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Procedimentos para contagem fsica do estoque

PROCEDIMENTOS PARA REALIZAO DE INVENTRIO FSICO - ESTOQUES


I INTRODUO
A finalidade destas instrues determinar os procedimentos bsicos para a contagem de
inventrio. necessria sua estrita observncia a fim de assegurar um levantamento
preciso.
II RESPONSABILIDADES
A diretoria designar um encarregado de inventrio, que ser responsvel pelos inventrios
fsicos e um controller de inventrio que, alm das tarefas que l!e ser"o confiadas conforme
abai#o descrito, observar todo o levantamento do inventrio e far os testes de contagem
fsica que ac!ar necessrios.
$ndependentemente das designaes acima, os auditores apontar"o seus representantes, que
observar"o os procedimentos do levantamento e far"o testes das contagens.
III PREPARAO PARA O INVENTRIO FSICO
III 1. CODIFICAO DO MATERIAL
%odos os materiais, e#ceto os itens lanados diretamente como despesa, devem ser
codificados com bastante anteced&ncia da data do levantamento do inventrio. A codifica"o
deve constituir'se somente de algarismos, levando'se em considera"o a divis"o dos
materiais, de acordo com os registros contbeis.
III 2. DISPOSIO DOS ITENS NA FBRICA
( trabal!o de tomada de inventrio pode ser grandemente facilitado se os estoques e os
produtos em processo forem ordenados antes do incio da contagem. )empre que um artigo
for estocado em dois ou tr&s lugares diferentes, tal situa"o deve ser aclarada antes do incio
da contagem.
III 3. DIVISO DA FBRICA EM REAS
( encarregado do inventrio deve estudar cuidadosamente a fbrica e elaborar um plano
dividindo'a previamente em reas, para a tomada de inventrio.
)empre que possvel, divises fsicas como paredes, edifcios independentes, balces, etc.,
devem ser usados para dividir as reas. *uando n"o e#istirem divises fsicas, as reas devem
ser selecionadas de acordo com alas ou prateleiras.
+ma ve, dividido em reas todo o espao da fbrica, tais reas podem ser identificadas por
letras -A, ., /. etc.0, e as divises, sempre que possvel, marcadas no c!"o, a gi,, com letra
apropriada.
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III 4. MATERIAL A SER DESTRUDO OU A SER DESCONSIDERADO
%odo o material a ser destrudo receber esse tratamento sob a supervis"o do encarregado do
inventrio, antes da data da tomada do inventrio, a fim de n"o se correr o risco de o
considerar.
1o caso de e#istir material que n"o deva ser contado na tomada de inventrio, como por
e#emplo material pertencente a terceiros mas temporariamente sob a cust2dia da compan!ia,
tal material deve ser colocado num lugar visvel e devidamente identificado.
III 5. SUSPENSO DO MOVIMENTO DE MATERIAIS
3m nen!uma circunstncia poder ser removido qualquer material do dep2sito, ou tra,ido
para o dep2sito, bem como qualquer produto em processo ser transferido de uma se"o para
outra, durante a tomada de inventrio.
)omente as pessoas autori,adas pelo encarregado do inventrio ter"o acesso 4 fbrica at que
a tomada de inventrio este5a completa.
III 6. DESIGNAO DO PESSOAL
(s funcionrios disponveis para a tomada de inventrio devem ser divididos em equipes de
duas pessoas para a primeira contagem e segunda contagem, sendo que para a segunda
contagem, n"o poder ser a mesma equipe que participou da primeira contagem do estoque a
ser inventariado.
6ara cada grupo deve ser designada uma rea ou reas, e tal rea ou reas, colocada sob sua
responsabilidade.
$nstrues especficas devem ser dadas antes da data da tomada de inventrio, a fim de que
n"o !a5a lugar a d7vidas quanto aos mtodos, deveres ou a maneira pela qual o estoque deva
ser contado. -8er ane#os 9 e :0
III 7. APURAO DE SALDOS NAS FICAS DE ESTO!UE
As fic!as de estoque dever"o estar devidamente atuali,adas, 4 data da tomada de inventrio.
