Manual de Procedimentos Procedimento de

Data Elaboração:
MANUAL DE PROCEDIMENTOS 07/02/2013
Código: Área Responsável: Revisão:

PLO-01 Custos 10/08/2016 – R02
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:
Valdice Pinto Gabriele G. Heilig Alejandro Araya
Supervisora de Custos Coord. de Auditoria Interna Diretor de Administrativo
e Financeiro
PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO FÍSICO
1. INTRODUÇÃO
O “Procedimento de Inventário Físico” tem por objetivo estabelecer as normas para realização do
Inventário Físico utilizado para conferir as quantidades registradas contabilmente e validar os
resultados de maneira a atender as exigências de ordem Contábil e Fiscal.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Este procedimento é aplicável aos inventários realizados nas unidades da CMPC Melhoramentos
3. DIRETRIZES
 As matérias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados, devem ser inventariados

no mínimo duas vezes ao ano, com alcance de 100% do estoque.
 Peças de manutenção e de reposição devem ser inventariados no mínimo 1 (uma) vez ao

ano, com alcance mínimo de 80% do estoque.
 Conforme regras determinadas acima, deve-se estabelecer o cronograma de inventário anual,

estabelecendo os inventários físicos gerais e cíclicos.
 O inventário geral contempla 100% das matérias primas, produto semiacabados e produtos
acabados e 80% das peças de manutenção e reposição e deve ser executada no mínimo 1
(uma) vez ao ano, na data a ser definida pelo Departamento de Controladoria – Custos com
consentimento dos Gerentes Industriais, Coordenadores de Armazém e Gerente Logístico.
 O inventário geral deve ser acompanhado por uma auditoria externa, contratada pela
Melhoramentos CMCP Ltda.
 As datas de contagem do inventario geral devem ser definidas através de reuniões de

consenso entre o Departamento de Controladoria – Custos e a Gestão das Fábricas e
Armazéns.
 O Gerente de Controladoria deve nomear um colaborador do Departamento de Controladoria

como Coordenador Geral do inventário físico, e o Gerente de Logística deve nomear um
colaborador do Departamento de Logistica como Coordenador Geral do inventario físico
cíclico.
 No inicio de cada ano, o responsável de cada unidade deve preencher o Check List de
Conferência – Dados Gerais, a fim de definir depósitos e itens a serem inventariados, datas
de corte e de contagem, entre outros.
DOCUMENTO ORIGINAL
PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

Identificação: PLO-01 Revisão 02 Acesso livre Página 2 de 20
4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
 Check List de Conferência – Dados Gerais – vide Anexo I
 Check List de Conferência – Equipe – vide Anexo II
 Check List de Conferência – Documentação – vide Anexo III
 Check List de Conferência – Preparação Física – vide Anexo IV
5. PROCEDIMENTOS
5.1. Equipe
O organograma do inventario será composto de Coordenador Geral, Supervisor, Fiscal, Contador,

Digitador e Equipe de Apoio.
O Coordenador Geral deve selecionar uma equipe mista para realizar o inventario, um Auxiliar de
Almoxarifado ou Conferente e um funcionário administrativo (Departamento de Controladoria, e se
necessário, envolve funcionários de outros departamentos).
Já nos inventários cíclicos, a equipe deve ser composta somente de funcionários do Departamento de
Logistica e Fabricas / Armazéns, uma vez que o Departamento de Controladoria não é envolvido na
contagem.
Além disso, o responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias
relacionadas no Check List de Conferencia – Equipe, estão sendo cumpridas de maneira a não
prejudicar a data de realização do inventário físico.
5.2. Preparação Física
A segregação dos depósitos e dos itens deve ser clara, de maneira que itens da mesma categoria no
mesmo depósito sejam agrupados, quando possível.
Os itens que não fazem parte do estoque da Melhoramentos CMPC Ltda. (Terceiros, Protótipos,
Garantia, Amostras, etc.) devem ser segregados e identificados, pois não são inventariados.
O responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas no

