Ukd001 000 XX TN ZZ 000026 (R01) Aconex

Technical Note
Project Code
All Projects
and Name
Sector Programme Wide
To ARCC
From Phil Webster

Ciaran Geaney; Rosa Lizonde; John Warburton; Joe McShee, Clare
CC
Skipton, Ken Mazey; Mike Penny; James Redman
Date 21/07/23
Ref. No. 999991-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000026
Subject Updated Commercial Close Out Agreement Template
1 Introduction
As the Education Sector approaches Commercial Close Out of some of its Packages, various
trends and issues are being raised. UKDT have been working closely with ARCC in order to
address these issues and as a result have produced an updated template for the Commercial
Close Out Agreement to be used during the Commercial Close Out process.
The template (found in Appendix B) has been issued and this Technical Note is to provide
detailed guidance and background on the template and how to achieve a successful
Commercial Close Out. It highlights some of the issues that have delayed Commercial Close out
in the Education Sector in order to avoid similar issues occurring in the remaining Education
projects and also in the Healthcare and Integrated Solutions sectors.
Key matters addressed as follows:
• Removal of reference to a ‘Commercial Close Out Certificate’

• The addition of an ‘Exclusions’ Annex.
• The Declaration of Final Account (Annex 2) has been developed in order to reflect the
exact wording for the amount due in the contract and better reflect the Payment
Certificate.
o Approach for calculating Penalties.
o Approach for calculation of loss/damage under Clause Z.X.18.
o Approach for Defects when issuing the CCO Agreement.
o Approach for release of 60% of the Guarantee Fund
• Addition of templates specific to Option A contracts.
• Payment following the issue of the CCO Agreement.
• Issue of the Final Payment Certificate.
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Classification - Public
This list is not exhaustive of all commercial matters that can arise during the CCO Process, and
it is important to note that the CCO Agreement template can and should be tailored to suit the
specific requirements of each project, especially those in the Healthcare and Integrated
Solutions sectors.
2 High Level Overview of CCO Process

UKDT have issued previous Guidance, Technical Notes and Presentations on the CCO Process.
Also, specific Activity Guides and Workflows can be found on the PDMS. Below the process
that should be followed has been summarised into 7 simple steps. Focus on the issue of the
CCO Agreement and Final Payment Certificate has been increased.
Appendix A illustrates the timeline for the CCO process, key milestones in the process are
summarised as follows:
1. At the Contract Start Date - Initial development and agreement of the CCO Strategy
with the Contractor.
2. During the execution phase - Ongoing Commercial Close out as part of the Valuation
and audit processes.
3. Completion.
4. 4 weeks after Completion (for the Education and Healthcare Sectors – 8 weeks for
Integrated Solutions) - Submission of the Commercial Close Out Documentation by the
Contractor
5. 8 weeks after Submission of the CCO Documentation (point 4 above) for Education –
Target date for Commercial Close Out Agreement and subsequent issue of the CCO
Agreement Documentation.
6. 52 weeks after Completion (104 weeks for Integrated Solutions) – Issue of the Defects
Certificate providing all notified Defects are corrected.
7. After issue of the Defects Certificate - Issue of the Final Payment Certificate and
contract close out.
This technical note will provide specific detail on points 5 and 7.
3 Commercial Close Out Agreement Template

The Commercial Close Out Agreement template can be found in Appendix B, the Excel format
of the document can be found on the PDMS.
The Commercial Close Out Agreement is the formalisation of the Commercial Close Out
process where the Parties of the Contract have agreed the final account and final Payment
required to settle was in included in the agreement.
The template has four parts as follows:
• The Commercial Close Out Agreement:
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This is the cover page to the Agreement and acknowledges that the Project Manager
and Contractor have concluded the Commercial Close Out process and have come to
an agreement of the final account, with recognition of any exclusions to the
agreement.
The document makes reference to all supporting documentation to the agreement,

and the three annexes list below.
• Annex 1 – Declaration Statement of both Parties on the Valuation Review Process
This document details all the Valuations and payments that have been made to the
Contractor throughout the process. It gives detail on whether the Advance payment(s)
have been fully amortised, the total amount that been paid to the Contractor, the total
retention value and any penalties that have already been applied.
• Annex 2 – Declaration of Final Account
This document makes clear the total of the Price of the Works as defined by the
contract and makes clear the final payment required in order to settle the Account.
Further detail on this document can be found in Section 6.
• Annex 3 – Exclusions
This document can be used to make clear any exclusions (outstanding matters) that
are not part of the agreement but will need to be settled separately later. Ideally the
Commercial Close Out is agreed in full at the point in time the CCO Agreement is
issued - if this is the case then this section can be left blank or removed from the
Agreement. Further detail on this can be found in section 5.
All parts of the agreement should be signed at the same time by the Project Manager and
Contractor for the agreement to be valid (I.e. the annexes should not be signed and issued
separately to the main Agreement).
This template can be amended by ARCC commercial specialists for the package in order to
reflect any specifics to the individual Projects and Sectors. I.e. additional Tabs can be added to
show how incentives, penalties, etc. have been calculated and agreed.
4 Removal of reference to a ‘Commercial Close Out

Certificate’
In previous Guidance Notes and advice provided by UKDT, the Commercial Close Out process
was closed through the issue of the Commercial Close Out ‘Certificate’. The use of the term
‘Certificate’ was to try and align international best practice with Peruvian methodology and
terminology.
Through discussion within in the Education Sector, it had been found that the use of the term
‘Certificate’ has caused potential for a misinterpretation of what the submission of the
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document is meant to achieve. In many cases, it is thought that the issuance of a Commercial
Close Out Certificate could signify that Final Account is fully settled and, most importantly, that
there will be no more payments made by ARCC to the Contractor and thus, closing the Project
bank account.
This does not align with the purpose of the document, which is to confirm the Agreement
between the Contractor and ARCC of the commercial matters that relate to the Works Done
up to that date. At the point in time that Commercial Close Out is to be agreed (circa 12 weeks
after Completion) the Contractor is still liable for any Defects raised. Therefore, the Contract is
still open, along with key contract mechanisms that could still affect the final Price for the
Project. For example, ARCC are able to instruct additional works, which in turn would be a
Compensation Event that Contractor would need to be paid for.
Additionally, the NEC Contract only recognises the following Certificates:
• Completion – Clause 30.2

• Defects – Clause Z.43.3
• Payment – Clause Z.51.1
• Take-over (Receipt of the Works) – Clause 35.3
• Termination – Clause 90.1
So the term ‘Commercial Close Out Certificate’ is not recognised in the NEC Contract nor is it
referred to in the Works Information.
Through discussions internally in UKDT and with ARCC it has been agreed to remove the use of
the term ‘Commercial Close Out Certificate’ as part of the CCO Process; and, instead, refer to it
as the ‘Commercial Close Out Agreement’. The use of ‘Commercial Close Out Agreement’ more
accurately reflects what the conclusion of the CCO process is to achieve.
Previously issued Guidance Notes will be updated to reflect this change in terms.
5 The addition of a CCO Agreement with ‘Exclusions’

The wording of the Z.X.16 Guarantee Fund clause states the following with regards to release
of 60% of the Guarantee fund:
The Guarantee Fund shall be in force until issuance of the Defect Certificate. For release of the
Guarantee Fund, the following should be considered:
- 60% of the Guarantee Fund is released upon delivery of technical documentation

(drawings or other) and approval of the final commercial close out of the Contract.
The use of the word ‘final’ would imply that if there are any outstanding matters relating to
Commercial Close Out then ARCC do not need to release of 60% of the Guarantee Fund. ARCC
are under no obligation to issue the CCO Agreement when there are outstanding commercial
matters. However, there may be circumstances where it is mutually beneficial to ARCC and the
Contractor to conclude the CCO with the majority of commercial matters concluded.
A common observation within the Education Sector, for packages that have reached
Completion and progressed through the Commercial Close Out, is that there are commercial
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matters that remain outstanding once the contractual timescale for CCO agreement has
elapsed.
In these situations, the vast majority of the Commercials are agreed; however, the Commercial
Close Out Agreement is being prolonged due to one or two outstanding matter such as; final
agreement on Penalty/delay damages; Outstanding Compensation Events; DAB Decisions;
Change Board Approval.
If these matters are ‘minor’ in the context of the overall value for the Contract, perhaps circa
1-2%, then it may be in ARCC’s interest to issue the CCO Agreement, with these matters
excluded.
Under the NEC Option F Contract, the Contractor gets reimbursed for the resources spent in
achieving Commercial Close Out; so there may be benefit to ARCC for concluding to CCO
Agreement in order to avoid unnecessary expenditure on Contractor resources. At the same
time, the Contractor will likely be making a case to conclude the CCO process in order to
release 60% of the retention (Guarantee Fund).
The updated CCO Agreement template now allows this to happen through the use of the
'Exclusions’ annex. It provides ARCC flexibility on when they want to conclude the CCO
agreement.
Any exclusion should be clearly noted in the Annex with, an Aconex reference. ARCC and the
Contractor should have a clear plan in place on the steps required for agreeing the exclusions
at a later date (however, prior to the Defects Date). This potentially could involve some kind of
dispute resolution such as; negotiation, mediation, DAB decision or Arbitration.
Once a final agreement has been made on any exclusions, a subsequent agreement can be
issued, with the figure added to the CCO Agreement. Please note that adding the conclusion of
the exclusions to the CCO Agreement does not allow the Contractor or ARCC to review or
change anything that has been previously agreed.
6 The Declaration of Final Account (Annex 2)

The Declaration of Final Account forms part of the overall agreement and makes clear the
amount (positive or negative) that is required to be paid in order to settle the Commercial
Close Out Agreement.
This has been updated to reflect the latest Payment Certificate and follows the structure for
determining the amount due as per Clause Z.50.2 of the NEC Contract, as follows:
The amount due is
• the Price for Work Done to Date