/aso o controle de estoque se5a manual, o encarregado de estoque aplicar o carimbo
$nventrio em todas as fic!as, diagonalmente na coluna de data, tr&s lin!as abai#o da lin!a
do 7ltimo saldo.
III ". VERIFICAO DOS #LTIMOS MOVIMENTOS DE ESTO!UE
( encarregado e o controller do inventrio devem anotar as 7ltimas entradas e 7ltimas
sadas de cada item, at ao fim do dia anterior 4 data da contagem. ;evem tambm, verificar
que estes movimentos ten!am sido lanados nas fic!as de estoque.
III $. FICAS DE INVENTRIO
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)er"o preparadas fic!as de inventrio -ver ane#o 90. A quantidade a ser impressa ser
determinada pela e#peri&ncia obtida dos inventrios anteriores. ;eve ser dada a m#ima
aten"o a este assunto, para que estas fic!as este5am prontas e totalmente entregues pela
tipografia e com grande anteced&ncia a data da tomada anual do inventrio.
III 1%. LISTAS DE INVENTRIO
As listas de grupo de inventrio fsico devem ser elaboradas para receber as anotaes bem
antes da data da tomada de inventrio.
<ogo que se5a suspenso todo o movimento de materiais, o encarregado das fic!as de estoque
deve lanar os saldos das fic!as de estoque nas listas de grupo de inventrio fsico.
IV M&TODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO INVENTRIO FSICO
/onforme antes descrito, ser designada uma rea definida a cada grupo. 3stes proceder"o 4
contagem de todos os materiais em sua rea, n"o omitindo item algum, os grupos devem ser
alertados para n"o considerar os materiais fora de sua rea, e#ceto nos casos em que !ouver
instrues para a contagem de determinados materiais que adentrem reas ad5acentes.
6rviamente antes do incio ou no dia anterior ao inventrio, o encarregado e controller do
inventrio, dever"o percorrer toda rea dos estoques a serem inventariadas, afi#ando as
respectivas fic!as de inventrio.
/ada grupo contar e registrar as quantidades e outras informaes necessrias na fic!a de
inventrio -ver ane#o 90 ou na lista de inventrio.
1o que di, respeito aos itens c2digo e descri"o, deve'se ter o m#imo cuidado em registrar
tal informa"o corretamente.
1o tem de unidades, indicar -peas, =g, etc.0.
As pessoas encarregadas da contagem e verifica"o, dever"o rubricar a respectiva fic!a de
contagem .
*ualquer clculo necessrio 4 contagem do estoque, deve ser feito no verso da fic!a de cada
item, a fim de poder ser conferido mais tarde, se necessrio. )e o mesmo item estiver
locali,ado em dois ou mais lugares separados, deve ser feita uma fic!a separada para cada
lote.
*uando se tratar de produtos em processo, as fases 5 acabadas devem ser indicadas no verso
da fic!a de cada item.
Ap2s cada contagem - 9> ou :> 0, deve ser destacado o can!oto da contagem, e entregue ao
/(1%?(<<3?, que ficar responsvel pelo confronto, entre primeira e segunda contagem,
quando se determinar a necessidade ou n"o da terceira contagem. A libera"o de grupos para
a segunda contagem
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;urante a contagem, o encarregado e o controller do inventrio dever"o circular pelas
vrias reas, para verificar a contagem efetuada pelos grupos e confirmar, no ato, os
resultados das contagens. muito importante que este procedimento se5a levado a efeito de
uma maneira completa e que comece imediatamente ap2s o incio da contagem. ;esta
maneira qualquer grupo de contadores de estoque que este5a e#ecutando o servio com
defici&ncia, poder ser corrigido antes de progredir muito com uma contagem errada. /aso
determinado grupo este5a permanentemente sendo encontrado com clculos errados, devem
ser dadas instrues precisas imediatamente. 1este tipo de tomada de inventrio
e#tremamente importante que a primeira contagem este5a correta. 8ale salientar que os bons
resultados depender"o grandemente da supervis"o e estrito controle e#ercido pelas partes
designadas para esse fim.