Check List de Conferência – Preparação Física, estão sendo cumpridas de maneira a assegurar a
execução das tarefas nas datas previstas, não prejudicando a data de realização do Inventário Físico.
Em seguida, o responsável da área deverá etiquetar os itens ou relacionar os materiais a serem

inventariados.
Observações:
 Todos os itens deverão estar etiquetados impreterivelmente um dia antes do inicio da

contagem. A utilização de listas só será autorizada para inventários parciais do estoque e
com previa aprovação do Coordenador Geral.
 Todos os materiais recebidos antes da data do inventário devem estar registrado no sistema
SAP.
DOCUMENTO ORIGINAL

 Produtos faturados e não expedidos deverão estar identificados de maneira clara,

acompanhados de nota fiscal e farão parte da contagem. Iremos contar 100% do depósito.
 Itens não conforme (prazo de validade vencido, danificados, entre outros) deverão ser
tratados em um depósito específico. Serão inventariados e as baixas serão efetuadas
conforme a política estabelecida.
 No dia do inventario, esta proibida qualquer movimentação de estoque e produção.
5.3. Documentação
Após o momento de corte, estão proibidos quaisquer lançamentos com datas retroativas sem a prévia
análise e aprovação dos seus efeitos pelo Coordenador Geral / Supervisor do inventário físico.
O responsável por cada unidade deverá verificar continuamente se as providências relacionadas no

Check List de Conferencia – Documentação, estão sendo cumpridas de maneira a não prejudicar a
data de realização do inventário físico.
5.4. Contagem
Todos os envolvidos no processo de contagem do estoque físico deverão seguir as seguintes regras:
 As duplas deverão ser divididas por seções, sendo esta maneira pela qual as contagens
serão realizadas, onde cada dupla fica responsável pela contagem de uma seção ou
categoria.
 Os itens deverão ser contados um a um, e para os volumes que se encontram em

embalagens fechadas, lacradas por fitas, cintas de aço, plásticos ou outros métodos que
garantam a inviolabilidade e apresentem externamente de forma clara e concisa a
identificação do produto e as quantidades de seu conteúdo, poderão ser aceitas a quantidade
indicada na embalagem.
 Os itens serão inventariados através de duas contagens realizadas por equipes distintas. Fica
proibida qualquer anotação no local de estoques que registre a quantidade inventariada por
uma das equipes.
 A segunda contagem será continuamente confrontada com a primeira e em caso de

divergência, que será confirmada através de conferência das etiquetas pelo Supervisor, será
realizada uma terceira contagem, valendo esta. Fica estabelecida a tolerância de 2% entre a
primeira e a segunda contagem, para os itens com unidade de peso e para aqueles
inventariados através de balanças contadoras, nestes casos, adotarem a maior contagem.
Para os demais casos a tolerância de contagem é 0%.
 Para itens que se encontram na linha de produção em fase intermediaria de processo, cujo
código conste da estrutura do produto, poderá ser inventariado nesta condição. O campo de
localização na etiqueta deverá ser preenchido com o Process Code (célula de produção).
 Serão emitidas etiquetas de inventário, que deverão ser preenchidas conforme instrução
fornecida pelo Supervisor, as quais serão fixadas aos itens antes do inicio das contagens. As
etiquetas de inventário serão emitidas, para todos os itens com saldo em estoque, e a
localização de acordo com o cadastro dos itens no sistema. Existirão etiquetas em branco
para itens não registrados no saldo do estoque que deverão ser preenchidas manualmente, a
DOCUMENTO ORIGINAL

caneta e sem rasuras. Em caso de erro no apontamento, deverá ser solicitado o visto do
Fiscal no apontamento dos dados corretos.
 As fichas de identificação dos itens inventariados, não deverão ser retiradas dos itens até a
conclusão do inventário.
5.5. Digitação
O Digitador deverá estar localizado junto ao Supervisor, para que a digitação possa ser efetuada
imediatamente após o recebimento das etiquetas. Após a digitação, as etiquetas deverão ser
devolvidas ao Supervisor.
5.6. Apuração da Contagem
O Digitador deverá digitar as contagens na Planilha de Apuração. Em seguida, deve emitir o Relatório
de Divergências Constatadas e encaminhar aos responsáveis.
O resultado das contagens realizadas deve ser devidamente documentado e arquivado, para
posteriores análises de diferenças.
Os Gerentes de Logística, Armazém e Industrial devem esclarecer as causas das variações do