• plus other amount to be paid to the Contractor
• less amounts to be paid by or retained from the Contractor.
The definition for Price for Work Done to Date varies depending on which NEC Option Clause is
used; therefore, the template needs to be made specific to the option selected. The majority
of ARCC projects are using the NEC Option F Contract; therefore, this section will only consider
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the template requirements for this option. Please see Section 7 for more details on Option A
Contracts and approach required for other options.
Considering this is the Declaration of Final Account, the Price for Work Done to Date is simply
the Price for the Works Done to the date the Agreement is made. The Price for Work Done to
date is defined in Option F as the total Defined Cost plus the Fee.
In turn, the Defined Cost is defined as:
• the total amount for of payment due to Subcontractors

• plus the total amount for works carried out by the Contractor
• less Disallowed Costs.
The template follows this structure in the contract in order to make clear the Price for Work
Done to Date.
Examples of other payments to be paid to the Contractor are as follows:
• Incentives (Z.X.20)
• Interest on late Payments (Z.51.2 & Z.51.3)
• Release of the 60% retention Fund. (Z.X.16)
Examples of other payments to be paid by or retained from the Contractor are as follows:
• Any outstanding Advance Payment (Z.X.14.3)

• The full retention Amount (Z.X.16)
• Penalties (Z.X.7)
• Claims for Damages (Z.X.18)
• Uncorrected Defects (Z.45)
The above lists cover matters that have been raise to date within the Education Sector. Each
project needs to consider all specific commercial matters raised and should amend these
sections to suit. It is recommended that any amendments are sent to UKDT in draft for review
and assurance. Further detail on the examples noted above can be found in the following
sections.
6.1 Approach for Calculating Penalties

UKDT have already provided multiple Technical Notes regarding Penalties across the various
Sectors:
• 100006-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000004 - Clause ZX7.2-Penalties

• 999985-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000003 - Penalties to Contractors and Subcontractors
• 999989-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000043 - Application of SSOMA Penalties
• 999990-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000045 - Penalties - When to apply them
With regard to Commercial Close Out, it is important that consideration on any Penalties is
made prior to the issue of the CCO Agreement. If Penalties should be applied, then they should
be calculated and presented to the Contractor prior to issue of the CCO Agreement. The
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Contractor may dispute the application of Penalties, which is why it is important to have a
clear and transparent calculation, which is in line with the Contract.
The calculation of Penalties is linked to the Estimated Budget and the Updated Budget in terms
of how to apply the Penalty (per day) and the limit of Penalties that can be applied. Therefore,
complete clarity needs to be provided on what the Updated Budget was at the time the
Penalties were applied. It is suggested that a timeline of when the Budget has been updated
should be provided to ensure transparency on this.
An update to the Budget should have been communicated every time a CE was implemented;
however, if this was not expressly communicated and agreed with the Contractor then, the
Budget has not been formally updated.
Further detail on this can be found in the following TN:
• 999989-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000017 – Updated Estimated Budget
For Penalties relating to delays, it is important that all disputed Compensation Events that may
have an impact on the Completion Date are resolved and Implemented prior to the final
calculation of Penalties. Again, a clear assessment on time should be provided to avoid the
Contractor from raising any disputes on this.
Also, it is worth noting that for any overcharge of penalties, the Contractor has a right to
additional interest for delay in payment.
6.2 Approach for calculation Loss/damage under Clause Z.X.18

Clause Z.X.18 makes clear that the Contractor will be liable for direct and indirect
consequential damages to the Employer in line with article 1328 of the Civil Code. If ARCC have
incurred any direct or indirect losses, then these should be reviewed and calculated prior to
issue of the CCO Agreement.
6.2.1 Background
For some background on the Z.X.18 clause the following is noted.
• A Z.X18 loss is a loss of money or other benefits for ARCC that happens as a result of
something wrong or illegal that the Contractor has done, or as a result of damage to
property or equipment that prevents a business from functioning normally.
• A Z.X18 loss can include loss of production, revenue, profit, business reputation,
opportunities, anticipated savings, or wasted overheads.
• A Z.X18 loss may or may not be insurable depending on the type and the coverage
form.
In construction and engineering projects, the financial consequences of a breach of contract

may be considerable. For example, if the work is defective or delayed the Employer may suffer
losses such as remedial costs, wasted costs, loss of profits, loss of business and loss of revenue.
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Basically, it is any additional cost incurred by ARCC which would not be recovered through the
Penalties option (clause Z.X7) that they incur because of the fault of the Contractor, or due to
Clause Z26.1 any of their subcontractors.
In Peru, the ARCC Legal Team have identified that there are 4 different types of damages that
could occur:
• Direct damage – is any damage or detriment to the rights of the user or consumer,
susceptible to commercial appreciation, immediately caused to his property or person,
as a result of the action or omission of the supplier of goods or services.
• Consequential and/or indirect damage. - By consequential or indirect damage, we are
referring to damage that derives indirectly from an incident. It is that damage that
derives from an action or omission, even if it was not the intention or foresight of the
responsible party.
• Emerging damage. - This represents the detriment or reduction suffered by the injured
party in his assets as a direct consequence of the event that occurred.
• Loss of profit. - This involves the loss of a previously non-existent profit that the
subject would presumably obtain if the damage had not occurred; that is to say, the
presumable gain or increase in the patrimony whose entry into the patrimonial sphere
is prevented.
6.2.2 Relationship to Z.X.7 Penalties
If the Contractor has caused delays on the project and Penalties have been applied, then ARCC
can also make an assessment on the loss they have incurred due to the delays. This should be
done in advance of the issue of the CCO Agreement.
If the calculation for delay damages is less than the amount applied for Penalties relating to
delays, then ARCC will have already recovered their losses for the delay through the Z.X.7
clause.
If the Calculation for delay damages is higher than the amount applied for Penalties, then
ARCC can legitimately use Z.X18 to recover their losses for the difference between the
calculated loss minus the amount already recovered for delays through the Z.X7 clause.
This figure would then be included in the Declaration of Final Account as an ‘amount to the
deducted or retained from the Contractor’ and should be applied after tax.
6.2.3 Z.X.18 Claims after issue of the CCO Agreement
Submitting the CCO agreement will not limit or restrict ARCC rights to make a claim under X18.
However, as the CCO agreement will take account penalties relating to Contractor delays, it is
implied that ARCC and the Contractor have already agreed the damages for the delays and
ARCC have therefore recovered their losses relating to delays. If ARCC then make a subsequent
claim for Damages relating to Delays, it is very likely this would be disputed by the contractor,
who will have clear evidence to present to the DAB or arbitrator that an agreement relating to
delays has already been met.
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If there are losses incurred by ARCC that are not related to delays, then ARCC can make this
claim as and when it arises either before or after the CCO Agreement; however, if there are
any known claims prior to the issue of the CCO Agreement then these should be included as
part of the CCO Agreement.
Any application for the recovery of losses under Z.X18 should be reviewed by ARCC’s lawyers
prior to issue.
6.3 Approach for Defects when issuing the CCO Agreement.

In general, the processes for Commercial Close Out and Defects should be seen as separate,
with both progressing independently of each other. However, as there is a 60% release of the
Guarantee Fund at the conclusion of the Commercial Close Out, it is important the understand
the status of the Defects at this point in time.
Defects can be notified at any point of the Defect period, regardless of whether the CCO
Agreement has been issued. Typically, these defects will be minor, and the contractor will
correct these within 30 days (or as stated in the contract data) and no consideration will be
required for the CCO Agreement.
However, there may be occasions where the Defects notified are relatively major and the
Contractor has not Corrected the Defects in line with the timescales noted in the Contract. In
this situation Clause Z.45 would become relevant and due consideration is required for the
Commercial Close Out.
It is worth noting that the Contractor is the best person to rectify defects, every effort and
opportunity should be given to allow the contractor to undertake the rectification. However,
should the Contractor not correct a Defect, it is important that appropriate commercial
consideration is taken in order to protect ARCC from additional costs for having to correct the
Defects themselves (i.e. by other people, contractors).
In the case of Uncorrected Defects, UKDT suggest that ARCC attempt to liaise with the
Contractor on the matter. ARCC should seek to understand why the Contractor has not
corrected the Defects. The Contractor should be given a final opportunity to correct the
notified defects themselves. ARCC should remind the Contractor that if they do not correct the
Defects themselves they are required to pay for the cost for the Employer to employ other
people to undertake the correction, through use of the Guarantee Fund. In general, it will
always be in the Contractors best interest to get the Defects corrected themselves.
If; however, the contractor simply will not correct a Defect and the Defect Correction deadline
has passed, then the Project Manager should make his own assessment on the cost to rectify
the Defect and the cost for this shall be deducted from the next payment to the Contractor (or
as part of the CCO Agreement) or through use of the Performance Bond (clause Z.45.1 or
Z.45.2).
If access has been given, then the Project Manager should assess the cost for the Employer to
get other people to correct the defect, this could involve getting another contractor to rectify
defect.
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If access has not been given, then the Project Manager should assess the cost for the
Contractor to correct the defect. This is likely to be less than if the Employer was to get other
people to rectify the defect.
Therefore, at the time of issuing the CCO Agreement, ARCC should review all Uncorrected
Defects and calculate the costs of correcting the Defects, in line with the Contract. This figure
would then be included in the Declaration of Final Account as an ‘amount to the deducted or
retained from the Contractor’ and should be applied after tax.
6.4 Approach for Release of 60% of the Guarantee Fund

As noted in Section 5 of this Technical Note, Clause Z.X.16 of the Contract means that issue of
the Commercial Close Out Agreement will result in the release of 60% of the Guarantee Fund.
This is recognised in the Declaration of Final Account through the amounts to be paid by or
retained from the Contractor and to be paid to the Contractor.
On the Declaration of Final Account the total amount of the Guarantee Fund should be noted
as an amount to be retained (5% of all Payment Certificates) and the 60% release of this will be
noted as an amount to be paid to the contractor. This will result in 40% still being retain
overall. These amounts should be applied after tax.
7 Addition of templates specific to Option A contracts