*uando a contagem do inventrio estiver completada e verificada, o encarregado e o
controller do inventrio inspecionar"o toda a fbrica, a fim de se certificarem de que todo o
estoque foi contado.
3m nen!uma circunstncia as fic!as de inventrio -parte superior0 dever"o ser recol!idas
antes do controller do inventrio, inspecionar a fbrica e dar sua aprova"o ao trabal!o
feito, considerando'se que todos os materiais est"o contados corretamente.
;epois de proceder a esta inspe"o, o encarregado do inventrio ordenar um recol!imento
sistemtico da parte superior de todas as fic!as de inventrio. Ao destacar'se esta parte, a
fic!a deve ser verificada contra o material que representa, a fim de confirmar'se que o nome e
as indicaes certas do material foram indicados na fic!a.
V TRANSCRIO NAS LISTAGENS DE GRUPO
$mediatamente ap2s ser completada a separa"o das fic!as por grupos, devem ser preenc!idas
as listas do grupo do inventrio fsico mencionadas acima.
3sta parte do trabal!o deve ser feita transcrevendo'se o resultado da contagem anotado na
fic!a de inventrio, apurando'se ent"o as diferenas encontradas.
VI VERIFICAO DE DIFERENAS
*uando forem apuradas diferenas significativas, o encarregado de inventrio dever
investig'las imediatamente, da seguinte maneira@
VI 1. RECONTAGEM
;eve ser preenc!ida uma fic!a de recontagem de estoque para cada item a ser investigado,
mencionando'se o c2digo, a descri"o e todos os n7meros originais da fic!a de contagem e da
respectiva rea.
A fic!a de recontagem de estoque deve ser entregue a um grupo de contadores com instrues
para que recontem todo o item. *uaisquer irregularidades devem ser acusadas imediatamente.
importante que os contadores n"o saibam o saldo da fic!a de estoque nem o resultado da
primeira e )egunda contagem do item que l!es for designado.
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)e ainda assim n"o !ouver coincid&ncia com nen!uma contagem anterior, devem ser feitas
tantas contagens adicionais quantas forem necessrias para se c!egar a uma coincid&ncia de
duas contagens, quaisquer que se5am.
*uando for determinado o resultado realmente correto, pelo procedimento acima, o
encarregado do inventrio dever modificar o resultado mencionado em sua c2pia da listagem
do grupo do inventrio fsico, passando um trao sobre a quantidade original e inserindo o
resultado correto. A fic!a de recontagem ser aprovada e visada pelo encarregado e pelo
controller do inventrio.
*uando todas as contagens tiverem sido verificadas, a listagem do grupo, 5 com as eventuais
correes, dever ser usada pelo encarregado das fic!as de estoque como base para o
lanamento dos totais do inventrio nas fic!as de estoque, ap2s a palavra $nventrio.
VII RELAT'RIO E APROVAO FINAL
( encarregado do inventrio providenciar um relat2rio mencionando todas as diferenas
encontradas nas fic!as de estoque e na tomada de inventrio, em quantidades e volumes, bem
como uma e#plica"o da ra,"o da diferena t"o detal!ada quanto possvel.
As fic!as da contagem ser"o arquivadas no arquivo permanente da compan!ia.
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ANE(O %1
NOME DA EMPRESA.
INVENTRIO FSICO DATA)**+**+**
LOCAL) FICA N, %%1
C'DIGO ) UNID.)
DESCRIO)
RESULTADO DA 3- CONTAGEM).
RESPONSVEL)
LOCAL) FICA N, %%1
C'DIGO ) UNID.)
DESCRIO)
RESULTADO DA 2- CONTAGEM)
RESPONSVEL)
LOCAL) FICA N, %%1
C'DIGO ) UNID.)
DESCRIO)
RESULTADO DA 1- CONTAGEM).
RESPONSVEL)
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