inventário físico logo após a apuração e encaminhar o Relatório das Divergências Constatadas, com
análise das causas.
5.7. Ajustes de Inventário no sistema SAP
Para efetuar os ajustes de estoque resultantes dos inventários, ficam definidos os níveis de
responsabilidade (hierarquia) conforme descrito abaixo:
 Após aprovação, os departamentos responsáveis pelo inventário terão que criar documento
de inventário no sistema SAP, para envio à Controladoria para conferencia e efetivação dos
ajustes.
 O Departamento de Controladoria é o responsável pela analise e contabilização dos ajustes

de inventário.
Os departamentos responsáveis pelas diferenças devem elaborar plano de ação para que evitem
erros futuros da mesma natureza, e apresentar esses planos ao Diretor Financeiro após finalização
das analises (com limite de um mês após o inventário).
Ao final do inventário e devidos ajustes, deve ser realizado um “book” de inventário, contendo os
resultados das contagens e diferenças analisadas e justificadas, este relatório deve ser assinado pelo
Gerente Geral da Melhoramentos CMPC Ltda. Se as divergências informadas superarem 1% (em
US$) do total do estoque da empresa (sobre um mínimo de MUS$50), o relatório deverá ser assinado
adicionalmente pelo Gerente Geral da CMPC Tissue S.A.
5.8. Processamento do Inventário no Sistema SAP
O processo de inventário no sistema SAP é composto de três fases:
1. Criação dos documentos de inventário;
2. Registro da Contagem; e
DOCUMENTO ORIGINAL

3. Contabilização da diferença de inventário.
Na primeira fase criam-se os documentos de inventário. Uma vez selecionado o estoque que se
incluirá na contagem e criado os documentos para inventário, imprime-se os documentos para iniciar
o processo de contagem.
Na segunda fase, são registrados os resultados da contagem no sistema SAP. A seguir, o sistema
calcula as diferenças de inventário. Se algum resultado parecer ser duvidoso, é possível executar
uma nova contagem das unidades de estoque, para o qual será necessário gerar novos documentos
de inventário.
Na terceira fase, as diferenças de inventário são contabilizadas. As quantidades e os valores do

estoque são atualizados e ajustados.
As principais transações do sistema SAP utilizadas são:
 MI31: Criar Documento de Inventário
 MI21: Imprimir Folhas de Contagem Física
 MI02: Modificar Documento de Inventário
 MI03: Visualizar Documento de Inventário
 MI04: Entrar Contagem de Inventário
 MI05: Midificar Contagem
 MI20: Lista das Diferenças Inventário
 MI11: Entrar Nova Contagem
 MI07: Contabilizar Diferenças
DOCUMENTO ORIGINAL

5.8.1. Criação do Documento de Inventário
Com a transação MI31 do sistema SAP cria-se o documento de inventário, definindo:
 Materiais a inventariar
 Ficha de Contagem
 Numero do inventário
É possivel definir os materiais por tipo ou grupo. Na seção “controle” seleciona a opção “Criar batch
input”, que é mais adequada para a carga massiva de dados. É importante selecionar a opção “Só
materiais sem estoque zero”. Posteriormente, é necessário gerar outro documento marcando
“Somente Somente materiais com estoque zero”, para verificar os estoques nulos.
Deve-se selecionar a opção “Definir bloqueio de reg.”, o qual permite bloquear todos os movimentos
de mercadorias ara os materiais selecionados. Quando se registra os resultados das contagens o
desbloqueio é realizado automaticamente.
DOCUMENTO ORIGINAL