As noted in Section 6, the definition for Price for Work Done to Date varies depending on
which NEC Option Clause is being used therefore the template needs to be made specific to
the option being used.
Within the Education sector a number of the Projects are using the Option A – Priced Contract
with Activity Schedule. Therefore, UKDT have provided an updated template for Annex 2 –
Declaration of Final Account (found in Appendix C of this Technical Note) to be used in order to
reflect the NEC Option A definition of Price for Work Done to Date as follows:
The Price for Work Done to Date is the total of the Prices for
• Each group of completed activities and
• Each completed activity which is not in a group.
A completed activity is one which is without Defects which would either delay of be covered by
immediately following work
Defined Cost is only used for understanding the Costs for Compensation Events, which in turn
should be added to the Activity Schedule (clause 63.12). Therefore, Compensation Events will
be captured in the Price for Work Done to Date within the Declaration of Final Account.
There is no Disallowed Cost in an NEC Option A contract.
If ARCC are using any other NEC Options, then a similar approach should be taken to update
the template for the Annex 2 – Declaration of Final Account, to make sure it reflects the
option’s definition of Price for Work Done to date.
Other elements of the Declaration of Final Account, such as the amounts to be paid to the
Contractor and the amounts to be paid by or retained from the Contractor, remain the same
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unless changed via a Z- Clause. Time should be taken to review each clause reference to
ensure any variances between contracts are understood and taken into account.
UKDT are available to review and assure any amendments made to the template by ARCC.
8 Payment following the issue of the CCO Agreement

Upon issue of the CCO Agreement, a payment will need to be made in order to settle the
agreement.
If the number stated in Annex 2 – Declaration of Final Account confirms that ARCC owes the
Contractor, then ARCC will need to make a Payment. This should be done in line with the
Contract; therefore, the Contractor will need to formally submit a payment request in line with
Clause Z.50.1, upon receipt of the CCO Agreement. The payment process should be followed
with the Project Manager certifying the payment 7 days after receipt of the payment request
and payment made within 3 weeks of the assessment date.
If Annex 2 – Declaration of Final Account notes that a payment should be made by the
Contractor to ARCC, then ARCC and the Contractor will need to coordinate on making the
necessary arrangements to facilitate this. It may be that ARCC will need to make use of the
Performance Bond (Z.X.13).
9 Issue of the Final Payment Certificate

Once the CCO Agreement has been issued, the contract is still ‘open’ as the Defects period will
still be ongoing. During this period there is potential for other commercial matters to arise,
such as an instruction for additional works, which would result in a Compensation Event and a
change to the Prices. If this is the case, then the value of the work would be agreed in line with
the contract and, once the works are complete, paid in the next valuation as an add on to the
CCO Agreement.
At the end of the Defect period, if all notified Defects have been corrected, then the Quality
Supervisor should issue the Defects Certificate. If there are uncorrected defect at this time,
then the Contactor will have the period noted in the Contract Data as the ‘Defect Correction
Deadline’ (30 days for the Education Sector) to correct these and the Defects Certificate issued
thereafter.
If there are any uncorrected defects after this, then the process noted in Section 6.3 should be
followed to establish the cost to the Employer for correcting the Defects.
Upon Receipt of the Defects Certificate, the Contractor should carry out the final valuation and
submit a final payment request. The Project Manager will have 7 days to issue the Final
Payment Certificate and the Employer will need to pay within 3 weeks.
A template Final Payment Certificate can be found in Appendix D, this template follows a
similar structure to the CCO Agreement template, but has some slight adjustments to make
clear it is the Final Payment Certificate:
• The following additional statement is added to signify the closing of the Contract.
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This Orden de Pago Final certifies the final payment to the Contractor to fully close out all
commercial matters on the Contract, following the issue of the Defects Certificate. There
will be no further payment made by the employer to ARCC and the project bank account
will be close within 40 days of issue of this Certificate.
• The Section relating to the Price of Works Done is amended to reference what has
previously been agreed and allow the addition to the prices for any Works that were
excluded from the original CCO Agreement and/or Instruction after the issue of the
CCO Agreement.
• Any of the amounts paid to the Contractor or Retained/paid by the Contractor

previously agreed as part of the CCO Agreement, should be clearly noted.
• If any of the amounts paid to the Contractor or Retained/paid by the Contractor were
noted as Exclusions (such as Penalties or Incentives) or have been added to (such as
Uncorrected Defects or claimed damages) then these subsequent agreements should
be added to the same sections of the template.
• As part of the Final Payment Certificate the remaining 40% of the Guarantee Fund
should be release. This achieved by indicating 100% of the total Guarantee Fund is
released as part of the Certificate.
• Annex 1 has been added to give a clear record of previous payment, this should now
include the payment made for the CCO Agreement and any other Subsequent
payments for additional works.
It has come to the attention of UKDT that a Directive relation to the Supreme Decree that
forms ARCC requires a clear statement in order to signify the closure of the project bank for
each Contract. The issue of the Final Payment Certificate can be used to cover this
requirement, providing the bank account is only for the Construction contract. ARCC are fully
responsible for this and due consideration from ARCC lawyers should be taken.
“This document has been machine-translated for ease of reading. There is

a risk that certain terminology has not been translated accurately. Please
always treat the English version as definitive and refer to it for
clarification.”
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Nota técnica
Código y
nombre del Todos los proyectos
proyecto
Sector Programa
A ARCC
En Phil Webster
Ciaran Geaney; Rosa Lizonde; John Warburton; Joe McShee, Clare
CC
Skipton, Ken Mazey; Mike Penny; James Redman
Fecha 21/07/23
Ref. No. 999991-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000026
Asunto Plantilla actualizada del acuerdo de cierre comercial
1 Introducción
A medida que el sector de la educación se acerca al cierre comercial de algunos de sus
paquetes, se plantean diversas tendencias y cuestiones. UKDT ha estado trabajando
estrechamente con ARCC con el fin de abordar estas cuestiones y, como resultado, ha
producido una plantilla actualizada para el Acuerdo de Cierre Comercial que se utilizará
durante el proceso de Cierre Comercial.
El modelo (que figura en el Apéndice B) ya se ha publicado y la presente Nota Técnica tiene

por objeto proporcionar orientaciones detalladas y antecedentes sobre el modelo y sobre
cómo lograr un cierre comercial satisfactorio. Destaca algunos de los problemas que han
retrasado el cierre comercial en el sector de la educación con el fin de evitar que se produzcan
problemas similares en el resto de proyectos de educación y también en los sectores de la
sanidad y las soluciones integradas.
Las cuestiones clave abordadas son las siguientes:
• Supresión de la referencia a un "Certificado de cierre comercial".

• La adición de un anexo de "Exclusiones".
• La Declaración de Cuenta Final (Anexo 2) se ha desarrollado para reflejar la redacción
exacta del importe adeudado en el contrato y reflejar mejor el Certificado de Pago.
o Método de cálculo de las penalidades.
o Enfoque para el cálculo de pérdidas/daños según la cláusula Z.X.18.
o Planteamiento de defectos al emitir el Acuerdo de CCO.
o Planteamiento para la liberación del 60% del Fondo de Garantía
• Adición de plantillas específicas para los contratos de la Opción A .
• Pago tras la emisión del Acuerdo CCO.
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Clasificación - Público
• Emisión del certificado de pago final.
Esta lista no es exhaustiva de todas las cuestiones comerciales que pueden surgir durante el
proceso de CCO, y es importante tener en cuenta que el modelo de acuerdo de CCO puede y
debe adaptarse a los requisitos específicos de cada proyecto, especialmente los de los sectores
sanitario y de soluciones integradas.
2 Visión general del proceso de la CCO

El UKDT ha publicado anteriormente orientaciones, notas técnicas y presentaciones sobre el
proceso de CCO. Además, en el PDMS se pueden encontrar guías de actividades y flujos de
trabajo específicos. A continuación, el proceso que debe seguirse se ha resumido en 7 sencillos
pasos. Se ha incrementado la atención prestada a la emisión del Acuerdo CCO y del Certificado
de Pago Final.
El Apéndice A ilustra el calendario del proceso de la CCO, cuyos hitos clave se resumen a
continuación:
8. En la fecha de inicio del contrato: desarrollo inicial y acuerdo de la estrategia de la CCO

con el contratista.
9. Durante la fase de ejecución - Cierre comercial en curso como parte de los procesos de
valoración y auditoría.
10. Finalización.
11. 4 semanas después de la Finalización (para los Sectores de Educación y Sanidad - 8

semanas para Soluciones Integradas) - Presentación de la Documentación de Cierre
Comercial por parte del Contratista.
12. 8 semanas después de la presentación de la Documentación CCO (punto 4 anterior)

para Educación - Fecha límite para el Acuerdo de Cierre Comercial y posterior emisión
de la Documentación del Acuerdo CCO.
13. 52 semanas después de la Finalización (104 semanas para Soluciones Integradas) -

Emisión del Certificado de Defectos siempre que se corrijan todos los Defectos
notificados.
14. Tras la emisión del Certificado de Defectos - Emisión del Certificado de Pago Final y
cierre del contrato.
Esta nota técnica proporcionará detalles específicos sobre los puntos 5 y 7.
3 Modelo de acuerdo de cierre comercial

