Sistemas de Informação Empresarial (62075)

Ano letivo: 2023/2024

Docente: Ivo Dias de Sousa

Atividade 2

A Utilidade dos Sistemas de Informação nas Organizações

Nome: Vanessa Borba

Nº. Estudante: 2302318
A Utilidade dos Sistemas de Informação nas Organizações

1. Descrição

A realização deste trabalho tem por base o local onde desempenho funções, a
Vice-Presidência do XIII Governo Regional dos Açores (Administração Pública)
– Divisão Administrativa, Financeira e Patrimonial onde se insere uma secção
de contabilidade, vencimentos e pessoal e um serviço de informática e
telecomunicações. A Vice-Presidência do Governo Regional (VPGR) tem cerca
de 40 funcionários.

Url: Vice-Presidência do Governo Regional dos Açores

2. Análise

Num mundo cada vez mais globalizado e competitivo, as organizações

necessitam de ferramentas e tecnologias que lhes permitam tomar decisões
mais rápidas e eficientes, melhorar o desempenho e adaptar-se às mudanças
do mercado. Os Sistemas de Informação (SI) são uma dessas ferramentas, e
têm um papel fundamental na competitividade.

Para Lucas (1986) os SI são uma combinação de estruturas e procedimentos

que quando são executadas apoiam na tomada de decisão e no controlo das
organizações. A forma como as tarefas e procedimentos mais básicos se
encadeiam uns nos outros é condicionada pela tecnologia de processamento
dos dados e pela informação que se pretende dispor.

Para Rivas (1989) os SI têm de estar presentes, obrigatoriamente, numa

organização pois são estes que contribuem para uma gestão eficiente dos
recursos, de modo a alcançar os seus objetivos.

Portanto, podemos dizer que os SI são úteis para as organizações em diversos

aspetos, pois ajudam a automatizar tarefas repetitivas e manuais, permitindo
que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas, a reduzir
custos e aumentar a produtividade. Ajudam também no aumento da eficácia da
gestão, na tomada de decisões mais informadas, através de dados e análises
que preveem tendências do mercado e que ajudam a identificar padrões de
comportamento do cliente, na melhoria do desempenho e no apoio à inovação.

Além desses benefícios, também podem ajudar as organizações a melhorar a

comunicação e a colaboração, facilitando as relações entre funcionários,

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A Utilidade dos Sistemas de Informação nas Organizações

clientes e parceiros, a gerir, identificar e mitigar riscos e a proteger a

propriedade intelectual, nomeadamente, na proteção de dados e informações
confidenciais.

No entanto, toda a informação tem de ser concreta, apropriada e ir de encontro

às necessidades dos gestores e utilizadores. Os SI, têm o objetivo de fornecer
aos vários membros a transparência e o funcionamento da organização, tal
como o seu meio envolvente.

No caso de estudo em concreto, da utilidade dos SI na VPGR (Administração

Pública Regional), são utilizados numa extensa gama de aplicações no
governo, incluindo no fornecimento de serviços públicos, como emissão de
documentos que ajudam a agilizar o processo e reduzir o tempo de espera
para os cidadãos, pagamento de serviços e sistemas de atendimento ao
cliente. No que toca à administração governamental, são usados sistemas para
administrar programas governamentais, como educação, habitação e
segurança pública.

Na área de contabilidade, alguns exemplos específicos do uso de SI são os

sistemas de gestão financeira, que são usados para gerir as finanças da
VPGR, incluindo o orçamento, tesouraria e contabilidade. Na gestão de ativos e
inventário, usados para gerir os ativos da VPGR, incluindo imóveis,
equipamentos e veículos, que ajudam a fornecer informações sobre a
aquisição, a manutenção dos mesmos e o stock de bens (evitando excesso ou
falta), os sistemas de auditoria interna e de gestão de riscos.

Na área de vencimentos e pessoal, os sistemas de gestão são usados para

processar o pagamento de salários dos funcionários públicos, e o sistema de
gestão de pessoal é usado para gerir os dados dos funcionários públicos,
assiduidade, histórico de empregos, experiências profissionais e habilitações.

Nos serviços de informática e telecomunicações, estão incluídos os sistemas

para gerir a infraestrutura de Tecnologias de Informação (TI) da VPGR,
incluindo servidores, redes, armazenamento e dispositivos, também, a gestão
de segurança, usada para assegurar a segurança da informação do governo,
incluindo proteção contra ataques cibernéticos.

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3. Conclusões e Recomendações

Com o avançar da tecnologia, as organizações vêem-se obrigadas a lidar com

a mudança e com as adaptações, os principais desafios associados ao uso dos
SI, passam pelo custo e complexidade de implementar e manter os mesmos,
as organizações precisam de avaliar cuidadosamente os benefícios antes de
implementá-los e garantir uma equipa e recursos necessários para usá-los de
forma eficaz.

As organizações devem investir em sistemas de alta qualidade para garantir

que sejam eficazes e em formação para os funcionários. Além disso, é
importante que desenvolvam uma cultura de uso dos SI, que incentive a sua
adoção. A administração pública pode e deve educar o público sobre os
benefícios e os riscos dos SI, através de eventos e plataformas com artigos,
notícias e vídeos.

Por fim, todas as estratégias que trazem vantagens hoje, amanhã podem ser
obsoletas. As tecnologias, permitem que as organizações consigam adaptar-se
rapidamente a todas as circunstâncias de mercado, possibilitando uma melhor
flexibilidade.

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Bibliografia

Laudon, K. & Laudon, J. (2013). Management Information Systems – Managing

the Digital Firm. Pearson/Prentice-Hall.

Lucas, H. (1986). Information Systems Concepts for Management (3rd ed.).

McGraw Hill.

Rainer, R. Kelly; Prince, Brad; Cegielski, Casey G (2014). Introduction to

Information Systems. Wiley.

Rivas, F. G. P. (1989). Estruturas Organizativas e Informação na Empresa.

Lisboa: Domingos Barreira.

Valacich, Joseph; Schneider, Christoph (2013). Information Systems Today:

Managing in the Digital World. Prentice Hall.