Ao tentar realizar um movimento de mercadoria quando o material estiver bloqueado para contagem,
o sistema emite a mensagem abaixo.
DOCUMENTO ORIGINAL

Abaixo está o documento de inventário:
5.8.2. Impressão do Documento de Inventário
Com a transação MI21, é possível imprimir o documento de inventário, prévia visualização.
DOCUMENTO ORIGINAL

Acima se visualiza o relatório de inventário, este relatório pode ser utilizado para contagem, se
desejar um maior detalhe, é permitido realizar uma planilha externa ao SAP que considere todos os
materiais a inventariar.
5.8.3. Modificar Documento de Inventário
Com a transação MI02 é possível modificar o documento de inventário.
Selecionando o botão é possível modificar a data de contagem, entre outros dados.

Posteriormente, deve-se bloquear o sistema para que não realizem movimentos de entrada e saída
de mercadoria, selecionando o campo “Bloqueio registro”
DOCUMENTO ORIGINAL

Selecionando é possível modificar o tipo de estoque e marcar a permição de unidades de

medidas alternativas, após isso, os sistema irá gerar a seguinte mensagem:
.
5.8.4. Registro da Contagem com Referência a Documento
Executar a transação MI04 e inserir o documento de inventário. Opcionalmente a porcentagem de

desvio, se desejar que o sistema emita um alerta quando detectar uma diferença entra a quantidade
registrada e o estoque do sistema.
Registra a contagem de cada posição. Para o caso de materiais com contagem zero, deve-se
selecionar a coluna “RC (contagem zero)”. É marcado um a um o bem, e pressiona-se o ícone
.
O sistema emitirá uma mensagem indicando que a contagem foi registrada:

.
DOCUMENTO ORIGINAL

5.8.5. Relatório de Diferenças de Inventário
Para listar as diferenças de inventário, executar a transação MI20. Deve-se inserir o número do
inventário para listar todos os documentos que compõem o inventário. É possível inserir somente o
número do documento para visualizar a contagem individual de um item.
Após listar as diferenças de inventário, é gerado o relatório abaixo, onde é possível contabilizar as
diferenças, modificar a contagem ou registrar a contagem.
DOCUMENTO ORIGINAL

5.8.6. Entrar nova contagem
É possível efetuar uma nova contagem física, seja por posição (código do material) ou por documento
de inventário. Para o primeiro caso, marca-se as posições desejadas no campo correspondente e
proceda como se mostra na imagem abaixo.
Se desejar uma nova contagem no nível de documento, executa a transação MI11 e insira:
 Marcar Bloq. Registros
 Número de inventário
 Valor Limiar
O valor limiar selecionará as posições que possuem valor de diferença superior ou igual a este, de
modo que sejam tratadas.
DOCUMENTO ORIGINAL

A posição pode ser modificada:
Selecionando o sistema irá gerar o resumo das posições a serem tratadas, conforme imagem
abaixo.
Grave selecionando e o sistema irá gerar o número de documento:

.
No caso de existir mais de um documento de inventário contemplado na nova contagem, o sistema
emitirá novamente a tela para inserir o número do documento, e assim repete-se o processo anterior.
DOCUMENTO ORIGINAL

Após inserir a contagem da nova contagem, será obtido o relatório atualizado das diferenças.
5.8.7. Modificar Contagem
Para modificar ou corrigir uma contagem já realizada, a nível de posição, seleciona a alternativa
“Modificar contagem”, a nível de documento, executa a transação MI05, insere o número do
documento, o ano, e seleciona o desvio percentual, se desejar que o sistema emita um alerta.
O sistema oferece a opção de modificar cada contagem realizada em relação ao documento ou