El modelo de Acuerdo de Cierre Comercial se encuentra en el Apéndice B, el formato Excel del
documento se encuentra en el PDMS.
El Acuerdo de Cierre Comercial es la formalización del proceso de Cierre Comercial en el que

las Partes del Contrato han acordado la cuenta final y el Pago final requerido para liquidar
estaba incluido en el acuerdo.
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La plantilla consta de las cuatro partes siguientes:
• El Acuerdo de Cierre Comercial:
Esta es la portada del Acuerdo y reconoce que el Gerente de proyecto y el Contratista

han concluido el proceso de Cierre Comercial y han llegado a un acuerdo sobre la
cuenta final, reconociendo cualquier exclusión del acuerdo.
El documento hace referencia a toda la documentación complementaria del acuerdo,

así como a los tres anexos que se enumeran a continuación.
• Anexo 1 - Declaración de ambas Partes sobre el proceso de revisión de la valoración
Este documento detalla todas las valoraciones y pagos efectuados al contratista a lo

largo del proceso. En él se detalla si los anticipos se han amortizado totalmente, el
importe total pagado al contratista, el valor total de la retención y las penalizaciones
que ya se han aplicado.
• Anexo 2 - Declaración de la cuenta final
Este documento deja claro el total del Precio de las Obras tal y como se define en el
contrato y deja claro el pago final necesario para liquidar la Cuenta. Encontrará más
información sobre este documento en el apartado 6.
• Anexo 3 - Exclusiones
Este documento puede utilizarse para dejar claras las exclusiones (asuntos pendientes)
que no forman parte del acuerdo pero que deberán resolverse por separado más
adelante. Lo ideal es que el Cierre Comercial se acuerde en su totalidad en el
momento en que se emite el Acuerdo de CCO - si este es el caso, esta sección puede
dejarse en blanco o eliminarse del Acuerdo. Encontrará más información al respecto
en la sección 5.
Todas las partes del acuerdo deben ser firmadas al mismo tiempo por el Gerente de Proyecto y
el Contratista para que el acuerdo sea válido (es decir, los anexos no deben ser firmados y
emitidos por separado del Acuerdo principal).
Esta plantilla puede ser modificada por los especialistas comerciales de la ARCC para el
paquete con el fin de reflejar cualquier especificidad de los proyectos y sectores individuales.
Por ejemplo, se pueden añadir pestañas adicionales para mostrar cómo se han calculado y
acordado los incentivos, las penalizaciones, etc.
4 Supresión de la referencia a un "Certificado de cierre

comercial".
En anteriores Notas de Orientación y asesoramiento proporcionadas por UKDT, el proceso de
Cierre Comercial se cerraba mediante la emisión del "Certificado" de Cierre Comercial. El uso
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del término "Certificado" fue para tratar de alinear las mejores prácticas internacionales con la
metodología y terminología peruana.
En las conversaciones mantenidas en el sector de la educación se ha constatado que el uso del

término "certificado" puede dar lugar a una interpretación errónea de lo que se pretende con
la presentación del documento. En muchos casos, se piensa que la emisión de un Certificado
de Cierre Comercial podría significar que la Cuenta Final está totalmente saldada y, lo que es
más importante, que ya no habrá más pagos de la ARCC al Contratista y, por tanto, se cerrará
la cuenta bancaria del Proyecto.
Esto no concuerda con el propósito del documento, que es confirmar el Acuerdo entre el
Contratista y la ARCC sobre los asuntos comerciales relacionados con las Obras Realizadas
hasta esa fecha. En el momento en que se acuerde el cierre comercial (unas 12 semanas
después de la finalización), el contratista seguirá siendo responsable de cualquier defecto que
se produzca. Por lo tanto, el Contrato sigue abierto, junto con los mecanismos contractuales
clave que todavía podrían afectar al Precio final del Proyecto. Por ejemplo, ARCC puede
encargar obras adicionales, lo que a su vez supondría un evento de compensación por el que
habría que pagar al contratista.
Además, el contrato NEC sólo reconoce los siguientes certificados:
• Finalización - Cláusula 30.2

• Defectos - Cláusula Z.43.3
• Pago - Cláusula Z.51.1
• Recepción de las obras - Cláusula 35.3
• Rescisión - Cláusula 90.1
Así pues, el término "Certificado de Cierre Comercial" no está reconocido en el Contrato NEC
ni se hace referencia a él en la Información de Obra.
A través de discusiones internas en UKDT y con ARCC se ha acordado eliminar el uso del
término "Certificado de Cierre Comercial" como parte del Proceso CCO; y, en su lugar, referirse
a él como el "Acuerdo de Cierre Comercial". El uso de "Acuerdo de Cierre Comercial" refleja
con mayor precisión lo que la conclusión del proceso de CCO debe lograr.
Las notas orientativas publicadas anteriormente se actualizarán para reflejar este cambio de
términos.
5 La adición de un Acuerdo de CCO con "Exclusiones

La redacción de la cláusula Z.X.16 del Fondo de Garantía establece lo siguiente con respecto a
la liberación del 60% del Fondo de Garantía:
El Fondo de Garantía estará vigente hasta la emisión del Certificado de Defectos. Para la
liberación del Fondo de Garantía deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
- El 60% del Fondo de Garantía se libera tras la entrega de la documentación técnica

(planos u otros) y la aprobación del cierre comercial definitivo del Contrato.
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El uso de la palabra "final" implicaría que si hay asuntos pendientes relacionados con el Cierre
Comercial, entonces ARCC no necesita liberar el 60% del Fondo de Garantía. ARCC no tiene
ninguna obligación de emitir el Acuerdo CCO cuando hay asuntos comerciales pendientes. Sin
embargo, puede haber circunstancias en las que sea mutuamente beneficioso para ARCC y el
Contratista concluir el CCO con la mayoría de los asuntos comerciales concluidos.
Una observación común en el sector de la educación, para los paquetes que han llegado a la
finalización y progresado a través del cierre comercial, es que hay asuntos comerciales que
siguen pendientes una vez que ha transcurrido el plazo contractual para el acuerdo de CCO.
En estas situaciones, la gran mayoría de los acuerdos comerciales están acordados; sin
embargo, el acuerdo de cierre comercial se está prolongando debido a uno o dos asuntos
pendientes, tales como: acuerdo final sobre daños por penalización/retraso; eventos de
compensación pendientes; decisiones del DAB; aprobación de la Junta de Cambios.
Si estas cuestiones son "menores" en el contexto del valor global del contrato, quizás en torno
al 1-2%, puede que a ARCC le interese emitir el Acuerdo CCO, con estas cuestiones excluidas.
En virtud de la Opción F del Contrato NEC, el Contratista recibe un reembolso por los recursos
empleados para lograr el Cierre Comercial, por lo que puede ser beneficioso para ARCC
concluir el Acuerdo CCO con el fin de evitar gastos innecesarios en recursos del Contratista. Al
mismo tiempo, es probable que el Contratista presente un caso para concluir el proceso de
CCO con el fin de liberar el 60% de la retención (Fondo de Garantía).
El modelo actualizado de acuerdo de CCO permite ahora que esto ocurra mediante el uso del
anexo "Exclusiones". Ofrece a los ARCC flexibilidad en cuanto al momento en que desean
concluir el acuerdo de CCO.
Cualquier exclusión debe anotarse claramente en el Anexo con una referencia Aconex. La
ARCC y el Contratista deben tener un plan claro sobre los pasos necesarios para acordar las
exclusiones en una fecha posterior (sin embargo, antes de la Fecha de Defectos). Esto podría
implicar algún tipo de solución de controversias, como la negociación, la mediación, la decisión
del DAB o el arbitraje.
Una vez que se haya llegado a un acuerdo final sobre las exclusiones, se puede emitir un
acuerdo posterior, añadiendo la cifra al Acuerdo CCO. Tenga en cuenta que añadir la
conclusión de las exclusiones al Acuerdo CCO no permite al Contratista o a la ARCC revisar o
cambiar nada de lo que se haya acordado previamente.
6 La Declaración de Cuenta Final (Anexo 2)

La Declaración de Cuenta Final forma parte del acuerdo global y deja claro el importe (positivo
o negativo) que hay que pagar para liquidar el Acuerdo de Cierre Comercial.
Se ha actualizado para reflejar el último Certificado de Pago y sigue la estructura para

determinar la cantidad debida según la Cláusula Z.50.2 del Contrato NEC, como sigue:
El importe adeudado es de
• el precio del trabajo realizado hasta la fecha
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• más otra cantidad a pagar al Contratista
• menos las cantidades que deba pagar o retener el Contratista.
La definición de Precio por trabajo realizado hasta la fecha varía en función de la cláusula
opcional del NEC que se utilice; por lo tanto, la plantilla debe ser específica para la opción
seleccionada. La mayoría de los proyectos ARCC utilizan el Contrato de Opción F del NEC; por
lo tanto, esta sección sólo considerará los requisitos de la plantilla para esta opción. Consulte
la Sección 7 para obtener más detalles sobre los Contratos de la Opción A y el enfoque
necesario para otras opciones.
Considerando que se trata de la Declaración de Cuenta Final, el Precio por el Trabajo Realizado
hasta la Fecha es simplemente el Precio por los Trabajos Realizados hasta la fecha en que se
celebra el Acuerdo. El Precio por el Trabajo Realizado hasta la Fecha se define en la Opción F
como el Coste Total Definido más la Tasa.
A su vez, el Coste Definido se define como:
• el importe total del pago debido a los subcontratistas

• más el importe total de las obras realizadas por el Contratista
• menos los costes rechazados.
La plantilla sigue esta estructura en el contrato para dejar claro el Precio por Trabajo Realizado
hasta la Fecha.
A continuación se indican ejemplos de otros pagos que se abonarán al Contratista:
• Incentivos (Z.X.20)
• Intereses de demora (Z.51.2 y Z.51.3)
• Liberación del fondo de retención del 60%. (Z.X.16)
Ejemplos de otros pagos que deberá abonar o retener el Contratista son los siguientes:
• Anticipos pendientes (Z.X.14.3)

