HONDA LOCK SÃO PAULO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA INVENTÁRIO FÍSICO

I - OBJETIVO:

1.1 – DO MANUAL:

1.1.1 - Estabelecer normas e procedimentos para preparação, organização, execução e conclusão do inventário físico das
peças e materiais sob a guarda e responsabilidade da Honda Lock São Paulo.

1.2 - DO INVENTÁRIO:

1.2.1 - Realizar levantamento físico dos materiais existentes nos depósitos: almoxarifado, produção (Montagem, Injeção
Plástica e Pintura), expedição e controle de qualidade da Honda Lock São Paulo, e os materiais em poder de terceiros e de
terceiros em nosso poder, objetivando atendermos os requisitos legais e acima de tudo, obtermos a avaliação real de
nossos estoques (Patrimônio), assim como a qualidade, confiabilidade e eficiência dos processos operacionais e
administrativos de controle realizados até o momento e propor soluções para os eventuais problemas encontrados.

II - INTRODUÇÃO:

2.1 - O inventário é o ato de levantar a quantidade real dos materiais existentes, através de contagem física ou pesagem, a
fim corrigir e ajustar nossos controles, caso haja diferença entre eles (Físico X Controle).

2.2 - Detectar os desvios e suas causas para correção dos fluxos e controles.

2.3 – Detectar possíveis avarias dos produtos armazenados.

2.4 – Dar posição fidedigna da posição do estoque para as áreas envolvidas.

III – ORGANOGRAMA, ATRIBUIÇÕES E RESPONSÁBILIDADES

3.1 - ORGANOGRAMA

O organograma de inventário da Honda Lock São Paulo será determinado pela diretoria conforme anexo I.

3.2 - ATRIBUIÇÕES E RESPONSÁBILIDADES DA COORDENADORIA:

3.2.1 - Planejar, organizar e coordenar todo o processo de preparativos, execução e encerramento do inventário conforme
anexo III, IV

1
3.2.2 - Informar a cada funcionário participante em tempo hábil, as atribuições e responsabilidades inerentes aos cargos
que irão exercer.

3.2.3 - Esclarecer a todos os participantes o procedimento de todo o inventário.

3.2.4 - Providenciar todo o material necessário para o desenvolvimento e realização do inventário.

3.2.5 - Fechamentos Mensais e o geral no final do exercício.

3.2.6 - Emitir relatórios comparativos quantitativos e valorizados das divergências (físico x controle; contábil x físico).

3.2.7 - Relatórios finais de apuração e de variação dos estoques e lançamentos contábeis de ajustes.

3.2.8 - Relatórios de avaliação do inventário, problemas encontrados e definições de providencias para correção,
objetivando o inventário dos anos subsequentes.

3.2.9 - Acompanhar e coordenar todas as atividades de cada setor envolvido no inventário e auditores.

3.2.10 - Estabelecer o regime e horas-extras, caso necessário, comunicando à diretoria o motivo das mesmas.

3.2.11 - Informar aos demais setores envolvidos os procedimentos e cronograma de inventário.

3.2.12 - Apresentar relatório final á diretoria com todas as análises e conclusões.

3.2.13 - Providenciar os devidos acertos contábeis, conciliando todas as contas de estoque através de lançamentos.

3.2.14 - Indicar o profissional para acompanhar a auditoria externa.

3.2.15 – Seguir o cronograma de Inventário conforme anexo III.

3.3 - ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DO LÍDER DA EQUIPE:

3.3.1 - Dimensionar o volume para contagem e determinar os itens a serem contados.

3.3.2 - Selecionar as pessoas que vão participar do inventário, formando equipes de trabalho.

3.3.3 - Antes da contagem, instruir todos os contadores sobre os procedimentos.

3.3.4 - Comunicar á coordenação quanto a atrasos e falta dos contadores.

3.3.5 - Esclarecer possíveis dúvidas dos contadores, quando solicitado.

3.3.6 - Caberá ao líder instruir os contadores para o manuseio do material com o máximo cuidado, evitando assim
danificações tanto no produto, quanto em sua embalagem original.

3.3.7 - Caberá ao líder em conjunto com o contador zerar os itens cujo material não for encontrado nas respectivas
locações, após exaustiva e criteriosa procura.

3.3.8 - Assessorar a auditoria quando solicitado para o esclarecimento de dúvidas ou recontagem de ítens.

3.3.9 - Verificar se todos os itens selecionados foram inventariados.

3.3.10 - O líder não poderá se afastar de seu trabalho sob nenhum pretexto. Se necessário, comunicar previamente á
coordenação do inventário.

3.3.11 - Manter a ordem, disciplina e organização dentro do seu setor de contagem.

3.3.12 - Não permitir que os contadores efetuem anotações em qualquer lugar referente a contagem.

