF Avulsa para não interferir no controle de Patrimônio (contábil).

 Termo de Retirada: Para Ferramentas, itens de estoque com valor abaixo de R$ 1.200, máquinas e
bens alugados ou arrendados, móveis e utensílios.
 Móveis, utensílios, ferramentas e itens abaixo de R$ 1.200 não fazem parte do ativo imobilizado.
 O Termo de retirada só pode ser autorizado por: Gerente de Operações, Gerente de Produção
Agrícola, Supervisor Administrativo, Coordenador de Infraestrutura, Coordenador de Produção
Industrial, Líder de Oficina e Analista de Infraestrutura.

 Ordem de Serviço: Para movimentação interna das Fazendas de peças e equipamentos enviados para
conserto.

 Solicitação de Compras: Para envio de equipamentos/maquinários para manutenção.

 Para liberar a entrada de fornecedor para entrega de mercadoria ou qualquer outro produto, a portaria
deve entrar em contato com o Almoxarifado para verificar se a entrada pode ser liberada. Quem deve
autorizar a entrada é o Almoxarifado, ou o departamento para o qual a mercadoria está sendo destinada, a
portaria é responsável apenas pelo registro.
 O registro deve ser feito na planilha específica, com o devido preenchimento.

NOME/CPF

 A saída de material e produto, não necessita de liberação, uma vez que a NF já foi emitida, necessário
somente fazer o registro da saída.
 No caso de máquinas, tanto na entrada quanto na saída, a máquina deve estar acompanhada de uma Nota
fiscal. Caso não esteja, a portaria deve notificar o Gestor da Unidade e o equipamento fica parado
aguardando a regularização fiscal para a movimentação.
 O registro de entrada e saída de máquinas é feito no mesma planilha onde são registradas as mercadorias.
Se necessário alguma informação adicional pode utilizar o campo observação.

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Grãos

 Toda entrada de grão deve ser registrada pela portaria em planilha padrão disponível na rede:
→ Z:\ Diretoria_Administrativa_Financeira\Portaria\AnoXXXX\Controle de Entrada de Grãos.
 Ao chegar o caminhão para descarregar, a portaria deve notificar a BALANÇA que é responsável por
autorizar a entrada do veículo, responsabilidade da portaria é somente de registrar a entrada e saída.

 Toda saída de grãos deve ser registrada pela portaria em planilha padrão disponível na rede:
→ Z:\ Diretoria_Administrativa_Financeira\Portaria\AnoXXXX\Controle de Saída de Grãos.

CONTROLE DE SAÍDA (EMBARQUE) DE GRÃOS

HORA N° DE POSSUI DATA HORA NOTA DATA HORA

DATA PLACA NOME CPF TRANSPORTADORA CLIENTE PRODUTO SENHA Nº CELULAR
CHEGADA EIXOS ORDEM? ENTRADA ENTRADA FISCAL SAÍDA SAÍDA

 Ao chegar o caminhão para carregar, a portaria deve notificar a BALANÇA que é responsável por autorizar a
entrada do veículo, responsabilidade da portaria é somente de registrar a entrada e saída.

6.2. MONITORAR ACESSO (ENTRADAS E SAÍDAS) DA FAZENDA

 Monitorar a movimentação de entrada e saída da Fazenda, através das câmeras de segurança instaladas
na Fazenda.
 O acesso ao monitoramento se dá via web, através do computador da portaria, todos os vigilantes tem
acesso ao login e senha desse monitoramento.
 Qualquer movimentação estranha deve ser imediatamente informada ao Gestor da Fazenda, Gerente de
Operações, outros contatos de emergência (inclusive a polícia) se for o caso. Lista de contatos de
Emergência conta no Anexo 6.2. Deste procedimento.

6.3. OUTRAS ATIVIDADES

 O Controle de motoristas bloqueados é feito pela portaria em planilha padrão, disponível em rede:
→ Z:\ Diretoria_Administrativa_Financeira\Portaria\AnoXXXX\Controle de Bloqueio de Motorista.

 O bloqueio de motorista para carregamento em qualquer uma das fazendas do Grupo Produtiva é passível
quando o motorista:

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→ Desrespeitar as regras da empresa.

→ Se comportar de forma desrespeitosa com funcionários ou qualquer outra pessoa, dentro da Unidade.

 Se o problema ocorrer com a portaria, esta tem autonomia para o bloqueio, se o fato gerador acontecer
em outro local, o envolvido deve solicitar via e-mail para logistica@sementesprodutiva.com.br o
bloqueio do referido motorista com o detalhamento da ocorrência que levou à solicitação do bloqueio do
motorista.
 Todo caso de bloqueio de motorista deve ser imediatamente informado para a pessoa que autorizou a
placa para carregamento, com o motivo que levou ao bloqueio, bem como a orientação de que em razão
do bloqueio o motorista fica impossibilitado de carregar em qualquer Fazenda do Grupo.
 O bloqueio aplica-se somente ao motorista, o caminhão (placa) não é bloqueado, consta na planilha
apenas para informação.

MOTORISTAS BLOQUEADOS PARA CARREGAMENTO

QTD. DATA NOME CPF PLACA TRANSPORTADORA MOTIVO

 O Controle de venda e fornecimento de Marmita, bem como a entrega física destas é feito pela Gestão
Administrativa (responsável pela portaria).
 Via de regra, todo Marmita deve ser vendido, o fornecimento é feito somente em casos especiais como a
Colheita, desde que devidamente autorizado pelo Gerente de Operações.
 A venda segue o preço estabelecido pela Fazenda e pode ser alterado desde que devidamente
comunicado.
 Tanto a venda quanto o fornecimento devem ser solicitados diretamente para a portaria e obedecer aos
horários estipulados pela Fazenda.
 Os horários podem variar em períodos como a Colheita, desta forma, a Gestão Administrativa (responsável
pela portaria) deve informar para a portaria sempre que houver alterações.
 O controle individual de venda e fornecimento é feito em bloco específico, uma via fica no bloco e a outro é
entregue para o motorista.

Nº 1520 /2022 Nº 1520 /2022

DATA 20/06/2022 DATA 20/06/2022

ALMOÇO JANTAR ALMOÇO JANTAR

NOME NOME

SENHA SENHA

 O controle geral de venda e fornecimento de Marmita é feito em planilha padrão, disponível em rede:

→ Z:\ Diretoria_Administrativa_Financeira\Portaria\AnoXXXX\Controle de Marmita.

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VENDA DE MARMITEX FORNECIMENTO DE MARMITEX - GRATUITA

MÊS REFEIÇÃO DIA ANO QUANTIDADE OBSERVAÇÃO MÊS REFEIÇÃO DIA ANO QUANTIDADE OBSERVAÇÃO
JANEIRO ALMOÇO 01 2017 JANEIRO ALMOÇO 01 2017
JANEIRO JANTAR 01 2017 JANEIRO JANTAR 01 2017

7. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE

Atividade Responsabilidade

CONTROLAR ENTRADAS E SAÍDAS DA FAZENDA PORTARIA

FAZER REGISTROS DE ENTRADAS E SAÍDAS DA FAZENDA PORTARIA

MONITORAR ENTRADAS E SAÍDAS DA FAZENDA PORTARIA

CONTROLE DE BLOQUEIOS DE MOTORISTAS PORTARIA

CONTROLE DE VENDA E FORNECIMENTO DE MARMITEX PORTARIA

8. CONTROLE DE REGISTROS

Identificação Armazenamento Arquivamento Indexação Retenção Disposição

Planilha Controle de Acesso portaria

Planilha Controle de entrada de grãos

Z:\ Diretoria_
Administrativa_
Planilha Controle de saídas de grãos Eletrônico Ano 5 anos Eliminar
Financeira\Portaria\
Ano XXXX.
Planilha Controle de Bloqueio de motorista

Planilha Controle de Marmita

9. CONTROLE DE ALTERAÇÕES

Data Revisão Item Descrição da Alteração

Inclusão de documentos (Termo de Retirada, Ordem Serviços e Solicitação de

15/06/2022 01 6.1
Compra) que podem acompanhar a saída de máquinas e mercadorias.

Disponível em rede: Z:\ Qualidade\P013- ADM- Controle de Acesso Portaria.

Arquivo original assinado: Armário de Gestão da Qualidade

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ANEXO 6.2. – TELEFONES PARA EMERGÊNCIA

Inserir telefones de emergencia

Polícia Militar: 190
Polícia Civíl: 197
Bombeiro Militar: 193
SAMU: 192
Supervisão de Segurança: (61) 9 9845-9776

Elaborado pelo Processo de Qualidade Validado pela Supervisão Administrativa Aprovado pela Diretoria Executiva

Nome: Nome: Nome:

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