• Retención total Importe (Z.X.16)
• Penalidades (Z.X.7)
• Reclamación de daños y perjuicios (Z.X.18)
• Defectos no corregidos (Z.45)
Las listas anteriores cubren las cuestiones que se han planteado hasta la fecha en el sector de
la educación. Cada proyecto debe considerar todas las cuestiones comerciales específicas
planteadas y debe modificar estas secciones para adaptarlas. Se recomienda que las
modificaciones se envíen a UKDT en borrador para su revisión y garantía. En las secciones
siguientes se ofrecen más detalles sobre los ejemplos mencionados.
6.1 Método de cálculo de las penalidades

UKDT ya ha proporcionado múltiples Notas Técnicas relativas a las penalidades en los distintos
sectores:
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• 100006-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000004 - Cláusula ZX7.2-Penalizaciones
• 999985-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000003 - Penalidades a contratistas y subcontratistas
• 999989-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000043 - Aplicación de penalidades SSOMA
• 999990-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000045 - Penalidades - Cuándo aplicarlas
En lo que respecta al Cierre Comercial, es importante que la consideración de las posibles

penalizaciones se realice antes de la emisión del Acuerdo de CCO. Si deben aplicarse
penalizaciones, deberán calcularse y presentarse al Contratista antes de la emisión del
Acuerdo de CCO. El Contratista puede impugnar la aplicación de las penalizaciones, por lo que
es importante que el cálculo sea claro y transparente y se ajuste a lo estipulado en el Contrato.
El cálculo de las penalidades está vinculado al presupuesto estimado y al presupuesto

actualizado en términos de cómo aplicar la sanción (por día) y el límite de penalidades que
pueden aplicarse. Por lo tanto, es necesario aclarar cuál era el presupuesto actualizado en el
momento en que se aplicaron las penalidades. Se sugiere que se indique cuándo se actualizó el
presupuesto para garantizar la transparencia.
Debería haberse comunicado una actualización del Presupuesto cada vez que se ejecutaba una
EC; sin embargo, si esto no se comunicó expresamente y se acordó con el Contratista,
entonces, el Presupuesto no se ha actualizado formalmente.
Encontrará más detalles al respecto en la siguiente RT:
• 999989-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000017 - Presupuesto estimado actualizado
Para las penalizaciones relacionadas con retrasos, es importante que todos los Eventos de
Compensación en disputa que puedan tener un impacto en la Fecha de Finalización se
resuelvan e Implementen antes del cálculo final de las Penalizaciones. Una vez más, deberá
proporcionarse una evaluación clara de los plazos para evitar que el Contratista plantee
cualquier disputa al respecto.
Asimismo, cabe señalar que para cualquier recargo de penalización, el Contratista tiene
derecho a intereses adicionales por demora en el pago.
6.2 Método de cálculo de las pérdidas/daños según la cláusula

Z.X.18
La cláusula Z.X.18 deja claro que el Contratista será responsable de los daños consecuenciales
directos e indirectos causados al Contratante de conformidad con el artículo 1328 del Código
Civil. Si ARCC ha incurrido en pérdidas directas o indirectas, éstas deberán ser revisadas y
calculadas antes de la emisión del Acuerdo CCO.
6.2.1 Antecedentes
En cuanto a los antecedentes de la cláusula Z.X.18, cabe señalar lo siguiente.
• Un siniestro Z.X18 es una pérdida de dinero u otros beneficios para la ARCC que se
produce como consecuencia de algo incorrecto o ilegal que ha hecho el Contratista, o
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como resultado de daños a la propiedad o a los equipos que impiden que la empresa
funcione con normalidad.
• Una pérdida Z.X18 puede incluir pérdidas de producción, ingresos, beneficios,
reputación empresarial, oportunidades, ahorros previstos o gastos generales
desperdiciados.
• Un siniestro Z.X18 puede ser asegurable o no según el tipo y la forma de cobertura.
En los proyectos de construcción e ingeniería, las consecuencias financieras de un

incumplimiento de contrato pueden ser considerables. Por ejemplo, si el trabajo es defectuoso
o se retrasa, el empresario puede sufrir pérdidas como costes de reparación, costes inútiles,
lucro cesante, pérdida de negocio y pérdida de ingresos.
Básicamente, se trata de cualquier coste adicional en el que incurra la ARCC y que no se

recuperaría a través de la opción de Penalizaciones (cláusula Z.X7) en el que incurren por culpa
del Contratista, o por la cláusula Z26.1 cualquiera de sus subcontratistas.
En Perú, el Equipo Legal de la ARCC ha identificado que existen 4 tipos diferentes de daños que
podrían ocurrir:
• Daño directo - es todo perjuicio o menoscabo de los derechos del usuario o

consumidor, susceptible de apreciación comercial, causado inmediatamente en sus
bienes o en su persona, como consecuencia de la acción u omisión del proveedor de
bienes o servicios.
• Daños consecuenciales y/o indirectos. - Por daño emergente o indirecto nos referimos
al daño que se deriva indirectamente de un siniestro. Es aquel daño que se deriva de
una acción u omisión, aunque no haya sido la intención o previsión del responsable.
• Daño emergente. - Representa el detrimento o disminución que sufre el perjudicado
en su patrimonio como consecuencia directa del hecho acaecido.
• Lucro cesante. - Supone la pérdida de una ganancia antes inexistente que el sujeto
obtendría presumiblemente de no haberse producido el daño; es decir, la ganancia o
incremento presumible del patrimonio cuya entrada en la esfera patrimonial se
impide.
6.2.2 Relación con Z.X.7 Penalidades
Si el Contratista ha causado retrasos en el proyecto y se le han aplicado penalizaciones, la

ARCC también puede hacer una evaluación de las pérdidas en que ha incurrido debido a los
retrasos. Esto debe hacerse con antelación a la emisión del Acuerdo de CCO.
Si el cálculo de los daños por retraso es inferior a la cantidad aplicada para las Penalizaciones
por retraso, entonces la ARCC ya habrá recuperado sus pérdidas por el retraso a través de la
cláusula Z.X.7.
Si el cálculo de los daños por retraso es superior a la cantidad aplicada para las penalizaciones,
entonces ARCC puede utilizar legítimamente la cláusula Z.X18 para recuperar sus pérdidas por
la diferencia entre la pérdida calculada menos la cantidad ya recuperada por retrasos a través
de la cláusula Z.X7.
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Esta cifra se incluiría entonces en la Declaración de Cuenta Final como "importe a deducir o
retener al Contratista" y debería aplicarse después de impuestos.
6.2.3 Z.X.18 Reclamaciones posteriores a la emisión del Acuerdo CCO
La presentación del acuerdo CCO no limitará ni restringirá los derechos de ARCC a presentar
una reclamación en virtud del X18. Sin embargo, dado que el acuerdo CCO tendrá en cuenta
las penalizaciones relativas a los retrasos del Contratista, se da a entender que ARCC y el
Contratista ya han acordado los daños y perjuicios por los retrasos y, por tanto, ARCC ha
recuperado sus pérdidas relativas a los retrasos. Si ARCC presenta entonces una reclamación
posterior por daños y perjuicios relacionados con los retrasos, es muy probable que sea
impugnada por el contratista, que tendrá pruebas claras para presentar al DAB o al árbitro de
que ya se ha cumplido un acuerdo relativo a los retrasos.
Si hay pérdidas incurridas por ARCC que no estén relacionadas con los retrasos, entonces ARCC
puede hacer esta reclamación como y cuando surja, ya sea antes o después del Acuerdo de
CCO; sin embargo, si hay alguna reclamación conocida antes de la emisión del Acuerdo de
CCO, entonces éstas deben incluirse como parte del Acuerdo de CCO.
Cualquier solicitud de recuperación de pérdidas en virtud de Z.X18 debe ser revisada por los
abogados de ARCC antes de su emisión.
6.3 Planteamiento de defectos al emitir el Acuerdo de CCO.

En general, los procesos de Cierre Comercial y de Defectos deben considerarse separados, y
ambos progresan independientemente el uno del otro. No obstante, dado que el Fondo de
Garantía se libera en un 60% al concluir el Cierre Comercial, es importante conocer la situación
de los Defectos en ese momento.
Los defectos pueden notificarse en cualquier momento del periodo de defectos,

independientemente de que se haya emitido o no el Acuerdo CCO. Normalmente, estos
defectos serán menores, y el contratista los corregirá en un plazo de 30 días (o según lo
establecido en los datos contractuales) y no se exigirá ninguna contraprestación por el
Acuerdo CCO.
Sin embargo, puede haber ocasiones en las que los defectos notificados sean relativamente
importantes y el Contratista no los haya corregido de acuerdo con los plazos establecidos en el
Contrato. En este caso, la Cláusula Z.45 será de aplicación y deberá prestarse la debida
atención al Cierre Comercial.
Cabe señalar que el Contratista es la persona más indicada para rectificar los defectos, por lo
que debe hacerse todo lo posible para que sea él quien lleve a cabo la rectificación. Sin
embargo, en caso de que el Contratista no corrija un Defecto, es importante que se tomen las
debidas consideraciones comerciales a fin de proteger a la ARCC de costes adicionales por
tener que corregir ellos mismos los Defectos (es decir, por otras personas, contratistas).
En el caso de defectos no corregidos, UKDT sugiere que ARCC intente ponerse en contacto con
el Contratista sobre el asunto. ARCC debe tratar de entender por qué el Contratista no ha
corregido los defectos. Se debe dar al Contratista una última oportunidad para corregir por sí
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mismo los defectos notificados. La ARCC debe recordar al Contratista que si no corrige los
defectos por sí mismo, deberá pagar el costo de que el Contratante emplee a otras personas
para llevar a cabo la corrección, mediante el uso del Fondo de Garantía. En general, al
contratista siempre le convendrá corregir los defectos por sí mismo.
Si, no obstante, el contratista simplemente no corrige un defecto y ha vencido el plazo de

corrección del defecto, el Gerente de proyecto deberá hacer su propia evaluación del coste de
rectificación del defecto y el coste correspondiente se deducirá del siguiente pago al
Contratista (o como parte del Acuerdo de CCO) o mediante el uso de la Garantía de
Cumplimiento (cláusula Z.45.1 o Z.45.2).
Si se ha dado acceso, el director de proyecto deberá evaluar el coste que supondrá para el
empresario que otras personas corrijan el defecto, lo que podría implicar que otro contratista
rectifique el defecto.
Si no se ha facilitado el acceso, el Gerente de proyecto deberá evaluar el coste que supondrá

para el Contratista corregir el defecto. Es probable que este coste sea menor que si el
empresario tuviera que recurrir a otras personas para subsanar el defecto.
Por lo tanto, en el momento de emitir el Acuerdo CCO, la ARCC debería revisar todos los
Defectos No Corregidos y calcular los costes de corrección de los Defectos, de acuerdo con el
Contrato. Esta cifra se incluiría entonces en la Declaración de Cuenta Final como "importe a
deducir o retener del Contratista" y debería aplicarse después de impuestos.
6.4 Planteamiento para la liberación del 60% del Fondo de