2
3.3.13 - Não permitir a presença de pessoas estranhas no local de contagem.

3.3.14 - Não permitir que qualquer tipo de materiais transite no setor sem sua aprovação.

3.3.15 - Orientar aos contadores a importância da concentração no ato da contagem.

3.3.16 - Após efetuarem a contagem oficial, definir antecipadamente 02 (dois) itens relevantes p/ validação da contagem
oficial.

3.3.17 - O responsável pelo setor da apuração deverá indicar um representante para realizar a contagem cíclica nos
demais setores.

3.3.18 – Anotação desta contagem deverá ser em planilha, com aprovação das áreas.

3.4 - ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DOS CONTADORES

3.4.1 - Chegando a empresa, procurar o setor e o líder para os quais já foi designado.

3.4.2 - Acatar as instruções do líder para o início do inventário e a forma de contagem.

3.4.3 - Antes de iniciar a contagem, certificar-se de que a locação e o número da peça são os constantes na listagem de
inventário. Verificar ao redor para que nenhum material fique sem ser contado ou que haja mistura com outro item.

3.4.4 - Quando da existência de qualquer irregularidade não prevista em norma, solicitar esclarecimento ao líder.

3.4.5- Após apuração da contagem, fixar etiqueta colorida que segue 1ª contagem, 2ª contagem e 3ª contagem (cores
definidas na premissa).
Após a 4ª contagem, seguir a definição da coordenadoria.

1ª contagem 2ª contagem 3ª contagem

Etiqueta Verde
Etiqueta Amarela Etiqueta Azul
ou
ou ou
Identificação do
Identificação do Identificação do número da
número da
número da contagem contagem
contagem

3.4.6 - Preencher as listagens de inventário com a quantidade apurada de forma legível e sem rasuras. Assinar e entregar
ao líder que encaminhará para digitação.

3.4.7 - O contador só poderá sair do setor de contagem ou ir embora ao final do expediente mediante aprovação do líder
do setor.

3.5 - ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DOS DIGITADORES

3.5.1 - Recebimento, conferência e organização das listagens de inventário.

3.5.2 - Digitações das mesmas obedecendo à ordem de contagem.

3.5.3 - Quando da existência de qualquer irregularidade ou rasuras das etiquetas, solicitar esclarecimento ao líder.

3.5.4 - Certificar se todas as etiquetas foram entregues para a digitação.

3.5.5 - Após a digitação será responsável pela organização e guarda das listagens, para posterior conferência.

3
3.6 - ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DOS ADMINISTRADORES DOS DADOS NO SISTEMA

3.6.1 – Recebimento de todos os dados necessários para o upload do sistema no formato csv.

3.6.2 – Realização do upload dos dados do inventário para o sistema.

3.6.3 – Solicitação de verificação e validação dos dados registrados após upload no sistema para os responsáveis de cada
departamento.

3.6.4 – Ajuste dos dados no sistema em caso de divergências constatadas no processo de validação.

3.6.5 – Após validação de todos os dados subidos no sistema, emissão e arquivamento do relatório final comprovatório
dos dados inseridos no sistema.

IV - DATA DO INVENTÁRIO:

4.1 - O inventário será realizado na data definida pela diretoria da Honda Lock São Paulo, vide detalhes no anexo II

V - PREMISSAS BÁSICAS:

5.1 - A contagem será manual ou pesagem e as quantidades apuradas anotadas na listagem de inventário.

- Não havendo divergência na 1ª. contagem, será assumida a quantidade apurada;

- Havendo divergência (“Físico X Sistema” ou “Físico X Quantidade”) apurada no inventário, executaremos
recontagens até que uma delas coincidam entre sí.

5.2 - Os produtos inventariados cujo volume (caixa) estiver lacrado serão assumidos as quantidades indicadas nas
etiquetas, salvo divergências constatadas e que necessitem de recontagens.

5.3 - Execução do inventário: conforme plano de contagem anexo V .

5.4 - Condutas básicas:

- Respeito aos horários e hierarquias, dentro de um ambiente sadio e organizado.

- Zelo pela segurança pessoal e patrimonial da empresa.
- Qualidade e concentração nas contagens físicas.

5.5 - A controladoria, estará realizando trabalho de Validação do Inventário, junto com a empresa auditora conforme
premissa de inventário em caso de inventário oficial, em caso de inventários cíclicos não será necessário a validação da
empresa auditora.

5.6 - As diferenças nos controles de estoque com os devidos lançamentos contábeis serão assumidas .