posições selecionadas.
DOCUMENTO ORIGINAL

5.8.8. Contabilização das Diferenças
Executa a transação MI07. Ao inserir as diferenças, o sistema migra para a tela abaixo, onde se deve
registrar a data da postagem.
Deve-se inserir o motivo das diferenças, conforme a tabela de códigos disponíveis no sistema.
O sistema emitirá o número do documento.
6. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS
6.1. Auditoria Externa
Validar o inventario (aplicável somente 1 (uma) vez ao ano, no inventario geral).
6.2. Controladoria
Enviar informativo com o cronograma e datas do inventário aos participantes do processo.
Além disso, deve planejar, acompanhar e aprovar a preparação do inventario. Orientar as equipes na
correta execução dos itens deste procedimento e encontrar soluções para os problemas que lhes
forem apresentados no decorrer do processo.
Efetuar o corte de entradas, transferências e saídas de materiais, providenciando os respectivos

comprovantes. Treinar e orientar os contadores e fiscais, remanejar pessoal de acordo com o
DOCUMENTO ORIGINAL

andamento dos trabalhos, identificar e providenciar as recontagens quando necessário e realizar a

distribuição das fichas para contagem, relacionando os nomes dos recebedores e sequencia
numérica entregues a cada um.
Verificar se todos os itens foram previamente etiquetados, fiscalizar as equipes de contagem,

impedindo que as duas contagens de um mesmo item sejam efetuadas pela mesma equipe e
acompanhar e validaras terceiras contagens.
6.3. Contador / Apontador
Realizar a contagem física e notificar a quantidade contada.
6.4. Digitador
Deve estar localizado junto ao Supervisor para realizar a digitação das etiquetas imediatamente após
recebimento.
6.5. Equipe de Apoio
É composta por almoxarifes, operadores de empilhadeira, chefia da produção e engenheiros. Terão

por atividade o assessoramento aos Fiscais e as equipes de contagem no sentido de identificação e
movimentação do material.
7. VIGÊNCIA
Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última
revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.
DOCUMENTO ORIGINAL

8. ANEXOS
Anexo I – Check List de Conferência – Dados Gerais.
Empresa: Data:
Planta: Divisão:
Processo: Responsável:
Descrição Área/Responsável Data Prevista Data Realizada Ass. do Responsável
1. Definir depósitos e itens

a serem inventariados.
2. Definir as datas de
contagem e corte
3. Avaliar a quantidade de
itens x recursos.
4. Divulgar as definições á
organização.
5. Definir os responsáveis
pelas providências.
6. Avaliar os resultados do
inventário.
7. Emitir o relatório de
inventário.
8. Definir a data de corte

para entrada de materiais
no estoque.
DOCUMENTO ORIGINAL

Anexo II – Check List de Conferência – Equipe
Empresa: Data:
Planta: Divisão:
1. Definir equipes de inventário
(Contagem e Preparação
Física).
2. Definir equipe de controle

(Supervisor, Mesário, Fiscais e
Digitadores).
3. Definir equipes de apoio

(Engenharia, CQ).
4. Aprovar as horas extras das

equipes (quando necessário).
5. Solicitar alimentação e
transporte para a equipe (se
necessário).
6. Treinar os mesários, fiscais e

digitadores.
7. Treinar os operadores das

balanças, contadores e
apontadores.
8. Definir o posicionamento das

equipes fixas.
9. Definir as áreas para cada

equipe de contagem (1º e 2º).
10. Elaborar e divulgar layout

da localização das equipes e
instruções detalhadas do
inventário por escrito.
DOCUMENTO ORIGINAL

Anexo III – Check List de Conferência – Documentação
Empresa: Data:
Planta: Divisão:
1. Definir a data de corte da
entrada de materiais.
2. Digitar todos os documentos

de entrada e solucionar os
boletins de ocorrências.
3. Separar os itens com nota

fiscal de saída com permanência
do material na empresa.
4. Encerrar todas as requisições
de materiais.
5. Reportar e digitar as baixas

de sucata e refugo.
6. Conferencia do encerramento
das transferências entre
depósitos.
7. Devolver aos fornecedores os

itens possíveis.
8. Providenciar copias das 3
ultimas notas fiscais de entrada
com as respectivas fichas de
recebimento (2 jogos).
9. Providenciar copias das 3
ultimas notas fiscais de saída (2
jogos).
10. Emitir relação de materiais

em transito para outros
estabelecimentos.