Garantía
Como se indica en la Sección 5 de esta Nota Técnica, la Cláusula Z.X.16 del Contrato significa
que la emisión del Acuerdo de Cierre Comercial dará lugar a la liberación del 60% del Fondo de
Garantía. Esto se reconoce en la Declaración de Cuenta Final a través de las cantidades a pagar
o retener del Contratista y a pagar al Contratista.
En la Declaración de Cuenta Final se anotará el importe total del Fondo de Garantía como
importe a retener (5% de todos los Certificados de Pago) y se anotará la liberación del 60% del
mismo como importe a abonar al contratista. De este modo, aún se retendrá el 40% en total.
Estos importes deben aplicarse después de impuestos.
7 Adición de plantillas específicas para los contratos de

la Opción A
Como se indica en el apartado 6, la definición de precio por trabajo realizado hasta la fecha
varía en función de la cláusula opcional del NEC que se utilice, por lo que la plantilla debe ser
específica para la opción utilizada.
En el sector de la educación, varios proyectos utilizan la Opción A - Contrato de precio con

calendario de actividades. Por lo tanto, UKDT ha proporcionado una plantilla actualizada para
el Anexo 2 - Declaración de Cuenta Final (que se encuentra en el Apéndice C de esta Nota
Técnica) que se utilizará con el fin de reflejar la definición de la Opción A del NEC de Precio por
Trabajo Realizado hasta la Fecha de la siguiente manera:
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El Precio por el Trabajo Realizado hasta la Fecha es el total de los Precios por
• Cada grupo de actividades completadas y
• Cada actividad completada que no sea en grupo.
Una actividad finalizada es aquella que no presenta defectos que retrasarían o quedarían
cubiertos por los trabajos inmediatamente posteriores.
El Coste Definido sólo se utiliza para comprender los Costes de los Eventos de Compensación,
que a su vez deben añadirse al Programa de Actividades (cláusula 63.12). Por lo tanto, los
Eventos de Compensación se capturarán en el Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha
dentro de la Declaración de Cuenta Final.
En un contrato NEC Opción A no hay costes rechazados.
Si ARCC utiliza otras opciones del NEC, deberá adoptar un enfoque similar para actualizar la
plantilla del Anexo 2 - Declaración de cuenta final, para asegurarse de que refleja la definición
de la opción de Precio por trabajo realizado hasta la fecha.
Otros elementos de la Declaración de Cuenta Final, como los importes a pagar al Contratista y
los importes a pagar o retener del Contratista, siguen siendo los mismos, a menos que se
modifiquen mediante una Cláusula Z. Conviene dedicar tiempo a revisar cada una de las
cláusulas de referencia para asegurarse de que se comprenden y se tienen en cuenta las
posibles diferencias entre contratos.
UKDT está disponible para revisar y garantizar cualquier modificación realizada en la plantilla
por ARCC.
8 Pago tras la emisión del Acuerdo CCO

Una vez emitido el Acuerdo de CCO, deberá efectuarse un pago para liquidar el acuerdo.
Si el número indicado en el Anexo 2 - Declaración de Cuenta Final confirma que ARCC debe al
Contratista, entonces ARCC deberá efectuar un Pago. Esto deberá hacerse de conformidad con
el Contrato; por lo tanto, el Contratista deberá presentar formalmente una solicitud de pago
de conformidad con la Cláusula Z.50.1, una vez recibido el Acuerdo de CCO. El proceso de pago
deberá seguirse con la certificación del pago por parte del Gerente de Proyecto7 días después
de la recepción de la solicitud de pago y el pago deberá efectuarse en un plazo de 3 semanas a
partir de la fecha de evaluación.
Si en el Anexo 2 - Declaración de la Cuenta Final se indica que el Contratista debe efectuar un

pago a la ARCC, entonces la ARCC y el Contratista deberán coordinar los arreglos necesarios
para facilitarlo. Es posible que la ARCC tenga que hacer uso de la Garantía de Cumplimiento
(Z.X.13).
9 Emisión del certificado de pago final

Una vez que se ha emitido el Acuerdo de CCO, el contrato sigue "abierto", ya que el periodo de
Defectos seguirá en curso. Durante este periodo, es posible que surjan otros asuntos
comerciales, como una instrucción de obras adicionales, lo que daría lugar a un Evento de
Compensación y a un cambio en los Precios. Si este fuera el caso, el valor de las obras se
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acordaría de acuerdo con el contrato y, una vez finalizadas las obras, se pagaría en la siguiente
valoración como un añadido al Acuerdo de CCO.
Al final del periodo de subsanación de defectos, si todos los defectos notificados han sido
corregidos, el Supervisor de Calidad deberá emitir el Certificado de Defectos. Si en ese
momento quedan defectos sin corregir, el Contratista dispondrá del plazo indicado en los
Datos Contractuales como "Plazo de Corrección de Defectos" (30 días para el Sector de la
Educación) para corregirlos y, a continuación, se emitirá el Certificado de Defectos.
Si después de esto quedan defectos sin corregir, se deberá seguir el proceso indicado en el
apartado 6.3 para establecer el coste que supondrá para el Contratante la corrección de los
Defectos.
Una vez recibido el Certificado de Defectos, el Contratista deberá realizar la valoración final y
presentar una solicitud de pago final. El Gerente de proyecto dispondrá de 7 días para emitir el
Certificado de Pago Final y el Empresario deberá pagar en un plazo de 3 semanas.
En el Apéndice D encontrará un modelo de Certificado de Pago Final, que sigue una estructura
similar a la del modelo de Acuerdo de CCP, pero con algunos ligeros ajustes para dejar claro
que se trata del Certificado de Pago Final:
• Se añade la siguiente declaración adicional para señalar el cierre del Contrato.
Esta Orden de Pago Final certifica el pago final al Contratista para cerrar completamente
todos los asuntos comerciales del Contrato, tras la emisión del Certificado de Defectos. El
empleador no efectuará ningún otro pago a la ARCC y la cuenta bancaria del proyecto se
cerrará en un plazo de 40 días a partir de la emisión de este Certificado.
• La Sección relativa al Precio de las Obras Realizadas se modifica para hacer referencia
a lo acordado previamente y permitir la adición a los precios de cualquier Obra que
haya sido excluida del Acuerdo y/o Instrucción CCO original después de la emisión del
Acuerdo CCO.
• Cualquier cantidad pagada al Contratista o retenida/pagada por el Contratista

previamente acordada como parte del Acuerdo CCO, debe ser claramente anotada.
• Si alguno de los importes pagados al Contratista o retenidos/pagados por el

Contratista se anotaron como Exclusiones (como Penalizaciones o Incentivos) o se han
añadido (como Defectos no corregidos o daños reclamados), entonces estos acuerdos
posteriores deben añadirse a las mismas secciones de la plantilla.
• Como parte del Certificado de Pago Final debe liberarse el 40% restante del Fondo de
Garantía. Esto se consigue indicando que el 100% del total del Fondo de Garantía se
libera como parte del Certificado.
• Se ha añadido el Anexo 1 para dejar constancia clara de los pagos anteriores, que
ahora deben incluir el pago realizado por el Acuerdo CCO y cualquier otro pago
posterior por trabajos adicionales.
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Ha llegado a conocimiento de UKDT que una Directiva relacionada con el Decreto Supremo
que forma ARCC requiere una declaración clara para significar el cierre del banco del proyecto
para cada Contrato. La emisión del Certificado de Pago Final puede utilizarse para cubrir este
requisito, siempre que la cuenta bancaria sea sólo para el contrato de Construcción. ARCC es
plenamente responsable de ello y los abogados de ARCC deben tenerlo debidamente en
cuenta.
"Este documento ha sido traducido automáticamente para facilitar su

lectura. Existe el riesgo de que cierta terminología no se haya traducido
con exactitud. Por favor, considere siempre la versión inglesa como
definitiva y remítase a ella para cualquier aclaración."
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Apéndice A - Calendario del CCO
CCO Timeline / Cronología de CCO
During Execution Phase /
Durante la fase de ejecución T+52 weeks / T+52 semanas
Ongoing commercial closure of work T+4 weeks** / T+4
packages / Semanas** Date of Defects - If all defects are closed
Cierre comercial continuo de los
out then the Supervisor should issue the
paquetes de trabajo Commercial Close Out Defects Certificate. /
Submission by Contractor / Fecha de los defectos - Si todos los
Presentación del cierre defectos están cerrados, entonces el
comercial por el contratista Supervisor de Calidad debe emitir el
Certificado de Defectos.
Contract Start Date / T-0 weeks / T-0 T+12 weeks / T+12 semanas
Fecha de inicio del semanas
contrato
Target date for Commercial Close Out – Once Final Valuation and Payment Certificate / Valoración
Commercial Close Out is achieved, the Project
Commercial Close Out Strategy to Completion /
Manager should issue the Commercial Close Out
final y certificado de pago
be developed and agreed* / Culminación Upon Receipt of the Defects Certificate, the Contractor should carry out the
Agreement. /
Se desarrollará y acordará una final valuation and submit a final payment request. The Project Manager will
Fecha prevista para el Cierre Comercial - Una vez
estrategia de cierre comercial * have 7 days to issue the Final Payment Certificate and the Employer will
alcanzado el Cierre Comercial, el Gerente de
need to pay within 3 weeks. /
Proyecto deberá emitir el Acuerdo de Cierre
Una vez recibido el Certificado de Defectos, el Contratista deberá realizar la
Comercial.
valoración final y presentar una solicitud de pago final. El Director de Obra
dispondrá de 7 días para emitir el Certificado de Pago Final y el Empresario
deberá pagar en un plazo de 3 semanas.
*The final deadline for providing the CCO Proposal as noted in Vol 2 (S400) of the Works information is 8 weeks before Completion.
*El plazo final para presentar la Propuesta de CCO, tal y como se indica en el Vol 2 (S400) de la información de las Obras, es de 8 semanas antes de la Finalización.
** Deadline noted in Contract data: typically 4 weeks for Education and Healthcare and 8 weeks for Integrated Solutions.** Plazo indicado en los datos del contrato: normalmente 4 semanas para Educación y
Sanidad y 8 semanas para Soluciones Integradas.
Anexo B - Acuerdo - CCO Plantilla
ACUERDO DE CIERRE COMERCIAL
CONTRATO “Xxxxxxxxxxxxxxxx”
EMPLEADOR: Autoridad para la Reconstrucción con Cambios - ARCC
GERENTE DE PROYECTO:
Inserte aquí el nombre
EMPRESA CONTRATISTA
Inserte aquí el nombre del contratista
NÚMERO DE PROYECTO:
Inserte aquí el nombre o código del proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO: Inserte aquí el nombre del proyecto
REFERENCIA DE DOCUMENTO: XXXXXXXX
Para el proyecto en referencia, el Gerente de Proyecto [insertar nombre del Gerente de Proyecto ARCC] identificado con DNI (insertar aquí Nº
DNI), responsable de gestionar el contrato para el Contratante ARCC respecto al paquete X; y en nombre del CONTRATANTE, el Director del
Proyecto del Contratista, [inserte aquí el nombre del representante] identificado con DNI (insertar aquí Nº DNI), se han reunido para verificar
el cierre comercial del proyecto.
Este acuerdo reconoce que el proceso de Cierre Comercial ha concluido con la revisión de las cuentas del paquete, incluida toda la
documentación de respaldo relevante. Asimismo, reconoce que ambas partes han llegado a un acuerdo que determina el valor de la cuenta
final, como resultado de la cual el contratista emitirá una valoración posterior.
La realización del cierre comercial se verifica mediante los anexos 1 y 2 que figuran a continuación.
*Este acuerdo es definitivo y cubre los Precios incluidos en la documentación justificativa; cualquier exclusión del acuerdo se indica en el
Anexo 3; si este anexo se deja en blanco, la cuenta se acuerda en su totalidad.
Nombre del apéndice Descripción

Anexo 1 Acta declaratoria de ambas partes sobre el proceso de revisión de valoraciones.
Anexo 2 Declaración de Acuerdo de Cuentas Finales
Anexo 3* Exclusiones*
En nombre de la ARCC: En nombre del Contratista:
[Inserte aquí el nombre del representante] [Inserte aquí el nombre del representante]
[Función del representante] [Función del representante]
[Insertar número de identificación] [Insertar número de identificación]

ANEXO 1
ACTA DECLARATORIA DE AMBAS PARTES SOBRE EL PROCESO DE REVISIÓN DE VALORACIONES

Paquete:
Gerente de Proyecto:
Contratista:
Fecha:
Acta declarativa de ambas partes sobre el proceso de revisión de valorizaciones

Número de transmisión en Neto Valorizado sin Monto a Reembolsar Monto Facturado con IGV Retencion (5%) Fondo Confirmación de los documentos Firmado y aceptado
Valoración Periodo Fecha Sub Total Valorizado Fecha de Pago
Aconex IGV al Contratista (Total Valorizacion) de Garantia Penalidad Monto Devengado justificativos Z50.1 Gerente de Proyectos Contratista
Adelanto de pago 200000
001 200000
002 200000
003 200000
TOTAL S/ - S/ - S/ - S/ - S/ - S/ - S/ - S/ 800,000.00
Nombre del Gerente de Proyecto Nombre del Representante del Contratista
Firma del Gerente de Proyecto, por ARCC Firma del Representante del Contratista
Monto facturado por el contratista (Monto pagado previamente)

ANEXO 2
DECLARACIÓN DEL ACUERDO DE CUENTA FINAL
Por medio del presente documento confirmamos el acuerdo de que el monto final adeudado con respecto al importe pagadero a (insertar
Contratista de Gestión) con respecto al Contracto de Gestión gastado es PENxxxx (letras).
Dicha suma incluye todos los pagos correctamente adeudados de acuerdo con los términos del Contrato de Gestión / Orden de Compra
con fecha xxxxxxxxxxxxxxx y se obtiene de la siguiente manera;
Clause 50.2 El monto a pagarse es:

• El Precio por Ejecutar la Obra hasta la Fecha,
• Más otros montos que se deba pagar al Contratista,
• menos los montos a ser pagados por o retenidos al Contratista
Todo tributo que por ley grave los montos que deba pagar el Contratante al Contratista está incluido en el monto
pagarse.
1. Precio por Ejecutar las Obras

Trabajos subcontratado (Sin IGV) S/ 1,000,000.00
Trabajos realizados por el propio contratista (sin IGV) S/ 100,000.00
menos Costo Desestimado S/ (120,000.00)
Costo Determinado (sin IGV) S/ 980,000.00
Fee: 10.00% S/ 98,000.00
Sub Total S/ 1,078,000.00
2. Más otros montos que se deba pagar al Contratista:

Z.X.20 - Incentivos S/ 10,000.00
Z.51.2 & Z51.3 - Interés en los pagos atrasados S/ 0.00
Sub Total S/ 10,000.00
3. Menos los montos a ser pagados por o retenidos al Contratista:

Z.X.14.3 - Saldo pendiente de pago para adelanto de pago S/ (70,000.00)
Sub Total S/ (70,000.00)
Total Neto (sin IGV) 1,018,000.00

IGV (@18%) S/ 183,240.00
Total Bruto (incluyendo. IGV) S/ 1,201,240.00
Z.X.16 - El total del Fondo de Garantia 5% S/ (60,062.00)

Z.X.16 - Liberación del 60% del Fondo de Garantia 60% S/ 36,037.20
Z.X.7 - Penalidades S/ (10,000.00)
Z.X.18 - Daños reclamados S/ (1,000.00)
Z.45 - Defectos no corregidos S/ (120,000.00)
MONTO TOTAL DE LA FACTURA S/ 1,046,215.20

MONTO PAGADO PREVIAMENTE S/ 800,000.00
MONTO A DEVENGAR POR LA ARCC S/ 246,215.20
El Contratista de Gestión confirma que la suma de PENxxx representa el monto final adeudado en virtud del Contrato de Gestión / Orden
de Compra y que no hay más reclamos por pagos adicionales pendientes y que los costos están completos a la fecha sin Defectos
pendientes a corregir.
El Contratista de Gestión confirma que no hay reembolsos ni descuentos adeudados al Contratista de Gestión que aún no hayan sido
declarados e incluidos dentro de la suma de la Cuenta Final declarada acordada.
El Gerente de Proyecto confirma que la suma de PENxxxxxxxx representa el monto final adeudado al Contratista de Gestión / Proveedor
con respecto al Contrato de Gestión incurrido de acuerdo con los términos del Contrato de Gestión / Orden de Compra y que el calendario
para el pago final según lo estipulado en el Contrato de Gestión / Orden de Compra. monto final adeudado se pagará dentro del calendario
para el pago final según lo estipulado en el Contrato de Gestión / Orden de Compra.
Firmado:….......................................... a nombre del Gerente de Proyecto
Nombre:…......................................... Fecha:…...........................................
Firmado:…........................................... a nombre del Contratista de Gestión
Nombre:…......................................... Fecha:….....................................
ANEXO 3
EXCLUSIONES DEL ACUERDO DE CUENTA FINAL
La siguiente es una lista de asuntos comerciales que se señalan como excepciones al acuerdo realizado como
parte del acuerdo de cierre comercial.
Esta lista se acuerda entre las partes y se cerrará como parte de un acuerdo posterior.
Número Nombre Descripción Referencia de Aconex

1 DAB XXX
2 CE XX
Nombre:…......................................... Fecha:…...........................................
Nombre:…......................................... Fecha:….....................................
Anexo C - Acuerdo - CCO Plantilla - Opción A
ANEXO 2
CONTRATO “Xxxxxxxxxxxxxxxx - NEC Opcion A”
DECLARACIÓN DEL ACUERDO DE CUENTA FINAL
Por medio del presente documento confirmamos el acuerdo de que el monto final adeudado con respecto al importe pagadero a (insertar
Contratista de Gestión) con respecto al Contracto de Gestión gastado es PENxxxx (letras).
Dicha suma incluye todos los pagos correctamente adeudados de acuerdo con los términos del Contrato de Gestión / Orden de Compra con
fecha xxxxxxxxxxxxxxx y se obtiene de la siguiente manera;
Clause 50.2 El monto a pagarse es:

• El Precio por Ejecutar la Obra hasta la Fecha,
• Más otros montos que se deba pagar al Contratista,
• menos los montos a ser pagados por o retenidos al Contratista
Todo tributo que por ley grave los montos que deba pagar el Contratante al Contratista está incluido en el monto
pagarse.

Precios para cada grupo de actividades realizadas (Sin IGV) S/ 1,000,000.00
Precio por cada actividad realizada que no esté en grupo (Sin IGV) S/ 100,000.00
Sub Total S/ 1,100,000.00

Z.X.20 - Incentivos S/ 10,000.00
Z.51.2 & Z51.3 - Interés en los pagos atrasados S/ 1,000.00

Z.X.14.3 - Saldo pendiente de pago para adelanto de pago S/ (72,000.00)
Sub Total S/ (72,000.00)

IGV (@18%) S/ 187,020.00

Z.X.7 - Penalidades S/ (10,000.00)
Z.X.18 - Daños reclamados S/ (1,000.00)
Z.45 - Defectos no corregidos S/ (120,000.00)

MONTO PAGADO PREVIAMENTE S/ 600,000.00
El Contratista de Gestión confirma que la suma de PENxxx representa el monto final adeudado en virtud del Contrato de Gestión / Orden de
Compra y que no hay más reclamos por pagos adicionales pendientes y que los costos están completos a la fecha sin Defectos pendientes a
corregir.
El Contratista de Gestión confirma que no hay reembolsos ni descuentos adeudados al Contratista de Gestión que aún no hayan sido
declarados e incluidos dentro de la suma de la Cuenta Final declarada acordada.
El Gerente de Proyecto confirma que la suma de PENxxxxxxxx representa el monto final adeudado al Contratista de Gestión / Proveedor con
respecto al Contrato de Gestión incurrido de acuerdo con los términos del Contrato de Gestión / Orden de Compra y que el calendario para el
pago final según lo estipulado en el Contrato de Gestión / Orden de Compra. monto final adeudado se pagará dentro del calendario para el
pago final según lo estipulado en el Contrato de Gestión / Orden de Compra.
Nombre:…......................................... Fecha:…...........................................
Nombre:…......................................... Fecha:….....................................
Apéndice D - Modelo de certificado de pago final
FINAL PAYMENT CERTIFICATE
(Orden de Pago Final)
PARA: RAZON SOCIAL DEL CONTRATISTA
FECHA: xx/xx/xxxx Val. N°
del :
NOMBRE DEL PROYECTO: Nombre de acuerdo a lo que indica el al :
Contrato suscrito
ID Proyecto:
MONTO DEL CONTRATO PRINCIPAL ( C/IGV):
MONTO DEDUCIDO DEL CONTRATO PRINCIPAL ( C/IGV):
IGV (Consignar 18 % y/o 0% si el contrato esta exonerado):
N° DE CERTIFICADO: 002 ORDEN DE PAGO N° 002
Esta Orden de Pago Final certifica el pago final al Contratista para cerrar completamente todo el asunto comercial del Contrato, tras la emisión del
Certificado de Defectos. El empleador no efectuará ningún otro pago a la ARCC y la cuenta bancaria del proyecto se cerrará en un plazo de 40 días a
partir de este Certificado.

Según lo acordado en el Acuerdo de CCO con fecha (XX/XX/XXX) (incluida la tarifa) S/ 1,078,000.00
Acuerdo sobre las obras excluidas señaladas "Exclusiones" (incluida la tasa) S/ 6,000.00
Trabajo adicional no incluido en el Acuerdo CCO (incluida la tarifa) S/ 200,000.00
Precio por Ejecutar las Obras S/ 1,284,000.00

Z.X.20 - Incentivos (según lo acordado en el Acuerdo CCO de fecha XX/XX/XXXX) S/ 10,000.00
Z.51.2 & Z51.3 - Interés en los pagos atrasados S/ 0.00

Z.X.14.3 - Saldo pendiente de pago para adelanto de pago (según lo acordado en el
S/ (70,000.00)
Acuerdo CCO de fecha XX/XX/XXXX)
Sub Total S/ (70,000.00)

IGV (@18%) S/ 220,320.00

S/ (10,000.00)
Z.X.7 - Penalidades (según lo acordado en el Acuerdo CCO de fecha XX/XX/XXXX)
Z.X.18 - Daños reclamados (según lo acordado en el Acuerdo CCO de fecha S/ (1,000.00)

XX/XX/XXXX)
Z.45 - Defectos no corregidos (según lo acordado en el Acuerdo CCO de fecha S/ (120,000.00)

XX/XX/XXXX)

MONTO PAGADO PREVIAMENTE (Véase el Anexo 1) S/ 1,146,215.20
Copia a : AUTORIDAD PARA LA RECONSTRUCCION CON CAMBIOS
Firma:
De (Gerente de Proyecto):
Fecha:
(*) Conforme a disposiciones de la SUNAT, a nivel financiero este monto esta sujeto al descuento por Detracciones (4%) que el Contratante (ARCC) debe depositar en
una cuenta a nombre del Contratista en el Banco de la Nación. La diferencia es depositada a la cuenta bancaria del Contratista.
Nota : A efectos de control, se propone según parecer añadirse en la Orden de Pago lo siguiente :
Monto S/
Control de Saldos respecto al Contrato Principal (Sin IGV)
Monto Deducido del Contrato Principal a=
Monto de la Orden de Pago Acumulada Anterior b=
Monto de la Orden de Pago Acumulada Actual c=V+b
Saldo d=a-c
ACTA DECLARATORIA DE AMBAS PARTES SOBRE EL PROCESO DE REVISIÓN DE VALORACIONES

Paquete:
Gerente de Proyecto:
Contratista:
Fecha:
Acta declarativa de ambas partes sobre el proceso de revisión de valorizaciones

Número de transmisión en Neto Valorizado sin Monto a Monto Facturado con IGV Retencion (5%) Fondo Confirmación de los documentos Firmado y aceptado
Valoración Periodo Fecha Sub Total Valorizado Fecha de Pago
Aconex IGV Reembolsar al (Total Valorizacion) de Garantia Penalidad Monto Devengado justificativos Z50.1 Gerente de Proyectos Contratista
Adelanto de pago 200000
001 200000
002 200000
003 200000
CCO Agreement 246215.2
004 (Obras
complementarias) 100000
TOTAL S/ - S/ - S/ - S/ - S/ - S/ - S/ - S/ 1,146,215.20
Nombre del Gerente de Proyecto Nombre del Representante del Contratista
Firma del Gerente de Proyecto, por ARCC Firma del Representante del Contratista
Monto facturado por el contratista (Monto pagado previamente)

Ukd001 000 XX TN ZZ 000026 (R01) Aconex

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Ukd001 000 XX TN ZZ 000026 (R01) Aconex

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Technical Note

From Phil Webster

Ref. No. 999991-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000026

Subject Updated Commercial Close Out Agreement Template

Key matters addressed as follows:

• Removal of reference to a ‘Commercial Close Out Certificate’

2 High Level Overview of CCO Process

This technical note will provide specific detail on points 5 and 7.

3 Commercial Close Out Agreement Template

The template has four parts as follows:

• The Commercial Close Out Agreement:

The document makes reference to all supporting documentation to the agreement,

• Annex 1 – Declaration Statement of both Parties on the Valuation Review Process

• Annex 2 – Declaration of Final Account

4 Removal of reference to a ‘Commercial Close Out

Additionally, the NEC Contract only recognises the following Certificates:

• Completion – Clause 30.2

5 The addition of a CCO Agreement with ‘Exclusions’

- 60% of the Guarantee Fund is released upon delivery of technical documentation

6 The Declaration of Final Account (Annex 2)

The amount due is

• the Price for Work Done to Date

In turn, the Defined Cost is defined as:

• the total amount for of payment due to Subcontractors

Examples of other payments to be paid to the Contractor are as follows:

• Any outstanding Advance Payment (Z.X.14.3)

6.1 Approach for Calculating Penalties

• 100006-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000004 - Clause ZX7.2-Penalties

Further detail on this can be found in the following TN:

• 999989-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000017 – Updated Estimated Budget

6.2 Approach for calculation Loss/damage under Clause Z.X.18

For some background on the Z.X.18 clause the following is noted.

In construction and engineering projects, the financial consequences of a breach of contract

6.2.2 Relationship to Z.X.7 Penalties

6.2.3 Z.X.18 Claims after issue of the CCO Agreement

6.3 Approach for Defects when issuing the CCO Agreement.

6.4 Approach for Release of 60% of the Guarantee Fund

7 Addition of templates specific to Option A contracts

There is no Disallowed Cost in an NEC Option A contract.

8 Payment following the issue of the CCO Agreement

9 Issue of the Final Payment Certificate

• Any of the amounts paid to the Contractor or Retained/paid by the Contractor

“This document has been machine-translated for ease of reading. There is

Ref. No. 999991-UKD001-000-XX-TN-ZZ-000026

Asunto Plantilla actualizada del acuerdo de cierre comercial

El modelo (que figura en el Apéndice B) ya se ha publicado y la presente Nota Técnica tiene

Las cuestiones clave abordadas son las siguientes:

• Supresión de la referencia a un "Certificado de cierre comercial".

2 Visión general del proceso de la CCO

8. En la fecha de inicio del contrato: desarrollo inicial y acuerdo de la estrategia de la CCO

11. 4 semanas después de la Finalización (para los Sectores de Educación y Sanidad - 8

12. 8 semanas después de la presentación de la Documentación CCO (punto 4 anterior)

13. 52 semanas después de la Finalización (104 semanas para Soluciones Integradas) -

Esta nota técnica proporcionará detalles específicos sobre los puntos 5 y 7.

3 Modelo de acuerdo de cierre comercial

El Acuerdo de Cierre Comercial es la formalización del proceso de Cierre Comercial en el que

• El Acuerdo de Cierre Comercial:

Esta es la portada del Acuerdo y reconoce que el Gerente de proyecto y el Contratista

El documento hace referencia a toda la documentación complementaria del acuerdo,

• Anexo 1 - Declaración de ambas Partes sobre el proceso de revisión de la valoración

Este documento detalla todas las valoraciones y pagos efectuados al contratista a lo

• Anexo 2 - Declaración de la cuenta final

4 Supresión de la referencia a un "Certificado de cierre