VI - INSTRUÇÕES GERAIS:

6.1 - Segue abaixo as tratativas e definições para os preparativos e execução do inventário:

4
 Situação 1 dia antes
Injeção plástica Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
do inventário
Todas armazenadas
2 horas antes de finalizar o Nível hierárquico top Não receber os componentes de
em único lugar
Peças Injetadas expediente antes do da área produção do dia após o
conforme
inventário ( exceto Diretoria ) inventário
endereçamento
Todas armazenadas Nível hierárquico top
2 horas antes de finalizar o Não receber os componentes de
em único lugar da área
Componentes expediente antes do produção do dia após o
conforme ( exceto Diretoria )
inventário inventário
endereçamento
Todas armazenadas Nível hierárquico top
2 horas antes de finalizar o Não receber os componentes de
em único lugar da área
Materia prima expediente antes do produção do dia após o
conforme ( exceto Diretoria )
inventário inventário
endereçamento
Nível hierárquico top
2 horas antes de finalizar o da área Em caso de possíveis atrasos
Apontamento e físico
Produção expediente antes do ( exceto Diretoria ) elaborar um plano de ação para
finalizado
inventário cumprir o prazo

Situação 1 dia antes

Pintura Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
do inventário
Todas armazenadas
2 horas antes de finalizar o Nível hierárquico top Não receber os componentes de
em único lugar
Peças Injetadas expediente antes do da área produção do dia após o
conforme
inventário ( exceto Diretoria ) inventário
endereçamento
Todas armazenadas Nível hierárquico top
Peças no processo 2 horas antes de finalizar o
em único lugar da área Realizar a contagem como
de polimento / não expediente antes do
conforme ( exceto Diretoria ) peças injetadas
inspecionadas inventário
endereçamento
Todas armazenadas Nível hierárquico top
2 horas antes de finalizar o Não receber os componentes de
Materia prima / em único lugar da área
expediente antes do produção do dia após o
Insumos conforme ( exceto Diretoria )
inventário inventário
endereçamento
2 horas antes de finalizar o Nível hierárquico top Em caso de possíveis atrasos
Apontamento e físico
Produção expediente antes do da área elaborar um plano de ação para
finalizado
inventário ( exceto Diretoria ) cumprir o prazo

Situação 1 dia antes

Montagem Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
do inventário
Todas armazenadas
Nível hierárquico top Não receber os componentes de
em único lugar 2 horas antes de finalizar o
Componentes da área produção do dia após o
conforme expediente
( exceto Diretoria ) inventário
endereçamento
Todas armazenadas Nível hierárquico top
Não receber os componentes de
Materia prima / em único lugar 2 horas antes de finalizar o da área
produção do dia após o
Insumos conforme expediente ( exceto Diretoria )
inventário
endereçamento
Nível hierárquico top Em caso de possíveis atrasos
Apontamento e físico No momento da finalização
Produção da área elaborar um plano de ação para
finalizado do expediente
( exceto Diretoria ) cumprir o prazo

5
 Situação 1 dia antes
Expedição Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
do inventário
Todas armazenadas
Nível hierárquico top Não receber os produtos
em único lugar 2 horas antes de finalizar o
Produtos acabados da área acabados com etiqueta datada
conforme expediente
( exceto Diretoria ) após a data de inventário
endereçamento

Situação 1 dia antes

Qualidade Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
do inventário
Nível hierárquico top Em caso de possíveis atrasos
Apontamento dos Apontamento No momento da finalização
da área elaborar um plano de ação para
scraps finalizado do expediente
( exceto Diretoria ) cumprir o prazo

Situação 1 dia antes

PCP Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
do inventário
Verificação do Nível hierárquico top
encerramento das da área Em caso de possíveis atrasos
Apontamento No momento da finalização
OPs até a data do ( exceto Diretoria ) elaborar um plano de ação para
finalizado do expediente
inventário no cumprir o prazo
sistema

Situação 1 dia antes

Suprimentos Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
do inventário
No momento da finalização Nível hierárquico top
Não realizar recebimento no dia
Recebimento Processo finalizado do expediente 1 dia antes do da área
do inventário.
inventário ( exceto Diretoria )
Nível hierárquico top Não realizar o abastecimento
Processo finalizado da área dos componentes para o
até o dia da última Conforme cronograma de ( exceto Diretoria ) primeiro dia de produção após o
Abastecimento
produção antes do abastecimento inventário ( possibilidade de
inventário negociação com o cliente
interno )

Situação 1 semana
Fiscal Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
antes do inventário
Nível hierárquico top Não realizar recebimento no dia
da área do inventário.
Recebimento de
Processo finalizado 1 dia antes do inventário ( exceto Diretoria ) Em caso de possíveis atrasos
documentos
elaborar um plano de ação para
cumprir o prazo.

Situação 1 dia antes

Faturamento Horário limite Responsável Tratativa/Cuidados
do inventário
Nível hierárquico top Não realizar emissão no dia do
No momento da finalização da área inventário.
Emissão de
Processo finalizado do expediente 1 dia antes do ( exceto Diretoria ) Em caso de possíveis atrasos
documentos
inventário elaborar um plano de ação para
cumprir o prazo.