importados em transito (fichas
de recebimento).

em poder de terceiros.
DOCUMENTO ORIGINAL

Anexo IV – Check List de Conferência – Preparação Física
Empresa: Data:
Planta: Divisão:
1. Identificar com localização e
segregar todos os itens em todos
os depósitos.
2. Emitir as etiquetas de
inventário.
3. Colocar as etiquetas em todos

os itens a serem inventariados.
4. Segregar material recebido e

não digitado.
5. Segregar material faturado e

não expedido.
6. Instalar e testar as balanças

contadoras.
7. Segregar e identificar os
materiais que não serão
inventariados.
8. Definir, identificar, contar e

segregar os itens obsoletos.
DOCUMENTO ORIGINAL

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PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO FÍSICO

 As matérias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados, devem ser inventariados

 Peças de manutenção e de reposição devem ser inventariados no mínimo 1 (uma) vez ao

 Conforme regras determinadas acima, deve-se estabelecer o cronograma de inventário anual,

 As datas de contagem do inventario geral devem ser definidas através de reuniões de

 O Gerente de Controladoria deve nomear um colaborador do Departamento de Controladoria

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

 Check List de Conferência – Dados Gerais – vide Anexo I

 Check List de Conferência – Equipe – vide Anexo II

 Check List de Conferência – Documentação – vide Anexo III

 Check List de Conferência – Preparação Física – vide Anexo IV

O organograma do inventario será composto de Coordenador Geral, Supervisor, Fiscal, Contador,

5.2. Preparação Física

O responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas no

Em seguida, o responsável da área deverá etiquetar os itens ou relacionar os materiais a serem

 Todos os itens deverão estar etiquetados impreterivelmente um dia antes do inicio da

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

 Produtos faturados e não expedidos deverão estar identificados de maneira clara,

 No dia do inventario, esta proibida qualquer movimentação de estoque e produção.

O responsável por cada unidade deverá verificar continuamente se as providências relacionadas no

 Os itens deverão ser contados um a um, e para os volumes que se encontram em

 A segunda contagem será continuamente confrontada com a primeira e em caso de

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

5.6. Apuração da Contagem

Os Gerentes de Logística, Armazém e Industrial devem esclarecer as causas das variações do

5.7. Ajustes de Inventário no sistema SAP

 O Departamento de Controladoria é o responsável pela analise e contabilização dos ajustes

5.8. Processamento do Inventário no Sistema SAP

O processo de inventário no sistema SAP é composto de três fases:

1. Criação dos documentos de inventário;

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

3. Contabilização da diferença de inventário.

Na terceira fase, as diferenças de inventário são contabilizadas. As quantidades e os valores do

As principais transações do sistema SAP utilizadas são:

 MI31: Criar Documento de Inventário

 MI21: Imprimir Folhas de Contagem Física

 MI02: Modificar Documento de Inventário

 MI03: Visualizar Documento de Inventário

 MI04: Entrar Contagem de Inventário

 MI05: Midificar Contagem

 MI20: Lista das Diferenças Inventário

 MI11: Entrar Nova Contagem

 MI07: Contabilizar Diferenças

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

5.8.1. Criação do Documento de Inventário

Com a transação MI31 do sistema SAP cria-se o documento de inventário, definindo:

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

Abaixo está o documento de inventário:

5.8.2. Impressão do Documento de Inventário

Com a transação MI21, é possível imprimir o documento de inventário, prévia visualização.

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

5.8.3. Modificar Documento de Inventário

Com a transação MI02 é possível modificar o documento de inventário.

Selecionando o botão é possível modificar a data de contagem, entre outros dados.

PROIBIDA A REPRODUÇÃO PARCIAL OU INTEGRAL

Selecionando é possível modificar o tipo de estoque e marcar a permição de unidades de

5.8.4. Registro da Contagem com Referência a Documento

Executar a transação MI04 e inserir o documento de inventário. Opcionalmente a porcentagem de

O sistema emitirá uma mensagem indicando que a contagem foi registrada: