Critérios de

validação
Hovione FarmaCiência, SA
Manual de Documentação Exigida a
Subcontratados(Critérios de validação)
 INDÍCE
1. Âmbito
2. Documentação da Empresa (Administrativo e Preventivo)
2.1. Apólice e Recibo de AT e RC
2.2. Declaração de não dívida à Segurança Social e Finanças
2.3. Anexo D do Relatório Único
2.4. Declaração de cumprimento da legislação portuguesa no que se refere à contratação de mão de obra estrangeira
2.5. Horário de Trabalho
2.6. Alvará/Certificado para o exercício da atividade profissional
2.7. Avaliação de Riscos

3. Documentação dos Trabalhadores

3.1 Dados de Identificação (NIF, NISS, Nº doc. Id. e prazo de validade, nacionalidade, data e nascimento)
3.2. Ficha de Aptidão para o Trabalho
3.3. Ficha de distribuição de EPIs
3.4. Certificado de Formação
3.5. Comprovativo de cobertura apólice Acidentes de Trabalho

4. Documentação de Máquinas/Equipamentos

5. Registo de atividades de tratamento

6. Notas importantes
 1. Âmbito

A e-coordina® é a entidade responsável pela gestão documental de Segurança e

Saúde no Trabalho (SST) das empresas prestadoras de serviços da Hovione.

O tipo de documentos exigidos, assim como os seus critérios de aceitação são os

definidos pela Hovione.

Este manual serve de apoio à atualização da documentação exigida pela Hovione

que deve ser carregada e atualizada na plataforma e-coordina® antes do início dos
trabalhos de modo a não comprometer a continuidade da prestação de serviços na
Hovione.

Este manual explicativo não substitui a legislação em vigor em matéria de SST

que todas as empresas de prestação de serviços devem conhecer e cumprir, e não
substitui a documentação enviada pela e para a Hovione referente ao processo de
homologação de empresas contratadas.
 1. Âmbito

Os Prestadores de Serviços deverão garantir que as informações existentes no

Manual de Segurança para Subcontratados da Hovione sejam comunicadas,
compreendidas e cumpridas internamente pelos seus Colaboradores e
Subcontratados.

Os Prestadores de Serviços e Fornecedores devem ter conhecimento e garantir o

cumprimento das diretrizes da Hovione, aplicáveis aos trabalhos a serem
desenvolvidos, assim como, de toda a legislação aplicável ao mesmo.

Toda a documentação deverá ser inserida

diretamente na plataforma, em conformidade
com os critérios de aceitação, até 48h antes
do início dos trabalhos a decorrer nas
instalações da Hovione.
 1. Âmbito

✔ O Serviço e-coordina ® permite ao prestador de serviços e à empresa

contratante um eficiente controle e gestão dos normativos legais e internos em
matéria de documentação de SST.

A utilização do serviço e-coordina® permite:

✔ Assegurar o cumprimento de requisitos legais em termos de documentação de

SST;

✔ Redução de tempo e recursos destinados à gestão de documentação;

✔ Centralização e uniformização de todo o processo de gestão de documentação;

✔ Canal de comunicação e fluxo de informação simplificado;

✔ Informação em tempo real do estado da documentação;

✔ Informação de caducidade de documentação;

✔ Apoio na resolução de questões relacionadas com cumprimento de normativas

legais e internas.
2. Documentação da Empresa

✔ Apólice de Seguro de Acidentes de Trabalho (AT);

✔ Recibo de pagamento de Seguro AT;

✔ Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil (RC);

✔ Recibo de pagamento de Seguro RC;

✔ Declaração de não dívida à Segurança Social;

✔ Declaração de não dívida às Finanças;

✔ Avaliação de Riscos;

✔ Anexo D Relatório Único;

2. Documentação da Empresa

✔ Declaração de cumprimento da legislação portuguesa no que se refere

à contratação de mão de obra estrangeira;

✔ Horário de Trabalho

✔ Alvará/Certificado para o exercício da atividade profissional

A documentação deverá ser mantida atualizada

permanentemente de modo a permitir a
normal continuidade dos trabalhos nas
instalações da Hovione

No caso de existirem empresas

subcontratadas, devem inseridas no assistente
de coordenação no campo correspondente.
2.1.Apólice e Recibo de AT e RC (Administrativo)

Apólice – Documento completo que identifique as

O
condições particulares dos seguros e onde conste o
número da apólice.

PL
ATENÇÃO:
No âmbito dos seguros de RC obrigatório informação relativa a:

EM
✔ Valor de cobertura – capital mínimo de 2 000 000 € *
✔ Local de risco coberto pela apólice
✔ Território abrangido pela apólice

EX
✔ Âmbito dos trabalhos cobertos pela apólice
✔ Informação relativa a exclusões

A apólice deve ainda incluir as seguintes coberturas adicionais *:

✔ Responsabilidade civil cruzada até ao limite de 2 000 000 €
✔ Danos decorrentes da laboração de máquinas e equipamentos
✔ Cobertura de responsabilidade civil subsidiária para O seguro de RC terá de ser
contratados e subcontratados (se aplicável) válido desde o início dos
trabalhos sendo extensivo ao
✔ Responsabilidade civil pós trabalhos – Limite de 12 meses
período de manutenção
✔ Responsabilidade pelos danos decorrentes das ações e definido no seguro de
omissões praticadas no exercício da atividade empreitada e pelo prazo de
* Requisitos obrigatórios para os prestadores de serviços indicados pela Hovione
12 meses após a receção
provisória ou colocação em
uso pela HOVIONE a que se
verificar primeiro *.
2.1.Apólice e Recibo de AT e RC (Administrativo)

Recibo –Recibo de pagamento das apólices de seguros.

Este documento para além de indicar o nºde apólice tem
ainda que indicar o período respectivo.

O
PL
M
ATENÇÃO: os documentos recibos de pagamento

E
de Seguros, apenas serão válidos nos casos em
que seja carregado um documento que:

EX
- indique “Recibo” ou “Recibo Continuado”;
- indique “Fatura/Recibo” ou “Aviso de
Pagamento”, quando acompanhado pelo
respectivo comprovativo de pagamento.
2.2. Declaração de não dívida às Finanças e Declaração de não
dívida à Segurança Social (Administrativo)

Declaração de Não Dívida à Declaração de Não Dívida às

Segurança Social Finanças
Esta declaração tem 4 meses de validade Esta declaração tem 3 meses de validade
(Declaração obtida em www.seg-social.pt) (Declaração obtida em www.portaldasfinancas.gov.pt)
2.3. Anexo D Relatório Único (Administrativo)

Como comprovativo de definição da

tipologia de serviços de SST deverá ser
disponibilizado o Anexo D do Relatório
Único da unidade local a que pertencem os
trabalhadores que prestam serviços nas
instalações da Hovione.

O Anexo D do Relatório Único apenas será

considerado válido o documento em formato
PDF devidamente validado com chave de
certificação após submissão do respectivo
Relatório Único.

A validade do documento tem em

consideração o facto da data de entrega do
mesmo ser em Abril do ano seguinte a que o
relatório único diz respeito. Assim, a partir
de Maio de cada ano é apenas aceite o
documento relativo ao ano anterior.
2.4. Declaração de cumprimento da legislação portuguesa
(Trabalhadores estrangeiros) (Administrativo)

Deverá ser devidamente preenchida e

assinada a declaração a atestar o
cumprimento da legislação portuguesa
no que se refere à contratação de mão
de obra estrangeira.
Documento disponibilizado a ser
descarregado na plataforma

Esta declaração tem obrigatoriamente que:

- identificar a entidade e o responsável pela mesma;

- conter data e assinatura do responsável.

2.5. Horário de Trabalho (Administrativo)

O documento terá obrigatoriamente que

conter:

✔ Nome da Empresa

✔ Assinatura do Responsável da Empresa

✔ Carimbo da Empresa

✔ Data
2.6 Alvará /Certificado para o exercício da atividade profissional
(Administrativo)

Deve ser disponibilizado o Alvará / Certificado para o exercício da atividade de acordo

com a atividade da empresa prestadora de serviços.

Alvará de construção (Registo IMPIC) Alvará de Cedência de Mão de Obra

2.7. Avaliação de Riscos (Preventivo)

A avaliação de riscos deve ser datada e

assinada pelo Técnico de SST que elaborou
a mesma.

PL
Por indicações da Hovione , as Avaliações

EM
de Risco terão uma validade de 3 anos,
pelo que terão que ser revistas, no
mínimo, nesse período.

EX

O
Apenas serão consideradas avaliações de
riscos que obrigatoriamente façam referência
a:
- Atividade ATENÇÃO: Caso em alguma das prestações de
- Perigo serviços na Hovione se verifiquem atividades não
- Riscos contempladas na Avaliação de Riscos, deve ser
- Valoração do risco disponibilizada uma nova versão à e-coordina®,
antes do início dos trabalhos.
- Medidas preventivas
3. Documentação dos Trabalhadores

✔ Dados de identificação

✔ Ficha de Aptidão para o Trabalho

✔ Ficha de distribuição de EPIs

✔ Certificado de Formação
✔ Comprovativo de cobertura apólice Acidentes de Trabalho

ATENÇÃO: Os fornecedores têm a

obrigatoriedade de selecionar no assistente de
coordenação os respetivos certificados de
formação dos seus colaboradores e das suas
subcontratadas de acordo com os riscos
associados aos trabalhos a serem ATENÇÃO: Apenas os trabalhadores que
desenvolvidos na Hovione. prestarão serviços nas instalações da Hovione
deverão estar inseridos na plataforma
e-coordina®.
3.1. Dados de Identificação

É disponibilizada uma tabela onde deverão estar todos os campos preenchidos

ATENÇÃO: Deverá ser disponibilizada à

e-coordina® a seguinte informação dos
trabalhadores:
✔ ✔ Nome completo;
✔ ✔ Número do Documento de Identificação;
✔ ✔ Validade do documento de identificação;
✔ ✔ Data de nascimento;
✔ ✔ Tipo de Identificação; ATENÇÃO:
✔ ✔ NISS; No caso de trabalhadores estrangeiros é
✔ ✔ Nacionalidade; necessário informação relativa ao título de
✔ ✔ Cargo/função residência emitido pelo SEF ou do passaporte
carimbado com visto de autorização de trabalho.
 3.2. Ficha de Aptidão para o Trabalho

A Ficha de Aptidão para o Trabalho (FAT) deve estar datada e assinada pelo:
✔ Médico do trabalho
✔ Trabalhador
✔ Responsável dos serviços de SST/Recursos Humanos
(os trabalhadores independentes devem datar e assinar também o campo dos
“serviços de SST/Recursos Humanos” para além do campo “Trabalhador”)

De acordo com o n.º4, do art. 110º, da Lei 102/2009 de 10 de Setembro, alterada pela Lei n.º 3/2014, de
28 de Janeiro , “A ficha de aptidão deve ser dada a conhecer ao trabalhador, devendo conter a assinatura
com a aposição da data de conhecimento” -

✔ Constitui contraordenação grave a violação do disposto

✔ Deve incluir vinheta ou assinatura digital, conforme modelo aprovado pela

Portaria 71/2015, de 10 de Março

Em alternativa, pode ser disponibilizada uma Declaração de Aptidão para o Trabalho.

Neste caso, a declaração deve incluir a seguinte informação:
✔ Identificação do colaborador;
✔ Identificação da entidade empregadora;
✔ Confirmação de que o colaborador se encontra Apto para o trabalho;
Caso o colaborador se encontre apto condicionalmente é necessária essa informação, bem como a indicação de quais as
limitações (ex.: trabalhos em altura; condução de empilhadores, etc.);
✔ Indicação da validade da FAT, de acordo com a legislação em vigor, e/ou data de realização da FAT;
✔ Data e assinatura da entidade empregadora ou da empresa do serviço de saúde no trabalho.

NOTA: Encontra-se disponível na biblioteca um modelo de Declaração de Aptidão para o Trabalho

3.3. Ficha de distribuição de EPIs

Este registo deve ser datado e assinado pelo trabalhador.

Por indicações da Hovione, os registos dos EPI’s devem ser

revistos anualmente, devendo estar sempre atualizados na
plataforma e-coordina®.

O
É obrigatório referência aos seguintes EPIs:
✔ Fardamento

PL
✔ Óculos de proteção
✔ Calçado de segurança

EM
✔ Capacete

EX
Este documento aplica-se a todos os trabalhadores a prestar
serviços nas instalações da Hovione.
Encontra-se disponível na
Nos casos em que a Hovione fornece os EPI´s deve-se anexar o biblioteca um modelo de registo
modelo que se encontra disponível na Biblioteca (Epi´s Hovione). de entrega de EPI caso não
NOTA: Esta declaração apenas será válida mediante indicação possua registo próprio
prévia por parte da Hovione
3.4. Certificado de Formação

Devem ser enviados registos de formação específica dos trabalhadores de

acordo com os tipos de trabalho a realizar na Hovione:
✔ Formação em trabalhos com chama / fogos nus;

✔ Formação em trabalhos em altura;

✔ Formação em manuseamento de produtos químicos;

✔ Formação em trabalhos em espaços confinados;

✔ Formação em riscos elétricos;

✔ Formação de trabalhos em redes de gás: Obrigatório apresentar

carteira de habilitação;

✔ Formação de Condutor / Manobrador;

✔ Formação em condução de gruas;

✔ Trabalhos de eletricista: Obrigatório apresentar carteira de habilitação;.

(entre outros que considerem relevantes para a atividade a desempenhar)

Em todas as situações em que um trabalhador realize as atividades

indicadas, é obrigatório que as empresas externas insiram essa informação Na ausência de validade
na e-coordina®, através do assistente de coordenação no campo das legal no certificado, as
relações e disponibilizem o(s) respetivo(s) certificado(s) de habilitação / formações terão a validade
formação, previamente ao início dos trabalhos. de 5 anos.
3.5. Comprovativo de cobertura apólice Acidentes de Trabalho

• Em caso de Apólice AT de prémio fixo:

É necessário o envio da listagem dos trabalhadores cobertos pela apólice.

A validade deste documento é atribuída consoante a validade do recibo de pagamento AT.

É ob
cons rigatór
tar o io
nom
• Em caso de Apólice AT de prémio cola dos e
bora
variável: dore
s

Deve ser enviada mensalmente a folha de

remunerações onde conste o nome dos
colaboradores

NOTA: Os valores individuais e totais podem ser ocultados.

4. Documentação de Máquinas e Equipamentos

✔ Declaração de conformidade CE e marcação CE– Para equipamentos anteriores ao ano

1995 este documento é substituído pelo Relatório de verificação de acordo com o DL
nº50/2005

✔ Relatório de verificação de acordo com o Decreto-Lei nº 50/2005, de 25 de Fevereiro

(válido por 2 anos)

✔ Plano de Manutenção do equipamento

✔ Registo da última manutenção (válido por 2 anos)

✔ Autorização de circulação de máquinas (Portaria nº 472/2007, de 22 de Junho) – se

aplicável

✔ Manual de instruções do equipamento em Português: É necessário o envio da folha de

rosto do manual. O documento completo deve acompanhar a máquina

✔ Seguro Multiriscos Máquinas (seguro casco ou responsabilidade civil): Necessário envio

das Condições particulares da Apólice e comprovativo de pagamento - Nas condições
particulares do seguro de casco, deverá constar a referência do equipamento 22
 5. Registo de Atividades de Tratamento
O tratamento dos seguintes
documentos (que incluem
dados pessoais) é necessário
para o cumprimento de uma
obrigação jurídica a que o
Responsável pelo Tratamento
se encontra sujeito1, em
matéria de Segurança e Saúde
no Trabalho2 e legislação
laboral aplicável:
1
Alínea c, do número 1, do artigo 6º do
Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento
Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016
(RGPD)
2
Alínea c), do número 2, do artigo 16º, e número
3, do artigo 16º, da Lei n.º 102/2009, de 10 de
setembro.
DOCUMENTO - DADOS
PESSOAIS
Nome completo
Data de nascimento
Número, tipo e validade do
documento de identificação
Nacionalidade
Número de Identificação Fiscal
Número da Segurança Social
Ficha de Aptidão Para o
Trabalho
Remunerações à Segurança
Social
Registos de formação
Registo de entrega de
Equipamentos de Proteção
Individual (EPI’s)
Apólice de seguro de Acidentes
de Trabalho (prémio fixo) e
recibo de pagamento
Apólice do seguro de
Responsabilidade Civil e recibo
de pagamento
Declaração de não dívida às
Finanças
Declaração de não dívida à
Segurança Social
Alvará
OBRIGAÇÃO JURÍDICA
Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro
Artigo 66º e Artigo 108º, da Lei n.º102/2009, de 10 de Setembro alterada e republicada
pela Lei n.º3/2014 de 28 de Janeiro
Alínea a), número 2 do Artigo 21º do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro;
Número 1, Artigo 3º da Lei n.º33/99, de 18 de maio;
Artigo 4º da Lei n.º 7/2007, de 5 de fevereiro;
Artigo 5º do Código do Trabalho (Lei n.º7/2009, de 12 de fevereiro e respetivas alterações);
Artigo 84º da Lei n.º 23/2007, de 4 de julho
Artigo 5º do Código do Trabalho (Lei n.º7/2009, de 12 de fevereiro e respetivas alterações)
Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003
Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003
Artigo 108º e 110º da Lei n.º102/2009, de 10 de Setembro
Artigo 276º - Cumprimento de obrigação de retribuição – Forma de cumprimento e Artigo
278º - Tempo de cumprimento, do Código do Trabalho (Lei n.º7/2009, de 12 de fevereiro e
respetivas alterações)
Artigo 20º da Lei n.º102/2009, de 10 de Setembro
Artigo 6º do Decreto-Lei n.º348/93, de 1 de Outubro – relativo às prescrições mínimas de
segurança e de segurança e de saúde dos trabalhadores na utilização de equipamentos de
proteção individual
Número 5 do artigo 283º, Lei n.º7/2009, de 12 de fevereiro
Número 3, artigo 13º, Decreto-Lei n.º 260/2009, de 25 de setembro
Número 1, Artigo 1º, Decreto-Lei n.º 159/99, de 11 de maio
Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro
http://www.asf.com.pt/NR/exeres/692AD7DF-8349-400D-999C-697D9F8C485C,frameless.h
tm?NRMODE=Published
Artigo 298º da Lei n.º7/2009, d e12 de fevereiro
Artigo 298º - Redução ou suspensão em situação de crise empresarial - do Código do
Trabalho (Lei n.º7/2009, d e12 de fevereiro e respetivas alterações)
Artigo 4, da Lei n.º 41/2015, de 3 de junho
Artigo 21º do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro
6. Notas Importantes

Procedimentos subcontratado, Trabalhador Independente e Estagiário:

✔ Deve estar adicionado como trabalhador da empresa contratante;

✔ Deve estar identificado como:

-Trabalhador independente: (TI);

- Estagiário (EST)

✔ Deve estar identificado com o CC e com o NIF (trabalhadores PT);

✔ Deve-se selecionar no assistente de coordenação no regime de contratação “Trabalhador por conta

própria” ou “Estagiário”
 suporte.pt@e-coordina.com / suportehovione@e-coordina.com
273 001 077 (excepto feriados)
Segunda-feira a quinta-feira das 8h às 16h ( suporte email até às 18h).
Sexta-feira, vésperas de feriado e mês de Agosto das 8h às 15h ( suporte email até às 18h.

Aviso Legal: A e-coordina® procederá ao tratamento dos seus dados pessoais enquanto Subcontratante do Cliente (Responsável pelo Tratamento) para o qual irá prestar serviços, e ao
abrigo do cumprimento de uma obrigação jurídica no âmbito da Segurança e Saúde no Trabalho a que esse Cliente se encontra sujeito. Os dados pessoais são conservados pelo
período necessário à prestação dos serviços e cumprimento de obrigações legais. Poderá exercer em qualquer momento os seus direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação
do tratamento e oposição, dirigindo-se à e-coordina® através do endereço lopd@e-coordina.com. Poderá igualmente apresentar uma reclamação junto da autoridade competente.
A e-coordina®, na qualidade de subcontratante, e ao abrigo do art.o 32o - Segurança do Tratamento, do Regulamento Geral de Proteção de Dados (Regulamento no 2016/679 do
Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016), apenas considera documentação inserida diretamente na plataforma e-coordina®. Qualquer documentação enviada por outra
via, não será considerada e será eliminada.
Esta comunicação pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta comunicação, não deverá utilizar, copiar ou
divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação com base nestas informações. Por favor notifique quem a enviou que o recebeu por engano e elimine-a assim que