6
6.2 – As contagens serão realizadas no período conforme cronograma no anexo III, através de “sistema rotativo”. A partir
da seleção do item para contagem até o encerramento do inventário, não deverá haver nenhuma movimentação, exceto
em casos de extremas necessidades (Ex.: Pedidos adicionais urgentes com possibilidade de transtorno no cliente).

6.3 - Na hipótese de termos que atender algum pedido urgente, automaticamente o item não poderá ter assumida qualquer
diferença apurada na contagem, devendo ser novamente selecionado e inventariado.

6.4 - Todo item a ser contado estará oficialmente disponibilizado através da listagem de inventário. Estes, e somente estes
deverão ser contados. Os materiais deverão ser cuidadosamente retirados das locações e contados. No caso das locações
conterem materiais com embalagens agregadas, deverão ser somadas as quantidades das mesmas (mencionadas em suas
etiquetas) com os que estiverem em embalagens normais.

6.5 - As contagens físicas serão manuais ou por sistema de pesagem. Ao término da contagem a quantidade apurada
deverá ser transcrita na listagem de inventário, assinada pelo elaborador e aprovador e encaminhada para digitação.

6.6 - No caso do resultado apurado na segunda contagem ser igual com a da primeira contagem, a quantidade apurada
será assumida. Não havendo coincidência em nenhum dos casos acima, o item estará sujeito a uma terceira contagem, e
assim por diante, até que uma das contagens seja igual com a quantidade apurada em outra contagem.

6.7 - Todo item que tiver sido recontado cuja quantidade continue divergente por ocasião do encerramento do inventário,
a última contagem será assumida. A premissa neste caso é a de que as segundas e demais contagens são de melhor
qualidade. A decisão do encerramento das contagens caberá à controladoria.

6.8 - Todos deverão ter o máximo cuidado com as mercadorias, zelando pela sua segurança, organização e limpeza,
evitando impactos (jogar mercadorias no chão ou na caixa enquanto estiver contando).

6.9 - Detectando qualquer condição de não conformidade (qualidade dos materiais) no momento da contagem, o
contador deverá comunicar ao líder imediato, relatando claramente a situação do(s) problema(s) encontrado(s).

6.10 - Todos deverão ter o máximo cuidado com o manuseio dos materiais e dos equipamentos, bem como zelar pela sua
segurança pessoal e dos companheiros.

6.11 - Caberá somente ao responsável pela coordenação dar como encerrado o inventário.

6.12 - Serão mantidos os horários de almoço e café existentes atualmente.

6.13 - Poderá ocorrer a necessidade de os participantes ficarem em regime de horas-extras, porém essa determinação
caberá somente ao responsável pela coordenação do inventário.

6.14 - Somente não será considerada falta ou atraso dos participantes do inventário e arrumação mediante justificativas
plena de força maior.

6.15 - Não será permitida a presença de pessoas estranhas nos locais de inventário.

VII - LEVANTAMENTO DA QUANTIDADE DE / EM TERCEIROS:

7
7.1 – Seguir o cronograma de inventário anexo III.

7.2 - Dez ultimas notas fiscais de entradas.

7.3 - Dez ultimas notas fiscais de saídas.

7.4 - Relatório das peças e quantidades inventariadas devidamente assinada pelo responsável da Honda Lock São Paulo e
responsável do terceiro.

7.5 - O recebimento planilha (ou) da quantidade apurada deverá ser aprovado por representante ou responsável de cada
depósito até a data do inventário.

7.6 - Ata de reunião descrevendo os participantes do inventário e prazo para o fechamento fiscal.

VIII - ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO ITEM VII NO SISTEMA

8.1 - Todos os controles de inventário do exercício realizado (Controle de itens contados no exercício / Saldo das
diferenças e outros) serão encerrados a data estipulada conforme o cronograma (anexo III), quando estará em posse dos
relatórios dos terceiros.

IX – PRECAUÇÕES IMPORTANTES:

Problemas Procedimentos

1 - Erro de contagem, cálculos e digitação, etc 1 - Concentração

2 - Materiais misturados na mesma locação 2 - Separação de 100% dos materiais

pelas etiquetas

3 - Embalagens agregadas com quantidades 3 - Separar embalagens por

diferentes quantidade

4 - Existências de materiais em diversos locais 4 - Verificar se existem materiais

em mais de um local e acondicioná-lo em
. um único local

5 - Materiais fora das caixas de acondicionamento 5 - Antes de iniciar a contagem

locações verificar se não existem materiais fora
dos locais

6 – Materiais trocados nas locações 6 - Separar os ítens e comunicar ao

líder

7 - Devolução dos materiais nas locações trocadas após 7 - Após a contagem, retornar à lo-
a contagem cação correta

8 - Manuseios inadequado 8 - Não jogar as peças (manuseio c/

cuidado)